PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO
PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO
CAPITOLATO TECNICO SPECIALE D’APPALTO PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI “RIORGANIZZAZIONE DEI PROCESSI LAVORATIVI E DI OTTIMIZZAZIONE DELLE RISORSE DELLA CORTE DI APPELLO DI TRENTO”.
Premessa
Art. 1 Oggetto dell’appalto.
Art. 2 Contenuti tecnici delle funzioni appaltate e prodotti richiesti. Art. 3 Condizioni di espletamento dell'attività.
Art. 4 Parametri di costo.
Art. 5 Norme che regolano l'appalto concorso. Art. 6 Documenti che fanno parte del con tratto. Art. 7 Osservanza di leggi, decreti e regolamenti. Art. 8 Durata del contratto.
Art. 9 Proprietà dei prodotti.
Art. 10 Riservatezza e trattamento dei dati. Art. 11 Pagamenti.
Art. 12 Validità dell'offerta.
Art. 13 Responsabilità ed obblighi. Art. 14 Spese contrattuali.
Art. 15 Controversie Giudiziarie. Art. 16 Invariabilità dei prezzi. Art. 17 Penali.
Art. 18 Risoluzione del contratto.
Premessa:
In Italia, il sistema di amministrazione della giustizia è caratterizzato da una grande complessità di attori istituzionali e di regole pensate dal legislatore per garantire una funzione sociale di fondamentale importanza per la società. Le norme che garantiscono il rispetto degli standard di indipendenza ed equilibrio, equità di trattamento, rispetto dei diritti fondamentali, correttezza delle procedure, rapporti tra gli Uffici, controllo, buon funzionamento e qualità complessiva del sistema, costituiscono di per sé un sistema di regole che, però, ha bisogno di corretti modelli organizzativi per la sua corretta ed efficiente implementazione.
L’apparato di norme e procedure, infatti, opera attraverso organizzazioni specifiche composte di persone concrete: dietro ogni istituzione operano dunque culture, vincoli e risorse oggettivi e soggettivi, saperi, tradizioni che non sono semplicemente riconducibili agli aspetti codificati nelle norme. Si tratta della componente organizzativa di ogni istituzione: un “sistema sociale” la cui descrizione e comprensione rappresenta indiscutibilmente una precondizione indispensabile per il cambiamento e il miglioramento dei servizi erogati e dell’intero settore giustizia.
Questa dimensione fondamentale, in Italia, è stata per lungo tempo scarsamente considerata poiché l’attenzione è stata posta sull’indispensabile rispetto delle regole amministrative e sulla produzione di atti e documenti formalmente corretti. La spinta degli ultimi anni, che ha spostato l’attenzione sui risultati, sull’efficacia e sull’efficienza in molti casi, ha prodotto indicazioni ed indicatori quasi dimenticando che i miglioramenti possibili ed attesi non possono nascere semplicemente dalla modifica delle norme e dalla semplice misurazione, ma richiedono un genuino cambiamento organizzativo, una modifica di atteggiamenti, di concezione, di processi di lavoro, di modi di intendere l’Amministrazione e il suo funzionamento. Si tratta di un approccio teso a rompere la retorica amministrativa dominante introducendo strategie, saperi, metodi che debbono entrare in sinergia con una nuova interpretazione della burocrazia. Occorre poi instaurare collaudati ed oggettivi metodi di feedback e monitoraggio dei risultati ottenuti, valutando il grado di soddisfazione e fiducia degli utenti ed i risultati processuali raggiunti in termini sia di recuperi patrimoniali a favore degli enti o società pubbliche, che per le persone offese dei reati.
A partire da questi presupposti, nel corso della programmazione FSE 2000-2006, la Provincia autonoma di Bolzano ha realizzato un progetto pilota destinato al miglioramento organizzativo dei processi lavorativi e all’ottimizzazione delle risorse materiali disponibili presso la Procura della Repubblica di Bolzano. Il progetto ha dato una risposta concreta all’esigenza di realizzare un’iniziativa che, facendo una radiografia dell’esistente e passando attraverso una completa revisione dei processi lavorativi, fosse in grado di riorganizzare la struttura ed i servizi della Procura e di ottimizzare le poche risorse materiali, secondo criteri moderni in un contesto ambientale favorevole.
I risultati di tale iniziativa sono stati talmente positivi da essere conosciuti e riconosciuti quale buona pratica, anche a livello europeo. Il buon esito della sperimentazione ha spinto quindi i realizzatori a farne oggetto di trasferimento presso altri Uffici giudiziari italiani.
Infatti, la Provincia autonoma di Bolzano ha promosso, presso le altre Regioni italiane, la realizzazione di un progetto interregionale/transnazionale di trasferimento dell’esperienza realizzata presso la Procura della Repubblica del proprio territorio in altri contesti. Il protocollo d’intesa relativo al suddetto progetto “Diffusione di best practices presso gli uffici giudiziari italiani” è stato firmato in data 30 aprile 2008.
ART. 1 Oggetto della Gara.
