PROCEDURA APERTA
PROCEDURA APERTA
PER L’AFFIDAMENTO DELLA FORNITURA DI
CARTA IN RISME, ARTICOLI DI CANCELLERIA E MATERIALE D’UFFICIO E SCATOLA DA IMBALLO PER ARCHIVIAZIONE CARTACEA
CAPITOLATO TECNICO
Capitolato tecnico
INDICE
3
3
4
4
4
4.2 LOTTO 2 - ARTICOLI DI CANCELLERIA E MATERIALE DA UFFICIO
5
4.3 LOTTO 3 - SCATOLA DA IMBALLO PER ARCHIVIAZIONE CARTACEA
5
6
6
7 CONFEZIONAMENTO DEI PRODOTTI
7
7
9 QUANTITATIVI MINIMI DELL’ORDINE
8
10 MODALITA’ DI ESECUZIONE DELLA FORNITURA
8
10.1 ORDINATIVI DI FORNITURA TRAMITE APPLICATIVO WEB
8
10.2 PERIODICITA’ DEGLI ORDINI
9
10
10.4 REPORTS RELATIVI AL CONTRATTO
11
10.5 REGOLARE ESECUZIONE E FATTURAZIONE
12
11 INDISPONIBILITA’ DEI PRODOTTI
12
13
13
14
14
1 DEFINIZIONI
1. STAZIONE APPALTANTE: Agenzia delle Entrate – Riscossione (di seguito anche AeR);
2. FORNITORE: affidatario, per ciascun lotto, della fornitura dei prodotti oggetto del presente Capitolato tecnico;
3. PRODOTTI: carta in risme, articoli di cancelleria e materiale d’ufficio e scatola da imballo, come meglio dettagliati negli allegati al presente Capitolato tecnico;
4. SEDI: uffici e sportelli dell’ Agenzia delle Entrate – Riscossione presso i quali saranno eseguite le consegne dei prodotti;
5. CONTRATTO: è il contratto sottoscritto da Agenzia delle Entrate – Riscossione con il fornitore aggiudicatario, per effetto del quale quest’ultimo si obbliga a eseguire le prestazioni richieste;
6. ORDINE DI FORNITURA: ordine di prodotti periodicamente emesso per tutti i punti ordinanti, in maniera accentrata, da idonea Struttura dell’ Agenzia delle Entrate – Riscossione sulla base del Contratto.
7. GIORNI LAVORATIVI: i giorni feriali della settimana, dal lunedì al venerdì, escluse le festività;
8. REGOLARE ESECUZIONE: numero identificativo comunicato da AeR in fase di autorizzazione alla fatturazione e che il Fornitore deve riportare nella fattura elettronica;
9. RESPONSABILE DI COMMESSA: Persona nominata dal Fornitore quale referente dei Servizi di cui al presente Capitolato Tecnico, con ruolo di supervisione e coordinamento e poteri di rappresentanza del Fornitore medesimo. Tale figura è dotata di adeguate competenze professionali e di idoneo livello di responsabilità per le attività di gestione dell’appalto, ed è responsabile del conseguimento degli obiettivi relativi allo svolgimento delle attività previste contrattualmente;
10. RENDICONTO MENSILE: report a cadenza mensile riportante il dettaglio degli Ordinativi di Fornitura consegnati nel mese precedente, per singole sedi di consegna.
2 OGGETTO
Il presente Capitolato ha per oggetto la fornitura dei seguenti prodotti:
• carta in risme formato A4 e A3 per stampanti e fotocopiatori in fibre vergini o miste conformi al D.M. del Ministero dell’Ambiente del 04/04/2013 “Criteri ambientali minimi per l'acquisto di carta per copia e carta grafica” ed al D.M. 24 maggio 2016 “Incremento progressivo dell’applicazione dei criteri minimi ambientali negli appalti pubblici per determinate categorie di servizi e forniture”;
• articoli di cancelleria e materiale d’ufficio;
• scatola da imballo.
Tutti i prodotti, le cui specifiche tecniche ed i quantitativi richiesti sono dettagliati nel presente Capitolato e nell’Allegato 1 allo stesso, devono rispondere alle disposizioni
vigenti in materia all’atto dell’offerta e a tutte quelle di carattere cogente che venissero emanate nel corso della durata contrattuale.
