CAPITOLATO SPECIALE D’APPALTO

Oggetto della seguente procedura di gara è il servizio di conservazione sostitutiva e il servizio di intermediazione con il SdI per la fatturazione attiva e passiva ed in particolare:

1. la conservazione digitale dei documenti (fiscali e documenti di gestione delle gare d’appalto) della Committente;

2. l’intermediazione con il Servizio di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SdI) per la gestione delle fatture elettroniche attive e passive.

3. la firma digitale dei documenti singola o massiva automatica.

4. la migrazione dati per gli anni antecedenti all’inizio del servizio, a partire dal 2015.

Il sistema di conservazione, come previsto dall’ART.44 AGID (Agenzia per l’Italia digitale), deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

In particolare, la Conservazione Documentale oggetto del presente Capitolato deve essere a norma con le prescrizioni del CAD – Codice Amministrazione Digitale - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modifiche ed integrazioni, ed in particolare con le regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti informatici previste dall’articolo 20, commi 3 e 5-bis, dall’articolo 23-ter, comma 4 e dall’articolo 43, commi 1 e 3 del Codice medesimo.

ART. 1.1 - Analisi e Disegno della soluzione

L’aggiudicatario dovrà analizzare le specifiche funzionali e tecniche utili per l’avviamento del servizio sulla base delle indicazioni fornite dalle competenti funzioni aziendali della Committente.

Tali specifiche dovranno contenere il dettaglio delle prestazioni che verranno eseguite in particolare la definizione di cosa dovrà essere attivato, la struttura dati, le interfacce.

ART. 1.2 - Realizzazione

In questa fase l’aggiudicatario effettuerà l’implementazione della soluzione in base alle indicazioni ricevute dalla Committente, considerando il set up di avvio iniziale del sistema e il supporto post rilascio per favorire l’adozione dello strumento.

ART. 1.3 - Test e User Acceptance Test

L’aggiudicatario dovrà prevedere l’esecuzione di system ed unit test che dovranno essere comprovati attraverso opportuna documentazione (testbook).

Nella fase di User Acceptance Test saranno coinvolti gli utenti di business per verificare il corretto funzionamento del sistema.

ART. 1.4 - Training Utenti

Su richiesta della Committente, l’aggiudicatario dovrà predisporre delle sessioni di training per le principali funzionalità del sistema, ai key-user interessati per favorire l’adozione dello strumento.

L’aggiudicatario dovrà altresì predisporre la documentazione necessaria per effettuare i training ed i manuali utente che saranno rilasciati e messi a disposizione dei key user.

ART. 1.5 - Avvio e post go live

L’aggiudicatario dovrà presentare il piano programmatico con indicazione delle tempistiche di dettaglio ed i relativi contenuti concernenti la fase di avvio da concordare con la Committente.

Tutti i deliverable di progetto dovranno essere redatti secondo le modalità concordate in fase di avvio del progetto.

Tutto il materiale prodotto che verrà utilizzato in fase di esecuzione del servizio sarà di esclusiva proprietà della Committente che potrà disporne liberamente.

I deliverable richiesti in relazione alle milestone di progetto sono i seguenti:

a. documento di kick off che illustra il piano di progetto con relativi obiettivi;

b. piano di progetto che descrive in dettaglio le attività del progetto, i legami e le tempistiche, le risorse impegnate;

c. analisi tecnica dell'architettura dell'applicazione, i moduli, le interfacce, ed il modello logico della base dati presente a sistema;

d. documento che descrive il piano dei test (testbook “integration test”);

e. manuale utente che descrive il funzionamento dei sistemi che permettono l’espletamento del servizio;

f. piano di messa in esercizio che descrive le attività per dare avvio al servizio;

L’attività di go-live dovrà essere conclusa al massimo entro 3 mesi dall’aggiudicazione dell’appalto.

La fase di post go live è la fase successiva al go-live, propedeutica all’avvio del servizio di assistenza/manutenzione.

In questa fase, presumibilmente di tre mesi, dovrà essere garantita la gestione del servizio e la manutenzione correttiva.

ART. 1.6 - Il Service Manager

L’aggiudicatario dovrà individuare una figura di riferimento, quale “Service Manager del team di lavoro” che:

1. che sarà la figura di riferimento dell’aggiudicatario, coordinatore e seguirà la commessa per l’erogazione dei servizi oggetto della presente gara d’appalto e delle attività necessarie per l’avvio dello stesso, anche in ordine ad eventuali contestazioni rilevate dalla Stazione Appaltante relative -inter alia- a difformità/ inadeguatezza/ insufficienza del servizio prestato, pertanto, dovrà trattarsi di soggetto che, nell’ambito dell’organigramma aziendale del fornitore, ricopra un ruolo adeguato alla funzione cui sarà deputato e sia perciò investito dei poteri necessari e sufficienti;

3. si occuperà di pianificare le attività e di allocare le risorse dedicate all’espletamento delle stesse;

4. verificherà l’andamento, il grado e la qualità relative all’esecuzione del servizio, producendo opportuna documentazione e report.

ART. 2 - DURATA DELL’APPALTO

Il contratto relativo all’oggetto della presente procedura avrà durata di anni 7 (sette) dalla data che verrà indicata nella comunicazione di aggiudicazione.

Milano Ristorazione S.p.A. si riserva la facoltà di rinnovare il contratto di cui sopra, per un periodo non superiore a 36 (trentasei) mesi, previo avviso da comunicarsi per iscritto all'Aggiudicatario, almeno trenta giorni prima della scadenza del termine.

