PROCEDURA RISTRETTA PER LA FORNITURA IN MODALITÀ SAAS DI UNA PIATTAFORMA DI E-PROCUREMENT E RELATIVI SERVIZI DI SUPPORTO

In conseguenza della realizzazione da parte della Regione Sardegna di una più generale piattaforma di e-procurement, attualmente in fase di progettazione, si intende fin da ora prevedere la migrazione della piattaforma telematica oggetto del presente appalto verso il nuovo sistema in fase di realizzazione.

1. DEFINIZIONI E ACRONIMI

Di seguito sono riportati alcuni dei termini ed acronimi che saranno utilizzati nel presente capitolato.

asta elettronica - funzionalità che consente alla Regione Sardegna e agli Enti territoriali di invitare operatori economici abilitati a partecipare simultaneamente, anche se geograficamente distanti, alla “negoziazione dinamica” per aggiudicarsi un appalto tramite l’emissione di offerte in tempo reale (disciplinata dagli articoli 85 del D.Lgs. 163/2006, 288 del D.P.R. 207/2010);

punti ordinanti - utenti della Regione Sardegna e degli Enti territoriali che hanno il potere di effettuare acquisti di beni e servizi;

download - operazione di archiviazione sul proprio computer (locale) di dati o programmi da un computer remoto (il processo inverso è detto upload);

e-procurement - insieme di tecnologie, procedure, operazioni e modalità organizzative che permettono l’acquisto di beni/servizi e l’affidamento di lavori on line;

firma digitale - sistema che consente all’autore di un documento informatico di renderne manifesta l’autenticità (analogamente a quanto avviene apponendo la firma autografa su un documento cartaceo) ed al destinatario del documento di verificarne la provenienza e l'integrità;

fornitore - impresa aggiudicataria dell’appalto di cui al presente capitolato;

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portale acquisti - piattaforma tecnologica a supporto dei processi oggetto del presente capitolato, composta sostanzialmente di:

o un’area pubblica di libero accesso alle informazioni e ai servizi, con descrizione delle funzionalità di supporto e delle modalità di registrazione/abilitazione necessarie al loro utilizzo;

o un’area riservata ai soli utenti abilitati, siano essi acquisitori che operatori economici, per l’utilizzo delle funzionalità di supporto;

• posta elettronica certificata (PEC) - sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici tenuto conto di quanto stabilito dal D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 e nei collegati documenti tecnici, oltre al Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs 7 marzo 2005, n.82, come modificato dal decreto legislativo 30 dicembre 2010, n. 235, e dal decreto legge 13 agosto 2011, n. 138);

• procedura di gara telematica (o, più semplicemente, procedura telematica) - modalità elettronica di individuazione dell’operatore economico aggiudicatario di un appalto, indipendentemente dalla procedura utilizzata per lo svolgimento della gara (es. aperta, ristretta o negoziata; con o senza pubblicazione del bando; ecc.) e dagli strumenti impiegati (es. richiesta di offerta in busta chiusa digitale, asta elettronica, sistema dinamico di acquisizione, ecc.);

• concorrente - operatore economico e/o suoi utenti abilitati all’utilizzo del portale acquisti;

• sistema (o Piattaforma) - infrastruttura tecnologica su cui è basato il portale acquisti;

• stazione appaltante - ai fini del presente capitolato, la Regione Sardegna e suoi Uffici, nonché Enti territoriali, abilitati all’utilizzo del portale acquisti lato acquisitore;

• sistema e-procurement integrato - piattaforma di e-procurement integrata della Regione Sardegna.

2. OGGETTO DELL’APPALTO

L’oggetto dell’appalto è rappresentato dalla fornitura di servizi di e-procurement in modalità SAAS (Software as a Service) e di servizi di supporto.

Più in dettaglio, l’oggetto dell’appalto include:

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• gestione dell’Elenco operatori economici della Regione Sardegna;

• gestione delle procedure di gara in modalità telematica, inclusa l’asta elettronica ai sensi dell’articolo 85 del D.Lgs. 163/2006 e degli articoli 288 e seguenti del D.P.R. 207/2010, per interpellare il mercato secondo criteri chiari e definiti, ricevendo risposte dai operatori economici e procedendo alla valutazione delle offerte in maniera tracciata, trasparente e sicura (gestione gare e affidamenti);

• messa a disposizione di negozi elettronici per emissione di fornitura in modalità telematica a beneficio di tutti gli enti/punti ordinanti abilitati (gestione delle convenzioni);

• servizi di formazione iniziale ed help-desk tecnico inbound a beneficio degli operatori economici nelle fasi di registrazione/abilitazione e utilizzo del portale acquisti;

• servizi di supporto all’utilizzo ed alla diffusione della piattaforma di e-procurement;

• servizi di migrazione ed affiancamento verso il sistema di e-procurement integrato.

I moduli tecnologici dovranno essere il più possibile integrati tra loro, aderenti ai processi e alle strategie di acquisto della Regione Sardegna in grado di assicurarne la loro perfetta ed incontestabile tracciabilità attraverso la generazione di informazioni e report completi, flessibili e personalizzati.

Al pari, dovranno garantire la piena conformità dei processi alle norme vigenti e la totale sicurezza, trasparenza, affidabilità e confidenzialità dei dati che vi saranno trattati.

La soluzione proposta dovrà altresì fornire alla Regione Sardegna reportistica sui livelli di utilizzo dei moduli disponibili.

Dal punto di vista dei rapporti con gli operatori economici, infine, dovrà rappresentare un punto di riferimento in termini di facilità di accesso al mercato, chiarezza dei requisiti, parità di condizioni di concorrenza, trasparenza, riservatezza, velocità della trattativa e affidabilità dei risultati.

Per assicurarsi la disponibilità della soluzione tecnologica avente le caratteristiche richieste e dei servizi ad essa connessi, la Regione Sardegna ha necessità di avvalersi di soggetti specializzati, in possesso di un applicativo rispondente alle esigenze di seguito formulate in dettaglio, della necessaria competenza ed esperienza, nonché di tutte le eventuali autorizzazioni di legge.

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3. DURATA

La durata del contratto è di 12 mesi a decorrere dalla data di inizio dell’entrata in esercizio della piattaforma, più eventuali ulteriori tre mesi, da dedicarsi esclusivamente all’attività di migrazione verso il sistema di e-procurement integrato

E’ prevista la possibilità per la Regione Sardegna di richiedere la ripetizione del servizio per ulteriori 12 mesi, ai sensi del comma 5, lettera b), dell’art. 57 del D.Lgs. 163/2006.

In quest’ultimo caso l’Amministrazione si riserva la facoltà di rescindere unilateralmente il contratto in qualunque momento con un preavviso di 60 giorni, fermo restando l’obbligo per il fornitore di dedicarsi nei tre mesi successivi alla conclusione del contratto all’attività di migrazione verso il sistema di e- procurement integrato.

4. CARATTERISTICHE DELLA SOLUZIONE TECNOLOGICA

4.1 EROGAZIONE SECONDO IL MODELLO SAAS/ASP

La modalità di erogazione dovrà essere tale da garantire alla Regione Sardegna(di seguito, anche “stazione appaltante”) la disponibilità dell’intera gamma di funzionalità applicative oggetto di fornitura, tramite un semplice accesso ad internet.

La soluzione, erogata secondo il modello SaaS/ASP, non dovrà comportare alcun investimento in infrastrutture hardware e licenze software (sia per la stazione appaltante che per gli operatori economici), in quanto la gestione dell’intera architettura applicativa sarà a carico del service provider in modalità centralizzata.

In particolare l’affidamento è orientato al modello SaaS/ASP in modo da rendere possibile l’avvio in tempi brevi delle iniziative di acquisto ed il mantenimento della flessibilità organizzativa all’interno della stazione appaltante, demandando interamente al service provider la gestione dei servizi di gestione applicativa e sistemistica, la formazione degli utenti e l’help desk.

Il service provider dovrà assicurare la corretta funzionalità dell’applicativo, la sicurezza e l’affidabilità della propria infrastruttura tecnologica.

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4.2 PERIMETRO DI RIFERIMENTO

Si prevede che la soluzione tecnologica debba consentire di gestire nel periodo di affidamento: circa 10 fra gare ad evidenza pubblica e aste elettroniche;

circa 3 convenzioni quadro con relativi cataloghi elettronici.

