Y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg Adolygiad Blynyddol 2019/2020
Y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg Adolygiad Blynyddol 2019/2020
1. Cefndir
1.1 Mae’r papur hwn yn adolygu perfformiad y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg (PASR) ar gyfer 2019/2020. Mae’r prif bwyntiau'r Adolygiad hwn wedi’u cynnwys yn Adroddiad a Chyfrifon Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar gyfer 2019/2020.
1.2 Prif rôl y Pwyllgor yw darparu cyngor annibynnol i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru er mwyn ei gynorthwyo i gyflawni ei gyfrifoldebau fel Swyddog Cyfrifyddu. Yn ystod y flwyddyn, mae'r Pwyllgor wedi monitro’r prosesau strategol ar gyfer risg, rheolaeth a llywodraethu, ac mae wedi derbyn ac ystyried canlyniadau archwiliadau mewnol ac allanol. Bu’r Pwyllgor yn chwarae rhan allweddol yn diffinio agweddau ar y gwaith archwilio ac yn monitro ymateb y rheolwyr i'r materion a godwyd.
2. Cylch Gorchwyl
2.1 Cafodd Cylch Gorchwyl PASR eu hadolygu gan y Pwyllgor ym mis Rhagfyr 2019. Cytunodd y Pwyllgor arno. Gweler ynghlwm yn Atodiad A.
3. Aelodaeth
3.1 Mae’r aelodaeth yn cynnwys hyd at chwe aelod allanol annibynnol. Roedd yr aelodaeth yn ystod 2019/2020 yr un fath â’r flwyddyn flaenorol. Mae aelodau’r Pwyllgor yn cynnwys Mr Xxx Xxxxxx, cyn Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus yr Alban, Xx Xxx Xxxxxxx CBE, cyn Gomisiynydd Cwynion ac Ombwdsmon Cynulliad Gogledd Iwerddon, Mr Xxxxxxxx Xxxxxx, cyn Aelod Cynulliad a xxxx Xxxxxxxxx Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus y Cynulliad Cenedlaethol, Xxx Xxxx Xxxxx, cyn Gomisiynydd Gwybodaeth Gynorthwyol, Xx Xxxxxx Xxxxx, cyn Swyddog Monitro Bwrdeistref Xxxxx Xxxxxxx a Mr Xxx Xxxxxxxx, cyn Xxxx Xxxxxxxxxx Grŵp Hendre cyf. Roedd cyfnod cychwynnol Xx Xxxxxx yn y swydd i fod i ddod i ben ym mis Rhagfyr 2019. Fodd bynnag, xx xxxxxx, yn enwedig yng ngoleuni’r Ddeddf OGCC newydd 2019, cafodd Xx Xxxxxx ei wahodd gan yr Ombwdsmon i barhau yn ei rôl fel Aelod Annibynnol a Chadeirydd y PASR am gyfnod pellach o 12 mis.
3.2 Presenoldeb Aelodau’r PASR: Oherwydd pandemig y Coronafeirws, ni chynhaliwyd cyfarfod mis Mawrth 2020 y Pwyllgor yn y ffordd arferol. Dosbarthwyd papurau yn ôl yr arfer a rhoddodd yr xxxx aelodau eu sylwadau gan ofyn cwestiynau yn ysgrifenedig ynglŷn a’r papurau. Yna cynhaliwyd cyfarfod bach trwy fideogynadledda. Roedd hyn yn cynnwys Cadeirydd y Pwyllgor, archwilio mewnol, archwilio allanol, yr Ombwdsmon a nifer is o staff. Ac eithrio’r Cadeirydd, bu pawb yn bresennol mewn tri cyfarfod y flwyddyn, a chyfrannodd yr xxxx aelodau at y pedwerydd cyfarfod. Dyma bresenoldeb Aelodau'r Pwyllgor yn ystod y flwyddyn:
Aelod o'r Pwyllgor | Adegau y buont yn bresennol |
Xxxxxxxx Xxxxxx (Cadeirydd) | 4 |
Xxx Xxxxxxx | 2 |
Xxx Xxxxxx | 3 |
Xxxxxx Xxxxx | 3 |
Xxxx Xxxxx | 3 |
Xxx Xxxxxxxx | 3 |
3.3 Presenoldeb Arall: Mae’r Ombwdsmon yn mynychu Cyfarfodydd PASR ac mae’r Prif Swyddog Gweithredu yn gweithredu fel Ysgrifennydd i’r Pwyllgor. Roedd archwilwyr allanol (Swyddfa Archwilio Cymru), archwilwyr mewnol (Deloitte) ac aelodau priodol o Dîm Rheoli OGCC wedi mynychu'r cyfarfodydd yn rheolaidd.
3.4 Gwrthdaro rhwng buddiannau: Mae pob aelod o'r Pwyllgor yn llenwi datganiad blynyddol o fuddiannau. Mae’r wybodaeth sy’n cael ei darparu yn cael ei defnyddio i lunio’r Cofrestr Buddiannau, sy’n cael ei chyhoeddi’n flynyddol ar wefan OGCC. Hefyd, mae’r eitem gyntaf ar agenda unrhyw gyfarfod o'r PASR yn gyfle i ddatgan unrhyw fuddiant a oedd yn benodol i eitemau ar agenda'r cyfarfod hwnnw.
