MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
Vigone, 14 giugno 2018
Il presente manuale è stato approvato e adottato con deliberazione della giunta comunale n. 69 del 14 giugno 2018
INDICE
1 – Introduzione e strumenti organizzativi pag.1
1.1 Premessa
1.2 Norme di riferimento
1.3 Area Organizzativa Omogenea (AOO), unità Organizzative Responsabili (UOR)
1.4 Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi
1.5 Sistema di protocollo informatico unico e strumenti per il suo funzionamento
1.6 Politiche di gestione e conservazione documentale
1.7 Modalità di approvazione e aggiornamento del Manuale
1.8 Pubblicità del presente Manuale
2 – Modalità di formazione e di scambio dei documenti pag. 6
2.1 I documenti del Comune di Vigone
2.2 Formazione dei documenti. Elementi essenziali
2.3 Formazione del documento amministrativo analogico
2.4 Formazione del documento informatico e del documento amministrativo informatico
2.4.1 La firma elettronica
2.4.2 La marcatura temporale
2.4.3 Tipologie di formato del documento informatico
2.5 Modalità di scambio dei documenti
2.5.1 Documenti in arrivo
2.5.2 Documenti in partenza
2.5.3 Documenti interni
3 - Modalità di produzione delle registrazioni di protocollo informatico pag.11
3.1 Registrazione di protocollo
3.2 Elementi della registrazione di protocollo
3.3 Modalità di registrazione di protocollo
3.4 Segnatura di protocollo
3.5 Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo
3.6 Procedure specifiche nella registrazione di protocollo
3.6.1 Il protocollo riservato
3.6.2 Annullamento di una registrazione o dei dati di una registrazione
3.7 Casi particolari di registrazioni di protocollo
3.7.1 Lettere anonime
3.7.2 Lettere prive di firma o con firma illeggibile
3.7.3 Errata ricezione di documenti analogici e digitali
3.7.4 Lettere riservate
3.7.5 Integrazioni documentarie
3.7.6 Trattamento di documenti con oggetto o smistamento plurimo
3.7.7 Documenti in partenza con più destinatari
3.7.8 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti analogici
3.7.9 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici
3.8 Regole di smistamento e assegnazione
5 – Sistema di classificazione e fascicolazione.
Piano di conservazione. Accesso ai documenti pag.20
5.1 Premessa
5.2 Titolario o piano di classificazione
5.3 Fascicolazione
5.3.1 Fascicolazione dei documenti
5.3.2 Processo di assegnazione dei fascicoli
5.3.3 Il repertorio dei fascicoli
5.4 Serie archivistiche e repertori
5.5 Il fascicolo informatico, l’aggregazione documentale e il fascicolo ibrido
5.6 L’Archivio di deposito
5.6.1 Il versamento dei fascicoli
5.6.2 La movimentazione dei fascicoli
5.6.3 La selezione conservativa (scarto)
5.7 L’Archivio Storico
5.8 Accesso ai documenti e tutela della riservatezza
6 – Descrizione del sistema di protocollo informatico pag. 28
6.1 Descrizione funzionale ed operativa
6.2 Abilitazioni di accesso
7 – Piano di sicurezza pag. 30
7.1 Obiettivi del Piano di sicurezza
7.2 Contesto di riferimento
7.3 Formazione dei documenti – aspetti di sicurezza
7.4 Gestione dei documenti informatici – aspetti di sicurezza
7.5 Componente organizzativa della sicurezza
Allegati:
Allegato 1 – Titolario di classificazione Allegato 2 – Repertori generali Allegato 3 – Piano di conservazione
1. Introduzione e strumenti organizzativi
1.1. Premessa
Il protocollo informatico, secondo quanto stabilito dall’insieme di norme collegate alla Bassanini 1 (legge 15 marzo 1997 n. 59), confluite per lo più nel DPR 28 dicembre 2000 n. 445 (Testo unico sulla documentazione amministrativa) è stato introdotto entro il 31 dicembre 2003 in tutte le pubbliche amministrazioni.
Il DPCM 31 ottobre 2000 (Regole tecniche sul protocollo informatico) prevedeva che le pubbliche amministrazioni redigessero un Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi.
Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 concernente le “Regole tecniche per il protocollo informatico” di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, all’art. 3, comma 1, lettera d), prevede per tutte le amministrazioni di cui all’art.2,comma 2, del Codice, l’adozione del Manuale di gestione.
Il manuale, secondo quanto previsto dal Decreto, descrive il sistema di gestione e tenuta dei documenti informatici, anche ai fini della conservazione e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
In questo ambito è previsto che ogni amministrazione pubblica individui una o più Aree Organizzative Omogenee, all’interno delle quali sia nominato un responsabile della gestione documentale, così come già disposto dall’art. 50, comma 4 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa - Decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 20 dicembre 2000.
Il presente Manuale di gestione è adottato dal Comune di Vigone ai sensi dell’art. 3, comma 1, lettera d) del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, recante le regole tecniche per il protocollo informatico e sostituisce il Manuale di gestione adottato con deliberazione della Giunta comunale n. 45 del 17 aprile 2003 e s.m.i.
Il Manuale fornisce le istruzioni complete per la corretta gestione dei documenti (formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, archiviazione, conservazione), allo scopo di agevolare una corretta ed uniforme metodologia di trattamento dei documenti, sia analogici che digitali ed è quindi destinato alla più ampia diffusione, sia interna che esterna.
Il presente Manuale, come prescritto dall’art. 5, comma 3 del DPCM 13 novembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico è pubblicato e reso accessibile tramite il sito istituzionale del Comune di Vigone.
1.2. Norme di riferimento
• Xxxxxxx xxx Xxxxxxxxxx xxxxx Xxxxxxxxxx 00 dicembre 2000 n. 445 – Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
• Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 - Codice dell’amministrazione digitale
• Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio
• Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 – Codice in materia di protezione dei dati personali
• Legge 7 agosto 1990 n. 241 - Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi
• Legge 11 febbraio 2005, n. 15 - Modificheedintegrazioniallalegge7agosto 1990,n. 241, concernenti norme generali sull'azione amministrativa
• Xxxxxxx xxx xxxxxxxxxx xxx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxxx 0 dicembre 2013 – Regole tecniche per il protocollo informatico
• Xxxxxxx xxx xxxxxxxxxx xxx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxxx 0 dicembre 2013 – Regole tecniche in materia di sistema di conservazione
• Decreto del presidente del Consiglio dei Ministri 11 novembre 2014 – Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
• Decreto del presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali
• Quaderno 21 CNIPA, febbraio 2006 – Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio delle Pubbliche amministrazioni - Modello di riferimento
1.3 Area Organizzativa Omogenea (AOO), Unità Organizzative Responsabili (UOR)
Il Testo Unico delle disposizioni in materia di documentazione amministrativa (DPR 445 del 28 dicembre 2000) art. 50, c. 4, dispone che ciascuna amministrazione individui “nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.”
Il Comune di Vigone, ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti, è costituito da un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO unica), formalmente definita con deliberazione di Giunta comunale n. 45 del 17 aprile 2003.
All’interno della AOO viene utilizzato un unico sistema di protocollazione che consente l’autonomia di ogni UOR – e nell’ambito di ogni UOR di ogni RPA (Responsabile del Procedimento Amministrativo) per la registrazione della corrispondenza in entrata, in uscita ed interna.
Le Unità Organizzative Responsabili sono individuate dall’Organigramma del Comune di Vigone .
1.4 Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi
Il manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi approvato con deliberazione della Giunta comunale, n. 45 del 17 aprile 2003, ha individuato nel preesistente Servizio Protocollo e Archivio dell’Area Amministrativa il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 66, c. 2, del DPR 445/2000.
Al Servizio è demandata la gestione dell’Archivio (corrente, di deposito e storico) che comprende:
• la gestione e il coordinamento del sistema di protocollo informatico – registrazione, classificazione, assegnazione dei documenti, costituzione e repertoriazione dei fascicoli, autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, gestione del registro di emergenza, annullamento di registrazioni;
• il coordinamento degli archivi di deposito (procedure di versamento e scarto documentale, consultazione) e la gestione dell’archivio storico dell’Ente (conservazione, inventariazione, accesso e valorizzazione)
Con decreto sindacale n. 1 del 28/2/2017 è stato individuato il Responsabile del Servizio che, a norma dell’art. 1 comma 2 del DPR 445/2000 è definito come “un dirigente, ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure descritte dalla disciplina vigente”.
Ai sensi dell’art. 5, comma 3 del DPCM 13 novembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico sono compiti del Responsabile del Servizio:
- predisporre lo schema del Manuale di gestione del protocollo informatico con la descrizione dei criteri e delle modalità di revisione del medesimo;
- proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di telefax e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico
- predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio , all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici
- Sono inoltre compiti del Servizio:
o abilitare gli addetti dell’Amministrazione all’utilizzo del sistema di protocollo informatico e definire per ciascuno di essi il tipo di funzioni disponibili (consultazione, modifica ecc.)
o garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo
o garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo
o curare il ripristino della funzionalità del sistema nel più breve tempo possibile in caso di guasti o anomalie
o garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali
o autorizzare le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo
o aprire e chiudere il registro di emergenza
1.5 Sistema di protocollo informatico unico e strumenti per il suo funzionamento
Il Comune di Vigone, avendo individuato un’unica AOO, dal 2001 si serve di un unico sistema di protocollo informatico denominato Siscom – Egisto, utilizzato da tutte le UOR dell’Ente.
Il protocollo informatico unico è lo strumento attraverso il quale l’Ente garantisce l’effettiva ricezione e trasmissione dei documenti.
Dalla messa a regime di tale sistema di fatto non sono più stati utilizzati nel Comune di Vigone i cosiddetti protocolli interni (cioè di area, di ufficio, di telefax etc.) né protocolli diversi dal protocollo generale.
Il registro di protocollo è unico; esso è gestito dal Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il registro è generato automaticamente dal sistema che assegna a ciascun documento registrato il numero e la data.
Il sistema è utilizzabile da più punti contemporaneamente.
All’unico sistema di protocollazione corrisponde un unico titolario di classificazione adottato con deliberazione della Giunta comunale n. 106 del 24.9.2003.
Il Comune di Vigone produce un unico archivio; l’articolazione in archivio corrente, archivio di deposito ed archivio storico risponde esclusivamente a criteri di funzionalità.
Al protocollo informatico unico sono di supporto i seguenti strumenti:
- Titolario di classificazione (allegato 1)
- Elenco dei repertori generali (allegato 2)
- Piano di conservazione (allegato 3)
1.6 Politiche di gestione e conservazione documentale
Il Comune di Vigone ha in corso di adozione politiche di gestione e conservazione in linea con la normativa vigente e, con riferimento specifico al Manuale di gestione qui proposto, coerenti con il Codice dei beni Culturali e con il Codice dell’Amministrazione Digitale.
La gestione e la conservazione hanno come obiettivo la tutela dei documenti nel loro valore giuridico-probatorio mantenendone l’integrità e affidabilità
1.7 Modalità di approvazione e aggiornamento del Manuale
Il presente Manuale è approvato dalla Giunta comunale con propria deliberazione ed è aggiornato su proposta del Responsabile di gestione documentale dell’ente.
Gli aggiornamenti potranno rendersi necessari a seguito di:
➢adeguamenti normativi che rendano superate le prassi definite nel Manuale
➢ introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’azione amministrativa in termini di efficacia, efficienza e trasparenza
➢inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti
Entra in vigore alla data di esecutività della deliberazione che lo approva. Con l’entrata in vigore del presente Manuale viene abrogato il Manuale di gestione già approvato con deliberazione della Giunta comunale n. 45 del 17 aprile 2003 e s.m.i.
.
1.8 Pubblicità del presente Manuale
In ottemperanza a quanto disposto dal comma 3 dell’art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013, il Manuale di gestione è reso pubblico dal Comune di Vigone mediante la pubblicazione sul proprio sito istituzionale.
2. MODALITA’ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
2.1. I documenti del Comune di Vigone
I documenti del Comune di Vigone sono i documenti di rilevanza giuridico-probatoria, acquisiti e prodotti dagli organi e dagli uffici del Comune nell’esercizio delle proprie funzioni, in uno dei modi previsti dalla normativa vigente.
In base al tipo di supporto e di modalità di formazione i documenti amministrativi possono essere informatici o analogici.
Il Comune di Vigone, secondo quanto indicato dal Codice dell’Amministrazione Digitale, si sta progressivamente indirizzando verso la formazione, gestione e trasmissione dei documenti informatici.
Tutti i documenti originali, indipendentemente dal loro supporto, sono tra loro connessi da speciale vincolo originario, necessario e determinato e costituiscono l’archivio del Comune.
2.2. Formazione dei documenti. Elementi essenziali
Ogni documento amministrativo prodotto, sia con sistemi informatici che in modalità analogica:
- tratta un unico argomento, indicato nell’oggetto;
- é riferito ad un solo protocollo;
- fa riferimento ad un fascicolo.
Ogni documento spedito deve riportare le seguenti informazioni:
- stemma del Comune e dicitura “Comune di Vigone” nelle forme stabilite dall’Amministrazione;
- Indirizzo, codice fiscale e partita iva del Comune;
- Numero di telefono/fax
- Indirizzo istituzionale di posta elettronica;
- Indirizzo di posta elettronica certificata;
- Unità Organizzativa Responsabile con eventuale indicazione del servizio e dell’ufficio;
- Responsabile del Procedimento Amministrativo.
Ogni documento spedito deve riportare i seguenti elementi di carattere giuridico-probatorio:
- Numero di protocollo
- Data di protocollo
- Classificazione (anno di repertorio/titolo/classe/fascicolo)
- Numero e descrizione degli allegati
- Numero e data del documento a cui si risponde
- Oggetto del documento
- Destinatario del documento
- Sottoscrizione (con firma autografa o digitale) del Responsabile del Procedimento Amministrativo
2.3 Formazione del documento amministrativo analogico
Per documento analogico si intende un documento amministrativo prodotto su supporto non informatico, di norma su supporto cartaceo.
Il documento analogico è prodotto con strumenti analogici (es. a mano, macchina da scrivere ecc.) o con strumenti informatici (es. lettera scritta con Word ecc.). L’originale è analogico, cartaceo e dotato di firma autografa.
Un documento analogico può essere convertito in documento informatico ai sensi dell’art. 22 del D.Lgs. 82/2005.
2.4 Formazione del documento informatico e del documento amministrativo informatico
Il DPR 445/2000 art. 1, lett. b, definsce documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Il documento informatico viene formato mediante una delle seguenti modalità:
- redazione tramite l’utilizzo di appositi software;
- acquisizione per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
- registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
- generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni:
- sottoscrizione con firma digitale, ovvero con firma elettronica qualificata
- apposizione di una validazione temporale – marca temporale
- trasferimento a soggetti terzi con poste elettronica certificata con ricevuta completa
- memorizzazione su sistemi di protocollo e gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza
- versamento ad un sistema di conservazione.
