PROCEDURE DI RILASCIO E RINNOVO DI PERMESSI/CARTE DI SOGGIORNO E PROCEDURE DELLO SPORTELLO UNICO PER L’IMMIGRAZIONE

PROCEDURE DI RILASCIO E RINNOVO DI PERMESSI/CARTE DI SOGGIORNO E PROCEDURE DELLO SPORTELLO UNICO PER L’IMMIGRAZIONE

ALLEGATO TECNICO ALLA CONVENZIONE TRA MINISTERO DELL’INTERNO e POSTE S.p.A

PARTE A

Descrizione sintetica dei servizi erogati da Poste e attività di natura diversa svolte dalla stessa nell’ambito della Convenzione concordata con il Ministero dell’Interno per il rilascio e rinnovo permessi di soggiorno.

PARTE B

Descrizione analitica dei procedimenti, procedure e servizi di cui all’art. 2 della Convenzione.

PARTE A

Servizi erogati da Poste ed attività di natura diversa svolte dalla stessa nell’ambito della Convenzione concordata con il Ministero dell’Interno per il rilascio e rinnovo permessi di soggiorno

Servizi postali

1) Invio lettera informativa: Poste, su indicazione del Ministero dell’Interno, invia tramite Posta Ordinaria ai destinatari rilevanti le comunicazioni relative alla data di scadenza del permesso di soggiorno e le nuove modalità inerenti i servizi per il rilascio/rinnovo permessi di soggiorno di cui alla presente convenzione;

2) Invio di lettera assicurata per inoltro istanze al CSA: Poste, mediante spedizione postale assicurata, trasmette quotidianamente al CSA le istanze ricevute ed accettate dagli Uffici Postali o dai Comuni che abbiano richiesto tale servizio, prelevandoli direttamente (pick up) presso gli stessi;

3) Invio di lettera raccomandata di convocazione: Poste, tramite raccomandata semplice, comunica ai cittadini stranieri interessati la data di convocazione presso l’Ufficio Immigrazione o Gabinetto regionale/provinciale di Polizia Scientifica per il ritiro del permesso di soggiorno o per i rilievi fotodattiloscopici;

4) Invio di lettera assicurata per inoltro del permesso di soggiorno: Poste, tramite spedizione assicurata, trasmette ai cittadini stranieri interessati il permessi di soggiorno.

Altre attività di natura diversa

1) Stampa e distribuzione della modulistica: in accordo al fabbisogno nazionale stimato, Poste stampa e rende disponibile, presso gli Uffici Postali ed i Comuni secondo un piano adeguato alle esigenze di consumo, KIT di modulistica per la richiesta di rilascio/rinnovo del documento di soggiorno conformi al modello approvato dal Ministero dell’Interno. I KIT comprendono le istanze di rilascio/rinnovo permessi di soggiorno, una busta speciale prestampata con l’indirizzo del Centro Servizi Amministrativi (CSA) e la ricevuta d’accettazione dell’istanza;

2) Sistema di sicurezza sulla ricevuta: Poste predispone le ricevute di accettazione delle istanze di rilascio/rinnovo permessi di soggiorno applicando degli elementi di sicurezza;

3) Accettazione pratica allo sportello postale per il rinnovo ( busta aperta ) e per il rilascio (busta chiusa): Poste, mediante il personale incaricato presso gli Uffici Postali, procede all’accettazione delle istanze di rilascio/rinnovo permessi di soggiorno, incassando il corrispettivo che le compete e rilasciando contestualmente ricevuta fiscale;

4) Modalità di gestione pratica CSA: Poste acquisisce le istanze di rilascio/rinnovo permessi di soggiorno e la documentazione allegata:

• in formato cartaceo, mediante raccolta (pick up) delle domande presso gli Uffici Postali e Comunali che richiederanno tale servizio, provvedendo al trasporto delle medesime al CSA per il processo di acquisizione elettronica (dematerializzazione);

• in formato elettronico (formato dati), direttamente tramite il CSA. A tal fine i Comuni si avvalgono di collegamenti internet con il Centro Servizi Informativi (CSI). Le istanze già pre- caricate in formato dati dagli Istituti di Patronato vengono “sbloccate” per la successiva attività di controllo e verifica quando il formato cartaceo arriva al CSA.

Poste controlla e valida i dati comparando quelli delle istanze acquisiti nell’archivio elettronico con quelli presenti nella documentazione cartacea, apportando – se necessario - le opportune correzioni e normalizzazioni in base ad un’apposita tabella che verrà fornita dall’Amministrazione;

5) Poste, tramite SMS, e-mail comunica ai cittadini stranieri interessati la data di convocazione presso l’Ufficio Immigrazione o Gabinetto regionale/provinciale di Polizia Scientifica per il ritiro del permesso di soggiorno o per i rilievi fotodattiloscopici;

6) Comunicazioni alle Questure: CSI invia giornalmente al CEN della Polizia di Stato in Napoli (archivio nazionale dei permessi di soggiorno) il flusso elettronico dei dati relativi alle istanze acquisite. Le istanze ricevute in formato cartaceo sono trasmesse dal CSA ai competenti Uffici Immigrazione;

7) Le immagini acquisite dal CSI relative alle istanze chiuse sono periodicamente archiviate dal CSI su supporto ottico (DVD) e spedite alle relative Questure di competenza;

8) Formazione di personale esterno a Poste: Poste coadiuverà il personale degli Uffici Immigrazione delle Questure, dei Comuni e degli Istituti di Patronato nella formazione e qualificazione professionale volta sia all’utilizzo degli strumenti e dei supporti informatici approntati dal CSI, sia all’acquisizione di nuove modalità di lavoro;

9) Reportistica operativa: Poste, mediante il Portale CSI, predisporrà la reportistica di rendicontazione dell’attività svolta per consentire il monitoraggio e la distribuzione di informative e statistiche di lavorazione.

PARTE B

Descrizione analitica dei procedimenti, procedure e servizi di cui all’art. 2 della Convenzione.

INDICE

1 OGGETTO 8

2 SCOPO/OBIETTIVI 8

3 DURATA 8

4 REQUISITI GENERALI E COMPOSIZIONE DELLA FORNITURA DI SERVIZI 8

4.1 PERMESSO E CARTA DI SOGGIORNO 8

4.2 SISTEMI INFORMATIVI 14

4.3 FLUSSI INFORMATIVI 15

4.4 TRATTAMENTO DATI – CLAUSOLA DI PROPORZIONALITA’ 15

5 SERVIZI POSTALI, AMMINISTRATIVI ED INFORMATICI 15

5.1 SERVIZI POSTALI ED AMMINISTRATIVI 15

5.1.1 Produzione e stampa dei KIT 15

5.1.2 Distribuzione dei KIT e delle ricevute di accettazione dell’istanza con gli elementi di sicurezza 17

5.1.3 Gestione Scadenzario documenti di soggiorno 17

5.1.4 Pre-caricamento delle istanze sul portale CSI ( Istituti di Patronato ) 18

5.1.5 Accettazione istanze presso gli Uffici di front office (Ufficio Postale, Comune sede di sperimentazione) 18

A) Domande di rilascio/rinnovo del permesso di soggiorno o della carta di soggiorno 18

B) Domande di nulla osta dello Sportello Unico 19

5.1.6 Raccolta delle istanze (pick-up) e trasferimento a CSA 20

5.1.7 Acquisizione elettronica delle istanze cartacee 21

5.1.8 Controllo istanze e verifiche 22

5.1.9 Invio e consegna istanze cartacee a strutture competenti per il rilascio/rinnovo del permesso di soggiorno 23

5.1.10 Invio e consegna istanze cartacee a strutture competenti per le richieste di nullaosta23

5.1.11 Comunicazione tramite raccomandata della convocazione presso Ufficio immigrazione della Questura 24

5.1.12 Comunicazione tramite raccomandata della convocazione presso Sportello unico dell’immigrazione 24

5.1.13 spedizione provvedimento tramite assicurata 24

5.2 SERVIZI POSTALI ED INFORMATICI 25

5.2.1 Compilazione elettronica della modulistica (Istituti di Patronato) 25

5.2.2 registrazione accettazione istanze per tracciatura 26

5.2.3 creazione della posizione “straniero con istanza” nell’archivio di lavoro 27

5.2.4 accesso stato pratica da parte dell’istante 27

5.2.5 acquisizione elettronica istanze (immagini e dati) 28

5.2.6 controllo istanze e correzioni 28

5.2.7 trasferimento flusso elettronico delle istanze (dati) fra CSI e CEN 28

5.2.8 trasferimento flusso elettronico delle istanze (dati) fra CSI e SUI 29

5.2.9 servizi web per la pubblicazione del fascicolo elettronico istanze e documentazione allegata 30

5.2.10 gestione del procedimento di rilascio/rinnovo di permessi o carte di soggiorno 30

5.2.11 gestione agenda di convocazione (e riconvocazione) dello straniero 31

5.2.12 gestione comunicazione di convocazione all’Ufficio immigrazione 32

5.2.13 gestione comunicazione di convocazione allo Sportello unico dell’immigrazione 33

5.2.14 gestione controlli e comunicazioni di richiesta verifica ad Ispettorato del Ministero del Lavoro ed INPS 33

5.2.15 gestione spedizioni tramite assicurate 33

5.2.16 monitoraggio e statistiche 34

5.2.17 Servizi di help desk di 1° e 2° livello 35

5.2.18 Servizi di assistenza tecnica 36

5.3 SERVIZI TELEMATICI 36

5.3.1 Flussi digitali fra CSI e CEN 37

5.3.2 Flusso procedurale delle istanze tra archivio di lavoro-CSI e CEN della Polizia dei Stato in Napoli 37

5.3.3 Flussi digitali fra CSI e SUI 38

5.3.4 Flusso procedurale delle istanze tra archivio di lavoro-CSI e SUI 38

6 SERVIZI DI ADDESTRAMENTO E FORMAZIONE 39

6.1 PROGETTO FORMATIVO PER I SERVIZI TELEMATICI 39

6.2 PROGETTO FORMATIVO PER IL TRASFERIMENTO DELLE COMPETENZE AI COMUNI 40 6.3 PROGETTO FORMATIVO IN MATERIA DI IMMIGRAZIONE 40

7 SISTEMA UNITARIO DI COMUNICAZIONE – CALL CENTER ESTERNO ED ALTRI SERVIZI 40

8 PROGETTO ORGANIZZATIVO E REVISIONE NORME 42

9 REQUISITI TECNICI E DI SICUREZZA 42

9.1 REQUISITI DI SICUREZZA E RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI (PRIVACY ED ACCESSO AI DOCUMENTI) 42

9.2 REQUISITI TECNICI 43

10 IL MONITORAGGIO DELLA CONVENZIONE - MODALITA’ OPERATIVE 45

11 LIVELLI DI SERVIZIO 45

ALLEGATI 49

1 OGGETTO

Stipula di Convenzione con Poste S.p.A. ai sensi dell’art.1 quinquies, legge 12 novembre 2004, n.271, per

• l’acquisizione di una fornitura di servizi postali, amministrativi ed informatici per implementare la procedura per la gestione dei documenti di soggiorno (Poste);

• la formazione del personale relativa ai servizi amministrativi ed informatici per lo Sportello Unico Immigrazione presso le Prefetture-UTG, gli Uffici Immigrazione delle Questure, le Amministrazioni Comunali, gli Istituti di Patronato e Poste S.p.A (Poste);

• il servizio di Call Center esterno ed altri servizi.

Poste Italiane si avvale della collaborazione dell’ANCI (Rif. All.3) nell’ambito del Protocollo d’Intesa stipulato tra Ministero dell’Interno ed ANCI, per le attività di

• analisi e sviluppo di un sistema unitario di comunicazione, assistenza tecnica amministrativa, costituzione e gestione del Call Center esterno di 1° livello multilingue e del Contact Center per i Comuni;

• analisi e sviluppo di modelli organizzativi e proposte normative;

• selezione e formazione del personale comunale ed ausiliario.

La presente Parte B dell’Allegato Tecnico alla Convenzione individua i servizi, le modalità di erogazione ed i livelli di servizio (SLA) di cui all’art. 2 della Convenzione.

2 SCOPO/OBIETTIVI

Semplificazione delle procedure presso gli Uffici Immigrazione delle Questure di richiesta rilascio/rinnovo dei permessi di soggiorno e delle carte di soggiorno per cittadini stranieri e di carte di soggiorno per cittadini appartenenti ad uno dei paesi dell’Unione Europea, nonché presso gli Sportelli unici per l’immigrazione di richiesta di nullaosta al lavoro subordinato, al lavoro domestico, al lavoro stagionale, al ricongiungimento familiare o per familiari al seguito.

3 DURATA

Il Fornitore è tenuto ad erogare i servizi previsti dalla convenzione per un periodo di 36 mesi dalla data di start up della procedura su tutto il territorio nazionale.

4 REQUISITI GENERALI E COMPOSIZIONE DELLA FORNITURA DI SERVIZI

4.1 PERMESSO E CARTA DI SOGGIORNO

Per la regolare presenza sul territorio italiano, gli stranieri devono essere in possesso, oltre che del passaporto del paese di origine, di un Permesso di Soggiorno corrispondente al tipo di visto rilasciato dalle autorità diplomatiche o consolari italiane nel Paese di provenienza o di origine.

Presso le Questure sono richiedibili i documenti necessari, per consentire il soggiorno in Italia, distinguendoli in Permessi di Soggiorno, Carta di Soggiorno per stranieri e Carta di Soggiorno per i cittadini di uno stato membro dell’Unione Europea.

Hanno diritto a richiedere la Carta di Soggiorno comunitaria i cittadini dell’UE che intendono stabilirsi in Italia per svolgere un’attività lavorativa, o seguire un corso di studi; mentre, hanno diritto a richiedere una Carta di Soggiorno per stranieri, i cittadini stranieri che sono regolarmente soggiornanti in Italia da almeno 6 anni ed in possesso di un permesso di soggiorno che consente un numero indeterminato di rinnovi.

Il Permesso di Xxxxxxxxx, a seconda della motivazione del visto d’ingresso, può essere rilasciato (ed eventualmente rinnovato secondo le disposizioni di legge) per 34 diverse motivazioni.

La convenzione tra il Ministero dell’Interno e Poste Italiane stabilisce che vengano accettate presso le Questure le istanze necessarie per il rilascio di undici tipologie di soggiorno, mentre le restanti saranno presentate presso Poste Italiane (vedi tabella 1).

Poste Italiane	Questure
Affidamento	Affari
Adozione	Cure Mediche
Motivi Religiosi	Gara sportiva
Residenza elettiva	Missione
Studio	Motivi Umanitari
Vacanze lavoro	Asilo politico (Xxxxxxxxx-xxxxxxxx)
Xxxxx politico (Rinnovo)	Minore età
Tirocinio formazione professionale	Giustizia
Attesa riacquisto cittadinanza	Status apolide (rilascio)
Attesa occupazione	Integrazione minore
Carta di soggiorno stranieri	Invito
Carta di soggiorno cittadini U.E.
Lavoro Autonomo
Lavoro Subordinato
Lavoro sub-stagionale
Famiglia
Famiglia minore 14-18 anni
Soggiorno lavoro art.27
Turismo
Status apolide (rinnovo)
Conversione soggiorno da altra tipologia a: lavoro subordinato, autonomo, famiglia, studio, residenza elettiva
Duplicato Permesso - Carta soggiorno
Aggiornamento permesso-carta soggiorno (cambio domicilio, stato civile, inserimento figli, cambio passaporto)

Tabella 1 Tipologie di documenti di soggiorno

La fornitura oggetto della convenzione è composta di servizi amministrativi erogati dal Centro Servizi Amministrativi di Poste S.p.A. (di seguito CSA) ed in parte da ANCI e dai Comuni sede di sperimentazione (di seguito Comuni) ed Istituti di Patronato, nonché di servizi informatici erogati dal Centro Servizi Informativi di Poste S.p.A. (di seguito CSI) per le esigenze degli Uffici Immigrazione delle Questure (di seguito Uffici Immigrazione), degli Sportelli unici per l’immigrazione (di seguito SUI), dei Comuni, degli Istituti di Patronato, del sistema SUI del Dipartimento per le Libertà Civili e l’Immigrazione, della Direzione Centrale dell’Immigrazione e della Polizia delle Frontiere e del CEN della Polizia di Stato in Napoli (di seguito CEN).

