RULES OF CONDUCT
TATA TERTIB
RULES OF CONDUCT
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA
EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS
PT MIZUHO LEASING INDONESIA TBK (“PERSEROAN”) /(“THE COMPANY”)
I. Ketentuan Umum
General Provision
1. Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (“Rapat”) ini akan diselenggarakan dalam Bahasa Indonesia.
This Extraordinary General Meeting of Shareholders (“Meeting”) will be conducted in Bahasa Indonesia.
2. Untuk memastikan Rapat berjalan dengan tertib, efisien dan tepat waktu, Pemegang Saham atau Kuasanya diharapkan hadir di tempat Rapat 30 (tiga puluh) menit sebelum Rapat dimulai.
To ensure that the Meeting runs in an orderly, efficient and timely manner, the Shareholders or their Proxies are expected to be present at the Meeting venue 30 (thirty) minutes before the Meeting begins.
3. Sesuai dengan ketentuan Pasal 13 ayat 1 angka (1) dan (2) Anggaran Dasar (“AD”) Perseroan, Rapat dipimpin oleh anggota Dewan Komisaris Perseroan yang ditunjuk oleh Dewan Komisaris. Dalam hal semua anggota Dewan Komisaris tidak hadir atau berhalangan hadir, hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, maka Rapat dipimpin oleh salah seorang anggota Direksi yang ditunjuk oleh Direksi.
In accordance with the provisions of Article 13 paragraph 1 number (1) and (2) of the Company's Articles of Association (“AoA”), the Meeting is chaired by a member of the Company's Board of Commissioners who is appointed by the Board of Commissioners. In the event that all members of the Board of Commissioners are absent or unable to attend, which does not need to be proven to a third party, the Meeting is chaired by a member of the Board of Directors appointed by the Board of Directors.
II. Kuorum Kehadiran dan Keputusan Rapat
Meeting Attendance and Decision Quorum
Sesuai dengan ketentuan Pasal 14 ayat 2 angka (1) huruf a dan c AD Perseroan, Rapat dapat diselenggarakan dan dapat mengambil keputusan yang sah dan mengikat apabila dihadiri oleh Pemegang Saham atau Kuasanya yang mewakili lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham yang telah ditempatkan oleh Perseroan dengan hak suara yang sah dan disetujui oleh lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari seluruh saham dengan hak suara yang hadir dalam Rapat.
Based on the provision of Article 14 paragraph 2 number (1) letter a and c of the Company’s AoA, the Meeting can be held and can take a valid and binding decision if attended by Shareholders or their Proxies who representing more than 1/2 (one half) of the total shares that have been issued by the Company with valid voting rights and approved by more than 1/2 (one half) of the total shares with voting rights present at the Meeting.
III. Peserta Rapat
Meeting Participants
1. Pemegang Saham atau Kuasanya yang berhak menghadiri Rapat adalah Pemegang Saham individu lokal, individu asing, institusi lokal dan institusi asing yang sahamnya disimpan dalam penitipan kolektif PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”).
Shareholders or their Proxies who are entitled to attend the Meeting are local individuals, foreign individuals, local institutions and foreign institutions Shareholders whose shares are kept in the collective custody of PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”) .
2. Para Pemegang Saham Perseroan yang berhak hadir dan memberikan suara dalam Rapat adalah para Pemegang Saham Perseroan yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan pada tanggal 15 Oktober 2024 sampai dengan pukul 16:00 WIB.
The Company’s Shareholders who are entitled to attend and vote at the Meeting are Shareholders of the Company whose names are recorded in the Company’s Register of Shareholders on October 15, 2024 by 04:00PM (Western Indonesia Time).
