STATO DI ATTUAZIONE DEL PIANO PER LA DEMATERIALIZ- ZAZIONE DELLE PROCEDURE AMMINISTRATIVE IN MATE- RIA DI ISTRUZIONE, UNIVERSITA’ E RICERCA

SEZIONE CENTRALE DI CONTROLLO

SULLA GESTIONE DELLE AMMINISTRAZIONI DELLO STATO

STATO DI ATTUAZIONE DEL PIANO PER LA DEMATERIALIZ- ZAZIONE DELLE PROCEDURE AMMINISTRATIVE IN MATE- RIA DI ISTRUZIONE, UNIVERSITA’ E RICERCA

Deliberazione 6 ottobre 2015, n. 7/2015/G

SEZIONE CENTRALE DI CONTROLLO

SULLA GESTIONE DELLE AMMINISTRAZIONI DELLO STATO

STATO DI ATTUAZIONE E SVILUPPO DEL PIANO DI DEMA- TERIALIZZAZIONE DELLE PROCEDURE AMMINISTRATIVE IN MATERIA DI ISTRUZIONE, UNIVERSITÀ E RICERCA

Hanno collaborato

per l’istruttoria e l’elaborazione dei dati:

Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxx Xxx- tramme

Pag. Deliberazione .............................................................................................................. 5

* * *

Relazione .................................................................................................................... 11

Sintesi ......................................................................................................................... 13

CAPITOLO I - Oggetto dell’indagine .......................................................................... 15

CAPITOLO II - Quadro normativo e direttive di governo ............................................ 17

CAPITOLO III – Il piano adottato dal Miur e il suo stato di attuazione ...................... 21

1. Generalità ........................................................................................................... 21

2. Il piano di dematerializzazione nei dipartimenti ................................................. 22

3. Il piano di dematerializzazione negli uffici di diretta collaborazione ..................... 24

4. Il piano di dematerializzazione nelle scuole .......................................................... 25

5. Il piano di dematerializzazione nei settori università, Afam e ricerca ................... 27

6. Il piano di dematerializzazione nelle infrastrutture .............................................. 30

CAPITOLO IV- Verifiche dell’Oiv (Organismo di valutazione indipendente) ............... 35

CAPITOLO V- Dematerializzazione e risparmi di spesa ............................................... 37

CAPITOLO VI – Quadro finanziario ........................................................................... 41

CAPITOLO VII - I rapporti con il Consorzio Cineca e i motivi del ritardo

dell’attuazione del piano .............................................................................................. 43

CAPITOLO VIII- Conclusioni e raccomandazioni ....................................................... 47

	Pag.
Tabella 1 - Stato di attuazione degli interventi .............................................................	23
Tabella 2 - Interventi programmati con i relativi tempi di realizzazione .......................	24
Tabella 3 - Interventi programmati con i relativi tempi di realizzazione .......................	32
Tabella 4 – Consumo carta ............................................................................................	37
Tabella 5 - Consumo prodotti per apparecchi di stampa e fotocopiatori ........................	37
Tabella 6 – Spese postali e telegrafiche .........................................................................	38
Tabella 7 – Spese postali e telegrafiche dell’amministrazione centrale ...........................	38
Tabella 8 – Spese postali e telegrafiche dell’amministrazione periferica ........................	36
Tabella 9- Spese per archivi .........................................................................................	39

INDICE DEGLI ALLEGATI

Allegato 1 – Piano di dematerializzazione delle procedure amministrative in materia d’istruzione, università, ricerca e dei rapporti con le comunità dei docenti, del personale, studenti e famiglie ………………………………………………………………………… 50

Allegato 2 – Nota del Ministero dell’istruzione, università e della ricerca Dipartimento per la programmazione e la gestione delle risorse umane, finanziarie e strumentali del

26 marzo 2015 n. prot. 1432 ……………………………………………………………… 101

Allegato 2 bis – Aggiornamento al 25 marzo 2015 delle azioni e delle misure previste

dal piano di dematerializzazione del Miur ………………………………………………. 117

Allegato 3 – Modalità di inoltro domande on line – Tavola regionale in valori assoluti

e in valori percentuali – a.s. 2013 – 2014 119

Allegato 4 – Tabella iscrizioni on line a.s. 2014 – 2015 121

Allegato 4 bis – Modalità di inoltro domande on line a.s. 2014 – 2015 ………………… 122

Allegati 5 e 5bis – Servizi e procedure per la dematerializzazione utilizzati dalle

istituzioni scolastiche statali per regione a.s. 2013 – 2014 (valori percentuali) ……….. 123

Allegato 6 – Classi dotate di computer nelle scuole secondarie di primo e secondo

grado a.s. 2013 – 2014 ……………………………………………………………………. 125

Allegato 7 – Distribuzione geografica del numero delle istituzioni scolastiche che, nell’anno scolastico 2013 – 2014 disponevano di un registro elettronico, con

l’indicazione anche dei valori percentuali ………………………………………………. 126

Allegato 8 – Scheda obiettivo strategico n. 32.03.10 Miur …………………………….. 127

Deliberazione

Deliberazione n. 7/2015/G

REPUBBLICA ITALIANA

la Corte dei conti

Sezione centrale di controllo

sulla gestione delle amministrazioni dello Stato Adunanza dei collegi I e II e del collegio per il controllo sulle entrate

del 17 settembre 2015

* * *

Vista la legge 14 gennaio 1994, n. 20 e, in particolare, l’art. 3, comma 4, ai sensi del quale la Corte dei conti svolge il controllo sulle gestioni delle amministrazioni pubbliche, verificandone la legittimità e la regolarità, il funzionamento degli organi interni, nonché la corrispondenza dei risultati dell’attività amministrativa agli obiettivi stabiliti dalla legge, valutando comparativamente costi, modi e tempi dello svolgimento dell’azione amministra- tiva;

vista la deliberazione della Sezione n.16/2013/G del 19 dicembre 2013, con la quale è stato approvato il programma di controllo sulla gestione per l’esercizio 2014;

vista la relazione, presentata dal consigliere Massimo Di Stefano, che illustra gli esiti dell’indagine condotta in merito allo “ Stato di attuazione del Piano per la dematerializza- zione delle procedure amministrative in materia d’istruzione, università e ricerca”;

vista l’ordinanza in data 9 settembre 2015, con la quale il presidente della Sezione ha convocato il I e il II collegio e il collegio per il controllo sulle entrate per l’adunanza del 17 settembre 2015, al fine della pronuncia sulla gestione in argomento;

vista la nota n. 3654 del 10 settembre 2015, di trasmissione della relazione, a cura del servizio di segreteria per le adunanze, ai seguenti uffici:

- Ministero dell’istruzione, dell’università, e della ricerca ( Dipartimento per la ge- stione delle risorse finanziarie, strumentali e umane );

- Ufficio di Gabinetto del Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca;

- Dipartimento per l’università, l’alta formazione artistica, musicale e coreutica e per la ricerca;

- Dipartimento per la formazione superiore e ricerca;

- Organismo indipendente di valutazione della performance;

- Ministero dell’economia e finanze (Dipartimento della Ragioneria generale dello stato – Ufficio centrale di bilancio presso il Ministero dell’istruzione, dell’univer- sità e della ricerca )

udito il relatore cons. Xxxxxxx Xx Xxxxxxx ;

uditi, in rappresentanza delle amministrazioni convocate:

