LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
PENGEMBANGAN PENGELOLAAN PEMBUKUAN BENDAHARA PEMBANTU (JURU BAYAR) MENGGUNAKAN APLIKASI SINTAG
(SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN DOKUMEN TAGIHAN)
Oleh:
Nama : XXXX XXXX XXXXXXX S.Sos M.M.
NIP : 198110112008122001
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II
KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SDM PERTANIAN PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN CIAWI – BOGOR
2021
LEMBAR PENGESAHAN
AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
JUDUL | : | Pengembangan Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) Menggunakan Aplikasi SINTAG (Sistem Informasi Pengendalian Dokumen Tagihan) |
NAMA | : | XXXX XXXX XXXXXXX, S.Sos., M.M. |
NIP | : | 198110112008122001 |
UNIT KERJA | : | SEKRETARIAT JENDERAL MPR RI |
Telah diuji didepan penguji pada hari Rabu Tanggal 3 November 2021.
MENTOR | XXXXXXXXXX/COACH |
XXXXXXXXX, X.Xxx., X.X | X. XXXXXX XXXXXXX, SE., MM |
NIP. 19711119 2003122 002 | NIP. 19640128 198503 1 002 |
PENGUJI |
LALU XXXXXX, SP., X.Xx |
NIP. 19671231 198703 1 002 |
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan berkat, hidayah dan rahmat-Nya sehingga penulis telah menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan Pelatihan Kepemimpinan Pegawas (PKP) Angkatan II Tahun 2021 Non Kementerian Pertanian dengan judul “Pengembangan Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) dengan Menggunakan Aplikasi SINTAG (Sistem Informasi Pengendalian Dokumen Tagihan) Di Bagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal MPR RI” sebagai pemenuhan tugas dalam rangkaian kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas.
Penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada para pihak yang telah membantu proses pelaksanaan aksi perubahan ini sehingga dapat berjalan dengan lancar. Ucapan terimakasih saya sampaikan kepada :
1. Dr. Xx’xxx Xxxxxxx, S.H., M.H. selaku Sekretaris Jenderal MPR RI
2. Dra. Xxxxxxxx selaku Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan
3. Xxxxxxxxx, S.Sos., X.X, selaku Mentor yang telah memberikan arahan, bimbingan dan masukan selama kegiatan aksi perubahan.
4. X. Xxxxxx Xxxxxxxx, S.E., X.X, selaku Coach/Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dalam persiapan seminar aksi perubahan.
5. Xxxx Xxxxxx, SP., X.Xx, selaku Penguji yang telah memberikan saran dan masukan terkait evaluasi Aksi Perubahan ini.
Apresiasi yang setinggi-tingginya untuk suami tercinta Xxxx Xxxxxxxx, Putra dan Putri (Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxx) yang senantiasa menjadi penyemangat dan penghibur. Tentunya ucapan terimakasih yang tak terhingga untuk orang tua dan mertua yang senantiasa mendukung dan memberikan do’a terbaiknya.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan dalam penyusunan Aksi Perubahan ini. Untuk itu penulis memohon masukan dan saran yang membangun sebagai bahan perbaikan dan penyempurnaan kegiatan aksi perubahan serta laporan aksi perubahan ini.
Ciawi, 3 November 2021
A B S T R A K
Aksi Perubahan ini dirancang untuk melakukan peningkatan kualitas pembukuan dalam pengelolaan keuangan yang berada di Bagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal MPR RI. Perubahan yang dilakukan lebih menitik beratkan pada perubahan budaya kerja yang sebelumnya masih menggunakan cara manual menuju pada penggunaan digitalisasi dan Teknologi Informasi. Proyek perubahan ini dilakukan berawal dari keprihatinan Sub Bagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal terkait lamanya waktu untuk mencatat data-data pembukuan keuangan secara manual dan menginput data dengan menggunakan excel dalam pengelolaan pembukuan bendahara pembantu (juru bayar) selama 2 (dua) s.d. 5 (lima) tahun yang lampau dari pihak eksternal, misalnya: KPPN, BPK RI, Eksternal Auditor, dan lain – lain dimana pelayanan yang diberikan menjadi tidak dapat maksimal. Selain hal tersebut ternyata setelah dipelajari terdapat permasalahan – permasalahan lain yang terjadi akibat budaya kerja lambatnya pengelolaan keuangan yang masih dilakukan secara manual ini, baik itu berupa masalah efisiensi, efektifitas maupun akuntabilitas. Dengan dijalankannya proyek perubahan ini diharapkan dapat menjadi solusi permasalahan yang terjadi khususnya pada pengelolaan pembukuan bendahara pembantu (juru bayar) di Bagian Perbendaharaan atau bahkan bagi Sekretariat Jenderal MPR RI.
Xxxx Xxxxx: PENGEMBANGAN APLIKASI SINTAG
Daftar Isi
BAB II Profil Kinerja Pelayanan 6
A. Tugas dan Fungsi Organisasi 6
1. Tugas Sekretariat Jenderal MPR RI 6
2. Fungsi Sekretariat Jenderal MPR RI 6
3. Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal MPR RI 7
B. KINERJA ORGANISASI SEKARANG 8
C. KINERJA ORGANISASI YANG DI HARAPKAN 9
A. Identifikasi Permasalahan 11
1. Penginputan data yang masih dilakukan manual dengan excel sehingga membutuhkan waktu yang lama. Salah satu solusinya pengembangan SINTAG 16
2. Kopetensi SDM belum memadai 16
3. Belum optimalnya penerapan Sistem Informasi berbasis Teknologi pada pengelolaan pembukuan bendahara pembantu di keuangan sehingga tidak efektif dan efisien 16
D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah 18
E. Solusi Mengatasi Masalah 20
BAB IV STRATEGI AKSI PERUBAHAN 21
1. Tahapan/ Mailstone Jangka Pendek 22
2. Tahapan/ Mailstone Jangka Menengah 24
3. Tahapan/ Mailstone Jangka Panjang 25
C. Stakeholders dan Tata Kelola Proyek Perubahan 25
1. Promoters (High Influence, High Interest) 26
2. Latents (High Influence, Low Interest) 26
3. Defenders (Low Influence, High Interest) 26
4. Aphatetics (Low Influence, Low Interest) 27
E. Manajemen Pengendalian Risiko 28
F. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN 30
1. MEMBANGUN INTEGRITAS DAN AKUNTABILITAS ORGANISASI 31
2. PENGELOLAAN BUDAYA PELAYANAN BERBASIS PEMANFAATAN IT 32
BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN 36
A. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN 36
2. Tahapan Utama atau Pelaksanaan 39
4. Sosialisasi dan Evaluasi 42
B. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN 43
1. Periode Capaian Aksi Perubahan 43
2. Kendala Internal dan Eksternal 44
3. Strategi Mengatasi Kendala 45
Daftar Tabel
Tabel 1 Analisa isu dengan metode APKL 12
Tabel 3 Pengelompokan akar masalah 16
Tabel 4 Analisa prioritas isu dengan USG 18
Tabel 5 Pembobotan Solusi dengan Metode CARL 19
Tabel 6 Tahapan Jangka Pendek 22
Tabel 7 Tahapan Jangka Menengah 24
Tabel 8 Tahapan Jangka Panjang 25
Tabel 9 Managemen Pengendalian Resiko 29
Tabel 10 7 Prinsip Manajemen Mutu 31
Daftar Gambar
Gambar 1 Struktur Organisasi 7
Gambar 3 Kategori Stakeholders 27
Gambar 4 Pembentukan Tim Efektif 36
Gambar 5 Rapat Perancanaan Pengembangan Aplikasi 40
Gambar 6 Uji Coba dengan Juru Bayar 42
Gambar 7 Sosialisasi Dan Xxxxxxxxxxxx 00
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia (MPR RI) merupakan lembaga negara yang diatur dalam konstitusi nasional, terdiri atas anggota DPR dan anggola DPD yang dipilih melalui Pemilihan Umum. MPR memiliki beberapa tugas, tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut:
1. memasyarakatkan ketetapan MPR;
2. memasyarakatkan Pancasila, Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan Bhinneka Tunggal Ika;
3. mengkaji sistem ketatanegaraan, Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, serta pelaksanaannya; dan
4. menyerap aspirasi masyarakat berkaitan dengan pelaksanaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
Dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya, MPR RI memiliki sistem pendukung yaitu Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia (Sekretariat Jenderal MPR RI) yang memberikan 3 (tiga) dukungan yaitu dukungan administratif, dukungan keahlian, dan dukungan teknis kepada MPR RI dan Alat Kelengkapan.
Untuk mengembangkan kompetensi pejabat pengawas dalam rangka memenuhi standar kompetensi manajerial Jabatan pengawas, dapat di wujudkan melalui pelatihan kepemimpinan pengawas yang merupakan bentuk pelatihan struktural kepemimpinan pengawas sebagaimana diamanatkan berdasarkan ketentuan Pasal 217 ayat (5) Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil.
Sebagai pejabat pengawas, setiap peserta pelatihan kepemimpinan pengawas perlu dibekali dengan kompetensi manajerial yang memadai
untuk melakukan perubahan.
Berdasarakan uraian tugas dan fungsi Subbagain Perbendaharaan Sekretariat Jenderal dan sasaran kinerja pegawai Kepala Subbagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal tersebut, penulis melakukan identifikasi permasalahan-permasalahan yang terjadi dan dapat menghambat terwujudnya pengelolaan keuangan yang akuntabel. Dari identifikasi yang telah dilakukan dengan melibatkan seluruh personil yang ada pada Bagian Perbendaharaan dan persetujuan Kepala Bagian Perbendaharan sebagai atasan langsung maka disepakati bahwa area organisasi yang bermasalah adalah pada Tugas Penyusunan Pertanggungjawaban Keuangan dimana pada tugas tersebut terdapat 2 hal pokok yang harus terpenuhi, yaitu :
a. Pertanggungjawaban dalam pengelolaan pembukuan bendahara pembantu (juru bayar) dikeuangan dengan cara digitalisasi, dan
b. Penginputan data dalam Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) menggunakan Aplikasi SINTAG sebagai bukti transaksi dan sebagai laporan rutin bulanan, sehingga data-data yang tersimpan menjadi aman dan mudah di cari.