3. Keikutsertaan Pemegang Saham dalam Rapat dapat dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut:
Shareholders participation in the Meeting can be carried out by the following mechanism:
i. Hadir dalam Rapat secara fisik atau memberikan kuasa secara non-elektronik
Attend the Meeting physically or grant non-electronic power of attorney
Pexxxxxx Xxxxx dapat menghadiri Rapat secara fisik dan sesuai ketentuan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (“POJK”) No. 15/POJK.04/2020 tanggal 21 April 2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka (“POJK 15/2020”), Pemegang Saham yang tidak dapat hadir secara fisik dapat memberikan kuasa kepada Perwakilan Independen (Independent Representative) yaitu PT Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx selaku Biro Administrasi Efek Perseroan. Sebelum memasuki ruang Rapat, Pemegang Saham atau Kuasanya akan diminta
untuk:
Shareholders can attend the Meeting physically and pursuant to the provisions of Financial Service Authority Regulation (“POJK”) No. 15/POJK.04/2020 dated April 21, 2020 regarding the Planning and Implementation of the General Meeting of Shareholders of a Public Company (“POJK 15/2020”), the Shareholders who cannot be physically present can grant power of attorney to an Independent Representative namely PT Xxxx Xxxxx Registra as the Company’s Share Registrar. Prior entering the Meeting room, the Shareholders or their Proxies will be requested to:
a) Menginformasikan nomor SID (Single Investor Identification) yang berasal dari KSEI atau memperlihatkan Konfirmasi Tertulis Untuk Rapat (”KTUR”) yang dapat diperoleh di perusahaan efek atau bank kustodian dimana Pemegang Saham atau Kuasanya membuka rekening efeknya.
Inform their SID number (Single Investor Identification) which originated from KSEI or to show Written Confirmation for Meetings ("KTUR") which can be obtained from the securities company or custodian bank where the Shareholders or their Proxies open their securities accounts.
b)Menyerahkan fotokopi Kartu Tanda Penduduk (“KTP”) atau tanda pengenal lainnya yang masih berlaku sebelum masuk ke ruang Rapat.
Submit the photocopy of their National Identity Card (“KTP”) or other valid identification before entering the Meeting room.
c) Bagi Pemegang Saham atau Kuasanya yang berbentuk badan hukum agar membawa fotokopi anggaran dasar perusahaan yang berlaku serta akta pengangkatan anggota Direksi dan Dewan Komisaris terakhir.
For Shareholders or their Proxies who are a legal entity to provide a photocopy of a valid company’s articles of association and the latest deed of the appointment of members of the Board of Directors and the Board of Commissioners.
ii. Hadir dalam Rapat secara elektronik atau memberikan kuasa secara elektronik
Attend the Meeting electronically or grant electronic power of attorney
Berdasarkan POJK No.16/POJK.04/2020 tanggal 21 April 2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara Elektronik (“POJK 16/2020”), Pemegang Saham dapat hadir dalam Rapat secara elektronik dan berdasarkan Pasal 27 POJK 15/2020, Perseroan menyediakan alternatif pemberian kuasa secara elektronik (“e-Proxy”) melalui fasilitas eASY.KSEI dengan mengacu pada Peraturan KSEI Nomor: XI-B Tahun 2022 tentang Tata Cara Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham secara Elektronik yang Disertai dengan Pemberian Suara melalui Electronic General Meeting System KSEI (eASY.KSEI). Prosedurnya adalah sebagai berikut:
Based on POJK No.16/POJK.04/2020 dated April 21, 2020 regarding the Implementation of Electronic General Meeting of Shareholders of a Public Company (“POJK 16/2020”), the Shareholders can attend the Meeting electronically and based on Article 27 of POJK 15/2020, the Company provides an alternative of electronic proxy (“e-Proxy”) through eASY.KSEI facility referring to KSEI Regulation No. XI-B Year 2022 concerning the Procedure for Implementing Electronic General Meeting of Shareholders Supplemented by the Voting through Electronic General Meeting System of KSEI (eASY.KSEI). The procedures are as follow:
a) Bagi Pemegang Saham atau Kuasanya yang akan mengikuti Rapat secara elektronik menggunakan fasilitas eASY.KSEI, wajib memenuhi ketentuan sebagai berikut :
Shareholders or their Proxies who will attend the Meeting electronically through eASY.KSEI facility, must meet the following provisions:
1) Menyampaikan pernyataan (declaration) perihal kehadiran secara elektronik dalam Rapat beserta pilihan suara untuk Mata Acara Rapat melalui tautan xxxxx://xxxx.xxxx.xx.xx/ paling lambat tanggal 06 November 2024 pukul 12:00 WIB; atau
Submit a declaration regarding electronic attendance at the Meeting along with voting options for the Meeting Agenda via the link xxxxx://xxxx.xxxx.xx.xx/ no later than November 6, 2024 at 12:00 WIB; or
2) Melakukan pendaftaran secara elektronik melalui tautan xxxxx://xxxx.xxxx.xx.xx/ saat periode pendaftaran Pemegang Saham pada tanggal pelaksanaan Rapat, serta menyampaikan pilihan suaranya secara elektronik pada saat pelaksanaan Rapat sampai dengan sebelum ditutupnya pengambilan suara.
