Prot. n. 0060156 del 17/04/2018 - [UOR: 2497 - Classif. X/4]

Prot. n. 0060156 del 17/04/2018 - [UOR: 2497 - Classif. X/4]

Procedura per l’affidamento, ai sensi dell’art. 63, comma 2, lett. c) del Codice dei contratti, della fornitura di riviste scientifiche edite, in qualsiasi formato, da case editrici italiane e straniere per le esigenze delle biblioteche e delle strutture dell’Alma Mater Studiorum – Università di Bologna, per l’anno 2018.

Capitolato speciale d’oneri

CIG 729038258B

Riviste edite da case editrici straniere per le biblioteche di area scientifico-tecnica-medica (Allegato 1) e riviste edite da case editrici italiane per le biblioteche dell’Ateneo (Allegato 2) per l’anno 2018

PREMESSA

Il Sistema Bibliotecario dell’Università di Bologna è composto attualmente da 28 biblioteche articolate in 56 punti di servizio dislocati in varie zone dell’Area Metropolitana di Bologna, a Cesena, Cesenatico, Forlì, Ravenna e Rimini. Le biblioteche attivano gli abbonamenti alle riviste scientifiche per soddisfare:

• le richieste di aggiornamento e di studio della comunità di riferimento (docenti, studenti, personale tecnico-amministrativo),

• le esigenze didattiche degli insegnamenti,

• il completamento del proprio patrimonio bibliografico.

Alle biblioteche del Sistema Bibliotecario di Ateneo si sommano altre strutture d’Ateneo, che, seppur in misura minore e meno continuativa, necessitano di acquistare abbonamenti a riviste per particolari fini istituzionali, sia didattici che scientifici e di aggiornamento professionale.

I punti di servizio bibliotecario (attualmente 6 per tutto l’Ateneo) e le altre strutture di Ateneo sono Unità Ordinanti (UO) autonome, alle quali dovranno essere consegnati e resi accessibili i periodici richiesti. Negli Allegati 1-2 sono elencate le UO al momento interessate alla fornitura. Si evidenzia quindi la complessità delle UO sia per la dislocazione su un ampio territorio, sia per l’articolata varietà di strutture richiedenti l’attivazione di abbonamenti a riviste scientifiche; si aggiunge che il processo di razionalizzazione delle strutture bibliotecarie e dei punti di servizio non è ancora concluso e, quindi, saranno possibili variazioni istituzionali delle UO nel corso dei prossimi anni.

L’estrema varietà e specificità delle UO dell’Ateneo comporta che il reperimento delle riviste scientifiche non sia limitato ai canali di distribuzione tradizionali. Frequentemente, infatti, le UO necessitano di periodici:

• editi da case editrici di piccole dimensioni;

• pubblicati da University Press, Istituti di ricerca, Enti scientifici pubblici e privati;

• non reperibili nei canali di distribuzione tradizionali (ad esempio attivabili unicamente presso gli editori medesimi).

Nel contempo, a garanzia di una sempre maggiore ed estesa fruibilità dei contenuti elettronici, si

sottolinea il carattere prioritario dell’attivazione dell’accesso all’online a livello di Ateneo.

Infine, per tutte le UO si evidenzia come sia fondamentale la possibilità di comunicare in maniera tempestiva e certa ai propri stakeholders (docenti, studenti, organi di controllo e di gestione, ecc.) tanto l’avvenuta attivazione degli abbonamenti quanto la loro eventuale irreperibilità, indisponibilità e inaccessibilità, al fine di non creare disagi o interruzioni nelle attività di didattica e di ricerca ad essi connesse.

Obiettivo della procedura

Obiettivo della procedura, quindi, è quello di:

• assicurare l’attivazione degli abbonamenti alle riviste scientifiche ordinate e, ove previsto, l’accesso alla versione elettronica in via prioritaria a livello di Ateneo;

• garantire la corretta e rapida fornitura alle singole UO, in tutto l’iter procedurale: dal recepimento

dell’ordine fino alla consegna del materiale bibliografico e/o all’attivazione dell’accesso alla versione elettronica, nonché dei documenti accompagnatori, a condizioni vantaggiose;

• assicurare una costante ed efficace comunicazione con le singole UO in merito ad ogni aspetto della singola fornitura.

DEFINIZIONI

Riviste scientifiche (o periodici): pubblicazioni a stampa o su altro supporto, pubblicate a intervalli generalmente regolari nel tempo sotto un stesso titolo.

Pacchetto: modalità di abbonamento a un gruppo di riviste del medesimo editore, aggregatore, distributore o simile, con costo complessivo unico ridotto rispetto alla somma dei costi delle singole riviste.

Ordine: abbonamento a periodico, o elenco abbonamenti a periodici, richiesto dalla UO nelle modalità di cui al presente Capitolato.

Ordine in corso: abbonamento a periodico, o elenco abbonamenti a periodici, ordinato per cui non sono ancora decorsi i tempi di attivazione presso l’editore.

Ordine fornito: abbonamento a periodico, o elenco abbonamenti a periodici, ordinato e consegnato all’UO e/o di cui è stato attivato l’accesso nelle modalità di cui al presente Capitolato.

Ordine annullato: abbonamento a periodico, o elenco abbonamenti a periodici, ordinato e non fornito alla UO e quindi, previa valutazione delle motivazioni della mancata fornitura, eliminato dalla UO medesima dalla lista degli ordini in corso.

