CONTRATTO DI SERVIZIO

CONTRATTO DI SERVIZIO

Automobile Club Firenze, con sede in Firenze Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx 00 (xx seguito denominata come ACF o affidante), C.F.00442510483 in persona del Presidente pro tempore Prof. Arch. Xxxxxxx Xxxxxxxx che sottoscrive il presente atto in virtù della delibera adottata dal Consiglio Direttivo in data 23 settembre 2019

E

Aci Promuove S.r.l. (di seguito indicata come Società o affidataria) con sede in Firenze Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx 00, iscritta nel Reg. Soc. del Tribunale di Firenze al n. 28145, P.I. 01603490481, in persona del Consigliere Sig. Xxxxx Xxxxxxx, in virtù della delibera adottata dal Consiglio di Amministrazione del 24 settembre 2019

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VISTO il contratto di servizio sottoscritto tra ACF e Aci Promuove S.r.l. in data 2 marzo 2017;

DATO ATTO che l’ACF, in data 3 giugno 2019, ha presentato domanda di iscrizione nell’Anagrafe delle Amministrazioni affidatarie in house allegando la documentazione necessaria all’affidamento diretto nei confronti di ACI Promuove S.r.l. ed acquisendo il protocollo n. #2,129 e che, in data 5 agosto 2019, ha dovuto nuovamente inviare la suddetta domanda, la quale – a causa di un disservizio del portale telematico – non risultava presente nell’elenco delle domande presentate pubblicato sul sito istituzionale dell’ANAC, pur essendo stata acquisita a sistema;

DATO ATTO che, a causa della necessità di disporre un secondo invio della domanda di iscrizione per le ragioni viste sopra, è ancora pendente il termine di 90 giorni per la conclusione del procedimento per l’accertamento dei requisiti di iscrizione, così come previsto dal paragrafo 5.2. delle linee guida ANAC n. 7 del 2017 e che tuttavia, ai sensi delle medesime linee guida, “Resta fermo che la domanda di iscrizione consente alle amministrazioni aggiudicatrici e agli enti aggiudicatori di effettuare sotto la propria responsabilità affidamenti diretti dei contratti all’organismo in house, così come prescritto dall’art. 5, comma 1, del Codice dei contratti pubblici”;

VISTA la delibera del Consiglio Direttivo dell'Automobile Club Firenze del 23 settembre 2019 con la quale è stato conferito mandato al Presidente di sottoscrivere un nuovo contratto di servizio con Aci Promuove S.r.l., per mezzo del quale siano riformulati i rapporti negoziali tra i due soggetti giuridici nel rispetto del quadro normativo vigente per quanto attiene ai vincoli privatistici, di ordinamento e di funzionamento e ai vincoli pubblicistici;

CONSIDERATO che le condizioni per ritenere legittimo l’affidamento in house, fermo quanto previsto dal D.lgs 50 del 2016 (Codice dei contratti pubblici) e dalle altre vigenti disposizioni di legge, sono la totale partecipazione pubblica al capitale della società titolare dell’affidamento in house, la necessità che l’ente pubblico affidante eserciti sul soggetto affidatario un “controllo analogo” a quello che effettua sui propri servizi, l’obbligo per il soggetto affidatario di svolgere i propri compiti “in prevalenza” a favore dell’ente pubblico affidante (c.d. funzione “servente” della società), secondo la misura definita dall’ordinamento comunitario e nazionale;

VISTO l’art. 192, comma 2, del D.lgs 50 del 2016, secondo cui “2. Ai fini dell'affidamento in house di un contratto avente ad oggetto servizi disponibili sul mercato in regime di concorrenza, le stazioni appaltanti effettuano preventivamente la valutazione sulla congruità economica dell'offerta dei soggetti in house, avuto riguardo all'oggetto e al valore della prestazione, dando conto nella motivazione del provvedimento di affidamento delle ragioni del mancato ricorso al mercato, nonché dei benefici per la collettività della forma di gestione prescelta, anche con riferimento agli obiettivi di universalità e socialità, di efficienza, di economicità e di qualità del servizio, nonché di ottimale impiego delle risorse pubbliche”;

CONSIDERATO che ACF ha effettuato la suddetta valutazione di congruità, che viene dunque allegata al presente contratto di servizi (sub. b), dando altresì atto che il mancato ricorso al mercato per l’erogazione dei servizi di interesse generale discende dalle finalità proprie della Federazione degli Automobile Club d’Italia, come statuito dallo statuto dell’Ente federante, approvato con atto di livello statale in cui sono stati già esaminati gli scopi, i servizi e le finalità proprie degli Automobile Club, i quali – stante la necessità di assicurare adeguate condizioni e livello di servizi – devono essere erogati, quantomeno per la sede dell’ACF, mediante società in house;

CONSIDERATO che in ogni caso anche in seguito al presente affidamento l’Automobile Club non fa venire meno il ricorso al mercato, tenuto conto dei contratti di affiliazione commerciale stipulati con la rete di delegazioni ACI, gestite da soggetti privati in regime di libera concorrenza;

ACCERTATO dunque che ad oggi tutte le suddette di legge condizioni ricorrono per poter disporre l’affidamento diretto in house ad Aci Promuove S.r.l. dei servizi appresso elencati;

ACCERTATA altresì la professionalità consolidata della società, nonché l’esperienza maturata nel settore automotive nel quale opera da oltre un decennio;

RILEVATA l'esigenza che la società operi nell’ambito dei compiti istituzionali

dell'Automobile Club Firenze ed in coerenza con gli indirizzi da questo emanati, nel rispetto dei vincoli economici, finanziari e di investimento previsti dai piani, pluriennali ed annuali, monitorati sistematicamente dall'Ente.

CONSIDERATO che l’attività affidata ad Aci Promuove S.r.l. non rientra tra quelle assoggettate a specifica disciplina dall’art. 34, commi 20 e 21, del D.L. 18 ottobre 2012 n. 179,

convertito in legge 17 dicembre 2012 n. 221;

RILEVATO che Aci Promuove S.r.l. non rientra tra le società disciplinate dall’art. 4, comma 1, del D.L. 6 luglio 2012 n. 95, convertito legge 7 agosto 2012 n. 135;

SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE

La premessa costituisce parte integrante ed essenziale della presente scrittura.

1) Contratto di servizio e disciplinare operativo

Il presente contratto di servizio disciplina l’ambito di attività consentito all’affidataria, regola i rapporti con l’affidante ed individua gli strumenti tramite i quali trova applicazione il “controllo analogo” sulla Società In house da parte di ACF.

Il dettaglio delle funzioni di cui al presente contratto di servizio è riportato in apposito disciplinare operativo di durata annuale (sub. a), di contenuto tecnico e gestionale, il quale sottoscritto tra il Direttore di ACF e l’affidataria regola anche tutti gli aspetti economici, tenendo conto del progetto di budget annuale proposto dall’affidataria ed approvato dal Consiglio Direttivo di ACF. Il disciplinare operativo non può modificare o derogare alle disposizioni contenute nel presente contratto di servizio; in caso di discordanza prevale il contratto di servizio e sono disapplicate le disposizioni del disciplinare operativo con esso confliggenti.

2) Durata e recesso

La convenzione di cui al presente atto scadrà il 30/09/2025.

L’affidante potrà, in ogni caso, recedere dal presente contratto per ragioni di interesse pubblico e\o per sopravvenute scelte gestionali, con preavviso non inferiore a tre mesi. L’affidante potrà altresì recedere dal presente contratto, nell’ipotesi in cui il procedimento per l’accertamento dei requisiti di iscrizione dovesse avere esito negativo.

Qualunque sia la causa del recesso all’affidataria non spetteranno ad alcun titolo indennizzi, risarcimenti del danno o rimborsi di sorta a causa dell’anticipata cessazione degli effetti contrattuali.

3) Know how

Per tutta la durata del contratto l’affidante mette a disposizione dell’affidataria le proprie peculiari esperienze e conoscenze – in una parola il proprio know how – in campo tecnico, commerciale, turistico, operativo, informatico, legale, fiscale, di organizzazione gestionale, contabile e finanziaria, di pratica produttiva, di politica delle vendite e della pubblicità; la Società si avvale di tale know how nell’ambito della propria organizzazione e delle proprie procedure operative.

L’affidante fornisce all’affidataria – direttamente o indirettamente – una serie di servizi di assistenza e consulenza strategici per la prosecuzione e buon andamento delle attività e ad assisterla per tutta la durata del contratto nella gestione dell’esercizio, mediante attività di consulenza ed assistenza amministrativo-contabile, commerciale e tecnica e di aggiornamento professionale.

