MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI

MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI

E DELLA COOPERAZIONE INTERNAZIONALE

Direzione Generale per le Risorse e l’Innovazione

Procedura aperta per l'affidamento del servizio di intermediazione assicurativa (cd. brokeraggio assicurativo) per il Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale.

CIG 9227456195

CAPITOLATO TECNICO

Maggio 2022

Sommario:

Art. 1	- Oggetto del Contratto	pag.	4
Art. 2	- Importo Presunto del Contratto	pag.	5
Art. 3	- Durata dell’appalto	pag.	5
Art. 4	- Corrispettivo del Servizio	pag.	5
Art. 5	- Strumenti Informatici	pag.	6
Art. 6	- Obblighi dell'Ente	pag.	6
Art. 7	- Obblighi del broker	pag.	6
Art. 8	- Responsabile del Servizio	pag.	7
Art. 9	- Pagamento dei premi assicurativi	pag.	7
Art. 10	- Verifiche di Conformità e Penali	pag.	7
Art. 11	- Responsabilità del Broker - Polizza di Assicurazione Professionale	pag.	9

Ai sensi del presente capitolato ai termini di seguito riportati si assegna il significato ad essi correlato. DEFINIZIONI

Stazione Appaltante	L’Amministrazione aggiudicatrice della gara, ovvero il Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale – Direzione Generale per le Risorse e l’Innovazione – Ufficio VIII (in breve MAECI)
Aggiudicatario	L’impresa ovvero il raggruppamento ovvero il consorzio di imprese che si aggiudicherà l’appalto oggetto della presente gara e ne erogherà i relativi servizi
Appaltatore	Il soggetto vincitore della gara, con il quale la stazione Appaltante ha firmato il contratto
Gara	La procedura ad evidenza pubblica con la quale la Stazione Appaltante individuerà il soggetto cui affidare l’appalto
Disciplinare di Gara	Il documento che fornisce ai concorrenti le informazioni necessarie alla preparazione e presentazione della documentazione di gara, definisce le procedure di gara ed i criteri di aggiudicazione
Capitolato Tecnico	Il documento contenente le condizioni generali e speciali del Contratto che sarà stipulato fra la Stazione Appaltante e l’Aggiudicatario
Broker	Il soggetto aggiudicatario dell’appalto
Impresa Concorrente / Società / OE	Ciascuno dei soggetti, siano essi in forma singola che raggruppata o raggruppanda, riunita o riunenda, consorziata o consorzianda che presenteranno offerta per la gara
Mandataria	In caso di concorrenti raggruppati o raggruppandi, l’impresa che affida alla Mandataria l’incarico di espletare per suo conto uno o più servizi inerenti l’appalto
Mandante	In caso di concorrenti raggruppati o raggruppandi, l’impresa che affida alla Mandataria l’incarico di espletare per suo conto uno o più servizi inerenti l’appalto
Offerta	L’insieme dei documenti necessari per la partecipazione alla gara
Offerta Tecnica	Il documento, comprensivo della Relazione Tecnica, con cui vengono dettagliate da parte dell’Impresa Concorrente le modalità di espletamento del servizio di cui al presente appalto e della struttura organizzativa resa a tal fine disponibile
Provvigione	La remunerazione del Broker, espressa in percentuale rispetto ai premi imponibili di polizza pagati alle Compagnie

Servizi	Le attività oggetto dell’appalto
Contratto	L’atto negoziale, redatto in forma pubblica amministrativa dall’ufficiale Rogante del MAECI, con cui verranno formalizzati i rapporti fra il MAECI e l’Aggiudicatario, sulla base di quanto previsto dai documenti di gara e dell’Offerta Tecnica presentata dall’Aggiudicatario
Codice	Decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50

Art. 1 - Oggetto del contratto

L'appalto ha per oggetto l'affidamento del servizio di consulenza ed assistenza in ambito assicurativo (Brokeraggio) ai sensi dell'art. 106 del d.lgs. 209/2005 a favore del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale (di seguito anche Ente o MAECI), ed è costituito da una serie di adempimenti e prestazioni dettagliate di seguito:

