Contract
1. Perjanjian
Perjanjian ini dibuat pada tanggal ditandatangani, antara pihak (1) LPK ICSM INDONESIA sebagai Lembaga Sertifikasi, beralamat Jl. Kebagusan Raya, Gg. Matasan Xx 000 Xx 00 Xx. X0 xxxxxxxxx Xxxxxxxxx, xxxxxxxxx Pasar Minggu, Kode Post 12520 dan pihak (2) PT XYZ beralamat Xxxxx Xxxxxxx Xxxx X Xxxx 00 X Xx.0 Xx.000 Xx.000 Xxx.Xxxxxxx Xxxxx Xxx.Xxxxxx Surabaya, Jawa Timur β Indonesia.
Apabila dalam pelaksanaan perjanjian ini para pihak merasa perlu melakukan perubahan, maka perubahan tersebut hanya dapat dilakukan atas kesepakatan PARA PIHAK yang dituangkan dalam Addendum Perjanjian ini dan merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari Perjanjian ini.
2. Layanan-layanan
LPK ICSM INDONESIA akan memberikan layanan-layanan sebagai berikut:
1) LPK ICSM INDONESIA melaksanakan penilaian awal (main assessment/pre assessment) terhadap sistem manajemen klien, dengan mengaudit bukti objektif dan bukti kesesuaian yang memadai sebagai dasar pengambilan keputusan sertifikasi. Penilaian awal (main assessment) terbagi dalam dua tahap audit yaitu audit tahap 1 dan audit tahap 2.
2) Memberikan laporan yang tertulis untuk setiap audit, tim audit dapat mengidentifikasi peluang untuk perbaikan namun tidak dapat
merekomendasikan penyelesaian tertentu, LPK ICSM INDONESIA akan memelihara kepemilikan laporan audit tersebut.
3) Mengkaji tindakan korektif yang diajukan oleh Klien untuk hasil audit ketidaksesuaian, LPK ICSM INDONESIA memastikan bahwa klien telah mengidentifikasi penyebab seluruh ketidaksesuaian dan memverifikasi keefektifan setiap tindakan korektif yang diambil.
4) LPK ICSM INDONESIA melakukan kunjungan audit surveilan yang akan dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan, tujuan dilakukan audit surveilan adalah memelihara kepercayaan bahwa sistem manajemen yang disertifikasi tetap memenuhi persyaratan.
5) Melakukan kunjungan untuk memperbaharui sertifikat (Renewal) untuk mengkonfirmasi keberlanjutan, kesesuaian dan efektifitas sistem manajemen secara keseluruhan, serta relevansi dan kemampuan organisasi terhadap lingkup sertifikasi.
6) Apabila terdapat ketidak sesuaian yang dilaporkan selama kunjungan penilaian, maka sertifikat akan diterbitkan kepada klien, dengan ketentuan adanya tambahan kunjungan khusus yang akan dijadwalkan dan dilaksanakan untuk melakukan verifikasi terhadap tindakan-tindakan perbaikan dari ketidaksesuaian tersebut.
3. Kewajiban Klien
1) Menyediakan akses ke seluruh informasi dan fasilitas yang diperlukan bagi pihak LPK ICSM INDONESIA dalam rangka proses sertifikasi.
2) Mengelola sistem manajemen sesuai dengan standard-standard sertifikasi.
3) Memberitahu pihak LPK ICSM INDONESIA mengenai semua rencana untuk mengubah sistem manajemen dan semua perubahan yang mungkin dapat mempengaruhi kesesuaian persyaratan sertifikasi.
