CAPITOLATO TECNICO LOTTO B ESTERO
Ministero della Giustizia
Ente di assistenza per il personale dell’Amministrazione penitenziaria
CAPITOLATO TECNICO LOTTO B ESTERO
Gara comunitaria a procedura aperta per l’affidamento dell’appalto di servizi di organizzazione di viaggio relativi ai soggiorni estivi in Italia e soggiorni di studio all’estero da erogare in favore dei figli e orfani del personale dell’Amministrazione penitenziaria per le stagioni 2017-2019 con possibilità di ripetizione di servizi analoghi.
1. AMMINISTRAZIONE AGGIUDICATRICE :
Ente di Assistenza per il Personale dell’amministrazione Penitenziaria Codice Fiscale 96154220584 - Largo Xxxxx Xxxx, n. 2 – 00000 XXXX xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx successivamente denominato “EAP”
Indirizzo mail pec: xxxxxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxxxxxxxxx.xx - tel.06/000000000/2510.
2. CATEGORIA E DESCRIZIONE DEL SERVIZIO
CPV: 63511000-4 Organizzazione di viaggi tutto compreso
Soggiorni studio all’estero Lotto B
Sub Lotto B 1
• Soggiorni all'estero, per lo studio della lingua inglese, presso college localizzati nell’area di Londra – Inghilterra in favore di 300 giovani di età compresa tra i 14 e i 18 anni non compiuti alla data del rientro in Italia.
Numero pacchetti complessivi da aggiudicare: 300; fino a 3 turni di soggiorni a partire dal 1 luglio e da concludersi entro agosto.
Sub Lotto B 2
• Soggiorni all'estero, per lo studio della lingua inglese, presso college localizzati a Dublino – Irlanda in favore di 300 giovani di età compresa tra i 14 e i 18 anni non compiuti alla data del rientro in Italia.
Numero pacchetti complessivi da aggiudicare: 300; fino a 3 turni di soggiorni a partire dal 1 luglio e da concludersi entro agosto.
Sub lotto B 3
• Soggiorni negli Stati Uniti d’America, presso strutture/college localizzati sulla costa atlantica, da Boston a Miami, in favore di 80 giovani di età compresa tra i 18 e i 21 anni, che abbiano conseguito il diploma di scuola media superiore, finalizzati all’approfondimento della lingua inglese attraverso stage sulla cultura locale, organizzazione e funzionamento aziende, sulla conoscenza del territorio: attività utili a giovani che dovranno immettersi nel mondo del lavoro o intraprendere studi universitari, da effettuarsi nel mese di agosto in unico turno di 18 giorni a partire dal 1 agosto e da concludersi entro il 24 agosto di ogni stagione estiva.
Numero pacchetti complessivi da aggiudicare: 680
Dettaglio analitico delle aree geografiche di localizzazione college per lo studio della lingua inglese:
AREE | SUB LOTTO | NUMERO PACCHETTI |
Inghilterra: area di Londra | B1 | 300 |
Irlanda: Dublino | B2 | 300 |
TOTALE | 600 | |
Stati Uniti d’America | B3 | 80 |
TOTALE GENERALE | 680 |
L’EAP garantisce, per i sub lotti B1 e B2, l’aggiudicazione del pacchetto per un minimo di due turni di soggiorno, nei periodi di gradimento dell’EAP stesso.
L'EAP garantisce l'acquisto di un numero minimo di pacchetti pari all'80 % dei posti aggiudicati all'interno della struttura.
3. DEFINIZIONE DI PACCHETTO
Il pacchetto “tutto compreso”, presso strutture di terzi, è definito dal D. Lgs. N. 23 maggio 2011,
n. 79 ed è costituito dai seguenti elementi:
documenti di viaggio e gestione delle informazioni all’utenza, assistenza nelle fasi di viaggio e trasferimento, trasporto, accoglienza e ospitalità presso strutture di terzi, fornitura vitto, servizi accessori, organizzazione attività ricreative, culturali, sportive e di studio della lingua inglese, assicurazioni e assistenza sanitaria.
Le strutture da utilizzare dovranno corrispondere a standard qualitativi in modo da assicurare la corretta erogazione del servizio, sia per quanto riguarda il soggiorno, sia per quel che concerne lo studio e l’apprendimento della lingua.
Le strutture di accoglienza di terzi e le relative pertinenze fruibili dai ragazzi, oltre alla documentazione attestante la potabilità dell’acqua, dovranno risultare adeguate alla normativa di sicurezza vigente e riguardante, in particolare, la prevenzione incendi, la rispondenza alla regola
dell'arte degli impianti elettrici e di terra nonché a quella relativa all’eliminazione delle barriere architettoniche.
Durata dei pacchetti sub lotti B1 e B2: turni di quindici giorni e quattordici notti.
Durata del pacchetto Stati Uniti sub lotto B3 : turno unico di diciotto giorni compreso viaggio.
4. DETERMINAZIONE DEI COSTI DI TRASPORTO
Rispetto alla tratta interna del volo di andata e ritorno l’EAP riconoscerà la somma forfettaria di € 260,00 per passeggero.