Nell’ambito di quanto delineato in premessa, l’Ufficio Fondo Sociale Europeo della Provincia autonoma di Trento ritiene opportuno bandire la seguente gara avente per oggetto l’affidamento di un servizio di “RIORGANIZZAZIONE dei PROCESSI LAVORATIVI e di OTTIMIZZAZIONE delle RISORSE della CORTE di APPELLO di TRENTO”.
In particolare, il servizio è finalizzato a supportare lo sviluppo delle capacità organizzative, delle competenze del personale dell’ufficio giudiziario sopra indicato, nonché la qualità dei servizi erogati e la loro accessibilità.
L’intervento oggetto del presente capitolato si articola nelle seguenti Linee di attività:
Linea 1 Analisi e riorganizzazione degli uffici giudiziari al fine di migliorarne l’efficienza operativa e l’efficacia delle prestazioni rivolte agli utenti interni ed esterni
Linea 2 Analisi dell’utilizzo delle tecnologie, adozione ed utilizzazione delle stesse per il miglioramento organizzativo
Linea 3 Costruzione della Carta dei Servizi Linea 4 Costruzione del Bilancio Sociale
Linea 5 Comunicazione con la cittadinanza e comunicazione istituzionale: realizzazione e gestione sito WEB, rapporti con i media e organizzazione convegno finale con pubblicazione dei risultati del progetto.
Le attività previste nella Linea 1 saranno integrate dalle attività previste nella Linea 2 e sono propedeutiche e necessarie per le attività e i prodotti previsti per le attività 3, 4 e 5.
La finalità dell’intervento è sostenere la Corte di Appello di Trento nei processi di miglioramento organizzativo per qualificare la relazione con i cittadini, dei diversi utenti e dei portatori di interesse ed organizzata secondo le indicazioni del new public management e puntando all’eccellenza in tutti i settori in cui opera.
L’obiettivo è duplice:
1. rendere trasparenti e semplificare i processi organizzativi interni, anche abbassando i livelli di spesa;
2. avvicinare gli uffici giudiziari al cittadino, migliorando la qualità dei servizi e l’immagine pubblica del sistema giustizia.
Le azioni saranno tese a sviluppare le capacità e le competenze gestionali sia all’interno delle strutture interessate che nei confronti dell’utente attraverso:
⮚ analisi dei processi di lavoro dell’ufficio giudiziario e revisione dei diversi flussi informativi interni e esterni;
⮚ valutazione dei livelli di tecnologia esistenti nell’ufficio per l’implementazione di meccanismi di gestione elettronica di pratiche e richieste dell’utenza;
⮚ riorganizzazione dei servizi interni per l’innalzamento dei livelli di controllo gestionale e riduzione dei costi;
⮚ riorganizzazione dei servizi per l’utenza volti alla creazione o all’ottimizzazione di sportelli unici (anche virtuali) volti a semplificare l’accesso e la fruizione dei servizi e la riduzione degli oneri amministrativi a carico dell’utenza stessa;
⮚ individuazione dei processi automatizzabili con ricorso a nuove tecnologie informatiche (trasferimento delle informazioni, conservazione e scambio documentale tra le diverse strutture e organizzazioni che operano nell’ufficio e per l’ufficio, risposta alle richieste della utenza);
⮚ progettazione di un sito web interattivo per la richiesta da parte dell’utenza di certificazioni o documenti attestanti lo stato dei procedimenti che li riguardano.
Budget previsto:
L’amministrazione appaltante, per realizzare il servizio oggetto di gara, intende mettere a disposizione un importo complessivo presunto pari a euro 119.700,00 (oltre all’IVA nella misura di legge).
L’attività lavorativa dell’appaltatore verrà esperita in assenza di quella del committente e pertanto la stazione appaltante non ha provveduto alla redazione del DUVRI in quanto non esistono rischi di interferenza e pertanto i costi della sicurezza di cui all’art. 26 comma 5 del d.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81, sono pari a zero.
ART. 2 Contenuti Tecnici delle Funzioni Appaltate e Prodotti Richiesti.
Il servizio previsto dal presente capitolato, dovrà perseguire gli obiettivi e le finalità generali sopra descritti, attraverso le Linee di attività di seguito indicate.
Linea 1 Analisi e riorganizzazione dell’ufficio giudiziario al fine di migliorarne l’efficienza operativa e l’efficacia delle prestazioni rivolte agli utenti interni ed esterni.
L’attività prevede una mappatura ed analisi dell’organizzazione dei servizi dell’ufficio giudiziario al fine di re ingegnerizzare le procedure e le attività per ridurne i tempi di lavoro ed i costi sostenuti e contestualmente per aumentare stabilmente la qualità delle prestazioni di servizio siano esse rivolte ad utenti interni (servizi, giudici, altri uffici giudiziari) siano esse rivolte ad utenti esterni (cittadini, imprese, legali ed altre categorie professionali).