4) Perubahan yang harus diinformasikan oleh Klien kepada LPK ICSM INDONESIA, antara lain mencakup :
a. Status hukum, komersial, organisasi atau kepemilikan
b. Organisasi dan manajemen (misal manajerial inti, pengambil keputusan atau staf teknis)
c. Alamat dan lokasi
d. Lingkup operasi pada sistem manajemen yang disertifikasi
e. Perubahan besar pada sistem manajemen dan proses
5) Bila Klien gagal secara total memenuhi persyaratan sertifikasi untuk bagian dari ruang lingkup sertifikasi tersebut maka LPK ICSM INDONESIA hanya menerbitkan sertifikat pada ruang lingkup yang memenuhi persyaratan.
6) Klien tidak melanjutkan penggunaan status sertifikasi pada materi periklanan yang memuat referensi status sertifikasinya dan
mengembalikan sertifikat berdasarkan persyaratan pencabutan.
4. Kewajiban LPK ICSM INDONESIA
1) LPK ICSM INDONESIA akan menginformasikan kepada klien setiap perubahan persyaratan sertifikasi dan melakukan verifikasi terhadap pemenuhan persyaratan baru tersebut
2) LPK ICSM INDONESIA bertanggung jawab untuk menyediakan tim auditor yang sesuai kompetensinya untuk melaksanakan layanan-layanan tersebut.
3) LPK ICSM INDONESIA berhak menolak permintaan audit oleh klien apabila ruang lingkup tidak sesuai.
4) Pada tahap akhir suatu penilaian atas sistem manajemen klien yang sudah sesuai dengan persyaratan sertifikasi, LPK ICSM INDONESIA akan menerbitkan Sertifikat.
5) LPK ICSM INDONESIA bertanggung jawab untuk menyelesaikan proses penanganan banding dan keluhan yang terkait dengan proses sertifikasi yang dilakukan LPK ICSM INDONESIA.
6) LPK ICSM INDONESIA bertanggung jawab atas ketidakberpihakan dalam kegiatan penilaian kesesuaian terhadap klien .
5. Surveilan
1) Audit surveilan adalah audit lokasi, tetapi bukan audit sistem secara
menyeluruh, dan harus direncanakan bersama dengan kegiatan surveilan selanjutnya, sehingga lembaga sertifikasi dapat memelihara kepercayaan bahwa sistem manajemen yang disertifikasi tetap memenuhi persyaratan diantara audit sertifikasi ulang.
2) Pelaksanaan surveilan dilakukan setiap
6 bulan sekali, apabila kondisi klien tidak memungkinkan maka pelaksanaan surveilan minimal 1 tahun sekali dalam periode masa berlaku sertifikat.
3) Tanggal audit surveilan pertama harus dilakukan maksimal 12 bulan sejak tanggal keputusan sertifikasi.
4) Perencanaan pelaksanaan surveilan diinformasikan terlebih dahulu oleh LPK ICSM INDONESIA dan disetujui oleh klien.
6. Jangka Waktu Sertifikat
1) Sertifikat tersebut berlaku sejak tanggal diterbitkan sertifikat sampai jangka waktu 3 (tiga) tahun, dengan ketentuan dilakukan revisi setelah melalui proses audit surveilan.
2) Setelah jangka waktu sertifikat berakhir maka dilakukan proses audit sertifikasi kembali (renewal).
3) Sertifikat tersebut tetap menjadi hak milik pihak LPK ICSM INDONESIA, apabila persetujuan ini berakhir atau dilakukan pencabutan sertifikat, maka merupakan tanggung jawab klien untuk mengembalikan sertifikat
tersebut kepada LPK ICSM INDONESIA.
7. Pembekuan Sertifikat
1) Pembekuan sertifikat adalah tidak berlakunya sertifikasi sistem manajemen untuk sementara waktu atau tidak melebihi 3 bulan.
2) Proses pembekuan sertifikat diberlakukan apabila:
a. Sistem manajemen yang disertifikasi gagal secara total dan serius dalam memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan efektivitas sistem manajemen.
b. Klien yang disertifikasi tidak memperbolehkan audit surveilan atau sertifikasi ulang dilaksanakan pada frekuensi yang dipersyaratkan.
c. Klien yang disertifikasi telah meminta pembekuan secara sukarela.
