ADESIONE AL CONTRATTO CRUI
ADESIONE AL CONTRATTO CRUI
per l’accesso alla FORNITURA TRIENNALE DI SOLUZIONI SOFTWARE MICROSOFT E SERVIZI CONNESSI PER CRUI/ UNIVERSITÀ ITALIANE – LOTTO 1
CIG B04F645419
Tra
CRUI, xxxxxx Xxxxxxxxx, 00, 00000 Xxxx, X.X. 97476030586, nella persona del suo legale rappresentante protempore, prof. ssa Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx
e
Università degli Studi del Piemonte Orientale “Xxxxxx Xxxxxxxx”, Rettorato, xxx Xxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxxx, X.X. 94021400026, nella persona del Rettore Prof. Xxxx Xxxxx Xxxxxx, di seguito indicata come “Ente”,
si premette quanto segue.
a) Visto l’accordo di adesione alle trattative di acquisto di beni e servizi informatici al quale l’Ente ha dato adesione;
b) Ciascun Ente, nell’ambito della propria autonomia, utilizza software e servizi Microsoft o ha scelto di utilizzarli, perché ritenuti i più idonei alle proprie necessità.
c) Ciascun Ente ha condotto le valutazioni comparative tecniche ed economiche come prescritto per le pubbliche Amministrazioni.
d) Le soluzioni software Microsoft e i servizi connessi alla fornitura sono acquistabili attraverso il contratto stipulato tra CRUI e TIM, Operatore Economico aggiudicatario della procedura di gara.
e) La CRUI nell’interesse del Sistema universitario, della ricerca, delle aziende ospedaliere universitarie e delle accademie, del quale l’Ente fa parte, ha condotto e concluso una lunga trattativa con MICROSOFT per pervenire ad un unico contratto nazionale che prevedesse una molteplicità di soluzioni software e servizi, sulla base di quanto previsto nel capitolato tecnico di gara (Allegato 2 – Capitolato Tecnico CRUI-MICROSOFT Lotto 1) e usufruire di condizioni dedicate, utilizzabili in esclusiva tramite CRUI per:
▪ Licenze d’uso di software Microsoft M365 – CASA-EES
▪ Cloud Microsoft Azure – CASA - EES
▪ Licenze e Servizi Cloud MS - CASA-EES
▪ Servizi Cloud MS “Copilot” – CASA-EES
▪ Azure Marketplace
▪ Servizi Professionali Certificati Microsoft erogati dall’operatore economico aggiudicatario
▪ Servizi di Formazione Certificati Microsoft erogati dall’operatore economico aggiudicatario
▪ Licenze d’uso di software Microsoft – CSP (Cloud Solution Provider)
▪ Cloud Microsoft Azure – CSP (Cloud Solution Provider).
Le cui caratteristiche sono riportate nella documentazione di gara reperibile nell’area riservata.
f) L’attività negoziale della CRUI ha reso più efficiente e razionale il contratto in particolare per quanto riguarda:
1. I programmi di licensing Microsoft presenti nella convenzione CONSIP “Microsoft Enterprise Agreement 8”, non prevedono listini di tipo Educational a cui ha accesso il Sistema universitario, della ricerca, delle aziende ospedaliere universitarie, e delle accademie;
2. Le condizioni relative alle soluzioni software proposte e ai servizi connessi alla fornitura non sono reperibili altrimenti e non sono acquistabili altrimenti alle medesime condizioni;
3. Il contratto di licenza, eventualmente presente nelle Centrali di Committenza per le Pubbliche Amministrazioni, non beneficia delle condizioni specificatamente approvate da Microsoft stessa per il contratto CRUI dedicato al sistema universitario e della ricerca;
4. Stipula del Master Agreement in base al quale potranno essere attivate tutte le Iscrizioni per gli Enti aderenti al presente Contratto CRUI che soddisfino i criteri di eleggibilità “Microsoft Qualified Educational User Definition” (Ente Idoneo) fatta salva la completa autonomia degli stessi Enti di aderire al suddetto Contratto (Allegato 6 - AcademicQualEdUserDef(EMEA));
5. prezzi fissati per la maggior parte dei prodotti Education ed una serie di soluzioni non previste negli anni passati;
6. La maggiore efficienza del contratto CASA-EES in particolare per:
● CRUI sarà l’intestataria del suddetto Master Agreement ed agirà da tramite tra Tim, operatore economico aggiudicatario della gara, e gli Enti aderenti. XXX provvederà ad attivare l’Iscrizione per ogni Ente che CRUI avrà sottoscritto in nome e per conto dell’Ente stesso. Gli Enti invieranno le proprie richieste a CRUI che, a sua cura e sotto la sua responsabilità, li raccoglierà e invierà insieme alle informazioni relative a ciascuna Iscrizione a TIM.
