DISGRIFIAD SWYDD A MANYLEB Y PERSON
DISGRIFIAD SWYDD A MANYLEB Y PERSON
Teitl Swydd | Gweinyddwyr Arloesi a Mabwysiadu |
Lleoliad | Bae Caerdydd |
Yn atebol i | Cyfarwyddwr Arloesi a Mabwysiadu |
Band Cyflog | 6 |
Cyflog | Hyd at £22,000 yn dibynnu ar brofiad |
Cyfnod | Parhaol |
PRIF BWRPAS Y SWYDD:
Mae Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru yn gorff hyd xxxxxx o Lywodraeth Cymru. Mae’n sbarduno newid systematig a thrawsnewidiol yn y sectorau iechyd a gofal cymdeithasol er mwyn creu dyfodol gwell i bobl Cymru. Ein rôl yw ysbrydoli dyfeisgarwch a chydweithio rhwng diwydiant, iechyd a gofal cymdeithasol, a sefydliadau ymchwil er mwyn gwneud gwahaniaeth cadarnhaol i bobl a theuluoedd ym mhob cwr o'r wlad.
I sbarduno newid, rydym yn gweithio gyda GIG Cymru er mwyn deall problemau a nodi sut gall arloesi helpu i ddarparu gwell gofal. Rydym yn helpu busnesau i greu atebion o ran iechyd a gofal cymdeithasol. Rydym yn creu cysylltiadau sy’n galluogi pobl a sefydliadau i weithio mewn partneriaeth.
Ein cenhadaeth yw cyflymu'r broses o ddatblygu a defnyddio atebion arloesol i sicrhau gwell iechyd a lles, gyda’r weledigaeth o wneud Cymru’n lle o ddewis ar gyfer arloesi xx xxxx iechyd, gofal a lles.
Mae’r xxx Arloesi a Mabwysiadu yn gyfrifol am nodi anghenion iechyd, gofal a lles, ac am adeiladu prosiectau cydweithredol a cheisiadau cyllido i fynd i'r afael â’r anghenion hyn. Mae ein xxx yn cynnwys arbenigwyr o’r meysydd iechyd, gofal ac o'r diwydiant, yn ogystal ag arbenigwyr ar lunio cynigion.
Bydd y Gweinyddwr Arloesi a Mabwysiadu yn atebol i’r Cyfarwyddwr Arloesi a Mabwysiadu ac yn gyfrifol am amrywiaeth o weithgareddau cefnogi gweinyddiaeth o fewn y xxx hwn. Xxx’r rôl hon yn gofyn am ymgeisydd xxxxxxx a rhagweithiol sy’n meddu ar sgiliau gweinyddol ac ysgrifenyddol cryf. Bydd deiliad y swydd yn datblygu, trefnu a chynnal strwythurau gweinyddol mewn cysylltiad ag adroddiadau, rheoli’r dyddiadur a chyfarfodydd, cydlynu digwyddiadau, trefniadau teithio a llety, ac ymgysylltu â phartneriaid allanol ac aelodau eraill o Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru, ond heb fod yn gyfyngedig i’r rhain.
Gan fod hon yn rôl newydd, bydd cyfrifoldebau a dyletswyddau penodol y swydd yn datblygu’n organig yn y tymor byr. Bydd y Gweinyddwyr Arloesi a Mabwysiadu a deiliad y swydd yn cytuno ar ddisgrifiad swydd terfynol ar adeg briodol.
Bydd llwyddiant yn y rôl yn cael ei asesu yn erbyn amcanion unigol.