Al fine di consentire un processo di analisi sullo “stato dell’arte” dell’organizzazione, dovranno essere utilizzati anche modelli di autovalutazione sulla qualità delle prestazioni nei confronti dell’utenza e sulla qualità dell’organizzazione, con l’utilizzo dello strumento di analisi “Common Assessment Framework” con la finalità di verificare con le stesse metodologie, a conclusione del progetto di innovazione, quali cambiamenti sono stati concretamente attuati e quali ambiti di miglioramento devono ancora essere sviluppati all’interno dell’ufficio giudiziario.
L’attività di analisi ed intervento deve contestualmente sviluppare e/o potenziare di competenze gestionali e di presidio dell’organizzazione e dei servizi da parte del personale interno all’ufficio giudiziario sede dell’intervento.
Azioni previste
⮚ ricostruzione dell’attuale sistema di azione dei servizi dell’ufficio (processi di divisione ed integrazione delle funzioni ed attività svolte, ricostruzione dei processi di lavoro);
⮚ definizione dei punti di forza e di debolezza della struttura organizzativa vigente ed elaborazione condivisa con i capi degli uffici di nuovi standard di efficienza e di efficacia da perseguire con il processo di riorganizzazione;
⮚ progettazione e realizzazione del processo di riorganizzazione della struttura e re-ingegnerizzazione delle procedure di lavoro anche con riferimento alla gestione dei flussi documentali dell'Ufficio, nell'ottica del workflow management;
⮚ supporto al processo di acquisizione da parte dei responsabili dell’ufficio giudiziario delle competenze gestionali necessarie;
⮚ monitoraggio dei risultati di miglioramento raggiunti e dei punti critici ancora da affrontare/risolvere.
Prodotti previsti
⮚ analisi dell’attuale sistema di azione dell’organizzazione dell’ufficio giudiziario;
⮚ elaborazione di una proposta di miglioramento dell’organizzazione e delle procedure di lavoro dell’ufficio giudiziario;
⮚ supporto ed assistenza al processo di innovazione organizzativa e re- ingegnerizzazione dei processi di lavoro;
⮚ monitoraggio dei risultati (prima e dopo) dal punto di vista dell’efficacia e dell’efficienza dei servizi.
Linea 2 Analisi dell’utilizzo delle tecnologie, adozione ed utilizzazione delle stesse per il miglioramento organizzativo.
Questa attività ha l’obiettivo di analizzare lo stato dell’arte all’interno dell’Ufficio giudiziario in merito all’utilizzo delle tecnologie, anche al fine di creare una mappatura delle competenze interne da cui derivi una matrice del fabbisogno formativo.
Verrà effettuato uno studio sullo stato e livello di adozione delle soluzioni tecnologiche offerte dall’amministrazione della giustizia e successivamente occorrerà analizzare le concrete possibilità di implementazione delle stesse alla luce dei vincoli organizzativi esistenti.
L’attività è quindi orientata ad affrontare 2 problematiche ben definite:
⮚ studio del processo di acquisizione delle informazioni e degli atti che innescano o alimentano il processo di lavoro dell’ufficio giudiziario e programmazione degli interventi organizzativi necessari ad implementare i programmi informativi messi a disposizione dall’amministrazione;
⮚ studio dei risvolti informatici legati ai servizi offerti dallo sportello unico (ad esempio fornitura copia fascicoli) e dagli sportelli informatizzati (ad esempio: il casellario e carichi pendenti) e relativa programmazione di tools da inserire all’interno del portale dell’Ufficio giudiziario.
Azioni previste
⮚ analisi dello stato dell’arte;
⮚ implementazione dello sportello virtuale e sistema richiesta certificati;
⮚ analisi e definizione di una road map per l’adozione delle nuove tecnologie messe a disposizione dall’amministrazione;
⮚ definizione della matrice delle competenze informatiche dei dipendenti.
Prodotti previsti
⮚ piano di diffusione delle nuove tecnologie per l’acquisizione delle informazioni e degli atti che innescano o alimentano il processo di lavoro dell’ufficio giudiziario;
⮚ matrice competenze, e piano formativo competenze informatiche;
⮚ relazione sullo stato dell’arte;
⮚ relazione sul Benchmark.
Linea 3 La costruzione della Carta dei servizi
L’attività, a seguito dell’intervento di innovazione organizzativa prevista nella linea 1, ha l’obiettivo di progettare ed implementare la Carta dei servizi, intesa quale importante patto di servizio e strumento per migliorare la comunicazione tra Servizio e cittadino come potenziale utente del servizio stesso, e, più in generale, come
soggetto a cui viene riconosciuto il primario diritto ad essere informato sui servizi e sugli standard quali – quantitativi che l’ufficio giudiziario intende garantire.
L’approccio da seguire per la realizzazione di tale attività è quello dell’accompagnamento inteso come supporto metodologico ai responsabili ed agli operatori della Corte di Appello di Trento per tradurre i loro valori, i loro impegni, le loro prassi in un documento che sappia comunicare con i cittadini potenziali fruitori del servizio e che risponda alle specifiche del dettato normativo. Ma anche di accompagnamento per capire quali ricadute operative hanno gli impegni dichiarati nella Carta dei servizi: quali flussi informativi sono necessari per sostenere l’aggiornamento della carta stessa, quali aspetti del processo organizzativo eventualmente non sono ancora pienamente in linea con gli impegni dichiarati.