Ciascun prodotto ed il relativo confezionamento devono essere realizzati con l’uso di materie prime non nocive e devono comunque avere forme e finiture tali da non arrecare danni all’utilizzatore finale.
Gli imballaggi devono rispettare quanto previsto nel successivo paragrafo 6 del presente Capitolato Tecnico.
3 DURATA E IMPORTO
L’appalto, articolato in n. 3 lotti funzionali per le categorie merceologiche, come di seguito specificato, avrà durata di 36 (trentasei) mesi. Con l’aggiudicatario di ciascun lotto verrà stipulato un contratto alle condizioni di cui al presente Capitolato ed al prezzo stabilito in sede di aggiudicazione. Ciascun aggiudicatario sarà obbligato ad eseguire le prestazioni richieste fino ad esaurimento degli importi massimi previsti, nel rispetto delle condizioni, dei termini e delle modalità prescritte nel contratto.
Il valore della base della procedura è determinato, relativamente a ciascun Lotto, nei seguenti importi (al netto di IVA):
• LOTTO 1 – Fornitura Carta in risme formato A4 e A3 - Euro € € 2.065.153,21;
• LOTTO 2 – Fornitura Articoli di cancelleria e materiale da ufficio - Euro 440.980,95;
• LOTTO 3 – Fornitura di scatola da imballo per archiviazione cartacea - Euro 262.743,00
per un totale complessivo pari ad € 2.768.877,16 + IVA (costi sulla sicurezza pari a zero, trattandosi di mera fornitura).
4 SPECIFICHE TECNICHE
4.1 LOTTO 1 - CARTA IN RISME
La carta dovrà essere fornita nei seguenti formati:
• UNI DIN A4 (21 x 29,7 cm.);
• UNI DIN A3 (29,7 x 42 cm.).
Il Fornitore, è obbligato a fornire carta per copia rispondente alle disposizioni della Norma EN 12281:2002 (Carta per stampa e carta per ufficio. Requisiti per carta per copia con procedimento di riproduzione con toner secco) e nel pieno rispetto delle seguenti specifiche tecniche:
SPECIFICHE TECNICHE | VALORE MINIMO | VALORE MASSIMO | METODOLOGIA DI PROVA |
Grammatura | 73 gr/ mq | 78 gr/mq | UNI EN ISO 536 |
Spessore | 95 Micron | 108 Micron | UNI EN ISO 20534 oppure ISO 534 |
Grado di Bianco | ≥ 105% | - | UNI 7623 oppure ISO 2470 |
Bianco CIE | 145 | 170 | ISO 11475 |
Opacità | ≥ 90% | - | UNI 7624 oppure ISO 2471 |
Ruvidità (Bendtsen) ml/min | 130 | 300 | UNI 7626-2 oppure ISO 8791/2 |
Umidità | 4% | tolleranza consentita +/- 1% | UNI EN 20287 ovvero in alternativa ISO 287 |
La carta fornita dovrà essere garantita per un corretto e sicuro funzionamento su tutti i tipi di foto-riproduttori veloci, fax, fotocopiatrici e stampanti laser o a getto d’inchiostro, pertanto, resistente al calore del passaggio in macchina senza inarcamenti, con caratteristiche di bi-direzionalità, utilizzabile in fronte e retro ed in assenza di spolvero per riproduzioni in bianco/nero e a colori.
Inoltre, la carta dovrà essere esente da difetti, quali: strappi; macchie; particelle libere e spolvero; grinze; sbavature; macchie di grasso; attaccature e piegature.
La fibra grezza della carta può essere costituita interamente da fibre di cellulosa vergine o da fibre di cellulosa “mista” (ovvero costituita da fibre vergini e riciclate, con contenuto di cellulosa riciclata inferiore al 70% in peso rispetto al totale). Le fibre vergini utilizzate per la fabbricazione della carta devono provenire da foreste gestite in maniera responsabile o da fonti controllate.
4.2 LOTTO 2 - ARTICOLI DI CANCELLERIA E MATERIALE DA UFFICIO
Tutti gli articoli di cancelleria ad uso ufficio oggetto della fornitura, devono rispettare i requisiti minimi e le specifiche tecniche dettagliate, articolo per articolo, nell’Allegato 1, Lotto 2, al quale si rinvia.