● il numero complessivo degli Education Qualified User (EQU) calcolato sul totale degli Enti aderenti al Contratto CRUI dovrà essere di almeno 100.000 (centomila).
● anche se ogni Iscrizione dovrebbe prevedere un minimo di 100 (cento) Education Qualified User (EQU), ai soli fini del Master Agreement a CRUI è stato concesso di avvalersi del contratto di licenza EES per i propri Education Qualified User (EQU) anche se il requisito di cui al punto precedente non dovesse essere raggiunto.
● la scelta dell’EDU LSP (Education Licensing Solution Provider) attraverso una unica Gara Europea con relativa documentazione pubblicata sul sito della CRUI (xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx);
● un importo determinato a seguito gara europea regolata dal D. Lgs. n. 36/2023 e s.m.i. aggiudicato al minor prezzo, mediante ribasso percentuale sulle singole voci del listino riportato nel Capitolato Tecnico di gara già richiamato, per ogni singolo modulo;
● L’operatore economico TIM S.p.a., aggiudicatario della procedura aperta, ha presentato un’offerta con le seguenti percentuali di sconto che vanno ad aggiungersi a quanto già ribassato da Microsoft:
Lotto 1 | Prodotti | % di sconto applicato |
Modulo 1 | M365 - CASA-EES | 21,37% |
Modulo 2 | Cloud MS Azure - CASA-EES | 8,96% |
Modulo 3 | Altro - Licenze e Servizi Cloud MS - CASA-EES | 12,14% |
Modulo 4 | Servizi Cloud MS “Copilot” – CASA-EES | 1,10% |
Modulo 5 | MarketPlace Azure | 0,05% |
Modulo 6 | Servizi Professionali Certificati MS | 10,00% |
Modulo 7 | Servizi di Formazione Certificati MS | 6,50% |
Modulo 8 | Licenze e Servizi Cloud MS - CSP | 18,10% |
Modulo 9 | Azure - CSP | 8,10% |
● una durata triennale, con possibilità per i singoli Enti di recedere dal contratto alla fine di ciascun anno, ovvero di modificarne i quantitativi ordinati;
● il pagamento dell’importo complessivo entro date prefissate, a seguito della procedura di gara;
● una interfaccia web dedicata per la gestione del contratto.
g) Il Contratto e le condizioni dello stesso hanno durata di n. 36 (trentasei) mesi a decorrere dalla data della sottoscrizione del “Verbale di avvio dell’esecuzione del contratto”;
h) Le percentuali di sconto risultanti dall’esito della procedura di gara sono fisse ed invariate per tutta la durata del contratto (36 mesi);
i) L’Ente, nella propria autonomia, ritiene conveniente aderire al presente Contratto definito tra CRUI e MICROSOFT alle condizioni e con le modalità che seguono.
j) Nell’eventualità in cui l’Ente aderente abbia necessità di chiarimenti relativi alle caratteristiche e/o modalità di erogazione dei servizi da ordinare, l’operatore economico interloquirà direttamente con l'Ente stesso.
Tutto ciò premesso, le parti convengono quanto segue:
1. Le premesse e gli allegati fanno parte integrante e sostanziale della presente adesione.
2. L’Ente ha preso atto del contratto sottoscritto da CRUI nell’interesse dell’intero sistema dell’Istruzione e della Ricerca, contratto che l’Ente dichiara di ben conoscere.
3. L’Ente avendo inoltre preso atto del Contratto CASA-EES, compilando l’Allegato 5 - Iscrizione al Campus and School Agreement - CASA-EES alla presente adesione, intende attivarlo e, a tal fine, dà espressa autorizzazione alla CRUI ad effettuare la prevista iscrizione con decorrenza 1° giugno 2024 – 31 maggio 2027. L’Ente potrà recedere annualmente dal contratto ovvero diminuire i quantitativi ordinati, che non potranno comunque essere inferiori a 100 EQU.
