DIREZIONE GENERALE CREATIVITÁ CONTEMPORANEA

DIREZIONE GENERALE CREATIVITÁ CONTEMPORANEA

ALLEGATO 1 CAPITOLATO TECNICO – PROCEDURA PER L’AFFIDAMENTO DI SERVIZI PER L’ORGANIZZAZIONE DI UN EVENTO PER LA PROMOZIONE DELL’ATTIVITA’ DEL DESK EUROPA CREATIVA, ANNI 2021-2022, TORINO 7 DICEMBRE 2022 – GRANT AGREEMENT PROJECT 101052296 — DESKITALY

CIG: Z823813B37

PREMESSA

Il presente documento contiene la descrizione dei servizi richiesti dal Desk Europa Creativa per la realizzazione di un evento comune con gli uffici MEDIA nella città di Torino, da tenersi il 7 dicembre 2022.

L’evento di natura convegnistica si terrà indicativamente dalle ore 8.30 alle ore 14.30 in una sede da definire nella città di Torino e prevedrà interventi di personale del Desk, personalità istituzionali e esperti di settore, sul tema del posizionamento dell’Italia rispetto al gender equality, con modalità keinote, reading di testi e tavola rotonda finale. La lingua ufficiale della conferenza sarà l’italiano, non sono richiesti servizi di traduzione.

L’Amministrazione si riserva la facoltà di non procedere alla stipula del contratto con l’aggiudicatario della

gara nel caso in cui venissero a mancare i presupposti economici per la copertura del servizio.

La procedura di scelta del contraente avverrà con affidamento diretto ex art 36 comma 2 lettera a) tramite trattativa diretta sul Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA).

1. OGGETTO DEL SERVIZIO

L’Affidatario dovrà garantire la progettazione, organizzazione e gestione della conferenza in stretto contatto con il Desk Europa Creativa, svolgendo il servizio a regola d’arte, proponendo un adeguato team di lavoro per gestire le attività e i rapporti con la Direzione Generale Creatività Contemporanea.

I servizi richiesti sono definiti nel presente capitolato e dettagliatamente individuati e suddivisi per aree d'intervento come di seguito riportato.

Nel dettaglio l’Affidatario dovrà assicurare:

1) Servizi di natura organizzativa e gestionale:

a) individuazione di tre locations rispondenti a particolari requisiti, tra i quali, capienza, ubicazione centrale, prestigio della sede in relazione all’attività da realizzare (Il Ministero si riserva il diritto di scelta della sede sulla base delle effettive necessità in accordo con l’impresa Appaltatrice);

b) sopralluoghi nella struttura congressuale definita;

c) stipula e gestione diretta e a nome proprio di tutti i contratti inerenti all’organizzazione dei singoli eventi (es. catering, sala etc.);

d) conseguimento, con oneri a proprio carico, di eventuali autorizzazioni previste dalla normativa vigente nazionale e regionale, con particolare attenzione alla sicurezza ai sensi del decreto legislativo n. 81/2008 e xx.xx.xx. e all’adozione di misure volte a regolare e monitorare l’afflusso di persone e quant’altro dovesse risultare necessario;

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2) Servizi tecnici e gestione dell’evento

a) segreteria congressuale con servizio hostess/steward con attenzione alla parità di genere, che preveda almeno due addetti, per accoglienza/registrazione dei partecipanti, consegna del materiale informativo fornito dal DesK, supporto in sala per interventi dal pubblico e quanto dovesse rendersi necessario al momento. Presenza di incaricati dell’azienda per l’allestimento e per il disallestimento dei locali;

b) amplificazione (microfoni da tavolo e wireless secondo il bisogno, mixer audio, e quanto altro necessario per predisporre un impianto di amplificazione a regola d’arte) assistenza tecnica, schermo per proiezione e videoproiettore con attrezzatura per proiezione da PC – MAC;

c) welcome coffee per un massimo di 120 persone allestito in modo da consentire una fruizione agevole e compatibile con l’articolazione degli interventi, con menu da definire in accordo con la DG-CC, che comprenda almeno: caffè caldo (normale e decaffeinato), acqua minerale naturale e gassata, thè freddo, succhi di frutta e minuta pasticceria;

d) light lunch / aperitivo per un massimo di 120 persone con menu da definire in accordo con il Desk;

Per i servizi di coffee break e light lunch si richiede massima cura nell’allestimento, pulizia e sgombero dei locali dopo il servizio, il rispetto dei principi di sobrietà e congruità della spesa di rappresentanza degli enti pubblici, l’utilizzo di tovaglie, tovaglioli, piatti e posate in materiale riciclabile, che rispettino il principio di non arrecare danno significativo all’ambiente. Il Fornitore è tenuto, alla più stretta osservanza di tutte le norme vigenti in materia di tutela igienica e sanitaria degli alimenti, nonché di sanificazione degli ambienti e delle attrezzature ed a munirsi di tutte le autorizzazioni necessarie per la gestione del servizio di catering in conformità alla legislazione vigente.