Alla data di scadenza del contratto, lo stesso si intenderà cessato senza disdetta da parte della Stazione Appaltante. Nelle more della definizione delle nuove procedure di gara, e limitatamente al tempo strettamente necessario per la loro conclusione e l’individuazione del nuovo contraente, è fatto comunque obbligo al fornitore di proseguire in proroga il contratto, ai sensi dell’art. 106, c. 11 del D.lgs. 50/2016.

ART. 3 - IMPORTO PRESUNTO DEL CONTRATTO

L’importo stimato del presente appalto per l’intera durata del servizio è pari ad € 200.400,00.= di cui:

⮚ € 117.400,00 a base d’asta per 7 anni, come di seguito determinato:

€ 102.400,00.= per tutte le attività concernenti l’esecuzione del servizio di conservazione sostitutiva e servizio di intermediazione con SdI;

€ 5.000,00.= per tutte le attività propedeutiche alla predisposizione del sistema go-live; € 10.000,00.= per l’attività di migrazione dei dati per gli anni precedenti (dall’anno 2015);

⮚ € 49.600,00.= per eventuale rinnovo per tre anni

⮚ € 33.400,00 per eventuale utilizzo dell’importo previsto ai sensi dell’art. 106 comma 12 del D.lgs. 50/2016 e s.m.i. (c.d. “quinto d’obbligo”)

Il contratto sarà stipulato per un importo complessivo pari all’importo del servizio offerto dall’Aggiudicatario.

Gli oneri per la sicurezza da interferenza, data la natura dell’appalto, sono stimati pari a zero.

Nei limiti di cui all’ART. 11 del R.D. n.2440/1923 e dell’art. 120 del X.X. x. 000/0000, nel corso della durata contrattuale l’importo potrà essere aumentato o ridotto, rispetto al valore contrattuale determinato, entro i limiti del 20% dell’importo stesso, ferme restando le condizioni economiche e contrattuali di aggiudicazione e senza che l’aggiudicatario possa sollevare eccezioni e/o pretendere diverse condizioni o indennizzi.

Milano Ristorazione S.p.A. si riserva, nel corso della durata contrattuale, di rivedere in tutto od in parte le condizioni del presente contratto qualora si pervenga alla riorganizzazione del servizio che determini una rilevante riduzione, oppure il superamento, del contratto di servizio aggiudicato. In questa ipotesi Milano Ristorazione S.p.A. si impegna a comunicare con tre mesi di anticipo le variazioni introdotte.

Al verificarsi di tale ipotesi Milano Ristorazione S.p.A. non dovrà corrispondere alcun compenso e/o indennizzo all’aggiudicatario, per la riduzione o il superamento del servizio.

Gli oneri per la sicurezza, data la natura dell’appalto, sono stimati pari a zero.

ART. 4 - CONDIZIONI DI PAGAMENTO. OBBLIGHI DI TRACCIABILITA’ DEI FLUSSI FINANZIARI

Il corrispettivo è determinato in base ai prezzi indicati in sede di gara.

Le attività di “go live” e di “migrazione dei dati” verranno corrisposte al termine dell’esecuzione delle attività stesse con emissione della relativa fattura ed il pagamento verrà effettuato a 60 giorni fine mese dalla data di ricevimento della fattura.

Il corrispettivo del servizio oggetto dell’appalto sarà riconosciuto in canoni mensili ed il pagamento verrà corrisposto a 60 gg fine mese dalla data di ricevimento della fattura.

Il pagamento è comunque subordinato all’esito favorevole di tutti gli aspetti riguardanti l’esecuzione del servizio.

Le fatture dovranno riportare l’ammontare della spesa, gli estremi relativi alle modalità di pagamento (numero di conto corrente bancario) e il codice CIG relativo; qualora l’aggiudicatario risultasse titolare di più contratti dovrà procedere all’emissione di fatture separate per ciascun contratto.

Le fatture emesse in modalità elettronica dovranno essere trasmesse tramite Sistema di Interscambio (SDI) con utilizzo del codice MZO2A0U.

Ai sensi del D.L 50/2017, sulle fatture emesse verrà applicato il meccanismo del c.d. “split payment”.

Ai sensi dell’art. 30 – comma 5 bis– del D.lgs. 50/2016, in sede di liquidazione delle fatture emesse dall’affidatario, sarà operata una ritenuta dello 0,50%.

Le ritenute effettuate durante la vigenza contrattuale saranno svincolate in sede di liquidazione finale, previo rilascio del documento unico di regolarità contributiva.

In caso di subappalto, Milano Ristorazione S.p.A. non provvederà al pagamento diretto del subappaltatore, salve le ipotesi di cui al comma 13 dell’art. 105 del D.Lgs. n. 50/2016.

Ai sensi dell’art. 48 bis del DPR 602/1973 e s.m.i., per i pagamenti di importo superiore a cinquemila euro verrà effettuata una verifica, secondo le modalità previste dal DM 40/2008 e s.m.i., in merito ad eventuali inadempimenti del beneficiario inerenti l’obbligo di versamento derivante dalla notifica di una o più cartelle di pagamento per un ammontare complessivo pari almeno a tale importo.

Qualora a seguito della verifica risultasse, mediante comunicazione pervenuta da parte dell’Agenzia delle entrate-Riscossione -istituita ai sensi dell’articolo 1 del Decreto legge 22 ottobre 2016, n. 193, convertito con modificazioni dalla Legge 1 dicembre 2016 n. 225- un inadempimento, il pagamento verrà sospeso per i trenta giorni successivi dalla ricezione della suddetta comunicazione.