Organi di gestione: soggetti preposti ai fini dell’esecuzione della fornitura: Responsabile Unico del Procedimento (RUP), Direttore dell’esecuzione del Contratto (DEC), Coordinatore unico per la fornitura online, Referenti di area.

Art. 1 – OGGETTO

La presente procedura ha per oggetto la fornitura per l’anno 2018 di periodici editi, in qualsiasi formato, da case editrici italiane e straniere e relativi servizi accessori obbligatori, di cui ai successivi artt. 2 e 3, per le esigenze delle biblioteche e delle strutture dell’Alma Mater Studiorum - Università di Bologna.

La procedura include anche l’eventuale fornitura di numeri arretrati dei medesimi periodici. Le biblioteche e le altre strutture, suddivise anche in più punti di servizio, ognuno da considerarsi UO destinatarie della fornitura, sono ubicate nell’Area Metropolitana di Bologna, Xxxxxx, Xxxxxxxxxx, Xxxxx, Xxxxxxx, Xxxxxx.

Gli elenchi delle attuali UO sono allegati al presente Capitolato (Allegati 1-2).

L’Università di Bologna si riserva di ampliare o modificare tali Allegati in corso di vigenza contrattuale, qualora ciò si renda necessario a seguito di operazioni di riorganizzazione dell’Ateneo, del Sistema Bibliotecario o per le esigenze di nuove strutture. Di tali modifiche verrà data idonea comunicazione attraverso PEC.

La fornitura è suddivisa come segue:

- riviste edite da case editrici straniere per le biblioteche di area scientifico-tecnica-medica (Allegato 1) per l’anno 2018;

- riviste edite da case editrici italiane per le biblioteche dell’Ateneo (Allegato 2) per l’anno 2018. Art. 2 - SPECIFICHE DELLA FORNITURA E DEI SERVIZI MINIMI CONNESSI

La fornitura consiste nell'approvvigionamento di periodici, sulla base di ordini inviati dalle singole UO nel corso della validità contrattuale, nonché nell’espletamento dei servizi connessi, qui sotto elencati.

Le forniture e le prestazioni dei servizi di cui al presente Capitolato non sono affidate in via esclusiva, pertanto le UO si riservano la facoltà di affidarle a soggetti terzi per il soddisfacimento di bisogni ed esigenze particolari che dovessero verificarsi nel corso dell’esecuzione del contratto.

Le UO avranno inoltre la facoltà di rivolgersi a soggetti terzi qualora:

a) il Fornitore comunichi la motivata e oggettiva impossibilità di evadere l’ordine;

b) i periodici siano ricompresi nell’ambito di contratti consortili o nazionali a cui l’Ateneo aderisce;

c) l’Editore imponga la sottoscrizione diretta o la fornitura attraverso un agente esclusivo.

I contratti di abbonamento dovranno comprendere anche i supplementi, i numeri speciali, i numeri monografici, gli omaggi, l’accesso a eventuali versioni o servizi online, ecc., relativi a ogni testata e, comunque, ogni altro prodotto incluso nel canone di abbonamento ordinario.

Il Fornitore dovrà:

1) stipulare contratti di abbonamento ai periodici con i singoli editori e distributori per conto e a uso delle UO, provvedendo, altresì, al pagamento delle quote di abbonamento secondo le modalità ed entro i termini pattuiti con gli editori, o da essi stabiliti, al fine di garantire la completezza (tutti i numeri previsti dal piano editoriale per l’annata / volume oggetto di ordine), la regolarità, la puntualità e la continuità della fornitura alle UO.

2) attivare in tutti i casi ove possibile e/o previsto dagli editori, abbonamenti su qualsiasi formato a titoli inseriti in particolari pacchetti cumulativi con sconto, a livello di singola UO e altresì a livello di raggruppamento di biblioteche, e gestire la relativa suddivisione della spesa.

3) applicare il prezzo più vantaggioso previsto dalla combinazione degli abbonamenti cartacei richiesti dalle UO e fornire per posta elettronica alle UO adeguata informazione circa la partecipazione ai suddetti pacchetti d’abbonamento.

4) fornire il servizio di “assistenza al cliente” su tutti gli aspetti, tecnici e contrattuali, della fornitura:

a) l’interlocutore di UO, RUP, DEC, Coordinatore unico per la fornitura online e Referenti di area dovrà essere un Responsabile della fornitura, nominato dal Fornitore, in grado di parlare e scrivere correttamente in lingua italiana, che sia a conoscenza dei termini contrattuali e munito dei necessari poteri per l’esecuzione della fornitura e dei servizi connessi. Tale Responsabile dovrà essere reperibile tutti i giorni lavorativi nella fascia oraria 9.00-17.00; in caso di suo impedimento o assenza, dovrà essere disponibile un sostituto;

b) l’assistenza potrà essere garantita tramite posta elettronica, telefono e/o sistemi di messaggistica istantanea (es. Skype, ecc.).

5) fornire preventivi di spesa.

All’avvio della fornitura e su richiesta di UO e/o Organi di gestione i preventivi di spesa dovranno essere inviati per posta elettronica.

6) fornire tempestive informazioni su mutamenti editoriali, di modello economico, di inquadramento di tier nella fornitura delle versioni online.