1. Attività di consulenza finalizzata alla individuazione, analisi e valutazione (mappatura) dei rischi cui l'Ente è soggetto ivi inclusa l'attività periodica di reporting sullo stato dei rischi e sullo stato dei sinistri che hanno interessato le polizze dell'Ente;

2. Attività di consulenza finalizzata alla progettazione del portafoglio assicurativo dell'Ente nel rispetto di un equilibrio tra costo del trasferimento e relativi benefici conseguibili;

3. Collaborazione ed assistenza nel collocamento delle coperture assicurative. Detta attività si sostanzierà in:

a) Attività di indagine di mercato;

b) Supporto ed assistenza nella predisposizione di capitolati, bandi ed altri atti di gara da utilizzarsi per l'espletamento delle procedure prescelte;

c) Assistenza nell'espletamento delle fasi di selezione anche per fornire riscontri e chiarimenti agli operatori economici interessati e, ove richiesto, redazione di apposite relazioni di analisi tecniche ed economiche in ordine alle offerte pervenute dagli operatori economici concorrenti, ferma restando la completa autonomia decisionale e la piena titolarità dell'Ente di tutte le fasi di contrattazione e assegnazione dei contratti agli operatori economici così identificati;

4. Assistenza nelle fasi di gestione tecnica ed amministrativa dei contratti assicurativi ivi inclusa:

a) la segnalazione preventiva delle scadenze dei premi dovuti dall'Ente, il controllo dei documenti emessie delle scadenze legate agli adempimenti contrattuali nonché di ogni altra attività tecnica, amministrativa e contabile connessa ivi incluse eventuali attività di sollecito nei confronti delle compagnie assicurative in caso di loro inadempienze contrattuali. Resta a carico dell'Ente il pagamento dei premi assicurativi dovuti alle Compagnie Assicurative nelle modalità meglio descritteall'art. 9 del presente Capitolato.

b) predisposizione di materiale informativo (brochure) a favore dell’Amministrazione e del personale assicurato in merito alle polizze assicurative in occasione di ogni nuovo affidamento e/o modifica delle prestazioni garantite dalle stesse polizze.

5. Assistenza nella gestione dei sinistri collegati alle polizze dell'Ente occorsi durante il periodo contrattuale, nonché per quelli verificatisi e pendenti alla data di conferimento dell'incarico dei quali l'Ente chiederà la presa in carico. Tale attività si sostanzia in:

a) Assistenza nelle varie fasi di trattazione del sinistro dalla denuncia sino alla sua definizione e liquidazione;

b) Gestione integrale e diretta, se richiesta dall'interessato, dei rapporti con le Compagnie assicurative in caso di sinistro, ivi compresi i rapporti con i periti, informando tempestivamente l'Ente di ogni notizia utile ai fini della definizione del sinistro;

c) Verifica della corretta applicazione di eventuali scoperti o franchigie;

d) Xxxxxx dirette ad interrompere la prescrizione del diritto all'indennizzo da parte dell'Ente e degli assicurati;

e) Analisi delle eventuali eccezioni mosse dalle compagnie assicurative circa l'indennizzabilità dei sinistri e supporto nell'interlocuzione con la compagnia stessa finalizzata a garantire il rispetto dei diritti contrattuali dell'Ente e degli assicurati.

6. Consulenza in materia assicurativa. Tale attività si sostanzia in:

a) Attività generale di supporto e consulenza in ambito assicurativo;

b) Predisposizione di apposite relazioni o di attività informative in occasione dell'introduzione di novità legislative e/o giurisprudenziali;

c) Attività di supporto all'Ente nella determinazione delle opportune coperture assicurative da porre a carico delle imprese con cui vengono stipulati contratti di lavori, servizi e forniture.

Rientrano nell’oggetto dell’appalto tutte le ulteriori attività correlate al servizio di cui trattasi secondo le normali consuetudini del ramo di attività, nonché i servizi aggiuntivi offerti.

Art. 2 - Importo Presunto del Contratto

L'importo stimato posto a base d'asta della presente procedura di Gara, al netto di tasse e imposte, e comprensivo di eventuale proroga tecnica, è pari a € 1.050.000,00 = (unmilionecinquantamila/00). Stime riepilogative del portafoglio assicurativo del Ministero, alla data di pubblicazione della presente procedura di Gara, sono riportate nel Disciplinare di gara.