Register electronically via the link xxxxx://xxxx.xxxx.xx.xx/ during the Shareholder registration period on the date of the Meeting, and submit their voting choices electronically during the Meeting until before the voting closes.
b) Pemegang Saham atau Kuasanya akan menerima surat elektronik pemberitahuan 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan Rapat via webinar yang dikirimkan oleh penyedia e-RUPS yaitu KSEI;
Shareholders or their Proxies will receive a notification email 1 (one) day prior to the implementation of the Meeting via webinar sent by the e-RUPS provider namely KSEI;
c) Pemegang Saham atau Kuasanya wajib memiliki akun dalam fasilitas Acuan Kepemilikan Sekuritas KSEI (“AKSes KSEI”) untuk dapat mengakses tautan Rapat, dimana fasilitas ini dapat dijangkau melalui AKSes Web dan/atau AKSes Mobile. Apabila Pemegang Saham belum terdaftar, mohon untuk melakukan registrasi dengan mengakses situs web AKSes KSEI (xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/);
Shareholders or their Proxies are required to have an account in Acuan Kepemilikan Sekuritas KSEI facility (“AKSes KSEI”) to be able to access the Meeting link where this facility can be reached via AKSes Web and/or AKSes Mobile.
If the Shareholders are not registered yet, please register by accessing the AKSes KSEI website (xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/);
d) Pada hari pelaksanaan Rapat, Pemegang Saham atau Kuasanya harus melakukan self-registration secara elektronik di eASY.KSEI melalui situs web AKSes KSEI (xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/);
On the Meeting implementation day, Shareholders or their Proxies must self-register electronically at eASY.KSEI via AKSes KSEI website (xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/);
e) Pemegang Saham atau Kuasanya dapat menyaksikan pelaksanaan Rapat yang sedang berlangsung melalui webinar Zoom dengan mengakses menu eASY.KSEI, submenu Tayangan RUPS;
Shareholders or their Proxies can witness the ongoing Meeting implementation through the Zoom webinar by accessing the eASY.KSEI menu, the Tayangan RUPS sub-menu;
f) Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta dan kehadiran tiap peserta akan ditentukan berdasarkan first come first serve basis. Bagi Pemegang Saham atau Kuasanya yang tidak mendapat kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS tetap dianggap sah hadir secara elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi dalam aplikasi eASY.KSEI;
Tayangan RUPS has a capacity of up to 500 participants and the attendance of each participant will be determined on a first come first serve basis. Shareholders or their Proxies who do not have the opportunity to witness the implementation of the Meeting through the Tayangan RUPS are still considered to be legally present electronically and their share ownership and votes will be taken into account at the Meeting, as long as they have been registered in the eASY.KSEI application;
g) Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam menggunakan aplikasi eASY.KSEI dan/atau Tayangan RUPS, Pemegang Saham atau Kuasanya disarankan menggunakan peramban (browser) Mozilla Firefox.