Dari 2 (dua) hal pokok tersebut, “Pengembangan Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar)” belum optimal dimana pada proses pengelolaan keuangan pada Bagian Perbendaharaan masih menggunakan cara manual dan belum terintergrasi dengan stakeholders lainnya, sehingga penginputan data membutuhkan waktu yang lama dan berpotensi menimbulkan kesalahan manusia atau human error. Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (juru bayar) keuangan ini juga merupakan salah satu sasaran kinerja pegawai penulis, sehingga fokus area perubahan yang ditetapkan sangat relevan dan realistis.
Adapun permasalahan yang terjadi yang mengakibatkan tidak efisiennya pengelolaan keuangan pada Bagian Perbendaharaan yaitu :
1. Penginputan data dilakukan secara manual dengan menggunakan excel. Sehingga membutuhkan waktu yang lama pada proses penginputan data dan juga berpotensi terjadinya human error.
2. Kompetensi Sumber Daya Manusia di Subbagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal dalam pengelolaan pembukuan belum memadai
3. Belum adanya penerapan Sistem Informasi berbasis Teknologi pada pengelolaan pembukuan bendahara pembantu di keuangan sehingga tidak efektif dan efisien.
Dari diskusi dan koordinasi dengan pihak-pihak yang berkompeten terhadap penetapan area perubahan ini, menghasilkan sebuah kesepakatan tentang hal – hal sebagai berikut :
1. Perubahan yang akan dilakukan berupa “ Pengembangan Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) Menggunakan Aplikasi SINTAG di Bagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal MPR RI ”
2. Area Perubahan yang disepakati yaitu pada Bagian Perbendaharaan, hal ini karena 2 (dua) Subbagian yang ada dibawah Bagian Perbendaharaan memiliki tugas pokok dan fungsi yang sama dimana letak perbedaannya hanya pada Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) yang dikelola.
Dalam rangka mewujudkan pengelolaan keuangan yang akuntabel maka dipandang penting untuk melakukan proyek perubahan berupa Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) Menggunakan Aplikasi SINTAG di Bagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal MPR RI sebagai penunjang pelaksanaan tugas penulis dan kedepan dapat dijadikan pedoman untuk termonitornya realisasi anggaran pertanggung jawaban keuangan dalam pembuatan laporan serta mengurangi kesalahan dan keterlambatan pembayaran dan memudahkan laporan bulanan pada pengelolaan keuangan di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI.
B. Area dan Fokus
Pada saat melaksanakan rangkaian tugas dan fungsi subbagian Perbendaharaan Setjen, terdapat area organisasi yang perlu diperkuat sesuai dengan area perubahan dalam reformasi birokrasi. Area tersebut adalah area akuntabilitas dan tata laksana, khususnya dalam hal pengendalian pelayanan berkas pertanggungjawaban keuangan.
Berdasarkan hasil inventarisasi masalah yang dilaksanakan pada saat talking ownership (Breaktroug) bersama dengan mentor, maka terdapat kondisi yang harus segera diperbaiki, yaitu
1. Penginputan data yang masih dilakukan manual dengan excel sehingga membutuhkan waktu yang lama pada saat proses penginputan data.
2. Adanya lempar tanggungjawab pada saat penginputan data terkait keberadaan berkas pertanggung jawaban keuangan;
3. Kualitas pengukuran, penilaian dan monitoring kinerja pegawai belum akuntabel.
C. Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan umum dari proyek perubahan ini adalah tersedianya arsip aktif dokumen pengelolaan keuangan yang tertata dengan baik, mudah dicari dan mudah digunakan sebagai sumber data bukti pertanggungjawaban keuangan pada Bagian Perbendaharaan.
Dalam mencapai tujuan umum tersebut, ditetapkan menjadi menjadi tiga milestone, yaitu:
1. Jangka Pendek : Pengembangan Aplikasi SINTAG untuk Pengelolaan Pembukuan Juru Bayar.
2. Jangka Menengah : Pengembangan aplikasi SINTAG berbasis WEB.
3. Jangka Panjang: Pengembangan Aplikas berbasis Android dan implementasi pada stakeholders external.
D. Manfaat Aksi Perubahan
Penerima manfaat dari proyek perubahan ini dalam rangka mendukung reformasi birokrasi dan perbaikan kinerja, kebijakan serta kualitas pelayanan adalah :
a. Manfaat bagi stakeholder
1) Meningkatnya pelaksanaan reformasi birokrasi khususnya pada Area Perubahan Tata Laksana, SDM Aparatur, Akuntabilitas dan
Pelayanan Publik terkait pengembangan pengelolaan pembukuan pada bendahara pembantu.
2) Efisiensi penginputan data terkait pengelolaan pembukuan bendahara
b. Manfaat bagi organisasi
1) Meningkatkan akuntabilitas pengelolaan pembukuan bendahara pembantu (juru bayar) di keuangan Bagian Perbendaharaan yang sistematis.
2) Meningkatkan wawasan, keseriusan dan kompetensi pegawai Bagian Perbendaharaan tentang layanan berbasis Teknologi Informasi.
3) Mewujudkan minimalisasi (zero) komplain atas layanan penyediaan data sumber.
c. Manfaat bagi project leader
1) Meningkatnya percepatan proses pemberkasan tagihan pihak ketiga yang disebabkan oleh tidak diperlukannya salinan berkas sebagai kelengkapan berkas tagihan.
2) Meningkatnya kualitas pelayanan atas pemenuhan permintaan laporan juru bayar dalam pengelolaan pembukuan keuangan di Bagian Perbendaharaan.
3) Tersedianya data aktif dokumen pengembangan pengelolaan pembukuan bendahara pembantu (juru bayar) di keuangan pada Bagian Perbendaharaan yang tertata dengan baik, lengkap, akurat serta dapat diakses secara cepat dan mudah.
BAB II
Profil Kinerja Pelayanan
A. Tugas dan Fungsi Organisasi
Sekretariat Jenderal MPR RI menterjemahkan kebutuhan desain organisasi untuk mewujudkan organisasi yang lebih proposional, efektif dan efisien untuk meningkatkan kinerja maka dibentuklah peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 tahun 2020 tentang Organisasi dan tata kerja Sekretariat jenderal MPR RI
Berdasarkan Pasal 2 Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 45 Tahun 2019 tentang Sekretariat Jenderal MPR RI, memililiki tugas dan fungsi sebagai berikut :
1. Tugas Sekretariat Jenderal MPR RI
a. Mendukung keperluan dan kegiatan MPR RI, alat kelengkapan, badan dan lembaga pengkajian, fraksi atau kelompok Dewan Perwakian Daerah dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya;
b. Membantu alat kelengkapan MPR RI dalam menyempurnakan redaksi rancangan keputusan MPR RI;
c. Membantu Pimpinan MPR RI menyempurnakan redaksional/teknis yuridis rancangan keputusan MPR RI;
d. Membantu menyiapkan Rencana Anggaran Biaya (RAB)
MPR RI; dan
e. Membantu MPR RI dalam pengelolaan anggaran.
2. Fungsi Sekretariat Jenderal MPR RI
1. Perumusan dan evaluasi rencana strategis Sekretariat Jenderal MPR RI;
2. Koordinasi dan pembinaan terhadap pelakasanaan tugas unit organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI;
3. Perumusan kebijakan, pembinaan, dan pelaksanaan
dukungan bidang pengkajian dan pemasyarakatan konstitusi, serta penyerapan aspirasi masyarakat kepada MPR RI;
4. Perumusan kebijakan, pembinaan, dan pelaksanaan dukungan bidang administrasi kepada MPR RI;
5. Perumusan kebijakan dan pelaksanaan pengawasan intern di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI;
6. Pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada MPR RI; dan
7. Pelaksanaan fungsi lain yang ditugaskan oleh MPR RI.
3. Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal MPR RI
Gambar 1 Struktur Organisasi
Dalam Peraturan Tata Tertib MPR, disebutkan bahwa salah satu tugas Sekretariat Jenderal adalah membantu Pimpinan Sekretariat Jenderal dalam pengelolaan anggaran sesuai kebutuhan Sekretariat Jenderal. Biro Keuangan sebagai salah satu biro di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI mempunyai tugas melaksanakan Administrasi Keuangan MPR dan Sekretariat Jenderal, serta tugas lainnya yang diberikan oleh Sekretaris Jenderal.
Berdasarkan Pasal 36 Peraturan Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia, Bagian Perbendaharaan sebagai salah satu pelaksana fungsi Biro Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan dan pelaksanaan dukungan di bidang perbendaharaan dan adminitrasi keuangan di lingkungan Sekretariat Jenderal.
Bagian Perbendaharaan sebagai salah satu pelaksana fungsi Biro Keuangan mempunyai tugas melakukan pengelolaan anggaran dan administrasi perbendaharaan satuan kerja majelis dan Sekretariat Jenderal MPR, serta tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh Kepala Biro Keuangan. Dalam melaksanakan fungsinya Bagian Perbendaharaan didukung 2 (dua) Subbagian yaitu :
1. Subbagian Perbendaharaan Majelis
Subbagian Perbendaharaan Majelis mempunyai tugas melakukan penyiapan penyediaan anggaran, pembiayaan rutin, penyusunan pertanggungjawaban keuangan, penyusunan laporan realisasi anggaran, pembukuan, dan pelaporan pajak anggaran Majelis.
2. Subbagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal
Subbagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal mempunyai tugas melakukan penyiapan penyediaan anggaran, pembiayaan rutin, penyusunan pertanggungjawaban keuangan, penyusunan laporan realisasi anggaran, pembukuan, dan pelaporan pajak anggaran Sekretariat Jenderal.
B. KINERJA ORGANISASI SEKARANG
Berdasarkan Diagnosas Organisasi saat pelaksanaan tugas tersebut Penulis menemukanbeberapa masalah sebagai berikut:
1. Belum optimalnya penggunaan SINTAG.
2. Penginputan data untuk Juru Bayar dalam pengelolaan pembukuan belum terintegrasi dan masih dilakukan secara manual dengan excel
3. Perhitungan pajak pembayaran masih dilakukan secara manual.
4. Dokumen tagihan untuk pembayaran masih dalam bentuk kertas, sehingga sangat sulit terkontrol.
Adapun permasalahan yang terjadi yang mengakibatkan tidak optimalnya dokumen pengelolaan keuangan pada Bagian Perbendaharaan yaitu :
1) Belum adanya peraturan baku yang mengatur tentang tatacara Pengelolaan Pembukuan Keuangan pada Bagian Perbendaharaan.
2) Penginputan data dalam pengelolaan pembukuan bendahara pembantu (Juru Bayar) bersifat manual sehingga membutuhkan waktu yang lama pada proses pembayaran.
3) Kompetensi Sumber Daya Manusia di Subbagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal dalam pengelolaan pembukuan bendahara belum memadai.
4) Belum memanfaatkan Sistem Informasi berbasis Teknologi pada pengelolaan pembukuan bendahara pembantu di keuangan sehingga tidak efektif dan efisien.
C. KINERJA ORGANISASI YANG DI HARAPKAN
Dari diskusi dan koordinasi dengan pihak-pihak yang berkompeten terhadap penetapan area perubahan ini, menghasilkan sebuah kesepakatan tentang hal – hal sebagai berikut :
a. Perubahan yang akan dilakukan berupa “ Pengembangan Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) Menggunakan Aplikasi SINTAG di Bagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal MPR RI ”.
b. Area Perubahan yang disepakati yaitu pada Bagian Perbendaharaan, hal ini karena 2 (dua) Subbagian yang ada dibawah Bagian Perbendaharaan memiliki tugas pokok dan fungsi yang sama dimana letak perbedaannya hanya pada DIPA yang dikelola.
Dalam rangka mewujudkan pengelolaan keuangan yang akuntabel maka dipandang penting untuk melakukan proyek perubahan berupa Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) Menggunakan Aplikasi SINTAG di Bagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal MPR RI sebagai penunjang pelaksanaan tugas penulis dan kedepan dapat dijadikan pedoman untuk termonitornya realisasi anggaran pertanggung jawaban keuangan dalam pembuatan laporan serta mengurangi kesalahan dan keterlambatan pembayaran dan memudahkan laporan bulanan pada pengelolaan keuangan di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI.
BAB III ANALISIS MASALAH
A. Identifikasi Permasalahan
Seperti yang disebutkan dalam profil layanan Sekretariat Jenderal MPR RI, salah satu tugasnya adalah Membantu MPR RI dalam pengelolaan anggaran dan salah satu fungsinya adalah pelaksanaan pengawasan intern di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI.
Guna memperbaiki mekanisme, pengelolaan pembukuan bendahara pembantu (juru bayar) di biro keuangan Sekeretariat Jenderal MPR perlu adanya terobosan/inovasi untuk meminimalisir kendala/masalah yang ada. Untuk menentukan Core Issue yang akan diangkat untuk menjadi isu utama dalam aksi perubahan dengan menggunakan metode Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Kelayakan (APKL). Metode APKL merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menguji kelayakan suatu isu untuk dicarikan solusinya dalam kegiatan. Metode APKL ini menggunakan teknik scoring dalam penetapan prioritas isu. Penetapan nilai untuk setiap isu didasarkan pada diskusi dengan mentor/promotor dalam hal ini Kepala Perbedaharaan di Setjen MPR sebagai atasan langsung berdasarkan permasalahan yang dihadapi untuk dicarikan solusi perbaikan atas masalah tersebut.
Metode APKL tersebut dijelaskan sebagai berikut : Aktual, artinya isu atau pokok persoalan sedang terjadi atau akan terjadi dan sedang menjadi pembicaraan orang banyak. Problematik, artinya isu yang menyimpang dari kondisi yang seharusnya, standar ketentuan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu dicari penyebab dan pemecahannya. Kekhalayakan, artinya isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak. Kelayakan, artinya isu bersifat logis dan patut dibahas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab. Analisa APKL menggunakan tanda centang (√) dan tanda silang (x), yang menandakan bahwa semakin banyak tanda centang untuk setiap kategori berarti isu tersebut bersifat mendesak untuk segera dicari penyelesaiannya.
Analisa isu utama yang perlu dan mendesak segera dicarikan solusinya dalam aksi perubahan adalah sebagai berikut :
Tabel 1 Analisa isu dengan metode APKL
No | Masalah | A | P | K | L | Keterangan |
1 | Dokumen sistem pembayaran masih bersifat manual | √ | √ | √ | x | Tidak |
2 | Belum tertibnya pembuatan laporan dan membutuhkan waktu yang lama | √ | √ | √ | √ | Ya |
3 | Masih sulitnya proses verifikasi pembayaran | √ | √ | √ | √ | Ya |
4 | Sering terjadinya kesalahan dalam pemberkasan pembayaran | √ | √ | x | x | Tidak |
5 | Berkas pembayaran tidak tersusun dengan rapih dan sulit untuk pencarian berkas | √ | √ | √ | √ | Ya |
Berdasarkan tabel analisa penentuan prioritas isu utama menggunakan metode APKL didapatkan peringkat hasil sebagai berikut :
1. Belum tertibnya pembuatan laporan dan membutuhkan waktu yang lama
2. Masih sulitnya proses verifikasi pembayaran
3. Berkas pembayaran tidak tersusun dengan rapih dan sulit untuk pencarian berkas
B. Akar Penyebab Masalah
Setelah penetapan isu utama yang harus dicarikan solusi / jalan keluar atas permasalahan tersebut. Langkah selanjutnya adalah melakukan identfikasi akar penyebab masalah terhadap belum tertibnya pembuatan laporan dan membutuhkan waktu yang lama. Alat analisa yang digunakan dalam mengidentifikasi akar penyebab masalah dengan Fishbone Diagram. Diagram sebab-akibat ini pertama kali digunakan pada tahun 1940 oleh Profesor Xxxxx Xxxxxxxx dari Universitas Tokyo untuk
memecahkan masalah kualitas. Seiring berjalannya waktu, tool ini telah diterapkan untuk hampir semua jenis masalah.
Sebagai hasil karyanya diagram ini kadang-kadang, disebut sebagai Diagram Ishikawa. The Cause & Effect (C&E) diagram atau biasa juga disebut Fishbone diagram bertujuan untuk memecahkan akar penyebab masalah. Kendala yang muncul saat melakukan proses problem solving adalah adanya ide dan persepsi yang berbeda. Fishbone diagram membantu menampilkan secara visual sumber-sumber penyebab masalah sehingga memudahkan organisasi mengidentifikasi akar penyebab permasalahan. Dalam menyusun identifikasi akar penyebab masalah sebelumnya menetapkan 6 (enam) sumber penyebab timbulnya masalah dalam sebuah organisasi yaitu :
1. Man (manusia) : hal ini berkaitan dengan kekurangan pengetahuan dan keterampilan dari sumber daya manusia;
2. Machine (Mesin/peralatan) : tidak adanya sistem perawatan preventif terhadap mesin, kesesuaian mesin dengan spesifikasi, mesin tidak dikalibrasi, dan beberapa hal lainnya;
3. Methode (Metode Kerja) : berkaitan dengan prosedur dan metode kerja yang tidak benar, tidak jelas, tidak diketahui, tidak transaparan, tidak cocok, dan lain sebagainya;
4. Material (bahan) : ketiadaan spesifikasi kualitas bahan baku yang digunakan;
5. Measurement (pengukuran): yaitu cara pengambilan data dari proses. tujuannya adalah untuk mengukur kemampuan dan kualitas dari proses. Dengan pengambilan data yang benar maka dapat diketahui kemampuan dan kualitas proses secara akurat.
6. Environment (Lingkungan Kerja): tidak memperhatikan kebersihan, lingkungan kerja tidak kondusif, kurangnya lampu penerangan, ventilasi yang buruk, bising, dan lain sebagainya.
Salah satu manfaat besar menggunakan diagram sebab-akibat ini adalah bahwa hal itu dirancang untuk menunjukkan semua kemungkinan. Tool ini bekerja dengan baik ketika dilakukan dalam proses brainstorming,
dan setiap faktor yang berkontribusi terhadap masalah yang tercantum.
