POLICY ANTI-CORRUZIONE
POLICY ANTI-CORRUZIONE
INDICE
1. INTRODUZIONE 4
2. IL COMPLIANCE AGENT 6
3. LINEE GUIDA PER PER LA CONDOTTA APPRO- PRIATA AL FINE DELLA LOTTA ALLA CORRUZIONE 6
4. IDENTIFICARE LA CORRUZIONE 7
4.1. Segnali neutrali 7
4.2. Indicatori nella Società (segnali di avvertimento) 7
4.3. Indicatori riferiti a contatti esterni (segnali di allarme) 8
4.4. Indicatori di condotta corrotta e fissazione dei prezzi nelle procedure di aggiudicazione delle gare di appalto (segnali di avvertimento) 8
5. EVITARE LA CORRUZIONE ( REGOLE DI COM- PORTAMENTO PER SITUAZIONI SPECIFICHE) 9
5.1. Policy per la gestione dei benefici 9
5.2. Regali 9
5.2.1. Accettazione di regali o di altri benefici nel
settore privato 9
5.2.2. Concessione di regali e altri benefici nel settore privato 10
5.3. Spese di rappresentanza 10
5.4. Accettazione ed elargizione di inviti a eventi 11
5.5. Trattare con funzionari pubblici 12
5.6. Donazioni e Sponsorizzazioni 13
5.7. Partner a contratto 13
5.8. Conflitto di interessi 14
6. CONSEGUENZE DELLE VIOLAZIONI 14
7. CONCLUSIONE E CONTATTI 14
1. INTRODUZIONE
Il Management di Ivoclar Vivadent dà molta importanza alla compliance.
Invitiamo i nostri dipendenti all’interno di tutte le società del Gruppo ad appli- care giornalmente nello svolgimento delle proprie attività le procedure e le policy relative alla Compliance. E’ nostra intenzione dimostrare che le nostre azioni par- lano più delle parole.
La Compliance è uno degli obiettivi primari per Ivoclar Vivadent e, in tale ambito, la prevenzione della corruzione è un obiettivo fondamentale.
La corruzione è diffusa in diversi business e in società di qualsiasi dimensione. La scoperta di un caso di corruzione determina conseguenze di vasta portata sia per la società che per le persone coinvolte. A prescindere dalle sanzioni inflitte alla società, sono gravemente danneggiate la reputazione e l‘immagine della so- cietà nei confronti dei lavoratori dipendenti, dei clienti, dei fornitori, delle banche e delle terze parti in generale.
Non è difficile definire la corruzione: la corruzione è l’offerta, la promessa, l‘approvazione o la concessione di benefici di qualsiasi genere, con l’in- tenzione fraudolenta di influenzare una persona / gruppo di persone / so- cietà al fine di ottenere o assicurarsi un affare o altro indebito vantaggio.
La corruzione non è un reato primitivo; è l’abuso di una posizione di potere at- traverso l’offerta di “corrispettivi“ o attraverso la corruzione in rapporti d’affari1, e si manifesta ottenendo/ offrendo indebiti vantaggi da parte/a favore di funzio- nari. La corruzione spesso inizia con piccoli favori.
1 (§ 299 StGB [„Strafgesetzbuch“: Codice Penale tedesco]) Chiunque, come dipendente o agente di affari, richieda, autorizzi o accetti un vantaggio per sé stesso o per un terzo in una transazione commerciale come corrispettivo per essere preferirti in modo ingiusto ad un altro per l‘acquisto di beni o servizi commerciali, è punito con la reclusione non superiore a tre anni o con multa.
Chiunque, con fini competitivi, offra, prometta o conceda a un dipendente o a un agente un vantaggio per sé o per una terza persona in una transazione commerciale come corrispettivo per avere dato a lui o a un terzo la preferenza per l‘acquisto di beni o servizi commerciali in modo ingiusto deve essere punito allo stesso modo.