3) Dalam proses pembekuan klien dilarang menggunakan sertifikasinya untuk keperluan bisnis dan promosi lebih lanjut.
4) LPK ICSM INDONESIA harus membuat status pembekuan sertifikasi yang dapat diakses oleh publik.
8. Pemulihan Pembekuan
Jika Klien sudah melakukan tindak lanjut terhadap pembekuan, maka klien dapat di aktifkan kembali.
9. Pencabutan Sertifikat
1) Pencabutan sertifikat adalah membatalkan atau tidak memberlakukan sertifikasi sistem manajemen.
2) Kondisi status pencabutan adalah atas tindak lanjut dari proses pembekuan.
3) Apabila klien gagal untuk menyelesaikan masalah yang menyebabkan pembekuan dalam jangka waktu yang ditetapkan maka lembaga sertifikasi harus mencabut atau mengurangi lingkup sertifikasi.
10. Xxxxx & Jangka Waktu Pembayaran 10.1 Sertifikasi
1) Pembayaran biaya sertifikasi dilaksanakan dalam 2 termin: Termin I, dibayar selambat- lambatnya 7 hari kerja setelah penandatanganan kontrak sebesar 50% dari nilai kontrak. Termin II, dibayar selambat- lambatnya
7 hari kerja sebelum audit tahap kedua dilaksanakan, sebesar 50% dari sisanya.
2) LPK ICSM INDONESIA akan menginfokan Klien setelah 7 hari penandatangan kontrak, apabila pembayaran termin pertama belum diselesaikan.
3) Klien yang belum melakukan pembayaran termin pertama setelah 7 hari sejak tanggal invoice diterbitkan,
maka klien harus memperbaharui kontrak dengan LPK ICSM INDONESIA.
4) Jarak antara audit tahap kedua dengan penandatanganan kontrak maksimum
3 bulan atau komite etik akan memutuskan kebijakan lebih lanjut.
5) Klien yang belum melakukan pembayaran termin kedua tetapi telah dilakukan pembayaran termin pertama dan tidak melakukan konfirmasi apapun dari atau oleh klien dan telah melewati masa 3 bulan seperti tercantum di nomor 4 maka pembayaran termin pertama dianggap hangus dan kontrak tidak berlaku.
10.2 Biaya Surveilan
1) Jatuh tempo pembayaran biaya surveilan adalah 14 hari sebelum jadwal surveilan dilaksanakan.
2) Apabila klien tetap tidak melakukan pembayaran biaya surveilan setelah
7 hari dari jatuh tempo, maka LPK ICSM INDONESIA berhak memberikan surat peringatan tentang pembayaran surveilan.
3) Apabila klien tetap tidak melakukan pembayaran sampai hari jadwal audit surveilan, maka LPK ICSM INDONESIA akan melakukan proses pembekuan sertifikat sampai dengan dilakukan pembayaran maksimum 3 bulan terhitung dari tanggal pembekuan.
4) Apabila sampai jangka waktu 3 bulan belum melakukan pembayaran maka LPK ICSM INDONESIA akan
menindaklanjuti dan memutuskan status klien tersebut.
10.3 Biaya Lain-Lain
1) Biaya transportasi dan biaya lain yang timbul akibat pelaksanaan kunjungan audit sertifikasi atau audit surveilan diluar JABODETABEK, akan menjadi tanggung jawab Klien.