La stessa deve essere in grado di supportare la gestione degli elenchi degli operatori economici, con: circa 160 categorie merceologiche;

circa 1.000 fornitori candidati all’inserimento in elenco.

Saranno infine coinvolti circa 1.500 fra punti ordinanti e punti istruttori.

Nell’ambito dei suddetti volumi sarà facoltà della Regione Sardegna di far utilizzare la piattaforma ad altre Stazioni appaltanti per l’espletamento di proprie procedure di gara.

4.3 REQUISITI MINIMI PER L’INFRASTRUTTURA TECNOLOGICA E LA SICUREZZA INFORMATICA

La soluzione dovrà basarsi su un’infrastruttura in grado di assicurare e comprovare i requisiti richiesti in termini di disponibilità del servizio, tempo di risposta della applicazione e sicurezza informatica.

Il servizio dovrà essere basato su una piattaforma di intermediazione digitale, erogabile almeno in lingua italiana, compatibile con le normative italiane vigenti in tema di acquisti elettronici e di contrattualistica pubblica.

Il servizio dovrà inoltre:

assicurare un’adeguata flessibilità rispetto all’evoluzione della normativa in materia; rispettare i requisiti di riservatezza, autenticità, integrità, disponibilità e non ripudio;

offrire un ambiente sicuro e affidabile in grado di supportare appieno le esigenze della stazione appaltante.

Il sistema, gestito dal service provider, dovrà possedere i seguenti requisiti minimi: architettura basata sui seguenti ambienti separati e indipendenti:

- ambiente di sviluppo - dedicato allo sviluppo delle nuove funzionalità;

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- ambiente di test - dedicato alle attività di test funzionale e di non regressione, prestazionale;

- ambiente di collaudo/pre-produzione - in cui vengono rilasciati i nuovi sviluppi per effettuarne il collaudo. Tale ambiente potrà essere utilizzato per effettuare test di integrazione con altri sistemi/applicativi esterni e dovrà:

i. essere accessibile alla stazione appaltante;

ii. essere dotato di front-end;

iii. replicare fedelmente l’ambiente di produzione;

- ambiente di produzione - dedicato alla erogazione effettiva dei servizi sviluppati. caratteristiche tali da garantire la continuità del servizio;

flessibilità tale da garantire, anche attraverso un concetto di scalabilità tecnologica, l'adeguamento alle esigenze della stazione appaltante che evolveranno sia in termini di numero di utenti che di aree applicative da implementare (al fine di poter garantire l’aderenza ai continui aggiornamenti della normativa vigente);

l’appoggio su una rete di interconnessione a banda larga senza “single point of failure” ed in grado di garantire connettività a banda piena in Italia e possibilmente in qualsiasi Paese Europeo;

l’accesso al sistema attraverso un’interfaccia “thin-client” di grande diffusione come il web browser (tale accesso dovrà avvenire esclusivamente attraverso un client https);

sulla postazione client non dovrà essere installato software specifico al funzionamento della soluzione, a meno di quanto necessario alla gestione della firma digitale e/o dello strumento di sottoscrizione;

I browser da supportare dovranno essere almeno i seguenti:

- Microsoft Internet Explorer 6.0 o superiore;

- Mozilla FireFox 2.0 o superiore.

la sicurezza nell’accesso del sistema, da garantire implementando il protocollo Secure Socket Layer (SSL) a cifratura forte (256 bit);

il sistema di intermediazione digitale, tutte le informazioni in esso contenute e tutte le transazioni da e verso di esso dovranno essere adeguatamente protette mediante l'adozione di adeguati

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sistemi, nel rispetto di quanto stabilito nella Raccomandazione AIPA 1/2000 "Norme provvisorie in materia di sicurezza dei siti internet delle Amministrazioni centrali e degli Enti pubblici”;

un meccanismo di tracciamento esteso delle attività eseguite da utenti del sistema, interni ed esterni, attraverso registrazioni di sistema (log applicativi);

la sincronizzazione di tutti gli orologi di sistema (system clock), con protocollo NTP, al “Central European Time” (CET) che, a sua volta, dovrà essere in sincronismo con i diversi tempi campione (orologi ufficiali nazionali) della maggior parte dei Paesi UE;

meccanismo di identificazione degli utenti e autorizzazione all’accesso attraverso opportune credenziali di autorizzazione inserite in fase di autenticazione (user login) in ottemperanza a quanto stabilito dal D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, Allegato B, Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza;

la piattaforma tecnologica dovrà prevedere la possibilità di attivare, opzionalmente, il processo di autenticazione forte a due vie (two way strong authentication) mediante smart-card con certificato di autenticazione emesso da un Ente certificatore legalmente riconosciuto;

fruibilità di un canale di comunicazione PEC (Posta elettronica certificata) su cui far transitare le comunicazioni create in automatico dal sistema a fronte del verificarsi di eventi nei vari processi supportati (richieste di offerta online, aste elettroniche, ecc.);

un sistema anti-intrusione (IDS/IPS) attivo in grado di monitorare e respingere attacchi esterni di tipo:

- interruzione del servizio (Denial of Service, DoS);

- attacchi via pacchetti dati TCP/IP malformati;

- vulnerabilità negli applicativi web e nei web server;

- rilevazione topologia rete (Network Probing);

- programmi ostili basati su protocollo HTTP (HTTP worms); attraverso l’utilizzo di tecniche di sicurezza attiva.

disponibilità di un sistema integrato per la:

- creazione, modifica ed eliminazione di utenti;

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- creazione e gestione di diversi ruoli all’interno dell’organizzazione del Cliente, ogni ruolo potrà essere configurato con un diverso set di diritti che determinano il particolare accesso alle informazioni e attività del sistema.

Tale sistema dovrà essere previsto sia lato utente acquisitore che lato operatore economico.

controllo delle sessioni utente: il sistema dovrà essere in grado di associare una specifica sessione applicativa utente a seguito di ogni autenticazione avvenuta con esito positivo. Tale sessione dovrà implementare alcuni meccanismi di controllo in grado di:

- valicare la sessione ad ogni accesso: non dovrà essere possibile trasferire (ad es. tramite posta elettronica) il percorso di accesso su di un altro PC in quanto il secondo accesso dovrà essere rifiutato dal sistema;

- permettere la scadenza delle sessioni non utilizzate per un lasso di tempo reimpostabile al fine di impedire eventuali accessi non autorizzati mediante PC lasciati incustoditi senza aver effettuato una specifica disconnessione;

la sicurezza fisica del centro elaborazione dati: certificazione 27001 anche del IDC (Internet Data Centre);

sottosistemi di sicurezza in configurazione ridondante;

monitoraggio attivo di tutte le componenti software dell’architettura di sistema al fine di ricercare nuove versioni (upgrade) e correzioni di malfunzionamenti (patch);

adozione di tecnologie antivirus su tutti i sistemi componenti la soluzione; con logica di scansione dei file gestita a livello applicativo dalla piattaforma in modo da identificare eventuali file virati all’atto del caricamento e poterlo notificare immediatamente all’utente/fornitore che ha effettuato l’operazione;

crittografia di dati sensibili (prezzi, offerte, sconti, password utente, ecc.);

funzioni di connettività ed integrazione verso i sistemi legacy già esistenti (ad esempio web- services utilizzabili per estrazione dati verso sistemi di gestione del protocollo e dell’archiviazione documentale);

più in generale la disponibilità di servizi di import ed export di dati da e per sistemi esterni basati sull’utilizzo del protocollo https (e.g. web-services) eventualmente attivabili solo per indirizzi IP specifici;

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il service provider deve garantire procedure ed infrastrutture adeguate per ripristinare la piena operatività della piattaforma di e-sourcing nel caso di blocchi fatali ed inattesi dei sistemi informativi del centro elaborazione dati IDC (Internet Data Center) primario.

4.4 SLA MINIMI PER LA MANUTENZIONE APPLICATIVA

Nella messa a disposizione della soluzione tecnologica il provider dovrà garantire i seguenti livelli di servizio:

nel caso di manutenzione correttiva di problemi bloccanti che si verifichino durante lo svolgimento della gara è richiesta la soluzione del problema entro le 4 ore lavorative dall’avvenuta segnalazione;

nel caso di manutenzione correttiva di problemi bloccanti che accadano al di fuori dei casi di svolgimento della gara è richiesta la soluzione del problema entro le 24 ore lavorative dall’avvenuta segnalazione;

nel caso di manutenzione correttiva per problemi non bloccanti è richiesta la soluzione del problema entro 7 giorni lavorativi dall’avvenuta segnalazione;

nel caso di manutenzione correttiva per problemi minori è richiesta la soluzione del problema entro 15 giorni lavorativi dall’avvenuta segnalazione;

Nel caso di manutenzione adattiva per adeguamento alle variazioni normative è richiesta la soluzione entro e non oltre i tempi definiti dalla normativa stessa.