Analisa masalah pelayanan dalam laporan ini di fokuskan pada layanan di Sub Bagian Perbendaharaan Sekeretariat Jenderal, Bagian Perbendaharaan, Biro Perencanaan dan Keuangan Setjen MPR. Hal ini terkait dengan Aksi Perubahan yang akan diangkat oleh penulis. Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan dan pelaksanaan verifikasi, pengujian dan penilaian penggunaan anggaran, pembiayaan, pembukuan dan penyusunan pertanggungjawaban keuangan, melakukan pembayaran, pembukuan serta administrasi perjalanan dinas pegawai Sekretariat Jenderal serta Verifikasi dokumen”. Analisa masalah pelayanan di Sub Bagian Perbendaharaan dapat digambarkan melalui diagram Fishbone sebagai berikut :
Analisa diagram sebab-akibat dapat dilihat pada gambar sebagai
berikut :
Gambar 2 Fishbone Diagram
Xxxxxxx akar penyebab masalah tersebut dapat dilihat pada tabel sebagai berikut:
No | Aspek | Akar Masalah |
1 | Man (manusia) | 1. Adanya lempar tanggungjawab tentang keberadaan dokumen pembayaran 2. Kompetensi Sumber Daya Manusia di Subbagian Perbendaharaan dalam pengelolaan pembukuan bendahara belum memadai |
2 | Machine (mesin/peralatan) | Pengerjaan masih menggunakan MS. excel untuk menginput data dan ada juga yang ditulis secara manual |
3 | Methode (Metode Kerja) | 1. Pencarian berkas pertanggungjawaban keuangan masih manual (masih mencari di tumpukan berkas) di beberapa tempat sehingga memerlukan waktu yang lama 2. Belum adanya peraturan baku yang mengatur tentang tata cara Pengelolaan Pembukuan Keuangan pada Bagian Perbendaharaan |
4 | Material (bahan) | 1. Sistem informasi belum memadai dalam pengelolaan pembukuan 2. Penyimpanan arsip dokumen pengelolaan keuangan bersifat manual sehingga akan kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama pada proses pencariannya pada saat dibutuhkan |
5 | measurement (pengukuran) | 1. Kualitas pengukuran, penilaian dan |
monitoring kinerja pegawai belum akuntabel 2. Belum adanya penerapan Sistem Informasi berbasis Teknologi pada pengelolaan pembukuan bendahara pembantu di keuangan sehingga tidak efektif dan efisien. | ||
6 | Environment (Lingkungan Kerja) | 1. Berkas-berkas tidak tersusun dengan rapih. 2. Partisipasi leading sector minim |
Kemudian dari hasil Analisa masalah dan penjabaran akar masalah, dilakukan identifikasi pengelompokkan khusus sebagai bahan atau titik dalam mencari alternative solusi terhadap akar-akar masalah tersebut diatas seperti pada tabel dibawah ini :
Tabel 3 Pengelompokan akar masalah
Masalah | Akar Penyebab Masalah |
Belum tertibnya pembuatan laporan dan membutuhkan waktu yang lama. | satu solusinya pengembangan SINTAG |
efektif dan efisien |
C. Analisis Prioritas Isu
Untuk mengkrucutkan dan mengspesifikan isu prioritas diatas, maka terseleksi nomor urut peringkat prioritas isu ke-2, ke-3 dan ke-5. Sehingga isu dengan nomor urut peringkat ke-1 dan peringkat-4 digugurkan. Kemudian guna menyeleksi isu yang merupakan masalah diperlukan suatu metode pengukuran untuk menentukan skala prioritas penyelesaiannya. Salah satu metode yang digunakan adalahdengan alat analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG). Analisis USG merupakan suatu alat ukur untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan. Caranya dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan, dan perkembangan isu dengan menentukanskala prioritas 1-5 (skoring). Isu yang memiliki total skor tertinggi merupakan isu prioritas. Pengertian tentang USG untuk lebih jelasnya dapat diuraikan sebagai berikut : Urgency (U) yaitu seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tersebut untukmemecahkan masalah yang menyebabkan isu terjadi; Seriousness (S) yaitu seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan denganpenundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atauakibat yang menimbulkan masalah- masalah lain kalau masalah penyebab isu tidak dipecahkan; Growth (G) yaitu seberapa kemungkinannya isu-isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk kalau dibiarkan.
Tabel prioritas masalah di Subbagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal adalah sebagai berikut :
Tabel 4 Analisa prioritas isu dengan USG
No | Masalah | Kriteria | Total Skor | Prioritas isu | ||
U | S | G | ||||
1 | Belum tertibnya pembuatan laporan dan membutuhkan waktu yang lama | 5 | 5 | 5 | 15 | I |
2 | Masih sulitnya proses verifikasi pembayaran | 5 | 5 | 4 | 14 | II |
3 | Berkas pembayaran tidak tersusun dengan rapih dan sulit untuk pencarian berkas | 4 | 5 | 4 | 13 | III |
Keterangan bobot penilaian 1: Sangat Tidak Penting, 2: Tidak Penting,3: Netral, 4: Penting, 5: Sangat Penting.
Merujuk pada hasil penilaian bobot, maka dipilihlah isu masalah nomor urut 1 (satu) yaitu belum tertibnya pembuatan laporan dan membutuhkan waktu yang lama sebagai prioritas isu utama yang harus segera dicarikan solusi/jalan keluar dari permasalahannya.
D. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah
Merujuk pada pengelompokan akar permasalahan pada tabel diatas maka dapat dicarikan solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut. Dari daftar akar masalah tersebut dapat dikelompokkan penanganannya sebagai berikut:
a. Penyempurnaan aplikasi SINTAG sehingga pembuatan laporan bendahara pembantu dapat dilakukan secara cepat, mudah,
tertib dan akurat
b. Meningkatan kapasitas sumber daya manusia sub bagian perbendaharaan melalui diklat /pelatihan
Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menentukan prioritas solusi apabila data yang tersedia adalah metode CARL. Metode ini dilakukan dengan menentukan skor atas kriteria tertentu dengan skala 0-
10. Kriteria dalam metode XXXX mempunyai arti :
C = Capability yaitu ketersediaan sumber daya (dana, sarana, peralatan) A = Accessibility yaitu kemudahan, masalah yang ada mudah diatasi atau tidak. Kemudahan dapat didasarkan pada ketersediaan metode/cara/teknologi serta penunjang pelaksanaan seperti peraturan atau juklak
R = Readiness yaitu kesiapan dari tenaga pelaksana maupun kesiapan sasaran, seperti keahlian atau kemampuan motivasi
L = Leverage yaitu seberapa besar pengaruh kriteria yang satu dengan yang lain dalam pemecahan masalah yang dibahas.
Setelah alternatif solusi diidentifikasi, kemudian dibuat tabel kriteria CARL dan diisi skornya. Nilai total merupakan hasil perkalian C x A x R x L, seperti yang terlihat pada tabel di bawah ini:
Tabel 5 Pembobotan Solusi dengan Metode XXXX
Xxxxxx | C | A | R | L | Total Skor | Urutan |
Penyempurnaan aplikasi SINTAG sehingga pembuatan laporan bendahara pembantu dapat dilakukan secara cepat, mudah, tertib dan akurat | 9 | 9 | 9 | 8 | 5.832 | 1 |
Meningkatan kapasitas sumber daya manusia sub bagian perbendaharaan melalui diklat /pelatihan | 8 | 7 | 9 | 9 | 4.536 | 3 |
Penataan arsip dokumen | 8 | 7 | 9 | 7 | 3.528 | 2 |
E. Solusi Mengatasi Masalah
Solusi untuk mengatasi masalah adalah dengan penyempurnaan aplikasi SINTAG untuk Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) dengan Menggunakan Aplikasi SINTAG di Bagian Keuangan. Sehingga kedepannya pembukuan dan dokumen dapat tersusun lebih tertib dan tepat waktu, melibatkan seluruh leadingsector (unit-unit terkait).
Sedangkan untuk pengembangan Sistem Informasi Pengendalian Dokumen Tagihan atau bisa disingkat SINTAG dikerjakan dengan bantuan pihak ke-3, mengingat keterbatasan SDM yang memahami atau mempunyai basic ilmu Teknologi Informasi khususnya bidang pemrograman di lingkup Subbagian Perbendaharaan. Untuk pembiayaan dalam pengembangan SINTAG tersebut akan mempergunakan anggaran Sekretariat Jenderal.
BAB IV
STRATEGI AKSI PERUBAHAN
A. Terobosan/Inovasi
Pengelolaan pembukuan bendahara pembantu (Juru bayar) diharapkan dapat mengikuti dinamika tatakelola pembukuan yang baik dan benar sesuai dengan kaidah-kaidah pembendaharaan. Sehingga hasil pembukuan dapat dipertanggung jawabkan. Pengelolaan pembukuan ini juga harus inovatif agar pembukuan dapat dilakukan secara efisien.
Hal ini tentunya harus dilandasi dengan pola pikir yang adaptif, solutif dan inovatif. Pola pikir adaptif dapat dimaknai sebagai cara pandang yang terbuka terhadap perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terkini. Pola pikir solutif merupakan cerminan dari kerangka berfikir yang mampu memberikan solusi untuk mengatasi berbagai kendala dan tantangan guna mendapatkan laporan pembukuan yang efisien, efektif dan akuntabel. Sedangkan pola pikir yang selalu memberikan gambaran gagasan/ide demi perbaikan laporan pembukuan.
Dengan pola pikir adaptif, solutif dan inovatif akan memberikan optimisme dalam membuat perubahan yang mengarah pada peningkatan kinerja pengelolaan pembukuan bendahara pembantu.
