Hysbysiad Preifatrwydd i Ymgeiswyr
Hysbysiad Preifatrwydd i Ymgeiswyr
Mae Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru Cyfyngedig yn gorff corfforaethol ac mae wedi cofrestru yng Nghymru a Lloegr. Dyma rif y cwmni - 08719645, ac mae ei swyddfa gofrestredig ar 2il Xxxx, 3 Sgwâr y Cynulliad, Cei Britannia, Caerdydd CF10 4PL (Cwmni).
Swyddog Diogelu Data: Xxx Xxxxx, Rheolwr Cydymffurfio a Diogelu Data
Mae Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru (yr Hwb) yn casglu ac yn prosesu data personol sy’n ymwneud ag ymgeiswyr am swyddi fel rhan o unrhyw broses recriwtio. Mae’r Hwb wedi ymrwymo i fod yn dryloyw ynghylch sut mae’n casglu ac yn defnyddio’r data hwnnw ac i gyflawni ei rwymedigaethau diogelu data yn unol â’r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol, Deddf Hawliau Dynol y DU 1998, Deddf Diogelu Data 2018 (Pennod 22) (GDPR DU) a’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (UE) 2016/679. Dim ond at ddibenion bwrw ymlaen â’ch cais neu i fodloni gofynion cyfreithiol neu reoleiddiol pan fo angen y defnyddir yr xxxx wybodaeth a roddwch ynystod y broses recriwtio.
Pa wybodaeth mae’r sefydliad yn ei chasglu?
Mae’r Hwb yn casglu ac yn prosesu amrywiaeth o wybodaeth amdanoch chi. Mae hyn yn cynnwys:
• xxxx enw, xxxx cyfeiriad a’ch manylion cyswllt, gan gynnwys xxxx cyfeiriad e-xxxx a’ch
rhif ffôn, xxxx dyddiad geni a’ch rhywedd;
• manylion xxxx cymwysterau a/neu addysg, xxxx sgiliau, xxxx profiad a’xx xxxxx cyflogaeth, gan gynnwys dyddiadau dechrau a gorffen, gyda chyflogwyr blaenorol a’r sefydliad;
• gwybodaeth am xxxx taliadau cydnabyddiaeth, gan gynnwys xxxx hawl i gael buddion fel pensiynau neu sicrwydd yswiriant;
• gwybodaeth am xxxx cenedligrwydd a’ch hawl i weithio yn y DU;
• gwybodaeth am euogfarnau troseddol a throseddau;
• gwybodaeth am gyflyrau meddygol neu iechyd, gan gynnwys a oes gennych chi anabledd y mae gofyn i’r sefydliad wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer.
Yn ystod y broses recriwtio, bydd Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru hefyd yn gofyn i chi am atebion i gwestiynau sy’n berthnasol i’r rôl rydych chi wedi gwneud cais amdani.
Bydd yr Hwb yn gofyn am fanylion canolwyr y gallwn gysylltu â nhw os byddwn yn cynnig swydd i chi’n amodol.
Mae’n rhaid i chi lwyddo i gwblhau archwiliadau cyn cyflogaeth er mwyn symud ymlaen i gael cynnig terfynol am swydd gyda Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru. Os byddwn yn gwneud cynnig terfynol am swydd, byddwn hefyd yn gofyn i chi am ragor o wybodaeth unwaith y byddwch wedi derbyn y cynnig, fel xxxx manylion banc.
Mae’r Hwb yn casglu’r wybodaeth hon mewn amryw o ffyrdd. Er enghraifft, gall data gael ei gynnwys ar ffurflenni cais, CVs neu grynodebau, gellir cael gafael ar ddata ar xxxx pasbort neu ddogfennau adnabod eraill, xxx xxx’n bosibl ei gasglu mewn cyfweliadau neu fath arall o asesiadau, gan gynnwys profion a holiaduron ar-lein.