3.5 Cyfnod penodiad: Mae pob penodiad yn para am gyfnod penodol ac ymdrinnir â hyn mewn llythyrau penodi.
4. Hyfforddiant
4.1 Gwahoddir Aelodau’r Pwyllgor i asesu eu hanghenion hyfforddi yn flynyddol, a bydd awgrymiadau ar gyfer hyfforddiant yn cael eu hystyried wrth gynllunio ar gyfer 2020/21. Mae hyfforddiant ar Wybodaeth a Seiberddiogelwch i'w drefnu ar gyfer aelodau PASR yn 2020/21.
5. Cyfarfodydd a Busnes y Pwyllgor
5.1 Mae’r Cadeirydd yn adolygu'r agenda a’r papurau atodol sydd i’w trafod, cyn eu hanfon at aelodau’r Pwyllgor a phobl eraill a fydd yn bresennol.
5.2 Mae’r Pwyllgor yn gosod rhaglen waith flynyddol ar ei gyfer ei hun Mae'r cynllun gwaith hwn, ynghyd â sylwadau ychwanegol ar gyflawni'r cynllun gwaith, i'w gweld yn Atodiad B. Cynhaliwyd pedwar cyfarfod o’r Pwyllgor yn ystod y flwyddyn. Ym mhob cyfarfod, ystyriodd y Pwyllgor sawl eitem sefydlog yr agenda.
5.3 Roedd eitemau sefydlog ar yr agenda yn cynnwys adroddiadau yn ymdrin â datganiadau o unrhyw dwyll neu golledion, gan gynnwys unrhyw golli data a gafodd eu hadnabod. Mewn perthynas â cholli data, er mwyn sicrhau eglurder wrth adrodd, mae OGCC yn darparu tabl i'r Pwyllgor sy'n rhestru math a dyddiad y digwyddiad a chanlyniad ymchwiliad OGCC, gan gynnwys eu cyfeirio at y Comisiynydd Gwybodaeth lle bo hynny'n briodol. Mae OGCC wedi xxxxx x Xxxxxx Digwyddiadau a Hysbysu Data yn ystod y flwyddyn, gan ganfod a chynnal camau pellach angenrheidiol i gywiro unrhyw ddiffygion mewn prosesau neu systemau.
5.4 Eitem sefydlog arall yw rheoli risg. Ymhob cyfarfod ystyriodd y Pwyllgor adroddiad ar y risgiau mwyaf. Aeth y Xxxxxxxx ati i archwilio a herio’r risgiau yr adroddwyd amdanynt i
fodloni ei hun bod pob risg allweddol wedi cael ei adnabod. Rhoddwyd ystyriaeth hefyd i reoli risg a mesurau lliniaru risg.
5.5 Ymhob cyfarfod, rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adroddiad Monitro Ariannol diweddaraf y Xxx Rheoli Bwriad hyn yw rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor fod craffu rheolaidd yn digwydd yn y swyddfa ar y sefyllfa ariannol, ac yr ystyriwyd risgiau ariannol a phroblemau mewn rheolaeth ariannol.
5.6 Roedd y Pwyllgor yn cael adroddiadau hefyd ar nifer o faterion priodol eraill a oedd yn dod o fewn ei gylch gorchwyl. Roedd y rhain yn cynnwys: y cyfrifon naw mis; adolygiad o’r Polisi Chwythu’r Chwiban; diweddariadau ar ddatblygiadau TG pwysig; a materion llywodraethu ariannol a chorfforaethol perthnasol. Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i adolygiad OGCC o Fframwaith Xxxx Twyll Swyddfa'r Cabinet i fodloni ei hun fod trefniadau priodol ar waith. Roedd hefyd yn adolygu'r cyfrifon blynyddol drafft ac adroddiad yr archwilydd, gan gynghori’r Ombwdsmon cyn i'r cyfrifon gael eu llofnodi.
5.7 Rhoddodd y Pwyllgor gyngor i’r Ombwdsmon er mwyn sicrhau bod Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2019/20 yn cynnwys gwybodaeth briodol ac yn cydymffurfio â'r arferion gorau.
5.8 Mae Rhaglen Waith 2020/2021 arfaethedig ar gyfer PASR wedi’i atodi fel Atodiad C er gwybodaeth, ac mae ystyriaethau allweddol yn y dyfodol wedi’u nodi yn adran 6 isod.
6. Ystyriaethau yn y dyfodol
6.1 Wrth edrych ymlaen at y flwyddyn 2020/21 bydd y Pwyllgor yn ymgymryd â'i waith yn unol â'r Rhaglen Waith yn Atodiad C. Bydd y Pwyllgor yn ymwybodol o’r arsylwadau a wnaed fel rhan o'r adolygiad blynyddol o effeithiolrwydd y Pwyllgor. Roedd y rhain yn cynnwys:
• gweithio gyda'r Ombwdsmon a'i staff i wella cyfathrebu gyda'r sefydliad a'i staff
• cynllunio a rheoli agenda'r Pwyllgor i sicrhau bod digon o amser i brofi a herio'r sefydliad a'r archwilwyr
• herio yn drylwyr y sicrwydd sy’n cael ei ddarparu i’r Pwyllgor.