Dovranno essere inviate tempestivamente, e comunque non oltre 5 (cinque) giorni lavorativi dalla registrazione dell’informazione nel database gestionale, informazioni via posta elettronica alle UO relative a cambi di titolo, di periodicità o di editore, ritardi o sospensioni nella pubblicazione, fusioni, scissioni o cessazioni, cambi di formato e di inquadramento di tier. Le UO, ricevute le informazioni, si riservano di recedere dagli abbonamenti, previa semplice comunicazione scritta.

Solo dietro richiesta delle UO saranno inviate informazioni circa nuove riviste con l’eventuale spedizione di copie saggio.

7) assicurare la fornitura del materiale bibliografico. In particolare:

a) i fascicoli in ritardo o non pervenuti dovranno essere tempestivamente sollecitati agli editori. Dovrà essere inviata comunicazione per posta elettronica in merito all’esito dei reclami e indicazione della data di spedizione del fascicolo sostitutivo. Dovrà inoltre essere inviato a richiesta delle UO o degli Organi di gestione un prospetto mensile personalizzato e riepilogativo, in formato cartaceo e/o elettronico (leggibile dai principali fogli di calcolo), che evidenzi, per ogni testata, i fascicoli reclamati, la data in cui è stato inoltrato il sollecito all’editore, l’eventuale risposta o se è in corso un’altra procedura per il recupero dei fascicoli mancanti. In caso di variazioni nel corso della fornitura, le UO devono essere informate circa i tempi minimi o massimi di reclamo accettati dagli editori, in relazione a tutti i titoli sottoscritti. In caso di attivazione da parte delle UO del servizio di consolidamento, si applica quanto previsto al successivo art. 3;

b) dovrà essere garantita la sostituzione dei fascicoli pervenuti con difetti di stampa o danneggiati durante la spedizione e il trasporto agli indirizzi delle UO;

c) dietro richiesta delle UO, dovranno essere fornite informazioni circa la reperibilità e il costo di

fascicoli o intere annate arretrate dei periodici sia in versione cartacea che in versione elettronica;

d) dovrà essere garantita la fornitura gratuita preferenzialmente in originale o, solo secondariamente, in copia di quei fascicoli pubblicati e normalmente distribuiti che non siano giunti a destinazione. Questo anche nel caso in cui non fossero stati rispettati da parte delle UO i tempi di sollecito fissati dagli editori, qualora tale tempistica non sia stata debitamente comunicata dal Fornitore, come previsto al precedente punto a). Nel caso di fornitura del fascicolo in copia e nel formato da concordare con le UO, spetta al Fornitore assolvere tutti gli adempimenti legati al rispetto della normativa sul diritto d’autore;

e) dovrà essere garantita alle UO la tracciabilità dello stato delle spedizioni e delle consegne;

f) dovranno essere gestite per ogni UO, intestazioni e indirizzi diversi per consegna e fatturazione.

Il Fornitore, inoltre, si impegna, senza alcun onere aggiuntivo a carico delle UO:

• ad assolvere le pratiche Intrastat per il materiale edito nei Paesi appartenenti all’Unione Europea;

• ad assolvere, in nome proprio, ogni adempimento relativo allo sdoganamento delle riviste in formato cartaceo provenienti da Paesi extra UE.

Si precisa che, ai sensi dell’art. 3, comma 7, del D.L. 90/1990, convertito in L. 165/1990, “non sono soggette all’imposta sul valore aggiunto le cessioni di pubblicazioni estere effettuate nei confronti delle biblioteche universitarie, nonché le importazioni dei detti beni effettuate dagli stessi organismi”.

8) assicurare la fornitura dei periodici elettronici. In particolare:

a) sia nel caso di periodici solo online, sia nel caso delle versioni online, gratuite o a pagamento, incluse negli abbonamenti cartacei sottoscritti, il Fornitore è tenuto a effettuare tutte le operazioni necessarie per l’attivazione degli accessi, prioritariamente sul sito dell’editore, richiedendo alle UO solo la firma delle licenze quando necessaria. Il Fornitore s’impegna, inoltre, a fornire per posta elettronica tutti i dati necessari alla registrazione su eventuali altre piattaforme che rendano disponibile l’accesso. Qualora l’editore richieda che l’attivazione e la registrazione venga fatta dall’UO, il Fornitore è tenuto a garantire tempestivamente un servizio di fornitura dei dati e di assistenza sulle modalità di registrazione, autenticazione e accesso ai periodici in abbonamento.

b) Il Fornitore è tenuto a fornire un servizio d’informazione sui modelli economici di accesso alla versione online dei periodici in abbonamento e sulla loro eventuale variazione nel tempo: s’impegna a comunicare tempestivamente per posta elettronica la disponibilità dell’online, a qualunque titolo incluso nell’abbonamento cartaceo sottoscritto, e a comunicare, su richiesta, i costi aggiuntivi per accedere al servizio e l’eventuale costo della sola versione elettronica.

Per l’accensione di abbonamenti alle versioni solo online devono essere applicate le condizioni economiche espresse in sede di offerta per la specifica tipologia, calcolate sul prezzo di catalogo previsto per il collegamento Internet relativo al dominio dell'Università di Bologna, salvo diversa richiesta dell'UO.

Inoltre il Fornitore dovrà:

1. comunicare alle singole UO e per l’insieme di tutte le UO al Coordinatore unico per la fornitura online, a inizio fornitura e a sottoscrizione avvenuta, tutti i customer number dei periodici attivati, i codici di attivazione, le password da amministratore e ogni altra informazione necessaria per accedere alle statistiche d’uso ed eventuali altri servizi sul sito dell’editore;

2. permettere la gestione dei reclami per gli online direttamente sulla piattaforma amministrativa;

3. dare tempestiva comunicazione per posta elettronica, direttamente all’UO, per ogni variazione nelle modalità di accesso ai singoli titoli.