- per il Ministero dell’istruzione dell’università e della ricerca – Dipartimento per la programmazione e la gestione delle risorse umane, finanziarie e strumentali:

- dott.ssa Xxxxxxx Xxxx (Capo Dipartimento);

- dott.ssa Xxxxxxxxx Xxxxx (Dirigente );

- per il Ministero dell’economia e delle finanze – Dipartimento della Ragioneria ge- nerale dello stato – Ufficio centrale di Bilancio presso il Ministero dell’istruzione, dell’uni- versità e della ricerca - Ufficio I

xxxx.Xxxxxx Xxxxx (Dirigente);

DELIBERA

di approvare, con le modifiche apportate dal collegio in camera di consiglio, la rela- zione concernente lo “Stato di attuazione del Piano per la dematerializzazione delle proce- dure amministrative in materia d’istruzione, università e ricerca”;

La presente deliberazione e l’unita relazione sono inviate, ai sensi e per gli effetti dell’art. 3, c. 6, l. n. 20/1994, come modificato dall’art. 1, c. 172, l. 23 dicembre 2005, n. 266

(legge finanziaria 2006) e dall’art. 3, c. 64, l. 24 dicembre 2007, n. 244, a cura della segreteria della Sezione:

- alla Presidenza del Senato della Repubblica e alla Presidenza della Camera dei deputati;

- alla Presidenza del Consiglio dei ministri;

- al Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca;

- alle Sezioni riunite in sede di controllo.

Le amministrazioni interessate:

comunicheranno alla Corte e al Parlamento, entro sei mesi dalla data di ricevimento della presente relazione, le misure consequenziali adottate ai sensi dell’art. 3, c. 6, l. n. 20/1994, come modificato dall’art. 1, c. 172, l. n. 266/2005;

adotteranno, entro trenta giorni dalla ricezione della presente relazione, l’eventuale provvedimento motivato previsto dall’art. 3, c. 64, l. n. 244/2007, ove ritengano di non ot- temperare ai rilievi formulati.

La presente deliberazione è soggetta a obbligo di pubblicazione, ai sensi dell’art. 31 d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33 (concernente il “Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministra- zioni”).

Il consigliere relatore Il presidente

x.xx Di Stefano x.xx D’Auria

Depositata in segreteria il 6 ottobre 2015

Il dirigente x.xx Troccoli

Relazione

SINTESI

La presente relazione concerne lo stato di realizzazione del piano adottato con decreto del Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca (Miur) in data 16 novembre 2012 per la dematerializzazione delle procedure amministrative nei settori dell’istruzione, dell’università e della ricerca e nelle comunicazioni con i docenti, il personale, gli studenti e le famiglie. Essa conclude l’attività di controllo volta a verificare, oltre che l’attuazione di tale piano, anche il raggiungimento degli altri obiettivi che, in tema di dematerializzazione documentale nella scuola, sono stati posti dall’art. 7 commi 28 e seguenti del d.l. 6 luglio 2012, n.95 convertito dalla legge 7 agosto 2015, n. 135. Il piano anzidetto (articolato in cinque parti: dipartimenti; uffici di diretta collaborazione con il ministro; scuole, università, alta formazione artistica e coreutica “Afam” e ricerca; infrastrutture) doveva essere realiz- zato senza oneri aggiuntivi rispetto alle risorse iscritte nel bilancio Miur.

Al momento della presente relazione, nelle strutture ministeriali il piano risulta attuato solo in parte e con ritardo rispetto ai tempi programmati, che prevedevano scadenze com- prese tra il novembre 2012 e il febbraio 2013.

Per quanto attiene alle scuole, risultano pervenuti ad un buon livello di realizzazione gli obiettivi espressamente posti dall’art. 0, xx. 00 x xx. xxx xxx. d.l. n. 95/2012. E’ funzionante il sistema dell’iscrizione on line, esteso anche nell’ultimo anno scolastico agli enti che erogano corsi di formazione professionale accreditati dalle regioni. Nel 69 per cento delle scuole ita- liane è stato introdotto il registro di classe on line (anno scolastico 2014-2015), mentre il registro elettronico del docente ha raggiunto nello stesso anno scolastico un utilizzo pari al 74 per cento delle scuole, sebbene con distribuzione geografica diseguale. Il ministero non ha fornito dati in ordine all’uso presso le scuole del rilascio della pagella on line, sebbene abbia segnalato di aver sviluppato e messo a disposizione delle scuole un’apposita piatta- forma che, tra i vari servizi, include la possibilità di consentire alle famiglie l’accesso alla pagella on line .

Non risultano invece attuati altri obiettivi previsti nel piano di dematerializzazione, quali l’archivio virtuale, il fascicolo elettronico degli alunni e la scrivania virtuale semplifi- cata, di cui il piano stesso prevedeva l’affidamento al Consorzio Cineca, che, secondo un recente parere del Consiglio di Stato, intervenuto il 30 gennaio 2015, può svolgere attività affidategli dal Miur secondo il modello della persona giuridica in house providing, cioè evi- tando il ricorso ad imprese operanti sul mercato mediante procedure di evidenza pubblica.

Il rapporto di collaborazione con tale organismo non ha avuto corso, proprio a causa dei dubbi che erano sorti su tale possibilità.

Per quanto concerne la diffusione di strumenti informatici nelle scuole (secondaria di primo grado e di secondo grado), quali tablet e computer, i dati indicano che nell’anno scola- stico 2013-2014 le aule in cui si usa almeno un tablet sono poco più del 2 per cento e quelle in cui si usa almeno un personal computer sono il 7 %. La modalità di comunicazione on line scuola-famiglia e scuola-insegnanti risulta attuata nel 50 per cento delle scuole.

Per l’università, il piano prevedeva la realizzazione di un portale della ricerca e di una piattaforma condivisa con i soggetti istituzionali di riferimento, mediante l’implementa- zione del sistema denominato Caronte già in uso presso la Direzione dell’Università. Nell’ambito del portale era prevista, altresì, l’implementazione della piattaforma Sirio (Si- stema informatico di ricerca Italia on line) già in corso di realizzazione (convenzione con Cilea, Consorzio interuniversitario lombardo per elaborazione automatica) e Cineca della durata di trenta mesi, stipulata nel mese di dicembre 2011).

A conclusione della relazione sono state formulate raccomandazioni all’amministrazione volte essenzialmente a dare impulso e accelerazione al completamento delle parti del piano non attuate, nonché ad incentivare prassi e comportamenti che rendano effettivi i benefici della dematerializzazione in termini di miglioramento dell’efficienza e dei servizi, nonché di risparmi nelle spese postali e nel consumo di carta. In relazione alla ipotizzata ripresa della collaborazione con il Cineca sono state formulate raccomandazioni nel senso della defini- zione di tempi certi per il completamento delle parti del piano non attuate e di fissazione di criteri di remunerazione delle prestazioni in modo da ottimizzare le potenzialità di risparmio consentite dal rapporto in house providing. Si è inoltre segnalata la sussistenza dei presup- posti per la sottoposizione del Consorzio Cineca al controllo della Corte dei conti secondo le disposizioni della legge 21 marzo 1958, n. 259.

