CAPITOLATO TECNICO
SERVIZIO DI BROKERAGGIO ASSICURATIVO DELL’ALMA MATER STUDIORUM - UNIVERSITA’ DI BOLOGNA
CAPITOLATO TECNICO
Responsabile Unico del Procedimento
Xxxx. Xxxxxxx Xxxxxxx
Dirigente dell’Area del Patrimonio (firmato digitalmente)
Xxx Xxxx 0 – 00000 Xxxxxxx
Indice
ART. 1 - Oggetto 4
ART. 2 – Prestazioni relative al servizio 4
ART. 3 – Pagamento dei premi assicurativi 5
TITOLO I: CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO 5
ART. 4 – PRESTAZIONI E MODALITÀ DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO 5
4.1 PRESTAZIONI 5
4.1.1 - Analisi del rischio 5
4.1.2 - Analisi del mercato e start up servizi assicurativi 6
4.1.3 - Rapporto annuale- prevenzione ed ottimizzazione del rischio 6
4.1.4 – Assistenza polizze, sinistri e liquidazione danni 6
4.1.5 - Attività di consulenza e mediazione 6
4.1.6 - Formazione del personale universitario 7
4.2 MODALITÀ DI ESECUZIONE 7
4.2.1 – Analisi del rischio 7
4.2.2. - Analisi di mercato e start up servizi assicurativi 7
4.2.3 - Rapporto annuale - Prevenzione ed ottimizzazione del rischio 8
4.2.4. - Attività di assistenza nella gestione delle polizze, dei sinistri e loro liquidazione 8
4.2.5. - Attività di consulenza e mediazione 10
4.2.6. - Attività di formazione ed aggiornamento gratuito del personale universitario 10
4.2.7. – Eventuali altri servizi 11
ART. 5 – Successione nel servizio 11
TITOLO II: PERSONALE 11
ART. 6 – Organizzazione del servizio 11
ART. 7 - Rappresentanza del Broker – Referente del Servizio 12
ART. 8 – Personale addetto 12
TITOLO III: ADEMPIMENTI ONERI E OBBLIGHI A CARICO DEL BROKER 13
ART. 9 – Adempimenti oneri ed obblighi del Broker 13
ART. 10 – Riepilogo scadenze 15
ART. 11 – Divieti 18
ART. 12 – Obbligo di riservatezza 18
ART. 13 – Cessazione iscrizione al registro unico degli intermediari, violazione disposizioni D.Lgs. 209/05.
......................................................................................................................................................................... 18
ART. 1 - Oggetto
L’appalto ha per oggetto l’esecuzione di un servizio di consulenza, assistenza e mediazione assicurativa, ai sensi dell’art. 106 del D.Lgs. n. 209/05, consistente nel presentare e proporre prodotti assicurativi, nel prestare assistenza e consulenza finalizzate alla conclusione dei contratti e nella collaborazione alla gestione o all'esecuzione dei contratti stipulati dall’Università, svolto nell’interesse di quest’ultima.
Il Broker aggiudicatario deve osservare le disposizioni previste dalla D.Lgs 209/2005 s.m.i., per l’esercizio dell’attività di consulenza e mediazione assicurativa, secondo le specifiche indicate nel presente documento, nonché, nello schema di contratto e nell’Offerta tecnica presentata.
ART. 2 – Prestazioni relative al servizio
Il servizio, da eseguirsi con la massima diligenza, professionalità, indipendenza e trasparenza, oltre che nel rispetto della deontologia professionale, ha ad oggetto le prestazioni e servizi di seguito elencate e descritte, ancorché in maniera non esaustiva:
a) Analisi del rischio: mappatura e schedatura del rischio, per filiere di attività e di polizze dell’Ente, anche a seguito dell’analisi dei sinistri e del loro andamento;
b) Analisi di Mercato e start up servizi assicurativi: attività consulenziale relativa alla raccolta di elementi utili a consentire all’Ente la predisposizione delle procedure di gara per l’affidamento di servizi assicurativi sia in scadenza rispetto al programma in essere, sia per nuove tipologie
c) Rapporto annuale - Prevenzione ed ottimizzazione del rischio: Elaborazione per ogni piano assicurativo di un rapporto, almeno annuale, salvo la necessità di esaminare eventi eccezionali e non prevedibili, sulla congruità ed efficacia del programma assicurativo in essere e sull’attività svolta dal Broker nell’arco temporale di riferimento;
d) Assistenza polizze, sinistri e liquidazione danni: assistenza nella gestione ordinaria delle polizze, ivi compreso l’aggiornamento e la revisione delle polizze, con assistenza nella gestione dei sinistri.
Premesso che l’attività di gestione dei sinistri rimane in capo all’Università, le prestazioni minime -elencate in forma indicativa e non esaustiva- che compongono l’attività di assistenza nella gestione delle polizze e dei sinistri sono quelle riportate al Titolo I, art. 5.2.4
e) Attività di consulenza e mediazione: consulenza e redazione di pareri in merito alle tematiche e alle problematiche in materia assicurativa che l’Università riterrà, per il tramite del proprio Ufficio Gestione Contratti Assicurativi, di sottoporre nel corso del servizio;
f) Formazione del personale: formazione/aggiornamento del personale dell’Ateneo in materia assicurativa, previa predisposizione di un piano formativo triennale con indicate modalità e tempistiche – da espletarsi tramite proprio personale altamente qualificato e/o personale esterno. Disponibilità a mettere a disposizione percorsi formativi ad hoc su specifiche materie indicate dall’Università.
g) Eventuali altri servizi: Eventuali altri servizi, eventualmente offerti dal Broker in sede di gara, non devono comportare oneri aggiuntivi per l’Università, e in ogni caso saranno subordinati all’accettazione da parte di quest’ultima.
L’Università si impegna a mettere tempestivamente a disposizione dell’aggiudicatario, ove in possesso, tutta la documentazione necessaria all’espletamento dei suddetti adempimenti
ART. 3 – Pagamento dei premi assicurativi
Nell’ambito della gestione delle polizze, salvo diversa specifica indicazione dell’Università, il pagamento dei premi relativi ai contratti stipulati, avverrà per il tramite dell’impresa di Xxxxxxxxxxx che risulterà aggiudicataria del servizio, la quale si impegna ed obbliga a versarli all’Assicuratore, in nome e per conto dell’Università, nei tempi e nei modi convenuti con l’Assicuratore stesso al fine di garantire l’efficacia e la continuità della copertura assicurativa, nonché a rilasciare all’Università le polizze, le appendici e le ricevute emesse dalle compagnie assicuratrici, debitamente quietanzate. Il pagamento così effettuato avrà valore liberatorio per l’Università.