Sedangkan untuk pemanfaatan teknologi informasi yang dioptimasi adalah pengembagan Sistem Informasi yang sudah ada yaitu Sistem Informasi Pengendalian Dokumen Tagihan (SINTAG) dengan menambahkan Pengelolaan Bendahara Pembantu (Juru Bayar). Pengembangan sistem ini diharapkan user friendly (mudah digunakan, cepat, murah dan terukur)
B. Kegiatan Aksi Perubahan
Output kunci dan pentahapan (milestone) proyek perubahan terdiridari jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang adalah sebagai berikut:
1. Tahapan/ Mailstone Jangka Pendek
No | TAHAPAN (MILESTONES)/ KEGIATAN | WAKTU | OUTPUT |
1 | Pembentukan Xxx Xxxxx ⮚ Mengidentifikasi Anggota Xxx Xxxxx ⮚ Memberitahukan anggota Xxx Xxxxx ⮚ Mengadakan pertemuan dengan Xxx Xxxxx ⮚ Menyusun Program (Tim IT) ⮚ Aplikasi, Foto, Notulen ⮚ Konsep SK Tim Kerja | Sep-2021 | SK Xxx Xxxxx |
2 | Mengumpulkan Referensi Untuk Menyusun SINTAG ⮚ Menyiapkan computer, membuka internet ⮚ Mencari informasi melalui internet ⮚ Mengunduh bahan-bahan referensi dari internet ⮚ Merangkum informasi terkait pembuatan SINTAG | Sep-2021 | Kumpulan Referensi Aplikasi SINTAG |
3 | Menyusun Draft Aplikasi SINTAG ⮚ Menyiapkan referensi yang ada ⮚ Membuat draft kasar pengembangan ⮚ Membuat draft di computer ⮚ Melaporkan hasil penyusunan draft SINTAG ke atasan | Sep-2021 | Draf/Konsep/Desain |
4 | Pengembangan Aplikasi SINTAG ⮚ Menyiapkan draft ⮚ Mengapload draft ke dalam aplikasi SINTAG ⮚ Save file | Sep-2021 | Aplikasi SINTAG |
5 | Pembuatan Tutorial Aplikasi SINTAG ⮚ Menentukan waktu dan peserta uji coba ⮚ Menyiapkan aplikasi SINTAG ⮚ Melakukan uji coba | Sep-2021 | Tutorial Penggunaan Aplikasi SINTAG |
6 | Melakukan Uji Coba Kepada Stakeholder ⮚ Menentukan sasaran dan waktu ⮚ Melakukan uji coba ⮚ Evaluasi hasil uji coba | Oktober-2021 | Jumlah peserta stekholder |
7 | Sosialisasi dan Implementasi ⮚ Menentukan waktu dan sasaran sosialisasi internal ⮚ Mempersiapkan aplikasi dan tutorial penggunaan SINTAG ⮚ Melakukan sosialisasi dan implementasi kepada stakeholder | Oktober-2021 | Jumlah peserta stakeholder sosialisasi dan implementasi |
2. Tahapan/ Mailstone Jangka Menengah
Tabel 7 Tahapan Jangka Menengah
No | TAHAPAN (MILESTONES)/ KEGIATAN | WAKTU | OUTPUT |
1 | Pengembangan Berbasis Web ⮚ Melakukan sosialisasi kepada stakeholder ⮚ Implementasi kepada stakeholder | Januari-2022 | Peserta |
2 | Aplikasi yang sudah dikembangkan Berbasis Web | Mar-2022 | Peserta |
3. Tahapan/ Mailstone Jangka Panjang
Tabel 8 Tahapan Jangka Panjang
No | TAHAPAN (MILESTONES)/ KEGIATAN | WAKTU | OUTPUT |
1 | Pengembangan Berbasis Android ⮚ Melakukan sosialisasi kepada stakeholder ⮚ Implementasi kepada stakeholder | Juli-2022 | Peserta |
2 | Aplikasi yang sudah dikembangkan Berbasis Android | Sep-2022 | Peserta |
C. Stakeholders dan Tata Kelola Proyek Perubahan
Stakeholders adalah adalah sekelompok masyarakat yang memiliki hubungan dengan sebuah perusahaan atau organisasi baik sebagai pihak yang mempengaruhi atau terpengaruh. Salah satu tahapan dalam tatakelola proyek perubahan ini adalah dapat meyakinkan stakeholders terkait proyek perubahan yang akan dilaksanakan agar dapat ikut serta mendukung perubahan tersebut. Berdasarkan judul gagasan pada proyek perubahan yang di ajukan, adapun stakeholders yang berhubungan dalam proyek perubahan ini terdiri dari stakeholders internal dan eksternal, diantaranya yaitu sebagai berikut:
1. Stakeholders internal, meliputi:
- Internal Biro Perencanaan dan Keuangan
- Pejabat Pembuat Komitmen / unit pengguna anggaran
2. Stakeholders eksternal, meliputi:
- Badan Pemeriksa Keuangan (BPK)
- KPPN
Stakeholders tersebut apabila dikelompokkan berdasarkan pengaruhnya terhadap proyek perubahan dibedakan menjadi 4 (empat) kelompok, yaitu:
1. Promoters (High Influence, High Interest)
Mempunyai kepentingan besar terhadap upaya dan juga kekuatan untuk membantu dan membuat proyek perubahan sukses. Untuk kategori Promoters yakni, sebagai berikut:
a. Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan
b. Kepala Bagian Perbendaharaan
c. Kepala Bagian Perencanaan
d. Bendahara Pengeluaran Pemeriksa Anggaran/Verifikator Keuangan
e. Juru Bayar
f. Pemeriksa Anggaran/Verifikator Keuangan
2. Latents (High Influence, Low Interest)
Mempunyai pengaruh besar besar tetapi kurang memiliki kepentingan dikarenakan posisi stakeholders tersebut tidak perlu memberikan arahan hingga tahap detail. Kelompok ini terdiri dari:
a. Sekretaris Jenderal MPR RI / Kuasa Pengguna Anggaran(KPA)
b. Kepala Biro Persidangan dan Pemasyarakatan Konstitusi
c. Kepala Biro Sekretariat Pimpinan
d. Kepala Biro Hubungan Masyarakat dan Sistem Informasi
e. Kepala Biro Sumber Daya Manusia, Organisasi Dan Hukum
f. Kepala Biro Umum
g. Kepala Biro Pengkajian Konstitusi
h. Konsultan IT
3. Defenders (Low Influence, High Interest)
Kategori kelompok ini tidak memiliki pengaruh tetapi sangat berkepentingan terhadap perubahan. Untuk kategori defenders yakni, sebagai berikut:
a. Inspektorat
b. Bagian Keanggotaan dan Kepegawaian
c. Seluruh Pegawai/pengadministrasi pertanggungjawaban
d. Bagian Gaji, Tunjangan dan Perjalanan Dinas
e. BPK RI
f. KPPN
4. Aphatetics (Low Influence, Low Interest)
Kelompok ini kurang memiliki kepentingan atau kekuatan, bahkan tidak mengetahui adanya upaya dalam proyek perubahan. Untuk kategori aphatetics terdiri dari :
a. Cleanning Service
b. Masyarakat Umum
Gambar kategori stakeholders proyek perubahan adalah sebagai berikut:
KUADRAN II 🡪 LATENS : Berpengaruh, tidak berkepentingan
1. Sekretaris Jenderal MPR RI (KPA)
2. Kepala Biro Persidangan dan Pemasyarakatan Konstitusi
3. Kepala Biro Sekretariat Pimpinan
4. Kepala Biro Hubungan Masyarakat dan Sistem Informasi
5. Kepala Biro Sumber Daya Manusia, Organisasi Dan Hukum
6. Kepala Biro Umum
7. Kepala Biro Pengkajian Konstitusi
8. Konsultan IT
KUADRAN I 🡪 PROMOTORS : Berpengaruh, Berkepentingan
1. Kepala Biro Perencanaan Dan Keuangan
2. Kepala Bagian Perbendaharaan
3. Bendahara Pengeluaran
4. Juru Bayar
5. Pemeriksa Anggaran/Verifikator Keuangan
KUADRAN IV🡪 APATHETICS: Tidak berpengaruh, tidak berkepentingan
1. Cleaning Service
2. Masyarakat Umum
XXXXXXX XXX 🡪 DEFENDERS: Tidak
berpengaruh, berkepentingan
1. Inspektorat
2. Bagian Keanggotaan dan Kepegawaian
3. Seluruh Pegawai/pengadministrasi pertanggungjawaban
4. Bagian Gaji, Tunjangan dan Perjalanan Dinas
5. BPK RI
6. KPPN
Gambar 3 Kategori Stakeholders
D. STRATEGI KOMUNIKASI
Strategi komunikasi yang efektif, tepat dan dapat dioperasionalkan oleh para pelaku komunikasi dapat dijadikan sebagai panduan untuk mencapai suatu tujuan. Strategi komunikasiyang tepat adalah bagian dari perencanaan suatu kegiatan agar dapat sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Strategi komunikasi yang dilakukan untuk masing – masing stakeholders pada proyek perubahan kali ini adalah sebagai berikut:
1. Promotor
▪ Memberikan informasi yang jelas dan meyakinkan bahwa kegiatan yang diusulkan sangat diperlukan dan berguna,
▪ Menyampaikan informasi dukungan – dukungan yangdiperlukan untuk suksesnya pelaksanaan proyek perubahan.
2. Laten
▪ Membangun komunikasi dengan memberikan informasi mengenai maksud, tujuan, manfaat dan output yang dihasilkan
▪ Memperlakukan mereka dengan baik
3. Defenders
▪ Memberikan motivasi bahwa perubahan ini harus dilaksanakan karena berkaitan dengan tugas pokok
▪ Menjaga semangat, motivasi dan memberikan apresiasi serta mengingatkan upaya pencapaian proyek perubahan
▪ Melakukan sosialisasi keberadaan dan manfaat penggunaan aplikasi pengendalian sistem informasi tagihan
4. Apathetics
▪ Dengan melakukan sosialisasi tentang keberadaan dan manfaat aplikasi pengendalian sistem informasi tagihan.