Ogni singolo articolo, ove presente, deve essere corredato dalle relative istruzioni in lingua italiana per un uso corretto ed in condizioni di sicurezza e dalla garanzia e dall’assistenza prestata agli stessi dal produttore.
Il quantitativo di pezzi unitari contenuti in ciascuna confezione dovrà essere coerente con quanto indicato a livello di “confezionamento massimo” per ciascun articolo nell’Allegato 1, Lotto2.
4.3 LOTTO 3 - SCATOLA DA IMBALLO PER ARCHIVIAZIONE CARTACEA
Il prodotto deve rispettare, le seguenti specifiche:
• scatola auto montante di formato cm 47x38x30 (misure esterne) con maniglie
fustellate sul lato corto;
• coperchio integrato con chiusura a libro su lato lungo con bordo ripiegato (cm 6 + 6);
• cartone a onda doppia fustellato codice LMFML 34263 EB di peso minimo pari a 650 gr/mq di colore avana, prodotto da materia di riciclo, resistente all’umidità;
• fondo capace di sostenere un peso fino ad un massimo di 25 kg;
• la scatola montata risulterà avere il cartone doppiato nel fondo, nei lati delle maniglie e nel bordo ripiegato del coperchio.
Il prodotto non dovrà riportare alcuna scritta.
Presso AeR sarà a disposizione dei concorrenti richiedenti il campione del prodotto, la cui visione e/o prelievo potrà essere effettuato secondo le modalità ed i termini specificati nel disciplinare.
5 REQUISITI DI CONFORMITA’
Tutti i Prodotti oggetto della fornitura dovranno pienamente rispettare i seguenti requisiti di conformità:
• essere nuovi di fabbrica e conformi alle norme di legge o regolamentari che ne disciplinano la produzione, la vendita ed il trasporto;
• rispondere ai requisiti previsti dalle disposizioni vigenti in materia all’atto dell’offerta e a tutti quelli di carattere cogente che venissero emanati nel corso della durata del contratto;
• essere conformi alle direttive statali e/o comunitarie in relazione alle autorizzazioni alla produzione importazione e immissione in commercio;
• essere realizzati con l’uso di materie prime non nocive.
6 VERIFICA DEI PRODOTTI
Oltre a quanto previsto nel presente capitolato, la sottoscrizione del contratto è subordinata alla preventiva verifica di conformità dei campioni, delle schede tecniche dei prodotti e delle relative certificazioni; in particolare per la carta in risme dovranno essere fornite le certificazioni emesse da strutture ufficialmente accreditate in materia (es. Stazione sperimentale carta, cartoni e paste per carta). A tal fine, il Fornitore sarà tenuto a presentare, a proprio carico e spese, entro il termine di 15 giorni naturali dalla data di comunicazione dell’aggiudicazione definitiva, nel luogo che sarà indicato da AeR, la campionatura dei prodotti in ragione delle seguenti quantità:
• Carta in risme: nr. 1 scatola per ciascun formato;
• Articoli di cancelleria e materiale d’ufficio: nr. 1 esemplare per ciascun articolo;
• Scatola di imballo: nr. 5 campioni.
Detta campionatura, verificata ed approvata, resterà depositata per tutta la durata contrattuale presso AeR, al fine di essere prodotta come campione per le verifiche di conformità delle consegne successive.
In corso di contratto l’ Agenzia delle Entrate – Riscossione si riserva la facoltà di effettuare verifiche, incluse quelle di laboratorio presso strutture ufficialmente accreditate in materia, circa la corrispondenza dei prodotti forniti ai campioni depositati ed alle specifiche previste dal presente Capitolato tecnico. Le spese relative a dette verifiche saranno a carico del Fornitore. La campionatura utilizzata per le verifiche dovrà essere reintegrata a cura e spese del Fornitore.
7 CONFEZIONAMENTO DEI PRODOTTI
Il confezionamento dei Prodotti oggetto della fornitura dovrà rispettare i seguenti criteri:
• la carta, confezionata in risme da nr. 500 fogli in formato A4 o in formato A3 e confezionata in scatole da nr. 5 risme cad.;
• gli articoli di cancelleria e materiale da ufficio, secondo quanto offerto dal Fornitore nel rispetto del confezionamento massimo consentito, indicato, articolo per articolo, nell’Allegato 1 al presente Capitolato tecnico;
• per la scatola da imballo, in confezione da 5 pezzi cad.
