CONTRATTO DI FORNITURA PER I SERVIZI DI LOGISTICA INTEGRATA
CONTRATTO DI FORNITURA PER I SERVIZI DI LOGISTICA INTEGRATA
CONTRATTO DI FORNITURA PER I SERVIZI DI LOGISTICA INTEGRATA
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Il ‘contratto di fornitura’ per i servizi di logistica integrata nella forma qui riprodotta è stato studiato per fornire ai soci di Assologistica una traccia dalla quale partire nella definizione dei propri rapporti, operando le modifiche, cancellazioni ed integrazioni necessarie per adattarlo alle proprie esigenze.
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ASSOLOGISTICA
Xxx Xxxxxxxx, 00 - 00000 Xxxxxx
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E-mail: xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx
CONTRATTO DI FORNITURA DI SERVIZI DI LOGISTICA INTEGRATA
STIPULATO TRA
1. la con sede in , Via , partita IVA n° , iscritta al Registro delle imprese presso il Tribunale di , al n° , rappresentata dal suo legale rappresentante (nome) (cognome), qui di seguito individuata anche come ‘Committente’
e
2. la con sede in ,Via , partita IVA n° , iscritta al Registro delle imprese presso il Tribunale di , al n° , rappresentata dal suo legale rappresentante (nome) (cognome), qui di seguito individuata anche come ‘Operatore’;
PREMESSO CHE
1. L’Operatore ha ad oggetto della sua attività la fornitura di servizi di logistica integrata, inclusi il deposito e la custodia di merci, e dispone di comprovata esperienza, di competenze, tecnologie e risorse idonee a svolgere gli incarichi che gli saranno affidati dal Committente;
2. L’Operatore, per fornire tali servizi, dispone (o disporrà entro il ) di spazi adeguati per dimensione e tipologia di immobili, oltre che di tecnologie, per svolgerli e svilupparli;
3. Il Committente svolge attività di (produzione) (commercializzazione) (distribuzione) di una gamma di prodotti di circa mila codici nel settore del ;
4. E’ intenzione del Committente affidare ad una terza parte la gestione dei flussi di merci in arrivo e/o in partenza, la preparazione degli ordini, la consegna ai clienti nonché la fornitura di servizi accessori e complementari a tali attività;
5. Al fine di prevenire possibili dubbi interpretativi e/o equivoci in ordine alle terminologie utilizzate nell’ambito dell’accordo tra loro concluso, le parti hanno concordato di attribuire alle espressioni ed ai termini utilizzati nell’ambito del presente accordo il significato che risulta dalle definizioni inserite nell’allegato A, che costituisce parte integrante del presente accordo;
Tutto ciò premesso e precisato
LE PARTI CONVENGONO E STIPULANO QUANTO SEGUE
1. Oggetto del contratto
Il contratto ha ad oggetto l’affidamento all’Operatore, da parte del Committente, ai patti ed alle condizioni qui di seguito precisati, dell’esecuzione di servizi di logistica integrata relativi alla ricezione, al controllo quantità, al magazzinaggio, alla custodia, al trasporto e alla spedizione di tutti i prodotti (oppure specificare quali) inerenti alla sua attività, disponendo tutto quanto necessario dal punto di vista tecnico, organizzativo, burocratico e normativo, per dare esecuzione a tale attività.
2. Obbligazioni dell’Operatore
Nell’accettare l’incarico l’Operatore si obbliga:
2.1. a predisporre i mezzi, gli strumenti, gli impianti, le attrezzature e le risorse necessari per far sì che i servizi a lui affidati siano eseguiti in conformità a quanto definito e che, in ogni fase del ciclo logistico/distributivo:
2.1.1. siano utilizzate le più opportune tecnologie in relazione al tipo di attività da svolgere ed al tipo di merci trattate;
2.1.2. siano utilizzate le procedure e i sistemi organizzativi e tecnologici idonei alla migliore esecuzione del servizio;
2.1.3. siano applicati gli standard di qualità in uso nel settore, nonché quelli specificati nell’allegato B;
2.1.4. siano tenute le registrazioni ed emessi i documenti idonei a soddisfare le necessità del Committente in conformità alla tipologia di merci stoccate e trasportate;
2.2. a prestare la migliore diligenza nel rispettare o nel far rispettare, oltre che la Procedura Operativa concordata (allegato B) e le regolamentazioni inerenti allo svolgimento dei servizi oggetto del contratto, anche tutte le istruzioni di volta in volta impartite dal Committente in ordine allo svolgimento dell’incarico.
3. Obbligazioni del Committente
Al fine di consentire all’Operatore l’organizzazione dei mezzi, degli strumenti, degli impianti, delle attrezzature, delle risorse e di quant’altro necessario allo svolgimento dei servizi a lui affidati in esecuzione del contratto, il Committente si obbliga:
3.1 a comunicare all’Operatore (e mantenere aggiornata) una precisa descrizione dei prodotti oggetto dell’attività logistica a lui affidata in modo tale da permettergli un’accurata gestione dell’attività, indicando specificamente le caratteristiche merceologiche ed i quantitativi delle merci oggetto dell’incarico, le loro modalità di confezionamento e le eventuali particolarità di trattamento;
3.2 ad approntare e comunicare all’Operatore in forma scritta o via EDI, e con congruo anticipo, gli ordini di spedizione completi degli estremi di identificazione dei destinatari e/o degli aventi diritto alle merci, delle eventuali caratteristiche di pericolosità delle merci, anche sotto il profilo dei rischi di inquinamento ambientale, fornendo analiticamente tutte le indicazioni necessarie al corretto svolgimento dell’incarico;
3.3 a dare comunicazione all’Operatore, in forma scritta, delle eventuali modifiche agli ordini ed ai piani di spedizione originari, facendogliene trasmissione con il massimo anticipo possibile rispetto alla data di effettuazione del servizio, essendo concordemente riconosciuto dalle parti che la tempestività di tali comunicazioni costituisce il presupposto per la migliore organizzazione delle attività oggetto del contratto, senza scompensi e senza interferenze, e che in mancanza di ciò all’Operatore resta impedito gestire con esattezza e puntualità i servizi a lui affidati;
3.4 a concordare con l’Operatore l’adozione di tecnologie informatiche e di trasmissione dati (EDI e simili) suscettibili di velocizzare e rendere più sicuro l’interscambio delle informazioni inerenti al servizio, nei limiti in cui l’efficacia di tali tecnologie venga riconosciuta dall’ordinamento giuridico;
3.5 a provvedere alle comunicazioni previste dalle norme vigenti legge a carico dell’avente diritto alle merci al competente Ufficio IVA ed a qualunque altra Autorità.
4. Definizione attività
Le due parti definiscono, o definiranno congiuntamente, prima dell’inizio dell’attività, una Procedura Operativa scritta al fine di individuare dettagliatamente tutte le attività di pertinenza di entrambe le parti, precisando periodicità, tempi e modalità di movimentazione delle merci e delle informazioni, nonché le azioni da intraprendere in caso di anomalie (Allegato B).
Tale procedura dovrà in particolare prevedere:
a) i dati interscambiati via EDI, con protocolli, messaggi, tempistiche, ecc.;
b) il comportamento dell’Operatore di fronte ad anomalie (es. quantità in arrivo maggiori del preavviso, ecc.);
c) i parametri sui quali si misurano le prestazioni di servizio dell’Operatore nonché la frequenza e modalità di esecuzione di tali misure;
d) le possibilità dell’Operatore di stoccare in località diverse da quelle contrattualmente individuate articoli a bassa rotazione (slow moving);
e) l’aggiornamento delle anagrafiche dal Committente all’Operatore e da questo al Committente nel caso di accertate anomalie (es. diverso peso e/o volume e/o quantità per confezione);
f) la frequenza e le modalità di riallineamento degli inventari contabili fra Operatore e Committente;
g) ogni altra prassi o situazione eccezionale che le parti ritengano opportuno regolamentare.
La Procedura Operativa concordata tra le parti non potrà essere conflittuale col Sistema di Qualità dell’Operatore, essendo concordemente riconosciuto che dovrà farne parte.
Le parti si incontreranno periodicamente per aggiornare la Procedura Operativa sulla base dell’esperienza maturata nella sua applicazione.
L’inserimento nella Procedura Operativa di specifiche soluzioni per particolari situazioni potrà comportare una modifica della parte economica del presente accordo.
5. Volumi di riferimento
I volumi di riferimento per la determinazione dei valori economici del presente contratto sono definiti come segue (in tonnellate):
a) movimentazione mensile: profilo tipico (esempio)
mese | Ingresso | uscita | scorta |
gen. | 7,1 | 5,3 | 12,2 |
feb. | 7,8 | 6,4 | 13,5 |
Mar | 8,7 | 7,6 | 14,6 |
apr. | 8,9 | 7,1 | 16,4 |
mag. | 9,3 | 7,8 | 18,0 |
giu. | 9,6 | 8,9 | 18,6 |
lug. | 8,4 | 8,4 | 18,6 |
ago | 1,3 | 2,2 | 17,8 |
set | 8,9 | 11,1 | 15,5 |
ott. | 11,1 | 12,2 | 14,4 |
nov. | 10,0 | 11,8 | 12,6 |
dic. | 8,9 | 11,1 | 10,4 |
TOTALE | 100,0 | 100,0 | 182,8 |
media mensile | 8,33 | 8,33 | 15,2 |
b) movimentazione giornaliera ingresso/uscita: ingresso non superiore al 10% della quantità mensile e non inferiore al 2% della stessa; uscita: idem.
c) giacenza media: non superiore a 2 mesi di ingresso (o uscita) calcolati sulla media annua; la giacenza media effettiva verrà calcolata mensilmente per media aritmetica della giacenza fisica nei 4 o 5 sabati del mese;
d) dimensione colli: media kg e comunque per almeno il % maneggiabili a mano in modo continuativo da una sola persona, salvo diversa identificazione nella descrizione del prodotto;
e) complessità del prelievo: pur in presenza di variabilità stagionale, sul volume totale annuo il prelievo avrà le seguenti caratteristiche:
prelievo a pallet completi monocodice: % totale volume (o peso) prelievo a pallet misti: % totale volume (o peso)
L’ordine medio di spedizione sarà composto da:
n° colli n° articoli
peso medio Kg
(alternativa: volume medio metri cubi)
quota di riconfezionamento %in peso o volume
Quest’ultimo parametro esprime la percentuale di colli che non verranno spediti con la stessa confezione con la quale vengono ricevuti, e quindi devono essere aperti dall’Operatore per eseguire un prelievo di sottomultipli delle quantità contenute nei colli ricevuti.
f) identificazione merce: i prodotti saranno identificati mediante un codice numerico (o alfanumerico) di
cifre in modo biunivoco (ad ogni codice corrisponde un solo prodotto e viceversa); confezioni multiple potranno essere identificate con un codice particolare purché diverso da quello del pezzo singolo.
6. Ubicazione delle merci
Le merci saranno posizionate e custodite, salvo quanto verrà detto più avanti, presso il magazzino di
in Via di cui l’Operatore: (1) è proprietario (oppure possiede comunque completa disponibilità in base ad idoneo titolo giuridico); (2) assume impegno di curare l’acquisto (oppure di costruire ovvero di assumere in locazione) entro il mese di , opportunamente attrezzato con scaffalature e servomezzi per la movimentazione dei prodotti, avente superficie di mq. , comprensivi delle aree di stoccaggio, di entrata, di uscita e di imballaggio.