Oggetto dell’indagine

L’attività di controllo è stata svolta al fine di verificare il grado di attuazione del piano per la dematerializzazione delle procedure amministrative in materia di istruzione, univer- sità e ricerca e dei rapporti con le comunità dei docenti, del personale, degli studenti e delle famiglie adottato dal Miur. Esso è stato approvato con d.m. 16 novembre 2012 n. 23906, a norma dall’art. 7, x. 00, xxx x. x. x. 00/0000, “Disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini nonché misure di rafforzamento patrimoniale delle imprese del settore bancario”, convertito con modificazioni dalla legge n. 135/2012.

I cc. da 28 a 31 dello stesso art. 7 cit. hanno previsto l’entrata in funzione, per l’a.s. 2012- 2013, del sistema delle iscrizioni on line nelle istituzioni scolastiche statali di ogni ordine e grado e, ugualmente a decorrere dall'a.s. 2012-2013, l’istituzione delle pagelle degli alunni in formato elettronico, l’istituzione dei registri on line, e l’invio delle comunicazioni in formato elettronico agli alunni e alle famiglie. Il controllo di questa Corte è stato esteso, pertanto, alla verifica del raggiungimento di tali obiettivi.

Per dematerializzazione dei documenti amministrativi s’intende l’uso delle tecniche che consentono la redazione di documenti scritti non più su supporto cartaceo ma su supporto digitale, la loro archiviazione e conservazione; l’adozione di pratiche, metodi e sistemi idonei a conferire ai documenti e alla loro comunicazione la certezza legale secondo le norme det- tate dal Codice dell’amministrazione digitale (Cad art. 20, commi 1 e 1 bis; art. 21, commi 1, 2 e 2 bis; art. 24, commi 1-4); l’uso di sistemi di sicurezza per la conservazione degli archivi documentali (c.d. disaster recovery); la dematerializzazione delle comunicazioni, attraverso gli strumenti della posta elettronica e l’accesso alle informazioni e ai servizi amministrativi in via telematica, non solo da parte degli operatori interni della pubblica amministrazione (che nel campo della scuola comprendono l’intero corpo dei docenti), ma anche della co- munità dei destinatari del servizio scolastico, cioè degli studenti e delle famiglie.

Più in generale, si è cercato di verificare il livello di diffusione dei mezzi telematici nella scuola e nelle università e i modi e i tempi con cui il Miur ha corrisposto al dovere di incen- tivare e promuovere l’informatizzazione nelle scuole.

Si è cercato, inoltre, di acquisire dati sui risparmi di spesa derivanti dalla dematerializza- zione dei documenti e delle comunicazioni, nella consapevolezza che il beneficio dell’infor- matizzazione deve essere apprezzato essenzialmente come acquisizione di un bene immate- riale destinato a migliorare l’organizzazione e i servizi.

Sono state acquisite le notizie e i documenti necessari mediante richieste agli uffici del ministero, all’Oiv presso il Miur e all’Ufficio centrale di bilancio presso il Miur e mediante audizioni personali. L’istruttoria ha attinto alle fonti d’informazione reperibili mediante accesso ai siti internet istituzionali.

Quadro normativo e direttive di governo

L’informatizzazione delle pubbliche amministrazioni è considerata indispensabile per il rispetto dei principi di economicità, di efficacia, d’imparzialità, di pubblicità dell’azione am- ministrativa (art. 1, comma 1, della l. 7 agosto 1990, n. 241). L’art. 3 bis della stessa l.

241/1990 (introdotto dall'art. 3, comma 1, l. 11 febbraio 2005, n. 15) impone l’uso della tele- matica nei rapporti interni tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati, “per con- seguire maggiore efficienza nella loro attività”.

Il legislatore è intervenuto, com’è noto, a regolare gli aspetti giuridici e legali della dema- terializzazione della documentazione e della telematica nella pubblica amministrazione con il Codice dell’amministrazione digitale (Cad), emanato con d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82, en- trato in vigore il 1° gennaio 2006, in attuazione della delega conferita al governo dall’art. 10

l. 29 luglio 2003, n. 229 (legge di semplificazione 2001).

Il testo vigente è il risultato di diverse modifiche intervenute nel corso del tempo. Il d. lgs. correttivo 4 aprile 2006, n. 159, emanato in base alla stessa legge delega, oltre a modifi- care in diversi punti l’articolato, ha trasposto nel corpus del codice l'intero testo in prece- denza contenuto in altra legge disciplinante il sistema pubblico di connettività e la rete in- ternazionale delle pubbliche amministrazioni.

L’art. 16, comma 12, del decreto anticrisi (d. l. n. 29 novembre 2008, n. 185, convertito dalla l. 28 gennaio 2009, n. 2) ha modificato l'art. 23, cc. 4 e 5, del Cad, prevedendo che la copia firmata in forma digitale abbia lo stesso valore dell'originale, senza obbligo di auten- tica da parte di notaio o di altro pubblico ufficiale, salvo i documenti da indicare con decreto del Presidente del Consiglio dei ministri.

Altre modifiche sono state introdotte dalla l. 18 giugno 2009, n. 69 e dalla l. 3 agosto 2009, n. 102, dal d.lgs. 30 dicembre 2010, n. 235, e dal d.l. 21 giugno 2013, n. 69, convertito

con modificazioni dalla l. 9 agosto 2013, n. 98.

Il Cad disciplina il regime giuridico dei documenti telematici e delle comunicazioni digi- tali con le amministrazioni centrali e locali, prevede l’obbligo della formazione informatica dei funzionari delle amministrazioni pubbliche, allo scopo di rafforzare le conoscenze e le competenze dei funzionari di tutta l’amministrazione, regola la conservazione, l’autenticità,

l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e reperibilità dei documenti amministrativi in for- mato digitale, la registrazione al protocollo delle comunicazioni inviate da indirizzi istitu- zionali telematici (sia Pec che posta elettronica ordinaria Peo) e il diritto dell’utente ad usufruire delle comunicazioni telematiche. Con il d.lgs. n. 235/2010 si è introdotta una di- sposizione espressamente dedicata alla continuità operativa e al disaster recovery prevedendo il “Disaster Recovery Plan”, cioè che le pubbliche amministrazioni si dotino di un sistema di sicurezza che ha lo scopo di evitare la perdita di documenti conservati su supporto digitale e di piani di emergenza in grado di assicurare la continuità delle operazioni indispensabili per il servizio e il ritorno alla normale operatività.

Gli indirizzi normativi e la stessa azione del governo in tema d’informatizzazione, attra- verso i programmi dell’Agenda digitale italiana (AgId) e dell’Agenda digitale europea (Ade), hanno uno scopo non limitato al miglioramento dell’organizzazione interna della pubblica amministrazione, ma si pongono obiettivi più ambiziosi, che riguardano la diffusione dei mezzi telematici nella comunità e l’interazione tra la pubblica amministrazione, le aziende e i cittadini. L’art. 47 d. l. 9 febbraio 2012, n. 5, convertito con modificazioni dalla l. 4 aprile 2012, n. 35 (Disposizioni urgenti in materia di semplificazione e di sviluppo), disciplina l’AgId e pone al Governo l’obiettivo prioritario della modernizzazione dei rapporti tra pub- blica amministrazione, cittadini e imprese, attraverso azioni coordinate dirette a favorire lo sviluppo della domanda e dell’offerta di servizi digitali innovativi, a potenziare l'offerta di connettività a banda larga, a incentivare cittadini e imprese all'utilizzo di servizi digitali, a promuovere la crescita di capacità industriali adeguate a sostenere lo sviluppo di prodotti e servizi innovativi.