I prodotti oggetto di imballo dovranno essere contenuti in confezioni di materiale riciclabile conformi al D.Lgs. 152/2006 e s.m.i..
8 CONSEGNA DEI PRODOTTI
La consegna dei Prodotti oggetto della fornitura sarà effettuata a cura e spese del Fornitore nei luoghi e nei locali indicati da AeR e riportati nell’Allegato 2 in esecuzione di ciascun Ordinativo di fornitura emesso dalle dipendenze a mezzo sistema applicativo messo a disposizione da parte del Fornitore. Gli oneri relativi alla consegna della fornitura ovvero ogni onere relativo ad imballaggio, trasporto, consegna nelle modalità di seguito riportate e qualsiasi altra attività ad essa strumentale, sono interamente a carico del Fornitore.
Nel rispetto di quanto stabilito nella Determinazione dell’Autorità dei contratti pubblici n. 3/2008, la predisposizione del DUVRI e la determinazione della relativa stima dei costi della sicurezza è esclusa per l’appalto in oggetto, atteso che trattasi di mera fornitura con consegna, anche al piano, in luoghi destinati a stoccaggio.
Qualora nel corso dell’appalto si verificassero variazioni di consistenza in più o in meno, a causa di nuove aperture, dismissioni e/o trasferimento di luoghi di consegna, l’elenco di cui all’Allegato 2 dovrà intendersi aggiornato e le consegne dovranno essere effettuate presso i nuovi loghi, senza che da ciò possa derivare per il fornitore il riconoscimento di maggiori oneri.
L’eventuale variazione di consistenza sarà comunicata a mezzo PEC, ed avrà effetto dalla prima consegna successiva.
9 QUANTITATIVI MINIMI DELL’ORDINE
Le quantità stimate di ciascun prodotto e per ciascun Lotto, per l’intera durata dell’appalto, sono dettagliati nell’Allegato 1 al presente Capitolato tecnico, al quale si rinvia.
Si precisa, in ogni caso, che la quantità di ciascun prodotto è stata determinata in via presuntiva, sulla base della stima del fabbisogno dei prodotti nell’arco dell’intera durata dell’appalto; tali quantità sono, pertanto, fornite a titolo puramente indicativo e sono determinate ai soli fini della valutazione delle offerte e non sono vincolanti ai fini contrattuali.
Il quantitativo minimo ordinabile per ciascun luogo di consegna è di:
LOTTO 1
• n. 50 risme (10 scatole) per la carta in formato A4;
• n. 5 risme (1 scatola) per la carta A3;
LOTTO 2
• valore non inferiore ad € 25,00 per gli articoli di cancelleria e materiale d’ufficio;
LOTTO 3
• 25 pezzi (5 confezioni) per le scatole da imballo.
10 MODALITA’ DI ESECUZIONE DELLA FORNITURA
Le modalità di esecuzione descritte nel presente paragrafo sono essenziali per l’esatto adempimento degli obblighi contrattuali per ciascun lotto aggiudicato.
10.1 ORDINATIVI DI FORNITURA TRAMITE APPLICATIVO WEB
Gli Ordinativi di fornitura dovranno avvenire esclusivamente mediante catalogo elettronico pubblicato su un portale web, così come meglio dettagliato successivamente, a cura e spese del Fornitore e reso disponibile a AeR gratuitamente.
Il catalogo elettronico dovrà essere diviso su tre livelli: categorie (indicativamente corrispondenti alle classi merceologiche), sotto-categorie (indicativamente riferibili alle tipologie di prodotti, come ad es. penne, matite, buste, colla…) e articoli. Dovranno inoltre essere visibili: il codice materiale, la casa produttrice dell’articolo, la foto dell’articolo (che ne evidenzi le caratteristiche) ed il confezionamento (singolo o numero di unità contenute nella confezione).
Il sistema deve essere accessibile mediante Login e password (attraverso una registrazione on line).
