Sottosistema “Protocollo” Clausole campione

Sottosistema “Protocollo”. Il sottosistema deve supportare tutte le attività relative alla protocollazione della corrispondenza del Comune, garantendo il rispetto di tutte le normative vigenti e la rispondenza al codice dell’Amministrazione digitale emanato dal CNIPA Le funzionalità attese che devono essere supportate sono le seguenti : − protocollazione dei documenti, elettronici o cartacei, in entrata e in uscita, classificazione, archiviazione, identificazione del mittente e del destinatario; acquisizione dei documenti cartacei e degli eventuali allegati sia contestualmente alla registrazione sia in modalità differita attraverso la generazione di etichette adesive con codice a barre; − possibilità di gestione dell’organigramma delle strutture dei Comuni, in maniera da conservarne le variazioni nel tempo e per gestire in maniera agevole le diverse AOO, l’associazione dei documenti in entrata/uscita e la relazione tra utenti, ruoli e AOO di appartenenza; − consentire la gestione del titolario e supportare la classificazione e la fascicolazione dei documenti e la loro archiviazione; − integrazione con il servizio di posta elettronica certificata e con i sistemi di firma digitale; − possibilità di modifica o annullamento delle protocollazioni in entrata e in uscita, conformemente alla normativa, da parte di un responsabile abilitato; − gestione dei registri di emergenza; − utilizzo dei campi note; − stampa in tempo reale della ricevuta per l’utente, attestante l’avvenuta protocollazione, possibilità di invio attraverso e-mail di ricevuta elettronica, e contestuale stampa del numero protocollo sul documento cartaceo (ad es. tramite etichetta adesiva); − inserimento del documento nel fascicolo digitale, collegandolo eventualmente ad altri documenti, definizione del procedimento e assegnazione del responsabile; − classificazione archivistica, gestione del titolario e gestione dell'archivio; − possibilità di identificare univocamente il documento e/o il fascicolo; − possibilità di creare/adeguare i profili utente in base alla struttura organizzativa del Comune; − disponibilità di strumenti di consultazione flessibili e di semplice utilizzo, in funzione anche della garanzia di trasparenza verso l'esterno, con possibilità di limitare la visibilità a quelle informazioni a cui l’utente ha diritto di accesso; − stampa dei registri di protocollo generale, distinta per Servizi / Uffici e di eventuali protocolli di Settore (con possibilità di stampa giornaliera, mensile annuale e “da numero a nu...