4) Marchio

L’ACF concede in licenza non esclusiva all’affidataria l’uso sia del marchio ACI, ai sensi di quanto disposto dal Regolamento interno della Federazione ACI, sia del proprio marchio ACI – Automobile Club Firenze, affinché ne vengano contraddistinti i servizi ed i prodotti di cui al presente contratto e nei limiti dello stesso. L’affidataria non può consentire l’uso del marchio da parte di terzi senza la preventiva autorizzazione di ACF.

5) Locali

L'affidataria è tenuta ad operare nei locali concessi in comodato gratuito dall'affidante, siti in Firenze in Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx 00, nonché in quelli relativi alla delegazione di Xxx Xxxxxxxx 00, in funzione dello svolgimento delle attività e dei servizi di cui al presente contratto e si impegna a custodirli con la diligenza del buon padre di famiglia. Le parti espressamente convengono che le spese generali di esercizio relative a tali locali (illuminazione, riscaldamento, telefonia, pulizie, etc.), siano a carico dell’affidataria in proporzione della superficie occupata. Inoltre l’affidataria concorre pro quota, sempre in ragione della superficie occupata, alla polizza che l’affidante stipula a garanzia dei rischi per incendio e responsabilità civile verso terzi, in ordine all’attività della società ed ai locali nei quali avrà svolgimento. L’affidataria stipula altresì una polizza per furto e rapina portavalori, dando apposita comunicazione dei nominativi del personale addetto con mansioni di portavalori. L’ACF è tenuto a rimborsare un importo pari al 40% del premio versato per tale polizza.

6) Dotazione informatica

L'ACF è tenuto a fornire, direttamente e/o tramite ACI Informatica S.p.A., alla Società che si impegna ad utilizzarli ed in via esclusiva:

1) i programmi informatici realizzati per la gestione dei servizi e delle attività nei rapporti con la clientela e per la gestione dei relativi archivi centrali e periferici, obbligandosi altresì a rendere partecipe la medesima Società d’ogni relativo aggiornamento;

2) la connessione telematica agli archivi centrali ACI, agli archivi dell’ACF e verso Internet. L’assistenza hardware rimane a carico della Società.

L’ACF inoltre è tenuto a fornire alla Società direttamente o tramite ACI, ACI Informatica e/o Società collegate o controllate, le attività di formazione e addestramento all’utilizzo dei suddetti programmi, nonché di aggiornamento, assistenza e manutenzione del know how informatico di Federazione.

7) Aggiornamento e supporto professionale

L’ACF è tenuto a fornire alla Società ogni forma di supporto per il conseguimento degli scopi contrattuali ed in particolare:

a) assistenza per la formazione e l’aggiornamento dei collaboratori della Società tramite specifici stages;

b) pianificazione degli obiettivi commerciali da conseguire in vigenza del presente contratto, così come assegnati dall’ACF.

8) Requisiti professionali ed autorizzazioni amministrative

La Società dichiara di essere in possesso dei requisiti di cui alla Legge 8/8/91 n.264 e s.m.i. e di essere stata autorizzata in data 27.07.2005 con atto dirigenziale n.2335 dalla Provincia di Firenze a svolgere attività di consulenza automobilistica; dichiara altresì di essere stata autorizzata dalla Regione Toscana a svolgere il servizio di riscossione delle tasse automobilistiche in virtù del disciplinare per l’erogazione dei servizi in materia di tasse e tributi al quale Aci Promuove S.r.l. ha aderito in data 25.03.2015

9) Elenco attività

La società svolgerà le seguenti attività e/o servizi:

a) gestione del settore assistenza automobilistica, consistente nella consulenza ed assistenza di pratiche inerenti la circolazione dei mezzi di trasporto a favore di soci e clienti dell'ACF;

b) esazione delle tasse automobilistiche e delle altre attività decentrate dalla Regione Toscana,

svolta nella sede. Le parti si danno atto che tale attività è gestita autonomamente dalla Società autorizzata allo scopo dalla Regione Toscana ed i compensi relativi sono previsti dal mandato sottoscritto con ACI Italia dalla medesima Società;

c) promozione, sviluppo e diffusione delle associazioni all’ACI e dei prodotti e servizi forniti dallo stesso ACI, dall’ACF e da loro Società controllate e/o collegate, sulla base degli obiettivi qualitativi e quantitativi stabiliti dall’ACF;

d) vendita di articoli e prodotti per l’automobilismo e/o altri settori merceologici, connotati o meno dal segno distintivo dell’ACI/ACF;

e) diffusione di prodotti/servizi turistici riservati ai soci ACI;

f) gestione di altre attività e/o servizi di cui al disciplinare operativo ex art.1;

g) sviluppo e coordinamento del settore dello sport automobilistico.

