DESCRIZIONE DEL SERVIZIO

Codice Documento: EVOCST01.TT.DPMU14001.17 Stato: Rilasciato Emesso: 31/01/2020

Descrizione del servizio TRUST LEGAL SPACE

DESCRIZIONE DEL SERVIZIO

Telecom Italia Trust Technologies S.r.l. - Documento pubblico – Tutti i diritti riservati

VERSIONI DEL DOCUMENTO
Revisione	Descrizione delle modifiche	Emissione
00	Redazione	16/06/2014
01	Revisione : c.3 – revisione ; c.5 – revisione ; c.6 – integrazione dati UNISinCRO ; c.7 e c.8	26/06/2014
02	c.6 - integrazione	15/11/2014
03	c. 2.5 – rettifica ; c. 8.2.1 - integrazione	28/11/2014
04	c. 5.2.1 - revisione	26/06/2015
05	c. 8.11 – Integrazione esempi DA	09/09/2015
06	c.2,5 – Aggiornamento modalità di Scarto	25/11/2015
07	c. 8.11 – Integrazione esempi DA	26/07/2016
08	c. 5 - revisione	23/02/2016
09	c. 5 - revisione	07/03/2016
10	Revisione Capitoli: c.5.1 Campi Minimi ; c.5.1.2 Tipologie Descrizioni Archivistiche ; c.6.1 viewer	15/09/2016
11	C.5 Inserimento nuove DA (Determina)	22/09/2016
12	Revisione DA	06/10/2016
13	Inserimento DA inerenti ai Libri Contabili	20/10/2016
14	Inserimento DA inerenti agli Ordini PA/Privati ed F23/F24	19/12/2016
15	Modifiche DA	10/04/2017
16	Inserimento DA inerenti ai Cedolini	20/09/2017
17	Nota informativa in caso di attivazione servizio DR	31/01/2020

Telecom Italia Trust Technologies è proprietaria delle informazioni contenute nel presente documento, che può essere liberamente divulgato all’esterno del Gruppo Telecom Italia, con riserva di tutti i diritti rispetto all’intero contenuto.

Indice degli argomenti

1 Scopo del documento 6

1.1 Definizioni 6

1.2 Riferimenti 7

2 La Conservazione 7

2.1 Normativa di riferimento 8

2.2 Standard di riferimento 8

Internazionali 8

Nazionali 9

2.3 Descrizione del processo di conservazione 9

2.3.1 Versamento degli oggetti digitali 10

2.3.1.1 Upload manuale 11

2.3.1.2 Modalità SFTP 11

2.3.1.3 A2A (Web Services) 11

2.3.2 Costruzione del pacchetto di archiviazione 12

2.3.3 Controlli preliminari 13

2.3.4 Conservazione del pacchetto di archiviazione (AIP) 13

2.3.5 Verifica dell’integrità 13

2.4 Utilizzo dei dati conservati 13

2.4.1 Il processo di esibizione 14

2.5 Scarto dei documenti (Retention) 14

3 La soluzione di TI Trust Technologies 15

3.1 Architettura funzionale 15

3.1.1 Componenti principali 15

3.1.1.1 Front End 16

3.1.1.2 Back End 16

3.1.2 Servizi Erogati 17

4 Modalità di utilizzo del servizio 17

4.1 Modalità Manuale 18

4.1.1 Operazioni preliminari 18

4.1.2 Descrizione Flusso 18

4.2 Flusso A2A 18

4.2.1 Operazioni Preliminari 18

4.2.2 Descrizione Flusso 19

4.3 Modalità SFTP 19

4.3.1 Operazioni Preliminari 19

4.3.2 Descrizione Flusso 19

4.4 Modalità Custom 20

5 Descrizioni Archivistiche (Set Standard) 20

5.1 Dettagli di conservazione (Campi Minimi) 21

5.1.1 Metadati minimi (comuni a tutte le DA) 21

5.2 Tipologie Descrizioni Archivistiche (DA) 22

Metadati di profilo archivistico (opzionale) 22

Metadati di profilo archivistico 2 (opzionale) 22

5.2.1 Tipologia documentaria: Documento Informatico 23

5.2.2 Tipologia documentaria: Documento Amministrativo Informatico (PA) 23

5.2.3 Tipologia documentaria: Registro Unico delle Fatture 24

5.2.4 Tipologia documentaria: Registro IVA (PA) 24

5.2.5 Tipologia documentaria: Delibera CDA 25

5.2.6 Tipologia documentaria: Fatture Elettroniche Attive (Privati) 26

5.2.7 Tipologia documentaria: Fatture Elettroniche Attive (PA) 26

5.2.8 Tipologia documentaria: Fatture Elettroniche Passive (PA) 27

5.2.9 Tipologia documentaria: Fatture Elettroniche Passive (Privati) 28

5.2.10 Tipologia documentaria: Libro Giornale (Privati) 28

5.2.11 Tipologia documentaria: Documento di Trasporto 29

5.2.12 Tipologia documentaria: Libro Magazzino (Privati) 29

5.2.13 Tipologia documentaria: Verbali Esame Universitario 30

5.2.14 Tipologia documentaria: Contratti 30

5.2.15 Tipologia documentaria: Contabili di sportello 31

5.2.16 Tipologia documentaria: Registro Giornaliero di Protocollo 31

5.2.17 Tipologia documentaria: Determina 32

5.2.18 Tipologia documentaria: PEC 33

5.2.19 Tipologia documentaria: Libri Contabili 34

5.2.19.1 Tipologia documentaria: Libro Cespiti Privati 34

5.2.19.2 Tipologia documentaria: Libro Inventari (privati) 34

5.2.19.3 Tipologia documentaria: Libro Mastro (privati) 35

5.2.19.4 Tipologia documentaria: Registro IVA (privati) 36

5.2.19.5 Tipologia documentaria: Libro unico del Lavoro 36

5.2.20 Tipologia documentaria: Ricevute F24 e F23 Privati 37

5.2.21 Tipologia documentaria: Ricevute F24 e F23 PA 37

5.2.22 Tipologia documentaria: Ordini Privati 38

5.2.23 Tipologia documentaria: Ordini PA 39

5.2.23.1 Tipologia documentaria: Mandati di pagamento 39

5.2.23.2 Tipologia documentaria: Ordini di riscossione / Reversali di incasso 39

5.2.23.3 Tipologia documentaria: Ordine diretto d’acquisto PA tramite MEPA 40

5.2.24 Tipologia documentaria: Cedolini 41

5.2.25 Tipo documento: DA Custom 42

6 Definizione degli oggetti “conservabili” 42

6.1 I formati dei documenti sottoposti a conservazione 43

7 Modalità di attivazione di un nuovo cliente 44

7.1 Il processo di provisioning 44

8 Movimentazioni massive di dati conservati 45

8.1 Accettazione dati conservati da altri outsourcer 45

8.1.1 Per i dati conservati dopo il 13 aprile 2014 45

8.1.2 Per i dati conservati prima del 13 aprile 2014 45

8.2 Esportazione dati per fine contratto (non rinnovato) 46

8.2.1 Modalità di restituzione 46

8.2.2 Flusso di deprovisioning 46

8.2.3 Modalità di restituzione di casi particolari 47

1 Scopo del documento

Il presente documento descrive la piattaforma di Telecom Italia Trust Technologies s.r.l. (in seguito T.I.T.T.) per la conservazione a norma rispondente alla nuova normativa espressa nel D.P.C.M (Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri) del 3 dicembre 2013 e successive modificazioni.

1.1 Definizioni

Nell’ambito del documento saranno utilizzati gli acronimi e le definizioni riportate nel seguito.

A2A	Application to Application, modalità di interfaccia fra applicazioni software
AIP RDV	Creazione di pacchetti di archiviazione / Rapporti di versamento
CA	Autorità di Certificazione: prestatore di servizi di certificazione, la società ITT
CDP	CRL Distribution Point, la URI internet che punta all’oggetto binario CRL presente all’interno di un server di disseminazione. Per l’accesso di norma è usato il protocollo LDAP. Il CDP viene inserito all’interno di ogni certificato dalla CA.
CRL	Lista dei Certificati Revocati: la lista firmata digitalmente, tenuta e aggiornata dal certificatore, dei certificati che hanno perduto temporaneamente (sospesi) o definitivamente (revocati) la propria validità, in anticipo rispetto alla scadenza prevista.
DA	Descrizione Archivistica: l’insieme di informazioni, procedure, specifiche, dati, ecc… che determinano ed identificano un particolare gruppo di documenti appartenenti ad un solo SP
DIP	Pacchetto di distribuzione
HTTPS	Hypertext Transfer Protocol over Secure Socket Layer (HTTPS): canale di comunicazione criptato tra il client e il server attraverso uno scambio di certificati; una volta stabilito questo canale al suo interno viene utilizzato il protocollo diverso (solitamente http) per la comunicazione.
LDAP	Lightweight Directory Access Protocol: protocollo utilizzato per la gestione degli accessi al registro dei certificati e l’effettuazione di operazioni di prelievo di certificati e liste di revoca e sospensione.
P	Produttore: persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle amministrazioni pubbliche, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.
PIN	Codice personale di accesso alle chiavi custodite su HSM dispositivi sicuri di firma.
RA	Ente adibito all’attività di registrazione delle anagrafiche del titolare e di richiesta dei certificati.
SIP	Pacchetto di Versamento
SOAP	Simple Object Access Protocol. È un protocollo leggero per lo scambio di messaggi tra componenti software.
SP	Soggetto Produttore: l’ente, la famiglia o la persona che ha posto in essere, accumulato e/o conservato la documentazione nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale. Non va confuso con il soggetto che ha
SSL	Protocollo standard per la trasmissione sicura dei dati su internet

XML	EXtensible Markup Language. È un metalinguaggio di markup, ovvero un linguaggio marcatore che definisce un meccanismo sintattico che consente di estendere o controllare il significato di altri linguaggi marcatori.
VPN	Virtual Private Network
VIP	Virtual IP

Tab.1 - Acronimi

1.2 Riferimenti

[NORM]	xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xx/0000/00/00/00X00000/xx
[SCATT]	EVOCST01.IT.DPDP14000.01- Allegato Scheda Di Attivazione – Conservazione a Norma.pdf
[SCCONF]	EVOCST01.IT.DPDP14001.00- Conservazione a Norma.pdf	Allegato	Scheda	Di	Configurazione	–
[MUINT]	Specifiche di alimentazione e versamento SFTP e A2A

Tab.2 – Riferimenti

2 La Conservazione

La conservazione è un processo finalizzato all’estensione e al mantenimento della validità dei documenti informatico conservati, di cui ne garantisce nel tempo la fruibilità, l’integrità, la leggibilità, l’affidabilità, l’autenticità e reperibilità. A causa della mole di informazioni, controlli ed attività previste per il rispetto della normativa si consiglia di utilizzare il servizio di conservazione come implementazione alle modalità di gestione documentale già in essere presso il cliente.

Salvo che, attraverso un’offerta custom, l’abilitazione dei flussi input/output può essere attivata per un massimo di tre utenti per ogni soggetto produttore.