La convenzione stabilisce che le Poste, ANCI ed i Comuni sono competenti per l’erogazione dei servizi amministrativi di seguito esplicitamente specificati, mentre Poste Italiane è competente per i servizi informatici erogati da Poste. Gli Istituti di Patronato si avvalgono per le attività di assistenza agli Stranieri dei servizi informatici erogati da Poste.

La procedura per la gestione dei documenti di soggiorno è riassunta nella figura allegata (All.1). Tale figura riporta una visione d’insieme d’alto livello dei principali processi di servizio, nonché gli attori principali coinvolti ed i flussi di lavoro individuati in attuazione dei procedimenti di lavorazione per le

richieste di nullaosta presentate al SUI e per la gestione dei documenti di soggiorno. Di seguito si descrivono sinteticamente le attività ed i servizi di ciascun processo.

a) Produzione, stampa e distribuzione dei moduli

- le Poste S.p.A (di seguito Poste) provvedono alla produzione e stampa1 della modulistica plurilingue2 (istanza, informazioni requisiti, informazioni modalità presentazione) definita con i rappresentanti del Dipartimento di P.S. e Dipartimento per le Libertà Civili e l’Immigrazione; i KIT per le varie istanze sono costituiti di modulo con lo schema di domanda, di busta speciale prestampata (con l’indirizzo del Centro Servizi Amministrativi delle Poste Italiane);

- le Poste provvedono,alla messa in sicurezza della ricevuta di accettazione dell’istanza (ricevuta dell’assicurata) e le distribuiscono agli Uffici Postali, ai Comuni sede di sperimentazione (di seguito Comune/i);

- le Poste provvedono alla distribuzione dei KIT della modulistica agli Uffici Postali ed ai Comuni, secondo un piano adeguato alle esigenze di consumo;

- le Poste provvedono inoltre alla distribuzione delle buste prestampate (ai fini delle richieste dei permessi di soggiorno) agli Sportelli Unici per l’immigrazione presso le Prefetture-UTG, secondo le stime di fabbisogno comunicate alle Poste Italiane a cura del Dipartimento per le Libertà Civili e l’Immigrazione.

b) Disponibilità moduli per utente

- l’utente può ritirare i KIT presso gli Uffici Postali e, per il rilascio/rinnovo del permesso di soggiorno e della carta di soggiorno,anche presso i Comuni, per procedere alla successiva compilazione;

- Poste assicura la disponibilità di KIT presso tutte le sedi di distribuzione (Uffici Postali, Comuni e Questure);

c) Compilazione e precaricamento on line delle istanze

Poste Italiane invierà allo straniero un preavviso di scadenza del permesso di soggiorno, nel caso in cui lo straniero sia già in possesso di regolare permesso di soggiorno.

Lo straniero compila l’istanza per il rilascio/rinnovo del permesso di soggiorno e della carta di soggiorno e predispone la documentazione richiesta dalla normativa in vigore secondo la tipologia del permesso di soggiorno in due modi:

- utilizzando i kit disponibili presso gli Sportelli di front-office (Uffici Postali e Comuni);

- avvalendosi dell’assistenza dei Patronati che provvedono a pre-caricare i dati dell’istanza direttamente sul portale CSI ed a stampare un documento sostitutivo, in formato PDF, da presentare successivamente (oltre agli allegati previsti) agli Uffici Postali ed ai Comuni, che attesti la compilazione in formato elettronico (on line) della modulistica.

Per quanto riguarda i procedimenti dello Sportello Unico, l’utente (sia esso cittadino italiano, comunitario o extracomunitario) compila la domanda di nulla osta (lavoro subordinato, domestico, stagionale per lavoratori extracomunitari o neocomunitari; ricongiungimento familiare e familiari al seguito):

- utilizzando, secondo i casi, uno dei moduli contenuti nel kit disponibile presso gli Uffici Postali;

- provvedendo a caricare ed a inoltrare on line i dati dell’istanza direttamente sul portale internet del sistema di Sportello unico dell’immigrazione – SUI del Dipartimento per le libertà civili e l’immigrazione del Ministero dell’interno,.

d) Presentazione istanze, identificazione e pagamento spese

- lo straniero presenta agli Uffici Postali od ai Comuni (front office) la domanda di rilascio o rinnovo dei permessi/carte di soggiorno, in busta aperta, su modulo compilato a mano, ovvero in automatico dopo il pre-caricamento presso l’Istituto di Patronato, corredata della documentazione richiesta;

1 In previsione di un accordo complessivo di cooperazione istituzionale con ANCI, i Comuni provvederanno dopo la chiusura della presente convenzione alla produzione, stampa e distribuzione della modulistica.

2 Predisposizione di un sistema di indicizzazione dei campi dei moduli con riportate le traduzioni in inglese, Francese e Spagnolo nonché di fac-simile della modulistica sul portale immigrazione nelle lingue: Cinese Cantonese, Arabo, Russo, Rumeno, Polacco, Tedesco, Albanese, con traduzione fornita dal Ministero dell’Interno.

- l’incaricato del Comune o l’operatore dell’Ufficio postale procede all’accettazione dell’istanza e controllo visivo della documentazione; inoltre procede all’identificazione dello straniero;

- l’operatore di front office consegna allo straniero-istante la ricevuta dell’assicurata, provvista di elementi di sicurezza; la ricevuta riporta gli estremi di identificazione dello straniero (cognome e nome, numero permesso di soggiorno), oneri del servizio e gli elementi per l’accesso al portale Immigrazione (userid: numero ologramma, password: numero assicurata);

- lo straniero all’atto della consegna della ricevuta provvede al pagamento di quanto previsto dal Decreto del Ministero dell’Interno, ex art.1 quinquies, Legge 12 novembre 2004, n.271;

- per la tracciatura dell’istanza accettata sarà registrato nel portale di Poste (CSI) la data di accettazione ed il numero di assicurata;

d.bis) Presentazione istanze di nulla osta dello Sportello Unico

- l’utente, nel caso di richiesta compilata su modulo cartaceo, presenta agli Uffici Postali la domanda di nulla osta dello Sportello Unico, in busta chiusa, su modulo compilato a mano, corredata della documentazione di base richiesta;

- l’operatore dell’Ufficio postale procede all’accettazione della busta ed al successivo invio dell’assicurata;

- l’operatore dell’Ufficio postale consegna all’utente una copia della ricevuta dell’assicurata; la ricevuta riporta gli estremi di identificazione dell’utente, oneri del servizio e gli elementi per l’accesso al portale SUI (userid: numero istanza, password: numero assicurata);

- l’operatore dell’Ufficio postale provvede ad apporre sulla busta il timbro leggibile, data, ore e minuti della spedizione, con criterio univoco per tutti gli sportelli interessati, essenziale per la determinazione della graduatoria degli aventi diritto in sede di distribuzione delle quote per lavoro subordinato;

- l’utente, all’atto della consegna della ricevuta, provvede al pagamento del normale costo del servizio relativo all’assicurata;

- per la tracciatura dell’istanza accettata sarà registrato nel portale di Poste (CSI) la data di accettazione ed il numero di assicurata;

e) Raccolta istanze cartacee per il Centro Servizi Amministrativi di Poste S.p.A. (CSA)

- la logistica postale provvede all’attività di raccolta (pick up) delle domande cartacee presentate presso gli Uffici Postali ed in quelli Comunali, che richiederanno tale servizio, provvedendo al trasporto delle medesime al CSA per il processo di acquisizione elettronica (dematerializzazione);

- i Comuni che non richiedono i servizi della logistica postale conservano le istanze cartacee per procedere al successivo processo di acquisizione elettronica, avvalendosi di collegamenti internet per l’accesso ai servizi informatici tramite il portale Poste;

f) acquisizione elettronica istanze cartacee

- per l’attività di acquisizione elettronica delle istanze cartacee, il CSA ed i Comuni si avvalgono rispettivamente di collegamenti intranet ed internet con il Centro Servizi Informativi (CSI); i servizi informatici erogati dal CSI consentono l’acquisizione delle istanze e della documentazione allegata in formato dati ed immagine;

- le istanze di rilascio/rinnovo di permessi di soggiorno già pre-caricate in formato dati dagli Istituti di Patronato vengono “sbloccate” per la successiva attività di controllo e verifica;

- le istanze di rilascio di permessi di soggiorno pre-caricate in formato dati nel sistema SUI, sono da tale sistema trasferite giornalmente al sistema di Poste presso il CSI e vengono rese disponibili per la successiva attività di controllo e verifica;

- le richieste di nullaosta, precaricate in formato dati dal sito internet del sistema SUI, sono da tale sito trasferite giornalmente al sistema di Poste presso il CSI,aggiunte a quelle pervenute in forma cartacea al CSA di Poste, e quindi acquisite ed ordinate cronologicamente sulla base informativa relativa alle richieste di nullaosta, per le successive attività di controllo e verifica.

g) controllo istanza e verifiche

- l’attività di controllo e validazione dati consiste nel comparare i dati delle istanze acquisiti nell’archivio elettronico con quelli presenti nella documentazione cartacea, apportando – se necessario - le opportune correzioni e normalizzazioni in base ad una apposita tabella che verrà fornita dall’amministrazione;

h) invio dei dati e istanze a strutture competenti per il rilascio/ rinnovo dei permessi di soggiorno

- Il CSI invia giornalmente al CEN della Polizia di Stato in Napoli. (archivio nazionale dei permessi di soggiorno) il flusso elettronico dei dati relativi alle istanze di rilascio/rinnovo acquisite;

- le immagini delle istanze e della documentazione allegata sono accessibili via WEB in base al territorio di competenza dagli operatori presso l’Ufficio Immigrazione della Questura ed, in parte, dai Comuni;

- Il CSA ed i Comuni, qualora questi ultimi abbiano proceduto in proprio all’acquisizione elettronica dei dati, trasmettono il flusso cartaceo delle istanze ai competenti Uffici Immigrazione;

- Le immagini acquisite dal CSI relative alle istanze chiuse sono periodicamente archiviate dal CSI su supporto ottico (DVD) e spedite alle relative Questure di competenza. Il CSI mantiene una copia di sicurezza dei DVD spediti per eventuali future richieste.

h.bis) invio dei dati e istanze a strutture competenti per le richieste di nullaosta

- il CSI invia giornalmente al sistema SUI del Dipartimento per le Libertà Civili e l’Immigrazione del Ministero dell’interno il flusso elettronico dei dati relativi alle richieste di nullaosta acquisite;

- le immagini delle istanze e della documentazione allegata sono accessibili via WEB in base al territorio di competenza dagli operatori presso gli Sportelli Unici Immigrazione;

- Il CSA trasmette il flusso cartaceo delle istanze ai competenti Sportelli unici presso le Prefetture-UTG;

- Le immagini acquisite dal CSI relative alle istanze chiuse sono periodicamente archiviate dal CSI su supporto ottico (DVD) e spedite al CED del Dipartimento per le Libertà Civili e l’Immigrazione del Ministero dell’interno. Il CSI mantiene una copia di sicurezza dei DVD spediti per eventuali future richieste.

i) verifiche per rilascio/rinnovo dei permessi di soggiorno

Il sistema informatico presso il CEN della Polizia di Stato in Napoli, dopo aver acquisito il flusso elettronico delle richieste, provvede a:

- Richiedere ad A.E. – se necessario - l’attribuzione del codice fiscale allo straniero;

- verificare la posizione contributiva e reddituale presso l’INPS-INAIL (per i rinnovi dei permessi di soggiorno per lavoro autonomo);

- effettuare gli accertamenti sullo straniero presso il sistema SDI-SIS (CED Interforze), associando ad essi una di due possibili segnalazioni: nulla, positiva;

- rendere disponibili i dati della richiesta di rilascio o rinnovo del permesso ed i risultati delle verifiche telematiche svolte agli Uffici Immigrazione delle Questure; i Comuni, avranno una visibilità parziale della pratica attraverso i servizi informatici (stato della pratica) del CSI;

L’Ufficio Immigrazione effettua la decretazione della pratica, inserendo le risultanze delle verifiche nel fascicolo/sottofascicolo cartaceo;

l) Convocazione presso l’Ufficio Immigrazione della Questura

- L’Ufficio Immigrazione provvede a convocare tramite raccomandata (1° convocazione) lo straniero per l’identificazione o per il fotosegnalamento presso il Gabinetto Provinciale di Polizia Scientifica in caso di 1° rilascio.

- l’Ufficio Immigrazione effettua - per le richieste presentate direttamente in Questura e per le domande che necessitano di ulteriori accertamenti – l’analisi della documentazione, la consultazione degli archivi locali, la verifica SDI-SIS, raccogliendo le risultanze nel sottofascicolo cartaceo ed aggiornando eventualmente l’archivio del CEN della Polizia di Stato in Napoli;

- L’Ufficio Immigrazione della Questura, sottopone lo straniero convocato al processo di identificazione AFIS; in caso di riscontro negativo (straniero non presente in AFIS) lo straniero è riconvocato direttamente, anche lo stesso giorno, per essere sottoposto al processo di fotosegnalamento (convocazione diretta e registrata sul sistema di prenotazione);

- In caso di riscontro positivo (straniero già fotosegnalato) o negativo, i dati biometrici ed anagrafici dello straniero vengono collegati e registrati1 nel Sistema Informativo della Polizia Scientifica (SIPS- SSCE) in attesa di nulla osta telematico (N.O.T.) per la compilazione del documento di soggiorno elettronico o cartaceo; tutti i risultati dei processi svolti sono inseriti nel fascicolo cartaceo;

- In caso di permesso di soggiorno cartaceo od elettronico il CEN di Napoli invia al Servizio Polizia Scientifica (SIPS-SSCE) l’esito del nullaosta;

1 Il collegamento e la registrazione in SIPS-SSCE dei dati anagrafici e biometrici richiede funzionalità di cooperazione applicativa tra le procedure del CEN PS in Napoli e del SIPS-SSCE;

- l’Ufficio Immigrazione della Questura provvede ad una eventuale riconvocazione o ad informare lo Straniero rispettivamente per la consegna o la spedizione del provvedimento; la convocazione o l’informativa sarà inserita nel sistema di prenotazione e comunicata direttamente allo straniero;

- lo straniero potrà conoscere la data di convocazione presso l’Ufficio Immigrazione, tramite comunicazione via SMS o anche accedendo al portale Immigrazione via internet e/o Contact Center;

- L’Ufficio Immigrazione potrà convocare lo straniero per completare l’istruttoria in presenza di istanze incomplete o anomale.

l.bis) Convocazione presso lo Sportello unico per l’immigrazione

- Lo Sportello unico per l’immigrazione provvede a convocare il richiedente il nullaosta con lettera raccomandata, postalizzata da Poste italiane, ai fini sia dell’acquisizione di eventuali integrazioni, sia della consegna del nullaosta. Per quanto riguarda, invece, la comunicazione dell’eventuale provvedimento di diniego, lo Sportello Unico invierà una raccomandata con avviso di ricevimento (non tramite sistema).

