Nome Posizione Firma Scritta da: Veronelli A. CQM AV Controllata da: Cutello G. SCM GC Approvata da: Galante M. GM GM
CONDIZIONI GENERALI DI FORNITURA (CGF)
Nome | Posizione | Firma | |
Scritta da: | Veronelli X. | XXX | AV |
Controllata da: | Cutello G. | SCM | GC |
Approvata da: | Galante M. | GM | GM |
A. Contenuto
1. Scopo e applicabilita'
2. Ordine d’acquisto
2.1 Accettazione dell’ordine
2.2 Prezzi
2.3 Diritto di recesso
3. Requisiti di qualità della fornitura
3.1 Tenuta sotto controllo della documentazione tecnica fornita da OMP
3.2 Tenuta sotto controllo delle registrazioni
3.3 Gestione delle infrastrutture
3.4 Approvvigionamenti (applicabile solo per il conto pieno)
3.5 Realizzazione del prodotto
4. Tenuta sotto controllo della strumentazione
5. Gestione delle non conformità di fornitura
6. Diritto d’ispezione
7. Rispetto dei requisiti cogenti
8. Definizione delle interfacce aziendali per favorire la comunicazione
9. Revisioni
APPENDICE A – PROCEDURE MINIME DI ISPEZIONE E CONTROLLO
1. Scopo e applicabilita'
Il presente documento si applica alle forniture di conto lavoro e di conto pieno ed ha lo scopo di specificare le condizioni di fornitura ad integrazione dell’ordine di acquisto e dei documenti in esso citati.
Documentazione applicabile:
- OMP Accordo di riservatezza;
- OMP Codice Etico.
2. Ordine d’acquisto
L’ordine d’acquisto (nel seguito citato come ordine) è l’atto che sancisce gli accordi intervenuti tra OMP Mechtron Spa (nel seguito citata come OMP) ed il Fornitore e non può essere modificato se non in base ad una rettifica scritta.
2.1 Accettazione dell’ordine
L’ordine si intende accettato con la restituzione a OMP, da parte del Fornitore, di una conferma d’ordine scritta o con l’inizio dell’esecuzione delle attività oggetto dell’ordine stesso.
2.2 Prezzi
Il prezzo unitario, formalizzato nell’offerta sulla base dei dati disponibili e delle opportune analisi e interpretazioni compiute dal Fornitore, si intende fisso e non soggetto a modifiche e/o adeguamenti per un periodo di dodici mesi. OMP declina ogni responsabilità riguardo alla completezza, sufficienza e accuratezza di tali dati, analisi e/o interpretazioni.
Il prezzo, riportato nell’Ordine di Acquisto OMP, è da intendersi giusto compenso e espressione di tutte le attività necessarie al Fornitore per la realizzazione dei prodotti e/o lavorazioni oggetto dell’Ordine di Acquisto OMP, nella piena soddisfazione di tutti i requisiti, espliciti e impliciti, in esso contenuti.
Eventuali variazioni, richieste dal Fornitore, dovranno essere concordate con OMP che provvederà a emettere una modifica all’ordine e, in ogni caso, prima della consegna del materiale ordinato.
2.3 Diritto di recesso
OMP si riserva il diritto di risolvere - con il dovuto preavviso e comunicazione scritta - ogni ordine in corso.
In questi casi riconoscerà al Fornitore un equo prezzo, per quanto già in lavorazione o completato, al momento del recesso, e nulla sarà dovuto ad altro titolo.
3. Requisiti di qualità della fornitura
3.1 Tenuta sotto controllo della documentazione tecnica fornita da OMP
OMP definisce nell’ordine d’acquisto il codice e l’edizione della documentazione che il Fornitore deve utilizzare per realizzare il prodotto o la lavorazione commissionata; è compito di OMP comunicare al Fornitore eventuali variazioni della documentazione in caso di modifiche.
Il Fornitore deve farsi carico della gestione della documentazione ricevuta dando evidenza delle modalità con cui ne garantisce la conservazione, la rintracciabilità e la distribuzione nei luoghi di utilizzo.
3.2 Tenuta sotto controllo delle registrazioni
Il Fornitore deve mantenere, come minimo, evidenza delle registrazioni relative a:
riesame dei requisiti del prodotto evidenziati negli ordini d’acquisto;
validazione dei processi di fabbricazione (applicabile solo per i Fornitori di trattamenti superficiali);
documentazione degli interventi di manutenzione sulle infrastrutture;
documentazione relativa alla taratura o al controllo funzionale (come concordato tra le parti) della strumentazione utilizzata per la verifica del prodotto OMP;
personale autorizzato al rilascio del prodotto, e dell’eventuale Dichiarazione di conformità, verso OMP;
documentazione relativa alle non conformità di prodotto ed alle azioni correttive promosse per la loro soluzione.
Le suddette registrazioni devono essere gestite in modo controllato e rese disponibili, su richiesta, al personale di OMP.
3.3 Gestione delle infrastrutture
Il Fornitore deve attuare un sistema di manutenzione periodica degli impianti e delle attrezzature per la realizzazione del prodotto (dime, stampi, …) al fine di garantirne l’efficienza.
Per le attrezzature fornite da OMP in C/L, il Fornitore deve provvedere direttamente e periodicamente alla manutenzione ordinaria, mentre per la manutenzione straordinaria (rotture, usure che possono pregiudicare la qualità del prodotto) deve concordare con OMP le modalità di intervento.
3.4 Approvvigionamenti (applicabile solo per il conto pieno)
I materiali d'acquisto devono essere approvvigionati da Fornitori approvati da OMP e in modo conforme ai requisiti specificati nella documentazione tecnica fornita da OMP.
Deviazioni a quanto sopra devono essere preventivamente concordate ed approvate per iscritto da OMP.
3.4.1 Materiale fornito in C/L
Tutto il materiale fornito da OMP per l’esecuzione di lavorazioni in C/L deve essere utilizzato dal Fornitore esclusivamente per le attività previste nell’ordine.
Il Fornitore ha la responsabilità di controllare la corrispondenza al tipo, l’integrità e la qualità estetica dei materiali ricevuti, in accettazione d’ingresso, evidenziando prontamente le eventuali anomalie rilevate.
I materiali forniti devono essere movimentati e stoccati con opportune modalità atte a garantirne l’integrità.
3.5 Realizzazione del prodotto
Le lavorazioni richieste per la realizzazione del prodotto commissionato devono essere condotte in accordo con le specifiche tecniche (disegni, distinte base, ecc) e le prescrizioni di fabbricazione applicabili e nel rispetto delle normative di legge in tema di sicurezza ed ambiente.
Il Fornitore deve inoltre garantire che:
tutte le lavorazioni, basate su tecnologie tradizionali e consolidate, siano effettuate utilizzando i macchinari e le attrezzature più appropriate, in linea con i più elevati standard industriali e con i requisiti attesi;
tutte le lavorazioni basate su “processi speciali”, siano effettuate in accordo con le specifiche tecniche fornite da OMP o, in mancanza, con standard nazionali o internazionali riconosciuti.
In entrambi i casi il Fornitore deve mantenere per almeno 5 anni tutte le registrazioni attestanti il positivo superamento dei test e controlli effettuati sui prodotti e le lavorazioni oggetto di fornitura.
3.5.1 Pianificazione della produzione
Il Fornitore è tenuto alla pianificazione degli ordini di produzione in modo da garantire il rispetto dei tempi di consegna e un immediato avviso in caso di ritardo. In quest’ultimo caso la nuova data di consegna dovrà essere concordata per iscritto con OMP.
3.5.2 Verifiche sul prodotto
Il Fornitore deve poter garantire e dimostrare che i prodotti forniti hanno un livello di qualità conforme, se non superiore, ai requisiti specificati (disegni, elenchi materiali, specifiche tecniche, ecc.) nell’ordine d’acquisto, attraverso un collaudo finale prima della consegna.
Nota: le procedure specifiche da seguirsi per l’effettuazione, la registrazione e l’evidenza dei test e controlli, sono specificate, per tipologia di fornitura, in Appendice A al presente documento.
OMP si riserva di effettuare il controllo sul prodotto fornito al ricevimento in azienda o anche in tempi successivi. In entrambi i casi, qualora risultassero non conformi, OMP avrà facoltà di
restituirli, previa segnalazione, al Fornitore, il quale, a sua volta, sarà tenuto a sostituirli o rilavorarli a proprie spese.
3.5.3 Identificazione del prodotto
Il Fornitore deve garantire l’identificazione univoca del prodotto, con codice ed edizione, durante tutte le fasi di lavorazione, compreso l’imballaggio e la spedizione.
Nota: i Fornitori di trattamento superficiale devono indicare, sull’etichetta posta sulla confezione, il tipo di trattamento effettuato.
3.5.4 Conservazione del prodotto
Il Fornitore, nei casi in cui l’ordine di acquisto non citi requisiti specifici, ha libertà di scegliere la tipologia di imballaggio da utilizzare, a patto di salvaguardare l’integrità del prodotto finito, sia durante l’eventuale stoccaggio che durante il trasporto a destinazione.
In ogni caso il Fornitore deve rispettare i seguenti requisiti minimi:
imballare i prodotti forniti in confezioni di peso non superiore a 20 Kg, oppure su appositi bancali.
garantire che ogni confezione contenga solo prodotti uguali (medesimo codice),
evitare che i prodotti più pesanti danneggino quelli più leggeri,
riempire il volume degli imballi in modo da evitare lo spostamento dei prodotti o lo schiacciamento dei cartoni durante il trasporto,
Su ogni singola confezione deve essere sempre presente un’etichetta che riporti i seguenti dati:
ragione sociale del Fornitore,
codice e revisione OMP, come citato nell'ordine,
numero ordine OMP,
quantità per codice.
Il Fornitore sarà ritenuto responsabile dei danni al prodotto fornito causati da un imballo non idoneo o avvenuti durante il trasporto (nei casi in cui la consegna sia a carico del Fornitore stesso).
Salvo quanto diversamente stabilito dall’ordine, i costi di imballaggio sono a carico del Fornitore.
3.5.5 Trasporto
I costi di trasporto sono a carico del Fornitore.
Nei soli casi in cui sia diversamente stabilito nell’ordine, il Fornitore si deve attenere scrupolosamente alle istruzioni ricevute.
Il Fornitore è sempre responsabile del trasporto dei materiali fino alla destinazione specificata nell’ordine.
3.5.6 Consegna
I termini di consegna sono vincolanti; OMP si riserva:
la facoltà di annullare l’ordine, in caso di ritardo rispetto ai termini indicati, per la parte inevasa
il diritto di rifiutare consegne di prodotti in anticipo sui termini dell’ordine, a meno di benestare preventivo scritto
il diritto di non accettare le quantità consegnate in eccedenza rispetto all’ordine, quando queste siano superiori al 2%. In caso di consegne a saldo inferiori alla quantità ordinata dovrà essere chiesta autorizzazione a OMP.
Le consegne possono essere effettuate solo se i prodotti sono accompagnati da un documento di trasporto (DDT), conforme alle leggi vigenti, che dovrà indicare:
il numero e la data dell’ordine a fronte del quale avviene la consegna;
il codice OMP di ogni singolo prodotto nonché la descrizione e la relativa quantità;
la condizione “in acconto” o “a saldo” riferita a ogni singolo prodotto;
il numero e la data del DDT emesso dalla OMP, nel caso di materiale inviato in C/L, di attrezzature ricevute in prestito d’uso, o prodotti reintegrati o rilavorati a seguito di reso per non conformità.
Il prodotto deve essere consegnato tassativamente al destinatario indicato sull’ordine.