Art. 3 - Durata dell’appalto

La durata del presente appalto è pari a quattro anni e tre mesi a decorrere dal 01.10.2022, o dalla diversa data di inizio della decorrenza del contratto, ovvero dalla data di esecuzione anticipata delle prestazioni.

La stazione appaltante si riserva di richiedere, con preavviso di 90 giorni, il rinnovo del servizio per ulteriori 12 mesi alle medesime condizioni, contrattuali ed economiche, che la Società si impegna a garantire fino al 31.12.2027

È facoltà della Stazione appaltante, con preavviso non inferiore a 30 giorni antecedenti la scadenza del contratto, richiedere all’Aggiudicatario una proroga tecnica del contratto oggetto della presente gara, alle medesime condizioni giuridiche ed economiche, finalizzata esclusivamente all’espletamento o al completamento delle procedure di aggiudicazione del nuovo incarico di brokeraggio.

Art. 4 - Corrispettivo del Servizio

Il Servizio non comporta alcun onere finanziario diretto, né presente, né futuro, per l'Ente in quanto il Broker sarà remunerato, come consuetudine di mercato, per il tramite delle compagnie assicurative con le quali l'Ente ha sottoscritto le proprie coperture assicurative.

La remunerazione viene calcolata applicando le percentuali di provvigioni come segue: Percentuale di provvigioni pari al 4% (quattropercento)

Le predette percentuali di provvigioni troveranno applicazione anche in occasione del collocamento di nuovi rischi assicurativi ovvero al momento del collocamento dei contratti esistenti, successivamente alla scadenza del loro termine naturale o alla eventuale risoluzione anticipata degli stessi.

Il Broker non potrà richiedere altri compensi, integrazioni o rimborsi di qualsiasi natura, al di fuori della remunerazione di cui al presente articolo.

Al fine di garantire trasparenza e parità di condizioni tra le varie compagnie assicurative, eventualmente interessate agli appalti relativi alle coperture assicurative dell'Ente, le predette percentuali di provvigioni dovranno essere sempre indicate in ogni procedura finalizzata alla stipula dei contratti assicurativi. Sarà onere del Broker predisporre adeguata "clausola broker" da inserire nei capitolati di polizza e nei successivi contratti assicurativi, nella quale oltre ad indicare le predette percentuali di provvigioni siano disciplinate le modalità di liquidazione dei compensi.

Nessuna provvigione né alcuna altra tipologia di compenso spetterà al Broker nel caso in cui l'Ente ritenga di non procedere alla stipula dei contratti di assicurazione.

Il Broker non potrà chiedere incrementi sulle predette percentuali di provvigioni alle compagnie assicurative con le quali l'Ente stipulerà le proprie polizze.

Art. 5 - Strumenti Informatici

Il Broker deve mettere a disposizione dell'Ente, per lo svolgimento dei servizi oggetto dell'appalto, una piattaforma telematica di tipo Web Based ed interattiva che consenta l'immediato scambio di informazioni tra il Broker e l'Ente (di seguito anche Piattaforma Web). La piattaforma web e gli eventuali ulteriori strumenti informatici illustrati nell’offerta tecnica dell'aggiudicatario dovranno essere messi a disposizione dell'Ente entro e non oltre 90 (novanta) giorni lavorativi dalla data di comunicazione dell'aggiudicazione.

Il Broker, mediante proprio personale, provvede, entro e non oltre 5 (cinque) giorni lavorativi dalla data di consegna delle credenziali di accesso alla Piattaforma Web, ad effettuare la formazione necessaria all'utilizzo della Piattaforma stessa agli utenti profilati individuati dall'Ente presso la sede dell'Ente medesimo. La Piattaforma Web dovrà consentire la creazione di utenti con ruoli e permessi diversi.

Il Broker si impegna a mantenere sempre aggiornata la Piattaforma Web, sia per quanto riguarda la parte di gestione dei contratti di polizza, che per la parte inerente la gestione dei sinistri.