6.2 Bydd y Pwyllgor yn mynd ar drywydd y materion blaenorol sy’n cael eu hystyried fel risgiau. Mae'r rhain yn cynnwys:
• Trefniadau cymorth TG
• storfa wrth gefn a phrofion TG o ran xxxxx data a systemau o'r Cwmwl
• Effaith Coronafeirws ac xxxxx busnes, gan gynnwys y dull o weithio gyda chyrff cyhoeddus
• Cyfrifyddu am gostau a buddion y pwerau newydd
• Adolygu a herio parodrwydd am seiberddiogelwch.
6.5 Bydd y Pwyllgor hefyd yn trafod y gymysgedd o sgiliau a phrofiad ymhlith aelodau'r Pwyllgor, yng nghyd-destun y newidiadau yn aelodaeth y Pwyllgor yn y dyfodol, wrth i delerau swydd ddirwyn i ben.
7. Archwiliad Mewnol ac Allanol
7.1 Gwaith archwilio mewnol 2019/2020 oedd y flwyddyn olaf o'r cynllun archwilio mewnol tair blynedd. Bydd Deloitte yn parhau i ddarparu gwasanaethau archwilio mewnol yn 2020/21 ac mae cynllun archwilio mewnol newydd yn cael ei ddatblygu.
7.2 Cyfeiriodd rhaglen archwilio dreigl Deloitte LLP at y fframwaith rheoli mewnol boddhaol yn y sefydliad ac roedd yn cynnwys argymhellion ar gyfer gwella lle'r oedd angen. Cynhaliwyd yr archwiliadau canlynol a chafwyd asesiadau cyffredinol fel a ganlyn:
Cyngor Proffesiynol sicrwydd SYLWEDDOL Systemau Ariannol:
Asedau sefydlog sicrwydd SYLWEDDOL
Cyfriflyfr Cyffredinol sicrwydd SYLWEDDOL
Prynu a Thaliadau sicrwydd SYLWEDDOL Llywodraethu Corfforaethol a Rheoli Risg sicrwydd SYLWEDDOL Diogelwch TG sicrwydd CYMEDROL
7.3 Roedd y Pwyllgor yn xxxxx o nodi bod lefel y sicrwydd yn cael ei ystyried yn ‘Sylweddol’, yn y rhan fwyaf o achosion, sef y lefel sicrwydd uchaf. Ar gyfer Diogelwch TG, lle’r oedd y sgôr sicrwydd yn ‘Gymedrol’, ni wnaed unrhyw argymhellion gan fod y meysydd pryder wedi’u nodi gan yr Ombwdsmon ac roedd camau ar y gweill i fynd i’r afael â nhw ar adeg yr archwiliad.
7.4 Yn ogystal, cynhaliodd yr archwilwyr mewnol archwiliad ymgynghorol o drefniadau rheoli contract newydd sydd wedi’u cyflwyno yn ddiweddar. Gan mai archwiliad ymgynghorol oedd hwn, ni roddwyd sgôr sicrwydd, ond gwnaed nifer o argymhellion. Bydd y Pwyllgor yn monitro cynnydd wrth weithredu'r argymhellion hyn.
7.5 Nodwyd yn Adroddiad Blynyddol yr archwilwyr mewnol ar gyfer 2019/2020: ‘Yn seiliedig ar gasgliadau ein gwaith, gallwn roi sicrwydd sylweddol i’r Ombwdsmon ynglŷn â threfniadau’r sefydliad o ran rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth fewnol.’ Mae’r canfyddiadau hyn yn rhoi sicrwydd bod y trefniadau ar waith yn gwneud y swyddfa’n llai agored i risg, ac yn rheoli’r risg honno. Nododd y Pwyllgor drylwyredd y gwaith archwilio, ymarferoldeb yr argymhellion ac ymateb agored a chadarnhaol y rheolwyr i'r argymhellion a wnaed.
7.6 Rhaid i’r rôl archwilio allanol, fel sy’n ofynnol gan Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2005 a Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019, gael ei chyflawni ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru. Swyddfa Archwilio Cymru wnaeth y gwaith hwnnw yn ystod y flwyddyn. Bu’r Pwyllgor yn ystyried elfen cyfrifon Adroddiad a Chyfrifon Blynyddol OGCC, ynghyd â'r Adroddiad ar yr Archwiliad o’r Datganiadau Ariannol a Llythyr y Rheolwyr.i. Rhoddwyd barn ddiamod ar Gyfrifon 2017/18 ar 3 Gorffennaf 2019.
7.7 Ystyriodd y Pwyllgor Ddatganiad Llywodraethu drafft y swyddfa ar gyfer 2018/19, gan gytuno arno.
7.8 Xxx xxx yr Archwilwyr Mewnol ac Allanol yr hawl, os ystyrir hynny’n briodol, i godi unrhyw fater drwy bolisi mynediad agored at y Cadeirydd, a thrwy'r hawl honno i ddwyn unrhyw fater i sylw'r Pwyllgor. Sicrhaodd y Pwyllgor, drwy adolygu rhaglenni'r Archwilwyr Mewnol ac Allanol, eu bod yn cydweithredu'n effeithiol â'i gilydd. Mae ansawdd y gwaith archwilio a safon gwaith y Pwyllgor wedi cael ei werthuso yn ystod y flwyddyn drwy ystyried yr
adroddiadau archwilio a’r argymhellion a thrwy ddeialog mewn cyfarfodydd rhwng Aelodau’r Pwyllgor a’r Archwilwyr.
