CAPITOLATO TECNICO

CAPITOLATO TECNICO

PROCEDURA DI COTTIMO FIDUCIARIO PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO TRIENNALE DI BROKERAGGIO ASSICURATIVO

IN LIQUIDAZIONE

ART. 1 - PREMESSA

Il presente documento costituisce il Capitolato tecnico di massima relativo alla procedura di cottimo fiduciario indetta ai sensi del D.Lgs n. 163/2006 e s.m.i., da IGEA S.p.A. in Liquidazione, per l’affidamento del “Servizio triennale di brokeraggio assicurativo”.

L'affidamento del servizio di brokeraggio assicurativo concerne l'assistenza all’IGEA nella determinazione del contenuto dei contratti assicurativi e nella gestione ed esecuzione dei medesimi, consistente in:

a. servizio di assistenza, consulenza e gestione del programma assicurativo globale dell’IGEA e individuazione, analisi e valutazione dei rischi cui l’IGEA è soggetta;

b. individuazione delle soluzioni maggiormente efficaci ed economiche relativamente alle esigenze della società, l'analisi delle polizze assicurative esistenti e ('individuazione delle coperture occorrenti;

c. monitoraggio dei costi delle coperture e relativa valutazione dei costi/benefici al fine di ottimizzare le risorse in relazione alla qualità dei servizi offerti;

d. il supporto tecnico specialistico all’IGEA nell'espletamento delle gare;

e. l'assistenza nella gestione tecnica ed amministrativa dei contratti e aggiornamento dei contratti stessi in relazione alle esigenze assicurative dell'IGEA;

f. l'avviso dei premi in scadenza;

g. l'assistenza nella gestione dei sinistri, anche nel caso in cui l’IGEA dovesse trovarsi nella veste di danneggiato;

h. supporto formativo del personale dell'IGEA che collabora alla gestione dei contratti assicurativi; Nel corpo del Capitolato Tecnico con il termine:

◼ “Broker” s’intende l’Impresa, il raggruppamento temporaneo di imprese o il Consorzio che risulterà aggiudicatario della gara;

◼ “Committente”, s’intende l’IGEA Spa in liquidazione che stipula il contratto per il servizio di brokeraggio assicurativo;

◼ “D.lgs 07.09.2005 n. 209”, si intende Il codice delle Assicurazioni private;

ART. 2 - CARATTERISTICHE E MODALITA’ DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO 2.1 PRESTAZIONI RICHIESTE

Il Broker si impegna a fornire con i propri mezzi e la propria organizzazione le seguenti prestazioni principali:

- identificazione, analisi e valutazione dei rischi e delle problematiche ad essi collegate;

- analisi delle polizze esistenti presso la Società ed individuazione delle coperture occorrenti con impostazione di una proposta di programma assicurativo, finalizzato alla ottimizzazione delle coperture assicurative e limitazione dei costi a carico dell’Azienda;

- elaborazione, d'intesa con il competente Servizio della Società, dei capitolati speciali per l'affidamento dei diversi servizi assicurativi ed assistenza nelle procedure di gara (controlli di conformità e di economicità delle singole offerte rispetto a quanto richiesto nel capitolato di gara) e nella fase contrattuale;

- gestione dei contratti assicurativi con il controllo sull'emissione delle polizze, appendici, scadenze dei ratei e ogni altra connessa attività amministrativo contabile;

- assistenza continuativa nelle varie fasi di trattazione dei sinistri della Società occorsi durante il periodo contrattuale, nonché per quelli già verificatisi e pendenti alla data di conferimento dell'incarico, al fine di assicurare il tempestivo pagamento da parte delle compagnie assicuratrici delle somme spettanti, nonché predisposizione, elaborazione e trasmissione del report periodico sull'andamento dei sinistri;

- costante aggiornamento in ordine alle problematiche ed alla legislazione concernente la materia assicurativa, d'intesa con il competente Servizio della Società;

- elaborazione di un rapporto annuale che sintetizzi gli elementi principali del programma assicurativo, gli interventi effettuati e le attività da attuare a breve e medio termine;

Capitolato Tecnico

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- assistenza e supporto nella progettazione, implementazione e sviluppo di un programma aziendale per la gestione del rischio.