Il sistema di gestione degli acquisti on-line, dovrà avere le seguenti caratteristiche:
- possibilità di gestire tutti gli ordini di acquisto su Web sia in modalità manuale sia in modalità massiva con l’ausilio di tracciato record da concordare contenente le
informazioni minime necessarie agli stessi (punto di consegna, codice articolo, quantità);
- avere diversi profili di accesso al sistema, fino ad un massimo di tre livelli, per visionare e/o ordinare gli articoli: in particolare, dovranno essere previsti un profilo di amministratore del sistema, fino a 10 profili ordinanti. Il sistema informatico dovrà prevedere la possibilità alle utenze superiori di variare i quantitativi di materiale richiesto;
- consentire all’amministratore del sistema di emettere ordinativi, di gestire sia le utenze degli utenti ordinanti che le variazioni sul catalogo;
- possibilità di fissare sia un budget aziendale che un budget per ogni centro di costo o per utente ordinante, fissando il periodo di validità. Al superamento del budget l’amministratore del sistema e gli utenti ordinanti dovranno essere avvisati attraverso comunicazioni via e-mail. L’amministratore del sistema potrà eventualmente richiedere il blocco degli ordini immessi dall’utente ordinante. Nel periodo di contratto il budget deve comunque essere modificabile;
- possibilità di visualizzare il tracking dell’ordine;
- possibilità di visionare eventuali ordini evasi parzialmente solo per alcuni prodotti;
- possibilità per l’amministratore del sistema di visualizzare lo storico degli ordini emessi da tutti profili nel periodo contrattuale;
- possibilità di richiedere l’inserimento e la modifica degli indirizzi di consegna delle sedi destinatarie come da codifica che sarà resa disponibile dalle sedi destinatarie;
- possibilità di richiedere l’inserimento e la modifica dei prodotti a catalogo;
- possibilità di produrre diversi livelli di reports da stampare e/o scaricare su file (formato excel) differenziati a seconda dei codici d’ingresso utilizzati di cui al successivo punto 10.4;
Entro il termine massimo di 10 (dieci) giorni naturali e consecutivi decorrenti dalla data di comunicazione dell’aggiudicazione definitiva il Fornitore dovrà presentare a AeR il sistema di acquisto on-line attraverso una apposita demo da tenersi presso la sede della struttura ordinante, che rilascerà una dichiarazione di conformità a quanto richiesto dal Capitolato. Il Sistema di acquisto on-line dovrà essere reso operativo contestualmente alla stipula del contratto.
Oltre la disponibilità del sistema on-line, entro il termine massimo di 10 (dieci) giorni naturali e consecutivi decorrenti dalla data di comunicazione dell’aggiudicazione definitiva il Fornitore dovrà comunicare a AeR, che ne effettuerà la verifica preventiva alla dichiarazione di conformità, l’attivazione del numero dedicato per l’assistenza telefonica. Il sistema di assistenza telefonica in orario di ufficio mediante numero dedicato, per ogni necessità di AeR, dovrà essere reso operativo a decorrere dalla data di stipula del contratto.
10.2 PERIODICITA’ DEGLI ORDINI
Gli ordini avranno la seguente cadenza:
• mensile per la carta in risme e scatole da imballo;
• trimestrale per gli articoli di cancelleria e materiale da ufficio.
Oltre a detta pianificazione è consentito, per il Lotto 2 – cancelleria, per ciascuno dei luoghi di esecuzione della consegna riportati nell’Allegato 2, l’invio di un ordine annuo straordinario.
L’Ordine conterrà la quantità dei prodotti richiesti ed il luogo di consegna degli stessi.
La ricezione dell’Ordine da parte del Fornitore è confermata dalla procedura di accettazione prevista dal portale messo a disposizione dal Fornitore.
10.3 TRASPORTO E CONSEGNA
A seguito della ricezione dell’ordine di fornitura, il Fornitore si obbliga ad eseguire il trasporto e la consegna al piano1 dei prodotti nei luoghi e secondo gli orari indicati nell’Allegato 2 al presente Capitolato Tecnico, e nelle tempistiche definite nel presente Capitolato tecnico, fermo restando che le forniture dovranno essere eseguite con continuità anche in caso di eventuali variazioni della consistenza e della dislocazione dei luoghi di esecuzione delle consegne.
I prodotti richiesti dovranno essere imballati in modo da non subire danni durante la loro movimentazione, trasporto e consegna.