In tutti i casi il Fornitore s’impegna a garantire la continuità dell’accesso alle versioni elettroniche sul sito dell’editore/aggregatore, per tutta la durata dell’abbonamento, nell’anno della vigenza contrattuale e anche in relazione ad annate pregresse eventualmente già sottoscritte dalle UO.

Inoltre, dovrà fornire supporto nell’eventuale attività di accorpamento e di armonizzazione degli account multipli esistenti sulle piattaforme editoriali, al fine di uniformare gli accessi mediante un unico account di riferimento per ciascuna piattaforma.

9) rendere disponibile e, su richiesta di Organi di gestione e UO, far pervenire la seguente reportistica:

a) report di avvenuta fatturazione: report semestrali, che indichino, per il periodo di riferimento, l’importo fatturato sia alle singole UO sia, complessivamente, all’Ateneo.

b) report di conferma d’ordine: il Fornitore, a richiesta, dovrà produrre e rendere disponibile, per ciascuna UO e/o complessivamente a livello di Ateneo, successivamente all’effettuazione degli ordini agli editori e prima della fatturazione alle UO, un report in formato elettronico (leggibile dai principali fogli di calcolo) contenente l’elenco completo dei periodici sottoscritti. Per ogni testata dovrà essere indicato: numero d’ordine attribuito dall’UO, il titolo, il numero del volume e dell’anno, l’ISSN, l’editore, il formato, la periodicità e il numero di fascicoli, la nazione di edizione, il prezzo di catalogo per l’Italia in valuta definitivo dell’abbonamento ordinario, il

corrispettivo in Euro, l’importo al lordo della commissione o al netto dello sconto e la data in cui è stato effettuato l’ordine all’editore ed eventuali servizi aggiuntivi attivati. Resta inteso che le UO possono altresì concordare con il Fornitore modalità personalizzate di produzione della suddetta reportistica.

1. Fornitura cartacea

1.1. Report in corso di fornitura: nel corso della fornitura il Fornitore, a richiesta, dovrà produrre e rendere disponibile, per ciascuna UO e complessivamente a livello di Ateneo, un report contenente l’elenco completo dei periodici sottoscritti, in formato elettronico (leggibile dai principali fogli di calcolo), citando per ogni testata: il numero d’ordine attribuito dall’UO, il titolo, il numero del volume e dell’anno, l’ISSN, l’editore, il formato, la periodicità e il numero di fascicoli, la nazione di edizione, il prezzo di catalogo per l’Italia in valuta, definitivo o presunto, dell’abbonamento ordinario, il corrispettivo in Euro, l’importo al lordo della commissione o al netto dello sconto e la data in cui è stato effettuato l’ordine all’editore ed eventuali servizi aggiuntivi attivati, numero e data fattura. Resta inteso che le UO possono, altresì, concordare con il Fornitore modalità personalizzate di produzione della suddetta reportistica.

1.2. Report sui reclami – Si veda il punto 8a) del presente articolo.

2. Fornitura online

2.1. Report in corso di fornitura: Per tutti i periodici online (comprese le versioni online incluse nell’abbonamento cartaceo) il Fornitore, a richiesta, dovrà produrre e rendere disponibile, successivamente all’effettuazione degli ordini agli editori e prima della fatturazione alle UO, un report contenente l’elenco completo dei periodici sottoscritti, in formato elettronico (leggibile dai principali fogli di calcolo). Per ogni testata dovrà essere indicato: il numero d’ordine attribuito dall’UO, il titolo, i volumi e/o le annate accessibili, l’ISSN, l’editore, la piattaforma, il customer number, le modalità di accesso, la URL (specifica del titolo), la data di attivazione dell’abbonamento, l’intervallo di accessibilità del titolo, la data di apertura dell’accesso, il prezzo di catalogo per l’Italia in valuta definitivo o presunto dell’abbonamento ordinario, il corrispettivo in Euro, l’importo al lordo della commissione o al netto dello sconto ed eventuali servizi aggiuntivi attivati. Resta inteso che le UO possono, altresì, concordare con il Fornitore modalità personalizzate di produzione della suddetta reportistica.

2.2. Report sui reclami: il Fornitore dovrà rendere disponibile o inviare a richiesta delle UO o degli Organi di gestione un prospetto mensile personalizzato e riepilogativo, in formato elettronico (leggibile dai principali fogli di calcolo), che evidenzi, per ogni testata, la data in cui è stato inoltrato il sollecito all’editore, l’eventuale risposta o se è in corso un’altra procedura per il ripristino del servizio, la data di ripristino del servizio.

10) rendere disponibile l’accesso online alla propria base dati bibliografico-amministrativa:

il Fornitore dovrà disporre di un sito web costantemente aggiornato attraverso cui poter effettuare la ricerca e la visualizzazione dei dati bibliografici e gestionali relativi agli abbonamenti in corso (ordini, stato degli abbonamenti, stato della fatturazione, stato dei solleciti effettuati) e inoltrare in modo diretto i

solleciti per la fornitura cartacea e, eventualmente, per la fornitura online. Tutti i dati inerenti agli ordini dovranno rimanere disponibili per le UO e gli Organi di gestione per tutte le fasi di fornitura fino a conclusione e collaudo del contratto.

