Contract
Manuale operativo per l’applicazione/richiesta dei RIMBORSI SPESE PER ATTIVITÀ PREVISTE DA ACCORDO DI COLLABORAZIONE ex art. 15 della legge 7 agosto 1990, n. 241
stipulato il 27/9/2019 tra CAI e AGENZIA REGIONALE FORESTAS Allegato C alla convenzione Forestas-CAI del 2022
PREMESSA
Il presente documento codifica e definisce le modalità di attuazione della convenzione tra CAI e Forestas, anche al fine di trovare una modalità adeguata a rendere verificabili ed oggettive le modalità di erogazione dei rimborsi al CAI, secondo l’esperienza maturata per le attività svolte congiuntamente nel 2019 e 2020, attraverso una procedura codificata e conforme anche alle regole di spesa dei vari canali di finanziamento (es: POR Sentieri).
L’Agenzia Forestas intende semplificare ed uniformare le modalità di erogazione dei rimborsi al fine di assicurare l’assolvimento dei reciproci impegni assunti con l’accordo di collaborazione ex art. 15 della legge 7 agosto 1990, n. 241 stipulato con il CAI.
In particolare, le modalità di rendicontazione delle spese rimborsabili fanno riferimento all’art. 6 dell’Accordo, di seguito richiamato, per le parti di interesse:
ART. 6 - Oneri dell’Accordo e modalità di rendicontazione e monitoraggio delle spese
Sono dovuti al CAI i rimborsi delle spese vive sostenute e documentate per l’esecuzione delle prestazioni elencate agli artt.1 e 2, incrementate nella percentuale del 5% a titolo di spese generali non documentabili. [...]
ATTENZIONE: la somma delle spese rendicontate, maggiorata del 5%, non deve comunque superare lo stanziamento annuale previsto dell’accordo di collaborazione CAI-Forestas, a valere sui fondi POR.
Tali spese sono stimate complessivamente nella misura massima di euro 4.000,00 (quattromila Euro) annui per il triennio di durata della convenzione - a titolo di previsione di Spesa - per gli interventi meglio dettagliati negli Allegati alla convenzione. I versamenti, da liquidarsi a titolo di rimborso, sono erogati su richiesta del CAI, a seguito della trasmissione della documentazione relativa alle spese sostenute e alle attività connesse e di tutta la restante documentazione tecnica ed amministrativa, fermo restando eventuali ritardi nell'erogazione del contributo imputabili ai vincoli sulla spesa regionale. Ciascun versamento verrà effettuato previa presentazione della rendicontazione delle spese sostenute nel periodo di riferimento ed apposita relazione sulle attività svolte, in modo che ciascuna attività risulti chiaramente riconducibile allo specifico intervento/progetto con il relativo Codice Univoco (CUP) e/o CIG come indicato negli allegati. Il limite suddetto per la rendicontazione annuale delle spese potrà essere variato su base annua utilizzando un criterio di proporzionalità in funzione del numero di viaggi e di chilometri rendicontati (ad esempio conseguenti a varianti dei percorsi ipotizzati e del conseguente aumento di chilometri rilevati, oppure ad impedimenti oggettivi, come il periodo pandemico a causa del CoviD-19) e/o in funzione di aspetti gestionali operativi adeguatamente motivati (es: un numero maggiore di viaggi o di costi legati al raggiungimento di zone impervie od alla maggiore usura di attrezzature o un maggior consumo di risorse legate ad impreviste difficoltà organizzative sempre e comunque adeguatamente motivate in ragione del contesto operativo e delle aree di intervento, tra quelle rientranti negli allegati A e B, e sottoposte al vaglio delle parti). Della suddetta somma verrà corrisposta - a titolo di primo acconto anticipato – per la stesura dello stato avanzamento attività da sostenere una quota pari al 5 % (massimo) della prima annualità dopo firma dell’Accordo, a seguito della presentazione da parte del CAI di un Piano Operativo Triennale.
NB: ove non sia stato inviato un documento previsto per aver titolo al “primo acconto anticipato” non sarà liquidato alcun acconto anticipato.