1. Analisi del pacchetto di polizze

Il Broker, dopo aver effettuato una puntuale verifica della situazione assicurativa della Società, dovrà presentare un’articolata relazione contenente la valutazione del livello di esposizione dell’IGEA, nonché segnalare l’insorgere di nuovi rischi o le mutate condizioni degli stessi. Tale relazione dovrà essere accompagnata da un’analisi economica sul costo delle diverse polizze con ogni utile proposta di miglioramento.

Tale adempimento sarà ripetuto entro il 31 marzo di ogni anno contrattuale.

Oltre a ciò il Broker dovrà aggiornare costantemente ed in ogni caso la Società sulla congruità delle polizze in atto alla luce dei mutamenti normativi del mercato assicurativo, di eventuali evoluzioni giurisprudenziali in materia, dei cambiamenti contenuti nella contrattazione collettiva nazionale e nella legislazione concernente lo svolgimento delle attività, di ulteriori esigenze della Società.

2. Verifica dei rischi e formulazione delle relative proposte di adeguamento

Il Broker procederà a:

- identificare, analizzare e valutare i rischi, anche mediante l’utilizzo di check list, esame di documenti, sopralluoghi e colloqui programmati con il personale competente dell’Azienda;

- identificare, analizzare e valutare i rischi derivanti da nuovi affidamenti di servizi e forniture, compreso lo studio, l’analisi e la valutazione delle coperture assicurative previste dai citati affidamenti;

- predisporre una relazione circostanziata sullo stato dei rischi individuati, evidenziando eventuali azioni da porre in essere nel breve e medio termine;

- evidenziare con tempestività ogni utile iniziativa da intraprendere a seguito di eventuali modifiche e integrazioni del quadro normativo relativo alle attività aziendali;

- segnalare, nell’ambito dell’esecuzione del contratto, l’insorgere di nuovi rischi o le mutate condizioni degli stessi, fornendo completa assistenza per quanto concerne eventuali necessità di modifica o adeguamento delle polizze in essere tramite l’emissione di appendici alle polizze ovvero sottoscrizione di nuove polizze.

3. Assistenza nella predisposizione degli atti di gara

Il Broker fornirà la consulenza necessaria per la migliore predisposizione degli atti di gara occorrenti per lo svolgimento delle procedure di selezione del contraente, secondo le norme previste dalla disciplina comunitaria, nazionale e regionale.

4. Assistenza nello svolgimento delle procedure di gara

Il Broker assisterà l’IGEA nello svolgimento delle procedure di gara per la scelta del contraente, fornendo una consulenza specialistica quale analisi dei costi, verifiche di congruità, relazioni ed altro.

5. Gestione operativa dei contratti e dei sinistri

La gestione dei contratti assicurativi comporta l’esecuzione di ogni incombenza ed in particolare:

- assistenza nella gestione delle polizze: comunicazione, con preavviso di almeno 30 giorni, dei termini di scadenza delle polizze, dei termini per procedere alla disdetta, dei termini di pagamento dei premi e di ogni altro termine con effetti nei confronti dell’Azienda;

- segnalazione di eventuali adempimenti indicati nelle polizze, problematiche emergenti e modalità per la risoluzione;

- verifica dei conteggi dei premi e dei conguagli relativi alle polizze e alle appendici o atti di regolazione, comunicazione all’Azienda della loro correttezza e avviso del termine per il pagamento;

- gestione globale delle pratiche relative ai sinistri già in atto alla data di inizio del rapporto e di quelli che si verificheranno durante la durata del contratto, anche mediante la realizzazione di un software per la gestione informatizzata della sinistrosità e l’aggiornamento del relativo database;

- assistenza ai Servizi competenti nella corretta denuncia dei sinistri nei confronti di tutte le compagnie di assicurazione interessate al caso specifico entro i termini contrattuali e di legge previsti a salvaguardia della tenuta in garanzia dell’ente;

- assistenza ai Servizi competenti della trattazione dei sinistri passivi con le compagnie di assicurazione con l’obbligo, in caso di richiesta, dell’analisi della situazione dei singoli sinistri (motivi dell’eventuale mancato pagamento da parte della compagnia assicurativa, criticità e adempimenti analoghi);

- assistenza ai Servizi competenti in ogni caso di sinistro attivo al fine dell’ottenimento del risarcimento più equo nei tempi più solleciti; in tale ambito è prevista altresì ogni attività di supporto in fase di negoziato con i terzi responsabili o con l’istituto assicuratore;

- elaborazione con xxxxxxx xxxxxxxxxx (30 giugno e 31 dicembre di ogni anno contrattuale) dell’elenco dei sinistri, in corso, definiti, da definire con le relative specifiche;

- interruzione del decorso del termine di prescrizione dei sinistri nei confronti delle compagnie assicurative;

- elaborazione di opportune strategie per la riduzione della sinistrosità;

- tempestiva informazione sulle vicende giudiziarie relative ai sinistri ed aggiornamento del contenzioso attraverso la corrispondenza dei legali incaricati.