Questi paragrafi si applicano anche per le transazioni che coinvolgono partecipanti stranieri.
Senza alcuna eccezione, la policy societaria in relazione alla corruzione è la se- guente:
Ivoclar Vivadent non tollera alcun comportamento illecito o alcuna con- dotta non appropriata.
Questa policy vuole conseguire l’obiettivo primario della Società di prevenire la corruzione, e definisce le linee guida e le regole di comportamento da seguire in caso di determinate situazioni che possono verificarsi nel corso dello svolgimento del business.
Le presenti linee guida finalizzate alla prevenzione della corruzione dovrebbero fornire a tutti i dipendenti di Vivadent Ivoclar gli strumenti per individuare situa- zioni di corruzione, evitarle e rispondere adeguatamente quando queste si verifi- xxxx. Le linee guida sono vincolanti per tutti i dipendenti e dirigenti della Ivoclar Vivadent. I nostri manager, in particolare, rappresentano il termine di riferimento e dovrebbero tenerlo a mente in tutte le loro azioni. Essi sono tenuti a garantire che le proprie risorse comprendano e rispettino le norme di condotta.
Queste linee guida tengono conto dei principali requisiti internazionali ricono- sciuti da Vivadent Ivoclar Group. A volte, leggi nazionali possono legittimare de- terminate azioni che violano la legislazione internazionale quindi noi come Ivoclar-Vivadent dobbiamo affrontare le potenziali conseguenze. Le seguenti re- gole di base quindi forniscono un quadro generale di condotta e i nostri principi di base per la compliance per una corretta condotta negli affari. Queste norme generali devono essere rispettate in tutto il mondo.
2. IL COMPLIANCE AGENT
Ivoclar Vivadent ha nominato un Compliance Agent per ogni società, le cui re- sponsabilità, competenze e ruoli derivano da disposizioni, requisiti normativi, di lettere di incarico o norme speciali relative al settore di attività.
Il Compliance Agent ha i seguenti compiti:
🞄 Fornisce informazioni e supporto circa eventuali domande relative al tema della compliance;
🞄 Monitora il rispetto delle normative, delle linee guida e delle leggi;
🞄 Verifica la adeguatezza del sistema di compliance di Ivoclar Vivadent.
Una panoramica circa il ruolo e le attività del Compliance Agent è disponibile nella intranet aziendale. Il Compliance Board ha assunto la responsabilità a livello centrale per la Compliance. La persona di riferimento è Ms. Xxxxxxxxx-Xxxxx (General Counsel Europe) ed il Compliance Officer di Gruppo.
3. LINEE GUIDA PER PER LA CONDOTTA APPROPRIATA AL FINE DELLA LOTTA ALLA CORRUZIONE
Ivoclar Vivadent rifiuta ogni forma di corruzione. Le seguenti linee guida hanno lo scopo di aiutarvi a svolgere i vostri compiti presso Ivoclar Vivadent.
Essere un modello di riferimento
🞄 Mostrate attraverso il vostro comportamento che non tollerate o supportate la corruzione.
🞄 Tracciate una linea netta tra lavoro e vita privata.
🞄 Respingete immediatamente i tentativi di corruzione.
🞄 Evitate di creare anche il minimo sospetto di comportamento corrotto.
Segnalare le irregolarità
🞄 Se avete il sospetto che qualcuno voglia corrompervi, rifiutate l’atto corrut- tivo nel vostro stesso interesse e nell’interesse di Xxxxxxx Vivadent. In caso di dubbio, chiamate un collega come testimone.
🞄 Informate subito il Compliance Agent nel caso in cui aveste qualche dubbio circa l’integrità dei vostri partner commerciali o se foste invitati a comportarvi in modo illecito.
Documentare le circostanze e le vostre decisioni
🞄 Laddove fosse possibile, tenete evidenze documentali quali note, mail ecc., e fornitele al vostro supervisore o al Compliance Agent.