Tutto il materiale da imballo (scatola, etichette, ecc…) sarà a carico del Fornitore.
Non sono ammesse consegne parziali; pertanto, l’esecuzione di ciascun ordine deve avvenire in un’unica consegna, salvo diverso accordo scritto.
La consegna dei prodotti ordinati dovrà essere effettuata a cura, rischio e spese del Fornitore, entro, 5 giorni lavorativi decorrenti dalla ricezione degli Ordini di fornitura.
La consegna dei prodotti richiesti con l’eventuale Ordine straordinario di fornitura, previsto al punto 10.2 del presente Capitolato, dovrà avvenire entro 10 (dieci) giorni lavorativi decorrenti dalla ricezione degli Ordini di fornitura.
Si precisa che:
• la consegna dei prodotti dovrà avvenire secondo le modalità di confezionamento indicate nell’Allegato 1;
• la consegna dei prodotti dovrà essere effettuata secondo le indicazioni specifiche contenute nell’Allegato 2 “Dettaglio luogo di esecuzione consegna”;
• nel caso di fornitura presso luoghi di consegna che siano collocati in spazi con regolamentazione particolare del traffico, quali, a titolo esemplificativo ZTL (zone a traffico limitato), aree pedonali, ecc., sarà cura del Fornitore richiedere, a proprie spese, le eventuali autorizzazioni presso gli Uffici competenti;
• ogni attrezzatura necessaria allo scarico ed allo spostamento è a cura del Fornitore;
• i luoghi di esecuzione delle consegne non sono dotate di carrelli elevatori/montacarichi.
1 Per consegna al piano si intende la consegna della fornitura al/i piano/i della sede indicato/i dalla dipendenza indicata nell’Ordinativo di fornitura.
Il materiale dovrà essere consegnato franco di ogni spesa di porto ed imballo.
Saranno a carico del Fornitore gli eventuali danni che i prodotti dovessero subire durante il trasporto e nel corso delle operazioni di scarico, spostamento e di consegna.
Il Fornitore s’impegna, anche per mezzo del soggetto terzo da questi incaricato del trasporto dei prodotti, a rilasciare a AeR la copia del “Documento di Trasporto” (D.d.T.) attestante l’avvenuta consegna.
Il D.d.T. dovrà risultare completo di tutti i suoi dati; in particolare dovrà riportare il luogo di esecuzione della consegna destinataria della fornitura, gli estremi dell’ordine, il timbro e la firma leggibile dell’addetto di AeR al quale il materiale è stato consegnato.
Il rilascio di ricevuta da parte degli addetti dei luoghi di consegna di destinazione, all’atto delle singole consegne, indica la mera consegna dei prodotti e non implica passiva accettazione della provvista stessa, potendo questa venire rifiutata in qualsiasi momento, qualora venissero riscontrati difetti rispetto alle caratteristiche ed ai requisiti richiesti.
Copia del D.d.T. firmato dall’addetto di AeR, dovrà essere inserita nell’applicativo web come allegato al relativo ordine di fornitura.
Il contributo “CONAI” dovrà essere assolto dal Fornitore.
10.4 REPORTS RELATIVI AL CONTRATTO
AeR potrà in qualsiasi momento verificare il corretto adempimento di tutte le attività relative al presente capitolato. Detto monitoraggio viene svolto anche attraverso l’analisi di apposita reportistica, costantemente aggiornata, che il Fornitore dovrà mettere a disposizione sul proprio applicativo web. Gli oneri per tali verifiche sono a carico del Fornitore in quanto già compensati dai corrispettivi contrattuali.
Il Fornitore dovrà permettere che i medesimi possano essere scaricati a cura dei diversi livelli individuati su supporto informatico (ad esempio excel).
In particolare modo si dovrà prevedere le seguenti tipologie di reportistica:
o Rendiconto Mensile relativamente agli Ordinativi di Fornitura consegnati nel mese precedente, per singole sedi di consegna;
o Generale riportante il complessivo degli Ordinativi di Fornitura e delle relative consegne nell’avanzamento della durata della commessa.