Per eventuale tratta interna, di andata e ritorno effettuata con trasporto su gomma e/o treno l’EAP riconoscerà la somma forfettaria di € 70,00 per passeggero.
I giovani partecipanti possono provenire da ogni parte del territorio nazionale.
I centri di raccolta verranno concordati dalla società appaltatrice con il responsabile della sezione “attività sociali” dell’EAP.
5. SPESE
Tutte le attività, i servizi e/o i trasferimenti, a qualsiasi titolo previste nei soggiorni, che richiedessero la corresponsione di somme, dovranno essere prepagate dall’appaltatore. In nessun caso deve essere previsto il pagamento di somme da parte degli utenti per le attività e servizi compresi nell’offerta.
6. CALCOLO DELLE PRESENZE
Il pagamento complessivo sarà effettuato in relazione ai minori effettivamente presenti nel centro con esclusione quindi delle giornate di assenza di ospiti che abbiano lasciato il centro prima della scadenza prevista. Per queste giornate l’Eap corrisponderà una somma pari al 20% della quota pro-capite giornaliera concordata.
7. DESTINAZIONI “A RISCHIO”
Nel caso in cui la destinazione venga classificata “a rischio” dalle competenti autorità., l’EAP sosterrà le somme previste esclusivamente per il numero di giovani effettivamente partiti.
Qualora le località di partenza e destinazioni siano oggetto di eventi politici, sociali, sanitari e naturali che possano compromettere la sicurezza dei viaggiatori, l’EAP si riserva la facoltà, senza nulla riconoscere all’Impresa, di annullare l’organizzazione dei soggiorni studio o la sostituzione di uno più pacchetti con altri equivalenti situati in diversa località non “a rischio”.
8. PAGAMENTI
L’EAP provvederà all’emissione del mandato di pagamento secondo le seguenti scadenze e modalità:
IMPORTO MANDATO DI PAGAMENTO | Fatture presentate entro | Pagamento da effettuarsi entro |
40% dell’importo complessivo contrattuale | 15 gg. dall’inizio del 1° turno | 30 giorni emissione fattura |
40% sull’importo contrattuale del singolo turno effettuato | Ogni Fine turno | 30 giorni emissione fattura |
20% a saldo definitivo per la stagione entro 60 gg. lavorativi dalla conclusione delle verifiche. | ||
9. NO – SHOW
L’EAP riconoscerà una percentuale fino a un massimo del 2% del numero dei pacchetti aggiudicati nel relativo sub-lotto all’appaltatore, in relazione ad eventuali no – show (minori non presenti all’imbarco) derivanti da mancate partenze dei ragazzi, imputabili agli stessi o all’Eap debitamente documentati dall’appaltatore stesso, tramite cartaceo o ticket elettronico supportato da estratto conto IATA o altra fattura equivalente che ne dimostri l’effettivo pagamento.
10. VERIFICHE E CONTROLLI
L’EAP si riserva, con ampia ed insindacabile facoltà e senza che la società possa nulla eccepire, di effettuare verifiche e controlli circa la perfetta osservanza di tutte le disposizioni contrattuali.
Attraverso proprio personale provvederà all’organizzazione di azioni di monitoraggio, controllo e ispezione, in particolare presso gli aeroporti e presso le strutture.
Le ispezioni saranno svolte da personale dell’Eap. Al fine di consentire le azioni di monitoraggio, controllo e ispezione, tutti i documenti e le informazioni attinenti al servizio erogato dovranno essere immediatamente disponibili, ed esibiti o comunicati a semplice richiesta, presso le strutture ospitanti. A titolo meramente esemplificativo, dovranno essere disponibili i documenti relativi all’idoneità della struttura, alla conformità dei processi alimentari al protocollo HACCP, i curricula di tutto il personale, a qualsiasi titolo impiegato, ecc. Nessuna limitazione può essere opposta in relazione a questioni di garanzia della riservatezza dei dati personali, per il cui trattamento da parte dell’EAP sarà acquisito, a cura dell’aggiudicatario, ove necessario, il relativo consenso. Gli osservatori e ispettori dell’EAP potranno documentare eventuali criticità anche a mezzo di riprese fotografiche e video.
Per ciascun turno e per ciascuna struttura ospitante, dovrà essere prevista la presenza di un Osservatore, individuato dall’EAP, cui dovrà essere garantita l’organizzazione del viaggio e del soggiorno, con costi a carico del soggetto affidatario.
Al medesimo osservatore dovrà essere garantita l’ospitalità in camera singola di qualità adeguata, all’interno della struttura, la partecipazione alle attività organizzate, il vitto per l’intero soggiorno oltre l’uso esclusivo di un box office nel quale svolgere le funzioni richieste (uso del telefono, del fax, di un personal computer, con stampante e connessione internet).
Qualora dal controllo il servizio dovesse risultare non conforme agli accordi contrattuali, fermo il disposto degli articoli 11 e 12 del presente capitolato, l’Osservatore notificherà l’inadempimento e formulerà per iscritto le relative prescrizioni e le comunicherà con ogni mezzo all’appaltatore;
quest’ultimo dovrà provvedere ad eliminare le disfunzioni rilevate con ogni tempestività e comunque entro le 48 ore successive alla ricezione delle prescrizioni. Analoga facoltà di notifica di inadempimento, con formulazione di eventuali prescrizioni, è attribuita agli ispettori dell’EAP.