🞄 Lavorate sempre in modo tale che il vostro lavoro possa essere esaminato ex-post.
Se doveste avere qualsiasi dubbio o questione, il vostro Compliance Agent sarà felice di aiutarvi.
4. IDENTIFICARE LA CORRUZIONE
L‘Ufficio della Polizia Criminale Federale Tedesca [“Bundeskriminalamt”: BKA] ha sviluppato un elenco di segnali2 d’allarme che possono indicare l’esistenza di un comportamento corrotto. Nessuno di questi indicatori è la prova effettiva della corruzione. Gli indicatori costituiscono un avvertimento di rischio potenziale e consentono di comprendere se un comportamento si discosta dalla norma, ad esempio quando tale comportamento è inspiegabile, non può essere ricostruito o cambia improvvisamente.
4.1. Segnali neutrali
🞄 Elevati e inspiegabili elevati standard di vita;
🞄 Ostentazione di status symbol;
🞄 Frequenti contatti privati tra dipendenti e candidati o partecipanti a gare (per esempio, inviti);
🞄 Inspiegabile resistenza ad un cambiamento di mansioni o a un trasferimento, soprattutto se questo comporta una promozione o un aumento di stipendio o almeno la prospettiva di promozione o aumento di stipendio;
🞄 Svolgimento di attività aggiuntive non autorizzate o richieste;
🞄 Comportamento insolito o irresponsabile (ad esempio, causato da ricatto o da problemi di coscienza), crescente circospezione, improvvisi cambiamenti di comportamento nei confronti dei colleghi e dei supervisori;
🞄 Calo nel senso di appartenenza alla società o nelle responsabilità assegnate;
🞄 Problemi sociali (dipendenza da alcol, droga o gioco d’azzardo o simili);
🞄 Xxxxxxsi di contatti privati o di lavoro;
🞄 Godere di alcuni vantaggi da terzi (ottenimento di tariffe speciali negli acquisti, omaggi nei ristoranti, inviti ad eventi privati o aziendali dei clienti);
🞄 Elevata generosità da società (ad esempio, sponsorizzazioni).
4.2. Indicatori nella Società (segnali di avvertimento)
🞄 Mancanza di trasparenza nella documentazione;
🞄 Eludere o non rilevare regolamenti, numero crescente di “piccole irregola- xxxx”; discrepanze tra transazioni e operazioni e relativa documentazione, decisioni insolite senza una logica comprensibile;
🞄 Valutazioni e decisioni diverse relative a transazioni e a operazioni simili ma con diverse controparti, abuso di potere discrezionale;
🞄 Rilascio di autorizzazioni eludendo altri soggetti coinvolti nel processo decisionale;
🞄 Concentrazione delle competenze, in particolare assegnazione di poteri su un singolo individuo;
🞄 Realizzazione di operazioni e attività in segreto;
🞄 Esecuzione in tempi brevi di alcuni processi approvativi;
🞄 Preferenza per alcuni candidati o partecipanti a gare; preferenza ripetuta per gli stessi soggetti;
🞄 Banalizzazione del principio del risparmio;
🞄 Tentativi di influenzare le decisioni in settori diversi da quelli di cui si è responsabili e per i quali gli interessi di terzi sono significativi;
🞄 Accettazione tacita di condotta non appropriata, in particolare di comportamenti illeciti;
🞄 Inadeguato o inesistente controllo di operazioni in cui il controllo stesso è particolarmente necessario;
🞄 Mancanza di risposta a circostanze o eventi sospetti.