4.5 LIVELLI DI SERVIZIO RICHIESTI (SLA) - MONITORAGGIO

Il servizio di monitoraggio dell’infrastruttura tecnologica (hardware, software e connettività) preposta all’erogazione del servizio applicativo della piattaforma di e-sourcing con presidio da parte di personale del fornitore della piattaforma stessa deve essere erogato nelle seguenti modalità:

monitoraggio e supporto diretto

i sistemi hardware, software e lo stato di connettività devono essere monitorati con procedure automatizzate (online o batch) e tramite personale specializzato della direzione tecnica del fornitore;

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monitoraggio e supporto stand-by

in questa modalità, oltre al monitoraggio dei sistemi hardware e software attraverso procedure automatizzate, è prevista soltanto la reperibilità entro 4 ore dalla segnalazione del guasto di personale specializzato del fornitore.

Ambiente Pre-Produzione

Ambiente Produzione

Monitoraggio e supporto diretto

Monitoraggio e supporto standby

Monitoraggio e supporto diretto

Monitoraggio e supporto standby

Lunedì - Venerdì

08:00 - 19:00

19:00 - 24:00

08:00 - 19:00

00:00 - 08:00

19:00 - 24:00

Sabato Domenica Festivi

00:00 - 24:00

4.6 DISPONIBILITÀ DEL SISTEMA - REQUISITI MINIMI

Per “disponibilità” del servizio si intende che l’ambiente di riferimento (produzione o pre-produzione) è operativo, accessibile ed in grado di eseguire le funzionalità previste agli utenti finali. In particolare, la “disponibilità” implica il corretto funzionamento dell’insieme delle componenti hardware e software e connettività predisposti nell’ambiente di produzione.

Il livello di disponibilità viene definito secondo la formula seguente:

DIS = { 1 – [ INTC – ( INT1 + INT2 )] / DSC } *100

dove

DIS: livello di disponibilità espresso in %

INTC: tempo complessivo di interruzione del servizio nei periodi di “monitoraggio e supporto diretto” e “monitoraggio e supporto stand-by” definiti nella tabella del paragrafo precedente

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INT1: tempo di interruzione del servizio dovuto a interventi di manutenzione, aggiornamento, upgrade e correzioni programmati o comunque previamente comunicati alla Regione Sardegna

INT2: tempo di interruzione del servizio dovuto a eventi di forza maggiore, intendendosi un evento al di fuori del controllo del Fornitore

DSC: tempo complessivo disponibile nei periodi di “monitoraggio e supporto diretto” e “monitoraggio e supporto standby” definiti nella tabella del paragrafo precedente

Il livello di disponibilità verrà calcolato su base mensile. I livelli di servizio garantiti dal fornitore nell’ambito della fornitura del servizio SaaS per ciascun ambiente applicativo sono riportati nella tabella seguente:

Ambiente Pre-Produzione

Ambiente Produzione

Indice Mensile

90%

98,5%

4.7 TEMPI DI RISPOSTA - REQUISITI MINIMI

Le seguenti considerazioni di base si applicano ai tempi di risposta della piattaforma di e-sourcing: periodo di rilevazione nell’intervallo temporale 8:00-19:00 da lunedì al venerdì (escluso festività);

misurazione dei tempi di risposta in riferimento ad una connessione diretta alla piattaforma di e-

sourcing, escludendo l’elemento di interconnessione, via internet, dai server applicativi del fornitore al personal computer dell’utente finale;

misurazione dei tempi di risposta utilizzando l’intera gamma di funzionalità disponibili.

I tempi di risposta che devono essere garantiti dalla piattaforma di e-sourcing nell’ambito della fornitura del servizio SaaS sono riportati nella tabella seguente:

Funzionalità in tempo reale

Funzionalità non in tempo reale

Tempo di risposta

inferiore a 10 secondi nel 90% dei casi

inferiore a 15 secondi nel 95% dei casi

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4.8 INTEGRAZIONI CON ALTRI SISTEMI INFORMATIVI

Eventuali integrazioni con altri sistemi informativi dovranno basarsi sull’utilizzo di web services.

La modalità di interconnessione della piattaforma di e-sourcing con i sistemi che utilizzeranno i servizi di integrazione richiesti prevede l’utilizzo di comunicazioni via internet attraverso il protocollo https.

5. REQUISITI FUNZIONALI DELLA SOLUZIONE TECNOLOGICA

Nel presente paragrafo si descrivono in termini generali i requisiti funzionali necessari per ognuno dei processi supportati dal portale acquisti. I requisiti sono stati raggruppati nelle seguenti sezioni principali:

requisiti generali (parametrizzazione e personalizzazione, integrazione delle funzionalità, caricamento massivo anagrafiche, interfaccia con altri sistemi informativi);

requisiti per l’accesso al portale acquisti, sia per gli operatori economici che per gli utenti acquisitori delle stazioni appaltanti (accesso al portale acquisti);

requisiti per la registrazione, qualificazione e gestione degli operatori economici (elenchi operatori economici);

requisiti per la gestione delle procedure di gara in modalità telematica (procedure telematiche); requisiti per l’accesso e l’utilizzo delle convenzioni (gestione convenzioni);

requisiti per la gestione degli accordi quadro.

Il Fornitore, in fase di offerta, dovrà indicare in maniera esaustiva le funzionalità in grado di rispondere a tali requisiti, evidenziando inoltre eventuali funzionalità integrative/migliorative che è in grado di proporre.

5.1 REQUISITI FUNZIONALI GENERALI

La piattaforma dovrà consentire la parametrizzazione (es. implementazione delle funzionalità richieste tra quelle disponibili, ecc.) e la personalizzazione di tutti gli ambienti (es., messaggistica, layout

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grafico, ecc.) in riferimento alle esigenze della Regione Sardegnae degli Enti territoriali che utilizzeranno il portale acquisti.

Ad esempio, dovrà essere possibile “selezionare” tra funzionalità disponibili in ottica “modulare” gli strumenti essenziali per la predisposizione, approvazione ed esecuzione dei principali eventi negoziali di tipo statico (es. richieste di offerta on line) e dinamico (aste elettroniche), nonché per la gestione telematica dei processi di candidatura delle imprese per l’iscrizione agli elenchi degli operatori economici e la successiva qualificazione, gestione e valutazione delle stesse.

Tali strumenti essenziali sono meglio descritti nel seguito del presente capitolato.

La piattaforma dovrà permettere inoltre l’utilizzo delle sue funzionalità in modalità completamente integrata, anche con configurazioni complesse.

In particolare, sarà necessaria l’integrazione tra i processi e le informazioni gestite per le procedure telematiche e i processi e le informazioni gestite per gli elenchi degli operatori economici. A titolo di esempio non esaustivo:

il processo di registrazione e abilitazione degli utenti acquisitori e operatori economici dovrà essere comune;

il database degli utenti operatore economico gestito per gli elenchi operatori economici dovrà essere disponibile anche per l’invito alle procedure telematiche che verranno eseguite utilizzando tali elenchi;

il sistema dovrà consentire di esprimere eventuali valutazioni inerenti gli operatori economici (es. in fase di qualifica o anche a consuntivo) da parte delle stazioni appaltanti utilizzatrici, con possibilità di definire se tali valutazioni sono visibili da parte delle altre stazioni appaltanti e dell’operatore economico stesso.

La piattaforma dovrà consentire la gestione di eventuali caricamenti massivi di dati (in particolare, anagrafica operatori economici “storici”), mediante procedure informatiche automatiche.

Infine, la piattaforma dovrà permettere l’interoperabilità con le altre componenti dei sistemi informativi aziendali, in particolare mediante servizi già utilizzati per l’integrazione di sistemi ERP. Sulla base delle esigenze di integrazione più diffuse, ad esempio, dovrà essere possibile il trasferimento dei dati, dalla piattaforma ai sistemi ERP e/o dai sistemi ERP alla piattaforma, relativi a operatori economici, richieste di acquisto e bozze ordine.