11. PENALI
Per ogni inadempienza agli obblighi contrattuali che, sia in corso d’opera sia all’esito delle verifiche effettuate a fine stagione, fosse riscontrata e contestata all’appaltatore, sarà irrogata una penale variabile dal 5% al 20% del prezzo complessivo pattuito relativo al turno nel quale l'inadempienza si è verificata.
L’EAP effettuerà contestazione scritta, trasmessa con ogni mezzo (fax, posta elettronica, pec etc.), qualora l’appaltatore non abbia sanato, entro le 48 ore di cui all’art. 10, ultimo comma, le inadempienze riscontrate o, alternativamente, vi abbia provveduto fuori termine. Analogamente, l’EAP potrà procedere a contestazioni a fine appalto sulla base delle risultanze acquisite.
L’appaltatore può, entro le successive quarantotto ore dalla contestazione, presentare le proprie controdeduzioni.
La misura della penale, viste le controdeduzioni della società, sarà stabilita dall’EAP in relazione all'entità delle infrazioni rilevate e alla loro frequenza.
Ciascuna penale sarà applicata con semplice comunicazione scritta e senza formalità particolari; il relativo importo sarà trattenuto dal corrispettivo dovuto a saldo e non ancora liquidato all’appaltatore o con escussione della fidejussione.
Nel caso di contestate gravi inadempienze, eccedenti il numero di tre, si applicherà il disposto dell’articolo 12 del presente capitolato.
L’applicazione delle penali non solleva l’appaltatore dalle responsabilità civili, amministrative e penali assunte con la sottoscrizione del contratto. E’ fatto pertanto salvo, in caso di applicazione delle penali, il diritto dell’EAP al risarcimento del maggior danno.
12. CLAUSOLA RISOLUTIVA ESPRESSA
In caso di grave inadempimento, ovvero in caso di inadempienze per fatti o atti ricadenti sul minore e/o maggiorenne partecipante, l’EAP ha piena facoltà di considerare risolto di diritto il contratto.
La risoluzione opererà automaticamente a seguito di formale notifica a mezzo di raccomandata con ricevuta di ritorno, ai sensi dell’art.1456 co 2 C.C.
In particolare, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, il EAP potrà applicare la presente clausola risolutiva espressa nei seguenti casi:
a) scarsa e inadeguata sorveglianza dei minori, in tutte le fasi del soggiorno (dalla presa in carico dalle famiglie alla relativa riconsegna) che possa mettere in pericolo e cagioni danno e/o infortunio, di qualsiasi grado, ai minori ospiti;
b) carenze igieniche nella conservazione, preparazione e somministrazione dei cibi tali da alterare il normale stato di salute agli ospiti;
c) carenze igieniche della struttura (pulizia dei servizi igienici, delle stanze, delle aree comuni) tali da creare condizioni di disagio agli ospiti e condizionare il buon esito del soggiorno;
d) atti o molestie di qualsiasi natura, nei confronti dei minori e/o maggiorenni ospiti attuate da personale dell’appaltatore o ad esso riconducibile in virtù dei service acquisiti.
In caso di risoluzione del contratto l’EAP procederà all’incameramento della cauzione e all’immediata escussione, per l’intero importo garantito, di tutte le garanzie prestate, incamerando le relative somme, salvo il diritto al risarcimento del maggior danno subito.
13. MODIFICHE CONTRATTUALI
L’EAP si riserva di effettuare le seguenti modifiche contrattuali:
a) alla fine di ciascuna stagione e, comunque, prima dell’avvio della stagione successiva, l’EAP si riserva la facoltà di revocare a ciascun aggiudicatario e fino ad un massimo del 15%, l'affidamento dei pacchetti in relazione ai riscontri effettuati dall’EAP sull’esatto adempimento. In corrispondenza di tali variazioni quantitative, l'EAP, inoltre, si riserva la facoltà di aumentare fino a un massimo del 10% per ciascun aggiudicatario il numero di pacchetti affidato presso le strutture selezionate;
b) l'EAP, inoltre, al termine di ciascuna stagione, si riserva la facoltà di richiedere, a ciascuna società, la sostituzione di uno o più pacchetti in relazione alle richieste pervenute (date di partenza, località di destinazione, struttura prescelta, etc.);
c) prima dell’inizio di ciascuna stagione, l’EAP provvederà a comunicare alle società aggiudicatarie interessate le eventuali variazioni del numero dei pacchetti, con provvedimento motivato.
d) qualora l’appaltatore per le stagioni successive alla prima, per qualsiasi motivo, non sia in grado di fornire una parte essenziale dei servizi proposti nell’offerta tecnica, dovrà immediatamente sottoporre all’EAP soluzioni alternative, senza supplementi di prezzo a carico dell’EAP. Qualora le prestazioni fornite siano di valore inferiore rispetto a quelle previste, risarcirà l’EAP in misura pari a tali differenze. L’EAP si riserva la possibilità di non accettare tali soluzioni alternative e quindi procedere alla risoluzione anticipata del rapporto senza corresponsione di alcun indennizzo, secondo le modalità previste nei successivi articoli.
