CAPITOLATO PER LA GARA CON PROCEDURA APERTA PER I SERVIZI DI MERCHANDISING ED EDITING DELLA FONDAZIONE ARENA DI VERONA.

Verona, 05/03/2018

Prot. n.

CAPITOLATO PER LA GARA CON PROCEDURA APERTA PER I SERVIZI DI MERCHANDISING ED EDITING DELLA FONDAZIONE ARENA DI VERONA.

01 aprile 2018 / 31 dicembre 2018

ART. 1 - OGGETTO DELL’APPALTO

1.1 Fondazione Arena di Verona (di seguito denominata FONDAZIONE ARENA) intende affidare in appalto per il periodo aprile 2018 / dicembre 2018, i servizi di Merchandising e di Editing ad un unico soggetto in ragione delle strette connessioni esistenti e del livello di integrazione richiesto tra le due attività. Pertanto, in considerazione della tipologia dei servizi, questi dovranno essere forniti dal medesimo soggetto che dovrà produrre, all'atto della presentazione dell'offerta, documentazione atta a dimostrare il possesso dei requisiti tecnici e delle autorizzazioni amministrative necessarie secondo le leggi e le normative oggi vigenti in materia.

1.2 La gestione dei servizi di merchandising ed editing dovrà essere fortemente connessa allo spirito culturale di FONDAZIONE ARENA, che dovrà essere ben rappresentato sia nella scelta e progetto creativo degli oggetti, sia nel layout espositivo. Il rapporto tra il gestore del servizio e FONDAZIONE ARENA dovrà essere inteso come una partnership, che associ l’interesse commerciale e novità, qualità e creatività.

1.3 L’offerente, per quanto concerne lo svolgimento della gara, avrà quale unico interlocutore il responsabile del procedimento, il Responsabile dell’Ufficio Acquisti di FONDAZIONE ARENA. Per tutto ciò che riguarda lo svolgimento del servizio, come dettagliatamente descritto più oltre, dovrà essere fatto riferimento al Direttore Commerciale e Marketing di FONDAZIONE ARENA.

ART. 2 - SERVIZIO DI PROGETTAZIONE CREATIVA, PRODUZIONE E VENDITA DI PRODOTTI DI MERCHANDISING

2.1 L’aggiudicatario si impegna a progettare, produrre, acquistare da terzi e porre in vendita una linea di prodotti di merchandising specificamente creata per le singole manifestazioni organizzate da FONDAZIONE ARENA, che sia stata approvata dall’Ufficio Commerciale e Marketing di FONDAZIONE ARENA.

2.2 I prodotti contrattuali commercializzati riguarderanno oggettistica e quant'altro costituisca oggetto di vendita in occasione di manifestazioni musicali e culturali ad eccezione di cibi e bevande. Entro il 31 marzo di ciascun anno contrattuale la natura, qualità, consistenza, composizione e confezione di tali prodotti, unitamente all’indicazione del prezzo finale al quale essi verranno collocati presso il pubblico, dovrà essere ritualmente comunicata ed approvata dall’Ufficio Commerciale e Marketing di FONDAZIONE ARENA prima di poter essere oggetto di vendita. Eventuali variazioni e/o integrazioni rispetto a quanto comunicato dovranno essere esplicitamente richieste e autorizzate in forma scritta tra le parti.

2.3 I prodotti di cui sopra, sia nel caso si tratti di merchandising ufficiale che non ufficiale (non riportante il logo di FONDAZIONE ARENA) dovranno essere originali e di alta qualità (anche nel caso di prodotti a basso costo) e dovranno altresì essere realizzati con materiali di alta qualità, nel rispetto delle normative CE; dovrà essere prestata inoltre attenzione alle fonti di produzione; è preferibile l’offerta di prodotti eco-compatibili, idonei al riciclo e al riutilizzo.