Il sistema di conservazione riceve i pacchetti di versamento, li verifica e produce un rapporto di versamento, nel caso in cui si riscontrassero errori il sistema produce un rifiuto del pacchetto di versamento; eseguiti i controlli il sistema li trasforma in pacchetti di archiviazione e produce pacchetti di distribuzione al richiedente, rispondendo a tutti i requisiti che la normativa vigente pone per l'esibizione dei documenti informatici, arricchendo le informazioni che accompagnano i dati conservati e tracciando tutte le attività riguardanti.

Fig.1

Il Produttore è la persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. (Glossario DPCM 3 dicembre 2013).

Il Management è gestito dal conservatore accreditato (TI Trust Technologies srl) che trasforma i pacchetti di versamento in pacchetti di archiviazione (AIP).

I delegati del cliente (Consumer) possono procedere all’esibizione ai fini legali dei documenti conservati richiedendo la generazione di pacchetti di distribuzione al conservatore.

2.1 Normativa di riferimento

Il sistema di conservazione di T.I.T.T. rispetta la normativa espressa nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.59 del 12-3-2014 - Suppl. Ordinario n. 20 [NORM]. Si richiama anche il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014 per la conservazione dei documenti informatici fiscali.

Nel Dpcm sopraindicato sono indicati gli standard da adottare per la conservazione e la gestione archivistica degli oggetti digitali.

2.2 Standard di riferimento

Il sistema di conservazione di T.I.T.T. rispetta i seguenti standard e le specifiche tecniche di riferimento.

Internazionali:

 Dublin Core: ISO 15386 The metadata element set

 OAIS: sistema informativo aperto per l’archiviazione ISO 14721:2002 Open Archival Information SystemETSI TS 101 533-1 V1.1.1 (2011-05) Technical Specification, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 1: Requirements for Implementation and Management, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni.

 ETSI TR 101 533-2 V1.1.1 (2011-05) Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 2: Guidelines for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni.

Fig.2 – Flusso Archivistico OAIS std.

Nazionali:

 UniSInCRO: UNI 11386 Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali

2.3 Descrizione del processo di conservazione

Il sistema di conservazione riceve dei pacchetti di versamento, li trasforma in pacchetti di archiviazione e produce pacchetti di distribuzione, rispondendo a tutti i requisiti che la normativa pone per l'esibizione dei documenti informatici, arricchendo le informazioni che accompagnano i dati conservati e tracciando tutte le attività che li riguardano.

Fig.3

L'immagine riportata di seguito descrive la procedura di generazione dei pacchetti di archiviazione che il sistema di conservazione di T.I. Trust Technologies ha implementato, adottando gli standard di riferimento della normativa vigente.

Fig.4

2.3.1 Versamento degli oggetti digitali

I pacchetti di versamento, descritti più avanti, possono raggiungere il servizio di conservazione di

T.I.T.T. in una delle seguenti modalità:

1. Upload manuale da WEB;

2. SFTP (automatica);

3. A2A - Web Services (automatica).

2.3.1.1 Upload manuale

Avviene tramite l’autenticazione al sito di erogazione della conservazione.

Un’ apposita Web-App, presentata in seguito, consente agli utenti, autorizzati dal Cliente e profilati sulla piattaforma, di accedere e caricare uno ad uno i file da conservare, inserendo di volta in volta i metadati che serviranno a ricercare i dati conservati e ad effettuarne l’esibizione.

2.3.1.2 Modalità SFTP

È costituita da un collegamento SFTP (Secure File Transfert Protocol). Esso è un collegamento criptato punto-punto con la piattaforma del cliente e autorizzato dai firewall e dall’intero layer di sicurezza. Il Cliente ottiene le credenziali di autenticazione e può accedere dalla piattaforma tramite un set predefinito di IP statici.

In modalità automatica si potrà quindi procedere all’upload sia dei pacchetti di versamento nella folder SFTP dedicata, generando ed inviando pacchetti informativi costituiti da un file di indice (txt,xml o csv), di cui saranno fornite le specifiche, sia di una cartella contenente i documenti da porre in conservazione.

È consigliabile creare dei pacchetti zip piccoli, piuttosto che uno molto grande in modo da ridurre l’impatto negativo in caso di brusca interruzione durante il trasferimento per problemi di connessione.

In ogni caso gli scarti vanno nella cartella unzip_error dell’area sftp a disposizione. Esiste un processo che scompatta il file zip per poterlo sottomettere in conservazione.

Il processo è un trigger che è configurato per scattare ogni tot ore/minuti e prende in carico i files zip presenti nella cartella sftp.

Il trigger, quando scatta, prende in carico i files zip; va evitato di lasciare nella cartella sftp dei file aperti in scrittura in formato zip poiché risulterebbero corrotti.

Di conseguenza durante la fase di upload si può nominare il file con estensione .zip.tmp e solamente a scrittura terminata va eseguito il rename in .zip, poiché questo deve essere lo stato dell’upload terminato con esito positivo.

E’ fondamentale che venga impostata questa policy onde evitare che il trigger prenda in carico il file prima del termine del trasferimento e di conseguenza lo scarti.

Questa funzionalità standard è tipicamente inclusa per i client sftp.

2.3.1.3 A2A (Web Services)

Con credenziali personalizzate e accesso consentito dal layer di sicurezza ad un set predefinito di IP statici riservati al Cliente è possibile raggiungere i web services di conservazione esposti da T.I.T.T.

L’applicazione del Cliente, dopo l’autenticazione, potrà utilizzare le chiamate di cui saranno fornite le specifiche per eseguire tutte le operazioni previste dalla conservazione.

2.3.2 Costruzione del pacchetto di archiviazione

Una volta a disposizione i file presso la piattaforma di T.I.T.T., il processo di conservazione può avere inizio.

E’ possibile separare i versamenti in diversi pacchetti di archiviazione (AIP) dividendo i pacchetti in base a diverse logiche:

 Per file di metadati;

 Per chiamata diretta (WS);

 In base ai Megabyte;

 In base al tempo.

Ad ogni buon conto, nella definizione dei VIP, è richiesto il rispetto delle seguenti configurazioni:

 Massimo 4 GB di documenti conservati per pacchetto di archiviazione;

 Xxxxxxx 80mila documenti/file (allegati inclusi) per pacchetto di archiviazione;

 Massimo 5 MB per ogni file inviato (fino a 350 MB per invii tramite SFTP);

 NON saranno considerati accettabili invii "millesimati", ossia sporadici invii massivi di piccoli o piccolissimi pacchetti di versamento. Il Soggetto Produttore (SP) potrà invece scegliere una periodicità di upload definita in modo da ottimizzare e standardizzare i processi e i pacchetti di archiviazione.

Una volta che la conservazione (chiusura del pacchetto di archiviazione e avvio del processo di conservazione) è completata, l’applicazione effettuerà la lettura dei metadati associati ai file da conservare.

Ogni file dovrà infatti avere almeno un record contenente i valori che lo contraddistinguono e attraverso i quali sarà possibile effettuare la sua ricerca, dopo la conservazione.

Fig.5 – Struttura AIP (pacchetto di archiviazione) UNISinCRO

I metadati associati ai file da conservare sono concordati prima dell’esercizio del servizio tra il Cliente e

T.I.T.T. attraverso la “scheda di configurazione del servizio”, un documento contenente diverse informazioni che servono a determinare la struttura, le proprietà e il contesto dei dati che saranno conservati.

2.3.3 Controlli preliminari

Di default, su ogni documento informatico versato al sistema di conservazione è eseguita una serie di controlli e verifiche di validazione rispetto alle regole ed agli standard previsti dalle tipologie documentarie di appartenenza.

Il processo di convalida riguarda almeno i seguenti aspetti:

 la verifica dell’integrità del documento memorizzato sul supporto rispetto all’impronta associata allo stesso;

 la verifica che il formato del dato sia coerente con quanto dichiarato nei suoi metadati;

 la verifica della presenza di un documento identico già caricato a sistema (i.e.: stessa impronta e/o metadati).

Alla prova dell’esito positivo dei test preliminari, il sistema produce un rapporto chiamato rapporto di versamento (RdV) in cui sono riportate e validate le informazioni ricevute nel pacchetto di versamento (SIP). In caso di esito negativo l’intero pacchetto è sospeso e viene immediatamente allertato il gruppo di competenza, che procederà a contattare i referenti del soggetto produttore per definire, a seconda dei casi, le azioni da intraprendere.

2.3.4 Conservazione del pacchetto di archiviazione (AIP)

La struttura utilizzata nella costruzione degli AIP fa riferimento alla norma UNI 11386:2010 che è lo standard nazionale riguardante la struttura dell'insieme dei dati a supporto del processo di conservazione

In concreto, il pacchetto di archiviazione è un’entità logica contenuta in un’alberatura di file e cartelle e definita nel file indice UNISincro generato nel xxxxx xxx xxxxxxxx xx xxxxxxxxxxxxx x xxxxxxxxx tutte le informazioni inviate dal SP o definite sul sistema di conservazione.

La conservazione si conclude con la firma digitale e la marca temporale dell’indice UNISincro e termina con la messa a disposizione del cliente di questa evidenza di avvenuta conservazione (indice P7M)

2.3.5 Verifica dell’integrità

Nei controlli preliminari, durante la conservazione e periodicamente sui sistemi di conservazione, la funzionalità di verifica, permette di garantire l’integrità e l’inalterabilità del documento nel tempo, confrontando l’impronta attuale con quella contenuta nell’Indice del pacchetto di conservazione e fornita a suo tempo nel SIP dal Soggetto Produttore.

Tale funzionalità assolve i requisiti di verifica periodica della leggibilità dei documenti, come enunciati dalla normativa vigente. Opzionalmente, questa funzione può includere la verifica dell’integrità e della firma digitale apposta al relativo file indice (indice di Conservazione). In qualsiasi momento a seguito di una ricerca, è possibile effettuare una verifica sul singolo file o insieme di file.

2.4 Utilizzo dei dati conservati

Sono di seguito descritte le modalità di esibizione ed esportazione dei dati per richieste in ambito legale. Più avanti nel documento è descritta anche la procedura di deprovisioning e la relativa esportazione dei dati per fine contratto (non rinnovato).

2.4.1 Il processo di esibizione

L’esibizione è una procedura da svolgersi in ottemperanza di quanto previsto dall'ultimo comma dell'art. 2220 del Codice Civile, ribadito nel l’Art. 10 del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013.

Essa consiste nel permettere la fruibilità, con mezzi idonei, i documenti informatici conservati a norma.

L’Articolo 10 del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 ribadisce le norme vigenti e specifica che ai fini dell’esibizione il sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l'accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione (DIP) selettiva secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione. Il pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta

Il sistema di conservazione di T.I.T.T. consente l’esibizione in modo da richiedere, generare e scaricare i DIP, completi di file di evidenza della conservazione e delle informazioni di rappresentazione. Inoltre, nei DIP è contenuta tutta la catena di documentazione necessaria a rispondere alle esigenze dello standard OAIS.