Se durante la sospensione di cui al comma precedente e prima della notifica dell'ordine di versamento di cui all'articolo 72-bis del D.P.R. 602/1973 e s.m.i. intervengono pagamenti da parte del beneficiario o provvedimenti dell'ente creditore che fanno venir meno l'inadempimento o ne riducono l'ammontare, così come comunicato dall’Agenzia delle entrate-Riscossione, si provvederà ad effettuare il pagamento a favore del beneficiario.

Ai sensi dell’art. 3 della legge n. 136/2010, l’appaltatore si assume l’obbligo della tracciabilità dei flussi finanziari relativamente al presente appalto, per cui tutte le transazioni relative al presente appalto dovranno essere effettuate utilizzando uno o più conti correnti bancari, dedicati anche non in via esclusiva, esclusivamente tramite bonifico bancario ovvero altri strumenti di pagamento idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni. A tal fine, l’appaltatore si impegna a comunicare alla stazione appaltante gli estremi identificativi dei conti correnti dedicati entro sette giorni dalla loro accensione o nel caso di conti correnti già esistenti, dalla loro prima utilizzazione in operazioni finanziarie relative ad una commessa pubblica, nonché nello stesso termine, le generalità e il codice fiscale delle persone delegate ad operare su di essi.

L’appaltatore, il subappaltatore o il subcontraente che ha notizia dell’inadempimento della propria controparte agli obblighi di tracciabilità finanziaria di cui all’art. 3 della legge n. 136/2010, ne dà immediata comunicazione alla stazione appaltante e alla prefettura-ufficio territoriale del Governo della provincia in cui ha sede la stazione appaltante.

Il mancato utilizzo del bonifico bancario costituisce causa di risoluzione di diritto del contratto.

Resta espressamente inteso che in nessun caso, ivi compreso quello di eventuali ritardi nei pagamenti dei corrispettivi dovuti, l’esecuzione della fornitura potrà essere sospesa dall’impresa aggiudicataria; qualora quest’ultima si renda inadempiente a tale obbligo, il contratto potrà essere risolto di diritto, mediante semplice ed unilaterale dichiarazione da comunicare con raccomandata A/R da parte di Milano Ristorazione S.p.A..

ART. 5 - REVISIONE PERIODICA DEI PREZZI

Le revisioni prezzi, nei termini di cui all’art. 106 comma 1 lettera a) del D.Lgs. n.50/2016, saranno operate sulla base di istruttoria condotta da Milano Ristorazione S.p.A., sulla base di oggettive variazioni dei prezzi rilevate dall’Istat e registrate da enti e/o associazioni e/o istituti di ricerca riconosciuti e accreditati, sulla base di variazioni dei prezzi o dei costi adeguatamente motivate.

La richiesta potrà essere formalizzata a partire dal secondo anno dall’avvio del servizio.

Milano Ristorazione si riserva, qualora Consip S.p.A. attivasse una convenzione in merito al servizio oggetto della presente gara, a condizioni di assoluta comparabilità tra i prodotti oggetto della prestazione, di effettuare una verifica tra i prezzi della citata convenzione e quelli proposti dalla ditta aggiudicataria.

Qualora dalla predetta verifica si riscontrasse che i prezzi derivanti dalla menzionata convenzione fossero inferiori, la Stazione Appaltante si riserva la facoltà di chiedere alla ditta aggiudicataria della gara di adeguare i propri prezzi a quelli derivanti dalle suddette convenzioni.

In caso di diniego la Stazione Appaltante si riserva la facoltà di acquisire la fornitura di interesse presso la ditta convenzionata con Xxxxxx mediante le suddette convenzioni senza che la ditta aggiudicataria abbia nulla a pretendere o di che rivalersi, fatto salvo quanto previsto dall’art. 1, c. 15 del D.L. 6 luglio 2012, n. 95, conv. in L. 7 agosto 2012, n. 135.

In ogni caso le modifiche prezzi, sia in diminuzione che in aumento, sono soggette ad esplicita autorizzazione della Stazione Appaltante.

Nelle more dell’espletamento di ogni verifica e/o controllo che la Stazione intenda effettuare, rimane vigente il prezzo offerto in sede di gara.

ART. 6 - DISPOSIZIONI RELATIVE AL PERSONALE IMPIEGATO NELL’ESECUZIONE DELL’APPALTO.

L’Aggiudicatario dovrà applicare nei riguardi dei propri dipendenti le disposizioni di legge, i regolamenti e le disposizioni previste dai contratti collettivi nazionali di settore e negli accordi sindacali integrativi vigenti, assolvere a tutti gli obblighi retributivi e contributivi, alle assicurazioni obbligatorie ed a ogni altro patto di lavoro stabilito per il personale stesso.

L’Aggiudicatario dovrà rispettare inoltre, se tenuta, le norme di cui alla legge 12 marzo 1999, n. 68, “Norme per il diritto al lavoro dei disabili”.

L’Aggiudicatario dovrà rispettare le norme di sicurezza nei luoghi di lavoro e tutti gli adempimenti di legge previsti nei confronti dei lavoratori o soci.

L'impresa Aggiudicataria è l'esclusiva responsabile dell’osservanza di tutte le disposizioni relative alla tutela infortunistica e sociale degli addetti al servizio di cui al presente Capitolato.

ART. 7 - GARANZIE DI ESECUZIONE DEL CONTRATTO

L’aggiudicatario dovrà costituire apposita garanzia definitiva, determinata in ragione del 10% dell’importo complessivo contrattuale presunto. In caso di aggiudicazione con ribasso d’asta superiore al 10%, la garanzia fideiussoria è aumentata di tanti punti percentuali quanti sono quelli eccedenti il 10%; ove il ribasso sia superiore al 20%, l’aumento è di due punti percentuali per ogni punto di ribasso superiore al 20%.