h) svolgimento dei servizi strumentali alla attività di scuolaguida, la cui titolarità di gestione rimane comunque intestata all’ACF.

10) Standard operativi e verifiche da parte di ACF

La Società si impegna a concordare con ACF gli orari di apertura al pubblico dei propri locali di vendita, nel rispetto di quanto stabilito da leggi, regolamenti e convenzioni vigenti, con particolare riferimento alla Convenzione per la riscossione delle tasse automobilistiche.

La Società si impegna ad espletare le attività ed i servizi di cui al presente contratto seguendo scrupolosamente le regole e le direttive dell’ACF ed uniformandosi agli standard ed ai procedimenti operativi concepiti dallo stesso ACF in aderenza al proposito, da questo perseguito, di una omogenea organizzazione e gestione dei servizi resi alla clientela.

La Società si obbliga comunque a raggiungere ed a mantenere livelli di elevata qualità nello svolgimento della propria attività, garantendo nei rapporti con la clientela il rispetto delle procedure, la professionalità del proprio personale ed il decoro degli ambienti.

La Società attenderà allo svolgimento della propria attività con una sua autonoma organizzazione e con personale alla propria diretta ed esclusiva dipendenza; nello specifico la Società presterà particolare attenzione nella formazione del proprio personale dipendente, per conseguire quei livelli di professionalità già menzionati in precedenza ed osserverà puntualmente ogni norma ed ogni contratto collettivo in materia di rapporti di lavoro, anche sotto i profili della previdenza, dell’assistenza, dell’assicurazione, fiscalità e sicurezza sui luoghi di lavoro.

L'ACF avrà diritto, nel rispetto della normativa sulla tutela dei dati personali (privacy) di effettuare visite, ispezioni e controlli nei locali e negli archivi gestiti dalla Società, anche ricorrendo all’ausilio di quegli Uffici (PRA – MCTC, Provincia ed altri Enti) con cui la stessa

intratterrà rapporti per lo svolgimento delle attività di cui al presente contratto; e ciò sia al fine di verificare il rispetto degli impegni oggetto del presente contratto, sia allo scopo di trarre orientamenti per il miglioramento della qualità del sistema.

11) Responsabilità

Tenuto conto del fondamentale interesse dell’ACF al puntuale svolgimento di tutte le prestazioni previste nel presente accordo, nel caso di ripetute e contestate inadempienze tali da pregiudicare la possibilità del raggiungimento degli obiettivi fissati, l’affidante potrà richiedere in qualunque momento la risoluzione anticipata della presente convenzione, con un preavviso di 90 giorni. La Società risponderà direttamente per i danni causati a terzi e/o cose nell’espletamento degli incarichi e dei servizi di cui alla presente convenzione; sarà altresì responsabile dei danni che, per fatto proprio o del suo personale, derivino o possano derivare all’ACF.

12) Documenti previsionali

Prima dell’inizio dell’esercizio, entro il mese di dicembre dell’anno precedente, la Società predispone un budget da sottoporre all’approvazione del Consiglio Direttivo dell’ACF per mezzo del quale si formulano per competenza previsioni sui ricavi e sui costi, tenendo presente l’ammontare delle risorse utilizzate ed il volume delle attività economiche sulla base dello storico.

Il budget deve contenere:

- la previsione del risultato economico rappresentata secondo lo schema di conto economico di cui all'art. 2425 del codice civile,

- laddove richiesto il prospetto di previsione finanziaria redatto per flussi di liquidità;

- laddove richiesto la relazione di commento dell'organo di amministrazione.

Entro la fine di luglio di ogni anno l’affidataria sottopone alla Direzione dell’ACF un report relativo all’andamento dell’intera attività della Società stessa, con particolare evidenza per i settori “Soci” e “Assistenza Automobilistica”; tale report indica altresì gli scostamenti economici rispetto al budget annuale ed avanza proposte per eventuali correttivi gestionali e di revisione delle linee attuative, secondo una corretta logica di pianificazione e di controllo di gestione.