2.4 In nessun caso sarà ammissibile la vendita di prodotti non specificamente approvati da FONDAZIONE ARENA.

2.5 L’aggiudicatario si impegna, a proprio rischio e sotto la propria responsabilità, a vendere, far vendere, distribuire gratuitamente o dietro corrispettivo, per conto proprio o di terzi, direttamente o a mezzo di altri soggetti, di agenti e rappresentanti, ai consumatori finali ovvero ai rivenditori, concessionari, intermediari, i prodotti contrattuali (contrassegnati o meno dal marchio Arena) nei luoghi contrattuali, in Italia o all'estero. Resta comunque inteso che l'interlocutore unico di FONDAZIONE ARENA sarà sempre l’aggiudicatario.

2.6 FONDAZIONE ARENA si riserva altresì la possibilità di produrre o far produrre degli articoli che affiderà all’aggiudicatario da commercializzare dietro riconoscimento di un corrispettivo da calcolarsi sul prezzo finale di vendita che sarà oggetto di separato accordo, purchè ciò non comporti pregiudizio espositivo per la commercializzazione dei prodotti oggetto di questo capitolato e non generi concorrenzialità con gli stessi.

2.7 L’aggiudicatario si obbliga, fatte salve le diverse eventuali indicazioni da parte di FONDAZIONE ARENA, a mantenere aperti gli esercizi indicati all’Art. 6.2 almeno durante i mesi di giugno, luglio e agosto e, in ogni caso, fino al termine di ciascun Festival e, a sua discrezione, anche oltre tali giornate ed orari secondo le condizioni indicate dal sopracitato Art. 6.2.

2.8 Si indicano a titolo esemplificativo e non limitativo le categorie principali di oggetti (elencate in allegato A) da includere nell’esercizio: cartoleria, giochi, soprammobili, abbigliamento e gioielli, tessili da arredamento, oggetti d’arte applicata, strumenti e giochi didattici, libri sulla musica e sulla lirica, guide sui musei, sui monumenti, su Verona e sulle sue istituzioni.

2.9 L’aggiudicatario dovrà assumersi per intero l’onere della gestione del servizio descritto nel presente articolo.

ART. 3 - SERVIZIO EDITORIALE

3.1 FONDAZIONE ARENA metterà a disposizione dell’aggiudicatario, senza oneri e mantenendone il copyright, testi ed immagini relativi alle manifestazioni realizzate e a quelle da realizzarsi, per la produzione e vendita dei seguenti prodotti:

- cartoline, immagini varie, cd, dvd, manifesti;

- libretti d'opera;

- album fotografici;

- pubblicazioni riguardanti il Festival Lirico.

3.1.1 FONDAZIONE ARENA fornirà all’aggiudicatario il necessario supporto organizzativo e amministrativo per la realizzazione e commercializzazione di prodotti audiovisivi (CD, DVD ed eventuali altri supporti) favorendo il raggiungimento dell'accordo con gli artisti per l’acquisto dei diritti d’autore relativi alle produzioni oggetto di registrazione audio e audiovisiva.

I costi di produzione degli audiovisivi, così come ogni onere derivante dai connessi diritti di autore, saranno a carico dell’aggiudicatario. I compensi a favore di FONDAZIONE ARENA per tali prodotti saranno oggetto di separato accordo, fatto riferimento ai criteri di commercializzazione previsti all’art. 2 comma 2.6.

3.1.2 A FONDAZIONE ARENA competerà il "visto si stampi" per ciascuno dei prodotti indicati al punto 3.1 che precede che saranno realizzati dall’aggiudicatario e che dovranno essere portati in approvazione con almeno 15 giorni di preavviso. In assenza di tale "visto si stampi" l’aggiudicatario non potrà in alcun caso procedere con la produzione.

3.2 NUMERO UNICO E PROGRAMMI DI SALA. L’aggiudicatario dovrà obbligarsi a pubblicare a sue spese il volume denominato “Numero Unico” relativo al Festival Lirico dell’Arena di Verona e quello relativo alla Stagione del Teatro Filarmonico, con le caratteristiche e nel numero di copie concordate con FONDAZIONE ARENA.

3.2.1 L’aggiudicatario riceverà da FONDAZIONE ARENA tutti i contenuti (ad esempio articoli di critica e saggistica) da inserire nei due "Numeri Unici". Tale unica riserva di attività è inserita per garantire FONDAZIONE ARENA quale titolare della testata relativamente al contenuto delle pubblicazioni. Tale consegna avverrà nel rispetto dei tempi e termini di stampa.