Il Cliente, in fase di attivazione del servizio segnala al provisioning di T.I.T.T., su apposita documentazione correlata dagli allegati autorizzativi e di identificazione, i propri delegati alla visualizzazione e al download dei file ai fini dell’esibizione. Verranno così inviate le credenziali per accedere al portale della conservazione con la modalità del canale separato (username via mail e password OTP via cellulare) e un manuale di utilizzo del portale.

A quel punto i delegati del cliente sono in grado di:

- Visualizzare i documenti conservati da remoto

- Scaricare i documenti conservati e i file di evidenza della conservazione

- Richiedere e scaricare de i pacchetti di distribuzione da consegnare all’istante.

Nel pacchetto è compreso anche il necessario per la rappresentazione (viewer nella versione coerente alla visualizzazione dei DIP) e le informazioni sul sistema operativo in grado di supportare l’applicazione.

Va sottolineato che l’esibizione dei file digitali conservati deve avvenire in modo che le autorità possano verificare la coerenza della firma digitale e la marca temporale apposta durante il processo di conservazione. Tale procedura, non potendo essere effettuata stampando l’evidenza firmata della conservazione, deve necessariamente prevedere un supporto informatico.

2.5 Scarto dei documenti (Retention)

I tempi di conservazione per ciascuna tipologia documentaria sono riportati nel piano di conservazione di ciascuna amministrazione pubblica. Lo scarto è consentito dal d.lgs 22 gennaio 2004, 42.

Raggiunta la soglia di retention, il responsabile del servizio di conservazione (interno al soggetto conservatore) contatterà il Responsabile della gestione documentale e, o ove nominato, il Responsabile della Conservazione presso il Cliente per comunicargli che il documento ha cessato la funzione giuridico amministrativa e che può essere scartato, previa autorizzazione dal Ministero.

Nel caso in cui si tratti di un soggetto produttore privato il conservatore gli comunicherà quali documenti informatici hanno superato i tempi di conservazione come previsto da codice civile art.2220.

L’indicazione del periodo di retention, nell’apposita sezione della scheda di configurazione del servizio, non sostituisce ne svincola il cliente dagli obblighi previsti dalla legge e lo scarto si applica solo quando il periodo di retention rientra nella durata del contratto. Nel caso in cui il contratto giunga a conclusione prima del termine della retention di tutti i dati conservati, i dati rimanenti saranno riconsegnati al cliente come previsto dalle procedure di deprovisioning.

L’amministrazione archivistica italiana, nel quadro della disciplina dettata dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (d.lgs 42/2004) cura la tutela, la conservazione e la valorizzazione degli archivi attraverso gli archivi di stato e le soprintendenze archivistiche. L’art. 68 del DPR 445/2000 prevede che ogni amministrazione pubblica (vale solo per le PA) debba dotarsi di un piano di conservazione degli archivi

integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio. Il piano di conservazione è strettamente connesso con il piano di classificazione.

La finalità del piano di conservazione è quella di elencare tipologie di serie e di documenti che possono essere eliminati con una certa automaticità, onde rendere agile il flusso della documentazione.

La Legislazione archivistica (artt. 23-27 del DPR 1409/1963) in materia di conservazione recepiti ed integrati dall’art. 41, comma 1-3 del codice dei beni culturali e del paesaggio) dispone che gli organi giudiziari e amministrativi, centrali e periferici dello Stato una volta effettuate le operazioni di scarto versano all’Archivi di Stato i documenti relativi ad affari esauriti da oltre 30 anni, Decreto legge 83/2014 art.12.

In merito allo scarto archivistico è opportuno che il conservatore ricordi al soggetto Produttore (PA) che per tale intervento, deve ottenere l’autorizzazione allo scarto da parte del Ministero per i beni e le attività culturali ai sensi dell’art. 21 comma 1 lett. d del Codice dei beni culturali e del paesaggio, d.Lgs 22 gennaio 2004,n. 42. Nessun versamento può essere effettuato all’Archivio di Stato competente per territorio o alle separate sezioni di archivio se non sono state effettuate le operazioni di scarto, secondo quanto previsto dall’art. 41, comma 3 del Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42. Per gli archivi statali lo scarto è approvato dalle commissioni di sorveglianza, come stabilito dall’art. 6 comma 2 del DPR 37/2001.

Le soprintendenze archivistiche regionali esercitano invece la vigilanza e rilasciano l’autorizzazione allo scarto sugli archivi non statali esistenti nella rispettiva regione e su quelli privati dichiarati di notevole interesse storico.

La richiesta di autorizzazione allo scarto è a carico del soggetto produttore. i documenti informatici, di cui è prescritta per legge o per regolamento la conservazione, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee, ma devono essere conservati in modo permanente con modalità digitali. Si riconoscono esplicitamente i poteri di controllo del Ministero dei Beni culturali.

Il soggetto conservatore è la persona che operativamente eseguirà la procedura di scarto, ma solo a seguito di una autorizzazione scritta rilasciata da parte del soggetto produttore.

3 La soluzione di TI Trust Technologies

3.1 Architettura funzionale

La struttura della piattaforma di conservazione si compone di moduli e nodi ad alto livello di integrazione ed espansione.

Tutti i servizi di conservazione a norma, dalla presa in carico dei pacchetti di versamento alla generazione dei pacchetti di distribuzione e l'esibizione dei documenti è erogata in alta affidabilità e Disaster Recovery.

NOTA: in caso di attivazione di Disaster Recovery (DR), le procedure prevedono la riattivazione dei processi di esibizione dei documenti già conservati, ma non di ulteriori nuovi documenti. Le funzionalità di versamento non saranno pertanto disponibili.

3.1.1 Componenti principali

I moduli e le componenti necessarie alla conservazione a norma sono tutti erogati internamente da

T.I.T.T. Le componenti core del sistema di conservazione sono suddivise in modo da rispettare i più ristrettivi standard di sicurezza:

Layer Front

End

•Interfaccia web

•Full Text

•Gateway (Web Services)

Layer Back

End

•Engine

•Back End Services

Layer

Database

•Oracle 11g (3 schema)

Layer Trust

Services

•CA Firma Digitale

•TSA Marca Temporale

•Servizi PEC

•NTP

Fig.6 – Architettura funzionale

3.1.1.1 Front End:

L’ Interfaccia Web è erogata protetta ed espone i servizi di consultazione, esibizione e download.

Di seguito la lista dei browser dichiarati compatibili:

 Android 2.3 o superiore

 Google Chrome 23 o superiore

 Internet Explorer 9 o superiore

 iOS 5 o superiore

 Mozilla Firefox 17 o superiore

 Opera 12 o superiore

 Safari 6 o superiore.

3.1.1.2 Back End:

I Back End Services rappresentano il core della logica applicativa e l'interfaccia verso le basi dati (Oracle 11g) e gli storage. Il Back End ha in carico la gestione e la distribuzione dei processi tra i vari nodi del cluster.

Il database, gli storage e le componenti critiche degli ambienti di conservazione sono soggette a procedure di backup tali da mantenere correttamente allineati gli ambienti di erogazione e di DR.

3.1.2 Servizi Erogati

Sottodominio	Descrizione
xxxxx://xxxx-xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx	Sito di esibizione e upload manuale - Ambiente di Collaudo
xxxxx://xxxxxx-xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx	Web Services di upload automatizzato di Collaudo (utilizzabile solo da indirizzi abilitati e da utenti con user e password)
xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx	Sito di esibizione e upload manuale - Ambiente di Produzione
xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx	Web Services di upload automatizzato di Produzione (utilizzabile solo da indirizzi abilitati e da utenti con user e password)
sftp://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xx	Siti di SFTP per upload misto (manuale e/o automatizzato)

Tab.3 - Servizi

4 Modalità di utilizzo del servizio

Il servizio di Conservazione erogato da Telecom Italia Trust Technologies (T.I.T.T.), offre diverse modalità di utilizzo ed ognuna di esse dispone di profili, strumenti e utility adatti alle diverse possibili esigenze dei Soggetti Produttori.

 Modalità Manuale

 Utente Avanzato

 Input: Web-In - Caricamento manuale dei singoli documenti e dei relativi metadati tramite Web-App

 Output: Web-Usr - Ricerca, Esibizione e Download tramite Web-App

 Flusso A2A

 Utente WS

 Input: WS-In - Invio dei pacchetti di versamento tramite chiamate SOAP

 Output: Ws-Get - Esibizione e Download documenti tramite chiamate SOAP

 Utente Base

 Output : Web-Usr - Ricerca, Esibizione e Download tramite Web-App

 Modalità SFTP

 Utente SFTP

 Input: SFTP-In - Caricamento lotti via SFTP

 Evidenze: SFTP-Get - Download dell'evidenza di avvenuta conservazione tramite SFTP

 Utente Base

 Output: Web-Usr - Ricerca, Esibizione e Download tramite Web-App

 Modalità Custom

 Possibilità di personalizzare o modificare le Descrizioni Archivistiche di default fino ad un massimo di 3 campi di metadati per ogni DA attivata.

 Possibilità di scegliere tra l'upload WS-In, fino a 3 utenti WS, e quello SFTP-In.

 Possibilità di richiedere l'attivazione di fino a 3 utenti base anche se si dispone già della modalità WS-Get offerta dall'Utente WS.

4.1 Modalità Manuale

Dedicato a volumi modesti, è interamente gestito da operatori del Cliente (più raramente da un Soggetto Produttore delegato) e si avvale di un set di utenze web, personali e non cedibili, con privilegi di caricamento, ricerca, esibizione e download.

4.1.1 Operazioni preliminari

Il Cliente potrà scegliere le Descrizioni Archivistiche dal set di default e compilare la relativa scheda di configurazione. Indicando la modalità di utilizzo prescelta in fae di attivazione, tramite la medesima scheda potrà richiedere la profilazione di fino a 3 utenze web di tipo "Utente Avanzato".

T.I.T.T. effettuerà le operazioni di provisioning e fornirà le credenziali di accesso ai titolari richiesti che potranno immediatamente procedere alla login e ai caricamenti manuali

4.1.2 Descrizione Flusso

L'utente esegue il login ed accede all'interfaccia di caricamento. Avvia una nuova istanza di caricamento e procede all'upload dei documenti popolando di volta in volta la form di caricamento dei metadati.

Confermando i dati inseriti si avvia il caricamento che inizia con i controlli preliminari e si conclude con la notifica dell'esito dell'elaborazione nella home page dell'utente.

I documenti conservati possono essere ricercati, esibiti o scaricati generando dei pacchetti di distribuzione come descritto nel manuale dedicato.

4.2 Flusso A2A

Dedicato a Soggetti Produttori, normalmente collegati direttamente (o tramite connettori ad hoc) ai siti documentali del cliente, di grandi dimensioni che necessitano di un flusso affidabile e ad un alto livello di automazione.

Viene fornito un manuale dettagliato di tutte le chiamate SOAP disponibili. A discrezione del cliente è possibile eseguire tramite protocollo SOAP tutte le operazioni previste dalla conservazione o parte di esse. Le operazioni di ricerca, esibizione e download possono essere eseguite anche richiedendo la configurazione di utenti di tipo base (massimo 3) delegati alle attività disponibili tramite interfaccia web.