Non sono imputabili all’Università gli effetti di ritardi di pagamenti effettuati dal Broker alle compagnie di assicurazione.
Nel caso in cui il Broker non provveda al pagamento del premio alla Compagnia di assicurazione entro il termine indicato nella rispettiva polizza, sarà direttamente responsabile di tutte le conseguenze derivanti dal ritardato pagamento e dell’eventuale sospensione della garanzia assicurativa.
Il Broker provvederà alla loro rendicontazione secondo gli accordi vigenti con la Compagnia delegataria e/o con ciascuno degli eventuali coassicuratori rilasciando ampia e liberatoria quietanza.
TITOLO I: CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO
ART. 4 – PRESTAZIONI E MODALITÀ DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO
Il Broker aggiudicatario si impegna a fornire, con propri mezzi e propria organizzazione, le seguenti prestazioni minime che si elencano in forma indicativa e non esaustiva.
4.1 PRESTAZIONI
4.1.1 - Analisi del rischio
a) analisi e valutazione delle coperture esistenti con riferimento alla valutazione dell’efficacia ed economicità del Programma assicurativo, in coerenza con le attività dell’università e a tutela di quest’ultima, nel rispetto dell’ordinamento – compresa l’analisi di nuove fattispecie di rischio derivanti da attività innovative o da nuove circostanze, mutamenti del mercato assicurativo, da evoluzioni della normativa di settore e giurisprudenziali in materia;
b) studio e predisposizione di un progetto di risk management e quindi di risk assessment;
c) verifica dell’adeguatezza in termini tecnici e giuridici delle coperture assicurative esistenti rispetto ai rischi censiti con l’individuazione di eventuali coperture utili e/o necessarie nonché dei presidi che possono ridurre l’incidenza del rischio e conseguentemente, dei costi assicurativi;
d) analisi e valutazione delle esigenze assicurative espresse dall’Università che emergano in vigenza del contratto, al fine di proporre adeguate soluzioni e/o prodotti assicurativi;
e) analisi e valutazione della sinistrosità dell’Università che focalizzi, durante tutta la durata del servizio, le caratteristiche specifiche di ogni esposizione di rischio;
f) analisi periodica dei rischi e studio della loro prevenzione e della protezione.
g) trasmissione tempestiva delle novità legislative o giurisprudenziali innovative di interesse che intervengano nel corso del servizio e analisi dell’impatto sulla gestione del pacchetto assicurativo;
h) analisi estesa agli Enti a controllo analogo: analisi e valutazione delle coperture relative a fondazioni amministrate ed Enti partecipati dall’Ateneo, ove si tratti di Enti sotto il controllo diretto e la vigilanza dell’Ente.
4.1.2 - Analisi del mercato e start up servizi assicurativi:
a) analisi del mercato assicurativo e cura della tempestiva trasmissione all’Ente di informazioni dalle compagnie d’assicurazione circa nuovi prodotti assicurativi;
b) obbligo di fornire, in ogni momento, informazioni e valutazioni sulle condizioni di solidità economica e di regolare adempimento degli obblighi contrattuali delle diverse Compagnie nazionali ed internazionali, nonché sulle eventuali modifiche degli assetti societari.
4.1.3 - Rapporto annuale- prevenzione ed ottimizzazione del rischio
a) Il rapporto annuale deve tradursi nella predisposizione di strumenti operativi e di adeguate proposte inerenti la gestione dei rischi relativi al patrimonio e alle attività dell’Università;
b) Le attività suggerite devono essere esplicitate attraverso l’impostazione di un programma assicurativo organico ed adeguato alle concrete esigenze dell’Università, ovvero attraverso la revisione, se necessaria del programma assicurativo in corso.
4.1.4 – Assistenza polizze, sinistri e liquidazione danni
a) prestare assistenza nella gestione ordinaria delle polizze, secondo le disposizioni che saranno impartite dall’Università, con attività di supporto per la gestione tecnico specialistica e per la gestione tecnico giuridica anche attraverso redazione di pareri/studi e/o proposte
b) prestare assistenza nella denuncia dei sinistri e nella successiva trattazione delle pratiche, condotta dagli uffici direttamente con le Compagnie di Assicurazione;
c) garantire -attraverso la propria attività di impulso e di sollecito - che la Compagnia sottoponga all’Università tempestivamente gli atti di liquidazione di ciascun sinistro, vigilando sulla corretta esecuzione degli stessi;
d) attività di interruzione della prescrizione di tutti i sinistri aperti tramite invio degli stessi alle Compagnie e controllo, mediante monitoraggio con apposito e idoneo sistema, con notifica periodica all’Università a partire dalla data di avvio del servizio;
e) raccolta dati e reportistica: raccolta dei dati significativi dei sinistri relativi ai singoli contratti assicurativi, con evidenza dei fattori di criticità/frequenza che consentano di individuare adeguati e specifici piani di intervento e di miglioramento delle attività dell’Università consentendo a quest’ultima il monitoraggio e presidio degli stessi.
4.1.5 - Attività di consulenza e mediazione
Il Broker deve fornire attività di consulenza in materia assicurativa e, in particolare deve:
a) prestare consulenza in sede di elaborazione degli atti e dei capitolati speciali d’oneri per procedure di gara per l’affidamento di servizi assicurativi;
b) aggiornare periodicamente la struttura universitaria preposta all’espletamento di gare di appalto in merito alle condizioni assicurative di cui devono essere in possesso gli appaltatori, con riferimento alle diverse tipologie di lavori, forniture o servizi, alla luce delle disposizioni normative vigenti e delle concrete condizioni di mercato;
c) prestare, qualora venga richiesto, qualsiasi altra consulenza in materia di assicurazioni;
d) dare supporto alla predisposizione di un sistema di risk management di Ateneo;
e) Il Broker, su richiesta, potrà eventualmente essere chiamato a prestare consulenza alle commissioni di gara per l’affidamento di servizi assicurativi.