PRIF DDYLETSWYDDAU A CHYFRIFOLDEBAU:
▪ Darparu cymorth gweinyddol llawn i’r Cyfarwyddwr Arloesi a Mabwysiadu ac i aelodau eraill o’r Xxx Arloesi a Mabwysiadu
▪ Rheoli’r dyddiadur, gan gynnwys trefnu cyfarfodydd rhwng partneriaid mewnol ac allanol
▪ Gweithio gyda Swyddog Gweithredol Prosiectau Arloesi a Mabwysiadu i drefnu’r gwaith o gofnodi a chrynhoi gweithgareddau, a gweithio gydag aelodau o dîm rheoli Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru i lunio adroddiadau i'w cyflwyno i Lywodraeth Cymru, i Fwrdd Cyfarwyddwyr yr Hwb ac i randdeiliaid eraill yn ôl y gofyn
▪ Darparu cymorth teithio a llety i’r xxx Arloesi a Mabwysiadu gan gynnwys gwneud archebion, cofnodi costau fel y maen nhw’n codi a gwneud yn siŵr bod lleoliad xxxx aelodau’r xxx, pan fyddant oddi ar y safle ar fusnes Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru, yn hysbys
▪ Darparu cymorth gweinyddol ac ysgrifenyddol mewn cyfarfodydd a digwyddiadau gan gynnwys helpu i gynllunio, paratoi papurau, rheoli gwahoddiadau a'r dyddiadur, trefniadau lleoliadau ac arlwyo, a chymryd cofnodion
▪ Derbyn ymholiadau cyffredinol ynglŷn â’r cymorth mae’r Xxx Arloesi a Mabwysiadu’n gallu ei ddarparu a gweithio gyda’r Swyddog Gweithredol Prosiectau i wneud yn siŵr bod cysylltiadau’n cael eu cofnodi, a bod yr aelodau priodol o'r xxx yn cael gwybod am yr ymholiadau
▪ Cefnogi ymgysylltiad y xxx â’r Xxx Cyfathrebu’n benodol er mwyn helpu i ddarparu enghreifftiau o astudiaethau achos prosiectau, a bod yn bwynt cyswllt ar gyfer cyflenwi digwyddiadau neu bresenoldeb ynddynt
▪ Rhoi cymorth i'r xxx gyda threfniadau teithio a llety
▪ Gweithio’n agos gydag aelodau eraill o Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru i rannu
gwybodaeth a'r arferion gorau, ac i roi cymorth yn ôl y gofyn
▪ Gweithio gyda’r Rheolwr Cydymffurfio a'r Swyddog Gweithredol Prosiectau i helpu i wneud yn siŵr bod y xxx yn gweithredu gan gydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau gweithredu Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru.
MANYLEB Y PERSON
Gwybodaeth a Phrofiad
▪ Profiad gweinyddol ac ysgrifenyddol, a hynny mewn sefydliadau a phrosiectau aml- xxxxxxx cymhleth yn ddelfrydol.
▪ Trefnu cyfarfodydd a mynd iddynt, yn ogystal â gwneud cofnodion, eu paratoi a’u
dosbarthu
▪ Rheoli dyddiadur timau cymhleth, gwneud trefniadau teithio a chefnogi’r gwaith o
gyflenwi digwyddiadau.
▪ Gwybodaeth am systemau TG, yn enwedig rhaglenni Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
▪ Profiad o weithio ar draws nifer o swyddogaethau, timau a sefydliadau i gyrraedd targedau a chyflawni dangosyddion perfformiad allweddol.
Sgiliau a Galluoedd
▪ Sgiliau rhifedd, gramadeg ac ysgrifennu cryf
▪ Sgiliau TGCh medrus
▪ Gallu trefnu xx xxxxx ei hun a chydlynu gwaith pobl eraill
▪ Trefnus iawn a sgiliau rheoli amser rhagorol
▪ Bod yn drylwyr gyda manylion
▪ Gallu blaenoriaethu a gweithio i fwy nag un dyddiad cau
▪ Hyderus ac yn gallu cyfathrebu’n effeithiol ar xxx xxxxx
▪ Gallu cymell ei hun a gallu gweithio heb fawr ddim goruchwyliaeth
Gofynion eraill
▪ Yn xxxxx i weithio oriau hyblyg i ddiwallu anghenion rhesymol y cwmni
▪ Ymroddiad i weithio’n unol â gwerthoedd y cwmni
▪ Gallu gweithredu ar ei liwt ei hun wrth ddefnyddio technoleg gwybodaeth a chyfathrebu
▪ Gallu rheoli llwyth gwaith amrywiol a llawn ar ei ben ei hun
▪ Yn xxxxx i weithio mewn lleoliadau eraill x xxxx i’w gilydd
Nid bwriad y disgrifiad swydd hwn yw cynnwys pob agwedd ar y swydd, ond yn hytrach rhoi diffiniad clir o hyd a lled, cyfrifoldebau a phwrpas sylfaenol y rôl.
Ar ben yr hyn sydd wedi’i gynnwys yn y disgrifiad swydd hwn, disgwylir i ddeiliad y swydd gyflawni pob tasg berthnasol a rhesymol arall y mae’n ei chael gan y rheolwyr.
Mae Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru yn cydnabod ei bod yn bwysig datblygu a meithrin ei weithlu dwyieithog ac mae’n croesawu ceisiadau ar gyfer unrhyw swydd gan unigolion sy’n dangos eu bod yn gallu gweithio yn y Gymraeg a’r Saesneg.
Mae Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru yn gyflogwr cyfle cyfartal ac mae’n annog ceisiadau gan ymgeiswyr cymwys heb ystyried rhyw, hil, anabledd, oed, cyfeiriadedd rhywiol, ailbennu rhywedd, crefydd xxx xxxx, statws priodasol neu feichiogrwydd a mamolaeth.