13) Controllo analogo e analisi periodica delle attività

ACF, ente pubblico non economico, detiene la partecipazione totalitaria al capitale sociale e si impegna a conservarla per la durata del contratto.

La Società svolge la propria attività in modo integralmente strumentale all’ACF, ovvero non espande la propria attività, neppure nel caso in questa dovesse prospettarsi particolarmente remunerativa, in settori diversi da quelli per i quali è stata costituita e rientranti nelle finalità istituzionali dell’ACF, nel cui favore essa unicamente opera limitatamente al territorio della provincia di Firenze.

L’organo di amministrazione della Società non dispone di rilevanti poteri gestionali e deve richiedere la preventiva autorizzazione scritta della Direzione dell’ACF per ciascuna delle seguenti operazioni:

1) alienazione e acquisizioni di immobili;

2) sottoscrizione contratti di locazione attivi e passivi;

3) stipula di obbligazioni di importo superiore a € 40.000;

4) assunzione di personale con contratto di lavoro a tempo determinato, indeterminato e con collaborazioni a progetto;

5) avvio delle procedure di mobilità del personale laddove consentite dalla normativa vigente;

6) sottoscrizione di accordi collettivi aziendali con le rappresentanze sindacali;

7) apertura di nuove unità locali sul territorio della provincia di Firenze;

8) approvazione di regolamenti interni previsti dalla normativa vigente.

Il controllo analogo da parte di ACF sull’affidataria viene altresì esercitato tramite:

a) l’analisi delle risultanze della contabilità analitica che laddove richiesto l’affidataria è tenuta ad attivare;

b) il controllo di gestione al quale ACF ha sempre accesso;

c) l’analisi dei reclami ricevuti e che l’affidatario è tenuto a trasmettere ad ACF.

Restano salvi gli insindacabili poteri di ACF inibitivi di iniziative o decisioni che si pongano in contrasto con gli interessi dello stesso affidante; la Società dovrà immediatamente adeguarsi alle disposizioni conseguenti, anche revocando le decisioni già assunte, salvi gli effetti negoziali nei confronti dei terzi.

La Società deve dare piena informazione al Collegio dei Revisori dei Conti di ACF per lo svolgimento dei controlli sulla gestione della medesima, in merito a quanto richiesto dal Collegio stesso.

14) Tracciabilità dei flussi finanziari

Secondo quanto indicato dall’ANAC, con delibera n. 556 del 31 maggio 2017, le movimentazioni di denaro da ACPO alla Società e viceversa sono sottratte all’applicazione della legge 136 del 2010 ed al conseguente obbligo di tracciabilità dei flussi finanziari.

15) Trattamento dei dati personali

ACF nomina la Società Responsabile esterno del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 del GDPR, come da atto di designazione allegato al presente contratto (sub. c).

Ognuna delle parti precisa che l’informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 e del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs. n. 196/2003) integrato con le modifiche del D.lgs. n. 101/2018, viene resa nei confronti dell’altra, che dichiara di prenderne atto, rinviando a quanto pubblicato sul proprio sito Internet accessibile in rete.

16) Spese

Ai sensi dell’art. 5, ultimo comma, del DPR 131/86, il presente atto sarà assoggettato a registrazione soltanto in caso d’uso. Le relative spese saranno a carico della parte che ne avrà fatto richiesta.

17) Foro competente

Per la risoluzione e definizione delle controversie che potrebbero scaturire dalla presente convenzione sarà competente il Foro di Firenze.

Letto, confermato e sottoscritto. Firenze 4 ottobre 2019

AUTOMOBILE CLUB FIRENZE ACI PROMUOVE S.R.L. .