- Il richiedente e, al suo ingresso in Italia, lo straniero entrante potrà conoscere la data di convocazione presso lo Sportello unico per l’immigrazione tramite comunicazione via SMS o accedendo al sito internet del sistema SUI o chiamando il Contact Center.

m) Consegna o spedizione provvedimento

- La Questura – Ufficio Immigrazione a conclusione dell’istruttoria della pratica, in caso di esito negativo sospende il procedimento o rigetta l’istanza e stampa il provvedimento motivato negativo; in caso di esito positivo, stampa e rilascia il permesso di soggiorno cartaceo, provvedendo eventualmente alla convocazione per la consegna del titolo di soggiorno od informando lo straniero che per alcune tipologie di soggiorno (carte di soggiorno per comunitari, permessi di soggiorno per personale altamente specializzato, permessi di soggiorno per appartenenti ad organismi internazionali, ordini religiosi, aziende, istituti di formazione, ecc.) che il documento sarà recapitato tramite “assicurata” – previo inbustamento del permesso di soggiorno da parte dell’Ufficio Immigrazione - all’indirizzo indicato dal richiedente o presso il datore di lavoro od Ente di appartenenza1. L’Ufficio registra l’avvenuta consegna del permesso di soggiorno;

- In caso di PSE, il medesimo Ufficio registra il N.O.T. nell’archivio dei permessi di soggiorno tenuto dal CEN della Polizia di Stato in Napoli;

- in caso di rinnovo del permesso di soggiorno lo Straniero potrà ritirare il documento il giorno stesso della convocazione dopo essere stato identificato;

n) Compilazione e consegna del Permesso di Soggiorno/Carta di Soggiorno elettronico - smartcard

Dovrà essere prevista la possibilità per i Comuni di consegnare (abilitare) un Permesso di Soggiorno Elettronico. Poste Italiane, a tal proposito, dovrà fornire servizi di gestione agenda delle convocazioni per conto dei Comuni, con le stesse modalità di erogazione utilizzate per le Questure.

- Il CEN della Polizia di Stato, dopo la fase istruttoria e ricevuto il nullaosta per il rilascio/rinnovo del permesso da parte dell’Ufficio Immigrazione di competenza, invia il NOT al Sistema Informativo della

1 La procedura per il recapito del permesso di soggiorno avviene secondo le seguenti modalità:

- messa a disposizione delle Questure della busta per l’imbustamento del permesso di soggiorno;

- produzione distinta cartacea ed elettronica, da parte della Questura, tramite portale Questure;

- stampa, da parte delle Questure, del permesso di soggiorno;

- stampa automatica dell’etichetta autoadesiva contenente i dati per il recapito delle buste preparate dalle Questure;

- raccolta (pick up) da parte di Poste dei permessi di soggiorno stampati e inseriti in busta chiusa;

- trasferimento delle buste presso la struttura di Poste;

- produzione distinta cartacea ed elettronica per postalizzazione (Poste);

- recapito all’indirizzo indicato;

- rendicontazione elettronica esito recapito e chiusura procedura informatica.

Polizia Scientifica (SIPS-SSCS)1 per il successivo inoltro dei dati anagrafici e biometrici all’Istituto Poligrafico (IPZS);

- Il Sistema Informativo della Polizia Scientifica (SIPS-SSCE) predispone i records del P.S.E., completi dei dati anagrafici e biometrici (foto ed impronte digitali) e degli elementi di sicurezza, inoltrandoli successivamente all’Istituto Poligrafico (IPZS);

- L’IPZS provvede alla produzione, inizializzazione e formazione del documento di soggiorno elettronico;

- L’IPZS inoltra i documenti elettronici formati e personalizzati agli Enti responsabili dell’attivazione informatica e della consegna dei P.S.E.;

- L’Ente stabilisce la convocazione dello straniero per la consegna del P.S.E.;

- Lo straniero presentandosi presso l’Ente il giorno stabilito viene identificato ed acquisisce il permesso di soggiorno elettronico previa abilitazione della smartcard nonché i codici personali (PIN,PUK) stampati su carta chimica retinata; l’avvenuta consegna del P.S.E. viene comunicata al SIPS-SSCE;

- Il SIPS-SSCE inoltra al CEN della Polizia di Stato in Napoli il flusso elettronico dei dati relativi ai permessi di soggiorno elettronici rilasciati/rinnovati e consegnati;

o) Chiusura del procedimento2

- Il CEN della Polizia di Stato in Napoli invia i dati relativi ai permessi rilasciati e consegnati al CED Interforze per la registrazione nel sistema SDI-SIS ed inoltra ai Comuni tramite il sistema INA-SAIA, all’Agenzia delle Entrate, all’INPS ed al Dipartimento per le Libertà Civili e l’Immigrazione il flusso elettronico dei dati di competenza in ottemperanza alla normativa vigente.

4.2 SISTEMI INFORMATIVI

Il sistema integrato per le richieste di Rilascio/Rinnovo dei Permessi di Soggiorno (e Carta di Soggiorno) e per le richieste di nullaosta prevede diversi sistemi informativi che si integrano mediante flussi dati di varie tipologie. In particolare, il sistema integrato di accettazione e lavorazione delle istanze di Rilascio/Rinnovo dei Permessi di Soggiorno (e Carta di Soggiorno) consta di Sistemi Informativi e Portali di Servizi per l’accesso alle funzionalità di supporto al front-office concordate tra Poste, ANCI, Istituti di Patronato e Ministero dell’Interno.

I sistemi informativi individuati sono:

1. Archivio di Lavoro, rappresenta l’estensione dell’archivio dei permessi di soggiorno ed è ubicato presso il CSI di Poste Italiane. E’ preposto al supporto del sistema di prenotazione, acquisizione, aggiornamento delle richieste di rilascio/rinnovo dei documenti di soggiorno e delle richieste di nullaosta, gestione delle convocazioni, supporto alla reportistica e monitoraggio delle lavorazioni.

Vi si accede dal Portale Immigrazione, per i servizi di pre-compilazione e acquisizione on-line delle pratiche da parte di Enti esterni (Istituti di Patronato, Comuni) e di monitoraggio delle lavorazioni (Call Center); dal Portale Questura-Prefettura per i servizi resi all’Ufficio Immigrazione delle Questure ed al SUI; infine, dal Portale di Pre-Istruttoria per i servizi di lavorazione istanze presso il CSA, i Comuni ed i servizi di Help Desk.

All’archivio di lavoro accedono tramite procedure telematiche il CED del Dipartimento per le Libertà Civili e l’Immigrazione e del CEN di Napoli.

2. Archivio dei Permessi di Soggiorno presso il CEN della Polizia di Stato in Napoli, è utilizzato per l’erogazione dei servizi a supporto dell’Ufficio Immigrazione delle Questure e per l’integrazione con altri sistemi già presenti presso il M.I. o Enti esterni.

3. Sistema informativo della Polizia Scientifica (SIPS-AFIS/SSCE), di supporto alle attività di identificazione e acquisizione dei rilievi fotodattiloscopici, nonché per il processo di rilascio e consegna del Permesso di soggiorno elettronico.

4. CED del Dipartimento per le Libertà Civili e l’immigrazione è responsabile della trattazione dei procedimenti in carico allo Sportello Unico Immigrazione (SUI) presso le Prefetture-UTG.

5. Portali dei Servizi

1Le funzionalità di cooperazione applicativa potranno essere implementate tramite WEB services e struttura dei dati in formato XML.

2 Il tempo medio stimato per il rilascio o rinnovo del documento di soggiorno è pari a 30 giorni solari.

Per quanto concerne i servizi di competenza di Poste Italiane, si prevede la realizzazione di almeno tre Portali che forniscano le funzionalità limitatamente al gruppo di utenze che vi accederanno. I portali previsti, sono:

• Portale Immigrazione Online (Istituti di Patronato e Comuni), supporta gli utenti nella compilazione elettronica della modulistica necessaria per il processo di richiesta di interesse (rilascio, rinnovo, duplicato, ecc…), consente la visione stato delle pratica ed istanza digitalizzata, nonchè prevede funzionalità di supporto informativo multilingue limitata alla documentazione fornita dal Ministero;

• Portale Pre-Istruttoria, eroga i servizi necessari a coprire tutto il processo di lavorazione (pre-istruttoria delle istanze) presso il CSA di Poste Italiane ed i Comuni; in particolare consente l’acquisizione ( e/o di completare l’acquisizione) digitale delle istanze per il successivo invio dei dati al sistema informativo del CEN e del CED del Dipartimento per le Libertà Civili e l’immigrazione. Inoltre, fornisce i servizi di monitoraggio, reportistica e di Help Desk.

• Portale Questura-Prefettura, eroga i servizi necessari per l’Ufficio Immigrazione della Questura e SUI, al fine di consentire la gestione dell’agenda delle convocazioni, la validazione delle discordanze su anagrafiche acquisite dal CEN (solo Questura) e la visione delle istanze digitalizzate (solo Questura).

4.3 FLUSSI INFORMATIVI

Il sistema integrato per la gestione dei procedimenti di rilascio/rinnovo dei permessi di soggiorno consta di diversi flussi informativi che per semplicità sono di seguito classificati in flussi cartacei (movimentazione delle istanze cartacee tra i vari Enti ed Uffici coinvolti) e flussi digitali (movimentazione dei dati acquisiti digitalmente tra i vari sistemi informativi).

4.4 TRATTAMENTO DATI – CLAUSOLA DI PROPORZIONALITA’

Gli Enti, gli organismi e gli uffici coinvolti nel sistema delineato dal presente allegato tecnico possono effettuare le operazioni di trattamento e trattare i dati personali strettamente necessari per l’espletamento delle procedure di cui all’articolo 1 della Convenzione, nel rispetto della normativa vigente. A tal fine assicurano anche accessi selettivi ai dati personali registrati nei sistemi informativi nonché il loro tracciamento.

5 SERVIZI POSTALI, AMMINISTRATIVI ED INFORMATICI

5.1 SERVIZI POSTALI ED AMMINISTRATIVI

5.1.1 Produzione e stampa dei KIT

Descrizione/Obiettivi del servizio

Le Poste producono

a) la modulistica per la richiesta di xxxxxxxx/rinnovo del documento di soggiorno in accordo al fabbisogno nazionale stimato;

b) la modulistica per la richiesta del nulla osta al lavoro subordinato (sia dei lavoratori extracomunitari che dei neocomunitari), al lavoro domestico (sia dei lavoratori extracomunitari che dei neocomunitari), al lavoro stagionale (sia dei lavoratori extracomunitari che dei neocomunitari), al ricongiungimento familiare e per i familiari al seguito in accordo al fabbisogno nazionale stimato.

La modulistica dovrà essere conforme ai modelli approvati dal Ministero dell’Interno. La modulistica dovrà inoltre contenere una informativa sul trattamento dei dati personali raccolti comprendente gli elementi previsti dall’articolo 13 del Codice in Materia di Protezione dei dati Personali e presentare sinteticamente i flussi informativi riguardanti il trattamento dei dati da parte di Poste Italiane.

I Kit per le varie istanze sono costituiti da una serie di moduli caratterizzanti l’istanza stessa (ove previsto dalla normativa in vigore, i moduli riportano, tramite l’indicizzazione dei campi del modulo stesso, le traduzioni in Inglese, Francese e Spagnolo, ulteriori traduzioni nelle lingue: Cinese Cantonese, Arabo, Russo, Rumeno, Polacco, Tedesco, Albanese sono disponibili sul portale immigrazione insieme al

fac-simile della modulistica – ove previsto dalla normativa in vigore)1, di busta speciale prestampata con l’indirizzo del CSA. In particolare, i kit sono composti di:

o Modulo unico per

▪ rilascio/rinnovo del Permesso di Soggiorno, indipendente dalla tipologia di permesso di soggiorno richiesto; ovvero

▪ rilascio/Rinnovo della Carta di Soggiorno o per altra tipologia di richiesta;

o Moduli differenziati per

▪ rilascio del nulla osta al lavoro subordinato (sia dei lavoratori extracomunitari che dei neocomunitari);

▪ rilascio del nulla osta al lavoro domestico (sia dei lavoratori extracomunitari che dei neocomunitari);

▪ rilascio del nulla osta al lavoro stagionale (sia dei lavoratori extracomunitari che dei neocomunitari);

▪ rilascio del nulla osta al ricongiungimento familiare e per i familiari al seguito.

o Ricevuta di accettazione indipendente dalla tipologia di richiesta presentata (solo per i moduli del SUI);

o Busta pre-stampata recante sul fronte l’elenco delle tipologie di moduli con relative caselle da barrare secondo i casi;

o Istruzioni in Italiano comprensive dell’elenco dei documenti da allegare;

o Istruzioni generali sulla presentazione delle domande.

In particolare, il modello unico comprende le seguenti categorie di dati: dati anagrafici, dati sull’ultimo recapito all’estero, dati sul recapito in Italia, dati sull’ingresso in Italia.

Ciascun modulo di richiesta riporterà in ogni sua pagina un codice istanza univoco (progressivo numerico) che lo identificherà per l’intero processo di lavorazione. Tale codice verrà prestampato sui moduli dei kit disponibili presso gli Sportelli di front office e sulle domande pre-compilate per via telematica.

Inoltre, la ricevuta di accettazione per i moduli differenziati del SUI , nonché la busta contenente il modulo da spedire, dovrà recare in modo leggibile la data di spedizione con la specifica dell’ora e dei minuti.

Le sole buste prestampate di cui sopra saranno distribuite, secondo le stime di fabbisogno comunicate alle Poste Italiane a cura del Dipartimento per le Libertà Civili e l’Immigrazione, agli Sportelli Unici presso le Prefetture-UTG ai fini della preparazione, e della fornitura all’interessato, della domanda di primo rilascio del permesso di soggiorno per i lavoratori stranieri entrati nel territorio italiano a seguito di nulla osta. In tal caso, lo straniero dovrà recarsi all’Ufficio Postale per spedire la richiesta di permesso di soggiorno, stampata dallo Sportello Unico, utilizzando la busta prestampata fornitagli dallo Sportello Unico.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione.

Criteri di attivazione e chiusura

La stampa dei moduli dovrà essere avviata subito dopo la disponibilità del modello di riferimento (template ufficiale) del Ministero dell’Interno, approvato dal Garante della Privacy, dal “visto si stampi” da parte del Ministero dell’Interno, e della firma della convenzione tra Ministero dell’Interno e Poste S.p.A.

La stampa dei moduli termina se i moduli prodotti, soddisfano le necessità nazionali fino alla data di scadenza della convenzione.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi.

Modalità di accesso al servizio

1 Il Ministero si impegna a fornire tutta la documentazione tradotta nelle lingue concordate da pubblicare sul portale immigrazione e la registrazione vocale per l’IVR-Call Center di 1° livello.

I Comuni comunicano a Poste le necessità via telefono, fax ed e-mail.

5.1.2 Distribuzione dei KIT e delle ricevute di accettazione dell’istanza con gli elementi di sicurezza

Descrizione/Obiettivi del servizio

Poste Italiane distribuisce - in ambito nazionale - i KIT della documentazione agli uffici postali ed ai comuni sede di sperimentazione secondo un piano coerente con i consumi giornalieri e mensili provvedendo all’approvvigionamento con un sistema di richiesta automatico di e-government.

Parimenti, Poste Italiane distribuisce al SUI ed ai Patronati - alle sedi provinciali di ogni singolo Patronato – rispettivamente le buste prestampate, ed i KIT della modulistica ai fini della produzione delle richieste di rilascio di permessi di soggiorno, secondo un piano coerente con i consumi giornalieri e mensili provvedendo all’approvvigionamento con un sistema di richiesta automatico di e-government.

Gli sportelli di front-office (Uffici Postali e Comuni) sono tenuti alla corretta rendicontazione delle ricevute di accettazione delle istanze accettate con gli elementi di sicurezza.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione.

Criteri di attivazione e chiusura

La distribuzione dei moduli sul territorio dovrà essere avviata con la disponibilità dei moduli stampati da Poste S.p.A. e delle ricevute di accettazione con gli elementi di sicurezza.

La distribuzione dei moduli, calcolata in base alla dichiarazione giornaliera di consumo, termina se i moduli presenti sul territorio coprono le necessità nazionali fino alla data del termine della convenzione.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Comunicazione a Poste delle necessità via telefono, fax, e-mail

5.1.3 Gestione Scadenzario documenti di soggiorno

Descrizione/Obiettivi del servizio

Nel caso in cui lo straniero sia già in possesso di regolare permesso di soggiorno, a fronte dell’informazione sulle scadenze del suddetto, Poste invierà allo straniero un preavviso di scadenza del permesso di soggiorno al domicilio noto.

Nella comunicazione saranno contenute le seguenti informazioni (in italiano ed inglese)1:

- Istruzioni per la procedura di rinnovo del permesso di soggiorno;

- Modalità per il reperimento della modulistica presso gli Uffici Postali od i Comuni sede di sperimentazione o per alcune tipologie di permessi di soggiorno da rinnovare, presso il datore di lavoro o l’Ente di appartenenza dello straniero;

- Elenco e recapiti telefonici degli Istituti di Patronato autorizzati all’assistenza degli stranieri, presso cui sarà possibile essere assistiti nella preparazione della pratica e nella compilazione on line della modulistica.