4. Tenuta sotto controllo della strumentazione
Il Fornitore deve poter dimostrare che la strumentazione utilizzata per effettuare le verifiche sul prodotto, necessarie per attestarne la conformità ai requisiti richiesti, è sottoposta periodicamente a taratura o controllo funzionale.
5. Gestione delle non conformità di fornitura
Il Fornitore deve gestire le azioni conseguenti a reclami o resi effettuati da OMP.
Tutti i prodotti o le lavorazioni respinte al Fornitore saranno accompagnate da una notifica di RMA indicante le causali del reso o reclamo.
In questi casi è sempre dovuta una risposta scritta che indichi:
esiti dell’analisi sulle cause che hanno generato la non conformità;
proposta di soluzioni immediate per la problematica riscontrata;
eventuali azioni correttive per eliminare le possibili cause di ripetizione della non conformità.
La risposta deve essere inviata al Mittente entro 2 gg. lavorativi dall’avvenuta notifica.
6. Diritto d’ispezione
OMP, previa notifica, si riserva il diritto di effettuare audit presso il Fornitore al fine di verificare che le condizioni citate nel presente documento siano rispettate e che i prodotti ordinati ed in lavorazione siano conformi ai requisiti richiesti.
A tal fine il Fornitore è tenuto a mettere a disposizione di OMP tutte le informazioni necessarie alla conduzione dell’audit, oltre a permettere l’accesso ai propri impianti.
Lo stesso diritto deve considerarsi garantito anche ai Clienti finali di OMP.
7. Rispetto dei requisiti cogenti
Il Fornitore deve garantire il rispetto dei requisiti di legge relativi alla sicurezza sui luoghi di lavoro e al rispetto e tutela dell’ambiente.
OMP chiede inoltre ai suoi Fornitori, siano essi di prodotti in C/P e/o in C/L, di condividere, sostenere e applicare nella propria sfera di influenza, e nello svolgimento della propria attività, i principi fondamentali contenuti nel “GLOBAL COMPACT NETWORK ITALY” che si ispira ai principi contenuti nel “GLOBAL COMPACT” promosso dall’Organizzazione per le Nazioni Unite (ONU) in materia di diritti umani, ambiente e lavoro.
8. Definizione delle interfacce aziendali per favorire la comunicazione
OMP ha definito le interfacce della propria organizzazione per la comunicazione da e verso i Fornitori nel proprio sito Web:
xxx.XXXXxxxxxxx.xxx alla voce “contatti”.
Il Fornitore deve comunicare all’Ufficio Acquisti di OMP i propri corrispondenti, definendone le specifiche responsabilità e competenze.
È compito del Fornitore aggiornare regolarmente tali informazioni.
9. Revisioni
Revisione | Data | Descrizione |
00 | 16/01/04 | Emissione |
01 | 10/01/05 | Variato nominativo Resp. Acquisti |
02 | 16/01/07 | Modifica per inserimento requisiti richiesti al fornitore per la realizzazione del prodotto (xxx.xx 3.5) |
03 | 10/01/09 | Inserimento del riferimento a Global Compact |
04 | 17/12/18 | Rivisto intero documento. |
05 | 02/10/19 | Modificato xxx.xx 2.2 |
Appendice A
PROCEDURE MINIME DI ISPEZIONE E CONTROLLO
LAVORAZIONI MECCANICHE
Criteri di ispezione:
Verificare che la totalità del lotto lavorato sia correttamente realizzata, idonea all’uso e conforme ai requisiti estetici richiesti a disegno.
Prelevando un campione secondo UNI ISO 2859/1, piano di campionamento singolo, ispezione normale, livello di ispezione S-2, LQA 2.5%, effettuare su ogni pezzo del campione, un controllo dimensionale con strumenti di misura idonei e opportunamente tarati, per verificare che tutte le dimensioni nominali riportate a disegno siano entro i campi di tolleranza previsti.
Criteri di accettazione:
L’accettazione del lotto in esame dipende dall’assenza, sull’intero lotto e sul campione significativo prelevato, di caratteristiche non rispondenti ai requisiti espressi nella documentazione tecnica di corredo all’ordine o nell’ordine stesso.