Il Presidente Il Consigliere

Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx

ALLEGATI:

a) disciplinare operativo:

b) analisi della congruità dell’affidamento;

c) atto di designazione del responsabile esterno del trattamento dei dati personali.

doc. b)

ALLEGATO AL CONTRATTO DI AFFIDAMENTO

NOMINA DI RESPONSABILE ESTERNO DEL TRATTAMENTO DATI PERSONALI

ai sensi dell’art. 28 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679

Il Responsabile del trattamento dei dati personali (di seguito, per brevità “Responsabile”) ai sensi del Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (di seguito, per brevità “Regolamento”), indicato nel sovrastante contratto quale rappresentante del Committente

PREMESSO CHE:

l’art. 4, comma 1, n. 8, del Regolamento (UE) 2016/679, stabilisce che il Responsabile del trattamento dei dati personali (di seguito, per brevità anche “Responsabile”) è “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento”;

il Responsabile tratta dati per conto del Committente;

il sottoscritto è stato nominato dal Titolare del trattamento Responsabile interno del trattamento dei dati personali afferenti il Settore di propria competenza. Al Responsabile è stata attribuita la facoltà di nominare Responsabili esterni del trattamento dei dati personali, ai sensi dell’art. 28, par. 1, del GDPR;

nell’ambito delle attività svolte dal Responsabile è sorta l’esigenza di avvalersi di un ulteriore soggetto, “Responsabile esterno”, per lo svolgimento di attività specifiche di seguito indicate;

il Responsabile esterno è disposto a svolgere tali attività e ha la competenza e la struttura adeguata per svolgerle;

ai sensi del medesimo art. 28, par. 2, del GDPR, con il presente atto si intende autorizzare l’Altro Responsabile (Responsabile esterno) a nominare a sua volta “Ulteriori Responsabili” (Sub Responsabili esterni) del trattamento dei dati personali, ferme le norme che disciplinano l’istituto del subappalto, dei contratti similari, delle subforniture e dei servizi, per quanto attiene alla relativa disciplina autorizzativa non assorbita dal presente atto;

ai sensi del medesimo art. 28, par. 2, del GDPR “Nel caso di autorizzazione scritta generale, il responsabile del trattamento informa il titolare del trattamento di eventuali modifiche previste riguardanti l'aggiunta o la sostituzione di altri responsabili del trattamento, dando così al titolare del trattamento l'opportunità di opporsi a tali modifiche”;

il Responsabile esterno del trattamento, autorizzato in generale alla nomina di “Ulteriori Responsabili del trattamento”, informa il Responsabile interno di eventuali modifiche riguardanti l’aggiunta o la sostituzione di altri Responsabili esterni del trattamento e dovrà provvedere a trasmettere tempestivamente l’atto di nomina al Responsabile, dando così la possibilità al Responsabile e al Titolare di potersi opporre a tale nomina con comunicazione scritta;

la nomina di Responsabile esterno e la relativa autorizzazione al trattamento dei dati permane efficace sino al perdurare del rapporto di natura lavorativa con l’Ente, salvo diversa previsione da parte del Titolare e del Responsabile interno, e potrà essere revocata in qualsiasi momento;

il presente atto, assunto con le forme e le pubblicità di legge, da parte del Responsabile del trattamento interno, costituisce informazione da parte del Responsabile del trattamento al Titolare del trattamento,

NOMINA

l’affidatario del contratto a cui viene allegato il presente atto

RESPONSABILE ESTERNO DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E AUTORIZZA PER QUANTO ATTIENE AD “ULTERIORI RESPONSABILI”

il suddetto Responsabile esterno a nominare a sua volta “Ulteriori Responsabili del Trattamento” (Sub Responsabili esterni) trasmettendo tempestivamente l’atto di ulteriore nomina al Responsabile del Trattamento interno, dando così la possibilità al Titolare del trattamento di potersi opporre a tale

nomina con comunicazione scritta. All’Ulteriore Responsabile del Trattamento si applicano tutti gli obblighi di seguito indicati che devono essere formalizzati mediante uno specifico atto.

Gli Ulteriori Responsabili del Trattamento devono offrire garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti normativi e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato. L’Ulteriore Responsabile del Trattamento non può nominare altri sub responsabili del trattamento.

ALLE SEGUENTI CONDIZIONI

La nomina riguarda il trattamento di dati gestiti sia tramite supporto cartaceo sia con l’ausilio di strumenti elettronici. Il Responsabile esterno del trattamento dichiara:

- che tutte le comunicazioni inerenti i compiti, le funzioni e gli obblighi derivanti dalla presente scrittura, gli

potranno essere trasmesse, a seconda dell’urgenza e delle necessità, tramite email o PEC;

- di essere edotto di tutti gli obblighi che incombono sul Responsabile del trattamento e di impegnarsi a rispettare e consentire ogni prerogativa, obbligo, onere e diritto che discende da tale posizione giuridica;

- di essere disponibile a dimostrare, in qualunque momento, di poter offrire garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche ed organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del regolamento sopra richiamato ed a garantire la tutela dei diritti degli interessati.