Al documento informatico immodificabile e ai documenti soggetti a registrazione particolare vengono associati i metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L’insieme minimo dei metadati è costituito da:
- identificativo univoco e persistente
- riferimento temporale
- oggetto
- soggetto che ha formato il documento
- destinatario
- impronta del documento informatico
- metadati aggiuntivi stabiliti dal comune di Vigone ai fini gestionali e conservativi
Nel caso specifico del documento amministrativo informatico l’insieme dei metadati minimi è costituito da:
- numero di protocollo
- data del protocollo
- mittente/destinatario
- oggetto
- data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili
- impronta del documento informatico
- metadati aggiuntivi stabiliti dal comune di Vigone ai fini amministrativi, gestionali e conservativi
2.4.1 La firma elettronica
La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con processi di firma elettronica conformi alle disposizioni dettate dalla normativa vigente.
Per l’apposizione della firma digitale il comune di Vigone si avvale dei servizi di un’autorità di certificazione iscritta nell’elenco pubblico dei certificatori accreditati tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
I documenti informatici prodotti dal Comune di Vigone, indipendentemente dal software usato per la loro redazione, prima della sottoscrizione con firma digitale sono convertiti nel formato standard PDF/A, al fine di garantirne l’immodificabilità e la corretta conservazione.
La firma digitale viene utilizzata dal Comune di Vigone come forma di sottoscrizione per garantire i requisiti di integrità, riservatezza e non ripudiabilità nei confronti di soggetti esterni.
2.4.2 La marcatura temporale
Il Comune di Vigone, per tutti i casi in cui la normativa preveda l’apposizione di un riferimento o di una validazione temporale, adotta una delle seguenti modalità di marcatura:
- registrazione di protocollo
- posta elettronica certificata
Nel caso in cui non sia possibile utilizzare uno dei mezzi sopra descritti, il Comune di Vigone adotta un eventuale ulteriore sistema di marcatura temporale.
2.4.3 Tipologie di formato del documento informatico Il Comune di Vigone adotta i seguenti formati:
FORMATO | ESTENSIONE |
PDF PDF/A | |
TIFF | .tiff |
JPG | .jpeg .jpg |
Office Open XML | .docx .xlsx .pptx |
Open Document Format | .odt .ods .odp .odg .odb |
XML | .xml |
TXT | .txt |
Formati messaggi di posta elettronica | .eml |
AutoCAD | .dxf |
2.5 Modalita’ di scambio dei documenti
2.5.1 Documenti in arrivo
Per documenti in arrivo si intendono i documenti di rilevanza giuridico-probatoria acquisiti dal Comune di Vigone nell’esercizio delle proprie funzioni.
I documenti in arrivo del Comune di Vigone possono essere analogici (pervenuti a mezzo di posta convenzionale e posta raccomandata, a mezzo di fax o consegnati brevi manu dagli interessati) o informatici (recapitati/trasmessi a mezzo di casella di posta elettronica istituzionale xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx.xx o casella di posta elettronica certificata xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx ) .
L’operazione di registratura per i documenti in arrivo è effettuata centralmente in un punto di registratura unico.
I documenti registrati vengono smistati alla UOR di competenza, incaricata delle operazioni di fascicolazione, vale a dire della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo.
2.5.2 Documenti in partenza
Per documenti in partenza si intendono i documenti di rilevanza giuridico-probatoria prodotti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni.
Le comunicazioni verso i privati avvengono sia attraverso i canali analogici sia attraverso i canali informatici, le comunicazioni verso le altre pubbliche amministrazioni avvangono di norma mediante l’uso di canali informatici.
La registratura dei documenti in partenza e le operazioni di creazione e della gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo sono effettuate dal responsabile del procedimento amministrativo o da un suo delegato.
2.5.3 Documenti interni
Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra i diversi uffici (unità organizzative responsabili) di cui si compone il Comune e tra questi e gli organi elettivi (Sindaco, amministratori).
Essi si distinguono in:
a) documenti informali, di preminente carattere informativo;
b) documenti formali, di preminente carattere giuridico-probatorio;
I documenti interni di preminente carattere informativo sono brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici. La trasmissione dei documenti interni informali, che non devono essere registrati a protocollo, avviene per mezzo delle caselle di posta elettronica ordinaria istituzionali assegnate a ciascuna UOR ed a ciascun amministratore.
I documenti interni formali, di preminente carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all’attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi e, come tali, devono essere protocollati.
La trasmissione di documenti interni formali avviene a mezzo del sistema di gestione documentale Olimpo di Siscom. Il documento interno è registrato nel sistema di gestione documentale come protocollo interno e viene trasmesso alla UOR destinataria mediante la funzione di assegnazione, non deve pertanto essere registrato dalla UOR destinataria.
3. Modalità di produzione delle registrazioni di protocollo informatico
Il presente capitolo illustra le modalità di produzione delle registrazioni di protocollo informatico, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione.
Il Comune di Vigone utilizza il sistema di protocollo informatico e di gestione documentale Siscom – applicativi Egisto ed Olimpo.
3.1. Registrazione di protocollo
I documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi vanno registrati sul protocollo informatico unico del Comune, con le modalità e le eccezioni di seguito illustrate.
Il registro di protocollo è un documento informatico prodotto e redatto secondo le modalità previste dalla vigente normativa.
Nell’ambito della AOO Comune di Vigone il registro di protocollo è unico e la sua numerazione, unica e progressiva, è costituita da almeno sette cifre numeriche, si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo.
La registrazione di protocollo ha natura di atto pubblico originario ed è idonea a produrre effetti giuridici, è un’attività di identificazione dei documenti sul piano giuridico-probatorio: essa verifica l’acquisizione o la spedizione in data certa di ciascun documento prodotto o ricevuto.
Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo.
La documentazione che non è stata registrata viene considerata giuridicamente inesistente presso l’amministrazione.
Per finalità di consultazione e ricerca interna viene inoltre prodotta una stampa cartacea annuale del registro di protocollo.
3.2. Elementi della registrazione di protocollo
La certezza giuridico-probatoria dell’acquisizione è attribuita dalla registrazione delle seguenti informazioni minime, a norma dell’art. 53 del DPR 445/2000:
• data di registrazione;
• numero di protocollo;
• mittente o destinatario;
• oggetto;
• impronta
• indice di classificazione
Gli elementi non obbligatori, ma funzionali qualora disponibili sono:
• numero di protocollo del documento ricevuto;
• data del documento ricevuto;
• modalità di trasmissione;
• numero degli allegati;
• annotazioni.
3.3. Modalità di registrazione di protocollo
I documenti pervenuti al Comune di Vigone da altri soggetti giuridici sono registrati una sola volta, come documenti in entrata.
I documenti inviati dal Comune di Vigone ad altri soggetti giuridici sono registrati una sola volta come documenti in uscita.
I documenti interni formali, inviati da una UOR ad un’altyra UOR all’interno del Comune devono essere registrati a protocollo una sola volta dalla UOR mittente come documenti interni.
3.4. Segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
Le informazioni previste ai sensi dell’art. 9 DPCM 3 dicembre 2013 sono:
• codice identificativo dell’Amministrazione
• codice identificativo dell’area organizzativa omogenea
• codice identificativo del registro
• progressivo registrazione
• data di registrazione Ulteriori informazioni previste sono:
• indicazione della uor
• anno di repertorio
• titolo
• classe
• fascicolo
I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da una AOO sono associati al documento stesso e contenuti, nel messaggio, in un file, conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML), compatibile con un file XML Schema e/o DTD (Document Type Definition) definito e aggiornato periodicamente dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
All’interno del file xml devono essere contenute anche le seguenti informazioni minime.
• oggetto;
• mittente;
• destinatario o destinatari.
La segnatura di protocollo permette di realizzare l’interoperabilità tra i sistemi di gestione informatica dei documenti di amministrazioni diverse, automatizzando la registrazione di protocollo di documenti informatici provenienti da altri sistemi interoperabili.
Qualora il documento venga ricevuto su formato analogico, dopo la registrazione, la segnatura viene posta, di norma sul recto, attraverso un’etichetta adesiva che riporta il codice identificativo dell’AOO area organizzativa omogenea - Comune di Vigone – il numero e la data di protocollo, la classificazione, il numero di fascicolo, la UOR unità organizzativa responsabile, l’indicazione dell’assegnazione di eventuale copia per conoscenza ad altri uffici.
Eventuali correzioni o modifiche di classificazione vanno concordate con il Servizio di gestione del protocollo.
Il Servizio provvede ad assegnare il documento ad una unità organizzativa responsabile. Eventuali correzioni dell’assegnazione vanno concordate con il Servizio di gestione del protocollo, che provvede a tenere conto dei precedenti assegnatari ed a smistare il documento al nuovo assegnatario.
Al fine di evitare ritardi e disguidi nella ricezione della corrispondenza, ciascun Ufficio deve provvedere a segnalare eventuali variazioni nelle proprie competenze.
3.5. Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo
Il DPR 445/00 prevede che tutti i documenti in entrata e in uscita e tutti i documenti informatici siano registrati a protocollo, con esclusione dei documenti di cui all’art. 53, comma 5.
Il Comune di Vigone esclude dalla protocollazione tutti i documenti di cui all’art. 53 comma 5 del DPR 445/00 . Tra di essi si comprendono i documenti soggetti a registrazione particolare.
Questi documenti costituiscono delle serie di interesse archivistico, sono collegati a registri o repertori e contengono le seguenti informazioni minime: data, numero del registro o repertorio (numero cronologico e progressivo), elementi identificativi dell’atto (soggetto/i e oggetto).
Tale tipo di registrazione particolare consente comunque di eseguire su tali documenti tutte le operazioni previste nell’ambito della gestione dei documenti, in particolare la classificazione e fascicolazione. Anche questi documenti appartengono al complesso archivistico del Comune di Vigone e concorrono al popolamento del sistema di gestione documentale dell’Ente nell’ottica di una gestione uniforme e coordinata.
3.6 Procedure specifiche nella registrazione di protocollo
3.6.1 Il protocollo riservato
Sono previste particolare forme di riservatezza e di accesso controllato al protocollo unico
per:
➢documenti relativi a vicende di persone o a fatti privati o particolari (dati sensibili, come definiti dalla D. lgs. 196/2003);
➢documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati o procurare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa (tipologie documentarie definite dalla Legge 241/1990, art. 24).
Nel caso in cui l’oggetto del documento contenga dati sensibili o la cui conoscenza possa arrecare danni a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa, la procedura del protocollo informatico prevede misure atte a garantire la riservatezza dei dati stessi secondo modalità di accesso controllato che limitano la visibilità del documento. I documenti registrati con tale forma appartengono al c.d. protocollo riservato, costituito dalle registrazioni sul protocollo informatico unico del Comune il cui accesso è consentito soltanto agli utenti autorizzati. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo è chiamato a definire la riservatezza di un documento secondo quanto previsto dalle disposizioni legislative in materia di tutela dei dati personali e del diritto di accesso. Tale scelta incide conseguentemente sulla possibilità di visibilità e di gestione di un documento da parte di un utente, in base al livello di accesso assegnatogli. Dopo la registrazione l’utente non autorizzato avrà visibilità sui seguenti dati: numero e data di protocollo, RPA competente, classificazione. I dati contenuti nei campi oggetto, mittente/destinatario saranno sostituiti dalla dicitura “protocollo riservato”.
3.6.2 Annullamento di una registrazione o dei dati di una registrazione
Le informazioni non modificabili della registrazione di protocollo sono annullabili ai sensi dell’art. 54 del DPR 445/2000 ma devono rimanere memorizzate nel registro informatico del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste
E’ consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo solo attraverso l’apposizione della dicitura “annullato”, che deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza e da non alterare le informazioni registrate negli elementi obbligatori del protocollo. Deve inoltre potersi visualizzare la data di annullamento, l’operatore che lo ha effettuato e gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
E’ consentito annullare le informazioni relative al mittente/destinatario e/o all’oggetto. Per le informazioni annullate valgono gli stessi criteri che per le registrazioni annullate: esse devono rimanere memorizzate e visibili, deve essere possibile visualizzare la data di annullamento, l’operatore che lo ha effettuato e gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
Solo il responsabile del servizio di protocollo informatico è autorizzato ad annullare le registrazioni o i dati delle registrazioni relative al mittente/destinatario e all’oggetto.
E’ istituito un registro cartaceo per le richieste di annullamento delle registrazioni e dei dati obbligatori delle registrazioni (mittente/destinatario, oggetto). Il registro deve indicare i motivi dell’annullamento e, se il documento è stato riprotocollato, il nuovo numero di protocollo assegnato.
3.7 Casi particolari di registrazioni di protocollo
3.7. 1 Lettere anonime
La registrazione di un documento in arrivo deve rispondere a criteri di avalutatività. Il responsabile della protocollazione deve attestare che un determinato documento così come si registra è pervenuto. Si tratta di una competenza di tipo notarile, attestante la certezza giuridica di data, forma e provenienza per ogni documento.
Le lettere anonime, pertanto sono protocollate con indicazione di “anonimo” al mittente.
Non spetta a chi protocolla un documento in arrivo effettuare verifiche sulla veridicità del documento. Per limitare la visibilità del documento alla UOR o agli organi interessati è disposto l’utilizzo della modalità di registrazione nel protocollo riservato.
3.7. 2 Lettere prive di firma o con firma illeggibile
Le lettere con mittente, prive di firma, vanno protocollate. Si equiparano alle lettere prive di firma le lettere pervenute con firma illeggibile.
La funzione notarile del protocollo (cioè della registratura) è quella di attestare data e provenienza certa di un documento senza interferire su di esso. Sarà poi compito della UOR di competenza valutare, caso per caso ai fini della sua efficacia riguardo ad un affare o un determinato procedimento amministrativo, se la lettera priva di firma o con firma illeggibile è da ritenersi valida.
3.7. 3 Errata ricezione di documenti analogici e digitali
I documenti, analogici o digitali, pervenuti per errore al Comune di Vigone non devono essere protocollati e devono essere rispediti/reinoltrati immediatamente al mittente con l’indicazione di “Documento erroneamente pervenuto al Comune di Vigone”.
Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica) la registrazione va annullata.
3.7. 4 Lettere riservate
Tutta la corrispondenza che giunge al Comune tramite il servizio postale, anche indirizzata nominativamente, viene aperta.
Non viene aperta la corrispondenza che, oltre ad essere indirizzata nominativamente, reca l’indicazione “riservata”, “personale”, “confidenziale” o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata. Essa è consegnata al destinatario, il quale, dopo averne preso visione, reputerà debba o meno essere protocollata.