Le merci saranno posizionate in tale magazzino secondo un programma concordato fra le parti e le relative operazioni (comprensive di imballo, carico, trasporto, scarico, posizionamento, ecc.) saranno eseguite a cura dell’Operatore, mentre i relativi costi saranno a carico del Committente.
E’ facoltà dell’Operatore posizionare o trasferire le merci anche in altro magazzino, purché dotato di caratteristiche analoghe e non inferiori a quelle del magazzino indicato nell’accordo, in presenza di esigenze tecniche od operative o di utilizzo più razionale dei suoi spazi complessivi. Il trasferimento è comunque subordinato a specifica comunicazione dell’Operatore al Committente ed al consenso di quest’ultimo che non potrà peraltro essere negata in mancanza di ragionevoli motivi in tal senso.
L’Operatore ha inoltre facoltà di utilizzare un magazzino, anche di peggiore collocazione ed agibilità, per lo stoccaggio di prodotti a bassa rotazione.
Il Committente potrà accedere liberamente al magazzino purché ciò avvenga in orario di lavoro o in orario concordato e non comporti intralcio al normale svolgimento del lavoro. Le persone del Committente ammesse a visitare il magazzino sono i sigg.:
1 - sig. responsabile
2 - sig. responsabile
3 - sig. responsabile 4 - sig. responsabile
E’ facoltà del Committente modificare le predette indicazioni dandone comunicazione scritta all’Operatore purché ciò avvenga con almeno 10 giorni di anticipo sulla programmazione della visita e la comunicazione sia firmata dal Responsabile della Logistica o da un superiore.
L’accesso al magazzino è in ogni caso subordinato ad un congruo preavviso, che viene fin d’ora fissato in 48 ore, che possono essere ridotte a due ore in caso di emergenza.
L’accesso al magazzino di dipendenti del Committente diversi da quelli elencati nella lista di cui sopra è subordinato ad un preavviso scritto, firmato dal Responsabile della Logistica o da un suo superiore, che dovrà pervenire all’Operatore almeno 5 giorni prima della visita, elencando i nomi delle persone relativamente alle quali viene chiesta l’autorizzazione, nonché la posizione da loro rivestita in azienda.
L’accesso al magazzino di personale non dipendente dal Committente, sia pure su richiesta dello stesso è subordinato a specifica autorizzazione scritta dell’Operatore, che potrà negarla qualora ritenga che essa possa pregiudicare gli interessi suoi e/o di terzi.
E’ facoltà dell’Operatore far visitare il magazzino ai suoi clienti o potenziali clienti senza autorizzazione del Committente, purché i visitatori non siano concorrenti diretti del Committente stesso.
7. Movimentazione delle merci
Alternativa A: La movimentazione delle
merci in ingresso ed in uscita dal magazzino, nonché all’interno dello stesso è competenza esclusiva dell’Operatore, che potrà anche subappaltare quota delle operazioni a suoi fornitori di fiducia ed è libero di adottare le soluzioni ritenute più opportune per lo stoccaggio, la movimentazione e la gestione delle informazioni.
La movimentazione di ogni prodotto avverrà sulla base del suo codice, salvo eventuali specificazioni concordate come data di produzione, lotto di produzione, data di scadenza, data di ingresso a magazzino, ecc..
E’ facoltà del Committente definire per i suoi prodotti - o per una parte di essi, purché individuati inequivocabilmente - delle restrizioni di stoccaggio o movimentazione (es. impilabilità, temperatura, umidità, pressioni applicabili, ecc.) all’interno della Procedura Operativa concordata (oppure con uno specifico allegato al presente contratto) sopportando, su richiesta dell’Operatore, una variazione dei compensi previsti dal contratto sulla base dei conseguenti maggiori costi.
Alternativa B: in caso di magazzini generali L’Operatore sovrintende alla ricezione delle merci estere, nazionali o nazionalizzate, in importazione o esportazione, e, occorrendo, alle operazioni per la riconsegna su veicolo.
Il compimento delle operazioni di introduzione dal ciglio o dalla soglia del magazzino; all'interno del magazzino stesso o di estrazione fino al ciglio o alla soglia del magazzino, di quelle di disinfezione, di ventilazione, di conservazione ecc. come pure di ogni altra operazione che si rendesse necessaria nell'interno del magazzino stesso, relativamente alle merci ivi giacenti, è di esclusiva competenza dell’Operatore alla pari di ogni altra operazione prevista dal regolamento e dal tariffario del Magazzino Generale.
L’Operatore provvederà per ciascuna partita di merce introdotta nel magazzino, ad aprire al nome del Committente un conto di deposito, dal quale debbono risultare, la specie, la qualità e la quantità delle merci introdotte.
L’Operatore non è tenuto ad eseguire operazioni in più o diverse da quelle di cui sopra.
Ogni altra operazione viene concordemente considerata come prestazione straordinaria e non verrà eseguita se non per necessità della dogana o per disposizione delle Autorità, o su richiesta dell’avente diritto alla merce, e con spese a suo carico. Ciò salvo casi di urgenza, di esigenza di servizio o relativi alla conservazione della merce, nei quali sarà provveduto d'ufficio, portando la spesa a carico del Committente.
Dette operazioni saranno eseguite dall’Operatore in base alle tariffe ufficiali depositate alla Camera di Commercio.
Ove il Committente desiderasse eseguire operazioni di carattere speciale a mezzo di personale proprio ed a suo esclusivo rischio e pericolo, dovrà essere autorizzato dall’Operatore, il quale avrà comunque facoltà di delegare, a spese del Committente, un proprio fiduciario per la sorveglianza e l'assistenza alle operazioni medesime.
8. Immagazzinamento delle merci
L’Operatore curerà l’immagazzinamento delle merci in locali idonei dal punto di vista della normativa vigente (anche relativa alla sicurezza sul lavoro), curandone la protezione dagli agenti atmosferici (salvo quanto concordemente immagazzinato in spazi non coperti) e le eventuali condizioni più restrittive concordate (punto precedente). In assenza di prescrizioni particolari, saranno applicate le condizioni di conservazione in uso nel settore per le merci rientranti nella tipologia merceologica del Committente.
L’Operatore collocherà le merci all’interno del magazzino dove e come crederà più conveniente, osservando le separazioni dei codici o delle partite secondo le descrizioni dei documenti, curando peraltro che esse vengano posizionate all’interno del magazzino in modo adeguato anche agli effetti del loro immediato reperimento.
Ogni prodotto sarà individuato mediante il suo codice, salvo eventuali aggiunte concordate, come data di produzione, lotto di produzione, data di scadenza, data di ingresso a magazzino, ecc.. Allorché le disposizioni per l’uscita lo permettano, potranno essere mescolati lotti di prodotti diversi, anche con diverse date di produzione o di ricezione, ecc. purché la loro natura sia tale da poter rispettare le disposizioni di uscita (vedi punto 12). In alternativa all’individuazione per codice, soprattutto nel caso di merce conservata allo stato estero, la merce potrà essere individuata per partita o frazione della stessa.
Nel caso di magazzino (o porzione dello stesso) non dedicata completamente al Committente, l’Operatore assicurerà un’assoluta distinzione biunivoca rispetto ad altra merce di altri committenti conservata eventualmente negli stessi locali.
Nel caso in cui rilevi segni di possibile alterazione della merce depositata, l’Operatore ne darà subito avviso al Committente e, in caso di urgenza, avrà diritto di eseguire, a spese dello stesso, tutte le operazioni di manutenzione che riterrà opportune nell'interesse della merce.
Sarà cura dell’Operatore mantenere separate fisicamente e contabilmente dalla merce pienamente disponibile eventuale merce rotta e/o danneggiata e/o deteriorata (o presunta tale) e/o resa dai clienti del Committente.
Le parti concorderanno una procedura specifica per la gestione di tali tipologie di merce (controllo o collaudi, riparazione, rottamazione, ecc.) in modo da evitare l’accumulo di merce non pienamente disponibile.
9. Disposizioni per l’ingresso
Alternativa A: consegna
La merce sarà consegnata presso il magazzino (o i magazzini) definito al punto 6 a cura del Committente, che ne darà preavviso di almeno 24 ore all’Operatore mediante comunicazione scritta (fax o messaggio EDI). Tale comunicazione dovrà contenere almeno i seguenti dati:
- tipo mezzo (o contenitore o cassa mobile o pallet aereo);
- targa mezzo (o sigla contenitore, cassa, ecc.);
- quantità contenuta per singolo codice di prodotto;
- orario previsto per l’arrivo del mezzo.
Il normale orario di ricevimento della merce presso il magazzino si estende dalle 8.30 alle 12.30 e dalle 14.30 alle 18.30 di ogni giorno lavorativo. Tenendo conto di un tempo di scarico di 2 ore per mezzi grandi (o contenitori da 40’) e di 1 ora per mezzi piccoli (o contenitori da 20’), l’ultimo mezzo grande si dovrà presentare in portineria non dopo le 16.30 e l’ultimo piccolo non oltre le 17.30.
I mezzi che si presenteranno alla portineria senza il preavviso del Committente non saranno scaricati e saranno respinti. A richiesta dell’autista potrà essere timbrato un documento con la dicitura “merce rifiutata perché non richiesta” o altra da concordare.
A richiesta del Committente, in occasione di periodi di picco, l’orario di lavoro potrà essere prolungato fino alle ore o includere sabati e festivi con un extra costo (punto 20).
L’attività di ricevimento sarà sospesa durante le 2 settimane centrali di Agosto.
La merce ricevuta sarà soggetta ai controlli di cui al punto seguente e registrata nel sistema informatico del Committente (o dell’Operatore, con successiva trasmissione EDI al Committente) entro 4 ore lavorative dal termine dello scarico del mezzo ricevuto e comunque non oltre le 8 ore lavorative.
Contestualmente alla segnalazione dello scarico avvenuto e del caricamento delle quantità nelle giacenze di magazzino, dovranno essere segnalate al Committente anche tutte le eventuali anomalie, quali ad esempio;
• colli mancanti o danneggiati;
• discordanze per tipologia o quantità fra quanto dichiarato nei documenti e quanto riscontrabile visivamente ad un controllo sommario;
• esiti negativi di controllo più approfonditi effettuati sugli arrivi (vedi punto 10).
Le segnalazioni saranno eseguite con modalità concordate e il Committente si impegna a recepire le discordanze di quantità o di codice all’interno del suo sistema di gestione.
Eventuali perdite e danni anche conseguenti a furti e rapine o ad altri fatti delittuosi o vandalici, avvenuti durante il trasporto, saranno a carico del Committente.
Alternativa B: ritiro
Nel caso in cui l’Operatore provveda direttamente al ritiro dei prodotti presso gli stabilimenti del Committente ovvero presso i suoi fornitori (o porto o altro luogo concordato con essi), i tempi di cui sopra per il caricamento dei dati decorreranno dal momento della presa (partenza del mezzo carico) e verranno aumentati del tempo di percorrenza normale dei mezzi di trasporto. L’indicazione di preavviso sarà riferita alla presa ed avrà modalità e tempistiche concordate all’interno della Procedura Operativa (allegato B).