Trattamenti affidati al Responsabile del trattamento

Il Responsabile interno affida al Responsabile esterno il trattamento di tutti i dati personali relativamente ai seguenti compiti indicati nel contratto a cui viene allegata la presente nomina.

Natura e finalità del trattamento

I dati potranno essere trattati per dare esecuzione al rapporto contrattuale in essere tra le parti e per adempiere a tutti gli obblighi derivanti dallo stesso. In alcun caso i dati potranno essere trattati per finalità diverse rispetto a quanto previsto dal rapporto intercorrente tra il Responsabile e il Responsabile esterno.

Durata del trattamento

Il trattamento avrà durata pari alla durata del rapporto tra le parti. All’esaurirsi del rapporto, il Responsabile esterno non sarà più autorizzato ad eseguire i trattamenti per conto del Responsabile e del Titolare.

Doveri e compiti del Responsabile del trattamento

Con la sottoscrizione della presente nomina il Responsabile esterno del trattamento si impegna a garantire la correttezza del trattamento, nonché adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati trattati.

Nello specifico il Responsabile esterno dovrà:

- trattare dati personali soltanto su istruzione documentata del Responsabile e del Titolare del trattamento, ricevuta sia con la presente nomina che successivamente;

- trasferire i dati personali verso un Paese terzo extra UE soltanto previa istruzione documentata del Responsabile e del Titolare del trattamento. Laddove il trasferimento sia richiesto dal diritto dell’Unione Europea o dalla normativa nazionale cui è soggetto il Titolare, il Responsabile esterno dovrà informare il Responsabile interno circa tale obbligo giuridico prima del trattamento;

- garantire che le persone Incaricate/autorizzate al trattamento dei dati personali abbiano ricevuto una lettera di incarico con la quale si siano impegnate a rispettare gli obblighi di segretezza e riservatezza, anche per il periodo successivo all’estinzione del rapporto lavorativo intrattenuto con il Titolare del trattamento, in relazione alle operazioni di trattamento da esse eseguite;

- impartire per iscritto, agli Incaricati al trattamento, istruzioni in merito alle operazioni di trattamento dei dati personali e a vigilare sulla loro puntuale applicazione;

- adottare tutte le misure di sicurezza previste dalla normativa ed in particolare, ove applicabili, le misure previste dall’art. 32 del Regolamento;

- assistere il Responsabile interno e il Titolare del trattamento con misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali e nel garantire il rispetto degli obblighi di cui agli articoli da 32 a 36 “Sicurezza del Trattamento”, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione del Responsabile esterno del trattamento;

- assistere e informare il Responsabile e il Titolare del trattamento nel dare seguito alle richieste dell’interessato nell’esercizio dei propri diritti;

- collaborare alle attività di revisione, vigilanza e controllo realizzate dal Responsabile e dal Titolare del trattamento o da un altro soggetto da questi incaricato;

- mettere a disposizione del Responsabile e del Titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dal Regolamento;

- informare tempestivamente il Responsabile e il Titolare del trattamento qualora, a suo parere, un’istruzione violi delle disposizioni del Regolamento;

- per quanto concerne l’Amministratore di sistema, il Responsabile del trattamento è tenuto al rispetto delle disposizioni relative alla disciplina sugli Amministratori di sistema, incluse le disposizioni contenute nel provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 27 novembre 2008, come successivamente modificato dal provvedimento del 25 giugno 2009, impegnandosi a conservare gli estremi identificativi delle persone fisiche preposte quali amministratori di sistema, e a fornirli al Responsabile e al Titolare su richiesta del medesimo;

- garantire di avere la capacità strutturale, tecnica ed organizzativa per assicurare su base permanente la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento.