To get the best experience in using the eASY.KSEI application and/or Tayangan RUPS, Shareholders or their Proxies are advised to use the Mozilla Firefox browser.
h) Dalam hal Pemegang Saham atau Kuasanya belum menyampaikan pilihan suara untuk Mata Acara Rapat sampai dengan 1 (satu) Hari Kerja sebelum tanggal pelaksanaan Rapat, Pemegang Saham atau Kuasanya yang bermaksud hadir secara elektronik dalam Rapat wajib melakukan pendaftaran secara elektronik melalui tautan xxxxx://xxxx.xxxx.xx.xx/ pada saat periode pendaftaran Pemegang Saham pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan
In the event that Shareholders or their Proxies have not submitted their voting choices for the Meeting Agenda up to 1 (one) Working Day before the Meeting date, Shareholders or their Proxies who intend to attend the Meeting electronically are required to register electronically via the link xxxxx://xxxx.xxxx.xx.xx/ during the Shareholder registration period on the Meeting date until the Meeting registration period is closed by the Company.
i) Pemegang Saham yang telah memberikan deklarasi kehadiran dan telah memberikan pilihan suara untuk Mata Acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu pada huruf a) angka 1), maka Pemegang Saham tidak perlu melakukan registrasi kehadiran secara elektronik dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat. Kepemilikan saham akan otomatis diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dan pilihan suara yang telah diberikan akan otomatis diperhitungkan dalam pemungutan suara Rapat.
Shareholders who have given a declaration of attendance and have voted for the Meeting Agenda in the eASY.KSEI application by the time limit on letter a) number 1), the Shareholders do not need to register attendance electronically in the eASY.KSEI application on the date of the Meeting. Share ownership will be automatically calculated as the quorum of attendance and the votes that have been cast will be automatically calculated in the voting of the Meeting.
j) Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik dengan alasan apapun akan mengakibatkan Pemegang Saham atau Kuasanya tidak dapat menghadiri Rapat secara elektronik serta kepemilikan sahamnya tidak diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dalam Rapat.
Any delay or failure in the electronic registration process for any reason will result in the Shareholders or their Proxies being unable to attend the Meeting electronically and their share ownership will not be counted as a quorum for attendance at the Meeting.
IV. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat
Process for Submission of Questions and/or Opinions
Setelah selesai membicarakan Mata Acara Rapat, Pimpinan Rapat akan memberikan kesempatan kepada para Pemegang Saham atau Kuasanya yang hadir untuk mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat sebelum dilakukan pemungutan suara. Pertanyaan dan/atau pendapat tersebut adalah mengenai hal-hal yang berkaitan langsung dengan Mata Acara Rapat, yang disampaikan secara singkat, padat dan langsung ke pokok permasalahan, dengan tata cara sebagai berikut:
After finishing the presentation of the Meeting Agenda, the Chairman of the Meeting will provide an opportunity for the Shareholders of the Company or their Proxies to submit questions and/or opinions before the voting is held. The pertinent questions and/or opinions are matters related to the Meeting Agenda, delivered briefly, concisely and directly to the point of the issue, with the following procedure:
i. Pada saat registrasi kehadiran, Pemegang Saham atau Kuasanya yang hadir secara fisik akan diberikan lembar pertanyaan dan/atau pendapat untuk diisi nama Pemegang Saham atau Kuasanya, jumlah saham yang diwakilinya dan pertanyaan dan/atau pendapatnya yang ingin disampaikan. Sebelum memasuki ruangan Rapat, lembar pertanyaan dan/atau pendapat harus diserahkan kepada petugas dan Notaris akan meneliti keabsahan atau kewenangan dari penanya.
At the time of attendance registration, the Shareholders or their Proxies who physically present will be given a question and/or opinion sheet to be filled with the name of the Shareholder or their Proxies, the number of shares represented and the question and/or opinion to be submitted. Before entering the Meeting room, the question and/or opinion sheet must be submitted to the officer and the Notary will examine the validity or authority of the questioner.
ii. Pertanyaan dan/atau pendapat yang diajukan secara lisan tidak dapat ditanggapi oleh Perseroan.