L’assunzione di responsabilità dell’Operatore sulla quantità, tipologia ed integrità del prodotto sarà limitata a quanto percepibile sulla base di un esame esterno delle merci e/o dei loro imballaggi ed avverrà:
• - al momento del carico del mezzo, se tale operazione verrà eseguita da personale dell’Operatore o sotto la sua supervisione;
• - al momento dello scarico presso il magazzino dell’Operatore in tutti gli altri casi. L’Operatore provvederà a idonea copertura assicurativa della merce durante le fasi di trasporto fino a concorrenza del massimale previsto dalla legge 450/85, salvo diversi accordi scritti (anche per singoli carichi) e non sarà responsabile di perdite o avarie riguardanti le merci intervenuti durante tali fasi per importi superiori a quelli in tal modo assicurati.
10. Controllo delle merci
Al momento dello scarico delle merci dai mezzi di trasporto l’Operatore ne effettuerà una ricognizione, verificando sulla base dei documenti di trasporto:
(a) il numero dei colli;
(b) l’identità dei colli (ove evidente);
(c) l’integrità degli imballi esterni;
(d) i contrassegni ed ogni altro dato predisposto per il riconoscimento.
L’Operatore avrà facoltà di formulare, in ordine allo stato ed alle condizioni delle merci ricevute e dei relativi imballaggi, tutte le riserve da lui ritenute opportune, facendone menzione sui documenti di trasporto (o, in caso di magazzini generali, sulla ricevuta di deposito, nelle fedi di deposito e note di pegno ed in ogni altro documento rilasciato in ordine alla merce), trasmettendo poi copia del documento su cui avrà provveduto ad apporre le sue riserve al Committente (o tenendola a disposizione del Committente per 6 mesi)
L’Operatore sarà responsabile della conservazione delle merci sulla base delle loro quantità e tipologie indicate sugli imballi (sulla fiducia di un corretto rapporto commerciale fra il Committente ed i suoi fornitori o stabilimenti di produzione interna), essendo peraltro inteso a questo proposito che resterà esclusa ogni e qualsiasi sua responsabilità relativamente ad ammanchi relativi a prodotti di fornitori o stabilimenti relativamente ai quali possa risultare, anche attraverso l’apertura di un campione significativo di confezioni, che i dati inerenti alla quantità o qualità del prodotto contenuto nelle confezioni possono essere inesatti e/o inattendibili. In particolare, nessuna responsabilità potrà essere imputata all’Operatore per confezioni da lui riconsegnate integre rispetto a come erano state da lui ricevute, se il prodotto contenuto differisse per quantità o qualità rispetto a quanto indicato all’esterno.
Quando lo stato e le condizioni apparenti delle merci e/o delle loro confezioni lo richiedano manifestamente, l’Operatore avrà facoltà di far eseguire, a spese della merce, visite e perizie per le opportune verifiche ed eventuali riparazioni.
Qualora il Committente desideri una maggior garanzia di affidabilità degli arrivi e quindi delle giacenze a magazzino, il Committente e l’Operatore concorderanno un controllo con apertura del 100% dei colli in arrivo, oppure in una diversa percentuale, eventualmente differenziata per prodotto e/o per fornitore.
L’Operatore eseguirà per conto del Committente anche i seguenti controlli di qualità:
a) ;
b) ;
c) ;
con norme di controllo ed eventuali attrezzature fornite o comunque approvate dal Committente.
L’Operatore eseguirà le operazioni di controllo con la necessaria diligenza, ma non potrà essere chiamato a rispondere di danni diretti o indiretti provocati al Committente o a terzi dalle modalità di esecuzione di tali operazioni o da difetti occulti del prodotto, salvo diverso accordo scritto.
11. Gestione dei resi
Salvo diversi accordi, l’Operatore non accetterà resi dai clienti del Committente senza esservi stato da lui autorizzato, in via generale o in via specifica. Anche nel caso di resi si seguirà una procedura di accettazione con controllo del numero di colli e confezione esterna dei colli, salvo accordi particolari.
I resi saranno caricati nel sistema informatico di magazzino (sia esso manuale o automatico) ed immagazzinati senza commistione fra questi (potenzialmente difettosi) e quelli di normale disponibilità.
Il trattamento dei resi verrà comunque eseguito in base alla Procedura Resi (allegato C) che contiene altresì le modalità di cernita ed eliminazione dei resi per evitarne l’accumulo.
12. Disposizioni per l'uscita
L’Operatore custodirà le merci e le spedirà o consegnerà solo su richiesta scritta (o EDI) di una o più persone del Committente individuate nella Procedura Operativa.
Le richieste di uscita merce (“disposizioni di uscita” o “ordine di preparazione”) che arriveranno per via EDI saranno considerate implicitamente autorizzate in quanto sarà cura del Committente limitare l’accesso alla procedura di trasmissione soltanto ai soggetti a ciò autorizzati.
La “disposizione di uscita” conterrà almeno i seguenti dati:
a) indicazioni complete per l’identificazione del destinatario;
b) codice/quantità di ogni articolo richiesto;
c) causale dell’uscita merce (es. vendita, visione, ecc.);
d) dati identificativi del vettore che provvederà al ritiro (qualora l’Operatore non curi la consegna al destinatario).
Ricevuta la “disposizione di uscita” l’Operatore provvederà a:
a) verificare l’eseguibilità dell’ordine rispetto alle sue risultanze contabili, segnalando al Committente eventuali discordanze;
b) prelevare il materiale indicato nell’ordine secondo la tipologia di rotazione concordata (vedi poi), utilizzando eventuali prodotti sostitutivi indicati dal Committente in via generale o specifica;
c) imballare eventualmente il prodotto qualora ciò fosse necessario;
d) etichettare gli imballi esterni o l’unità di carico (es. pallets) almeno con l’indirizzo del destinatario;
e) emettere il documento di trasporto in nome e per conto del Committente nel rispetto della normativa vigente;
f) comunicare al Committente l’avvenuta preparazione dell’ordine, con l’indicazione del numero del documento di trasporto.
Nel caso in cui durante il prelievo si riscontrasse la mancanza di uno o più prodotti, l’Operatore:
a) bloccherà l’ordine, chiedendo istruzioni al Committente;
b) oppure: eseguirà comunque l’ordine, cancellando le righe di prodotto mancante o modificandone le quantità, e segnalando il tutto al Committente a posteriori.
La tipologia di rotazione concordata è (cancellarle tutte tranne una):
FIFO rigido: viene spedito sempre il prodotto più vecchio in base alla data di produzione (se questa manca o non è registrata nel sistema informativo, la data di produzione è assunta uguale a quella di arrivo a magazzino);
FIFO lasco: come sopra, ma tutti i prodotti eseguiti (o entrati in magazzino) con una differenza di data inferiore ai 31 giorni sono considerati equivalenti per il prelievo;
NON FIFO: viene spedito il prodotto più semplice da prelevare;
FIFO a lotti: ogni partita di prodotto ha un numero di lotto che viene registrato; verrà sempre spedito il numero di lotto più piccolo;
A SCADENZA: i lotti di prodotto hanno una data di scadenza registrata nel sistema;
viene spedito sempre il prodotto con la data di scadenza più vicina.
L’Operatore si impegna a preparare il materiale da consegnare entro i seguenti termini, calcolati a decorrere dal momento di ricevimento da parte sua dell’ordine di spedizione:
% entro le successive 8 ore lavorative
% entro le successive 16 ore lavorative
salvo casi di forza maggiore, che saranno comunicati tempestivamente al Committente.
In caso di magazzini generali:
A richiesta dell’Operatore la disposizione di uscita sarà accompagnata dai documenti comprovanti l'adempimento di tutte le formalità doganali e di altro genere inerenti alle operazioni. Colui che riceve la merce dovrà rilasciare all’Operatore regolare discarico dei ritiri effettuati. Qualora sia stata emessa fede di deposito o nota di pegno, il ritiro delle merci potrà avere luogo solo con la consegna all’Operatore di tali documenti.
13. Documentazione di ingresso e di uscita
Il Committente dovrà far pervenire anticipatamente all’Operatore tempestiva indicazione, circa il regime di deposito (Nazionale, Doganale, Fiscale IVA) al quale la merce dovrà essere assoggettata, fornendo i necessari documenti.
Sarà cura dell’Operatore conservare la documentazione cartacea della merce in entrata, fornendo al Committente copia della stessa ove richiesto occasionalmente (oppure in via continuativa).
Per ogni uscita di merce, l’operatore stamperà un “documento di uscita” dal deposito, che potrà anche coincidere con altri documenti (di trasporto, doganali, fiscali, ecc.).
L’Operatore invierà settimanalmente al Committente una copia del “documento di uscita merce” o lo terrà a sua disposizione per sei mesi in caso di trasmissione via EDI.
Eventuali fatture o altri documenti di competenza del Committente che pervenissero al deposito dovranno essere faxati immediatamente al Committente mentre gli originali dovranno essergli inviati settimanalmente.
In caso di magazzini generali aggiungere:
A) Ricevuta di deposito: L’Operatore, all'atto dell'introduzione della merce rilascerà, a richiesta dell'interessato, una “Ricevuta di deposito”, facente prova dell'avvenuto deposito della merce, ma non costituente titolo rappresentativo della stessa. La ricevuta conterrà la descrizione della merce depositata e indicherà la quantità, il peso (dichiarato ed accertato) e la provenienza della merce, nonché il valore
dichiarato ed attribuito agli effetti dell'assicurazione. Detta ricevuta, anche se non restituita o ritirata all'atto dell'uscita totale o parziale della merce dal magazzino, si intenderà del tutto annullata o proporzionalmente ridotta a seguito e per effetto dell'avvenuta riconsegna totale o parziale della merce che ne forma oggetto.
Il Committente potrà chiedere che sulle ricevute di deposito, ovvero sulla Fede di Deposito e Nota di Pegno, venga indicato il valore della merce. In tal caso sarà provveduto dall’Operatore all'intervento di un perito nominato ex art.13 R.D.L. 01/07/1926, n. 2290 sull'ordinamento dei Magazzini Generali. La natura ed il valore delle merci saranno precisati sulla ricevuta di deposito e sulla Fede di Deposito e Nota di Pegno, con l'indicazione del nome del perito e della data di perizia. Le spese di perizia saranno a carico del Committente
B) Fedi di deposito e Note di pegno: L’Operatore emetterà, su richiesta del Committente, le Fedi di Deposito e le Note di Pegno, le quali sono trasmissibili a mezzo girata in conformità a quanto previsto dalle disposizioni di legge vigenti in materia e usufruiscono di tutti i benefici riconosciuti dalla legge agli effetti della loro negoziazione. Per quel che riguarda le indicazioni relative alla merce da inserire nella Fede di Deposito e nella Nota di Pegno, valgono le disposizioni relative alla "ricevuta di deposito". Sulle fedi di deposito e note di pegno sarà fatta annotazione delle parziali estrazioni.