Bydd yr Hwb hefyd yn casglu data personol amdanoch chi gan drydydd partïon fel geirdaon gan gyn-gyflogwyr, gwybodaeth gan ddarparwyr archwiliadau i gefndir cyflogaeth a gwybodaeth o wiriadau cofnodion troseddol. Dim ond ar ôl i swydd amodol gael ei chynnig i chi y bydd yr Hwb yn gofyn am wybodaeth gan drydydd partïon, a bydd yn rhoi gwybod i chi ei fod yn gwneud hynny.
Caiff data ei storio mewn amryw o wahanol leoedd, gan gynnwys ar gofnod xxxx cais, mewn systemau rheoli Adnoddau Dynol ac ar systemau TG eraill (yn cynnwys yr e-xxxx).
Xxx xxx Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru yn prosesu data personol?
Xxx xxxxx i’r Hwb brosesu data er mwyn cymryd camau ar gais cyn ymrwymo i gontract gyda chi. Xxx xxxxx iddo hefyd brosesu xxxx data er mwyn ymrwymo i gontract gyda chi.
Mewn rhai achosion, mae gofyn i’r Hwb brosesu xxxx data i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’i rwymedigaethau cyfreithiol. Er enghraifft, mae’n rhaid iddo wirio cymhwysedd ymgeisydd llwyddiannus i weithio yn y DU cyn dechrau gweithio.
Xxx xxx yr Hwb fuddiant dilys mewn prosesu data personol yn ystod y broses recriwtio ac mewn cadw cofnodion o’r broses. Mae prosesu data gan ymgeiswyr am swyddi yn caniatáu i’r Hwb reoli’r broses recriwtio, asesu a chadarnhau addasrwydd ymgeisydd ar gyfer swydd a phenderfynu i bwy y dylid cynnig swydd. Mae’n bosibl y bydd gofyn i’r Hwb brosesu data ymgeiswyr am swyddi er mwyn ymateb i hawliadau cyfreithiol ac amddiffyn yn erbyn hawliadau o’r fath hefyd.
Pan fydd yr Hwb yn dibynnu ar fuddiannau dilys fel rheswm dros brosesu data, bydd wedi ystyried a yw hawliau a rhyddid ymgeiswyr am swyddi, cyflogeion neu weithwyr yn drech na’r buddiannau hynny a bydd wedi dod i’r casgliad nad ydynt.
Mae Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru yn prosesu gwybodaeth am iechyd os oes xxxxx xxxx wneud addasiadau rhesymol i’r broses recriwtio ar gyfer ymgeiswyr sydd ag anabledd. Mae hyn er mwyn cyflawni ei rwymedigaethau ac er mwyn arfer hawliau penodol o ran cyflogaeth.
Pan fydd Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru yn prosesu categorïau arbennig eraill o ddata, fel gwybodaeth am darddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol, iechyd, crefydd xxx xxxx, oed,
rhywedd neu statws priodasol, gwneir hyn at ddibenion monitro cyfle cyfartal gyda chaniatâd penodol ymgeiswyr am swyddi, y gellir ei dynnu’n ôl unrhyw xxxx drwy gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data, Xxx Xxxxx. Gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data drwy unrhyw ddull gan gynnwys, drwy lythyr, dros yr e-xxxx, dros y ffôn ac yn bersonol. Ffoniwch 02920 467 030 neu anfonwch e-xxxx i xxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xxx. Os ydych chi’n penderfynu ysgrifennu, y cyfeiriad yw:
Xx Xxx Xxxxx Swyddog Diogelu Data
Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru 3 Sgwâr y Cynulliad
Bae Caerdydd CF10 4PL
Mae’n rhaid i Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru ofyn am wybodaeth am euogfarnau troseddol a throseddau. Mae hyn yn angenrheidiol er mwyn iddo gyflawni ei rwymedigaethau xx xxxxx hawliau penodol o ran cyflogaeth a/neu gydymffurfio â gofyniad rheoleiddiol i bennu a yw unigolyn wedi cyflawni gweithred anghyfreithlon neu wedi bod yn gysylltiedig ag anonestrwydd neu ymddygiad amhriodol arall.