7.9 I sicrhau y gellir codi materion priodol yn gyfrinachol, mae Cadeirydd y Pwyllgor fel arfer yn cynnal cyfarfod xxx blwyddyn â chynrychiolwyr yr Archwilwyr Allanol a Mewnol. Cafodd trefniadau eu hamharu xxxxx xxx gyfyngiadau y Coronafeirws. Ar 31 Mawrth 2020, cafodd Cadeirydd y Pwyllgor gyfarfod rhithwir gyda'r archwilwyr mewnol. Nid oedd y cynrychiolydd archwilio allanol yn gallu ymuno â hyn fel y bwriadwyd iddo wneud, ond bu trafodaeth wedi hynny rhwng Cadeirydd y Pwyllgor a'r arweinydd archwilio allanol, dros y ffôn, ar 21 Ebrill.
7.10 Yn ogystal, ar ôl derbyn adborth gan aelodau'r Pwyllgor yn yr adolygiad 2018/19, mae cyfarfod byr yn cael ei gynnal rhwng yr Archwilwyr Mewnol ac Allanol ac Aelodau Annibynnol y PASR cyn pob cyfarfod PASR.
8. Prosesau Monitro
8.1 Ym mhob cyfarfod yn ystod 2018/19, cafodd y Pwyllgor adroddiad ar y cynnydd sydd wedi’i wneud o ran gweithredu ar argymhellion yr Archwilwyr Mewnol ac Allanol. Roedd aelodau'r Pwyllgor yn fodlon bod yr xxxx argymhellion a wnaed wedi cael neu y byddent yn cael eu rhoi ar waith o fewn yr amserlenni y cytunwyd arnynt.
9. Adolygiad Blynyddol
9.1 Mae’r adroddiad hwn yn gyfle i adolygu sut mae’r Pwyllgor yn gweithredu i sicrhau ei fod yn parhau i gydymffurfio â’r Egwyddorion Arferion Da sydd yn Llawlyfr Pwyllgorau Archwilio a Sicrhau Risg Trysorlys EM. Mae pedwar ymarferiad asesu allweddol sy'n cyfrannu at yr adolygiad hwn. Mae'r rhain yn cynnwys:
• ymarferiad hunanasesu a gafodd ei ddilyn gan xxxx aelodau’r Pwyllgor;
• pob aelod o’r Pwyllgor i lenwi “Rhestr Wirio Effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg” y Swyddfa Archwilio Genedlaethol;
• asesiad, gan gynrychiolwyr archwilio mewnol ac allanol ac aelodau o staff OGCC sy’n mynychu’r Pwyllgor yn rheolaidd, o berfformiad a chyfraniad y Pwyllgor; ac
• adolygiadau un i un a thrafodaeth yn cynnwys aelodau’r Pwyllgor a Chadeirydd y Pwyllgor.
Mae’r sylwadau o’r ymarferiadau hyn wedi cael eu hystyried wrth baratoi’r Adolygiad Blynyddol hwn.
9.2 Yn yr ymarferiad hunanasesu cafwyd sylwadau cadarnhaol xxx xxx Aelod o'r Pwyllgor yn y meysydd canlynol:
• Perfformiad yn erbyn yr Amcanion
• Cyflawniadau ac Effeithiolrwydd Personol
• Anawsterau
• Perthynas Waith
• Asesiad o Berfformiad y Pwyllgor
9.3 Roedd yr Aelodau hefyd wedi gwneud sylwadau ar xxxxx yr ystod ac ehangder y profiad sy’n cael ei adlewyrchu yn y Pwyllgor ac ar natur agored a gonestrwydd y cyfarfodydd. Roedd sawl aelod wedi gwneud sylwadau ar ansawdd a manylder yr adroddiadau i'r Pwyllgor ac ar ddull agored a dderbyngar yr Ombwdsmon a’i staff wrth dderbyn awgrymiadau a heriau adeiladol.
9.4 Roedd aelodau’r Pwyllgor yn credu bod caniatáu i staff perthnasol o’r swyddfa fynychu cyfarfodydd y Pwyllgor yn ddefnyddiol er mwyn sicrhau gwell dealltwriaeth a sicrwydd, a bod y cyfle i gwrdd â staff yn anffurfiol ar ddiwrnodau’r cyfarfodydd yn werthfawr ac yn rhoi gwell syniad o’r ffordd mae’r sefydliad yn cael ei redeg a’r math o xxxxx xx’n xxxx xx wneud.
9.5 Mae pob aelod o’r Pwyllgor wedi llenwi holiadur rhestr wirio’r Swyddfa Archwilio Genedlaethol. Cafodd yr ymatebion eu crynhoi a’u hadrodd i’r Pwyllgor. Yn y mwyafrif o achosion, bu’r aelodau yn gallu ymateb yn gadarnhaol i’r cwestiynau a ofynnir. Cafodd ychydig o gwestiynau a sylwadau hefyd eu codi a’u hamlygu mewn adroddiad i’r Pwyllgor, ynghyd â manylion unrhyw gamau angenrheidiol i fynd i’r afael â nhw.