4.2.1 Operazioni Preliminari

Il Cliente potrà scegliere le Descrizioni Archivistiche dal set di default e compilare la relativa scheda di configurazione. Indicando la modalità di utilizzo prescelta in fase di attivazione, tramite la medesima scheda, potrà richiedere la profilazione di fino a 3 utenze WS e 3 utenti web di tipo “base”

T.I.T.T. effettuerà le operazioni di provisioning e fornirà le credenziali di accesso al referente tecnico del cliente e/o al soggetto produttore indicato nella scheda di attivazione. Contestualmente il Soggetto Produttore potrà integrare in un suo client o nel sito documentale del Cliente le chiamate WS che ntende implementare.

Con le credenziali saranno forniti anche gli Alias_SP e gli Alias_DA assengati alle attivazioni richieste e necessari a comporre le chiamate di servizio.

4.2.2 Descrizione Flusso

Il/i Server-Client del Soggetto Produttore (precedentemente censiti ed autorizzati) eseguono tutte le chiamate di push, get, action e request descritte nel manuale dedicato.

Il sistema di conservazione risponde come previsto dalle singole chiamate ricevute.

A fine upload, viene sempre prodotto un rapporto di versamento. A fine conservazione è possibile scaricare l'evidenza con un'apposita chiamata. Sono diponibili chiamate WS dedicate anche a verifiche massive, come l'elenco delle DA attivate, dei metadati associati ad una determinata DA, ecc...

4.3 Modalità SFTP

Si tratta di un flusso in cui l'upload dei lotti o dei pacchetti di versamento avviene tramite SFTP in un'area dedicata, messa a disposizione del Soggetto Produttore. Può essere utilizzato sia per gestire grandi che piccoli volumi e non è necessariamente collegato ad un connettore/sito documentale.

4.3.1 Operazioni Preliminari

Il Cliente potrà scegliere le Descrizioni Archivistiche dal set di default e compilare la relativa scheda di configurazione. Indicando la modalità di utilizzo prescelta in fase di attivazione e tramite la medesima scheda, dovrà censire i server di provenienza delle chiamate SFTP e potrà richiedere la profilazione di fino a 3 utenze web di tipo "Utente Base".

T.I.T.T. effettuerà le operazioni di provisioning, fornirà le credenziali di accesso ai titolari richiesti e fornirà le informazioni necessarie a stabilire la connessione SFTP al referente tecnico del cliente e/o al soggetto produttore indicato nella scheda di attivazione. Contestualmente il Soggetto Produttore potrà integrare in un suo client o nel sito documentale del Cliente le procedure di generazione ed invio dei pacchetti di versamento a T.I.T.T.

4.3.2 Descrizione Flusso

Il/i Server-Client del Soggetto Produttore (precedentemente censiti ed autorizzati) generano ed depositano i pacchetti di versamento nell'area SFTP dedicata (root:

/home/public/Alias_SP/Alias_DA/.).

Il Cliente dovrà inviare al server della conservazione dei file in formato zip, contenuti un file indice (ad esempio, con estensione .csv) e i file da conservare. Il file indice conterrà i metadati della DA di appartenenza, separati dal carattere pipe (|), come nell’esempio seguente:

Contentuto del file index.txt:

b3b155bde9a1905f13a1f8af91c087e1570479ababababba769cb7ce848c3f84|nomefiledaconservare.pdf|met adato2|metadato3|metadato4|…

E’ molto importante che l’ordine dei valori sia relativo all’ordine dei metadati della DA, come specificato negli esempi dell’Allegato A di questo documento.

Il sistema di conservazione provvederà al versamento vero e proprio, ai controlli e alla generazione dei pacchetti di archiviazione. A conservazione ultimata sarà possibile scaricare il file di evidenza dall'area SFTP.

Gli utenti potranno eseguire le login all'interfaccia web per le attività di ricerca, esibizione e download.

4.4 Modalità Custom

Estende la modalità "A2A" consentendo di avere DA custom e di sostituire le chiamate SOAP con l'upload tramite SFTP.

5 Descrizioni Archivistiche (Set Standard)

Ogni DA è definita dalle seguenti informazioni:

 il set di metadati (Tipologia di Documento dal set standard)

 modalità di utilizzo del servizio (versamento)

 tempi (cadenza di caricamento)

 tipo di verifiche da fare:

o sugli oggetti della conservazione (mime type e validità firme)

o sui metadati

 informazioni della rappresentazione

o campi ricerca

o viewer

o versione del viewer

o sistema operativo

o lingua

o myme-type associati

 il contesto

 informazioni di provenienza

 informazioni di identificazione

 informazioni di integrità



 Tutte queste informazioni vanno concordate preventivamente con il soggetto produttore e riportate nella scheda di configurazione del servizio al fine di cominciare le operazioni di configurazione sul sistema. L’offerta standard consente di richiedere una DA, ma è possibile richiederne di aggiuntive.

Per consentire il mantenimento di informazioni aggiuntive, non necessarie ai fini della conservazione, non incluse tra i metadati presentati, ma che il cliente desidera conservare, è possibile inviare dei file accessori come allegati dei documenti sottoposti a conservazione. In questa modalità il documento conservato sarà ricercabile attraverso i suoi metadati e sarà sempre corredato dai suoi allegati completi.

	Codice: EVOCST01.TT.DPMU14001.16
Descrizione del servizio TRUST LEGAL SPACE	Stato: Rilasciato

5.1 Dettagli di conservazione (Campi Minimi)

In accordo agli standard citati, si riportano di seguito i metadati obbligatori e comuni a tutte le Descrizioni Archivistiche (DA) ai fini della conservazione.

5.1.1 Metadati minimi (comuni a tutte le DA)

Si tratta dei metadati necessari ed indispensabili a garantire nel tempo l’inalterabilità, la fruibilità e la validità dell’oggetto digitale conservato del DPCM 3 dicembre 2013. Si ricorda che oltre alle informazioni sulla conservazione riportate nell’allegato 5 del DPCM 3 dicembre 2013, i documenti informatico fiscali devono contenere altresì i metadati indicati nell’art. 3 DM 17 giugno 2014.

Metadato	Descrizione	Formato
Hash	Impronta del documento	Hash
Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa
Contesto	Piano di Classificazione (Nei casi in cui è previsto. Indicare il titolo e classe, e il numero di fascicolo cui appartiene l’unità documentaria. È possibile valorizzare solo la Classifica e non i campi descrittivi del Fascicolo nel caso l’Unità documentaria sia stata solo classificata e non fascicolata. (Si ricorda che la classificazione è un’operazione necessaria richiesta dalla norma DPR 445/2000).	Stringa
UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa
Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy
Versione	Versione del Documento	Numero intero
Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico il (codice fiscale)	Stringa
Soggetto produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa
Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento	Stringa

Al fine di garantire la possibilità di cercare uno specifico documento durante l’esibizione in sede legale, alcuni di questi campi sono disponibili nelle form di ricerca sull’interfaccia web dedicata.

Oltre ai metadati minimi, necessari alla conservazione, T.I.T.T. consente di caricare sul sistema di conservazione un certo numero di metadati aggiuntivi che possano aiutare i clienti a ricercare ed esibire i dati conservati. Il primo passo necessario ad utilizzare al meglio questa estensione del servizio di conservazione parte dalla scelta della corretta Descrizione Archivistica (DA) da associare al flusso di input in fase di definizione.

Ad ogni DA corrisponde un set di metadati che potranno/dovranno essere caricati sul sistema contestualmente alle conservazioni. Allo stesso modo, alcune informazioni saranno invece stabilite a priori ed andranno a compilare tutti quei campi che nella tabella precedente riportano la provenienza “Definito sul sistema di conservazione”.

Si tratta in sostanza di identificare il tipo di documento che si intende portare in conservazione e di associarlo alla DA più prossima alle esigenze del cliente definendone al contempo i mime-type che saranno utilizzati.

Informazioni aggiuntive, documentazione a corredo e tutto quanto non definito nella DA può essere inserito in file che saranno allegati ai documenti sottoposti a conservazione. Per i file allegati è sufficiente indicarne il nome e l’HASH nella chiamata o nella sezione di indice dedicata.

Telecom Italia Trust Technologies S.r.l. - Documento pubblico – Tutti i diritti riservati

5.2 Tipologie Descrizioni Archivistiche (DA)

I metadati riportati nella colonna “Nome_Campo” delle Descrizioni Archivistiche (DA) integrano sempre i metadati minimi, indicati nella tabella precedente e che devono essere forniti dal Soggetto Produttore, contestualmente al versamento.

IMPORTANTE:

L’Offerta Standard copre solamente la configurazione di Descrizioni Archivistiche (DA) tra quelle

indicate nel seguito

E’ possibile definire delle Descrizioni Archivistiche (DA) Custom con ulteriori Nomi Campi

(Metadati). Per questo tipo di esigenza è necessaria un’analisi a progetto prima dell’offerta.

L’insieme minimo dei metadati del documento informatico e del documento amministrativo informatico sono indicati agli articoli 9, 21 del DPCM sul protocollo informatico, 3.12.2013; il DPR 445/2000 artt. 53-55-56 e il DPCM 3.12.2013, allegato 5.

Metadati di profilo archivistico (opzionale)

La tabella andrà compilata con i metadati richiesti solo per i documenti afferenti al fascicolo informatico di procedimento

amministrativo. In questo caso il fascicolo informatico è creato e gestito secondo le disposizioni dell’articolo 41 del Codice dell’amministrazione digitale (DLgs. 82/2005 e s.m.i.).

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb.	Ric.
1	Titolo		(in numero romano)	SI	SI
2	Classe		(in numero arabo)	SI	SI
3	Tipologia Documentaria			SI	SI
4	ID Fascicolo/ repertorio	Identificativo del fascicolo		SI	SI
5	Oggetto	Oggetto del procedimento	Oggetto del fascicolo	SI	SI
6	Elenco documenti	Elenco documenti afferenti il fascicolo		SI
7	Responsabile del procedimento	Responsabile del procedimento amministrativo		SI
8	Amministrazioni partecipanti	Amministrazioni partecipanti al procedimento		SI
9	Anno di apertura	Anno di apertura del fascicolo		SI	SI
10	Anno di chiusura	Anno di chiusura del fascicolo		SI	SI

Metadati di profilo archivistico 2 (opzionale)

La tabella andrà compilata per tutti gli altri tipi di documenti afferenti esclusivamente a fascicoli per attività e per affare. Le informazioni fanno riferimento alla segnatura archivistica.

Inoltre, si ricorda che il fascicolo di affare conserva i documenti relativi ad una competenza non procedimentalizzata, per la quale non segue un provvedimento finale.

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb.	Ric.
1	AnnoDiApertura	Anno di apertura del fascicolo		SI	SI
2	Titolo		(in numero romano)	SI	SI
3	Classe		(in numero arabo)	SI	SI
4	IDFascicolo	Identificativo del fascicolo		SI	SI

N.B.: Ciascun metadato di ogni singola DA è contrassegnato come obbligatorio o meno nella colonna corrispondente, in ogni caso è possibile concordare caso per caso obbligatorietà anche diverse da quelle esemplificate in tabella, oltre ad eventuali altri metadati aggiuntivi.

