CONTRATTO PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
CONTRATTO PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
tra
INFOCAMERE - SOCIETA' CONSORTILE DI INFORMATICA DELLE CAMERE DI COMMERCIO ITALIANE PER AZIONI (per
brevità in seguito anche solo “InfoCamere”), con sede a Roma Via G.B. Morgagni n.13, PEC xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx, iscritta presso il Registro delle Imprese di Roma con il seguente numero di codice fiscale 02313821007 e iscritta presso la Camera di Commercio di Roma con il numero REA RM-804877, in persona del suo Direttore Generale, Xxxx. Xxxxx Xxxxxx, e del Responsabile del Servizio di conservazione, Xxxx. Xxxxxxx Xxxxxx;
e
CAMERA DI COMMERCIO, INDUSTRIA, AGRICOLTURA ED
ARTIGIANATO DI [●] (di seguito denominata anche “Ente produttore”), con sede in [●], Via [●], PEC [●], in persona del proprio Segretario Generale, [●], e del Responsabile della conservazione, [●],
di seguito congiuntamente anche “le Parti”
Premesso che
A) il D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i. (Codice dell’Amministrazione Digitale) ha previsto, all’art. 43, che “i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, (…) sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell' articolo 71” e, all’art. 44, che il sistema di conservazione deve assicurare “a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 0, xxx x.X.X. 00
xxxxxxxx 0000, x. 000; b) l'integrità del documento; c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto”;
B) con D.P.C.M. 3 dicembre 2013 sono state adottate le regole tecniche in materia di sistema di conservazione, in base alle quali le Pubbliche Amministrazioni, che intendono affidare a soggetti esterni il sistema di conservazione, o parte di esso, devono avvalersi di conservatori accreditati ai sensi dell’art. 44-bis del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e stipulare con essi apposito contratto o convenzione di servizio;
C) InfoCamere è la società consortile di informatica in house delle Camere di Commercio italiane che ha il compito di approntare, organizzare e gestire nell’interesse e per conto delle Camere di Commercio e con criteri di economicità gestionale, un sistema informatico nazionale, anche ai sensi dell’art. 8 della legge 29 dicembre 1993 n. 580 e successive modifiche/integrazioni, e delle relative disposizioni attuative, in grado di trattare e distribuire in tempo reale, anche a soggetti terzi, atti, documenti e informazioni che la legge dispone siano oggetto di pubblicità legale o di pubblicità notizia o che comunque scaturiscano da registri, albi, ruoli, elenchi e repertori tenuti dalle Camere di Commercio.
InfoCamere, avvalendosi del proprio apparato informatico, può inoltre, provvedere a favore dei propri soci allo svolgimento di attività di gestione e di elaborazione dati, di consulenza e di assistenza informatica, nonché di fornitura di prodotti e di servizi anche informatici e di collegamento telematico miranti ad ottimizzare l’efficienza funzionale del sistema;
D) nell’ambito delle proprie attività istituzionali, la Camera di Commercio (Ente produttore) intende affidare ad InfoCamere il servizio di conservazione a norma di documenti informatici e loro aggregazioni documentali informatiche con i metadati a essi associati, contenuti nei pacchetti di versamento trasmessi;
E) a tal fine, InfoCamere, con provvedimento AGID n. 11184 del 05/10/2015, è stata iscritta nell’apposito elenco dei conservatori accreditati previsti dall’art. 44-bis del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82;
F) le Parti intendono, pertanto, stipulare apposito contratto, ai sensi dell’art. 6, comma 7, D.P.C.M. 3 dicembre 2013, per disciplinare i reciproci diritti ed obblighi inerenti il servizio di conservazione dei predetti documenti informatici.