9.6 Yn y trydydd o’r ymarferiadau asesu y cyfeiriwyd atynt uchod, gofynnwyd i gynrychiolwyr archwilio mewnol ac allanol, ac aelodau o staff OGCC sy’n mynychu cyfarfodydd PASR yn rheolaidd, i lenwi arolwg ac ateb cwestiynau am berfformiad a chyfraniad y Pwyllgor. Roedd y cwestiynau’n ymdrin â chyfathrebu rhwng y PASR a’r sefydliad, pa mor effeithiol yw’r cyfarfodydd, gwybodaeth a phrofiad y Pwyllgor, gonestrwydd ac ymddiriedaeth, a p’un a yw'r Pwyllgor yn darparu her adeiladol ai peidio. Roedd pob ymateb yn gadarnhaol neu'n gadarnhaol iawn ynglŷn â chyfraniad y Pwyllgor.
9.7 Yn olaf, roedd y trafodaethau un i un blynyddol yn cynnwys y Cadeirydd ac aelodau unigol y Pwyllgor wedi rhoi adborth cadarnhaol ar weithgareddau’r Pwyllgor a’r ffordd y cynhelir y cyfarfodydd. Hefyd, awgrymwyd bod pob agenda yn cynnwys eitem i gynnig materion i’w hystyried mewn cyfarfodydd yn y dyfodol. Bydd y ddau awgrym hyn yn cael eu derbyn.
10. Asesiad Cyffredinol
10.1 Wrth ddatblygu’r Adroddiad hwn, mae’r Pwyllgor wedi’i fodloni ei fod wedi cael y sicrwydd cynhwysfawr sydd ei xxxxx xxxx i ddiwallu ei anghenion a bod yr wybodaeth a gafodd yn ystod y flwyddyn wedi bod yn ddibynadwy ac yn ddigonol er mwyn cyflawni ei ddyletswyddau. Mae wedi’i fodloni hefyd fod y sicrwydd yn dangos bod yr amgylchedd rheolaeth fewnol cyffredinol, adroddiadau ariannol, rheoli risg ac ansawdd y gwaith Archwilio Allanol a Mewnol yn foddhaol. Wrth gyflawni ei rôl mae’r cyswllt y mae’r Pwyllgor wedi’i gael â’r Ombwdsmon a’i staff sydd wedi cael eu craffu a’u herio wrth gyflawni’u dyletswyddau wedi rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor.
10.2 Hefyd, mae’r Pwyllgor yn teimlo ei fod yn gallu cyflawni ei rôl yn effeithiol am fod gwybodaeth ar gael gan y rhai sy’n gweithio yn swyddfa’r Ombwdsmon ac o’r gwaith a wnaed gan archwilwyr mewnol ac allanol. Mae natur yr wybodaeth honno a’r ffordd mae’n cael ei chyflwyno yn golygu bod modd cyfnewid barn a chyngor mewn modd cefnogol a heriol, ac mae hynny wedi galluogi’r Pwyllgor i gefnogi’r Ombwdsmon.
10.3 Xxxxx, xxx’r Pwyllgor wedi gallu rhoi sicrwydd i gefnogi Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn effeithiol i gydymffurfio â’i gyfrifoldebau fel Swyddog Cyfrifyddu. Wrth wneud hyn, mae’r Pwyllgor yn hyderus ei fod wedi cyflawni ei rôl yn gadarn ac yn broffesiynol wrth ddarparu’r sicrwydd hynny, gan fanteisio ar arbenigedd a phrofiadau helaeth aelodau’r Pwyllgor.
10.4 Wrth adolygu ei berfformiad ei hun xxx blwyddyn, mae Xxxxxxxxx y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg wedi rhoi her i aelodau unigol asesu eu perfformiad a’u cyfraniad eu hunain. Mae’n ystyried bod y Pwyllgor wedi gweithredu’n effeithiol ac yn unol xx xxxxx da.
11. Diolchiadau
11.1 Mae'r Cadeirydd yn ddiolchgar i Aelodau Annibynnol y Xxxxxxxx, Xxx Xxxxxxx, Xxx Xxxxxx, Xxxx Xxxxx, Xxxxxx Xxxxx ac Xxx Xxxxxxxx am eu gwaith, eu cyfraniadau, eu cymorth a'u cefnogaeth. Yn yr un modd, hoffai ddiolch i’r Ombwdsmon, Xxxx Xxxxxx, ysgrifenyddiaeth y Pwyllgor ac aelodau Xxx Rheoli OGCC am eu cyfraniadau drwy gydol y flwyddyn. Yn olaf, mae'r Cadeirydd yn ddiolchgar i Xxx-Xxxxx Xxxxxx a Xxxxxx Xxxxxxxx o Swyddfa Archwilio Cymru, ac Xxx Xxxxx a'i dîm yn Deloitte am eu cymorth parhaus a'u cyngor doeth yn ystod y flwyddyn.
Atodiad A - Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg
Atodiad B - Rhaglen Waith 2019/20, wedi'i diweddaru gyda'r rhai gwirioneddol Atodiad C - Rhaglen Waith 2020/2021
*******************************************************************************
Atodiad A.
Y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg - Cylch Gorchwyl
Mae’r Ombwdsmon wedi sefydlu Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg gyda rôl i i gefnogi’r Ombwdsmon o ran ei gyfrifoldebau am faterion perthnasol i reoli risg a llywodraethu, drwy adolygu ehangder y sicrwydd wrth ddiwallu anghenion sicrwydd y Swyddog Cyfrifyddu ac adolygu dibynadwyedd ac integriti’r sicrwydd hwn.