4.1.6 - Formazione del personale universitario
a) Il Broker fornisce un servizio di formazione/aggiornamento del personale ed a tal fine predispone un piano formativo – da espletarsi tramite proprio personale altamente qualificato e/o personale esterno - indicante modalità e tempistiche e con disponibilità a mettere a disposizione percorsi formativi ad hoc su specifiche materie attinenti alle attività dell’Ente. Tutti i costi organizzativi, logistici e del personale, saranno a carico del Broker.
4.2 MODALITÀ DI ESECUZIONE
I successivi articoli descrivono le modalità e le tempistiche di esecuzione delle prestazioni a cui il Broker aggiudicatario si dovrà attenere. Nel caso in cui si verifichino ritardi nell’adempimento delle stesse è facoltà dell’Università applicare le penali previste dallo schema di contratto.
In casi di particolare gravità l’Università si riserva la facoltà di risolvere il contratto.
4.2.1 – Analisi del rischio
a) predisposizione di un piano di risk management di Ateneo e, ove si ritenga di attivare un programma di risk management, dare supporto e collaborare attivamente con l’Università, supportandola nella realizzazione dello stesso consegnando la programmazione stessa entro 180 gg dalla richiesta. La relativa metodologia di lavoro deve essere quella contenuta nell’offerta tecnica dell’aggiudicatario così come accettata dall’Università;
b) analisi del programma assicurativo in corso, con l’impostazione di un programma di revisione, se necessario, al fine d rendere lo stesso organico, adeguato ed aggiornato alle concrete esigenze dell’Università. Esso dovrà prevedere gli aggiornamenti necessari alla conservazione nel tempo della sua efficacia tecnica e del relativo equilibrio dei costi, con predisposizione delle opportune modifiche, completo delle indicazioni presunte dei premi, del costo approssimativo, degli interventi di miglioramento, delle protezioni attive e passive.
c) Il Broker dovrà individuare, sulla base dei dati e report di cui sopra, i fattori di criticità/frequenza che consentano di individuare adeguati e specifici piani di intervento e di miglioramento delle coperture e delle attività dell’ente con eventuali proposte di revisione di modelli gestionali ed organizzativi, in un’ottica di riduzione della spesa e di implementazione di pratiche, comportamenti ed attitudini tese alla diffusione di modelli di risk management nell’operatività quotidiana e con prospettazione di possibili interventi e/o soluzioni assicurative.
Il Broker dovrà predisporre e consegnare la documentazione suddetta con cadenza annuale entro 45 giorni dalla disponibilità delle statistiche sinistri annuali
4.2.2. - Analisi di mercato e start up servizi assicurativi
a) I risultati delle attività di cui all’art. 4.1.2 capo devono essere finalizzati allo svolgimento dell’attività di consulenza per l’affidamento di contratti assicurativi nonché per la predisposizione dei capitolati speciali d’oneri per procedure di gara per l’affidamento di servizi assicurativi;
b) L’aggiudicatario deve consegnare al competente Ufficio dell’Università i documenti informativi e gli atti relativi ai procedimenti per l'espletamento di gare di appalto in materia assicurativa e procedure di selezione per l’affidamento di contratti assicurativi entro i termini di volta in volta concordati con l’Università e comunque non oltre 45 gg dalla richiesta formale di quest’ultima, che diventeranno 30 gg in caso di richieste urgenti.
4.2.3 - Rapporto annuale - Prevenzione ed ottimizzazione del rischio:
a) le attività devono essere esplicitate attraverso una relazione, suddivisa per polizze e/o rischio, che dia conto della congruità ed efficacia del programma assicurativo in essere;
b) alla relazione deve essere allegato un progetto di ottimizzazione dei rischi che individui le soluzioni e gli interventi applicativi necessari, ovvero semplicemente auspicabili;
c) alla relazione devono essere inoltre allegati documenti contenenti dati intellegibili e informazioni che offrano spunti operativi di rilevanza per gli interessi dell’Ateneo.
Il rapporto annuale dovrà essere consegnato, contestualmente alla relazione sull’analisi dei rischi, entro 45 giorni dalla disponibilità delle statistiche sinistri annuali.
4.2.4. - Attività di assistenza nella gestione delle polizze, dei sinistri e loro liquidazione.
L’assistenza nella gestione ordinaria delle polizze, dei sinistri e loro liquidazione deve esplicarsi nelle seguenti attività:
a) stipulazione di contratti assicurativi ed eventuali proroghe, rinnovi, modifiche ed ogni attività necessaria, secondo i programmi assicurativi dell’Ente;
b) controllo sull’emissione delle polizze emesse e appendici;
c) notifica delle scadenze dei pagamenti dei premi, delle regolazioni e/o eventuali conguagli;
d) segnalazione preventiva, con almeno 40 giorni di anticipo, degli adempimenti tecnico, formali ed economici e ogni altra connessa attività amministrativo-contabile nei termini stabiliti nelle rispettive polizze stipulate dall’Università, anche precedentemente al conferimento dell’incarico, a titolo esemplificativo e non esaustivo: trasmissione dei dati ai fini del calcolo della regolazione annuale del premio per le polizze che lo prevedono, inoltro delle comunicazioni per l’interruzione dei termini di prescrizione, ecc;
e) segnalazione tempestiva di problematiche emergenti e indicazione, non oltre 30 giorni da quando la problematica è emersa, ovvero è stata evidenziata, delle possibili soluzioni;
f) entro 15 giorni dall’avvio del servizio il Broker dovrà verificare e mantenere costantemente aggiornati per tutta la durata contrattuale i recapiti delle Compagnie presso cui denunciare i sinistri e dovrà essere informato altresì di quelli denunciati direttamente dall’Ente alle Compagnie in quanto, in base alle condizioni della gestione dei sinistri delle polizze contratte dall’Università, la comunicazione al Broker aggiudicatario avrà effetto di denuncia presso la Compagnia;
g) il Broker si impegna a prendere in carico i sinistri pregressi entro 30 giorni dall’avvio del servizio acquisendo dal fornitore uscente tutta la documentazione cartacea ed elettronica inerente ai sinistri pendenti o comunque gestiti;
h) entro 10 giorni dalla data di stipula di una nuova polizza assicurativa che sostituisce, anche in parte, una precedente polizza assicurativa gestita da altro fornitore, il Broker dovrà procedere ad acquisire dal fornitore uscente tutta la documentazione cartacea ed elettronica inerente ai sinistri pendenti o comunque gestiti ed al relativo popolamento dei dati sul portale internet. Al termine dell’attività il Broker dovrà redigere apposita relazione nella quale dovrà tra l’altro segnalare le eventuali criticità riscontrate su singoli sinistri;