3.2.2 La tiratura minima del Numero Unico per il Festival Areniano sarà di n. 12.000 copie. La tiratura minima del Numero Unico del Teatro Filarmonico sarà di n. 3.000 copie.

3.2.3 L’aggiudicatario garantirà la distribuzione dei due Numeri Unici, trattenendone i proventi, non solo durante le manifestazioni, ma anche presso tutte le edicole e/o i negozi specializzati della città, della provincia di Verona e del territorio nazionale.

3.2.4 Il prezzo di vendita delle pubblicazioni realizzate dall’aggiudicatario (“Numeri Unici”) e dei Programmi di Sala della Stagione di Opera al Teatro Filarmonico, dovrà essere concordato di anno in anno con FONDAZIONE ARENA.

3.2.5 L’aggiudicatario provvederà alla raccolta pubblicitaria, della quale tratterrà i proventi. Nel caso del “Numero Unico” relativo al Festival Lirico, le inserzioni raccolte potranno essere inserite nella pubblicazione solo se posizionate nel rispetto dei testi e non lesive dell'immagine di FONDAZIONE ARENA e non potranno occupare, comunque, più di n. 40 facciate (cioè 20 fogli), oltre alla 2^, 3^, 4^ di copertina ed eventuale sovracopertina, per ciascun numero della pubblicazione. L’aggiudicatario riserverà a FONDAZIONE ARENA sul numero Unico del Festival areniano un numero massimo di 20 facciate (10 fogli) interne gratuite per pubblicità istituzionale o dei propri Sponsor. Tali facciate non saranno conteggiate nelle 40 facciate a disposizione dell’aggiudicatario. Per il “NUMERO UNICO” del Teatro Filarmonico, nel quale saranno a disposizione n.10 facciate (cioè 5 fogli) gratuiti per la pubblicità istituzionale o degli sponsor di FONDAZIONE ARENA, la quantità massima di inserzioni pubblicitarie sarà di n. 20 facciate (cioè 10 fogli). Qualora FONDAZIONE ARENA abbisognasse di ulteriori pagine pubblicitarie sulle pubblicazioni sopra descritte l’Aggiudicatario si impegna a concederle al prezzo speciale di:

- 500,00 euro oltre IVA cad. per il Numero Unico Arena

- 250,00 euro oltre IVA cad. per il Numero Unico Filarmonico

3.2.6 A FONDAZIONE ARENA competerà il "visto si stampi" per ciascuna edizione dei Numeri Unici.

3.2.7 L’aggiudicatario dovrà obbligarsi a prendere atto delle condizioni di mercato ottenibili da FONDAZIONE ARENA presso la tipografia concessionaria di FONDAZIONE ARENA e, a parità di condizioni applicate, ad avvalersi del lavoro della stessa per le attività tipografiche relative ai prodotti rinvenienti dal presente capitolato.

3.2.8 L’aggiudicatario assumerà la qualità di editore dei due Numeri Unici per tutta la durata dell’appalto. FONDAZIONE ARENA dovrà essere indicata sulla pubblicazione quale titolare della testata e nominerà il coordinatore editoriale. L’aggiudicatario dovrà osservare nella pubblicazione tutti gli adempimenti previsti dalla L. 47/48 e dalla normativa sulla stampa in genere.

3.2.9 L’aggiudicatario farà avere a FONDAZIONE ARENA, gratuitamente per usi interni,

n. 2.000 copie di ciascuna edizione del Numero Unico del Festival Lirico, e n. 400 copie di quello realizzato per gli spettacoli delle Stagioni Liriche e Sinfoniche del Teatro Filarmonico.

