Ai Coordinatori Amministrativi dei Dipartimenti
Direzione Generale
Protocollo 24548-X/4
Foggia, 26/09/2016
Ai Coordinatori Amministrativi dei Dipartimenti
E, p.c. Al Responsabili di Area SEDE
OGGETTO: Contratto di fornitura in regime di somministrazione di materiale di cancelleria – Indicazioni operative per i centri di spesa
Gent. mi Colleghi,
nel trasmettere l’acclusa copia del contratto di durata quinquennale stipulato dall’Ateneo con la Errebian S.r.L. per la fornitura in regime di somministrazione di materiale di cancelleria, che ognuno avrà cura di visionare, ritengo utile fornire alcune indicazioni operative per la gestione dei singoli ordinativi di spesa.
Innanzitutto, e fatte salve le eventuali variazioni in termini di aumento o diminuzione delle prestazioni che si dovessero rendere necessarie in corso di esecuzione, a termini di quanto previsto dall’art. 106, comma 12, del D. Lgs. n. 50/2016 e della documentazione di gara, i quantitativi annui ordinabili complessivamente per ciascun prodotto sono quelli indicati nella specifica colonna dell’allegato A al contratto, rivenienti dall’attività generale di ricognizione ed aggregazione del fabbisogno preliminarmente condotta dalla Cabina di Regia con rilevazione delle specifiche esigenze di ciascun Dipartimento ed Area di Amministrazione Centrale. Conseguentemente, i coordinatori e i responsabili d’area monitoreranno i rispettivi consumi in corso d’anno in modo da contenerli nei limiti dei quantitativi da ognuno stimati.
Avendo il contratto in argomento decorrenza dalla relativa data di sottoscrizione (26/9/2016), per l’acquisizione del materiale di cancelleria ritenuto necessario, dovrà essere emesso, avvalendosi della procedura informatizzata U-GOV, di volta in volta, nel periodo di vigenza contrattuale, uno specifico ordinativo nei confronti della Impresa Errebian S.r.L. (inserire dati), facendo riferimento all’unico contratto di Xxxxxx e al relativo CIG (senza chiedere ulteriori CIG originari o derivati). Nell’ordinativo dovranno essere specificati:
Xxxxx Xxxxx Xxxxx, 0 00000 - Xxxxxx
Telefono x00 0000 000000
- il codice prodotto (il numero progressivo che identifica la riga del prodotto richiesto nell’allegato
A) al contratto) e il quantitativo richiesto per ciascun prodotto;
- il prezzo unitario così come riportato nel più volte citato allegato A).
Copia di ciascun ordine dovrà essere sempre trasmessa all’indirizzo xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx per consentire il costante monitoraggio del materiale ordinato complessivamente a livello di Ateneo.
Per integrato aspetto, raccomando di evitare, per quanto possibile, il proliferare di ordinativi di modiche quantità di prodotti e di promuovere anche in questo una cultura della programmazione, compatibilmente con le disponibilità di spazi fisici per la costituzione di scorte. A tale proposito, si suggerisce di effettuare, di norma e salvo esigenze urgenti o imprevedibili, ordini con cadenza bimestrale e di concentrare l’emissione degli ordinativi nell’ultima settimana del mese. In questo modo si renderanno più agevoli sia le operazioni di consegna del materiale sia il monitoraggio degli acquisti a livello centrale.
Infine, raccomando di comunicare al Xxxx. Xxxxxx Xx Xxxxx (xxxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xx), in qualità di
R.U.P. della procedura, qualsiasi anomalia o contestazione che dovesse insorgere circa la corretta esecuzione del contratto, per consentire l’adozione dei conseguenti provvedimenti.
Nel caso in cui dovessero necessitare eventuali chiarimenti sulle modalità operative sinora descritte, potrete contattare il xxxx. Xxxxxx Xx Xxxxx o il xxxx. Xxxxxxxx Xxxx. In particolare, a quest’ultimo spetterà la gestione operativa del contratto con emissione degli ordinativi riferiti ai fabbisogni delle Aree e degli uffici dell’Amministrazione Centrale.
Mi sembra questa una doverosa occasione per ringraziare Xxxxxx (che brillantemente si è messo “in gara”) e Xxxxxxxx, oltre che i collaboratori di Xxxxxxxx, per l’ottimo lavoro svolto con puntualità, impegno e dedizione massimi.
Confidando nella consueta e preziosa collaborazione di tutti, colgo l’occasione per salutarvi cordialmente.
Il Direttore Generale Dott.ssa Xxxxxx XXXXX
Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi dell’art.3, comma 2, del D. Lgs. N. 39/1993