2 L‘Ufficio della Polizia Criminale Federale Tedesca (BKA) Serie di ricerca “Korruption – hinnehmen oder handeln?“ (Corruption – Tolerate it or take action?), pp. 151-160
4.3. Indicatori riferiti a contatti esterni (segnali di allarme)
🞄 Trattamento evidentemente deferente dei candidati o dei partecipanti a gare;
🞄 Preferenza per procedure di gara limitate o inviti a gare d’appalto con aggiudicazione discrezionale del contratto; oppure suddivisione degli appalti in modo da consentire aggiudicazioni discrezionali del contratto; resistenza a chiedere più offerte al fine del raffronto;
🞄 Prezzo d’offerta che non sarebbe stato tenuto in considerazione nel caso di una gara al ribasso;
🞄 Sostanziale o ripetuto superamento degli importi contrattuali previsti;
🞄 Acquisti a prezzi non di mercato; acquisti irragionevoli; conclusione di contratti a lungo termine senza una concorrenza trasparente e a condizioni svantaggiose per Ivoclar Vivadent;
🞄 Evidenti e frequenti “errori di calcolo”; successive correzioni alle specifiche tecniche del servizio;
🞄 Posta in arrivo relativa all‘aggiudicazione di una gara senza il timbro ufficiale di ricezione della documentazione (ricevuti attraverso “canali personali”);
🞄 Costosi lavori addizionali;
🞄 Attività svolte dai dipendenti o dai loro familiari per società che sono anche contraenti o candidati contraenti della pubblica amministrazione;
🞄 Modalità eccessivamente familiari o evidenti comportamenti deferenti in sede di negoziazione con società;
🞄 Società che sfruttano (o si suppone sfruttino) posizioni di potere;
🞄 Frequenti “viaggi d’affari” verso alcune società (particolarmente evidente se i viaggi comportano inutili pernottamenti);
🞄 Imprese che istituiscono una “presenza permanente “ presso la Ivoclar Vivadent (con un decision-maker o funzionario) e alcuni rappresentanti della società che visitano solo quando il “loro” contatto è presente;
🞄 Assenza dellle normali divergenze con società e con candidati.
4.4. Indicatori di condotta corrotta e fissazione dei prezzi nelle procedure di aggiudicazione delle gare di appalto (segnali di avvertimento)
🞄 Esistenza di un consorzio vincitore a fronte di un’offerta bassa;
🞄 Ridotto numero di partecipanti alla gara, nonostante il numero elevato di richieste di partecipazione;
🞄 Prezzi in diverse offerte uguali o diversi di un margine costante;
🞄 Stesso errore in offerte diverse;
🞄 Appunti nelle specifiche tecniche;
🞄 Modifiche all’offerta, in particolare a causa di errori di calcolo;
🞄 Prezzi singoli delle offerte inadeguati;
🞄 Estensione dei servizi attraverso eventuali specifiche tecniche e integrazioni;
🞄 Incompleta consegna e registrazione dei servizi.
5. EVITARE LA CORRUZIONE ( REGOLE DI COMPORTAMENTO PER SITUAZIONI SPECIFICHE)
5.1. Policy per la gestione dei benefici
La priorità assoluta in ogni situazione è quella di rispettare le leggi e i regola- menti applicabili. La corruzione è severamente proibita. Quale dipendente di Xxx- clar Vivadent, lei deve evitare anche solo l’apparenza di una condotta corruttiva. Inviti, regali e altri benefici possono non essere tali se influenzano chi li riceve.
Non deve essere data l’impressione che Ivoclar Vivadent o i nostri dipendenti possano essere influenzati nelle loro scelte da eventuali benefici.
Il principio di appropriatezza si applica per la concessione e l’accettazione di tutti i tipi di benefici. Regali e inviti devono essere valutati nell‘ambito delle diverse si- tuazioni di business e delle posizioni gerarchiche di chi li da e di chi li riceve. Il beneficio che ne deriva per il ricevente non deve essere tale da rischiare di ledere la reputazione di Ivoclar Vivadent, qualora dovesse essere reso pubblico.