i) il Broker si impegna ad effettuare un’attività di monitoraggio sullo stato dei sinistri con assistenza eventuale nella fase di apertura e nella trattazione globale, coerentemente ad ogni tipologia di rischio, al fine di giungere nel minor tempo possibile ad una soddisfacente definizione da parte delle Compagnie di Assicurazione;
j) il Broker analizza la situazione del singolo sinistro (motivi del mancato pagamento, criticità e adempimenti analoghi), in particolare nell’ipotesi di sinistri di particolare complessità giuridica, tecnica e/o economica, con attività consulenziale e redazione di pareri formali anche di propria iniziativa;
k) il Broker garantisce - attraverso la propria attività di sollecito - che la Compagnia sottoponga all’Università tempestivamente gli atti di liquidazione di ciascun sinistro, vigilando sulla corretta esecuzione degli stessi, adoperandosi affinché l’Università possa disporre degli atti di liquidazione di ciascun sinistro entro i termini previsti nelle polizze stipulate dalla stessa Università ad eccezione di tutte le ipotesi in cui l’interessato tratti in proprio con il perito o con la Compagnia assicuratrice per la definizione del danno (ad esempio infortuni studenti, danni da responsabilità civile auto a terzi ecc.) o dei sinistri di cui il Broker non abbia la gestione completa della trattazione e della definizione;
l) il Broker si occuperà della gestione degli atti finalizzati all’interruzione del termine di prescrizione dei sinistri, tramite invio degli stessi alle Compagnie e con notifica semestrale all’Università a partire dalla data di avvio del servizio;
m) il Broker si impegna a mettere a disposizione delle Amministrazioni, entro 90 gg dall’avvio del servizio, un portale internet idoneo a costituire una banca dati completa, contenente le informazioni significative di tutti i sinistri e di tutte le polizze in essere, alimentato e mantenuto dal Broker stesso e che permetta all’Amministrazione, a titolo esemplificativo la visualizzazione aggiornata dello stato di avanzamento dei singoli sinistri (dall’apertura fino alla liquidazione / rifiuto) e dei pagamenti (premi assicurativi e regolazioni premio). Il portale dovrà essere accessibile esclusivamente dal personale dell’Amministrazione designato attraverso l’utilizzo di credenziali riservate e dovrà, altresì, essere di facile consultazione (es. attraverso l’utilizzo di filtri), nonché protetto da una password di accesso. Dovrà essere possibile l’esportazione di dati e la produzione di report di sintesi sia sul singolo sinistro che su dati aggregati. Il Broker dovrà indicare il referente all’interno della propria organizzazione per qualsiasi necessità di supporto o assistenza tecnica, malfunzionamenti dell’interfaccia web. Dovrà essere presente un sistema di back up dei dati e procedure di data recovery. Il Broker implementerà tempestivamente il portale con i dati relativi alle nuove eventuali polizze, ai sinistri via via comunicati dall’Amministrazione, e dovrà essere popolato dei dati dei sinistri pendenti. Sono interamente a carico del Broker i costi di realizzazione, manutenzione ed aggiornamento del portale nonché i costi relativi all’accessibilità e fruibilità dello stesso quali a titolo indicativo e non esaustivo: apparecchiature hardware, programmi software,
connessione alla rete internet, personale addetto all’inserimento e alla verifica dei dati. La tenuta e l’aggiornamento del portale non esonerano in ogni caso il Broker dall’obbligo di fornire in altro formato digitale o cartaceo, se ritenuto necessario dall’Amministrazione, gli stessi dati su indicati;
n) il Broker, a partire dalla data di avvio del servizio, invierà all’Università una reportistica semestrale. Tali report dovranno pervenire entro 10 gg dalla scadenza del periodo semestrale o entro 10 giorni dalla eventuale ulteriore richiesta dell’Università. I report forniti dal Broker, corredati di valutazioni, commenti ed eventuali proposte sull’andamento dei sinistri, dovranno essere formulati in modo da agevolare l’Amministrazione nel monitoraggio sullo stato dei sinistri, con riguardo alle varie fasi e casistiche (a titolo esemplificativo: apertura, riserva, contenzioso, chiusura, indicazione franchigia etc…)” e predisposti in maniera tale da consentire un’immediata comprensione dei dati forniti e in modo da offrire elementi operativi per le scelte dell’Università;
o) al termine dell’attività, 10 giorni prima della scadenza del contratto, il Broker dovrà redigere apposita relazione nella quale dovrà tra l’altro segnalare le eventuali criticità riscontrate su singoli sinistri e, in relazione agli elementi principali del programma evidenzi gli interventi effettuati e le attività da attuare a breve e medio termine.
4.2.5. - Attività di consulenza e mediazione
a. prestare, qualora venga richiesto, qualsiasi consulenza in materia di assicurazioni entro e non oltre 7 gg lavorativi dalla richiesta, 3 gg consecutivi se trattasi di richiesta Urgente;
b. ove richiesto, il Broker si impegna a supportare l’Amministrazione nell’individuazione, tra i prodotti presenti sul mercato assicurativo, quelli più idonei a soddisfare specifiche esigenze dell’Università, senza che da ciò derivi alcun onere o vincolo per l’Ateneo, fornendo proposte o gli esiti di tale istruttoria entro 45 gg dalla richiesta, che diventeranno 30 gg in caso di richieste urgenti;
c. nel caso di svolgimento dell’attività di cui al punto precedente, il Broker riceverà apposito e specifico mandato che indicherà direttive, criteri e limiti per lo svolgimento dell’attività, da realizzarsi nel rispetto delle norme deontologiche, della normativa vigente nonché dell’ordinamento dell’Università;
d. nello svolgimento dell’attività di consulenza, specialmente se l’intervento del Broker sia richiesto nell’ambito di una procedura di gara per l’affidamento di servizi assicurativi, il Broker non può agire in nome e per conto dell’Università ed ogni rapporto formale con i concorrenti potrà essere tenuto solo ed esclusivamente dall’Università;
e. il Broker garantisce -attraverso la propria attività di sollecito- che la Compagnia sottoponga all’Università tempestivamente i testi contrattuali coerenti con quanto presentato in sede di gara, con la documentazione relativa, vigilando sul rispetto delle tempistiche richieste alla Compagnia all’Università.