4. L’Ente avendo inoltre preso atto del contratto, intende aderirvi e, a tal fine, dà espressa autorizzazione alla CRUI ad effettuare l’ordine all’operatore economico.
5. Al fine di consentire di effettuare alle scadenze pattuite i pagamenti dovuti, l’Ente s’impegna ad effettuare un bonifico a favore della CRUI, su queste coordinate bancarie: IBAN: XX00X0000000000000000000000, intestato a CONFERENZA DEI RETTORI DELLE UNIVERSITA’ ITALIANE – CRUI, dell’importo definito a seguito della procedura di gara, tenuto conto dei quantitativi richiesti entro e non oltre 30 gg dalla data della nota di debito emessa dalla CRUI. Nel bonifico dovrà essere riportato, oltre al codice CIG B04F645419, anche il numero della nota di debito corrispondente. La CRUI emetterà le note di debito per tutte le licenze ed i servizi che verranno richiesti.
Qualora, nell’ambito delle prestazioni previste dal contratto d’appalto, un Ente aderente dichiarasse esplicitamente di godere dell’esenzione dall’imposta sul valore aggiunto ovvero fosse soggetto ad un diverso regime fiscale ai sensi della normativa vigente (per tutto o per una singola parte di ciascun ordinativo), il Fornitore emetterà direttamente la fattura nei confronti dell’Ente previa comunicazione da parte della CRUI.
Qualora, altresì, nell’ambito delle prestazioni previste dal Contratto, un Ente aderente richiedesse anche uno o più corsi finalizzati a formazione, aggiornamento, riqualificazione e riconversione del personale, il Fornitore emetterà direttamente la fattura corrispondente nei confronti dell’Ente unicamente per questa voce. Prima dell'emissione della fattura, il Fornitore dovrà contattare il referente amministrativo dell'Ente onde verificare se sussistano i presupposti per l'applicazione dell'esenzione ai sensi dell'art. 14 co. 10 della LEGGE 24 dicembre 1993, n. 537 e dell'art. 10 del
DPR 26 ottobre 1972, n. 633.
6. La CRUI emetterà per l’anno 2024 nel mese di giugno, una nota di debito per la quota parte di spese dell’Ente per la copertura delle licenze 01/06/2024 - 31/05/2025 e a giugno degli anni
successivi le note di debito per la copertura delle licenze con decorrenza dal 01/06/2025 al 31/05/2026 e dal 01/06/2026 al 31/05/2027.
Si precisa che per quanto riguarda gli acquisti effettuati dall’Ente sul marketplace la CRUI dovrà ricevere tramite piattaforma un’apposita richiesta.
Si ricorda che il marketplace viene abilitato automaticamente all’attivazione della sottoscrizione Azure, ma può essere disabilitato dall’amministratore di ciascun Ente.
Per quanto riguarda l’eventuale consumo ulteriore rispetto al credito Azure l’operatore economico affidatario invierà trimestralmente un report di dettaglio alla CRUI che provvederà ad informare i singoli Enti.
7. Per gli Enti che dovessero aderire al contratto, successivamente al 31/05/2024 ovvero per gli ordini che dovessero pervenire alla CRUI successivamente a tale data, le iscrizioni saranno attivate al momento effettivo dell’adesione e gli ordini allineati alle scadenze uniche sopra descritte. I relativi importi saranno calcolati in base ai ratei effettivi rimanenti. Per i servizi on line il prezzo sarà calcolato in base ai ratei effettivi rimanenti alla scadenza dell’annualità, mentre per le licenze il prezzo minimo non potrà essere inferiore a 6 ratei (mesi).
8. In fase di configurazione della richiesta di quotazione sul portale ordini, sarà proposta come data di inizio dei servizi online il 1° giorno del mese successivo e i ratei da pagare saranno calcolati di conseguenza; nel caso in cui l’Ente intenda posticipare di un mese l’attivazione, va indicato nelle note della RFQ prima dell’invio al fornitore (valido solamente per gli ordini integrativi. Per i rinnovi annuali lo start date è il 1° giugno).
9. In caso di ritardo nel pagamento, verranno addebitate le eventuali penali applicate da TIM per il mancato rispetto della scadenza prevista per il pagamento stesso.
