GOVERNMENT PROCUREMENT)
TAWARAN KERAJAAN
(GOVERNMENT PROCUREMENT)
LEMBAGA TAWARAN NEGARA KEMENTERIAN KEWANGAN DAN EKONOMI
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
KANDUNGAN TAKLIMAT
❖ POLISI, DASAR DAN OBJEKTIF PEMBELIAN KERAJAAN
❖ JENIS-JENIS PEMBELIAN KERAJAAN
❖ JENIS-JENIS TAWARAN
❖ PERATURAN-PERATURAN
❖ PROSES PEMBELIAN KERAJAAN
❖ CARA PENILAIAN
Definasi Perolehan Kerajaan
Perolehan Kerajaan (Government Procurement) adalah pembelian/penyewaan barang-barang (Goods) atau perkhidmatan (Services) yang dilaksanakan oleh Kementerian-Kementerian dan Jabatan- Jabatan.
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
POLISI, DASAR DAN OBJEKTIF TAWARAN KERAJAAN
❖ Polisi pembelian Kerajaan adalah dikawal oleh Kementerian Kewangan dan Ekonomi melalui Lembaga Tawaran Negara (LTN).
❖ Lembaga Tawaran Kecil (LTK) ditubuhkan disetiap Kementerian untuk mempercepatkan lagi proses sokongan tawaran.
❖ Pembelian yang dibuat oleh Kementerian/Jabatan mengikut Had
Xxxxx Xxxxxxx/Sebutharga (Threshold Amount) yang dibenarkan.
1) Pembelian Nilai Kecil
2) Sebutharga
3) Tawaran – LTK
4) Tawaran – LTN
DASAR DAN OBJEKTIF UTAMA PEMBELIAN KERAJAAN
Telus
(transparency)
Keadilan
(fairness)
Terbuka
(openness)
VALUE
OF MONEY
Kompetitif
(competitiveness)
Jenis Pembelian-Pembelian Yang Dilaksanakan Oleh Pihak Kerajaan
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
Pembelian Nilai Kecil (Small Value Purchase)
• Pembelian cara ini adalah bagi barang-barang atau perkhidmatan berharga tidak melebihi $2,000.00. Ianya boleh dibeli terus oleh Jabatan/Kementerian dari pengedar/kedai.
Sebutharga
(Quotation)
• Pembelian barang-barang, perkhidmatan atau kontrak yang bernilai lebih dari
$2,000.00 hingga $50,000.00 dan ianya di bawah bidangkuasa Ketua Jabatan termasuk Setiausaha Tetap. Jabatan/Kementerian adalah dikehendaki untuk mendapatkan sekurang-kurangnya 3 sebutharga yang bersesuaian.
Tawaran
(Tender)
• Pembelian barang-barang, perkhidmatan atau kontrak yang bernilai lebih dari
$50,000.00 keatas hendaklah dibuat secara tawaran. Pihak yang berkuatkuasa meluluskan tawaran adalah tertakluk kepada jumlah harga projek seperti berikut:
• Melebihi $50,000.00 hingga $250,000.00 – Lembaga Tawaran Kecil (LTK) dan
diluluskan oleh Menteri masing-masing
• Melebihi $250,000.00 keatas – Dinilai dan disokong oleh LTK sebelum dihadapkan ke Lembaga Tawaran Negara untuk pertimbangan selanjutnya dan diluluskan oleh Menteri Kewangan dan Ekonomi
8
Tawaran Terbuka
(Open Tender)
• Semua pembelian melebihi $50,000.00 hendaklah dilaksanakan secara tawaran terbuka
• Setiap Kementerian/Jabatan pengguna hendaklah mematuhi semua peraturan-peraturan
yang sedia ada.
• Setengah tawaran memerlukan kontraktor/syarikat untuk berdaftar terlebih dahulu dengan agensi-agensi Kerajaan tertentu seperti Kementerian Pembangunan, Jabatan Perkhidmatan Elektrik, Kementerian Kesihatan dan lain-lain.
9 9
Tawaran Pilihan
(Selective Tender)
• Digunakan jika diketahui hanya beberapa syarikat yang boleh melaksanakan skop-skop kerja dalam tawaran tersebut atau tawaran telah dikeluarkan secara terbuka, tetapi tidak ada tawaran diterima.
• Kebenaran untuk menjemput syarikat-syarikat yang dipilih hendaklah dihadapkan terlebih dahulu kepada LTK/LTN mengikut anggaran projek/pembelian berkenan.
• Sebelum menghadapkan ke LTK/LTN, Kementerian/Jabatan hendaklah menilai terlebih dahulu syarikat-syarikat yang berkelayakkan dan berkebolehan untuk melaksanakan kerja-kerja berkenaan.
• Setelah permohonan telah diluluskan, Kementerian/Jabatan boleh menjemput syarikat-syarikat berkenaan untuk menghadapkan tawaran.