Inoltre, il Responsabile esterno del trattamento deve:

- raccogliere e registrare i dati personali per scopi determinati, espliciti e legittimi e utilizzarli esclusivamente per le finalità concordate con il Responsabile interno del trattamento, nonché trattare, custodire e controllare i dati personali in modo lecito e secondo correttezza osservando tutte le disposizioni dettate dal Regolamento (UE) 679/2016;

- assicurare che il trattamento dei dati personali sia pertinente, completo e non eccedente rispetto alle finalità per le quali sono raccolti e successivamente trattati;

- attuare gli obblighi di informazione e acquisizione del consenso, quando richiesto, nei confronti degli Interessati dal trattamento;

- eseguire, in merito ai dati sopra indicati, solo le seguenti operazioni di trattamento: registrazione, archiviazione, modificazione, estrazione, consultazione, raccolta, raffronto, analisi, conservazione, aggiornamento e gestione;

- garantire all’Interessato l’effettivo esercizio dei diritti previsti dalla normativa di riferimento, in ordine all’accesso ai dati e a tutti i diritti di aggiornamento, rettificazione, cancellazione e di opposizione;

- osservare le eventuali prescrizioni emanate dall’Autorità garante per la protezione dei dati personali.

Procedura di gestione dei dati personali alla cessazione del contratto

Al termine del rapporto di collaborazione o a scadenza del contratto, facendo salve le necessità di conservazione dei dati qualora espressamente richiesto dalla legge, il Responsabile esterno del trattamento cancellerà dai propri server e ulteriori banche dati tutti i dati relativi alle attività oggetto del contratto stesso, compresi i dati personali. Contestualmente tutti i dati in formato aperto saranno restituiti al Responsabile interno del trattamento. Per le attività di restituzione e trasmissione dei dati nella fase conclusiva del contratto, il Responsabile interno del trattamento indica al Responsabile esterno il nominativo della persona e dell'ufficio incaricato a ricevere tali dati.

Tipologia di dati personali oggetto del trattamento e categorie di interessati

I dati personali che potranno essere trattati dal Responsabile esterno vengono di seguito elencati per tipologia:

Dati personali anagrafici quali nome, cognome, codice fiscale e altri elementi di identificazione personale connessi alla gestione dei servizi affidati.

Categorie di interessati

I dati personali oggetto del trattamento da parte del Responsabile esterno si potranno riferire alle categorie di interessati a cu fa riferimento il contratto a cui il presente atto di nomina viene allegato.

Obblighi e diritti del Responsabile del trattamento

Il Responsabile esterno del Trattamento deve redigere il “Registro del trattamento” se tenuto in base a quanto disposto dall’art. 30, commi 2, 3, 4 e 5 del Regolamento (UE) 2016/679.

Sarà compito del Responsabile esterno del trattamento tenere aggiornato l’elenco degli estremi identificativi delle persone fisiche preposte quali Incaricati del trattamento e Amministratore di Sistema e di comunicarlo al Responsabile del trattamento ove richiesto.

Il Responsabile interno del trattamento si impegna ad informare tempestivamente il Responsabile esterno, fornendo istruzioni documentate, in caso di variazioni o cambiamenti nelle operazioni di trattamento dei dati.

In ragione dell’affidamento in outsourcing del trattamento, il Responsabile dovrà vigilare sull’operato del Responsabile esterno mediante esecuzione di controlli specifici eseguibili ad opera del Responsabile stesso o attraverso la collaborazione di altro soggetto specificamente incaricato. Nel caso in cui il Responsabile del trattamento ravvisi elementi non conformi o atti a minare la sicurezza dei dati con potenziale pregiudizio per gli interessati, esorterà il Responsabile esterno al fine di sanare le anomalie individuate, e nei casi di maggiore gravità, avrà la facoltà di procedere alla revoca della presente nomina e alla chiusura del rapporto di collaborazione.

L’adempimento non comporta, per il Responsabile esterno del trattamento, alcun diritto a compenso e/o indennità e/o rimborso derivante dal trattamento dei dati e dalla presente nomina. Con la presente nomina viene revocato e sostituito

espressamente ogni altro contratto o accordo tra le parti inerente il trattamento di dati personali in epigrafe indicato.

Per quanto non previsto e non riportato sul presente atto di nomina si rinvia alla normativa vigente in materia di protezione e sicurezza dei dati personali, nonché alla normativa nazionale prevista in materia (in particolare: al Regolamento UE 2016/679 e al Codice in materia di protezione dei dati personali, D.Lgs. n. 196/2003, integrato con le modifiche del D.Lgs. n. 101/2018).