Os bydd xxxx cais yn aflwyddiannus, bydd yr Hwb yn cadw xxxx data personol ar ffeil rhag ofn y bydd cyfleoedd cyflogaeth yn y dyfodol y xxxxxxx fod yn addas ar eu cyfer. Bydd yr Hwb yn gofyn am xxxx caniatâd cyn iddo gadw xxxx data at y diben hwn ac mae croeso i chi dynnu xxxx caniatâd yn ôl unrhyw xxxx drwy gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data, Xxx Xxxxx. Gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data drwy unrhyw ddull gan gynnwys, drwy lythyr, dros yr e- xxxx, dros y ffôn ac yn bersonol. Ffoniwch 02920 467030 neu anfonwch e-xxxx i xxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xxx. Os ydych chi’n penderfynu ysgrifennu, y cyfeiriad yw:
Xx Xxx Xxxxx Swyddog Diogelu Data
Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru 3 Sgwâr y Cynulliad
Bae Caerdydd CF10 4PL
Pwy sydd â mynediad at ddata?
Bydd xxxx gwybodaeth yn cael ei rhannu’n fewnol at ddibenion yr ymarfer recriwtio. Mae hyn yn cynnwys aelodau o’r xxx Adnoddau Dynol a recriwtio, cyfwelwyr sy’n ymwneud â’r broses recriwtio, rheolwyr yn y xxxx busnes sydd â swydd wag a staff TG os oes angen cael mynediad at y data i gyflawni eu rolau. Mae Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru hefyd yn defnyddio trydydd parti i helpu gyda’i broses recriwtio. Bydd xxxx data’n cael ei rannu â’n darparwr Adnoddau Dynol trydydd parti allanol er mwyn eu galluogi i helpu gyda’r broses recriwtio a dethol. Mae gennym ni gontractau ar xxxxx xxxx’n prosesyddion data trydydd parti. Mae hyn yn golygu na allant wneud unrhyw xxxx gyda’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod ni wedi gofyn iddynt wneud hynny. Ni fyddant yn rhannu xxxx gwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad oni bai amdanom ni. Byddant yn ei chadw’n ddiogel yn unol â’n cyfarwyddiadau ni.
Ni fydd yr Hwb yn rhannu xxxx data ag unrhyw drydydd parti arall, oni bai fod xxxx cais am swydd yn llwyddiannus a’i fod yn cynnig swydd i chi yn amodol. Yna, bydd yr Hwb yn rhannu xxxx data â’ch cyn-gyflogwyr er mwyn cael geirdaon, darparwyr archwiliadau i gefndir cyflogaeth er mwyn cael yr archwiliadau cefndir sy’n angenrheidiol a’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd er mwyn cael y gwiriadau cofnodion troseddol sylfaenol angenrheidiol.
Ni fydd y sefydliad yn trosglwyddo xxxx data y tu xxxxx i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.
Sut mae’r Hwb yn diogelu data?
Mae gennym ni fesurau diogelwch priodol ar waith i xxxx xxxx gwybodaeth bersonol rhag cael ei cholli’n ddamweiniol, ei defnyddio neu rhag caniatáu i rywun gael gafael arni heb awdurdod neu rhag cael ei defnyddio neu ei datgelu mewn ffordd arall.
I gyflawni hyn, rydym yn defnyddio technoleg ddiogel wedi’i hamgryptio i ddiogelu’r xxxx wybodaeth bersonol sy’n cael ei storio gennym ni. Rydym yn gweithredu polisïau cyfredol ar gyfer Diogelu Data, Polisi Cyfrineiriau, Diogelwch Gwybodaeth a Pharhad Busnes (gan gynnwys Asesiadau Risg drwy broses DPIA ac asesiadau risg unigol) ac yn eu hadolygu’n rheolaidd i gefnogi ein prosesau busnes ac i sicrhau bod yr xxxx staff yn ymwybodol o bwysigrwydd diogelu data.
Caniateir mynediad at wybodaeth ar sail gwybodaeth angenrheidiol yn unig.