Salvo il caso in cui sia stata emessa la Fede di Deposito, la consegna delle merci ad un soggetto diverso dal depositante potrà essere effettuata solo a seguito della presentazione di un’apposita domanda in tal senso da parte del depositante stesso, ovvero mediante una dichiarazione formale di avvenuta cessione dei diritti inerenti alla merce.
Ogni clausola limitativa dell’efficacia della girata apposta sulla Fede di Deposito e sulla Nota di Pegno sarà priva di effetti nei confronti dell’Operatore.
14. Inventari e gestione “discordi”
L’Operatore assume la piena responsabilità della merce da lui ricevuta in deposito nei limiti in cui è stato concordato di controllare fisicamente la merce entrante (punto 10).
All’inizio dell’attività, l’Operatore e il Committente eseguiranno di comune accordo ed in contraddittorio un inventario completo della merce che l’Operatore prende in deposito, redigendo un verbale scritto delle operazioni eseguite.
La quantità giacente (contabile) in un qualunque istante verrà quindi considerata pari - per ogni articolo gestito - a quella iniziale più gli arrivi e meno le uscite. Eventuali divergenze tra quantità (fisica) in giacenza e quantità contabile costituisce un “discorde”.
Ogni inizio anno l’Operatore effettuerà, in presenza di un rappresentante del Committente, un inventario completo delle giacenze fisiche, attraverso una loro verifica materiale.
Dal confronto di tale conteggio con le risultanze contabili potranno emergere dei “discordi” che:
e) saranno rettificati nelle scritture del Committente e dell’Operatore (“riconciliazione inventariale”);
f) daranno luogo ad un eventuale risarcimento dell’Operatore a favore del Committente (“ammanchi”, vedi poi);
A richiesta del Committente, che ne sosterrà le spese, e compatibilmente col carico di lavoro dell’Operatore, potranno essere eseguiti inventari supplementari (anche parziali).
In base alle risultanze inventariali saranno calcolati eventuali ammanchi nel seguente modo:
a) saranno determinate, per ogni singolo articolo gestito, le differenze constatate tra quantità contabile a stock e quantità fisica a stock;
(con questa formula gli ammanchi inventariali sono positivi e le eccedenze negative);
b) saranno individuati, articolo per articolo, il valore del “discorde” moltiplicando il numero (con segno + o -) del punto precedente per il costo di acquisto o produzione di ogni articolo (ovvero: prezzo medio di vendita meno 20%; ovvero: prezzo di vendita al cliente più favorito meno 15%);
c) verrà quindi calcolata la somma dei valori così ottenuti tenendo conto dei rispettivi segni;
d) se il valore della somma risulterà pari a zero o inferiore a zero, nulla sarà dovuto (né dall’Operatore al Committente né dal Committente all’Operatore);
e) se il valore della somma risulterà invece positivo (e cioè superiore a zero) verrà calcolato il valore standard delle eventuali perdite inventariali per ragioni varie (rotture, danni, ammanchi, errori di conteggio, ecc.) moltiplicando la percentuale concordata (vedi poi) per il valore totale del prodotto movimentato successivamente all’ultima riconciliazione inventariale;
f) se il valore della somma risulterà positivo e maggiore della perdita inventariale standard, l’Operatore dovrà corrispondere al Committente la differenza fra la somma e la perdita standard.
Le parti concordano che prima di eseguire l’inventario si provveda ad eseguire un allineamento contabile delle partite contabili aperte (resi, ordini da evadere, ecc.) e che durante l’inventario la movimentazione in ingresso ed uscita venga sospesa.
La percentuale standard di perdite inventariali concordata è del % sul valore del prodotto movimentato nel periodo trascorso dall’ultima rilevazione ed allineamento dei dati.
15. Inventario ciclico
E’ facoltà dell’Operatore eseguire ciclicamente degli inventari (anche su un numero limitato di articoli) in modo da verificarne la consistenza numerica (ad esempio, una volta ogni 6 mesi).
In tal caso è facoltà del Committente accettare l’insieme delle risultanze degli inventari parziali alla stregua di un inventario totale, correggendo periodicamente le proprie risultanze contabili ed eseguendo i conteggi per eventuali discordi ed ammanchi come al punto precedente.
Nel caso (auspicabile!) che i sistemi informatici dell’Operatore e del Committente abbiano elevata compatibilità, si potrà anche procedere alternativamente come segue:
a) ogni giorno il Committente trasmetterà all’Operatore un file di aggiornamento delle anagrafiche di prodotto (nuovi codici e codici morti; variazioni di caratteristiche di peso e/o volume e/o multiplo di confezionamento, ecc.);
b) ogni sera, al termine del lavoro, il Committente trasmetterà all’Operatore lo stato delle scorte da lui calcolato sulla base di:
a) giacenze del giorno prima;
b) arrivo di prodotti;
c) spedizione di prodotti;
d) accettazione di resi;
e) restituzione di resi o danneggiati;
c) l’Operatore confronterà quanto ricevuto con le sue risultanze eventualmente corrette per gli ordini ancora da evadere, e produrrà un’eventuale “lista di discordi” che verrà inviata al Committente;
d) le parti eseguiranno l’indagine su tali discordanze, ognuna per la propria area di competenza, fino a trovare una motivazione accettabile per ambo le parti (“causale”);
e) entrambe le parti eseguiranno immediatamente la rettifica inventariale nei rispettivi sistemi informatici, apponendo la causale trovata;
f) le causali legate ad errori dell’Operatore che comportino una differenza fra l’inventario fisico e quello contabile verranno tenute in evidenza ed entreranno nel conteggio dei discordi inventariali e degli ammanchi a fine anno ( o di altro periodo concordato).
16. Materiali di confezionamento e pallets
Tutti i materiali utilizzati dall’Operatore per il ricevimento, lo stoccaggio e l’imballo dei prodotti (come ad es. pallets, cartoni, etichette, nastro adesivo, reggette, moduli, ecc.) sono a carico del Committente, cui verranno addebitati al prezzo di costo. E’ facoltà del Committente provvedere all’acquisto diretto di uno o più tipi di materiali, dandone avviso all’Operatore.
L’Operatore si impegna a conservare ed usare il materiale con diligenza; in particolare avrà cura che i clienti del Committente rendano i pallets ricevuti o li sostituiscano con pallets equivalenti per tipo e stato di usura.
La dotazione iniziale che il committente dovrà porre a disposizione dell’Operatore viene definita fin d’ora in
pallets del tipo . Trimestralmente l’Operatore addebiterà al Committente i pallets acquistati per il reintegro.
Alternativa
Per quanto concerne i pallets, la dotazione iniziale, fin d’ora definita in pallets del tipo , è a carico del Committente.
Sarà cura dell’Operatore recuperare i pallets consegnati ai destinatari delle merci in uscita e reintegrare quelli persi o danneggiati. A fronte di questo l’Operatore addebiterà trimestralmente al Committente un consumo standard di pallets, definito fin d’ora in:
16% dei pallets spediti a clienti (merce leggera)
ovvero: 25% dei pallets spediti a clienti (merce pesante)
17. Reporting
Sulla base delle misure concordate ed inserite nella Procedura Operativa (allegato A), con la periodicità prevista, l’Operatore eseguirà la misura del livello di servizio erogato e comunicherà i risultati al
Committente entro 10 giorni se la scadenza è mensile o per un periodo minore ed entro 20 giorni se è trimestrale o per un periodo maggiore.
E’ facoltà del Committente eseguire un controllo della correttezza dell’applicazione delle misure concordate mediante verifica dei dati in suo possesso, oppure chiedendo all’Operatore accesso ai suoi documenti operativi o al suo sistema informativo.
18. Responsabilità
18.1 L’operatore sarà responsabile del corretto adempimento delle obbligazioni assunte in virtù del presente contratto e, in particolare, della perdita e/o dell’avaria delle merci a lui affidate per lo svolgimento dei servizi di logistica integrata che ne formano oggetto secondo i limiti e con le modalità qui di seguito precisati.
18.2 L’Operatore sarà inoltre responsabile, entro i limiti dei controlli di accettazione concordati (punto 10), delle perdite e/o delle avarie delle merci a lui consegnate dal momento della loro accettazione, documentata dalla firma del documento di trasporto, presso il magazzino di stoccaggio, fino al momento della loro consegna al destinatario o al vettore scelto dal Committente.
Alternativa: Nel caso in cui provveda con proprio personale o sotto la sua supervisione al ritiro della merce presso gli stabilimenti del Committente, l’Operatore sarà responsabile, nei limiti dei controlli di accettazione concordati (punto 10), della perdita e/o dell’avaria delle merci dal momento del carico del mezzo alla consegna della merce al destinatario o al vettore scelto dal Committente.
18.3 La responsabilità dell’Operatore resterà comunque esclusa se fornirà la prova che egli, i suoi dipendenti, preposti o collaboratori di qualsiasi genere, hanno adottato tutte le misure che potevano essere ragionevolmente prese per adempiere regolarmente il presente contratto ed evitare eventuali perdite o avarie della merce.
18.4 Viene in ogni caso convenzionalmente pattuito tra le parti, anche ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 1229 Cod. civ., che, salvo diverso accordo scritto, la responsabilità dell’Operatore per ogni tipo di danno diretto e/o indiretto comunque consequenziale e/o derivato dallo svolgimento della sua attività non potrà in alcun caso superare:
18.4.1 in caso di perdita e/o avaria il limite di 8,22 Unità di Conto per ogni chilogrammo di peso lordo delle merci perdute o danneggiate, intendendo per Unità di Conto i Diritti Speciali di Prelievo quali definiti dal Fondo Monetario Internazionale, restando inteso che la conversione dei Diritti Speciali di Prelievo nella valuta nazionale verrà effettuata sulla base del valore che tale moneta avrà alla data in cui si sarà verificata la perdita o l’avaria;
18.4.2 In caso di ritardo, e subordinatamente alla circostanza che fosse stato espressamente convenuto un termine di consegna e che il ritardo abbia determinato un danno, il limite di due volte e mezzo il corrispettivo dovuto relativamente al servizio o alla parte di servizio relativamente alla quale si è verificato il ritardo;
18.5 Le parti si danno reciprocamente atto che le disposizioni dei punti 18.2 e 18.3 non si applicheranno al caso in cui il danno o la perdita delle merci si sia verificata in una fase di trasporto marittimo, terrestre, ferroviario, stradale o aereo, qualunque sia la motivazione del trasporto (presa, consegna, spostamento tra magazzini, ecc.).