Con l’istituzione del Sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale (Spid) di cit- tadini e imprese, in osservanza dell’art. 64, c. 2 sexties, del Cad, le pubbliche amministrazioni potranno consentire l’accesso in rete ai propri servizi, oltre che con lo stesso Spid, mediante la carta d’identità elettronica e la carta nazionale dei servizi. Il sistema Spid è costituito in guisa di un insieme aperto di soggetti pubblici e privati che, previo accreditamento da parte dell’AgId, gestiscono i servizi di registrazione e di messa a disposizione delle credenziali e degli strumenti di accesso in rete, nei riguardi di cittadini e imprese. Pertanto si va introdu- cendo una vera e propria forma di identità digitale del cittadino, per i rapporti con la pub- blica amministrazione e con le istituzioni.

L’informatizzazione e la dematerializzazione nell’amministrazione che fa capo al Miur deve essere inquadrata nell’ambito degli obiettivi previsti dalla richiamata normativa e dai suddetti indirizzi di governo.

Per quanto concerne in particolare la scuola, la recente legge di riforma (legge 13 luglio 2015, n. 107) ha previsto l’adozione del Piano nazionale per la scuola digitale, con la finalità di sviluppare e migliorare le competenze digitali degli studenti e di rendere la tecnologia digitale uno strumento didattico di costruzione delle competenze in generale. Tali obiettivi sono posti in relazione alla programmazione europea e regionale e con il Progetto strategico nazionale per la banda ultralarga (articolo unico, comma 56). Disposizioni sono state dettate in relazione agli obiettivi della formazione dei docenti per l’innovazione didattica e lo svi- luppo della cultura digitale per gli studenti (comma 58, lett. d) e della formazione del per- sonale amministrativo (comma 58, lett. i). Altra norma prevede l’istituzione del curricu- lum dello studente collegato a un’identità digitale (comma 28) e al piano nazionale per la scuola digitale. L’informatizzazione e la dematerializzazione sono indicate come priorità po- litiche e obiettivi strategici negli atti di indirizzo del Miur e nelle direttive generali sull’azione amministrativa: Direttiva generale anno 2013 n. 8 del 22 febbraio 2013 - Atto d’indirizzo 2013 n.8003 del 4 febbraio 2013; Direttiva Generale 2014 n. 3 del 31 gennaio 2014

– Atto d’indirizzo 2014 dell’8 gennaio 2014; Atto d’indirizzo 2015 n.2 del 4 febbraio 2015.

Capitolo III

Il piano adottato dal Miur e il suo stato di attuazione

Sommario: 1. Generalità - 2. Il piano di dematerializzazione nei dipartimenti – 3. Il piano di dematerializza- zione negli uffici di diretta collaborazione con il Ministro - 4. Il piano di dematerializzazione nelle scuole -

5. Il piano di dematerializzazione nelle università, Afam e ricerca – 6. Il piano di dematerializzazione nelle infrastrutture

1. GENERALITÀ

Il piano adottato dal Miur, approvato, come detto, con d.m. 16 novembre 2012, indicava le iniziative strategiche finalizzate alla completa “dematerializzazione delle procedure am- ministrative in materia di istruzione, università e ricerca e dei rapporti con le comunità dei docenti, del personale, degli studenti e delle famiglie” e si articolava in 5 parti: le azioni di implementazione per l’utilizzo dei sistemi informativi con riferimento alle procedure comuni dei tre dipartimenti del ministero (parte I: dipartimenti); le priorità strategiche per l’orga- nizzazione e il funzionamento degli uffici di diretta collaborazione con il ministro e i relativi sistemi informativi (parte II: uffici di diretta collaborazione); le azioni e gli obiettivi per la gestione del settore “istruzione”, con particolare risalto ai flussi di comunicazione tra il Miur e le istituzioni scolastiche (parte III: scuole); gli ambiti di intervento nel sistema universita- rio, della ricerca e dell’Afam (parte IV: università, Afam e ricerca); gli strumenti infrastrut- turali a supporto della dematerializzazione (parte V: infrastrutture).

Per ogni parte del piano, un sommario descriveva i tratti salienti di ogni intervento pro- grammato con i relativi tempi di attuazione. Una scheda tecnica elaborata dal Consorzio Interuniversitario per il calcolo automatico dell’Italia Nord Orientale (Cineca)1 indicava i tempi delle azioni affidate alla collaborazione del consorzio stesso.

Tale collaborazione non ha avuto corso per oltre due anni, secondo quanto riferito dal Miur, a causa di un dubbio insorto sulla possibilità dell’anzidetto consorzio di operare come

1 Il Cineca fu costituito nel 1969 su iniziativa del Ministero della pubblica istruzione, in forza della convenzione sottoscritta in data 14 luglio 1967 dai rettori delle Università fondatrici (Bologna, Firenze, Padova e Istituto Universitario di Economia e Commercio e di lingue e letterature straniere di Venezia). Oggi vi aderisce il 90 per cento università italiane. Oltre al supporto al calcolo scientifico, il consorzio è per statuto un centro per il trasferimento tecnologico verso l’università e la pubblica amministrazione, con lo scopo di facilitare l’adozione di nuove tecnologie da parte delle organizzazioni pubbliche. Per statuto, il consorzio è sottoposto alla vigi- xxxxx del Miur e svolge la sua attività senza scopo di lucro.

soggetto in house providing del Miur per lo svolgimento dei servizi informatici necessari all’attuazione del piano di dematerializzazione. Al riguardo, il Miur, con nota del 28 dicem- bre 2012, si è rivolto al Consiglio di Stato che, con parere del 30 gennaio 2015, n. 298, si è espresso affermando che il consorzio stesso ha i caratteri del soggetto in house providing del Miur, che può - pertanto - commissionargli i servizi informatici senza dover ricorrere a pro- cedimenti di evidenza pubblica.

Il ministero ha comunicato che, in seguito a tale parere, si stanno svolgendo contatti con il Cineca per pervenire alla formalizzazione di un atto convenzionale e di un disciplinare con la specificazione delle attività e dei relativi costi da sottoporre alla verifica di congruità dell’AgId.

Il ministero ha, inoltre, comunicato che il piano dovrà essere aggiornato per adeguarlo alle disposizioni dei dd.p.c.m. 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014, che hanno dettato regole tecniche per il protocollo informatico, per il sistema di conservazione, formazione, trasmis- sione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici delle pubblica amministrazione, nonché al d.p.c.m. 11 febbraio 2014, n. 98, che ha riorga- nizzato il Miur.

Sull’argomento della ripresa del rapporto di collaborazione con il Cineca, si rinvia alle raccomandazioni formulate a conclusione della presente relazione.

2. Il piano di dematerializzazione nei dipartimenti

Nei dipartimenti del Miur esistevano, già all’epoca della redazione del piano, procedure informatizzate e fasi di procedure dematerializzate. Era già consolidato l’uso della Peo e del protocollo Asp (active server page)

Non esisteva, né è stata tuttora realizzata, una scrivania virtuale interoperabile in grado di guidare l’utente nella predisposizione degli atti durante l’istruttoria dei procedimenti am- ministrativi.