L’attività di accompagnamento deve essere strutturata in modo da favorire un coinvolgimento attivo degli operatori senza risultare invasiva nella gestione dello stesso, anche attraverso la previsione di momenti seminariali di formazione/confronto e momenti di affiancamento.
Azioni previste
⮚ definizione della Carta dei servizi;
⮚ costruzione di un profilo di qualità del servizio;
⮚ definizione e costruzione di un sistema di monitoraggio sulle prestazioni e sugli impegni assunti nella Carta dei servizi;
⮚ attivazione e presentazione al pubblico della Carta dei servizi.
Tali azioni dovranno prevedere la realizzazione di seminari formativi, consulenza on site e in back office, benchmarking e l’organizzazione dell’evento di presentazione della Carta.
Prodotti previsti
Carta dei servizi
Linea 4 Costruzione del Bilancio Sociale
Le finalità di questa Linea sono duplici: rispondere ad un’esigenza di social accountability (rendicontazione sociale) garantendo al Servizio visibilità e trasparenza (sia verso l’interno che verso l’esterno), e rafforzare la propria legittimazione nella società civile, aumentando il riconoscimento dei vari stakeholder intorno alle finalità e alla missione dell’organizzazione dell’Ufficio interessato.
Gli obiettivi specifici di questa Linea sono:
⮚ dare evidenza delle attività realizzate e dei servizi erogati dalla Corte di Appello di Trento;
⮚ dare evidenza ai risultati raggiunti riguardo ai temi connessi alla propria responsabilità sociale;
⮚ dare evidenza agli stakeholder di come sono state allocate le risorse;
⮚ verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi di miglioramento fissati per i vari stakeholder;
⮚ permettere alla Corte di Appello di Trento di poter replicare negli anni la redazione del bilancio sociale in totale autonomia operativa.
Azioni previste
1) costruzione dell’architettura del Bilancio Sociale, attraverso la condivisione del concetto di Bilancio Sociale e la ricostruzione del sistema degli stakeholder e delle loro aspettative informative;
2) redazione del primo Bilancio Sociale, attraverso:
⮚ la ricostruzione delle linee strategiche della Corte di Appello di Trento secondo lo schema del Bilancio Sociale;
⮚ riclassificazione dell’allocazione del budget secondo le linee strategiche e aspettative informative degli stakeholder;
⮚ riclassificazione delle attività e dei servizi erogati secondo le linee strategiche e aspettative informative degli stakeholder;
3) definizione del piano di miglioramento, attraverso:
⮚ la definizione delle specifiche per il miglioramento del sistema informativo relativamente all’allocazione del budget e attività erogate;
⮚ la definizione dei possibili indicatori dei risultati per il miglioramento del Bilancio Sociale;
4) discussione interna all’ufficio del Bilancio e sistemazione finale per la pubblicazione;
5) predisposizione fisica del Bilancio Sociale;
6) analisi ed aggiornamento del sistema informativo della Corte di Appello al fine di consentire la redazione ed il monitoraggio del bilancio sociale annuale.
Tali azioni dovranno prevedere la realizzazione di interventi consulenziali, interventi formativi, focus group con gli stakeholder, analisi del sistema informativo esistente, analisi dei dati storici, attivazione di sistemi informativi, introduzione di reportistica, predisposizione layout e stampa.
Prodotti previsti
⮚ report interni;
⮚ report “aperti” verso stakeholder;
⮚ procedure per la realizzazione del Bilancio Sociale;
⮚ procedure per la revisione annuale dello stesso;
⮚ primo Bilancio Sociale;
⮚ tools informatici per gestire il bilancio sociale annuale.
Linea 5 Comunicazione con la cittadinanza e comunicazione istituzionale: realizzazione e gestione sito WEB, rapporti con i media e organizzazione convegno finale con pubblicazione dei risultati del progetto.
Questa Linea riguarda un aspetto cruciale dell’intervento: la comunicazione nei confronti della cittadinanza e degli stakeholder.
La progettazione ed attivazione, nel rispetto degli standard e delle indicazioni fornite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati, di una pagina WEB risponde alla necessità di mettere a punto uno strumento di facile e rapida consultazione di ciò che avviene.
Il sito, che dovrà essere sistematicamente aggiornato dovrà garantire ad ogni interessato l’accessibilità e la fruibilità dello stesso e dovrà essere attivato quanto prima e rimanere in funzione per tutta la durata del servizio.
Al termine dei lavori dovrà essere messa a punto una pubblicazione dove verranno esposti i risultati del lavoro, da presentare durante un convegno finale.