18.6 Nel caso di perdita e/o avaria in una fase di tali trasporti la responsabilità dell’Operatore sarà equiparata alla responsabilità del vettore, assumendo che l’Operatore e il Committente abbiano stipulato un separato contratto di trasporto relativo alla singola tratta, con conseguente applicazione delle seguenti disposizioni:
• Convenzione di Ginevra del 19 maggio 1956, approvata e resa esecutiva in Italia con Legge 6
dicembre 1960, n. 1621;
• Protocollo di Ginevra del 5 luglio 1978, reso esecutivo in Italia con legge 27 aprile 1982, n. 242
• Convenzione di Varsavia del 12 ottobre 1929, approvata e resa esecutiva in Italia con Legge 19 maggio 1032 n.81 e successivo protocollo modificativo dell’Aja in data 28 settembre 1955, approvato e reso esecutivo in Italia con Legge3 dicembre 1962 n.1832;
• Convenzione di Bruxelles del 25 agosto 1924, approvata e resa esecutiva in Italia con R.D.L. 6 gennaio 1928 e successivi protocolli di Bruxelles del 23 febbraio 1968 e del 21 dicembre 1979, approvati e resi esecutivi in Italia con Leggi 12 giugno 1984, rispettivamente n.243 e 244;
• Convenzione di Berna del 9 maggio 1980 relativa ai trasporti internazionali ferroviari (COTIF), approvata e resa esecutiva in Italia con Legge 18 dicembre 1984, n.976;
• Legge 22 agosto 1985, n. 450 e successive modifiche e/o integrazioni;
• Codice della Navigazione italiano
18.7 Eventuali contestazioni, richieste, pretese, e/o rivendicazioni che ciascuna delle parti intendesse proporre nei confronti dell’altra in ordine all’adempimento del presente contratto e/o alla sua esecuzione, anche per quanto attiene a perdite, avarie e/o ritardi, dovranno essere portate a conoscenza dell’altra parte a mezzo di lettera raccomandata con ricevuta di ritorno entro il termine di 15 giorni dalla data dell’evento o da quella in cui ne viene accertata l’esistenza. Il decorso di tale termine senza che sia stata inoltrata la comunicazione di cui sopra comporterà la decadenza da qualsiasi diritto al proposito, anche se il relativo diritto non fosse ancora prescritto.
19. Coperture assicurative
19.1 Il Committente provvederà a sua cura e spese ad idonea copertura assicurativa delle merci contro il rischio ‘danni’ per i massimali da lui ritenuti più congrui ed opportuni, esonerando l’Operatore da ogni responsabilità al riguardo e con rinuncia alla rivalsa, anche da parte delle società assicuratrici, fatti salvi i casi di dolo e colpa grave.
Alternativa
Il Committente conferisce incarico all’Operatore di provvedere in nome proprio, ma per conto del Committente, ad idonea copertura assicurativa delle merci contro il rischio ‘danni’, che si attiverà con il semplice fatto della consegna della merce presso il magazzino dell’Operatore; l’assicurazione sarà stipulata sul valore dalla merce dichiarato dal Committente (nella somma da assicurare deve dichiararsi l’importo dei diritti doganali ed altri che eventualmente fossero dovuti in caso di sinistro), con i seguenti massimali:
• Lire per ogni evento (compresi incendio, eventi naturali, eventi sociali) che comporti la distruzione, la dispersione, il deterioramento o l’inutilizzabilità dei prodotti;
• Lire per ogni evento (inclusi furto e rapina) che comporti la sottrazione, la rimozione, lo smarrimento e comunque l’indisponibilità dei prodotti.
Su specifica richiesta del Committente, l’Operatore si impegna a non ridurre la copertura per la durata del presente contratto. Restano esclusi dalla copertura assicurativa le calamità naturali (quali inondazioni, terremoti e simili) nonché gli atti di guerra e di belligeranza, anche se non espressamente dichiarati.
E’ facoltà del Committente chiedere all’Operatore copia della Polizza Assicurativa.
19.2 Sarà cura dell’Operatore provvedere a adeguata copertura assicurativa per gli immobili, gli impianti, gli infissi e le attrezzature utilizzati, nonché per il personale operativo; inoltre provvederà ad assicurare i propri rischi di responsabilità civile inerenti all’incarico affidatogli.
19.3 All’Operatore viene conferito il più ampio mandato per quanto concerne la liquidazione dei danni.
20. Compensi e tariffe (NOTA: in caso di magazzini generali il presente dovrà essere opportunamente modificato secondo il tariffario vigente)
Per le attività di cui al presente contratto l’Operatore avrà diritto ai seguenti compensi:
a) occupazione del magazzino principale:
Lire/mq/mese da calcolare sull’area media occupata rilevata analiticamente (somma dell’area occupata ogni giorno del mese divisa il numero di giorni del mese; ovvero: media aritmetica dell’area occupata in quattro o cinque giorni di sabato successivi);
Alternativa: scorta media nel mese in tonnellate o metri cubi moltiplicata per l’occupazione standard della tonnellata o metro cubo;
nell’area saranno conteggiate anche le aree di ingresso ed uscita dedicate al Committente, ovvero quota parte delle aree suddette se in comune con altri depositari;
b) occupazione spazi meno pregiati (per slow moving):
Lire/mq/mese calcolate come sopra;
c) movimentazione in ingresso:
Lire/ton (o Lire/metro cubo)
Lire/riga di prodotto arrivato su un singolo mezzo, più Lire/collo per l’apertura ed il controllo del contenuto (da applicare per la % di controllo concordata);
d) ingresso resi:
Lire/ton (o Lire/mc)
Lire/riga di prodotto elencato nella singola bolla di resa, più:
Lire/ton (o Lire/mc) peso per il controllo (quando richiesto);
e) gestione resi:
Lire/ton (o Lire/mc)
Lire/bolla;
f) riparazione resi:
da concordare;
g) messa a magazzino e registrazione contabile: inclusa nelle voci c) e d);
h) prelievo per la spedizione:
Lire/ton o (Lire/mc) più
Lire/riga di ordine;
i) confezionamento:
Lire/ton o (Lire/mc o Lire/collo);
j) stampa ed applicazione etichette con codice a barre sui singoli colli
Lire/collo, più
Lire/etichetta;
k) preparazione in ribalta per un trasportatore terzo e assistenza al carico dei suoi mezzi:
Lire/ton (o Lire/mc) senza stivaggio
Lire/ton (o Lire/ mc) se con stivaggio;
l) preparazione documenti di trasporto:
- per trasportatori terzi : _ Lire/spedizione
- per trasporto eseguito dall’Operatore: incluso nei costi di prelievo;
m) tracciamento delle spedizioni affidate a terzi, inclusa gestione anomalie:
Lire/spedizione;
n) consegna diretta al destinatario:
vedi tabella allegata (Lire/ton per fascia di peso, avendo precisato rapporto peso/volume, più maggiorazione per fuori provincia);
o) attività svolte fuori orario in giorni feriali (escluso trasporto):
+30% sulle tariffe;
p) idem, sabato pomeriggio e festivi:
+50% sulle tariffe;
q) attività di lavorazione sistematica: da concordare caso per caso;
r) attività estemporanee non previste a contratto:
addebito a consuntivo di 40.000 Lire/ora per impiegati e 30.000 Lire/ora per operai, maggiorate come prima per fuori orario, sabato e festivi;
s) minimo garantito:
qualunque sia il volume trattato, il Committente garantisce che pagherà all’Operatore almeno il: 70% degli spazi a lui riservati (e concordati) in base ai volumi previsti nell’anno;
50% dei volumi previsti mensilmente in ingresso (punto c) ed in uscita (punto f);
t) collegamenti EDI:
Lire/mese (stima concordata);
Note:
• Tutti i corrispettivi di cui sopra sono al netto di IVA che sarà applicata a norma di legge, salvo che il Committente presenti documentazione di esonero;
• Il lavoro fuori orario di cui ai punti o) e p) nonché le attività estemporanee di cui al punto r) dovranno essere autorizzate dal Committente volta per volta oppure fornendo all’Operatore criteri univoci di autorizzazione permanente;
• Le tariffe, salvo quelle di trasporto, si intendono valide per 12 mesi dalla data di inizio lavoro (se questa avviene entro tre mesi dalla data di stipulazione del presente contratto) e comunque per un massimo di 15 mesi dalla firma del presente contratto.
• A partire dal mese successivo a tale data, le tariffe saranno adeguate con un aumento alla variazione pari all’indice ISTAT per le famiglie relativo ai 12 mesi precedenti;
• I compensi sopra definiti sono basati sui volumi di riferimento (movimentazioni, scorte, giacenze, complessità di prelievo, ecc.) definiti in precedenza (punto 2). Qualora uno o più parametri dei volumi di
riferimento mostrassero uno scostamento di oltre il 10% rispetto a quanto definito (punto 2) l’Operatore o il Committente potranno esigere la revisione dei compensi sulla base di una stima dei maggiori o minori costi sostenuti nella nuova situazione.
• Il Committente e l’Operatore potranno, anche in un momento successivo e in costanza del rapporto, concordare una variazione, in aumento o diminuzione, dei compensi sopra indicati in funzione dei livelli qualitativi delle prestazioni rese dall’Operatore (“premi o penali”).
• La fatturazione avverrà mensilmente per tutte le voci di tariffa, mentre potrà essere trimestrale per i materiali di consumo;
• Le fatture saranno pagate dal Committente entro 30 giorni dalla data di emissione; il ritardo nel pagamento comporterà per il Committente l’obbligo di corrispondere gli interessi sull’importo non pagato al tasso legale di cui all’art. 1284 del Codice Civile in vigore ‘pro rata temporis’.
21. Decorrenza, durata e recesso del contratto
21.1 Il presente contratto avrà decorrenza, divenendo produttivo dei suoi effetti, a far data dal
.
Esso avrà durata di anni a decorrere da tale data e si intenderà tacitamente rinnovato a tale scadenza per un uguale periodo di tempo (anche più volte) salvo disdetta di una delle parti comunicata all’altra con un preavviso di almeno 6 mesi mediante lettera raccomandata con ricevuta di ritorno.
21.2 Ciascuna delle parti avrà comunque facoltà di recedere dal rapporto in qualsiasi momento, dandone comunicazione all’altra parte mediante lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, con un preavviso di 6 mesi rispetto alla data in cui intende che la dichiarazione di recesso divenga produttiva dei suoi effetti, limitatamente ai seguenti specifici casi:
a) da parte del Committente, allorché le prestazioni rese dall’Operatore siano inferiori a quelle promesse e tali da recargli un significativo danno documentabile sul suo mercato, e l’Operatore, ancorché sollecitato per iscritto, non metta in atto azioni correttive entro 3 mesi;
b) da parte del Committente, nel caso di reiterati inadempimenti dell’Operatore agli obblighi di cui all’art. 2 e all’art. 19 del presente contratto;
c) da parte dell’Operatore, qualora l’attività richiesta dal Committente (o comunque necessaria per accettare, stoccare e spedire merce a regola d’arte) differisca da quanto descritto nel presente accordo e/o nella Procedura Operativa concordata, ovvero quando i flussi di merce siano sensibilmente inferiori o comunque diversi da quelli dichiarati nel presente contratto, tanto da causare all’Operatore stesso una redditività negativa;
d) da parte dell’Operatore, in caso di reiterato inadempimento da parte del Committente alle obbligazioni di cui all’art. 20;
e) quando sia risultato impossibile concordare la modifica dei corrispettivi contrattuali malgrado il decorso del termine di tre mesi dalla richiesta in tal senso rivolta da una delle parti all’altra;
f) qualora una delle parti decida di porre termine alla propria attività, quale descritta nelle premesse del presente accordo, dando corso alle iniziative necessarie per porre in esecuzione tale sua decisione.
21.3 Il contratto si considererà invece risolto di diritto, senza necessità di disdetta e/o di preavviso, nelle ipotesi in cui:
I. una delle parti sia sottoposta ad una qualsiasi procedura concorsuale prevista dalla legge;
II. vengano meno i requisiti formali che debbono essere posseduti per legge da una delle parti, in via tassativa, per lo svolgimento delle attività previste dal presente contratto;
III. intervengano, nei paesi in cui si svolgono le attività logistico/distributive oggetto del contratto, situazioni di conflitto, di belligeranza e di diffusi disordini, anche se non ufficialmente accertati e dichiarati, tali da impedire o rendere oggettivamente difficoltoso lo svolgimento di tali attività per un periodo superiore ai 30 gg;
IV. si verifichino eventi naturali di qualsiasi genere suscettibili di impedire o ritardare l’esecuzione dei servizi oggetto del contratto, come alluvioni, terremoti, incendi e simili
22 Diritti e doveri in caso di cessazione del contratto
Nel caso in cui il contratto non venisse rinnovato alla scadenza o si risolvesse prima della scadenza prevista (vedi punti 21.1 e 21.2), le parti collaboreranno al fine di limitare al massimo le conseguenze negative derivanti dalla cessazione del rapporto.
A tal fine:
(a) L’Operatore metterà a disposizione del Committente entro 30 gg. dalla data di risoluzione del rapporto, da qualunque causa determinata, tutti i prodotti, le attrezzature nonché tutti i materiali riportanti il marchio del Committente venuti in suo possesso in occasione dell’esecuzione del contratto stesso;
(b) L’Operatore consegnerà al Committente o ad un suo incaricato quanto sopra, collaborando al carico dei mezzi di trasporto con diritto a ricevere un compenso per le ore di manodopera impiegate secondo quanto previsto dal punto 20, salvo differenti accordi;
(c) L’Operatore consegnerà al Committente, ove richiesto, i dati in giacenza e l’anagrafica dei prodotti in forma meccanizzata, dietro compenso come identificato nel punto precedente;
(d) L’Operatore procederà, dietro compenso, ad un inventario e le parti definiranno eventuali ammanchi con i criteri definiti al punto 14;
(e) l’Operatore disporrà per la restituzione al Committente di eventuali documenti di pertinenza di quest’ultimo nonché dei documenti riportanti informazioni confidenziali e riservate del Committente stesso;
(f) il Committente disporrà per la restituzione all’Operatore di eventuali documenti di pertinenza di quest’ultimo nonché dei documenti riportanti informazioni confidenziali e riservate dell’Operatore stesso.
(g) il Committente corrisponderà all’Operatore tutte le somme a lui spettanti per l’esecuzione del contratto e non saldate alla scadenza dello stesso nonché ogni altra spesa conseguente documentata;
23 Gestione del contratto
Le due parti concordano che il presente contratto sarà gestito con spirito di estrema collaborazione o “partnership” secondo i parametri di cui all’art. 1375 Cod. civ..
A tal fine:
a) L’Operatore si impegna a sviluppare un piano per la certificazione di qualità relativa
all’attività oggetto del presente contratto, qualora il magazzino ove si svolge l’attività non sia già certificato.
b) Le parti si impegnano a incontrarsi periodicamente per esaminare eventuali disguidi o problemi insorti e sviluppare azioni di miglioramento.
c) Ognuna delle due parti si impegna a discutere in tali incontri eventuali problematiche che sorgessero in relazione all’attuazione degli accordi contenuti nel presente contratto concedendo all’altra parte un tempo sufficiente per rimediare al problema.
d) Qualora si verificasse, da parte del Committente, un ritardo nei pagamenti per un periodo superiore ai 60 giorni è data facoltà all’Operatore di sospendere con effetto immediato ogni attività inerente al presente contratto sino al saldo di quanto dovuto.
e) In caso di contestazione su somme da versarsi all’Operatore, quest’ultimo ha diritto di ritenzione sulle merci limitatamente peraltro al solo quantitativo occorrente a garantire la copertura della somma contestata sino alla risoluzione della contestazione salvo che il Committente non dia garanzia effettuando il deposito della somma richiesta presso una primaria banca.
24 Forma convenzionale
Nessuna modifica al presente accordo potrà essere considerata produttiva di effetti e vincolante per le parti se non risultante da atto scritto, debitamente firmato da persona munita dei necessari poteri di rappresentanza.
25 Foro competente
Per eventuali controversie derivanti dall’applicazione del presente contratto, comprese quelle relative alla sua validità, esecuzione, annullamento e risoluzione, unico Foro competente sarà quello del luogo in cui ha sede l’Operatore, e cioè il Foro di
Le parti convengono peraltro che prima di adire l’Autorità Giudiziaria per qualsiasi tipo di controversia, fatta eccezione peraltro per quelle relative al pagamento dei corrispettivi dovuti dal Committente all’Operatore, venga preventivamente esperito un tentativo di bonaria conciliazione da parte del Segretario Generale di
Assologistica, che potrà farsi assistere, a tali fini, da esperti del settore da lui designati.
A tal fine la parte che intenderà sollevare una contestazione dovrà richiedere al predetto Segretario Generale, con lettera raccomandata inviata per conoscenza anche all’altra parte, la convocazione di una riunione al fine di prospettare le proprie argomentazioni e richieste ed al fine di consentire all’altra parte di svolgere le proprie eccezioni e le proprie difese.
Ricevuta tale richiesta il Segretario Generale di Assologistica provvederà, entro il termine di quindici giorni dal ricevimento della richiesta, a convocare le parti per esperire il tentativo di conciliazione, che dovrà comunque essere portato ad esaurimento, positivamente o negativamente, entro il termine di tre mesi dalla prima convocazione.
Il ricorso ai buoni uffici del Segretario Generale di Assologistica ai fini dell’esperimento del predetto tentativo di conciliazione costituisce, per concorde volontà delle parti, condizione pregiudiziale per poter adire l’Autorità Giudiziaria.
26 Disciplina applicabile al rapporto
Le parti si danno vicendevolmente atto:
26.1 che il contratto tra di loro stipulato esula, sulla base del suo contenuto e degli accordi al proposito espressamente intervenuti, dallo schema dei contratti tipici disciplinati dal Codice Civile italiano e/o da altre normative, anche di diritto uniforme;
26.2 che il contratto ha ad oggetto prestazioni, servizi ed attività che presentano solo in parte elementi di collegamento con alcuni modelli contrattuali tipici, discostandosene peraltro sotto altri profili;
26.3 che, secondo la loro comune intenzione, il contratto è stato stipulato in applicazione del principio dell’autonomia contrattuale espressamente riconosciuta e legittimata dall’art. 1322 Cod. Civ., intendendo in tal modo attribuire allo stesso valore di legge, nel senso e per gli effetti di cui all’art.1372 Cod. civ., e di unica disciplina sostanziale applicabile al rapporto;
26.4 che, conseguentemente, il contratto esaurisce in se stesso ogni possibile contenuto normativo del rapporto, escludendo in tal modo la possibilità di applicare ad esso qualsiasi altro tipo di normativa disciplinata nel Codice Civile italiano e/o in convenzioni di diritto uniforme relative ad istituti o rapporti che abbiano almeno in parte, elementi comuni con il contratto tra di loro stipulato, fatto salvo il caso di normative espressamente e formalmente dichiarate inderogabili
27 Elezione di domicilio
Agli effetti del presente contratto e di ogni tipo di comunicazione da esso prevista, le parti dichiarano di eleggere il loro domicilio secondo quanto qui di seguito specificato, impegnandosi fin da ora a comunicare prontamente l’eventuale variazione:
l’Operatore ; il Committente ;
28 Allegati
All. A- Definizioni
All. B - Prospetto della procedura operativa e del livello di servizio All. C - Procedura Resi
All. D - Tariffe di trasporto Letto, confermato e sottoscritto
L’Operatore Il Committente
Le parti dichiarano di approvare specificamente, ai sensi dell’art.1341 C. C., quanto disposto negli articoli qui di seguito indicati:
Art. 18 Responsabilità; Art. 19 Assicurazioni; Art. 21 Durata e recesso; Art. 24 Forma convenzionale; Art. 25 Legge applicabile e foro competente; Art. 27 Elezione di domicilio
Letto, confermato e sottoscritto
L’Operatore Il Committente
ALLEGATO A - DEFINIZIONI
1. AMMANCO INVENTARIALE
Differenza di quantità o valore (giacenza fisica - giacenza contabile) quando la prima è minore della seconda.
2. ANAGRAFICA CLIENTI
Insieme delle informazioni relative ai clienti del Committente, utili per la spedizione e la consegna (indirizzo, partita IVA, punto di scarico, giorni di chiusura, ecc.).
3. ANAGRAFICA PRODOTTI
Insieme delle informazioni relative ai singoli prodotti (articoli) utili per la gestione del magazzino ed il trasporto (descrizione peso, volume, unità per confezione, ecc.).
4. ARTICOLO
Singolo prodotto parte di una gamma di prodotti e, di solito, voce di un listino di vendita o di una lista di componenti acquistati. E’ identificato in modo biunivoco da un insieme alfanumerico (codice), per cui viene anche detto “codice”. Per ogni articolo deve esistere una voce nella anagrafica prodotti.
5. ASSEMBLAGGIO
Operazioni necessarie per unire tra loro più parti di un determinato prodotto al fine di ottenere un prodotto finito ovvero l’unione (anche semplicemente mediante imballo) di più prodotti per costituire un insieme (kit) vendibile o utilizzabile come tale.
6. CARICO
Operazioni attraverso cui si procede alla sistemazione di merce o di unità di carico su un mezzo di trasporto, operando manualmente o con mezzi meccanici nonché il trasferimento di unità di carico da un mezzo di trasporto ad un altro.
7. CODICE
Insieme alfanumerico che identifica in modo biunivoco un prodotto.
8. COLLO
Confezione di uno o più prodotti movimentati come singola unità.
9. COMMITTENTE
Soggetto che, nell’organizzare le proprie attività produttive e/o commerciali, affida ad un operatore specializzato (cfr. Operatore) la gestione univoca ed il coordinamento dei flussi di materiali in arrivo da fornitori e/o dei flussi di merce in partenza da un deposito o centro di smistamento, nonché dei servizi accessori complementari di cui al concetto di logistica integrata qui di seguito specificato.
10. CONFEZIONAMENTO
Operazioni dirette a predisporre i prodotti, introducendoli in opportuni involucri o dotandoli di opportune protezioni per avviarli alla movimentazione, all’assemblaggio e alla vendita.
11. CONFEZIONE
Unità di imballo che contiene uno o più prodotti; può essere anche a più livelli (es. pallet, scatole, unità).
12. CONSEGNA
Passaggio di un bene da un soggetto ad un altro nonché momento in cui, attraverso la sottoscrizione di apposito modulo, il destinatario conferma di aver ricevuto le merci in esso specificate.
13. CONSOLIDAMENTO
Operazione di unione di più partite di merci aventi provenienza diversa, ma unica destinazione, per una fase di trasporto congiunta.
14. CUSTODIA
Complesso delle operazioni e degli adempimenti che devono essere eseguiti in occasione della sosta dei prodotti presso le strutture dell’Operatore e/o di terzi, ma da lui utilizzate per custodire e conservare il prodotto, durante lo svolgimento dell’attività oggetto del contratto.