Se un beneficio c‘è, devono essere comunque rispettate le regole del nostro partner commerciale qualora fossimo stati informati delle stesse. Rinunciamo ad eventuali benefici sebbene rispettino le nostre policy e regole qualora questi siano in contrasto con le regole del nostro partner commerciale.
5.2. Regali
5.2.1. Accettazione di regali o di altri benefici nel settore privato
🞄 Regali consentiti senza approvazione: A condizione che le politiche di cui al punto 5.1 siano rispettate, omaggi e regali fino ad un valore massimo di 35,00 EUR in un anno possono essere accettati da un partner commer- ciale senza approvazione. L’accettazione dell’omaggio/regalo deve essere documentata.
🞄 Regali che richiedono approvazione: L’accettazione di regali che sono conformi con le politiche di cui al punto 5.1 e singolarmente o cumulativa- mente che superano il valore di 35,00 EUR in un anno devono essere pre- ventivamente autorizzati per iscritto dal supervisore responsabile. Se l’accettazione non può essere rifiutata o opposta (ad esempio, per ragioni di cortesia), il regalo è trasferito al Dipartimento Pubbliche Relazioni, che poi darà il regalo in beneficenza. Il business partner deve essere informato di questa policy e della consequenziale donazione.
🞄 Regali e vantaggi proibiti: L’accettazione di vantaggi monetari di qualsiasi tipo ( contanti, trasferimenti, prestiti, buoni non autorizzati, ecc.), nonché di regali e di altri vantaggi che non sono conformi con le politiche di cui al punto 5.1 è vietata. L’accettazione di pagamenti in natura (l’uso di proprietà aziendali del business partner, acquisto di prodotti scontati o servizi, ecc) che non siano disponibili per tutti i dipendenti Vivadent Ivoclar è vietata.
La richiesta di regali o altri benefici da parte di qualsiasi dipendente ai business partner è severamente vietata.
5.2.2. Concessione di regali e altri benefici nel settore privato
🞄 Regali consentiti senza approvazione: A condizione che le policy di cui al punto 5.1 siano rispettate, omaggi e regali fino ad un valore di 35,00 EUR in un anno solare possono essere concessi ai business partner senza approvazione.
Tutti i regali devono essere contrassegnati come tali (lettera di presentazione, logo, ecc.). Quando si richiede il rimborso delle spese sostenute per l’acquisto del regalo, deve essere dichiarato il tipo di regalo, il destinatario ed il motivo per il quale è stato concesso il regalo. Nel caso di semplici omaggi, non è richiesta specifica documentazione.
🞄 Regali che richiedono l’approvazione: Regali che soddisfano i criteri specificati nel paragrafo 5.1 e singolarmente o cumulativamente superano il valore di 35,00 EUR in un anno per business partner devono prima essere approvati per iscritto da parte del supervisore responsabile. Tutti i regali devono essere contrassegnati come tali (lettera di presentazione, logo, ecc.). Quando si richiede il rimborso delle spese sostenute per l’acquisto del regalo, deve essere presentata la prova dell’autorizzazione ricevuta, e dichiarato il tipo di regalo, il destinatario ed il motivo per cui il regalo è stato concesso.
Esempi di regali consentiti e non consentiti
Di seguito è fornita una lista esemplificativa di regali permessi e regali non permessi:
Consentiti:
🞄 Omaggi ordinari (penne, tazze e oggetti simili con il logo aziendale);
🞄 Una bottiglia di vino a Natale o alla conclusione di un progetto (valore inferiore ai 35 Euro);
🞄 Un regalo appropriato per il compleanno del business partner (contrassegnato come regalo e a basso valore).
Non Consentiti:
🞄 Denaro, buoni o benefici similari (compresi quelli di basso valore);
🞄 Tutti i regali con valore superiore a 35 Euro.
