ASTI SERVIZI PUBBLICI S.P.A.

ASTI SERVIZI PUBBLICI S.P.A.

Xxxxx Xxx Xxxxxxx x. 00, Xxx. 00000, Xxxx, Xxxxxx, X.Xxx e C.F. n. 01142420056, PEC: xxx.xxxx@xxx.xx

ALLEGATO TECNICO CONTRATTUALE –PRIVACY AFFIDAMENTO N. 7/2021 – A.S.P. S.P.A. – X.Xxx n. 01142420056

PROCEDURA APERTA, A LOTTO UNICO

PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI ASSISTENZA SISTEMISTICA ED APPLICATIVA DEL SISTEMA INFORMATIVO-INFORMATICO AZIENDALE E DI EVENTUALI ATTIVITA’ ICT TIME & MATERIAL, COMUNQUE SECONDO QUANTO PREVISTO NEL CAPITOLATO

CIG N. 8974153953

TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

1. Le parti dichiarano di essersi reciprocamente comunicate - oralmente e prima della sottoscrizione del presente Allegato Tecnico le informazioni di cui al “Codice della privacy” circa il trattamento dei dati personali conferiti per la sottoscrizione e l’esecuzione del Contratto stesso e di essere a conoscenza dei diritti che spettano loro in virtù degli art. 15-22 del Reg. UE 2016/679.

2. Il presente Allegato Tecnico è redatto in conformità a quanto previsto all’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 e forma parte integrante e sostanziale del Contratto stipulato tra le Parti.

3. Con la sottoscrizione del presente Allegato Tecnico il Fornitore, accertata la sua capacità di assicurare ed essere in grado di dimostrare l'adozione ed il rispetto di misure tecniche organizzative adeguate ad adempiere alla normativa e regolamentazione in vigore sul trattamento dei dati personali, è altresì designato Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 contenente il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (di seguito anche il "Regolamento UE" o "GDPR") e dell'art. 29 del D.Lgs. n. 196/2003, (di seguito anche Codice privacy), nonché della normativa italiana di adeguamento al GDPR D.Lgs. 101/2018. Il Responsabile del trattamento dovrà attenersi agli obblighi e alle istruzioni impartite dalla Stazione Appaltante, in qualità di Titolare del trattamento, riportati nel qui presente Allegato Tecnico e facenti parte integrante e sostanziale del Contratto, nonché in altro atto di natura contrattuale (verbali di affidamento o documentazione tecnica avente rilevanza contrattuale) e alle eventuali ulteriori istruzioni che il Titolare dovesse ragionevolmente impartire per garantire la protezione e sicurezza dei dati personali.

4. Il Fornitore è autorizzato al trattamento dei dati personali di cui al presente Contratto esclusivamente per le finalità ivi indicate, pertanto eventuali trattamenti, comunicazioni, cessioni di dati personali per finalità diverse da quelle indicate nel contratto dovranno essere espressamente e specificatamente autorizzate dal Titolare.

5. Resta inteso che, in caso di inosservanza da parte del Fornitore di uno qualunque degli obblighi e delle istruzioni previsti nel qui presente Allegato Tecnico, la Stazione Appaltante potrà dichiarare risolto automaticamente di diritto il Contratto ed escutere, nelle ipotesi di legge, la garanzia definitiva, fermo restando che il Fornitore sarà tenuto a risarcire tutti i danni che dovessero derivarne alla Stazione Appaltante e/o a terzi".

6. Il Fornitore si impegna a presentare alla Stazione Appaltante garanzie in termini di conoscenza specialistica, affidabilità, risorse, nonché in ordine all’adozione di misure tecniche, logiche ed organizzative adeguate per assicurare che i trattamenti dei dati personali siano conformi alle esigenze del Regolamento Europeo e, dunque, ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento Europeo e con la sottoscrizione del contratto dichiara di essere consapevole, in ragione delle prestazioni da eseguire con lo specifico affidamento, di poter essere nominato in corso di esecuzione contrattuale (con il verbale di affidamento) come Responsabile Esterno dei Trattamenti di dati, in qualità di Responsabile primario.

7. Il mancato rispetto da parte del Responsabile primario o del sub-Responsabile del trattamento delle disposizioni di cui al presente Allegato sarà considerato un grave inadempimento del Contratto stesso. Ai fini del presente Atto con il termine “Fornitore” si individua l’Impresa appaltatrice designata quale Responsabile primario, in funzione della designazione fatta dalla Stazione Appaltante in qualità di Titolare in ragione delle prestazioni richieste in corso di esecuzione contrattuale.