11) rendere disponibile l’interazione tra il proprio sistema gestionale e i sistemi di automazione delle biblioteche delle UO tramite sistemi EDI, conformi al protocollo EDI (UN/EDIFACT(D96.A) EANCOM, secondo il profilo EDItEUR). Il Fornitore dovrà disporre di tale servizio almeno per i messaggi ORDERS e INVOICE.

Art. 3 - SERVIZI OPZIONALI

Il fornitore si impegna a fornire, a richiesta delle UO, il seguente servizio:

consolidamento: ricevimento e controllo di continuità dei fascicoli presso il Fornitore; reclamo automatico dei fascicoli non pervenuti e rendicontazione dello stato dei solleciti inoltrati; spedizione dei fascicoli con cadenza settimanale, tramite corriere, all’indirizzo delle UO, unitamente a una lista di accompagnamento dei fascicoli consegnati.

Resta a carico del Fornitore il rispetto dei tempi di sollecito previsti dagli editori e qualunque azione utile a garantire l’espletamento di una fornitura alle UO completa e regolare.

L’attivazione di questo servizio sarà richiesta a discrezione delle singole UO al momento dell’ordine. A titolo puramente indicativo si è indicato negli Allegati 1-2 l’interesse al servizio opzionale manifestato dalle UO al momento della redazione del presente Capitolato. In particolare, le UO hanno facoltà di attivare tale servizio anche in misura parziale rispetto al totale dei titoli ordinati.

Art. 4 - TEMPI DI ESECUZIONE

All’avvio della fornitura e o su richieste di UO e Organi di gestione i preventivi di spesa devono essere inviati per posta elettronica entro 15 (quindici) giorni lavorativi dalla richiesta ed entro 5 (cinque) giorni lavorativi nel caso di ordini espressamente indicati come urgenti.

Al fine di garantire la tempestiva accensione degli abbonamenti e la regolarità della fornitura, dopo il ricevimento degli ordini dalle singole UO, il Fornitore dovrà effettuare gli ordini agli editori entro e non oltre 15 (quindici) giorni lavorativi dal ricevimento degli stessi.

Salvo diversa indicazione, il Fornitore dovrà fornire tutti gli abbonamenti a partire dal primo numero dell’annata /del volume di riferimento, anche in caso di emissione tardiva degli ordini da parte delle UO. In tutti i casi in cui ciò non sia possibile, il Fornitore è tenuto a segnalare preliminarmente all’UO via posta elettronica il fascicolo da cui l’editore intende far decorrere l’abbonamento. In questo caso, il Fornitore procederà all’effettiva trasmissione dell’ordine all’editore solo dopo aver ottenuto espressa conferma dell’ordine medesimo da parte delle UO.

Limitatamente ai periodici irregolari o in ritardo di pubblicazione (inclusi a titolo esemplificativo e non esclusivo i cosiddetti standing order), il Fornitore si impegna a sottoscrivere gli abbonamenti entro 15 e non oltre (quindici) giorni lavorativi dalla data di effettiva pubblicazione e solo dopo aver

ottenuto ulteriore conferma dell’ordine da parte delle UO in base a un preventivo aggiornato e preventivamente comunicato. Gli ordini, inoltrati agli editori da parte del Fornitore, che non avessero seguito l’iter di approvazione appena descritto da parte delle UO non saranno vincolanti per le UO medesime che, pertanto, non saranno tenute al pagamento di qualsivoglia eventuale relativa fatturazione.

L’attivazione o il rinnovo degli abbonamenti dovrà comunque avvenire in modo da evitare ritardi o disguidi nel regolare inoltro dei periodici alle UO, o mancata attivazione, interruzione e lacune negli accessi alle versioni elettroniche. Il Fornitore dovrà comunicare tempestivamente eventuali ritardi, disguidi, mancate attivazioni via posta elettronica alle UO.

Il Fornitore dovrà, comunque, fornire l’annata completa di ogni periodico anche nel caso in cui alcuni fascicoli venissero pubblicati in data posteriore alla scadenza del contratto e dovrà espletare ogni adempimento necessario al completamento delle forniture anche successivamente alla scadenza del contratto senza corresponsione di alcun prezzo aggiuntivo da parte delle UO.

Il Responsabile della fornitura nominato dal Fornitore è tenuto a fornire entro e non oltre 5 (cinque) giorni lavorativi dal ricevimento conferma di ricezione e risposta scritta per posta elettronica a tutte le comunicazioni diverse dal semplice sollecito e in particolare a quelle che segnalano disguidi e anomalie dei servizi o della fornitura, nonché fornire per posta elettronica conferma di avvenuta ricezione per quanto riguarda i rinnovi e gli ordini per l’attivazione di nuovi titoli.

I periodici saranno spediti direttamente dagli editori o, ove richiesto, dal Fornitore attraverso il servizio di consolidamento, franco trasporto, imballo compreso, consegnati presso le sedi delle UO, agli indirizzi (e se richiesto al piano) espressamente specificati negli elenchi delle UO allegati (Allegati 1-2). Il Fornitore si impegna a recepire tempestivamente eventuali comunicazioni da parte degli Organi di gestione e UO in merito alle variazioni di indirizzo che nel corso della fornitura dovessero verificarsi, adeguando le proprie modalità di spedizione (servizio consolidato) e/o dandone comunicazione agli editori (in caso di spedizione diretta). Nel caso di consegna di fascicoli all’indirizzo errato, il Fornitore ha l’obbligo di ritirarli e di effettuare la consegna corretta a sue spese entro e non oltre 15 (quindici) giorni lavorativi dalla comunicazione dell’errore; parimenti nel caso di consegna di fascicoli non ordinati (esclusi quelli ricevuti a titolo di copia saggio), ha l’obbligo di provvedere a sue spese al ritiro.