14. DEPOSITO CAUZIONALE
A garanzia dell’esatta osservanza degli obblighi assunti con la sottoscrizione del contratto, e tenuto conto della particolare connotazione fiduciaria dell’appalto, avente ad oggetto la prestazione di servizi di viaggio e soggiorno di studio riferiti a minori, l’appaltatore, prima della sottoscrizione del contratto costituirà, mediante garanzia fideiussoria bancaria o polizza cauzionale assicurativa, un deposito cauzionale in misura pari al 10 per cento dell’importo totale aggiudicatogli per l’intero triennio. salvo quanto previsto dall’art. 93 comma 7 d.lg 50/2016.
La fideiussione bancaria o la polizza assicurativa deve prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all'eccezione di cui all'articolo 1957, comma 2, del codice civile, nonché l'operatività della garanzia medesima entro quindici giorni, a semplice richiesta scritta dell’EAP.
La garanzia dovrà inoltre avere sottoscrizione autenticata da notaio ed essere irrevocabile.
In caso di escussione parziale della cauzione prestata, l’appaltatore dovrà procedere immediatamente alla ricostituzione della cauzione stessa riportandone il valore all’aliquota del 10 per cento di cui al comma 1; ove non provveda, l’EAP provvederà in sua vece, addebitandogli i relativi costi.
La mancata costituzione della garanzia determina la revoca dell'affidamento e l'acquisizione della cauzione provvisoria da parte dell’EAP.
La garanzia copre gli oneri per il mancato od inesatto adempimento e cessa di avere effetto solo alla data di pagamento della fattura a saldo relativa al contratto della stagione 2019, sulla quale viene apposto il timbro di regolare esecuzione.
15. DIVIETO DI SUBAPPALTO E DI CESSIONE DEL CONTRATTO
E’ assolutamente vietato il subappalto nonché la cessione sotto qualsiasi forma, di tutto o di parte del contratto di appalto, sotto pena di risoluzione del contratto stesso, di perdita del deposito cauzionale definitivo e salva ogni azione per il risarcimento di eventuali conseguenti danni.
I provvedimenti di cui sopra saranno adottati dall’EAP e comunicati senza bisogno di messa in mora né di pronuncia giudiziaria.
16. POLIZZE ASSICURATIVE
La copertura assicurativa deve rispondere alle prescrizioni ed agli obblighi assicurativi di cui al
D. Lgs.79/2011, concernente viaggi, vacanze e circuiti “tutto compreso”.
Garanzie da presentare:
- furto, perdita, smarrimento e danneggiamento bagaglio: massimale € 300,00;
- assistenza alla persona con centrale operativa in funzione 24 h su 24 h, consulti medici immediati, rientro sanitario con aereo barellato, invio di un familiare, rientro anticipato, anticipo spese di prima necessità e spese mediche: massimale € 50.000,00.
Responsabilità Civile verso Terzi:
- massimale di € 1.500.000,00 .
Infortuni - Massimale:
- caso Morte € 500.000,00
- caso Invalidità permanente € 500.000,00.
Per entrambe le garanzie massima esposizione della società pari a € 500.000,00.
Tutte le garanzie vengono erogate in completa assenza di franchigia.
In ogni assicurazione presentata dovranno essere evidenziate le garanzie di cui sopra.
17. RIPROTEZIONI
In caso di gravi inadempienze l’EAP si riserva la facoltà di assegnare il servizio ad altro operatore addebitando il costo complessivo dell’operazione al soggetto inadempiente.
18. CLAUSOLA DI RISERVATEZZA
L’appaltatore garantisce espressamente, anche al di là dei limiti imposti dalla normativa vigente in tema di protezione dei dati personali, che i dati sensibili e/o personali degli utenti e delle loro famiglie non saranno in nessun caso da lui o dai suoi fornitori divulgati, utilizzati o resi in alcun modo conoscibili a terzi.
E’ fatto comunque salvo l’utilizzo di tali dati ove comprovatamente indispensabile all’esecuzione degli obblighi contrattuali facenti carico all’appaltatore.
Tutto il materiale prodotto in esecuzione dell’appalto sarà di esclusiva proprietà dell’EAP, che ne potrà liberamente disporre
19. RESPONSABILITA’ PER DANNI
L'appaltatore è interamente ed esclusivamente responsabile di eventuali danni che possano verificarsi in dipendenza dello svolgimento del rapporto contrattuale, sia a carico del titolare delle Società che delle persone di cui si avvale, sia per gli incidenti che comunque possano derivare ai medesimi in conseguenza o in connessione all'espletamento dell'appalto stesso.
L'appaltatore è inoltre interamente ed esclusivamente responsabile di tutti i danni che comunque per l'esecuzione dell'appalto possano derivare agli ospiti dei soggiorni, a persone, a cose o animali.
L’EAP non risponderà dei danni provocati alla struttura e agli arredi durante lo svolgimento del soggiorno anche se causati dolosamente.