[...] L’acconto/anticipazione concesso verrà recuperato integralmente in sede di pagamento del saldo a seguito della rendicontazione delle spese sostenute a cui dovranno essere allegate le relative ricevute fiscali, tenendo conto del 5% di spese generali non documentabili. Il CAI è tenuto a fornire, con le modalità e i tempi che saranno comunicati, tutti i dati che saranno richiesti dalla Regione ai fini del monitoraggio (finanziario, procedurale e fisico) delle attività. L’Agenzia si riserva di effettuare controlli, anche a campione, per accertare la veridicità delle dichiarazioni e la regolarità della documentazione presentata. L’Agenzia Forestas garantirà una corretta tenuta del fascicolo dell’operazione, contenente tutti gli atti relativi alla stessa (anagrafica, procedurale, contabile e finanziaria) in conformità al paragrafo 7 “Corretta tenuta del fascicolo” del MODELLO DI DISCIPLINARE RECANTE ADEMPIMENTI PER I BENEFICIARI DI OPERAZIONI, su xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/00_00_00000000000000.xxx
PROTOCOLLO OPERATIVO PER EROGAZIONE RIMBORSI
1) il CAI CONSEGNA IL PIANO OPERATIVO DELLE ATTIVITÀ entro 30 giorni dalla trasmissione del presente PROTOCOLLO al CAI, anche in coerenza con l’Art. 6 dell’accordo stipulato, indicando:
○ il tipo di attività, con riferimento alle aree individuate dal POR
○ il personale che utilizzerà (numero persone e nomi, ruolo in capo all’attività)
○ le tipologie di attività prioritarie concordate (es: rilievi, schema punti di posa geo-referenziati, verifiche dei tracciati etc)
○ un piano di uscite mese per mese (o per gruppi di mesi, o un unico piano trimestrale)
○ le spese previste per tipologie (viaggi, trasferte intera giornata con rimborso pasto da 20€ MASSIMI, nei casi in cui:
i) le trasferte si protraggono oltre 7 ore
ii) su percorrenze in auto di almeno 20 km)
iii) le spese per il pasto siano supportate dai giustificativi intestati sempre al CAI, o da scontrini pari-data nel caso di acquisto di alimentari (panini presso alimentari, spese presso bar o ristorazione);
○ il tipo di attività collaterali (sopralluoghi, studio della cartografia, riunioni nei territori, riunioni con forestas, riunioni tra le sezioni sarde e il cai nazionale) ed il costo (sempre e solo in termini di rimborso chilometrico ACI)
○ un resoconto con le uscite già effettuate successivamente alla stipula della convenzione (con data, chilometri, attività svolte) DEVONO ESSERE SUCCESSIVE ALLA FIRMA dell’accordo e possono essere richieste anche successivamente;
○ programmazione delle uscite future (numero indicativo, territori interessati, e data o periodo indicativi).
2) Quanto al precedente punto 1) per il periodo già trascorso in assenza del presente protocollo, è da considerarsi alla stregua della relazione sulle attività svolte come previsto dall’art.6 della convenzione, da consegnarsi ex post per gli anni 2019 e 2020;
3) il CAI UTILIZZA il modello predisposto da FORESTAS - uno per ciascuna uscita rendicontata - che contiene il prospetto giornaliero delle attività sui sentieri (rientranti negli ambiti) dove indicare (ai fini del rimborso) gli elementi identificativi e giustificativi delle attività - in particolare: automezzi usati, km percorsi, nominativi delle persone ed eventuali pasti, in funzione delle ore e dei percorsi svolti)
4) FORESTAS RICEVE, ESAMINA ed APPROVA i documenti previsti ai punti 1) e 2) di cui sopra eventualmente VERIFICANDO a campione gli elementi dichiarati (i sopralluoghi devono rientrare tra quelli concordati bilateralmente, anche verbalmente, con i direttori dei lavori o i coordinatori delle attività interessate, che ne attestano la validità) con particolare riferimento a:
○ uscite che danno titolo a rimborsi (effettiva congruità dei km, delle località interessate, dei sentieri esaminati e delle date)
○ Utilizzo della modulistica per la richiesta del rimborso (modulistica allegata)
○ TIPOLOGIE DI SPESE che danno titolo a rimborsi (solo chilometrici e/o pasti forfettari, per automezzo e per persona schierata sul campo)
5) Viene applicato al totale del rimborso richiesto un incremento nella percentuale del 5% a titolo di “spese generali non documentabili” secondo la stessa previsione dell’art.6 della convenzione;
ITER PER L’EROGAZIONE DEL RIMBORSO
1) Solo dopo la trasmissione del piano operativo delle attività, (ovvero alla relazione sulle attività svolte, per gli anni 2019 e 2020) - entro trenta giorni dalla trasmissione del presente protocollo, il CAI può emettere/richiedere i rimborsi per le attività del triennio, con cadenza semestrale rispettando quanto segue;
2) Il CAI compila il Prospetto giornaliero che si allega, uno per ciascuna uscita rendicontata, indicando con cura, precisione e verità le attività svolte, i chilometri effettivamente percorsi dal domicilio dell’operatore al luogo di intervento, gli automezzi impegnati e ogni socio CAI presente, per definire l'entità del rimborso chilometrico ed eventualmente il rimborso pasto spettante (max 20€, mai forfetari ma solo dietro presentazione di giustificativi, come definito sopra);
3) ogni richiesta di cui al punto 2 deve essere formulata per una sola data ed esclusivamente per UN SOLO CUP alla volta (riferimento al progetto, anche POR, interessato); richieste di rimborso per due date diverse o per due trasferte diverse, o per due aree geografiche diverse, devono essere consegnate in moduli distinti;
4) Il rimborso, previo esame della relazione attestante il lavoro svolto dal CAI sul campo, viene effettuato da Forestas sulla base dei chilometri percorsi, utilizzando per convenzione un valore chilometrico unico standard e costante, benché inferiore alla media dei costi chilometrici ACI, e pari a 0,25 €/km, per semplificare la parte procedimentale delle verifiche;
5) La richiesta di rimborso viene trasmessa formalmente, con cadenza semestrale a Forestas, che verifica, approva e procede al rimborso, con Xxxxxxxx bancario al CAI Nazionale sottoscrittore della convenzione;
6) Per ogni rimborso deve essere indicato il CUP del progetto di sentieristica corrispondente. Un versamento/rimborso può contenere importi cumulativi purché relativi ad un unico CUP.
ALLEGATO: Modulo tabellare per la richiesta rimborsi
p