10 10
Tawaran Pengecualian/ Terhad (Direct Award)
• Diperlukan jika satu tawaran tidak dapat ditawarkan secara terbuka atau pilihan. Contohnya bagi kerja-kerja yang segera, Keselamatan Negara, software licence renewal dan sebagainya
• Kebenaran untuk menjemput syarikat-syarikat yang dipilih hendaklah dihadapkan terlebih dahulu kepada LTK/LTN mengikut harga projek dengan menyatakan nama syarikat yang akan diberikan dan menyatakan alasan kenapa tawaran ini tidak boleh dibuat secara tawaran terbuka dan tawaran pilihan
11 11
• Jenis-Jenis Kesalahan:-
– Gagal melaksanakan pembelian atau pemerolehan yang berhemah (prudent) atau mengamalkan value for money sehingga membawa kepada pembaziran dan kerugian kewangan Kerajaan dalam melaksanakan atau membenarkan pembelian atau pemerolehan seperti membuat pembelian barang-barang atau mendapatkan perkhidmatan yang tidak perlu atau secara berlebihan dan sebagainya;
– Membuat perolehan tanpa peruntukan yang mencukupi atau tanpa peruntukan yang dibenarkan; dan
– Tidak mematuhi Polisi dan Dasar Tawaran Kerajaan yang berkuatkuasa atau pembelian bagi mengelak dari mematuhi
proses tawaran yang ditetapkan.
12 12
• Surcaj yang dikenakan:
– Jumlah surcaj yang dikenakan ialah 100% dari:-
• Nilai kerugian wang Kerajaan yang ditaksir oleh Jawatankuasa Menimbangkan Surcaj; atau
• Nilai barang-barang yang berlebihan daripada keperluan; atau
• Nilai barang-barang atau perkhidmatan yang diperolehi tanpa peruntukan,
Dan dibahagikan kepada pegawai dan kakitangan yang telah dipertanggungjawabkan mengikut pembahagian sebagaimana yang akan ditetapkan.
– Pegawai dan kakitangan yang telah dipertanggungjawabkan juga boleh dikenakan Tindakan Tatatertib secara berasingan iaitu ditahan kenaikan tahunan atau bonus atau kedua-duanya sekali pada tahun surcaj diputuskan.
13 13
Peraturan-peraturan yang mengawal
Peraturan Kewangan 1983
Surat Pemberitahuan Jabatan Perbendaharaan bil: 12/1987
Surat LTN bil: LTN/4 (46/1995) dan LTN/4 (39/1997)
Surat Kementerian Kewangan bil: KKW/X/91
Surat Keliling Kementerian Kewangan bil: 3/2004
Surat Keliling Kementerian Kewangan bil: 2/2009
Surat Keliling Kementerian Kewangan bil: 1/2014
Surat Keliling Kementerian Kewangan bil: 1/2015
14
PERATURAN
KEWANGAN 1983
PERATURAN KEWANGAN 1983
(Bil. 327 - 340)
Bil: 327
• Kerja, pembelian & perkhidmatan melebihi $2,000.00 hingga $50,000.00 adalah dibidang kuasa Ketua Jabatan. Tetapi sekurang-kurangnya 3 sebutharga hendaklah didapatkan.
Bil: 328
• Kerja, pembelian & perkhidmatan melebihi $50,000.00 hendaklah menurut peraturan tawaran seperti Tawaran Terbuka, Tawaran Jemputan, Tawaran Pilihan, Tawaran Pengecualian, di iklankan sekurang-kurangnya 2 minggu etc.
Bil: 329
• Lembaga Tawaran dilantik setiap tahun oleh Kebawah Duli Yang Maha Mulia
Sultan Xxx Xxxx Di-Pertuan Negara Brunei Darussalam.
Bil. 330
PERATURAN KEWANGAN (Bil. 327 - 340)
• Korum Mesyuarat adalah 3 orang ahli termasuk pengerusi.
Bil. 331
• Mana-mana sokongan Lembaga hendaklah direkod dalam minit mesyuarat dan disahkan oleh mesyuarat dan Minit Mesyuarat yang telah disahkan hendaklah ditandatangani oleh Pengerusi untuk dihadapkan bagi mendapatkan kebenaran Menteri.
Bil. 332
• Kebenaran dari Menteri hendaklah dimaklumkan kepada Pengerusi Lembaga Tawaran dan salinan minit mesyuarat dan salinan surat kebenaran hendaklah dihadapkan kepada Juruaudit Agung.
Bil. 333
• Jika ada perubahan didalam kebenaran tawaran, ianya hendaklah dimaklumkan kepada Lembaga Tawaran untuk dipertimbangkan semasa mesyuarat Lembaga Tawaran bagi sebarang keputusan.
PERATURAN KEWANGAN (Bil. 327 - 340)
Bil. 334
• Pemberitahuan / penghebohan tawaran hendaklah disebarkan seluas-
luasnya.
• 334.1 - Memberikan butir-butir lengkap tentang syarat-syarat pembekalan, perkhidmatan atau kerja yang akan dilaksanakan.
- Tempoh pengiklanan hendaklah tidak kurang daripada 2 minggu sebelum tarikh tutup tawaran.
• 334.2 - Tanda perniagaan dan ‘brand name’ tidak boleh
dinyatakan.
• 334.3 - Pengiklanan tawaran hendaklah melalui Akhbar Rasmi
Kerajaan (Pelita Brunei).
PERATURAN KEWANGAN (Bil. 327 - 340)
• 334.4 - Tawaran hendaklah dialamatkan kepada Pengerusi Lembaga Tawaran dan dimasukkan ke dalam Peti Tawaran dalam bentuk sampul surat yang digam dengan menyatakan tajuk tawaran berkenaan.