Tutto ciò premesso, tra le Parti come in epigrafe indicate si conviene e si stipula quanto segue
Articolo 1 Premesse
1. Le precedenti premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente contratto.
Articolo 2 Definizioni
1. Ai fini del presente contratto si intendono per:
Ente produttore: la Camera di Commercio che produce il Pacchetto di versamento;
Conservatore accreditato: soggetto che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza;
InfoCamere S.c.p.A.: la società consortile di informatica in house delle Camere di Commercio italiane iscritta nell’elenco dei conservatori accreditati previsti dall’art. 44-bis del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82; Responsabile della conservazione: soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’art. 7 comma 1, del D.P.C.M. 3 dicembre 2013; Manuale di conservazione dell’Ente produttore: strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici, ai sensi dell’art. 8 del
D.P.C.M. 3 dicembre 2013, predisposto dall’Ente produttore in conformità con le Specifiche tecniche ed il Manuale di conservazione di InfoCamere; Manuale di conservazione di InfoCamere: strumento che descrive gli aspetti organizzativi, di processo e infrastrutturali del Servizio di conservazione svolto da InfoCamere, pubblicato nel sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale, che - unitamente alle specifiche tecniche di cui al successivo punto - costituisce parte integrante e sostanziale del presente contratto;
Specifiche tecniche: documento che descrive gli aspetti tecnici del sistema di conservazione messo a disposizione da InfoCamere e pubblicato nel portale web xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx, che – unitamente al Manuale di conservazione di InfoCamere - costituisce parte integrante e sostanziale del presente contratto;
Pacchetto di versamento: pacchetto informativo inviato dall’Ente produttore al sistema di conservazione gestito da InfoCamere secondo un formato predefinito e concordato, descritto nel Manuale di conservazione dell’Ente produttore;
Pacchetto di archiviazione: pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche
contenute nell’allegato 4 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 e secondo le modalità riportate nel Manuale di conservazione dell’Ente produttore; Pacchetto di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione gestito da InfoCamere, in risposta ad una richiesta di accesso ad uno o più documenti informatici conservati, secondo le modalità riportate nel Manuale di conservazione dell’Ente produttore;
Servizio di conservazione: attività di conservazione dei documenti informatici in conformità all’art. 44 D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. ed alle regole tecniche di cui al D.P.C.M. 3 dicembre 2013.
Articolo 3 Oggetto
1. L’Ente produttore affida ad InfoCamere, che accetta, il servizio di conservazione a norma di documenti informatici e loro aggregazioni documentali informatiche con i metadati a essi associati, contenuti nei pacchetti di versamento trasmessi. Sono esclusi da questo contratto i documenti informatici appartenenti alle serie “ Delibere, Determinazioni e rispettivo repertorio” e “Verbali di seduta” così come definiti dal Xxxxxxx di Gestione del Protocollo informatico della Camera di Commercio di Lucca nonché dati e documenti informatici che non siano o generati o gestiti da applicativi di Infocamere. La Camera di Commercio di Lucca si riserva di proporre l'estensione del presente oggetto sulla base delle nuove norme tecniche e dell'attuazione del programma di adeguamento al Codice dell'amministrazione digitale.
Articolo 4 Modalità di esecuzione
1. InfoCamere svolgerà le attività di cui al presente contratto con la diligenza professionale richiesta dalla natura, dall’oggetto e dalla tipologia
dell’attività espletata, nel pieno rispetto ed in conformità di tutte le disposizioni legislative e regolamentari vigenti, del Manuale di conservazione dell’Ente produttore e del Manuale di conservazione e delle Specifiche tecniche predisposte da InfoCamere.
Le modalità di svolgimento del servizio oggetto del presente contratto sono contenute più specificatamente nel Manuale di conservazione dell’Ente produttore e nel Manuale di conservazione e nelle Specifiche tecniche predisposte da InfoCamere, che contengono, in particolare, la descrizione del processo di conservazione, l’indicazione delle tipologie di unità documentarie sottoposte a conservazione, nonché il dettaglio dei relativi metadati.
2. Nell’esecuzione del presente contratto, le Parti si conformeranno alle norme vigenti in materia di continuità operativa e di soluzioni di disaster recovery delle Pubbliche Amministrazioni, nonché ai relativi piani predisposti dall’Ente produttore ai sensi dell’art.50-bis D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82.