Il concetto vale anche per la ricercabilità dei metadati indicati per ciascuna tipologia documentaria; la decisione in merito a quali metadati rendere ricercabili o meno rimarrà in capo al Conservatore. Xxxxxx indicati come ricercabili devono considerarsi a titolo esemplificativo.

Si ricorda che ogni procedimento amministrativo deve avere un responsabile (UOR e RPA; L.241/90).

N el caso si decida di avviare la fascicolazione, dovrà esserci una fase di progettazione precedente

al versamento.

5.2.1 Tipologia documentaria: Documento Informatico

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI

5.2.2 Tipologia documentaria: Documento Amministrativo Informatico (PA)

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale) [NOTA. Tale metadato andrà compilato solo nei casi in cui è richiesto, per gli altri documenti che non lo prevedono (Es. fattura passiva) dovrà essere sostituito dal corrispondente “Mittente”]	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Mittente	Soggetto che ha autorità e competenza ad inviare il documento	Stringa	NO
10	DataProtDocumento	Data del protocollo	dd/MM/yyyy	NO
11	IdentificativoDocRicevuto	Protocollo del documento ricevuto (se disponibile)	Stringa	NO
12	CodiceIPA	Codice identificativo IPA	Stringa	SI	SI
13	CodiceAOO	Codice identificativo dell’AOO	Stringa	SI	SI
14	CodiceRegistro	Codice identificativo del registro	Stringa	SI	SI
15	RGD	Responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico	Stringa	NO

5.2.3 Tipologia documentaria: Registro Unico delle Fatture

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Numero	Numero progressivo attribuito al registro unico delle fatture	Numero intero	SI	SI
10	Anno	Anno del registro unico delle fatture	yyyy	SI	SI
11	Data	Data di creazione del registro	dd/MM/yyyy	SI	SI
12	NumeroIniziale	Numero della prima registrazione sul registro unico delle fatture	Numero intero	NO
13	NumeroFinale	Numero dell’ultima registrazione sul registro unico delle fatture	Numero intero	NO
14	DataInizioRegistrazioni	Data della prima registrazione sul registro unico delle fatture	dd/MM/yyyy	NO
15	DataFineRegistrazioni	Data dell’ultima registrazione sul registro unico delle fatture	dd/MM/yyyy	NO
16	Produttore	Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.	Stringa	SI
17	Mittente	Nome, Cognome, Codice Fiscale. Soggetto che ha l’autorità a inviare il documento (se richiesto)	Stringa	SI
18	CodiceIdentificativoAmministrazione	Codice IPA	Stringa	NO
19	CodiceIdentificativoAOO	Codice AOO	Stringa	SI
20	CodiceIdentificativoRegistro	Codice identificativo del registro	Stringa	SI
21	Identificazione del conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	NO

5.2.4 Tipologia documentaria: Registro IVA (PA)

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
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6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.	Stringa	SI
10	Repertorio	Numerazione continua e progressiva per anno del registro	Stringa	SI	SI
11	Anno	Anno di competenza fiscale	yyyy	SI	SI
12	Data	Data di creazione del registro	dd/MM/yyyy	SI	SI
13	Numero prima registrazione		Stringa	NO
14	Numero ultima registrazione		Stringa	NO
15	Identificazione del conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	NO

5.2.5 Tipologia documentaria: Delibera CDA

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico	Xxxxxxx	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.	Stringa	SI	SI
10	Anno	Coincide con l’anno della data di deliberazione	yyyy	SI	SI
11	Membri del CDA	Elenco nominativi dei membri CDA	Stringa	NO
12	Numero di repertorio	Coincide con il numero di registrazione della deliberazione nello specifico repertorio	Stringa	SI
13	Repertorio	Indicare il registro di repertorio di riferimento	Stringa	SI
14	CodiceUOR (unità operativa responsabile)	Nei casi in cui è previsto	Stringa	NO
15	CodiceIdentificativoAOO	Nei casi in cui sia previsto	Stringa	SI
16	ResponsabileGestioneDocumentale	Responsabile della gestione documentale o Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico.	Stringa	SI
17	Responsabile del procedimento	Responsabile del procedimento amministrativo	Stringa	NO
18	Identificazione del conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	NO

5.2.6 Tipologia documentaria: Fatture Elettroniche Attive (Privati)

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. la tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	NumeroFattura	Numero della fattura	Stringa	SI	SI
10	Produttore	Responsabile del versamento - Generalità	Stringa	NO
11	Mittente	(Nei casi in cui sia previsto)	Stringa	SI	SI
12	Identificazione del conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	NO
13	AnnoFiscale	Anno di competenza fiscale	yyyy	SI	SI
14	Data Emissione	Data di emissione della fattura attiva	dd/MM/yyyy	SI	SI
15	Registro/Sezionale	Codice identificativo univoco per la struttura versante del registro in cui la fattura è registrata	Stringa		SI

5.2.7 Tipologia documentaria: Fatture Elettroniche Attive (PA)

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.	Stringa	SI
10	Mittente	Indicazione del mittente della fattura (indicare il nome, cognome, codice fiscale, P.IVA) [NOTA. In caso di fatture attive basterà il destinatario]	Stringa	SI	SI
11	AnnoFiscale	Anno di competenza fiscale	yyyy	SI	SI

12	DataEmissione	Data di emissione della fattura (coincide con la data del documento)	dd/MM/yyyy	SI	SI
13	RegistroSezionale	Codice identificativo univoco per la struttura versante del registro in cui la fattura è registrata	Stringa	SI	SI
14	IdentificativoSDI	Numero attribuito dal Sistema di Interscambio al file ricevuto	Stringa	SI	SI
15	NumeroDocumento	Numero della fattura	Stringa	SI	SI
16	NomeFile	Nome attribuito al file secondo le regole riportate su Disciplinare Tecnico	Stringa	SI	SI
17	DataOraRicezione	Data e ora in cui il file è stato ricevuto dal Sistema di Interscambio	dd/MM/yyyy/ HH:MM	SI	SI
18	DataOraConsegna	Data e ora in cui il file è stato consegnato dal Sistema di Interscambio	dd/MM/yyyy HH:MM	SI	SI
19	IndiceFascicolo	Identificativo del fascicolo	Stringa	NO	NO
20	Identificazione del conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	NO

5.2.8 Tipologia documentaria: Fatture Elettroniche Passive (PA)

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico è. [NOTA. Anche se è un metadato obbligatorio, dato che si tratta di fatture passive , non deve essere inserito]	Stringa
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. la tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.	Stringa	SI
10	Mittente	Indicazione del mittente della fattura (indicare il nome, cognome, codice fiscale, X.XXX)	Xxxxxxx	SI	SI
11	Anno	Anno di registrazione	yyyy	SI	SI
12	DataEmissione	Data di emissione della fattura	dd/MM/yyyy	SI	SI
13	RegistroSezionale	Codice del registro/sezionale/bollato IVA di pertinenza	Stringa	SI	SI
14	AOO	Area Organizzativa Omogenea	Stringa	SI
15	UOR	Unità Operativa Responsabile	Stringa	NO
16	ResponsabileProcedimento	Nominativo del Responsabile del procedimento	Stringa	NO
17	NumeroRUF	Codice di registrazione della fattura nel Registro unico delle fatture	Stringa	SI
18	DataRegistrazioneRUF	Data di registrazione nel Registro unico delle fatture	dd/MM/yyyy	SI	SI
19	CIG	Codice identificativo di gara	Stringa	NO
20	CUP	Codice unico di Progetto in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria	Stringa	NO
21	Identificazione del conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	NO

5.2.9 Tipologia documentaria: Fatture Elettroniche Passive (Privati)

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico [NOTA. Anche se è un metadato obbligatorio, dato che si tratta di fatture passive , non deve essere inserito]	Stringa
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (esempio: tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.	Stringa	SI
10	Mittente	Indicazione del mittente della fattura (indicare il nome, cognome, codice fiscale, X.XXX)	Xxxxxxx	SI	SI
11	AnnoFiscale	Anno fiscale di registrazione nel registro IVA	yyyy	SI	SI
12	DataRegistrazioneIVA	Data di registrazione della fattura nel registro IVA	dd/MM/yyyy	SI	SI
13	DataEmissione	Data di emissione della fattura o del documento contabile equivalente (art. 42 DL 66/2014)	dd/MM/yyyy	SI
14	RegistroSezionale	Codice del registro/sezionale/bollato IVA di pertinenza	Stringa	SI
15	Identificazione del conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	NO

5.2.10 Tipologia documentaria: Libro Giornale (Privati)

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Responsabile del versamento - Generalità	Stringa	SI
10	Mittente	(nei casi in cui sia previsto)	Stringa	NO
11	Identificazione del conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	NO
12	AnnoFiscale	Anno di competenza fiscale	yyyy	SI	SI

13	Data Emissione	Data di inizio emissione del Libro Giornale	dd/MM/yyyy	NO	SI
14	Data termine Emissione	Data di fine emissione del Libro Giornale	dd/MM/yyyy	NO

5.2.11 Tipologia documentaria: Documento di Trasporto

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Responsabile del versamento - Generalità	Stringa	NO
10	Mittente	(Nei casi in cui sia previsto)	Stringa	NO
11	Identificazione del conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	NO
12	Vettore		Stringa	SI
13	AnnoFiscale	Anno di competenza fiscale	yyyy	SI	SI
14	Tipologia documentaria	Documento di trasporto,	Stringa	NO
15	Codice Fiscale	codice fiscale, P.IVA	Stringa	SI

5.2.12 Tipologia documentaria: Libro Magazzino (Privati)

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico [NOTA. Anche se è un metadato obbligatorio, dato che in questo caso non esiste, non deve essere inserito]
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Responsabile del versamento - Generalità	Stringa	NO
10	Mittente	(Nei casi in cui sia previsto)	Stringa	NO
11	Identificazione del conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	NO

12	AnnoFiscale	Anno fiscale di riferimento	yyyy	SI	SI
13	Mese	Mese di riferimento	Stringa	SI	SI
14	DataPrimaRegistrazione		dd/MM/yyyy	SI	SI
15	DataUltimaRegistrazione		dd/MM/yyyy	SI	SI
16	DataDiCarico		dd/MM/yyyy	SI	SI

5.2.13 Tipologia documentaria: Verbali Esame Universitario

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Area	Facoltà o Area (Codice o Nome)	Stringa	SI	SI
10	Cod_Corso	Codice del corso di studio	Stringa	NO
11	Cod_Ins	Codice Insegnamento	Stringa	NO
12	Cod_Esame	Identificativo del singolo esame	Stringa	NO
13	Cod_Appello	Identificativo del singolo appello	Stringa	NO

5.2.14 Tipologia documentaria: Contratti

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Data del Documento	Data del Documento	dd/MM/yyyy	SI	SI