E’ ammessa la riduzione della garanzia, ai sensi dell’art. 93 – co. 7 del D. Lgs 50/2016.

La garanzia, qualora costituita da fidejussione bancaria o polizza assicurativa, dovrà prevedere espressamente le seguenti condizioni:

a) pagamento della somma richiesta entro il limite dell’importo garantito, entro un termine massimo di 15 giorni consecutivi dalla richiesta scritta della stazione appaltante;

b) rinuncia del fideiussore al beneficio della preventiva escussione del debitore principale di cui all'art. 1944 del c.c..;

c) che l’eventuale mancato pagamento dei premi non sia opponibile all’Amministrazione garantita;

d) rinuncia ad eccepire il decorso dei termini di cui all’art. 1957 c.c., 2^ comma;

e) essere corredate da autentica notarile circa l’identità, la qualifica ed i poteri dei soggetti firmatari il titolo di garanzia; oppure, in alternativa, essere accompagnate da una dichiarazione, resa ai sensi del DPR 445/2000, sottoscritta dal rappresentante dell’Istituto di credito o dell’assicurazione dove sia specificato il nome, il cognome, la qualifica e il titolo in base al quale lo stesso è legittimato a sottoscrivere il documento rilasciato.

La garanzia fideiussoria garantirà per il mancato od inesatto adempimento di tutti gli obblighi assunti dall’aggiudicatario, anche per quelli a fronte dei quali è prevista l’applicazione di penali; Milano Ristorazione spa, fermo restando quanto previsto al successivo art. A.13, avrà diritto pertanto di rivalersi direttamente sulla garanzia fideiussoria per l’applicazione delle stesse.

Fermo quanto previsto dal comma 5 dell’art. 103 del D.Lgs. 50/2016, qualora l’ammontare della garanzia dovesse ridursi per effetto dell’applicazione delle penali, o per qualsiasi altra causa, l’aggiudicatario dovrà provvedere al reintegro entro il termine di dieci giorni dal ricevimento della relativa richiesta effettuata dall’Amministrazione.

In caso di inottemperanza la reintegrazione si effettua a valere sui ratei di prezzo da corrispondere all’esecutore.

La garanzia dovrà avere validità almeno pari alla durata del contratto.

ART. 8 - CESSIONE DI CONTRATTO E DI CREDITO

E’ vietato all’Aggiudicatario la cessione anche parziale del contratto di cui al presente appalto ai sensi dell’art. 105 comma 1 del D.Lgs. 50/2016, fatto salvo quanto previsto dall’art. 106 comma 1 lettera d).

La cessione dei crediti è regolata dall’art. 106 comma 13 del D.Lgs. 50/2016.

ART. 9 - RESPONSABILITÀ DELL’AGGIUDICATARIO E COPERTURE ASSICURATIVE

Sono a carico dell’Aggiudicatario, intendendosi remunerati con i corrispettivi contrattuali, tutti gli oneri, le spese ed i rischi relativi al servizio oggetto del contratto nonché ad ogni altra attività che si rendesse necessaria od opportuna per un corretto e completo adempimento delle obbligazioni previste.

L’aggiudicatario garantisce l’esecuzione delle prestazioni contrattuali nel rispetto di ogni normativa vigente in materia e secondo le condizioni, le modalità, i termini e le prescrizioni contenute nel presente capitolato speciale e relativi allegati, pena la risoluzione di diritto del contratto.

L’aggiudicatario con effetti dalla data di decorrenza dell’appalto, si obbliga a stipulare con primario assicuratore (e a mantenere in vigore per tutta la durata del presente contratto, suoi rinnovi e/o proroghe) un’adeguata copertura assicurativa dei rischi inerenti il servizio appaltato contro i rischi di:

Responsabilità Civile verso Terzi (RCT) per danni arrecati a terzi (tra cui Milano Ristorazione spa) in conseguenza di un fatto verificatosi in relazione all’attività svolta, comprese tutte le operazioni di attività

inerenti, accessorie e complementari, nessuna esclusa né eccettuata. Tale copertura (RCT) dovrà avere un massimale “unico” di garanzia non inferiore a Euro 5.000.000,00.=, per sinistro senza alcun sotto-limite di risarcimento per singola persona o per cose e animali e prevedere tra le altre condizioni anche le seguenti estensioni:

responsabilità per committenza di lavori e/o servizi;

danni arrecati a terzi da dipendenti, da soci, da volontari, collaboratori e/o da altre persone – anche non in rapporto di dipendenza con l’Aggiudicatario - che partecipino all’attività oggetto dell’affidamento a qualsiasi titolo, inclusa la loro responsabilità personale;

interruzioni o sospensioni di attività industriali, commerciali, agricole, artigianali o di servizio o da mancato uso a seguito di sinistro garantito in polizza.

Copia di tale polizza, e delle eventuali, successive variazioni o appendici, dovrà essere trasmessa a Milano Ristorazione S.p.A. prima dell’inizio del contratto.

L’operatività o meno della copertura assicurativa predetta non esonera l'aggiudicatario stesso dalle responsabilità di qualunque genere su di essa incombenti né dal rispondere di quanto non coperto – in tutto o in parte - dalle suddette coperture assicurative, avendo esse solo lo scopo di ulteriore garanzia.