4.2.6. - Attività di formazione ed aggiornamento gratuito del personale universitario
a. L’attività di formazione ed aggiornamento gratuito del personale universitario, che in concreto si svolgerà sulla base della proposta migliorativa dell’aggiudicatario contenuta nella sua offerta tecnica così come accettata dall’Università, deve realizzarsi nel rispetto dei minimi
prestazionali di tre eventi formativi annui, ciascuno almeno di 6 (sei) ore e di cui almeno uno dedicato a specifiche tematiche di risk management;
b. l’offerta formativa dovrà tener conto di due distinte platee di destinatari, una specifica per il personale del Servizio Assicurazioni e l’altra per il personale dell’Ente;
c. il piano di formazione annuale di dettaglio rispetto al programma triennale fornito in sede di gara, dovrà essere presentato entro i primi 30 giorni di ciascun anno di vigenza del contratto.
4.2.7. – Eventuali altri servizi
Eventuali altri servizi, offerti dal Broker in sede di gara, devono essere prestati nei termini accettati dall’Università. Tali servizi non devono comportare oneri per l’Ateneo e devono essere strettamente correlate alle attività istituzionali ed esigenze dell’Ente.
ART. 5 – Successione nel servizio
Alla scadenza del presente contratto il Broker dovrà porre in essere tutti gli adempimenti necessari per un corretto e completo passaggio delle competenze al nuovo aggiudicatario secondo il disposto del codice deontologico e secondo i principi generali in materia.
Nel corso della durata del Contratto potrà essere richiesto al Broker di assicurare al personale delle Amministrazioni, o a terzi da essa designati, il trasferimento del know how sulle attività condotte, al fine di rendere l’eventuale prosecuzione delle attività quanto più efficace possibile. Tale affiancamento sarà organizzato secondo modalità da concordare e potrà prevedere sessioni riassuntive, sessioni di lavoro congiunto, presentazioni, etc.
In ogni ipotesi di cessazione di attività, il Broker dovrà comunque procedere, entro 10 giorni dalla stessa, con il passaggio di consegne all’Amministrazione o a soggetto terzo dalla stessa indicato, al fine di consentire il subentro nella gestione delle polizze in essere, dei sinistri eventualmente pendenti o che si dovessero verificare successivamente ed in tutte le attività correlate.
Durante la “fase transitoria di conclusione”, ovvero la fase contrattuale che precede il termine di scadenza del contratto, della durata di tre mesi, devono essere assicurate, oltre alle attività previste nel presente capitolato speciale d’appalto, le attività volte a rendere disponibile all’Università la documentazione e tutte le informazioni necessarie ed utili alla continuazione delle attività.
Il Broker affidatario del contratto derivante dalla presente procedura deve porre in essere tutte le attività che permettano il subentro dell’eventuale nuovo Broker, garantendo, oltre alla gestione ordinaria e agli adempimenti previsti nel codice deontologico, le attività necessarie allo scopo indicato, quali a titolo esemplificativo, la consegna di tutta la documentazione debitamente aggiornata e ogni altro trasferimento utile.
La conclusione positiva della fase transitoria finale sarà attestata da apposito verbale sottoscritto, in contraddittorio con l’impresa, dal Direttore dell’esecuzione del contratto.
TITOLO II: PERSONALE
ART. 6 – Organizzazione del servizio
Il Broker per l’espletamento del servizio dovrà avvalersi di un’organizzazione tale da assicurare un costante e rapido collegamento con l’Università, nonché un elevato livello di prestazione, al fine di fronteggiare qualunque esigenza che possa emergere nel corso del periodo di affidamento dell’incarico.
A tal fine il Broker dovrà mantenere in essere la struttura organizzativa contenuta nell’offerta tecnica così come accettata dall’Università.
Il servizio deve essere garantito nei giorni lavorativi dalle 9.00 alle 18.00.
ART. 7 - Rappresentanza del Broker – Referente del Servizio
Per la regolare esecuzione l’aggiudicatario, all’avvio del servizio, deve nominare un Referente – perfettamente a conoscenza della lingua italiana- incaricato di dirigere, coordinare e controllare l'attività del personale incaricato della gestione del servizio.
Il referente dovrà possedere adeguata esperienza professionale nonché essere iscritto nella sezione
b) o e) del Registro degli intermediari assicurativi e riassicurativi di cui all’art. 109 del Dlg n. 209/2005.
Il Referente dovrà essere un dipendente/collaboratore del Broker, con esperienza di almeno 10 anni nel settore assicurativo e dovrà aver gestito direttamente almeno 2 progetti di Risk Assessment, salvo offerta migliorativa.
L’aggiudicatario dovrà comunicare all’Ente i dati anagrafici del suddetto referente.
Il referente avrà inoltre il compito di intervenire, decidere, rispondere direttamente riguardo ad eventuali problemi che dovessero sorgere relativamente a tutti i servizi previsti dal presente capitolato speciale d’appalto e sarà sua cura garantire l’applicazione delle procedure e delle metodologie concordate e coordinare le attività di servizio pianificate.
L'Università, per ogni problema che dovesse sorgere durante l'espletamento del servizio e al fine di ottenerne una pronta risoluzione, si rivolgerà direttamente al Referente.
Il Referente - in appositi incontri fissati anche su richiesta dell’Amministrazione – dovrà relazionare il Responsabile del Procedimento in fase di esecuzione e/o il Direttore dell’Esecuzione individuati nel Contratto Esecutivo, sull’andamento delle singole attività ed in caso di problematiche collaborerà ai fini della risoluzione delle stesse.
Le comunicazioni formali relative al servizio, ivi comprese eventuali contestazioni riguardanti le modalità di esecuzione del contratto, saranno trasmesse al Referente e si intenderanno come validamente effettuate ai sensi e per gli effetti di legge all’aggiudicatario.
Quanto sarà dichiarato e sottoscritto dal Referente, sarà considerato dall'Università dichiarato e sottoscritto in nome e per conto dell’aggiudicatario.