In base ai dati relativi dai documenti di soggiorno in scadenza (60 o 90 giorni) inviati giornalmente dal CEN di Napoli, il CSA produrrà in automatico una comunicazione che invierà tramite posta ordinaria allo straniero con l’indicazione della data di scadenza del documento di soggiorno.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione.

1 Il Ministero dell’Interno si impegna a fornire a Poste tutte le traduzioni necessarie per la documentazione multilingue da reperire.

Criteri di attivazione e chiusura

Il servizio sarà attivato dal CEN della Polizia di Stato in Napoli che invierà un flusso informativo con i dati relativi alle imminenti scadenze (60 o 90 giorni) del documento di soggiorno.

La disponibilità del servizio cessa alla data di scadenza della convenzione.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Comunicazione postale

5.1.4 Pre-caricamento delle istanze sul portale CSI ( Istituti di Patronato )

Descrizione/Obiettivi del servizio

Nell’ambito dell’assistenza fornita agli stranieri, gli Istituti di Patronato possono pre-caricare i dati dell’istanza direttamente sul portale Immigrazione (CSI) e stampare il modulo pre-caricato in formato PDF (di seguito documento sostitutivo) da presentare successivamente (oltre agli allegati previsti) agli Uffici Postali ed ai Comuni che attesti la compilazione in formato elettronico (on line) della modulistica;

Il documento sostitutivo riporterà in ogni sua pagina un codice istanza univoco (progressivo numerico) che lo identificherà per l’intero processo di lavorazione. Tale codice verrà generato e stampato automaticamente dal sistema.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione.

Criteri di attivazione e chiusura

Il servizio sarà attivato dall’Istituto di Patronato che assiste lo Straniero. La disponibilità del servizio cessa alla data di scadenza della convenzione.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Accesso al portale Immigrazione via internet con autenticazione ed area privata dedicata

5.1.5 Accettazione istanze presso gli Uffici di front office (Ufficio Postale, Comune sede di sperimentazione)

A) Domande di rilascio/rinnovo del permesso di soggiorno o della carta di soggiorno

Descrizione/Obiettivi del servizio

La compilazione dell’istanza da parte dello Straniero può avvenire secondo tre modalità:

1. Manuale: lo straniero ritira il kit con la modulistica relativa alla tipologia di richiesta, quindi provvede alla compilazione della stessa in ogni sua parte, seguendo le indicazioni riportate nei fogli istruzione.

2. Documento sostitutivo (on line): lo straniero si reca presso un Istituto di Patronato che provvede ad eseguire la compilazione on-line della modulistica tramite i servizi informatici del portale Immigrazione del CSI e riceve un documento sostitutivo da inserire nella busta prestampata. Il documento sostitutivo, stampato dal portale al termine della compilazione, contiene tutte le informazioni previste nella compilazione manuale, la checklist dei documenti integrativi da allegare al modulo, nonché un codice istanza univoco che identifica l’istanza.

3. Mediante lo Sportello unico per l’immigrazione: nel caso di nullaosta al lavoro subordinato, al lavoro domestico, al lavoro stagionale, al ricongiungimento familiare o per familiari al seguito, lo straniero entrante in Italia si reca presso lo Sportello unico dell’immigrazione competente e compila on line, con il suo supporto, l’istanza di rilascio del permesso di soggiorno. L’istanza è inviata telematicamente dal SUI al CSI. Lo straniero ritira la richiesta

di rilascio del permesso di soggiorno, stampata dallo Sportello unico, e riceve dallo stesso la busta prestampata per l’invio della richiesta.

Lo straniero compilerà la ricevuta di accettazione dell’assicurata all’atto della presentazione della richiesta all’ufficio postale o al Comune in duplice copia (nel caso di cui al n. 3, solo all’ufficio postale). Tale ricevuta riporta nome, cognome, xxxxxxxxx, n° di permesso di soggiorno, codice della tipologia di permesso richiesto, codice istanza, tipo e numero documento di identificazione.

Il servizio di accettazione delle istanze cartacee consiste in

• accettazione della busta prestampata aperta con la relativa modulistica da parte dell’operatore dello sportello postale o dell’incaricato del Comune,

• sigillo della busta del kit contenente la documentazione da parte dell’operatore di front office che rilascia una copia della ricevuta allo straniero con l’informazione aggiuntiva relativa al codice assicurata; la ricevuta ha anche validità come ricevuta di pagamento;

• incasso del corrispettivo per il sevizio;

• spedizione della busta sigillata tramite assicurata al CSA delle Poste o conservazione presso il Comune per l’acquisizione in proprio;

• rilascio ricevuta;

• registrazione istanza accettata per tracciatura sul portale CSI di Poste.

L’accettazione dell’istanza si compone, in particolare, delle seguenti attività di controllo visivo documentale1:

• verifica corrispondenza tra l’istante e passaporto o documento equipollente (vedi allegato 2);

• verifica corrispondenza tra l’istante ed il titolare del permesso di soggiorno esibito (solo nei casi di xxxxxxx);

• verifica corrispondenza tra documenti esibiti e copie allegate alla domanda;

• verifica della corrispondenza tra dati anagrafici riportati sulla domanda ed istante identificato.

In particolare, l’istanza di richiesta di rilascio/rinnovo del Permesso (o Carta) è composta da:

o Modulo unico (rif. par. 5.1.1.)

o Documentazione standard, comune a tutte le richieste e costituita da:

- passaporto o altro documento di identità in originale per la visione e fotocopie;

- permesso di soggiorno in scadenza (solo per xxxxxxx) in originale per visione e fotocopia;

o Documentazione specifica per la tipologia di richiesta (es. certificato di iscrizione ai corsi, in caso di permesso per studio, o specifica licenza comunale, in caso di permesso per lavoro autonomo).

o Ricevuta di accettazione indipendente dalla tipologia di richiesta presentata, fornita dall’operatore postale o comunale e compilata all’atto della presentazione dell’istanza.

In seguito alla presentazione dell’istanza, lo straniero (indipendentemente dalla procedura di accettazione utilizzata) ha la possibilità di verificare tramite accesso al portale Immigrazione del CSI o al Contact center lo stato della propria pratica e l’eventuale data di convocazione, utilizzando come chiavi di ricerca il Codice Assicurata ed il Codice Istanza.

B) Domande di nulla osta dello Sportello Unico

Descrizione/Obiettivi del servizio

La compilazione dell’istanza da parte dell’utente (sia cittadino italiano o comunitario o extracomunitario) può avvenire con la seguente modalità:

• Compilazione di istanze cartacee: l’utente ritira il kit con la modulistica relativa alla tipologia di richiesta, quindi provvede alla compilazione della stessa in ogni sua parte, seguendo le indicazioni riportate nei fogli di istruzioni; l’utente compila inoltre la ricevuta presente nel kit, contenente nome,

1 La domanda non può comunque essere accettata in caso di illegibilità della copia del documento di identificazione.

cognome, indirizzo e gli elementi per l’accesso al portale Questura-Prefettura (userid: numero istanza, password: numero assicurata);

• Compilazione di istanze on line: l’utente accede al sito internet del SUI e, previa registrazione al servizio, compila la richiesta in ogni sua parte, inoltrandola infine telematicamente al sistema SUI.

Il servizio di accettazione delle istanze cartacee presso gli Uffici postali consiste in

- accettazione della busta prestampata chiusa con la relativa modulistica da parte dell’operatore dello sportello postale;

- riscossione del normale costo del servizio (costo assicurata);

- spedizione della busta sigillata tramite assicurata al CSA delle Poste;

- registrazione istanza accettata per tracciatura sul portale CSI di Poste.

In seguito alla presentazione dell’istanza, l’utente ha la possibilità di verificare tramite accesso al portale internet del sistema SUI lo stato della propria pratica e l’eventuale data di convocazione, utilizzando come chiavi di ricerca il Codice Assicurata ed il Codice Istanza.

Finestra temporale di erogazione per i procedimenti sub a) e b)

Arco di validità della convenzione. 6gg su 7 (escluse festività) secondo gli orari di apertura degli Uffici di Front-office.

Criteri di attivazione e chiusura per i procedimenti sub A) e B)

Il servizio viene attivato all’atto della presentazione dell’istanza

Il servizio termina con l’accettazione o non accettazione dell’istanza

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo per i procedimenti sub A) e B)

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio per i procedimenti sub A)

L’istante si reca presso lo sportello di front-office (sportello Postale o Comune) e consegna allo sportello la domanda (kit modulistica) in busta aperta completa delle copie fotostatiche della documentazione richiesta.

Modalità di accesso al servizio per i procedimenti sub B)

L’utente si reca presso lo sportello postale e consegna allo sportello la domanda (kit modulistica) in busta aperta completa delle copie fotostatiche della documentazione richiesta.

5.1.6 Raccolta delle istanze (pick-up) e trasferimento a CSA

Descrizione/Obiettivi del servizio

La logistica postale preleva giornalmente i pacchi delle istanze accettate dagli Uffici Postali e dai Comuni (che richiederanno tale servizio) e provvede alla consegna dei medesimi al CSA di Poste1.

I comuni che non richiedono i servizi della logistica postale conservano le istanze cartacee per procedere al successivo processo di acquisizione elettronica.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione. 5 gg su 7 (escluse festività)

1 Giornalmente (il Service Level Agreement, potrebbe comunque subire delle modifiche per alcuni sportelli) un corriere postale provvede al trasporto delle istanze al CSA per consentirne la lavorazione di pre-istruttoria e acquisizione dati in formato elettronico

Criteri di attivazione e chiusura

Il servizio viene attivato all’atto del prelevamento dei pacchi delle domande da parte della logistica postale.

Il servizio termina con la consegna al CSA dei pacchi con le istanze.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

I veicoli della logistica postale si recano presso gli Uffici Postali (ed i Comuni) per prelevare i pacchi delle istanze.

5.1.7 Acquisizione elettronica delle istanze cartacee

Descrizione/Obiettivi del servizio

I servizi informatici erogati dal CSI consentono l’acquisizione elettronica (immagini e dati) delle istanze cartacee e della documentazione allegata. In questa fase le istanze pre-caricate dagli Istituti di Patronato, dagli Sportelli unici dell’immigrazione e dal sito internet del SUI vengono abilitate per essere trattate nella successiva fase di controllo e verifica.

Il CSA ed i Xxxxxx acquisiscono le informazioni della pratica nel portale CSI avvalendosi della documentazione cartacea dell’istanza e dei dati già pre-caricati nell’archivio per la gestione dello scadenziario dei permessi di soggiorno1.

Il processo di lavorazione per l’acquisizione elettronica delle istanze cartacee presso il CSA è articolato nelle seguenti fasi:

▪ Accettazione delle istanze (in questa fase le istanze cartacee in ingresso al CSA vengono tracciate mediante l’acquisizione del codice assicurata prestampato sulla busta).

▪ Controllo delle istanze. L’attività di controllo, richiede che l’operatore verifichi la presenza nella busta di tutti i moduli e della documentazione richiesta, in funzione del tipo di istanza presentata. La risoluzione di anomalie sulla documentazione allegata (incompleta), viene segnalata attraverso l’informazione “istanza incompleta” (anomala). In questa fase inoltre le istanze vengono analizzate fisicamente al fine di eliminare eventuali impedimenti o rallentamenti per la successiva fase di scansione (ad esempio potrebbero essere presenti spille, grappette o altri fermafogli). La documentazione infine potrebbe essere ordinata secondo un criterio prestabilito.

▪ Scansione delle istanze. Per l’attività di acquisizione elettronica delle istanze cartacee, il CSA si avvale di un collegamento intranet2; i servizi informatici erogati dal CSI consentono l’acquisizione delle istanze e della documentazione allegata in formato dati ed immagine. In particolare la documentazione viene distinta in modulistica e allegati: il CSI infatti acquisisce i dati associati a ciascuna immagine relativa alla modulistica mediante una elaborazione OCR automatizzata (solo per Poste). È in questa fase che l’immagine di ciascun modulo/allegato dell’istanza viene associata al codice assicurata presente sulla busta. L’operatore in questa fase verifica la qualità delle

1 Informazioni provenienti dall’archivio nazionale dei permessi di soggiorno del CEN, accessibile tramite cognome/nome, data di nascita e nazione di nascita o codice fiscale o numero del permesso di soggiorno in scadenza (se in possesso dello straniero)

2 E’ in fase di valutazione la possibilità per i Comuni di accedere ai portali dei servizi del CSI, tramite intranet, per effettuare le stesse operazioni del CSA di Poste sulle istanze accolte presso i loro sportelli di front-office.

immagini scansite; nel caso in cui venissero riscontrate delle anomalie, si esegue nuovamente la scansione in modo da evitare immagini illeggibili o mancanti al data entry.

▪ Data entry delle istanze. Con tale attività l’operatore acquisisce le informazioni presenti nell’istanza utilizzando l’immagine elettronica dei documenti che il sistema gli mette a disposizione. Se l’istanza in lavorazione è una richiesta di rilascio di permesso di soggiorno o una richiesta di nullaosta, l’attività di data entry termina con il salvataggio dei dati inseriti; per tutte le altre tipologie di istanza invece viene effettuato il controllo di coerenza delle informazioni con quelle ricevute dal CEN (vedi fase di controllo istanza). In quest’ultimo caso, eventuali discordanze vengono opportunamente segnalate alle Questure di competenza per le analisi del caso.

In caso di richiesta di rinnovo, aggiornamento o duplicato del Permesso di Soggiorno ed in assenza dei dati dello straniero nell’archivio di lavoro, il CSI invia un flusso interrogativo mediante codice fiscale e/o numero di Permesso di Soggiorno al CEN; in caso di discordanza dei dati, l’istanza viene segnalata sul portale delle Questure come anomala. La Questura validerà le informazioni che ritiene corrette e dichiarerà la lavorabilità dell’istanza;

Finestra temporale di erogazione

Poste e Comuni: Arco di validità della convenzione. 5 gg su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Il servizio viene attivato dalla disponibilità della domanda cartacea.

Il servizio termina con il completamento dell’acquisizione della domanda.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Mediante servizi informatici resi disponibili dai Portali dedicati al CSA e ai Comuni

5.1.8 Controllo istanze e verifiche

Descrizione/Obiettivi del servizio

Le Poste ed i Xxxxxx, che hanno scelto di acquisire in proprio le istanze, comparano i dati delle istanze acquisiti nell’archivio elettronico di lavoro con quelli presenti nelle domande cartacee, apportando

– se necessario – le opportune correzioni e normalizzazioni. L’attività consente di suddividere le istanze in due gruppi: “verificate” e “anomale”.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione; 5 giorni/settimana (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Il servizio viene attivato con la contemporaneo disponibilità della domanda cartacea e dei dati elettronici sull’archivio di lavoro.

Il servizio termina con la chiusura della transazione telematica e l’apposizione di “VERIFICATA” o “ANOMALA” sull’istanza elettronica.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Mediante servizi informatici resi disponibili dai Portali dedicati al CSA e ai Comuni

5.1.9 Invio e consegna istanze cartacee a strutture competenti per il rilascio/rinnovo del permesso di soggiorno

Descrizione/Obiettivi del servizio

Il CSA ed i Xxxxxx, quando questi ultimi abbiano proceduto in proprio all’acquisizione delle domande, raccolgono le istanze cartacee riguardanti richieste di rilascio o di rinnovo di permessi o carte di soggiorno, suddivise per provincia, pacchi distinti:

▪ “Verificate con priorità” ed “Anomale”

▪ “Verificate”

La logistica postale provvede a prelevare i pacchi ed a recapitarli all’Ufficio Immigrazione della Questura

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione. 5 gg su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Il servizio viene attivato all’atto del completamento della verifica da parte del CSA e dei Comuni. Il servizio termina con la consegna all’Ufficio Immigrazione dei pacchi con le istanze

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

I veicoli della logistica postale si recano presso il CSA (ed i Comuni) per prelevare i pacchi delle istanze e li consegnano all’Ufficio Immigrazione della Questura.