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5.2 ACCESSO AL PORTALE ACQUISTI

Gli operatori economici e gli utenti acquisitore lato stazione appaltante dovranno poter usufruire delle funzionalità del portale acquisti mediante un personal computer standard, dotato di un comune browser con collegamento ad internet.

Il portale acquisti dovrà prevedere:

area pubblica dedicata: pagine pubbliche che riportano informazioni accessibili da chiunque, ad esempio operatori economici potenziali che non si sono ancora registrati;

aree riservate dedicate: una o più sezioni, le cui funzionalità e informazioni sono accessibili unicamente agli utenti acquisitori della specifica stazione appaltante e agli operatori economici abilitati (es. attività negoziali, utilizzo degli elenchi operatori economici comuni, attingimento alle convenzioni, ecc.).

L’area pubblica dovrà includere:

accesso alla visualizzazione di informazioni pubbliche come, ad esempio, una panoramica sui servizi e le funzionalità del portale acquisti, informazioni sul soggetto/ente specifico iniziative, notizie;

accesso alle condizioni comuni di registrazione ed abilitazione degli operatori economici al portale acquisti;

un modulo di registrazione online per gli operatori economici, in modo da poterli abilitare al portale acquisti nel suo insieme;

pagina di login per l’accesso di utenti e operatori economici che dispongono già di un account abilitato al portale acquisti;

accesso alla richiesta di password, nel caso gli utenti già abilitati l’abbiano dimenticata; accesso ai bandi e agli esiti di gara, pubblicati mediante il portale acquisti;

collegamenti e link ad altri siti web o a database contenenti opportunità di gare, come indicati dalla Regione Sardegna;

contatti del servizio di help-desk e assistenza utenti;

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form on line utilizzabile per inviare richieste di assistenza e messaggi direttamente al servizio di help-desk e assistenza utenti;

area contenente i requisiti minimi ed i settaggi del personal computer per poter correttamente utilizzare la piattaforma.

Il fornitore, qualora richiesto dalla Regione Sardegna, provvederà all’aggiornamento dell’area pubblica con informazioni relative alla descrizione delle attività, all’organizzazione, ai bandi di gara, o altre informazioni pubbliche similari.

Le informazioni inerenti le gare in corso dovranno essere separate da quelle relative alle gare chiuse e, per facilitare la consultazione dei operatori economici interessati, dovrà essere possibile disporre di un motore di ricerca delle stesse.

Il fornitore dovrà garantire un processo di registrazione mediante il quale gli operatori economici potranno dotarsi di un account abilitato ai servizi del portale acquisti. I form on line per dare avvio al processo di registrazione dovranno essere resi disponibili in area pubblica.

In seguito alla ricezione della richiesta di abilitazione, il fornitore dovrà condurre ogni debita verifica al fine di appurare che i singoli operatori economici abbiano fornito tutte le informazioni obbligatorie e che tali informazioni siano valide. Una volta che la richiesta di abilitazione sarà stata processata con successo, il fornitore dovrà creare l’account e dovrà dotare l’operatore economico di tutte le credenziali necessarie per consentire l’accesso al portale acquisti.

Il processo di registrazione/abilitazione dovrà essere semplice ed intuitivo senza compromettere i requisiti di sicurezza. Dovrà inoltre garantire che gli operatori economici siano vincolati legalmente alle regole relative all’accesso e all’utilizzo del servizio così come definite dalla Regione Sardegna. Inoltre il fornitore dovrà garantire la completa personalizzazione del processo di registrazione, dei form e database, senza limiti in termini di informazioni richieste e meccanismi di controllo e/o intercambio informazioni tra i moduli.

L’area pubblica dovrà prevedere:

una funzionalità, da realizzarsi attraverso un motore di ricerca, per la visualizzazione ed il download di avvisi, bandi di gara, raccolta dei requisiti di ammissibilità, ecc.;

la possibilità di sottoporre elettronicamente la manifestazione di interesse per ogni gara aperta a tutti gli operatori economici.

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L’area pubblica non dovrà consentire la sottomissione di documentazione di gara: gli operatori economici potranno infatti accedere all’area negoziale solo previa autenticazione, a seguito di invito da parte della stazione appaltante ovvero attraverso la manifestazione di interesse per procedure telematiche e raccolta requisiti di ammissibilità aperte a tutti.

Per contro nelle aree riservate, ad esempio per l’utilizzo delle funzionalità negoziali, gli operatori economici potranno accedere alle specifiche opportunità a fronte di autenticazione e invito da parte della stazione appaltante e/o attraverso manifestazioni di interesse per procedure telematiche e raccolta requisiti di ammissibilità/pre-qualifica aperte a tutti.

5.3 ELENCHI OPERATORI ECONOMICI

Tutte le informazioni riguardanti gli operatori economici dovranno essere gestite dal portale acquisti.

I dati di registrazione al sistema saranno composti da informazioni standard e sufficienti ad identificare e validare i singoli operatori economici.

La scheda di registrazione on line dovrà consentire almeno di:

assegnare le credenziali di accesso (login e password), con possibilità di attivare l’autenticazione attraverso smart-card (se richiesta);

gestire l’accesso al sistema da parte di una pluralità di referenti del singolo operatore economico, dotando ognuno di un proprio identificativo univoco, una lingua di accesso, uno o più indirizzi e- mail dove saranno recapitate le comunicazioni inviate da Sistema, un fuso orario specifico, una struttura organizzativa, una lista personalizzata di diritti di visibilità e utilizzo che specifica a quali funzionalità e informazioni il referente ha accesso;

modificare gli elementi identificativi dell’account (es. modifica password);

aggiornare le informazioni riguardanti l’operatore economico e i relativi riferimenti (es. indirizzo sede, numeri di telefono, ecc.);

scaricare i dati gestiti in formato elettronico.

Gli operatori economici dovranno poter visionare e mantenere nel sistema ogni informazione legata alla propria azienda, ai suoi referenti, e ad ogni altra attività svolta sul sistema, sia essa legata alla qualifica e partecipazione alle gare o alla candidatura e qualifica agli elenchi operatori economici (sia imprese che professionisti) che la Regione Sardegna intenda costituire.

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In termini generali, nell’ambito dell’intero processo di acquisto, le funzionalità per la qualificazione e gestione degli operatori economici dovranno necessariamente essere integrate con la parte preposta alla gestione delle gare e dovranno consentire di:

creare un sistema dinamico e flessibile per raccogliere e aggiornare le informazioni riguardanti gli operatori economici, basato sulla condivisione dei dati raccolti nei corso dei differenti processi di:

- registrazione dell’operatore economico;

- partecipazione a gara telematica;

- specifiche “campagne di raccolta informazioni” su determinate categorie merceologiche (configurabili in un albero personalizzato di categorie);

mettere a disposizione degli operatori economici un’unica interfaccia, disponibile via internet, per presentare il proprio profilo e mantenerlo aggiornato;

fornire le necessarie informazioni per ricercare e selezionare gli operatori economici da invitare alle gare (integrandosi perfettamente con le funzionalità dedicate).

A tal fine, la piattaforma dovrà prevedere le seguenti funzionalità:

gestione e condivisione delle informazioni anagrafiche dell’operatore economico e di quelle specifiche di categoria (es. tecniche, economico-finanziarie, organizzative e di qualità) grazie all’ausilio di un unico database;

raccolta delle informazioni mediante campi di differenti tipologie:

- si/no;

- testo;

- numero;

- data;

- scelta multipla;

- scelta multipla esclusiva;

- allegato documentale;

- allegato documentale firmato digitalmente.