Aelodaeth
Dyma aelodau'r Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg:
• Cadeirydd allanol annibynnol
• hyd at bum aelod allanol annibynnol arall (sy’n cynnig y profiad a’r sgiliau penodol a geisir gan yr Ombwdsmon a gall un o'r rhain fod o swyddfa ombwdsmon arall).
Bydd y Prif Swyddog Gweithredu & Chyfarwyddwr Gwelliant yn gweithredu fel Ysgrifennydd i’r Pwyllgor; gall aelodau eraill o'r Xxx Rheoli fod yn bresennol yng nghyfarfodydd y Pwyllgor yn ôl penderfyniad yr Ombwdsmon.
Cyfnod yr aelodau Annibynnol yn y swydd fydd tair blynedd. Xxx xxxxx gan yr Ombwdsmon i ymestyn y cyfnod am flwyddyn arall.
Un o’r aelodau allanol annibynnol fydd yn Cadeirio’r cyfarfodydd. Bydd yr Ombwdsmon yn penodi aelod annibynnol o’r Panel i fod yn Gadeirydd ar sail argymhelliad y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg. Pe bai’r Ombwdsmon yn penderfynu peidio â derbyn argymhelliad y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg, caiff penderfyniad yr Ombwdsmon ei nodi yng nghofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg.
Adrodd
• Bydd pob Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg yn cael ei gofnodi mewn cofnodion a fydd yn cael eu cymeradwyo yn y cyfarfod nesaf.
• Bydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg yn rhoi Adroddiad Blynyddol i’r Swyddog Cyfrifyddu, wedi'i amseru i ategu'r gwaith o lunio'r cyfrifon a'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, gan grynhoi ei gasgliadau o’r gwaith a wnaed yn ystod y flwyddyn.
Cyfrifoldebau
Bydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg yn rhoi cyngor i'r Swyddog Cyfrifyddu ynglŷn â’r
canlynol:
• y prosesau strategol ar gyfer risg, rheolaeth a llywodraethu a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol;
• y cynlluniau Strategol a Busnes drafft ar sail cydymffurfiaeth, cynildeb, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd i gydnabod y gofyniad gyda’r archwiliad blynyddol i roi cyfrif am ddefnyddio cronfeydd;
• polisïau cyfrifyddu, cyfrifon, gan gynnwys y broses ar gyfer adolygu'r cyfrifon cyn eu cyflwyno i’w harchwilio, lefelau’r gwallau a nodwyd, a llythyr sylwadau’r rheolwyr at yr archwilwyr allanol;
• y gweithgarwch arfaethedig a chanlyniadau’r archwiliad mewnol ac allanol;
• pa mor ddigonol yw ymateb y rheolwyr i faterion a ganfuwyd gan weithgarwch archwilio, gan gynnwys llythyr y rheolwyr am archwilio allanol;
• sicrwydd sy’n ymwneud â gofynion llywodraethu corfforaethol y sefydliad;
• (pan fo’n briodol) cynigion ar gyfer tendro am wasanaethau Archwilio Mewnol neu ar gyfer prynu gwasanaethau nad ydynt yn ymwneud ag archwilio gan gontractwyr sy'n darparu gwasanaethau archwilio;
• polisïau gwrth-dwyll, prosesau chwythu’r chwiban, a threfniadau ar gyfer ymchwiliadau arbennig;
• hefyd, bydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg yn adolygu ei effeithiolrwydd ei hun yn rheolaidd.
Hawliau
Caiff y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg wneud y canlynol:
• cyfethol aelodau ychwanegol am gyfnod nad yw’n fwy na blwyddyn, a hynny er mwyn darparu sgiliau, gwybodaeth a phrofiad arbenigol;
• caffael cyngor ad-hoc arbenigol, yn amodol ar fod o fewn y gyllideb.
Mynediad
• Bydd gan gynrychiolydd yr Archwiliad Mewnol a chynrychiolydd yr Archwiliad Allanol fynediad rhydd a chyfrinachol at Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg.
Cyfarfodydd
• • Bydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg yn cwrdd o leiaf xxxxxx gwaith y flwyddyn. Caiff Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg neu'r Ombwdsmon alw cyfarfodydd ychwanegol, fel xxxx xxxxx yn eu barn nhw.
• Bydd gofyn bod o leiaf tri aelod annibynnol o’r Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg yn bresennol er mwyn i’r cyfarfod gael ei ystyried yn gyfarfod â chworwm.
• Os na fydd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg yn gallu dod i gyfarfod, bydd un o'r aelodau annibynnol yn cymryd y gadair.
• Yn mynychu cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg fel arfer bydd yr Ombwdsmon; Prif Swyddog Gweithredu & Chyfarwyddwr Gwelliant; Prif Gynghorwr Cyfreithiol a Chyfarwyddwr Ymchwiliadau; Rheolwr TG; y Cyfrifydd Ariannol; cynrychiolwyr o Archwilio Mewnol, a chynrychiolwyr o Archwilio Allanol
• Caiff y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg ofyn i unrhyw swyddog arall o’r swyddfa i fynychu
er mwyn ei gynorthwyo gyda’i drafodaethau ynglŷn ag unrhyw fater.
• Caiff y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg wahodd pobl neu gyrff eraill i fynychu cyfarfodydd er mwyn rhoi cyngor proffesiynol neu wybodaeth am unrhyw fater y mae'r Pwyllgor yn ystyried ei fod yn berthnasol ar gyfer cyflawni ei swyddogaethau’n briodol.