3.7. 5 Integrazioni documentarie
Il Servizio di Protocollo non è tenuto a controllare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta. Tale verifica spetta al RPA Responsabile del Procedimento Amministrativo che, qualora reputi necessario acquisire documenti che integrino quelli già pervenuti, provvede a richiederli al mittente.
3.7. 6 Trattamento di documenti con oggetto o smistamento plurimo
Ogni documento, anche se in più esemplari, deve essere individuato da un solo ed unico numero di protocollo, indipendentemente dal fatto che sia indirizzato, per competenza o per conoscenza, a una o più strutture amministrative e/o organi politici all’interno del Comune di Vigone. Nel caso in cui un documento tratti anche una pluralità di argomenti (pluralità di oggetti) afferenti a procedimenti diversi e – conseguentemente – a fascicoli diversi, il documento acquisirà la classificazione prevalente e sarà smistato alle diverse UOR competenti indicando nel campo note, se necessario (per il documento analogico), “originale cartaceo alla UOR prima assegnataria”.
3.7. 7 Documenti in partenza con più destinatari
Qualora i destinatari siano più di tre, è autorizzata l’indicazione di “Altri destinatari. Vedi elenco allegato alla registrazione” nel campo note
E’ possibile associare alla registrazione il file contente l’elenco dei destinatari.
Stampa dell’elenco dei destinatari va consegnata al Servizio di Protocollo per essere allegata alla distinta di consegna della posta cartacea in spedizione.
3.7. 8 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di doc. analogici
Sulla corrispondenza cartacea recapitata a mano dai soggetti interessati oltre il termine di apertura dell’ufficio Protocollo, ciascun ricevente appone il “visto di arrivo” con l’indicazione della data.
Il “visto di arrivo” non è sostitutivo del timbro di protocollo, il solo ad avere valore legale.
La semplice apposizione del visto di arrivo sulla copia del documento consegnato non ha alcun valore giuridico e non comporta alcuna responsabilità del personale della UOR in merito alla ricezione ed all’assegnazione del documento.
Le lettere siglate con il visto di arrivo vanno consegnate per la registratura nel giorno lavorativo successivo del Servizio Protocollo.
3.7. 9 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di doc. informatici
La ricezione di documenti comporta l'invio al mittente di due tipologie diverse di ricevute: una legata al servizio di posta certificata, l'altra al servizio di protocollazione informatica.
Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell'avvenuto recapito del messaggio è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dall'AOO con gli standard specifici.
Il sistema di protocollazione informatica dei documenti, in conformità alle disposizioni vigenti, provvede alla formazione e all'invio al mittente di uno dei seguenti messaggi:
● messaggio di conferma di protocollazione: un messaggio che contiene la conferma dell'avvenuta protocollazione in ingresso di un documento ricevuto. Si differenzia da altre forme di ricevute di recapito generate dal servizio di posta elettronica dell'AOO in quanto segnala l'avvenuta protocollazione del documento, e quindi l'effettiva presa in carico;
● messaggio di notifica di eccezione: un messaggio che notifica la rilevazione di una anomalia in un messaggio ricevuto;
3.8 Regole di smistamento e assegnazione
L’operazione di smistamento consiste nell’assegnazione di un documento registrato al RPA competente e al conseguente conferimento di responsabilità del relativo procedimento amministrativo.
Nel caso di documento analogico, l’originale sarà conservato dal RPA.
I documenti analogici in arrivo sono consegnati a mezzo di un armadio a caselle chiuse. Ciascun RPA dispone della chiave per l’apertura di una propria casella. I documenti in arrivo sono accompagnati da fogli giornalieri di carico-scarico della corrispondenza, da rendere al Servizio Protocollo.
Ciascun RPA provvede ad assegnare ogni documento in arrivo a sé o, nel caso siano in organico, ad altri responsabili del procedimento amministrativo in servizio all’interno del proprio ufficio.
Il responsabile del Servizio o il responsabile del procedimento amministrativo di cui sopra, debbono, qualora il documento non sia di loro competenza, tempestivamente restituirlo al servizio Protocollo che provvederà ad una nuova assegnazione.
Ciascun RPA ha cura di sottoporre alla cognizione del sindaco o dell’assessore competente ogni documento, lettera o atto che si ritiene debba dagli stessi essere conosciuto per l’esercizio delle proprie funzioni o per l’indicazione di particolari disposizioni o annotazioni.
Spettano al RPA le incombenze relative alla gestione del documento: inserimento nel fascicolo di competenza preesistente o apertura di un nuovo fascicolo, correzione ed integrazione del codice di classificazione eventualmente assegnato dal Servizio Protocollo.
Nel caso di documenti informatici, l’originale sarà acquisito direttamente nel sistema di protocollo attraverso i canali previsti.
Quotidianamente gli operatori e/o i responsabili aprono il Quaderno di lavoro, attraverso il quale possono verificare i documenti pervenuti e monitorare i movimenti, precedenti o successivi degli stessi. Il Quaderno di lavoro è un valido strumento di gestione e di controllo sui documenti acquisiti, presi in carico o assegnati;
Il RPA provvede alla visione e alla gestione del documento assegnato mediante una delle seguenti azioni:
− Riassegnazione: assegnazione ad altro ufficio o ad utenti del proprio ufficio
− Rifiuto: restituzione del documento all’ufficio mittente in caso di errata assegnazione
− Fascicolazione: inserimento nel fascicolo procedimentale.
Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i passaggi, conservando, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione, la data e l’ora di esecuzione.
La traccia risultante definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi e le modalità di gestione del flusso documentale ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità.
La “presa in carico” dei documenti viene registrata dal sistema in modo automatico e la data di ingresso dei documenti coincide con la data di assegnazione degli stessi ai RPA.
4. Modalità di utilizzo del Registro di Emergenza
Il presente capitolo illustra le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente.
Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico, per una interruzione accidentale o programmata, l’AOO è tenuta a effettuare la protocollazione dei documenti sul registro di emergenza.
L’utilizzo del registro di emergenza deve essere autorizzato dal Responsabile del Servizio Archivistico.
La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento amministrativo.
Per la registrazione di emergenza si utilizza:
1. Nel caso di disponibilità dei pc un modulo in formato excel da predisporsi secondo le modalità indicate nel presente capitolo;
2. Nel caso di impossibilità ad usare i pc il registro di emergenza verrà compilato manualmente utilizzando il modulo riportato a fine capitolo.
La protocollazione di emergenza va effettuata esclusivamente presso l’Ufficio Protocollo. I documenti in partenza che dovessero essere necessariamente ed indifferibilmente protocollati nel periodo di emergenza devono essere inviati per la protocollazione all’Ufficio Protocollo.
Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.
Ogni documento è individuato dal numero assegnato nel registro di emergenza, da 1 ad n, preceduto dalla sigla RE: ad es. XX0000000, RE0000002 etc.
La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, garantisce comunque l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario dell'AOO.
Il formato delle registrazioni di protocollo, ovvero i campi obbligatori delle registrazioni, sono gli stessi previsti dal protocollo generale.
Una volta ripristinata la piena funzionalità del sistema, il responsabile del protocollo informatico provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando su di esso il numero delle registrazioni effettuate e la data e ora di chiusura.
Egli poi provvede ad inserire nel protocollo unico tutte le protocollazioni effettuate sul registro di emergenza. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza sarà attribuito un nuovo numero di protocollo, seguendo la numerazione del protocollo unico interrotta al momento del disguido.
A tale registrazione sarà aggiunto in nota anche il numero del protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza.
I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo unico recheranno, pertanto, due numeri: uno del protocollo di emergenza e uno del protocollo unico.
Sul Registro di Emergenza devono essere riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della piena funzionalità del sistema, nonché eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal responsabile del protocollo informatico.
Per semplificare e normalizzare la procedura di apertura e di chiusura del registro di emergenza il RSP utilizza il modulo riportato di seguito:
Servizio di gestione informatica del protocollo, dei documenti e degli archivi
Scheda di apertura/chiusura del registro di emergenza
-
Area Organizzativa Omogenea COMUNE DI VIGONE Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo
Causa dell'interruzione:
Data: gg / mm / aaaa di inizio/ fine interruzione (depennare la voce incongruente con l'evento annotato) Ora dell'evento hh /mm
Annotazioni:
Numero protocollo xxxxxxx iniziale/finale
(depennare la voce incongruente con l'evento annotato) Pagina n.
Firma del responsabile del servizio di protocollo
5. 1 Premessa
L’Archivio del Comune di Vigone è costituito dal complesso organico di documenti ricevuti e spediti dall’ente nell’esercizio delle proprie funzioni.
L’Archivio è unico. La suddivisione in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico risponde esclusivamente a necessità legate alla differente gestione delle carte in rapporto all’età.
I documenti conservati hanno un valore amministrativo, giuridico e storico fin dalla loro formazione.
Possono far parte dell’archivio anche fondi archivistici di enti e istituti cessati le cui funzioni siano state trasferite al Comune e gli archivi e i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo.
Gli archivi e i singoli documenti degli enti pubblici sono beni culturali inalienabili ai sensi dell’art. 10, c. 2 del D.lgs 42/2004.
Quindi, tutti i documenti acquisiti e prodotti (compresi quelli interni) nel sistema di gestione documentale dal Comune di Vigone sono inalienabili e appartengono ad un unico complesso archivistico, che è l’archivio del Comune di Vigone.
L’archivio non può essere smembrato e deve essere conservato nella sua organicità. Lo scarto dei documenti, siano essi cartacei o informatici, è subordinato all’autorizzazione della Soprintendenza archivistica del Piemonte e della Valle d’Aosta ai sensi degli artt. 20 e 21 del D.lgs 42/2004.
Ai sensi dell’art. 30 del D.lgs 42/2004, dell'art. 30 del Decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, Norme relative all’ordinamento ed al personale degli archivi di Stato e degli artt. 67 e 69 del DPR 445/2000, il Comune di Vigone, in quanto ente pubblico, ha l’obbligo di:
➢garantire la sicurezza e la conservazione del suo archivio e di procedere al suo ordinamento;
➢ costituire uno, o più archivi di deposito nei quali trasferire annualmente i fascicoli relativi agli affari conclusi;
➢ istituire una sezione separata d'archivio per i documenti relativi ad affari esauriti da più di 40 anni (archivio storico) e di redigerne l'inventario.
Il presente capitolo riporta il sistema di classificazione dei documenti, di formazione del fascicolo e di conservazione dell’archivio, con l’indicazione dei tempi e delle modalità di aggiornamento, dei criteri e delle regole di selezione e scarto della documentazione e di consultazione e movimentazione dei fascicoli.
La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dell’archivio, è obbligatoria per legge e si avvale del piano di classificazione (titolario).
Il piano di conservazione, collegato con il titolario ed elaborato tenendo conto dei flussi documentali dipendenti dai procedimenti e dalle prassi seguiti dall’AOO nell’espletamento delle funzioni istituzionali, definisce i tempi di conservazione dei documenti e dei fascicoli. Il riferimento del Comune di Vigone per l’attività di selezione è il Piano di conservazione del Gruppo di Lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni di cui all’allegato ( Allegato 3 - Piano di conservazione ).
Spetta ai vertici dell’amministrazione medesima adottare il titolario e il piano di conservazione con atti formali.
5.2 Titolario o piano di classificazione
Il Titolario o Piano di classificazione è un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale viene ricondotta la molteplicità dei documenti prodotti. Si suddivide, di norma, in titoli, classi, sottoclassi, categorie e sottocategorie o, più in generale, in voci di I livello, II livello III livello, etc.
Il titolario non è retroattivo: non si applica, cioè, ai documenti protocollati prima della sua introduzione.
Il Comune di Vigone utilizza il Titolario di classificazione elaborato dal Gruppo di Lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni, adottato con deliberazione di Giunta comunale n. 106 in data 24 settembre 2003 (Allegato 1
- Titolario di classificazione) ed utilizzato a partire dal 1 gennaio 2004.
La classificazione è l’operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti, secondo l’ordinamento del titolario. Viene effettuata su tutti i documenti ricevuti e prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati.
La classificazione (apposizione/associazione di titolo, classe/serie), è necessaria e preliminare all’attività di fascicolazione.
5.3 Fascicolazione
5 . 3 . 1 Fascicolazione dei documenti
Tutti i documenti registrati e classificati nel sistema informatico, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli. Il sistema informatico attualmente utilizzato non è in grado di generare e aggiornare automaticamente il repertorio dei fascicoli all’apertura di un nuovo fascicolo. Tale operazione è quindi eseguita a cura del Responsabile della gestione del protocollo.
Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento.
I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione, in base cioè al numero di protocollo ad essi attribuito. Il sistema informatico attualmente in uso non consente di archiviare i documenti all’interno di sottofascicoli o inserti.
TIPOLOGIE DI FASCICOLO
SI distinguono due tipologie di fascicolo:
➢Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi
➢Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche (ad esempio: personali dipendente, assistiti, associazioni, attività economiche, etc.)
Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi
Qualora un documento dia luogo all’avvio di un autonomo affare o procedimento amministrativo, il Responsabile del Servizio Protocollo, per quanto di sua conoscenza, ha la
facoltà di provvedere all’apertura (istruzione) di un nuovo fascicolo e comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali:
➢anno
➢indice di classificazione, (cioè titolo, classe/serie)
➢numero del fascicolo
➢oggetto del fascicolo
➢data di apertura del fascicolo
➢UOR
Il fascicolo di norma viene aperto all’ultimo livello della struttura gerarchica del titolario.
Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto. Esso va archiviato rispettando l’ordine del repertorio, vale a dire l’anno di apertura.
Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche
Per ogni persona fisica o giuridica deve essere istruito un fascicolo nominativo.
Il fascicolo viene aperto al momento dell’inizio del rapporto con il Comune di Vigone e viene chiuso al momento della cessazione del rapporto. L’apertura prevede la registrazione di alcune informazioni essenziali:
➢anno
➢indice di classificazione, (cioè titolo, classe)
➢indicazione della serie e del numero identificativo del fascicolo al suo interno
➢oggetto del fascicolo
➢data di apertura del fascicolo
➢UOR
Il fascicolo di norma viene aperto all’ultimo livello della struttura gerarchica del titolario.
Il fascicoli delle persone fisiche e giuridiche costituiscono una serie archivistica autonoma per ciascuna delle categorie di persone fisiche o giuridiche (serie fascicoli dei dipendenti, serie dei fascicoli degli esercenti etc.). All’interno di ciascuna serie i fascicoli vanno conservati nell’ordine prestabilito secondo criteri che rispondano ad opportunità ed efficacia (es.ordine cronologico di instaurazione del rapporto, ordine alfabetico, ...).
5 . 3 . 2 Processo di assegnazione dei fascicoli
Quando un nuovo documento viene recapitato all’amministrazione, il Responsabile del Servizio di Protocollo, abilitato all’operazione di fascicolazione stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatizzato, se il documento stesso debba essere ricollegato ad un fascicolo già esistente, oppure sia necessario aprire un nuovo fascicolo.