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mantenimento dello storico delle modifiche effettuate sul singolo dato inserito nei form on line

(versioning);

possibilità, da parte fornitore degli operatori economici, di modificare i propri dati in qualsiasi momento, in modo da garantire l’aggiornamento costante delle informazioni contenute negli elenchi;

possibilità di organizzare le informazioni in base ad un albero di classificazione delle categorie merceologiche aziendali, secondo livelli differenziati di aggregazione;

libertà nell’impostazione delle modalità di raccolta delle informazioni e della valutazione degli operatori economici grazie all’utilizzo di questionari on line completamente personalizzabili (sia generici che specifici per singola categoria merceologica) da parte di utenti abilitati e non, con attività di sviluppo/manutenzione del sistema;

possibilità, da parte degli operatori economici, di classificarsi selezionando le diverse categorie dell’albero merceologico aziendale (il processo di qualificazione, quindi, potrà essere legato ad ogni singola categoria merceologica);

gestione e monitoraggio dell’esito e del completamento del processo di qualificazione di ciascun operatore economico, mediante i relativi “stati”;

assegnazione/gestione delle responsabilità del processo di qualifica degli operatori economici sulle specifiche categorie, anche su un insieme di informazioni comuni a più categorie di dettaglio;

possibilità di realizzare query, estrazioni e stampe del riepilogo delle informazioni, disponibili a sistema, per singolo operatore economico o per gruppi;

registrazione di note ed inserimento di allegati a corredo di ciascun processo di qualificazione;

registrazione e visualizzazione delle date in cui sono effettuate, da parte degli utenti, le attività più significative (es. ultima modifica sui contenuti di un questionario on line, associazione dell’operatore economico ad una specifica categoria, ecc.);

comunicazione, fra gli utenti valutatori della stazione appaltante e gli operatori economici, tramite sistema di mailing personalizzabile, tracciato nel portale acquisti;

configurazione e aggiornamento dell’albero delle categorie merceologiche attraverso funzionalità di import ed export di un apposito template elettronico;

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selezione degli operatori economici, attraverso un motore di ricerca avanzato, secondo criteri di ricerca di volta in volta definiti su attributi multipli e successivamente raffinabili con la presenza, nel motore di ricerca, di almeno i seguenti filtri:

- anagrafica;

- classificazione merceologica;

- qualifica, suo stato e data validità;

- completamento di form di qualifica;

- contenuto di dati raccolti e considerati rilevanti;

- gare a cui ha partecipato;

estrazione degli operatori economici selezionati tramite il motore di ricerca (almeno in formato excel);

sorteggio degli operatori economici da invitare a singole procedure di gara fra quelli abilitati alla singola categoria merceologica (terzo livello dell’albero) con la possibilità di tracciare i sorteggi;

accesso al motore di ricerca degli operatori economici per attuarne la selezione e l’invito direttamente dall’area negoziale del portale acquisti, in modo sicuro ed integrato.

5.4 PROCEDURE TELEMATICHE DI GARA

Il portale acquisti per la gestione delle procedure telematiche, sia lato stazione appaltante che lato operatori economici, dovrà consentire di supportare i seguenti processi/requisiti:

pubblicazione/notifica di avvisi, atti e bandi di gara;

registrazione ed accesso degli operatori economici al sistema elettronico;

profilatura degli operatori economici, attraverso la raccolta delle informazioni relative alle caratteristiche e capacità generali e specifiche di categoria merceologica (funzionalità comune con gli elenchi operatori economici);

funzionalità di classificazione, qualifica su specifica categoria merceologica e strumenti per l’applicazione di meccanismi di rotazione per l’invito degli operatori economici in caso di procedure di gara che consentano tale modalità;

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invio manifestazione di interesse lato operatori economici, sia in ambito partecipazione a procedure negoziali che per iscrizione agli elenchi operatori economici;

definizione dei questionari per la raccolta dei requisiti di ammissibilità degli operatori economici (in caso di procedure ristrette, con prequalifica);

creazione ed invio agli operatori economici degli inviti alle gare, ivi compresi gli inviti a richieste di informazioni/richieste di offerta on line e/o aste elettroniche;

possibilità di eseguire procedure telematiche multi lotto;

definizione della strategia, dei modelli e degli schemi di raccolta e valutazione delle offerte;

reciproco invio, tra operatori economici e stazione appaltante, delle comunicazioni e richieste di chiarimento, da effettuarsi per singola gara telematica e per singolo operatore economico, nelle differenti fasi della procedura;

ricezione delle offerte pervenute in risposta alle gare e successivo processo di apertura delle buste elettroniche, nel rispetto dei requisiti di sicurezza e segretezza, e consentendo la comunicazione da sistema delle differenti fasi di gara (amministrativa, tecnica ed economica);

valutazione delle offerte ricevute, mediante coinvolgimento di commissioni e mediante differenti modelli di valutazione;

esecuzione processo di asta elettronica, sia essa al rialzo che al ribasso, al prezzo migliore ed all’offerta economicamente più vantaggiosa.

Si richiede che gli elementi, le informazioni e i documenti comuni alla fase di ammissione/qualifica degli operatori economici alla gara, alle richieste di informazioni/richieste di offerta e alla profilatura degli operatori economici siano sempre visionabili e risiedano su sistemi integrati.

5.4.1 PREPARAZIONE DELLA GARA

Il portale acquisti deve garantire un accesso semplice e lineare agli strumenti telematici per la preparazione di una gara. In particolare, deve essere prevista la possibilità di creare dei “template” già predisposti per le singole tipologie di procedure di gara.

Il processo di predisposizione di una gara deve prevedere la creazione di aree di lavoro virtuali (es. progetti negoziali o cartelle di gara) ove gli utenti, che sono titolari di appositi diritti, possano gestire in

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modo integrato l’intero processo di gara e archiviare tutti i documenti e le informazioni generate nell’intero ciclo di attività della gara (es. notifica bando, qualifica operatori economici, invito operatori economici ad offrire, ecc.).

Inoltre, Il portale acquisti dovrà consentire agli utenti della stazione appaltante coinvolti nella preparazione della gara di recuperare le informazioni inerenti:

tutti gli operatori economici che si sono registrati e candidati per una particolare opportunità di gara (in caso di gare ad evidenza pubblica);

uno specifico operatore economico, che deve essere identificato con uno o più attributi inerenti le informazioni inserite in sede di iscrizione/aggiornamento agli elenchi operatori economici (in caso di gare ad invito).

La stazione appaltante e, più in generale, i suoi utenti dovranno poter selezionare tutti gli operatori economici che hanno inviato manifestazione di interesse comprensiva della documentazione a supporto anche attraverso questionari di prequalifica.

Le manifestazioni di interesse, le risposte alla prequalifica e in più in generale le istanze di partecipazione alle gare devono poter essere valutate dagli utenti abilitati, potendo effettuare, l’esclusione degli operatori economici non ammessi alle fasi successive.

Il sistema dovrà tracciare ogni esclusione e consentire l’inserimento di specifica motivazione.

Unicamente gli operatori economici che sono stati valutati idonei all’invito alle successive fasi di gara, o gli operatori economici che hanno manifestato l’interesse alla partecipazione ad una procedura aperta, dovranno poter accedere all’area negoziale e vedere i documenti e le informazioni relative alla specifica gara.

Il sistema dovrà consentire la possibilità di revisionare e modificare la configurazione ed il contenuto di una gara prima del suo avvio e/o dell’invio dell’invito agli operatori economici ammessi. La revisione dovrà essere consentita ad utenti appositamente definiti secondo una configurazione di ruoli e diritti operativi e di visibilità. Il sistema dovrà tracciare il momento di esecuzione dell’ultima modifica.

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5.4.2 AVVIO DELLA GARA, COMUNICAZIONI E RACCOLTA DELLE OFFERTE

Una volta approvata, il sistema dovrà consentire l’avvio della gara e/o la trasmissione dell’invito agli operatori economici ammessi, che dovranno ricevere una comunicazione automatica per informarli dell’avvenuta pubblicazione.

Il materiale e le informazioni inerenti la gara saranno rese disponibili nell’area negoziale del sistema accessibile ai soli operatori economici ammessi/invitati a partecipare alla gara.

Il sistema dovrà tracciare se e quando gli operatori economici hanno scaricato tutti i documenti.

Per ogni singola gara deve essere possibile agli utenti scambiare comunicazioni con gli operatori economici in un’area riservata e sicura. Tali messaggi dovranno essere tracciati dal sistema e dovranno poter contenere degli allegati. Il sistema, in particolare, dovrà tracciare lato utente:

gli operatori economici che hanno inviato un messaggio; gli operatori economici cui sono stati inviati messaggi; data e ora dell’invio;

visualizzazione da parte degli operatori economici del messaggio, con indicazione di data e ora.

Gli operatori economici dovranno essere in grado di visionare, stampare e scaricare, attraverso strumenti on line, tutte le informazioni e i documenti rilevanti per la gara.