Am ba hyd mae'r Hwb yn cadw data?
Os bydd xxxx cais am swydd yn aflwyddiannus, bydd y sefydliad yn cadw xxxx data ar ffeil am 6 mis ar ôl diwedd y broses recriwtio berthnasol. Ar ddiwedd y cyfnod hwnnw neu’n gynt os byddwch yn tynnu xxxx caniatâd yn ôl, bydd xxxx data’n cael ei ddinistrio mewn ffordd na ellir ei ail-lunio.
Os bydd xxxx cais am swydd yn llwyddiannus, bydd data personol a gesglir yn ystod y broses recriwtio yn cael ei drosglwyddo i’ch ffeil personél a’i gadw yn ystod xxxx cyflogaeth. Bydd y cyfnodau ar gyfer cadw xxxx data yn cael eu rhoi i chi mewn hysbysiad preifatrwydd newydd.
Xxxx hawliau
Fel gwrthrych y data, mae gennych nifer o hawliau, sef:
• Mae gennych hawl i gael mynediad at xxxx gwybodaeth bersonol
• Mae gennych hawl i wybodaeth anghywir a gedwir amdanoch gael ei chywiro
• Mae gennych hawl i wybodaeth nad ydych yn dymuno i ni ei chadw mwyach gael ei dileu (a elwir hefyd yn hawl i gael ei hanghofio)
• Mae gennych hawl i gyfyngu ar brosesu xxxx gwybodaeth
• Mae gennych hawl i gludadwyedd data – er mwyn i’ch gwybodaeth bersonol gael ei
chludo mewn fformat strwythuredig, hawdd ei adnabod sy’n cael ei ddefnyddio’n aml
• Mae gennych hawl i wrthwynebu prosesu xxxx gwybodaeth bersonol
• Mae gennych hawl i beidio â bod yn destun penderfyniad sy’n seiliedig ar brosesu awtomataidd yn unig, gan gynnwys proffilio, sy’n cynhyrchu effeithiau cyfreithiol sy’n ymwneud â xxx xxx sy’n effeithio’n sylweddol arnoch chi.
Fel gwrthrych, mae gennych hefyd yr hawl i wneud Cais i Weld Gwybodaeth. Fel rhan o’r
broses hon, byddwch yn gallu canfod
• A xx xxxx data yn cael ei brosesu ai peidio, ac os xxxxx, xxx
• Categorïau’r data personol xxx sylw
• Ffynhonnell y data os nad chi wnaeth ddarparu’r data gwreiddiol
• I bwy y gellir datgelu xxxx data, gan gynnwys y tu xxxxx i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd a’r mesurau diogelu sy’n berthnasol i drosglwyddiadau o’r fath
Rydym yn cadw’r hawl i gadarnhau pwy ydych chi cyn rhyddhau gwybodaeth.
Os hoffech arfer unrhyw rai o’r hawliau hyn, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data, Xxx Xxxxx. Gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data drwy unrhyw ddull gan gynnwys, drwy lythyr, dros yr e-xxxx, dros y ffôn ac yn bersonol. Ffoniwch 02920 467030 neu anfonwch e-xxxx i xxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xxx. Os ydych chi’n penderfynu ysgrifennu, y cyfeiriad yw:
Xx Xxx Xxxxx Swyddog Diogelu Data
Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru 3 Sgwâr y Cynulliad
Bae Caerdydd CF10 4PL
Xxxx os hoffech chi gysylltu â ni, gan gynnwys sut i gwyno wrth awdurdod goruchwylio?
Gallwch gysylltu â Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru drwy nifer o wahanol lwybrau. Byddwn yn xxxxx â’ch ymholiad yn yr un ffordd, ni waeth sut rydych chi’n dewis cysylltu â ni. I gael rhagor o wybodaeth am sut mae Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru yn prosesu xxxx data, cysylltwch â ni yn ysgrifenedig yn:
Xx Xxx Xxxxx Swyddog Diogelu Data
Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru 3 Sgwâr y Cynulliad
Caerdydd, CF10 4PL
neu anfonwch e-xxxx i xxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.