OBBLIGHI DI RISERVATEZZA

1. Si richiama qui integralmente quanto previsto dall’art 12 del Capitolato Speciale di Appalto.

0.Xx caso di inosservanza di ciascuna delle previsioni contenute nel presente Allegato, si precisa che, ai sensi dell’art. 16 del citato Capitolato Speciale di Appalto, le stesse costituiscono, in quanto gravi inadempienze, causa specifica di risoluzione del contratto, fatto salvo comunque il risarcimento di ogni maggiore danno subito.

PREMESSA

OGGETTO

Il presente Allegato Tecnico disciplina le istruzioni che il Fornitore (ivi incluso il trattamento ad opera di eventuale sub-appaltatore o sub-fornitore) si impegna ad osservare nell’ambito dei trattamenti dei dati personali che realizzerà per conto di ASP S.p.A. quale Titolare (nel presente Allegato Tecnico anche solo “Stazione Appaltante”) nello svolgimento delle attività oggetto del Contratto in essere con la Stazione Appaltante, garantendo il rispetto della normativa vigente in materia di tutela e sicurezza dei dati.

DEFINIZIONI

- "Dati Personali della Stazione Appaltante”: i Dati Personali (nonché i dati appartenenti alle categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 e 10 del Regolamento UE 2016/679), concessi in licenza o diversamente messi a disposizione, trasmessi, gestiti, controllati o comunque trattati dalla Stazione Appaltante;

- “Norme in materia di Trattamento dei Dati Personali”: tutte le leggi, disposizioni e direttive normative applicabili in relazione al trattamento e/o alla protezione dei Dati Personali, così come modificate di volta in volta, ivi incluso, ma non limitatamente, il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), la normativa di adeguamento italiana, circolari, pareri e direttive dell’Autorità di Controllo nazionale, le decisioni interpretative adottate dallo European Data Protection Board.

- “Contratto”: si intende il contratto stipulato tra la Stazione Appaltante e il Fornitore, in caso di aggiudicazione della gara, e avente ad oggetto il SERVIZIO DI ASSISTENZA SISTEMISTICA ED APPLICATIVA DEL SISTEMA INFORMATIVO-INFORMATICO AZIENDALE E DI EVENTUALI ATTIVITA’ ICT TIME & MATERIAL.

- “Misure di Sicurezza”: le misure di sicurezza di natura fisica, logica, tecnica e organizzativa adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, ivi comprese quelle specificate nel Contratto, unitamente ai suoi Allegati.

- "Dati Personali": qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (interessato) come definita nelle Norme in materia di Trattamento dei Dati Personali; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale;

- “Trattamento”: qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a Dati Personali o insieme di Dati Personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o, qualsiasi altra forma messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, allineamento o combinazione, la cancellazione o la distruzione.

- “limitazione di trattamento”: il contrassegno dei dati personali conservati con l’obiettivo di limitarne il trattamento al solo scopo per cui sono raccolti;

- “pseudonimizzazione”: il trattamento dei dati personali tale da rendere gli stessi non più attribuibili a un interessato specifico senza l’utilizzo di informazioni aggiuntive, a condizione che tali informazioni aggiuntive siano conservate separatamente e soggette a misure tecnico organizzative intese a garantire che tali dati personali non siano attribuiti a persona fisica identificata o identificabile;

- “Archivio”: qualsiasi insieme strutturato di dati personali accessibili secondo criteri determinati, indipendentemente dal fatto che tale insieme sia centralizzato, decentralizzato o ripartito in modo funzionale o geografico;

- “Titolare del trattamento”: la persona fisica o giuridica, l'Autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali; quando le finalità e i mezzi di tale trattamento sono determinati dal diritto dell'Unione europea o degli Stati membri, il Titolare del trattamento o i criteri specifici applicabili alla sua designazione possono essere stabiliti dal diritto dell’Unione o degli Stati membri; ovvero l’Stazione Appaltante;

- “Responsabile del trattamento”: la persona fisica o giuridica, l'Autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del Titolare o del Contitolare del trattamento; ovvero il Fornitore;

- “Sub-Responsabile del trattamento”: la persona fisica o giuridica, l'Autorità pubblica, il servizio o altro organismo che svolge in forza di contratto scritto con altro Responsabile del trattamento; ovvero il subappaltatore o subfornitore autorizzato dalla Stazione Appaltante;

- “Fornitore”: l’Impresa appaltatrice designata quale Responsabile primario, in funzione della designazione fatta dalla Stazione Appaltante in qualità di Titolare;

