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ALLEGATO 1
CAPITOLATO SPECIALE PER L’AFFIDAMENTO DEL “Servizio di esternalizzazione della funzione aziendale di Revisione Interna (Internal Audit) per il triennio 1°/7/2022 – 30/06/2025 e assistenza al Responsabile Prevenzione Corruzione e Trasparenza nel monitoraggio del piano triennale di prevenzione corruzione e trasparenza della SFIRS SPA”
– CIG: 91687915B0 –
1. OGGETTO DEL SERVIZIO
L’appalto ha per oggetto l'affidamento dei servizi di “Servizio di esternalizzazione della funzione aziendale di Revisione Interna (Internal Audit) della SFIRS SPA” per il triennio 1°/7/2022 – 30/06/2025 (secondo quanto previsto dalla Circolare n. 288 del 3 aprile 2015 di Banca d’Italia Disposizioni di Vigilanza per gli Intermediari Finanziari, Titolo III, Capitolo 1, Sezione III) e assistenza al Responsabile Prevenzione Corruzione e Trasparenza nel monitoraggio del piano triennale di prevenzione corruzione e trasparenza della SFIRS SPA.
2. DETTAGLIO DELLE PRESTAZIONI OGGETTO DELL’AFFIDAMENTO
2.1. Le attività di revisione interna (Internal Audit), secondo quanto previsto dalla Circolare n. 288 del 3 aprile 2015 di Banca d’Italia Disposizioni di Vigilanza per gli Intermediari Finanziari, Titolo III, Capitolo 1, Sezione III, comprendono:
L’internal audit, in base a un piano di audit approvato dall’organo con funzione di supervisione strategica, valuta:
a. la completezza, l’adeguatezza, la funzionalità (in termini di efficacia ed efficienza) e l’affidabilità del sistema dei controlli interni e, in generale, della struttura organizzativa;
b. l’adeguatezza, l’affidabilità complessiva e la sicurezza del sistema informativo (ICT audit);
c. l’adeguatezza del piano aziendale di continuità operativa o del piano di disaster recovery.
La revisione interna verifica, inoltre, i seguenti profili:
a. la regolarità delle diverse attività aziendali, incluse quelle esternalizzate, e dell’evoluzione dei rischi;
b. la correttezza dell’operatività della rete distributiva;
c. il monitoraggio della conformità alle norme dell’attività di tutti i livelli aziendali;
d. il rispetto dei limiti previsti dai meccanismi di delega nonché del pieno e corretto utilizzo delle informazioni disponibili nelle diverse attività;
e. la rimozione delle anomalie riscontrate nell’operatività e nel funzionamento dei controlli (attività di “follow-up”).
A tali fini, la revisione interna conduce controlli periodici, anche attraverso accertamenti di natura ispettiva, sulla base del piano di audit. La frequenza delle ispezioni è coerente con l’attività svolta, secondo una logica risk-based. Tuttavia, sono condotti anche accertamenti casuali e non preannunciati. Sono altresì condotti accertamenti con riguardo a specifiche irregolarità.
Sulla base dei risultati delle verifiche effettuate in base al piano di audit, formula raccomandazioni agli organi aziendali e ne verifica l’osservanza.
Le attività saranno organizzate in coerenza con gli Standard Internazionali del International Professional Practices Framework (IPPF) dell’Institute of Internal Auditors in ciascuna delle tre annualità incluse nel triennio dal 1°/7/2022 – 30/06/2025, nel rispetto comunque di quanto previsto dalla Circolare n. 288 del 3 aprile 2015 di Banca d’Italia Disposizioni di Vigilanza per gli Intermediari Finanziari e, in particolare:
• Il responsabile internal auditing deve predisporre un piano delle attività, basato sulla valutazione dei rischi, al fine di determinarne le priorità in linea con gli obiettivi dell’organizzazione (Standard Internazionali 2010 – Piano delle attività di internal Audit):
• Per ciascun incarico gli internal auditor devono predisporre e documentare un piano che comprenda gli obiettivi dell’incarico, l’ambito di copertura, la tempistica e l’assegnazione delle risorse (Standard Internazionali 2200 – Pianificazione dell’incarico);
• Gli internal auditor devono sviluppare e documentare programmi di lavoro che permettano di conseguire gli obiettivi dell’incarico (Standard Internazionali 2240 – Programma di lavoro);
• Gli internal auditor devono raccogliere, analizzare, valutare e documentare informazioni sufficienti al raggiungimento degli obiettivi dell’incarico (Standard Internazionali 2300 – Svolgimento dell’incarico);
• Gli internal auditor devono comunicare i risultati degli incarichi (Standard Internazionali 2400 – Comunicazione dei risultati);
• Il responsabile internal auditing deve stabilire e mantenere un sistema di monitoraggio delle azioni intraprese a seguito dei risultati segnalati al management (Standard Internazionali 2500 – Monitoraggio delle azioni correttive);
• Il responsabile internal auditing deve periodicamente informare il senior management e il board in merito a finalità, poteri e responsabilità dell’attività d’internal audit nonché comunicare lo stato di avanzamento del piano. Tale comunicazione deve comprendere inoltre i rischi significativi, inclusi quelli di frode, i problemi di controllo, i problemi di governance e ogni altra informazione necessaria o richiesta dal senior management e dal board (Standard Internazionali 2060 – Informazione Periodica al Senior Management e al Board).