A seconda delle ipotesi, si procede come segue:
➢Se il documento si ricollega ad un fascicolo aperto:
− si seleziona il relativo fascicolo
− si collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato
➢Se il documento non è collegabile ad alcun fascicolo aperto:
− si esegue l’operazione di apertura del fascicolo
− si collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo aperto
5 . 3 . 3 I l repertorio dei fascicoli
Il repertorio dei fascicoli, è l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe e riportante tutti i dati del fascicolo. Esso costituisce uno strumento di descrizione e di reperimento dell’archivio corrente.
Il repertorio dei fascicoli deve essere costituito dai seguenti elementi:
a) anno di istruzione;
b) classificazione completa (categoria e classe);
c) numero di fascicolo (ed eventualmente di sottofascicolo);
d) anno di chiusura;
e) oggetto del fascicolo (ed eventualmente l’oggetto del sottofascicolo);
Il repertorio dei fascicoli è un registro annuale, inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre. Altri due elementi devono garantire la corretta gestione del fascicolo:
a) data di chiusura;
b) annotazione del passaggio dall’archivio corrente all’archivio di deposito;
5.4 Serie archivistiche e repertori
La serie archivistica consiste in un raggruppamento di unità archivistiche (documenti, fascicoli, registri) riunite o per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma dei documenti oppure in base alla materia trattata, all’affare o al procedimento al quale afferiscono.
Ai fini del loro facile reperimento, alcuni documenti, come i verbali, le deliberazioni degli organi di governo dell’amministrazione o i contratti, sono soggetti a registrazione particolare (repertorio). I documenti repertoriati costituiscono una serie archivistica; possono essere altresì conservati in un fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento amministrativo.
Lo strumento fondamentale per l’individuazione delle serie e dei repertori nel Comune di Vigone è il Titolario di classificazione.
5.5 Il fascicolo informatico, l’ aggregazione documentale informatica e il fascicolo ibrido
Il Comune di Vigone realizza il fascicolo informatico e l’aggregazione documentale informatica in maniera conforme ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico, secondo quanto stabilito dall’art. 41, c. 2 bis del D. lgs n. 82/2005.
Il CAD definisce:
➢Il fascicolo informatico come un’aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento;
➢l’aggregazione documentale informatica come un’aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente.
La formazione di un nuovo fascicolo informatico o di una nuova aggregazione avviene attraverso il sistema di gestione documentale che genera il repertorio dei fascicoli attraverso la funzione di “apertura fascicolo”.
L’insieme minimo dei metadati del fascicolo informatico e dell’aggregazione documentale informatica è il seguente:
➢Identificativo
➢Amministrazione titolare
➢Amministrazioni partecipanti
➢Responsabile del procedimento
➢Oggetto
➢Documento: elenco degli identificativi dei documenti contenuti nel fascicolo che ne consentono la reperibilità.
In alcuni casi, l’obbligo della produzione di documenti informatici previsto dal legislatore si riferisce solo a singole tipologie documentali e non all’intero procedimento. Questo comporta la formazione del fascicolo ibrido, ossia di un’unica unità archivistica originata da un affare o da un procedimento amministrativo, composto da documenti formati su due supporti, quello cartaceo e quello informatico. La conservazione dei documenti del fascicolo ibrido è garantita secondo le diverse modalità previste in base alla natura del supporto.
Il Comune di Vigone adotterà uno dei due supporti per l’archiviazione dell’intero fascicolo, seguendo criteri di economicità e di garanzia della conservazione, anche attraverso la produzione di copie conformi agli originali cartacei o informatici ai sensi del CAD.
5.6 L’Archivio di deposito
L’Archivio di Deposito è costituito dalla documentazione riferita ad affari e a procedimenti amministrativi che, sebbene conclusi, possono essere riassunti in esame o per un’eventuale ripresa o per un’interesse sporadico, legato all’analogia o alla connessione con altre pratiche successive.
L’Archivio di Deposito raccoglie, ordina, seleziona ai fini della conservazione permanente e rende consultabile, nel rispetto delle leggi vigenti, tutta la documentazione di valore archivistico prodotta dal Comune di Vigone che, non essendo più strettamente necessaria per il disbrigo degli affari correnti, non è tuttavia ancora nelle condizioni di essere collocata, a norma di legge (cioè 40 anni trascorsi dalla conclusione della pratica), presso l’archivio storico.
5 . 6 . 1 I l versamento dei fascicoli
Periodicamente e secondo accordi con il Responsabile del Servizio Archivistico (di norma una volta all’anno), ogni UOR conferisce all’Archivio di deposito i fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi o comunque non più necessari ad una trattazione corrente.
Tali fascicoli dovranno essere preventivamente sfoltiti, secondo le indicazioni fornite dal
Responsabile del Servizio archivistico, che dovrà curare la redazione di un loro elenco di versamento, contestualmente aggiornando il sistema informatico.
5 . 6 . 2 La movimentazione dei fascicoli
L’affidamento temporaneo di un fascicolo già versato da parte del servizio archivistico ad una unità organizzativa responsabile (ufficio) o a personale autorizzato deve avvenire per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo.
L’affidamento temporaneo avviene mediante richiesta espressa, vistata dal responsabile del Servizio Archivio in duplice esemplare, contenente i motivi e la firma del richiedente.
Un esemplare della richiesta viene conservato all’interno del medesimo fascicolo, l’altro nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio.
Il responsabile del Servizio Archivio deve tenere traccia di tale movimentazione in un registro di carico e scarico dei fascicoli, nel quale riportare il nominativo del richiedente, motivazione, data della richiesta, data della restituzione ed eventuali note sullo stato della documentazione così come si consegna e così come viene riconsegnata.
Non è consentita l’estrazione di documenti in originale dal fascicolo, che vanno anzi tenuti in ordine di sedimentazione rispettando il vincolo archivistico, cioè l’appartenenza di ogni documento alla rispettiva unità archivistica (fascicolo, sottofascicolo, inserto etc.)
5 . 6 . 3 La selezione conservativa ( scarto)
Nell’ambito dell’Archivio di Deposito viene effettuata la selezione, o scarto, degli atti che non si ritiene opportuno conservare ulteriormente, allo scopo di conservare e garantire il corretto mantenimento e la funzionalità dell’archivio, nell’impossibilità pratica di conservare indiscriminatamente ogni documento.
Le operazioni di scarto sono effettuate sulla base del Piano di Conservazione (Allegato 3) a cura del Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e sono sempre preliminari al passaggio della documentazione all’Archivio Storico.
I documenti selezionati per lo scarto, privi di rilevanza amministrativa e legale, nonché di importanza storica, devono essere descritti in un elenco, compilato a cura del Responsabile del Servizio Archivistico in collaborazione con i RPA in grado di precisare la natura, l’utilità e i termini di prescrizione degli atti prodotti.
I responsabili dei singoli uffici non possono procedere in autonomia a scarti indiscriminati: lo scarto abusivo è punibile con le sanzioni previste dall’art. 351 del Codice penale (violazione della pubblica custodia di cose).
L’elenco-proposta di scarto deve essere trasmesso alla Soprintendenza Archivistica per il Piemonte e la Valle d’Aosta, per la concessione della necessaria autorizzazione, ai sensi dell’art. 21, c. 1 lett. D) del D.Lgs. 42/2004.
5.7 L’Archivio storico
L’Archivio Storico è costituito dai documenti relativi ad affari esauriti da oltre quaranta anni (art. 40 del D. Lgs. 490/1999).
I documenti dell’Archivio Storico sono destinati alla conservazione permanente per finalità di tipo prevalentemente culturale-storico e di ricerca.
Essi sono conservati nei locali della Sezione Separata d’Archivio ad essi dedicata. Esclusivamente per ragioni di consultazione alcuni registri parrocchiali di battesimo, matrimonio e morte ed i registri dello stato civile italiano dal 1866 sono conservati presso l’Ufficio Anagrafe e Stato Civile.
Il Comune ha l’obbligo di ordinare ed inventariare il proprio archivio storico (art. 40 del D.Lgs. 490/1999) e di garantirne la consultazione per finalità culturali storico-scientifiche
5.8 Accesso ai documenti e tutela della riservatezza
Il Comune di Vigone, recependo le prescrizioni e i principi espressi dalla normativa in materia, ha disciplinato le attività e i procedimenti amministrativi definendo le responsabilità in ordine agli stessi.
Attraverso il Regolamento sul diritto di accesso civico e di accesso civico generalizzato approvato con deliberazione della Giunta comunale n. n. 10 in data 1 febbraio 2017 garantisce da un lato l’accesso il più ampio possibile ai documenti amministrativi e dall’altro la tutela dei dati personali e sensibili, riconoscendo in tal modo diritti entrambi costituzionalmente fondati.
Al fine di assolvere agli obblighi di pubblicità legale ai sensi della legge 18 giugno 2009, n. 69, il Comune di Vigone ha attivato un sistema di gestione dell’Albo on-line integrato nel sistema di protocollo e gestione documentale e conforme ai requisiti previsti, e ha regolamentato le modalità, le forme e i limiti con i quali deve essere organizzato e gestito.
In adempimento alla recente normativa in tema di trasparenza e accesso civico (Decreto legislativo n. 33 del 14 marzo 2013) il Comune di Vigone ha costituito apposita sezione di “Amministrazione trasparente” nel sito istituzionale, nella quale sono pubblicati dati, informazioni e documenti che riguardano l’organizzazione e le attività dell’amministrazione.
Nelle forme previste dalla normativa pubblica (art. 10 del citato D. lgs. 33/2013) pubblica ed aggiorna annualmente il Programma triennale per la trasparenza e l'integrità ed il relativo stato di attuazione.
Tenendo conto che le problematiche connesse all’accesso e alla tutela della riservatezza riguardano tutte le fasi di vita dei documenti, l’accesso/consultazione dei documenti si può così suddividere:
1. Consultazione per fini amministrativi, per la quale si fa riferimento allo specifico regolamento comunale già citato, che può riguardare tutta la documentazione prodotta dal Comune di Vigone nell’esercizio della sua attività amministrativa, ivi compresa quella conservata nell’archivio storico.
2. Consultazione per fini di ricerca storico-scientifica, che è disciplinata dal Capo III del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, in base al quale i documenti del Comune di Vigone sono liberamente consultabili, ad eccezione:
− di quelli di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che divengono consultabili 50 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene
− di quelli contenenti dati sensibili, che diventano consultabili 40 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene
− di quelli contenenti taluni dati sensibili idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili 70 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene.
La consultazione dei documenti contenenti dati sensibili può essere autorizzata dalla Soprintendenza archivistica competente per territorio anche prima della scadenza dei termini prescritti dalla legge.
In ogni caso gli utenti che accedono alla documentazione conservata negli archivi storici sono tenuti al rispetto delle prescrizioni del Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici.
Descrizione del sistema di protocollo informatico
6.1 Descrizione funzionale ed operativa
Ogni registrazione di protocollo è generata nel momento in cui l’operatore, avendo inserito i dati relativi al documento che sta protocollando, conferma l’inserimento: il sistema genera un nuovo numero di protocollo ed attribuisce automaticamente la data e l’ora di protocollazione. Ciascuna protocollazione produce un apposito record sul sistema centrale che viene accodato in una base dati.
La tabella di setup della procedura è impostata in modo che il numero di protocollo, la data e ora di protocollazione vengano assegnate automaticamente dal sistema e non siano modificabili in sede di variazione delle registrazioni, così come le ulteriori informazioni non modificabili ai sensi dell’art. 54 del DPR 445/2000.
Ai sensi della normativa vigente sono disponibili funzioni per la produzione delle registrazioni di protocollo e relative ricerche, stampe, statistiche e reportistica anche ai fini del controllo di gestione; funzioni per la produzione dei fascicoli informatici, del relativo repertorio e delle connesse funzionalità di ricerca; gestione dell’albo on-line e del registro delle pubblicazioni.
Il sistema è integrato con i canali di trasmissione informatica dei documenti al momento attuale previsti dall’Ente (posta elettronica, posta certificata), dai quali i documenti informatici vengono acquisiti a protocollo.
6.2 Abilitazioni di accesso
Il presente paragrafo riporta i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso alle informazioni documentali gestite dal sistema di protocollo informatico e di gestione documentale Siscom (software Egisto ed Olimpo).
Gli utenti dei servizi hanno autorizzazioni di accesso differenziate in base alle tipologie di operazioni stabilite dall’ufficio di appartenenza.
Ad ogni utente è assegnata:
➢una credenziale di accesso, costituita, ad esempio, da una componente:
− pubblica che permette l’identificazione dell’utente da parte del sistema (userID)
− privata o riservata di autenticazione (password)
➢ una autorizzazione di accesso (profilo) al fine di limitare le operazioni di protocollo e gestione documentale alle sole funzioni necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza dell’ufficio a cui l’utente appartiene. I diversi livelli di autorizzazione sono assegnati agli utenti dal Responsabile della gestione documentale, che si avvale di un profilo di amministratore. Gli utenti del servizio di protocollo una volta identificati sono suddivisi in profili d’accesso, sulla base delle rispettive competenze. La profilazione degli utenti nel sistema di protocollo informatico Egisto Siscom avviene mediante il modulo per la gestione dell’organigramma.
L’organigramma si compone di una serie di entità che possono essere combinate per rappresentare la struttura organizzativa di un comune di dimensioni medio-piccole.
Gli elementi costitutivi principali dell’organigramma sono :
➢Area Organizzativa Omogenea AOO
➢Settori (Aree)
➢Uffici (UOR)
➢Operatori
Da tale struttura logica discende un sistema di visibilità gerarchica che consente l’accesso ai documenti.
Le abilitazioni all’utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica del protocollo e dei documenti, ovvero l’identificazione degli uffici e del personale abilitato allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’AOO, sono sottoposte a verifica, modifica, gestione e aggiornamento da parte dell’Amministratore del sistema.
Sono previste le seguenti abilitazioni di accesso:
➢ Consultazione: l’utente abilitato visualizza una registrazione di protocollo, con l’esclusione dei documenti riservati;
➢Inserimento: l’utente abilitato inserisce i dati e provvede ad una registrazione di protocollo oppure al completamento dei dati di una registrazione di protocollo;
➢Modifica: l’utente è abilitato a modificare tutti o alcuni dei dati gestionali di una registrazione di protocollo, con l’esclusione dei dati obbligatori (cioè numero e data di protocollo, oggetto, mittente/destinatario);
➢ Annullamento: l’utente è abilitato ad annullare una registrazione di protocollo oppure i dati relativi a mittente/destinatario e oggetto del documento.