- “Persone autorizzate al trattamento dei dati”: persone che in qualità di dipendenti, collaboratori, amministratori o consulenti del responsabile e/o del sub-responsabile siano state autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l’autorità diretta del Responsabile primario o del Sub responsabile;

- “Terzi autorizzati”: persone terze, ovvero la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che non sia l'interessato, il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento,

che in qualità di dipendenti, collaboratori, amministratori (anche amministratori di sistema) o consulenti del Fornitore siano state autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l'autorità diretta del Responsabile primario o del Sub- Responsabile;

- “Violazione dei dati personali (data breach)”: la violazione di sicurezza che comporta accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati;

- “Incidente di sicurezza”: la violazione di sicurezza che comporta la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso a dati e/o informazioni riservate (non dati personali), la violazione e/o il malfunzionamento di misure di sicurezza, di strumenti elettronici, hardware o software a protezione dei dati e delle informazioni.

SICUREZZA DEI DATI PERSONALI

Il Fornitore ottempererà a tutte le norme in materia di Trattamento dei Dati Personali in relazione al Trattamento dei Dati Personali ivi comprese quelle che saranno emanate nel corso della durata del Contratto al fine di assicurare, nell’ambito delle proprie attività e competenze specifiche, un adeguato livello di sicurezza dei trattamenti, inclusa la riservatezza, in modo tale da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, modifica, divulgazione non autorizzata, nonché di accesso non autorizzato, anche accidentale o illegale, o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

OBBLIGHI E ISTRUZIONI PER IL FORNITORE I. OBBLIGHI GENERALI DEL FORNITORE

1. Il Fornitore è autorizzato a trattare per conto della Stazione Appaltante i dati personali necessari per l’esecuzione delle attività di cui all’oggetto del Contratto.

2. A tal fine il Fornitore si impegna a:

- non determinare o favorire mediante azioni e/o omissioni, direttamente o indirettamente, la violazione da parte della Stazione Appaltante delle Norme in materia di Trattamento dei Dati Personali;

- trattare i Dati Personali esclusivamente in conformità alle istruzioni documentate della Stazione Appaltante, nella misura ragionevolmente necessaria all’esecuzione del Contratto, e alle Norme in materia di Trattamento dei Dati Personali;

- adottare, implementare e aggiornare Misure di sicurezza adeguate a garantire la protezione e la sicurezza dei Dati Personali al fine di prevenire a titolo indicativo e non esaustivo:

• incidenti di sicurezza; violazioni dei dati personali (Data Breach)

• ogni violazione delle Misure di sicurezza;

• tutte le altre forme di Trattamento dei dati non autorizzate o illecite.

3. Il Fornitore si impegna a comunicare tempestivamente alla Stazione Appaltante i dati e i contatti di riferimento dell’eventuale Responsabile della protezione dei dati di cui all’art. 37 GDPR se nominato.

ISTRUZIONI PER IL FORNITORE

A) Elementi essenziali dei trattamenti che il Fornitore è stato autorizzato a svolgere dalla Stazione Appaltante

Gli elementi essenziali del trattamento sono contenuti nella nomina a Responsabile Esterno al Trattamento che la Stazione Appaltante redigerà in fase di avvio del contratto. In particolare il citato documento conterrà, la materia disciplinata, la natura e finalità del trattamento, il tipo di dati personali trattati e le categorie di Interessati. Salvo quanto dovesse essere previsto nel documento, le Parti si danno reciprocamente atto che, alla Data di Efficacia del presente Allegato:

• le attività che prevedono il trattamento dei dati della Stazione Appaltante sono le attività di manutenzione per effettuare le quali il Fornitore accede ai dati presenti sulle macchine previa adozione delle misure minime di sicurezza previste (backup dei dati e anonimizzazione);

• la durata del trattamento dei dati personali è limitata, dunque coincide, con la durata del Contratto e delle sue eventuali proroghe; limitatamente ai dati residenti sulle macchine rientranti nel perimetro del contratto, la durata del trattamento è limitata alla durata delle manutenzioni e comunque termina con la fine del rapporto contrattuale e delle sue eventuali proroghe;

• la natura e lo scopo del trattamento, tenuti conto i requisiti di legittimità stabiliti dalle leggi vigenti in materia di protezione dei dati, è la manutenzione oggetto del Contratto;

• il Fornitore, al temine delle attività di manutenzione e comunque entro il termine della durata del Contratto, come eventualmente prorogato, elimina, con tecniche adeguate e sicure, i dati del sistema informatico eventualmente in suo possesso;

• i rappresentanti per la Stazione Appaltante incaricati della sorveglianza delle procedure previste dal presente Addendum sono il Direttore Esecutivo del Contratto della Stazione Appaltante medesima, il Responsabile del Servizio Sistemi Informativi ed Innovazione che si avvarranno della collaborazione dell’Ufficio Privacy.