In caso di temporaneo impedimento del Referente, che non dovrà essere superiore a 30 gg, nell’arco dell’intera durata contarttuale, l’aggiudicatario dovrà darne tempestivamente notizia al Direttore dell’esecuzione del contratto, indicando contestualmente il nominativo del sostituto in possesso di adeguati requisiti di esperienza e professionalità, corrispondenti almeno ai requisiti minimi previsti dal presente capitolato. Per periodi superiori si procederà con la sostituzione definitiva disciplinata all’art.9.
ART. 8 – Personale addetto
Per adempiere alle prestazioni oggetto del servizio, il Broker deve avvalersi di personale, convenientemente esperto e formato, nonché perfettamente a conoscenza della lingua italiana, operante sotto la responsabilità esclusiva della sua impresa e nel rispetto della normativa sui rapporti di lavoro, a qualunque titolo in essere tra l’impresa e il personale di cui si avvale.
Il Broker dovrà costituire, nell’ambito della propria struttura organizzativa, un gruppo di lavoro dedicato all’esecuzione del Servizio composto da personale di elevata professionalità e capacità tecnica.
Il gruppo di lavoro sarà coordinato dal Referente di cui all’art. 7 che precede.
Nel gruppo di lavoro dovrà essere, altresì, presente la figura di un “Esperto”, dipendente o collaboratore del Broker, che dovrà aver maturato almeno 5 anni di esperienza nel settore assicurativo ed aver partecipato alla realizzazione di almeno 1 progetto di Risk Assessment, salvo offerta migliorativa. L’Esperto affiancherà il Referente del Servizio, collaborando ad esempio nella redazione dei pareri richiesti, nella risoluzione di qualsivoglia problematica dovesse emergere
nell’esecuzione del Servizio o nella gestione del singolo sinistro, assicurando la sua presenza, ove richiesto, presso la sede centrale dell’Amministrazione.
Dovrà essere inoltre presente la figura del Referente Operativo, che dovrà essere un collaboratore o dipendente del Broker, con almeno 2 anni di esperienza nel settore assicurativo, salvo offerta migliorativa.
Il Referente Operativo dovrà garantire la tempestiva risposta alle richieste dell’Amministrazione in ordine alla gestione del singolo sinistro o in ordine gli aspetti amministrativo-contabili delle polizze. L’Università rimane estranea ad ogni rapporto tra l’appaltatore ed il suo personale.
Le prestazioni da erogare saranno svincolate da qualsiasi causa di assenza dal servizio del personale dell’appaltatore (ferie, maternità, infortunio, malattia ecc.). Il Broker dovrà provvedere a sostituire le unità mancanti con personale proprio in possesso di identiche competenze professionali.
L’impresa, ai fini della continuità del servizio, è tenuta a mantenere in servizio il personale dedicato, limitando al massimo il “turn over”, deve inoltre garantire che le risorse dedicate al servizio osservino gli obblighi di riservatezza.
TITOLO III: ADEMPIMENTI ONERI E OBBLIGHI A CARICO DEL BROKER
ART. 9 – Adempimenti oneri ed obblighi del Broker
Le attività appaltate dovranno essere eseguite dal Broker con la massima diligenza, professionalità, indipendenza e trasparenza, oltre che nel rispetto della normativa sull’attività di intermediazione assicurativa e della deontologia professionale conformandosi al codice etico emanato dall’Associazione Italiana Brokers di Assicurazioni e Riassicurazioni. A questo proposito il Broker assume l’obbligo di non intrattenere rapporti commerciali con una o più Compagnie di Assicurazione che prevedano premi di risultato (c.d. contingent commission) e di agire nell’interesse esclusivo della stazione appaltante;
Il Broker si fa garante della corretta e tempestiva esecuzione del Servizio, rispondendo di eventuali danni e/o inadempienze, anche verso terzi, commessi dal personale utilizzato.
L’aggiudicatario deve svolgere il servizio con proprio personale e deve ottemperare a quanto specificatamente indicato ai precedenti artt. 7 e 8, pertanto nessun vincolo o rapporto potrà sorgere tra detto personale e l’Università.
Il Broker nel corso di durata del contratto potrà richiedere la sostituzione del personale appartenente al gruppo di lavoro, unicamente qualora ricorrano cause di forza maggiore o giustificati motivi.
L’Università, qualora rilevi deficienze qualitative o quantitative rispetto al personale dedicato, si riserva la facoltà di chiedere e ottenere dall’aggiudicatario l’adozione di misure idonee a garantire il tempestivo adeguamento delle risorse. L'Università potrà richiedere la sostituzione delle unità di personale che durante lo svolgimento del servizio abbiano dato motivi di lagnanza o abbiano tenuto un comportamento lesivo degli interessi dell’Università
In caso di temporaneo impedimento del personale dedicato, non superiore a 30 gg, nell’arco dell’intera durata contrattuale, l’aggiudicatario dovrà darne tempestivamente notizia al Direttore dell’esecuzione del contratto, indicando contestualmente il nominativo del sostituto in possesso di adeguati requisiti di esperienza e professionalità, corrispondenti almeno ai requisiti minimi previsti dal presente capitolato. Per periodi superiori si procederà con la sostituzione definitiva disciplinata come segue.
Il Broker dovrà comunicare la necessità di una sostituzione definitiva di una delle figure previste dal Capitolato (Referente del servizio/Esperto/Referente operativo), dedicate al servizio, al più tardi 15 giorni prima della sua effettiva cessazione. Le eventuali sostituzioni avverranno solo a seguito di approvazione da parte dell’Amministrazione del curriculum della risorsa entrante, in possesso, oltre
dei requisiti minimi previsti dal presente capitolato anche dei requisiti almeno equivalenti a quelli offerti in sede di gara, e di un adeguato periodo di affiancamento della risorsa stessa, il cui costo sarà interamente a carico del Broker.
Il Broker dovrà fornire il cv del personale individuato per la sostituzione al più tardi 7 giorni lavorativi prima della cessazione del personale, onde consentire all’Amministrazione la verifica del possesso dei requisiti.
Anche in caso di richiesta di sostituzione del personale da parte dell’Università si applicheranno le medesime tempistiche.