Sono previsti diversi profili utente, a seconda del tipo di abilitazione all’accesso:
➢Amministratore – utente con livello avanzato di abilitazioni (visibilità completa su tutto il registro di protocollo, protocollo riservato, gestione pec, fattura elettronica, modifica campi opzionali e obbligatori, fascicolazione, ricerca, assegnazione dei ruoli e livelli di autorizzazione per gli utenti del protocollo
➢ Responsabile del Protocollo – utente con visibilità completa su tutto il registro di protocollo, protocollo riservato, gestione pec, fattura elettronica, modifica campi opzionali e obbligatori, fascicolazione, ricerca
➢ Utente (per la protocollazione limitata ai documenti in partenza o per la protocollazione dei documenti sia in arrivo che in partenza della propria UOR) – utente con livello base di abilitazioni, protocollo entrata, uscita, interno, modifica dei campi opzionali, ricerca e visibilità dei documenti assegnati alla propria UOR
➢ Consultatore – utente con livello minimo di abilitazioni, visibilità dei documenti assegnati alla propria UOR
7. Piano di sicurezza
Il presente capitolo, ai sensi dell’art. 4, comma c, e dell’art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013, riporta le misure di sicurezza adottate per la formazione, la gestione, la trasmissione, l’interscambio, l’accesso e la conservazione dei documenti informatici, nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste nell’allegato B del D.lgs. 196/2003
7.1 Obiettivi del piano di sicurezza
Il piano di sicurezza garantisce che:
➢i documenti e le informazioni trattati dal Comune di Vigone siano resi disponibili, autentici e integri;
➢ i dati personali, i dati sensibili e quelli giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento.
7.2 . Contesto di riferimento
Il piano di sicurezza, basato sui risultati dell’analisi dei rischi a cui sono esposti i dati (personali e non), e/o i documenti trattati e sulle direttive strategiche stabilite dal vertice dell’amministrazione, definisce, per quanto riguarda i sistemi di gestione documentale:
➢le politiche specifiche di sicurezza da adottare all’interno del Comune
➢le modalità di accesso al sistema di protocollo e gestione documentale
➢le misure di sicurezza operative adottate sotto il profilo organizzativo, procedurale e tecnico
➢ le modalità con le quali deve essere effettuato il monitoraggio periodico dell’efficacia e dell’efficienza delle misure di sicurezza
Al fine di garantire la sicurezza dell’impianto tecnologico, la riservatezza delle informazioni registrate nelle banche dati, l’univoca identificazione degli utenti interni ed esterni, il Comune di Vigone ha adottato le misure tecniche e organizzative di seguito specificate:
➢protezione dei sistemi di accesso e conservazione delle informazioni;
➢ assegnazione ad ogni utente del sistema di gestione del protocollo e dei documenti di una credenziale riservata di autenticazione (password) e di un profilo di autorizzazione;
➢cambio delle password con frequenza almeno trimestrale durante la fase di esercizio
➢piano di continuità del servizio con particolare riferimento, sia alla esecuzione e alla gestione delle copie di riserva dei dati e dei documenti da effettuarsi con frequenza giornaliera, sia alla capacità di ripristino del sistema informativo entro sette giorni in caso di disastro;
➢ conservazione delle copie di riserva dei dati e dei documenti, in locali diversi e lontani da quelli in cui è installato il sistema di elaborazione di esercizio;
➢gestione delle situazioni di emergenza informatica attraverso risorse qualificate;
➢impiego e manutenzione di un adeguato sistema antivirus;
➢archiviazione giornaliera, in modo non modificabile, delle copie del registro di protocollo, controllo giornaliero dei file di log contenenti le informazioni sulle operazioni.
I dati personali registrati nel log del sistema operativo, del sistema di controllo degli accessi e delle operazioni svolte con il sistema di protocollazione e gestione dei documenti utilizzato saranno consultabili in caso di necessità dalle forze dell’ordine.
7.3 Formazione dei documenti - aspetti di sicurezza
Le risorse strumentali e le procedure atte a garantire la sicurezza nella formazione dei documenti informatici, con particolare riferimento alla loro immodificabilità e integrità, sono descritte nel capitolo 2 - Modalità di formazione dei documenti .
7.4 Gestione dei documenti informatici - aspetti di sicurezza
I documenti del Comune di Vigone dal 2001 vengono gestiti attraverso i sistemi di protocollo e gestione documentale Egisto e Olimpo di Siscom.
Gli applicativi sono assoggettati a tutte le misure di sicurezza in essere presso il sistema informativo, in particolare l’accesso è limitato al personale interno del Comune. I files e i dati che compongono i documenti non sono accessibili ad alcun utente. L’accesso al sistema è garantito secondo le modalità descritte al capitolo 6.
Il sistema di gestione informatica dei documenti:
➢garantisce la disponibilità, la riservatezza e l’integrità dei documenti e del registro di protocollo;
➢permette la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita;
➢fornisce informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e gli atti dalla stessa formati al fine dell’adozione del provvedimento finale;
➢consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
➢è in grado di consentire l’accesso al sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di privacy con particolare riferimento al trattamento dei dati sensibili e giudiziari;
➢garantisce la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.
7.5 Componente organizzativa della sicurezza
La gestione della sicurezza si realizza con specifici interventi tecnici e organizzativi finalizzati a prevenire, contrastare o ridurre gli effetti relativi ad una specifica minaccia e con attività di controllo e verifica essenziali ad assicurare l’efficacia nel tempo del sistema informatico.
Conseguentemente vengono adottate le seguenti misure di sicurezza per garantire la sicurezza fisica degli accessi fisici ai luoghi in cui sono custodite le risorse del sistema informatico attraverso locali dotati di:
➢Gruppo di continuità elettrica del server
➢controllo periodico su efficienza del gruppo elettrogeno
➢estintori
➢ un controllo dell’attuazione del piano di verifica periodica sull’efficacia dei sistemi di sorveglianza e degli estintori
La componente logica della sicurezza garantisce i requisiti di integrità, riservatezza, disponibilità e non ripudio dei dati, delle informazioni e dei messaggi. Tale componente, nell’ambito del sistema di protocollo informatico e di gestione documentale è stata realizzata attraverso:
➢ identificazione e autenticazione utente
➢ profilazione degli accessi
➢ politica antivirus
Le registrazioni di sicurezza sono costituite da informazioni di qualsiasi tipo (ad es. dati o transazioni) - presenti o transitati su Egisto/Olimpo o altri indipendenti sistemi di supporto - che è opportuno mantenere poiché possono essere necessarie sia in caso di controversie legali che abbiano ad oggetto le operazioni effettuate sul sistema stesso, sia al fine di analizzare compiutamente le cause di eventuali incidenti di sicurezza.
Le registrazioni di sicurezza sono soggette alla misura della consegna di una copia di sicurezza dei back up in un locale diverso come previsto dalla normativa
Gli utenti interni autorizzati ad utilizzare i software Xxxxxx/Olimpo sono tenuti a conformarsi ai seguenti corretti comportamenti nell’utilizzo degli strumenti informatici e telematici i quali prevedono che:
➢ogni utente è responsabile, civilmente e penalmente, del corretto uso delle risorse informatiche, dei servizi e dei programmi a cui ha accesso, nonché dei dati trattati ai fini istituzionali:
➢ ogni utente è responsabile, civilmente e penalmente, del contenuto delle comunicazioni effettuate e ricevute a fini istituzionali, anche per quanto attiene la riservatezza dei dati ivi contenuti, la cui diffusione impropria potrebbe configurare violazione del segreto d’ufficio e della normativa per la tutela dei dati personali.
➢ ogni utente deve tenere comportamenti corretti, tali da preservare il buon funzionamento degli strumenti e tali da ridurre i rischi per la sicurezza del sistema informatico. É vietato l’utilizzo di supporti per la memorizzazione dei dati (CD, DVD, memorie USB, etc.) non sicuri e/o provenienti dall’esterno, al fine di non diffondere eventuali virus;
➢ I dati archiviati informaticamente devono essere esclusivamente quelli attinenti alle proprie attività lavorative;
➢ La tutela dei dati archiviati su personal computer che gestiscono localmente documenti e/o dati è demandata all’utente finale, il quale dovrà effettuare con frequenza opportuna i salvataggi su supporti dedicati ed idonei, nonché la conservazione degli stessi in luoghi adatti;
➢ Tutti i dati sensibili riprodotti su supporti magnetici (e informatici, ndr.), devono essere trattati con particolare cautela onde evitare che il loro contenuto possa essere recuperato da terzi. Altrettanta cautela deve essere riposta in fase di stampa dei documenti contenenti dati sensibili: la stampa va effettuata su stampanti presidiate dall’addetto;
➢ L’account del sistema Egisto/Olimpo è costituito da un codice identificativo personale (username) e da una parola chiave (password);
➢ La password che viene associata a ciascun utente è personale, non cedibile e non divulgabile e ha validità di 90 giorni.
Il Comune di vigone predilige l’utilizzo di tecnologie di trasmissione sicure.
In riferimento al capitolo terzo, tra le modalità previste per la trasmissione hanno il livello di sicurezza alto:
➢posta elettronica certificata, anche nella funzionalità di interoperabilità;
➢canali web e istanze online previa autenticazione sicura del mittente.
Hanno livello di sicurezza basso le modalità di trasmissione attraverso gli strumenti della posta elettronica ordinaria e residuali del fax server.
Allegato 1 | ||
TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE | ||
TITOLI | ||
1 | Amministrazione generale | |
2 | Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia | |
3 | Risorse umane | |
4 | Risorse finanziarie e patrimoniali | |
5 | Affari legali | |
6 | Pianificazione e gestione del territorio | |
7 | Servizi alla persona | |
8 | Attività economiche | |
9 | Polizia locale e sicurezza pubblica | |
10 | Tutela della salute | |
11 | Servizi demografici | |
12 | Elezioni e iniziative popolari | |
13 | Affari militari | |
14 | Oggetti diversi | |
CLASSI | ||
TITOLO CLASSE | |||
1 | Amministrazione generale | 1 2 | Legislazione e circolari esplicative Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento , toponomastica |
3 | Statuto | ||
4 | Regolamenti | ||
5 | Stemma, gonfalone, sigillo | ||
6 | Archivio generale | ||
7 | Sistema informativo | ||
8 9 | Informazioni e relazioni con il pubblico Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi | ||
10 | Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale | ||
11 12 | Controlli interni ed esterni Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna | ||
13 | Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti | ||
14 | Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali | ||
15 | Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni | ||
16 | Area e città metropolitana | ||
17 Associazionismo e partecipazione
2 Organi di governo, gestione, controllo,
consulenza e garanzia 1 Sindaco
2 Vice-sindaco
3 Consiglio
4 Presidente del Consiglio
Conferenza dei capigruppo e Commissioni del
5 Consiglio
6 Gruppi consiliari
7 Giunta
8 Commissario prefettizio e straordinario
9 Segretario e Vice-segretario
10 Direttore generali e dirigenza
11 Revisori dei conti
12 Difensore civico
13 Commissario ad acta
14 Organo di controllo interni
15 Organi consultivi
16 Consigli circoscrizionali
17 Presidente dei Consigli circoscrizionali
18 Organi esecutivi circoscrizionali
19 Commissioni dei Consigli circcoscrizionali
20 Segretari delle circoscrizioni
21 Commissario ad acta delle circoscrizioni
22 Conferenza dei Presidenti di quartiere
3 Risorse umane 1 Concorsi, selezioni, colloqui
2 Assunzioni e cessazioni
3 Comandi e distacchi; mobilità
4 Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di
5 lavoro
6 Retribuzioni e compensi
7 Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo
8 Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro
9 Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo Indennità premio di servizio e trattamento di fine
10 rapporto, quiescenza
4 Risorse finanziarie e patrimoniali
11 Servizi al personale su richiesta
12 Orario di lavoro, presenze e assenze
13 Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari
14 Formazione e aggiornamento professionale
15 Collaboratori esterni
Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione
1 (PEG)
2 Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali
variazioni )
Gestione delle entrate: accertamento, riscossione,
3 versamento
Gestione della spesa: impegno, liquidazione,
4 ordinazione e pagamento
5 Partecipazioni finanziarie
Rendiconto della gestione ; adempimenti e verifiche
6 contabili
7 Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
8 Beni immobili
9 Beni mobili
10 Economato
11 Oggetti smarriti e recuperati
12 Tesoreria
Concessionari ed altri incaricati della riscossione
13 delle entrate
14 Pubblicità e pubbliche affissioni
5 Affari legali 1 Contenzioso
Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi;
2 assicurazioni
3 Pareri e consulenze
6 Pianificazione e gestione del territorio 1 Urbanistica : piano regolatore generale e varianti
Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano
2 regolatore generale
3 Edilizia privata
4 Edilizia pubblica
5 Opere pubbliche
6 Catasto
7 Viabilità
Servizio idrico integrato , luce, gas, trasporti
8 pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi
9 Ambiente : autorizzazioni, monitoraggio e controllo
10 Protezione civile ed emergenze
7 Servizi alla persona 1 Diritto allo studio e servizi
2 Asili nido e scuola materna
Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione
3 e della loro attività
Orientamento professionale ; educazione degli
4 adulti ; mediazione culturale
Istituti culturali (Musei, biblioteche, teatri, Scuola
5 comunale di musica, etc.)