Si ricorda, altresì, che in accordo a quanto previsto dalla Circolare n. 288 del 3 aprile 2015 di Banca d’Italia Disposizioni di Vigilanza per gli Intermediari Finanziari:
Le funzioni di conformità alle norme, controllo dei rischi e revisione interna presentano – ciascuna in base alle proprie competenze – agli organi aziendali, almeno una volta all’anno, un programma di attività e, al termine del ciclo gestionale, una relazione sull’attività svolta. Esse forniscono agli stessi organi consulenza per i profili che attengono ai compiti di controllo svolti
Per lo svolgimento delle attività dovrà essere previsto un Team di Lavoro dedicato, composto dalle seguenti risorse professionali, considerate essenziali:
Numero | Ruolo | Caratteristiche minime |
1 | Responsabile della funzione di Revisione Interna (Internal Audit) | Esperienza di almeno 10 anni in Internal Audit o consulenza in materia di controllo interno. Esperienza specifica in incarichi di esternalizzazione della funzione di Revisione Interna (Internal Audit) per Intermediari Vigilati (ai sensi del previgente art. 107 T.U.B) iscritti all’Albo Unico ex art. 106 T.U.B, di cui almeno 3 anni nel ruolo di Responsabile della funzione di Revisione Interna (Internal Audit) e almeno 5 anni nel ruolo di Responsabile operativo dell’Incarico – Manager |
1 | Responsabile operativo dell’Incarico – Manager | Esperienza di almeno 5 anni svolta presso Intermediari Vigilati (ai sensi del previgente art. 107 T.U.B) iscritti all’Albo Unico ex art. 106 T.U.B, preferibilmente in funzioni di controllo. |
2.2. L’ attività di assistenza al Responsabile Prevenzione Corruzione e Trasparenza nel monitoraggio del piano triennale di prevenzione corruzione e trasparenza comprende l’assistenza operativa finalizzata all’affiancamento del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza amministrativa nell’esecuzione di due incarichi, articolati su base semestrale in conformità a quanto previsto dal Piano triennale per la prevenzione della corruzione e trasparenza (P.T.P.C.T.) della Società [il Piano], finalizzati alla conduzione di attività di verifica e di monitoraggio.
Tra le attività di monitoraggio previste nel Piano, vi sono – a titolo esemplificativo e non esaustivo le seguenti:
- la verifica dell’attuazione delle misure definite nel Piano;
- l’esame delle informazioni sulle modalità di svolgimento dei processi a rischio;
- l’analisi e la successiva verifica di segnalazioni relative alla commissione di reati di corruzione pervenute tramite il meccanismo del whistleblowing o attraverso fonti esterne;
- la verifica dell’adeguatezza delle misure previste dal Piano sulla base di eventuali segnalazioni pervenute al RPCT da parte di soggetti esterni o interni o attraverso gli esiti dell’attività di monitoraggio.
Le attività di assistenza sono specificamente relative alla verifica dell’attuazione delle misure definite nel Piano.
Al fine di eseguire quanto sopra dovranno essere utilizzate le seguenti procedure di verifica: Intervista: Intervista con i Responsabili delle attività di controllo al fine di confermare le modalità operative di svolgimento delle attività di controllo indicate nel Piano.
Esame documentale: In base agli esiti emersi in sede di intervista verrà verificata, per ogni elemento del campione selezionato, l’efficacia delle attività di controllo individuate, nel periodo oggetto di verifica, dal 1°/7/2022 al 30/06/2025.
In particolare, i campioni di riferimento su cui verranno svolte le attività di verifica, sopra riportate, sono definiti in base alla frequenza delle attività di controllo, e in particolare:
- almeno 1 elemento per quelli con frequenza annuale/semestrale;
- almeno 3 elementi per quelli con frequenza trimestrale;
- almeno 10 elementi per quelli con frequenza settimanale;
- almeno 15 e massimo 25 elementi per quelli con frequenza giornaliera.