10	Data_Contabile	Data contabile	dd/MM/yyyy	SI	SI
11	Cod_BU	Dipartimento, ente o settore	Stringa	SI	SI
12	Cod_Archivio	Rif. Archivio del Cliente	Stringa	NO
13	Tipo_Documento	Rif. Archivio del Cliente	Stringa	NO
14	Oggetto_Doc	secondo l'esigenza	Stringa	NO
15	Cod_Rapporto	Rif. Archivio del Cliente	Stringa	SI	SI
16	Cod_SottoRapp	secondo l'esigenza	Stringa	NO
17	Cod_Cliente	Rif. Archivio del Cliente	Stringa	NO
18	Cod_Promotore	Rif. Archivio del Cliente	Stringa	NO
19	Cod_Fornitore	Rif. Archivio del Cliente	Stringa	NO

5.2.15 Tipologia documentaria: Contabili di sportello

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Data_Contabile	Data contabile dell'operazione	dd/MM/yyyy	SI	SI
10	ABI_BANCA_OP	ABI banca da cui è stata fatta l'operazione	Stringa	SI
11	Cod_Operazione	Codice/Tipo Operazione	Stringa	SI	SI
12	Stato_Doc	Stato del documento	Stringa	NO
13	Cod_Rapporto	Rapporto sul quale è stata fatta l'operazione	Stringa	SI
14	Tipo_Rapporto	Tipo rapporto	Stringa	NO
15	CF_PIVA_CL	Codice fiscale di chi firma	Stringa	SI	SI
16	Cod_Filiale_Rapp	Filiale a cui appartiene il rapporto	Stringa	NO
17	NDG_Cliente	NDG del cliente	Stringa	NO
18	Postazione_Op	Applicazione/postazione operazione	Stringa	NO
19	Matricola_Op	Matricola operatore	Stringa	NO

5.2.16 Tipologia documentaria: Registro Giornaliero di Protocollo

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI

5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Cod_IPA	Identificativo dell'amministrazione	Stringa	SI	SI
10	Amministrazione	Denominazione amministrazione	Stringa	SI	SI
11	Cod_AOO	Area organizzativa omogenea	Stringa	SI	SI
12	Responsabile	Responsabile della gestione documentale o Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico - Nome, Cognome, Codice fiscale	Stringa	SI
13	Numero	Numero progressivo del registro	Numero intero	SI	SI
14	Anno	Anno del registro giornaliero di protocollo	Numero intero	SI	SI
15	Soggetto produttore2	Operatore che ha prodotto il Registro - Nome, Cognome, Codice fiscale	Stringa	NO	NO
16	Numero prima registrazione	Numero della prima registrazione effettuata sul registro	Numero intero	NO	NO
17	Numero ultima registrazione	Numero dell’ultima registrazione effettuata sul registro	Numero intero	NO	NO
18	Data prima registrazione	Data della prima registrazione effettuata sul registro	dd/MM/yyyy	NO	NO
19	Data ultima registrazione	Data dell’ultima registrazione effettuata sul registro	dd/MM/yyyy	NO	NO
20	Codice registro	Codice identificativo del registro	Stringa	NO	NO

Rif. Istruzioni per il registro giornaliero di protocollo di AgID - PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DEL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO - documento di marzo 2015

xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxx_xx_xxxxxxxxxx_x_xxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxx_xxxxxxxxxxx_

di_protocollo.pdf

5.2.17 Tipologia documentaria: Determina

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI

9	Produttore	Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.	Stringa	SI
10	Anno	Anno di repertorio	yyyy	SI
11	Numero	Numero intero (numero di registrazione nel repertorio)	Xxxxxxx	SI	SI
12	Data	Data della determinazione	dd/MM/yyyy	SI	SI
13	Autore	Autore del documento: nome e cognome del Dirigente o responsabile firmatario (nel caso di delega indicare il soggetto delegante per conto del quale il firmatario opera)	Stringa	SI	SI
14	CodiceUOR (unità operativa responsabile)	Nei casi in cui è previsto		NO
15	CodiceIdentificativoAOO	Nei casi in cui sia previsto		SI
16	Responsabile del procedimento	Responsabile del procedimento amministrativo		NO
17	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI
18	Identificazione del conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	NO
19	FirmatarioEnte	Nome del firmatario della determina per conto dell’ente	Stringa	NO
20	RuoloFirmatario	Ruolo o qualifica del firmatario della determinazione (può essere specificato eventuale funzione di delega)	Stringa	NO

5.2.18 Tipologia documentaria: PEC

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile. [NOTA. Anche se questo metadato è obbligatorio, poiché in questo caso coincide con la data del messaggio PEC, non deve essere valorizzato]
5	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
6	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
7	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento : campo oggetto del messaggio PEC	Stringa	SI	SI
8	Message_ID	Il codice identificativo univoco dei messaggi correlati generati (ricevute, errori, ecc.) (Message-ID cfr. 6.3 delle Regole Tecniche PEC - Allegato al DM 2 novembre 2005)	STRING	NO
9	Data	Data del messaggio PEC	dd/MM/yyyy	SI	SI
10	ConsegnatoA	Solo per ricevute di consegna ricevute : indica il destinatario a cui è stato consegnato il messaggio PEC spedito.	STRING	NO
11	mailbox	Casella di posta elettronica a cui è afferente il messaggio PEC (mittente per messaggi spediti o destinataria per messaggi ricevuti)	STRING	NO
12	Tipo_Messaggio	Tipologia del messaggio PEC (Busta di Trasporto, Ricevuta, Avviso)	STRING	NO
13	Mittente	Indirizzo email del mittente del messaggio PEC	STRING	NO	SI
14	RIFMSGID	Il codice identificativo univoco assegnato al messaggio originale (X- Riferimento-Message-ID cfr. 6.3 delle Regole Tecniche PEC - Allegato al DM 2 novembre 2005)	STRING	NO	SI

15 Destinatari Indirizzo email del/i destinatario/i del messaggio PEC STRING NO SI

5.2.19 Tipologia documentaria: Libri Contabili

Di seguito vengono descritte le tipologie documentarie dei Libri Contabili.

5.2.19.1

Tipologia documentaria: Libro Cespiti Privati

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico	Xxxxxxx	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Responsabile del versamento - Generalità	Stringa	SI
10	Mittente	(Nei casi in cui sia previsto)	Stringa	NO
11	Identificazione del soggetto conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	SI
12	AnnoFiscale	Anno di competenza fiscale	AAAA	SI	SI
13	Data Emissione	Data di inizio emissione del Libro cespiti. A titolo di esempio: 01/01/2012	dd/MM/yyyy	NO
14	Data termine Emissione	Data di fine emissione del Libro cespiti. A titolo di esempio: 31/12/2012	dd/MM/yyyy	NO
15	ProgressivoInizio	Numero prima pagina	Numero intero	NO
16	ProgressivoFine	Numero ultima pagina	Numero intero	NO

5.2.19.2

Tipologia documentaria: Libro Inventari (privati)

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico [NOTA. Anche se è un metadato obbligatorio, dato che in questo caso non esiste , non deve essere inserito]

7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Responsabile del versamento - Generalità	Stringa	SI
10	Mittente	(Nei casi in cui sia previsto) [NOTA. Poiché in questo caso il mittente coincide con il Soggetto Produttore questo metadato può non essere inserito]	Stringa	NO
11	Identificazione del soggetto conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	SI
12	AnnoFiscale	Anno di competenza fiscale	aaaa	SI
13	Data Emissione	Data di inizio emissione del Libro inventari. A titolo di esempio: 2012- 01-01	dd/MM/yyyy	NO
14	Data termine Emissione	Data di fine emissione del Libro inventari. A titolo di esempio: 2012-12- 31	dd/MM/yyyy	NO
15	ProgressivoInizio	Numero prima pagina	Numero intero	NO
16	ProgressivoFine	Numero ultima pagina	Numero intero	NO

NOTA. Nel caso questa DA debba essere utilizzata da una PA andranno considerati anche i metadati di profilo archivistico

5.2.19.3

Tipologia documentaria: Libro Mastro (privati)

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico	Xxxxxxx	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Responsabile del versamento - Generalità	Stringa	SI
10	Mittente	(Nei casi in cui sia previsto)	Stringa	NO
11	Identificazione del soggetto conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	SI
12	DataDocumento	Coincide con le data emissione	dd/MM/yyyy	SI
13	AnnoFiscale	Anno di competenza fiscale	aaaa	SI
14	Data Emissione	Data di inizio emissione del Libro Mastro. A titolo di esempio: 2012-01- 01	dd/MM/yyyy	NO
15	Data termine Emissione	Data di fine emissione del Libro Mastro. A titolo di esempio: 2012-12- 31	dd/MM/yyyy	NO
16	ProgressivoInizio	Numero della prima pagina	Numero intero	SI
17	ProgressivoFine	Numero dell’ultima pagina	Numero intero	SI

NOTA. Nel caso questa DA debba essere utilizzata da una PA andranno considerati anche i metadati di profilo archivistico

5.2.19.4

Tipologia documentaria: Registro IVA (privati)

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico (codice fiscale)	Stringa	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (Es. Tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Responsabile del versamento - Generalità	Stringa	SI
10	Mittente	(Nei casi in cui sia previsto)	Stringa	NO
11	Identificazione del soggetto conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	SI
12	Anno	Anno di competenza fiscale	AAAA	SI
13	Data	Data di emissione	dd/MM/yyyy	NO
14	Data termine Emissione	Data di fine emissione del Registro IVA A titolo di esempio: 2012-12-31	dd/MM/yyyy	NO
15	Numero prima registrazione		Stringa	NO
16	Numero ultima registrazione		Stringa	NO

NOTA. Nel caso questa DA debba essere utilizzata da una PA andranno considerati anche i metadati di profilo archivistico

5.2.19.5

Tipologia documentaria: Libro unico del Lavoro

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyy y	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico	Xxxxxxx	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. Tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	AnnoRetribuzione	Anno a cui si riferisce la retribuzione	Anno (AAAA)	SI	SI
10	MeseRetribuzione	Mese a cui si riferisce la retribuzione	Stringa	SI	SI

11	Produttore	Responsabile del versamento - Generalità	Stringa	SI
12	Mittente	Nome, Cognome, Codice Fiscale/P.IVA. Soggetto che ha l’autorità a inviare il documento (in questo caso la società che fa le buste paga).	Stringa	NO
13	Data di nascita	Data di nascita del dipendente	AAAA/MM/ GG	NO
14	Matricola	Matricola del dipendente	Stringa	NO	SI
15	Numero	Numero di registrazione del cedolino nel relativo registro	Numero	SI
16	CodiceIdentificativoRegistro	Denominazione o codice del registro in cui sono registrati i cedolini stipendiali	Stringa	SI
17	Identificazione del conservatore	Telecom Italia Trust Technologies	Stringa	SI