5.1.10 Invio e consegna istanze cartacee a strutture competenti per le richieste di nullaosta

Descrizione/Obiettivi del servizio

Il CSA raccoglie le istanze cartacee riguardanti richieste di nullaosta, suddivise per provincia, in pacchi distinti di colore:

▪ “Verificate con priorità” (per le richieste di nulla osta relative ai lavoratori stagionali) ed “Anomale”

▪ “Verificate”

La logistica postale provvede a prelevare i pacchi ed a recapitarli allo Sportello Unico per l’immigrazione competente.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione. 5 gg su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Il servizio viene attivato all’atto del completamento della verifica da parte del CSA.

Il servizio termina con la consegna allo Sportello unico dell’immigrazione competente dei pacchi con le istanze

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

I veicoli della logistica postale si recano presso il CSA per prelevare i pacchi delle istanze e li consegnano allo Sportello unico dell’immigrazione della Prefettura – UTG competente.

5.1.11 Comunicazione tramite raccomandata della convocazione presso Ufficio immigrazione della Questura

Descrizione/Obiettivi del servizio

Poste comunica tramite raccomandata semplice la data di convocazione dello straniero (per i rilievi foto-dattiloscopici e/o la consegna del provvedimento) presso l’Ufficio Immigrazione o Gabinetto regionale/provinciale di Polizia Scientifica, in base alla data di ricezione dei dati da parte del CEN di Napoli o l’eventuale convocazione inserita nel sistema di prenotazione reso disponibile dal portale Questure-Prefetture.

La data di invio della raccomandata viene registrata a sistema e resa disponibile in visualizzazione alle Questure.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione. 5gg su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Il servizio viene attivato con l’invio dei dati in formato elettronico al CEN di Napoli (inserita in automatico la data di convocazione nel sistema di prenotazione).

Il servizio termina alla consegna della raccomandata

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Tramite procedura telematica di gestione agenda resa disponibile sul portale Questure-Prefetture.

5.1.12 Comunicazione tramite raccomandata della convocazione presso Sportello unico dell’immigrazione

Descrizione/Obiettivi del servizio

Poste comunica tramite raccomandata semplice la data di convocazione del richiedente o dello straniero presso lo Sportello unico dell’immigrazione, in base al flusso di dati giornalmente ricevuti dal sistema SUI.

La data di invio della raccomandata viene registrata a sistema e viene restituita mediante flusso di dati giornaliero al sistema SUI.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione. 5 gg su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Il servizio viene attivato quando è presente la convocazione nel flusso di dati ricevuto giornalmente dal SUI.

Il servizio termina alla consegna della raccomandata

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Tramite collegamento telematico fra il sistema di CSI e il sistema SUI.

5.1.13 spedizione provvedimento tramite assicurata

Descrizione/Obiettivi del servizio

L’ufficio Immigrazione della Questura raccoglie in un pacco i permessi di soggiorno rilasciati – accompagnati dalla distinta di consegna, generata dal portale Questure, che riporta il numero del documento di soggiorno, l’intestatario ed il recapito, per essere spediti al destinatario. La logistica postale giornalmente provvede a raccogliere i pacchi dei permessi di soggiorno1, per la cui tipologia prevede la spedizione tramite assicurata, presso gli Uffici Immigrazione che ne abbiano fatto richiesta sul “portale Questure” e ad inoltrarli ai centri di raccolta per la successiva spedizione. Presso tali centri viene stampato un frontespizio per i documenti di soggiorno ed effettuato un imbustamento manuale. Il plico viene spedito con Assicurata con produzione di distinta cartacea ed elettronica di postalizzazione.

Poste Italiane eseguirà tali lavorazioni nel rispetto della legge sulla privacy.

Finestra temporale di erogazione

Poste: Arco di validità della convenzione. 5/6gg su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Vedi par. 5.1.6

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Procedura telematica messa a disposizione sul portale Questure

5.2 SERVIZI POSTALI ED INFORMATICI

I servizi informatici sono erogati dal portale CSI di Poste S.p.A.

5.2.1 Compilazione elettronica della modulistica (Istituti di Patronato)

Il Portale Immigrazione del CSI espone dei servizi per la compilazione elettronica della modulistica relativamente alla tipologia di richiesta di permesso di soggiorno (rilascio, rinnovo, duplicato, aggiornamento), garantendo e verificando ogni informazione inserita. Finché la compilazione non soddisfa tutti i requisiti imposti, il sistema non permette di completare l’attività e stampare il documento sostitutivo da presentare all’ufficio di front-office. La principale utilità di tale servizio consiste nel guidare il compilatore (Istituti di Patronato) campo dopo campo nella compilazione della modulistica e supportarlo con istruzioni mirate nella risoluzione di eventuali incongruenze. In tal modo, già all’origine, si risolvono le problematiche di integrazione delle informazioni che si possono presentare in fase di istruttoria presso l’Ufficio Immigrazione della Questura.

1 La procedura per il recapito del permesso di soggiorno avviene secondo le seguenti modalità:

• messa a disposizione delle Questure della busta per l’imbustamento del permesso di soggiorno;

• produzione distinta cartacea ed elettronica, da parte della Questura, tramite portale Questure;

• stampa, da parte delle Questure, del permesso di soggiorno;

• stampa automatica dell’etichetta autoadesiva contenente i dati per il recapito delle buste preparate dalle Questure;

• raccolta (pick up) da parte di Poste dei permessi di soggiorno stampati e inseriti in busta chiusa;

• trasferimento delle buste presso la struttura di Poste;

• produzione distinta cartacea ed elettronica per postalizzazione (Poste);

• recapito all’indirizzo indicato;

• rendicontazione elettronica esito recapito e chiusura procedura informatica.

Il portale prevede una prima fase di registrazione/abilitazione al fine di identificare univocamente l’operatore, quindi consente in più fasi la compilazione elettronica della modulistica.

Le informazioni richieste, in fase di registrazione, per identificare lo straniero sono:

▪ Nome e Cognome

▪ Data di nascita e Stato di nascita

▪ Codice fiscale1

▪ Dati di recapito (necessario per le comunicazioni)

▪ Recapito telefonico ed E-mail

▪ Username / Password

▪ Informazioni per recupero della password eventualmente dimenticata.

Requisito indispensabile per completare positivamente la fase di registrazione è l’accettazione da parte delle straniero delle “Condizioni generali di contratto”.

L’operatore di patronato ottiene al termine della registrazione una utenza, con la quale accedere alla sua area privata ed usufruire di tutte le funzionalità rese disponibili per i servizi abilitati.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione – 6 giorni su 7 (escluse festività) Erogazione garantita negli orari degli Uffici di Front-Office

Criteri di attivazione e chiusura

Disponibilità dei dati elettronici e single sign-on da parte dell’operatore; il servizio sarà chiuso con il termine della transazione all’uscita dal sistema.

Modalità di accesso al servizio

Tramite internet.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

5.2.2 registrazione accettazione istanze per tracciatura

Descrizione/Obiettivi del servizio

Servizio di acquisizione automatica on line nell’archivio di lavoro, tramite lettore di bar code, del numero dell’assicurata, del numero progressivo stampigliato sul modulo (codice istanza) e data di accettazione.

La registrazione dell’avvenuta accettazione da parte dell’Ufficio Postale e del Comune serve per avviare la tracciatura della lavorazione della domanda e l’abilitazione logica della ricevuta di accettazione dell’istanza con gli elementi di sicurezza.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione – 6 giorni su 7 (escluse festività) Erogazione garantita negli orari degli Uffici di Front-Office

Criteri di attivazione e chiusura

Disponibilità dei dati elettronici single sign-on da parte dell’operatore: il servizio sarà chiuso con il termine della transazione all’uscita dal sistema.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

1 Se in possesso dello stesso.

Modalità di accesso al servizio

Accesso tramite portale Immigrazione del CSI per i Comuni, tramite intranet per Poste, intranet e Contact Center di 2° livello per FF.PP.

5.2.3 creazione della posizione “straniero con istanza” nell’archivio di lavoro

Descrizione/Obiettivi del servizio

La registrazione dell’accettazione dell’istanza da parte del CSA avvia una transazione sul CSI per la creazione sull’archivio di lavoro della posizione “straniero con istanza” , che viene individuata dal numero progressivo stampigliato sul modulo di richiesta, dal numero di assicurata e - se presente – dall’anagrafica, codice fiscale, numero e tipologia del permesso di soggiorno in relativa scadenza o richiesto.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione – 5 giorni su 7 (escluse festività) Erogazione garantita negli orari del CSA.

Criteri di attivazione e chiusura

Disponibilità dei dati elettronici e single sign-on da parte dell’operatore; il servizio sarà chiuso con il termine della transazione all’uscita dal sistema.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Procedura telematica.

5.2.4 accesso stato pratica da parte dell’istante

Descrizione/Obiettivi del servizio

Il CSI rende disponibile allo straniero che ha presentato istanza di rilascio/rinnovo del permesso di soggiorno, tramite il portale immigrazione del CSI, servizi on line per visualizzare informazioni sullo stato della propria istanza.

L’accesso alla visualizzazione delle informazioni sullo stato della pratica sarà consentito allo straniero- istante tramite login ( userid e password ) fornito al momento dell’accettazione della domanda1.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione

Erogazione garantita 8-20 – 6 giorni su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Disponibilità dei dati elettronici e single sign-on da parte dell’operatore; il servizio sarà chiuso con il termine della transazione all’uscita dal sistema.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Tramite portale Immigrazione o Contact Center

1 Lo stato della pratica sarà reperibile anche contattando il Contact-Center di 2° livello.

5.2.5 acquisizione elettronica istanze (immagini e dati)

Descrizione/Obiettivi del servizio

Il CSI renderà disponibili servizi on –line e strumenti informatici per:

▪ scannerizzazione delle domande e della documentazione allegata (solo CSA)

▪ eventuale OCR per estrazione dei dati delle istanze (solo CSA)

▪ inserimento dell’immagine in formato TIFF( o JPEG) nel fascicolo elettronico (CSA/Comuni)

▪ precaricamento della maschera di acquisizione con i dati resi disponibili dal CEN (CSA/Comuni)

▪ precaricamento della maschera di acquisizione di richieste di rilascio di permessi di soggiorno con i dati resi disponibili dal SUI (CSA), qualora la richiesta sia stata preparata dallo straniero presso lo Sportello unico

▪ registrazione dei dati delle istanze nell’archivio di lavoro (CSA/Comuni)

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione

Erogazione garantita 8-20 – 5 giorni su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Disponibilità dei dati elettronici e single sign-on da parte dell’operatore; il servizio sarà chiuso con il termine della transazione all’uscita dal sistema.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Tramite portale pre-istruttoria del CSI

5.2.6 controllo istanze e correzioni

Descrizione/Obiettivi del servizio

Il CSI renderà disponibili servizi on – line per

▪ aggiornare i dati dell’istanza presenti nell’archivio di lavoro,

▪ evidenziare i dati da normalizzare (tabelle, dizionari,ecc.),

▪ apporre la segnalazione di istanza verificata o anomala nell’archivio di lavoro.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione

Erogazione garantita 8-20 – 5 giorni su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Disponibilità dei dati elettronici e single sign-on da parte dell’operatore; il servizio sarà chiuso con il termine della transazione all’uscita dal sistema.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Tramite portale pre-istruttoria del CSI

5.2.7 trasferimento flusso elettronico delle istanze (dati) fra CSI e CEN

Descrizione/Obiettivi del servizio

Gli attori coinvolti in tale attività sono il CSI ed il CEN; lo scambio di informazioni è bi-direzionale e più precisamente:

▪ il CSI invia giornalmente al CEN di Napoli (archivio nazionale dei permessi di soggiorno) il flusso elettronico dei dati relativi alle istanze di rilascio/rinnovo di permessi di soggiorno acquisite;

▪ il CEN restituisce al CSI l’esito delle verifiche automatiche di congruenza su ciascuna istanza (accettazione istanza elettronica) per consentire le successive attività di smistamento e convocazione.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione - 5 giorni su 7 (escluse festività) Erogazione garantita 8-20

Criteri di attivazione e chiusura

Disponibilità dei dati elettronici e single sign-on da parte dell’operatore; il servizio sarà chiuso con il termine della transazione all’uscita dal sistema.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Procedura telematica su collegamento privato tra CSI e CEN. Per ulteriori dettagli vedi cap. 5.3.1 e 5.3.2.

5.2.8 trasferimento flusso elettronico delle istanze (dati) fra CSI e SUI

Descrizione/Obiettivi del servizio

Gli attori coinvolti in tale attività sono il CSI ed il SUI; lo scambio di informazioni è bi-direzionale e più precisamente:

▪ il SUI invia giornalmente al CSI il flusso elettronico dei dati relativo alle richieste di nullaosta pervenute al SUI sul sito internet;

▪ il SUI invia giornalmente al CSI, inoltre, il flusso elettronico dei dati relativo alle richieste di rilascio di permessi di soggiorno prodotte dagli Sportelli unici dell’immigrazione presso le Prefetture – UTG;

▪ il CSI invia giornalmente al SUI il flusso elettronico ordinato cronologicamente dei dati relative alle richieste di nullaosta acquisite;

▪ il SUI invia giornalmente al CSI, infine, il flusso elettronico dei dati relativo alle convocazioni di richiedenti o stranieri presso gli Sportelli unici, da cmunicare mediante raccomandata semplice.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione - 5 giorni su 7 (escluse festività) Erogazione garantita 8-20

Criteri di attivazione e chiusura

Disponibilità dei dati elettronici e single sign-on da parte dell’operatore; il servizio sarà chiuso con il termine della transazione all’uscita dal sistema.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Procedura telematica su collegamento privato tra CSI e SUI. Per ulteriori dettagli vedi cap. 5.3.3 e 5.3.4.

5.2.9 servizi web per la pubblicazione del fascicolo elettronico istanze e documentazione allegata

Descrizione/Obiettivi del servizio

Il CSI rende disponibile a Questure e Comuni, servizi on – line per la consultazione del fascicolo elettronico delle istanze di rilascio/rinnovo di permessi e carte di soggiorno presentate consistente in immagini della domanda e della documentazione allegata.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione

Erogazione garantita 8-20 – 5 giorni su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Disponibilità dei dati elettronici e single sign-on da parte dell’operatore; il servizio sarà chiuso con il termine della transazione all’uscita dal sistema.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Tramite portale Questure-Prefetture del CSI

5.2.10 gestione del procedimento di rilascio/rinnovo di permessi o carte di soggiorno

Descrizione/Obiettivi del servizio

I servizi informatici per la gestione del procedimento prevedono:

a) Servizio Supporto Locale alle Questure

Tale supporto prevede un portale di servizi per le Questure che consente all’Ufficio Immigrazione la fruibilità di tutti i servizi necessari allo svolgimento di alcune operazioni in cui è richiesto un’interazione con l’Archivio di Lavoro del CSI di Poste Italiane.

I servizi on line prevedono inoltre la visualizzazione di elenchi di pratiche, nonché l’inserimento di dati riguardanti il processo di lavorazione delle istanze.

In particolare, il Portale consente lo svolgimento delle seguenti attività:

▪ Accettazione Cartaceo proveniente dal CSA

▪ Gestione delle Istanze Anomale

▪ Monitoraggio lavorazione pratiche

▪ Visualizzazione delle istanze digitalizzate (immagini)

▪ Stampa distinta dei permessi di soggiorno da recapitare a domicilio

Le pratiche provenienti dal CSA sono tracciate mediante la funzionalità di “accettazione cartaceo” disponibile sul Portale. L’ufficio Immigrazione, non appena giunge il cartaceo della pratica, è tenuto ad aggiornare sul Portale lo stato di avanzamento della pratica.