Questions and/or opinions submitted in verbal cannot be responded by the Company.
iii. Pimpinan Rapat dan/atau pihak yang ditunjuk menyampaikan penjelasan akan membacakan pertanyaan dan/atau pendapat tersebut. Setelah itu, Pimpinan Rapat atau pihak yang ditunjuk menyampaikan penjelasan akan menjawab, menanggapi dan/atau mendelegasikan kepada pihak lain yang berkompeten untuk menjawab pertanyaan tersebut. The Chairman of the Meeting and/or the party appointed to provide an explanation will read the questions and/or opinions. After that, the Chairman of the Meeting or the party appointed to provide an explanation will answer, respond and/or delegate to other competent parties to answer the pertinent question.
iv. Untuk memberikan kesempatan yang sama kepada semua Pemegang Saham atau Kuasanya, Perseroan akan memberikan tanggapan maksimal 2 (dua) pertanyaan dan/atau pendapat bagi Pemegang Saham atau Kuasanya yang hadir secara fisik dan maksimal 2 (dua) pertanyaan dan/atau pendapat bagi Pemegang Saham atau Kuasanya yang hadir secara elektronik.
To provide equal opportunities to all Shareholders or their Proxies, the Company will respond to a maximum of 2 (two) questions and/or opinions for the Shareholders or their proxies who are present physically and a maximum of 2 (two) questions and/or opinions for the Shareholders or their Proxies who are present electronically.
v. Waktu yang diberikan untuk penyampaian pertanyaan dan/atau pendapat maksimum 3 (tiga) menit untuk Mata Acara Rapat.
The time allocated for delivering the questions and/or opinions is a maximum of 3 (three) minutes for the Meeting Agenda.
vi. Bagi para Pemegang Saham atau Kuasanya yang hadir secara elektronik, maka:
For Shareholders or their Proxies who are present electronically, then:
i. Pertanyaan dan/atau pendapat Mata Acara dapat disampaikan secara tertulis oleh Pemegang Saham atau Kuasanya dengan menggunakan fitur chat pada kolom ‘Electronic Opinions’ yangtersedia dalam layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI. Pemberian pertanyaan dan/atau pendapat dapat dilakukan selama status pelaksanaan Rapat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’ adalah “Discussion started for agenda item no. [ ]”.
Questions and/or opinions Meeting Agenda can be submitted in writing by the Shareholders or their Proxies by using the chat feature in the 'Electronic Opinions' column available on the E-Meeting Hall screen in the eASY.KSEI application. Submission of questions and/or opinions can be done as long as the status of the Meeting in the 'General Meeting Flow Text' column is "Discussion started for agenda item no. [ ]”.
ii. Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi Mata Acara Rapat secara tertulis melalui layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI merupakan kewenangan Perseroan.
Determination of the mechanism for carrying out discussions of the Meeting Agenda in writing through the E-Meeting Hall screen on the eASY.KSEI application is the authority of the Company.
V. Proses Pemungutan Suara
Voting Process
1. Pada saat registrasi kehadiran, Pemegang Saham atau Kuasanya yang hadir secara fisik akan diberikan lembar kartu suara oleh Biro Administrasi Efek Perseroan yang akan digunakan untuk proses pemungutan suara.
At the time of attendance registration, the Shareholders or their Proxies who physically present will be given a voting card by the Company’s Share Registrar which will be used for the voting process.
2. Hak Suara :
Voting Rights:
• Berdasarkan Pasal 23 ayat (2) POJK 15/2020, Pemegang Saham atau Kuasanya yang berhak menghadiri dan memberikan suara dalam Rapat adalah para Pemegang Saham yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan pada hari Selasa, tanggal 15 Oktober 2024 sampai pukul 16.00 WIB.
Based on the Article 23 paragraph (2) POJK 15/2020, Shareholders or their Proxies who entitled to attend and vote at the Meeting are Shareholders whose names are registered in the Company’s Register of Shareholders as of Tuesday, October 15, 2024 by 4.00 PM Western Indonesia Time.
• Tiap-tiap saham memberikan hak kepada pemegangnya untuk mengeluarkan 1 (satu) suara.
Each share gives the holder the right to cast 1 (one) vote.
3. Pemungutan suara akan dilaksanakan setelah Mata Acara Rapat dibacakan dan proses penyampaian pertanyaan dan/atau pendapat telah selesai.
Voting will be carried out after the Meeting Agenda has been read and the submission of questions and/or opinions process has been done.