15. DECONSOLIDAMENTO
Operazioni inverse a quelle di consolidamento, quali sopra definite, preliminari alla consegna della merce al destinatario o ad un trattamento diverso delle varie partite.
16. DEPOSITO
Sinonimo di “magazzino” (vedi)
17. DESTINATARIO
Soggetto cui le merci devono essere recapitate sulla base delle indicazioni al proposito fornite dal committente.
18. DISCORDE
Differenza di quantità fra la giacenza fisica di un articolo e la risultanza contabile dello stesso nelle registrazioni dell’Operatore.
19. DISPOSIZIONE DI USCITA Sinonimo di “ordine di spedizione” (vedi)
20. ECCEDENZA INVENTARIALE
Differenza di quantità o valore (giacenza fisica - giacenza contabile) quando la prima è maggiore della seconda.
21. EDI
Electronic Data Interchange - Scambio di dati fra calcolatori, per via telematica.
22. EDIFACT - (UN/EDIFACT)
Standard ONU per l’interscambio di dati mediante EDI.
23. EDP
Elaborazione automatica di dati
24. FIFO (FIRST IN FIRST OUT)
Modalità operativa, attraverso la quale si evita il deterioramento del prodotto a magazzino per effetto dell’invecchiamento, prelevando sempre la partita (o lotto) di prodotto più vecchio. Può avere le seguenti varianti:
FIFO rigido: viene spedito sempre il prodotto più vecchio in base alla data di produzione (se questa manca o non è registrata nel sistema informativo, la data di produzione è assunta uguale a quella di arrivo a magazzino);
FIFO lasco: come sopra, ma tutti i prodotti eseguiti (o entrati in magazzino) nello stesso mese sono considerati equivalenti per il prelievo;
NON FIFO: viene spedito il prodotto più semplice da prelevare;
FIFO a lotti: ogni partita di prodotto ha un numero di lotto che viene registrato; verrà sempre spedito il numero di lotto più piccolo;
A SCADENZA: i lotti di prodotto hanno una data di scadenza registrata nel sistema;
viene spedito sempre il prodotto con la data di scadenza più vicina.
25. FLAT FILE
Documento elettronico che consiste di informazioni non gerarchizzate, che seguono un tracciato concordato fra le due parti che interscambiano.
26. GIACENZA
Quantità di prodotti (o merce) esistente in un magazzino in un certo istante. Può essere “fisica” (conteggio della merce fisicamente presente) o “contabile” (risultanza di scritture contabili). Sinonimo di “scorta”. Tempo di permanenza di una partita di merce presso un punto di stoccaggio o transito.
27. IMMAGAZZINAMENTO
Insieme delle operazioni di ricevimento, stivaggio in magazzino e custodia delle merci
28. INVENTARIO CICLICO (o PERMANENTE)
Inventario fisico (condotto con frequenze giornaliere, settimanali o mensili, su un certo numero di articoli definiti con criteri univoci (es. i più movimentati, ecc.). Può essere organizzato in modo che l'insieme degli inventari ciclici in un certo periodo sostituisca l’inventario fisico di fine anno fiscale (per accordo fra Committente ed Operatore).
29. INVENTARIO FISICO
Conteggio della merce effettivamente presente in un magazzino ad una certa data per determinare con precisione la giacenza fisica. Di solito è annuale a fine anno fiscale del Committente.
30. INVOLUCRI
Ogni tipo di confezionamento adatto per contenere prodotti e merci.
31. KIT
Insieme di articoli ottenuto con assemblaggio (vedi) mediante imballo. Il kit può rappresentare essere un nuovo articolo.
32. LIVELLO DI SERVIZIO
Insieme di misure che Committente ed Operatore scelgono come indicatore condiviso della quantità dei servizi forniti dall’Operatore al Committente.
33. LOTTO
Indicatore alfanumerico che il produttore pone sul prodotto (o suo imballo). Le unità di prodotto appartenenti allo stesso lotto sono omogenee fra loro sulla base di parametri importanti per il produttore (data di fabbricazione, lotti di materie prime utilizzate, regolazione degli impianti, ecc.).
34. MAGAZZINO
Luogo fisico dove l’Operatore custodisce la merce del Committente. A volte chiamato anche “deposito”.
35. MERCE
Bene fisico (materie prime necessarie per l’approvvigionamento del ciclo produttivo, semilavorati/componenti da avviare all’assemblaggio, prodotti finiti da distribuire, materiale promozionale, ecc.).
36. MEZZI DI TRASPORTO
Veicoli stradali, ferroviari, marittimi, fluviali ed aerei con cui viene effettuato il trasferimento delle merci prese in carico dall’operatore, dotati degli allestimenti tecnici idonei alle loro funzioni, anche in relazione alle caratteristiche delle merci trasportate.
37. MOVIMENTATO ( PRODOTTO )
Somma delle quantità (o valori) dei prodotti entrati in magazzino e delle quantità (o valori) dei prodotti usciti in un dato periodo di tempo. Per il trasporto: quantità (o valore) dei prodotti trasportati in un dato periodo di tempo.
38. MOVIMENTAZIONE
Ogni tipo di spostamento di merce (o unità di carico) da un luogo all’altro, anche all’interno dello stesso edificio o recinto.
39. OPERATORE (DI SERVIZI DI LOGISTICA INTEGRATA)
Soggetto che, impegnandosi a fornire i servizi di logistica integrata meglio individuati nell’apposita voce, dispone di un’organizzazione nonché di mezzi, personale e strumenti, anche immateriali, idonei a soddisfare le esigenze del Committente.
40. ORDINE
Disposizione impartita dal Committente per l’approntamento e la consegna dei prodotti ad un destinatario o vettore da lui scelto.
41. PARTITA
Quantità di merce identificata come insieme unico, di solito ai fini del trasporto o a fini doganali, identificata da un documento di trasporto ed una descrizione sommaria della natura e quantità (es. numero dei colli).
42. PARTNERSHIP
Collaborazione stretta e armoniosa fra Committente ed Operatore, che agiscono come se fossero due funzioni della stessa azienda, superando il tradizionale conflitto cliente - fornitore. Spesso si esplica attraverso una trasparenza elevata sui costi e sui programmi futuri delle parti, collaborazione sui nuovi sviluppi o servizi, ecc.
43. PICKING
Sinonimo di “prelievo” (vedi)
44. PRELIEVO
Operazione di ripresa di un prodotto in quantità definita (o di una partita o frazione di essa) da una locazione di stoccaggio in vista di un successivo trasporto o spedizione. Può comprendere anche le operazioni conseguenti di imballo. Sinonimo di “approntamento” e di “picking”.
45. PREPARAZIONE ORDINI
Attività fisica, amministrativa e documentale che comprende il prelievo di prodotto (o partite o loro frazioni) dal magazzino, nella quantità definita da un ordine di spedizione, e la messa a disposizione per la successiva fase di trasporto o consegna. Può comprendere operazioni di imballo, preparazione di kit, confezionamento, ecc.
46. PRESA
Ritiro di prodotti presso il Committente (o un suo fornitore) eseguita dall’Operatore o da un suo incaricato (sinonimo di ‘Ritiro’).
47. PRESA IN CARICO
Operazione attraverso cui l’Operatore attesta di avere ricevuto le merci, emettendo un documento o effettuando una registrazione con EDP, cui le parti riconoscono efficacia probatoria per quanto attiene all’individuazione delle merci ritirate dall’operatore, nello stato e nelle condizioni di cui alle riserve in esso eventualmente inserite.
48. PRODOTTI
Merce fornita dal Committente o ricevuta o comunque detenuta ed oggetto delle prestazioni (sinonimo di ‘Merce’)
49. RESO
Merce restituita da un cliente del Committente a quest’ultimo (o all’Operatore in quanto suo delegato). Merce sottoposta a controllo in quanto si presume essere difettosa e pertanto non utilizzabile in ulteriori ordini fino all’esito del controllo.
50. RITIRO
attività relative al prelievo delle merci presso gli stabilimenti e/o gli altri punti di carico individuati e concordati con il committente (cfr. ‘Presa’).
51. SERVIZI DI LOGISTICA INTEGRATA
Complesso di operazioni tra loro coordinate svolte o fatte svolgere da un unico Operatore con una continuità fisica, operativa, informativa e di responsabilità sui risultati. In generale si tratta di operazioni relative ai diversi cicli di movimentazione, manipolazione e trasferimento delle merci da origine a destino. Di solito comprende anche servizi accessori e complementari inerenti a tali operazioni (eventualmente richiesti dal Committente e personalizzati in relazione alle sue esigenze) quali, a titolo meramente esemplificativo, controllo di qualità, assemblaggio, lavorazione, confezionamento, custodia e più in generale, quelli descritti nelle specifiche progettuali.
52. SLOW MOVING
Prodotto per il quale il rapporto fra la quantità media in giacenza e la vendita media mensile è superiore ad un valore concordato fra Committente ed Operatore (ad es. 12).
53. SISTEMA DI QUALITA’
Insieme di procedure operative, misure di prestazioni e modalità di esecuzione delle misure atto a produrre prestazioni di servizio controllate e consistenti nel tempo. Esso deve prevedere anche chiarezza delle responsabilità e delle priorità nelle principali fasi di produzione del servizio e di intervento correttivo qualora le misure divergano dagli obiettivi.
54. SOSTITUTIVO (PRODOTTO)
Articolo che può essere consegnato al cliente del Committente in sostituzione di un altro allorché quest’ultimo non è disponibile.
55. STIVAGGIO
Complesso di operazioni attinenti alla sistemazione delle merci in un contenitore o veicolo nel corso del trasferimento.
56. STOCCAGGIO
Collocazione di prodotti (o partite) in un magazzino per la custodia. Operazione di mantenimento dei prodotti (o partite) nel magazzino (sinonimo di “immagazzinamento”).
57. STOCK
Sinonimo di “scorta” o “giacenza”
58. TRANSCODIFICA
Cambiamento del codice di un prodotto.
59. UNITA’ DI CARICO
Strumenti (container marittimi ed aerei, casse mobili, pallets, ecc.) utilizzati per collocare le merci sui mezzi di trasporto al fine di effettuare il trasferimento.
ALLEGATO B - PROCEDURA OPERATIVA E LIVELLO DI SERVIZIO
Nota: Quanto segue è sostanzialmente una traccia, che dovrà essere adeguatamente sviluppata da Operatore e Committente.