Sono a carico del Broker gli aggiornamenti periodici del sistema operativo e degli applicativi software installati sul server della Piattaforma Web, al fine di evitare problemi di sicurezza e di possibile violazione del server stesso, che non potrà essere collocato presso la sede dell'Ente.

La Piattaforma Web non dovrà presentare, durante tutto il periodo contrattuale, modifiche sostanziali non preventivamente concordate con l'Ente, tanto da alterarne la funzionalità.

Il mancato rispetto di quanto disposto dal presente articolo sarà considerato inadempienza e comporterà l'applicazione delle penali previste all'art. 10 del presente Capitolato.

Art. 6 - Obblighi dell'Ente

L'Ente autorizza il Broker a trattare con tutte le compagnie assicurative.

L'Ente, in occasione di procedure acquisto delle coperture assicurative, renderà noto che la gestione dei contratti di assicurazione e delle relative polizze è in carico al Broker affidatario del presente Servizio.

Art. 7 - Obblighi del Broker

Il Broker si impegna ad eseguire l'incarico secondo i contenuti del presente Capitolato e dell'Offerta presentata in sede di Gara con diligenza e nell'esclusivo interesse dell'Ente.

Il Broker espleterà il Servizio con impiego di mezzi e risorse proprie e con attività svolte nella propria sede e sarà presente nella sede dell'Ente ogni qualvolta l'Ente ne ravvisi la necessità. Dovrà quindi mettere a disposizione dell'Ente la propria struttura tecnico-organizzativa secondo quanto previsto dall'offerta tecnica ed in ogni caso dovrà mettere a disposizione dell'Ente un team dedicato, anche in via non esclusiva, composto da almeno cinque persone.

All'atto della sottoscrizione del Contratto il Broker dovrà disporre di una sede operativa nel territorio del Comune di Roma.

Il Broker non assumerà alcun compito di direzione e coordinamento nei confronti degli uffici dell'Ente, né potrà impegnare in alcun modo l'Ente stesso se non autorizzato preventivamente.

Il Broker non deve sottoscrivere documenti che possano in alcun modo impegnare l'Ente senza la preventiva esplicita autorizzazione dello stesso, né effettuare alcuna operazione comportante modifiche, anche di mero carattere amministrativo e formale, rispetto ad obblighi precedentemente assunti dall'Ente.

Il Broker aggiudicatario dovrà coordinarsi con il Broker uscente al fine di acquisire tutte le notizie necessarie ed utili per il subentro nell'incarico di consulenza e brokeraggio assicurativo onde rendere minimo l'onere a carico dell'Ente.

Il Broker aggiudicatario dovrà inoltre coordinarsi con il Broker uscente al fine di acquisire la gestione di tutte le polizze vigenti e di tutti i sinistri aperti e/o pendenti alla data dell'aggiudicazione onde rendere minimo l'onere a carico dell'Ente.

Al termine del contratto, il Broker ha l'obbligo di collaborare con l'eventuale Broker subentrante al fine di consentire il trasferimento e la successiva gestione di tutte le polizze che saranno allora vigenti e di tutti i sinistri aperti e/o pendenti alla data di cessazione dell'incarico.

Art. 8 - Responsabile del Servizio

Il Broker indicherà, entro quindici giorni dalla comunicazione di aggiudicazione, il nominativo, l'indirizzo di posta elettronica (e-mail), il numero di telefono fisso e mobile del Responsabile del Servizio. Il soggetto sarà l'unico interlocutore dell'Ente, per tutta la durata del Contratto. In caso di sostituzione del Responsabile del Servizio o di variazione dei dati dello stesso nelcorso del Contratto, la comunicazione dovrà avvenire con preavviso scritto di 5 (cinque) giorni lavorativi, ferma la facoltà dell'Ente di accettare o meno tale nuova designazione. La mancata comunicazione sarà considerata inadempienza e comporterà l'applicazione delle penali previste all'art.9 del presente Capitolato.

Il Responsabile del Servizio, dotato di adeguata professionalità ed esperienza lavorativa, deve essere iscritto al Registro Unico degli intermediari.

Il Responsabile del Servizio dovrà essere in grado di accogliere qualsiasi richiesta e/o segnalazione da parte dell'Ente inerente il Servizio oggetto del presente appalto e di porre in essere tutte le misure atte alla rapida ed efficace soluzione di quanto segnalato.