B) Obblighi del Responsabile del trattamento nei confronti della Stazione Appaltante

Il Responsabile del trattamento si impegna a:

1. trattare i dati solo per l’esecuzione delle attività di cui all’oggetto del Contratto;

2. trattare i dati conformemente alle istruzioni documentate impartite dalla Stazione Appaltante con il presente Allegato e con eventuali istruzioni documentate aggiuntive. Qualora il Fornitore reputi che un’istruzione sia, o possa essere, contraria alla Normativa in materia di protezione dei dati, ivi incluso il GDPR, deve informarne immediatamente la Stazione Appaltante;

3. trattare i dati conformemente alle istruzioni documentate della Stazione Appaltante di cui al precedente comma anche nei casi di trasferimento dei dati verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o nazionale cui è soggetto il Fornitore; in tale ultimo caso il Fornitore dovrà informare la Stazione Appaltante di tale obbligo giuridico prima che il trattamento abbia inizio, a meno che il diritto vieti tale informazione per rilevanti motivi di interesse pubblico.

4. garantire che il trattamento dei Dati Personali sia effettuato in modo lecito, corretto, adeguato, pertinente e avvenga nel rispetto dei principi di cui all’artt. 5 e ss. del GDPR.

5. garantire la riservatezza dei dati personali trattati per l’esecuzione delle attività del Contratto;

6. garantire che le persone autorizzate a trattare i dati personali in virtù del presente Contratto:

i) si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;

ii) abbiano ricevuto, e ricevano, da parte del Fornitore la formazione necessaria in materia di protezione dei dati personali;

iii) accedano e trattino i dati personali osservando le istruzioni impartite dalla Stazione Appaltante.

7. tenere conto nell’esecuzione delle attività contrattuali dei principi della protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita (privacy by design e by default) anche mediante l’ausilio delle istruzioni documentate impartite dal Titolare del trattamento;

8. conferire alla Stazione Appaltante eventuale copia dei dati personali dei dipendenti, amministratori, consulenti, collaboratori o altro personale del Fornitore nel corso delle attività oggetto del Contratto esclusivamente per finalità relative all’esecuzione delle attività contrattuali ed amministrativo- contabili oltre che per la sicurezza delle sedi e dei sistemi. Il Fornitore, con la sottoscrizione dell’Addendum, autorizza la Stazione Appaltante, esclusivamente per le suddette finalità, ad estrarre tali dati personali dai propri sistemi informativi.

Qualora richiesto dalle Norme in materia di Trattamento dei Dati Personali, la Stazione Appaltante e il Fornitore convengono di sottoscrivere un accordo aggiuntivo, di modifica o di aggiornamento che potrà essere necessario anche per consentire il trasferimento di tali dati personali qualora non rientrino nella sua giurisdizione di origine ai sensi delle Norme sul Trattamento dei Dati Personali.

C) Obblighi del Fornitore nell’ambito dei diritti esercitati dagli Interessati nei confronti della Stazione Appaltante.

1. Il Fornitore deve collaborare e supportare nel dare riscontro scritto, anche di mero diniego, alle istanze trasmesse dagli Interessati nell’esercizio dei diritti previsti dagli artt. 15-23 del GDPR, ovverosia alle istanze per l’esercizio del diritto di accesso, di rettifica, di integrazione, di cancellazione e di opposizione, diritto alla limitazione del trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto a non essere oggetto di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

2. Il Fornitore deve dare supporto, in tale attività, affinché il riscontro alle richieste di esercizio dei diritti degli Interessati avvenga senza giustificato ritardo.

3. A tal fine il Fornitore deve adottare e aggiornare un registro di tutte le attività di trattamento eseguite per conto della Stazione Appaltante completo di tutte le informazioni previste all’art. 30 del GDPR e mettere tale registro a disposizione della Stazione Appaltante affinché si possa ottemperare senza ingiustificati ritardi alle istanze formulate dagli Interessati ai sensi degli artt. 15-23 del GDPR.

4. Qualora gli Interessati esercitino un diritto previsto dal GDPR trasmettendo la relativa richiesta al Fornitore, quest’ultimo deve inoltrarla tempestivamente, e comunque entro e non oltre 3 giorni dalla ricezione, per posta elettronica alla Stazione Appaltante.