4. Proses Pemungutan Suara akan dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut :
The voting process will be carried out using the following mechanism:
a. Bagi para Pemegang Saham atau Kuasanya yang hadir secara fisik dan akan memberikan suara tidak setuju atau suara abstain diharap untuk mengangkat tangan serta menyerahkan kartu suara yang selanjutnya akan dihitung oleh Biro Administrasi Efek Perseroan, sedangkan para Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham yang tidak mengangkat tangan dianggap setuju atas usulan yang diajukan.
For Shareholders or their Proxies who attend physically and will cast a disagree vote or an abstain vote are expected to raise their hands and handed over their voting card which will be counted by the Company’s Share Registrar, while Shareholders or their Proxies who do not raise their hands are deemed to agree to the proposal submitted.
b. Bagi Pemegang Saham atau Kuasanya yang hadir secara elektronik :
For Shareholders or their Proxies who are present electronically :
i. Proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung di aplikasi eASY.KSEI pada menu E-Meeting Hall, sub menu Live Broadcasting yang dapat dilakukan pada saat pelaksanaan Rapat sampai dengan sebelum ditutupnya pengambilan suara.
The electronic voting process takes place in the eASY.KSEI application on the E-Meeting Hall menu, Live Broadcasting sub-menu which can be done during the implementation of the Meeting until before the voting closes.
ii. Ketika masa pemungutan suara secara elektronik untuk Mata Acara Rapat dimulai, sistem secara otomatis menjalankan waktu pemungutan suara (voting time) dengan menghitung mundur maksimum selama 2 (dua) menit. Selama proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung akan terlihat status “Voting for agenda item no[ ] has started” pada kolom ‘General Meeting Flow Text’.
When the electronic voting period to Meeting Agenda begins, the system automatically runs the voting time by counting down a maximum of 2 (two) minutes. During the electronic voting process, the status "Voting for agenda item no [ ] has started" will be seen in the 'General Meeting Flow Text' column.
iii. Apabila Pemegang Saham atau Kuasanya tidak memberikan pilihan suara untuk Mata Acara Rapat tertentu hingga status pelaksanaan Rapat yang terlihat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’ berubah menjadi “Voting for agenda item no [ ] has ended”, maka akan dianggap memberikan suara abstain untuk Mata Acara Rapat yang bersangkutan.
If the Shareholders or their Proxies do not vote for a particular Meeting Agenda until the status of the Meeting as shown in the ‘General Meeting Flow Text' column changes to "Voting for agenda item no [ ] has ended", it will be considered as voting abstain for the relevant Meeting Agenda.
c. Selanjutnya Pimpinan Rapat akan meminta Notaris mengumumkan hasil pemungutan suara tersebut.
Furthermore Chairman of the Meeting will ask the Notary to announce the results of the vote.
VI. Proses Penghitungan Suara
Vote Counting Process
1. Sesuai dengan Pasal 40 ayat (1), (2) dan (3) POJK 15/2020 serta Pasal 14 ayat 1 angka (1), (2) dan (3) AD Perseroan, Keputusan Rapat diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, keputusan diambil melalui pemungutan suara. Pengambilan keputusan melalui pemungutan suara wajib dilakukan dengan memperhatikan ketentuan kuorum kehadiran dan kuorum keputusan Rapat. In accordance with Article 47 paragraph (1), (2) and (3) POJK 15/2020 with Article 14 paragraph 1 number (1), (2) and (3) of the Company’s AoA, Resolution of the Meeting is taken based on deliberation to reach consensus. In case the resolution based on deliberation to reach consensus is not reached, the resolution is taken through voting. The resolution making through voting must be carried out by taking into account the provisions of attendance quorum and the Meeting resolution quorum.
2. Sesuai dengan Pasal 47 POJK 15/2020, Pasal 11 ayat 6 POJK 16/2020 dan Pasal 12 ayat 13 angka (11) dan (12) AD Perseroan, Pemegang Saham atau Kuasanya dengan hak suara yang sah yang hadir dalam Rapat namun tidak mengeluarkan suara (abstain), dianggap mengeluarkan suara yang sama dengan suara mayoritas Pemegang Saham yang mengeluarkan suara.