La sostituzione dei fascicoli pervenuti con difetti di stampa o danneggiati durante la spedizione e il trasporto agli indirizzi delle UO dovrà essere effettuata dal Fornitore a sue spese previo accordo con l’UO sui tempi e sulle modalità.

Relativamente ai periodici cartacei, i solleciti dei fascicoli in ritardo o non pervenuti dovranno essere inoltrati agli editori entro e non oltre 5 (cinque) giorni lavorativi dall’avvenuta comunicazione del reclamo da parte delle UO, salvo obbligo a farlo in tempi inferiori al fine di non oltrepassare i termini utili stabiliti dall’editore.

Relativamente ai periodici elettronici, le UO, nel caso di ritardate attivazioni, interruzioni e/o sospensioni del servizio forniranno opportuno reclamo al Fornitore, che dovrà sollecitare agli editori l’attivazione e/o il ripristino dell’accesso entro e non oltre 3 (tre) giorni lavorativi dall’avvenuta comunicazione del reclamo da parte delle UO. Laddove il disservizio permanga, per un periodo pari o superiore a 15 (quindici) giorni lavorativi dalla data della suddetta comunicazione da parte delle UO al Fornitore, per qualsivoglia inadempienza, anche imputabile agli editori, aggregatori o simili, e stante l’impossibilità di effettuare una fornitura completa e regolare, il medesimo è obbligato alla restituzione delle somme fatturate alle UO come disciplinato dal contratto.

Art. 5 - FATTURAZIONE

È fatto obbligo al Fornitore di applicare a ogni singolo titolo di periodico o pacchetto la medesima percentuale di commissione o di sconto indicata in sede di offerta.

Salvo diversa indicazione da parte delle UO, il Fornitore dovrà procedere di norma con fatturazione cumulativa per più titoli, mantenendo tassativamente distinta la fatturazione per abbonamenti e servizi relativi a periodici in formato cartaceo da quella per abbonamenti e servizi relativi a periodici in formato elettronico.

Il Fornitore dovrà procedere alla fatturazione nei confronti delle UO solo per quei titoli di cui l’editore prevede l’effettiva e regolare pubblicazione.

Per i titoli irregolari o in ritardo di pubblicazione (inclusi a titolo esemplificativo e non esclusivo i cosiddetti standing order), il Fornitore è tenuta ad attenersi a quanto previsto al precedente art. 4. Pertanto, potrà procedere alla fatturazione solo successivamente alla conferma d’ordine da parte delle UO e all’effettiva pubblicazione da parte dell’editore.

La fatturazione dovrà essere effettuata in Euro e, qualora ne ricorrano le condizioni di legge, inviata in forma elettronica, in osservanza delle modalità previste dal D.Lgs. 52/2004, dal D.Lgs. 82/2005 e dai successivi decreti attuativi. Il Fornitore si impegna inoltre a uniformarsi alle modalità di fatturazione elettronica richieste dall’Ateneo.

Le fatture dovranno essere redatte e intestate secondo le indicazioni specifiche fornite in sede contrattuale e dovranno contenere, oltre ai dati obbligatori per legge, le informazioni e i riferimenti definiti dalle singole UO, nonché l’importo totale da liquidare in Euro, al lordo ed al netto dello sconto o commissione.

Ciascuna fattura potrà contenere esclusivamente ordini facenti parte del medesimo buono d’ordine amministrativo e CUP (Codice Unico di Progetto), nel caso sia specificato.

Oltre a CIG, buono d’ordine amministrativo (o comunque espressa menzione del riferimento di ordine) ed eventuale CUP, con riferimento a ciascun periodico dovranno essere indicati in fattura:

• il titolo del periodico, l’editore, il numero del volume e dell’annata, il numero dei fascicoli per volume e/o per annata e la periodicità,

• il tipo di abbonamento: Print, Print+Free Online, Print+Online, solo Online, Cd‐Rom, ecc.,

• il prezzo di listino in Euro,

• per le riviste straniere:

il prezzo di listino per l’Italia espresso nella valuta originale del paese in cui il periodico è pubblicato nel caso in cui l’editore non presenti il prezzo in Euro,

il prezzo espresso in Euro,

qualora i prezzi nella valuta originale non risultino espressi in Euro, si procederà alla conversione applicando il cambio di riferimento Euro‐Rilevazioni BCE pubblicato sul quotidiano il Sole 24ore il giorno antecedente la dati di emissione della fattura; l’importo ottenuto verrà arrotondato per eccesso o per difetto al centesimo di Euro più vicino (due decimali),

• la percentuale di sconto/commissione,

• l’importo espresso in Euro relativo alla percentuale di sconto o maggiorazione a titolo di commissione di Agenzia, calcolato sul prezzo di listino per l’Italia,

• l’importo da liquidare in Euro al lordo della percentuale di commissione d’Agenzia o al netto dello

sconto.