Le offerte degli operatori economici potranno essere inserite direttamente on line, attraverso la compilazione di questionari adeguatamente predisposti e attraverso l’inserimento di allegati (deve essere supportato l’inserimento di allegati elettronici di qualsiasi tipo).

Le risposte dovranno pervenire rigorosamente nei tempi dichiarati nei documenti e nell’area negoziale on line. Gli operatori economici potranno inoltre salvare, modificare e completare la propria risposta tutte le volte necessarie, purché lo facciano entro i termini previsti per la gara stessa. Solo l’ultima versione delle risposte di ogni operatore economico sarà resa disponibile alla commissione per la valutazione.

Deve essere inoltre prevista una funzionalità di avviso automatico da sistema per informare gli operatori economici e gli utenti della stazione appaltante delle fasi critiche della gara o di modifiche eventualmente attuate.

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Tutte le risposte degli operatori economici alle gare dovranno essere salvate in un’area sicura del sistema e non potranno essere visionate dagli utenti della stazione appaltante o da altri operatori economici fino alla data prevista per la ricezione delle offerte.

La data ultima di ricezione delle risposte degli operatori economici potrà essere estesa dalla stazione appaltante. Nel caso fosse necessario, il sistema dovrà inviare in automatico una mail di informazione agli operatori economici.

Il sistema dovrà tracciare come minimo:

le informazioni inerenti gli operatori economici che hanno risposto; data e ora della risposta.

Il sistema dovrà permettere agli operatori economici di avere conferma dell’avvenuta ricezione della propria offerta.

La stazione appaltante non potrà accedere alle risposte degli operatori economici fino alla data prevista di chiusura. Nel caso sia stata prevista una commissione di valutazione, le offerte non potranno essere visionate se tutti i membri non confermano l’apertura delle buste elettroniche.

5.4.3 APERTURA E VALUTAZIONE DELLE OFFERTE

Il portale acquisti dovrà assicurare prioritariamente che:

le risposte alla gara siano archiviate in modo sicuro e non possano essere modificate o cancellate senza che l’operazione sia tracciata;

vengano inviate opportune comunicazioni di avviso per:

o l’apertura delle offerte;

o richieste di informazioni supplementari (es. chiarimenti all’offerta);

o le esclusioni/ammissioni, con relative motivazioni, alle successive fasi di gara;

la visione e valutazione delle risposte degli operatori economici possa essere effettuata anche in modo delocalizzato (c.d. “commissioni da remoto”);

tutte le attività effettuate vengano tracciate riepilogando le informazioni relative agli utenti, alla data e all’ora in cui sono state effettuate;

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sia possibile aprire in maniera separata e successiva le buste amministrativa, tecnica ed economica;

sia possibile escludere in ogni fase della valutazione le offerte dei singoli operatori economici, non consentendo di accedere ai contenuti della risposta per le successive buste in relazione agli operatori economici esclusi;

sia rispettato quanto stabilito dalla legislazione corrente in materia di sorteggio operatori economici per il controllo requisiti (rif. articolo 48, D.Lgs. 163/2006);

vengano evidenziate le offerte anomale, sia in caso di procedure con aggiudicazione al prezzo più basso che di procedure con aggiudicazione all’offerta economicamente più vantaggiosa;

si proceda al consolidamento della graduatoria finale direttamente on line;

si disponga delle funzionalità per estrarre apposita verbalistica delle operazioni telematiche inerenti ogni procedura di gara.

5.5 REQUISITI SPECIFICI PER LE ASTE ELETTRONICHE

Il portale acquisti dovrà consentire di gestire le aste elettroniche in accordo con quanto stabilito dalla normativa in vigore (articolo 85 del D.Lgs. 163/2006; articoli 288 e seguenti del D.P.R. 207/2010).

Le aste elettroniche dovranno possedere almeno le seguenti funzionalità, sia per le aste di “acquisto” che per le aste di “vendita” inverse o al ribasso e dirette o al rialzo:

parametri di configurazione dell’evento (es. bando di appartenenza, oggetto, data/ora di inizio/fine, tempi e modalità di svolgimento, ribassi/rilanci minimi e massimi, offerte anomale, ecc.);

visibilità dei partecipanti (sia lato stazione appaltante che lato operatori economici);

asta con aggiudicazione all’offerta economicamente più vantaggiosa con rilanci dinamici sulla offerta economica;

parametri di aggiudicazione dell’evento (es. numero di aggiudicatari, aggiudicazione automatica, ecc.);

generazione di un’asta a partire da una negoziazione esistente;

segnalazione delle anomalie di offerta, così come definite nella normativa in vigore.

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5.6 GESTIONE CONVENZIONI

Il portale acquisti dovrà consentire di gestire cataloghi elettronici pubblicati in seguito alla stipula di convenzioni quadro tra la Regione Sardegna e gli operatori economici aggiudicatari, grazie ai quali i punti ordinanti abilitati (appartenenti alla Regione Sardegna, agli Enti e alle Amministrazioni pubbliche del territorio regionale), potranno acquistare direttamente i beni/servizi, ai prezzi e le condizioni contenuti nelle convenzioni stesse.

La soluzione per la gestione delle convenzioni dovrà possedere almeno le seguenti funzionalità:

il catalogo dovrà essere popolato con i dati inviati dagli operatori economici selezionati dalla Regione Sardegna;

la struttura del catalogo dovrà essere organizzata attraverso un albero di categorie, in genere di natura merceologica, che sarà realizzato sulla base delle esigenze espresse dalla Regione Sardegna;

il catalogo elettronico dovrà permette la personalizzazione della vista e delle responsabilità di ciascun utente in base a gruppi organizzati su operatori economici/categorie al fine di replicare l’organizzazione pubblica;

ciascun utente dovrà avere la possibilità di consultare in ogni momento un quadro riepilogativo degli ordini emessi e dei relativi stati nel processo di acquisto;

il catalogo dovrà prevedere dei limiti di budget che consentano di monitorare l’effettivo rispetto dei limiti di spesa da parte degli acquirenti;

dovrà essere possibile predisporre estrazioni mirate e personalizzate dei dettagli degli ordini effettuati dagli utenti al fine di realizzare report o statistiche sulle attività svolte;

qualora richiesto, dovrà essere possibile attivare una funzionalità opzionale che permette agli utenti acquisitori di rinegoziare con gli operatori economici le condizioni economiche e di consegna pubblicate sul catalogo elettronico;

la struttura del catalogo elettronico dovrà essere realizzata attraverso:

- un albero di categorie che dovrà prevedere almeno 3 livelli;

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- ciascun prodotto dovrà essere descritto attraverso una serie di informazioni comuni a tutti i prodotti (parametri generali) ed un insieme di informazioni specifiche per ciascuna categoria;

- le informazioni nel catalogo dovranno poter essere gestite in modo flessibile e parametrico; il sistema dovrà conservare traccia, a fini storici/statistici, di tutte le proposte d’acquisto generate.

Il processo di creazione dell’ordine dovrà essere eseguito dai punti ordinanti, ai quali sono saranno stati assegnati i relativi diritti, e può essere descritto sulla base delle attività principali sotto riportate:

ingresso nel catalogo e navigazione:

- accesso dell’utente registrato ed abilitato all’uso della piattaforma al catalogo elettronico con le proprie chiavi di accesso (login e password);

- ricerca dei prodotti nel catalogo attraverso la navigazione dell’albero delle categorie merceologiche ovvero utilizzando un motore di ricerca che operi sulle informazioni associate a ciascun prodotto;

inserimento del prodotto in un carrello virtuale:

- inserimento del prodotto individuato nel carrello e completamento delle informazioni quali, ad esempio, quantità richiesta;

- possibilità di inserire nel carrello più prodotti anche appartenenti a differenti operatori economici;

- possibilità di modificare in momenti successivi quanto inserito nel carrello; invio del carrello:

- invio del carrello una volta ritenuto completo dei prodotti necessari;

- suddivisione automatica del contenuto del carrello in tante richieste di acquisto quanti sono gli operatori economici associati ai prodotti inseriti nel carrello stesso;

approvazione del carrello:

- l’utente approvatore dovrà poter accettare o rifiutare le singole richieste inserendo i commenti necessari; in caso di rifiuto l’utente acquisitore dovrà poter riformulare la richiesta;

generazione ordine di acquisto e invio al fornitore:

- una volta approvate, le richieste di acquisto diverranno automaticamente ordine di acquisto;

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- gli ordini di acquisto saranno inviati all’operatore economico, diventando un ordine effettivo inviato digitalmente;

Il processo di generazione e invio dell’ordine deve essere supportato dalla firma digitale.