2) Biaya-biaya transportasi sebagai berikut:
- Dengan jalur udara, minimal kelas ekonomi
- Dengan kereta api, minimal kelas bisnis
- Dengan kendaraan lain, sesuai tagihan aktual/biaya yang wajar)
3) Biaya-biaya akomodasi
- Hotel, minimal bintang tiga atau yang setara
11. Kerahasiaan
Pihak LPK ICSM INDONESIA, wajib untuk menjaga kerahasiaan dan tidak menggunakan atau mengungkapkan kepada pihak ketiga, setiap informasi yang diperoleh dari klien berkaitan dengan layanan tersebut tanpa persetujuan klien, kecuali sepanjang hal tersebut diperlukan agar layanan tersebut dapat dilakukan sesuai dengan syarat-syarat perjanjiannya.(8.4.6)
Kewajiban tersebut akan terus berlaku penuh dan mengikat selama jangka waktu perjanjian dan setelah berakhirnya perjanjian ini, asalkan termasuk dalam pembatasan-pembatasan berikut:
a. Setiap informasi yang telah dimiliki oleh pihak LPK ICSM INDONESIA sebelum pengungkapannya kepada klien atau;
b. Setiap informasi yang secara hukum merupakan hak masyarakat, atau;
c. Setiap informasi yang selain itu menjadi tersedia untuk pihak LPK ICSM INDONESIA dari sebuah sumber independen pihak Klien, atau;
d. Setiap informasi lainnya yang mungkin disyaratkan untuk disediakan dalam rangka memperoleh atau mengelola Akreditasi pihak LPK ICSM INDONESIA.
e. Setiap informasi mengenai klien dari sumber selain klien (mis. Keluhan, Regulasi) akan diperlakukan secara rahasia dan selaras sesuai kebijakan yang berlaku di LPK ICSM INDONESIA.
Jika informasi rahasia dibuat untuk badan badan lainnya (misalnya badan akreditasi, kesepakatan kelompok sebuah skema penilaian sejawat), LPK ICSM INDONESIA akan menginfor-masikan klien dari tindakan ini.
12. Ketentuan Layanan
1) Dalam memberikan pelayanan, informasi, atau pun saran, LPK ICSM INDONESIA menjamin keakuratan
informasi, review, audit, sertifikasi, atau saran yang diberikan.
2) LPK ICSM INDONESIA mensyaratkan kepada organisasi pelanggan untuk:
a. Memenuhi persyaratan LPK ICSM INDONESIA pada saat membuat acuan status sertifikasinya dalam media komunikasi seperti internet, brosur atau iklan, atau dokumen lainnya.
b. Tidak membuat atau mengijinkan pernyataan yang menyesatkan berkenaan dengan sertifikasi LPK ICSM INDONESIA.
c. Tidak menggunakan atau mengizinkan penggunaan dokumen sertifikasi atau bagiannya dalam cara yang menyesatkan.
d. Menghentikan penggunaan seluruh materi periklanan yang memuat acuan sertifikasi, sebagaimana ditentukan oleh lembaga sertifikasi bila terjadi pembekuan atau pencabutan sertifikasi.
e. Merubah seluruh materi periklanan pada saat lingkup sertifikasi dikurangi.
f. Menggunakan acuan sertifikasi sistem manajemen yang dapat menyiratkan bahwa LPK ICSM INDONESIA memberikan sertifikasi produk (termasuk jasa) atau proses.
g. Sertifikasi tidak berlaku untuk kegiatan diluar lingkup sertifikasi.
h. Tidak menggunakan sertifikasi yang dapat membawa LPK ICSM INDONESIA dan/atau sistem sertifikasi kehilangan reputasi dan kepercayaan publik.
i. Klien bertanggung jawab untuk menggantirugi pihak LPK ICSM INDONESIA atas setiap kerugian- kerugian yang diderita oleh atau atas klaim - klaim yang diajukan terhadap pihak LPK ICSM INDONESIA sebagai akibat dari penyalah-gunaan setiap persetujuan atau sertifikat persetujuan atau surat ijin untuk menggunakan setiap tanda akreditasi yang diberikan oleh pihak LPK ICSM INDONESIA menurut perjanjian kepada klien.