5.2.20 Tipologia documentaria: Ricevute F24 e F23 Privati

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico	Xxxxxxx	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Responsabile del versamento - Generalità	Stringa	SI
10	Mittente	Indicazione del mittente della fattura (indicare il nome, cognome, codice fiscale, P.IVA) (Nei casi in cui sia previsto)	Stringa	SI
11	AnnoFiscale	Anno di competenza fiscale	AAAA	SI
12	Data Emissione	Data di emissione della ricevuta	dd/MM/yyyy	SI
13	NumeroDocumento	Numero della ricevuta	Stringa	NO
14	NumeroModello	Numero identificativo progressivo del Modello F24 cui si rifà la ricevuta	Stringa	NO
15	AnnoDiCompetenza	Anno di competenza del Modello F24/F23 cui si rifà la ricevuta	Stringa	NO
16	MeseDiCompetenza	Mese di competenza del Modello F24/f23 cui si rifà la ricevuta	Stringa	NO
17	Conservatore	Il soggetto sul quale ricade la responsabilità della conservazione e valorizzazione dell'archivio del complesso archivistico descritto.	Stringa	NO

5.2.21 Tipologia documentaria: Ricevute F24 e F23 PA

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
Telecom Italia Trust Technologies S.r.l. – Documento pubblico – Tutti i diritti riservati				Pag. 37 di 47

5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico	Xxxxxxx	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. Tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.	Stringa	SI
10	Mittente	Indicazione del mittente della fattura (indicare il nome, cognome, codice fiscale, P.IVA) (Nei casi in cui sia previsto)	Stringa	NO
11	AnnoFiscale	Anno di competenza fiscale	AAAA	SI
12	Data Emissione	Data emissione della ricevuta	dd/MM/yyyy	NO
13	NumeroDocumento	Numero della ricevuta	Stringa	NO
14	NumeroModello	Numero identificativo progressivo del Modello F24 cui si rifà la ricevuta	Stringa	NO
15	AnnoDiCompetenza	Anno di competenza del Modello F24 cui si rifà la ricevuta	Stringa	NO
16	MeseDiCompetenza	Mese di competenza del Modello F24 cui si rifà la ricevuta	Stringa	NO
17	CodiceUOR (unità operativa responsabile)	Nei casi in cui è previsto	Stringa	NO
18	CodiceIdentificativoAOO	Nei casi in cui sia previsto	Stringa	SI
19	ResponsabileProcedimentoAmministrativo	Responsabile del procedimento amministrativo	Stringa	NO
20	Conservatore	Il soggetto sul quale ricade la responsabilità della conservazione e valorizzazione dell'archivio del complesso archivistico descritto.	Stringa	NO

5.2.22 Tipologia documentaria: Ordini Privati

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico	Xxxxxxx	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. Tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Responsabile del versamento - Generalità	Stringa	SI
10	Mittente	Indicazione del mittente della fattura (indicare il nome, cognome, codice fiscale, P.IVA) (Nei casi in cui sia previsto)	Stringa	SI
11	AnnoFiscale	Anno di competenza fiscale	AAAA	SI
12	DataEmissione	Data di emissione del documento	dd/MM/yyyy	SI
13	NumeroDocumento	Numero dell’ordine	Stringa

14 Conservatore Il soggetto sul quale ricade la responsabilità della conservazione e valorizzazione dell'archivio del complesso archivistico descritto. Stringa NO

5.2.23 Tipologia documentaria: Ordini PA

Di seguito vengono descritte le tipologie documentarie degli ordini per la Pubblica Amministrazione

5.2.23.1

Tipologia documentaria: Mandati di pagamento

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico	Xxxxxxx	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.	Stringa	SI
10	Mittente	Indicazione del mittente (indicare il nome, cognome, codice fiscale, X.XXX) (Nei casi in cui sia previsto)	Stringa
11	AnnoFiscale	Anno di competenza fiscale	AAAA	SI
12	Data	Data del mandato di pagamento	AA/MM/GG	SI
13	Repertorio	Indicare il registro di repertorio di riferimento	Stringa	SI
14	Autore	Autore del documento: nome e cognome del Dirigente o responsabile firmatario (nel caso di delega indicare il soggetto delegante per conto del quale il firmatario opera).	Stringa	NO
15	CodiceUOR (unità operativa responsabile)	Nei casi in cui è previsto	Stringa	NO
16	CodiceIdentificativoAOO	Nei casi in cui sia previsto	Stringa	SI
17	ResponsabileProcedimentoAmministrativo	Responsabile del procedimento amministrativo	Nome: alfanumerico 40 caratteri;	NO
18	Conservatore	Il soggetto sul quale ricade la responsabilità della conservazione e valorizzazione dell'archivio del complesso archivistico descritto.	Stringa	NO

5.2.23.2

Tipologia documentaria: Ordini di riscossione / Reversali di incasso

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI

2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico	Xxxxxxx	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. Tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
9	Produttore	Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.	Stringa	SI
10	Mittente	Indicazione del mittente della fattura (indicare il nome, cognome, codice fiscale, P.IVA) (Nei casi in cui sia previsto)	Stringa
11	AnnoFiscale	Anno di competenza fiscale	AAAA	SI
12	Data	Data del reversale	AA/MM/GG	SI
13	Repertorio	Indicare il registro di repertorio di riferimento	Stringa	SI
14	Autore	Autore del documento: nome e cognome del Dirigente o responsabile firmatario (nel caso di delega indicare il soggetto delegante per conto del quale il firmatario opera). Informazione obbligatoria nel caso sia disponibile.	Stringa	NO
15	CodiceUOR (unità operativa responsabile)	Nei casi in cui è previsto	Stringa	NO
16	CodiceIdentificativoAOO	Nei casi in cui sia previsto	Stringa	SI
17	ResponsabileProcedimentoAmministrativo	Responsabile del procedimento amministrativo	Nome: alfanumerico 40 caratteri;	NO
18	Conservatore	Il soggetto sul quale ricade la responsabilità della conservazione e valorizzazione dell'archivio del complesso archivistico descritto.	Stringa	NO

5.2.23.3

Tipologia documentaria: Ordine diretto d’acquisto PA tramite MEPA

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Nome_Documento	Nome del Documento conservato nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Versione	Versione del Documento	Numero intero	SI
6	Destinatario	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico	Xxxxxxx	SI	SI
7	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI	SI
8	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es.Tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI

9	Produttore	Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.	Stringa	SI
10	Mittente	Indicazione del mittente della fattura (indicare il nome, cognome, codice fiscale, P.IVA) (Nei casi in cui sia previsto)	Stringa
11	AnnoFiscale	Anno di competenza fiscale	AAAA	SI
12	Data	Data creazione ordine	AA/MM/GG	SI
13	CodiceUOR (unità operativa responsabile)	Nei casi in cui è previsto	Stringa	NO
14	CodiceIdentificativoAOO	Nei casi in cui sia previsto	Stringa	SI
15	CIG	Codice identificativo di gara	Stringa
16	CUP	Codice unico di Progetto	Stringa
17	ResponsabileProcedimentoAmministrativo	Responsabile del procedimento amministrativo	Stringa	NO
18	Conservatore	Il soggetto sul quale ricade la responsabilità della conservazione e valorizzazione dell'archivio del complesso archivistico descritto.	Stringa	NO

5.2.24 Tipologia documentaria: Cedolini

N°	Metadato	Descrizione	Formato	Obb	Ric
1	Hash	Impronta del documento	Hash	SI
2	Contesto	Piano di Classificazione (Nei casi in cui è previsto. Indicare il titolo e classe, e il numero di fascicolo cui appartiene l’unità documentaria. È possibile valorizzare solo la Classifica e non i campi descrittivi del Fascicolo nel caso l’Unità documentaria sia stata solo classificata e non fascicolata. (Si ricorda che la classificazione è un’operazione necessaria richiesta dalla norma DPR 445/2000 ).	Stringa	NO	NO
3	UID_Documento	ID del Documento nel sistema del SP	Stringa	SI	SI
4	Data di chiusura	Data di chiusura di un documento, indica il momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile.	dd/MM/yyyy	SI	SI
5	Xxxxxxxx produttore	Il soggetto che ha l'autorità e la competenza a produrre il documento informatico	Stringa	SI
6	DataDocumento	Data di inserimento	dd/MM/yyyy	SI	SI
7	Oggetto	Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento (es. Tipologia documentaria)	Stringa	SI	SI
8	Mese	Mese di riferimento a seconda del Tipo Doc.	Numero intero	NO	SI
9	Anno	Anno di riferimento a seconda del Tipo Doc.	yyyy	SI	SI
10	Matricola	Numero di matricola del cedolino	Numero intero	SI	SI
11	Xxxxx	(secondo l’esigenza: Assegni di ricerca, Xxxxxxxx di assegno di ricerca, Docenti a contratto, Collaboratori, Compensi imponibili ruoli esenti NO DETR, Professori a contratto, Dirigenti a tempo indet., Dirigenti a contratto, Xxxxx, Lettore di madre lingua t.indet., Non docenti comandati in ingresso, PTA T.I. ex- INPDAP, Addetti ufficio stampa INPGI t. ind., Non docenti a tempo det. Ex-INPDAP, Personale T.A. CPDEL ENPAS, Non docenti a tempo det. INPS, Personale non docente CPDEL, Professori Associati, Professore Xxxxxxx. a tempo determinato, Professori Xxxxxxxx, Professionisti, Personale no adempimenti, Ricercatori Legge 240/10 - t.det., Ricercatori a tempo det., Ricercatori Universitari t.i., Supplenti Docenti (soggetti a contrib.).)	Stringa	SI	SI
12	Nome Cognome	Generalità del dipendente	Stringa	SI	SI
13	Cod. Fiscale Dipendente	Codice fiscale del dipendente	Stringa	SI	SI

14	Tipo Documento	Retribuzione e compensi	Stringa	SI	SI
15	Cod. Archivio	Rif. Archivio del Cliente	Stringa	NO	SI
16	DataInvioConservazione	Data invio al sistema di conservazione	dd/MM/yyyy	SI	SI

5.2.25 Tipo documento: DA Custom

O gni offerta standard include la scelta di una tipologia documentaria tra quelle sopra riportate.

Ogni Cliente è libero di chiedere l’integrazione di tale offerta con l’opzione di disporre di più DA o richiedendo la creazione di una DA Custom personalizzata. In questo caso tutta l’offerta è considerata custom e richiederà quindi la richiesta di fattibilità al gruppo competente ed almeno un incontro tecnico per la definizione dei dettagli richiesti.

6 Definizione degli oggetti “conservabili”

Ai fini della conservazione sono stati identificati formati che possano garantire la leggibilità e la reperibilità del documento informatico nel suo ciclo di vita.

La scelta tra i formati è stata effettuata seguendo le disposizioni della normativa relativa al DPCM 3 dicembre 2013 sulle regole tecniche in materia di sistema di conservazione, pubblicato in GU n.59 del 12-3-2014 - Suppl. Ordinario

n. 20, con riferimento particolare all'allegato sui formati.

Le caratteristiche che sono state considerate nella scelta sono:

1. Apertura

o Conforme a specifiche pubbliche, cioè disponibili a chiunque abbia interesse ad utilizzare quel formato.

o Gli organismi di standardizzazione internazionali considerati dalla normativa sono ISO e ETSI.

2. Sicurezza

o La capacità di essere immune dall’inserimento di codice maligno.