20. RAPPORTO GIURIDICO TRA ENTE APPALTANTE E DITTA APPALTATRICE
Nessun rapporto di lavoro viene, con il presente appalto, ad instaurarsi tra l'assuntore del servizio e l'EAP, né tra questo e le persone di cui la ditta appaltatrice si avvale per l'esecuzione dell'appalto.
Tutti i rapporti giuridici ed economici comunque inerenti a tali persone fanno carico esclusivamente ed integralmente alla ditta appaltatrice.
21. CLAUSOLA COMPROMISSORIA
Ai sensi dell’art. 209 del D.lgs. 50/16 si dà atto che il contratto di appalto non conterrà la clausola compromissoria. È pertanto escluso il ricorso all’arbitrato per la definizione delle controversie nascenti dal presente appalto.
22. FORO COMPETENTE
Per ogni controversia il Foro competente è quello di Roma.
23. SPESE
Sono a carico della ditta appaltatrice le spese di bollo e la registrazione del contratto nonché tutti gli oneri fiscali comunque inerenti.
Sono posti a carico degli aggiudicatari di contratti pubblici gli oneri di pubblicità legale conseguenti alle spese per la pubblicazione dei bandi e degli avvisi di gara. Tali oneri devono essere versati all’EAP entro 60 giorni dall’aggiudicazione dell’appalto (calcolati in proporzione al valore di ogni singolo sub-lotto aggiudicato) a titolo di rimborso delle spese sostenute dalla stessa per l’assolvimento degli obblighi di pubblicazione previsti dall’art 73 del d.lgs 50/2016
24. DISPOSIZIONI FINALI
Il presente capitolato completa il Disciplinare di gara e ne costituisce parte integrante.
I soggetti concorrenti per qualsiasi informazione potranno rivolgersi dalle ore 9:00 alle ore 13:00 dal lunedì al venerdì all’Ente di Assistenza - tel. 00 000000000/2510 – email xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
Capitolato tecnico soggiorni studio all’estero Requisiti minimi richiesti per la partecipazione
Il servizio complessivo richiesto dallo scrivente EAP è suddiviso, per semplificazione espositiva e dettaglio tecnico, nelle singole parti che compongono le fasi di viaggio e soggiorno oltre i servizi accessori ad essi connessi.
Per ciascuna fase sono di seguito indicati i requisiti minimi richiesti dall’EAP, che devono caratterizzare l’erogazione di ogni pacchetto proposto.
Punto 1 - Documenti di Viaggio e Gadgets
Descrizione Servizio
Predisposizione ed invio ai giovani beneficiari dei documenti di viaggio Predisposizione e consegna dei gadgets
Requisiti Minimi
• Documenti
Da inviare immediatamente dopo la conferma da parte dell'EAP e comunque in tempo utile per l'organizzazione della partenza.
Particolare riguardo al programma di viaggio e alle indicazioni sulle fasi organizzative presso i centri di raccolta.
Depliant informativo del soggetto erogatore e della struttura ospitante. Informazioni sulle modalità di comunicazione telefonica tra giovani e famiglie.
Delega per la consegna e/o il ritiro dei giovani beneficiari presso i centri di ritrovo in partenza ed arrivo da parte di soggetti diversi dal genitore.
• Xxxxxx da inviare insieme ai documenti
1 guida delle località;
3 etichette bagagli;
1 zainetto con logo della società e dell’EAP;
Punto 2 – Informazioni Telefoniche, fax, email, centralino
Descrizione del servizio
Servizio informativo prima, durante e dopo le fasi di viaggio e soggiorno per famiglie e giovani beneficiari, erogato dal soggetto affidatario o da corrispondente, operativi in Italia.
Requisiti Minimi
Operatori telefonici, che parlino la lingua italiana, disponibili dalle ore 9,00 alle ore 12,00 e dalle ore 16,00 alle ore 19,00 nei giorni feriali durante l’intero soggiorno, anche a mezzo cellulare.
Almeno due recapiti telefonici, di cui uno cellulare, in possesso di un assistente italiano. Segreteria telefonica in italiano dalle ore 19,00 alle ore 22,00.
Servizio informativo fax/ e-mail .
Ampia promozione del servizio informativo all’interno dei documenti di viaggio.
Punto 3 – Accoglienza presso i centri di raccolta
Descrizione del servizio:
Organizzazione e gestione centri di raccolta
Requisiti Minimi
L’aeroporto di partenza del volo nazionale, per il raggiungimento del centro di raccolta che coincide con l’aeroporto di partenza del volo internazionale, sarà prescelto dall’EAP.
Il personale di accompagnamento per il volo interno dovrà essere previsto per un numero di partecipanti superiori a 8.
Evidente segnaletica con doppio logo.
Personale di accoglienza con badge indicante il nome dell’assistente.
Le società dovranno garantire negli aeroporti di partenza, transito e arrivo la presenza di almeno un addetto.
Ritiro scheda sanitaria.
Verifica documenti di espatrio da parte degli operatori della società ed eventuale assistenza al minore in caso di diniego di partenza per irregolarità dei documenti stessi.