13. Pemutusan Perjanjian Kontrak Kerja Sama dan Keluhan Dari Pihak Klien
1) Perjanjian ini akan terus berlaku dan mengikat sepenuhnya kecuali dan sampai dengan diputuskan / diakhiri klien dengan memberikan suatu pemberitahuan secara xxxxxxxx xxxxxxxx-xxxxxxxxx 00 (xxxx xxxxx) hari sebelum pemutusan tersebut kepada pihak lain;
2) Pada tanggal pemutusan perjanjian ini, sertifikat yang diberikan dengan segera akan menjadi tidak sah dan klien akan mengembalikan sertifikat tersebut;
3) Pada saat pemutusan perjanjian ini, semua biaya dan layanan-layanan yang belum diselesaikan harus segera dilaksanakan selambat-lambatnya 14
hari setelah tanggal pemutusan perxxxxxxx.
4) LPK ICSM INDONESIA akan menanggapi keluhan, bila keluhan tersebut berkaitan dengan kegiatan sertifikasi, maka harus diselesaikan oleh kedua belah pihak secara musyawarah mufakat.
5) Apabila terjadi pencabutan sertifikat berdasarkan point 9 diatas maka secara otomatis putus perjanjian kontrak kedua belah pihak.
6) Kedua belah pihak setuju untuk mengesampingkan pasal 1266 dan pasal 1267 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Indonesia yang menentukan putusan pengadilan sebagai prasyarat pemutusan perjanjian ini.
14. Tata Cara Penggunaan Logo
1) Penggunaan tanda atau logo yang telah diberikan hak penggunaannya kepada klien yang telah disertifikasi oleh LPK ICSM INDONESIA berisi ketelusuran LPK ICSM INDONESIA.
2) Alternatif penggunaan simbol LPK ICSM INDONESIA dan logo akreditasi, apabila klien ingin menampilkan simbol dengan cara yang tidak sesuai dengan ketentuan penggunaan logo, harus diajukan terlebih dahulu ke Divisi QST untuk saran dan tindak lanjut.
3) Laporan uji laboratorium, kalibrasi atau inspeksi dianggap sebagai produk sehingga penggunaan tanda atau logo LPK ICSM INDONESIA pada laporan
tersebut tidak diizinkan oleh LPK ICSM INDONESIA atau
4) Apabila ditemukan pada klien yang salah menggunakan simbol LPK ICSM INDONESIA dan atau logo akreditasi pada saat:
a. Kunjungan audit peninjauan/ pengawasan, Auditor harus memberi saran klien dan memerlukan, mengkonfirmasi dan merekam dalam laporan penilaian bahwa tindakan korektif diambil, dan Auditor dapat meminta nasihat dari LPK ICSM INDONESIA pada penggunaan dan validitas tindakan korektif.
b. Keluhan dari pihak luar atau badan eksternal lainnya dikelola sesuai dengan prosedur penanganan keluhan.
c. Keluhan dari Badan Akreditasi untuk penggunaan simbol dan logo.
5) Penyalahgunaan logo dimana kejadian penyalahgunaan dari simbol LPK ICSM INDONESIA melalui keluhan atau lainnya, maka akan dilakukan investigasi audit oleh pihak ICSM yang akan menghasilkan keputusan sebagai berikut:
a. Peringatan
b. Pembekuan atau Pencabutan sertifikat
c. Tuntutan sesuai dengan hukum yang berlaku
15. Komite Pengamanan Ketidakberpihakan
Dengan habisnya masa berlaku sertifikat di LPK ICSM INDONESIA. Perjanjian ini dapat diperpanjang sesuai persetujuan keduabelah pihak.
1) LPK ICSM INDONESIA menunjuk komite pengamanan ketidakberpihakan sesuai dengan atau pemenuhan ISO 17021.
2) LPK ICSM INDONESIA memegang prinsip bahwa keputusan harus didasarkan pada kriteria yang obyektif, bukan atas dasar perhitungan keuntungan terhadap pihak lain untuk alasan yang tidak tepat.