• 334.5 - Anak kunci Peti Tawaran disimpan oleh Pengerusi Lembaga
Tawaran.
• 334.6 - Tawaran dibuka semasa mesyuarat bersidang dan setiap dokumen berkenaan ditandatangani dan diberikan nombor bersiri.
• 334.7 - Dokumen-dokumen tawaran hendaklah disimpan ditempat yang selamat dan hendaklah dihadapkan kepada Jabatan-
jabatan pengguna untuk membuat penilaian ke atas tawaran
berkenaan.
Bil. 335
PERATURAN KEWANGAN (Bil. 327 - 340)
• Pengecualian daripada proses tawaran biasa boleh dipohonkan dengan
memberikan penjelasan lengkap sebab-sebab diperlukan segera.
Bil. 336
• Kontrak atau perjanjian mestilah dibuat dan ditandatangani oleh pihak Kerajaan
dengan pihak lain yang berkenaan (Pemborong).
Bil. 337
• Antaralain memberikan salinan kontrak yang telah ditandatangani kepada Jurukira
Agung dan Juruaudit Agung.
Bil. 338 / 339/ 340
• Mempastikan kontrak dibuat menurut kehendak semasa. Xxxxxxxx mengadakan jaminan, denda dan ganti rugi. Ketua Jabatan hendaklah memaklumkan Ke Lembaga Tawaran jika ada perubahan kontrak.
SURAT JABATAN PERBENDAHARAAN
BIL: 12/1987 bertarikh 29 Ogos 1987
Sebarang tawaran bagi pembekalan barang- barang yang bercukai termasuk kenderaan hendaklah dinyatakan dalam Pemberitahuan Tawaran bahawa harga tawaran hendaklah termasuk cukai kastam.
Satu cara pengawalan tawaran-tawaran supaya tawaran dilaksanakan dengan teratur dan sempurna.
Garispandu Penegahan/Pengharaman Dikeluarkan
Ini adalah kerana dalam menimbangkan tawaran-tawaran samada di peringkat LTN atau LTK, masih terdapat penender-penender yang tidak mematuhi peraturan dan proses tawaran yang boleh menyebabkan penender tersebut ditegah dari menyertai sebarang tawaran Kerajaan.
Sebab-Sebab
Penegahan
•Penender menarik diri atau membatalkan tawaran selepas tarikh tutup tawaran
1
•Penender membatalkan kontrak selepas tawaran diberikan atau kontrak
ditandatangani;
2
•Penender gagal untuk menjawab surat penerimaan tawaran dalam tempoh yang
diberikan;
3
•Penender enggan menandatangani kontrak selepas pemberian tawaran;
4
•Penender gagal mematuhi segala syarat-syarat di bawah perjanjian kontrak atau pesanan
resmi atau tidak dapat melaksanakan/menyiapkan projek; dan
5
•Penender yang didapati memberikan maklumat palsu
6
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
XXXXXXXXX YANG MENOLAK PENERIMAAN TAWARAN
Nilai | Tempoh | |
1 | Sehingga $25,000.00 | 1 bulan |
2 | $25,000.01 hingga $150,000.00 | 2 bulan |
3 | $150,000.01 hingga $250,000.00 | 3 bulan |
4 | $250,000.01 hingga $500,000.00 | 4 bulan |
5 | $500,000.01 hingga $750,000.00 | 5 bulan |
6 | $750,000.01 hingga $1,000,000.00 | 6 bulan |
7 | $1,000,000.01 hingga $1,500,000.00 | 7 bulan |
8 | $1,500,000.01 hingga $2,000,000.00 | 8 bulan |
9 | $2,000,000.01 hingga $2,500,000.00 | 9 bulan |
10 | $2,500,000.01 hingga $3,500,000.00 | 10 bulan |
11 | $3,500,000.01 hingga $5,000,000.00 | 11 bulan |
12 | $5,000,000.01 keatas | 12 bulan |
23
SURAT KELILING
KEMENTERIAN KEWANGAN
BIL: 3/2004 bertarikh 26 Oktober 2004
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
1. Semua Kementerian menubuhkan Lembaga Tawaran Kecil masing-masing.
2. Keahlian LTN/LTK tidak melebihi 5 orang ahli termasuk Pengerusi. (PK 329). Walau bagaimanapun, mulai Tahun Kewangan 2015/2016 - Timbalan Setiausaha Tetap dilantik sebagai Timbalan Pengerusi di setiap LTK.
3. Menginitial semua dokumen tawaran semasa membuka tawaran. (PK 334.6). Menginitial dokumen tawaran tertakluk kepada praktik Lembaga Tawaran Kecil masing-masing
4. LTK berkuasa menimbangkan sokongan tawaran bernilai $250,000.00 ke bawah
dan seterusnya menghadapkan kepada Menteri masing-masing untuk diluluskan.
5. Sokongan Ketua Jabatan bagi tawaran melebihi $250,000.00 akan dihadapkan ke LTN untuk pertimbangan.
SURAT KELILING KEMENTERIAN KEWANGAN BIL: 3/2004
6. Semua salinan minit Mesyuarat LTK yang telah disahkan hendaklah dihadapkan kepada Pengerusi LTN, Jurukira Agung dan Juruaudit Agung setelah diluluskan oleh Menteri Kementerian masing-masing tidak lewat dua (2) minggu setelah xxxxx xxxxxxxxxx. – (PK 332 dan 337).