In accordance with Article 47 POJK 15/2020, Article 11 paragraph 6 POJK 16/2020 and Article 12 paragraph 13 number
(11) and (12) of the Company's AoA, Shareholders or their Proxies with valid voting rights present at the Meeting but not cast a vote (abstain), are considered to issue the same votes as the majority vote Shareholders who cast a vote.
VII. Penerapan Ketentuan Manajemen Gedung
Implementation of the Building Management Provisions
• Dengan mengacu kepada kapasitas ruangan serta peraturan dan ketentuan yang berlaku dari Manajemen Gedung tempat pelaksanaan Rapat, Perseroan akan membatasi jumlah Pemegang Saham atau Kuasanya yang dapat menghadiri Rapat secara fisik berdasarkan metode first in first served. Bagi Pemegang Saham atau Kuasanya yang tidak dapat memasuki ruangan dikarenakan kapasitas ruangan maka dipersilahkan untuk memberikan kuasa kepada Penerima Kuasa Independen dengan menggunakan formulir Surat Kuasa yang telah disediakan oleh Perseroan, sehingga dapat tetap mempergunakan haknya untuk hadir dan memberikan suara dalam Rapat dengan diwakili oleh Xxxxxxxx Xxxxx Independen tersebut.
With reference to the applicable rules and regulations from the Building Management where the Meeting is held, the Company will limit the number of Shareholders or their Proxies who can attend the Meeting physically based on the first in first served method. For Shareholders or their Proxies who cannot enter the room due to the capacity of the room are invited to grant power of attorney to the Independent Representative using the Power of Attorney form provided by the Company, so that they can continue to exercise their right to attend and vote at the Meeting represented by that Independent Representative.
• Pemegang Saham atau Kuasanya yang hadir secara fisik dilarang membawa makanan dan minuman ke dalam ruangan Rapat, serta Perseroan juga menerapkan kebijakan untuk tidak membagikan konsumsi.
Shareholders or their Proxies who are physically present are prohibited from bringing food and beverage into the Meeting room and the Company also implements a policy not to distribute consumption.
VIII. Lain-Lain
Others
• Selama Rapat berlangsung, peserta Rapat wajib menjaga ketertiban Rapat. Untuk itu, peserta Rapat diminta untuk tidak mengaktifkan telepon selular (mobile phone) dan/atau mengambil gambar serta merekam selama pelaksanaan dalam Rapat dan/atau melakukan tindakan lain yang dapat mengganggu jalannya Rapat.
During the Meeting, the Meeting participants are required to maintain the orderliness of the Meeting. For this reason, Meeting participants are requested not to activate their mobile phones and/or take pictures and record during implementation of the Meeting and/or take other actions that could disrupt the Meeting.
• Pimpinan Rapat berhak mengambil segala tindakan yang diperlukan untuk menjamin ketertiban Rapat. Dalam hal ini, tindakan tersebut termasuk namun tidak terbatas pada meminta kepada peserta Rapat yang dinilai Pimpinan Rapat mengganggu ketertiban untuk meninggalkan ruangan Rapat.
The Chairman of the Meeting has right to take all necessary actions to ensure the orderliness of the Meeting. In this case, such actions include but are not limited to asking the Meeting participants who are deemed by the Chairman of the Meeting to be disturbing the order to leave the Meeting room.
• Perseroan menerapkan kebijakan untuk tidak membagikan suvenir bagi Pemegang Saham atau Kuasanya yang hadir secara fisik.
The Company also implements policy not to distribute souvenirs to Shareholders or their Proxies who are physically present.
• Dalam hal selama berlangsungnya Rapat terdapat kondisi yang belum diatur dalam Tata Tertib ini, Pimpinan Rapat akan menetapkan kebijakan dengan memperhatikan AD Perseroan dan/atau ketentuan hukum yang berlaku.
In the event that during the Meeting there are conditions that have not been regulated in this Rules of Conduct, the Chairman of the Meeting will determine policies by taking into account the Company's AoA and/or applicable legal provisions.
PT MIZUHO LEASING INDONESIA TBK
Jakarta, 16 Oktober /October 2024