Os nad ydych chi’n fodlon ar y ffordd y xxx xxxx data personol wedi cael ei brosesu a’ch bod am wneud cwyn, gwnewch hynny drwy ddefnyddio un o’r dulliau a ddisgrifir uchod. Byddwn yn ymdrin â’ch cwyn mewn modd sensitif a chyfrinachol ac yn ysgrifennu atoch gydag ymateb o fewn 10 diwrnod gwaith. Xxx xxxx o’n polisi cwynion ar gael yma.
Os nad ydych chi’n fodlon, mae gennych hawl i gysylltu’n uniongyrchol â’r Comisiynydd
Gwybodaeth (ICO). Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn:
Information Commissioner’s Office Wycliffe House
Water Lane Wilmslow Cheshire SK9 5AF
Byddem yn gwerthfawrogi pe baech yn gadael i ni geisio datrys y mater yn gyntaf cyn ei gyfeirio at Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Xxxx os nad ydych chi’n darparu gwybodaeth bersonol?
Nid oes rhwymedigaeth statudol na chytundebol arnoch i roi xxxx data i Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru yn ystod y broses recriwtio. Fodd bynnag, os nad ydych chi’n darparu’r
wybodaeth, efallai na fydd yr Hwb yn gallu prosesu xxxx cais yn iawn neu o gwbl. Os bydd xxxx cais yn llwyddiannus, bydd xxxx ynghlwm ag unrhyw swydd a gynigir i chi, sef bod yn rhaid i chi ddarparu tystiolaeth o’ch hawl i weithio yn y DU, data digonol i alluogi’r Hwb i archwilio xxxx cofnodion troseddol a geirdaon boddhaol.
Nid oes unrhyw orfodaeth arnoch i ddarparu gwybodaeth at ddibenion monitro cyfle cyfartal ac nid oes unrhyw oblygiadau i’ch cais os byddwch yn dewis peidio â darparu gwybodaeth o’r fath.
Gwneud penderfyniadau awtomataidd
Nid yw penderfyniadau cyflogaeth yn seiliedig ar wneud penderfyniadau awtomataidd yn unig.
Adolygu’r Hysbysiad Preifatrwydd i Ymgeiswyr
Rydym yn adolygu ein xxxx bolisïau a gweithdrefnau yn rheolaidd, a byddwn yn cyhoeddi diweddariadau ar ddogfennau a thudalennau gwe. Cafodd yr Hysbysiad Preifatrwydd i Ymgeiswyr hwn ei adolygu a’i ddiwygio ddiwethaf ar 6 Gorffennaf 2021.
Candidate Privacy Notice
Life Sciences Hub Wales Limited incorporated and registered in England and Wales with company number 08719645 whose registered office is at 2nd Floor, 0 Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx, Xxxxxxx XX00 0XX (Company).
Data Protection Officer: Xxx Xxxxx, Compliance and Data Protection Manager
As part of any recruitment process, Life Sciences Hub Wales (LSHW) collects and processes personal data relating to job applicants. LSHW is committed to being transparent about how it collects and uses that data and to meeting its data protection obligations in accordance with the European Convention on Human Rights, the UK Human Rights Act 1998, the Data Protection Act 2018 and the General Data Protection Regulations (EU) 2016/679. All of the information you provide during the recruitment process will only be used for the purpose of progressing your application or to fulfil legal or regulatory requirements when necessary.
What information does the organisation collect?
LSHW collects a range of information about you. This includes:
• your name, address and contact details, including email address and telephone number, date of birth and gender;
• details of your qualifications and/or education, skills, experience and employment history, including start and end dates, with previous employers and with the organisation,
• information about your remuneration, including entitlement to benefits such as pensions or insurance cover;
• information about your nationality and entitlement to work in the UK;
• information about criminal convictions and offences.
• information about medical or health conditions, including whether or not you have a disability for which the organisation needs to make reasonable adjustments.