Se, durante il controllo a campione, vengono identificate non conformità, l’intero lotto deve essere ispezionato al 100% e le parti non conformi risultanti devono essere opportunamente segregate da quelle conformi.
Requisiti relativi alle registrazioni da allegare al DDT:
Il Fornitore deve emettere un rapporto di prova a conferma dei risultati positivi dei controlli effettuati.
Tale report può includere una copia del disegno tecnico con le letture strumentali effettuate, annotate a mano, o una stampata delle letture effettuate, prodotta dallo strumento di misura (CMM).
In riferimento a quanto riportato al paragrafo 3.5.2 del presente documento, il Fornitore deve inviare il rapporto di prova unitamente al DDT e identificare opportunamente, all’interno del lotto in consegna, i soli campioni sottoposti a prova.
TRATTAMENTI GALVANICI
Criteri di ispezione:
Verificare che la totalità del lotto lavorato sia correttamente realizzata, idonea all’uso e conforme ai requisiti estetici richiesti a disegno.
Prelevando un campione secondo UNI ISO 2859/1, piano di campionamento singolo, ispezione normale, livello di ispezione S-2, LQA 2.5%, effettuare su ogni pezzo del campione, un controllo dello spessore del/dei deposito/i con Fischerscope o equivalenti.
Criteri di accettazione:
L’accettazione del lotto in esame dipende dall’assenza, sull’intero lotto e sul campione significativo prelevato, di caratteristiche non rispondenti ai requisiti espressi nella documentazione tecnica di corredo all’ordine o nell’ordine stesso.
Se, durante il controllo a campione, vengono identificate non conformità, l’intero lotto deve essere ispezionato al 100% e le parti non conformi risultanti devono essere opportunamente segregate da quelle conformi.
Requisiti relativi alle registrazioni da allegare al DDT:
Il Fornitore deve emettere un rapporto di prova a conferma dei risultati positivi dei controlli effettuati.
Tale report è tipicamente rappresentato da una stampata delle letture effettuate, prodotta dal Fischerscope o equivalente
In riferimento a quanto riportato al paragrafo 3.5.2 del presente documento, il Fornitore deve inviare il rapporto di prova unitamente al DDT e identificare opportunamente, all’interno del lotto in consegna, i soli campioni sottoposti a prova.
TRATTAMENTI DI VERNICIATURA
Criteri di ispezione:
Verificare che la totalità del lotto lavorato sia correttamente realizzata, idonea all’uso e conforme ai requisiti estetici richiesti a disegno.
Prelevando un campione secondo UNI ISO 2859/1, piano di campionamento singolo, ispezione normale, livello di ispezione S-2, LQA 2.5%, effettuare su ogni pezzo del campione, un controllo, da effettuarsi con strumenti di misura idonei e opportunamente tarati:
dello spessore (multi-punto) della vernice;
dei parametri di gloss e colore.
Criteri di accettazione:
L’accettazione del lotto in esame dipende dall’assenza, sull’intero lotto e sul campione significativo prelevato, di caratteristiche non rispondenti ai requisiti espressi nella documentazione tecnica di corredo all’ordine o nell’ordine stesso.
Se, durante il controllo a campione, vengono identificate non conformità, l’intero lotto deve essere ispezionato al 100% e le parti non conformi risultanti devono essere opportunamente segregate da quelle conformi.
Requisiti relativi alle registrazioni da allegare al DDT:
Il Fornitore deve emettere un rapporto di prova a conferma dei risultati positivi dei controlli effettuati.
Tale report è tipicamente rappresentato da un file excel riportante le letture effettuate dai singoli strumenti utilizzati.
In riferimento a quanto riportato al paragrafo 3.5.2 del presente documento, il Fornitore deve inviare il rapporto di prova unitamente al DDT e identificare opportunamente, all’interno del lotto in consegna, i soli campioni sottoposti a prova.