Swydd Ddisgrifiad

Swydd Ddisgrifiad

Cyfadran/Adran	Y Gyfadran Gwyddorau Cymdeithasol a Bywyd
Adran	Seicoleg
Teitl y Swydd	Gweinyddwr Seicoleg (.4)
Gradd	O&A4
Yn atebol i	Prif Ddarlithydd Seicoleg

Prif Atebolrwydd

Gan weithio fel rhan o dîm a rhannu swydd gyda’r gweinyddwr, bydd y rôl hon yn cefnogi’r Adran Seicoleg i ddarparu gwasanaeth cwsmeriaid rhagorol i fyfyrwyr a staff ac i sicrhau prosesau myfyrwyr effeithiol ar draws pob xxxx (o gofrestru i raddio). Gan weithio fel rhan o dîm, bydd y swydd hon yn cefnogi'r Rheolwyr Cymorth Gweinyddiaeth Myfyrwyr i ddarparu gwasanaeth cwsmeriaid rhagorol i fyfyrwyr a staff ac yn sicrhau prosesau myfyrwyr effeithiol ar draws pob xxxx (o gofrestru i raddio). Bydd deiliad y swydd yn cyfrannu at ac yn cefnogi gwelliannau gwasanaeth parhaus yn seiliedig ar eu harsylwadau eu hunain a sylwadau gan fyfyrwyr a staff. Bydd disgwyl i ddeiliad y swydd fod â gwybodaeth gadarn a dealltwriaeth o ofynion y xxxxx proffesiynol (Cymdeithas Seicoleg Prydain) a sut y gellir eu diwallu o fewn fframwaith y Brifysgol.

Tasgau Allweddol

Sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei darparu’n effeithiol a bod cyngor gwybodus yn cael ei roi i

fyfyrwyr, wyneb yn wyneb ac ar-xxxx, xx mwyn sicrhau bod eu profiad myfyrwyr yn un da.

Cefnogi prosesau newydd a chyfleusterau hunanwasanaeth ar gyfer myfyrwyr a staff, gan ddefnyddio e-Vision, er enghraifft, fel rhan allweddol o hyn.

Ymateb i ymholiadau gan staff a myfyrwyr ar faterion gweinyddiaeth myfyrwyr, gan ddarparu ymateb neu sicrhau cyfeirio cywir ac amserol.

Gweithio'n agos gyda chydweithwyr yn yr uned Systemau Cofnodion Myfyrwyr i sicrhau bod symud, cofnodi, adrodd am a hygyrchedd data'n gweithio'n effeithiol, yn briodol ac yn gywir mewn perthynas â thasgau gweinyddiaeth myfyrwyr.

Cefnogi a monitro bod dogfennau'n cael eu cwblhau ar gyfer monitro parhaus a chymeradwyaeth sy'n ofynnol gan Gymdeithas Seicoleg Prydain.

Dyletswyddau Cyffredinol

Byddwch yn sicrhau bod systemau a gweithdrefnau rheoli priodol ar xxxxx xx mwyn bodloni'ch dyletswyddau a'ch cyfrifoldebau iechyd a diogelwch a gynhwysir ym mholisi iechyd a diogelwch y Brifysgol. Yn benodol, byddwch yn sicrhau bod asesiadau risg priodol yn cael eu cynnal mewn perthynas â pheryglon sylweddol ac yr ymgymerir ag arolygon diogelwch o leiaf unwaith y flwyddyn ym mhob gweithle xxx xxxx rheolaeth chi.

Cyfrifoldeb y gweithwyr yw ymgorffori Polisi Cyfle Cyfartal y Brifysgol o fewn eu xxxx cyfrifoldeb eu hunain ac yn eu hymddygiad cyffredinol.

Xxx xxx yr xxxx staff gyfrifoldeb i hyrwyddo lefelau uchel o ofal cwsmer yn eu xxxx cyfrifoldeb eu hunain.

Disgwylir i ddeiliaid swydd gyd-weithredu â'r broses Adolygu Datblygiad Proffesiynol (PDR)

gan gyfrannu at osod amcanion er mwyn cynorthwyo gyda monitro perfformiad a datblygiad yr unigolyn.

Gellir neilltuo dyletswyddau perthnasol cyffelyb eraill sy'n gymesur â gradd y swydd gan y Rheolwr ac mewn cytundeb â deiliad y swydd. Ni ddylid gwrthod cytundeb o'r fath yn afresymol.

Mae’r cyfrifoldebau allweddol sydd wedi'u cynnwys yn y swydd ddisgrifiad hwn yn fynegol, nid ydynt yn gynhwysfawr. Gellir addasu dyletswyddau a chyfrifoldebau mewn trafodaeth â deiliad y swydd.

Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx

Oherwydd natur ymrestriadau myfyrwyr, mae amrywiaeth yn y llwyth gwaith a neilltuwyd i'r swydd xxx. Xxxxx, bydd xxxxx i ddeiliad y swydd hon fod ag ymagwedd hyblyg tuag at xxxxx xx mwyn cynnig cefnogaeth yn ystod adeg prysuraf gofrestru (mis Medi - mis Tachwedd) pob blwyddyn.

Adolygu

Mae hwn yn ddisgrifiad o'r swydd ar adeg ei chyhoeddi. Arfer y Brifysgol x xxxx i'w gilydd yw adolygu a diweddaru swydd ddisgrifiadau er mwyn sicrhau eu bod yn adlewyrchu natur gyfredol y swydd a gofynion y Brifysgol yn gywir ac i ymgorffori unrhyw newidiadau rhesymol lle bo'r angen, mewn ymgynghoriad â deiliad y swydd.

Manyleb Person

Gweinyddwr Seicoleg (.4) Tymor penodol

Teitl y Swydd:

Er mwyn cael xxxx rhoi ar y rhestr fer rhaid i chi arddangos xxxx bod yn bodloni'r xxxx xxxxx prawf hanfodol a hynny o’r meini prawf dymunol ag sy’n bosibl. Pan fydd gennym nifer fawr o geisiadau sy'n bodloni'r xxxx xxxxx prawf hanfodol, byddwn wedyn yn llunio’r rhestr fer gan ddefnyddio'r meini prawf dymunol.

Meini Prawf Dethol
Priodoleddau		Eitem	Meini Prawf Perthnasol	Dull Adnabod	Pwysigrwydd
1	Sgiliau a Gallu	1.1 1.2 1.2	Sgiliau gwasanaeth cwsmeriaid TG ar draws gymwysiadau Microsoft Office ac i gefnogi datblygiad y fewnrwyd Gallu dysgu sgiliau newydd yn sydyn a'u rhoi ar waith yn effeithiol	Ff, C Ff, C Ff, C	H H H
2	Gwybodaeth Gyffredinol ac Arbenigol	2.1	Byddai profiad o wasanaeth gweinyddiaeth myfyrwyr yn fanteisiol gan gynnwys rhai o'r prosesau penodol, er enghraifft, asesiad, cynnydd, amserlennu, apeliadau, amgylchiadau esgusodol	Ff, C	D
3	Addysg a Hyfforddiant	3.1	Addysg hyd at lefel gradd (neu gyfwerth) neu brofiad gwaith perthnasol	Ff, C, T	H
4	Profiad Perthnasol	4.1 4.2 4.3	Darparu cymorth i gwsmeriaid effeithiol. Gweithio'n uniongyrchol ar sail wyneb yn wyneb gyda chwsmeriaid Gweithio mewn amgylchedd AU yn cefnogi gweinyddiaeth myfyrwyr	Ff, C Ff, C Ff, C	H H H

4.4 Adnabod a gweithredu gwelliannau yn narpariaeth y gwasanaeth Ff, C H

5	Gofynion Arbennig	5.1	Unigolyn sy'n meddwl yn greadigol a hyderus, a fydd yn datblygu datrysiadau creadigol i oresgyn heriau.	Ff, C	H
		5.2	Unigolyn sy'n meddu ar ddeinamigrwydd bersonol, ac sy'n arddangos brwdfrydedd, arloesedd a xxxxxx.	Ff, C	H
		5.3	Gallu gweithio gydag amserlenni heriol ac ymateb iddynt, gan fagu dull gweithredu hyblyg a chadarnhaol i sicrhau y cyflawnir amcanion yn effeithiol.	Ff, C	H
		5.4	Dealltwriaeth o ofynion Gymdeithas Seicoleg Prydain ar gyfer achredu cwrs	Ff, C	D
		5.5	Gallu cyfathrebu yn yr iaith Gymraeg.	Ff, C	D
Dyddiad Adolygu

Allwedd	Dull Adnabod	Ff	Ffurflen Gais
		C	Cyfweliad
		P	Prawf
		T	Copi o Dystysgrifau
		Rh	Rhoi Cyflwyniad
		G	Asesiad Grŵp
	Pwysigrwydd	H	Hanfodol
		D	Dymunol

Job Description

Faculty/Department	Faculty of Social and Life Sciences
Section	Psychology
Job Title	Psychology Administrator (.4)
Grade	O&A4
Reports To	Principal Lecturer Psychology

Principal Accountabilities

Working as part of a team as a job share with the .6 administrator, this role will support the Psychology Department in the delivery of excellent customer service to students and staff and in ensuring effective student processes across all areas (from enrolment to graduation). They will be responsible for providing frontline advice and support to students including through on-line support and will be expected to maintain and develop new online systems. The role holder will contribute to and support continuous service improvements based upon their own observations and those from students and staff. The post-holder will be expected to have a sound knowledge and un understanding of the professional body requirements (British Psychological Society) and how they can be met within the University framework.

Key Tasks

Ensure effective provision of information and informed advice to students to ensure their student experience is a good one, both face-to-face and on-line.

Support new processes and self-service for students and staff, using e-Vision for example as a key part of this.

Respond to enquiries from staff and students on matters of student administration, providing a response or ensuring accurate and timely signposting.

Work closely with colleagues in Student Record Systems to ensure data movement, recording, reporting and accessibility works effectively, appropriately and accurately in relation to student administrations tasks.

Supporting and monitoring the completion of documentation for ongoing monitoring and approval required by the British Psychological Society.

General Duties

You will ensure that appropriate management systems and procedures are in place to meet your health and safety duties and responsibilities contained within the University’s health and safety policy. In particular you will ensure that appropriate risk assessments are carried out in respect of significant hazards and that safety inspections are undertaken on at least an annual cycle in each workplace under your control.

It is the responsibility of employees to apply the University’s Equal Opportunities Policy in their own area of responsibility and in their general conduct.

All staff have a responsibility for promoting high levels of customer care within their own areas of responsibility.

Post holders are expected to co-operate with the Professional Development Review (PDR)

process, engaging in the setting of objectives in order to assist in the monitoring of performance and the development of the individual.

Such other relevant duties commensurate with the grade of the post as may be assigned by the Manager in agreement with the post holder. Such agreement should not be unreasonably withheld.

The key responsibilities contained in this job description are indicative not exhaustive. Duties and responsibilities may be altered in discussion with the post holder.

Special Features

Due to the nature of student enrolments, there is variance in the workload allocated to this post. The post holder will therefore need to have a flexible approach to work to be able to provide support during the period of peak enrolments (September – November) each year.

Review

This is a description of the job at the time of issue. It is the University’s practice periodically to review and update job descriptions to ensure that they accurately reflect the current nature of the job and requirements of the University and to incorporate reasonable changes where required, in consultation with the job holder.

Person Specification

Psychology Administrator (.4) Fixed term

Job Title:

In order to be shortlisted you must demonstrate that you meet all the essential criteria and as many of the desirable criteria as possible. Where we have a large number of applications that meet all of the essential criteria, we will then use the desirable criteria to produce the shortlist.

Selection Criteria
Attributes		Item	Relevant Criteria	Identification Method	Rank
1	Skills & Abilities	1.1 1.2 1.3	Customer service skills IT across Microsoft office and in supporting intranet development Able to learn new skills quickly and apply these effectively	A, I A, I A, I	E E E
2	General & Specialist Knowledge	2.1	Student administration service would be an advantage including some of the specific processes with, for example, assessment, progression, timetabling, appeals, extenuating circumstances	A, I	D
3	Education & Training	3.1	Educated to degree level (or equivalent) or relevant work experience	A, I, C	E
4	Relevant Experience	4.1 4.2 4.3	Providing effective customer support. Working directly on face to face basis with customers Working in an HE environment and in support of student administration	A, I A, I A, I	E E E

4.4 Identifying and implementing improvements in service delivery A, I E

5	Special Requirements	5.1 5.2 5.3 5.4 5.5	A creative and confident thinker, who will develop creative solutions to overcome challenge. Personal dynamism, demonstrating drive, innovation and initiative. Ability o work and respond within challenging timeframes, adopting a flexible and positive approach to ensure outcomes are effectively delivered. An understanding of the British Psychological Societies requirements for course accreditation The ability to communicate in the Welsh language.	A, I A, I A, I A, I A, I	E E E D D
Date of Revision

Key	Identification Method	A	Application Form
		I	Interview
		T	Test
		C	Copy of Certificates
		P	Presentation
		G	Group Assessment
	Rank	E	Essential
		D	Desirable