ART. 10 - OBBLIGHI DELL’AGGIUDICATARIO

E’ fatto obbligo all’Aggiudicatario di svolgere il servizio con la massima cura e diligenza, in conformità a quanto previsto dal presente Capitolato speciale d’Appalto ed in particolare dovrà:

a. garantire il rispetto delle seguenti tempistiche

Service Item	Indicatore	Tempistiche max
Soluzione di malfunzionamenti	Tempo medio mensile di soluzione definitiva o temporanea di malfunzionamenti applicativi bloccanti	1,5 gg lavorativi
	Tempo medio mensile di soluzione definitiva o temporanea di malfunzionamenti applicativi non bloccanti	5 gg lavorativi
	Percentuale di rilavorazione mensile degli interventi	<=30%
Esecuzione delle attività oggetto del contratto	Tempi medio mensile di completamento delle attività	2 gg lavorativi dal ricevimento dei file
Report attività	Reportistica riportante l’utilizzo dei GB di conservazione	Report semestrale al 30/06 e al 31/12

b. effettuare le prestazioni di go live e di migrazione dei dati al massimo entro 3 mesi dall’aggiudicazione;

c. creare, verificare i pacchetti di Archiviazione e Distribuzione, e chiudere i pacchetti di Archiviazione mediante l'apposizione della Firma Digitale e della Marca Temporale;

d. produrre eventuali duplicati, copie informatiche richieste e rilasciare tutte le attestazioni o dichiarazioni concernenti la conservazione di documenti informatici di terzi previste dalla legge;

e. consentire l’aggiunta di ulteriori nuovi tipi di documento da Conservare Digitalmente e rendere conforme il sistema a ogni variazione normativa;

f. mettere a disposizione un numero di utenze accesso al sistema di Conservazione Digitale per la consultazione dei documenti fino ad un massimo di 25;

g. garantire il monitoraggio della corretta funzionalità e manutenzione del Sistema di Conservazione e adozione di adeguate misure per sicurezza fisica e logica;

h. gestire tutte le attività di “presa in carico” all’utilizzo del sistema, quali:

a. la predisposizione del piano progettuale per la “presa in carico”, con definizione del piano delle attività, avanzamento delle stesse e tracciamento dei punti aperti, secondo le prassi del Project Management;

b. la predisposizione del sistema con individuazione delle classi documentali secondo le esigenze di Mi.Ri. e in modo da permettere continuità rispetto al sistema di conservazione attuale;

c. l’adeguamento dei metadati e quindi dei documenti xml che accompagnano i documenti da archiviare o archiviati, in accordo e in base alle esigenze di Mi.Ri. e in continuità rispetto al sistema di conservazione attuale (vedi esempi in allegato);

d. la gestione dei documenti/fascicoli/sezionali archiviati a norma già presenti nel sistema di conservazione del fornitore uscente;

e. l’abilitazione, formazione e supporto del personale di Mi.Ri. e/o di eventuali fornitori;

i. Il servizio deve includere un servizio di help desk che affianca Mi.Ri. anche in caso di ispezione fiscale fornendo un numero di telefono/sistema di ticket per l’attività di supporto.

j. Produrre adeguata reportistica il cui contenuto sarà concordato in fase di avvio del progetto, che dovrà essere resa con cadenza semestrale al 30/06 e 31/12 di ciascun anno;

k. Il corrispettivo del servizio dovrà includere anche eventuali modifiche di struttura di archiviazione su richiesta della Committente.

ART. 11 - OBBLIGO DI RISERVATEZZA

L’Aggiudicatario ha l’obbligo di:

• mantenere riservati i dati e le informazioni di cui venga in possesso e, comunque, a conoscenza;

• non divulgare i dati e le informazioni di cui venga in possesso in alcun modo e in qualsiasi forma e di non farne oggetto di utilizzazione a qualsiasi titolo per scopi diversi da quelli strettamente necessari al servizio affidato ed all’esecuzione del Contratto.

Gli obblighi di cui ai punti che precedono sussistono, altresì, relativamente a tutto il materiale predisposto in esecuzione del presente appalto.

L’obbligo di riservatezza non concerne i dati che siano o divengano di pubblico dominio.

L’Aggiudicatario è responsabile per l’esatta osservanza da parte dei propri dipendenti, consulenti e collaboratori, nonché di subappaltatori e dei dipendenti, consulenti e collaboratori di questi ultimi, degli obblighi di riservatezza sopra esposti.

L’inosservanza dell’obbligo di riservatezza, costituisce causa di risoluzione del contratto, fermo restando il risarcimento tutti i danni che dovessero derivare alla stessa.

Inoltre, l’Aggiudicatario è responsabile circa l’osservanza dei sopra citati obblighi da parte dei propri dipendenti e collaboratori, rispondendone direttamente.

L’inosservanza di predetti obblighi costituisce motivo di risoluzione del contratto ai sensi dell’art. 14 lettera l).

ART. 12 - PENALI

la Committente si riserva di applicare le seguenti penali:

- € 50,00 in caso di mancata disponibilità della piattaforma e delle sue funzionalità;

- € 50,00 per mancato rispetto delle tempistiche di cui all’art. 10 del CSA.

Per l’erogazione di tutte le penali previste dal presente Capitolato Speciale d’Appalto si applicherà la seguente procedura:

il Direttore dell’Esecuzione del Contratto, rilevata la violazione delle norme contenute nel Capitolato Speciale d’Appalto – e/o dei suoi allegati – la segnalerà puntualmente all’aggiudicatario a mezzo PEC; assegnando il termine perentorio di otto giorni naturali e consecutivi per la proposizione di eventuali contro deduzioni.