3.2.10 Qualora FONDAZIONE ARENA decidesse, a suo insindacabile giudizio, di non realizzare il volume del Numero Unico relativo alla Stagione al Teatro Filarmonico, l’aggiudicatario dovrà realizzare a proprie spese il Programma di Sala per ciascuna delle opere liriche programmate, entro il numero massimo di 7 produzioni per ogni stagione di programmazione. Il Programma di Xxxx dovrà avere le caratteristiche editoriali come da esempi in allegato, nel numero di copie da concordarsi di volta in volta e orientativamente comprese tra le 750 e 1.500 copie per titolo. Per i Programmi di Sala, nei quali saranno a disposizione 6 facciate (cioè 3 fogli) gratuite per la pubblicità istituzionale di FONDAZIONE ARENA, la quantità e il posizionamento di pubblicità dovrà essere definito, concordato e approvato da FONDAZIONE ARENA. Per ciascun Programma di Sala l’aggiudicatario fornirà a FONDAZIONE ARENA gratuitamente 120 copie omaggio ad esclusione della prima serata di ogni stagione di ciascun anno contrattuale dove le copie omaggio fornite saranno 200.

3.3 Nel caso FONDAZIONE ARENA ravvisasse la necessità di affidare la stampa e/o edizioni di volumi e/o altre pubblicazioni relativi all’attività svolta in Arena, al Teatro Filarmonico e/o anche in sedi diverse da quelle del servizio di cui al presente articolo, l’aggiudicatario potrà esercitare il diritto di prelazione sulla migliore offerta.

3.4 La prelazione non sarà esercitabile dall’aggiudicatario nei casi in cui i prodotti extracontrattuali di cui al punto 3.3 che precede siano destinati a distribuzione gratuita, così come nei casi in cui il diritto di prelazione sia in conflitto con i diritti acquisiti da terzi per la pubblicazione delle opere prodotte dall’autore incaricato dalla FONDAZIONE ARENA. Per i criteri della eventuale commercializzazione da parte dell’aggiudicatario si fa richiamo a quanto previsto all’art. 2, punti 5 e 6.

ART. 4 - AUTORIZZAZIONI E LICENZE

L’aggiudicatario sarà responsabile in proprio della regolarità amministrativa, fiscale, previdenziale e contributiva del suo operato. Esso si impegna al rispetto della normativa in vigore compresa quella sul "DIRITTO D'AUTORE" e solleva FONDAZIONE ARENA da ogni responsabilità al riguardo. L’aggiudicatario si impegna a tenere indenne e sollevare FONDAZIONE ARENA da qualsivoglia pregiudizio che la sua attività dovesse arrecare durante la vigenza dell’appalto in oggetto e nei cinque anni successivi alla scadenza della stessa, anche da parte di terzi per asserita violazione di norme sulla concorrenza.

ART. 5 – MARCHIO

5.1 FONDAZIONE ARENA metterà a disposizione dell’aggiudicatario il proprio logo grafico ad uso commerciale per la durata del presente appalto.

5.2 L’aggiudicatario potrà trattare eventuali accordi di licensing del marchio, che dovranno essere comunque valutati, concordati e approvati da FONDAZIONE ARENA e saranno oggetto di accordo separato.

ART. 6 – STRUTTURE E CANALI DI VENDITA

6.1 I servizi in oggetto dovranno svolgersi all'interno e/o nelle immediate vicinanze dell'anfiteatro Arena e del Teatro Filarmonico di Verona. I punti vendita dovranno caratterizzarsi per il legame dei prodotti offerti con l’attività svolta da FONDAZIONE ARENA nonché per il legame con la città di Verona.

6.2 FONDAZIONE ARENA concederà alla ditta aggiudicataria un arcovolo dell’anfiteatro Arena per l'allestimento del punto vendita; l’aggiudicatario dovrà farsi carico delle necessarie licenze e/o permessi ed attenersi scrupolosamente alle direttive impartite dalla Direzione di FONDAZIONE ARENA e/o dal Comune di Verona. La concessione si intenderà a titolo gratuito limitatamente al periodo del Festival lirico, ovvero dal primo all’ultimo giorno di Festival di ciascun anno contrattuale. Per le aperture nel periodo antecedente e successivo al Festival il canone di affitto per lo spazio di vendita e il relativo magazzino è quantificato in € 100,00 oltre IVA per ciascuna giornata di apertura. L’aggiudicatario dovrà comunicare per iscritto a FONDAZIONE ARENA i periodi di apertura che intende osservare per lo shop entro il 1 marzo di ciascun anno contrattuale. Eventuali variazioni e/o integrazioni rispetto a quanto comunicato dovranno essere esplicitamente richieste e autorizzate in forma scritta tra le parti.