Assistenza eventuale smarrimento bagagli.
In caso di smarrimento del bagaglio la società provvederà alle prime necessità del minore.
Punto 4 - Viaggio dal centro di raccolta a destinazione finale e ritorno
Descrizione del servizio:
Trasporto dal centro di accoglienza alla destinazione finale e ritorno
Requisiti Minimi
Trasporto dei ragazzi, dai centri di raccolta alle strutture convenzionate di destinazione e viceversa, a mezzo pullman, treno o aereo, con massimo uno scalo intermedio internazionale, ad eccezione dei collegamenti interni italiani, garantendo le prenotazioni di posti necessari.
Servizio di biglietteria e di assistenza presso gli aeroporti di partenza ed arrivo. Trasporto minori da effettuarsi in orari che non comportino eccessivi disagi per gli stessi. Sono tassativamente esclusi i voli notturni, con partenze tra le ore 22,00 e le ore 05,00.
In caso di attesa durante i transiti in aeroporto che comprenda l’ora dei pasti, la società è tenuta a provvedere alla fornitura di un cestino da viaggio o in alternativa a garantire un pasto nei locali dell’aeroporto stesso (nel caso di viaggio in pullman sosta autogrill).
L’EAP si riserva di valutare l’organizzazione dei viaggi stessi e il vettore prescelto. L'accompagnamento dei minori, durante il viaggio di trasferimento dai centri di raccolta alle strutture convenzionate di destinazione e viceversa, è a completo carico della società.
Il transfer dei ragazzi dalle stazioni e aeroporti di arrivo alle strutture di destinazione e viceversa è a carico della società; dovranno essere utilizzati mezzi di trasporto perfettamente funzionanti ed in regola con le disposizioni del codice della strada in vigore nel paese ospitante.
In caso di ritardi, scioperi e/o altre cause, la società dovrà assicurare, a proprio carico, il pernottamento, i pasti e l'assistenza anche nei giorni non compresi nel periodo di turno.
Per eventi eccezionali, quali ad esempio gestione emergenze per atti terroristici o calamità naturali, l’onere di spesa per pernottamento, vitto, assistenza e costo trasporto sarà a totale carico dell’EAP.
Personale di assistenza e accompagnamento durante il viaggio in rapporto di 1:25.
Punto 5 - Accoglienza al college/struttura
Descrizione del servizio:
Servizio di trasferimento da centro raccolta a centro vacanza .
Requisiti Minimi briefing informativo all’arrivo; visita del College; sistemazione nella struttura;
Punto 6 - Suddivisione dei gruppi di ragazzi (possibilmente nelle prime 24 ore e comunque non oltre le 48 ore) con assegnazione ai vari group leader.
Punto 7 - Localita’
Requisiti Minimi
per G.B. e Irlanda: Area di Londra –– Dublino
per Stati Uniti: costa Atlantica da Boston a Miami
Punto 8 - Struttura ricettiva – organigramma - vigilanza
Descrizione del servizio
Servizio di ospitalità
Requisiti Minimi
segnaletica con doppio logo di pari dimensioni (società e EAP-Vacanze Studio). Bacheca con doppio logo per informazioni.
Il personale dovrà essere immediatamente riconoscibile da apposita targhetta con logo della società, oltre al nome e cognome della persona.
L'organigramma dovrà essere costituito almeno da:
a) Direttore della struttura o coordinatore che dovrà essere presente per l'intera durata dell'utilizzazione della struttura. Tale personale, di età superiore ai 25 anni e in possesso di adeguato titolo di studio (diploma di secondo grado o laurea), dovrà avere una particolare esperienza (almeno biennale) nel settore organizzativo e/o psicopedagogico e parlare e scrivere la lingua del paese ospitante;
b) group leader italiani: in rapporto di 1:15 per fascia di età 14/18 e di 1:20 per fascia di età 18/21 (escluso il personale dello staff direttivo, sportivo e madrelingua adibito ad attività culturali o ricreative – activity leader) di età non inferiore ai 22 anni, in possesso almeno di diploma di secondo grado, con conoscenza della lingua del paese ospitante;
c)animatori sportivi e bagnino secondo le esigenze del programma;
d)personale medico: presente nella struttura o in rapporto di 1 per gruppo, iscritto all’Albo professionale che, oltre ai compiti propri (visita dei minori all’arrivo nella struttura, servizio di primo soccorso, cura delle patologie, ecc.), dovrà assicurare, per l’intera durata del turno, il rispetto delle norme igienico-sanitarie previste per le comunità dei minori, il controllo HACCP della qualità e quantità dei generi alimentari liquidi e solidi utilizzati come cibo per i minori;
Numero giovani ospitati da 50 a 100 per turno.
Le strutture dovranno, in particolare, rispondere ai seguenti requisiti e assicurare i seguenti servizi:
a) custodia e vigilanza diurna e notturna;
b) locali studio completi di tecnologie per l’insegnamento della lingua;
d) le distanze tra accomodation, aule, centri ricreativi e mensa self-service devono essere tra di loro contenute;
e) aree verdi all’aperto con possibilità di svolgere attività sportive;
f) spazi per il tempo libero in ambiente chiuso nei quali organizzare attività educativa, sportiva e di animazione con l’utilizzo di materiale appropriato.