7. Sokongan tawaran hendaklah dipastikan teratur semasa
dipertimbangkan.
8. LTN bersidang setiap hari Isnin jam 8.30 pagi dan 1.45 petang dan menutup tawaran pada jam 2.00 petang. Kecuali cuti awam.
9. LTK bersidang setiap hari Selasa jam 8.30 pagi dan 1.45 petang dan
menutup tawaran pada jam 2.00 petang. Kecuali cuti awam.
10. Iklan tawaran hendaklah disebarkan sekurang-kurang 2 minggu sebelum tarikh tutup tawaran – (PK 334.1)
SURAT KELILING KEMENTERIAN KEWANGAN BIL: 3/2004
11.Penilaian tawaran oleh Kementerian/Jabatan hendaklah dibuat tidak melebihi dari tempoh 2 bulan dari tarikh dokumen diterima daripada LTN/LTK.
12.Surat kebenaran daripada LTN/LTK hendaklah disertakan bersama baucer pembayaran.
13.Ketua-Ketua Jabatan boleh membuat pembelian atau kontrak tanpa proses tawaran berjumlah $50,000.00 ke bawah. Pembelian atau kontrak melebihi
$2,000.00 hendaklah mendapatkan sekurang-kurangnya 3 sebutharga.
SURAT KELILING KEMENTERIAN KEWANGAN BIL: 2/2009
Xxxxx Xxxxxxx
Yuran tawaran merupakan kadar berpatutan yang perlu dibayar oleh syarikat kepada Kerajaan untuk mendapatkan dokumen tawaran. Ianya dikenakan tidak bermaksud untuk membebankan pihak penender, namun adalah bagi –
❑menampung perbelanjaan kos penyediaan dokumen tawaran;
❑meningkatkan rasa tanggungjawab dikalangan penender supaya sentiasa berhati-hati dalam menghadapkan tawaran dengan memberikan harga yang berpatutan dan mengelakkan daripada menghadapkan harga yang spekulatif; dan
❑memastikan bahawa penyertaan tawaran hanyalah daripada penender
bonafide sahaja
27
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
SURAT KELILING KEMENTERIAN KEWANGAN BIL: 2/2009 - SAMBUNGAN
• Jika sesuatu tawaran itu dibatalkan oleh pihak Kerajaan dan kemudian akan ditawarkan semula, yuran tawaran penender- penender yang telah ikut serta di dalam tawaran asal akan dikembalikan kepada mereka;
• Jika sesuatu tawaran itu harus dibatalkan dan akan ditawarkan semula setelah penilaian dibuat dibuat tidak ada satu penender yang layak dan tidak memenuhi spesikasi, yuran tawarannya tidak akan dikembalikan, tertakluk kepada keputusan muktamad daripada LTN ataupun LTK;
• Setiap penender yang menyertai tawaran yang dikeluarkan adalah diperlukan untuk menyertakan salinan resit pembayaran yuran tawaran di dalam dokumen tawaran bagi pengesahan;
28
Kadar-Kadar Yuran Tawaran yang dikenakan bagi setiap penender:
Bil. | Harga Projek | Xxxxx Xxxxxxx | Xxxxx e-dokumen |
1 | $50,000.01 hingga $100,000.00 | $10.00 | $5.00 |
2. | $100,000.01 hingga $250,000.00 | $30.00 | $5.00 |
3. | $250,000.01 hingga $500,000.00 | $50.00 | $5.00 |
4. | $500,000.01 hingga $1 juta | $100.00 | $5.00 |
5. | $1,000,000.01 hingga $5 juta | $500.00 | $5.00 |
6. | $5,000,000.01 hingga $10 juta | $1,000.00 | $5.00 |
7. | $10,000,000.01 hingga $20 juta | $2,000.00 | $5.00 |
8. | Melebihi $20 juta | $5,000.00 | $5.00 |
Yuran e-dokumen adalah bagi membeli dokumen tawaran yang berbentuk
softcopy, samada dalam bentuk disket atau cekera padat (CD).
29
Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx (Performance Bond)
❑ Xxxx Xxxxxxx Prestasi merupakan sejumlah deposit yang digunakan sebagai cagaran yang perlu dibayar oleh penender yang diberikan tawaran. Ianya perlu dilunaskan terlebih dahulu sebelum memulakan kontrak dan akan dikembalikan semula kepada penender apabila kerja- kerja/pembekalan/perkhidmatan telah selesai dilaksanakan sepenuhnya dengan sempurna.
30
❑ Xxxx Xxxxxxx Prestasi dikenakan apabila tawaran berkenaan sudah diluluskan kepada penender yang berjaya. Ianya dikenakan bagi memastikan tawaran dilaksanakan dengan sempurna dan penender mempunyai kewangan yang kukuh.