6.3 L’allestimento dello spazio sarà interamente a carico dell’aggiudicatario. Il progetto di allestimento e arredamento dell'arcovolo dovrà essere preventivamente approvato da FONDAZIONE ARENA.

6.4 L’aggiudicatario dovrà provvedere alla diligente manutenzione degli spazi assegnati e non dovrà apportare alcuna modifica alle strutture e agli impianti senza la preventiva autorizzazione di FONDAZIONE ARENA.

6.5 FONDAZIONE ARENA metterà a disposizione dell’aggiudicatario uno spazio in Arena o nelle immediate vicinanze dell'anfiteatro ad uso magazzino.

6.6 L’aggiudicatario si impegnerà a realizzare, a propria cura e spese entro 3 mesi dall’assegnazione, un sito Internet dedicato alla vendita dei prodotti contrattuali. Tale sito sarà gestito sul piano commerciale, contabile ed amministrativo direttamente dall’aggiudicatario anche in relazione alle procedure necessarie per i pagamenti del commercio elettronico. Al sito si accederà anche tramite un link opportunamente evidenziato sul sito ufficiale di FONDAZIONE ARENA. Il sito dovrà essere realizzato secondo le indicazioni grafiche e funzionali fornite da FONDAZIONE ARENA in coerenza con il sito istituzionale xxx.xxxxx.xx . Il dominio internet del sito da dedicare alla vendita di prodotti di merchandising verrà indicato direttamente da FONDAZIONE ARENA che ne deterrà la proprietà e i costi di registrazione mentre i costi di mantenimento e hosting saranno interamente a carico dell’aggiudicatario. Al termine del periodo contrattuale, l’utilizzo del dominio tornerà nell’esclusiva disponibilità di FONDAZIONE ARENA e il sito web continuerà ad essere di proprietà di FONDAZIONE ARENA. Inoltre, tutto il software sviluppato dall’aggiudicatario nel corso dell’appalto rimarrà di proprietà di FONDAZIONE ARENA, che potrà alla scadenza dell’appalto procedere al riuso del software sviluppato. A tal fine l’aggiudicatario dovrà consegnare 30 giorni prima della scadenza dell’appalto, ovvero della risoluzione del contratto, il backup completo del sistema realizzato, tutti i file sorgente aggiornati del software sviluppato, la documentazione completa dello stesso secondo gli standard internazionali di riferimento e un dettagliato manuale di uso e manutenzione sia a livello utente che amministratore di sistema.

6.7 L’aggiudicatario rendiconterà a FONDAZIONE ARENA con cadenza e modalità da definirsi tra le parti successivamente i prodotti venduti attraverso il canale online (quantità, tipologia, ricavi, ecc.).

ART. 7 - PERSONALE

7.1 L’aggiudicatario dovrà provvedere al servizio di vendita con il proprio personale, in misura sufficiente da garantire il perfetto funzionamento del servizio. La Direzione di FONDAZIONE ARENA si riserva il diritto di intervenire sulla determinazione del numero di persone impiegate.

7.2 Ad ogni manifestazione dovrà essere presente un responsabile dell’aggiudicatario e/o un suo delegato con poteri decisionali.

7.3 Il personale dovrà essere di gradimento di FONDAZIONE ARENA e munito di apposita divisa che dovrà essere approvata dalla Direzione di FONDAZIONE ARENA. Il personale dovrà essere altresì munito di targhetta di riconoscimento apposta sulla divisa in modo da essere ben visibile. FONDAZIONE ARENA si riserva la facoltà di chiedere la sostituzione del personale che non risultasse di suo gradimento e di allontanare coloro che arrecassero disturbo allo spettacolo, agli spettatori, al personale di FONDAZIONE ARENA, al decoro di FONDAZIONE ARENA stessa.

7.4 L’aggiudicatario sarà responsabile del trattamento economico-previdenziale del personale previsto, di cui alla normativa vigente, e del rispetto della normativa in materia di sicurezza ed igiene sul luogo di lavoro, sollevando FONDAZIONE ARENA da ogni e qualunque responsabilità.

