SCHEDA SERVIZI TS DIGITAL
SCHEDA SERVIZI TS DIGITAL
Piattaforma in cloud per la gestione di servizi digitali
EFFICACIA DELLA SCHEDA DI SERVIZI
La presente Scheda Servizi è parte integrante e sostanziale del Contratto, che regolamenta i servizi attivabili dal Cliente attraverso la piattaforma digitale in cloud denominata “TS Digital”, che costituisce il sistema centrale di gestione dei servizi erogati da TeamSystem.
ATTIVAZIONE DEI SERVIZI
I servizi erogati tramite la piattaforma TS Digital sono attivabili dalla dashboard della piattaforma dopo la registrazione dell’account e l’accesso dell’utente. Per poter essere completamente operativi su TS Digital è necessario completare la procedura di validazione/certificazione, procedura in cui il cliente sottoscrive il contratto di validazione contenente le condizioni generali di servizio e poi l‘operation di Teamsystem controlla quanto ricevuto e certifica il cliente sulla piattaforma nel caso non vengano riscontrate discrepanze. Nel caso in cui il cliente di tipo “Studio” intenda richiedere l’attivazione del servizio in favore di un “terzo beneficiario” può utilizzare il meccanismo delle connessioni con sottoscrizione dell’atto di affidamento. Ulteriori allegati contrattuali o altre accettazioni necessarie potranno essere richieste ed inviate da Teamsystem anche dopo la validazione/certificazione del cliente, per cui si richiede al cliente l’accettazione per poter continuare a fruire dei servizi.
L’IMPORTANZA DELL’HELP CENTER
La Scheda servizi non vuole essere esaustiva nella presentazione delle varie applicazioni gestite dalla piattaforma ma intende formalizzare con il cliente, i terzi intermediari e le utenze che le istruzioni, le specifiche funzionali e le procedure sono indicate da Teamsystem anche nell’area della piattaforma denominata Help Center, il cui insieme rappresenta le condizioni operative dei servizi, parte integrante e sostanziale del Contratto, a cui il Cliente e i suoi utenti devono attenersi.
SUPPORTO ASSISTENZA
Il canale unico per l’accesso al team dedicato all’assistenza avviene a mezzo di apertura di ticket tramite Help Center inserendo nome, cognome, email e descrizione del problema riscontrato.
Il team dedicato all’assistenza, nel caso in cui l’utente non riesca a risolvere in autonomia la problematica mediante la consultazione delle istruzioni presenti sulla piattaforma, interviene tramite contatto via web/mail fornendo risposte standard contenute in templates preconfigurati o mediante risposte personalizzate. Nel caso la problematica non sia risolvibile con canale web/mail, l’operatore dell’assistenza contatterà telefonicamente l’utente della piattaforma TS Digital.
DIGITAL INVOICE
Digital Invoice è l’app di fatturazione di TS Digital che consente di gestire l’intero flusso delle fatture
elettroniche, sia verso i privati che verso la pubblica amministrazione.
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
Con l’app Digital Invoice è possibile gestire il flusso di fatturazione elettronica mediante l’utilizzo del Servizio di Interscambio (SdI), nel rispetto delle specifiche tecniche dettate dall’Agenzia delle Entrate, gestire gli ordini elettronici da e verso il Nodo Smistamento Ordini (NSO) e mettere a disposizione una lista dei corrispettivi giornalieri per l’utilizzo da parte dei gestionali integrati.
A seconda delle configurazioni o delle componenti attivate, il servizio presenta le seguenti principali funzionalità:
▪ Creazione o caricamento tramite interfaccia web, per conto proprio o per conto terzi, di una fattura elettronica ordinaria o semplificata;
▪ Creazione delle bozze di documenti da richiamare per l’emissione guidata di nuove e-fatture;
▪ Pre-validazione secondo lo schema del tracciato e trasmissione della fattura elettronica al SDI;
▪ Ricezione dallo SDI delle fatture elettroniche trasmesse dai fornitori con riferimento ad un codice destinatario Teamsystem;
▪ Monitorare stati, ricevute ed esiti relativi alle fatture transitate sulla piattaforma TS Digital;
▪ Visualizzare la lista delle fatture con possibilità di applicare filtri, effettuare anteprime o download singoli o massivi, interrogare la cronologia degli eventi o duplicare il documento;
▪ Personalizzare notifiche sia web che via mail al verificarsi di determinati eventi relativi al flusso di fatturazione;
▪ Creare profilazioni per utenti per definire permessi relativi alla visualizzazione o la gestione dei documenti;
▪ Inviare le fatture elettroniche e le notifiche SDI (ad eccezione del file dei metadati MT) in conservazione digitale al servizio Digital Archive;
▪ Gestire il flusso di ordinazione elettronica da e verso il Nodo di Smistamento Ordini (NSO) in cooperazione con i gestionali integrati;
▪ Visualizzare, per la contabilizzazione nei gestionali integrati, i corrispettivi giornalieri;
▪ Altre ulteriori caratteristiche e funzionalità sono indicati nell’area dell’Help Center di TS Digital.