During the recruitment process, LSHW will also ask you for answers to questions relevant to the role you have applied for.
LSHW will request details of referees who we may contact in the event that we make you a conditional job offer.
You must successfully complete pre-employment checks to progress to a final offer of employment with LSHW. If we make a final offer of employment, we will also ask you for further information once you have accepted the offer, such as your bank details.
LSHW collects this information in a variety of ways. For example, data might be contained in application forms, CVs or resumes, obtained from your passport or other identity documents, or collected through interviews or other forms of assessment, including online tests and questionnaires.
LSHW will also collect personal data about you from third parties, such as references supplied by former employers, information from employment background check providers and information from criminal records checks. LSHW will seek information from third parties only once a conditional job offer to you has been made and will inform you that it is doing so.
Data will be stored in a range of different places, including on your application record, in HR management systems and on other IT systems (including email).
Why does LSHW process personal data?
LSHW needs to process data to take steps at your request prior to entering into a contract with you. It also needs to process your data to enter into a contract with you.
In some cases, LSHW needs to process data to ensure that it is complying with its legal obligations. For example, it is required to check a successful applicant's eligibility to work in the UK before employment starts.
LSHW has a legitimate interest in processing personal data during the recruitment process and for keeping records of the process. Processing data from job applicants allows LSHW to manage the recruitment process, assess and confirm a candidate's suitability for employment and decide to whom to offer a job. LSHW may also need to process data from job applicants to respond to and defend against legal claims.
Where LSHW relies on legitimate interests as a reason for processing data, it has considered whether or not those interests are overridden by the rights and freedoms of job applicants, employees or workers and has concluded that they are not.
LSHW processes health information if it needs to make reasonable adjustments to the recruitment process for candidates who have a disability. This is to carry out its obligations and exercise specific rights in relation to employment.
Where LSHW processes other special categories of data, such as information about ethnic origin, sexual orientation, health, religion or belief, age, gender or marital status, this is done for the purposes of equal opportunities monitoring with the explicit consent of job applicants, which can be withdrawn at any time by contacting the Data Protection Officer Xxx Xxxxx. You are able to contact the Data Protection Officer via any method including, by letter, by e mail,
by telephone and in person. The telephone number is 00000 000 000 or via e mail to xxxxx@xxxxxxxxxx.xxx . If you decide to write the address is:
Xx Xxx Xxxxx Data Protection Officer Life Sciences Hub Wales 0 Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxx
CF10 4PL
LSHW is obliged to seek information about criminal convictions and offences. This is necessary for it to carry out its obligations and exercise specific rights in relation to employment and/or comply with a regulatory requirement to establish whether or not an individual has committed an unlawful act or been involved in dishonesty or other improper conduct.
If your application is unsuccessful, LSHW will keep your personal data on file in case there are future employment opportunities for which you may be suited. LSHW will ask for your consent before it keeps your data for this purpose and you are free to withdraw your consent at any time by contacting the Data Protection Officer, Xxx Xxxxx. You are able to contact theData Protection Officer via any method including, by letter, by email, by telephone and in person. The telephone number is 00000 000000 or via e mail to XX@xxxxxxxxxx.xxx. If youdecide to write the address is:
Xx Xxx Xxxxx
Data Protection Officer Life Sciences Hub Wales 0 Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxx
CF10 4PL
Who has access to data?
Your information will be shared internally for the purposes of the recruitment exercise. This includes members of the HR and recruitment team, interviewers involved in the recruitment process, managers in the business area with a vacancy and IT staff if access to the data is necessary for the performance of their roles. LSHW also uses a third-party to assist with its recruitment process. Your data will be shared with our external third-party HR provider to enable them to assist with the recruitment and selection process. We have contracts in place with our third-party data processors. This means that they cannot do anything with your personal information unless we have instructed them to do it. They will not share your personal information with any organisation apart from us. They will hold it securely and retain it for the period we instruct.