6 Attività ed eventi culturali
7 Attività ed eventi sportivi
Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e
8 privati e con il volontariato sociale
9 Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti
a rischio | ||
10 | Informazione, consulenza ed educazione civica | |
11 | Tutela e curatela di incapaci | |
12 | Assistenza diretta e indiretta , benefici economici | |
13 | Attività ricreativa e di socializzazione | |
14 | Politiche per la casa | |
15 | Politiche per il sociale | |
8 Attività economiche | 1 | Agricoltura e pesca |
2 | Artigianato | |
3 | Industria | |
4 | Commercio | |
5 | Fiere e mercati | |
6 | Esercizi turistici e strutture ricettive | |
7 | Promozione e servizi | |
9 Polizia locale e sicurezza pubblica | 1 | Prevenzione ed educazione stradale |
2 | Polizia stradale | |
3 | Informative | |
4 | Sicurezza e ordine pubblico | |
10 Tutela della salute | 1 | Salute e igiene pubblica |
2 | Trattamenti Sanitari Obbligatori | |
3 | Farmacie | |
4 | Zooprofilassi veterinaria | |
5 | Randagismo animale e ricoveri | |
11 Servizi demografici | 1 | Stato civile |
2 | Anagrafe e certificazioni | |
3 | Censimenti | |
4 | Polizia mortuaria e cimiteri | |
12 Elezioni e iniziative popolari | 1 | Albi elettorali |
2 | Liste elettorali | |
3 | Elezioni | |
4 | Referendum | |
5 | Istanze, petizioni e iniziative popolari | |
13 Affari militari | 1 | Leva e servizio civile sostitutivo |
2 | Ruoli matricolari | |
3 | Caserme, alloggi e servitù militari | |
4 | Requisizioni per utilità militari |
Allegato 2
REPERTORI GENERALI
TITOLO I – AMMINISTRAZIONE GENERALE
Classe | Tipologie documentarie | |
6 | Archivio generale | Ordinanze del Sindaco (serie con repertorio) |
Decreti del Sindaco (serie con repertorio) | ||
Ordinanze dei dirigenti | ||
Determinazioni dei dirigenti | ||
Deliberazioni del Consiglio comunale | ||
Deliberazioni della Giunta comunale | ||
Verbali delle adunanze del Consiglio comunale | ||
Verbali delle adunanze della Giunta comunale | ||
Verbali degli altri organi collegiali del Comune | ||
Contratti e convenzioni | ||
Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa) | ||
Registro di protocollo | ||
Repertorio dei fascicoli | ||
Registro dell’Albo pretorio | ||
Registro delle notifiche | ||
17 | Associazionismo e partecipazione | Albo dell’associazionismo: elenco delle associazioni accreditate |
TITOLO III – RISORSE UMANE
Classe | Tipologie documentarie | |
8 | Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro | Registro infortuni |
Verbali dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza | ||
15 | Collaboratori esterni | Elenco degli incarichi conferiti |
TITOLO IV – RISORSE FINANZIARIE E PATRIMONIALI
Classe | Tipologie documentarie | |
3 | Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento | Fatture emesse |
Reversali | ||
4 | Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento | Atti di liquidazione |
Mandati | ||
8 | Beni immobili | Concessioni di occupazione di spazi e aree pubbliche |
Concessioni di beni del demanio statale | ||
Concessioni cimiteriali | ||
TITOLO VI – PIANIFICAZIONE E GESTIONE DEL TERRITORIO
Tipologie documentarie | |
Edilizia privata | Concessioni edilizie |
TITOLO VIII – ATTIVITÀ ECONOMICHE
Classe | Tipologie documentarie | |
2 | Xxxxxxxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx |
0 | Commercio | Autorizzazioni commerciali |
6 | Esercizi turistici e strutture ricettive | Autorizzazioni turistiche |
TITOLO IX – POLIZIA LOCALE E SICUREZZA PUBBLICA
Classe | Tipologie documentarie | |
2 | Polizia stradale | Verbali di accertamento di violazioni al Codice della strada |
Verbali di rilevazione incidenti | ||
4 | Sicurezza e ordine pubblico | Autorizzazioni di pubblica sicurezza |
Verbali degli accertamenti nei diversi settori (edilizio, sanitario, commerciale, etc.) | ||
TITOLO X – TUTELA DELLA SALUTE
Tipologie documentarie | |
Salute e igiene pubblica | Autorizzazioni sanitarie |
Concessioni di agibilità |
TITOLO XI – SERVIZI DEMOGRAFICI
Classe | Tipologie documentarie | |
1 | Stato civile | Registro dei nati |
Registro dei morti | ||
Registro dei matrimoni | ||
Registro di cittadinanza | ||
2 | Anagrafe e certificazioni | Registro della popolazione |
Registro dell’Anagrafe degli italiani residenti all’estero | ||
4 | Polizia mortuaria e cimiteri | Registri di seppellimento |
Registri di tumulazione | ||
Registri di esumazione | ||
Registri di estumulazione | ||
Registri di cremazione | ||
Registri della distribuzione topografica delle tombe con annesse schede onomastiche | ||
TITOLO XII – ELEZIONI E INIZIATIVE POPOLARI
Classe | Tipologie documentarie | |
2 | Liste elettorali | Verbali della commissione elettorale |
Verbali del responsabile dell’ufficio elettorale | ||
Verbali della sottocommissione elettorale circondariale | ||
Allegato 3
PIANO DI CONSERVAZIONE
Titolo I
AMMINISTRAZIONE GENERALE
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
1. Legislazione e circolari esplicative | |||
Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche | Permanente | ||
Circolari pervenute: repertorio annuale | Permanente | ||
Circolari emanate dal Comune: repertorio annuale | Permanente | ||
2. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica | |||
Denominazione del Comune | Permanente | ||
Attribuzione del titolo di città | Permanente | ||
Confini del Comune | Permanente | ||
Costituzione delle circoscrizioni | Permanente | ||
Verbali e deliberazioni della Commissione comunale per la toponomastica: repertorio annuale | Permanente | ||
3. Statuto | |||
Redazione, modifiche e interpretazioni dello statuto | Permanente, dopo sfoltimento del materiale informativo | ||
4. Regolamenti | |||
Regolamenti emessi dal Comune: repertorio annuale | Permanente | ||
Redazione dei regolamenti: un fasc. per ciascun affare | Permanente, previo sfoltimento dei documenti di carattere transitorio | Tenere un solo esemplare, scartare gli altri | |
5. Stemma, gonfalone, sigillo | |||
Definizione, modifica, riconoscimento dello stemma | Permanente | ||
Definizione, modifica, riconoscimento del gonfalone | Permanente | ||
Definizione, modifica, riconoscimento del sigillo | Permanente | ||
Concessione del patrocinio gratuito e del connesso uso dello stemma del Comune: fasc. annuale per attività | Permanente | Perché documenta attività che si svolgono nel territorio | |
6. Archivio generale | |||
Registro di protocollo | Permanente |
Repertorio dei fascicoli | Permanente | ||
Organizzazione del servizio e dell’attività ordinaria (aggiornamento del manuale di gestione con titolario e piano di conservazione, selezione periodica, riordino, inventariazione, spostamenti e versamenti di materiale, depositi e comodati): | Permanente | ||
Interventi straordinari (ad esempio, traslochi, restauri, gestione servizi esterni, scelta del software di gestione) | Permanente | ||
Richieste di accesso per fini amministrativi | 1 anno dalla ricollocazione del materiale | ||
Richieste di informazioni archivistiche e richieste per motivi di studio | Permanente | ||
Richieste di pubblicazione all’albo | 1 anno | ||
Registro dell’Albo pretorio | 20 anni | ||
Richieste di notifica presso la casa | 2 anni | ||
Registro delle notifiche | 20 anni | ||
Registri delle spedizioni e delle spese postali | 1 anno | ||
Ordinanze del Sindaco: repertorio | Permanente | ||
Decreti del Sindaco: repertorio | Permanente | ||
Ordinanze dei dirigenti: repertorio | Permanente | ||
Determinazioni dei dirigenti: repertorio | Permanente | ||
Deliberazioni del Consiglio comunale: repertorio | Permanente | ||
Deliberazioni della Giunta comunale: repertorio | Permanente | ||
Verbali delle adunanze del Consiglio comunale: repertorio | Permanente | ||
Verbali delle adunanze della Giunta comunale: repertorio | Permanente | ||
Verbali degli altri organi collegiali del Comune: repertorio | Permanente | ||
Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali: un repertorio annuale | Permanente | ||
Deliberazioni dei Consigli circoscrizionali: un repertorio annuale | Permanente | ||
Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali: un repertorio annuale | Permanente | ||
Deliberazioni degli Esecutivi circoscrizionali: un repertorio annuale | Permanente | ||
Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni: un repertorio | Permanente | ||
Registro dell’Albo della circoscrizione: un repertorio annuale per ciascuna | Permanente | ||
Contratti e convenzioni: repertorio | Permanente | 20 anni per un’eventuale serie separata di contratti di scarsa rilevanza | |
Contratti e convenzioni delle circoscrizioni: un repertorio per ciascuna circoscrizione | Permanente | 20 anni per un’eventuale serie separata di contratti di scarsa rilevanza | |
Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa) | Permanente | ||
7. Sistema informativo | |||
Organizzazione del sistema | Permanente | ||
Statistiche | Permanente, dopo l’eliminazione dei materiali preparatori | ||
8. Informazioni e relazioni con il pubblico | |||
Iniziative specifiche dell’URP: un fasc. per ciascun affare | Permanente, dopo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale | ||
Reclami dei cittadini (comunque pervenuti) | Permanente | ||
Atti del Difensore civico | Permanente | ||
Bandi e avvisi a stampa | Permanente | ||
Materiali preparatori per il sito Web | Permanente | ||
9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi | |||
Attribuzione di competenze agli uffici | Permanente | ||
Organigramma: un fasc. per ciascuna definizione dell’organigramma | Permanente | ||
Organizzazione degli uffici: un fasc. per ciascun affare | Permanente | ||
Orari di apertura degli uffici comunali e degli altri uffici e attività insistenti sul territorio comunale | Permanente | ||
Materiale preparatorio per le deliberazioni in materia di politica del personale | 10 anni | ||
10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale | |||
Rapporti di carattere generale | Permanente | ||
Costituzione delle rappresentanze del personale | Permanente | ||
Verbali della Delegazione trattante per la contrattazione integrativa | Permanente | ||
11. Controlli esterni | |||
Controlli | Permanente | ||
12. Editoria e attività informativo- promozionale interna ed esterna | |||
Pubblicazioni istituzionali del Comune (libri, riviste, inserzioni o altro) | Permanente | ||
Pubblicazioni istituzionali del Comune (materiali preparatori) | 2 anni | ||
Comunicati stampa | Permanente | ||
13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e | |||
Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa | Permanente |
Onorificenze (concesse e ricevute): un fasc. per ciascun evento | Permanente | ||
Concessione dell’uso del sigillo: un fasc. annuale | Permanente | ||
14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali | |||
Iniziative specifiche (ad esempio, adesione a movimenti di opinione): un fasc. per ciascun affare | Permanente | ||
Gemellaggi | Permanente | ||
Promozione di comitati: un fasc. per ciascun affare | Permanente | ||
15. Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni | |||
Costituzione di enti controllati dal Comune (comprensivo della nomina dei rappresentanti e dei verbali inviati per approvazione) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio | ||
Partecipazione del Comune a enti e associazioni (comprensivo della nomina dei rappresentanti) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio di carattere | ||
16. Area e città metropolitana | |||
Costituzione e rapporti istituzionali | Permanente | ||
17. Associazionismo e partecipazione | |||
Politica di incoraggiamento e appoggio alle associazioni | Permanente | ||
Albo dell’associazionismo: elenco delle associazioni accreditate | Permanente | ||
Fascicoli delle associazioni che chiedono l’iscrizione all’albo | Permanente |
Titolo II
ORGANI DI GOVERNO, GESTIONE, CONTROLLO, CONSULENZA E GARANZIA
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
1. Sindaco | |||
Fasc. personale che dura quanto il mandato | Permanente | ||
2. Vice-sindaco | |||
Xxxx. personale che dura quanto il | Permanente | ||
3. Consiglio | |||
Fasc. personali: un fasc. per ogni consigliere che dura quanto dura il mandato | Permanente | ||
Convocazioni del Consiglio e OdG | 1 anno | Purché riportati nei verbali | |
Interrogazioni e mozioni consiliari | Permanente | dopo sfoltimento | |
Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive | Permanente | ||
4. Presidente del Consiglio | |||
Fasc. personale che dura quanto il mandato | Permanente | ||
5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio | |||
Verbali della Conferenza | Permanente | ||
Verbali delle Commissioni | Permanente | ||
6. Gruppi consiliari | |||
Accreditamento presso il Consiglio | Permanente | Scartare i materiali prodotti o raccolti dai Gruppi | |
7. Xxxxxx | |||
Xxxxxx, revoche e dimissioni degli assessori | Permanente | ||
Convocazioni della Giunta e OdG | 1 anno | Xxxxxx riportati nei verbali | |
8. Commissario prefettizio e straordinario | |||
Fasc. personale | Permanente | ||
9. Segretario e Vice-segretario | |||
Fasc. personale (nomina, etc.) per la durata dell’incarico | Permanente | ||
10. Direttore generale e dirigenza |
Fasc. personale | Permanente | ||
11. Revisori dei conti | |||
Fasc. personale | Permanente | ||
12. Difensore civico | |||
Fasc. personale | Permanente | ||
13. Commissario ad acta | |||
Fasc. personale | Permanente | ||
14. Organi di controllo interni | |||
Un fasc. per ogni organo | Permanente | ||
15. Organi consultivi | |||
Un fasc. per ogni organo | Permanente | ||
16. Consigli circoscrizionali | |||
Fasc. personali: un fasc. per ogni consigliere che dura quanto dura il mandato | Permanente | ||
Convocazioni del Consiglio e OdG | 1 anno | Purché riportati nei verbali | |
Interrogazioni consiliari | Permanente | ||
17. Presidenti dei Consigli circoscrizionali | |||
Fasc. personale che dura quanto il | Permanente | ||
18. Organi esecutivi circoscrizionali | |||
Nomine e dimissioni dei componenti | Permanente | ||
Convocazioni e OdG delle riunioni | 1 anno | Purché riportati nei verbali | |
19. Commissioni dei Consigli | |||
Un fasc. per ogni commissione | Permanente | ||
20. Segretari delle circoscrizioni | |||
Fasc. personale (nomina, etc.) per la durata dell’incarico | Permanente | ||
21. Commissario ad acta delle | |||
Fasc. personale | Permanente | ||
22. Conferenza dei Presidenti di quartiere | |||
Verbali della Conferenza | Permanente |
Titolo III
RISORSE UMANE
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fascicoli personali dei dipendenti e assimilati (quindi anche collaboratori a contratto o a progetto) | Permanente previo sfoltimento da eseguire seguendo la tempistica prevista per le singole classi | ||
1. Concorsi, selezioni, colloqui | |||
Criteri generali e normativa per il reclutamento del personale: un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | ||
Procedimenti per il reclutamento del personale: un fasc. per ciascun procedimento (fasc. per affare), con i seguenti sottofascicoli: Bando e manifesto Domande Allegati alle domande (ove previsti dal bando) Verbali Prove d’esame Copie bando restituite al Comune | Permanente 1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi da restituire dopo la scadenza dei termini per i ricorsi permanente 1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi 1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi | Agli interessati | |
Curricula inviati per richieste di assunzione | 2 anni | ||
Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso o selezione | 1 anno | ||
2. Assunzioni e cessazioni | |||
Criteri generali e normativa per le assunzioni e cessazioni | Permanente | ||
Determinazioni di assunzione e cessazione dei singoli inserite nei singoli fascicoli personali | Permanente | ||
3. Comandi e distacchi; mobilità | |||