Si ricorda che devono essere allegati i curricula vitae del Responsabile della funzione di Revisione Interna (Internal Audit) e del Responsabile operativo dell’Incarico, nonché, del Project Manager e del Responsabile operativo dell’Incarico di assistenza al RPCT; durante l’esecuzione del servizio, non è ammessa la sostituzione di tali persone, a meno di documentate cause di forza maggiore e previa autorizzazione della stazione appaltante. In tal caso, la persona incaricata dall’appaltatore in sostituzione dovrà avere capacità ed esperienza – documentate nel curriculum vitae – almeno equivalenti a quella sostituita e la sua sostituzione dovrà comunque essere preventivamente autorizzata dalla stazione appaltante.
Per lo svolgimento delle attività dovrà essere previsto un numero minimo di giorni uomo, che non può essere complessivamente inferiore a 65 giorni uomo per ciascuna annualità e a 195 giorni uomo in totale per il triennio.
3. DURATA E DECORRENZA DELL’AFFIDAMENTO
L’affidamento ha decorrenza dal 1°/7/2022 o comunque dalla nomina del Responsabile della funzione di Revisione Interna (Internal Audit) da parte del Consiglio di Amministrazione e avrà durata triennale e pertanto fino al 30/06/2025; in ogni caso deve essere assicurata la presentazione al Consiglio di Amministrazione della Relazione periodica della terza annualità.
4. CORRISPETTIVO
Il corrispettivo per le prestazioni professionali richieste, comprendente ogni onere necessario all’ottimale esecuzione delle stesse, è quello offerto in sede di gara.
L’importo complessivo massimo posto a base della selezione, XXX xxxxxxx, soggetto a ribasso ammonta a € 95.000,00= (novantacinquemila/00), comprensivo di ogni altra spesa, anche di trasferta; non sono previsti oneri per la sicurezza.
5. FATTURAZIONE E PAGAMENTI DELLE FATTURE
Per le prestazioni professionali richieste, l’affidatario emetterà regolare fattura trimestrale anticipata; il pagamento delle fatture avverrà a 30 giorni fine mese data fattura.
6. OBBLIGHI DELL’AFFIDATARIO
L’affidatario è obbligato, per tutta la durata dell’affidamento, a rispettare i limiti e le condizioni richieste dalla Circolare n. 288 del 3 aprile 2015 di Banca d’Italia Disposizioni di Vigilanza per gli Intermediari Finanziari, Titolo III, Capitolo 1, Sezione V in materia di esternalizzazione e, in particolare, in materia di esternalizzazione delle attività proprie delle funzioni aziendali di controllo.
L’affidatario si obbliga inoltre:
• ad ottemperare a tutti gli obblighi verso i propri dipendenti derivanti da disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di lavoro, ivi comprese quelli in tema di igiene e sicurezza, previdenza e disciplina infortunistica, assumendo a proprio carico tutti gli oneri relativi,
• ad applicare, nei confronti dei propri dipendenti occupati nelle attività contrattuali, le condizioni normative e retributive non inferiori a quelle risultanti dai contratti collettivi di lavoro applicabili alla data di stipula del contratto alla categoria e nella località di svolgimento delle attività, nonché le condizioni risultanti da successive modificazioni e integrazioni,
• fatto salvo il trattamento di miglior favore per il dipendente, a continuare ad applicare i sopraindicati contratti collettivi anche dopo la loro scadenza e fino alla loro sostituzione. Gli obblighi relativi ai contratti collettivi nazionali di lavoro vincolano l’affidatario anche nel caso in cui quest’ultimo non aderisca alle associazioni stipulanti o receda da esse per tutto il periodo di validità del contratto.
Ogni responsabilità inerente allo svolgimento del servizio fa interamente carico all’affidatario, il quale deve provvedere all’esecuzione delle prestazioni oggetto del presente Capitolato con propri mezzi, propria organizzazione e rischio d’impresa a proprio carico, con accollo degli oneri relativi al reperimento ed all’utilizzo del personale, dei mezzi, e della documentazione necessaria.
7. CESSIONE E SUBAPPALTO DEL CONTRATTO
A pena di nullità non è ammessa, in tutto o in parte, la cessione del contratto. In caso di inosservanza da parte dell’affidatario di tali divieti, la stazione appaltante, fermo restando il diritto al risarcimento del danno, ha facoltà di dichiarare risolto il contratto.
Non è prevista la possibilità di subappaltare i servizi.
8. CAUZIONE DEFINITIVA
Prima della stipula del contratto, l’affidatario deve presentare una cauzione definitiva a garanzia del corretto adempimento degli obblighi contrattuali e della regolare esecuzione del servizio. La cauzione deve possedere tutti i requisiti previsti dall’art. 103 del Codice dei contratti. L’importo della cauzione è calcolato ai sensi del predetto art. 103 del Codice dei contratti.