Il servizio di “Gestione Istanze Anomale” consente al personale dell’Ufficio Immigrazione, la verifica e la lavorazione di tutte quelle istanze (di rinnovo, duplicato, ecc…) che presentano dati discordanti rispetto all’anagrafica preesistente sulla banca dati del CEN o di altri Enti o Amministrazioni coinvolte nel procedimento. Tale discordanza viene riscontrata durante le lavorazioni di pre-istruttoria presso il CSA, i Comuni o altri Enti coinvolti nelle verifiche dal CEN di Napoli e rende lo stato dell’istanza “anomala bloccante” o “anomala non bloccante”; stato che può essere risolto soltanto dall’Ufficio Immigrazione validando tramite il Portale le informazioni che ritiene più opportune.

In seguito alla validazione, l’istanza prosegue l’iter lavorativo presso il CSA od il successivo sblocco presso il CSI o CEN per le lavorazioni di istruttoria vere e proprie.

Gli altri servizi fruibili consentono il monitoraggio delle pratiche durante l’iter di pre-istruttoria presso il CSA e d’istruttoria presso l’Ufficio Immigrazione e CEN; consentendo la visione dello stato di avanzamento della pratica, lo storico delle lavorazioni, gli aggiornamenti subiti, la visione delle immagini relative alla modulistica e degli allegati di competenza della Questura richiedente.

b) Servizio Integrazione Pratica di rilascio/rinnovo di permesso o carta di soggiorno

Il Servizio Integrazione Pratiche ha l’obiettivo di agevolare la risoluzione delle anomalie dovute all’assenza o all’incongruenza delle informazioni fornite con la modulistica presentata dallo straniero, nonché l’eventuale carenza di documentazione dettagliata ad essa allegata.

Tale servizio consente al personale del CSA, dei Comuni o dell’Ufficio Immigrazione, a seconda della fase lavorativa in cui è sorta l’esigenza di integrazione pratica, di contattare lo straniero e/o l’istituto di Patronato tramite uno dei seguenti possibili canali:

➢ e-mail

➢ SMS;

➢ convocazione con raccomandata (in aggiunta alle convocazioni già previste per le altre fasi lavorative).

L’integrazione della documentazione viene richiesta con la convocazione, in Questura. Con l’integrazione della documentazione si allega fotocopia della ricevuta di accettazione dell’istanza consegnata agli sportelli di front-office. La Questura invierà la documentazione mancante e la ricevuta di accettazione tramite fax al CSA di Poste Italiane, che provvederà ad integrare le immagini presenti sull’Archivio di Lavoro.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione

Erogazione garantita 8-20 – 5 giorni su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Disponibilità dei dati elettronici e single sign-on da parte dell’operatore; il servizio sarà chiuso con il termine della transazione all’uscita dal sistema.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Portale Questura.

5.2.11 gestione agenda di convocazione (e riconvocazione) dello straniero

Descrizione/Obiettivi del servizio

Servizio on line che rende disponibile agli operatori dell’Ufficio Immigrazione ed ai Comuni per il PSE, la gestione delle convocazioni e riconvocazioni giornaliere, in base ad un piano di carichi di lavoro delle Questure (Ufficio Immigrazione e Polizia Scientifica).

La funzionalità di Gestione Agenda è finalizzata alla visualizzazione e gestione degli appuntamenti presso l’Ufficio Immigrazione di competenza della Questura. Durante la fase istruttoria, l’Ufficio Immigrazione, mediante tale servizio, provvede alla convocazione dello straniero per l’identificazione o i rilievi fotodattiloscopi e/o per altri adempimenti. La fase istruttoria può richiedere anche più convocazioni se ritenute necessarie dall’Ufficio Immigrazione della Questura.

Il servizio è disponibile sul Portale Questure che Poste Italiane realizza per i servizi di competenza degli Uffici Immigrazione1 e che richiedono una interazione con le lavorazioni di competenza di Poste Italiane.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione - 7 giorni/settimana – 24h/giorno Erogazione garantita 8-20 – 6 giorni/settimana (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Portale CSI

5.2.12 gestione comunicazione di convocazione all’Ufficio immigrazione

Descrizione/Obiettivi del servizio

Il servizio rende disponibile alle Poste l’elenco delle convocazioni generate automaticamente con l’invio dei dati al CEN di Napoli o prenotate dall’Ufficio Immigrazione al termine dei necessari accertamenti con la funzione di gestione agenda di convocazione.

Il sistema provvede alla comunicazione della convocazione mediante:

▪ invio raccomandata semplice (interfaccia verso Poste) nei casi di prima convocazione o riconvocazione per mancata presentazione dello straniero o per la consegna del P.S.E. da parte dei Comuni sede di sperimentazione.

▪ invio SMS (quando possibile come comunicazione aggiuntiva - interfaccia verso operatore telefonia)

▪ messaggio e-mail

Ogni convocazione richiesta con raccomandata, viene verificata e stampata mediante il CSI, che s’incarica del recapito mediante le consuete procedure di Poste Italiane.

Viene altresì aggiornato lo stato dell’istanza che è immediatamente visibile tramite accesso internet e contact center.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione

Erogazione garantita 8-20; 5 giorni su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

SMS inviati 2/3 gg prima della data di convocazione

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Procedure telematiche di scarico dell’archivio di lavoro.

1 Anche i Comuni, in caso di P.S.E. potranno usufruire del servizio Convocazione accedendo al Portale Comuni (CSI) per la convocazione e la consegna del PSE rinnovato.

5.2.13 gestione comunicazione di convocazione allo Sportello unico dell’immigrazione

Descrizione/Obiettivi del servizio

Il servizio rende disponibile alle Poste l’elenco delle convocazioni prenotate dagli Sportelli unici dell’immigrazione.

Il sistema provvede alla comunicazione della convocazione mediante:

▪ invio raccomandata semplice (interfaccia verso Poste);

▪ invio SMS (quando possibile come comunicazione aggiuntiva - interfaccia verso operatore telefonia)

▪ messaggio e-mail

Ogni convocazione richiesta con raccomandata, viene verificata e stampata mediante il CSI, che s’incarica del recapito mediante le consuete procedure di Poste Italiane.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione

Erogazione garantita 8-20; 5 giorni su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

SMS inviate 2/3 gg prima della data di convocazione

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Procedure telematiche di scarico dell’archivio di lavoro.

5.2.14 gestione controlli e comunicazioni di richiesta verifica ad Ispettorato del Ministero del Lavoro ed INPS

Descrizione/Obiettivi del servizio

Il servizio, accessibile in modalità web, rende disponibile alla Direzione Centrale Immigrazione, reportistiche in grado di evidenziare la distribuzione territoriale e/o per datore di lavoro di nullaosta e permessi di soggiorno per lavoro rilasciati.

Il sistema permette di produrre in modo automatico o manuale lettere di richiesta di verifica di situazioni lavorative da inviare all’Ispettorato del Ministero del Lavoro e all’INPS.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione – Periodicamente una volta al mese

Criteri di attivazione e chiusura

Disponibilità dei dati elettronici single sign-on da parte dell’operatore: il servizio sarà chiuso con il termine della transazione all’uscita dal sistema.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Acceso WEB tramite portale CSI (Questure) di Poste S.p.A.

5.2.15 gestione spedizioni tramite assicurate

Descrizione/Obiettivi del servizio

Servizio on line per segnalare i permessi stampati e da inviare al destinatario tramite “assicurata”

Viene altresì aggiornato lo stato dell’istanza che sarà immediatamente visibile tramite accesso contact center , portale Questure, portale CSA, portale Comuni. L’aggiornamento dello stato avverrà nell’arco della giornata per l’accesso tramite portale Immigrazione.

L’ufficio Immigrazione provvede alla stampa tramite servizio reso disponibile dal portale Questure della distinta dei permessi di soggiorno da recapitare, con indicati gli indirizzi di recapito.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione

Erogazione garantita 8-20 – 5 giorni su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Disponibilità dei dati elettronici single sign-on da parte dell’operatore: il servizio sarà chiuso con il termine della transazione all’uscita dal sistema.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Servizio on-line accessibile tramite portale CSI (Questure) di Poste S.p.A.

5.2.16 monitoraggio e statistiche

Descrizione/Obiettivi del servizio

Mediante il Portale CSI sono fruibili servizi di reportistica che consentono il monitoraggio e la distribuzione di informative e statistiche di lavorazione.

In particolare l’attività di reportistica si suddivide principalmente in 2 aree:

- Reportistica “evidenze”, fornisce indicazioni prevalentemente sulle istanze segnalate “anomale” e che consigliano successive indagini di tipo amministrativo e/o penale.

- Reportistica Operativa, racchiude tutte le tipologie di report utili ai fini dell’analisi delle lavorazioni eseguite presso il CSA ed il CSI, report di sintesi delle istanze presentate, esito lavorazioni, ecc…

Attualmente, non è possibile fornire ulteriori dettagli sulle tipologie di report che vengono rese disponibili dai portali; comunque, sono richieste tecnologie che consentono una certa dinamicità sui layout dei report, al fine di soddisfare esigenze particolari in corso d’opera.

Il servizio rende disponibile le statistiche riguardo le istanze in lavorazione e quelle concluse. Un elenco non esaustivo delle principali statistiche richieste è il seguente:

▪ Numero totale stranieri ( che hanno presentato istanza di rilascio, rinnovo, nulla osta,..)

▪ Numero stranieri la cui istanza è in lavorazione (presso: CSA, Comune, CEN, Questura – Ufficio Immigrazione, Polizia Scientifica, ..)

▪ Numero stranieri raggruppati per Stato delle istanze

▪ Numero di stranieri che hanno presentato istanza, la cui istanza è in lavorazione o per stato di lavorazione, ragguppati per nazionalità

▪ Tempi di passaggio di stato delle istanze

▪ Flussi immigratori,

....

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione

Erogazione garantita 8-20 – 6 giorni su 7 (escluse festività)

Criteri di attivazione e chiusura

Disponibilità dei dati elettronici single sign-on da parte dell’operatore: il servizio sarà chiuso con il termine della transazione all’uscita dal sistema.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

WEB tramite portale CSI (Questure) di Poste

5.2.17 Servizi di help desk di 1° e 2° livello

Il servizio di help desk ha come obiettivo la fornitura di funzioni di supporto specialistico per la gestione complessiva delle problematiche o anomalie connesse al corretto funzionamento ed impiego del sistema, nonché fornire assistenza su particolari quesiti funzionali. L’help-desk erogherà servizi di supporto diretti a mantenere in piena efficienza la fruibilità dei servizi informatici presso il CSA ed in tutti gli uffici Immigrazione delle Questure, nei Comuni e negli Istituti di Patronato.

La struttura di Help desk, strutturata in due livelli logici ( 1° e 2° livello) dovrà garantire una omogenea logica di funzionamento complessiva.

a) Help-desk di 1° livello,

Help desk di front office (SPOC Single Point Of Contact o “punto di accesso unificato” nei confronti dell’utente) che riceve e registra le chiamate degli utenti dei servizi del CSI (Comune, Ufficio Immigrazione, Istituto di Patronato), classifica la richiesta e se possibile fornisce direttamente una soluzione, altrimenti smista la richiesta al secondo livello e documenta i livelli di servizio;

descrizione/obiettivi

I servizi previsti consentono

▪ una comunicazione tempestiva ed efficace con l’utenza per risolvere i problemi più ricorrenti

▪ l’accoglimento e la registrazione delle richieste di assistenza; la registrazione delle richieste consente l’inserimento dei dati relativi ai contatti provenienti dal territorio;questa si completa con l’inserimento di ulteriori elementi che consentono la successiva gestione dei contatti quali ad esempio il grado di priorità e lo Status della richiesta.

▪ di controllare i processi di risoluzione attivati, da attivare e verificarne gli esiti (procedure da seguire per la risoluzione dei problemi più frequenti in modo da snellire e velocizzare il servizio, nonché funzionalità per navigare tra le registrazioni inserite a sistema effettuando la ricerca in base a diversi criteri).

▪ la rendicontazione agli utenti (dichiarazione del responsabile dell’help desk di 1° livello per problemi non rilevanti; invio e-mail di risposta al richiedente (e p.c. al M.I.) confermata da dichiarazione di avvenuta soddisfazione della richiesta)

▪ l’analisi statistiche degli interventi; (la reportistica consente di creare diverse tipologie di report, giornalieri o periodici, con lo scopo di categorizzare le richieste per tipologia di problema, per canale di richiesta, stato di lavorazione (aperte, chiuse o in lavorazione).

criteri di attivazione e di chiusura

Il servizio è attivato all’arrivo di una richiesta di assistenza da parte di un utente.

La chiusura della richiesta di assistenza avviene con dichiarazione di avvenuta soddisfazione della richiesta (struttura, utente, funzionario responsabile) o per rigetto della richiesta.

periodo di osservazione e rendicontazione da produrre

3 mesi

da definire informazioni e periodicità

modalità di accesso

telefono, e-mail, fax

b) Help-desk di 2° livello, o di back office

Descrizione/obiettivi

Servizio compatibile e che utilizza le tecnologie richieste dall’help-desk di primo livello, affronta i problemi non risolti al 1° livello, assegnando una priorità e smistandoli secondo la tipologia alle sue sottounità; può coinvolgere se necessario l'assistenza on site, i fornitori, le strutture informatiche dell'utente; fornisce, all’help-desk di 1° livello - i dati per documentare i livelli di servizio erogati.L’help- desk di secondo livello sarà attivato dopo l’avvio dell’erogazione dei servizi.

I servizi richiesti nell’help desk di secondo livello consistono in:

Assistenza applicativa di tipo funzionale. Tale servizio consente di risolvere tutte le questioni relative all'utilizzo dell'applicativo in termini di funzionalità offerte agli utenti (ad esempio, come si ottiene la stampa di un certo report, come si attiva una specifica funzione, come si estrae una certa informazione dalla base di dati, …);

Assistenza applicativa di tipo tecnico. Tale servizio consente di risolvere qualunque malfunzionamento direttamente legato all'applicativo (ad esempio, blocco del sistema causato dalla corruzione di alcuni files, inconsistenza dei dati dovuta alla cattiva implementazione di una funzionalità dell'applicativo, malfunzionamento causato da un baco nel software,ecc.). Indipendentemente dalla causa del malfunzionamento, il fornitore dovrà essere in grado di ripristinare il corretto funzionamento del sistema informatico eventualmente ricorrendo ad interventi on-site;

Gestione delle richieste di cambiamento. L'help-desk di prodotto avrà, infine, il compito di raccogliere segnalazioni su modifiche di funzionalità esistenti provenienti dalla comunità degli utenti del nuovo sistema informatico. Tutte le segnalazioni dovranno essere analizzate, classificate e sottoposte all'attenzione del Comitato Guida, in modo tale da permettere una eventuale pianificazione degli interventi di manutenzione evolutiva dell'applicativo.

5.2.18 Servizi di assistenza tecnica

ANCI curerà l’erogazione, per lo più in modalità telematica, di servizi evoluti di assistenza tecnica agli operatori comunali (Rif. All.3)

5.3 SERVIZI TELEMATICI

Tali servizi dovranno soddisfare i seguenti requisiti:

▪ Collegamento tra M.I. e CSI extranet (privato)

▪ Collegamento tra Comuni, Patronati e CSI (internet sicuro)

▪ Funzionamento h241 dei collegamenti tra CEN e CSI extranet (privato)

1 Il servizio sarà garantito h12 tra le 8.00 e le 20.00 dei soli giorni lavorativi. Nelle ore notturne, dalle

20.00 alle 8.00, e nei giorni festivi l’accesso ai servizi sarà disponibili ma non garantito. Nell’eventualità che un inconveniente accada nella fascia oraria dalle 20.00 alle 8.00 o in un giorno festivo che non consenta lo scambio dati tra CEN e CSI tale scambio avverrà tra le 7.00 e le 8.00 del primo giorno lavorativo utile.

▪ Funzionamento h24 di collegamenti tra CED Dipartimento per le Libertà Civili e l’immigrazione e CSI

▪ Funzionamento h12 (vedi nota 1) dei collegamenti tra Comuni, Istituti di Patronato e CSI

▪ Servizio di Accesso h24 (vedi nota 1) agli applicativi del CSI;

▪ In caso di blocco del sistema il ripristino avverrà soltanto durante le ore operative salvo comunque adottate misure HW e SW tali da garantire il servizio nelle ore 8-20 e 6 giorni a settimana;

▪ Il CSI renderà possibile l’accesso al sistema informativo (archivio richieste e sistema di prenotazione) sia agli Uffici Immigrazione delle Questure, tramite il collegamento con il Centro Servizi del Viminale, sia ai Comuni sede di sperimentazione ed agli Istituti di Patronato, tramite collegamento internet sicuro (extranet).