Criteri generali e normativa per comandi, distacchi, mobilità | Permanente | ||
Determinazioni di comandi, distacchi e mobilità inserite nei singoli fascicoli personali | Permanente | ||
4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni | |||
Criteri generali e normativa per le attribuzioni di funzioni, ordini di servizio e missioni | Permanente | ||
Determinazioni di attribuzione di funzioni inserite nei singoli fascicoli | Permanente | ||
Determinazioni di missioni inserite nei singoli fascicoli personali | 10 anni |
Determinazioni di ordini di servizio inserite nei singoli fascicoli personali | Permanente | ||
Ordini di servizio collettivi | Permanente | ||
Autorizzazione allo svolgimento di incarichi esterni | 2 anni | ||
5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro | |||
Criteri generali e normativa per gli inquadramenti e le applicazione dei contratti collettivi | Permanente | ||
Determinazione dei ruoli e contratti collettivi | Permanente | NB i contratti con il singolo confluiscono nel | |
Determinazioni relative ai singoli | Permanente | ||
6. Retribuzioni e compensi | |||
Criteri generali e normativa per le retribuzioni e compensi | Permanente | ||
Anagrafe delle prestazioni: schede | 5 anni | ||
Determinazioni inserite nei singoli fascicoli personali | 5 anni dalla cessazione dal servizio | ||
Ruoli degli stipendi: base di dati/ tabulati | Permanente | ||
Provvedimenti giudiziari di requisizione dello stipendio | 5 anni | ||
7. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo | |||
Criteri generali e normativa per gli adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi | Permanente | ||
Trattamento assicurativo inserito nei singoli fascicoli personali | 5 anni dalla chiusura del fascicolo | ||
Trattamento contributivo inserito nei singoli fascicoli personali | 5 anni dalla chiusura del fascicolo | ||
Trattamento fiscale inserito nei singoli fascicoli personali | 5 anni dalla chiusura del fascicolo | ||
Assicurazione obbligatoria inserita nei singoli fascicoli personali | 5 anni dalla chiusura del fascicolo | ||
8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro | |||
Criteri generali e normativa per la tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro | Permanente | ||
Rilevazione dei rischi, ai sensi della 626/94: un fasc. per sede | Tenere l’ultima e scartare la precedente | ||
Prevenzione infortuni | Permanente | ||
Registro infortuni | Permanente | Per L. 626/94 | |
Verbali delle rappresentanze dei lavoratori per la sicurezza | Permanente | ||
Denuncia di infortunio e pratica relativa, con referti, inserita nei singoli fascicoli personali | Permanente | ||
Fascicoli relativi alle visite mediche ordinarie (medicina del lavoro) | 10 anni | ||
9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo |
Criteri generali e normativa per le dichiarazioni di infermità | Permanente | ||
Dichiarazioni di infermità e calcolo dell’indennizzo inserite nel singolo fascicolo personale | Permanente | ||
10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza | |||
Criteri generali e normativa per il trattamento di fine rapporto | Permanente | ||
Trattamento pensionistico e di fine rapporto inserito nel singolo fascicolo personale | Permanente | ||
11. Servizi al personale su richiesta | |||
Criteri generali e normativa per i | Permanente | ||
Domande di servizi su richiesta (mensa, asili nido, colonie estive, soggiorni climatici, etc.) | 2 anni | ||
12. Orario di lavoro, presenze e assenze | |||
Criteri generali e normativa per le assenze | Permanente | ||
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sull’orario inserite nel singolo fascicolo personale: - 150 ore - permessi d’uscita per motivi personali - permessi per allattamento - permessi per donazione sangue - permessi per motivi sindacali - opzione per orario particolare e part-time | 2 anni 2 anni 2 anni 2 anni 2 anni Permanente | ||
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sulle assenze (con allegati) inserite nel singolo fascicolo personale: - congedo ordinario - congedo straordinario per motivi di salute - congedo straordinario per motivi personali e familiari - aspettativa per infermità - aspettativa per mandato parlamentare o altre cariche elettive - aspettativa obbligatoria per maternità e puerperio - aspettativa facoltativa per maternità e puerperio - aspettativa per motivi di famiglia - aspettativa sindacale - certificati medici | 2 anni 2 anni Alla cessazione dal servizio Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Alla cessazione dal servizio | ||
Referti delle visite di controllo inseriti nel singolo fascicolo personale | Alla cessazione dal servizio |
Fogli firma; cartellini marcatempo; tabulati elettronici di rilevazione presenze | 2 anni | In assenza di pendenze disciplinari o giudiziarie | |
Rilevazioni delle assenze per sciopero: - singole schede - prospetti riassuntivi | 1 anno dopo la redazione dei prospetti riassuntivi Permanente | ||
13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari | |||
Criteri generali e normativa per i provvedimenti disciplinari | Permanente | ||
Provvedimenti disciplinari inseriti nel singolo fascicolo personale | Permanente | ||
14. Formazione e aggiornamento | |||
Criteri generali e normativa per la formazione e l’aggiornamento professionale | Permanente | ||
Organizzazione di corsi di formazione e aggiornamento: un fasc. per ciascun corso | Permanente previo sfoltimento dopo 5 anni | ||
Domande/Invio dei dipendenti a corsi inseriti nel singolo fascicolo personale | Permanente previo sfoltimento dopo 5 anni | ||
15. Collaboratori esterni | |||
Criteri generali e normativa per il trattamento dei collaboratori esterni | Permanente | ||
Elenco degli incarichi conferiti: repertorio | Permanente |
Titolo IV
RISORSE FINANZIARIE E PATRIMONIALI
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
1. Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG) | |||
Bilancio preventivo e allegati, tra cui Relazione previsionale e programmatica | Permanente | ||
PEG: articolato in fascicoli: un fasc. per ogni obiettivo | Permanente, previo sfoltimento | ||
Carteggio prodotto dai differenti uffici del Comune per questioni afferenti alla formazione del bilancio e del PEG | 10 anni | ||
2. Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni) | |||
Gestione del bilancio: un fasc. per ciascuna variazione | Permanente, previo sfoltimento | ||
3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, | |||
Fascicoli personali dei contribuenti comunali: un fasc. per ciascun contribuente per ciascun tipo di imposte (ICI, TARSU, TOSAP, etc.), con eventuali sottofascicoli | 10 dopo la cancellazione del contribuente dai ruoli | ||
Ruolo ICI: base di dati/ stampe | 10 anni | Prevedere una stampa | |
Ruolo imposta comunale sulla pubblicità: base di dati | 10 anni | Prevedere una stampa periodica | |
Ruolo diritti sulle pubbliche affissioni: base di dati | 10 anni | Prevedere una stampa periodica | |
Ruolo TARSU: base di dati | 10 anni | Prevedere una stampa periodica | |
Ruolo COSAP: base di dati | 10 anni | Prevedere una stampa | |
Contratti di mutuo: un fasc. per ciascun mutuo | 5 anni dall’estinzione del mutuo | ||
Proventi da affitti e locazioni: un fasc. annuale per ciascun immobile locato | 5 anni dal termine del contratto | ||
Diritti di segreteria: registrini annuali | 5 anni | ||
Matrici dei bollettari delle entrate: registri annuali | 5 anni | ||
Ricevute dei versamenti in banca delle somme riscosse nelle differenti UOR per diritti di segreteria | 5 anni | ||
Fatture emesse: repertorio annuale | 10 anni | ||
Reversali | 5 anni | ||
Bollettari vari | 5 anni | ||
Ricevute di pagamenti vari | 5 anni | ||
4. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento |
Impegni di spesa (determinazioni dei dirigenti delle UOR): copie inviate dalle UOR alla Ragioneria: repertorio annuale | 2 anni | ||
Fatture ricevute: repertorio annuale | 10 anni | ||
Atti di liquidazione con allegati trasmessi da ciascuna UOR: repertorio annuale | 2 anni | ||
Mandati di pagamento con allegati emessi dalla Ragioneria e inviati alla Tesoreria: repertorio annuale | 10 anni dall’approvazione del bilancio | Purché registrati in scritture contabili di sintesi | |
Eventuali copie di mandati | 2 anni | ||
5. Partecipazioni finanziarie | |||
Gestione delle partecipazioni finanziarie: un fasc. per ciascuna partecipazione | Permanente, previo sfoltimento | ||
6. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili | |||
Rendiconto della gestione, articolato in Conto del bilancio, Conto del patrimonio e Conto economico | Permanente | ||
7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi | |||
Mod. 770 | 10 anni | Più se si ritiene | |
Ricevute dei versamenti (IVA, IRPEF, etc.) | 10 anni | ||
Pagamento dei premi dei contratti assicurativi | 5 anni dall’estinzione del contratto | ||
8. Beni immobili | |||
Inventario dei beni immobili: registro o base di dati perenne | Permanente | ||
Fascicoli dei beni immobili: un fasc. per ciascun bene immobile, articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di competenza di UOR diverse: - acquisizione - manutenzione ordinaria - gestione - uso - alienazione e dismissione | Permanente 20 anni 5 anni 5 anni Permanente | ||
Concessioni di occupazione di spazi e aree pubbliche: repertorio | Permanente | ||
Concessioni di beni del demanio statale: repertorio | Permanente | ||
Concessioni cimiteriali: repertorio | Permanente | ||
Fascicoli personali dei concessionari: un fasc. per ciascun concessionario | 5 anni dalla cessazione del rapporto | ||
9. Beni mobili |
Inventari dei beni mobili: uno per consegnatario | Permanente | ||
Fascicoli dei beni mobili: un fasc. per ciascun bene mobile, articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di competenza di UOR diverse: - acquisizione - manutenzione - concessione in uso - alienazione e altre forme di dismissione | 5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione | ||
10. Economato | |||
Acquisizione di beni e servizi: un fasc. per ciascun acquisto | 5 anni dalla dismissione del bene | ||
Elenco dei fornitori: repertorio (in forma di base di dati) | Permanente | ||
11. Oggetti smarriti e recuperati | |||
Verbali di rinvenimento: serie annuale repertoriata | 2 anni | ||
Ricevute di riconsegna ai proprietari: serie annuale repertoriata | 2 anni | ||
Vendita o devoluzione: un fasc. periodico (per attività) | 2 anni | ||
12. Tesoreria | |||
Giornale di cassa | Permanente | ||
Mandati quietanzati, che vengono inviati in Ragioneria: repertorio periodico (mese/anno) | 10 anni | ||
13. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate | |||
Concessionari: un fasc. per ciascuno dei concessionari | 10 anni dalla cessazione del rapporto | ||
14. Pubblicità e pubbliche affissioni | |||
Autorizzazioni alla pubblicità stabile: repertorio annuale | 5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione | Salvo non si rilevi qualche necessità particolare di conservazione a campione | |
Autorizzazioni alla pubblicità circoscritta: repertorio annuale | 5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione | ||
Richieste di affissione (con allegati da affiggere): un fasc. per richiesta | 5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione |
Titolo V
AFFARI LEGALI
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
1. Contenzioso | |||
Fascicoli di causa | Permanente | Concentrare quelli presso gli studi professionali esterni | |
2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni | |||
Contratti assicurativi | 2 anni dalla scadenza | ||
Richieste e pratiche di risarcimento | 10 anni | ||
3. Pareri e consulenze | |||
Pareri e consulenze | Permanente |
Titolo VI
PIANIFICAZIONE E GESTIONE DEL TERRITORIO
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
1. Urbanistica: piano regolatore generale e varianti | |||
PGR | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
Pareri su piani sovracomunali | Permanente | Dopo sfoltimento | |
Certificati di destinazione | 1 anno dopo la scadenza | ||
Varianti al PRG | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
2. Urbanistica: strumenti di attuazione del piano regolatore generale | |||
Piani particolareggiati del PRG | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
Piani di lottizzazione | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
Piani di edilizia economica e popolare – PEEP | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
Piano particolareggiato infrastrutture stradali - PPIS | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
Piano di riqualificazione urbana – PRU | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
Piano insediamenti produttivi - PIP | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
Programma integrato di riqualificazione | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
Programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
3. Edilizia privata | |||
Autorizzazioni edilizie: repertorio | Permanente |
Fascicoli dei richiedenti le autorizzazioni: un fasc. per ciascuna autorizzazione | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
Accertamento e repressione degli abusi | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
Denunce e relazioni finali delle opere in cemento armato | Fino a quando esiste l’edificio | ||
4. Edilizia pubblica | |||
Costruzione di edilizia popolare | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
5. Opere pubbliche | |||
Realizzazione di opere pubbliche | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio | |
Manutenzione ordinaria | 5 anni | Salvo necessità particolari | |
Manutenzione straordinaria | 20 anni | Salvo necessità particolari | |
6. Catasto | |||
Catasto terreni: mappe | Permanente | ||
Catasto terreni: registri | Permanente | ||
Catasto terreni: indice alfabetico dei possessori | Permanente | ||
Catasto terreni: estratti catastali | Permanente | ||
Catasto terreni: denunce di variazione (volture) | Permanente | ||
Catasto fabbricati: mappe | Permanente | ||
Catasto fabbricati: registri | Permanente | ||
Catasto fabbricati: indice alfabetico dei possessori | Permanente | ||
Catasto fabbricati: estratti catastali | Permanente | ||
Catasto terreni: denunce di variazione (volture) | Permanente | ||
Richieste di visure e certificazioni | 1 anno | ||
7. Viabilità | |||
Piano Urbano del Traffico:un fasc. per ciascun affare | Permanente con sfoltimento | ||
Piano Urbano della Mobilità: un fasc. per ciascun affare | Permanente con sfoltimento | ||
Autorizzazioni in deroga: serie annuale repertoriata | 2 anni | ||
8. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi |
Approvvigionamento idrico (organizzazione e funzionamento) | Permanente con sfoltimento | ||
Fascicoli relativi alle irregolarità | 10 anni | ||
Iniziative a favore dell’ambiente | Permanente con sfoltimento | ||
Distribuzione dell’acqua: contratti con gli utenti | 2 anni dalla cessazione del rapporto | Purché in assenza di contenzioso | |
Produzione di energia elettrica o altre fonti energetiche | Permanente con sfoltimento | ||
Distribuzione di energia elettrica o altre fonti energetiche: contratti con gli utenti: | 2 anni dalla cessazione del rapporto | Purché in assenza di contenzioso | |
Trasporti pubblici (gestione) | Permanente con | ||
Vigilanza sui gestori dei servizi: un fasc. annuale per attività | Permanente con sfoltimento | ||
Fascicoli relativi alle irregolarità | 10 anni | ||
Iniziative di sensibilizzazione degli utenti per consumi razionali: un fasc. per ciascuna iniziativa | Permanente con sfoltimento | ||
Dichiarazioni di conformità degli impianti: repertorio annuale | 1 anno | ||
9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo | |||
Valutazioni e pareri di impatto ambientale: un fasc. per ciascun parere | Permanente | ||