JOB DESCRIPTION & PERSONAL SPECIFICATION
Job Title | Innovation and Adoption Administrator |
Location | Cardiff Bay |
Responsible to | Innovation and Adoption Director |
Salary Band | 6 |
Salary | Up to £22,000 depending upon experience |
Term | Permanent |
MAIN PURPOSE OF ROLE:
Life Sciences Hub Wales (LSHW), an arm’s length body of Welsh Government, drives transformational, systematic change in the health and social care sectors to create a better future for the people of Wales. Our role is to inspire innovation and collaboration between industry, health and social care, and research organisations to make a positive difference to people and families across the nation.
As a catalyst for change, we work with NHS Wales to understand issues and identify how innovation can help deliver better care. We support businesses to create health and social care solutions. We create connections which enable people and organisations to work in partnership.
Our mission is to accelerate the development and adoption of innovative solutions for better health and wellbeing with a vision to make Wales the place of choice for health, care and wellbeing innovation.
The Innovation and Adoption team is responsible for identifying health, care and wellbeing needs and building collaborative projects and funding bids to address these needs. Our team comprises of health, care, industry and bid writing experts.
Reporting to the Innovation and Adoption Director the Innovation and Adoption Administrator is responsible for a diverse number of administrative support activities within this team. The role requires strong secretarial and administration skills from a confident proactive candidate. The post holder will develop, organise and maintain administrative structures around, but not restricted to, reporting, meeting and diary management, event coordination, travel and accommodation booking and engagement with external partners and other members of LSHW.
As a new role, the specific duties and responsibilities will develop organically in the short term. The Innovation and Adoption Administrator and the post holder will agree a final job description at an appropriate time.
The success of the role will be assessed against individual objectives.
MAIN DUTIES & RESPONSIBILITIES:
▪ Provide full administrative support to the Innovation and Adoption Director plus other members of the Innovation and Adoption Team
▪ Diary management including scheduling meetings between internal and external partners
▪ Work with the Innovation and Adoption Project Executive to organise the recording and collation of activities and work with members of LSHW management team to compile reports for submission to Welsh Government, the LSHW Board of Directors and other stakeholders as required
▪ Provide travel and accommodation support for the Innovation and Adoption team including making bookings, recording costs as they are incurred and ensuring that the whereabouts of all team members, when off site, on LSHW business, is known
▪ Provide administrative and secretarial support for meetings and events including support in planning, preparation of papers, invitations and diary management, venue and catering arrangements and taking of minutes
▪ Receive general enquiries regarding the support the Innovation and Adoption Team can provide and work with the Project Executive to ensure that contacts are recorded, and the appropriate team members are informed
▪ Support the team’s engagement with the Communications Team specifically to help provide case study examples of projects and to liaise on the delivery or attendance of events
▪ Support the team with travel and accommodation arrangements
▪ Work closely with other members of LSHW to share knowledge, information, best practice and to provide support when required
▪ Work with the Compliance Manager and the Project Executive to help to ensure the team is operating in compliance with LSHW operating policies and procedures.
PERSONAL SPECIFICATION
Knowledge and Experience
▪ Administration and secretarial experience, ideally in complex multi-partner projects and organisations.
▪ Scheduling organising and attending meetings, taking, preparing and distributing minutes.
▪ Complex team diary management, making travel arrangements and supporting event delivery.
▪ Knowledge of IT systems, in particular Microsoft Office applications (Word, Excel and PowerPoint).
▪ Experience of working across multiple functions, teams and organisations to deliver to targets and KPIs.
Skills and Abilities
▪ Strong numeracy, grammar and writing skills
▪ Proficient ICT skills
▪ Ability to organise own work and coordinate the work of others
▪ Highly organised and exceptional time management
▪ Attention to detail
▪ Ability to prioritise and work to multiple deadlines
▪ Self-confidence with the ability to communicate effectively at all levels
▪ Self-motivated, disciplined and ability to work with minimum supervision
Other requirements
▪ Willingness to work flexibly to meet the reasonable needs of the company
▪ Commitment to working in accordance with the company’s values
▪ Self sufficient in the use of information and communications technology
▪ Ability to self-manage a full and varied workload
▪ Willingness to work at other locations, on occasion.
This role description is not intended to be exhaustive in every respect, but rather to clearly define the fundamental purpose, responsibilities and dimension for the role.
In addition to the contents of this role description, the post holder will be expected to undertake all other reasonable and related tasks allocated by management.
Life Sciences Hub Wales acknowledges the importance of developing and growing its bilingual workforce and welcome applications for any post from candidates who demonstrate their capability to work in both Welsh and English.
Life Sciences Hub Wales is an equal opportunities employer and positively encourages applications from suitably qualified and eligible candidates regardless of sex, race, disability, age, sexual orientation, gender reassignment, religion or belief, marital status, or pregnancy or maternity.