Al fine di assicurare la cooperazione tra CSI, CEN di Napoli e CED del Dipartimento per le Libertà Civili e l’immigrazione; nonché gestire in maniera ottimale la latenza delle procedure amministrative, lo scambio dati tra le sopra citate strutture avverrà in formato XML ed in uno scenario di cooperazione applicativa che prevede la richiesta/risposta sincrona/asincrona nella fase transitoria/ a regime attraverso web services/ servizi FTP.

5.3.1 Flussi digitali fra CSI e CEN

Il CEN sta provvedendo alla realizzazione di un sistema informativo ex novo che estende le funzionalità dell’archivio nazionale dei permessi di soggiorno (PASTRANI) e che consente, l’accesso con Poste Italiane mediante tecnologie basate sui Web Services. Le tipologie di flussi digitali identificati per lo scambio informativo tra i due sistemi si articolano in:

o Flussi di popolamento,

Flusso di dati mono-direzionale

a. dal CEN verso il portale CSI, per l’invio allo straniero del preavviso di scadenza del permesso di soggiorno

b. dal CSI al CEN relativo alle richieste di soggiorno;

c. Dal CEN al CSI per l’accettazione dell’istanza elettronica e per l’invio di eventuali aggiornamenti dei Dizionari di codifica dei campi dati

o Flusso di chiusura pratica

Il CEN aggiorna il CSI sulle pratiche chiuse per avvenuto rilascio del permesso di soggiorno.

5.3.2 Flusso procedurale delle istanze tra archivio di lavoro-CSI e CEN della Polizia dei Stato in Napoli

Le procedure telematiche tra CSI e CEN di Napoli prevedono:

▪ Popolamento dell’archivio di lavoro del CSI per preavviso di scadenza dei permessi di soggiorno con:

o Codice fiscale;

o Permesso di soggiorno e data di scadenza (in caso di richiesta di xxxxxxx);

o Anagrafica dello straniero (cognome, nome, data di nascita e nazione di nascita, eventuale indirizzo di recapito);

▪ Popolamento dell’archivio dei permessi di soggiorno del CEN dopo le operazioni di acquisizione e controllo delle istanze che consentono di classificarle in più raggruppamenti:

o “ANOMALE” richiedono una specifica trattazione dell’Ufficio Immigrazione della Questura, tramite l’accesso al portale Questure-Prefetture del CSI, che potrà poi farle transitare alternativamente in “VERIFICATE”, (o “VERIFICATE PRIORITARIE”) e “NON AMMISSIBILI”;

o “VERIFICATE” per le quali il CEN può procedere alla acquisizione di riscontri presso il CED Interforze e gli altri Enti, per renderli successivamente disponibili agli Uffici Immigrazione delle Questure.

o “VERIFICATE PRIORITARIE” richiedono una trattazione prioritaria, da parte del CEN e della Questura.

▪ aggiornamento dell’archivio di lavoro

5.3.3 Flussi digitali fra CSI e SUI

Il Dipartimento per le Libertà Civili e l’Immigrazione è dotato del sistema SUI che consente, in prospettiva, lo scambio informativo con Poste Italiane mediante tecnologie basate sui Web Services. Le tipologie di flussi digitali identificati per lo scambio informativo tra i due sistemi si articolano in:

o Flussi di popolamento,

Flusso di dati mono-direzionale

a. dal SUI verso il portale CSI, riguardo alle richieste di nullaosta pervenute al SUI sul sito internet;

b. dal SUI verso il portale CSI, riguardo alle richieste di rilascio di permessi di soggiorno prodotte dagli Sportelli unici dell’immigrazione presso le Prefetture – UTG;

c. dal CSI verso il SUI, riguardo ai dati e alle immagini relative alle richieste di nullaosta acquisite nel CSA;

o Flusso di invio comunicazioni

Il SUI invia giornalmente al CSI il flusso elettronico dei dati relativo alle convocazioni di richiedenti o stranieri presso gli Sportelli unici, da comunicare mediante raccomandata..

5.3.4 Flusso procedurale delle istanze tra archivio di lavoro-CSI e SUI

Le procedure telematiche tra CSI e SUI prevedono:

▪ Popolamento dell’archivio di lavoro del CSI per richieste di nullaosta pervenute al sito internet SUI con:

o Anagrafica del richiedente e dell’eventuale ente richiedente;

o Anagrafica degli stranieri richiesti (cognome, nome, data di nascita e nazione di nascita, eventuale indirizzo di recapito);

o Elementi specifici riguardanti la richiesta (luogo di lavoro, posizione reddituale, situazione alloggiativa, altre dichiarazioni specifiche dipendenti dal tipo di richiesta)

▪ Popolamento dell’archivio di lavoro del CSI per richieste di rilascio di permesso di soggiorno ricevute dagli Sportelli unici:

▪ Popolamento dell’archivio del SUI dopo le operazioni di acquisizione e controllo delle richieste di nullaosta che consentono di classificarle in più raggruppamenti:

o “ANOMALE” richiedono una specifica trattazione dello Sportello unico;

o “VERIFICATE” per le quali lo Sportello unico può procedere al loro regolare trattamento;

o “VERIFICATE PRIORITARIE” richiedono una trattazione prioritaria, da parte dello Sportello unico.

▪ aggiornamento dell’archivio di lavoro

6 SERVIZI DI ADDESTRAMENTO E FORMAZIONE

6.1 PROGETTO FORMATIVO PER I SERVIZI TELEMATICI

Poste Italiane dovrà programmare ed erogare entro la data prevista per lo start up dei servizi amministrativi ed informatici attività formative per i formatori dell’Ufficio Immigrazione delle Questure, gli Sportelli Unici Immigrazione delle Prefetture-UTG, i Comuni e gli Istituti di Patronato, finalizzate sia ad apprendere l’uso degli strumenti ICT approntati per la fruizione dei servizi del CSI, sia all’acquisizione di nuove modalità di lavoro.

Data la diversa natura delle necessità di apprendimento degli utenti e l’elevata articolazione delle funzioni di diversi applicativi, sono stati individuati tre filoni di formazione. Gli obiettivi ed i contenuti di dettaglio della formazione saranno tarati specificamente per i quattro gruppi di utenti come riportato qui di seguito:

▪ Il primo filone è dedicato all’addestramento di formatori sulle funzionalità a disposizione sul Portale delle Questure-Prefetture da diffondere successivamente a tutti gli agenti delle Questure ed agli operatori SUI che utilizzino l’applicativo.

▪ Il secondo filone è dedicato all’addestramento di formatori sulle funzionalità a disposizione sul Portale dei Comuni e sulle nuove procedure di accettazione e lavorazione delle pratiche da diffondere successivamente a tutti gli operatori dei Comuni sedi di sperimentazione.

▪ Il terzo filone è dedicato all’addestramento di formatori dei Patronati sulle nuove procedure di assistenza agli stranieri nella compilazione delle richieste nell’ambito dei procedimenti concernenti il rilascio/rinnovo di nullaosta e dei documenti di soggiorno, nonchè alle funzionalità a disposizione sul Portale CSI di Poste. La formazione ricevuta è da diffondere successivamente a tutti gli operatori degli Istituti di Patronato dislocati sul territorio.

I criteri di progettazione didattica, sulla base dei quali si fonda l’intero progetto formativo, sono così sintetizzabili:

Composizione delle classi

Le classi devono essere composte in modo omogeneo, in base alle conoscenze tecniche pregresse ed alla finalità di apprendimento. Pertanto l’organizzazione delle liste di partecipanti è a carico degli Enti coinvolti.

Al fine di ottimizzare l’apprendimento, vengono organizzati edizioni di corso con non più di 30 partecipanti per classe.

Le Questure ed i Comuni possono inviare al più due agenti/rappresentanti.

I Patronati, data la numerosità delle sedi coinvolte nella procedura, possono inviare per ogni provincia due formatori per ogni sigla di raggruppamento (quattro sigle), fino a un massimo di ottanta unità complessive.

Logistica

La formazione viene erogata a Roma da Poste Italiane presso sedi e date ancora da definire. Resta inteso che le date e le sedi proposte sono inderogabili.

Poste Italiane si riserva la possibilità di adeguare il piano formativo in base alle proprie necessità senza trascurare l’obiettivo finale di completare la formazione del maggior numero di formatori (almeno uno per ogni sportello/ufficio abilitato o istituto di patronato) prima del rilascio dei servizi concordati.

6.2 PROGETTO FORMATIVO PER IL TRASFERIMENTO DELLE COMPETENZE AI COMUNI

Per quanto concerne la re-ingegnerizzazione dei processi in funzione del trasferimento delle competenze ai comuni, l’erogazione del servizio di formazione avrà durata triennale e dovrà essere orientato alla pianificazione e progettazione di percorsi formativi, alla organizzazione ed erogazione dei corsi, al monitoraggio del processo di apprendimento e dei risultati (ANCI-Rif.All.3).

6.3 PROGETTO FORMATIVO IN MATERIA DI IMMIGRAZIONE

La pianificazione e la progettazione della Formazione in materia di Immigrazione sarà competenza del Ministero dell’Interno.

7 SISTEMA UNITARIO DI COMUNICAZIONE – CALL CENTER ESTERNO ED ALTRI SERVIZI

Poste S.p.A. potrà fornire ulteriori servizi innovativi al cittadino attraverso lo sviluppo di nuove soluzioni basate sull’impiego delle moderne tecnologie informatiche e della comunicazione purchè tali attività siano autorizzate dal Comitato Bilaterale di cui al successivo capitolo 10.

Descrizione/Obiettivi del servizio

Il servizio di Call Center esterno ha lo scopo di fornire agli utenti esterni all’Amministrazione un punto d’accesso unificato ed un insieme di funzioni d’assistenza. Il servizio di Call Center esterno (1° livello) sarà erogato da ANCI per conto di Poste S.p.A.

Poste Italiane prevede inoltre la possibilità di fornire allo straniero un servizio di Contact Center (2° livello) in grado di fornire informazioni e supporto mediante un canale alternativo allo sportello fisico.

Il servizio di Call Center di primo livello ( “generalista” plurilingue1 per coloro che hanno necessità di conoscere informazioni di carattere generale) è accessibile usufruendo di un numero verde ed è in grado di fornire informazioni di carattere generale e di riferimento sul servizio:

• nuova procedura per il rilascio/rinnovo documenti di soggiorno;

• procedura per richiesta di nullaosta;

1 Le lingue disponibili saranno: Italiano, Inglese, Francese, Spagnolo e Arabo

• modalità di accesso al servizio (ritiro e consegna kit presso Uffici Postali e Sportelli Comunali abilitati, uso del sito internet del sistema SUI);

• riferimenti telefonici per reperire gli Uffici di Patronati abilitati nella città di domicilio dell’immigrato;

• riferimento telefonico del Contact Center Unico dei Comuni (2° livello), per problematiche di conoscenza del fenomeno, di implementazione delle funzioni e di assistenza agli stranieri verso la nuova logica amministrativa (la messa a punto dei servizi è a cura di ANCI-Rif.All.3);

• Riferimento telefonico del Contact Center di Poste (2° livello).

Il servizio di Contact Center (2° livello - “specifico” per gli stranieri che hanno presentato la domanda di rinnovo o rilascio di un permesso di soggiorno ed hanno necessità di conoscere lo stato della propria istanza) è accessibile usufruendo di un numero telefonico a pagamento e fornisce allo straniero, agli operatori presso i comuni e gli Istituti di Patronato, informazioni dettagliate sulla pratica, come ad esempio:

• Stato d’avanzamento della pratica (in lavorazione,in istruttoria);

• Data e luogo di convocazione,

• Esito istruttoria (integrazione, positivo, istruttoria);

• Consegna del provvedimento;

• Inserimento istanza via internet presso SUI ed Istituti di Patronato.

In particolare il servizio di Call Center può integrare una modalità operativa automatizzata, con risposte pre-registrate, che consente la navigazione su un albero vocale mediante un percorso guidato;

Il Contact Center (2° livello – Poste) invece si avvale esclusivamente della modalità Operatore; per una maggiore efficacia del servizio, ciascun operatore ha a disposizione, per la consultazione in tempo reale, un applicativo che consente di visionare le informazioni riguardanti le istanze presentate agli sportelli di front-office e l’inserimento delle istanze via internet.

Finestra temporale di erogazione

Arco di validità della convenzione –

a) 5 giorni su 7 ore 8-20 per Contact Center (2° livello);

b) 7 giorni su 7 h24 per Call Center (1° livello), in caso di guasto il ripristino avverrà entro il 1° giorno lavorativo.

Criteri di attivazione e chiusura

Il servizio è attivato da una richiesta di assistenza da parte dell’utente.

La chiusura della richiesta avviene per rigetto, risoluzione tramite CC di 1° livello, smistamento della richiesta al 2° livello o ad altre strutture di assistenza, interventi non specifici.

Periodo di osservazione del servizio e della rendicontazione a consuntivo

Tre mesi solari consecutivi

Modalità di accesso al servizio

Tramite numero verde – Per l’accesso ai servizi di Call center 1° livello

Numero telefonico a pagamento (tariffazione urbana) ed operatore telefonico per l’accesso ai servizi del Contact Center di 2° livello..

8 PROGETTO ORGANIZZATIVO E REVISIONE NORME

ANCI curerà la realizzazione del progetto con l’obiettivo di individuare i modelli organizzativi di riferimento e le modalità di trasferimento delle soluzioni analizzate ed osservate durante la sperimentazione, oltre a delineare e proporre le modifiche di impianto normativo. ANCI-(Rif.All.3)

9 REQUISITI TECNICI E DI SICUREZZA

9.1 REQUISITI DI SICUREZZA E RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI (PRIVACY ED ACCESSO AI DOCUMENTI)

L’implementazione di servizi basati su protocolli web (HTTP) deve tener conto delle problematiche di sicurezza legate alla trasmissione dei dati ed alla gestione delle informazioni relative alle istanze accettate da parte di entità sia interne che esterne alla realtà aziendale di Poste Italiane.

Il Fornitore dei servizi Amministrativi ed informatici (Poste Italiane) dovrà:

▪ Predisporre l’opportuna soluzione tecnologica e applicativa per consentire la massima flessibilità di esercizio, che permetta all’utente finale autorizzato di usufruire direttamente e in maniera autonoma dei servizi erogati dal CSI, la sua adeguata identificazione/autenticazione in modo da salvaguardare la sicurezza e la riservatezza delle informazioni accedute e la tracciabilità degli accessi stessi;

▪ Assicurare che il sistema non consenta che i dati di una provincia siano consultabili da un’altra qualsiasi provincia; tale capacità di consultazione dovrà essere riservata solo ad alcuni utenti, individuati dall’Amministrazione in sede centrale;

▪ Assicurare il rispetto della vigente normativa in materia di Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali (Codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196);

▪ impegnarsi a proporre aggiornamenti e adeguamenti tecnologici che assicurino nel tempo il mantenimento dei livelli di sicurezza e riservatezza secondo lo spirito e la lettera della legge;

▪ assicurare che i servizi saranno erogati con un adeguato livello di sicurezza, atta a mantenere l’opportuna riservatezza ed integrità dei dati, nonché l’accesso controllato all’applicazione; pertanto, dovranno essere previsti i seguenti criteri e misure di sicurezza:

o sistemi antintrusione (IDS) e antivirus;

o certificati per abilitare la stazione di lavoro (prima autenticazione – PC da abilitare per ciascuna Questura, Comune o Istituto di Patronato secondo un piano di distribuzione dei certificati per l’accesso all’archivio informatizzato presso il CSI di Poste);.

o accesso usuale ai portali WEB tramite userid, password ( tecniche di autenticazione di single sign-on) e IP statico;

o accesso alla rete ed alle risorse condivise tramite protocollo HTTPS;

o policies per la gestione del livello di accesso consentito;

o eventuali ulteriori livelli di autorizzazione per l’accesso ai dati del sistema, filtrato da opportuni controlli di sicurezza, in modo da garantire gli opportuni requisiti di privacy e di accessi indiscriminati;

o il sistema non deve consentire la connessione contemporanea con il medesimo login da postazioni di lavoro diverse e con IP statico non registrato;

o la creazione di log delle operazioni effettuate (rintracciabilità delle operazioni effettuate);

o l’utilizzo di comunicazioni criptate tra client-server per tutte le applicazioni (tecnologia SSL su HTTPS e chiave di sessione a 128 bit);

o l’utilizzo del protocollo IPsec almeno in collegamenti Internet-Intranet

9.2 REQUISITI TECNICI

Requisiti tecnici generali

Il fornitore dovrà

▪ assicurare un servizio centrale presso il CSI per le funzioni di interrogazioni dello stato dei procedimenti secondo quanto stabilito ai punti precedenti; lo stesso servizio potrà eventualmente cooperare con l’archivio informatizzato dei permessi di soggiorno per il reperimento di ulteriori informazioni, in modo da garantirne sempre l’attualità.