Il Direttore dell’Esecuzione del Contratto valutate le motivazioni contenute nelle contro deduzioni formulate dall’Appaltatore, formulerà al Responsabile Unico del Procedimento proposta di applicazione della penale, o l’archiviazione della procedura.

La Direzione Acquisti e Contratti provvederà, a seguito alla valutazione della proposta formulata, alla eventuale applicazione della penale.

Per ottenere il rimborso delle spese, la rifusione dei danni e il pagamento delle penali, la Stazione appaltante potrà rivalersi mediante trattenuta sui crediti della ditta fornitrice e/o sul deposito cauzionale che dovrà, in tal caso, essere immediatamente reintegrato.

L’erogazione delle sanzioni non impedisce la risoluzione contrattuale ed è fatto salvo il risarcimento del maggior danno.

ART. 13- ESECUZIONE DEL SERVIZIO IN DANNO

Qualora l’Appaltatore ometta di eseguire, anche parzialmente, la prestazione oggetto dell’appalto con le modalità ed entro i termini previsti, La Società potrà ordinare ad altra ditta l'esecuzione parziale o totale di quanto omesso dall’Appaltatore stesso, al quale saranno addebitati i relativi costi ed i danni eventualmente derivati alla Società.

ART. 14- RISOLUZIONE DI DIRITTO DEL CONTRATTO (CLAUSOLA RISOLUTIVA ESPRESSA)

Le parti convengono che, oltre a quanto è genericamente previsto dall’art. 1453 c.c. per i casi di inadempimento delle obbligazioni contrattuali, costituiscono motivo per la risoluzione di diritto e con effetto immediato del contratto, ai sensi dell’art. 1456 c.c., le seguenti ipotesi:

a) quando nei confronti dell'Aggiudicatario sia intervenuto un provvedimento definitivo che dispone l'applicazione di una o più misure di prevenzione di cui al codice delle leggi antimafia e delle relative misure di prevenzione, ovvero sia intervenuta sentenza di condanna passata in giudicato per i reati di cui all'articolo 80 del X.x.xx. 50/2016;

b) violazione dell’art. 53, comma 16-ter, del D.Lgs. del 2001 n. 165 e s.m.i. e cioè di aver ha concluso contratti di lavoro subordinato o autonomo e, comunque, di aver attribuito incarichi ad ex dipendenti della Stazione Appaltante che hanno cessato il loro rapporto di lavoro da meno di tre anni e che negli ultimi tre anni di servizio hanno esercitato poteri autoritativi o negoziali per conto della stessa stazione appaltante nei confronti del medesimo operatore economico;

c) venga verificato il mancato rispetto dell’azienda in merito agli obblighi retributivi, contributivi e assistenziali, fatta salva la relativa segnalazione in merito alle violazioni riscontrate ai competenti organi;

d) venga verificata l’esecuzione di transazioni finanziarie senza avvalersi di banche o di Poste Italiane SpA, come previsto all’art. 3 della L. 136/2010;

e) venga verificato il mancato rispetto dell’Aggiudicatario alle disposizioni di cui al D.lgs. n. 81/2008;

f) nel caso di concordato preventivo (fatto salvo quanto previsto dall’art. 000xxx xxx X.X. 16.3.1942 n.

167 smi), di fallimento (fatto salvo quanto previsto dall’art. 110 del D.lgs. 50/2016), di stato di moratoria e di procedure concorsuali;

g) essere stato condannato per uno dei reati previsti dalla legge 231/01;

h) violazione, accertata a seguito di contradditorio, rispetto a quanto previsto dal Patto di Integrità sottoscritto in fase di gara;

i) subappalto non espressamente autorizzato dalla Committente;

j) sospensione o interruzione del servizio per motivi non dipendenti da cause di forza maggiore;

k) mancata esecuzione delle prestazioni di go live e di migrazione dei dati entro il termine massimo di 3 mesi dall’aggiudicazione del presente appalto;

l) inosservanza dell’obbligo di riservatezza;

m) accertata non veridicità del contenuto delle dichiarazioni presentate dall’Aggiudicatario;

n) mancata reintegrazione della cauzione eventualmente escussa nel termine di dieci giorni dalla richiesta della Committente;

o) nel caso dovessero permanere le condizioni che hanno portato all’addebito di anche una sola delle penali previste dal presente Capitolato;

p) reiterate inadempienze relativamente al rispetto alle obbligazioni previste nel presente Capitolato;

q) mancata osservanza da parte del personale dell’Appaltatore e del subappaltatore del Codice di comportamento adottato da Milano Ristorazione S.p.A.

In ognuna delle ipotesi sopra previste, la Committente non pagherà il corrispettivo delle prestazioni non eseguite, ovvero non esattamente eseguite, fatto salvo il diritto a pretendere il risarcimento dei maggiori danni subiti.

Qualora si verificassero ipotesi di grave inadempimento nel caso di inizio delle prestazioni in pendenza della stipulazione del contratto, la Stazione Appaltante potrà procedere alla revoca dell’aggiudicazione, fatta salva la richiesta di risarcimento danni.

ART. 15 - RECESSO

La Committente, indipendentemente dalla facoltà di risoluzione, prevista dall’art. 11, si riserva di recedere unilateralmente dal contratto con un preavviso non inferiore a venti giorni, ai sensi dell’art. 109 D.lgs. 50/2016.

Tale facoltà è esercitata per iscritto mediante invio di apposita comunicazione a mezzo di raccomandata A/R. Il recesso non può avere effetto prima che siano decorsi 20 (venti) giorni dal ricevimento di detta comunicazione.