9. MONITORAGGIO DELLE PRESTAZIONI ESEGUITE
La Circolare n. 288 del 3 aprile 2015 di Banca d’Italia Disposizioni di Vigilanza per gli Intermediari Finanziari, Titolo III, Capitolo 1, Sezione V richiede il monitoraggio continuo dell’attività svolta dal fornitore di servizi. Pertanto, devono essere stabiliti, in sede di offerta tecnica o comunque in sede contrattuale, i livelli di servizio attesi, espressi in termini oggettivi e misurabili, nonché le informazioni necessarie per la verifica del loro rispetto.
10. RISOLUZIONE DEL CONTRATTO
Ai sensi degli artt. 1453 e 1456 del Codice civile in tema di inadempimento delle obbligazioni contrattuali, determinano la risoluzione espressa del contratto, anche in assenza di produzione di danno, le circostanze di seguito elencate:
a) frode nell’esecuzione del servizio;
b) fallimento, o apertura di una qualsiasi procedura di liquidazione comunque denominata;
c) cessione, in tutto o in parte, del contratto in violazione delle disposizioni del presente Capitolato;
d) violazione della vigente normativa antimafia;
e) qualora l'affidatario non risulti più possedere i requisiti richiesti ai fini della partecipazione alla selezione e/o esecuzione delle prestazioni, con particolare riferimento a quanto previsto dalla Circolare n. 288 del 3 aprile 2015 di Banca d’Italia Disposizioni di Vigilanza per gli Intermediari Finanziari, Titolo III, Capitolo 1, Sezione V;
f) inadempienza accertata alle disposizioni normative in materia di rapporto di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale;
g) grave negligenza nei livelli di servizio eseguiti rispetto ai livelli di servizio attesi.
11. RECESSO UNILATERALE
Data la particolare natura del servizio oggetto dell’affidamento, la stazione appaltante si riserva la facoltà di recedere unilateralmente dal contratto al termine di ciascuna annualità ai sensi dell’art. 1373 del Codice civile da effettuarsi con raccomandata A/R. o PEC, nel caso di negligenza nei livelli di servizio eseguiti rispetto ai livello di servizio attesi; in tal caso la stazione appaltante comunicherà formalmente all’affidatario l’esercizio del diritto di recesso con un preavviso minimo di 90 (novanta) giorni naturali e consecutivi.
L’affidatario è tenuto all’accettazione del recesso unilaterale dal contratto al termine dell’annualità in cui viene comunicato.
12. FORO COMPETENTE
Ogni e qualsiasi controversia che dovesse insorgere tra l’affidatario e la stazione appaltante in relazione alle prestazioni oggetto del presente Capitolato speciale sarà devoluta all’Autorità giudiziaria Ordinaria del Foro di Cagliari, rimanendo altresì esclusa la competenza arbitrale.
13. TRACCIABILITÀ DEI FLUSSI FINANZIARI
L’affidatario assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari ai sensi dell’art. 3 della legge 13 agosto 2010, n.136, e ss.mm.ii.
Ove le transazioni relative al servizio aggiudicato con la presente gara avvengano senza avvalersi di banche o della Società Poste Italiane S.p.a oppure, comunque, in violazione degli obblighi di tracciabilità ai sensi dell’art. 3 L. 136/2010, il contratto si risolve immediatamente di diritto ex art. 1456 c.c., fatto salvo il recupero del maggior danno.
14. TRATTAMENTO DATI PERSONALI
Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE n. 679 del 2016, il trattamento dei dati personali conferiti nell’ambito della procedura di acquisizione di servizi, o comunque raccolti dalla stazione appaltante a tale scopo, è finalizzato unicamente all’espletamento della presente procedura, nonché delle attività ad essa correlate e conseguenti.
15. INSUSSISTENZA DI RISCHI INTERFERENTI
In fase di analisi preventiva dei rischi relativi alla selezione in oggetto, l’importo degli oneri per la sicurezza è stato valutato pari a zero in quanto non sono rilevabili rischi da interferenze, ex. D. Lgs. 81/2008 e ss.mm.ii., fra le attività istituzionali della stazione appaltante e le attività oggetto del presente Capitolato per i quali sia necessario adottare relative misure di sicurezza. Pertanto, non è necessario redigere il D.U.V.R.I. (Documento Unico di Valutazione dei Rischi per le Interferenze).
16. SPESE
Il contratto non è soggetto a registrazione e sarà registrato solo in caso d’uso ed a tassa fissa per il combinato disposto degli artt. 5 e 40 del D.P.R. 26/4/1986, n. 131.
17. RINVIO
Per quanto non espressamente indicato nel presente Capitolato Speciale, si rinvia alla Lettera di Invito ed alle altre norme applicabili in materia, ivi inclusa la Circolare n. 288 del 3 aprile 2015 di Banca d’Italia Disposizioni di Vigilanza per gli Intermediari Finanziari.