Art. 9 - Pagamento dei premi assicurativi

Il pagamento da parte del MAECI dei premi relativi ai contratti assicurativi in essere con la presenza della clausola broker, nonché a quelli stipulati, prorogati e/o negoziati con l’assistenza e la collaborazione del Broker avverrà per il tramite del Broker, che li verserà alle Compagnie interessate, in nome e per conto del MAECI, nei termini e nei modi convenuti dall’Amministrazione con le Compagnie stesse e comunque entro il giorno 10 del mese successivo a quello del pagamento da parte dell’Amministrazione.

Art. 10 - Verifiche di Conformità e Penali

L'Ente procede ad effettuare verifiche di conformità del servizio reso dal Broker secondo quanto stabilito nel contratto.

Le verifiche possono essere effettuate ogni qual volta lo si ritenga necessario o opportuno e comunque almeno una volta all'anno.

Con dichiarazione resa dall'Ufficio competente dell'Ente è attestata la conformità del servizio reso nei casi in cui, nel periodo considerato, consti l'esatto e puntuale adempimento delle obbligazioni contrattuali assunte dal Broker. L'esatto e puntuale adempimento consta qualora, nel periodo considerato, non siano state comminate penali. Le penali sono comminate secondo le modalità di seguito stabilite:

1. In caso di mancata messa a disposizione della Piattaforma Web, di cui all'art. 5 del presente Capitolato, decorsi 90 (novanta) giorni lavorativi dalla data di comunicazione dell'aggiudicazione,

l'Ente applicherà una penale pari a € 150,00 (centocinquanta/00), IVA esclusa, per ogni giorno lavorativo di ritardo fatto salvo, in ogni caso, il risarcimento del maggior danno.

2. Saranno considerati inadempienze l'ingiustificata interruzione della visualizzazione e/o l'ingiustificato malfunzionamento della Piattaforma Web protratti nel tempo. In questo caso l'Ente applicherà una penale pari a € 100,00 (cento/00), IVA esclusa, per ogni giorno lavorativo di inadempimento fatto salvo, in ogni caso, il risarcimento del maggior danno.

3. Saranno considerati inadempienza il mancato reiterato caricamento e/o il mancato aggiornamento dei dati nella Piattaforma Web di cui all'art. 5. In questo caso l'Ente applicherà una penale tra un minimo di € 200,00 (duecento/00) e un massimo di € 1.000,00 (mille/00), IVA esclusa, fatto salvo, in ogni caso, il risarcimento del maggior danno.

4. In caso di mancata formazione all'utilizzo della Piattaforma Web di cui all'art. 5 del presente Capitolato, decorsi 5 (cinque) giorni lavorativi dalla data di consegna delle credenziali di accesso, l'Ente applicherà una penale pari a € 50,00 (cinquanta/00), IVA esclusa, per ogni giorno lavorativo di ritardo fatto salvo, in ogni caso, il risarcimento del maggior danno. Nel caso in cui la formazione non venisse effettuata l'Ente applicherà una penale tra un minimo di € 200,00 (duecento/00) e un massimo di € 1.000,00 (mille/00), IVA esclusa, fatto salvo, in ogni caso, il risarcimento del maggior danno.

5. In caso di mancata comunicazione per iscritto del nominativo, dell'indirizzo di posta elettronica, del numero di telefono del Responsabile del Servizio, di cui all'art. 8 del presenteCapitolato, decorsi 15 (quindici) giorni lavorativi dalla data di comunicazione dell'aggiudicazione ovvero con anticipo di 5 (cinque) giorni lavorativi rispetto alla data di sostituzione del Responsabile del Servizio o rispetto alla variazione dei dati dello stesso, l'Ente applicherà una penale pari a € 200,00 (duecento/00), IVA esclusa, per ogni giorno lavorativo di ritardo fatto salvo, in ogni caso, il risarcimento del maggior danno.

