AFFIDAMENTO DEL PROCEDIMENTO DI
Rif. Contratto (a cura di InfoCert)
AFFIDAMENTO DEL PROCEDIMENTO DI
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
(ART. 5, COMMA 3° DELIBERAZIONE CNIPA N. 11/2004)
SERVIZIO LEGALDOC
Denominazione
Telefono Fax
Comune Via/Piazza
CAP Sigla prov.
Cod. Fisc. Partita IVA
Rif. Contratto
Indirizzo e-mail per comunicazioni (posta elettronica certificata)
Rappresentato da (Cognome/Nome)
Cittadinanza Codice Fiscale
nella qualità di legale rappresentante ovvero di incaricato alla sottoscrizione del presente atto ovvero in proprio
Ai sensi dell’art. 5 della deliberazioneCNIPA n. 11/2004 AFFIDA
ad InfoCert S.p.A, Sede Legale in Roma, Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, X. XXX 00000000000, il procedimento di conservazione sostitutiva di documenti informatici, secondo quanto previsto nelle Condizioni Generali di Contratto e nel presente documento, ad esclusione delle attività relative al riversamento sostitutivo che saranno svolte solo su espressa e separata richiesta. Sono inoltre escluse dalla responsabilità di InfoCert S.p.A. le attività che precedono l'invio dei documenti (ad es. la digitalizzazione dei documenti analogici, il rispetto dei tempi prescritti per l'invio in conservazione, l'idoneità del software di consultazione trasmesso dal Cliente o dall'Utente Finale) ed il contenuto dei medesimi.
Data
(Firma Cliente/Utente Finale)
1) La conservazione sostituiva dei documenti informatici rilevanti a fini tributari, secondo le previsioni di cui alla deliberazione CNIPA n. 11/2004, al D.M. Economia e Finanze del 23 gennaio 2004, al D.L.vo n. 52/2004 nonché alla circolare Agenzia Entrate n. 45/E del 19.10.2005 è assicurata mediante l’integrazione del Servizio reso da InfoCert S.p.A. con il Sistema di Gestione utilizzato dal Cliente e/o dall'Utente Finale.
2) Il Cliente/Utente Finale per la conservazione dei documenti analogici originali dovrà provvedere autonomamente ad apporre la firma digitale ai documenti e, ove previsto, per particolari tipologie di documenti analogici originali unici, a far intervenire un pubblico ufficiale, al fine dell'attestazione della conformità tra il documento conservato e l'originale, ai sensi dell'articolo 23 commi 4 e 5 del D. Lgs 7 marzo 2005, n. 82.
3) In base al presente atto di affidamento InfoCert S.p.A. opererà quale Responsabile della conservazione, ai sensi dell'art. 5 della deliberazione CNIPA n. 11/2004, dei documenti informatici del Cliente/Utente Finale, provvedendo all'esecuzione dei compiti definiti nell'articolo della suddetta deliberazione CNIPA secondo quanto previsto nelle Condizioni Generali di Contratto e nel presente atto di affidamento. In particolare, InfoCert S.p.A. provvederà a:
🌕 attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione con l'apposizione di un firma elettronica qualificata di un proprio dipendente a ciò delegato;
🌕 gestire, secondo quanto previsto nel presente atto di affidamento e nelle Condizioni Generali di Contratto, il sistema di conservazione nel suo complesso, garantendo, mediante l'integrazione del Sistema di
Gestione Documentale del Cliente/Utente Finale che provvederà alla creazione e mantenimento degli indici di ricerca, l'accesso alle informazioni;
🌕 verificare la corretta funzionalità del sistema di conservazione e dei programmi utilizzati;
🌕 predisporre le misure di sicurezza del sistema di conservazione, al fine di garantire la sua continua integrità;
🌕 definire e documentare le procedure da rispettare per l'apposizione della marca temporale;
🌕 verificare, con periodicità non superiore a cinque anni, che i documenti conservati siano leggibili, anche attraverso la verifica dell'integrità dei supporti utilizzati per la conservazione adottando gli opportuni accorgimenti al fine di assicurare la leggibilità degli stessi.
Nomina ex d.l.vo n. 196/2003: ai sensi dell’art. 29 del d.l.vo n. 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali, il Cliente/Utente Finale, con la sottoscrizione del presente atto di affidamento, nomina altresì InfoCert S.p.A. in qualità di «Responsabile» dei trattamenti dei dati necessari all’esecuzione del Servizio. In particolare, anche in considerazione del ruolo di responsabile della conservazione così come previsto dall’art. 5 della deliberazione CNIPA
n. 11/2004, i compiti affidati alla InfoCert S.p.A. attengono a qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la selezione, l'estrazione, l’interconnessione, la comunicazione, la cancellazione e la distruzione di dati. InfoCert S.p.A., quale Responsabile del trattamento applicherà le misure di sicurezza in base alle disposizioni legislative e regolamentari in vigore.
Come previsto dal Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 27 novembre 2008, modificato dal successivo provvedimento del 25 giugno 2009, InfoCert nella veste di Responsabile del trattamento provvederà ad adempiere a tutte le prescrizioni relative alla selezione, nomina e verifica delle attività effettivamente svolte dagli amministratori di sistema, oltre a predisporre, mantenere aggiornati e conservare presso la propria sede gli estremi identificativi delle persone fisiche amministratori di sistema, con l'elenco delle funzioni ad essi attribuite.
Informativa ai sensi dell’art. 13 del d.l.vo n. 196/2003
InfoCert S..p.A. Titolare del trattamento dei dati forniti dal Cliente/Utente Finale informa lo stesso, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 13 del D.L.vo n. 196/2003, che i predetti dati personali saranno trattati, con l’ausilio di archivi cartacei e di strumenti informatici e telematici idonei a garantire la massima sicurezza e riservatezza.
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Il Cliente/Utente Finale può esercitare in qualunque momento i diritti di cui all’art. 7 del D.L.vo n. 196/2003 contattando InfoCert S.p.A. agli indirizzi indicati nelle presenti Condizioni Generali.
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(Firma Cliente/Utente Finale)
Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 cod. civ. si approvano espressamente le seguenti clausole contenute nelle Condizioni Generali di Contratto: art. 1.1 (Oggetto); art. 1.2 (Licenza d'uso); art. 1.5 (Adeguamento Manutenzione e aggiornamento); art. 1.8 (Obblighi del cliente); art 1.10 (Conclusione e durata del Contratto); art. 2.2 (Requisiti hardware e software); art. 2.3 (Connettività); art. 3.1 (Identificativi ed accessi al sistema); art. 3.4 (Conservazione dei dati); art. 4.1 (Responsabilità del Cliente); art. 4.2 (Responsabilità di InfoCert); art. 5.1 (Recesso); art. 5.2 (Risoluzione – Interruzione); art. 6.2 (Arbitrato)
(Firma Cliente/Utente Finale)