D) Obblighi del Fornitore che ricorre a Terzi Autorizzati

1. Il Fornitore può ricorrere a Terzi Autorizzati per l’esecuzione di specifiche attività di trattamento esclusivamente nei casi in cui abbia ricevuto espressa autorizzazione scritta dalla Stazione Appaltante.

2. Nell’ipotesi in cui il Fornitore, previa autorizzazione scritta della Stazione Appaltante, abbia designato un Terzo Autorizzato, il Fornitore e il Terzo autorizzato dovranno essere vincolati da un accordo scritto recante tutti gli obblighi in materia di protezione dei dati di cui al presente Contratto e relativi Allegati e di cui alle ulteriori eventuali istruzioni documentate aggiuntive impartite dalla Stazione Appaltante.

3. Il Fornitore deve formulare per iscritto alla Stazione Appaltante la domanda di autorizzazione alla nomina di un Terzo Autorizzato, specificando: i) le attività di trattamento da delegare; ii) il nominativo/ragione sociale e gli indirizzi del Terzo; iii) i requisiti di affidabilità ed esperienza - anche in termini di competenze professionali, tecniche e organizzative nonché con riferimento alle misure di sicurezza - del Terzo in materia di trattamento dei dati personali; iv) il contenuto del relativo contratto tra il Fornitore e il Terzo autorizzato.

4. In particolare, il Fornitore deve garantire che il Terzo Autorizzato assicuri l’adozione di misure, logiche, tecniche ed organizzative adeguate di cui al presente contratto ed alla normativa e regolamentazione in materia ed alle istruzioni impartite dalla Stazione Appaltante in materia di protezione dei dati personali.

5. Resta, in ogni caso, ferma la successiva facoltà della Stazione Appaltante di opporsi all’aggiunta o sostituzione del Terzo Autorizzato con altri soggetti Terzi.

6. Le istruzioni impartite dal Fornitore a qualsiasi Terzo dovranno avere il medesimo contenuto e perseguire i medesimi obiettivi delle istruzioni fornite al Fornitore dalla Stazione Appaltante nei limiti dei trattamenti autorizzati in capo al Terzo.

7. A tal fine, la Stazione Appaltante può in qualsiasi momento verificare le garanzie e le misure tecniche ed organizzative del Terzo Autorizzato, anche per mezzo di audit, assessment, sopralluoghi e ispezioni svolti mediante il proprio personale oppure tramite soggetti terzi. Nel caso in cui tali garanzie risultassero insussistenti la Stazione Appaltante, in conformità a quanto contrattualmente previsto, può risolvere il contratto con il Fornitore. Nel caso in cui all’esito delle verifiche, ispezioni, audit e assessment le misure di sicurezza dovessero risultare inadeguate rispetto al rischio del trattamento o, comunque, inidonee ad assicurare l’applicazione delle Norme in materia di protezione dei dati personali, la Stazione Appaltante applicherà al Fornitore quanto previsto dall’art. 27 e segg. del Capitolato Speciale di Appalto e diffiderà lo stesso a far adottare al Terzo Autorizzato tutte le misure più opportune entro un termine congruo che sarà all’occorrenza fissato (tenendo conto della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, della tipologia dei dati e della categoria dei soggetti interessati coinvolti nonché del livello di rischio relativo alla violazione dei dati, alla gravità della violazione verificatasi e degli incidenti di sicurezza). In caso di mancato adeguamento da parte del Terzo Autorizzato e/o del Fornitore a tale diffida la Stazione Appaltante potrà risolvere il Contratto ed escutere la garanzia definitiva, fatto salvo il risarcimento del maggior danno.

IL REGISTRO DEI TRATTAMENTI DEL FORNITORE

1. Il Fornitore è obbligato a predisporre, conservare, aggiornare anche con l’ausilio del proprio Responsabile della protezione dei dati un registro, in formato elettronico di tutte le categorie di attività relative al trattamento (o ai trattamenti) svolti per conto del Titolare del Trattamento, come prevede l’art. 30, comma 2, del GDPR.

2. In particolare, il Registro del Fornitore dei trattamenti svolti per conto della Stazione Appaltante deve contenere:

i) il nome e i dati di contatto del Fornitore (e, se del caso, di Terzi Autorizzati) del trattamento, di ogni Titolare del trattamento per conto del quale il Fornitore agisce, del rappresentante (eventuale) del Fornitore e del Terzo Autorizzato, nonché del Responsabile della protezione dei dati (DPO);

ii) le categorie dei trattamenti effettuati per conto di ogni Titolare del trattamento;

iii) ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un'organizzazione internazionale, compresa l'identificazione del paese terzo o dell'organizzazione internazionale e, per

i trasferimenti di cui al secondo comma dell'articolo 49 del GDPR, la documentazione delle garanzie adeguate;

iv) una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative messe in atto per un trattamento corretto e sicuro ai sensi dell'articolo 32 del GDPR.