6. In caso di mancata consegna del materiale utile (bozze, statistiche, altra documentazione tecnica, ecc.) o mancata realizzazione delle attività di cui all'art. 1, numero 3 del presente Capitolato, nel termine di 15 (quindici) giorni dalla data di richiesta da parte dell'Amministrazione per le procedure di importo stimato inferiore alle soglie comunitarie e nel termine di 30 (trenta) giorni dalla data di richiesta da parte dell'Amministrazione per le procedure di importo stimato superiore alle soglie comunitarie, l'Ente applicherà una penale pari a € 100,00 (cento/00), IVA esclusa, per ogni giornolavorativo di ritardo fatto salvo, in ogni caso, il risarcimento del maggior danno. Nel caso in cui la documentazione non venisse consegnata e si pregiudicasse la pubblicazione del bando e/o lo svolgimento della Gara, l'Ente applicherà una penale tra un minimo di € 500,00 (cinquecento/00)e un massimo di € 2.000,00 (duemila/00), IVA esclusa, fatto salvo, in ogni caso, il risarcimento del maggior danno.

7. In caso di omissioni riguardanti l'attività di cui all'art. 1, numeri 3, 4, 5 e 6del presente Capitolato, decorsi 5 (cinque) giorni lavorativi dalla scadenza fissata, l'Ente applicherà una penale pari a € 50,00 (cinquanta/00), IVA esclusa, per ogni giorno lavorativo di ritardo, fatto salvo, in ogni caso, il risarcimento del maggior danno.

La richiesta e/o il pagamento delle penali indicate non esonera in nessun caso il Broker dall'adempimento dell'obbligazione per la quale si è reso inadempiente e che ha fatto sorgere l'obbligo di pagamento della medesima penale.

Qualora, a seguito dell'applicazione delle suddette penali, la percentuale delle stesse dovesse superare il 10% (dieci per cento) dell'importo contrattuale, l'Ente disporrà la risoluzione del contratto secondo le modalità di cui all'art. 13 delle Condizioni di esecuzione dell'appalto, fatto salvo, in ogni caso, il diritto al risarcimento del maggior danno.

Art. 11 - Responsabilità del Broker - Polizza di Assicurazione Professionale

Il Broker è l'esclusivo responsabile del rispetto di tutte le disposizioni normative relative alla tutela

infortunistica e sociale da parte dei propri dipendenti addetti al Servizio di cui all'art. 1 del presente Capitolato.

Il Broker dovrà osservare nei riguardi dei propri dipendenti le Leggi, i regolamenti e le disposizioni previste dai contratti collettivi nazionali di settore e dagli accordi sindacali integrativi, nonché rispettare le norme di sicurezza nei luoghi di lavoro e tutti gli adempimenti di legge previsti nei confronti dei lavoratori o soci.

È fatto obbligo al Broker di dare piena attuazione, nei riguardi del personale utilizzato, agli obblighi retributivi e contributivi, alle assicurazioni obbligatorie e ad ogni altra disposizione contrattuale o normativa prevista.

Il Broker è sempre direttamente responsabile di tutti i danni comunque verificatisi nel corso dell'esecuzione del Contratto, secondo quanto previsto all'art. 1 del presente Capitolato, derivanti da cause di qualunque natura ad esso imputabili o che risultino arrecati dal proprio personale, restando a proprio completo ed esclusivo carico qualsiasi risarcimento, senza diritto di rivalsa o di alcun compenso da parte dell'Ente.

A tale proposito, prima della stipulazione del contratto, l'aggiudicatario si obbliga a presentare copia conforme all'originale della polizza di Responsabilità Civile Professionale, di cui al D. lgs. 209/2005, con massimale, per ciascun sinistro, di almeno € 1.000.000,00 (unmilione/00) e di almeno € 1.500.000 (unmilionecinquecentomila/00) globalmente nell’anno.

La mancata presentazione della copia conforme all'originale della polizza assicurativa di cui al presente articolo determina la revoca dell'affidamento e l'acquisizione della cauzione provvisoria di cui all'art. 93 del D. lgs. del 18 aprile 2016, n. 50.

Firmato Digitalmente da/Signed by:

XXXXXXXX XXXX 9

Procedura aperta per l'affidamento in appalto del servizio di intermediazione assicurativa (c.d. brokeraggio

In Data/On Date:

assicurativo) per il Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale mercoledì 18 maggio 2022 17:59:31