ART. 16 - SCIOPERI O INTERRUZIONI DEL SERVIZIO PER FORZA MAGGIORE

In caso di sciopero dei propri dipendenti o di eventi che possano interrompere o influire in modo sostanziale sulla normale esecuzione del contratto, l’Aggiudicatario sarà tenuto a darne comunicazione scritta a Milano Ristorazione S.p.A., in via preventiva e tempestiva.

Le interruzioni del servizio per cause di forza maggiore non daranno luogo a responsabilità alcuna per entrambe le parti. Per forza maggiore si intende qualunque fatto eccezionale, imprevedibile ed al di fuori del controllo delle parti, che le stesse non possano evitare.

A titolo meramente esemplificativo e senza alcuna limitazione, sono considerate cause di forza maggiore: terremoti ed altre calamità naturali di straordinaria violenza, guerre, sommosse, disordini civili.

Non costituiscono causa di forza maggiore la presenza di traffico, la carenza di organico o i guasti ai mezzi di trasporto (a meno che non siano dovuti ad incidenti documentati).

ART. 17 - STIPULAZIONE DEL CONTRATTO E ONERI CONTRATTUALI

Dopo l’aggiudicazione si addiverrà alla stesura del contratto.

Il contratto sarà formalizzato e gestito da Milano Ristorazione S.p.A.

Tutte le spese, imposte e tasse inerenti al contratto saranno a carico dell’aggiudicatario, ivi comprese quelle per la sua registrazione, che avverrà solo in caso d’uso, senza alcuna possibilità di rivalsa nei riguardi di Milano Ristorazione S.p.A.

Ai sensi dell’art, 34 co. 35 della Legge n. 221/2012, i costi sostenuti dalla Stazione Appaltante per la pubblicazione della presente gara d’appalto su Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana saranno posti a carico dell’aggiudicatario.

Gli aggiudicatari dovranno provvedere al versamento delle somme suindicate entro 60 gg. dalla data del provvedimento di aggiudicazione, con le modalità che saranno indicate nel medesimo provvedimento.

ART. 18 - CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO

L’aggiudicatario del servizio con la firma del contratto accetta espressamente e per iscritto, a norma degli artt. 1341, comma 1, tutte le clausole previste nel presente capitolato, nonché le clausole contenute in disposizioni di legge e regolamento nel presente atto richiamate.

L’interpretazione delle clausole contrattuali e delle disposizioni del presente capitolato deve essere fatta tenendo conto delle finalità perseguite con il contratto, secondo quanto previsto dal Codice Civile.

ART. 19 - CODICE ETICO, MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO, CODICE DI COMPORTAMENTO

Nello svolgimento delle attività oggetto dell’appalto, l’aggiudicatario dovrà uniformarsi ai principi e doveri richiamati nel Codice Etico e di Comportamento e nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo in vigore presso Milano Ristorazione S.p.A., scaricabili dal sito internet xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Il Piano Prevenzione Anticorruzione (20120-2022) adottato dalla Milano Ristorazione è scaricabile dal sito internet xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx nella sezione “Amministrazione Trasparente”.

ART. 20 - FORO COMPETENTE

Per qualsiasi controversia è competente il Foro di Milano.

ART. 21 - TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – Nomina Responsabile – Sub-Responsabile

L’Aggiudicatario si impegna a trattare i dati personali di cui avrà disponibilità in virtù del contratto nel pieno rispetto del Regolamento Europeo n. 679/2016 in materia di protezione dei dati personali – cd. GDPR, della normativa italiana di coordinamento e di tutte le altre disposizioni vigenti in materia di trattamento dei dati personali ed, inoltre, accetta la nomina a Responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi e per gli effetti del GDPR art. 28, di cui all’Allegato D (bozza Data Protection Agreement) che è parte integrante dei documenti di gara.

PARTE B – PARTE TECNICA

ART. 1 - MODALITÀ DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA

Per l’esecuzione del servizio è richiesta l’attivazione e la messa a disposizione di una piattaforma di conservazione sostitutiva a norma rispondente ai criteri richiesti dalla normativa vigente e in particolare ai requisiti di sicurezza e di disponibilità fissati dal Codice dell’Amministrazione Digitale in particolare:

• il sistema di conservazione sostitutiva a norma e messa a disposizione di risorse in grado di attuare tramite delega il processo di conservazione in conformità a quanto stabilito dagli articoli 43 e 44 del Dlgs 82/2005 (incluse le modifiche previste dal Dlgs 235/2010) e dalle regole tecniche ivi previste;

• l’utilizzo degli archivi documentali per la consultazione della documentazione;

• la necessità di garantire gli standard di sicurezza dei dati e degli accessi nel rispetto della normativa vigente in grado di salvaguardare la piena tutela dell’integrità e della riservatezza.

La piattaforma software dovrà:

a) garantire l’autenticità, la copia, la conservazione, la disponibilità, la consultabilità, l’integrità e l’immodificabilità dei documenti digitali, i quali dovranno essere archiviati e conservati con modalità tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o non consentito o non conforme;

b) garantire la gestione di documenti digitali prevalentemente in formato PDF (Portable Document Format) firmati digitalmente;

c) consentire di associare al proprio autore l’informazione contenuta in ciascun documento informatico;

d) consentire la formazione di insiemi di file oggetto di conservazione e la creazione di definiti fascicoli di conservazione, secondo criteri totalmente configurabili; I documenti compresi nei fascicoli dovranno essere indicizzati secondo campi definiti e condivisi.