30
SURAT KELILING KEMENTERIAN KEWANGAN BIL: 1/2014
Pengemaskinian Wang Jaminan Prestasi
TAWARAN-TAWARAN PERKHIDMATAN BERPENGGAL (TERM CONTRACT), BINAAN DAN PEMBANGUNAN | |
JUMLAH HARGA | KADAR WANG JAMINAN PRESTASI |
$1,000,000.00 DAN KEBAWAH | DIKECUALIKAN |
MELEBIHI $1,000,000.00 HINGGA $5,000,000.00 | TIDAK MELEBIHI 3% |
MELEBIHI $5,000,000.00 | TIDAK MELEBIHI 5% |
SURAT KELILING KEMENTERIAN KEWANGAN BIL: 1/2014
Pengemaskinian Wang Jaminan Prestasi
TAWARAN-TAWARAN PEMBEKALAN BARANGAN | |
JUMLAH HARGA | KADAR WANG JAMINAN PRESTASI |
$1,000,000.00 DAN KEBAWAH | DIKECUALIKAN |
MELEBIHI $1,000,000.00 HINGGA $3,000,000.00 | TIDAK MELEBIHI 2% |
MELEBIHI $3,000,000.00 | TIDAK MELEBIHI 3% |
SURAT KELILING
KEMENTERIAN KEWANGAN
BIL: 1/2015 bertarikh 4 April 2015
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
1. Had nilai tawaran (threshold amount) yang dikendalikan di peringkat LTK
bagi semua Kementerian diturunkan daripada $500,000.00 kepada
$250,000.00.
2. Setiap pembelian yang dikendalikan samada melalui proses Sebutharga atau Tawaran, hendaklah memenuhi syarat-syarat di dalam checklist (senarai semak).
3. Semua pembelian kenderaan hendaklah dihadapkan untuk pertimbangan Lembaga Tawaran Negara dengan menyertakan senarai daftar kenderaan yang ada pada masa ini digunakan oleh Kementerian/Jabatan yang memohon.
SURAT KELILING KEMENTERIAN KEWANGAN BIL: 1/2015
4. Pegawai/Kakitangan yang didapati tidak mematuhi peraturan-peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan tatatertib dan/atau surcaj selaras dengan peraturan yang berjalan dari masa kesemasa.
5. LTK hendaklah menghadapkan salinan Minit Mesyuarat LTK yang telah diluluskan oleh Menteri masing-masing ke Lembaga Tawaran Negara tidak lewat daripada satu (1) minggu dari tarikh ianya diluluskan.
OVERVIEW PROSES PEROLEHAN KERAJAAN
Tentukan keperluan spesifikasi dan dokumen
Pengesahan peruntukan mencukupi
Ditawarkan/ iklankan
Kebenaran
< $50,000.00 : Ketua Jabatan/SUT/JKSH
>$50,000.00 - $250,000.00 : LTK - Menteri
>$250,000.00 : LTN - Menteri
Kewangan dan Ekonomi
Anggaran harga projek
Tentukan cara pembelian
Pembelian Kecil (Small Value Purchases):
sehingga $2,000.00 Sebutharga: sehingga $50,000.00 Tawaran:
di atas $50,000.00
Terima dan penilaian
Tawaran dan surat
penerimaan
PROSES SOKONGAN TAWARAN
Kementerian / Jabatan
▪ Mengiklankan Tawaran
Kementerian / Jabatan
▪ Membuat penilaian dan sokongan
>$250,000.00
LTK
LTN
<$250,000.00
LTK
LTN / LTK
▪ Membuka dan Merekod Tawaran
▪ Menghadapkan untuk penelitian
PROSES SOKONGAN TAWARAN MELEBIHI $250,000.00 KE ATAS
Kebawah Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Baginda Sultan dan Yang Di-Pertuan Negara Brunei Darussalam
YB Menteri di Jabatan Perdana Menteri dan Menteri Kewangan dan Ekonomi II
Tidak Lebih Daripada 90 Hari
(3 Bulan) daripada Tarikh Tutup Tawaran
Pengerusi LTN
Nota:
Ini termasuk proses semua pembelian kenderaan (pembelian baru dan penyewaan) tanpa had
Pengerusi LTK
Ketua Jabatan
PROSES SOKONGAN TAWARAN BERNILAI $250,000.00 KE BAWAH
YB Menteri Kementerian
Masing-Masing
Pengerusi LTK
Kementerian /
Jabatan
Tidak Lebih Daripada 90 Hari
(3 Bulan) daripada Tarikh Tutup Tawaran
Cara-Cara Penilaian
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
1
Tawaran yang dianugerahkan adalah tawaran yang dapat memberikan the best value for money bagi Kerajaan;
Kerajaan tidak akan discriminate in favour of or against satu-satu kontraktor/syarikat.