Il Fornitore, fatto salvo quanto già in precedenza specificato per i titoli irregolari o in ritardo di pubblicazione (inclusi a titolo esemplificativo e non esclusivo i cosiddetti standing order), potrà provvedere all’emissione delle fatture relative agli abbonamenti solo dopo l’effettiva attivazione dell’abbonamento stesso presso l’editore e comunque non anteriormente alla data del 31 gennaio.

I pagamenti saranno effettuati entro 30 (trenta) giorni naturali e consecutivi dalla data di ricevimento della fattura, previo accertamento della regolarità della stessa, della non sussistenza di gravi irregolarità in relazione alla fornitura oggetto della fatturazione in parola.

Si precisa che:

- il termine decorre dal ricevimento della fattura;

- è subordinato alla verifica di regolarità della fornitura e della fattura stessa;

- è subordinato all’esito positivo degli accertamenti previsti ex lege in capo alle pubbliche amministrazioni per la liquidazione dei pagamenti.

Si precisa, sia pure in modo non esaustivo, che oltre ai meri errori materiali inerenti alle fatture medesime (quali, ad es. assenza del CIG, errata applicazione della disciplina fiscale di riferimento, errata applicazione del cambio) per grave irregolarità della fornitura s’intende l’inaccessibilità della versione elettronica sia nel caso di periodici solo on line, sia nel caso delle versioni on line, gratuite o a pagamento, incluse negli abbonamenti cartacei sottoscritti, e il mancato ricevimento di tutti i fascicoli del periodico che risultino già pubblicati alla data di fatturazione, qualora almeno uno di questi risulti distribuito da un tempo minimo di circa due mesi per i periodici stranieri, e di almeno un mese per quelli italiani.

In merito all’applicazione degli interessi di mora, la decorrenza dei termini per il pagamento delle fatture viene sospesa nel caso vengano riscontrati da parte delle UO omissioni, incongruenze, errori formali o sostanziali inerenti le fatture medesime, o gravi irregolarità della fornitura oggetto delle stesse.

Tali irregolarità verranno comunicate per iscritto via PEC dalle UO al Fornitore, il quale è tenuto a fornire tempestivo riscontro, come previsto dal precedente art. 4 . Al termine delle necessarie verifiche, qualora le suddette irregolarità fossero tali da non consentire l’espletamento delle normali procedure amministrative da parte delle UO, il Fornitore è tenuto all’annullamento delle fatture contestate e alla riemissione delle stesse alla data corrente; in alternativa, e dietro accordo con le UO, all’emissione di eventuali Note di credito entro 30 (trenta) giorni naturali e consecutivi dall’accertamento e/o dalla richiesta scritta via PEC da parte delle UO medesime nei modi previsti dalla normativa fiscale vigente. Nel caso di emissione di note di credito a storno parziale, il pagamento delle relative fatture verrà effettuato entro 30 (trenta) giorni, naturali e consecutivi, decorrenti dal ricevimento dell’ultima nota di credito emessa a storno parziale delle fatture stesse.

Si precisa, infine, che in caso di grave irregolarità della fornitura, il Fornitore è tenuto all’emissione di nuove fatture per gli addebiti oggetto dell’irregolarità solo alla data di soluzione di tali irregolarità.

Il Fornitore si impegna a presentare, dietro richiesta delle UO o degli Organi di gestione, fattura in originale dell’editore unitamente alle specifiche ed ai chiarimenti che si dovessero ritenere utili.

Art. 6 - CONDIZIONI DELLA FORNITURA

Sono a carico del Fornitore, e si intendono remunerati con il corrispettivo contrattuale, tutti gli oneri (ivi compresi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, gli oneri doganali, le commissioni bancarie o altre spese

dovute inerenti al trasferimento del pagamento del corrispettivo contrattuale), i rischi e le spese relative alle forniture ed ai servizi in oggetto, nonché relativi ad ogni attività che si rendesse necessaria per la loro prestazione o che comunque fossero opportuni per un completo e corretto adempimento delle obbligazioni previste, comprese eventuali spese di trasporto, di viaggio, di missione per il personale addetto all’esecuzione contrattuale.

Il Fornitore dovrà garantire l’esecuzione di tutte le prestazioni a perfetta regola d’arte, nel rispetto delle norme vigenti e secondo le condizioni, le modalità, i termini e le prescrizioni contenute nel Capitolato, nell’Offerta e nel successivo Contratto e suoi Allegati.

Le prestazioni di fornitura e di esecuzione dei servizi dovranno essere conformi, salvo espressa deroga per iscritto, alle caratteristiche tecniche ed alle specifiche indicate nel Capitolato e sottoscritte nell’Offerta.

Il Fornitore è obbligato a rispettare tutte le indicazioni relative all’esecuzione contrattuale che dovessero essere impartite da Alma Mater Studiorum - Università di Bologna.

Il Fornitore, infine, si obbligherà a dare immediata comunicazione all’Università di ogni circostanza che abbia influenza sull’esecuzione delle attività oggetto del Contratto.