OBBLIGHI DI SUPPORTO, COLLABORAZIONE E COORDINAMENTO DEL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO NELL’ATTUAZIONE DEGLI OBBLIGHI DELLA STAZIONE APPALTANTE

Il Responsabile del trattamento assiste e collabora pienamente con la Stazione Appaltante nel garantire il rispetto degli obblighi di cui agli articoli 31, 32, 33, 34, 35 e 36 del GDPR, come di seguito descritto.

A) Misure di sicurezza.

Il Fornitore deve mettere in atto misure tecniche ed organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio e garantire il rispetto degli obblighi di cui all’art. 32 del GDPR. I criteri per la valutazione del rischio devono essere previamente condivisi e approvati dalla Stazione Appaltante. Tali misure comprendono tra le altre:

a) la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali;

b) la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento;

c) la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l'accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico;

d) una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l'efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.

Il Fornitore si obbliga ad adottare le misure di sicurezza previste da codici di condotta di settore ove esistenti e dalle certificazioni ove acquisite (art. 40 -43 GDPR)].

Nel valutare l’adeguatezza del livello di sicurezza il Fornitore deve tenere conto in special modo dei rischi presentati dal trattamento (o dai trattamenti), che derivano in particolare dalla distruzione, dalla perdita, dalla modifica, dalla divulgazione non autorizzata o dall’accesso, in modo accidentale o illegale, o dal trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati.

Nell’effettuare l’analisi dei rischi il Fornitore utilizza i criteri di valutazione del rischio condivisi ed approvati dalla Stazione Appaltante. All’esito dell’analisi dei rischi, le misure di sicurezza adeguate ai sensi dell’art. 32 del GDPR devono essere condivise ed approvate dalla Stazione Appaltante. I risultati dell’analisi del rischi per l’individuazione delle misure di sicurezza adeguate andranno riportati dal Fornitore in un apposito documento contenente almeno le seguenti informazioni: identificazione e classificazione dei dati personali trattati anche in termini di riservatezza ed integrità; classificazione del trattamento anche in termini di disponibilità; valutazione dei rischi per l’interessato e inerenti il trattamento stesso; l’identificazione delle misure di sicurezza così come richieste ai sensi dell’articolo 32 del GDPR. L’attività di identificazione dei dati personali oggetto del trattamento dovrà seguire i criteri di privacy by default di cui all’art. 25 del GDPR.

Ai sensi dell’art. 32, comma 4, GDPR il Fornitore deve garantire che chiunque agisca sotto la sua autorità e abbia accesso ai Dati Personali non tratti tali dati se non debitamente istruito, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri.

B) Obblighi del Fornitore nelle ipotesi di “data breach”

Il Fornitore deve assistere e collaborare pienamente con la Stazione Appaltante, nelle attività di adempimento di cui agli articoli 33 e 34 del GDPR in materia di violazioni di dati personali, ovvero di data breach.

In particolare, il Fornitore deve:

• predisporre e aggiornare un registro contenente tutte le violazioni dei dati personali sia dai trattamenti eseguiti per conto della Stazione Appaltante, al fine di facilitare quest’ultima nelle attività di indagine a seguito di data breach;

• comunicare alla Stazione Appaltante, tempestivamente e in ogni caso senza ingiustificato ritardo, che si è verificata una violazione dei dati personali da quando il Fornitore, o un suo Terzo Autorizzato, ne ha avuto conoscenza o ha avuto elementi per sospettarne la sussistenza. Tale comunicazione deve essere redatta in forma scritta, in modo conforme ai criteri previsti dall’art. 33 del GDPR e deve essere trasmessa unitamente a ogni documentazione utile all’Stazione Appaltante per consentirle di notificare la violazione all’Autorità di controllo competente entro e non oltre il termine di 72 ore da quando ne ha avuto conoscenza;

• indagare sulla violazione di dati personali adottando tutte le misure tecniche e organizzative e le misure rimediali necessarie a eliminare o contenere l’esposizione al rischio, collaborare con la Stazione Appaltante nelle attività di indagine, mitigando qualsivoglia danno o conseguenza lesiva dei diritti e delle libertà degli Interessati (misure di mitigazione) nonché ponendo in atto un piano di misure, previa approvazione della Stazione Appaltante, per la riduzione tempestiva delle probabilità che una violazione simile di dati personali possa ripetersi;

• nel caso in cui la Stazione Appaltante debba fornire informazioni (inclusi i dettagli relativi ai servizi prestati dal Fornitore) all’Autorità di controllo il Fornitore supporterà la Stazione Appaltante nella misura in cui le informazioni richieste e/o necessarie per l’Autorità di controllo siano esclusivamente in possesso del Fornitore e/o di suoi Terzi Autorizzati.