10. L’Ente, consapevole del fatto che gli impegni indicati nel contratto sono stati sottoscritti dalla CRUI per conto delle Università Italiane, Aziende Ospedaliere Universitarie, Enti di Ricerca e delle Accademie e in particolare anche nell’interesse di esso stesso, si impegna a rispettare tutti gli obblighi indicati nel contratto.
11. Riepilogo delle azioni per gli Enti che aderiscono con decorrenza delle licenze Campus dal 1° giugno 2024:
a. Nell’area riservata agli Enti che partecipano all’area ICT della CRUI, è disponibile tutta la documentazione necessaria per l’adesione con i seguenti allegati:
▪ Allegato 2 - Capitolato Tecnico CRUI-MICROSOFT Lotto 1;
▪ Allegato 3 - CRUI Campus and School Agreement (CASA) – Enrollment for Education Solution (EES);
▪ Allegato 4 - Listino di riferimento prodotti Campus;
▪ Allegato 5 - Iscrizione al Campus and School Agreement - CASA-EES;
▪ Allegato 6 - AcademicQualEdUserDef(EMEA);
▪ Allegato 7 - "Microsoft Servizi On line: Addendum relativo alla protezione dei dati” disponibile al link: xxxxx://xxx.xx/XXX;
▪ Allegato 8 - Addendum per la protezione dei dati personali tra il Titolare e l'Aggiudicatario;
▪ Allegato 9 - Referenti del Contratto.
b. l’Ente trasmette alla CRUI tramite PEC compilati e firmati digitalmente (xxxxxxxxxx.xxxx@xxx.xx) la presente adesione, l’Allegato 5 – “Iscrizione al Campus and School Agreement - CASA-EES”, l’Allegato 8 – “Addendum per il la protezione dei dati personali tra il Titolare e l'Aggiudicatario” e l’Allegato 9 – “Referenti del contratto” (solo se diversi da quelli già comunicati in fase di adesione all’Area ICT della CRUI); nello stesso invio tramite PEC dovranno essere inseriti (per presa visione e accettazione) gli altri allegati (che NON necessitano di compilazione o firma digitale);
c. la CRUI restituisce all’Ente la copia dell’adesione controfirmata digitalmente.
▪ XXX X.X.X. ricevuto il benestare dalla CRUI evade le richieste entro 5 giorni lavorativi;
d. Ricevuta la fattura dal fornitore
▪ La CRUI emette la nota di debito nei confronti dell’Ente;
e. Entro 30 gg dalla nota di debito
▪ L’Ente provvede al pagamento a favore della CRUI indicando nella causale il Codice
CIG B04F645419, per il pagamento inerente alle soluzioni ordinate;
f. Ricevuti i bonifici da parte degli Enti:
▪ La CRUI effettua il bonifico complessivo a TIM S.P.A.
g. Entro il 26.05.2024 l’Ente dovrà aver completato le seguenti attività:
▪ Trasmissione alla CRUI della presente adesione firmata con i relativi allegati richiamati sopra, compilati e sottoscritti digitalmente (trasmissione via PEC a xxxxxxxxxx.xxxx@xxx.xx ).
La CRUI successivamente restituisce all’Ente l’adesione controfirmata digitalmente.
▪ Finalizzazione dell’ordine on-line tramite la piattaforma “TIM-Microsoft” disponibile sul sito xxxxx://xxx.xxxx.xx, ovvero tramite diversa procedura che sarà nel caso comunicata dalla CRUI.
h. Entro il mese di giugno:
▪ TIM provvede ad aprire le iscrizioni dei singoli Enti e a inserire gli ordini delle licenze trasmesse.
i. Ricevuta la fattura dal fornitore
▪ La CRUI emette la nota di debito nei confronti dell’Ente.
j. Entro 30 gg dalla nota di debito
▪ L’Ente fa il bonifico a favore della CRUI indicando nella causale il numero CIG B04F645419 per il pagamento inerente ai prodotti ordinati.
k. Ricevuti i bonifici da parte delle Università, Enti della Ricerca e dell’Istruzione
▪ La CRUI fa il bonifico complessivo a TIM.