Nel piano erano indicate le azioni programmate insieme a una descrizione degli interventi necessari e dei relativi tempi di realizzazione. Entro fine gennaio 2013 si prevedeva una ricognizione di tutti i documenti prodotti e dei relativi flussi di trasmissione e validazione; a partire dal febbraio 2013, il Cineca avrebbe dovuto individuare, tra le 24 elencate2, una

2 A pag. 9 il piano di dematerializzazione riporta che: “sono stati individuati 24 gruppi documentali: decreti, direttive/atti di indirizzo, circolari, delibere, ordinanze, regolamenti, ricorsi, atti di spesa, pareri, risposte ad interrogazioni ed interpellanze parlamentari, bandi, lettere, verbali, autorizzazioni, richieste, appunti, report,

categoria documentale o un documento sul quale sperimentare il processo di informatizza- zione; a metà novembre 2012 era prevista una descrizione, a cui avrebbe dovuto provvedere lo stesso Cineca, dei metadati della categoria o del documento oggetto di sperimentazione; a partire dal febbraio 2013, era prevista una descrizione dei metadati delle altre categorie o altri documenti.

Il modello di gestione documentale avrebbe dovuto realizzarsi attraverso i moduli inte- roperabili: scrivania virtuale; applicativo per l’archiviazione, la Pec, la Peo e Intranet.

L’obiettivo del piano era di arrivare ad una gestione documentale definita e sistematiz- zata, prevalentemente dematerializzata, mediante i seguenti strumenti: la scrivania virtuale interoperabile, con l’applicativo del protocollo Asp; l’applicativo per archiviazione di depo- sito e gestione del piano di conservazione; Pec, Peo, Intranet per la gestione degli atti interni ed esterni; idonee dotazioni hw (scanner e server fax); idonee dotazioni sw (scrivania virtuale

– firma digitale - archiviazione); integrazione dell’uso di 4 strumenti: Pec, Peo, Intranet e Internet; un applicativo per la gestione informatizzata di e-mail e Pec.

La tab. 1 indica lo stato di realizzazione di tali obiettivi.

Tabella 1 - Stato di attuazione degli interventi

N.	Interventi	Stato di attuazione
1	Ricognizione di dettaglio documenti e flussi delle 15 Aree organizzative omogenee (Aoo)	ATTUATA dal Tavolo permanente degli amministratori di Aoo
2	Individuazione della categoria documentale o del docu- mento da informatizzare in via sperimentale. Implementazione delle altre categorie/documenti	di competenza del Cineca in attesa di attuazione
3	Descrizione metadati della categoria o del documento di cui sopra	di competenza del Cineca in attesa di attuazione
4	Descrizione dei metadati e delle altre categorie o degli altri documenti	ATTUATA in quanto il Miur ha fatto proprio l’allegato n. 5 alla proposta dell’AgId di regole tecniche in materia di documento informa- tico e gestione documentale, protocollo informatico e conserva- zione di documenti in attuazione normativa vigente (Cad art. 20, cc. 2 e 3, art. 23 bis, cc. 1 e 2, art. 23 ter cc. 3, 4 e 5, art. 40, c. 1 e art. 41 c. 2 bis) recepiti dal d.p.c.m. del 3 dicembre 2012

Fonte: Nota del Miur del 10 ottobre 2014 n. 3811: i dati rappresentati in tabella evidenziano la mancata realizzazione delle attività programmate che secondo il piano ministeriale erano affidate al Cineca.

piani/programmi/linee guida, attestazioni/certificati/stati matricolari, accordi, contratti, protocolli e conven- zioni”.

L’allegato 2 bis riporta lo stato di realizzazione degli interventi, delle misure e delle atti- vità previste dal piano senza oneri aggiuntivi per il bilancio del Miur aggiornati alla data del 25 marzo 2015.

3. Il piano di dematerializzazione per gli Uffici di diretta collaborazione con il ministro

Nel piano sono indicati gli interventi programmati con le scadenze originariamente pre- viste. La tab. 2 espone schematicamente i tempi previsti per i singoli interventi.

Tabella 2 – Interventi programmati con i relativi tempi di realizzazione

Intervento	Tempi di realizzazione
Perfezionamento del processo di protocollazione ed archiviazione dei documenti	doc. Cineca : inizio 26/11/2012- fine 04/01/2013
Completa dematerializzazione dei flussi documentali, sia interni che esterni	doc. Cineca: inizio 07/01/2013 - fine 15/02/2013
Creazione del fascicolo elettronico	doc. Cineca: inizio 15/10/2012 – fine 15/04/2013
Gestione, in modalità digitale, della corrispondenza in entrata	entro novembre 2012
Gestione, in modalità digitale, degli adempimenti relativi al ciclo della performance	entro novembre 2012
Gestione informatizzata dei progetti aventi carattere strategico	entro novembre 2012
Gestione informatizzata delle procedure relative alla gestione del personale	entro novembre 2012
Gestione informatizzata dell’istruttoria per patro- cini/onorificenze	entro novembre 2012
Gestione informatizzata delle procedure di contenzioso	doc. Cineca inizio 18/02/2013 fine 29/03/2013
Gestione informatizzata delle procedure di sindacato ispettivo	entro novembre 2012 + doc.Cineca inizio 13/05/2013 fine 21/06/2013
Gestione informatizzata dei “diramati” della Presidenza del consi- glio dei ministri	entro novembre 2012

Fonte:”Piano di dematerializzazione delle procedure amministrative in materia di istruzione, università e ricerca nei rapporti con le comunità dei docenti, del personale,studenti e famiglie”(pagg. 14-15 All. 1)

Dalla nota del 25 marzo 2015 del Miur (all.2) risulta che:

- l’intervento definito “Perfezionamento del processo di protocollazione ed archiviazione dei documenti” è in via di completamento; è già operativo il nuovo protocollo Asp e in via di adozione il manuale di gestione documentale;

- l’intervento definito “Completa dematerializzazione dei flussi documentali, sia interni che esterni” non risulta ancora attuato; permane la fase di sperimentazione;

- l’intervento definito “Creazione del fascicolo elettronico” è in corso di attuazione;

- l’intervento definito “Gestione, in modalità digitale, della corrispondenza in entrata” risulta attuato;

- l’intervento definito “Gestione, in modalità digitale, degli adempimenti relativi al ciclo della performance” risulta in corso di attuazione;

- l’intervento definito “Gestione informatizzata dei progetti aventi carattere strategico” risulta in corso di realizzazione;

- l’intervento definito “Gestione informatizzata delle procedure di contenzioso” è in fase di completamento;

- l’intervento definito “Gestione informatizzata delle procedure relative alla gestione del personale” risulta in corso di attuazione;

- l’intervento definito “Gestione informatizzata dell’istruttoria per patrocini/onorifi- cenze” risulta in corso di attuazione;

- l’intervento definito “Gestione informatizzata delle procedure di sindacato ispettivo” risulta attuato;

- l’intervento definito “Gestione informatizzata dei diramati” della Presidenza del Con- siglio dei ministri risulta attuato.

L’Amministrazione ha altresì segnalato che dal 10 settembre andrà in vigore il nuovo Manuale di gestione documentale.