I diversi reports dovranno contenere le seguenti indicazioni minime:
o Importo complessivo dei prodotti consegnati sugli Ordinativi emessi per ciascun punto di consegna;
o Dettaglio dei prodotti consegnati per ciascun punto di consegna per quantità, per tipologia prodotto, con il relativo numero di protocollo;
o Indicazione delle relative date di consegna;
o Importi fatturati per ciascun punto di consegna
I reports riepilogativi dovranno essere consultabili sull’applicativo web a partire dal giorno 5 del mese successivo al mese oggetto di reportistica, pena l’applicazione delle penali di cui al successivo paragrafo 15.
Inoltre, al fine di monitorare l’andamento dei livelli di servizio, AeR si riserva la possibilità di richiedere al Fornitore, oltre a quanto già indicato nel presente paragrafo, l’elaborazione di reports specifici in formato elettronico e/o in via telematica senza alcun onere aggiuntivo a carico della stessa.
10.5 REGOLARE ESECUZIONE E FATTURAZIONE
AeR verifica le prestazioni effettuate sulla base dei controlli e verifiche delle consegne eseguiti in loco, dei documenti tecnici a supporto e di ogni altro elemento ritenuto dalla stessa utile per il riscontro.
AeR entro 5 giorni dal caricamento sull’applicativo web della reportistica mensile può richiedere chiarimenti e/o documentazione integrativa e/o revisione del documento stesso assegnando al fornitore 5 giorni per i necessari riscontri e l’invio del rendiconto definitivo.
AeR conclusi positivamente i controlli sul rendiconto definitivo, comunica il numero di Regolare Esecuzione che il Fornitore dovrà riportare nella fattura elettronica mensile.
11 INDISPONIBILITA’ DEI PRODOTTI
Nel caso in cui, durante il periodo di validità e di efficacia del contratto, il Fornitore non sia più in grado di garantire la consegna dei prodotti offerti in sede di gara, a seguito di ritiro degli stessi dal mercato da parte del produttore dovuta a cessazione della produzione, ovvero per periodi temporanei derivanti da indisponibilità o irreperibilità sul mercato dei prodotti corrispondenti alle caratteristiche tecniche previste, per causa di forza maggiore (ad esempio l’indisponibilità temporanea per rottura di stock o simili) il Fornitore dovrà obbligatoriamente:
• darne comunicazione scritta tramite PEC a AeR entro e non oltre 5 giorni lavorativi dalla data in cui ne viene a conoscenza, allegando la dichiarazione del legale rappresentante del Produttore attestante che il prodotto è fuori produzione o che è temporaneamente indisponibile;
• indicare contestualmente i prodotti aventi identiche o migliori caratteristiche tecniche, prestazionali e funzionali, che intende proporre in sostituzione di quelli offerti in sede di gara alle medesime condizioni economiche convenute in detta sede specificandone il confezionamento ed allegando, congiuntamente, la relativa scheda tecnica debitamente sottoscritta e tutte le dichiarazioni/certificazioni richieste in fase di gara per i prodotti sostituiti. Per gli articoli di tutti i lotti è inoltre richiesto l’invio di una campionatura come indicato al precedente paragrafo 6.
AeR procederà, quindi, alla verifica tecnica dell’equivalenza dei prodotti offerti in sostituzione con quelli offerti in sede di gara e con quanto dichiarato nella nuova scheda
e, in caso di accettazione, provvederà a comunicare al Fornitore gli esiti di detta verifica, modifica che dovrà essere riportata, a cura del Fornitore, sull’applicativo web.
12 FORNITURA NON CONFORME
Nel caso di difformità qualitativa della fornitura (quale, a titolo esemplificativo, l’integrità del confezionamento e/o dell’imballaggio, la differenza delle caratteristiche tra i prodotti richiesti ed uno o più dei prodotti consegnati, la consegna di prodotti viziati o difettosi, la non conformità di uno o più dei prodotti consegnati rispetto a quanto previsto nel presente Capitolato tecnico e relativi allegati e/o rispetto alla campionatura consegnata prima della stipulazione del Contratto, ai sensi di quanto previsto dal paragrafo “Verifica dei prodotti” del presente Capitolato tecnico), ovvero consegna parziale della fornitura stessa, AeR invierà tramite PEC una apposita contestazione al Fornitore.