• Caiff y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg ofyn i unrhyw un, neu bawb, sy'n arfer mynychu'r cyfarfod ond nad ydynt yn aelodau, adael yr ystafell er mwyn hwyluso trafodaeth agored xx
xxxxx ar faterion penodol.
Gofynion o ran Gwybodaeth
Ar gyfer pob cyfarfod, rhoddir y canlynol i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg:
• adroddiad yn crynhoi unrhyw newidiadau sylweddol i Gofrestr Risgiau’r sefydliad, yn ogystal â rhestr o eitemau risg Uchel a Chanolig;
• adroddiad cynnydd gan gynrychiolydd Archwilio Mewnol yn crynhoi'r canlynol:
o y gwaith a gyflawnwyd (a’i gymharu â’r gwaith a fwriadwyd);
o materion allweddol sy’n deillio o waith Archwilio Mewnol;
o ymateb y rheolwyr i'r argymhellion archwilio;
o newidiadau i’r Cynllun Cyfnodol;
o unrhyw faterion yn ymwneud ag adnoddau sy’n effeithio ar y gwaith o gyflawni amcanion Archwilio Mewnol.
• adroddiad neu adroddiadau am unrhyw achosion arwyddocaol o xxxxx fframwaith rheoli'r sefydliad, twyll ariannol, colledion, gwaredu asedau, dileu, caffael y tu xxxxx i'r trefniadau arferol ac unrhyw faterion eraill y mae'r Pwyllgor yn gofyn am gael eu hysbysu amdanynt ymhob un o’i gyfarfodydd.
Bydd y cynrychiolydd Archwilio Allanol yn adrodd fel y bo'n briodol ar unrhyw waith sydd wedi’i wneud a chanfyddiadau sy'n dod i'r amlwg.
Pan fo’n briodol, rhoddir y canlynol i’r Pwyllgor hefyd:
• y Strategaeth Archwilio Mewnol;
• cynigion ar gyfer Cylch Gorchwyl yr Archwiliad Mewnol;
• copi o'r xxxx adroddiadau archwilio mewnol a gyhoeddwyd;
• Barn ac Adroddiad Blynyddol yr Archwiliad Mewnol;
• unrhyw adroddiadau sicrhau ansawdd ar y swyddogaeth Archwilio Mewnol ac Allanol;
• cyfrifon drafft y sefydliad;
• y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft;
• adroddiad ar unrhyw newidiadau i bolisïau cyfrifyddu;
• Adroddiad ISA 260 Archwilio Mewnol a llythyr y rheolwyr mewn perthynas â hynny;
• adroddiad llafar ar y prosesau cydweithio rhwng gwaith Archwilio Mewnol ac Allanol;
• cynigion ar gyfer tendro ar gyfer gwasanaethau Archwilio Mewnol neu Allanol neu ar gyfer prynu gwasanaethau nad ydynt yn ymwneud ag archwilio gan gontractwyr sy'n darparu gwasanaethau archwilio;
• unrhyw newidiadau i'r polisi a’r strategaeth rheoli risg;
• unrhyw newidiadau i bolisïau gwrth-dwyll, prosesau chwythu’r chwiban, a threfniadau ar gyfer ymchwiliadau arbennig;
• cynigion ar gyfer newidiadau sylweddol i unrhyw elfennau o'r fframwaith rheoli.
***********************************************************************************************
Wedi’u hadolygu a’u cymeradwyo gan y Xxx Rheoli ar 12 Tachwedd 2019 a’r Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg wedi cytuno arno ar 4 Rhagfyr 2019.
Adolygiad Nesaf: Rhagfyr 2020.
Atodiad B.
Rhaglen Xxxxx y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg (PASR) 2019/20
Arfaethedig / Gwirioneddol
Mai 2019 Arfaethedig / Gwirioneddol
Cyfrifon Blynyddol Drafft 2018/19 i'w dosbarthu i aelodau PASR - Wedi’u hanfon 30 Mai 2019
Gorffennaf 2019
Cyfrifon Blynyddol 2018/19 (gan gynnwys Datganiad Llywodraethu) - PASR 2 Gorffennaf 2019 - Eitem 6
Archwiliad o'r Datganiadau Ariannol a Llythyr y Rheolwyr - PASR 2 Gorffennaf 2019 - Eitem 7
Adroddiad Monitro Ariannol - PASR 2 Gorffennaf 2019 - Eitem 10
Y Gofrestr Risgiau - PASR 2 Gorffennaf 2019 - Eitem 14
Adroddiadau Archwilio Mewnol (os o gwbl) - Adroddiad cynnydd PASR 2 Gorffennaf 2019 - Eitem 12
Argymhellion Archwilio Mewnol/Allanol – Adroddiad Cynnydd - PASR 2 Gorffennaf 2019 - Eitem 13 Materion y mae’n rhaid rhoi gwybod amdanynt i’r PASR - PASR 2 Gorffennaf 2019 - Eitem 15 Prosiectau TGCh - PASR 2 Gorffennaf 2019 - Eitem 17