5.3. Spese di rappresentanza
Gli inviti a pranzi di lavoro possono essere accettati e offerti se in accordo con le po- litiche di cui al punto 5.1. Tutti i presenti al pranzo di lavoro devono avere un motivo legittimo di business per partecipare. Le modalità ed estensione dell’invito devono corrispondere alle normali abitudini commerciali locali. I regolamenti applicabili in materia di deducibilità fiscale di tali spese devono essere rispettati.
Se il motivo di business non è immediatamente evidente, il supervisore deve prelimi- narmente approvare in forma scritta sia l’invito sia i partecipanti. Questo vale anche se sono invitate persone per le quali un motivo di business non è immediatamente evidente (ad esempio, il partner, altri membri della famiglia, colleghi ecc).
Esempi di spese di rappresentanza consentite e non consentite
Di seguito è fornita una lista esemplificativa di spese di rappresentanza consentite e non consentite:
Consentite:
🞄 Invito nella mensa aziendale o in un ristorante locale di uso comune nell‘ambito di una visita aziendale o di un meeting;
🞄 Invito al catering presso lo stand come parte integrante di una visita commerciale nell’ambito di una fiera.
Non consentite:
🞄 Invito di uno dei partecipanti ad una gara a un pranzo di lavoro al fine
di “ coltivare i contatti “ prima dell‘aggiudicazione di un grande progetto;
🞄 Invito di un partner commerciale a feste aziendali o private in un ristorante costoso.
5.4. Accettazione ed elargizione di inviti a eventi
🞄 Inviti consentiti senza approvazione: se l’invito è conforme ai criteri di cui al punto 5.1 e le ragioni di business sono evidenti (ad esempio, in occasione di fiere), questo è consentito senza preventiva autorizzazione.
L’invito deve essere limitato a eventi di business e non può includere viaggi da e per il luogo, sistemazione in albergo ed eventi di natura sociale, ecc. Se il dipen- dente Ivoclar Vivadent è invitato a prendere parte a eventi sociali, a spese del bu- siness partner, lo deve documentare in modo appropriato e deve ottenere l’approvazione preliminare dal suo supervisor.
🞄 Inviti che richiedono l’approvazione: se l’invito include sia motivi di business che motivi non legati al business (ad esempio, un ricco programma culturale come parte di un invito ad una fiera), o se il motivo di business è solo indirettamente evidente (ad esempio, coltivazione di contatti durante una visita reciproca per un evento sportivo), la partecipazione deve essere documentata e preventivamente autorizzata dal supervisor.
🞄 Inviti vietati: Inviti ad eventi che sono principalmente di natura sociale e quelli che non sono conformi alle politiche di cui al punto 5.1.
È severamente vietato a qualsiasi dipendente richiedere o domandare inviti a partner commerciali.
Esempi di inviti consentiti e non consentiti
Di seguito è fornita una lista esemplificativa di inviti consentiti e non consentiti:
Consentiti:
🞄 Invito a visitare uno stand ad una fiera commerciale;
🞄 Invito a visitare una società o una convention di settore (a condizione che l’invito non si estenda al viaggio, alla sistemazione in albergo o a un programma sociale).
Non consentiti:
🞄 Invito ad una conferenza con correlato programma sociale e sistemazione in un albergo di lusso;
🞄 Invito ad un evento sportivo o culturale da parte di un partner commerciale.
5.5. Trattare con funzionari pubblici
Quando si lavora con dipendenti della pubblica amministrazione, Ivoclar Vivadent deve fare particolare attenzione.
Una persona è considerata un funzionario pubblico sulla base delle rispettive leggi nazionali. In sostanza, sono funzionari pubblici tutte le persone che ricoprono una carica nel settore pubblico o comunque le persone cui sono affidate delle funzioni pubbliche per conto dello Stato. Essi possono essere dipendenti pubblici, dipendenti di enti pubblici, funzionari, politici, o anche i dipendenti di aziende pubbliche (ad esempio, il personale ospedaliero, personale universitario, ecc.) Quindi funzionari pubblici possono essere membri di associazioni o medici in relazione alle attività o alla funzione svolta. I funzionari e dipendenti di organizzazioni internazionali pubbli- che sono considerati anche loro come dipendenti della pubblica amministrazione.