Articolo 5 Obblighi delle Parti
1. InfoCamere si impegna a svolgere le attività di conservazione affidate dall’Ente produttore ed in particolare:
i) gestione del processo di conservazione, in conformità con la normativa vigente e con quanto descritto nel Manuale di conservazione dell’Ente produttore e nel Manuale di conservazione e nelle Specifiche tecniche predisposte da InfoCamere;
ii) generazione del rapporto di versamento secondo le modalità previste nel Manuale di conservazione dell’Ente produttore;
iii) generazione e sottoscrizione del Pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal Manuale di conservazione dell’Ente produttore;
iv) monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
v) verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
vi) adozione delle misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adozione di analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
vii) produzione dei duplicati informatici secondo quanto previsto dal Manuale di conservazione dell’Ente produttore;
viii) adozione delle misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
ix) assistenza agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza.
2. InfoCamere si impegna inoltre a predisporre e tenere aggiornate le Specifiche tecniche pubblicate sul portale xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx, dando comunicazione sul portale medesimo delle eventuali modifiche.
3. InfoCamere garantisce all’Ente produttore la facoltà di richiedere in ogni momento la produzione di pacchetti di distribuzione, assicurando così la restituzione dei duplicati informatici dei documenti conservati e delle relative evidenze informatiche che comprovano la corretta conservazione degli stessi.
4. L’Ente produttore si impegna a predisporre ed a mettere a disposizione di InfoCamere, entro e non oltre 90 giorni dalla sottoscrizione del presente
contratto, il Manuale di conservazione ed i documenti previsti dalla normativa vigente, curandone il relativo aggiornamento.
5. L’Ente produttore potrà modificare il Manuale di conservazione, dandone preavviso ad InfoCamere almeno 30 giorni prima. In tal caso, InfoCamere avrà facoltà di recedere dal presente contratto con le modalità di cui al successivo art. 8.
6. L’Ente produttore si impegna a trasmettere i documenti informatici e le loro aggregazioni nei modi e nelle forme definite nel Manuale di conservazione dell’Ente e nelle Specifiche tecniche, garantendone l’autenticità e l’integrità nelle fasi di produzione e di archiviazione corrente, effettuata nel rispetto delle norme sulla produzione e sui sistemi di gestione dei documenti informatici. In particolare, l’Ente produttore garantisce che il trasferimento dei documenti informatici venga realizzato utilizzando formati compatibili con la funzione di conservazione e rispondenti a quanto previsto dalla normativa vigente.
7. L’Ente produttore è tenuto a comunicare ad InfoCamere il nominativo del Responsabile della conservazione di volta in volta designato.
Articolo 6
Modifica e sospensione del servizio
1. InfoCamere ha facoltà di modificare, in qualsiasi momento, le caratteristiche e le modalità tecniche di fruizione del servizio, anche in virtù dell’eventuale mutamento delle disposizioni normative applicabili in materia, dandone comunicazione mediante pubblicazione presso apposita sezione informativa del portale web, almeno 14 giorni prima.
2. Fermo restando il rispetto degli obblighi previsti dalla normativa vigente, InfoCamere potrà sospendere temporaneamente le attività di cui al presente contratto per procedere alla manutenzione di impianti ed altre
apparecchiature necessarie all’esecuzione dei servizi stessi, dandone comunicazione mediante pubblicazione presso apposita sezione informativa del portale web, con un preavviso non inferiore a 7 giorni. In caso di urgente necessità di effettuare interventi non programmati agli impianti, InfoCamere ha facoltà di sospendere i servizi di cui al presente contratto con preavviso di 1 giorno, comunicato mediante pubblicazione presso apposita sezione informativa del portale web.
Articolo 7 Responsabilità
1. InfoCamere svolge esclusivamente il ruolo di conservatore accreditato in conformità a quanto previsto dalla normativa vigente, nonché dal Manuale di conservazione e dalle Specifiche tecniche predisposte da InfoCamere stessa, restando del tutto estranea al contenuto dei documenti oggetto di conservazione.
2. InfoCamere non può in alcun modo rispondere di eventuali anomalie nella gestione di procedimenti amministrativi, di inesattezze o errori contenuti nei documenti ricevuti, gestiti e conservati tramite il servizio oggetto del presente contratto. InfoCamere, altresì, non risponde in caso di scorretto utilizzo del sistema di conservazione da parte dell’Ente produttore.