Adroddiad Chwythu'r Chwiban Blynyddol - PASR 2 Gorffennaf 2019 - Eitem 16
Medi 2019
Adroddiad Monitro Ariannol - PASR 24 Medi 2019 - Eitem 7
Y Gofrestr Risgiau - PASR 24 Medi 2019 - Eitem 8
Adroddiadau Archwilio Mewnol (os o gwbl) - Cyngor Proffesiynol - PASR 24 Medi 2019 - Eitem 6 Archwilio Mewnol - Adroddiad ar gynnydd yn erbyn y Cynllun Archwilio - PASR 24 Medi 2019 - Eitem 6 Argymhellion Archwilio Mewnol/Allanol – Adroddiad Cynnydd - PASR 24 Gorffennaf 2019 - Eitem 9 Adolygu'r fframwaith Xxxx Twyll a threfniadau gwrth-lygredd - PASR 24 Medi 2019 - Eitem 10
Materion y mae’n rhaid rhoi gwybod amdanynt i’r PASR - PASR 24 Gorffennaf 2019 - Eitem 11
Prosiectau TGCh - PASR 24 Medi 2019 - Eitem 12
Rhagfyr 2019
Adroddiad Monitro Ariannol - PASR 4 Rhagfyr 2019 - Eitem 7
Y Gofrestr Risgiau - PASR 4 Rhagfyr 2019 - Eitem 6
Adroddiadau Archwilio Mewnol (os o gwbl) - Rheoli Contractau - PASR 4 Rhagfyr 2019 - Eitem 10 Archwilio Mewnol - Adroddiad ar gynnydd yn erbyn y Cynllun Archwilio - PASR 4 Rhagfyr 2019 - Eitem 11
Argymhellion Archwilio Mewnol/Allanol – Adroddiad Cynnydd - PASR 4 Rhagfyr 2019 - Eitem 12
Adolygu’r Cylch Gorchwyl a’r Rhaglen Waith - PASR 4 Rhagfyr 2019 - Eitem 17
Materion y mae’n rhaid rhoi gwybod amdanynt i’r PASR - PASR 4 Rhagfyr 2019 - Eitem 13
Prosiectau TGCh - PASR 4 Rhagfyr 2019 - Eitem 15
Mawrth 2020
Cyfrifon Naw Mis
Datganiad Llywodraethu Drafft
Archwilio Allanol – Crynodeb o Strategaeth Archwilio 2020/21 Adroddiad Blynyddol y PASR
Adroddiad Monitro Ariannol Y Gofrestr Risgiau
Archwilio Mewnol - Adroddiad Blynyddol 2019/20 Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/21
Adroddiadau Archwilio Mewnol (os o gwbl) - Systemau Ariannol, Llywodraethu Corfforaethol, Rheoli Risg a Chamau Dilynol, Diogelwch TG
Argymhellion Archwilio Mewnol/Allanol – Adroddiad Cynnydd Materion y mae’n rhaid rhoi gwybod amdanynt i’r PASR Prosiectau TGCh
Atodiad C
Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
Rhaglen Xxxxx y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg (PASR) 2020/21
Mai 2020
Cyfrifon Blynyddol Drafft 2019/20 i'w dosbarthu i aelodau PASR
Mehefin 2020
Cyfrifon Blynyddol 2019/20 (gan gynnwys y Datganiad Llywodraethu)
Archwiliad o'r Datganiadau Ariannol a Llythyr y Rheolwyr Adroddiad Monitro Ariannol
Y Gofrestr Risgiau
Adroddiadau Archwilio Mewnol (os o gwbl)
Argymhellion Archwilio Mewnol/Allanol – Adroddiad Cynnydd Materion y mae’n rhaid rhoi gwybod amdanynt i’r PASR Prosiectau TGCh
Adroddiad Chwythu'r Chwiban Blynyddol
Medi 2020
Adroddiad Monitro Ariannol
Y Gofrestr Risgiau
Adroddiadau Archwilio Mewnol (os o gwbl)
Archwilio Mewnol - Adroddiad ar gynnydd yn erbyn y Cynllun Archwilio Argymhellion Archwilio Mewnol/Allanol – Adroddiad Cynnydd Adolygu'r fframwaith Xxxx Twyll a threfniadau gwrthlygredd
Materion y mae’n rhaid rhoi gwybod amdanynt i’r PASR Prosiectau TGCh
Rhagfyr 2020
Adroddiad Monitro Ariannol
Y Gofrestr Risgiau
Adroddiadau Archwilio Mewnol (os o gwbl)
Archwilio Mewnol - Adroddiad ar gynnydd yn erbyn y Cynllun Archwilio Argymhellion Archwilio Mewnol/Allanol – Adroddiad Cynnydd Adolygu’r Cylch Gorchwyl a’r Rhaglen Waith
Materion y mae’n rhaid rhoi gwybod amdanynt i’r PASR Prosiectau TGCh
Mawrth 2021
Cyfrifon Naw Mis
Datganiad Llywodraethu Drafft
Archwilio Allanol – Crynodeb o Strategaeth Archwilio 2021/22 Adroddiad Blynyddol y PASR
Adroddiad Monitro Ariannol Y Gofrestr Risgiau
Archwiliad Mewnol - Adroddiad Blynyddol 2020/21 Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2021/22 Adroddiadau Archwilio Mewnol (os o gwbl)
Argymhellion Archwilio Mewnol/Allanol – Adroddiad Cynnydd Materion y mae’n rhaid rhoi gwybod amdanynt i’r PASR Prosiectau TGCh