Quando si lavora con dipendenti della pubblica amministrazione, valgono le seguenti regole:
🞄 Inviti, regali e altri benefici possono essere dati solo in casi estremamente rari e solo quando non influenzano il funzionario pubblico. I regali, inviti o benefici devono essere indirizzati all’ufficio. Prima di un invito o di un re- galo, l’offerente deve assicurarsi che il funzionario pubblico sia autorizzato ad accettarlo. Deve essere evitato qualsiasi sospetto circa l’intenzione di in- fluenzare il funzionario pubblico in modo illecito.
– Regali consentiti senza approvazione: A condizione che le policy di cui al punto 5.1 siano rispettate, omaggi e regali fino ad un valore di 35,00 EUR in un anno solare possono essere concessi a funzionari pub- blici senza approvazione. Tutti i regali devono essere contrassegnati come tali (lettera di presentazione, logo, ecc.). Quando si richiede il rimborso delle spese sostenute per l’acquisto del regalo, deve essere di- chiarato il tipo di regalo, il destinatario ed il motivo per il quale è stato offerto .La documentazione deve includere il motivo per il quale il re- galo/invito ecc è stato accettato, l’evidenza che l’elargizione è stata preliminarmente discussa con il funzionario pubblico e che è conforme alle normative interne del funzionario pubblico.
– Regali che necessitano di approvazione: Regali che soddisfano i cri- xxxx specificati nel paragrafo 5.1 e singolarmente o complessivamente su- perano il valore di 35,00 EUR in un anno destinati a un funzionario pubblico devono prima essere approvati per iscritto dal supervisore re- sponsabile e dal Compliance Board. Tutti i regali devono essere contras- segnati come tali (lettera, logo, ecc.). Quando si richiede il rimborso delle spese sostenute per l’acquisto del regalo, deve essere presentata l’auto- rizzazione al sostenimento delle stesse, e deve essere indicato il tipo di regalo, il destinatario e il motivo per il quale il regalo è stato fatto.
🞄 Pagamenti per le attività di routine, conosciuti come “facilitation pay- ments” sono pagamenti a fronte dei quali chi paga ha in ogni caso conse- guenze legali. Il pagamento non è destinato a cambiare il risultato dell’attività, ma piuttosto a velocizzarla (ad esempio, veloce sdoganamento in un paese terzo).
Xxxxxxx Vivadent rifiuta anche di accettare questa forma di pagamento; i facilita- tion payments da Ivoclar Vivadent stesso o da terzi che agiscono in suo nome (ad esempio, consulenti, rappresentanti di commercio, ecc) sono vietati.
5.6. Donazioni e Sponsorizzazioni
Le donazioni e le sponsorizzazioni di organizzazioni politiche, di candidati a cari- che pubbliche o di altri, e di organizzazioni non-politiche, indipendentemente dal fatto che siano in denaro, in natura, o che siano servizi, devono essere ap- provati dal management locale e dal relativo Compliance Agent. Le sponsorizza- zioni locali devono essere riportate dal Compliance Agent locale nelle relazioni trimestrali.
5.7. Partner a contratto
Ivoclar Vivadent lavora con un gran numero di partner a contratto, come univer- sità, imprese industriali, consulenti, medici, ecc. Prima della sottoscrizione di un contratto con un partner, è necessario avere la garanzia che il partner scelto goda di integrità e buona reputazione. Un controllo deve quindi essere realizzato in presenza di circostanze sospette, ad esempio:
🞄 Segnalazioni o informazioni di pratiche di corruzione poste in essere dal partner contrattuale;
🞄 Definizione inadeguata della prestazione contrattuale;
🞄 Richiesta di pagamento anticipato;
🞄 Richiesta di pagamento in contanti;
🞄 Richiesta di versamento su un conto a nome di un’altra persona/società o di una persona non specificata in un paese diverso dalla quello della sede legale della società, ecc;
🞄 Richiesta di benefici/vantaggi da parte di un dipendente del potenziale cliente;
🞄 Richiesta di modifica dell’importo del pagamento per aggirare le norme fiscali.