Il fornitore aggiudicatario dovrà farsi carico di attivare i cataloghi relativi a convenzioni quadro già attive al momento dell’entrata in esercizio della piattaforma.

5.7 ACCORDI QUADRO

Il portale acquisti dovrà consentire di gestire istituti previsti dalla vigente normativa quali, in particolare gli accordi quadro.

Gli strumenti per la gestione degli accordi quadro dovranno consentire almeno le funzionalità di base in grado di supportare in modalità telematica:

lo svolgimento della procedura di gara volta all’individuazione del/gli operatori economici aggiudicatari, sia in caso di accordo quadro singolo che di accordo quadro multiplo;

i successivi “confronti competitivi”.

6. SERVIZI DI SUPPORTO CONNESSI ALL’UTILIZZO DELLA SOLUZIONE

I servizi connessi all’utilizzo del portale acquisti sono riconducibili alle seguenti macro-categorie: servizi di configurazione, formazione e avvio all’utilizzo lato stazione appaltante;

servizio di help desk tecnico e assistenza operativa agli utenti (lato stazione appaltante ma,

principalmente, a beneficio degli operatori economici);

servizi di assistenza specialistica per la promozione e la diffusione dell’utilizzo della piattaforma telematica, con particolare riferimento allo sviluppo delle convenzioni quadro regionali.

Di seguito vengono riportate le principali caratteristiche e i livelli di servizio associati alle suddette macro-categorie.

6.1 SERVIZI DI CONFIGURAZIONE, FORMAZIONE E AVVIO

In termini generali, le attività da svolgere sono così riassumibili:

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analisi del contesto, definizione puntuale delle esigenze e dei flussi procedurali della Regione Sardegna;

adattamento delle funzionalità per soddisfare le esigenze secondo i flussi procedurali rilevati, in ambiente di pre-produzione;

testing della configurazione implementata e formazione utenti principali, per ogni stazione appaltante, con erogazione dell’assistenza operativa in fase di avvio all’utilizzo dopo il rilascio in produzione della piattaforma;

caricamento massivo di dati predefiniti e/o template (es., anagrafica punti ordinanti o operatori economici già presenti in precedenti sistemi utilizzati).

Il fornitore della piattaforma tecnologica dovrà innanzitutto configurare la grafica e lo style della soluzione, adeguandola alle linee guida dettate dalla Regione Sardegna (es. grafica coerente con web istituzionale, loghi, personalizzazione secondo il profilo della Regione Sardegna, immagini, stile e dimensione carattere, ecc.).

Il fornitore deve consentire alla Regione Sardegna di definire le specifiche condizioni di utilizzo dei servizi del portale acquisti da parte dei propri utenti, di quelli degli Enti territoriali e degli operatori economici. Deve essere possibile modificare tali condizioni in qualsiasi momento, anche a valle della fase di configurazione e set up del servizio.

Il fornitore dovrà mettere a disposizione di utenti acquisitori e operatori economici la manualistica generale per l’utilizzo delle principali funzionalità del portale acquisti. Inoltre, limitatamente agli utenti acquisitori principali (utenti chiave) dovrà essere predisposta apposita documentazione più dettagliata da utilizzare anche in fase di formazione e training iniziale.

È richiesto che le interfacce utenti del portale acquisti siano sufficientemente intuitive, in modo tale da minimizzare l’impiego di formazione “personalizzata specifica”, affidandosi a istruzioni on line, programmi di formazione di base su classi, domande frequenti (FAQ), help desk tecnico.

Il fornitore, nella fase di implementazione iniziale, dovrà prevedere adeguate sessioni di formazione inerenti le principali funzionalità. Eventuali sessioni di formazione aggiuntive o formazione “personalizzata specifica” saranno considerate ai fini della valutazione tecnica.

La formazione offerta dovrà essere erogata nelle seguenti modalità:

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almeno 3 sessioni di formazione iniziale, organizzata in classi e svolta presso specifici uffici della Regione Sardegna per un numero complessivo di utenti pari ad almeno 30;

formazione “personalizzata specifica” degli utenti chiave;

definizione e aggiornamento di manuali e “domande frequenti” (FAQ) dedicati; erogazione del servizio di help desk tecnico.

6.2 SERVIZI DI HELP DESK E ASSISTENZA OPERATIVA UTENTI

L’appalto prevede l’erogazione di un servizio di help desk, assistenza e formazione dedicato alla Regione Sardegna, a supporto di tutti gli utenti della piattaforma, anche se principalmente rivolto agli operatori economici coinvolti nelle negoziazioni telematiche e nei processi di qualificazione.

In termini generali, il servizio dovrà prevedere:

il supporto necessario alla risoluzione dei problemi legati all’utilizzo del sistema e la disponibilità a fornire informazioni tecnico-operative relative alle procedure telematiche di gara;

la disponibilità di utilizzare il servizio in forma gratuita ed attraverso canali differenti (telefono, fax, e-mail);

la disponibilità del servizio, per l’intera durata contrattuale, nella fascia oraria dalle 9.00 alle 18.00, tutti i giorni dal lunedì al venerdì (negli orari e nei giorni in cui il servizio non sarà operativo è richiesta l'attivazione di un risponditore vocale automatico che comunichi al cliente i giorni e gli orari in cui il servizio è in funzione).

Il servizio di supporto dovrà inoltre garantire il presidio delle seguenti attività:

invio agli operatori economici della documentazione definita dalla Regione Sardegna per la registrazione, comunque già disponibile on line in area pubblica;

raccolta della documentazione che gli operatori economici dovranno sottoscrivere per essere abilitati all’utilizzo della piattaforma;

registrazione/abilitazione degli operatori economici, sulla base della procedura definita dalla Regione Sardegna;

supporto agli operatori economici per lo svolgimento delle attività telematiche necessarie alla qualificazione;

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formazione generale all’utilizzo degli strumenti di negoziazione telematica e di firma digitale (verifica tecnica correttezza impostazioni browser, verifica possesso strumenti di firma digitale, svolgimento di simulazioni sulla piattaforma);

formazione specifica alla partecipazione di eventi strutturati in modo complesso (multi-item, negoziazioni svolte in parallelo, presenza di meccanismi di calcolo dell’offerta anomala, modalità di aggiudicazione particolari, ecc.);

servizi di assistenza in gara (download documentazione, comunicazione modalità d’offerta, gestione eventuali problematiche tecnologiche in corso di gara, ecc.);

relativamente alle procedure telematiche svolte mediante asta elettronica, monitoraggio della connessione internet, prevedendo la possibilità per l’operatore economico di partecipare alla gara telematica in “modalità assistita”;

ricezione delle segnalazioni di malfunzionamenti dagli operatori economici partecipanti alle procedure telematiche;

gestione e conservazione di tutti i contatti avuti (telefonate ricevute, fax, e-mail) mediante l’utilizzo di un sistema applicativo di tracking che permetta la rilevazione e l’analisi delle problematiche segnalate dagli utenti (natura e frequenza).

Tale servizio di supporto dovrà essere erogato da una struttura di call-center evoluto dedicata alla Regione Sardegna, composta da risorse con comprovata e pluriennale esperienza nello svolgimento di eventi telematici e di processi di qualificazione telematica dei operatori economici, in contesti sottoposti alla normativa vigente sugli appalti pubblici.

6.3 SERVIZI DI ASSISTENZA SPECIALISTICA

6.3.1 SUPPORTO DEFINIZIONE DEGLI STANDARD DOCUMENTALI E DELLE PROCEDURE REGOLAMENTI DI UTILIZZO

Sulla base delle caratteristiche della soluzione tecnologica, delle implementazioni effettuate e della rilevazione organizzativa e procedurale della Regione Sardegna, il fornitore dovrà supportare la redazione degli standard documentali, intesi come standard interni all’Amministrazione (nuove procedure) e standard di gara da utilizzare nelle procedure di gara.

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Oltre agli standard documentali, al fornitore aggiudicatario sarà richiesto la redazione di nuovi regolamenti di utilizzo congruenti con i nuovi strumenti di acquisto previsti dall’attuale normativa e con le specifiche della piattaforma telematica.