DIGITAL ARCHIVE
Digital Archive è l’applicazione di Teamsystem che consente di gestire l’intero processo di conservazione a norma di legge dei documenti informatici, garantendo nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità dei documenti stessi.
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
▪ Le condizioni operative di utilizzo del servizio Digital Archive sono disciplinate con una propria scheda servizio denominata “Scheda Servizio Digital Archive” e pubblicata nell’apposita area;
▪ Il servizio Digital Archive garantisce al cliente il livello più elevato in termini di qualità, affidabilità e sicurezza nell’erogazione del processo di conservazione in quanto è accreditato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale.
Il servizio Digital Archive è garantito solo se espressamente attivato dal cliente o se previsto insieme ad altri servizi della piattaforma TS Digital.
FISCAL LINK
Fiscal Link è un’applicazione che consente di gestire alcuni adempimenti telematici fiscali, quali a titolo di esempio l’invio telematico dei Dati Liquidazione Iva, dell’Esterometro o la comunicazione Country by Country Reporting (CBCR) al sistema ricevente dell’Agenzia delle Entrate.
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
Il servizio consente di gestire:
▪ La comunicazione dei dati delle liquidazioni periodiche dell’IVA;
▪ La comunicazione dei dati relativi alle operazioni effettuate e ricevute con soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato (cosiddetto Esterometro);
▪ La comunicazione dei dati relativa al Country by Country Report;
▪ Il cliente può consegnare i file al servizio attraverso un upload singolo o multiplo (zip) di file conformi alle specifiche ministeriali mediante modalità automatica web service o tramite caricamento manuale dall’apposita console. È poi possibile generare il file tramite un widget di inserimento guidato dei dati relativi all’adempimento;
▪ Configurazione di un certificato di firma “di scopo” da parte del rappresentante aziendale per la firma
digitale prima della trasmissione degli adempimenti fiscali;
▪ La validazione, la firma digitale automatica e la trasmissione telematica dei file all’Agenzia delle Entrate,
che ritrasmetterà al servizio le notifiche di esito consultabili dall’utente;
▪ Altre ulteriori caratteristiche e funzionalità sono indicate nell’area dell’Help Center di TS Digital.
DIGITAL BOX
Digital Box è l’app, accessibile sia da web che da smartphone, che digitalizza la relazione fra Studio professionale ed aziende clienti, permettendo lo scambio di informazioni e documenti, comprese le fatture elettroniche emesse e ricevute.
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
Tramite questa app è possibile:
▪ Prerequisito del servizio: l’attivazione è possibile solo da parte di studi con attivo il servizio di ricezione
fatture.
▪ Condividere documenti. Il professionista può condividere documenti ai propri clienti, caricandoli dal gestionale o da fonti esterne; può contrassegnare i documenti ancora da leggere ed aggiungere note e commenti. Anche il cliente del professionista può caricare documenti, aggiungere note e commenti, effettuare ricerche per parole chiave e con la funzionalità full text e scaricare i documenti in formato pdf. I documenti saranno organizzati per categorie omogenee (documenti contabili, dichiarazioni fiscali, ecc.);
▪ Condividere fatture. Il cliente può consultare facilmente e in mobilità le fatture elettroniche emesse e ricevute, può verificarne lo stato e scaricarle in un formato PDF leggibile. Il cliente può anche caricare le fatture non elettroniche ricevute dai propri fornitori (es. PDF) e trasmetterle al tuo Studio per la successiva contabilizzazione;
Creare fascicoli ad hoc per i clienti (es. fascicoli di documenti per richiedere un finanziamento in banca);
▪ Firmare elettronicamente i documenti. Il cliente nella Digital Box visualizza i documenti da sottoscrivere
e li firma direttamente da app in tutta sicurezza, grazie all’integrazione con il servizio Digital Signature;
▪ Gestire delle scadenze (es. fiscali e previdenziali) e delle quietanze (controllare i pagamenti dovuti, autorizzare o rifiutare gli addebiti, inserire note e commenti e ricevere notifiche proattive);
▪ Pubblicare dati e statistiche (indicatori e cruscotti di performance dei propri clienti);
▪ Altre ulteriori caratteristiche e funzionalità sono indicati nell’area dell’Help Center di TS Digital.