Art. 6 - OBBLIGAZIONI A CARICO DEL FORNITORE

Il Fornitore si impegna a:

a) fornire le riviste scientifiche e le altre tipologie di materiale a carattere periodico ed eseguire i servizi connessi, impiegando tutte le strutture ed il personale necessario secondo quanto stabilito nel Contratto e nell’Offerta proposta dal Fornitore;

b) garantire che le riviste scientifiche e le altre tipologie di materiale a carattere periodico fornite siano conformi ai requisiti ed alle caratteristiche indicate nei buoni d’ordine;

c) manlevare l’Ateneo e le UO, per quanto di propria competenza, dalle pretese che i terzi dovessero avanzare in relazione ai danni derivanti dall’esecuzione, diretta ed indiretta, delle obbligazioni previste dal presente Capitolato, nonché in relazione a danni accidentali causati da terzi;

d) predisporre tutti gli strumenti e le metodologie, comprensivi della relativa documentazione, atti a consentire alle UO di monitorare la conformità delle forniture alle norme previste nel Contratto e nell’Offerta;

e) predisporre tutti gli strumenti, le metodologie e l’organizzazione necessari a garantire elevati livelli di qualità della fornitura e dei servizi connessi oggetto della presente fornitura;

f) adempiere le proprie prestazioni ed obbligazioni osservando tutte le indicazioni operative provenienti dalle UO;

g) non opporre qualsivoglia eccezione, contestazione e pretesa relative alla fornitura, alle caratteristiche e/o alla qualità dei beni oggetto della fornitura o dei servizi connessi;

h) comunicare tempestivamente all’Ateneo, per quanto di propria competenza, le eventuali variazioni della propria struttura organizzativa coinvolta nell’esecuzione del Contratto, indicando analiticamente le variazioni intervenute ed i nominativi dei nuovi Responsabili della fornitura;

i) garantire la continuità, la puntualità e la completezza dell’esecuzione delle prestazioni contrattuali;

j) eseguire la fornitura delle riviste scientifiche e delle altre tipologie di materiale a carattere periodico in tutti i luoghi indicati in sede contrattuale e/o che verranno successivamente comunicati, nel rispetto di quanto previsto nel Contratto e fermo restando che forniture e servizi dovranno essere eseguiti con continuità anche in caso di eventuali variazioni della consistenza e della dislocazione delle sedi delle UO;

k) trasmettere o predisporre sul gestionale online i report di rendicontazione e monitoraggio della fornitura, secondo le caratteristiche e le modalità prescritte al precedente art. 2.9.

Resta espressamente inteso che il Fornitore non potrà in nessun caso sospendere unilateralmente la fornitura e/o la prestazione dei servizi e delle attività previste nel Contratto.

Il Direttore dell’esecuzione del Contratto potrà richiedere, ed il Fornitore si impegna ad accettare, la sospensione della fornitura e dell’emissione delle fatture nei periodi di chiusura estiva e invernale delle biblioteche, nonché per esigenze dovute al rispetto di normative e tempistiche amministrative e contabili. Si precisa che tali sospensioni non saranno, di norma, superiori a 20 giorni naturali e consecutivi.

Art. 7 - CORRISPETTIVI CONTRATTUALI

I corrispettivi contrattuali sono determinati come segue:

1) per gli abbonamenti ai periodici cartacei e cartacei + elettronico e i servizi minimi connessi la commissione di agenzia (o l’eventuale sconto) offerti dal Fornitore ed espressi in termini di percentuale saranno applicati sul prezzo di listino previsto per la spedizione dei periodici in Italia.

2) Per gli abbonamenti esclusivamente in formato elettronico si applicherà la percentuale di commissione/sconto indicata dal Fornitore, in sede di offerta, per la specifica tipologia, e calcolata sul prezzo di catalogo previsto per il collegamento Internet relativo al dominio dell’Ente richiedente, salvo diversa richiesta dell’UO.

3) Per il servizio opzionale di consolidamento, da considerarsi alternativo all’attivazione dell’abbonamento e ai servizi minimi connessi, la commissione di agenzia (o l’eventuale sconto) offerti dal Fornitore ed espressi in termini di percentuale saranno applicati sul prezzo di listino previsto per la spedizione dei periodici in Italia.

I suddetti corrispettivi contrattuali si riferiscono all’esecuzione delle forniture e dei servizi connessi a perfetta regola d’arte e nel pieno adempimento delle modalità e delle prescrizioni contrattuali e si intendono comprensivi di tutti gli oneri e gli obblighi derivanti al Fornitore dall’esecuzione del contratto e dall’osservanza di leggi e regolamenti.

Si precisa inoltre che:

a. per i titoli proposti dagli editori all’interno di pacchetti la percentuale di commissione/sconto offerta dal Fornitore resterà invariata e sarà applicata all’eventuale prezzo di pacchetto;

b. agli ordini urgenti andranno applicate le medesime condizioni applicate a quelli non urgenti; gli unici costi aggiuntivi ammessi saranno quelli relativi a eventuali spese straordinarie concordate all’atto dello specifico ordine;

c. gli arretrati, se disponibili, in seguito a specifico ordine delle UO dovranno essere forniti al prezzo di listino o, qualora questo non sia disponibile, al prezzo praticato dall’editore/distributore con l’applicazione delle medesime condizioni offerte per il servizio di gestione degli abbonamenti con analogo formato.

I corrispettivi contrattuali vengono determinati a proprio rischio dal Fornitore in base ai propri calcoli, alle proprie indagini e stime, e sono pertanto fissi ed invariabili indipendentemente da qualsiasi imprevisto o eventualità, facendosi carico il Fornitore di ogni relativo rischio e/o alea. Il Fornitore pertanto non potrà

vantare diritto ad altri compensi, ovvero adeguamenti, revisioni o aumenti dei corrispettivi come sopra indicati.

Allegati

1. Elenco delle biblioteche di area scientifico-tecnica-medica

2. Elenco delle biblioteche con abbonamenti a periodici editi da case editrici italiane