C) Obblighi del Fornitore nella valutazione d’impatto del rischio di violazioni dei Dati Personali.

1. Il Fornitore si impegna ad assistere la Stazione Appaltante, a livello tecnico e organizzativo, nello svolgimento della valutazione d’impatto, così come disciplinata dall’art. 35 del GDPR, in tutte le ipotesi in cui il trattamento preveda o necessiti della preliminare valutazione di impatto sulla protezione dei dati personali (di seguito anche “PIA”) o dell’aggiornamento della PIA.

2. I risultati della valutazione d’impatto ex art. 35 del GDPR per l’individuazione delle misure di sicurezza necessarie andranno riportati dal Fornitore nel documento di analisi del rischio di cui al precedente art. A).

3. Il Fornitore si impegna altresì ad assistere la Stazione Appaltante nell’attività di consultazione preventiva dell’Autorità di controllo ai sensi dell’articolo 36 del GDPR.

ULTERIORI OBBLIGHI DI GARANZIA DEL FORNITORE DEL TRATTAMENTO.

1. Il Fornitore si impegna ad operare adottando tutte le misure tecniche e organizzative, le attività di formazione, informazione e aggiornamento ragionevolmente necessarie per garantire che i Dati Personali siano precisi, corretti e aggiornati durante l’intera durata del trattamento anche qualora il trattamento consista nella mera custodia o attività di controllo dei dati eseguito dal Fornitore, o da un Terzo da lui autorizzato, nella misura in cui il Fornitore sia in grado di operare in tal senso.

2. Il Fornitore si impegna a trasmettere alla Stazione Appaltante tutte le informazioni e la documentazione che quest’ultima potrà ragionevolmente richiedere durante il Contratto al fine di verificare la conformità del Fornitore (o del Terzo Autorizzato come sub-appaltatore e sub-fornitore) con il presente Allegato, le Norme in materia di Trattamento dei Dati Personali e le Misure di sicurezza.

3. Il Fornitore garantisce alla Stazione Appaltante, o ai suoi rappresentanti debitamente autorizzati, la possibilità di svolgere, con ragionevole preavviso, attività di controllo e valutazione, anche mediante ispezioni e sopralluoghi condotte da soggetti autorizzati e incaricati dalla Stazione Appaltante, delle attività di trattamento dei Dati Personali eseguite dal medesimo Fornitore, ivi incluso l’operato degli eventuali amministratori di sistema, allo scopo di verificarne la conformità con il Contratto (ivi inclusi i rispettivi Allegati), con le Istruzioni della Stazione Appaltante e le Norme in materia di Trattamento dei Dati. Il Fornitore deve mettere a disposizione della Stazione Appaltante senza alcun ritardo e/o omissione, tutte le informazioni necessarie per dimostrare la sua conformità con gli obblighi previsti nel Contratto. Nel caso in cui all’esito delle verifiche periodiche, delle ispezioni, audit e assessment le misure tecniche, organizzative e/o di sicurezza risultino inadeguate rispetto al rischio del trattamento o, comunque, inidonee ad assicurare l’applicazione del Regolamento, la Stazione Appaltante applicherà al Fornitore le penali previste dall’art. 27. del Capitolato Speciale di Appalto diffidandolo ad adottare le misure necessarie entro un termine congruo che sarà all’occorrenza fissato (tenendo conto della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, della tipologia dei dati e della categoria dei soggetti interessati coinvolti nonché del livello di rischio violazione e/o della gravità della violazione verificatasi). In caso di mancato adeguamento da parte del Fornitore a tale diffida la Stazione Appaltante potrà risolvere il Contratto ed escutere la garanzia definitiva, fatto salvo il risarcimento del maggior danno.

4. Fatto salvo quanto previsto al successivo paragrafo successivo il Fornitore non può trasferire i Dati Personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, salvo che non abbia preventivamente ottenuto autorizzazione scritta da parte della Stazione Appaltante.