3) LPK ICSM INDONESIA tidak dapat memberikan sertifikasi jika terjadi suatu hubungan yang menimbulkan ancaman ketidakberpihakan.
4) LPK ICSM INDONESIA tidak memberi sertifikasi pada suatu lembaga yang bergerak di bidang sertifikasi sistem manajemen.
5) LPK ICSM INDONESIA tidak menawarkan atau menyediakan konsultasi sistem manajemen.
6) LPK ICSM INDONESIA tidak menawarkan atau menyediakan audit internal klien yang sertifikasinya.
7) LPK ICSM INDONESIA tidak memberikan sertifikasi sistem manajemen pada pelanggan yang telah menerima konsultasi sistem manajemen atau audit internal, dimana hubungan antara organisasi konsultan dengan LPK ICSM INDONESIA menunjukkan ancaman
yang mempengaruhi ketidakberpihakkan LPK ICSM INDONESIA.
8) LPK ICSM INDONESIA tidak mensertifikasi lembaga sertifikasi lain untuk kegiatan sistem manajemennya.
16. Komite Etik
1) LPK ICSM INDONESIA menunjuk komite etik.
2) Maksud dan tujuan komite etik adalah untuk menangani permasalahan keluhan yang ditimbulkan sebagai berikut:
a. Perilaku karyawan LPK ICSM INDONESIA
b. Pelayanan yang diberikan oleh LPK ICSM INDONESIA.
17. Pertanggung Gugatan
LPK ICSM INDONESIA telah mengevaluasi potensi resiko-resiko yang timbul dari kegiatan sertifikasi di klien dan hal ini di tuangkan matriks pertanggung gugatan resiko keuangan yang besar nilai kerugian tercantum pada table dibawah ini:
Keterangan Score | Biaya Ganti Rugi |
1 s/d 2 : Low Risk (L) | 5 % darinilaikontrak |
3 s/d 4 : Low Risk (L) | 10% darinilaikontrak |
5 s/d 7 : Medium Risk (M) | 25% darinilaikontrak |
8 s/d 10 : Medium Risk (M) | 50% darinilaikontrak |
11 s/d 16: High Risk (H) | 100% darinilaikontrak |
Untuk keterangan yang lebih lanjut dapat menghubungi LPK ICSM INDONESIA.
18. Keadaan Diluar Persyaratan 19. Hukum dan Yuridikasi
Kedua belah pihak dapat menunda atau membebaskan pelaksanaan kewajiban masing-masing apabila terjadi hal-hal diluar kekuasaan manusia (force majeure) dan harus memberitahukan kepada pihak lainnya secara tertulis selambat- lambatnya 7 hari setelah terjadinya force majeure dan akibat-akibatnya terhadap pelaksanaan kewajiban masing-masing maka untuk ke dua belah pihak tidak dikenakan denda apapun.
Keterlambatan memberitahu terjadinya force majeure akan mengakibatkan hapusnya hak masing-masing pihak yang telah mengajukan force majeure.
Perjanjian ini akan diatur oleh dan ditafsirkan sesuai dengan hukum Indonesia. Para pihak dengan ini tunduk pada yurisdiksi eksklusif pengadilan Indonesia.
20. Jangka Waktu Perjanjian
1) Perjanjian ini berlaku sejak tanggal ditandatangani sampai dengan habisnya masa berlaku sertifikat di LPK ICSM INDONESIA.
2) Perjanjian ini dapat diperpanjang sesuai persetujuan keduabelah pihak.
Demikianlah perjanjian ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak di Jakarta, tanpa adanya unsur paksaan dari pihak manapun, perjanjian ini dibuat dalam rangkap dua yang bermaterai cukup dan mempunyai kekuatan hukum yang sama.
LPK ICSM INDONESIA .................................................. | XYZ, PT .................................................. |