3) Sevizi di comunicazione:

a) realizzazione grafica e identità visuale dell’evento con stampa della cartellonistica congressuale e della segnaletica interna ed esterna, cavalieri per i relatori e tutto quanto possa servire alla buona riuscita della conferenza;

b) realizzazione e stampa di 3 rollup autoportanti o in alternativa totem cartonati autoportanti;

c) realizzazione grafica e stampa n. 1000 volantini A5 sull’attività del Desk Europa Creativa;

d) servizio fotografico e riprese video non integrali dell’evento, finalizzate alla creazione di un book fotografico e un reel video (editing successivo a cura del Desk), con fornitura di CD o link di download delle immagini e cessione dei diritti ad al Ministero della Cultura;

e) rassegna stampa pre e post evento su stampa locale e di settore.

2. DURATA E QUANTIFICAZIONE DELL’APPALTO

Il contratto avrà la durata di 60 (sessanta) giorni a decorrere dalla data della stipula. L’importo massimo

previsto è pari ad euro 6.600,00 (seimilaseicento/00) oltre IVA come di legge.

I prezzi espressi nell’offerta economica dovranno essere, e comunque si intenderanno tali, comprensivi di ogni onere, spesa e remunerazione del servizio. L’operatore economico è esonerato dalla garanzia

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definitiva ai sensi dell’art. 103, c. 11 del D.Lgs. 50/2016 e xx.xx.xx. che è sostituita dal miglioramento

contrattuale che lo stesso operatore dovrà esplicitare nell’offerta economica.

L’operatore economico ha l’obbligo di dichiarare nell’offerta di assumere a proprio carico tutti gli oneri assicurativi e previdenziali di legge, di osservare le norme vigenti in materia di sicurezza sul lavoro e di retribuzione dei lavoratori dipendenti, nonché di accettare condizioni contrattuali e penalità.

3. MODALITA’ DI ESECUZIONE

Con la sottoscrizione del contratto l’impresa aggiudicataria sarà tenuta all’attivazione immediata e

contestuale del servizio, salvo diverse indicazioni della DG-CC.

4. FATTURAZIONE E PAGAMENTI

Il pagamento del corrispettivo è effettuato dalla Direzione Generale Creatività contemporanea sulla base della fattura emessa, riscontrata regolare dal Responsabile Unico del Procedimento, entro 30 giorni dalla data di ricezione. La fattura intestata in formato elettronico alla Direzione Generale della Creatività Contemporanea DESK EUROPA CREATIVA, ANNI 2021-2022 – GRANT AGREEMENT PROJECT 101052296 —

DESKITALY, dovrà riportare la data del contratto, il codice identificativo CIG, il numero della determina di aggiudicazione, la scadenza del pagamento, l’IBAN del conto corrente dedicato e dovrà inoltre riportare l’indicazione della modalità di esigibilità IVA in scissione di pagamento. La fattura dovrà inoltre riportare per singole voci: 1) i costi dei servizi di natura organizzativa e gestionale dell’evento, 2) i costi di noleggio sala;

3) i servizi di comunicazione. Il codice IPA per la fatturazione elettronica è il seguente: m_bac, mentre il codice univoco è: IFMFMD. La fattura dovrà riportare obbligatoriamente l’oggetto del servizio richiesto: “SERVIZI PER L’ORGANIZZAZIONE DI UN EVENTO PER LA PROMOZIONE DELL’ATTIVITA’ DEL DESK EUROPA CREATIVA, ANNI 2021-2022 – TORINO 7 DICEMBRE 2022”. Il Fornitore, a norma di quanto disposto dall’art. 3 della legge 23 agosto 2010 n. 136, assume espressamente gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla stessa legge e pertanto si impegna ad assicurare che tutti i movimenti finanziari relativi al servizio saranno registrati sui conti correnti dedicati. Ai sensi dell'art. 35, comma 32, del D.lgs. 233/2006 convertito in legge n. 248/2006, l'effettuazione di ogni pagamento, è subordinata all'acquisizione del DURC e ai controlli previsti dall’art. 2, comma 9 del Decreto Legge 3 ottobre 2006, n. 262 e xx.xx.xx.

5. PENALI

Saranno applicate penali così come previste dall’art. 113 bis del D.Lgs. 50/2016 e s.m.i.

6. RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI E TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

In ottemperanza al D.Lgs. 196/2003 i dati forniti dall’operatore economico saranno raccolti e pubblicati

come previsto dalle norme in materia di appalti pubblici.

L’Amministrazione tratterà i dati ad essa forniti per la gestione del contratto e l’esecuzione economica ed amministrativa dello stesso, per l’adempimento degli obblighi legali ad esso connessi nonché per fini di studio e statistici.

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7. INFORMAZIONI GENERALI

La Struttura organizzativa cui è attribuito il procedimento e l’adozione del relativo provvedimento amministrativo è il Servizio Imprese culturali e creative, moda e design della Direzione Generale Creatività Contemporanea del Ministero della Cultura, xxx xx Xxx Xxxxxxx 00 - 00000 Xxxx (XX), email: dg- xx@xxxxxxx.xxx.xx, pec: xx-xx@xxx.xxxxxxx.xxx.xx.

Il Responsabile del Procedimento è il il dott. Xxxxxx Xx Xxxxxx (xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx).

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