Gli obiettivi di tale Linea sono:
⮚ ideare e progettare un sito che veicoli adeguatamente storia, stato dell’arte e prospettive delle attività di riqualificazione dell’Ufficio;
⮚ sviluppare un sito internet funzionale, organizzato in riferimento alle strategie comunicative che l’iniziativa intende adottare;
⮚ realizzare e aggiornare in modo puntuale e corretto i contenuti del sito (che dovrà essere di tipo dinamico e facile da gestire);
⮚ fornire in modo continuativo ai media i risultati intermedi del lavoro;
⮚ trasmettere i risultati al di fuori del territorio;
⮚ creare un network per la diffusione delle buone prassi.
Azioni previste:
⮚ Realizzazione e gestione del sito WEB (e/o di un’apposita sezione all’interno del sito web esistente):
⮚ ricognizione degli standard tecnici e raccolta delle indicazioni del responsabile SIA (Sistemi informativi automatizzati) nell’ottica di uniformità delle caratteristiche e dell’accessibilità del sito;
⮚ ideazione del sito;
⮚ progettazione della struttura e sviluppo dei contenuti;
⮚ sviluppo del layout grafico e realizzazione con idonei strumenti informatici;
⮚ aggiornamento continuo del sito (in progress ed utilizzando i dati più aggiornati);
⮚ Rapporti con i media e organizzazione convegno finale con pubblicazione dei risultati del progetto:
⮚ contatto continuo con i media;
⮚ raccolta dei risultati e dei materiali di progetto;
⮚ organizzazione di un convegno finale.
Prodotti previsti:
⮚ relazioni intermedie e finali;
⮚ schemi delle bozze e struttura finale del sito;
⮚ messa on line del sito e aggiornamenti periodici;
⮚ pubblicazione;
⮚ convegno finale.
Per quanto riguarda le modalità metodologiche, l’intervento oggetto dell’appalto dovrà garantire il coinvolgimento, quale parte integrante ed essenziale, dell’intero personale della Corte di Appello di Trento di ogni ordine e grado e degli uffici ad esso direttamente collegati e connessi.
L’intervento è indubbiamente ambizioso: infatti, nel momento in cui sarà esplicitato compiutamente ed in cui quindi verrà richiesto l’impegno dei collaboratori nei processi di analisi, studio, condivisione del miglioramento ed implementazione dei nuovi processi lavorativi, si creeranno aspettative molto forti. Dare quindi il giusto ritmo, suddividere il lavoro in fasi intermedie che diano ciascuna risultati tangibili sarà importante per mantenere alto il livello di attenzione di tutti i collaboratori.
Gruppo di lavoro
Nella offerta presentata, l’offerente dovrà indicare la composizione del gruppo di lavoro. Per tutte le azioni sopra indicate il gruppo di lavoro, fermo restando il contributo delle altre competenze ritenute necessarie a realizzarle, dovrà essere costituito al minimo e a pena di esclusione dalle seguenti professionalità:
a) 1 esperto senior (capo-progetto) con esperienza di almeno 10 anni in materia di gestione del cambiamento (change-management) nel settore pubblico. Il Project manager avrà funzioni di supervisione scientifica e metodologica della commessa e sarà responsabile nei confronti del committente dell’avanzamento del servizio e dei risultati;
b) 1 esperto senior con esperienza di almeno 5 anni in gestione del cambiamento (change management) e reingegnerizzazione di processi di servizio anche attraverso l’introduzione di strumenti informatici, con definizione di nuovi standard di qualità;
c) 1 esperto senior con esperienza di almeno 5 anni in materia di miglioramento della
qualità e dell’efficacia dei servizi e delle politiche pubbliche;
d) 1 esperto senior con esperienza di almeno 5 anni in materia di controllo di gestione, accountability e valutazione delle politiche pubbliche; gestione di qualità e miglioramento continuo dei servizi.
Per ogni risorsa facente parte del gruppo di lavoro dovrà essere fornito il curriculum vitae sottoscritto in originale dall’interessato. I curriculum non sottoscritti in originale non saranno valutati.
Il servizio deve comprendere:
a) le prestazioni professionali rese dagli esperti presso la sede del committente ed in qualsiasi altra sede necessarie per svolgere il servizio (le eventuali spese di trasporto e più in generale di accomodation, delle risorse professionali impiegate in tali prestazioni restato in carico esclusivo al soggetto affidatario);
b) incontri periodici di informazione, coordinamento, condivisione di valutazioni e scelte, con i referenti incaricati del committente;
c) la consegna al committente di relazioni relative agli stati di avanzamento del servizio;
d) la presentazione al committente dei previsti deliverables.
I deliverables, intesi come rapporti di ricerca, vanno presentati in lingua italiana e se richiesti anche in lingua inglese, in formato elettronico e cartaceo (quest’ultimi realizzati in n. 5 copie per ciascun deliverable).