Nel caso di consegna di prodotti, ancorché conformi, in eccesso rispetto ai quantitativi di fornitura, ovvero di consegna di prodotti non conformi, il Fornitore – previa contestazione da parte di AeR - si impegna a ritirare, senza alcun addebito, entro 5 giorni lavorativi dalla suddetta comunicazione detti prodotti non conformi e/o in eccesso fatto salvo quanto previsto al paragrafo 14 “Penali”.
Decorso il suddetto termine, AeR non si riterrà più responsabile dei prodotti non ritirati e potrà procedere, a sua insindacabile scelta, alla riconsegna ovvero allo smaltimento dei prodotti, addebitandone i relativi oneri al Fornitore.
13 RESPONSABILE DI COMMESSA
Per tutta la durata del contratto il Fornitore dovrà mettere a disposizione un Responsabile di commessa di cui al presente Capitolato tecnico, i cui riferimenti dovranno essere indicati a AeR nella documentazione richiesta ai fini della stipula del contratto, con ruolo di supervisione e coordinamento e poteri di rappresentanza del Fornitore medesimo. Tale figura è dotata di adeguate competenze professionali e di idoneo livello di responsabilità per le attività di gestione dell’appalto, ed è responsabile del conseguimento degli obiettivi relativi allo svolgimento delle attività previste contrattualmente.
Il Responsabile di commessa dovrà essere quindi in grado di:
❖ essere il referente per l’ Agenzia delle Entrate – Riscossione;
❖ implementare le azioni necessarie per garantire il livello dei servizi attesi nonché il rispetto delle prestazioni richieste;
❖ gestire gli eventuali reclami/disservizi provenienti dall’ Agenzia delle Entrate – Riscossione.
In caso di sostituzione del Responsabile della Fornitura nel corso del contratto, il Fornitore dovrà tempestivamente darne comunicazione scritta a AeR, inviando congiuntamente i riferimenti del Responsabile di commessa proposto in sostituzione.
14 PENALI
Fatti salvi i casi di forza maggiore (intesi come eventi imprevedibili od eccezionali per i quali il Fornitore aggiudicatario non abbia trascurato le normali precauzioni in rapporto alla delicatezza e la specificità delle prestazioni, e non abbia omesso di trasmettere tempestiva comunicazione, a posta elettronica certificata (PEC), a AeR, qualora non vengano rispettati i tempi previsti nel Capitolato Tecnico, AeR potrà applicare penalità secondo quanto di seguito riportato:
Tipo | Descrizione | Penalità |
1 | Ritardata consegna rispetto al termine previsto al paragrafo 10.3 | 0,3‰ per i Prodotti di cui al Lotto 1 e 1‰ per i prodotti di cui ai Lotti 2 e 3 del valore del contratto per ogni giorno di ritardo |
2 | Ritardato ritiro dei prodotti non conformi rispetto al termine previsto al paragrafo 12 | 0,3‰ del valore del contratto per ogni giorno di ritardo |
3 | Ritardato invio della reportistica rispetto al termine previsto al paragrafo 10.4 | 0,3‰ del valore del contratto riferito al mese di ritardata rendicontazione, per ogni giorno di ritardo a decorrere dal 5° giorno rispetto alla scadenza prevista. |
Constatato l’inadempimento AeR invierà tramite PEC, una contestazione al Fornitore, il quale potrà proporre le proprie deduzioni per iscritto nel termine massimo di 5 (cinque) giorni lavorativi (intendendosi per giorni lavorativi i giorni feriali, dal lunedì al venerdì) dalla ricezione della contestazione. Qualora dette deduzioni non siano ritenute idonee a giustificare l’inadempimento ovvero non pervengano nel termine indicato, AeR applicherà al Fornitore le penali come sopra indicate.
In caso di inadempimento del Fornitore alle obbligazioni contrattualmente assunte, resta ferma la facoltà di AeR di ricorrere a terzi addebitando al Fornitore i relativi costi sostenuti.
15 ALLEGATI
Formano parte integrante del presente documento i seguenti Allegati:
▪ ALLEGATO 1: stima dei quantitativi oggetto della fornitura per tutti i Lotti e specifiche tecniche dei prodotti (solo per LOTTO 2 - cancelleria d’ufficio);
▪ ALLEGATO 2: elenco dei luoghi dove dovranno essere eseguite le consegne dei prodotti oggetto della fornitura.