4. Il piano di dematerializzazione nelle scuole

Il piano di dematerializzazione delle procedure amministrative nelle scuole prevedeva tre principali linee di intervento:

- archivio virtuale: archiviazione e conservazione dei documenti in formato digitale;

- fascicolo elettronico degli alunni: archivio corrente dei documenti personali, nonché di tutti quelli prodotti durante la vita scolastica dell’alunno;

- scrivania virtuale semplificata: formazione dei documenti, relativa gestione, trasmissione e archiviazione-conservazione.

Nel piano si prevedevano anche specifici tempi di realizzazione:

- archivio virtuale: a regime dopo febbraio 2013.

- fascicolo elettronico degli alunni: a regime dopo aprile 2013.

- scrivania virtuale semplificata: a regime dopo gennaio 2013.

Si prevedeva, inoltre, di avviare un adeguato piano formativo rivolto a tutto il perso- nale interessato al processo ed un servizio di assistenza agli utenti coinvolti. La formazione e l’assistenza avrebbero dovuto essere garantite dal soggetto attuatore del piano.

Tale programma non è stato, però, rispettato. Il Miur ha indicato il mancato reperimento di risorse aggiuntive quale causa della mancata realizzazione dell’archivio virtuale, del xx- xxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxx x xxxxx xxxxxxxxx virtuale semplificata. Di recente ha rappre- sentato che tale intervento è stato inserito nel programma della tecnologia dell’informazione e della comunicazione (Itc) 2015 dalla direzione generale per i contratti, gli acquisti e per i sistemi informatici e la statistica, la quale stava valutando la possibilità di assicurare al progetto la copertura finanziaria con fondi strutturali europei - programma operativo na- zionale (Pon) 2014–2020.

In risposta ad una specifica richiesta, l’amministrazione ha rappresentato che possono interagire tra loro gli applicativi esistenti nelle scuole e le applicazioni del Miur (c.d. intero- perabilità). La maggior parte dei servizi dovrebbe riguardare i dati degli alunni, per la co- stituzione dell’anagrafe presso il ministero, e i registri elettronici presso le istituzioni scola- stiche, ma tali strumenti non sono stati attuati.

Risulta invece attuata la previsione legislativa (art. 7, c. 28, del d.l. n. 95/2012) secondo la quale a decorrere dall'anno scolastico 2012-2013, le iscrizioni alle istituzioni scolastiche statali di ogni ordine e grado per gli anni scolastici successivi avvengono esclusivamente in modalità on line attraverso un apposito applicativo che il Miur mette a disposizione delle scuole e delle famiglie. Il Miur ha comunicato, inoltre, di aver esteso, dal corrente anno sco- lastico, il sistema delle iscrizioni on line agli istituti di formazione professionale accreditati dalle regioni, utilizzando l’applicazione “Scuola in chiaro”. Per ora hanno beneficiato di tale sistema solo quattro regioni (Piemonte, Veneto, Lombardia, Molise), ma la possibilità è aperta a tutte le regioni interessate.

I dati numerici delle iscrizioni on line dagli a.s. 2013-2014 e 2014-2015, distribuiti per regioni e per ordini di scuole, sono riportate nelle tabelle e nei grafici allegati. (cfr. all. 3, 4 e 4 bis)

Nell’a. s. 2014-2015 la percentuale delle iscrizioni on line ha raggiunto la percentuale del 98,9 per cento sul totale delle domande attese (cfr. all. 4). E’ stata comunque assicurata

alle famiglie la possibilità di effettuare l’iscrizione presso la scuola, con l’assistenza del per- sonale.

Per quanto concerne gli altri strumenti elettronici in uso nelle scuole, i dati per l’a.s. 2013-2014 sono riportati nella tabella e nel grafico intitolati “Servizi e procedure per la de- materializzazione utilizzati dalle istituzioni scolastiche statali per regione a.s. 2013 - 2014 - valori percentuali” (cfr. all. 5 e 5 bis). La modalità di comunicazione on line scuola-famiglia e scuola-insegnanti risulta attuata nel 50 per cento delle scuole.

Il protocollo informatico, obbligatorio per le pubbliche amministrazioni dal 2004, è molto diffuso (78,3 per cento) in tutte le scuole; in più del 50 per cento degli istituti è presente il servizio di comunicazione on line scuola-famiglia; il registro elettronico di classe, di recente introduzione, ha avuto una diffusione nelle scuole pari al 58,2 per cento nell’a. s. 2013 - 2014 e del 69 per cento in quello successivo.

Il registro elettronico del docente è stato utilizzato nell’a. s. 2013-2014 nel 63 per cento delle scuole e nel 74 per cento in quello successivo (cfr. all. 2). L’allegato 7 indicai dati, con la distribuzione geografica, del numero delle scuole che nell’anno scolastico 2013-2014 di- sponevano di un registro elettronico, con l’indicazione dei valori percentuali.

Meno utilizzata, per l’a. s. 2013–2014, è stata l’archiviazione elettronica dei documenti con una percentuale del 31,2.

Il Miur ha riferito di aver sviluppato un’apposita piattaforma che consente, tra i vari servizi, la possibilità di pubblicazione delle pagelle in formato digitale, per la presa visione, da parte dei genitori, ma non ha fornito dati numerici in ordine alla diffusione di tale stru- mento.

Nella nota del 10 ottobre 2014, il Miur indica il numero di classi dotate di computer nelle scuole secondarie di primo e di secondo grado, nell’a.s. 2013-2014, con le relative percentuali rispetto al totale (cfr. all. 6) e i dati relativi all’uso dei tablet nelle aule (cfr. all. 7). Secondo questa tabella le aule in cui si una un tablet sono poco più del 2 per cento e quelle in cui si usa almeno un personal computer sono il 7 %.

5. Il piano di dematerializzazione nei settori università, Afam e ricerca

Il piano prevedeva, per quanto attiene alla dematerializzazione dei procedimenti am- ministrativi gestiti all’interno del Dipartimento per l’università, l’Afam e per la ricerca e

delle correlate direzioni generali, la semplificazione e la gestione informatizzata dei flussi documentali tra l’amministrazione e i soggetti esterni pubblici e/o privati, il completamento e il miglioramento delle procedure automatizzate già esistenti e l’adeguamento dei sistemi informatizzati in uso per estenderne l’utilizzo ai diversi comparti (università, Afam e ri- cerca).

Si prevedeva la realizzazione di un portale della ricerca, quale interfaccia unico tra il Miur e i soggetti terzi di riferimento (università, enti di ricerca, soggetti pubblici o privati che partecipano a bandi/avvisi Miur), e di una piattaforma condivisa con i soggetti istitu- zionali di riferimento dei settori università, Afam e ricerca, con il completamento e l’imple- mentazione del sistema Caronte già in uso presso la Direzione università per le esigenze e specificità dei settori Afam e ricerca.

Gli obiettivi sintetici erano così individuati: presentare la ricerca italiana in modo effi- cace; fornire modalità di navigazione mirate e offrire strumenti di aggregazione e collabora- zione a diversi target specifici; promuovere la ricerca italiana in Italia e all’estero; stimolare l’accesso al mondo della ricerca.

Risulta dalle notizie fornite dal Dipartimento per l’università, l’Afam e per la ricerca (nota n. prot. 2661 dell’1 luglio 2014) che dal primo gennaio 2013 è stata introdotta la pro- tocollazione elettronica mediante l’applicativo Asp e la Pec, mentre è in via di attuazione l’informatizzazione dei flussi documentali, non essendo terminata la fase di definizione del titolario di classificazione per l’archiviazione elettronica dei documenti.

