CONTRACT
CONTRACT
MANAGEMENT
RETHINK WORK
2 Brochure Contract management - Rethink Work
LE SFIDE DA SUPERARE
15%
dei contratti gestiti dalle
aziende vengono persi o non è chiaro chi ne sia il responsabile
73%
delle aziende non
riesce a centralizzare e automatizzare la gestione dei contratti
85%
delle aziende gestisce i contratti manualmente
Fonte: Sirma Enterprise Systems, What you need to know about contract management, 2017
RETHINK WORK
Indipendentemente dal numero dei contratti che devono essere gestiti, dal modo di approvarli e di firmarli o dal numero di persone
coinvolte in tale processo, la soluzione di Contract Management sviluppata da Konica Minolta è in grado di rispondere a qualsiasi esigenza.
Ti basterà stabilire le funzionalità di cui hai bisogno, le risorse da allocare, valutare le diverse possibilità offerte e infine scegliere la soluzione più adatta.
3 Brochure Contract management - Rethink Work
6 PASSI FONDAMENTALI
PER GESTIRE I CONTRATTI
1. Aggiungere i contratti
Nella fase di avvio, i nuovi contratti in formato .doc o .docx possono essere aggiunti alla soluzione con un semplice “drag & drop” o usando la funzione di importazione. Potranno quindi essere consultati e rivisti da più utenti. Quando il contratto viene firmato su carta, viene scansito e inserito a sistema, sempre con la comoda funzione di “drag & drop”. I contratti che vengono firmati elettronicamente sono invece archiviati automaticamente.
2. Lavoro in team
Più utenti possono lavorare su uno stesso contratto, utilizzando vari metodi di distribuzione, dalla semplice condivisione all’utilizzo di flussi di lavoro automatici che tengono traccia dei diversi interventi. Il principale vantaggio di questo sistema è che è possibile conservare le differenti versioni del contratto, così si possono controllare le modifiche di volta in volta apportate. È anche possibile assegnare diritti di accesso specifici per ciascun utente.
3. Ricerca dei documenti
La soluzione dispone di un’interfaccia unica per la ricerca dei documenti archiviati, ed è possibile usare qualsiasi informazione disponibile come punto di partenza. L’interfaccia, simile a quella di Windows Explorer, permette di navigare all’interno dell’intera struttura di documenti e dati di ogni tipo.
La ricerca può essere effettuata anche a livello di contenuto, usando una o più parole chiave. È possibile filtrare iI risultati in base al tipo di documento cercato.
4. Notifiche
In base alla soluzione scelta e alle funzioni disponibili, gli utenti possono ricevere diversi tipi di notifiche relative ai contratti, come ad esempio le scadenze, lo stato delle approvazioni o la necessità di revisiona- re un documento.
5. Reporting
La soluzione fornisce report specifici per lavorare con documenti riservati a management o utenti autorizzati. Le informazioni disponibili per ciascun contratto e inserite a sistema possono essere di livello base, ad esempio per individuare e tracciare il documento, oppure complesso, per rilevare i costi e ottimizzare i termini.
6. Elaborazione automatica
Nelle aziende che devono gestire un elevato numero di contratti in un formato predefinito, la soluzione può elaborare automaticamente i documenti scansiti dopo la firma: ciò avviene tramite lettura di codici a barre o tramite estrazione di informazioni con OCR zonale.
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Brochure Contract management - Rethink Work
COME OTTENERE
UNA GESTIONE EFFICIENTE DEI CONTRATTI
1. Revisionare i documenti in formato bozza direttamente dall’applicazione. Ciò permette una rapida archiviazione e la visualizzazione immediata della cronologia delle revisioni.
2. Scegliere il metodo di accesso più adatto in base alle necessità:
– Accesso dalle applicazioni desktop per visualizzare e revisionare il contratto.
– Accesso tramite browser web per le ricerche rapide.
– Accesso tramite smartphone per l’approvazione.
3. Standardizzazione dei processi interni associati al lavoro sui contratti: viene effettuata in base al tipo di documento e permette di ridurre i tempi di elaborazione, approvare i contratti e velocizzare il processo decisionale.
5 Brochure Contract management - Rethink Work
4. Usare processi di approvazione semplici e flessibili per poter rispondere a necessità e situazioni che richiedono decisioni rapide.
5. Preferire la firma elettronica perché:
– Si riduce il tempo per firmare il contratto.
– Si riducono i costi per la produzione e la spedizione del documento.
6. Usare le notifiche solo quando necessario per ridurre il tempo impiegato a consultare la lista dei mes- saggi e aumentare l’efficienza dell’applicazione.
7. Cercare i documenti in archivio filtrando i risultati per tipo e metadati ed effettuare ricerche full-text.
VANTAGGI
50%
riduzione del tempo di
preparazione dei contratti
82%
riduzione media
del tempo di approvazione dei contratti
30%
riduzione media
del costo di gestione dei contratti
Fonte: Sirma Enterprise Systems, What you need to know about contract management, 2017
LA GESTIONE
DEI CONTRATTI NON È MAI STATA COSÌ SEMPLICE.
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03/ 2021
Konica Minolta Business Solutions Italia Spa, Xxxxx Xxxxxxx 000, 00000 Xxxxxx, Xxxxxx xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx