PER LA CONCESSIONE DEL DIRITTO DI UTILIZZARE IL CERTIFICATO, USO DEL MARCHIO

Ediz. N°	Rev. N°	Data	Descrizione	Redazione	Verifica	Approvazione/ratifica
1	0	28/07/08	Nuova emissione	G.P Braceschi, I. Dozzo	G.P. Xxxxxxxx e L.C. Xxxxxxxx	Presidente C.d.C
1	1	31/08/10	Revisione parziale	X. Xxxxxxx	G.P. Xxxxxxxx e L.C. Xxxxxxxx	Presidente C.d.C
1	2	19/12/14	Revisione parziale	X. Xxxxxxx	G.P. Xxxxxxxx	Presidente C.d.C
1	3	13/12/16	Revisione parziale	X. Xxxxxxx	G.P. Xxxxxxxx	Presidente C.d.C
1	4	24/07/20	Revisione parziale	X. Xxxxxxx	G.P. Xxxxxxxx	Presidente CSI

1. DESCRIZIONE DI ECEPA

3. OBBLIGHI GENERALI ASSUNTI DA ECEPA

ECEPA è un Organismo di Certificazione di prodotti agroalimentari che opera secondo la norma UNI CEI EN ISO/IEC 17065:2012, attraverso un sistema di collaborazioni che presenta la necessaria qualificazione.

Quale organismo di Terza Parte indipendente, ECEPA provvede a fornire alle Organizzazioni che ne facciano richiesta, servizi di valutazione di conformità dei propri prodotti alle prescrizioni dei documenti normativi, di riferimento per ciascuno specifico schema di certificazione.

ECEPA è un Istituto consortile senza scopo di lucro né direttamente né attraverso rapporti di agenzia con sub– contrattori e non svolge alcun servizio di consulenza per le Organizzazioni. Ad esso, oltre ai soci fondatori (Università Cattolica del Sacro Cuore e Camera di Commercio Industria, Artigianato e Agricoltura di Piacenza, Federazione Provinciale Coltivatori Diretti di Piacenza, Unione Provinciale degli Agricoltori di Piacenza, APL Associazione Piacentina Latte, Libera Associazione Artigiani della Provincia di Piacenza, Confederazione Nazionale dell’Artigianato della Piccola e Media Impresa - Associazione Provinciale di Piacenza, Unione Provinciale Artigiani – anch’ essi soci fondatori ECEPA) possono partecipare come soci ordinari tutti i soggetti interessati all’attività di certificazione che svolgono attività non in contrasto con gli scopi dell’OdC stesso.

La gestione di ECEPA è demandata per la parte amministrativa, finanziaria e strategica al Presidente ed al Consiglio Direttivo, per la parte di certificazione e della sua imparzialità al Direttore della Qualità, al Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità (CSI) ed al Comitato di Certificazione.

Il sostegno finanziario per l’attività dell’Organismo è fornito dall’applicazione delle tariffe di certificazione e da eventuali altri proventi che possono derivare da finanziamenti o contributi per il potenziamento delle attività di controllo e/o certificazione.

2. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

1. ECEPA garantisce che il proprio operato risponda ai principi di affidabilità, competenza, indipendenza, imparzialità, apertura mentale e trasparenza.

2. L’applicazione del regolamento avviene in maniera imparziale e senza alcuna discriminazione. In tale ottica ECEPA assicura:

✓l’accesso ai propri servizi di certificazione di prodotto, a qualsiasi Organizzazione richiedente operante nei settori di attività di ECEPA, che s’impegni contrattualmente ad osservare le regole fissate dal presente Regolamento, indipendentemente da: dimensioni; appartenenza a una particolare associazione o gruppo e numero di certificati rilasciabili e/o già rilasciati;

✓la non adozione di condizioni indebite di carattere finanziario o di altra natura.

3. Le informazioni che ECEPA acquisisce dall’Organizzazione nell’erogazione del proprio servizio di attestazione di conformità, sono gestite in ottemperanza alle disposizioni previste dal Regolamento UE 2016/679 GDPR – General Data Protection Regulation e ai requisiti di riservatezza specificati nel presente regolamento.

Il personale coinvolto a vari livelli nelle attività di certificazione presenta competenze documentate relative ai singoli schemi di certificazione e competenze relative allo specifico settore merceologico oggetto dell’attività di certificazione di ECEPA. Le capacità e le prestazioni del personale sono periodicamente valutate in modo imparziale da ECEPA.

Il personale incaricato delle attività di valutazione, delibera e comunque nei processi decisionali agisce in ottemperanza al principio di indipendenza rispetto all’incarico ricevuto. ECEPA garantisce l’opportunità al richiedente della certificazione di segnalare l’eventuale sussistenza di situazioni di conflitto d’interesse.

Nell’erogazione dei propri servizi, ECEPA garantisce coperture

assicurative, per ogni qualsivoglia danno potenzialmente derivante

Il presente regolamento regola contrattualmente il servizio di attestazione di conformità fornito da ECEPA e pertanto definisce gli obblighi e gli impegni reciproci tra ECEPA e le Organizzazioni che intendono ottenere la certificazione di uno o più prodotti/filiere di prodotto agroalimentari.

È espressamente esclusa dall’attività ECEPA e dall’oggetto del presente regolamento, qualunque forma di consulenza al cliente, che possa condizionare l’indipendenza (rispetto al “valutato”) del servizio di certificazione erogato da ECEPA stesso.

Il certificato ECEPA è il documento con il quale l’Organismo attesta che un determinato prodotto/filiera di prodotto è conforme ad un documento normativo di riferimento. Il rilascio del certificato di conformità e pertanto della licenza d’uso del marchio di conformità è subordinato all’esito positivo dell’iter di certificazione.

Sull’applicazione del seguente regolamento sorvegliano le Commissioni Tecniche ed il Comitato di Certificazione, nominati rispettivamente dal Direttore della Qualità e dal Consiglio Direttivo.

dalle proprie attività.

ECEPA garantisce l’opportunità al richiedente di commentare eventuali informazioni acquisite sulla sua Organizzazione attraverso fonti diverse dall’attività di valutazione, ritenute rilevanti ai fini delle decisioni di certificabilità.

ECEPA garantisce trasparenza del proprio operato rendendo pubblico sul sito internet xxx.xxxxx.xx:

✓ l’elenco dei prodotti certificati e delle relative Organizzazioni in possesso della certificazione;

✓ ogni altra informazione sull’operato dell’OdC rilevante ai fini della trasparenza dello stesso.

4. RIFERIMENTI

Ai fini del presente regolamento si applicano i riferimenti normativi UNI, CEI, EN, IAF, EA, ISO, ISO/IEC, nonché i Regolamenti ACCREDIA e le norme di legge cogenti in vigore.

NOTA: Nel caso di applicazione dei Regolamenti Comunitari sono da intendersi applicati tal quali.

Nel caso di Direttive Comunitarie sono da intendersi applicate tal quali congiuntamente ai documenti di loro recepimento nazionale.

5. DEFINIZIONI ED ABBREVIAZIONI

5.1 Definizioni

Per la terminologia valgono in genere le definizioni riportate nelle norme UNI CEI EN 45020, UNI CEI EN ISO/IEC 17000, UNI CEI ISO/IEC 17030, UNI EN ISO 9000, UNI EN ISO 19011, IAF GD

5:2006 ed RG-01 ACCREDIA nonché nei Regolamenti Comunitari del settore. Valgono inoltre le definizioni dei seguenti termini usati nel testo.

Certificato di conformità: documento formale di certificazione emesso secondo le procedure di un sistema di certificazione e attestante che un prodotto cui esso si applica soddisfa i requisiti specificati oggetto di certificazione [Guida IAF GD 5:2006 Issue 2].

Certificazione di conformità di prodotto: attestazione (rilascio di una dichiarazione di conformità che il soddisfacimento dei requisiti è stato dimostrato, il rilascio della quale è basato su una decisione che fa seguito alla verifica dell’idoneità, dell’adeguatezza e dell’efficacia delle attività di selezione, determinazione, e dei risultati di queste attività, per quanto concerne il soddisfacimento di requisiti specificati da parte di un oggetto di valutazione di conformità,) di terza parte relativa a prodotti, processi, sistemi o persone [UNI CEI EN ISO/IEC 17000:2005].

Evidenze della valutazione: Registrazioni, dichiarazioni di fatti o altre informazioni che sono pertinenti ai criteri della valutazione e verificabili [UNI EN ISO 19011:2012].

Gruppo di valutazione: uno o più valutatori che eseguono una verifica ispettiva, supportati, se necessario, da esperti tecnici [UNI EN ISO 9000:2015].

Licenza e contratto: quando viene rilasciata la licenza di utilizzo del marchio di conformità di terza parte è stipulato un accordo vincolante secondo regole che governano l’utilizzo del marchio [UNI CEI ISO/IEC 17030:2009]. Il contratto costituisce l’accordo vincolante tra le parti. Esso è rappresentato da un documento emesso conformemente alle regole di un sistema di certificazione mediante il quale un Organismo di Certificazione autorizza l’Organizzazione a utilizzare certificati e marchi di conformità per un determinato prodotto, secondo le regole del relativo schema di certificazione. Ai fini del presente regolamento, la licenza è definita da ECEPA, convenzione di certificazione.

Licenziatario: Organizzazione alla quale un Organismo di certificazione ha rilasciato la convenzione di certificazione.

Marchio di conformità di terza parte: marchio protetto (ovvero marchio legalmente protetto contro l’utilizzo non autorizzato) rilasciato da un organismo che esegue attività di valutazione della conformità di terza parte, indicante che l’oggetto di valutazione della conformità (prodotto, processo, persona, sistema o organismo) è conforme a requisiti specificati. Es. marchio di certificazione di prodotto, ecc… [UNI CEI ISO/IEC 17030:2009].

Non Conformità: con il termine non conformità ECEPA intende ogni deviazione dai requisiti specificati relativi ad un prodotto o ai requisiti di certificazione definiti da un organismo di certificazione [Guida IAF GD 5:2006 Issue 2]. Nella definizione di Non Conformità, per ECEPA sono compresi i seguenti concetti: non conformità grave e non conformità lieve.

Organismo di certificazione: Organismo che effettua la certificazione di conformità [RG-01 ACCREDIA].

Organizzazione: organismo (Ente pubblico o privato, che ha compiti e struttura specifici) costituito da altri organismi o persone, che ha un proprio statuto e una sua amministrazione [UNI CEI EN 45020:2007]. Ai fini del presente regolamento con tale termine si intende qualunque soggetto (persona fisica, giuridica, Organizzazione, Consorzio o Associazione) che fornisca un prodotto e che intenda avviare con ECEPA un iter di certificazione (Organizzazione richiedente o richiedente) o che sia già stata certificata da ECEPA e pertanto abbia ricevuto la licenza d’uso del certificato e marchio di conformità (Organizzazione licenziataria o licenziatario).

Prodotto: nell’accezione prodotto si intendono inclusi: i prodotti tangibili, quelli non tangibili (es. software, servizi) ed i processi. Pertanto il termine prodotto può sottintendere anche quelli di servizio e processo [Guida IAF GD 5:2006 Issue 2 - ISO/IEC Guide 65:96].

Processo: set di attività fra loro seguenti/ interconnesse e legate atte a trasformare input in output, utilizzabili da un utente esterno all’Organizzazione certificata. Esempi di processi sono: i processi di saldatura, i trattamenti termici, i processi manifatturieri che richiedono conferma di “capacità” del processo (es. operanti o generanti prodotti entro specifiche tolleranze) [Annex 2 – Guida IAF GD 5:2006 Issue 2].

Requisiti essenziali (oggetto di certificazione): requisiti di un documento normativo che devono essere necessariamente osservati per conformarsi al documento stesso [UNI CEI EN 45020:2007]. Tali requisiti, che il cliente si impegna a soddisfare, e rispetto ai quali ECEPA svolge le attività di valutazione di conformità, sono inclusi in: norme, specifiche tecniche, codici di buona pratica. Sono requisiti anche quelli definiti dagli enti di accreditamento (es. contenuti nella RT-17 ACCREDIA per la certificazione di rintracciabilità di filiera - per le certificazioni rilasciate sotto accreditamento) o dalle autorità competenti, per le certificazioni rilasciate sotto riconoscimento dell’autorità competente (qualora le attività di valutazione siano svolte sotto la sorveglianza di tali enti pubblici). I requisiti sono riportati in documenti normativi ufficiali pubblici o in caso contrario in apposita sezione del sito web (Norme Tecniche ECEPA). Qualora la tipologia di schema esuli da quelli per i quali vi sono requisiti già definiti essi saranno sviluppati da ECEPA all’atto dell’avvio dell’iter di certificazione su richiesta dell’Organizzazione.

Richiedente (per la certificazione): Organizzazione che chiede di ottenere il rilascio della convenzione di certificazione.

Rilievo: nell’accezione rilievo ECEPA intende sia ogni deviazione dai requisiti specificati, classificata come NC, sia le osservazioni per il miglioramento.

Schema di certificazione: sistema di certificazione relativo a specifici prodotti ai quali si applicano medesimi specificati requisiti, regole e procedure specifiche [UNI CEI EN ISO/IEC 17000:2005]. Uno schema di certificazione può essere sviluppato da un Organismo di certificazione o da uno “scheme owner” rappresentato da un gruppo specifico di interessati (es. disciplinari di produzione di proprietà). Uno schema può contenere requisiti inerenti le procedure e le funzioni della valutazione di conformità svolta dagli organismi di certificazione complementari a quelli stabiliti dalla Guida ISO/IEC 65.

Servizio: ogni attività offerta da un’Organizzazione (fornitore) ai suoi clienti, diversa da processi e prodotti tangibili. Tali attività

includono, per esempio, servizi legali e di consulenza, servizi di trasporto (passeggeri o merci), servizi di ricezione turistica [Annex 1 – Guida IAF GD 5:2006 Issue 2].

Sistema di certificazione: regole, procedure e modello gestionale per eseguire la valutazione di conformità che include la selezione, determinazione, revisione e certificazione finale quali attività di attestazione di conformità [UNI CEI EN ISO/IEC 17000:2005 e Guida IAF GD 5:2006 Issue 2].

Sorveglianza: sistematica ripetizione della attività di valutazione di conformità. Essa costituisce lo strumento per mantenere la validità dell’attestazione di conformità [UNI CEI EN ISO/IEC 17000:2005].

Unità produttiva: sede e/o struttura aziendale nella quale si esercitano le attività e si produce il prodotto oggetto di certificazione.

Valutazione/Audit: processo sistematico indipendente documentato per l’ottenimento di registrazioni, esposizioni di fatti, o altre informazioni pertinenti e la loro obiettiva valutazione per determinare in quale misura i requisiti specificati siano soddisfatti [UNI CEI EN ISO/IEC 17000:2005]. Ai fini del presente regolamento l’audit è denominato Verifica ispettiva.

5.2 Abbreviazioni

CD: Consiglio Direttivo

CSI: Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità Co.Ce.: Comitato di Certificazione

DQ: Direttore della Qualità ECEPA

NC: Non Conformità

OdC: Organismo di Certificazione

RGVI: Responsabile del Gruppo Di Valutazione

GVI: Gruppo di valutazione costituito da 1 o più soggetti detti Valutatori

ACCREDIA: Sistema Nazionale per l’accreditamento degli Organismi di Certificazione e Ispezione

ST: Segreteria Tecnica ECEPA

6. ITER DI CERTIFICAZIONE - PIANO DI CERTIFICAZIONE/MANTENIMENTO

Ogni Organizzazione che intende avviare un iter di certificazione può contattare ECEPA per via telefonica o mediante posta elettronica xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx per richiedere informazioni e dettagli.

Alle Organizzazioni interessate ECEPA provvederà ad inviare tutta la documentazione necessaria per procedere alla certificazione. Dopo essere stata restituita, tale verrà valutata dalla Segreteria Tecnica e sottoposta ad approvazione dal Direttore della Qualità.

Tutte le fasi dell’iter di certificazione ECEPA (attività preliminari alla verifica in organizzazione, attività di verifica) vengono descritte nelle procedure di riferimento specifiche per ogni schema di certificazione.

6.1 Piano di Certificazione/mantenimento

Il piano di certificazione/mantenimento proposto ha una validità di 60 giorni per l’accettazione da parte dell’Organizzazione.

Poiché con l’accettazione, esso diventerà parte integrale del documento contrattuale della convenzione di certificazione che verrà stipulata alla conclusione delle attività di certificazione, il Piano riporta:

• il prodotto certificato,

• il nominativo di RGVI/valutatori incaricati,

• le attività, le tempistiche ed i costi per la certificazione e per l’attività di sorveglianza (calcolati per l’arco di un triennio sulla base delle tariffe previste) nonché le relative modalità di pagamento.

6.2 Variazioni della certificazione ed estensione L’oggetto, il campo di applicazione ed i requisiti di certificazione possono variare e richiedere estensione o variazioni della certificazione rilasciata con conseguente necessità di modifica del contratto stipulato fra ECEPA e l’Organizzazione. Le proposte e/o le necessità di tali variazioni potranno scaturire da richieste di ECEPA o dell’Organizzazione.

Il piano di certificazione/mantenimento può subire modifiche per quanto riguarda la

A. fase di certificazione:

1. qualora l’Organizzazione comunichi variazioni o ECEPA accerti variazioni, rispetto a quanto dichiarato in fase di domanda di certificazione, tali da comportare una variazione del Piano di certificazione/mantenimento (in termini di tempi, costi di verifica, ecc.);

2. qualora i documenti inviati da ECEPA all’Organizzazione al momento della domanda di certificazione, abbiano subito, nel periodo di validità del Piano di certificazione/mantenimento inviato, modifiche che possano comportare una variazione del Piano di certificazione/mantenimento (in termini di tempi, costi di verifica e modalità di pagamento, ecc.).

In tali casi, il Piano di certificazione/mantenimento modificato sarà comunicato all’Organizzazione richiedente, la quale potrà accettare o meno tali modifiche. In caso di accettazione le tempistiche sono quelle applicate in fase di prima emissione del Piano di certificazione/mantenimento.

La non accettazione delle suddette modifiche equivale alla rinuncia della prosecuzione dell’iter di certificazione;

B. fase di sorveglianza:

1. qualora l’Organizzazione abbia eseguito, con o senza comunicazione ad ECEPA, modifiche che influenzano significativamente la certificazione rilasciata,

2. qualora si verificassero modifiche al contratto dovute a modifica dei requisiti di certificazione richieste da ECEPA, o comunque originate da cause esterne all’Organizzazione, tali da richiedere lo svolgimento di verifiche suppletive,

3. qualora ECEPA venisse a conoscenza di informazioni che rivelassero dubbi sulla conformità del prodotto alle prescrizioni del documento normativo di riferimento e/o dello schema di certificazione e/o di qualsiasi altra prescrizione applicabile, che rendessero opportuno lo svolgimento di verifiche suppletive (es. ritiri e/ richiami di prodotto dal mercato o reclami inerenti l’operato delle Organizzazioni licenziatarie ricevuti da ECEPA, condanne civili e penali inerenti la produzione). In tal caso il DQ provvederà a rendere note tali informazioni all’Organizzazione certificata dandole l’opportunità di commentarle,

4. Ogni altra situazione tale da richiedere un posticipo o anticipo delle verifiche di sorveglianza previste. Le eventuali richieste specifiche di posticipo avanzate dall’Organizzazione licenziataria saranno sottoposte all’attenzione del DQ che ne

valuterà l’accettabilità. L’entità del posticipo sarà decisa da ECEPA. L’eventuale trasgressione del limite temporale fissato da ECEPA comporterà l’attivazione di un iter di diffida/ sospensione.

Ogni condizione suddetta è sottoposta all’attenzione del DQ che può decidere di:

a) modificare il piano di verifiche di sorveglianza previsto, al fine di anticipare, posticipare la verifica pianificata;

b) eseguire verifiche suppletive finalizzate a valutare gli aspetti eventualmente modificati;

c) aumentare la frequenza delle verifiche di sorveglianza.

Le spese delle eventuali verifiche suppletive di controllo sono a carico dell’Organizzazione nel caso in cui risultino fondate le motivazioni delle verifiche stesse. Come pure sono a carico dell’Organizzazione i costi degli incrementi delle frequenze di sorveglianza rispetto al Piano iniziale.

Per quanto riguarda le modifiche del piano delle verifiche di sorveglianza stabilite relativamente ai casi 1, 2 e 3 e comunque ove opportuno, è informato il CoCe per le decisioni del caso, fra cui la possibilità di far sospendere all’Organizzazione la distribuzione del prodotto certificato.

Nei casi in cui sia richiesto una variazione permanente del Piano di certificazione/mantenimento, il nuovo Piano di certificazione/mantenimento sarà inviato all’Organizzazione per accettazione. La non accettazione comporta la rinuncia alla certificazione (vedere § 11).

6.2.1 Modifiche al contratto stipulato richieste dall’Organizzazione

Riguardano modifiche tali da generare un impatto significativo sulla certificazione rilasciata. Tra i casi di modifica sono inclusi:

⮚ aspetti legali, commerciali, organizzativi o relativi alla proprietà; ad esempio variazioni dei proprietari e/o dei responsabili dell’Organizzazione e/o dei loro rappresentati incaricati.

⮚ modifiche significative al prodotto e/o al suo processo produttivo; ad esempio variazioni del prodotto oggetto di certificazione (es. ciclo di vita) o ampliamento e/o variazione del processo produttivo (es. inclusione di altre fasi di produzione, rispetto a quelle già in essere al momento dell’ultima verifica di ECEPA, e riconosciute all’interno del campo di applicazione)/ tecnologie impiegate significativamente differenti da quelli già verificati;

⮚ introduzione di nuovi prodotti nello stesso schema di certificazione;

⮚ apertura di una nuova sede di produzione;

⮚ altre condizioni di produzione che esulano da quanto verificato da ECEPA e valutate di volta in volta;

⮚ nel caso di certificazioni di rintracciabilità di filiera: ampliamento o riduzione degli attori della filiera.

In ognuno dei suddetti casi, l’Organizzazione è tenuta a comunicare ad ECEPA le modifiche apportate, tramite una ricompilazione ed invio del questionario di certificazione specifico per ciascuno schema di certificazione.

Alla ricezione della richiesta di modifica, si procede come previsto per ogni nuovo iter di certificazione.

L’accettazione o meno delle modifiche da parte di ECEPA, viene comunicata dal DQ all’Organizzazione interessata con le relative motivazioni e le relative condizioni per il mantenimento della certificazione.

Qualora ECEPA accetti le modifiche richieste dall’Organizzazione e il risultato delle valutazioni di tali modifiche, con o senza verifiche suppletive, a fronte della delibera del CoCe sulla base dei dati raccolti, ECEPA rilascia una nuova convenzione di certificazione e, laddove necessario, un nuovo certificato.

ECEPA invia all’Organizzazione richiedente il Piano di certificazione/mantenimento, e gli eventuali documenti a valenza contrattuale che abbiano subito modifiche dal momento del primo invio ovvero in fase di primo contatto.

Il Piano di certificazione/mantenimento e tutti i documenti per la certificazione devono essere timbrati dall’Organizzazione e firmati dal legale rappresentante o da un Suo delegato specificatamente autorizzato.

Con l’accettazione essi diventeranno parte integrale del documento contrattuale della convenzione di certificazione che verrà stipulata al termine delle attività di certificazione. La non accettazione equivale alla rinuncia della prosecuzione dell’iter di certificazione. Le modifiche al nominativo dei valutatori incaricati e del programma di verifica (data e orari), saranno comunicate di volta in volta all’organizzazione e le eventuali variazioni non comporteranno la necessità di una nuova emissione del documento di Programmazione e costi certificazione, già accettato.

6.2.2 Modifiche per variazione dei requisiti di certificazione richieste da ECEPA

Modifiche al contratto stipulato possono essere richieste da ECEPA a seguito di variazioni dei requisiti di certificazione determinate da cause esterne, quali:

a modifiche e/o aggiornamenti e/o integrazioni di leggi o documenti normativi di riferimento,

b modifiche delle condizioni di rilascio della certificazione e comunque dello schema e/o sistema di certificazione.

L’applicazione delle variazioni degli specifici contenuti e dei requisiti per la certificazione e la data della loro attuazione, saranno comunicate dal DQ con la collaborazione della ST, preventivamente in forma scritta al Consiglio Direttivo e/o al Comitato di Certificazione e/o alle Commissioni Tecniche, ciascuno per le parti di competenza nell’ambito delle modifiche proposte.

Della necessità delle modifiche ECEPA ne darà tempestiva comunicazione, tramite lettera raccomandata, a tutti i licenziatari e alle Organizzazioni in fase di valutazione, invitandoli all’adeguamento entro un termine che verrà indicato dall’OdC e che terrà conto dell’entità delle variazioni apportate.

ECEPA, si riserva il diritto di verificare la conformità dell’Organizzazione alle nuove prescrizioni del documento normativo di riferimento e/o dello schema di certificazione, e pertanto la validità della convenzione rilasciata. Allo scopo ECEPA potrà decidere di:

a eseguire eventuali verifiche ispettive suppletive e/o eventuali variazioni della frequenza delle verifiche previste;

b verificare la conformità dell’Organizzazione in occasione della prima verifica di sorveglianza programmata successiva alla data della comunicazione ECEPA. Tuttavia in tal caso l’Organizzazione licenziataria e/o richiedente deve inviare ad

ECEPA una dichiarazione di accettazione e recepimento delle modifiche.

Le spese per eventuali verifiche ispettive suppletive, sono a carico dell’Organizzazione.

L’accettazione delle modifiche da parte dell’Organizzazione, laddove opportuno, comporterà la comunicazione da parte di ECEPA delle eventuali modifiche al Piano di Certificazione/mantenimento accettato.

Le Organizzazioni che non intendano adeguarsi, possono rinunciare alla certificazione purché ne diano comunicazione ad ECEPA, con le modalità descritte al § 11 del presente regolamento. In caso di adeguamento, le tempistiche sono quelle applicate in fase di prima emissione del Piano di certificazione/mantenimento.

7. RINNOVO DELLA CONVENZIONE

La convenzione di certificazione ha validità triennale e si intende tacitamente rinnovata per il triennio successivo, salvo rinuncia dal parte dell’Organizzazione secondo le modalità descritte al § 11 del presente Regolamento.

ECEPA notifica, con preavviso di almeno 60 giorni, i termini di scadenza della convenzione inviando anche il nuovo Piano di certificazione.

8. DIRITTI E DOVERI DELL’ORGANIZZAZIONE

8.1 DIRITTI

1. L’Organizzazione ha il diritto di fare pubblicità all’ottenimento della certificazione ECEPA, purché sia sempre fatto corretto riferimento a campo e limiti della certificazione ottenuta.

2. L’Organizzazione è autorizzata ad utilizzare il marchio dell’ente sia su documentazione tecnica che pubblicitaria, purché detto utilizzo non induca la propria clientela ad interpretazioni ingannevoli e soddisfi i requisiti stabiliti dal presente Regolamento. In modo particolare, la certificazione non può essere utilizzata in modo tale da essere ritenuta valida anche per altri prodotti o processi diversi da quelli per i quali è stata rilasciata la certificazione. ECEPA, accertato l’uso scorretto della certificazione, prenderà le misure atte ad impedirne la prosecuzione per salvaguardare i propri interessi.

3. In caso di rinuncia o revoca dell’accreditamento ACCREDIA, ECEPA si impegna, entro 60 giorni, a trasferire ad altro OdC accreditato le certificazioni in essere relative allo schema per il quale sia decaduto l’accreditamento.

8.2 DOVERI

8.2.1 Dell’Organizzazione richiedente la certificazione

(DURANTE L’ITER DI CERTIFICAZIONE)

1. Per l’attivazione dell’iter di certificazione da parte di ECEPA l’Organizzazione richiedente deve:

✓ Gestire le attività, connesse all’oggetto della certificazione, nel rispetto delle prescrizioni stabilite dai documenti normativi di riferimento;

✓ Disporre di documentazione (Manuale Qualità e/o Procedure, ecc.) che descriva chiaramente le attività di cui al punto precedente;

✓ Accettare le regole fissate dal presente regolamento, dai regolamenti per l’uso del marchio, dalle procedure di certificazione specifiche per ciascuno schema di certificazione e ogni altra condizione comunicata da ECEPA.

2. Per assicurare il rilascio e la validità del certificato, secondo il sistema di certificazione di prodotto implementato da ECEPA, l’Organizzazione deve accettare una verifica iniziale di certificazione e successive verifiche di sorveglianza periodiche;

3. Per lo svolgimento dell’attività di valutazione (incluse quelle per l’esame della documentazione), l’Organizzazione richiedente deve fornire tutte le facilitazioni necessarie, quali l’accesso a tutte le aree valutate, ai documenti ed alle registrazioni (inclusi i rapporti delle verifiche ispettive interne) ed al personale coinvolto nell’attività soggetta a valutazione;

4. L’accettazione della domanda, l’inizio dell’iter di certificazione e il rilascio della licenza d’uso di certificati e marchi ed il mantenimento della registrazione sono subordinati al pagamento delle relative tariffe alle scadenze stabilite. Il mancato adempimento comporta l’interruzione dell’iter di certificazione e il non raggiungimento dello status di Organizzazione licenziataria o la sospensione/ revoca della certificazione rilasciata come descritto al § 9 e 10 del presente regolamento;

5. La certificazione riguarda esclusivamente la conformità del processo/prodotto al disciplinare di produzione e/o alle norme di riferimento. Il rispetto delle disposizioni di legge vigenti è di esclusiva responsabilità dell’Organizzazione;

6. In caso di forme associative l’Organizzazione deve presentare appositi contratti o convenzioni con gli associati che estendano a questi gli obblighi previsti dal presente regolamento e dallo schema di certificazione di riferimento;

7. L’Organizzazione deve comunicare l’eventuale presenza di consulenti dell’Organizzazione al fine di permettere ad ECEPA una puntuale programmazione delle attività di verifica e di garantire l’indipendenza delle proprie attività di certificazione valutando l’assenza di situazioni di conflitto d’interesse;

8. L’Organizzazione deve notificare immediatamente ad ECEPA tutte le infrazioni di prescrizioni di legge, nonché eventuali procedimenti legali, sospensioni o revoche di autorizzazioni, concessioni, in cui essa sia coinvolta relativamente all’oggetto del certificazione richiesta.

8.2.2 Dell’Organizzazione a cui è stata rilasciata la certificazione

1. La certificazione rilasciata all’Organizzazione è limitata ad un determinato prodotto o processo indicato nel certificato stesso, pertanto non è trasferibile o estensibile, salvo specifica autorizzazione scritta rilasciata da ECEPA previo svolgimento delle valutazioni descritte al § 6.2.1 precedente;

2. L’Organizzazione deve assolvere gli obblighi di legge derivanti dai prodotti, processi, servizi forniti e dagli obblighi contrattuali verso i propri clienti. Pertanto, la certificazione ECEPA non assolve l’Organizzazione da tali obblighi ed in particolare nessuna responsabilità può essere imputata all’OdC per difetti

di prodotti, processi e servizi forniti dall’Organizzazione a terzi, nei casi contemplati dai DPR 24 Maggio 1988 n. 224 e Direttiva CEE 85/374 e successive modifiche, in materia di responsabilità per danno di prodotti difettosi e per comportamenti non allineati a Leggi e/o Regolamenti;

3. L’Organizzazione, relativamente al punto precedente, si impegna a comunicare immediatamente ad ECEPA tutte le infrazioni di prescrizioni di legge, nonché gli eventuali procedimenti giudiziari e/o amministrativi, sospensioni o revoche di autorizzazioni, concessioni ecc. relativamente all’oggetto del contratto stipulato, fatti salvi i limiti posti dalla legge;

4. L’Organizzazione in possesso di certificazione si impegna a mantenere la propria Organizzazione rispondente ai requisiti:

✓ del documento normativo di riferimento per la certificazione che intende conseguire;

✓ del presente regolamento;

✓ delle procedure per quanto riguarda le azioni correttive da intraprendere a seguito degli scostamenti rilevati, con i tempi e le modalità previste;

✓ degli altri documenti a valenza contrattuale che sono stati accettati e controfirmati dall’Organizzazione (vedi procedure di riferimento specifiche per ogni schema di certificazione);

✓ del presente regolamento in riferimento alla parte relativa all’uso del marchio ECEPA o della Certificazione ed ove applicabile i requisiti imposti dall’Ente di Accreditamento.

5. L’Organizzazione in possesso di certificazione deve assicurare ad ECEPA la massima disponibilità nelle fasi di programmazione delle verifiche di sorveglianza ed accettare lo svolgimento delle verifiche di sorveglianza ECEPA nei tempi e modi da essa comunicati e con essa concordati;

6. L’Organizzazione in possesso di certificazione consente l’accesso ai propri locali ai valutatori ECEPA ed alle altre figure (esperti tecnici, osservatori ECEPA, interpreti competenti, ispettori/valutatori ACCREDIA e/o Mipaaf nell’espletamento della loro attività di sorveglianza programmata e non dell’accreditamento, personale ECEPA che svolge la valutazione in campo del proprio personale) o a Suoi rappresentanti autorizzati garantendo ad essi:

✓ le facilitazioni necessarie per lo svolgimento dell’attività di valutazione,

✓ l’assistenza e la garanzia di sicurezza durante lo svolgimento delle verifiche ispettive, incluse quelle per l’esame della documentazione,

✓ l’accesso a tutte le aree valutate, alle registrazioni (inclusi i rapporti delle verifiche ispettive interne) ed al personale coinvolto (per esempio: nelle attività di prova, ispezione, valutazione, sorveglianza e rivalutazione) e nella risoluzione dei reclami,

✓ la veridicità dei documenti e delle informazioni messe a disposizione.

7. L’Organizzazione in possesso di certificazione deve comunicare immediatamente il verificarsi di incidenti o

situazioni di rischio per il prodotto tali da richiedere l’eventuale ritiro e/o richiamo del prodotto dal mercato. Queste situazioni saranno portate all’attenzione del DQ che può decidere di:

• modificare il piano di verifiche di sorveglianza previsto, al fine di anticipare, posticipare la verifica pianificata;

• eseguire verifiche suppletive finalizzate a valutare gli aspetti eventualmente modificati;

• aumentare la frequenza delle verifiche di sorveglianza.

8. L’Organizzazione in possesso di certificazione deve comunicare ad ECEPA, tramite invio del questionario di certificazione specifico per ciascuno schema di certificazione debitamente compilato, eventuali modifiche intraprese tali da influenzare significativamente la certificazione rilasciata;

9. L’Organizzazione in possesso di certificazione deve tenere a disposizione di ECEPA gli eventuali reclami pervenuti inerenti il prodotto oggetto di certificazione ECEPA e le relative modalità di gestione nonché consentire l’accesso su richiesta dell’ente stesso alle registrazioni dei reclami eventualmente pervenuti, relativi alla conformità dei prodotti certificati; a tal proposito essa deve adottare opportune azioni correttive a seguito dei suddetti reclami o di ogni carenza rilevata nei prodotti o servizi che hanno effetto sulla conformità ai requisiti della certificazione e documentare tali azioni correttive;

10. L’Organizzazione in possesso di certificazione deve infine accettare, a proprie spese, le Verifiche Ispettive suppletive che si rendessero necessarie (vedi § 23.4) per mantenere valida la certificazione;

11. L’Organizzazione in possesso di certificazione deve fare affermazioni nei riguardi della certificazione, solo in riferimento agli scopi per i quali la certificazione è stata rilasciata;

12. L’Organizzazione in possesso di certificazione non deve utilizzare la certificazione in modo tale da portare discredito ad ECEPA, e non deve fare dichiarazioni circa la certificazione di prodotto che possano essere considerate da parte di ECEPA non corrette o non autorizzate;

13. L’Organizzazione in possesso di certificazione non deve comportarsi in modo da garantire che certificati o rapporti, o parte di essi, vengano usati in modo non corretto;

14. L’Organizzazione in possesso di certificazione deve rispettare i pagamenti relativi alle attività già svolte da ECEPA.

9. DIFFIDA E/O SOSPENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE

9.1 Diffida e sospensione da parte di ECEPA

A fronte di inadempienze ai suddetti doveri dell’Organizzazione, ECEPA attua i provvedimenti sequenziali di diffida e sospensione. La diffida è il primo provvedimento di richiamo dell’Organizzazione

al rispetto delle prescrizioni mediante la messa in atto di Azioni

Correttive.

Il provvedimento di sospensione è conseguente a quello di diffida qualora l’Organizzazione non intraprenda le opportune Azioni Correttive o non rispetti la tempistica prevista (vedi § 9.1). La sospensione può tuttavia essere un provvedimento immediato non seguente all’invio di una diffida qualora siano riscontrate le situazioni gravi di cui al § 9.2.

9.1.1 Diffida della certificazione

Il provvedimento di diffida da parte di ECEPA, nei confronti di un’Organizzazione è adottato in caso di mancato rispetto dei doveri dell’Organizzazione cui sia stata rilasciata la certificazione di cui al § 8.2.2, ed in particolare:

1. mancato rispetto dei doveri dell’Organizzazione di cui al §

8.2.2 p.ti 1 e 2, ovvero coinvolgimento dell’Organizzazione in procedimenti giudiziari conseguenti alle leggi sulla responsabilità da prodotto o comunque a violazioni di leggi di prodotto e/o servizio;

2. mancato rispetto dei doveri dell’Organizzazione di cui al §

8.2.2 x.xx 14 ovvero mancato rispetti dei pagamenti relativi alle attività svolta da ECEPA, nei tempi e secondo le modalità previste nelle fatture emesse da ECEPA. Dilazioni di pagamento e/o rateazioni devono essere autorizzate da ECEPA.

La diffida è comunicata all’Organizzazione tramite lettera raccomandata A/R.

Nei casi di diffida di cui ai punti 1) precedente, l’Organizzazione dovrà inviare ad ECEPA, entro i tempi stabiliti sulla diffida (massimo 1 settimana), le Azioni Correttive che intende intraprendere, indicando i tempi di risoluzione.

Il DQ, presa visione delle AC e dei tempi di risoluzione proposti, decide se gli stessi siano congrui e nel caso di incongruità ne da comunicazione all’Organizzazione.

Quest’ultima è responsabile di intraprendere le AC necessarie a risolvere le inadempienze e di dare comunicazione formale ad ECEPA della messa in atto delle AC proposte (massimo 3 mesi).

Il DQ, presa visione delle AC effettuate decide se sia sufficiente una valutazione documentale delle stesse o se effettuare una verifica in Organizzazione. Se l’esame documentale o la verifica ispettiva hanno esito positivo, ECEPA comunica per iscritto all’Organizzazione la chiusura della pratica.

Nel caso di diffida per le motivazioni di cui al punto 2), l’Organizzazione dovrà provvedere al pagamento delle fatture in sospeso, entro la data indicata sulla lettera di diffida, pena la sospensione della convenzione di certificazione. La sospensione della convenzione determina l’impossibilità da parte di ECEPA di effettuare la sorveglianza, con conseguente revoca della certificazione, secondo quanto descritto nel § 10.

9.1.2 Sospensione della certificazione

A. La sospensione della certificazione è un provvedimento che segue la diffida qualora l’Organizzazione non invii le AC entro i tempi definiti nella diffida o la verifica delle AC stesse abbia esito negativo.

B. La sospensione della certificazione è un provvedimento con effetto immediato viene applicata nel caso di:

✓ mancato rispetto del dovere di consentire l’accesso agli ispettori ACCREDIA (senza spese aggiuntive per l’Organizzazione);

✓ inadempienze gravi agli obblighi normativi che comportano la sospensione o revoca dell’autorizzazione alla produzione.

Il provvedimento di sospensione della certificazione deliberato dalla Commissione Tecnica, ratificato dal Comitato di

Certificazione, dà luogo all’immediata sospensione della certificazione.

9.2 Richiesta di sospensione da parte dell’Organizzazione (auto-sospensione)

La sospensione della certificazione può essere richiesta dall’Organizzazione licenziataria, al massimo una volta nel periodo di durata della convenzione di certificazione.

Essa può essere richiesta solo in casi eccezionali, ad esempio qualora l’Organizzazione riscontri autonomamente di trovarsi, per vari motivi, in condizioni di non conformità rispetto alle norme ed alle regole di riferimento per la certificazione.

La richiesta di sospensione deve essere inviata per iscritto ad ECEPA, indicando le motivazioni e la durata.

La durata massima della sospensione concessa a seguito di richiesta motivata dell’Organizzazione è di 12 mesi. Alla scadenza del periodo di auto-sospensione essa viene trasformata in revoca qualora l’Organizzazione non abbia provveduto nei 3 mesi precedenti alla risoluzione delle cause di auto-sospensione.

La richiesta di sospensione, completa di motivazioni e durata è esaminata dal DQ che valuta l’accettabilità della stessa.

La Sua proposta è comunicata al CoCe che ne discute l’adeguatezza ed i tempi e modi degli accertamenti necessari alla verifica del ripristino della piena conformità.

L’esito delle valutazioni è comunicato da ECEPA all’Organizzazione, tramite raccomandata A/R.

9.3 Conseguenze della Sospensione

La sospensione o l’accettazione della richiesta di auto-sospensione viene comunicata:

A. all’Organizzazione mediante lettera raccomandata A/R, indicando anche le restrizioni derivanti dalla sospensione stessa, la durata della sospensione (comunque non oltre 12 mesi dalla data della notifica) e la data entro cui risolvere le inadempienze, nonché le condizioni alle quali la sospensione può essere annullata;

B. ad ogni potenziale e prevedibile utilizzatore del prodotto certificato la cui certificazione sia stata sospesa, mediante pubblicazione sul sito web di ECEPA.

La sospensione comporta il divieto all’Organizzazione di utilizzare il marchio di conformità, il marchio ECEPA ed il marchio ACCREDIA (qualora sia stato autorizzato) a partire dalla data di notifica della sospensione e per tutto il periodo di vigenza della stessa.

La sospensione non comporta variazioni per quanto concerne la data di scadenza della certificazione e durante tale periodo, è mantenuto l’obbligo da parte dell’Organizzazione di corrispondere la quota per la sorveglianza, stabilita nel piano di certificazione.

Altre eventuali restrizioni derivanti dalla sospensione della certificazione, saranno comunicate all’Organizzazione.

Per i costi e le spese di eventuali verifiche suppletive, volte ad accertare la risoluzione delle inadempienze, si rimanda al § 23.4 relativo alle condizioni economiche.

9.4 Annullamento della sospensione

Una volta attivato il provvedimento di sospensione e/o xxxx- xxxxxxxxxxx (xxxx §§ 0.0 e 9.3), la sospensione è annullata solo

quando ECEPA avrà accertato il ripristino dei requisiti della certificazione.

In ogni caso se le cause che hanno generato la sospensione (o l’auto-sospensione) non sono rimosse entro i tempi definiti nella comunicazione della sospensione (o di accettazione dell’auto- sospensione), ECEPA provvederà alla revoca della certificazione, come descritto nel § 10.

10. REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE

La revoca, con cancellazione e ritiro della certificazione e della convenzione di certificazione, scatta nei seguenti casi:

1. mancata risoluzione delle inadempienze che hanno generato la sospensione, entro i tempi stabiliti da ECEPA (§ 9);

2. riproduzione illecita della convenzione di certificazione, del certificato e/o del marchio e associazione e/o apposizione dello stesso su prodotti per i quali non è stata concessa licenza d’uso;

3. cessazione, di qualsiasi natura e causa, delle attività per le quali l’Organizzazione aveva ottenuto la certificazione;

4. fallimento o liquidazione;

5. cessione dell’attività. In questo caso, la certificazione può essere mantenuta dal nuovo soggetto giuridico subentrato, a condizione che quest’ultimo garantisca il rispetto dei requisiti della certificazione mediante presentazione ad ECEPA di richiesta formale di mantenimento della certificazione e sottoscrizione dei documenti a valenza contrattuale.

6. rinuncia alla certificazione da parte dell’Organizzazione certificata (vedi § 11);

7. modifica del prodotto oggetto di certificazione tale da compromettere la conformità del prodotto certificato ai requisiti dello schema di certificazione adottato;

8. in ogni altro caso in cui le inadempienze di cui al precedente

§ 9.1 relativo alla diffida siano di tale gravità da rendere opportuna l’immediata sospensione e revoca.

La revoca della certificazione e della convenzione di certificazione è deliberata dal CoCe e ratificata dal CSI.

10.1 Conseguenze alla revoca

La revoca della certificazione, impegna l’Organizzazione a:

1. restituire l’originale della convenzione di certificazione, del Certificato ECEPA;

2. non utilizzare le eventuali copie o riproduzioni degli stessi;

3. sospendere immediatamente l’uso della convenzione di certificazione, del certificato di conformità e/o del marchio di conformità sui prodotti e ogni riferimento alla certificazione in ogni altro eventuale documento;

4. distruggere tutta la documentazione residua (depliant, modulistica dell’Organizzazione, ecc.) contenente, sotto qualunque forma, il riferimento alla certificazione revocata;

5. comunicare, entro 15 giorni solari, ad ECEPA la quantità di prodotto certificato giacente in magazzino e il periodo stimato di smaltimento dando la possibilità ad ECEPA di verificarne la giacenza;

6. smaltire il prodotto certificato giacente entro i termini stabiliti da ECEPA o a non immettere più sul mercato le giacenze di prodotto su eventuale richiesta della stessa;

7. ove applicabile, modificare l’identificazione commerciale del prodotto al fine di evitare possibili confusioni sul mercato.

A seguito di revoca della certificazione ECEPA provvederà a:

1. cancellare l’Organizzazione dal Registro delle Organizzazioni certificate;

2. ritirare ed annullare la convenzione di certificazione ed il certificato;

3. comunicare la revoca ai soggetti interessati tramite lettera raccomandata A/R;

4. comunicare la revoca ad ogni potenziale e prevedibile utilizzatore del prodotto certificato la cui certificazione sia stata revocata mediante pubblicazione della revoca sul sito web di ECEPA (stessi canali utilizzati per divulgare il rilascio della certificazione);

5. comunicare entro 30 giorni ad ACCREDIA il nominativo dell’Organizzazione alla quale è stata revocata la certificazione, precisandone i motivi;

6. laddove applicabile, verificare le giacenze di prodotto la cui certificazione sia stata revocata in Organizzazione. Per costi e spese si rimanda al § 23.4 relativo alle condizioni economiche;

7. laddove lo ritenga opportuno richiedere il ritiro dal mercato del prodotto il cui certificato sia stato revocato;

8. Per riottenere la certificazione l’Organizzazione dovrà ripetere l’intero iter di certificazione, come se non fosse mai stata certificata per quel prodotto;

9. Un nuovo iter di certificazione non potrà essere avviato prima di 6 mesi dalla data di notifica della revoca;

10. L’attuazione della revoca, non dà diritto al alcun rimborso di quanto pagato anticipatamente;

11. Nel caso in cui l’Organizzazione, in seguito alla revoca della certificazione, continui a far riferimento, di qualunque genere, alla certificazione stessa, ECEPA si riserva di procedere per vie legali.

11. RINUNCIA ALLA CERTIFICAZIONE

Le Organizzazioni licenziatarie, possono rinunciare alla certificazione e alla convenzione di certificazione in loro possesso, nei seguenti casi:

1. Al termine del triennio di durata della convenzione di certificazione.

In tal caso la disdetta deve essere comunicata per iscritto e con un preavviso di almeno 60 giorni;

2. Per non accettazione di modifiche ai requisiti di certificazione, come indicato nel § 6.2.2 del presente Regolamento;

3. Per non accettazione di revisioni del presente regolamento;

4. Per non accettazione di modifiche alle condizioni economiche definite nelle procedure (tariffari) di ECEPA;

5. Per recessione anticipata dalla certificazione da parte dell’Organizzazione. In tal caso, ECEPA applicherà una penale (vedi § 23.3). La rinuncia deve essere sempre comunicata ad ECEPA per iscritto da parte dell’Organizzazione;

6. Laddove siano rispettati i tempi indicati, all’Organizzazione che si avvalga del diritto di rinuncia, verranno praticate le tariffe in essere prima delle variazioni;

7. La rinuncia diventa effettiva dalla data in cui ECEPA comunica l’accettazione della rinuncia stessa;

8. L’accettazione di rinuncia alla certificazione, per qualunque motivazione, comporta quanto previsto al § 10 del presente Regolamento (revoca della certificazione).

12. GESTIONE DELLE SITUAZIONI DI EMERGENZA

Eventuali decisioni di particolare urgenza inerenti la diffida, sospensione/ auto-sospensione o revoca della certificazione saranno adottate dal DQ senza previa consultazione del CoCe, secondo le procedure d’urgenza adottate da ECEPA nel rispetto di regolamenti interni di funzionamento dell’Organismo ratificati dal CSI (vedi PG-013 e MQ).

13. USO DI LICENZE, CERTIFICATI, DEL MARCHIO ECEPA O DELL’ENTE DI ACCREDITAMENTO

L’uso delle licenze, dei certificati, del marchio ECEPA o dell’Ente di Accreditamento sui documenti aziendali e sul prodotto oggetto di certificazione è disciplinato dal presente regolamento predisposto da ECEPA per ogni schema di certificazione. Tale regolamento ha lo scopo di uniformare e regolarizzare l’utilizzo dei marchi per tutte le Organizzazioni interessate alla certificazione ECEPA.

13.1 Requisiti generali dei regolamenti

L’autorizzazione all’uso del marchio è rilasciata da ECEPA dopo che essa stessa ha preso visione delle bozze dei documenti (es. etichette) riportanti il marchio. In particolare, ottenuta l’autorizzazione, l’Organizzazione potrà utilizzare l’etichetta approvata per marchiare i propri prodotti conformi ai requisiti di certificazione.

ECEPA, controlla il rispetto dei regolamenti vigilando sull’utilizzo corretto delle licenze, dei certificati di conformità e dei marchi tramite la valutazione e autorizzazione delle etichette utilizzate, la verifica della documentazione dove l’Organizzazione intende riportare i loghi, il controllo del materiale pubblicitario nel corso delle verifiche ispettive presso le Organizzazioni.

13.2 Sanzioni

In caso di uso scorretto delle licenze, dei certificati o dei marchi di conformità, ECEPA provvede ad inoltrare diffida scritta all’Organizzazione. La diffida e la successiva sospensione o revoca che ne può derivare, sono gestite come descritto ai §§ 9 e 10.

L’uso non corretto del marchio di conformità ECEPA, potrà essere sanzionato nei modi definiti al successivo § 23.3.3.

14 CARATTERISTICHE DEI MARCHI DI CONFORMITÀ

ECEPA

Il marchio di conformità ECEPA è dato dai seguenti elementi:

a) logo ECEPA (vedi § 14.1);

b) documento normativo di riferimento (indicato nell’edizione applicabile) in conformità al quale è stata rilasciata la certificazione;

c) numero del certificato rilasciato da ECEPA.

Nel § 19 sono riportate le raffigurazioni grafiche dei marchi di conformità rilasciati da ECEPA.

In alternativa alle raffigurazioni grafiche di cui al § 19 è concesso all’Organizzazione di riportare in modo separato, ma nello stesso campo visivo, il logo ECEPA e le diciture ad esso collegate (sottostanti e adiacenti) presenti nel marchio di conformità ECEPA applicabile.

14.1 Caratteristiche grafiche del logo ECEPA

Il logo ECEPA (vedi § 19.1) è costituito da un triangolo giallo a vertice capovolto inserito nella parte inferiore in un disco ovoidale rosso e sormontato sulla base superiore del triangolo dalla scritta ECEPA, riporta all’interno dello stesso triangolo quanto segue: Ente di certificazione prodotti agro-alimentari. All’esterno del triangolo giallo nella parte sinistra inferiore, appare una leggera ombreggiatura triangolare grigia sfumata. Le dimensioni massime di risoluzione sono 35.4 mm (l) per 40 mm (a).

Il logo ECEPA è:

⮚ codificato e progettato in modo da facilitare il rilevamento delle contraffazioni o di altre forme di impiego abusivo;

⮚ registrato e di proprietà dell’organismo di certificazione, che esercita una protezione legale per quanto attiene la sua composizione, il suo controllo ed il suo uso;

⮚ ridimensionabile senza modifiche della forma e dei colori. Nel ridimensionamento, il logo deve avere una dimensione tale da potere essere sempre leggibile anche la scritta posta all’interno;

⮚ riproducibile in bianco e nero o in scale di grigio purché ne risultino comunque chiaramente distinguibili disegno e dicitura. La riproduzione con alterazioni dei colori di base o in altro colore devono essere autorizzate preventivamente da ECEPA;

⮚ disponibile su file a richiesta degli aventi diritto (licenziatari) presso gli uffici della Segreteria Tecnica di ECEPA.

15 USO DI CONVENZIONI DI CERTIFICAZIONE, CERTIFICATI E MARCHI DI CONFORMITÀ

Le convenzioni di certificazione, i certificati, il logo ed il marchio di conformità ECEPA sono utilizzabili dall’Organizzazione che ha ottenuto la certificazione ECEPA (licenziatario), solo nel rispetto dei requisiti indicati ai paragrafi seguenti.

Il marchio di conformità ECEPA può essere utilizzato anche insieme al marchio dell’Ente di accreditamento ACCREDIA, per gli schemi di certificazione per i quali ECEPA ha facoltà di concessione d’uso.

L’uso delle convenzioni di certificazione, dei certificati e dei marchi di ECEPA da parte delle Organizzazioni deve avvenire in modo tale da non trasmettere messaggi che possano generare confusione o interpretazioni errate e dovrà essere limitato agli obiettivi che il sistema di certificazione si è posto.

L’utilizzo del marchio ECEPA in una pubblicazione, deve evitare che la certificazione possa intendersi estesa anche ad altri prodotti non certificati ma citati nella pubblicazione.

L’Organizzazione deve informare il personale che può far uso del marchio, nel rispetto delle sotto indicate prescrizioni.

La concessione d’uso della convenzione di certificazione, del certificato e del Marchio di conformità, rilasciata da ECEPA, non è trasferibile o estensibile, salvo specifica autorizzazione scritta rilasciata da ECEPA.

15.1 Requisiti d’uso

L’Organizzazione, in possesso di certificazione rilasciata da ECEPA, ha diritto all’uso dei documenti e dei marchi di conformità nel rispetto delle prescrizioni seguenti.

15.1.1 Copia certificato di conformità e convenzione

Il certificato di conformità, così come la convenzione di certificazione, possono essere utilizzati solo come copie riprodotte dagli originali.

La copia del certificato di conformità e/o della convenzione di certificazione, deve riprodurre integralmente l’originale, essere completamente leggibile e non riportare alterazioni di struttura e di contenuti. Ingrandimenti e/o riduzioni sono ammessi purché siano integrali e mantengano la leggibilità.

L’impiego della convenzione di certificazione e del certificato ottenuto deve essere congruente con lo scopo della certificazione dell’Organizzazione stessa.

15.1.2 Marchio di conformità

Il marchio di conformità ECEPA deve essere sempre correlato a quello dell’Organizzazione e non deve mai superarne l’evidenza e la dimensione.

Il marchio di conformità:

1. è utilizzabile su: prodotto finito, documenti, carta intestata, imballaggi, materiale pubblicitario, su sistemi di trasporto o movimentazione nonché in tutte le forme di comunicazione (stampa, siti internet, TV, etc.);

2. deve essere utilizzato soltanto in riferimento al/ai prodotto/i oggetto della certificazione ECEPA, purché vi sia un collegamento tracciabile fra esso e nome del prodotto certificato, specifiche parti del prodotto coperte da certificazione (ove applicabile), numero di certificato rilasciato da ECEPA;

3. non è trasferibile da un prodotto ad un altro e pertanto deve essere utilizzato in modo tale da garantire una chiara distinzione tra il prodotto certificato e altri eventuali prodotti non coperti da certificazione;

NOTA: qualora solo qualche componente o fase della filiera produttiva di un prodotto abbia ottenuto la certificazione di prodotto ECEPA, è necessario fare in modo che il consumatore non sia indotto a credere erroneamente che il Marchio di conformità si riferisca all'intero prodotto/filiera.

4. può essere utilizzato solo se il licenziatario si astiene dall’indicare funzioni, dal fare illazioni, tali che possono indurre l’utilizzatore stesso a ritenere che le prestazioni di un prodotto o il suo marchio siano coperti da certificazione quando, in effetti non lo sono. In ogni caso il licenziatario deve prendere tutte le precauzioni necessarie affinché nelle sue pubblicazioni e nella sua pubblicità non nasca confusione tra i prodotti certificati e quelli non certificati;

5. deve essere utilizzato scongiurando ogni potenziale collegamento fra il marchio e requisiti differenti da quelli per i quali è stata effettuata la valutazione di certificazione. In tal senso la certificazione di prodotto rilasciata da ECEPA non deve essere erroneamente intesa per una certificazione di sistema di gestione (tale distinzione deve essere chiaramente espressa sui propri cataloghi o listini, sui propri documenti commerciali, sui prodotti certificati o imballaggi degli stessi);

6. può essere apposto direttamente su ciascuna unità di prodotto, eccetto quando le dimensioni fisiche o il tipo di prodotto non lo permettono. In tal caso il marchio deve essere applicato sul più piccolo imballo primario o secondario utilizzato per la messa in commercio della singola unità di prodotto.

15.2 Autorizzazione all’uso

L’uso di copie dei certificati di conformità e della convenzione e dei marchi di conformità rilasciati da ECEPA deve essere preventivamente autorizzato da ECEPA.

Variazioni dei colori di base o riproduzioni in altro colore o modifiche della forma dei marchi di conformità devono essere preventivamente autorizzate da ECEPA. Allo scopo si rimanda al § 19.

Prima di immettere sul mercato etichette o altro materiale autoadesivo o prestampato, nonché ogni documento riportante il marchio di conformità e pertanto il marchio ECEPA, l’Organizzazione deve inviarne copia ad ECEPA, per averne l’autorizzazione. Solo dopo l’autorizzazione scritta di ECEPA, l’Organizzazione potrà utilizzarli.

Alle Organizzazioni certificate è autorizzato l’inserimento nel proprio sito internet di un collegamento al sito web di ECEPA: xxx.xxxxx.xx.

16 SOSPENSIONE E REVOCA DELLA CONCESSIONE D’USO

La concessione d’uso del marchio, delle copie delle convenzioni di certificazione e dei certificati ECEPA è sospesa e/o revocata qualora vi sia la sospensione e/o revoca della certificazione.

Allo scopo per maggiori dettagli in merito alle condizioni che comportano la sospensione e/o revoca della certificazione si rimanda ai §§ 9 e 10.

17 REGIME DI VIGILANZA ECEPA

ECEPA vigila sull’utilizzo corretto delle convenzioni di certificazione e/o certificati di conformità e/o marchi di conformità nel corso delle verifiche ispettive presso le Organizzazioni tramite la valutazione della documentazione dove l’Organizzazione riporta i loghi, del materiale pubblicitario e di ogni altro strumento.

Tutto questo affinché la comunicazione, al consumatore/utente finale, delle caratteristiche oggetto di certificazione sia trasparente, corretta e pertanto non ingannevole.

L’uso scorretto del marchio o un riferimento errato alla norma tecnica in conformità alla quale è stata rilasciata la certificazione, riscontrati nella pubblicità, nei cataloghi, ecc. darà luogo, in un primo momento, al rilievo di una non conformità che, se non gestita come descritto nelle procedure di riferimento per ogni schema di certificazione, porterà alla sospensione della certificazione. Allo scopo si rimanda al § 9 e 10.

Nei casi di uso fraudolento delle convenzioni di certificazione, dei certificati e marchi di conformità, nonché del marchio ECEPA, e comunque laddove l’Organizzazione, in seguito alla revoca della certificazione, continui a far riferimento alla certificazione stessa, ECEPA si riserva di procedere per vie legali.

17.1 Esempi di usi Non Conformi del marchio di conformità ECEPA

A titolo esemplificativo e non esaustivo, sono considerati utilizzi non conformi delle convenzioni di certificazione, dei certificati, del marchio ECEPA e dell’Ente di Accreditamento, quando:

a) la certificazione ECEPA non sia ancora stata rilasciata;

b) la certificazione sia stata sospesa o revocata, ivi compresi i casi di sospensione su richiesta dell’Organizzazione licenziataria e di rinuncia alla certificazione;

c) il certificato ECEPA sia stato fatto decadere dall’Organizzazione;

d) la certificazione viene riferita all'intero prodotto mentre solo qualche componente o parte del prodotto abbia ottenuto la certificazione ECEPA;

e) solo qualche componente o parte del prodotto abbia

h) il licenziatario indica funzioni tali da indurre l’utilizzatore a ritenere coperti da certificazione prestazioni di un prodotto o suo/i marchio/i che di fatto non lo sono;

i) interpretati erroneamente, come Certificato e Marchio di conformità di Sistema di Gestione;

j) la certificazione viene riferita in modo da essere intesa “sotto accreditamento” quando di fatto non lo è;

k) siano alterati colori e proporzioni del logo ECEPA, senza specifica autorizzazione (maggiori dettagli al § 14);

l) il marchio non sia apposto correttamente su ciascuna unità di prodotto;

m) siano inosservati i requisiti e le prescrizioni derivanti dall’applicazione del presente regolamento;

n) si determinino false rivendicazioni di certificazione ed uso contraffatto (falso) di marchi di conformità.

18 DEI LICENZIATARI DEI MARCHI DI CERTIFICAZIONE

ottenuto la Certificazione ECEPA non vengono specificate le

parti del prodotto che abbiano ottenuto la certificazione ECEPA;

f) vengono fatti riferimenti alla certificazione senza collegamento tracciabile con il prodotto, i documenti normativi ed il numero di certificato ECEPA;

g) la certificazione viene trasferita da un prodotto ad un altro;

E’ consentito ai licenziatari del marchio ECEPA, l’utilizzazione del marchio ACCREDIA, purché l’uso avvenga quanto previsto dal “Regolamento per l’utilizzo del marchio ACCREDIA” (RG-09) che può essere richiesto in copia ad ECEPA oppure disponibile sul sito xxx.xxxxxxxx.xx.

19 Raffigurazioni grafiche dei loghi e marchi di conformità

19.1 LOGO ECEPA

Figura 1 - Logo ECEPA [dimensioni massime: 35.4 mm (l) per 40 mm (a)]

19.2 Marchi per la certificazione di conformità di prodotto utilizzabili dall’Organizzazione

Cert. N°

……….

conforme alla

UNI EN ISO 22005:2008

“Rintracciabilità nelle filiere agroalimentari”

Figura 2 - Marchio di conformità utilizzabile per la certificazione di prodotto ai sensi della UNI EN ISO 22005:08 “Rintracciabilità nelle filiere agroalimentari”

Cert. N°

……….

conforme alla

UNI EN ISO 22005:2008

“Rintracciabilità in azienda”

Figura 3 - Marchio di conformità utilizzabile per la certificazione di prodotto ai sensi della UNI EN ISO 22005:08 “Rintracciabilità in azienda”

Cert. N°

……….

conforme alla

“Norma Tecnica per la produzione di alimenti zootecnici privi di grassi animali aggiunti”

Figura 4 - Marchio di conformità utilizzabile per la certificazione di prodotto ai sensi della “Norma Tecnica per la produzione di alimenti zootecnici privi di grassi animali aggiunti”

Cert. N°

……….

conforme alla NT NON OGM

“Norma Tecnica per la certificazione di prodotti con caratteristica/requisito NON OGM”

Figura 5 - Marchio di conformità utilizzabile per la certificazione di prodotto ai sensi della “Norma Tecnica per la certificazione di prodotti con caratteristica/requisito NON OGM”

Cert. N°

……….

conforme alla

“Norma Tecnica per la coltivazione – trasformazione delle Produzioni Integrate”

Figura 6 - Marchio di conformità utilizzabile per la certificazione di prodotto ai sensi della “Norma tecnica per la coltivazione – trasformazione delle Produzioni Integrate”

Figura 7 - Marchio di conformità utilizzabile per la certificazione del piano di autocontrollo HACCP ai sensi della norma UNI 10854:99

Cert. N°

……….

conforme alla UNI 10854:99

“Piano di autocontrollo HACCP”

Cert. N°

……….

conforme alla

“Norma Tecnica per la produzione di piatti serviti certificati”

Figura 8 - Marchio di conformità utilizzabile per la certificazione di prodotto ai sensi della “Norma Tecnica per la produzione di piatti serviti certificati”

Cert. N°

……….

conforme al

“Sistema di Qualità di Produzione Integrata

SQNPI”

Figura 9 - Marchio di conformità utilizzabile per la certificazione di prodotto ai sensi del “Sistema di Qualità di Produzione Integrata SQNPI”

NOTA: Per le figure 2 e 3 il Marchio di conformità ECEPA può essere eventualmente utilizzabile in connessione con il marchio ACCREDIA.

20 Reclami, Appelli / Ricorsi, Controversie

La procedura relativa alle modalità di gestione di Reclami, Appelli/Ricorsi e Contenziosi (PC-007) è resa disponibile a tutte le Organizzazioni interessate dall’attività dell’organismo ed a qualunque altro soggetto interessato (ovvero che ne faccia richiesta) mediante i contatti identificati sul sito internet xxx.xxxxx.xx.

20.1 RECLAMI

I reclami costituiscono delle segnalazioni di insoddisfazione relativamente a possibili comportamenti, di ECEPA o delle Organizzazioni da essa certificate, inerenti il servizio di certificazione e/o il prodotto certificato da ECEPA, non conformi alle norme di riferimento.

Essi possono essere inviati ad ECEPA o registrati nel corso delle verifiche ispettive condotte presso le organizzazioni in quanto ad esse pervenuti in riferimento al prodotto certificato da ECEPA.

20.1.1 PERVENUTI AD ECEPA

I reclami devono essere formalizzati a mezzo lettera/fax/e-mail; qualora ricevuti per via telefonica devono essere successivamente formalizzati dal soggetto segnalante secondo le forme suddette. Reclami anonimi non saranno presi in considerazione da ECEPA.

Una volta ricevuto il reclamo, ECEPA comunicherà all’azienda, a mezzo lettera/fax/e-mail, la presa in carico dello stesso.

Ogni reclamo pervenuto ad ECEPA è registrato sull’apposito “Registro reclami” in formato database elettronico o su supporto cartaceo sul modulo ECEPA/RECLAMI. I reclami registrati su supporto cartaceo sono poi riportati in formato elettronico dal personale addestrato all’utilizzo del database, una volta registrati nel database i supporti cartacei sono eliminati.

Una volta registrati i reclami, verranno gestiti da persone estranee all’oggetto del reclamo e che avranno competenza specifica nel settore. Verranno definite le cause che l’hanno originato (contattando se necessario anche il soggetto interessato per approfondire l’indagine) ed individuare le possibili modalità di gestione e soluzione del reclamo stesso.

Entro 10 giorni dalla data di ricevimento, verrà comunicato al soggetto interessato la decisione in merito alle modalità di gestione e soluzione del reclamo stesso.

Le decisioni prese in tal senso sono in seguito sottoposte all’attenzione del CSI, che può esprimersi in materia di conformità, imparzialità ed apertura mentale dell’operato dell’OdC.

Le registrazioni di tutti i reclami, sono archiviati in formato elettronico per almeno 5 anni.

20.1.2 Pervenuti alle organizzazioni clienti

In tal caso, il reclamo è registrato sulle Check List delle verifiche ispettive condotte presso le aziende ed in seguito sui rapporti dell’RGVI che valuta la loro gestione efficace. Quest’ultima valutazione supervisionata dall’organo deliberante la certificabilità o il mantenimento della certificazione ottenuta.

20.2 APPELLI/RICORSI

Il ricorso è il formale appello scritto ad una decisione presa da ECEPA in merito all’attività di certificazione (es. revoca della certificazione, non accettazione di un reclamo, etc.) inviato, a mezzo A/R o mediante posta elettronica, al Presidente ECEPA (in qualità di Presidente del Consiglio Direttivo) entro 30 giorni successivi alla notifica della decisione.

I ricorsi devono riportare almeno:

1. le generalità del soggetto che inoltra l’appello;

2. l’oggetto dell’appello;

3. le motivazioni per le quali si inoltra l’appello.

Il Presidente ECEPA, riporta il ricorso al Consiglio Direttivo cui spetta il compito di prendere le opportune decisioni.

Per questo, il Consiglio Direttivo si avvale della collaborazione di esperti tecnici di settore, proposti dal DQ. Il parere degli esperti tecnici è vincolante per le decisioni in merito ad un ricorso.

Dei ricorsi ricevuti e delle relative decisioni adottate, deve essere informato il CSI per opportuna conoscenza, il quale ha il compito di supervisionare l’imparzialità di gestione del ricorso.

La decisione espressa dal Consiglio Direttivo è notificata, entro

30 giorni dalla data di ricevimento del ricorso, al soggetto interessato in forma scritta recando le ragioni della decisione raggiunta.

Il termine di 30 giorni può essere prorogabile di altri 30 giorni per fondati e giustificati motivi.

Le spese relative alle attività derivanti dal ricorso, sono a carico del soggetto che l’ha presentato.

NOTA: l’avvio di un ricorso non ha alcun influenza sulle decisioni prese da ECEPA, che siano oggetto di ricorso/ appello, fino a quando non siano prese decisioni in merito.

20.3 CONTROVERSIE

Qualora il soggetto interessato non si ritenga soddisfatto delle decisioni prese dal Consiglio Direttivo, può ricorrere ad un ulteriore appello alla Giunta d’Appello.

La Giunta d’Appello è costituita secondo l’art. 13 dello statuto; è un organo collegiale composto da non meno di tre esperti indipendenti, estranei all’O.d.C e ai produttori interessati dal sistema di controllo. Le decisioni della Giunta d’Appello sono assunte con la maggioranza dei propri componenti e sono valide con la presenza dei 2/3 degli stessi. Le decisioni della Giunta d’Appello sono recepite dal Consiglio Direttivo e dai Comitati senza possibilità di sollevare eccezioni.

La Giunta d’Xxxxxxx, viene convocata per esaminare la controversia ed esprimere il proprio parere entro 3 mesi dalla relativa data di ricezione.

20.3.1 RICUSAZIONE DELLA GIUNTA D’APPELLO

Nel caso in cui i presentatori di controversie avanzino osservazioni di ricusazione o di incompatibilità nei confronti della Giunta d’Xxxxxxx, il Consiglio Direttivo delibera di volta in volta se sottoporre il contenzioso ad un arbitrato composto da tre membri.

La parte attrice deve comunicare con lettera raccomandata A/R alla parte convenuta, le proprie domande e la nomina del proprio arbitro.

La parte convenuta comunicherà all’attrice, con raccomandata A/R, la nomina del proprio arbitro e le proprie domande: se a ciò non provvede entro trenta giorni dall’invio della comunicazione dell’attrice, l’arbitro della convenuta viene nominato, a richiesta della parte attrice, dal Presidente del tribunale di Piacenza.

L’accettazione di incarico degli arbitri di parte deve essere spedita al relativo incaricante, anche con lettera semplice e a pena di decadenza, entro dieci giorni dalla notizia della nomina.

Il terzo arbitro deve essere nominato dai predetti due arbitri entro trenta giorni dall’accettazione scritta dell’incarico del secondo di essi. Qualora questi non vi provvedano tempestivamente o vi sia disaccordo tra essi, il terzo sarà nominato a richiesta dell’arbitro più diligente, nei modi sopra previsti per la nomina del secondo arbitro.

In caso di cessazione per qualsiasi causa dell’incarico di uno o più arbitri si applicano, per la sostituzione di ognuno di essi, le regole sopra previste per la rispettiva nomina ed i termini per la sostituzione incominciano a decorrere dalla data di cessazione.

Il collegio arbitrale sarà irrituale ed assumerà le proprie determinazioni, nel rispetto del contraddittorio, secondo diritto; avrà il potere di deviare dal risultato conseguente alle norme di diritto, ove fosse ritenuto palesemente iniquo sulla base della valutazione dei fatti e di una regola di equità che gli arbitri dovranno individuare riferendosi a criteri e principi generali.

Le determinazioni del collegio arbitrale irrituale saranno inappellabili.

Essi depositeranno il lodo presso l’ente entro novanta giorni dalla nomina del Presidente, salvo una sola proroga per un periodo non superiore ad ulteriori novanta giorni, deliberata insindacabilmente dallo stesso collegio arbitrale. Ulteriori proroghe potranno essere concesse dalle parti.

Gli arbitri determineranno tutte le modalità e formalità dell’arbitrato; essi potranno richiedere alle parti la presentazione di documenti, prendere visione di libri e documenti e trarne copia.

La decisione collegiale è sottoscritta dagli arbitri; se uno di essi si rifiuta di firmarla ne viene dato atto alla stessa decisione. La decisione deve essere comunicata, entro dieci giorni dal deposito, a cura del Presidente o dall’arbitro più diligente, alle parti le quali sono obbligate a darne esatta esecuzione.

L’organo arbitrale infine, provvederà a deliberare sulle spese e competenze del collegio, potrà richiedere depositi ed acconti.

Le parti sono obbligate in solido al pagamento delle spese e dell’onorario dell’arbitro irrituale, salvo rivalsa tra loro e stabilirà su quale parte farne carico.

Qualora l’Organizzazione decidesse di fare causa ad ECEPA, sarà sospesa la convenzione di certificazione.

21 RISERVATEZZA

ECEPA opera in piena conformità alle prescrizioni del Regolamento UE 2016/679 - GDPR inerente il trattamento dei dati personali, forniti da ciascuna Organizzazione cliente.

Tutte le informazioni raccolte nel corso dell’attività di certificazione sono da considerarsi riservate e come tali, la loro riservatezza è salvaguardata a tutti i livelli dell’Organizzazione attraverso la firma di impegno alla riservatezza, da parte di tutto il personale (sia interno che esterno) che a tutti i livelli possa venire a conoscenza delle suddette informazioni.

Pertanto, il personale di ECEPA che nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni viene a conoscenza dei contenuti dei suddetti atti, è tenuto al segreto professionale. In particolare può avere accesso alle suddette informazioni il solo personale coinvolto nell’iter di certificazione.

Per quanto concerne gli schemi accreditati, alcune informazioni derivanti dall’attività di certificazione dei prodotti oggetto di certificazione accreditata (nome delle Organizzazioni cui è rilasciata, sospesa, revocata la certificazione) sono comunicate all’Ente di accreditamento.

Laddove esistano obblighi di legge di divulgazione di talune informazioni relative all'Organizzazione cliente (ed in ogni altro caso in cui essa si renda obbligatoria) ECEPA metterà a conoscenza di ciò l’Organizzazione interessata, così come consentito dalle disposizioni di legge.

In ogni altro caso in cui la divulgazione si renda opportuna ma tuttavia non vi sia obbligo di legge in merito, la divulgazione potrà avvenire solo previo ricevimento dalle Organizzazioni interessate di apposito consenso scritto alla divulgazione delle informazioni.

22 DIVULGAZIONE DELLE INFORMAZIONI

La divulgazione delle informazioni riguardanti l’attività di ECEPA ed il loro aggiornamento periodico sono gestiti con modalità differenti, in funzione delle informazioni oggetto di divulgazione.

In particolare, la divulgazione delle informazioni avviene attraverso il sito internet ECEPA (xxx.xxxxx.xx) nell’area riservata o mediante invio regolare delle stesse alle Organizzazioni certificate, per quanto riguarda:

• l’Organizzazione di ECEPA, i cenni storici e l’indicazione delle autorizzazioni sotto cui l’organismo opera;

• l’elenco dei prodotti certificati e delle relative Organizzazioni in possesso della certificazione;

• i moduli per inoltrare domanda di certificazione ad ECEPA specifici per schema;

• le procedure di valutazione e il processo di certificazione per ciascun sistema di certificazione;

• le informazioni generali sulle tariffe applicate, dettagliatamente riportate nelle procedure specifiche (tariffari) per ciascun sistema di certificazione;

• le procedure per il trattamento di reclami, ricorsi e contenziosi;

• i diritti e doveri delle Organizzazioni;

• il presente regolamento (ECEPA/RegPRD);

• le Norme Tecniche emesse da ECEPA;

• la newsletter “Bollettino ECEPA” è pubblicata periodicamente da ECEPA con la finalità di aggiornare il lettore circa le attività di ECEPA.

23 CONDIZIONI ECONOMICHE

La convenzione o contratto di certificazione fra ECEPA e le Organizzazioni licenziatarie ha validità triennale. Il rinnovo è gestito come riportato al § 7.

I tariffari specifici per ciascuno schema di certificazione sono riportati in apposite procedure e costituiscono la base per la predisposizione dell’offerta all’Organizzazione (Piano di Certificazione/mantenimento). I tariffari possono subire variazioni definite e ratificate nel rispetto del criterio d’imparzialità. Evidenza di accettazione dei loro contenuti si ha con l’accettazione del Piano di certificazione/mantenimento.

È tuttavia possibile, in caso di mancata accettazione, da parte delle Organizzazioni certificate, delle modifiche apportate ai tariffari, il mantenimento della revisione accettata, per tutta la durata della convenzione di certificazione in essere con l’Organizzazione (validità triennale).

23.2 Condizioni di pagamento

Gli importi relativi all’attività di certificazione devono essere versati all’ente secondo le indicazioni riportate sulle fatture emesse di volta in volta.

Il mancato adempimento dei suddetti obblighi comporta l’invio da parte di ECEPA di una lettera di sollecito (secondo quanto riportato in PC-013) e quindi l’interruzione dell’iter certificativo, la sanzione di sospensione e successiva revoca della certificazione, con le conseguenze riportate ai §§ 9 e10 del presente regolamento.

23.3 PENALI

Per i comportamenti e le attività dell’Organizzazione di seguito elencati, sono previste delle penali, nelle misure indicate specificatamente.

23.3.1 Richiesta variazione del programma di verifica ispettiva concordato ed accettato

Una volta ritenuto accettato dall’Organizzazione il programma di verifica ispettiva, qualora l’Organizzazione rinunci allo svolgimento della verifica ispettiva nei 3 giorni lavorativi antecedenti la data concordata di svolgimento della stessa, ECEPA si riserva di richiedere il pagamento di una penale pari a:

1. 50% dei costi di verifica previsti, in giornata/uomo, all’interno del Piano di certificazione/mantenimento accettato,

2. 100% delle eventuali spese di cui ECEPA debba farsi carico (ovvero qualora esse siano già state pagate da ECEPA stesso e non recuperabili).

ECEPA non applicherà le suddette penali e si farà carico delle spese, qualora essa stessa sia causa di mancato svolgimento della verifica ispettiva.

ECEPA definirà in collaborazione con l’Organizzazione un limite massimo di tempo entro cui è opportuno che venga pianificata e svolta la verifica ispettiva rinviata.

23.3.2 Rinuncia anticipata alla certificazione

Nel caso di rinuncia alla certificazione prima della scadenza del

triennio (§ 11), ECEPA applicherà una penale all’Organizzazione

23.1 DEFINIZIONE DEI TARIFFARI

Le tariffe che regolano le prestazioni di ECEPA sono definite dal Consiglio Direttivo, e ratificate dal Comitato di Certificazione.

licenziataria pari al pagamento di quanto previsto dal piano di certificazione fino alla scadenza della convenzione.

23.3.3 Utilizzo scorretto del marchio di conformità, ivi incluse le false rivendicazioni di certificazione e l'uso contraffatto (falso) di marchi dell'Organismo di Certificazione

Nel caso ECEPA accerti l’uso non corretto del proprio marchio di conformità, ivi incluse le false rivendicazioni di certificazione e l'uso contraffatto (falso) di marchi dell'Organismo di Certificazione, provvederà a sanzionare tali eventi con specifiche misure previste ai §§ 9 e 10 e applicare all’Organizzazione licenziataria e/o richiedente e/o qualsiasi altra Organizzazione (pertanto non conosciuta da ECEPA e non licenziataria o richiedente) una penale pari al costo di 1.000,00 Euro.

Nei casi di uso fraudolento delle licenze, dei certificati e marchi di conformità, nonché del marchio ECEPA, dei marchi comunitari e dell’Ente di Accreditamento, e comunque laddove l’Organizzazione, in seguito alla revoca della certificazione, continui a far riferimento alla certificazione stessa, ECEPA si riserva di procedere per xxx xxxxxx (xxxx § 00 xxxxxxxx xx xxxxxx) ed applicare le penali previste dalla sentenza.

23.4 Spese addebitate all’Organizzazione non previste dal Piano di certificazione/mantenimento

Le eventuali spese e costi per attività aggiuntive che si rendessero necessarie non previste dal Piano di certificazione/mantenimento saranno addebitate all’Organizzazione nei seguenti casi.

1. NC GRAVI CHE RICHIEDANO UN CAMPIONAMENTO SUPPLETIVO Nel caso in cui fosse necessario effettuare un ulteriore analisi sul prodotto, sarà programmato il campionamento e i costi della

verifica di campionamento e delle analisi saranno a carico

dell’Organizzazione.

2. Spese aggiuntive per verifiche suppletive in caso di modifica del contratto stipulato

Le spese relative ad eventuali verifiche suppletive, per la valutazione da parte di ECEPA della mantenuta conformità dell’Organizzazione al documento normativo di riferimento, sono a carico dell’Organizzazione.

3. Verifiche suppletive per valutare la risoluzione di inadempienze che abbiano generato diffida/ sospensione DELLA CERTIFICAZIONE

Le spese relative ad eventuali verifiche suppletive, per la valutazione da parte di ECEPA delle risoluzione di Non Conformità o altre inadempienze, sono a carico dell’Organizzazione.

4. Verifiche di giacenze di magazzino in seguito a revoca di certificazione di prodotto

Laddove applicabile, i costi e relative spese della verifica, presso l’Organizzazione, delle giacenze di prodotti la cui certificazione sia stata revocata, saranno addebitati in base al tariffario applicato per lo specifico schema di certificazione.

5. Spese aggiuntive per presentare ricorsi o appelli ed eventuali controversie

Le spese relative alle attività derivanti dal ricorso, sono a carico della parte soccombente. Nel caso di controversie, l’organo arbitrale, provvederà a deliberare sulle spese e competenze del collegio, potrà richiedere depositi ed acconti e stabilirà su quale parte farne carico.

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PER LA CONCESSIONE DEL DIRITTO DI UTILIZZARE IL CERTIFICATO, USO DEL MARCHIO

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