1 SISTEMA EDI
1.1 Predisposizione da parte del Committente dei collegamenti telematici secondo interfaccia di telecomunicazione specificamente concordate. Predisposizione e trattamento delle informazioni operative necessarie all’espletamento del servizio da parte dell’Operatore (pianificazione delle attività di spedizione, gestione di tutte le transazioni di entrata ed uscita delle merci in tempo reale) e alla rendicontazione dello stesso al Committente, codificate secondo gli standard specificamente concordati: (indicare quali);
1.2 Nomina di persone di contatto per tutte le problematiche relative ad applicazioni IT, comunicazione dati e manutenzione dell’hardware e dei sistemi di interfaccia;
1.3 Definizione delle informazioni interscambiate per l’attività operativa (tipo di informazione, tracciati, frequenze).
2 RICEVIMENTO DELLA MERCE
2.1 Scarico automezzi in arrivo tramite utilizzo di adeguati carrelli elevatori che operano su ribalte dotate di tettoia atta a garantire che il prodotto sia tutelato durante tutta l’operazione;
2.2 Controllo quantitativo e qualitativo delle merci ricevute e corrispondenza con i documenti di trasporto accompagnatori; il controllo visivo sarà effettuato sul 100% dei colli; quello completo (con apertura dei colli) sul 10% dei colli, calcolata su base mensile;
2.3 Apposizione di eventuali riserve sui documenti di trasporto e trasmissione copia al Committente;
2.4 Redazione del modulo di ‘presa in carico’ della merce con indicazione del numero di documento, della quantità e codice del prodotto; trasmissione del modulo via EDI al Committente.
3 IMMAGAZZINAMENTO E GESTIONE DEGLI STOCK
3.1 Collocazione a magazzino guidata dal sistema informatico di gestione fisica delle merci;
3.2 Carico contabile della merce a magazzino;
3.3 In caso di arrivo di quantità maggiori rispetto al previsto: (azioni da fare);
3.4 Stoccaggio dei prodotti per singolo item nonché secondo la data di produzione (oppure lotto di produzione; data di scadenza; data di ingresso a magazzino) ovvero per partita;
3.5 I prodotti saranno collocati su scaffali o a terra; la sovrapposizione massima ammessa è di
;
3.6 Costante monitoraggio da parte dell’Operatore dell’adeguatezza dei lay-out in relazione ai volumi di merce stivati e movimentati;
3.7 Modalità di separazione fisica e contabile di eventuale merce rotta o danneggiata o deteriorata e/o resa; inoltre (a scelta):
• Modalità di controllo quantitativo/qualitativo della merce
• Modalità di procedura per la riparazione e/o rottamazione dei prodotti rotti/danneggiati/deteriorati
• Modalità di rientro della merce resa al deposito di del Committente
• Modalità di inoltro della merce alla sede del Committente per controlli tecnici
3.8 Eventuale invio degli articoli a bassa rotazione in magazzino sito in Via per liberare posizioni a magazzino e tenere una saturazione delle ubicazioni inferiore al 90%;
3.9 In caso in cui il Committente modifichi il peso e/o il volume nonché la quantità per confezione dei prodotti provvederà tempestivamente ad aggiornare il sistema di gestione del magazzino e ad avvisare l’Operatore;
4 RICEVIMENTO ORDINI DI SPEDIZIONE E PRELIEVO
4.1 Trasmissione degli ordini dal sistema del Committente a quello dell’Operatore entro le ore
4.2 Saranno consentiti ordini urgenti fino ad un massimo di al giorno, trasmessi al di fuori della procedura standard con le seguenti modalità:
• massimo complessivo numero righe al giorno;
• anticipo minimo: ore prima della partenza mezzi;
4.3 Capacità di evasione richiesta:
a) Sino a nr righe al giorno:
•Evasione del % delle righe d’ordine entro le 24 ore successive al ricevimento
•Evasione del restante % delle righe d’ordine entro le 48 ore successive al loro ricevimento
b) Da nr a righe d’ordine al giorno i tempi di evasione verranno pianificati secondo le priorità
c) Errori di prelievo inferiori allo % sulle righe spedite
d) Ritiri diretti da parte dei clienti fino ad un massimo di nr al giorno, dalle ore alle ore ;
4.4 Stampa di documenti di prelievo e approntamento delle liste di picking, delle etichette segnacollo;
4.5 Valutazione dei volumi di merce per la pianificazione dei trasporti;
4.6 Preparazione ordini ed applicazione etichette;
4.7 Controllo della correttezza del picking;
4.8 Imballaggio e preparazione colli;
4.9 Invio informazioni al Committente con la conferma dell’avvenuto prelievo (merce pronta in ribalta);
5 SPEDIZIONE
5.1 Pianificazione dei trasporti nel rispetto dei tempi di resa stabiliti contrattualmente;
5.2 Carico degli automezzi;
5.3 Preparazione e stampa dei seguenti documenti di spedizione:
5.4 Conferma dell’avvenuta spedizione sul sistema informatico dell’Operatore e trasmissione via EDI al Committente dei dati relativi alle spedizioni effettuate;
5.5 Invio file bolle/colli al trasportatore designato nel formato richiesto da quest’ultimo;
5.6 In caso di consegna diretta dall’Operatore al destinatario: invio dati di avvenuta consegna (data di consegna; esito positivo o eccezioni)
6. REGISTRAZIONI CONTABILI
6.1 L’Operatore effettuerà un aggiornamento continuo dei dati presenti sul suo sistema informatico; è ammesso un ritardo di registrazione 4 ore rispetto alle rispettive operazioni fisiche di ingresso, preparazione ordini e uscita della merce;
6.2 Ogni venerdì sera (o sabato) il Committente invierà all0Operatore un file riassuntivo delle giacenze contabili risultanti per singolo articolo; L’Operatore lo confronterà con le proprie registrazioni e, tenuto conto degli eventuali ordini inevasi, comunicherà al Committente le discrepanze risultanti;
6.3 Le discrepanze rilevate dall’Operatore nello svolgere l’operazione suesposta saranno esaminate congiuntamente per dalle parti per trovare eventuali cause e rimuoverle; ognuna delle parti eseguirà le conseguenti registrazioni contabili nel suo sistema informativo; il processo si dovrà completare entro il venerdì della settimana seguente
7. REPORTING
7.1 Sarà cura dell’Operatore predisporre ed inviare al Committente un rapporto mensile sull’attività svolta, che comprenderà almeno:
• Per articolo:
• Quantità uscita nel mese (pezzi e righe)
• Quantità entrata nel mese (pezzi e righe)
• Esistenza alla data
• Disponibilità alla data
• Libro giornale di magazzino
• Per documento
• Documenti entrati e quantità relative
• Documenti usciti e quantità relative
• Per qualità
• Percentuale ordini evasi
• Percentuale ordini in ritardo con motivazioni
• Errori di spedizione
• Altro (da definire)
• Inventario per prodotti alla fine
7.2 Con periodicità mensile (ovvero trimestrale) Committente ed Operatore si incontreranno per esaminare il reporting, con particolare riguardo all’andamento dei volumi e degli indicatori di qualità:
8. PREMI E PENALI
I compensi definiti nel contratto potranno variare in funzione del livello di servizio prodotto dall’Operatore. In particolare si prevede:
8.1 una maggiorazione dello 0,5 % su tutti i compensi relativi alle attività di magazzino per ogni punto percentuale di maggior evasione degli ordini all’interno delle 24 ore rispetto a quanto previsto dal contratto (restano esclusi i trasporti);
8.2 una diminuzione dello 0,5 % su tutti i compensi relativi alle attività di magazzino per ogni punto percentuale di minor evasione degli ordini all’interno delle 24 ore rispetto a quanto previsto dal contratto (restano esclusi i trasporti);
8.3 per gli errori di preparazione e spedizione (errore di quantità e/o di articolo e/o di indirizzo, ecc.) viene definito un tasso normale di errore (misurato su base mensile) del 3% delle spedizioni; per quantità di errore maggiori o minori, il compenso per le attività di magazzino, escluso i trasporti, varierà secondo la seguente tabella:
Errore Percentuale
da 2.5% a 3.5% 0
da 2% a 2 , 49% +1%
da 1,5% a 1,99 % +2%
da 1% a 1 , 49% +3%
se minore di 1% +10%
da 3,5% a 4,5% -3%
da 4,51 % a 5% -4%
da 5,01 % a 6% -8%
oltre 6% -10%
ALLEGATO C - PROCEDURA RESI
1. RESPONSABILITÀ
Il Committente dispone che potranno rilasciare l’autorizzazione all’Operatore ad accettare i resi solo i seguenti responsabili (indicare i soggetti nominativamente o per funzioni):
1 - sig. responsabile
2 - sig. responsabile 3 - sig. responsabile
Le autorizzazioni ricevute dall’Operatore via EDI equivalgono all’autorizzazione di un responsabile sopra indicato
2. INFORMAZIONE
L’Operatore sarà preavvisato dei resi da ricevere in uno dei seguenti modi:
a) mediante fax o lettera che indichi mittente e codice/quantità di prodotto;
b) via EDI, con le stesse informazioni indicate sopra;
c) mediante comunicazione di un numero di autorizzazione che il mittente indicherà sulla bolla di reso.
3. RICEVIMENTO
L’operatore riceverà solo i resi autorizzati, respingendo gli altri.
Le quantità ricevute saranno comunicate al Committente mediante
(a) lettera o fax
(b) EDI
entro il giorno successivo al ricevimento.
4. STOCCAGGIO E GESTIONE
Il materiale reso sarà stoccato in un’area a parte, separato fisicamente da quello disponibile per il prelievo, e non potrà essere spedito ai clienti.
Alternativa
Il materiale sarà stoccato nello stesso magazzino di quello disponibile per il prelievo, in locazioni dedicate; il sistema informativo bloccherà il prelievo da tali posizioni.
Il materiale reso sarà considerato “fisicamente presente ma non disponibile per la spedizione”.
5. CONTROLLO E RILASCIO
Con periodicità settimanale (o quindicinale o mensile) un Ispettore di qualità del Committente esaminerà il materiale reso e darà disposizioni, suddividendolo in categorie;
(a) Vendibile
(b) Da ricondizionare per la vendita
(c) Vendibile a clienti specifici
(d) Da distruggere
L’Operatore provvederà a reintegrare contabilmente e fisicamente il tipo (a) nella scorta vendibile. Il Committente darà disposizioni specifiche per le altre categorie.
Il controllo/riparazione/smaltimento dei resi può essere delegato all’Operatore sulla base di un’apposita norma operativa emessa dal Committente.
6. IDENTIFICAZIONE
Il prodotto di tipo (b) resterà a magazzino nello stato di "reso" fino a riparazione avvenuta, dopo di che sarà trattato come prodotto di tipo (a).
Il prodotto di tipo (c) resterà a magazzino ma sarà identificato con un codice diverso dal prodotto corrente al fine di evitare commistioni. Sarà cura del Committente richiamare tale codice nella vendita al “cliente particolare” per quel prodotto.
7. RIFIUTO DI UN PRODOTTO
Qualora un cliente rifiuti una consegna, sarà compito dell’Operatore avvisare tempestivamente il Committente.
Qualora questi decida di farla ritornare a magazzino, l’Operatore verificherà l’integrità dell’imballo e:
• se integro, tratterà il prodotto come tipo (a)
• se danneggiato, tratterà il prodotto come reso a tutti gli effetti.
8. SOSTITUZIONE DI PRODOTTO
L’Operatore non eseguirà sostituzione di prodotti su richiesta dei clienti del Committente, salvo esplicita autorizzazione di questo.
L’autorizzazione a sostituire il prodotto consegnato equivale automaticamente ad:
• un nuovo ordine di spedizione;
• un’accettazione di reso.
La predetta autorizzazione sarà data con le stesse modalità dei resi (punti 1 e 2)