Inoltre il soggetto affidatario nello svolgimento del servizio dovrà tener conto:
⮚ della possibilità di variazione delle attività in relazione all’emergere di situazioni problematiche o condizioni per le quali, in accordo con il committente, si rilevi una priorità rispetto a quelle previste;
⮚ dell'obbligo di eseguire le ulteriori prestazioni che dovessero essere affidate nel corso dell'esecuzione del presente contratto alle medesime condizioni stabilite nell'offerta entro il limite del 20% dell'importo originario del contratto secondo quanto previsto dall'art. 29 della
l.p. n. 23/90.
L’espletamento del servizio dovrà prevedere il raccordo periodico e sistematico dell’aggiudicatario con i referenti della Provincia autonoma di Trento responsabili dell’attuazione delle attività a cofinanziamento del Fondo sociale europeo e con i responsabili degli Uffici giudiziari interessati.
Inoltre, tutte le attività dovranno essere altresì svolte nel rispetto e in attuazione delle norme che regolano le attività dell’Ufficio giudiziario, nonché del Piano triennale per l’informatica del Ministero della Giustizia e delle vigenti disposizioni in tema di tenuta dei registri anche in relazione alle indicazione dei responsabile SIA in ordine alla diffusione dei progetti informativi.
ART. 3 Condizioni di espletamento dell'Attività.
Tutte le attività che faranno riferimento alle funzioni appaltate dovranno essere realizzate entro i termini concordati di volta in volta, e per iscritto, con gli uffici competenti nel rispetto dei vincoli descritti nel precedente art. 2.
Il soggetto aggiudicatario dovrà inoltre:
⮚ entro un mese dalla stipula del contratto stesso, dovrà presentare un piano operativo di intervento preceduto da una pre-analisi del contesto, da riaggiornare semestralmente;
⮚ a cadenza trimestrale, dovrà essere redatto un rapporto di avanzamento delle attività in cui esplicitare le attività svolte e il numero di giornate impiegate dalle figure professionali;
⮚ rapporti bimestrali sulle azioni concrete da intraprendere nel bimestre successivo ed i risultati previsti.
Il soggetto aggiudicatario deve espletare il servizio oggetto del presente appalto con organizzazione autonoma, impiegando personale soltanto da essa dipendente, e/o propri soci, e/o collaboratori, pena la risoluzione del contratto di appalto. E’ fatto divieto di ricorrere a sub- appalto totale o parziale delle attività affidate.
Il gruppo di lavoro indicato dal soggetto aggiudicatario in sede di offerta non può essere modificato né nel numero complessivo dei componenti né nella persona dei singoli componenti, senza il preventivo assenso da parte della committenza.
Qualora il soggetto aggiudicatario, durante lo svolgimento delle attività oggetto del presente capitolato, dovesse essere costretto a sostituire uno o più componenti del gruppo di lavoro, deve formulare specifica e motivata richiesta, indicando i nominativi e le referenze dei componenti che intende proporre in sostituzione di quelli indicati in sede di offerta. Al riguardo si precisa che tali nuovi eventuali componenti dovranno avere requisiti equivalenti o superiori a quelli posseduti dai componenti da sostituire, e per tanto all’atto della richiesta dovrà essere fornita la documentazione comprovate il possesso dei requisiti suddetti.
L'attesa dell'autorizzazione da parte della committenza non esonera dall'adempimento delle obbligazioni assunte e qualsiasi modifica nella composizione del gruppo di lavoro non può costituire motivo per la sospensione o la dilazione della prestazione dei servizi, salvo espressa autorizzazione da parte della committenza.
Luogo principale di prestazione del servizio è il territorio della Provincia autonoma di Trento, ferma restando la possibilità di individuare ulteriori attività, funzionali rispetto al servizio, che richiedano la presenza in diverse sedi.
ART. 4 Parametri di costo.
Nella predisposizione dell'offerta-progetto ci dovrà attenere ad elementi e criteri guida atti a definire il contenuto minimo essenziale e si dovranno formalizzare tutti gli elementi idonei a valutare preventivamente la qualità del prodotto/ricerca offerto/a.
Per ogni obiettivo/fase della ricerca i costi dovranno essere commisurati in giornate uomo di otto ore lavorative, indicando il numero delle risorse umane messe a disposizione, la loro competenza con riferimento alla professionalità richiesta nonché i rispettivi impegni di lavoro in termini temporali.
Ai fini dell’aggiudicazione dell’appalto non sono ammesse offerte parametrate a un budget diverso da quello presunto, né offerte parziali ovvero limitate rispetto a quanto richiesto negli atti di gara.
ART. 5 Norme che regolano il confronto concorrenziale.
L'appalto verrà regolato dal presente capitolato e quindi dalle disposizioni qui contenute o espressamente richiamate nonché dalla legge provinciale n. 23/1990 “Disciplina dell'attività contrattuale e dell'amministrazione dei beni della Provincia autonoma di Trento” e s.m.
ART. 6 Documenti che fanno parte del contratto.
Fanno parte del contratto d'appalto ancorché non materialmente allegati:
❑ il presente capitolato d'appalto;
❑ il bando e l’invito;
❑ le offerte tecnica ed economica presentate dal soggetto aggiudicatario corredate di tutta la documentazione indicata negli atti di gara.
