LINEE GUIDA PER L’ACCETTAZIONE DI DONAZIONI BIBLIOGRAFICHE ALLA BIBLIOTECA:
LINEE GUIDA PER L’ACCETTAZIONE DI DONAZIONI BIBLIOGRAFICHE ALLA BIBLIOTECA:
La Biblioteca riconosce tra le modalità di incremento del suo patrimonio bibliografico anche le donazioni di privati o enti.
Criteri di accettazione
Per salvaguardare la coerenza delle collezioni, e per limiti di spazio e di tempo del personale, è necessaria una particolare selettività nell’accettazione dei doni.
L'accettazione del materiale bibliografico offerto alla Biblioteca è dunque subordinata:
• alla conformità della donazione ai criteri di sviluppo delle collezioni della Biblioteca, alla sua natura e alle sue finalità. In particolare sono favorite le donazioni che arricchiscono e integrano collezioni già presenti o servano a colmare lacune riscontrate nelle collezioni della Biblioteca
• alla disponibilità di spazio
• alla sostenibilità dei costi derivanti dal trattamento catalografico e dalla sua conservazione nel medio e lungo periodo.
Non verranno in ogni caso presi in considerazione:
• duplicati di titoli già posseduti. L'offerta di materiali già presenti in Biblioteca può essere accolta solo se favorisce esigenze di servizio o di conservazione del patrimonio bibliografico
• materiali bibliografici non pertinenti con le discipline presenti nella struttura, testi divulgativi o di dubbia rilevanza scientifica
• fascicoli o annate isolate di riviste (verranno accolti solo fascicoli che possano integrare eventuali lacune nel posseduto della Biblioteca)
• fotocopie
• volumi in cattivo stato di conservazione, ad esclusione di materiali di pregio e di valore storico.
Iter di presentazione e accettazione
1. Fondi bibliografici cospicui:
La donazione viene presentata alla Direzione della Biblioteca dal donatore o da un docente dell’area scientifica di riferimento della Biblioteca, con una lettera che descriva il contenuto del fondo bibliografico; la Commissione Scientifica, sentito il parere del Responsabile tecnico della Biblioteca, decide sull’accettazione nel caso in cui il valore complessivo della donazione non superi i 75.000 euro.
Se il fondo proposto soddisfa solo parzialmente le condizioni di accettazione, può essere proposta al donatore una accettazione parziale del fondo, fatto salvo il diritto del donatore di ritirare la sua offerta.
Se l’offerta viene mantenuta, la Biblioteca si riserva la possibilità di gestire il materiale non selezionato a proprio piacimento, facendone dono ad altre biblioteche, a studenti e studiosi afferenti alla Biblioteca, o scartandolo.
Nel caso di fondi con particolari caratteristiche o di particolare pregio potranno essere stipulati col donatore speciali accordi di conservazione e accesso.
2. Piccoli fondi o singoli volumi:
Il donatore può depositare o inviare il materiale perché venga esaminato dalla Biblioteca. Nel caso di presentazione di singoli volumi o di donazioni di piccola entità, o non particolarmente rilevanti dal punto di vista storico, culturale o antiquario, la decisione è affidata al personale tecnico della Biblioteca, con l’eventuale consulenza dei rappresentanti dei docenti in Commissione scientifica.
In nessun caso la Biblioteca si impegna a restituire il materiale inviato né a comunicare al donatore l’esito della valutazione.
La Biblioteca si riserva la possibilità di gestire il materiale non selezionato a proprio piacimento, facendone dono ad altre biblioteche, a studenti e studiosi afferenti alla Biblioteca, o scartandolo.
Accettazione della donazione:
In caso di accettazione i materiali vengono catalogati, e entrano a tutti gli effetti a far parte del patrimonio e possono essere sottoposti dalla Biblioteca a tutte le operazioni di gestione del patrimonio (restauro, dislocazione, scarto) coerenti con il suo organico sviluppo, senza alcun vincolo per la Biblioteca stessa nei confronti del donatore.
È a discrezione della Biblioteca stabilire le modalità di collocazione delle unità bibliografiche.