L’EAP, nella scelta delle strutture, terrà conto della possibilità di utilizzazione di mezzi pubblici (metro, bus, tram) per raggiungimento del centro e dell’ubicazione rispetto al centro città, nonché delle caratteristiche possedute dalla singola struttura/college.
Ogni struttura aggiudicata dovrà possedere i certificati di agibilità, rilasciati dalle competenti autorità o documentazione equipollente dello Stato straniero, ai fini richiesti dal contratto, ovvero di impianti elettrici e di terra, di sicurezza, antinfortunistica, antincendio, potabilità dell’acqua, eliminazione barriere architettoniche.
I suddetti certificati dovranno essere a disposizione del personale dell’EAP, addetto ai controlli presso la struttura.
Presso la suddetta struttura dovranno essere reperibili anche i contratti, in lingua italiana, inerenti l’organigramma della società.
In caso di utilizzo di strutture alberghiere, queste ultime dovranno essere di categoria pari o superiori a "3 stelle", con adeguati spazi all’aperto e al chiuso per il tempo libero. L’ubicazione degli eventuali impianti sportivi e della scuola di lingua dovrà essere a distanza dal college non superiore a 1 chilometro;
Ogni struttura dovrà tenere a disposizione, per eventuali richieste del personale EAP, le planimetrie del complesso, comprensive delle pertinenze esterne e delle piante dei singoli piani, in scala adeguata, con l'indicazione della destinazione dei vari ambienti e della sistemazione prevista per i minori dell'EAP, dei tempi e delle modalità di utilizzo.
Punto 9 - Alloggio
Descrizione del servizio
Servizio di ospitalità all’interno del college/struttura
Requisiti Minimi
a) Camere (fino ad un max di quattro persone) con servizi privati o al piano.
La superficie disponibile per ogni posto letto dovrà essere almeno di quattro metri quadrati comprensiva di spazi armadio, con adeguato numero di appendi abiti. Nel computo dei metri quadri è esclusa la superficie riservata ai servizi igienici. È proibita l'utilizzazione di letti a castello.
b) servizi igienici e servizi docce comuni ai piani in numero sufficiente in rapporto agli ospiti, non inferiore ciascun servizio di rapporto 1:5;
c) pulizia completa una volta al giorno, compresi i giorni festivi, dei servizi igienici e delle docce e trisettimanale delle camere e dei corridoi annessi; ove risulti presente pavimentazione coperta da moquettes, quest’ultima dovrà essere pulita con apposito macchinario (battitappeto e lava tappeto).
d) sostituzione biancheria 1 volte a settimana, ovvero ogni qualvolta ve né sia la necessità.
e) fornitura asciugamani (viso e doccia) con sostituzione 2 volte a settimana ovvero ogni qualvolta ve ne sia la necessità.
Punto 10 - Vitto
Descrizione del servizio
Il servizio vitto durante l’intero soggiorno
Requisiti Minimi
a) conformità ai principi di dietetica relativi alle esigenze di corretta alimentazione della fascia di età dei partecipanti;
b) variegato e rispondente alle esigenze di tutti;
c) valorizzazione cucina locale;
d) distribuzione dei pasti quattro volte al giorno (colazione, pranzo, cena e snack pomeridiano o post cena);
e) menù vegetariano;
f) menù per allergie a glutine o altre sostanze alimentari;
g) utilizzo di cibi genuini, di prima qualità;
h) congrua fornitura di acqua minerale e varietà di bevande analcoliche sia nella struttura che durante le escursioni;
i) adeguamenti HACCP dei processi alimentari.
ESEMPIO DI COLAZIONE TIPO
Adeguato assortimento di: caffè, latte, the, cioccolata, succo d’arancia, succhi di frutta, burro, marmellata, yogurt, pane fresco, fette biscottate, cereali (corn flakes, riso soffiato, etc.).
ESEMPIO DI PRANZO TIPO
un piatto principale (almeno due scelte con possibilità di seconda porzione a richiesta del minore) che includa: riso o pasta, carne (suina, bovina e carni bianche), o pesce, verdure cotte di stagione, verdure miste fresche o legumi, frutta fresca, dessert, pane fresco e bevande (acqua e analcoliche).
ESEMPIO DI CENA TIPO
zuppa o minestra di pasta o riso o simili (almeno due scelte con possibilità di seconda porzione a richiesta del minore), e carne o pesce, formaggio, uova, affettati, verdure cotte di stagione, verdure miste fresche o legumi, frutta fresca, dessert o yogurt, pane fresco e bevande (acqua e analcoliche).
ESEMPIO DI SNACK POMERIDIANO O POST CENA
dolce confezionato o gelato, succhi di frutta.
Bevande: acqua minerale naturale rapportata alle esigenze dettate dal clima e comunque non inferiore ai 2 litri giornalieri pro-capite.