La Direzione generale per il coordinamento e lo sviluppo della ricerca ha, inoltre, comu- nicato di aver realizzato azioni volte alla dematerializzazione e semplificazione dei procedi- menti relativi agli interventi finanziati: dematerializzazione delle domande di finanzia- mento, delle proposte progettuali, delle rendicontazione di spesa, dei documenti giustifica- tivi di spesa, dei verbali di controllo; fascicoli di progetto elettronici; archivi elettronici per ridurre i costi di magazzino; introduzione della piattaforma Agorà nella gestione del Pon e del finanziamento della ricerca di base; specifico applicativo Cineca che gestisce, da remoto, tutte le procedure previste nei bandi per la ricerca; assistenza tecnica, da parte del Cineca, dell’albo degli esperti scientifici. Si desume dalla nota del 28 agosto 2015 del Dipartimento per la Formazione superiore e per la ricerca, allegata alla nota 31 agosto 2015 del Miur che

la totale dematerializzazione della gestione delle attività di competenza della Direzione ge- nerale per il coordinamento, la promozione e valorizzazione è prevista “entro la fine dell’anno o al massimo nel corso dei primi mesi del 2016”.

La Direzione generale per l’università, lo studente, e il diritto allo studio universitario ha rappresentato che la trasferibilità dei dati da soggetti che gestiscono i processi ammini- strativi al sistema informativo centrale è per alcuni tipi in fase avanzata di funzionalità, per altri in fase sperimentale.

Nelle procedure di interazione con gli interlocutori istituzionali quali docenti, atenei, studenti, Agenzia nazionale di valutazione del sistema universitario e della ricerca (Anvur) e Consiglio universitario nazionale (Cun) è stato predisposto un sistema per dematerializzare l’accreditamento dei corsi di studio. Xxxxx stesso sistema vengono archiviati i dati dell’accre- ditamento degli anni precedenti. Rimane da realizzare l’implementazione della firma digi- tale del ministro sul decreto per l’accreditamento.

L’abilitazione scientifica nazionale, prevista dalla l. 30 dicembre 2010, n. 240, è stata progettata in tutte le sue fasi in forma dematerializzata.

Con l’anzidetta nota del 28 agosto 2015 si precisa che analoga dematerializzazione sa- rebbe stata “predisposta” per l’accreditamento delle scuole di specializzazione dell’area me- dica e dei dottorati di ricerca.

L’amministrazione ha riferito inoltre:

che la dematerializzazione è stata estesa alla gestione delle prove di accesso ai corsi di laurea a programmazione nazionale e alle scuole di specializzazione dell’area medica, con strumenti che consentono l’iscrizione on line alle prove, la correzione informatizzata dei test e la gestione delle graduatorie e dei relativi scorrimenti;

che è stata attuata apposita procedura automatizzata anche per l’attribuzione dei pun- teggi dei titoli, nonché per la somministrazione on-line dei test ai candidati, mentre è in uso ancora il mezzo cartaceo per i test di accesso ai corsi di laurea a programmazione nazionale. Per quanto riguarda il fascicolo elettronico dello studente, la direzione suddetta ha rife- rito che le principali specifiche sono state definite nel corso del 2012, attraverso le linee guida per l’università digitale predisposte dal Miur. Queste prevedono la verbalizzazione digitale degli esami, la cooperazione applicativa tra atenei, i pagamenti on line, le iscrizioni on line.

Il fascicolo personale dello studente è in formato condiviso e in linea con gli standard euro- pei; è stata introdotta la cooperazione applicativa dei flussi informativi tra gli atenei e tra gli atenei ed il Miur.

La sperimentazione di maggior rilievo riguarda il controllo amministrativo in assenza di certificazione cartacea al momento dell’iscrizione degli studenti.

Il ”Progetto università digitale” ha interessato in fase iniziale ventisette università (32 per cento del totale) e circa 950.000 studenti (54 per cento del totale).

Tra il 2010 e il 2012, l’86 per cento degli studenti universitari ha beneficiato dei servizi digitali, mentre i docenti che hanno adottato la verbalizzazione elettronica degli esami am- montavano all’84 per cento.

Secondo le ulteriori notizie fornite con la citata nota del 28 agosto 2015, nel corso degli ultimi tre anni la Direzione per la programmazione, il coordinamento e il funzionamento delle istituzioni superiori ha digitalizzato la totalità dei processi che la riguardano e le com- ponenti del mondo accademico, realizzando portali e banche dati sui quali agiscono la dire- zione stessa e le università. Il procedimento relativo all’abilitazione scientifica nazionale, introdotta dalla legge 30 dicembre 2010, n. 240, viene citato come caso di progetto ab origine in forma dematerializzata. Tra i processi dematerializzati sono stati indicati, oltre alla stessa abilitazione scientifica nazionale, l’anagrafe degli studenti e varie banche dati indi- cate più in dettaglio nella medesima nota.

Con la stessa nota del 28 agosto 2015 l’amministrazione ha riferito che “per il comparto AFAM la digitalizzazione dei processi è in corso di definizione”, ma senza indicare dati precisi sulle attività compiute, bensì unicamente propositi rivolti al futuro.

6. Il piano di dematerializzazione nelle infrastrutture

Il piano di dematerializzazione ha previsto di far fronte all’urgente esigenza di integrare gli strumenti già esistenti della gestione dematerializzata dei flussi documentali (protocollo Asp, Peo e Pec, firma digitale, intranet, portale Sidi e sistema Polis) con l’uso di alcune componenti ulteriori, in ossequio agli adempimenti prescritti dal Cad e dalla l. n. 35/2012 (es. scrivania virtuale condivisa, archiviazione e conservazione tramite fascicolo elettronico)

e di sistematizzare l’uso di quelli già disponibili, prevedendo altresì una loro maggiore inte- roperabilità.

Si indicano, di seguito, le azioni programmate, unitamente ad una sintetica descrizione degli interventi previsti, e del loro grado attuale di realizzazione.

- Protocollo Asp: alla scadenza dei contratti per i servizi applicativi e infrastrutturali connessi al software protocollo Asp, il piano prevedeva di realizzare con la partnership di Cineca una gestione in house del servizio di protocollo informatico e gestione do- cumentale;

- scrivania virtuale: questo applicativo avrebbe dovuto consentire la gestione infor- matizzata della redazione dei documenti, con la tracciabilità-documentazione degli interventi dei diversi uffici coinvolti, cioè le modifiche apportate, gli autori delle stesse, i visti autorizzativi ecc., ma lo strumento, tra quelli che si prevedeva di affi- dare al Consorzio Cineca, non è stato realizzato;

- firma digitale: attualmente presso gli uffici del Miur risultano in uso circa 200 smart card per la firma digitale. Il partner individuato è il Cineca;

- sistema di conservazione a norma: il piano prevedeva lo studio di una soluzione per l’archiviazione e la conservazione a norma dei documenti e un partner cui affidarne lo sviluppo e la gestione. Ma questa parte del piano non è stata realizzata;

- Peo e Pec: tutto il personale del Miur, i dirigenti scolastici, i direttori dei servizi ge- nerali e amministrativi, gli applicati di segreteria e tutti i docenti che hanno scelto di registrarsi al servizio sono dotati di un indirizzo di Peo nominale.