e) consentire la firma da parte del Responsabile della Conservazione e l’apposizione delle marche temporali su un singolo fascicolo o su un insieme di fascicoli, su una o più categorie di fascicoli o su tutti i fascicoli predisposti per la firma;

f) verificare la validità delle firme apposte su ciascun documento formante il fascicolo, controllando che siano in periodo di validità e non revocate o sospese;

g) gestire l’archivio dei documenti conservati digitalmente per un tempo almeno pari a quanto richiesto da normativa (10 anni) o entro il termine che verrà individuato in fase di start up;

h) garantire l’accesso applicativo, mediante interfaccia web, alla gestione ed alla visualizzazione dei documenti digitali archiviati, regolati da protocolli di identificazione, autenticazione e autorizzazione, che rispettino gli attuali standard tecnologici di massima affidabilità e sicurezza;

i) consentire la ricerca di un documento digitale fra tutti quelli conservati, tramite una o più chiavi di indicizzazione impostate;

j) consentire la visualizzazione e/o l’esportazione dei documenti richiesti unitamente ai metadati ad esso associati, alle relative informazioni sulla firma digitale, sulle marche temporali apposte, previa verifica dell’integrità e dell’autenticità del documento stesso.

k) permettere il tracciamento delle attività eseguite dagli utenti, nel rispetto della normativa sugli amministratori di sistema;

l) consentire il caricamento dei documenti mediante flussi digitali attivati manualmente o automaticamente attraverso trasferimento via SFTP o upload sul portale web di file in formato .pdf corredati di metadati (indici previsti della normativa per la specifica classe documentale) ai fini delle successive ricerche sul portale di pubblicazione e consultazione;

m) garantire la capacità di produrre dei PdD (pacchetto di distribuzione) conformi allo standard UNI SInCRO coincidenti con i PdA (pacchetti di archiviazione) per l’interoperabilità fra sistemi di conservazione;

n) garantire in caso di fine del contratto, risoluzione o cessazione per qualsiasi ragione del servizio, la consegna a Mi.Ri. dei documenti e dei PdA (pacchetto di archiviazione) conservati presso il sistema di Conservazione mediante download sicuro (SFTP) o supporto fisico.

ART. 2 - SERVIZIO DI INTERMEDIAZIONE VERSO LO SDI PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

Il servizio di Intermediazione verso lo SdI (Agenzia delle Entrate), ha l’obiettivo di gestire, nei confronti dello SdI, la trasmissione delle fatture elettroniche attive e la ricezione delle fatture elettroniche passive.

Il servizio deve prevedere un portale web di gestione e consultazione, accessibile via web, con credenziali di riconoscimento utente protette da autenticazione robuste (preferibili a due fattori) e con una profilazione utente che permetta la segregazione delle aree di competenza.

Le funzionalità che devono essere gestibili dal portale web sono:

a) invio e ricezione delle fatture elettroniche in modalità singola/massiva;

b) tracciabilità azioni fatte e notifiche di scarto mediante gestione della messaggistica/notifiche inviate da SdI dall’invio della fattura elettronica alla ricezione del documento da parte del destinatario;

c) apposizione singola o massiva ai documenti di fatturazione attiva della firma digitale a garanzia della loro integrità e immodificabilità;

d) controlli preliminari delle fatture elettroniche attive da inviare per verificare eventuali errori prima dell’invio allo SdI, con possibilità di revisionare e correggere le fatture caricate prima dell’invio;

e) integrazione delle fatture con dati non presenti nel file come il numero di protocollo prima dell’invio in conservazione sostitutiva.

f) integrazione con il servizio di conservazione a norma;

g) gestione della data di ricezione della fattura ai fini della detrazione dell'iva e delle scadenze pagamenti ai fornitori;

h) disponibilità online di strumenti di ricerca e report di dettaglio per analizzare l’archivio documentale, completo di tracciabilità invii e esiti SdI.

ART. 3 - SERVIZIO DI FIRMA ELETTRONICA

Il servizio di Firma Elettronica, integrato con i servizi di conservazione sostitutiva e di fatturazione elettronica, dovrà permettere la firma digitale singola o massiva in modalità Web presidiata e/o automatica tramite One Time Password, tramite un certificato emesso per la sola firma automatica.

ART. 4 - REFERENTI DEL SERVIZIO

Prima dell’avvio dell’esecuzione del contratto l’aggiudicatario, dovrà fornire alla Stazione Appaltante i recapiti del Responsabile del servizio, il referente dovrà rendersi disponibile dalle ore 9:00 alle ore 18:00 dal lunedì al venerdì.

Il Direttore dell’Esecuzione del servizio oggetto dell’appalto è il Direttore dell’ufficio Amministrazione e Controllo.

Allegato tecnico

Le tipologie di documenti (tipo documento) e i volumi annui sono:

Es. Anno 2019	Num. Tot Pagine	Numero Tot. Documenti	Dimensione documenti (GB)
Fatture Passive	49800	9508	1,187
Fatture Attive	14100	2965	0,852
DDT Vendita	178000	36	22,330
Registri IVA	1200	156	3,451
Libro Giornale	12000	12	0,396
Registri Beni Ammortizzabili	300	1	0,007
Libro Inventari	110	1	0,001
Mastini CoGe	16000	4	1,326
Note spese dipendenti	1000	n.d.	1,187
Documenti Gare Acquisti	n.d.	n.d	1,5
TOTALE			32,24

Ad oggi lo storico dei documenti prevede:

Dimensione documenti (GB)

Conservazione digitale dei documenti

fiscali

da un minimo di 148 a un massimo di 222

Conservazione digitale dei documenti di

gestione delle gare d’appalto

4,5

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Table of Contents

CAPITOLATO SPECIALE D’APPALTO

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