E. Manajemen Pengendalian Risiko
Risiko adalah kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran Instansi Pemerintah. Agar aksi perubahan dapat terlaksana dengan baik dan dapat mencapai tujuan dan sasaran yang diharapkan, perlu dilakukan identifikasi risiko, Risiko yang dapat diidentifikasi kemudian dianalisa faktor penyebab dan akibat yang dapat ditimbulkan apabila risiko tersebut terjadi. Untuk mengurangi risiko tersebut perlu dilakukan pengendalian risiko melalui kegiatan yang dapat mengurangi dampak ataupun frekuensi kejadian risiko tersebut. Hasil analisa risiko terdapat dalam tabel bawah ini:
Tabel 9 Managemen Pengendalian Resiko
No. | Potensi Kendala/Permasalahan | Risiko | Strategi Pengendalian Risiko |
1. | Komitmen dan motivasi Xxx Xxxxx dalam menuntaskan Aksi perubahan | Aksi Perubahan tidak selesai tepat waktu | 1. Pemberian motivasi terus menerus 2. Pengawasan dan identifikasi masalah setiap proses kegiatan 3. Tindakan perbaikan segera setelah timbul masalah menyusun rencana kerja |
2. | Komunikasi Efektif | Aksi Perubahan tidak selesai tepat waktu | 1. Menggunakan sarana formal dan informal dalam berkomunikasi 2. Komunikasi secara intensif 3. Komunikasi direncanakan dan disampaikan dengan baik sehingga sasaran yang dituju dapat menangkap maksud yang disampaikan 4. Komunikasi diposisikan sebagai sebuah kebutuhan tim yang harus dioptimalkan agar memperoleh pencapaian yang |
memuaskan 5. Komunikasi tidak disampaikan secara tergesa-gesa 6. Komunikasi Disampaikan dengan mempertimbangkan kondisi fisik dan lingkungan kerja 7. Xxxxxx memberikan kesempatan kepada pihak lain untuk memberikan respon 8. Komunikasi kepada pihak lain dijalankan dengan penuh rasa empati | |||
3. | Kompetensi dan keterampilan Xxx Xxxxx tidak Merata | Aksi Perubahan tidak selesai tepatwaktu | Menyusun kerangka kerja yang mudah dipahami oleh Xxx Xxxxx Komunikasi intensif dengan Xxx Xxxxx |
F. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
Dalam rangka menyusun Aksi Perubahan guna meningkatkan sistem pelayanan dengan Pengembangan Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) Menggunakan Aplikasi SINTAG (Sistem Informasi Pengendalian Dokumen Tagihan) Di Bagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal MPR RI sehingga diperoleh peningkatan kuantitas dan kualitas pelayanan guna menghasilkan layanan publik yang cepat, mudah, murah, efektif, dan efisien.
Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) dapat dimonitor secara langsung melalui Aplikasi SINTAG oleh penerima manfaat dan sekaligus memberikan feedback terhadap layanan yang diberikan oleh Bagian Perbendaharaan Biro Keuangan Sekretaris Jenderal diperlukan pentahapan. Tahapan-tahapan yang dilalui antaranya melalui pembangunan integritas dan akuntabilitas organisasi, pengelolaan pemanfaatan teknologi informasi, dan pengelolaan Tim Efektif dengan
rincian sebagai berikut:
1. MEMBANGUN INTEGRITAS DAN AKUNTABILITAS ORGANISASI
Integritas secara institusional adalah integritas personal ditambah dengan nilai-nilai yang dianut organisasi sehingga menciptakan karakter personel yang diinginkan dalam rangka mencapai terpenuhinya tugas pokok dan fungsi organisasi. Sedangkan Akuntabilitas merupakan sebuah konsep yang tidak asing di dalam organisasi pelayanan publik, di mana selalu menjadi sorotan publik dalam pelaksanaannya. Akuntabilitas sendiri banyak memilki istilah mengaudit, melaksanakan tanggung jawab, memberikan pertanggungjawaban atas laporan kinerja, menjawab permasalahan publik dari perilaku ataupun suatu kegiatan yang dijalankan, terbuka bagi pemeriksaan peradilan, bagian dari sanksi dan juga sebagai bagian dari penghargaan (Xxxxxx dan Xxxxxx, 1993:123).
Atas dasar tersebut, integritas yang dapat dilakukan dalam aksi perubahan efektifitas pengelolaan pembukuan bendahara pembantu (juru bayar) menggunakan aplikasi SINTAG yakni sesuai dengan 7 Prinsip Manajemen Mutu dalam ISO 9001.2015 agar implementasi Aksi Perubahan ini dapat terlaksana dengan baik, antara lain sebagai berikut:
Tabel 10 7 Prinsip Manajemen Mutu
No | KUNCI SUKSES | IMPELMENTASI |
1 | Kepemimpinan (Leadership) | Meyakinkan atas langsung bahwa aksi perubahan ini bermanfaat untuk meningkatkan pelayanan kinerja di Sub Bagian Perbendaharaan Mendengar dan menerima masukan dan saran dari stakeholder dalam rangka aksi perubahan Dengan mendengarkan saran dari stakeholders dapat meningkatkan kualitas Aksi Perubahan, tantangan yang dihadapi adalah adanya system kerja WFO dan WFH yang mengakibatkan sedikitnyawaktu dalam koordinasi bertemu fisik, maka dituntut untuk dapat mampu mengambil |
keputusan yang cepat dengan memanfaatkan teknologi IT, seperti berkonsultasi via WA dan Telepon. | ||
2 | Pendekatan Proses | Melaksanakan implementasi aksi perubahan sesuai dengan prosedur yang berlaku serta terencana sesuai dengan mailstone aksi perubahan. Dalam menjalankan aksi perubahan, dituntut untuk menjalankan program sesuai dengan pentahapan jangka pendek, menengah, dan panjang. Meskipun dengan waktu yang terbatas, proses pengerjaan dilakukan sesuai dengan proses dan perencaaan dalam aksi perubahan. |
3 | Keterlibatan Pegawai | Melibatkan dan menggerakan tim efektif dalam rangka menyukseskan implementasi aksi perubahan |
4 | Relationship | Melakukan komunikasi yang baik kepada tim efektif untuk mendapatkan progress atas implementasi perubahan. Komunikasi yang baik perlu dilakukan dengan tim agar maksud dan tujuan dalam mewujudkan aksi perubahan tercapai. |
5 | Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti | Dalam melaksanakan tahapan kegiatan tim efektif selalu didukung oleh bukti otentik, baik itu photo, video, maupun surat-surat |
6 | Perbaikan Terus- Menerus | Dalam melaksanakan implementasi aksi perubahan selalu meminta saran dan masukan dari stakeholders agar implementasi aksi perubahan dapat dilakukan perbaikan dan penyempurnaan dan kekurangan yang ada. |
7 | Fokus Pelanggan | Implementasi aksi perubahan dilakukan dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada para stakeholders Internal dan Eksternal dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan Sub Bagian Perbendaharaan |
2. PENGELOLAAN BUDAYA PELAYANAN BERBASIS PEMANFAATAN IT
Pengeloaan budaya pelayanan dengan pemanfaatan IT dalam rangka aksi perubahan dilakukan pemanfaatan teknologi di Sub Bagian Perbendaharaan dengan pengembangan penyempurnaan aplikasi SINTAG sehingga pembuatan laporan
bendahara pembantu dapat dilakukan secara cepat, mudah, tertib dan akurat.
3. PENGELOLAAN TIM
Pengelolaan tim dilakukan dengan membangun Tim Efektif yang di tetapkan oleh Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan melalui Surat Keputusan Nomor: 600I/B-V/09/2021tanggal 6 September 2021 tentang Tim Kerja Pengembangan Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) Menggunakan Aplikasi SINTAG dengan susunan tim sebagai berikut:
NO | NAMA | NIP | JABATAN | JABATAN DALAM TIM |
1. | XXXXXXXXX, S.Sos., M.M. | 197111192003122002 | Kepala Bagian Perbendaharaan, Biro Perencanaan dan Keuangan, Deputi Bidang Administrasi | Mentor/Penanggung jawab |
2. | XXXX XXXX XXXXXXX, X.Xxx., M.M. | 198110112008122001 | Kepala Subbagian Perbendaharaan Belanja Sekretariat Jenderal, Bagian Perbendaharaan, Biro Perencanaan Dan Keuangan, Deputi Bidang Administrasi | Ketua Aksi Perubahan |
3. | XXXXX XXXXXXX, S.E., Ak. | 197903092005021001 | Kepala Subbagian Perbendaharaan Belanja Majelis, Bagian Perbendaharaan, Biro Perencanaan dan Keuangan, Deputi Bidang Administrasi | Ketua Tim Efektif |
4. | XXXX XXXXXXX, S.Sos., M.M. | 197802212005021001 | Verifikator Keuangan, Subbagian | Anggota |
Perbendaharaan Belanja Sekretariat Jenderal, Bagian Perbendaharaan, Biro Perencanaan Dan Keuangan, Deputi Bidang Administrasi | ||||
5. | XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXX, X.Xx. | 198602272015032002 | Verifikator Keuangan, Subbagian Perbendaharaan Belanja Sekretariat Jenderal, Bagian Perbendaharaan, Biro Perencanaan dan Keuangan, Deputi Bidang Administrasi | Anggota |
6. | RIMADHONA XXXXX XXXXXXX, X.Xx. | 198306162015032001 | Verifikator Keuangan, Subbagian Perbendaharaan Belanja Sekretariat Jenderal, Bagian Perbendaharaan, Biro Perencanaan dan Keuangan, Deputi Bidang Administrasi | Anggota |
7. | XXX XXXXXXX, S.AP. | 198506012005021001 | Pemroses SPP dan SPM, Subbagian Perbendaharaan Belanja Sekretariat Jenderal, Bagian Perbendaharaan, Biro Perencanaan dan Keuangan, Deputi Bidang Administrasi | Anggota |
8. | XXXXX XXXXXXXXX, S.E. | Pengadministrasi Umum, Subbagian Perbendaharaan Belanja Sekretariat Jenderal, Bagian Perbendaharaan, Biro Perencanaan Dan Keuangan, Deputi Bidang Administrasi | Anggota | |
9. | XXXXXX XXXXX, X.Xx | Pengadministrasi Umum, Subbagian Perbendaharaan Belanja Sekretariat Jenderal, Bagian Perbendaharaan, Biro Perencanaan Dan Keuangan, Deputi Bidang Administrasi | Anggota |
Anggaran yang diperlukan dalam melaksanakan Aksi Perubahan ini adalah Rp. 10.000.000,00 yang pembiayaannya dibebankan kepada DIPA Sekretariat Jenderal MPR RI.