Monitoraggi della qualità delle acque: fasc. annuale per attività | 10 anni | ||
Monitoraggi della qualità dell’aria: fasc. annuale per attività | 10 anni | ||
Monitoraggi della qualità dell’etere: un fasc. annuale per attività | 10 anni | ||
Altri eventuali monitoraggi: fasc. annuale per attività | 10 anni | ||
Fascicoli relativi alle irregolarità | 10 anni | ||
Controlli a campione sugli impianti termici dei privati: fasc. annuale per attività | 2 anni | ||
Fascicoli relativi alle irregolarità | 10 anni | ||
10. Protezione civile ed emergenze | |||
Segnalazioni preventive di condizioni meteorologiche avverse: un fasc. annuale | 2 anni | ||
Addestramento ed esercitazioni per la protezione civile: un fasc. annuale | 5 anni | ||
Interventi per emergenze: un fasc. per ciascuna emergenza | Permanente con sfoltimento |
Titolo VII
SERVIZI ALLA PERSONA
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fascicoli per persona | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
1. Diritto allo studio e servizi | |||
Concessione di borse di studio: - bando - domande - graduatorie - assegnazioni | permanente 5 anni permanente 5 anni | ||
Distribuzione buoni libro: un fasc. per scuola | 2 anni | ||
Gestione buoni pasto degli iscritti alle scuole: un fasc. per periodo | 2 anni | ||
Verbali del comitato genitori per la mensa | 3 anni | ||
Azioni di promozione e sostegno del diritto allo studio: un fasc. per intervento | 5 anni | ||
Gestione mense scolastiche: un fasc. per mensa scolastica e per periodo | 10 anni | ||
Integrazione di neo-immigrati e nomadi: un fasc. per intervento | 10 anni | ||
Gestione trasporto scolastico: un fasc. per periodo e per tratta | 2 anni | ||
2. Asili nido e scuola materna | Domande di ammissione agli asili nido e alle scuole materne: un fasc. per asilo/scuola | 2 anni | |
Graduatorie di ammissione | 2 anni | ||
Funzionamento. degli asili e delle scuole materne: un fasc. per struttura | 10 anni | ||
3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività | |||
Iniziative specifiche: un fasc. per iniziativa | 10 anni | ||
Registri scolastici (del professore e della classe) prodotti dalle Scuole civiche (ove presenti) | Permanenti | ||
4. Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale |
Iniziative specifiche: un fasc. per iniziativa | 10 anni | ||
5. Istituti culturali | |||
Funzionamento delle diverse istituzioni culturali: un fasc. per istituto | Permanente | ||
Verbali degli organi di gestione | Permanente | ||
6. Attività ed eventi culturali | |||
Attività ordinarie annuali: un fasc. per attività e per periodo) | 10 anni | ||
Eventi culturali: un fasc. per evento | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni | ||
Feste civili e/o religiose: un fasc. per iniziativa | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni | ||
Iniziative culturali. un fasc. per iniziativa | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni | ||
Prestiti di beni culturali: un fasc. per affare | Permanente | ||
7. Attività ed eventi sportivi | |||
Eventi e attività sportive: un fasc. per evento/attività | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
8. Pianificazione e accordi strate- gici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale | |||
Piano sociale: un fasc. annuale eventualmente organizzato in sottofasc. | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
Programmazione per settori: un fasc. per ciascun settore | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
Accordi con i differenti soggetti: un fasc. per ciascun soggetto | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio | |||
Campagne di prevenzione: un fasc. per campagna | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
Interventi di recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio: un fasc. per intervento | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni |
Ricognizione dei rischi: un fasc. per affare | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
10. Informazione, consulenza ed educazione civica | |||
Funzionamento e attività delle strutture (consultori, informagiovani, etc.): un fasc. per struttura | Permanente, previo sfolti- mento del carteggio tempora- neo e strumentale dopo 10 anni | ||
Iniziative di vario tipo: un fasc. per iniziativa | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni | ||
11. Tutela e curatela di incapaci | |||
Interventi per le persone sottoposte a tutela e curatela: un fasc. per intervento. | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni | ||
12. Assistenza diretta e indiretta, benefici economici | |||
Funzionamento e attività delle strutture: un fasc. annuale per ciascuna struttura | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni | ||
Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni | ||
13. Attività ricreativa e di socializzazione | |||
Funzionamento e attività delle strutture (colonie, centri ricreativi, etc.): un fasc. annuale per ciascuna struttura | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni | ||
Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni | ||
14. Politiche per la casa | |||
Assegnazione degli alloggi: un fasc. per bando, organizzato in sottofascicoli: - bando - domande - graduatoria - assegnazione | permanente 5 anni permanente 5 anni | ||
Fasc. degli assegnatari : un fasc. per assegnatario | 5 anni dopo la scadenza del contratto | In assenza di contenzioso | |
15. Politiche per il sociale | |||
Iniziative specifiche: un fasc. per iniziativa | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni |
Titolo VIII
ATTIVITÀ ECONOMICHE
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fascicoli individuali degli esercenti attività economiche: un fasc. per persona | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
1. Agricoltura e pesca | |||
Iniziative specifiche: un fasc. per affare | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
Dichiarazioni raccolta e produzione: un fasc. per periodo | 5 anni | ||
2. Artigianato | |||
Iniziative specifiche: un fasc. per affare | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
Autorizzazioni artigiane: repertorio | Permanente | ||
3. Industria | |||
Iniziative specifiche: un fasc. per affare | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
4. Commercio | |||
Iniziative specifiche: un fasc. per affare | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
Comunicazioni dovute: un fasc. per periodo | 1 anno | ||
Autorizzazioni commerciali: repertorio | Permanente | ||
5. Fiere e mercati | |||
Iniziative specifiche: un fasc. per affare | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
6. Esercizi turistici e strutture | |||
Iniziative specifiche: un fasc. per affare | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni | ||
Autorizzazioni turistiche: repertorio | Permanente | ||
7. Promozione e servizi | |||
Iniziative specifiche: un fasc. per affare | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni |
Titolo IX
POLIZIA LOCALE E SICUREZZA PUBBLICA
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
1. Prevenzione ed educazione stradale | |||
Iniziative specifiche di prevenzione: un fasc. per iniziativa | 5 anni | ||
Corsi di educazione stradale nelle scuole: un fasc. per corso | 5 anni | ||
2. Polizia stradale | |||
Direttive e disposizioni: un fasc. annuale | Permanente | ||
Organizzazione del servizio di pattugliamento: un fasc. annuale | 3 anni | ||
Verbali di accertamento di violazioni al Codice della strada: repertorio annuale | 10 anni | ||
Accertamento di violazioni al Codice della strada e conseguente erogazione di sanzioni: un fasc. per accertamento | 5 anni | ||
Verbali di rilevazione incidenti: repertorio annuale | 20 anni | In assenza di contenzioso (ai sensi dell’art. 157 del Codice penale) | |
Statistiche delle violazioni e degli incidenti: un fasc. annuale | Permanente | ||
Gestione veicoli rimossi: un fasc. per ciascun veicolo | 2 anni | ||
3. Informative | |||
Informative su persone residenti nel Comune: un fasc. per ciascuna persona | 5 anni | ||
4. Sicurezza e ordine pubblico | |||
Direttive e disposizioni generali: un fasc. annuale | Permanente | ||
Servizio ordinario di pubblica sicurezza: un fasc. annuale | 5 anni | ||
Servizio straordinario di pubblica sicurezza, in caso di eventi particolari (manifestazioni, concerti, etc.): un fasc. per evento | 5 anni | ||
Autorizzazioni di pubblica sicurezza: repertorio annuale, organizzata in sottoserie | Permanente | ||
Fascicoli dei richiedenti l’autorizzazione di pubblica sicurezza: un fasc. per richiedente | 5 anni |
Verbali degli accertamenti nei diversi settori (edilizio, sanitario, commerciale, anagrafico, sociale, etc.): un repertorio annuale per ciascun settore di accertamento | Permanente |
Titolo X
TUTELA DELLA SALUTE
Classi | Tipologie documentarie | conservazione | Note |
1. Salute e igiene pubblica | |||
Emergenze sanitarie: un fasc. per ciascun evento | Permanente | ||
Misure di igiene pubblica: un fasc. per ciascun affare | Permanente | ||
Interventi di derattizzazione, dezanzarizzazione etc.: un fasc. per ciascun intervento | 1 anno | ||
Trattamenti fitosanitari e di disinfestazione: un fasc. per ciascun intervento | 1 anno | ||
Autorizzazioni sanitarie: repertorio annuale | Permanente | ||
Fascicoli dei richiedenti autorizzazioni sanitarie: un fasc. per ciascuna persona/ditta | 5 anni dalla cessazione dell’attività | ||
Concessioni di agibilità: repertorio annuale | Permanente | ||
Fascicoli dei richiedenti l’agibilità: un fasc. per ciascun richiedente | Permanente | ||
2. Trattamenti Sanitari Obbligatori | |||
TSO: un fasc. per ciascun procedimento | Permanente | ||
ASO: un fasc. per ciascun procedimento | Permanente | ||
Fascicoli personali dei soggetti a trattamenti: un fasc. per ciascuna persona | Permanente | ||
3. Farmacie | |||
Istituzione di farmacie: un fasc. per ciascuna farmacia | Permanente | ||
Funzionamento delle farmacie: un fasc. per ciascun periodo (anno o mese) | 2 anni | ||
4. Zooprofilassi veterinaria | |||
Fasc. relativi a epizoozie (epidemie animali): un fasc. per ciascun evento | Permanente | ||
5. Randagismo animale e ricoveri | |||
Gestione dei ricoveri e degli eventi connessi: un fasc. per ciascun procedimento | 3 anni |
Titolo XI
SERVIZI DEMOGRAFICI
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
1. Stato civile | |||
Registro dei nati: repertorio annuale | Permanente | ||
Registro dei morti: repertorio annuale | Permanente | ||
Registro dei matrimoni: repertorio annuale | Permanente | ||
Registro di cittadinanza: repertorio annuale | Permanente, se recanti registrazioni | ||
Atti allegati per registrazioni | = | Trasmessi annualmente all’ufficio del governo competente per territorio | |
Atti per annotazioni sui registri di stato civile: un fasc. per ciascun procedimento | 10 anni | ||
Comunicazione dei nati all’Agenzia per le entrate: un fasc. per ciascun periodo | 1 anno | ||
2. Anagrafe e certificazioni | |||
APR 4: iscrizioni anagrafiche: un fasc. per ciascuna persona | Permanente | ||
AIRE: un fasc. per ciascuna persona | Permanente | ||
Richieste certificati: un fasc. per ciascun periodo (mese o anno) | 1 anno | ||
Corrispondenza con altre amministrazioni per rilascio e trasmissione documenti: un fasc. per ciascun periodo (mese o anno) | 1 anno | ||
Cartellini per carte d’identità: uno per ciascuna persona | 1 anno | Mediante incenerimento o triturazione | |
Carte d’identità scadute e riconsegnate: un fasc. per ciascuna persona | 5 anni | Mediante incenerimento o triturazione Circ. Min. interno – Direz. gen. PS 23 ott. 1950, n. 10-13070-12982- 7- | |
Cambi di abitazione e residenza: un fasc. per ciascuna persona | 10 anni | Salvo esigenze particolari | |
Cancellazioni: un fasc. per ciascuna persona | 10 anni | Salvo esigenze particolari | |
Carteggio con la Corte d’appello per la formazione degli Albi dei giudici popolari: un fasc. per ciascun periodo | 3 anni dall’ultima revisione | ||
Registro della popolazione: su base di dati | Permanente | Salvataggi periodici per storicizzare la banca dati |
3. Censimenti | |||
Schedoni statistici del censimento | Si conservano quelli dell’ultimo censimento; quelli del precedente si scartano dopo 1 anno | ||
Atti preparatori e organizzativi | 3 anni | ||
4. Polizia mortuaria e cimiteri | |||
Registri di seppellimento | Permanente | ||
Registri di tumulazione | Permanente | ||
Registri di esumazione | Permanente | ||
Registri di estumulazione | Permanente | ||
Registri di cremazione | Permanente | ||
Registri della distribuzione topografica delle tombe con annesse schede onomastiche | Permanente | ||
Trasferimento delle salme: un fasc. per ciascun trasporto | 50 anni |
Titolo XII
ELEZIONI E INIZIATIVE POPOLARI
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
1. Albi elettorali | |||
Xxxx dei presidenti di seggio: un elenco per ciascuna elezione | 5 anni | ||
Albo degli scrutatori: un elenco per ciascuna elezione | 5 anni | ||
2. Liste elettorali | |||
Liste generali | 1 anno dopo la redazione della successiva | ||
Liste sezionali | 1 anno dopo la redazione della successiva | ||
Verbali della commissione elettorale comunale | Permanente | ||
Copia dei verbali della Commissione elettorale mandamentale in ordine alle operazioni e deliberazioni adottate dalla Commissione elettorale comunale | 5 anni | ||
Schede dello schedario generale | 5 anni dopo la redazione della successiva | ||
Schede degli schedari sezionali | 5 anni dopo la redazione della successiva | ||
Fasc. personali degli elettori: un fasc. per ciascun elettore | 5 anni dopo la cancellazione dalla lista | ||
Xxxxxxx recanti le proposte di variazione delle liste elettorali | 5 anni dopo la redazione della lista successiva | ||
Carteggio concernente la tenuta e la revisione delle liste elettorali | 5 anni dopo la redazione della lista successiva | ||
3. Elezioni | |||
Convocazione dei comizi elettorali: un fasc. per ciascuna elezione | Permanente | ||
Presentazione delle liste: manifesto | Permanente | ||
Presentazione delle liste: carteggio | 5 anni | ||
Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi | 5 anni | ||
Verbali dei presidenti di seggio | = | Trasmessi al Min dell’interno | |
Schede | = | Trasmesse al Min dell’interno | |
Pacchi scorta elezioni | 2 anni | ||
Certificati elettorali non ritirati | 2 anni | ||
Istruzioni elettorali a stampa | 2 anni | ||
4. Referendum | |||
Atti preparatori | 5 anni | ||
Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi | 5 anni |
Verbali dei presidenti di seggio | = | Trasmessi al Min dell’interno | |
Schede | = | Trasmesse al Min dell’interno | |
5. Istanze, petizioni e iniziative popolari | |||
Raccolta di firme per referendum previsti dallo statuto: un fasc. per ciascuna iniziativa | 5 anni dopo il referendum |
Titolo XIII
AFFARI MILITARI
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
1. Leva e servizio civile sostitutivo | |||
Liste di leva: una per anno | Permanente | ||
Lista degli eliminati/esentati: una per anno | Permanente | ||
2. Ruoli matricolari | |||
Uno per anno | Permanente | ||
3. Caserme, alloggi e servitù militari | |||
Procedimenti specifici: un fasc. per ciascun procedimento | Permanente | ||
4. Requisizioni per utilità militari | |||
Procedimenti specifici: un fasc. per ciascun procedimento | Permanente |
Avvertenze:
Quando si usa la formula “previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale” si allude all’operazione che estrae dal fascicolo le copie e i documenti, che hanno appunto carattere strumentale e transitorio, utilizzati dal RPA per espletare il procedimento, ma che esauriscono la loro funzione nel momento in cui viene emesso il provvedimento finale oppure non sono strettamente connessi al procedimento (ad esempio, appunti, promemoria, copie di normativa e documenti di carattere generale).