INCASSA SUBITO
Incassa Subito è l’app di Teamsystem che consente all’azienda utilizzatrice di effettuare cessioni pro-soluto delle fatture emesse e non scadute.
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
▪ Prima di poter proporre in cessione le fatture, il cliente deve sottoscrivere il “Contratto di Invoice Trading” e l’informativa privacy di Whit-e S.r.l., azienda titolare dei diritti sul servizio e sulla piattaforma Incassa Subito;
▪ É possibile scegliere una tra le due modalità di invio delle fatture alla cessione: automatica o manuale;
▪ Condizioni e criteri di eleggibilità delle fatture elettroniche emesse;
▪ Il servizio prevede soltanto costi variabili, come la commissione di servizio e lo sconto finanziario.
CHECK UP IMPRESA
Check Up Impresa è la soluzione Teamsystem, sviluppata in collaborazione con Mode Finance (primaria agenzia di rating fintech), che consente di monitorare costantemente l’equilibrio economico-finanziario delle aziende, visualizzare l’andamento del business e condividere gli indicatori di crisi, facilitando l’accesso al credito e permettendo la valutare la continuità aziendale grazie agli strumenti di allerta e al sistema degli indicatori anticrisi, in coerenza con quanto disposto dal nuovo Codice della crisi di impresa e dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili.
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
▪ Utilizzo in modalità indipendente oppure in modo integrato con le soluzioni gestionali TeamSystem;
▪ Attraverso un workflow a scorrimento orizzontale la soluzione accompagna l’utente in tutte le attività, dall’acquisizione dei dati contabili, all’elaborazione degli indicatori di crisi, alla produzione dei report;
▪ Caricamento dei bilanci ufficiali acquisendo automaticamente i dati dalle soluzioni gestionali TeamSystem oppure dai tracciati XBRL e file esterni;
▪ Caricamento delle situazioni contabili infrannuali acquisendo automaticamente i dati dalle soluzioni gestionali TeamSystem oppure dai tracciati xbrl e file esterni;
▪ Acquisizione o stima di altri dati previsionali, utili ai fini del calcolo degli indici;
▪ Elaborazione autonoma degli indicatori di crisi e relativi sistemi di allerta così come previsto dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili, nonché l’elaborazione di ulteriori indicatori della crisi, utili per estendere le valutazioni sull’azienda;
▪ Attraverso i dati di input quali il bilancio e l’analisi della Centrale Rischi, consente di calcolare e conoscere il rating Mediocredito Centrale (Rating MCC), strumento utilizzato dalle banche per la valutazione del merito creditizio, in caso di richiesta di accesso al Fondo di Garanzia.
▪ Elaborazione del merito creditizio dell’azienda di riferimento, secondo il modello Multi Objective Rating
Evaluation – MORE;
▪ Elaborazione anche in forma grafica di tutti gli indici e KPI, elaborati con possibilità di visualizzare
l’andamento nel tempo attraverso la comparazione fra periodi differenti;
▪ Importazione del documento ottenuto in seguito alla richiesta dati inviata alla Centrale dei Rischi e la successiva analisi di eventuali segnalazioni.
ANALISI ESG
L’Analisi ESG è un modulo di Check Up Impresa che fornisce la valutazione delle performance di sostenibilità tramite la raccolta di dati ambientali, sociali e di governance, attraverso la mappatura dei relativi rischi ai fini della mitigazione degli stessi. Il modello di calcolo è fondato su principi di machine learning e conduce all’analisi di performance ESG dell’azienda rispetto ai principali indicatori di sostenibilità:
• Environmental;
• Social;
• Governance.
DIGITAL SIGNATURE
Digital Signature è l’app di Teamsystem che ti consente di firmare elettronicamente i documenti, in maniera veloce e sicura ed in linea con la normativa vigente.
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
▪ Firma dei documenti con firma digitale remota o automatica;
▪ Firma dei documenti con firma elettronica avanzata (FEA) remota e grafometrica.
Per la FEA il servizio mette a disposizione del cliente, soggetto erogatore, un kit documentale (comprensivo di adesione, informativo e consenso privacy, manuale tecnico della soluzione FEA, revoca) molto utile per assolvere agli obblighi previsti per la FEA dalle regole tecniche attuative del Codice dell’Amministrazione Digitale.