L’aggiudicatario, in quanto unico responsabile dell’esaustività delle prestazioni necessarie ad ottenere una buona riuscita del servizio, deve predisporre tutte le misure idonee al raggiungimento di tale scopo, cosicché il servizio venga svolto con la massima diligenza e a regola d’arte.
L’aggiudicatario deve svolgere il servizio nell’interesse esclusivo dell’Università, mantenendo a tal fine, nel fornire suggerimenti ed elementi di valutazione in sede di predisposizione degli atti relativi a procedimenti per l’espletamento di gare d’appalto, un atteggiamento di obiettività e d’indipendenza.
Il Broker si impegna a definire e formalizzare all’Università, entro 15 giorni dall’avvio del servizio, concordando le modalità con quest’ultima, gli standard procedurali attuati all’interno della propria organizzazione per garantire il controllo di tutte le fasi di attività.
Prima dell’inizio del servizio, il Broker dovrà dotarsi di una Casella di Posta Certificata e della firma digitale ai sensi degli artt. 24 e 48 del D.Lgs. 07 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale.
Il Broker è tenuto ad accettare, oltre agli ordinari mezzi di comunicazione, lo scambio di comunicazioni tramite e-mail; a tale scopo, prima della stipula del contratto, il Broker e l’Università formalizzeranno un documento nel quale sarà precisato:
a. l’indirizzo esatto da usare per tali scambi di comunicazioni;
b. la lista delle persone autorizzate a firmare ed il tipo di comunicazioni-documenti scambiati;
c. le tipologie di files che potranno essere utilizzati per le comunicazioni (l’aggiudicatario dovrà utilizzare obbligatoriamente quantomeno i formati .pdf, .rtf, .odf, .doc, .xls, salve diverse tipologie di files che potranno essere ammesse previo accordo tra le parti).
Il Broker è altresì tenuto a recarsi, anche a richiesta, presso gli uffici universitari ogni volta che ciò si renda necessario per lo svolgimento dell’attività oggetto del servizio.
L’aggiudicatario e l’Università sono tenuti, in caso di modifiche di qualsiasi tipo (cambio indirizzo e-mail, persone firmatarie, ecc.), a comunicarlo tempestivamente alla controparte.
Sono inoltre a carico dell’appaltatore i seguenti adempimenti:
a) entro 30 giorni dalla data di inizio del servizio l’appaltatore deve presentare al Direttore dell’esecuzione del contratto ogni documento idoneo ad attestare che – sin dalla data di inizio del servizio – sia stata approntata ogni attività volta a garantire il rispetto di ogni prescrizione, onere ed obbligo previsto dal D. Lgs. 9 aprile 2008 n. 81 e s.m.i. in materia di sicurezza sul lavoro;
b) l’appaltatore si obbliga comunque a provvedere, a cura e carico proprio e sotto la propria responsabilità, a tutte le spese occorrenti, secondo i più moderni accorgimenti della tecnica, per garantire, in ossequio al D.Lgs. 81/08, la completa sicurezza durante l’esecuzione del servizio e l’incolumità delle persone addette ai servizi stessi e per evitare incidenti e/o danni di qualsiasi natura, a persone o cose, assumendo a proprio carico tutte le opere provvisionali ed esonerando di conseguenza l’Università da ogni qualsiasi responsabilità;
c) nei cinque giorni precedenti l’inizio del servizio appaltato, l’appaltatore dovrà comunicare al Direttore dell’esecuzione del contratto l’elenco nominativo del personale che sarà adibito al servizio, i relativi curricula, compresi i soci – lavoratori se trattasi di società cooperativa, con
l’indicazione per ciascuna unità di personale degli estremi del documento di riconoscimento (tipo di documento, autorità, numero e data di rilascio), nonché il nominativo del responsabile del Servizio di prevenzione e protezione ai sensi degli articoli 17 e 18 del D. Lgs. 81/08.
d) l’appaltatore deve esibire ad ogni richiesta dell’Università ed in ogni ipotesi di nuova assunzione o sostituzione di lavoratori adibiti al servizio, copia del modulo Unilav;
e) l’appaltatore dovrà adottare tutti i procedimenti e le cautele atte a garantire l’incolumità sia delle persone addette che dei terzi.
ART. 10 – Riepilogo scadenze
La presente tabella rappresenta sinteticamente, senza alcuna pretesa di esaustività, le scadenze di dettaglio di alcuni adempimenti del Broker Aggiudicatario citate nel Capitolato. Questo non esime lo stesso dallo svolgimento tempestivo costante e regolare di tutte le attività puntuali o periodiche previste dal Capitolato stesso per lo svolgimento del servizio.