ART. 7 Osservanza di leggi, decreti, regolamenti.
Il Soggetto aggiudicatario ha l'obbligo di osservare, oltre il presente capitolato-programma ogni altra norma di legge, decreti e regolamenti vigenti, o che siano emanati in corso d'opera, in tema di assicurazioni sociali e di pubblici lavori e che abbiano comunque applicabilità con il servizio di cui trattasi.
Tutte le spese relative sono, quale onere di contratto, a carico del soggetto aggiudicatario quindi comprese nel prezzo dell'appalto, come risulta dall'offerta del Soggetto aggiudicatario stesso.
Inoltre, il soggetto aggiudicatario, nell'espletamento del servizio si impegna a servirsi di personale esperto e qualificato.
L’aggiudicatario dovrà rispettare i minimi del C.C.N.L. di categoria (dipendenti studi professionali
– CONSILP) per il personale impiegato e trattamenti equivalenti per il personale con contratti di collaborazione.
ART. 8 Durata del contratto.
Il Servizio verrà affidato con decorrenza dalla stipula del contratto e previa specifica autorizzazione all’avvio delle attività da parte dell’amministrazione e dovrà concludersi entro 18 mesi.
L’amministrazione provinciale si riserva la facoltà di autorizzare l’esecuzione del servizio nelle more della stipula contrattuale.
ART. 9 Proprietà dei prodotti.
Tutti i prodotti realizzati e le banche dati che verranno realizzate o implementate nell’ambito del presente servizio rimangono di proprietà esclusiva della Provincia autonoma di Trento.
L’aggiudicatario dovrà comunicare preventivamente al Servizio Europa - Ufficio Fondo Sociale Europeo della Provincia autonoma di Trento l’esistenza di diritti di terzi e/o eventuali vincoli a favore di terzi sul materiale consegnato, che possano in qualsiasi modo limitarne l’utilizzazione nel modo e nel tempo.
I diritti di proprietà e/o di utilizzazione e sfruttamento economico di tutti gli elaborati, su carta o diverso formato, realizzati dall’affidatario nell’ambito o in occasione dell’esecuzione del presente servizio, rimarranno di titolarità esclusiva della committenza che potrà, quindi, disporne senza alcuna restrizione, la pubblicazione, la diffusione, l’utilizzo, la vendita, la duplicazione e la cessione anche parziale. Detti diritti, ai sensi della legge 22 aprile 1941, n. 633, “Protezione del diritto d’autore e di altri diritti connessi al suo esercizio” e successive modificazioni ed integrazioni
- devono intendersi ceduti, acquisiti e/o licenziati in modo perpetuo, illimitato e irrevocabile.
Qualora venga promossa nei confronti della Provincia un’azione giudiziaria da parte di terzi che vantino diritti rispetto a quanto fornito dall’aggiudicatario, quest’ultimo si obbliga a tenere
indenne la Provincia, assumendo a proprio carico tutti gli oneri conseguenti, inclusi i danni verso terzi, le spese giudiziali e legali a carico della medesima Provincia.
ART. 10 Riservatezza e trattamento dei dati.
L’aggiudicatario ha l’obbligo di mantenere riservati i dati e le informazioni tutte, di cui venga in possesso e, comunque, a conoscenza, di non divulgarli in alcun modo e in qualsiasi forma e di non farne oggetto di utilizzazione a qualsiasi titolo per scopi diversi da quelli strettamente necessari all’esecuzione del contratto.
L’obbligo di cui al precedente comma sussiste, altresì, relativamente a tutto il materiale originario o predisposto in esecuzione del contratto.
L’obbligo di cui al comma 1 non concerne i dati che siano o divengano di pubblico dominio.
L’aggiudicatario è responsabile per l’esatta osservanza da parte dei propri dipendenti, consulenti e collaboratori, degli obblighi di segretezza anzidetti.
In caso di inosservanza degli obblighi di riservatezza, la Provincia avrà facoltà di dichiarare risolto di diritto il contratto, fermo restando che l’aggiudicatario sarà tenuta a risarcire tutti i danni che ne dovessero derivare.
L’aggiudicatario si impegna, altresì, a rispettare quanto previsto dal d.Lgs. 196/2003 e dai relativi regolamenti di attuazione in materia di riservatezza.
L’aggiudicatario si impegna ad imporre l’obbligo di riservatezza a tutte le persone che, direttamente e/o indirettamente, per ragioni del loro ufficio verranno a conoscenza di informazioni riservate. Tale generale obbligo di riservatezza permarrà per un periodo di 5 (cinque) anni successivi alla scadenza di tutte le obbligazioni contrattuali connesse alla stipula del contratto o alla eventuale risoluzione/recesso anticipato dello stesso.
L’aggiudicatario non potrà conservare copia di dati e/o programmi, né alcuna documentazione inerente ad essi dopo la conclusione del contratto.
Il soggetto aggiudicatario dovrà presentare un piano per il trattamento e la sicurezza dei dati. Sarà possibile ogni operazione di auditing da parte dell’Amministrazione attinente le procedure adottate dal contraente in materia di riservatezza, protezione di dati e programmi e gli altri obblighi assunti.