Gambar 4 Pembentukan Tim Efektif
BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
A. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
PELAKSANAAN TAHAPAN KEGIATAN
Pelaksanaan Aksi Perubahan pada Mailstone jangka pendek ini dimulai pada tanggal 3 September s.d. 29 Oktober 2021.
Setiap tahapan pelaksanaan kegiatan mengacu pada Aksi Perubahan. Berikut ini merupakan uraian pelaksanaan kegiatan pada tahapan mailstone jangka pendek sebagai berikut:
1. Tahapan Persiapan
a) Identifikasi Permasalahan
Identifikasi permasalahan dan perumusan area perubahan yang akan diusung sebagai program Aksi Perubahan pada Subbagian Perbendaharaan Belanja Sekretariat Jenderal, Bagian Perbendaharaan, Biro Perencanaan Dan Keuangan, Deputi Bidang Administrasi dilakukan pada tahap persiapan. Pada tahap ini dilakukan identifikasi permasalahan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi jabatan peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas sebagai Kepala Subbagian Perbendaharaan Belanja Sekretariat Jenderal (Project Leader).
b) Menyusun Aksi Perubahan/Penjadwalan
Penyusunan Aksi Perubahan dilakukan pada tahapan persiapan. Tahapan kegiatan/milestones sangat penting dalam mengawal perwujudan Aksi Perubahan dalam kerangka penetapan target di setiap tahapannya. Detail tahapan kegiatan telah diberi arahan dan disetujui oleh pembimbing. Penyusunan milestones mulai dari perencanaan, persiapan, dan pelaksanaan hingga evaluasi hasil pelaksanaan dari aksi perubahan Pengembangan Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) Menggunakan Aplikasi SINTAG
c) Pembentukan Tim Efektif
Kegiatan ini merupakan salah satu dari tahap persiapan. Untuk melakukan aksi perubahan perlu dibentuk tim agar aksi perubahan ini dapat terlaksana dengan baik. Berikut ini merupakan realisasi pelaksanaan kegiatan tim efektif dalam rangka pelaksanaan Aksi Perubahan :
• Identifikasi pemilihan anggota tim efektif
• Pembagian tugas tim Efektif
• Rapat koordinasi dengan tim efektif
• Pembuatan surat tugas penunjukan tim efektif
Berikut adalah tugas atau peran tim efektif dalam melaksanakan aksi perubahan:
1) Mentor (Kepala Bagian Perbendaharaan):
• Sebagai atasan langsung untuk memberikan kesepakatan dan persetujuan atas aksi perubahan yang diajukan oleh peserta
• Bertindak sebagai pembimbing peserta dengan sikap profesional
• Memberikan dukungan penuh kepada peserta pelatihan dalam mempersiapkan rancangan aksi perubahan yang akan implementasikan
• Memberikan bimbingan serta arahan kepada peserta dalam merumuskan atau mengidentifikasi permasalahan krusial organisasi yang memerlukan terapi melalui rencana aksi perubahan
• Memberikan bimbingan dalam mengatasi yang muncul selama proses implementasi berlangsung
• Membantu peserta dalam memetakan agenda project yang akan dilaksanakan dan rencana jadwal pertemuan yang akan dilaksanakan
• Menjelaskan kontrak penyelesaian tugas kepada peserta Pelatihan
• Memantau setiap perkembangan proyek perubahannya dengan meminta
progress report setiap minggunya
• Memberikan dukungan kepada peserta dalam mendayagunakan seluruh potensi sumberdaya yangdiperlukan dalam melakukan implementasi rencana aksi perubahan
• Memberikan inspirasi bagi peserta pelatihan dalam melakukan inovasi-inovasi yang diperlukan
2) Project Leader :
• Mempersiapkan/merencanakan dokumen/instrument /waktu yang diperlukan dengan baik sebelum pertemuan dengan mentor.
• Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor dan coach
• Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholders terkait (internal & eksternal).
• Membuat laporan Aksi Perubahan dikumpulkan ke penyelenggara sebelum seminar rancangan
• Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki
• Secara aktif melakukan diskusi, bertanya atau melaporkan perkembangan implementasi proyek perubahan kepada coach
• Merujuk pada milestones yang telah ditargetkan dalam pelaksanaan rencana aksi sebagai dasar pencapaian target perubahan
• Mengumpulkan dokumen kegiatan yang dapat dijadikan bukti dalam evaluasi dan untuk bahan pelengkap laporan kegiatan
3) Coach / Pembimbing
• Memberikan motivasi dan tantangan-tantangan kepada peserta dalam aspek substansi aksi perubahan yang akan dilakukan
• Memantau kegiatan peserta selama tahap membangun komitmen bersama dan selama tahap Pelatihan Kepemimpinan Pengawas melalui media teknologi informasi yang telah disiapkan oleh penyelenggara atau dengan media lain yang dapat digunakan oleh coach dan peserta
• Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu peserta apabila peserta mengalami permasalahan selama tahap membangun komitmen bersama maupun tahap penerapan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas
• Memberikan masukan kepada peserta terkait usulan proyek perubahan yang sedang dirumuskan pada tahap membangun komitmen bersama dan tahap penerapan pelatihan kepemimpinan pengawas
• Menjadi counsellor pada saat peserta mengalami kebuntuan dan kurang motivasi
4) Tim Efektif
• Membantu pembuatan aplikasi sesuai kebutuhan, sosialisasi dan pengembangan
• Membuat desain aplikasi
• Membantu membuat petunjuk penggunaan aplikasi yang mudah dipahami
• Membantu mengevaluasi efektifitas dan realibilitas aplikasi
• Membuat pengembangan Aplikasi
2. Tahapan Utama atau Pelaksanaan
a) Analisa pengembangan sistem aplikasi dan perancangan aplikasi.
Analisa perubahan sistem aplikasi SINTAG di koordinasikan
dengan tim efektif, Juru Bayar dan stakeholsder. Hal ini untuk menganalisa permasalahan yang terjadi dan menentukan cara kerja yang lebih efektif kedepannya. Koordinasi ini juga untuk menentukan rancangan perubahan yang akan di implementasikan pada sistem SINTAG yang sudah ada kedepannya.
Dalam proses perancangan terdapat beberapa titik fokus pembahasan, yakni sebagai berikut:
1) Pembahasan bisnis proses Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) menggunakan aplikasi SINTAG
2) Pembahasan perhitungan laporan pajak menggunakan aplikasi SINTAG
3) Pembahasan master data untuk proses Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) menggunakan aplikasi SINTAG
4) Pembahasan bentuk laporan hasil Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) menggunakan aplikasi SINTAG.
5) Pembahasan akses untuk login aplikasi SINTAG
Gambar 5 Rapat Perancanaan Pengembangan Aplikasi
b) Pengembangan Aplikasi SINTAG Oleh Programmer
Setelah proses analisa pengembangan aplikasi SINTAG yang dilakukan oleh tim efektif dan stakeholder selesai, maka selanjutnya Analisa tersebut di serahkan ke pihak ke-3 selaku pembuat aplikasi SINTAG untuk dilakukan proses pengembangan sesuai hasil Analisa
oleh tim internal SETJEN MPR-RI. Pada tahap ini tim vendor melakukan beberapa hal terkait perubahan aplikasi SINTAG, yaitu sebagai berikut:
1) Menuangkan hasil rapat rancangan perubahan ke dalam sistem program.
2) Komunikasi secara berkala dengan Tim Efektif terkait perkembangan aplikasi SINTAG untuk Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar).
3) Mengidentifikasi potensi adanya bug dalam aplikasi SINTAG.
4) Melakukan pengujian terhadap aplikasi SINTAG.
3. Uji Coba
Setelah selesai pengengembangan aplikasi SINTAG dilakukan oleh programmer, maka tahap berikutanya adalah tahapan uji coba yang di lakukan Bersama antara Tim Efektif dan juga vendor pembuat aplikasi. Hal ini dilakukan untuk memastikan hasil pengembangan sesuai dengan rancang bangun yang sudah di tetapkan oleh Xxx efektif SETJEN MPR-RI. Berikut adalah rangkaian Uji coba yang dilakukan.
• Menentukan sasaran uji coba implementasi pengembangan aplikasi SINTAG. Karena pengembangan aplikasi SINTAG ini dikhususkan untuk Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar), maka uji coba ini di lakukan oleh subbagian kebendaharan Sekretariat Jenderal MPR-RI.
• Melaksanakan uji coba implementasi pengembangan aplikasi sistem informasi pengendalian dokumen tagihan. Uji coba yang dilakukan oleh subbagian kebendaharan Sekretariat Jenderal MPR-RI ini untuk mengidentifikasi pengembangan aplikasi SINTAG apakah sesuai dengan yang di harapkan atau tidak. Dan tim uji coba harus melaporan segera jika ada error/bug pada program yang sudah dibuat oleh pihak ke-3, sehingga pihak vendor dapat memperbaiki segera.
• Identifikasi kendala/ hambatan implementasi aplikasi sistem informasi pengendalian dokumen tagihan (SINTAG) untuk Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar). Identifikasi ini penting untuk menentukan langkah-langkah perbaikan yang akan di lakukan oleh vendor yang
mengembangkan aplikasi SINTAG untuk Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar).
• Tindak lanjut penyelesaian kendala. Dari hasil identifikasi kendala pada aplikasi SINTAG untuk yang sudah dilakukan oleh tim efektif maka kendala-kendala yang sudah teridentifikasi akan di koordinasikan bersama antara tim efektif dan pihak pengembang. Dan pihak pengembang memperbaiki kendala-kendala pada aplikasi SINTAG untuk kemudian dilakukan pengujian ulang oleh tim efektif.