6. Assistenza e consulenza in problematiche assicurative

Il Broker assisterà l’IGEA in qualsiasi questione di natura assicurativa, provvedendo tra l’altro a:

- programmare iniziative di aggiornamento a favore del personale dell’IGEA anche tramite la predisposizione del testo di circolari interne in tema assicurativo;

- formazione destinata ai soggetti che intervengono nel processo di gestione del rischio; la formazione è finalizzata a diffondere le conoscenze specifiche sulla gestione dei rischi e sull’utilizzo delle metodologie consolidate e degli strumenti di analisi nonché al raggiungimento degli obiettivi del programma di risk management;

- partecipare agli incontri per la definizione congiunta di particolari sinistri a semplice richiesta dell’IGEA;

- trasmettere tempestivamente novità legislative o pronunce giurisprudenziali che intervengano nel corso di validità del contratto con la relativa valutazione dell’impatto sulla gestione del pacchetto di polizze assicurative;

- offrire consulenza e redigere pareri esaustivi in merito alle tematiche e alle problematiche di tipo assicurativo;

- rilasciare pareri di congruità in merito a coperture assicurative da affidare.

7. Assistenza e consulenza nell’ambito di risk management

Il Broker assisterà l’IGEA, nell’ambito delle proprie competenze professionali, per le attività di risk management a supporto, sviluppo e miglioramento delle azioni svolte dal personale dell’IGEA; a tal fine il Broker dovrà:

- presentare un progetto per il sistema di risk management attraverso il quale l’IGEA sia in grado di identificare, analizzare, quantificare, comunicare, monitorare, eliminare o trasferire i rischi relativi a qualsiasi attività o processo operativo. Obiettivo del sistema è rendere consapevoli le risorse umane dell’IGEA dei rischi connessi all’erogazione delle prestazioni, tutelare le risorse umane e patrimoniali, contenere i costi assicurativi, sensibilizzare gli operatori al tema della gestione del rischio e alla segnalazione degli eventi avversi;

- elaborare e strutturare gli strumenti per la rilevazione e il monitoraggio dei rischi, dei metodi per l’analisi del rischio e dei metodi per l’analisi degli eventi avversi;

- creare un database delle procedure di gestione dei rischi con relativa mappatura completa dell’identificativo delle attività, delle relative competenze, degli indicatori di attività e degli standard di riferimento.

2.2 MODALITA’ DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO

Il Broker dovrà eseguire tutte le prestazioni oggetto del servizio con la diligenza tipica degli incarichi specialistici e secondo la perfetta regola d’arte in conformità alle previsioni del presente Capitolato e dello schema di Contratto.

Dette prestazioni e attività nonché i relativi costi e oneri sono, senza eccezione alcuna, interamente ed esclusivamente a carico del broker.

Il Broker nell'espletamento dell'incarico non assumerà alcun compito di direzione e coordinamento nei confronti degli uffici dell'Azienda appaltante, né potrà impegnare il medesimo nei confronti di terzi. I contratti assicurativi dovranno essere sottoscritti esclusivamente dal Legale Rappresentante dell’Azienda o dalla persona appositamente autorizzata.

A mero titolo esemplificativo e senza che ciò costituisca limitazione alcuna, l’Aggiudicatario dovrà:

- garantire il rispetto degli scopi perseguiti dall’IGEA assicurando la tutela degli interessi della stessa, anche tenendo conto che trattasi di una Società in House;

- agire in modo da non recare pregiudizio alcuno agli interessi dell’IGEA;

- rispettare le procedure e le istruzioni impartite dall’IGEA;

- acquisire tutte le informazioni necessarie a valutare le esigenze assicurative dell’IGEA e operare in modo che quest’ultima sia sempre informata;

- garantire in ogni momento la trasparenza dei rapporti con la compagnia di assicurazione, obbligandosi a depositare presso l’IGEA ogni documentazione relativa alla gestione del rapporto assicurativo o che possa influire sulla gestione del rapporto medesimo;