Si evidenzia che per la FEA l’acquisizione della copia del documento di identità è un vincolo normativo. La copia del documento e del modulo di adesione firmato devono essere conservati dallo studio/azienda per almeno 20 anni.
▪ Firma dei documenti con firma elettronica semplice (FES);
▪ Configurazione dei firmatari e inserimento dati utili alla fruizione del servizio;
▪ Completa gestione del processo di firma, con scaricamento e download di documenti sia automatico che manuale, tracciando le azioni e gli utenti che interagiscono nel processo;
▪ Home Lista documenti con una overview dei processi di firma avviati da gestionale integrato o attraverso caricamento manuale in «upload documento».
GDPR LOG
GDPR Log è il servizio per archiviare e consultare i log delle attività svolte sui software gestionali Teamsystem, ai sensi del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali, cosiddetto GDPR.
CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO
Prerequisiti:
▪ acquisto del "Kit Gdpr" legato al proprio gestionale TeamSystem in uso. Questo permette al gestionale di produrre le registrazioni di log che vengono poi versate sul Database di TS Digital;
▪ aver configurato il “TeamSystem Id” necessario per produrre i log e per accedere poi al servizio.
TEAMSYSTEM ANTIRICICLAGGIO
Teamsystem Antiriciclaggio è un’applicazione di Teamsystem che supporta il Cliente (come definito nel Contratto) nella gestione degli adempimenti per i Soggetti Obbligati (come definiti nel Contratto) relativi alla normativa antiriciclaggio così come indicato dal decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 e successive modifiche e alle regole emanate dagli ordini professionali nazionali dei Dottori Commercialisti e dei Consulenti del Lavoro.
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
▪ Gestione del fascicolo del cliente
🞏 Gestione dei dati identificativi del cliente, del legale rappresentante e del titolare effettivo;
🞏 Gestione delle prestazioni erogate al cliente così come rappresentato nelle tabelle riportate nelle regole degli ordini professionali sopra richiamati;
🞏 Gestione della valutazione del rischio secondo quanto indicato dalle regole degli ordini professionali sopra richiamati;
🞏 Possibilità di allegare documenti al fascicolo, senza però la garanzia di conservazione e di veridicità del contenuto, non è una conservazione documentale sostitutiva;
🞏 Possibilità di produrre stampe;
🞏 Possibilità di usufruire di banche dati pubbliche e/o a pagamento, con lo scopo di fornire ulteriori informazioni utilizzabili dal Soggetto Obbligato a supporto delle proprie valutazioni del rischio sul cliente;
🞏 Possibilità di accedere a specifica documentazione esplicativa della norma e degli obblighi
derivanti dall’applicazione della normativa antiriciclaggio.
▪ Gestione dell’autovalutazione di studio secondo quanto indicato dalle regole degli ordini professionali
sopra richiamati.
▪ Possibilità di tenere traccia delle informazioni di ritorno prodotte dalle comunicazioni SOS (Segnalazioni Operazioni Sospette) realizzate dal Soggetto Obbligato in via esclusivamente telematica, tramite il portale Internet dedicato INFOSTAT-UIF della Banca d'Italia.
ALTRI SERVIZI
Altri servizi della piattaforma TS Digital non indicati nella presente Scheda sono attivabili dalla dashboard e
le specifiche di utilizzo sono eventualmente riportate nell’area dell’Help Center.
OBBLIGHI E MISURE SUI DATI INSERITI NELLA PIATTAFORMA TS DIGITAL
TS Digital gestisce servizi per i quali non è necessario il trattamento di categorie particolari di dati personali, dati giudiziari o altre categorie di dati sensibili di cui agli artt. 9 e 10 del Regolamento generale sulla protezione dei dati n. 679/2016 (“GDPR”), salvo che sia diversamente ed espressamente previsto dalle condizioni speciali di ciascun servizio. Quindi, restano a carico del Titolare del trattamento dei dati eventuali obblighi e misure di sicurezza richiesti in relazione alla specifica natura dei dati trattati quali ad esempio l’adozione di idonee tecniche di cifratura, di pseudonimizzazione o altre misure volte a rendere inintelligibili i dati prima del loro trasferimento alla piattaforma TS Digital di TeamSystem. Si ricorda al riguardo che la piattaforma TS Digital deve essere utilizzata in conformità con i principi di minimizzazione, integrità e riservatezza previsti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali applicabile, ad esempio limitando la descrizione della prestazione professionale svolta a quanto strettamente necessario a fini fiscali per evitare di includere dati di minori o relativi a prestazioni sanitarie, condanne penali e reati.