Cestini da viaggio (opportunamente conservati in contenitori refrigerati): 2 panini da 70 g. ripieni minimo con 50 g. di roast beef o affettato, ½ litro d’acqua minerale e bevande analcoliche, un succo di frutta, un frutto, un dolce confezionato. Il tutto per un valore non inferiore ai 12 euro. Dovrà essere previsto un cestino con menù vegetariano e uno riservato a minori celiaci, che comunque rispettino l’apporto nutrizionale richiesto. In alternativa può essere consegnato un vouche/ticket.
Punto 11 - Servizi connessi
Descrizione del servizio
Servizi connessi al soggiorno
Requisiti Minimi
La direzione di ogni struttura dovrà garantire un servizio di consegna valori ad eventuale richiesta.
Punto 12 - Tempo libero e corso di lingua
Descrizione del servizio Sub-lotto B1 e B2
Corso della lingua inglese per sub lotti B1e B2
Requisiti Minimi
Le attività del tempo libero diurne e serali dovranno essere organizzate attraverso la creazione di laboratori, attività sportive e di intrattenimento (discoteca, film, teatro, ecc.) che tengano impegnati i ragazzi nei momenti non occupati dallo studio o dalle escursioni.
L'organizzazione dei corsi di lingua dovrà prevedere:
a) lezioni della durata di almeno 18 ore settimanali, per cinque o sei giorni alla settimana (esclusa la domenica), tenute da insegnanti madre lingua qualificati per l’insegnamento agli stranieri;
b) uso di laboratori audiovisivi e proiezioni di filmati nelle rispettive lingue;
c) consegna del materiale didattico necessario (libri di testo, cancelleria, tecnologie ecc.);
d) consegna dell’attestato di fine corso.
Il corso di studio dovrà essere riconosciuto e accreditato, ovvero:
• in Gran Bretagna: British Council;
• in Irlanda: Acels;
La società dovrà curare per ogni minore il test di ingresso sulla conoscenza della lingua.
Descrizione del servizio Sub-lotto B3
Approfondimento Lingua per sub lotto B3
Requisiti Minimi
Corso di approfondimento - Seminari – stage sulla cultura americana, usi e consuetudini, funzionamento aziende, organizzazione del paese ospitante ecc.
Punto 13 - Attività culturali - gite ed escursioni
Descrizione del servizio
Organizzazione di attività culturali durante il soggiorno, utili alla socializzazione dei giovani e alla conoscenza della cultura locale e gite ed escursioni durante il soggiorno stesso.
Requisiti Minimi
La società dovrà garantire la realizzazione di attività culturali, nonché l'organizzazione e l’effettuazione di gite, con guida turistica specializzata e con conoscenza della lingua italiana, in località di interesse storico, culturale, artistico o paesaggistico; ed escursioni per la visita della
città: le gite e le escursioni dovranno essere comprensive dei biglietti per l’ingresso in musei, mostre di particolare interesse, monumenti, etc. .
I minori, prima delle gite/escursioni, dovranno avere una adeguata informazione preventiva a mezzo di documenti, incontri e lavori di gruppo, che aiuteranno gli stessi a familiarizzare con gli aspetti culturali del paese ospitante.
Le gite e le escursioni dovranno essere strutturate per l’acquisizione di conoscenze naturalistiche, storiche, geografiche, archeologiche del territorio medesimo e della città ospitante, nonché degli usi, consuetudini e costumi locali.
Potranno essere organizzati incontri dei minori con coetanei dello Stato ospitante e, se possibile, anche di altre nazionalità.
Le gite dovranno essere almeno 2 di intera giornata.
Dovranno essere effettuate inoltre 3 escursioni di mezza giornata in zone di interesse culturale e turistico.
Durante le gite il cestino da viaggio, opportunamente confezionato e conservato, potrà essere sostituito con equivalenti buoni pasto.
Dovranno altresì essere garantiti: Kit Pronto Soccorso. Respiratore AMBU. Assistenza medica durante l’escursione e la gita.
Punto 14 - Assistenza sanitaria e servizio di primo soccorso 24 ore
Descrizione del servizio
Assistenza Sanitaria
Requisiti Minimi
In ogni struttura dovrà essere riservato un locale separato, da allestire come infermeria e ambulatorio.
Il medico, al momento dell'arrivo dei ragazzi nella struttura, dovrà sottoporli a visita generica, inserendo eventuali annotazioni sulla scheda sanitaria che sarà consegnata dai minori; inoltre dovrà curare la redazione di un registro sanitario nel quale saranno riportati i dati personali degli infermi, la diagnosi, la prognosi e la cura praticata.
L'onere relativo a eventuali somministrazioni di cure mediche, medicinali o specialità farmaceutiche e di prodotti galenici è interamente a carico dell’appaltatore, così come sono a carico del medesimo tutte le spese per eventuali ricoveri presso strutture ospedaliere (comprese le spese di trasporto da/per raggiungere tali strutture); nulla pertanto dovrà essere anticipato dal minore, a pena di applicazione delle penali contrattuali nell’aliquota massima.
Sono altresì interamente a carico della società eventuali rientri per motivi sanitari, con accompagnatore del pari a carico della società stessa.
Tutti gli eventi di cui ai commi precedenti dovranno comunque essere coperti da idonea polizza assicurativa.