3. E’ fatto divieto all’Ente produttore di utilizzare il Servizio prestato da InfoCamere al fine di trasmettere documenti informatici che:
- siano in contrasto o violino diritti di proprietà intellettuale, segreti commerciali, marchi, brevetti o altri diritti di proprietà di terzi;
- in ogni caso, siano in contrasto con le disposizioni normative e/o regolamentari vigenti.
4. In aggiunta a quanto previsto al precedente art. 6, InfoCamere si riserva di sospendere il servizio, ovvero di impedire l'accesso ai documenti conservati, dandone apposita comunicazione all’Ente produttore qualora venga avanzata espressa richiesta in tal senso da un organo giurisdizionale o amministrativo competente in materia in base alle norme vigenti.
5. InfoCamere non assume alcuna obbligazione né presta alcuna garanzia che non sia espressamente prevista nel presente contratto e nei relativi allegati.
6. Salvo i casi di dolo o colpa grave, InfoCamere non risponde per eventuali ritardi o inadempimenti nell’espletamento delle attività oggetto del presente contratto che non siano ad essa direttamente imputabili.
Articolo 8 Durata e Recesso
1. Il presente contratto e avrà durata dalla data della sua sottoscrizione sino al 31 dicembre 2018 a meno che la Camera di Commercio di Lucca, una volta ricevuta la comunicazione ufficiale dei costi da Infocamere scpa, non li ritenga, anche sulla base di un'indagine di mercato, non congrui e lo comunichi ad Infocamere scpa. Nel caso Infocamere scpa riceva comunicazione via pec circa l'avverarsi della condizione sopra detta, il presente contratto cessa immediata i suoi effetti ai sensi dell'art. 1360 secondo comma del codice civile. Il presente contratto non è tacitamente rinnovabile.
2. Salvo quanto previsto al precedente art. 5, comma 5, entrambe le Parti possono recedere in qualsiasi momento dal presente contratto, previa comunicazione da inviarsi, a mezzo PEC, con preavviso di almeno 30 giorni.
Articolo 9
Interoperabilità e trasferibilità ad altri conservatori
1. Nel caso di recesso ai sensi del precedente articolo 8 o comunque di cessazione del presente contratto per qualsiasi causa, InfoCamere è tenuta a mettere a disposizione dell’Ente produttore i pacchetti di archiviazione in formato UniSincro sul sistema di conservazione, secondo modalità e tempi comunicati da InfoCamere entro 14 giorni dalla comunicazione di recesso o cessazione del presente contratto.
2. A garanzia della interoperabilità e trasferibilità ad altri conservatori dei documenti informatici dell’Ente produttore, InfoCamere rende quindi disponibile un Pacchetto di distribuzione che coincide con il Pacchetto di archiviazione.
3. Al termine delle attività di trasferimento ad altro conservatore e solo dopo le opportune verifiche - effettuate da entrambe le Parti e svolte di concerto tra le stesse - di corretto svolgimento delle predette attività, InfoCamere provvederà all’eliminazione dal proprio sistema di conservazione di tutti gli oggetti trasferiti e di tutti gli elementi riferiti all’Ente produttore. Nel caso in cui l’Ente produttore non proceda o non completi, per qualsiasi motivo, il versamento, ovvero non voglia procedere, di concerto con InfoCamere, alle verifiche di cui sopra, nei termini indicati nella comunicazione di cui al primo comma del presente articolo, InfoCamere comunicherà all’Ente produttore un termine perentorio entro cui completare le attività, decorso il quale sarà legittimata ad operare l’eliminazione di tutti gli elementi riferiti all’Ente produttore.
Articolo 10 Oneri
1. Le attività di conservazione dei documenti informatici oggetto del presente contratto saranno remunerate nell’ambito dei servizi consortili a cui i medesimi documenti oggetto di conservazione afferiscono.
Articolo 11 Trattamento dei dati
1. L’Ente produttore, ai sensi dell’art.28 del D.Lgs.n.196/2003 e s.m.i., opera quale titolare del trattamento dei dati personali contenuti nei documenti dallo stesso prodotti, impegnandosi a tal fine a garantire la corretta esecuzione di tutti gli adempimenti prescritti a carico dello stesso dalla normativa vigente.