Ogni attività che il partner a contratto deve svolgere deve essere contrattual- mente definita in anticipo. Prima della sottoscrizione, i contratti devono essere approvati seguendo il processo di approvazione definito da Ivoclar Vivadent. Per ulteriori informazioni, consultare le linee guida “scheda di approvazione per i contratti (FO0376).”
Tutti i contratti devono soddisfare i requisiti legali applicabili. I servizi appaltati de- vono essere adeguatamente descritti. Tutti i pagamenti (commissioni, compensi, ecc) al partner contrattuale devono riguardare il contratto e devono essere relativi ad atti- vità realmente svolte. Inoltre, l’importo dei lavori eseguiti deve essere adeguato.
I partner a contratto non devono essere utilizzati direttamente o indirettamente da parte di Ivoclar Vivadent per porre in essere condotte corrotte in Italia o all’estero. Le decisioni circa i partner a contratto esistenti e potenziali della Ivoclar Vivadent non possono essere direttamente o indirettamente influenzate da pa- gamenti in contanti, regali o altri vantaggi.
Tutti i rapporti contrattuali e i relativi pagamenti devono essere registrati con precisione, completezza e in modo tempestivo nei libri contabili e archiviati per attività di verifica.
5.8. Conflitto di interessi
Xxxxxxx Vivadent instaura un rapporto di collaborazione professionale con tutti i suoi partner commerciali. Al fine di evitare conflitti di interesse, tutti i dipendenti devono tenere rigorosamente separata l’attività professionale dalla propria vita privata. Questo vale per tutti i rapporti instaurati con clienti, fornitori, consulenti o altri partner della Ivoclar Vivadent.
I conflitti di interesse possono essere, ad esempio:
🞄 Conflitti di interesse derivanti da attività secondarie, incarichi politici, investimenti privati, uso privato di beni aziendali, ecc.
Se lei scoprisse l’esistenza di un conflitto di interessi o di un rapporto privato con un partner commerciale, è pregato di darne informazione al supervisore o al Compliance Agent locale, che aiuterà a definire le misure appropriate per risol- vere il conflitto di interessi. I conflitti di interesse non emergono solo da viola- zioni del Codice di Condotta, ma anche quando,visto dall‘esterno, potrebbe esserci la solo apparenza di un potenziale conflitto di interessi.
6. CONSEGUENZE DELLE VIOLAZIONI
Ivoclar Vivadent ha adottato una politica di tolleranza zero alla corruzione. Ogni sospetto di comportamento corrotto è investigato e il Compliance Agent è re- sponsabile delle indagini.
Se le indagini confermano il sospetto, la violazione sarà sanzionata, indipenden- temente dalla persona coinvolta (ad esempio, a prescindere dagli anni di servizio, dal suo successo). Le conseguenze disciplinari e lavorative dipenderanno dalla gravità del reato commessi. In caso di violazione della legge, il dipendente inte- ressato sarà soggetto alle norme e ai prcedimenti in materia penale e/o civile.
7. CONCLUSIONE E CONTATTI
La Compliance è uno dei principali obiettivi aziendali di Ivoclar Vivadent - in particolare la prevenzione della corruzione.
Se avete domande, commenti o informazioni, contattate il vostro Compliance Agent.
Schaan, March 2011
14.11.2011/i
Ivoclar Vivadent AG
Bendererstr. 2 | XX-0000 Xxxxxx | Liechtenstein Tel.: +423 / 000 00 00 | Fax: +423 / 000 00 00