▪ Predisporre e rendere accessibili le immagini o altri documenti multimediali riguardanti le richieste dello straniero; a questo proposito i dati in formato elettronico saranno registrati in un’apposita banca dati del CSI, dove saranno depositate fino allo scadere della convenzione; il CSI predisporrà le opportune componenti hardware - server e storage - e software per rendere disponibili i servizi; Le immagini rese fruibili per la visione online e memorizzate nell’archivio di lavoro non sono da considerarsi ai sensi di legge conformi all’originale (ciò consente di ridurre la qualità dell’immagine a 96 DPI per consentire il superamento di alcuni vincoli tecnici di connettività; 96dpi è la risoluzione ottimale per la visione del documento su monitor). Resta inteso che la fruibilità delle immagini per la consultazione è vincolata alla connettività garantita dalla Rete Ministeriale alle singole Questure e non è in alcun modo attribuibile al servizio di Poste Italiane.

▪ Verificare il livello di prestazione della rete di trasporto e suggerire eventuali adeguamenti (caratteristiche e banda);

Volumi

L’infrastruttura ICT preposta all’erogazione dei servizi dovrà essere dimensionata per una gestione mensile di 120-130000 istanze di rilascio/rinnovo del documento di soggiorno ed una gestione annuale superiore a 600.000 istanze di richieste di nullaosta;

Sono da concordare le tempistiche ed i criteri di storicizzazione delle istanze concluse, e in particolare:

• Storicizzazione delle immagini (immagine non più fruibile)

• Storicizzazione dei dati abbinati alla singola istanza conclusa (dettaglio dell’istanza non più fruibile)

• Reperibilità dati di dettaglio dell’istanza storicizzata per reportistiche e statistiche.

Gestione Malfunzionamenti

Tutti i servizi informatici dovranno avere un comportamento omogeneo in caso di malfunzionamenti.

Per quanto riguarda gli applicativi, essi dovranno gestire quanto più possibile la ripartenza (per esempio, memorizzare su di un log applicativo i dati elaborati prima dell’interruzione, e continuare l’elaborazione dopo la ripartenza).

Per gli errori recuperabili, il sistema dovrà realizzare un meccanismo di informativa utente e di prosecuzione dell’elaborazione.

Interfaccia Utente

L’interazione tra l’utente e l’applicazione avverrà tramite WEB browser e dovranno essere previste modalità di HELP on-line per l’utilizzo degli applicativi.

Caratteristiche Servizi informatici

I servizi informatici erogati dal CSI prevedono l’utilizzo di una architettura WEB enabled.

Le pagine ed i portlets, devono inoltre essere definiti in conformità agli standard di usabilità di mercato ed alle prescrizioni normative in materia di accesso ai servizi da parte dei disabili.

Requisiti minimi strumentali

Si veda l’allegato 5 per i requisiti minimi strumentali richiesti a Questure, Patronati e Xxxxxx.

Configurazione Ambienti e fruibilità dei Servizi

Il Portale Questure-Prefetture del CSI risulta fruibile, mediante una connettività extranet (rete Ministeriale), da parte degli operatori presenti presso l’Ufficio Immigrazione della Questura.

L’accesso al portale è garantito dal certificato posseduto dai client e sarà consentito mediante protocollo HTTPS dalle sole postazioni delle Questure che verranno abilitate mediante il rilascio di un Certificato Digitale. L’utente verrà abilitato ad accedere al servizio dovrà essere identificato tramite l’usoo di USERID e PASSWORD. La manutenzione e configurazione delle macchine presso le Questure sarà a carico del Ministero degli Interni.

Il Portale csi (Immigrazione) è fruibile, mediante una comune connettività internet, da chiunque sia abilitato ed autenticato mediante Certificato digitale o utenza user-id/password (Comuni, Patronati, …). La manutenzione e configurazione delle macchine presso i Comuni sarà a carico di ANCI.

L’accesso al portale sarà consentito mediante protocollo HTTP per l’area di pubblico accesso e per il reperimento di informative di supporto alla compilazione delle istanze. Per le aree di accesso ai dati personali dei singoli stranieri, visure stato di lavorazione dell’istanza ed eventuale data di convocazione, vi sarà una area dedicata con accesso protetto (HTTPS), che richiederà una userid/password per l’autenticazione.

Per gli stranieri si prevede l’utilizzo di una utenza/password abbinata al Codice Istanza/ologramma ed al Codice Assicurata rilasciato all’accettazione dell’istanza presso lo Sportello di Front-office.

Per i singoli Enti è prevista un’area di lavoro dedicata sul Portale, il cui accesso è consentito grazie a delle utenze rilasciate da Poste Italiane (UserId, Password); eventualmente integrate dall’identificazione della postazione utilizzata mediante un certificato digitale. I certificati saranno rilasciati dalla Certificate Authority di Poste Italiane .

Rilascio Utenza di accesso

Per l’accesso ai portali Web (extranet, internet) si prevede l’utilizzo di tecniche di autenticazione Single Sign-On (UserId/Password), che consentiranno di identificare l’utente del portale e consentirgli l’accesso alla propria area riservata limitatamente alle funzionalità autorizzate.

Chiunque appartenga agli Enti autorizzati per la lavorazione delle istanze ed intenda ottenere una utenza valida, dovrà rivolgersi al responsabile dei Sistemi Informativi dell’Ente di appartenenza; quest’ultimo, validata la richiesta e raccolte le informazioni necessarie (anagrafica dell’utente e mansioni lavorative autorizzate), provvederà ad inoltrare tale richiesta con un fax o email al gruppo tecnico dei

Sistemi Informativi di Poste Italiane. Successivamente, nell’arco della stessa giornata, verrà fornita al diretto interessato la propria utenza personale.

Per ogni utenza rilasciata saranno adottate delle policy di sicurezza standard che vincoleranno, l’utente che ne usufruirà, a degli obblighi di riservatezza ed aggiornamento delle password di accesso, nonché informative relative alla responsabilità penale dell’interessato.

10 Il MONITORAGGIO DELLA CONVENZIONE - MODALITA’ OPERATIVE

La convenzione prevede l’istituzione di un Comitato Bilaterale composto da Poste e Ministero dell’Interno (Dipartimento della PS e Dipartimento per le Libertà Civili e l’Immigrazione.) per l’indirizzo ed il coordinamento delle attività previste, nonché per il monitoraggio della qualità e dei livelli di servizio (Service Level Agreement–SLA) riportati nel paragrafo successivo.

Il Comitato può inoltre, proporre la modifica delle procedure operative di cui all’allegato tecnico al contratto. Qualunque ulteriore implementazione derivante da specifiche tecniche non ricomprese nell’allegato tecnico non produrranno costi a carico dell’Amministrazione dell’Interno.

Al Comitato Bilaterale parteciperanno in qualità di osservatori i Comuni e gli Istituti di Patronato per monitorare i servizi di proprio interesse.

Poste garantirà alla data di partenza un livello di servizio sufficiente a garantire il funzionamento del sistema.

11 LIVELLI DI SERVIZIO

Poste Italiane garantirà l’erogazione dei propri servizi nei seguenti orari:

▪ Sportelli di Front-Office (Uffici Postali)1

- dal lunedì al venerdi dalle ore 8:30 alle ore 13:30 (18:30 dove previsto doppio turno)

- il sabato dalle ore 8:30 alle 12:30

▪ Servizi CSA (con operatore)

- dal lunedì al sabato dalle ore 8:00 alle ore 20:00

▪ Servizi CSI (senza operatore)

- dal lunedì al sabato dalle ore 8:00 alle ore 20:00

- disponibili ma non garantiti negli altri giorni od orari. Si sottintende che l’erogazione garantita si rivolge ai soli giorni lavorativi.

Le tabelle che seguono riportano i livelli di servizio che Poste dovrà garantire.

E’ previsto un periodo di avviamento sperimentale del servizio di 1 (un) mese dall’avvio della convenzione.

Il tempo medio stimato per il rilascio o rinnovo del documento di soggiorno a regime è pari a 30 giorni solari.

Il periodo di osservazione, ossia l’intervallo di tempo nel quale i livelli di servizio devono essere rispettati, è fissato in 3 (tre) mesi; in relazione al grado di criticità dei malfunzionamenti sono inoltre definiti i seguenti 4 livelli di gravità dei problemi:

1. l’intera applicazione è indisponibile agli utenti;

1 Il servizio di accettazione allo sportello postale potrà essere limitato ad una precisa fascia oraria al fine di evitare disservizi e tempi di attesa troppo lunghi.

2. funzionalità critiche della applicazione sono indisponibili agli utenti;

3. funzionalità non critiche della applicazione sono indisponibili agli utenti;

4. funzionalità non critiche della applicazione sono indisponibili ma non c’è immediato impatto sulla operatività degli utenti

TAB. 1 – LIVELLI DEI SERVIZI AMMINISTRATIVI

Servizio	Valori di soglia
Raccolta istanze Lavorazione al CSA
Raccolta istanze di rilascio/rinnovo permessi di soggiorno, acquisizione ed invio dati a CEN di Napoli	Entro 6 giorni dalla data di accettazione dell’istanza allo sportello
Raccolta istanze di nullaosta, acquisizione ed invio dati a SUI per la creazione della graduatoria	- Dal 6° al 18° giorno lavorativo dalla data di accettazione delle domande presentate presso gli Uffici Postali, Poste invierà ai SUI, concordati con il Ministero dell’Interno, N. 500 pratiche giornaliere per le successive lavorazioni. - Il 18° giorno dalla data di accettazione Poste invierà al Ministero un file contenente i dati delle schede riepilogative ordinate cronologicamente e distinte per provincia, per tipologia di lavoro e per quote privilegiate.
Lavorazione completa istanze di nullaosta ed invio dati al SUI	- Dal 20° giorno dalla data di accettazione delle domande presentate presso gli Uffici Postali, Poste invierà ai SUI, concordati con il Ministero dell’Interno, N. 4.000 pratiche giornaliere per le successive lavorazioni. - Entro il 22° giorno dalla data di accettazione delle domande presentate presso gli Uffici Postali, il Ministero dell’Interno, d’intesa con il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, restituirà a Poste le graduatorie provinciali definitive che consentiranno le lavorazioni delle pratiche secondo l’ordine delle suddette graduatorie.
Disponibilità dati verificati delle istanze sui portali	Entro 5 giorni dalla data di accettazione dell’istanza allo sportello
Disponibilità on-line dello stato di avanzamento pratica	Entro 5 giorni dalla data di accettazione dell’istanza allo sportello
Disponibilità sui portali delle immagini scansite	Entro 7 giorni dalla data di accettazione dell’istanza allo sportello
Invio e consegna istanze cartacee a strutture competenti	Entro 1 giorno (per le pratiche “Verificate con priorità”) 2 giorni (per le ordinarie) dalla data di disponibilità dei dati verificati delle istanze sui portali
Tracciamento del numero delle istanze anomale	Il numero delle istanze anomale dovute al mancato od insufficiente controllo da parte dell’operatore del CSA non deve superare il 3% del totale delle istanze trattate a livello nazionale – Periodo di monitoraggio 3 mesi
1a convocazione tramite raccomandata
Comunicazione della data di convocazione	Contestualmente all’invio dei dati al CEN di Napoli
Consegna raccomandata all’interessato per la convocazione	Entro 8 giorni dalla data di comunicazione di convocazione
Spedizione provvedimento tramite assicurata
Raccolta con pick up dei permessi stampati.	Entro 1 giorno dalla data di inserimento nel sistema della richiesta di pick up da parte della Questura.
Accettazione permessi	Entro 1 giorno dalla data di raccolta con pick up dei permessi stampati.

stampati presso Centro di Imbustamento di Poste Italiane
Imbustamento permessi e immissione con assicurata nel circuito postale.	Entro 1 giorno dalla data di accettazione permessi stampati presso Centro di imbustamento di Poste Italiane.
Consegna provvedimento tramite assicurata allo straniero.	Entro 3 giorni dalla data di immissione della assicurata nel circuito postale.
2a convocazione tramite raccomandata (caso PSE)
Consegna raccomandata allo straniero per la convocazione	12 giorni prima della disponibilità del P.S.E. c/o/ gli Enti autorizzati alla consegna

N.B.: gli SLA si riferiscono ai soli giorni lavorativi.

TAB. 2 – LIVELLI DEI SERVIZI INFORMATICI E TELEMATICI

Servizio	Valori di soglia
Disponibilità del sistema complessivo	99% del tempo previsto.
Correttezza dei salvataggi	Completamento delle procedure nel 98% dei casi
Aggiornamento e conservazione giornale di LOG	Giornale disponibile con il tracciamento di ogni evento della giornata lavorativa reso disponibile a richiesta
Aggiornamento e conservazione archivio LOG	Giornale LOG deve essere archiviato e reso disponibile a richiesta con il tracciamento di ogni evento di ogni giornata fino al termine del periodo contrattuale
Storicizzazione istanze lavorate (al termine dell’istruttoria)	Con cadenza trimestrale.
Transazioni di tipo on-line (inserimento, visualizzazioni, ecc..)	Risposta entro 5s dall’invio della richiesta
Consultazioni istanze storicizzate	4 giorni lavorativi
Ripristino istanze storicizzate in DB di produzione	6 giorni lavorativi
Creazione posizione “straniero” con istanza	Entro 4 giorni dall’accettazione dell’istanza allo sportello
Accesso a servizi WEB (immagini e documenti)	Completamento della risposta entro 10 sec dall’invio della richiesta.
Monitoraggio e statistiche	Frequenza settimanale – ogni lunedì pomeriggio.
Help desk di 1° livello e CALL CENTER esterno	▪ Tempo max di attesa : 20 sec nel 95% dei casi ▪ % chiamate entrate perdute: 5% ▪ % chiamate entrate risolte: > 80% ▪ tempo medio di soluzione dei problemi: 5 minuti nel 95 % dei casi
Help desk di 2 livello	▪ tempo di risposta alla richiesta di assistenza: entro 2/4/24 ore rispettivamente per il 96/3/1 % dei casi; ▪ tempo di intervento (medio di soluzione dei problemi): entro 16 ore nell’80% dei casi, entro 32 ore nel rimanente 20 %;

N.B.

Per tempo di risposta alla richiesta di assistenza si intende il tempo intercorrente tra la segnalazione della richiesta da parte dell’help desk di 1° livello e la comunicazione al richiedente e/o all’help desk di 1° livello della risposta alla richiesta di supporto.

Per tempo di intervento on site si intende il tempo intercorrente tra la segnalazione attivata all’help desk di 2° livello (con emissione del ticket) e l’inizio dell’intervento nel luogo in cui si manifesta la necessità.

ALLEGATI

ALLEGATO 1: Quadro sinottico funzionalità-attori ALLEGATO 2: Elenco documenti di identificazione equipollenti ALLEGATO 3: Protocollo di intesa Ministero dell’Interno-ANCI ALLEGATO 4: Fac-simile della ricevuta

ALLEGATO 5: Caratteristiche tecniche minime delle macchine client