12. Riepilogo delle azioni per gli Enti che aderiscono con decorrenza successiva al 1° giugno 2024:
▪ Sono valide tutte le azioni sopra descritte, a decorrere dal momento effettivo di adesione con allineamento alle scadenze uniche.
13. Riepilogo delle azioni per il rinnovo degli ordini, successivi alla prima annualità, per gli Enti che già aderiscono al contratto:
▪ Entro il mese di febbraio di ciascun anno l’Ente deve dare comunicazione scritta alla CRUI dell’eventuale diminuzione delle quantità ordinate ovvero del recesso dal contratto.
▪ Entro il 15 maggio di ciascun anno l’Ente deve trasmettere alla CRUI l’ordine dei prodotti software secondo le modalità sopra descritte.
▪ Entro il 20 maggio di ciascun anno la CRUI riepiloga tutte le richieste pervenute in formato elettronico dagli Enti e fa l’ordine complessivo a TIM.
▪ Entro 31 maggio di ciascun anno TIM provvede e a inserire gli ordini delle licenze trasmesse.
▪ Ricevuta la fattura dal fornitore La CRUI emette la nota di debito nei confronti dell’Ente.
▪ Entro 30 gg dalla nota di debito l’Ente fa il bonifico a favore della CRUI indicando nella causale il numero CIG B04F645419 per il pagamento inerente ai prodotti ordinati.
▪ Ricevuti i bonifici da parte degli Enti la CRUI fa il bonifico complessivo a TIM.
14. Si precisa inoltre che il contratto Microsoft, potrà essere sottoscritto nuovamente, se necessario, alle nuove condizioni che saranno oggetto dell’attività negoziale della CRUI.
15. Con riferimento al trattamento dei dati personali, questo contratto include un Addendum tra il Titolare (Università/Ente) e l'Aggiudicatario (Allegato8), che specifica le condizioni e le responsabilità relative al trattamento dei dati personali tra queste due parti. Questo documento assicura la conformità alle normative sulla protezione dei dati, sia a livello dell'Unione Europea che internazionale, stabilendo le basi per una gestione sicura e conforme dei dati personali. In aggiunta, il documento contenuto nell'Allegato 7 - "Addendum relativo alla protezione dei dati personali dei prodotti e dei servizi Microsoft" (accessibile al link xxxxx://xxx.xx/XXX e di seguito “Addendum Microsoft”) è parte integrante e sostanziale del contratto e rappresenta l'accordo per il trattamento dei dati personali ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Questo Addendum stabilisce le misure tecniche e organizzative adottate da Microsoft, operante come sub-responsabile, per il trattamento dei dati. Il Titolare autorizza l'uso di Microsoft Ireland Operations Limited per le operazioni di trattamento dei dati, come dettagliato nell’Addendum Microsoft. I dati personali possono essere trasferiti verso Paesi Terzi e possono essere trattati in una determinata area geografica solo in conformità alle condizioni e alle misure di sicurezza nell’articolo Trasferimenti e protezione dei dati dell'Addendum Microsoft. Per quanto riguarda i servizi che utilizzano l'infrastruttura cloud Azure di Microsoft, il Titolare si impegna a selezionare una “Cloud Region” situata all'interno dell'Unione Europea per la memorizzazione dei dati della propria istanza del servizio.
La responsabilità di valutare l'adeguatezza delle misure tecniche e organizzative adottate rimane in capo a ciascun Titolare del trattamento.
La presente adesione è firmata digitalmente ai sensi del D. Lgs. 82/2005 codice dell'Amministrazione Digitale e ai sensi dell'art. 15, comma 2bis, della L. 241/90 e s.m.i.
Data, ……………………………………… Data, 14 maggio 2024
Firmato digitalmente da: Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx Luogo: ROMA - Conferenza dei Rettori delle Università Italiane
Firmato digitalmente da Xxxx Xxxxx Xxxxxx Data: 14.05.2024 17:00:50 CEST
Organizzazione: UNIVERSITA' DEGLI STUDI DEL PIEMONTE ORIENTALE/01943490027
D…ata…: 16…/05…/2…024…1…3:4…9:3…9
…………………….
…………………………………………….
Prof. Ssa Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx Presidente CRUI
Prof. Xxxx Xxxxx Xxxxxx Rettore pro tempore
Università del Piemonte Orientale “Xxxxxx Xxxxxxxx”