Per quanto riguarda il modulo di supporto all’espletamento degli adempimenti legati allo svolgimento di una procedura di gara, il fornitore dovrà garantire la redazione e l’aggiornamento della lista di tutti gli adempimenti previsti dalla normativa vigente e delle relative tempistiche e dovrà definire e aggiornare gli standard documentali funzionali al completamento degli adempimenti.

6.3.2 SUPPORTO ALLO SVILUPPO DI GARE INFORMATIZZATE E DELLE CONVENZIONI QUADRO REGIONALI

Il progetto di razionalizzazione della spesa comune di funzionamento della Regione Sardegna ha visto la creazione di un Centro Acquisti Territoriale (CAT), il quale si è distinto, in questi quattro anni di attività, per l’ottenimento di risparmi di spesa derivanti dalla stipula di convenzioni quadro.

In questo contesto, gli obiettivi dell’attività di assistenza svolta dal fornitore aggiudicatario saranno:

- il supporto all’aumento delle categorie merceologiche aggredibili dalle convenzioni quadro regionali sia a livello di spesa di funzionamento che, a richiesta, di spesa specifica di specifici comparti (es. Enti locali, Università, ecc.);

- il supporto alla realizzazione di iniziative di acquisto che si avvalgono dei nuovi strumenti definiti dal Codice dei contratti (SDA, accordi quadro, gare totalmente dematerializzate).

L’approccio metodologico necessario per la realizzazione delle attività prevede:

- il supporto alla realizzazione delle iniziative definite, con particolare riferimento all’introduzione dei nuovi strumenti di acquisto. In questo contesto il fornitore aggiudicatario dovrà mettere a disposizione la propria esperienza nella definizione di analisi costi benefici sull’introduzione degli strumenti nelle varie categorie merceologiche prioritarie;

- il supporto al monitoraggio del grado di realizzazione delle iniziative individuate.

- Per la realizzazione dell’obiettivo, il fornitore aggiudicatario dovrà supportare la Regione Sardegna nell’individuazione e nella definizione di una propria metodologia per la realizzazione delle iniziative di gara centralizzate.

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6.4 MIGRAZIONE AL SISTEMA DI E-PROCUREMENT INTEGRATO

L’aggiudicatario dovrà, su richiesta della Regione Sardegna, pianificare, predisporre ed eseguire tutte le attività che sono necessarie per migrare tutti i dati utili e i relativi processi contenuti nella piattaforma oggetto di appalto verso il sistema di e-procurement integrato.

Sono compresi in questa attività i servizi di affiancamento al personale tecnico, identificato dalla Regione Sardegna, necessari ad una perfetta migrazione della piattaforma e ad un congruo trasferimento delle conoscenze verso il personale addetto al sistema di e-procurement integrato.

I servizi di migrazione verso il sistema integrato dovranno essere erogati, su richiesta della Regione Sardegna, in qualunque data all’interno del periodo dei primi 12 mesi di erogazione del servizio in SaaS/ASP o nei successivi 3 mesi come indicato al precedente articolo 3.Nel caso sia richiesta la ripetizione del servizio ai sensi del comma 5, lettera b), dell’art. 57 del D.Lgs. 163/2006, l’attività potrà essere richiesta dalla Regione Sardegna in qualunque periodo all’interno della durata definitiva dell’affidamento.

7. PIANO GENERALE DI PROGETTO

Tutte le funzionalità descritte nel presente documento e quelle ulteriormente offerte dal fornitore dovranno essere messe a disposizione della Regione Sardegna entro 40 giorni solari a decorrere dalla sottoscrizione del contratto o dalla specifica richiesta di attivazione, nella priorità e modalità che verrà concordata tra le parti dopo l’aggiudicazione della procedura di gara.

Nella fase di offerta il fornitore avrà l’onere di dettagliare il piano complessivo di massima, indicando le modalità di realizzazione degli interventi richiesti nel rispetto delle tempistiche sopra indicate.

In fase di avvio delle attività, tale piano dovrà essere sottoposto all’approvazione del coordinatore del progetto designato dalla Regione Sardegna. Il piano di lavoro, in accordo con il coordinatore di progetto, potrà essere soggetto a modifiche e revisioni secondo le esigenze e gli indirizzi strategici che emergeranno durante lo svolgimento delle diverse fasi di realizzazione.

8. STRUTTURA OPERATIVA DI PROGETTO

Il Fornitore dovrà comprovare, mediante produzione di appositi curricula, di avere a disposizione una struttura operativa da dedicare all’esecuzione dei servizi oggetto dell’appalto. La struttura operativa di progetto dovrà comunque essere composta almeno dalle seguenti figure professionali:

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Capo progetto

Laureato con anzianità lavorativa di almeno 15 anni, da computarsi successivamente alla data di conseguimento del diploma di laurea, di cui almeno 8 di provata esperienza nella specifica funzione su progetti complessi. È necessaria un’approfondita conoscenza ed uso di tecniche di program management, e di assicurazione e controllo qualità su progetti. Assume il ruolo di responsabile del contratto dell’affidatario nei confronti della Regione Sardegnae assicura il coordinamento, l’efficienza e la tempestività delle attività previste dal presente capitolato. Assicura il commitment delle risorse dedicate e il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Gestisce le attività di program management, in collaborazione con il responsabile del contratto della Regione Sardegna.

Specialista in procurement pubblico senior

Laureato con anzianità lavorativa di almeno 6 anni, da computarsi successivamente alla data di conseguimento del diploma di laurea, di cui almeno 4 anni di provata esperienza nella specifica funzione. E’ richiesta esperienza lavorativa di almeno 5 anni nella gestione progetti di procurement pubblico con particolare riferimento allo sviluppo di convenzioni quadro o gare aggregate. E’ necessaria conoscenza della normativa sugli appalti pubblici nonché degli strumenti di e-procurement pubblici. Ha svolto progetti di analisi organizzativa e di reingegnerizzazione di processi. Ha coordinato gruppi di lavoro multidisciplinari e conosce tecniche di gestione e rendicontazione progetti.

Responsabile erogazione servizi di e-procurement e di help desk

Laureato con anzianità lavorativa di almeno 10 anni, da computarsi successivamente alla data di conseguimento del diploma di laurea, di cui almeno 5 di provata esperienza nella specifica funzione su progetti complessi. Possiede adeguata conoscenza di metodologie di information technology, con particolare riguardo alle soluzioni di e-procurement, ed ha una conoscenza approfondita di architetture tecnologiche e disegno e sviluppo di portali. Possiede una buona conoscenza dei processi di acquisto nella Pubblica Amministrazione. Dovrà pertanto garantire la perfetta esecuzione delle attività di manutenzione della piattaforma tecnologica previste agli articoli precedenti.

Inoltre, ai fini della partecipazione alla gara si dovrà comprovare, sempre mediante produzione di appositi curricula, di avere disponibili per l’esecuzione dei servizi di help desk e assistenza utenti, anche non in esclusiva, operatori telefonici, in numero minimo di 2 (diplomati o laureati) con

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esperienza almeno biennale nella gestione delle attività di supporto descritte agli articoli precedenti, in contesti sottoposti alla normativa vigente sugli appalti pubblici. Tali operatori telefonici dovranno inoltre essere in grado, sulla base dell’esperienza che si evinca dai rispettivi curricula, di erogare i servizi richiesti.

Eventuali avvicendamenti riguardanti il personale che compone la struttura operativa da dedicare all’esecuzione dei servizi sopra descritti dovranno essere concordati ed esplicitamente autorizzati da parte della Regione Sardegna.

9. MODALITA’ DI REMUNERAZIONE

I servizi erogati in modalità SAAS nonché i servizi di supporto di cui ai paragrafi 6.1 e 6.2 verranno remunerati attraverso un canone annuo fisso.

I servizi di assistenza specialistica cui al paragrafo 6.3 verranno remunerati sulla base del costo giornaliero delle risorse utilizzate. In particolare durante il contratto è prevista l’erogazione delle seguenti giornate:

Profilo professionale

Numero giornate

Capo Progetto

10 gg

Specialista Procurement Pubblico Senior

120 gg

La fatturazione avverrà con cadenza trimestrale a seguito di approvazione da parte della Regione Sardegna del report sulle attività svolte.

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Table of Contents

PROCEDURA RISTRETTA PER LA FORNITURA IN MODALITÀ SAAS DI UNA PIATTAFORMA DI E-PROCUREMENT E RELATIVI SERVIZI DI SUPPORTO

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