2 Semua penender mendapat layanan yang sama dalam melaksanakan penilaian;
3 Semua penender diberikan maklumat yang sama bagi menyertai tawaran berkenaan
Kriteria Penilaian
Memenuhi Harga
spesifikasi yang tawaran ditawarkan
Trek rekod dan prestasi penender
Kualiti barangan atau perkhidmatan
Perkhidmatan selepas jualan (After sales services)
Tempoh
penyiapan
Kewangan
syarikat
Pengurusan dan tenaga kerja syarikat yang akan terlibat dalam melaksanaka n tawaran tersebut
GARISPANDU MENGHADAPKAN SOKONGAN TAWARAN
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
SURAT KELILING KEMENTERIAN KEWANGAN 1/2015
• Gunakan borang sokongan yang telah disediakan oleh LTN;
Format Borang Sokongan
• Memastikan rujukan tawaran, tajuk tawaran dan tarikh tutup tawaran adalah betul;
• Tempoh sahlaku tawaran yang masih sah;
• Pastikan peruntukan ada, sesuai dan mencukupi – Business Unit, Department ID, Akaun, Tajuk Peruntukan, jumlah peruntukan – Jika menggunakan peruntukan Jabatan dengan menyertakan perkiraan status peruntukan dan perbelanjaan (Lampiran 1);
• Menyertakan surat pengesahan peruntukan daripada Ketua Pengarah JPKE jika menggunakan peruntukan Rancangan Kemajuan Negara; pastikan Tahun Kewangan adalah betul;
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
GARISPANDU MENGHADAPKAN
SOKONGAN TAWARAN - SAMBUNGAN
• Hendaklah memastikan harga tawaran yang disokong adalah berpatutan;
• Menyatakan berapa lama tempoh penyiapan kerja/projek;
• Harga tawaran hendaklah mengambilkira dan menyatakan harga tawaran termasuk cukai-cukai kastam bagi pembekalan barang-barang bercukai termasuk kenderaan;
• Outcome yang akan diperolehi daripada projek/pembelian;
• Jika penender yang disokong adalah bukan penender yang terendah, hendaklah dijelaskan dengan terperinci mengapa tawaran yang lebih rendah tidak disokong;
GARISPANDU MENGHADAPKAN
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
SOKONGAN TAWARAN - SAMBUNGAN
• Jika sokongan tawaran lambat dihadapkan (melebihi 2 bulan dari tarikh
tutup tawaran), penjelasan hendaklah diberikan mengenainya;
• Menyertakan salinan pendaftaran syarikat bagi kesemua penender yang ikut serta;
• Menyertakan surat pengakuan bertulis (declaration form) daripada semua pemilik syarikat yang ikut serta;
contoh surat pengakuan penender
• Pengakuan bertulis Kementerian/Jabatan bahawa declaration di atas telah
disiasat dan didapati teratur;
• Menyertakan salinan surat pembukaan daripada Lembaga Tawaran Kecil;
• Menghadapkan softcopy sokongan/1 atau 7 (jika diperlukan) salinan
sokongan tawaran serta dokumen dokongan;
GARISPANDU MENGHADAPKAN SOKONGAN TAWARAN - SAMBUNGAN
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
• Dokumen-dokumen tawaran asal daripada penender-penender yang
ikut serta;
• Menghadapkan senarai projek-projek yang sedang/telah dilaksanakan oleh penender yang ikut serta dan prestasi kerja penender-penender berkenaan;
• Anggaran Jabatan bagi tawaran berkenaan.
• Perbandingan harga lama dengan harga baru, jika ada; dan
penjelasan mengenai dengan kenaikan/penurunan harga [Lampiran 2];
• Nama syarikat dan harga kontrak yang sedang berjalan bagi tawaran kontrak pemeliharaan/pembekalan dan dll;
GARISPANDU MENGHADAPKAN SOKONGAN TAWARAN - SAMBUNGAN
• Perbandingan (matrix) harga di antara anggaran Jabatan dengan harga yang ditawarkan oleh penender-penender mengikut skop kerja (Bill Of Quantities) yang tersenarai di dalam dokumen tawaran, serta perbandingan spesifikasi Jabatan dengan spesifikasi yang ditawarkan oleh penender-penender yang ikut serta (Lampiran 3 dan 4);
• Matriks perbandingan sokongan bagi itemised items [Lampiran 5];
• Surat kesanggupan daripada penender-penender jika ada
pengurangan skop kerja;
• Senarai sub-contractor yang akan dilantik oleh penender-penender.
GARISPANDU MENGHADAPKAN SOKONGAN TAWARAN - SAMBUNGAN
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
KESIHATAN | |
☐ | Pengesahan pendaftaran dengan Brunei Darussalam Medicines Control Authority (BDMCA); |
☐ | Gambar Sample |
☐ | Perbandingan harga tawaran dengan harga tawaran sebelumnya |
☐ | Perbandingan harga tawaran dengan harga pasaran |
☐ | Matrix perbandingan sokongan bagi itemised item [LAMPIRAN 6] |
☐ | Penjelasan terperinci mengenai tujuan dan maksud pembelian |
☐ | Lain-lain: ❑ Pengesahan samada peluang diberikan kepada penender-penender yang tidak menghadapkan contoh produk dan brochure untuk mereka menghadapkan contoh produk dan brochure dalam tempoh yang diberikan. |
GARISPANDU MENGHADAPKAN SOKONGAN TAWARAN - SAMBUNGAN
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
PROJEK ICT | ||