7.5 L’aggiudicatario sarà responsabile dei versamenti dovuti.

7.6 Ogni responsabilità per danni a cose e/o persone che si dovessero verificare nell'espletamento del contratto e in conseguenza dello stesso rimarrà a carico dell'aggiudicatario.

ART. 8 - CONDIZIONI ECONOMICHE

8.1 A fronte dell’appalto del servizio di produzione e vendita di oggettistica e del servizio editoriale , l’aggiudicatario corrisponderà a FONDAZIONE ARENA le seguenti somme:

- minimo garantito annuo di Euro 200.000,00 (duecentomila) IVA esclusa;

- royalty minima del 10% al netto di I.V.A. sugli importi realizzati oltre il raggiungimento del fatturato di Euro 400.000,00 I.V.A. compresa.

8.2 La Ditta aggiudicataria dovrà garantire la quota del minimo garantito annuo quantificata in Euro 200.000,00 (duecentomila) prestando una fideiussione, del medesimo importo (Euro 200.000,00) valida fino al 31 dicembre 2018, escutibile a prima richiesta.

ART. 9 : PAGAMENTI

9.1 Minimo garantito annuo: verrà versato in due rate di Euro 100.000,00 (centomila) + IVA ciascuna, come di seguito indicato:

1^ rata entro e non oltre il 31 luglio 2018; 2^ rata entro e non oltre il 30 ottobre 2018

9.2 L’eventuale percentuale di royalty maturata sul fatturato verrà versata a FONDAZIONE ARENA entro il 31 dicembre 2018.

9.3 In caso di mancato pagamento da parte dell’aggiudicatario anche di una sola rata o parte di essa, così come nel caso di mancato pagamento della royalty spettante oltre il canone minimo garantito, FONDAZIONE ARENA sarà autorizzata a risolvere di diritto il contratto e ad escutere la fideiussione bancaria rilasciata, ferma restando la facoltà di agire per il risarcimento del danno.

9.4 In nessun caso potranno essere accettate decurtazioni di importi a compensazione di fatture e/o pagamenti.

ART. 10: INVIO DOCUMENTAZIONE - RENDICONTAZIONI

10.1 L’aggiudicatario si obbliga a fornire a FONDAZIONE ARENA entro il 10 novembre 2018 - fatto salvo il diritto in capo a FONDAZIONE ARENA di richiedere rendicontazioni parziali previo avviso di dieci giorni - il rendiconto del fatturato realizzato, con evidenziazione dei singoli prodotti.

10.2 Per ciascun evento realizzato da FONDAZIONE ARENA, l’aggiudicatario fornirà i dati riassuntivi statistici finalizzati alla migliore comprensione dei risultati commerciali conseguiti.

10.3 FONDAZIONE ARENA avrà comunque il diritto di contestare i singoli rendiconti e di richiedere chiarimenti all’aggiudicatario, così come quello di ottenere su semplice richiesta i documenti necessari ad effettuare le opportune verifiche.

10.4 FONDAZIONE ARENA sarà tenuta al massimo riserbo a favore dell’aggiudicatario su tutti i documenti dalla stessa prodotti.

10.5 L'eventuale contestazione di un rendiconto da parte di FONDAZIONE ARENA non potrà mai essere addotto dall’aggiudicatario come motivo per sospendere il pagamento a FONDAZIONE ARENA di quanto dovuto.

IL SOVRINTENDENTE

ALLEGATO A

Libretti d'opera Profumo

Poster Fotografie

Cartoline Libri

Calendario Segnalibro

Compact disc Portacandele

Binocoli Piattino

Piletta Posacenere

Lucine Statuine

Ventaglio Accendini

Spilla Carte da gioco

Portachiavi Anello

Sacca Pendagli

Impermeabili Righelli

T-Shirts Rubrica telefonica

Polo Album foto

Cappellino Quaderni

Magneti Scatola corrispondenza

Borse Biglietti auguri

Orologio (non di pregio) Portadocumenti

Marsupio Zaino

Portafogli Tazza

Bicchieri Grembiule

Tovaglietta Bavaglino

Xxxxxx Xxxxx

Felpa Calze

Lacci oggettistica varia

Fascia sport