2. In conformità all’art. 6, comma 8, delle Regole tecniche, InfoCamere viene nominata quale responsabile esterno del trattamento dei dati conservati per conto del Titolare in base al presente contratto, ai sensi dall’art. 29 del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i..
3. In qualità di Responsabile del trattamento dei dati, InfoCamere opererà d’intesa con il Titolare del trattamento dei dati personali, nel rispetto delle istruzioni dallo stesso impartite, con garanzia di sicurezza e di riservatezza.
4. InfoCamere, in qualità di Responsabile del trattamento, in particolare si impegna a:
- fornire al Titolare, a semplice richiesta e con le modalità indicate da quest’ultimo, tutti i dati e le informazioni che consentano al Titolare medesimo di adempiere ai propri obblighi;
- curare che i dati personali oggetto del trattamento siano trattati in modo lecito e secondo correttezza, nel rispetto del D.Lgs.n.196/2003 e s.m.i. e del relativo allegato B;
- adottare tutte le misure di sicurezza che siano idonee a ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati conservati, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito;
- compiere tempestivamente quanto necessario per conformarsi a richieste pervenute dal Garante o dall’Autorità Giudiziaria o, comunque, dalle Forze dell’Ordine;
- segnalare tempestivamente al Titolare eventuali violazioni di dati personali (c.d. data-breach) che si dovessero verificare con riferimento al sistema di conservazione, al fine di permettere all’Ente produttore di effettuare la comunicazione al Garante secondo le prescrizioni del Provvedimento del 2 luglio 2015;
- provvedere alla nomina degli Incaricati del trattamento e degli Amministratori di Sistema ai sensi del Provvedimento del Garante del 27 novembre 2008, impartendo agli stessi le istruzioni necessarie ed opportune al fine di garantire la riservatezza dei dati ed, in generale, il rispetto della normativa vigente;
- in generale, prestare la più ampia e completa collaborazione al Titolare al fine di compiere tutto quanto sia necessario ed opportuno per il corretto espletamento dell'incarico nel rispetto della normativa vigente.
5. Nel caso di recesso ai sensi del precedente articolo 8 o comunque di cessazione del presente contratto per qualsiasi causa, la designazione di InfoCamere a Responsabile esterno del trattamento dei dati personali decade automaticamente.
Articolo 12 Lavoro e sicurezza
1. InfoCamere si impegna ad uniformarsi alla normativa vigente in materia di lavoro, igiene, previdenza sociale e sicurezza sul lavoro, con particolare
riferimento alle disposizioni contenute nel D.Lgs. 81/2008 e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Ai sensi del citato X.Xxx. 81/08, si dichiara che i costi da interferenza relativi alla sicurezza ammontano a Euro 0,00 (Euro zero/00), trattandosi di attività per la quale non è prevista l’esecuzione presso i locali di proprietà dell’Ente Produttore.
Articolo 13 Disposizioni finali
1. Tutte le comunicazioni tra le Parti inerenti il presente contratto saranno eseguite all’indirizzo PEC indicato in epigrafe.
2. Qualunque modifica del presente contratto non potrà avere luogo e non potrà essere approvata che mediante atto scritto.
3. Le Parti si danno reciprocamente atto che, qualora una o più clausole contenute nel presente contratto dovessero essere ritenute nulle o comunque inefficaci, tale nullità o inefficacia non determinerà l’invalidità integrale del presente contratto.
4. Qualsiasi controversia che dovesse insorgere tra le Parti in ordine alla validità, interpretazione, esecuzione e risoluzione del presente contratto, sarà preventivamente sottoposta al tentativo di mediazione, ai sensi del D.lgs. 28/2010 e s.m.i., presso il servizio di Conciliazione della Camera Arbitrale di Roma, il cui Regolamento si dichiara di conoscere ed accettare. In caso di esito negativo del tentativo di mediazione, le stesse controversie saranno devolute alla competenza esclusiva del foro di Roma, anche in deroga agli ordinari criteri di competenza.