5. Il Fornitore si impegna a notificare tempestivamente alla Stazione Appaltante ogni provvedimento di un’Autorità di controllo, o dell’Autorità giudiziaria relativo ai Dati Personali della Stazione Appaltante salvo il caso in cui tale comunicazione non sia vietata dal provvedimento o dalla legge. In simili circostanze, salvo divieti previsti dalla legge, il Fornitore deve: i) informare la Stazione Appaltante tempestivamente, e comunque entro 24 ore dal ricevimento della richiesta di ostensione;

ii) collaborare con la Stazione Appaltante, nell’eventualità in cui lo stesso intenda opporsi legalmente a tale comunicazione; iii) garantire il trattamento riservato di tali informazioni.

6. Il Fornitore prende atto e riconosce che, nell’eventualità di una violazione delle disposizioni del presente Allegato, oltre all’applicazione delle clausole di risoluzione del contratto e delle penali, nonché all’eventuale risarcimento del maggior danno, la Stazione Appaltante avrà la facoltà di ricorrere a provvedimenti cautelari, ingiuntivi e sommari o ad altro rimedio equitativo, allo scopo di interrompere immediatamente, impedire o limitare il trattamento, l’utilizzo o la divulgazione dei Dati Personali .

7. Il Fornitore manleverà e terrà indenne la Stazione Appaltante da ogni perdita, contestazione, responsabilità, spese sostenute nonché dei costi subiti (anche in termini di danno reputazionale) in relazione anche ad una sola violazione delle Norme in materia di Trattamento Personali e/o del Contratto (inclusi gli Allegati) comunque derivata dalla condotta (attiva e/o omissiva) sua e/o dei suoi agenti e/o Terzi autorizzati (sub-fornitori).

TRASFERIMENTI DEI DATI PERSONALI VERSO PAESI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI

1. La Stazione Appaltante può autorizzare per iscritto il Fornitore, o un suo Terzo Autorizzato, al trasferimento dei Dati personali (o parte di tali dati) verso paesi terzi o organizzazioni internazionali nelle sole ipotesi in cui il paese terzo o l’organizzazione internazionale sia stata oggetto di una valutazione di adeguatezza da parte della Commissione Europea ai sensi dell’art. 45 del GDPR, oppure, in alternativa, previo rilascio della valutazione di adeguatezza svolta dal Titolare ai sensi dell’art. 46 del GDPR.

2. Nel caso in cui la Stazione Appaltante, in relazione all’esecuzione da parte del Fornitore del trattamento dei suoi servizi e/o all’adempimento degli obblighi assunti con il Contratto, consenta al Fornitore (o a un sub-fornitore) il trasferimento dei dati Personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali, il Fornitore deve:

- convenire (e impegnarsi affinché i suoi sub-fornitori convengano) di ottemperare agli obblighi previsti nelle clausole del Contratto;

- garantire che, prima di tale trasferimento, la Stazione Appaltante e/o il Fornitore stipulino un accordo per l’accesso ai dati come indicato dalla Commissione Europea;

- inserire nell’accordo di trasferimento dei Dati personali le disposizioni delle clausole contrattuali e delle Norme applicabili in materia di Trattamento dei Dati Personali.

OBBLIGHI DEL FORNITORE DEL TRATTAMENTO AL TERMINE DEL CONTRATTO.

1. Il Fornitore si impegna a non conservare, nonché a garantire che i Terzi autorizzati non conservino, i Dati Personali per un periodo di tempo ulteriore al limite di durata strettamente necessario per l’esecuzione dei servizi e/o l’adempimento degli obblighi di cui al Contratto, o così come richiesto o permesso dalla legge applicabile.

2. Alla scadenza del Contratto o al termine della fornitura dei servizi relativi al Trattamento dei Dati il Fornitore dovrà cancellare o restituire in modo sicuro all’Stazione Appaltante tutti i Dati Personali nonché cancellare tutte le relative copie esistenti, fatto salvo quanto diversamente disposto dalle Norme in materia di Trattamento dei Dati Personali.

3. Il Fornitore deve documentare per iscritto alla Stazione Appaltante tale cancellazione.

MODIFICHE DELLE LEGGI IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Nell’eventualità di qualsivoglia modifica delle Norme in materia di Trattamento dei Dati Personali applicabili al trattamento dei Dati Personali, che generi nuovi requisiti (ivi incluse nuove misure di natura fisica, tecnica, organizzativa, in materia di sicurezza o trattamento dei dati personali), il Fornitore collaborerà con la Stazione Appaltante, nei limiti delle proprie competenze tecniche, organizzative e delle proprie risorse, affinché siano sviluppate, adottate e implementate misure correttive di adeguamento ai nuovi requisiti durante l’esecuzione del Contratto.

Il presente documento costituisce Allegato al Contratto.

Il Fornitore