☐ | Surat kebenaran daripada Pusat Kebangsaan E-Kerajaan; | |
☐ | Penjelasan terperinci: | |
☐ | Latar belakang tawaran/projek | |
☐ | Expected End Of Life | |
☐ | Expected End of Life dan tarikh tamat kontrak pada masa ini | |
☐ | Peruntukan yang bersesuaian dan mencukupi o Akaun Pemeliharaan Sistem Komputer untuk kerja-kerja yang berkaitan dengan pemeliharaan | |
☐ | Untuk upgrading/baru hendaklah disertakan keterangan berikut: o Status pemakaian sistem pada masa ini o Kapabiliti penender yang disokong o Pengesahan tidak ada duplikasi dengan sistem yang lain o Kapabiliti migration dan integration dengan sistem yang lain o Pengesahan tidak dapat menggunakan sistem lain yang ada o Return of investment | |
☐ | Lain-lain: | |
GARISPANDU MENGHADAPKAN SOKONGAN TAWARAN - SAMBUNGAN
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan dan Ekonomi
PROJEK PEMBINAAN | ||
☐ | Sijil Pendaftaran Kontraktor dan Pembekalan yang terkini; | |
☐ | Laporan tawaran yang mengandungi antaralain perkara-perkara berikut; | |
☐ | Latar belakang tawaran | |
☐ | Rasional projek ini ditawarkan | |
☐ | Skop kerja-kerja yang akan dilaksanakan | |
☐ | Pelan Lukisan (untuk pembinaan bangunan) | |
☐ | Artist Impression (untuk pembinaan bangunan), jika diperlukan | |
☐ | Keterangan mengenai konsep architectural dan bahan bina (untuk bangunan sahaja) | |
☐ | Keterangan kaedah projek (design and build) | |
☐ | Gambar (jika perlu) seperti gambar lokasi, gambar bangunan yang akan diroboh bagi pembinaan baru | |
☐ | Salinan bills of quantities disertakan di dalam standard format sokongan | |
☐ | Analisa tawaran dari segi teknikal, keupayaan serta kemampuan (kewangan, tenaga kerja, mesin, peralatan dan lain-lain) syarikat yang ikut serta untuk melaksanakan projek ini | |
☐ | Perbandingan harga tawaran dengan anggaran Jabatan | |
☐ | Salinan kebenaran Lembaga Pemeriksa Tetap Kementerian Pembangunan jika melibatkan kerja-kerja meroboh | |
☐ | Lain-lain: | |
☐ ☐ ☐ | Jumlah square meter Kadar per square meter Salinan surat pengesahan kebenaran daripada The Authority for Building Control and Construction Industry (ABCi) | |
☐ | Lain-lain: 48 | |
❑ Senarai kenderaan yang ada pada masa ini selaras dengan Surat Keliling Kementerian Kewangan bil: 1/2015 perenggan
1.3 dan seterusnya mengikut format seperti berikut:-
No | Kementerian/Jabatan | Nombor Daftar Kenderaan | Jenis Kenderaan | Tarikh Pembelian | Status Kenderaan | Penggunaan Kenderaan |
❑ Salinan spesifikasi perolehan kenderaan
❑ Tatacara perolehan dikeluarkan secara terbuka dan samada ‘tender briefing’ atau ‘industry day’ telah diadakan bagi
menerangkan kepada penender-penender yang ingin ikut serta mengenai kehendak spesifikasi perolehan
❑ Salinan surat pengakuan bertulis (declaration)
❑ Peruntukan yang mencukupi
❑ Hasil perundingan dengan Kementerian/Jabatan seperti Jabatan Perdana Menteri, Kementerian Pendidikan, Kementerian Pembangunan, Kementerian Pertahanan, Kementerian Hal Ehwal Ugama dan sebagainya bagi tujuan peminjaman kenderaan dalam tempoh yang diperlukan.
❑ Hasil penelitian terhadap penyediaan penyediaan pengangkutan alternatif
49
contohnya, perbandingan diantara perkhidmatan penyewaan menggunakan kadar harga catar berbanding jika kaedah perkhidmatan ini secara bertuntut mengikut jumlah penuntut atau trip.
❑ Jumlah kekerapan atau jadual pengangkutan
❑ Perbelanjaan sebenar bagi kontrak sebelum ini (bagi perolehan secara berulang)
❑ Memastikan sokongan dihadapkan untuk pertimbangan 3 bulan sebelum ia diperlukan.
❑ Jumlah kekerapan atau jadual pengangkutan
Bil | Tempat Melapor | Tempat Dituju | Senarai, taraf dan bilangan orang yang diangkut | Jenis & Jumlah Kenderaan | Kadar Harga sehari (b) | Jumlah Harga (a)X(b) = (c ) | Tempoh Jam digunakan jika kadar sewa mengikut kiraan jam, sila nyatakan | Senarai kenderaan yang diangkut menggunakan kenderaan Kementerian/ Jabatan | |||
Senarai | Taraf | Bilangan | Jenis | Jumlah (a) | |||||||
Jumlah Keseluruhan | |||||||||||
Jumlah Kenderaan hendaklah bersesuaian dengan jumlah yang diangkut
❖ TAWARAN BARU ATAU PENYAMBUNGAN SEMENTARA BAGI KONTRAK YANG MANSUH
❑ Jumlah penggunaan (bilangan) dan jumlah perbelanjaan ($) sebenar yang dibelanjakan bagi kontrak lama atau kontrak yang berjalan pada masa ini serta tempoh bermula dan berakhir kontrak berkenaan;
Tahun Kewangan | Tawaran Diluluskan | Perbelanjaan Sebenar | ||
Bilangan | Jumlah Harga $ | Bilangan | Jumlah Harga $ | |
❑ Keterangan mengenai kontrak lama dinyatakan di dalam borang sokongan (nama penender, harga kontrak lama, tempoh penyiapan dan lain-lain);
❑ Salinan kontrak perjanjian sebelum ini dan kontrak baru.