LSHW will not share your data with any other third parties, unless your application for employment is successful and it makes you a conditional offer of employment. LSHW will then share your data with former employers to obtain references for you, employment background check providers to obtain necessary background checks and the Disclosure and Barring Service to obtain necessary basic criminal records checks.
LSHW will not transfer your data outside the European Economic Area.
How does LSHW protect data?
We have in place appropriate security measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised manner or otherwise used or disclosed.
To achieve this, we use encrypted secure technology to protect all personal information stored by us. We operate up to date and regularly review policies for Data Protection, Password Policy, Information Security and Business Continuity (including Risk Assessments via the DPIA process and individual risk assessments) to support our business processes and to ensure that all personnel are aware of the importance of data security.
Access to information is permitted on a need to know basis.
For how long does LSHW keep data?
If your application for employment is unsuccessful, the organisation will hold your data on file for 6 months after the end of the relevant recruitment process. At the end of that period or sooner if you withdraw your consent, your data will be destroyed in a manner whereby it cannot be reconstructed.
If your application for employment is successful, personal data gathered during the recruitment process will be transferred to your personnel file and retained during your
employment. The periods for which your data will be held will be provided to you in a new privacy notice.
Your rights
As a data subject, you have a number of rights. They are:
• You have a right to access your personal information,
• You have a right for incorrect information held about you to be rectified
• You have a right for information which you no long wish us to hold to be erased (also known as the right to be forgotten)
• You have a right for the processing of your information to be restricted
• You have a right to data portability - for your personal information to be transported in a structured, commonly used, recognisable format
• You have a right to object to the processing of your personal information,
• You have a right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning you or significantly affects you.
You also have the right to make a Subject Access Request. As part of this process you will be able to ascertain
• Whether or not your data is processed, and if so why
• The categories of personal data concerned
• The source of the data if you have not provided the original data
• To whom your data may be disclosed, including outside the EEA and the safeguards that apply to such transfers
We reserve the right to validate your identity prior to release of information.
If you would like to exercise any of these rights, please contact the Data Protection Officer, Xxx Xxxxx. You are able to contact the Data Protection Officer via any method including, by letter, by e mail, by telephone and in person. The telephone number is 00000 000000 or viae mail to xxxxx@xxxxxxxxxx.xxx . If you decide to write the address is:
Xx Xxx Xxxxx
Data Protection Officer Life Sciences Hub Wales 0 Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxx
CF10 4PL CF10 2HH
What if you wish to contact us, including how to make a complaint with a supervisory authority?
You can contact the Life Sciences Hub Wales via a number of different routes. We will deal with your enquiry in the same way regardless of how you choose to contact us. For further information on how LSHW process your data, please contact us in writing at:
Xx Xxx Xxxxx
Data Protection Officer Life Sciences Hub Wales 0 Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, XX00 0XX
or via e-mail to xxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.
If you are unhappy with the way in which your personal data has been processed and wish to raise a complaint. Please do so by one of the methods described above. We will handle your complaint sensitively, and confidentially and will write to you with a response within 10 working days. A copy of our complaint policy is here.
If you are dissatisfied, you have the right to communicate directly to the Information Commissioner (ICO) . The Information Commissioner can be contacted at:
Information Commissioner’s Office Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow Cheshire SK9 5AF
We would appreciate if you would let us try and resolve the matter first before referring it to the ICO.
What if you do not provide personal data?
You are under no statutory or contractual obligation to provide data to LSHW during the recruitment process. However, if you do not provide the information, LSHW may not be able to process your application properly or at all. If your application is successful, it will be a condition of any job offer that you provide evidence of your right to work in the UK, sufficient data to enable LSHW to carry out a criminal records check and satisfactory references.
You are under no obligation to provide information for equal opportunities monitoring purposes and there are no consequences for your application if you choose not to provide such information.
Automated decision-making
Recruitment processes are not based solely on automated decision-making.
Review of the Candidate Privacy Notice
We regularly review all of our policies and procedures, we will post updates on documentation and webpage. This Candidate Privacy Notice was last reviewed and amended on 18 December 2020.