Gambar 6 Uji Coba dengan Juru Bayar
4. Sosialisasi dan Evaluasi
Sosialisasi dan Evaluasi Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) dengan Menggunakan Aplikasi SINTAG penting dilakukan sebelum digunakan secara langsung oleh Bendahara Pembantu (Juru Bayar) Subbagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal. Agar pada saat penggunaannya nanti tidak ada kendala baik itu di subbagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal khususnya maupun di seluruh lingkup MPR-RI umumnya. Tahap-tahap sosialiasi tersebut dilakukan sebagai berikut:
• Sosialisasi penerapan pengembangan aplikasi sistem informasi pengendalian dokumen tagihan di lingkungan biro keuangan (eselon II)
• Sosialisasi pengembangan aplikasi Sistem Informasi Pengendalian Dokumen Tagihan (SINTAG) di seluruh SETJEN MPR RI
• Evaluasi penerapan sistem informasi pengendalian dokumen tagihan di
lingkungan biro Keuangan.
Adapun agenda sosialisasi tersebut sebagai berikut:
• Menjabarkan urgensi dan latar belakang Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) dengan Menggunakan Aplikasi SINTAG.
• Menjelaskan tujuan dan manfaat dari pengembangan aplikasi SINTAG.
• Penjabaran lebih dalam tentang kinerja organisasi yang diharapkan pasca digunakannya Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) dengan Menggunakan Aplikasi SINTAG.
• Menerangkan tata cara penggunan Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) dengan Menggunakan Aplikasi SINTAG.
Gambar 7 Sosialisasi Dan Implementasi
B. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
1. Periode Capaian Aksi Perubahan
Dengan adanya Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar)
dengan Menggunakan Aplikasi SINTAG, maka pengelolaan pembukuan bendahara pembantu (Juru Bayar) tidak lagi di lakukan dengan sistem manual lagi. Perhitung pajak juga tidak lagi dilakukan secara manual sehingga meminimalisir kesalahan yang dilakukan oleh juru bayar pada subbagian Perbendaharaan Sekretariat Jenderal.
Keberhasilan hasil perubahan meliputi tiga periode capaian, yaitu:
a. Capaian Jangka Pendek.
Capaian ini merupakan capaian yang diperoleh dalam masa pelakasanaan aksi perubahan dalam waktu 1-2 bulan. Pada periode ini merupakan pembuatan Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) dengan Menggunakan Aplikasi SINTAG
b. Capaian Jangka Menengah.
Periode jangka menengah merupakan capaian yang diperoleh dalam rentang waktu 3-6 bulan yang merupakan keberlanjutan dari periode jangka pendek. Dalam periode ini diharapkan Aplikasi SINTAG bisa di kembangakan dengan berbasis web, sehingga penggunakan bisa digunakan dimana saja dan tidak terbatas dalam lingkup kerja MPR-RI. Terlebih pada saat pandemic COVID-19 ini.
c. Capaian Jangka Panjang.
Periode jangka Panjang merupakan capaian yang diperoleh dalam rentang waktu 6-12 bulan yang merupakan keberlanjutan dari periode jangka menengah. Dalam periode ini diharapakan pengembangan Aplikasi SINTAG bisa terintragasi dengan Aplikasi lainnya melalui Android yang ada di Biro Keuangan dan Perencanaan MPR-RI.
2. Kendala Internal dan Eksternal
Dalam proses penyelesaian Aksi Perubahan terdapat beberapa kendala internal yakni sebagai berikut :
a. Tim Efektif yang terdiri dari lintas Unit Kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal MPR dan lintas stakeholder sehingga perlu penyesuaian waktu untuk melakukan komunikasi langsung pembahasan Aksi Perubahan.
b. Banyaknya beban kerja Tim Efektif karena pada saat pelaksanaan Aksi Perubahanjuga terdapat beberapa kegiatan lain yang harus dilaksanakan sehingga Tim Efektif harus bekerja lebih maksimal dengan terus mempertimbangkan ketersediaan waktu.
c. Semangat Tim Efektif yang menurun karena banyaknya masalah yang dihadapi juga menyebabkan menurunnya produktivitas Tim Efektif dalam menyelesaikan Aksi Perubahan.
Covid-19 sebagai pandemi global telah memberikan dampak pada setiap kehidupan sosial masyarakat termasuk lingkungan kerja para ASN di Sekretariat Jenderal MPR. Kondisi telah menjadi kendala eksternal dalam menyelesaikan Aksi Perubahan seperti:
a. Keharusan Tim Efektif untuk menghindari kerumunan sehingga intensitas pertemuan menjadi lebih sedikit.
b. Penerapan WFH (Work Form Home) juga menjadi kendala bagi Xxx Efektif untuk sering bertemu di kantor.
c. Berhentinya aktivitas pegawai di beberapa Unit Kerja karena terdapat pegawai yang terinfeksi Covid-19 menyebabkan proses birokrasi yang berhubungan secara langsung dan tidak langsung dengan Unit Kerja dimaksud menjadi terhambat.
d. Beberapa Tim Efektif yang pernah berinteraksi dengan pegawai yang terinfeksi
i. Covid-19 harus dirumahkan selama dua minggu.
3. Strategi Mengatasi Kendala
a. Mengoptimalkan setiap strategi penyelesaian masalah yang telah dirumuskan sejak awal.
b. Meminta masukan dan dukungan dari Mentor dan Pembimbing/Coach secaraintens agar Aksi Perubahan dapat diselesaikan tanpa ada kendala yang berarti.
c. Komunikasi dan koordinasi secara berkala dan konsisten baik antara Tim Efektif maupun stakeholders lain di luar Tim Efektif dalam rangka menyelesaikan dan mensosialisasikan Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) dengan Menggunakan Aplikasi SINTAG
d. Memberikan motivasi kepada Xxx Efektif dalam rangka memacu semangat untukmeningkatkan produktivitas menyelesaikan Aksi Perubahan.
e. Memaksimalkan waktu di luar hari kerja dalam rangka menyelesaikan
satiap pekerjaan terkait pelaksanaan Aksi Perubahan.
f. Mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi dalam rangka menyesuaikan perubahan pola kerja akibat dampak pandemi Covid-19 seperti Zoom Meeting, Google Meet, WhatsApp, atau instrumen lainnya.
BAB VI
A. Kesimpulan
Hasil kegiatan Laboratorium Kepemimpinan (Breakthroug II) yang dituangkan dalam laporan proyek perubahan dalam rangka menempuh Pelatihan Kepemimpinan dan Pengawas Angkatan II Non Kementerian Pertanian Pusat Pelatihan Manajemendan Kepemimpinan Pertanian (PPMKP) dengan Proyek Perubahan “Pengelolaan Pembukuan Bendahara Pembantu (Juru Bayar) dengan menggunakan Aplikasi SINTAG” dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Proyek perubahan dapat terlaksana karena adanya dukungan, komitmen dan kerjasama anggota tim efektif,
2. Koordinasi antar anggota tim efektif tetap dapat terlaksana meskipun tidak kumpul dan bertemu langsung,
3. Tahapan proyek perubahan dapat terlaksana semua,
4. Terlaksananya pengendalian penyelesaian berkas pertanggungjawaban keuangan dapat dipantau dengan mudah dan up to date,
5. Pada awal pelaksanaan uji coba penggunaan aplikasi pengendalian sistem informasi tagihan para pegawai belum terbiasa dan merasa kesusahan,
6. Aplikasi ini sangat membantu banyak pihak (pelaksana teknis kegiatan, staf ppk, ppk, verifikator, bendahara pengeluaran) dalam hal pengendalian informasi tagihan,
B. Saran / Rekomendasi
Dalam rangka tercapainya tujuan dan kelangsungan pelaksanaan dan implementasi dengan cakupan pengguna aplikasi pengendalian sistem informasi tagihan lebih luas lagi, maka disampaikan saran sebagai berikut:
1. Tim efektif proyek perubahan agar tetap bekerja dan membantu project leader untuk mencapai tujuan sampai jangka panjang,
2. Perlu adanya Keputusan Sekretaris Jenderal MPR RI sebagai payung hukum untuk memperkuat perintah penggunaan aplikasi pengendalian sistem informasi tagihan dalam setiap pengajuan pertanggungjawaban keuangan atas pelaksanaan kegiatan,
3. Project leader berharap agar aplikasi ini dapat digunakan seterusnya dalam penyelesaian berkas pertanggungjawaban keuangan,
4. Project leader merasa bahwa aplikasi ini perlu dikembangkan dengan menambah fitur
–fitur capaian output kinerja dan fitur – fitur lainnya yang dapat dibuat melalui link aplikasi,
5. Dukungan semangat dan komitmen dari berbagai pihak dapat terus terjaga untuk pemakaian aplikasi ini secara berkelanjutan sangat diperlukan,
6. Dukungan anggaran untuk pengembangan aplikasi ini sangat dibutuhkan.
DAFTAR PUSTAKA
Undang – Undang Nomor 17 Tahun 2014 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah sebagaimana diubah dengan Undang – Undang Nomor 2 Tahun 2018 perubahan Kedua Atas Undang – Undang Nomor 17 Tahun 2014 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi.
Peraturan Sekretaris Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia.
Peraturan Presiden Nomer 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah
Peraturan Presiden No. 53 tahun 2010 Tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara
Peraturan Menteri Keuangan, PMK No. 214/PMK.05/2013 tentang Bagan Akun Standar
Peraturan Menteri Keuangan, PMK No. 178/PMK.05/2018 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Keuangan No. 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran dalam rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara
xxxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxx_xxxxxxxxx xxxxx://xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx xxxxx://xxx.xx-xxxxxx.xxx/xx