Paragrafi capitolato | Oggetto | Output | Tempistica |
2 a) 4.1.1 4.2.1 | Analisi del Rischio | Predisposizione di un piano di risk management | Entro 180 giorni |
2 a) 4.1.1 4.2.1 | Analisi del Rischio | Analisi del programma assicurativo in corso | Cadenza annuale – entro 45 giorni dalla disponibilità delle statistiche sinistri annuali |
2 b) 4.1.2 4.2.2 | Analisi di mercato e start up servizi assicurativi | Consegna di documenti informativi ed atti per l’espletamento di gare di appalto in materia assicurativa | Entro i termini concordati con l’Università e comunque non oltre 45 gg dalla richiesta formale di quest’ultima, che diventeranno 30 gg in caso di richieste urgenti |
2 c) 4.1.3 4.2.3 | Rapporto annuale di prevenzione ed ottimizzazione del rischio | Relazione e progetto di ottimizzazione dei rischi | Il rapporto annuale dovrà essere consegnato, contestualmente alla relazione sull’analisi dei rischi, entro 45 giorni dalla disponibilità delle statistiche sinistri annuali |
2 d) 4.1.4 4.2.4 | Assistenza polizze, sinistri e liquidazione danni | Segnalazione preventiva degli adempimenti relativi alle polizze | Con un anticipo di 40 giorni rispetto alle scadenze di ciascun adempimento |
2 d) 4.1.4 4.2.4 | Assistenza polizze, sinistri e liquidazione danni | Segnalazione di soluzioni rispetto a problematiche emergenti rispetto alle polizze | Non oltre 30 giorni da quando la problematica è emersa |
2 d) 4.1.4 4.2.4 | Assistenza polizze, sinistri e liquidazione danni | Verifica e aggiornamento dei recapiti delle Compagnie presso cui denunciare i sinistri | Entro 15 giorni dall’avvio del servizio |
2 d) 4.1.4 4.2.4 | Assistenza polizze, sinistri e liquidazione danni | Presa in carico dei sinistri pregressi | Entro 30 giorni dall’avvio del servizio |
2 d) 4.1.4 4.2.4 | Assistenza polizze, sinistri e liquidazione danni | Acquisizione dal fornitore uscente di tutta la documentazione inerenti i sinistri pendenti o comunque gestiti e popolamento del portale. Al termine relazione dove vengono segnalate, tra l’altro, eventuali criticità riscontrate sui singoli sinistri | Entro 10 giorni dalla data di stipula di una polizza assicurativa che sostituisce, anche in parte, una precedente polizza gestita da altro fornitore |
2 d) 4.1.4 4.2.4 | Assistenza polizze, sinistri e liquidazione danni | gestione degli atti finalizzati all’interruzione del termine di prescrizione dei sinistri, tramite invio degli stessi alle Compagnie | notifica semestrale all’Università a partire dalla data di avvio del servizio |
2 d) 4.1.4 4.2.4 | Assistenza polizze, sinistri e liquidazione danni | Realizzazione e messa a disposizione del portale | Entro 90 gg. dall’avvio del servizio |
2 d) 4.1.4 4.2.4 | Assistenza polizze, sinistri e liquidazione danni | Reportistica per il monitoraggio sinistri | Cadenza semestrale dall’avvio del servizio, il report deve pervenire entro 10 giorni dalla scadenza del periodo semestrale ed entro 10 giorni da qualsiasi altra richiesta dell’Università |
2 d) 4.1.4 | Assistenza polizze, sinistri e liquidazione | Relazione finale | Entro 10 giorni dalla scadenza contrattuale |
4.2.4 | danni | ||
2 e) 4.1.5 4.2.5 | Attività di consulenza e mediazione | Richiesta di consulenza in materia di assicurazioni | Entro 7 giorni lavorativi dalla richiesta Entro 3 giorni consecutivi se quesito urgente |
2 e) 4.1.5 4.2.5 | Attività di consulenza e mediazione | Individuazione dei prodotti assicurativi più idonei | Esito istruttoria entro 45 giorni dalla richiesta, 30 nel caso in cui la richiesta sia urgente |
2 f) 4.1.6 4.2.6 | Attività di formazione ed aggiornamento gratuito del personale universitario | Piano di formazione annuale di dettaglio rispetto al programma triennale fornito in sede di gara | Entro i primi 30 giorni di ciascun anno di vigenza del contratto |
5 | Successione nel servizio | Passaggio di consegne all’Amministrazione o soggetto terzo da essa indicato | Entro 10 giorni da ogni ipotesi di cessazione di attività |
9 | Adempimenti oneri e obblighi del Broker | Comunicazione della necessità di sostituzione di personale (Referente servizio, Esperto, Referente operativo) al Direttore dell’esecuzione | Al più tardi 15 giorni prima della cessazione del personale |
9 | Adempimenti oneri e obblighi del Broker | Trasmissione del cv del personale da sostituire per sottoporlo all’approvazione dell’Amministrazione | Al più tardi 7 giorni lavorativi prima della cessazione del personale |
9 | Adempimenti oneri e obblighi del Broker | Definizione formale con l’Università degli standard procedurali attuati all’interno della propria organizzazione | Entro 15 giorni dall’avvio del servizio |
9 | Adempimenti oneri e obblighi del Broker | Documentazione idonea ad attestare che sia stata approntata ogni attività volta a garantire il rispetto della normativa D.Lgs. 81/2008 in | Entro 30 giorni dall’avvio del servizio |
materia di sicurezza sul lavoro | |||
9 | Adempimenti oneri e obblighi del Broker | Elenco nominativo del personale adibito al servizio, con estremi del documento di identità, cv, nonché il responsabile del servizio di prevenzione e protezione (D.Lgs. 81/08) | Nei 5 giorni precedenti l’inizio del servizio appaltato |
ART. 11 – Divieti
1) Il Broker aggiudicatario non assume alcun compito di direzione e coordinamento nei confronti degli uffici universitari né può impegnare in alcun modo l’Università, se non preventivamente ed espressamente autorizzato;
2) nello svolgimento delle attività di cui al precedente art. 4.2.5 lett. d) l’aggiudicatario, salvo espressa e formale autorizzazione, non può agire in nome e per conto dell’Università qualora debba entrare in contatto con i concorrenti di gare di appalto per servizi assicurativi o con le imprese che abbiano chiesto di partecipare alle stesse. In caso di inosservanza di tale divieto, quanto posto in essere dal Broker non potrà essere in ogni caso attribuito all’Università;
3) l’aggiudicatario non può, salvo espressa autorizzazione, sottoscrivere documenti contrattuali in nome e per conto dell’Università né effettuare alcuna operazione comportante modifiche, anche di mero carattere amministrativo e formale, rispetto ad obblighi precedentemente assunti dalla stessa.
ART. 12 – Obbligo di riservatezza
La tipologia delle attività da svolgere e la delicatezza della materia trattata richiedono che tutte le attività del Broker siano improntate ad una assoluta attenzione alla riservatezza.
Il Broker sarà pertanto tenuto al rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali di cui al Regolamento (UE) 2016/679 e dal D.Lgs. 196/2003, come novellato dal D.Lgs. 101/2018. Il Broker pertanto è obbligato a non divulgare notizie relative alle Amministrazioni ed ai soggetti assicurati di cui sia venuto a conoscenza, né ad eseguire o permettere che altri eseguano copie, estratti, note o elaborazioni di atti di qualsiasi genere di cui sia venuto in possesso in ragione dell'incarico affidatogli.
ART. 13 – Cessazione iscrizione al registro unico degli intermediari, violazione disposizioni D.Lgs. 209/05.
Qualora, durante l’esecuzione del servizio, si verifichi la cessazione dell’iscrizione al RUI ex art.109 DLg. 209/05, o qualora l’aggiudicatario, pur essendovi iscritto, operi in violazione delle disposizioni del Dlg 209/2005 e s.m.i., il servizio verrà immediatamente a cessare con conseguente risoluzione di diritto del contratto e con riserva dell’Università di agire per il risarcimento dei danni derivanti.