ART. 11 PAGAMENTI.
L’importo del contratto potrà essere proporzionalmente ridotto in ragione di minori prestazioni rispetto a quelle quantificate. La fatturazione dei corrispettivi previsti nel presente art 11, avrà luogo alla scadenza di ogni bimestre.
La committenza procederà al pagamento dei corrispettivi dovuti previa esibizione da parte dell’Impresa della documentazione attestante il versamento dei contributi previdenziali e dei contributi assicurativi obbligatori per gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dei dipendenti.
Qualora l'impresa non risulti in regola con gli obblighi in materia previdenziale ed assicurativa, l'amministrazione, corrisponderà le somme dovute direttamente all'INPS ed all'INAIL.
ART. 12 Validità dell'offerta.
L'offerta è valida per almeno 120 giorni naturali consecutivi a datare dal giorno fissato per la scadenza del tempo utile per la presentazione dell'offerta della presente gara.
ART. 13 Responsabilità e obblighi.
Il soggetto aggiudicatario riconosce a suo carico tutti gli oneri inerenti all'assicurazione delle risorse umane occupate nelle attività del presente contratto e dichiara di assumere in proprio ogni responsabilità in caso di infortuni e di danni arrecati eventualmente dal suddetto personale a persone e a cose, sia dell'Amministrazione, che di terzi, in dipendenza di colpa o negligenza nella esecuzione delle prestazioni stabilite, sollevando con ciò la Provincia autonoma di Trento da ogni e qualsiasi responsabilità.
ART. 14 Spese contrattuali.
Le eventuali spese relative alla stesura del contratto, al bollo e alla registrazione sono ad esclusivo carico del soggetto aggiudicatario.
ART. 15 Controversie Giudiziarie.
Per le eventuali controversie che dovessero insorgere tra l’amministrazione appaltante e l'appaltatore, che non si siano potute definire in via amministrativa sia durante l'esecuzione del contratto che al termine del contratto stesso, è competente il Foro di Trento.
ART. 16 Invariabilità dei prezzi.
L’offerta presentata, alle condizioni tutte del presente contratto, si intende accettata dal soggetto aggiudicatario, in base ai calcoli di propria convenienza a tutto suo rischio ed è quindi invariabile ed indipendente da qualsiasi eventualità, compresa la revisione dei prezzi.
ART. 17 PENALI.
Il mancato rispetto dei tempi concordati con l’amministrazione appaltante per la realizzazione delle singole attività comporta il pagamento di una penale di importo corrispondente al 10% dell’ammontare totale per ogni prodotto e/o servizio non fornito nei tempi e nei modi richiesti.
ART. 18 Risoluzione del contratto.
L’amministrazione si riserva la facoltà di risolvere unilateralmente il presente contratto, ai sensi dell’art. 1453 e ss. c.c., dandone preavviso scritto all'impresa aggiudicataria con lettera raccomandata almeno 30 (trenta) giorni prima del termine di risoluzione, fatto salvo il diritto in
capo alla stessa Amministrazione di richiedere all'Impresa aggiudicataria inadempiente il risarcimento del danno ai sensi del codice civile, qualora:
a) accerti che il soggetto aggiudicatario non esegua i servizi conformemente a quanto contenuto negli articoli del presente capitolato e tale circostanza sia stata contestata per iscritto al soggetto aggiudicatario per più di due volte;
b) l'aggiudicatario si renda colpevole, nell'esecuzione del contratto, di frode, grave negligenza o contravvenzione agli obblighi e condizioni stabiliti nel capitolato;
c) qualora vengano meno i requisiti minimi richiesti per la prestazione del servizio, di cessazione di attività, oppure nel caso di concordato preventivo, di fallimento, di stato di moratoria e di conseguenti atti di sequestro o di pignoramento a carico dell’aggiudicatario;
d) in caso di subappalto totale o parziale del servizio in oggetto;
e) si accerti la diffusione o la vendita a terzi di dati, di informazioni di qualsiasi genere inerenti l’oggetto del presente appalto e/o di ogni altra informazione riguardante la Provincia autonoma di Trento di cui il soggetto aggiudicatario sia venuto in possesso, nonché per tutto ciò che sia in difformità da quanto stabilito nel d.lgs. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”.
L’amministrazione inoltre si riserva la facoltà di risolvere unilateralmente il contratto d’appalto qualora l’aggiudicatario non ottemperi alle disposizioni contenute nell’’art. 3 “Tracciabilità dei flussi finanziari” delle legge 13 agosto 2010, n. 136 “Piano straordinario contro le mafie, nonché delega al Governo in materia di normativa antimafia”.
Per quanto non espressamente previsto nel presente capitolato, si rinvia alle norme del codice civile in materia.
Viene fatta salva comunque la possibilità di dare attuazione alle previsioni di cui all’art. 27 della legge provinciale 23/1990 per quanto applicabili.