- astenersi da effettuare operazioni in cui ha direttamente o indirettamente un interesse in conflitto;

- astenersi da ogni comportamento che possa avvantaggiare le compagnie assicurative a discapito dell’IGEA;

- seguire quanto dallo stesso proposto con la relazione tecnica, presentata in sede di offerta, fatte salve le diverse indicazioni da parte dei competenti uffici dell’IGEA, assicurando inoltre adeguata assistenza da parte di personale idoneo, dietro semplice richiesta degli uffici;

- provvedere all’espletamento delle attività oggetto del presente Capitolato con propria organizzazione imprenditoriale e/o professionale, restando espressamente esclusa la sussistenza di qualsiasi rapporto di subordinazione e/o di lavoro dipendente tra i soggetti incaricati e l’IGEA; l’Aggiudicatario, pertanto, dovrà tenere indenne l’IGEA da qualsiasi eventuale pretesa o azione dei relativi dipendenti e/o collaboratori;

- rispettare tutte le norme, regolamenti e disposizioni amministrative vigenti in materia, nonché tutte le prescrizioni legislative, regolamentari e amministrative in materia di contratti di lavoro, di previdenza e assistenza sociale e di obblighi fiscali e di sicurezza del personale, applicando peraltro integralmente nei confronti dei propri dipendenti il trattamento economico e normativo stabilito dal contratti collettivi nazionali e territoriali in vigore per il settore e per la zona nella quale si svolgono le prestazioni;

- garantire la presenza di personale qualificato in numero adeguato a svolgere proficuamente l’attività di consulenza e brokeraggio assicurativo e comunque non inferiore per numero, impegno e specifica preparazione a quello indicato nella propria offerta;

- rispondere del contenuto dei contratti che ha contribuito a determinare e a far stipulare, modificare o integrare agli organi aziendali competenti;

- rispondere altresì nel caso in cui non segnali tempestivamente e non dimostri di aver esperito ogni azione necessaria alla modificazione di condizioni contrattuali, che comportino responsabilità amministrativa degli organi aziendali competenti;

- rispondere dei danni causati anche se rilevati dopo la scadenza del servizio di cui al presente Capitolato, se imputabili al periodo di sua competenza;

Ad ogni effetto di legge si riconosce al Broker il ruolo di cui al D.lgs. n. 209/2005 nonché ai provvedimenti ISVAP (ora IVASS) in materia. Conseguentemente il Broker:

- è responsabile della rispondenza formale e giuridica dei documenti contrattuali stipulati dall’IGEA, in esecuzione delle prestazioni oggetto del presente appalto, nonché della legittimità della sottoscrizione degli stessi da parte dell’Assicuratore;

- deve trasmettere tempestivamente alle compagnie assicurative tutte le comunicazioni inviate dall’IGEA e destinate alle stesse, senza che l’IGEA possa incorrere in alcuna decadenza;

- deve trasmettere all’Assicuratore ogni comunicazione utile e necessaria per la migliore tutela degli interessi dell’Assicurato;

- deve procedere al pagamento dei premi dovuti all’Assicuratore con i versamenti all’uopo effettuati dall’IGEA, provvedendo alla rendicontazione secondo gli accordi vigenti con la compagnia delegataria e/o con ciascuno degli eventuali coassicuratori, rilasciando ampia e liberatoria quietanza.

È fatto salvo qualsiasi difforme accordo assunto in sede di gara per i servizi assicurativi tra l’IGEA e le compagnie di assicurazione.

L’IGEA s'impegna a:

• non stipulare o modificare alcuna polizza senza la consulenza e l'intermediazione del Broker;

• rendere noto, in occasione di procedure concorsuali per l'assunzione delle polizze assicurative, che la gestione del contratto di assicurazione e delle relative polizze è affidato al Broker, il quale è deputato a rapportarsi, per conto dell’IGEA con le Compagnie assicurative per ogni questione inerente il contratto medesimo;

• citare espressamente, in tutti gli atti afferenti i propri servizi assicurativi, che si avvale della consulenza e assistenza del Broker;

• fornire al Broker la collaborazione del proprio personale, nonché tutti gli atti e documenti necessari per il completo e puntuale disbrigo di formalità e adempimenti riguardanti il suddetto servizio.

ART. 3 – PENALI

Le penali sono disciplinate all’articolo 17 dello Schema di Convenzione a cui pertanto integralmente si fa rinvio.