❑ Adakah harga per item atau per head bagi penyambungan adalah pada kadar yang sama dengan kadar di dalam kontrak asal.
❑ Senarai pencapaian (outcome) sebenar yang telah diperolehi daripada perlaksanaan kontrak asal dan sejauh mana ia telah mencapai sasaran dan hasrat sebenar.
❑ Tarikh sasaran tawaran baru dihadapkan ke Lembaga Tawaran Negara untuk pertimbangan.
LAIN-LAIN
❖ PEMBATALAN TAWARAN
❑ Akaun peruntukan yang digunakan
❑ Keterangan terperinci sebab dibatalkan serta Salinan keterangan yang dimaksudkan
❑ Sokongan samada yuran tawaran dikembalikan atau sebaliknya dengan menyertakan asas sokongan
❖ PERMAKANAN
❑ Jadual kekerapan penyediaan permakanan termasuk jumlah penuntut yang disediakan pada setiap kekerapan bagi tempoh kontrak sebelum ini dan kontrak baru
❑ Sokongan anggaran perbelanjaan yang akan dihadkan bagi setiap tahun selama tempoh kontrak yang akan disokong
❑ Jumlah “capping’ yang dibenarkan pada setiap kali kontrak sebelum ini berbanding dengan jumlah perbelanjaan sebenar dan apakah mekanisma pengawalan peruntukan yang telah dilaksanakan agar pembekalan tidak melebihi daripada jumlah “capping” dan peruntukan pada setiap kontrak
LAIN-LAIN
❖ LAIN-LAIN
❑ Jadual pembayaran atau S Curve
❑ Penjelasan sebab-sebab permohonan ini tidak dipohonkan terlebih dahulu sebelum projek ini dilaksanakan; (bagi permohonan secara kebelakangan)
❑ Penjelasan mengenai dengan sebab tawaran ini tidak dibuat secara tawaran terbuka; (bagi tawaran secara pilihan dan direct
award)
❑ Salinan Minit mesyuarat Lembaga Tawaran Kecil membincangkan mengenai tawaran ini.
❑ Menyatakan senarai pekerja bagi penender yang disokong di dalam borang sokongan tawaran dengan menyertakan senarai, jumlah dan bilangan (%) pekerja asing dan pekerja tempatan.
❑ Salinan memorandum kebenaran daripada Jabatan Perbendaharaan untuk menggunakan akaun hasil bagi perolehan yang melibatkan kutipan hasil Kerajaan.
❑ Pengesahan bahawa tender clarification/tender interview telah diberikan kepada kesemua penender-penender yang ikut serta bagi memastikan dan mengesahkan samada penender-penender berkenaan benar-benar boleh memenuhi spesifikasi tawaran atau tidak
❑ Salinan surat pengesahan daripada penender-penender jika mereka berkesanggupan melaksanakan tawaran mengikut spesifikasi- spesifikasi yang ditetapkan
❑ Penjelasan terperinci mengenai dengan sebab tawaran lebih rendah tidak disokong
❑ Salinan kontrak perjanjian
❑ Salinan pendaftaran syarikat telah diteliti dan didapati masih sah
❑ Pengesahan samada harga tawaran yang disokong termasuk labour cost for repair and spare parts atau sebaliknya.
LAIN-LAIN
❖ LAIN-LAIN
☐ Salinan sijil pematuhan cukai yang dikeluarkan oleh pihak Pemungut Cukai Pendapatan selaras dengan Bab 52(1) Akta Cukai Pendapatan Penggal 35 bagi syarikat-syarikat yang berdaftar di bawah Akta Syarikat- Syarikat Penggal 39.
☐ Salinan surat pengesahan pematuhan Akta Tabung Amanah Pekerja Penggal 167 dengan menyatakan rujukan pendaftaran dan caruman bagi setiap pekerja kontrak, bergaji hari atau pekerja sementara.
☐ Salinan surat pengesahan syarikat-syarikat yang berdaftar di bawah Akta Syarikat-Syarikat Penggal 39 mengenai tarikh terakhir menghantar Penyata Tahunan (Annual Returns) kepada Pendaftar Syarikat-Syarikat termasuk tahun syarikat mengadakan “Annual General Meeting”.
TERIMA KASIH
Sebarang pertanyaan, sila hubungi Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan
2383861, 2383870
2383867
Lembaga Tawaran Negara Kementerian Kewangan
Membuka/Menutup Peti Tawaran
59
• Lembaga Tawaran Negara menutup/membuka peti tawaran setiap hari Isnin, 2.00 petang (termasuk bulan Ramadhan) kecuali jika hari itu jatuh pada hari kelepasan awam dimana penerimaan tawaran akan ditutup/dibuka pada minggu depannya jam 2.00 petang
• Lembaga Tawaran Kecil menutup/membuka peti tawaran setiap hari Selasa, 2.00 petang (termasuk bulan Ramadhan) kecuali jika hari itu jatuh pada hari kelepasan awam dimana penerimaan tawaran akan ditutup/dibuka pada minggu depannya jam 2.00 petang
CONTOH DOKUMEN TAWARAN YANG DICOP, DIBERIKAN NOMBOR BERSIRI DAN DITANDATANGANI OLEH AHLI LEMBAGA