3. Portabilità

o La facilità con cui i formati possano essere usati su piattaforme diverse, sia dal punto di vista dell’hardware che del software

 per esportare i propri dati presso un altro outsourcer qualora, alla fine del contratto, non intenda rinnovarlo.

 per poter importare i dati di un nuovo cliente provenienti da un altro outsourcer che utilizzi gli standard descritti dalla normativa

4. Funzionalità

o La possibilità da parte di un formato di essere gestito da prodotti informatici, che prevedono una varietà di funzioni per la formazione e gestione del documento informatico.

5. Supporto allo sviluppo

o Mettono a disposizione le risorse necessarie alla manutenzione e sviluppo del formato e i prodotti informatici che lo gestiscono

o Formati di software house che permettano contratti di manutenzione e di seguire le varie versioni nel tempo.

6. Diffusione

o È l’estensione dell’impiego di uno specifico formato per la formazione e la gestione dei documenti informatici affinché sia più probabile che esso venga supportato nel tempo

6.1 I formati dei documenti sottoposti a conservazione

Al fine di garantire nel tempo la leggibilità dei documenti conservati è indispensabile che ad ognuno di essi siano associate le informazioni di rappresentazione corrette. Nella soluzione adottata da Trust Technologies, oltre a indicare il mime-type corrispondente all’oggetto conservato, il Soggetto Produttore deve fornire un viewer che lo supporti.

Il viewer sarà conservato al pari degli altri documenti inviati dal SP e verrà inserito nei pacchetti di distribuzione, eventualmente richiesti, al fine di fornire al cliente tutti gli strumenti necessari in sede di esibizione del dato conservato. Nella scheda di configurazione del servizio è richiesto, quindi, di indicare i formati dei documenti che si intendono conservare e il viewer che dovrà essergli associato.

Per venire incontro alle esigenze dei sui clienti, indicando uno o più formati di quelli riportati nella tabella seguente e selezionando la casella “default” nella sezione viewer, il Soggetto Produttore incarica e delega Trust Technologies di scaricare e conservare per suo nome e conto i viewer corrispondenti, come indicato nella tabella riportata qui sotto.

Tipo di Documento	Estensione	MIME-TYPE
Text	.txt	text/plain
XML	.xml	application/xml; text/xml
Portable Document Format	.pdf	application/pdf
E-Mail Message or PEC	.eml	message/rfc822
TIFF	.tif , .tiff	image/tiff
JPG	.jpg, .jpeg	image/jpeg
X0X	.x0x	x0x

Nel caso in cui il Soggetto Produttore non fornisca il viewer indicato o invii in conservazione formati (mime-type) non supportati, l’elaborazione incorrerà in un errore di validazione e l’intero lotto sarà rimosso automaticamente. Contestualmente saranno allertati i tecnici di TI-TT che provvederanno a contattare il riferimento tecnico del Cliente per decidere sul da farsi.

Il cliente potrà:

 inviare il viewer corretto e poi risottomettere le elaborazioni precedentemente andate in errore

 fornire una liberatoria che sarà conservata al posto delle informazioni di rappresentazione e che sarà poi allegata ai DIP corrispondenti.

7 Modalità di attivazione di un nuovo cliente

7.1 Il processo di provisioning

L’attivazione di un nuovo cliente sulla piattaforma di Conservazione a norma di T.I.T.T. è composto da alcune fasi. Al cliente spettano le seguenti attività:

• Modalità Manuale

• A2A

• SFTP

• Custom

Scheda di

Attivazione (ordine)

Scelta della

modalità di utilizzo

• Anagrafica

• Scelta delle tipologie documentali

(set. DA)

• Stima dei volumi attesi

• Ruoli e utenti

• Definizione DA

• tipologia

• myme-type associati

•classificazione

•modalità di versamento

•controlli e verifiche

Scheda di

Configurazione (SdC)

Fig.8

La scelta della tipologia con la quale inviare i documenti si effettua al momento della sottoscrizione del contratto. E’ possibile scegliere una modalità di invio dei documenti. Per la modalità A2A è necessario che il cliente crei presso la propria sede di invio, una interfaccia di colloquio con i web services che T.I.T.T. mette a disposizione per la modalità A2A. Un documento aggiuntivo di specifiche tecniche guiderà il cliente (o una ditta specializzata alla quale il cliente vorrà affidarsi) nella costruzione dell’interfaccia. Ogni modalità scelta è soggetta ad una sessione di test di invio coordinata da T.I.T.T.

La scelta della tipologia documentale dipende dal tipo di documenti che il cliente intende conservare. La piattaforma di Conservazione a norma di T.I.T.T. possiede una lista di tipologie (es. fatture, registri IVA, distinte bancarie, verbali di esami, ecc..) con i relativi campi (metadati) per la ricerca dei documenti conservati. Queste tipologie sono descritte nel presente documento, al capitolo “Campi Specifici”.

A seconda delle proprie esigenze, il cliente sceglierà la Descrizione Archivistica (DA) con i relativi metadati che ritiene più utile. Una volta scelta la DA con i metadati, essa non potrà essere modificata né scambiata con altra se vi è stata anche una sola conservazione. Occorrerà richiedere una nuova DA per una nuova tipologia documentale (da richiedere alla parte commerciale e non tecnica, poiché il contratto standard prevede una sola DA).

La Scheda Di Attivazione è lo strumento che darà il via alle operazioni di configurazione del nuovo cliente nel sistema di Conservazione a norma. Nella sua compilazione ci sono campi obbligatori e altri facoltativi. In ogni caso, per agevolare il cliente nella raccolta dei dati, la scheda è corredata da un manuale di istruzioni per la compilazione.

La Scheda di Attivazione, debitamente compilata, deve essere inviata al provisioning di T.I.T.T. tramite posta (cartaceo firmato) e anticipata via fax ai recapiti che verranno forniti dalla parte commerciale. Il provisioning risponderà contattando il referente tecnico indicato nella scheda di attivazione e fornendo il giusto supporto alla compilazione della scheda di configurazione del sevizio.

8 Movimentazioni massive di dati conservati

Sono di seguito presentate le situazioni e le soluzioni previste per i flussi di migrazione dei dati conservati da un soggetto conservatore ad un altro.

Si ricorda che, in accordo con lo standard OAIS, tutti i conservatori aderenti sono tenuti all’interoperabilità dei sistemi, che si concretizza con l’adozione e la produzione di pacchetti di distribuzione in formato standard, importabili su qualunque sistema di conservazione a norma.

In caso di movimentazione di dati da un soggetto conservatore ad un altro o da un conservatore ad un utente autorizzato, è sempre obbligatorio l’uso di canali sicuri e criptati.

• Per i download dei DIP eseguiti da web, il requisito è evaso utilizzando gli appositi servizi https esposti.

• Per gli upload, anche massivi, eseguiti con chiamate SOAP (A2A) è sempre utilizzato il protocollo sicuro https.

• Per il riversamento dei DIP su supporti ottici, fisici o altro hardware (e.g. flash-memory), allo scopo di trasportare i dati da un conservatore ad un altro o in generale per il mantenimento dei dati conservati all’esterno dei CED del conservatore accreditato, è necessario utilizzare supporti criptati.

8.1 Accettazione dati conservati da altri outsourcer

T.I.T.T. è in grado di importare dati di altri outsourcer qualora dette informazioni, precedentemente soggette a conservazione a norma, rispettino alcune caratteristiche. La verifica di dette caratteristiche è preventiva rispetto all’accettazione dei dati conservati da migrare.

I contratti avranno pertanto una componente di valutazione preventiva della fattispecie.

8.1.1 Per i dati conservati dopo il 13 aprile 2014

Per i dati provenienti dai nuovi outsourcer (che rientrano nel comma 1 dell’Art.14 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013), si richiede il rispetto della normativa citata, pertanto:

- i file conservati dovranno essere esclusivamente di estensione prevista nell’allegato n.2 “Formati”

- devono essere forniti i metadati che accompagnano i pacchetti di conservazione, con struttura rispondente alle specifiche tecniche degli allegati al D.P.C.M. del 3 dicembre 2013;

- In merito ai documenti fiscali informatici si richiama anche l’art. 3 DM 17 giugno 2014.

- devono essere forniti i software licenziati dal cliente con i quali è possibile visualizzare tutti i formati dei file conservati;

- il file delle evidenze XML deve rispettare le specifiche tecniche del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013;

- tutte le firme e le marche temporali devono essere a norma;

- devono essere forniti dei pacchetti conservati per effettuare dei test di verifica.

8.1.2 Per i dati conservati prima del 13 aprile 2014

Per i dati provenienti da outsourcer con sistemi già esistenti (che rientrano nel comma 2 dell’Art.14 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 Dicembre 2013), si richiede il rispetto della deliberazione CNIPA n. 11/2004, pertanto:

- i file conservati dovranno escludere la possibilità di contenere macro istruzioni (vedi i file .doc e .xls);

- devono essere forniti i software licenziati dal cliente con i quali è possibile visualizzare tutti i formati dei file conservati;

- devono essere forniti dei pacchetti conservati per effettuare dei test di verifica.

8.2 Esportazione dati per fine contratto (non rinnovato)

Di seguito viene tracciato l’iter procedurale del de-provisioning, cioè della sequenza temporale relativa alle azioni da effettuare al termine naturale dei contratti con i clienti, qualora tali contratti non vengano rinnovati.

8.2.1 Modalità di restituzione

Il produttore aveva già nominato gli utenti abilitati all’accesso della piattaforma web, all’atto della sottoscrizione del contratto.

Tali utenti sono invitati tramite 3 avvisi via mai a collegarsi alla piattaforma web per generare e scaricare i DIP contenenti tutti i documenti conservati.

L’ex cliente è tenuto a verificare la coerenza dei dati consegnati entro i tempi prestabiliti. T.I.T.T. fornirà supporto telefonico in orario di ufficio, per eventuali problemi. Gli utenti avranno a disposizione un manuale, scaricabile direttamente dal portale web, che descrive tutte le attività da espletare per queste operazioni.

In alternativa, per volumi di grandi dimensioni, TI.T.T. restituirà le conservazioni all’ex-cliente o ai delegati autorizzati con apposita lettera firmata, previa consultazione con il Responsabile dei Dati del Soggetto Produttore, su appositi supporti.

Infine, verrà disattivato l’account relativo al portale web e i dati verranno cancellati.

8.2.2 Flusso di deprovisioning

La procedura di Deprovisioning è articolata in 2 fasi, come descritto dalla seguente figura:

Fig.9

8.2.3 Modalità di restituzione di casi particolari

In caso di clienti con mole di dati conservati che non consentono il download da web, si concorda con il Soggetto Produttore un supporto digitale adeguato con il quale quest’ultimo potrà accogliere i dati.

In questi casi, il Soggetto Produttore si procurerà il supporto digitale concordato e si recherà presso il bunker della Certification Authority di Telecom Italia Trust Technologies s.r.l., Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xx. 00,000, 00000, Xxxxxxx (Xxxx), e presiederà alle operazioni di copia dei dati conservati, firmando apposita l’lettera di consegna.