- Intranet: il piano ha previsto di dare massima diffusione delle potenzialità di intra- net a tutti gli uffici ed utenti della amministrazione centrale, di quelle periferiche e delle istituzioni scolastiche;

- Portale Sidi e sistema Polis: il portale Sidi rappresenta il portale applicativo utiliz- zato dagli uffici centrali, territoriali, dalle istituzioni scolastiche per la gestione in- formatizzata di gran parte dei procedimenti amministrativi di competenza a rile- vanza interna. Il sistema Polis ha come obiettivo lo snellimento dei procedimenti amministrativi e rappresenta una nuova modalità di presentazione delle domande connesse ai suddetti procedimenti;

- dotazioni tecnologiche: il piano ha previsto la sostituzione di tutte le postazioni di lavoro attuali, destinando a gruppi di utenti stampanti laser multifunzione e scorag- giando l’uso individuale degli scanner, la cui fornitura e manutenzione risulta molto onerosa.

Si riporta di seguito lo schema riassuntivo dello stato di realizzazione degli interventi descritti al momento dell’acquisizione dei primi dati istruttori della presente indagine:

Tabella 3 – Interventi programmati con i relativi tempi di realizzazione

Intervento	Tempi di realizzazione
Protocollo Asp: insourcing su infrastruttura Cineca	doc. Cineca inizio 15/10/2012 fine 30/04/2013
Integrazione con la “scrivania virtuale”	doc. Cineca inizio 05/11/2012 fine 15/02/2013
Progetto pilota di integrazione con la firma digitale	doc. Cineca inizio 05/11/2012 fine15/02/2013
Progetto pilota: sistema di conservazione a norma	doc. Cineca inizio 15/04/2013 fine 05/07/2013
Peo e Pec: sensibilizzazione degli utenti al corretto utilizzo, attraverso disposizioni attuative	entro dicembre 2012
Implementazione di un monitoraggio periodico sull’attuazione delle disposizioni	entro dicembre 2012
Intranet: sensibilizzazione degli utenti al corretto utilizzo, attraverso di- sposizioni attuative	entro dicembre 2012
Portale Sidi e sistema Polis: realizzazione di nuove funzionalità sw per digitalizzare i procedimenti che prevedono ancora l’uso del cartaceo	entro dicembre 2013
Dotazioni tecnologiche: aggiornamento delle postazioni di lavoro e stampanti	entro dicembre 2013
Altri adempimenti: pubblicazione dell’indirizzo e-mail istituzionale sui siti web della Aoo Miur, e su tutti i moduli ed i modelli recanti l’intestazione ministeriale	entro dicembre 2012
Comunicazione, da parte dei responsabili di Usr e Atp, sull’esclusività di Pec e Peo come modalità di comunicazione con le istituzioni scolastiche di loro competenza	entro dicembre 2012
Elaborazione, a cura dell’ufficio IV della Dgsssi, delle disposizioni attuative degli indirizzi stabiliti nell’ambito del tavolo tecnico	entro dicembre 2012

Fonte: “Piano di dematerializzazione delle procedure amministrative in materia di istruzione, università e ricerca e dei rapporti con le comunità dei docenti, del personale, studenti e famiglie” (pagg. 39-40 all.1)

Successivamente, il Miur con nota n. 2420 del 17 giugno 2015 ha trasmesso l’aggiorna- mento della realizzazione degli interventi programmati.

Sono stati attuati:

- insourcing – protocollo Asp su infrastruttura Cineca;

- sensibilizzazione degli utenti al corretto utilizzo di Peo e Pec;

- monitoraggio periodico sull’attuazione delle disposizioni;

- sensibilizzazione degli utenti al corretto utilizzo di Intranet;

- aggiornamento delle postazioni di lavoro e stampanti;

- pubblicazione dell’indirizzo e-mail sui siti web delle Aoo (aree omogenee operative) Miur e sui moduli con intestazione ministeriale;

- comunicazione da parte dei responsabili di Usr (uffici scolastici regionali) e Atp (am- biti territoriali provinciali) sull’ esclusività di Peo e Pec come modalità di comunica- zione con le istituzioni scolastiche di loro competenza

- elaborazione, a cura dell’Ufficio IV della Dgsssi (direzione generale per gli studi, la statistica e i sistemi) delle disposizioni attuative degli indirizzi stabiliti nell’ambito del tavolo tecnico.

Sono in corso di attuazione:

- progetto Pilota: sistema di conservazione a norma;

- realizzazione di nuove funzionalità sw per digitalizzare i procedimenti che prevedono l’uso del cartaceo.

Non sono stati attuati, perché è in corso di valutazione l’affidamento al Cineca :

- integrazione con la scrivania virtuale;

- progetto Pilota di integrazione con firma digitale.

CAPITOLO IV

Verifiche dell’organismo indipendente di valutazione

L’Organismo indipendente di valutazione della performance (Oiv) ha rappresentato che l’attività di monitoraggio finalizzata a rilevare lo stato di raggiungimento degli obiettivi strategici e strutturali, individuati nella direttiva generale del ministro per l’anno 2013, di competenza dei dipartimenti e delle singole direzioni generali coinvolte, ha rilevato una non completa realizzazione dell’obiettivo strategico, riguardante lo sviluppo e l’incremento dei servizi del sistema informativo volti allo snellimento dei procedimenti amministrativi.

Per l’anno 2013 lo scostamento dal risultato, rispetto all’indicatore più significativo as- sociato all’obiettivo (n. procedimenti gestiti in formato elettronico/n. procedimenti totali su- scettibili di dematerializzazione) è dovuto, secondo l’Oiv, all’incompletezza della ricogni- zione dei procedimenti amministrativi da parte degli uffici dell’amministrazione.

Tale dato può essere riscontrato nella scheda relativa all’obiettivo strategico di cui sopra (cfr. all. 8), in cui viene evidenziata la percentuale del 55 per cento come grado di raggiun- gimento dell’obiettivo stesso.

Capitolo V Dematerializzazione e risparmi di spesa

La Corte ha acquisito dati indicativi di risparmi di spesa ricollegabili alla dematerializ- zazione documentale e delle comunicazioni: minor consumo di carta e di prodotti per appa- recchi di stampa e fotocopiatori; minori spese postali, telegrafiche e per locazione di immo- bili ad uso archivio.

Si riportano di seguito le tabelle fornite dall’Ufficio centrale di bilancio presso il Miur circa le variazioni di dette spese nel triennio 2011–2013.

Tabella 4 - Consumo carta

Anno 2011				Anno 2012				Anno 2013				Anno 2014
N. ri- sme	%	Valore	%	N. ri- sme	%	Valore	%	N. ri- sme	%	Valore	%	N. risme	%	Valore	%
							-				-				-
					-		11,3		-		18,1			19.250,7	49,0
17.884		52.042,44		16.830	5,89	46.114,20	9	13.062	22,39	37.749,18	4	6.230	-52,30	0	0

Fonte: Nota n. 17019 del 30 ottobre 2014

La riduzione del consumo di carta appare particolarmente sensibile dal 2012 al 2013 e ancor più dal 2013 al 2014. Tale riduzione può essere interpretata quale effetto del processo di dematerializzazione, anche se a determinarla hanno contribuito, con ogni probabilità, le misure restrittive della spesa pubblica.

Tabella 5 - Consumo prodotti per apparecchi di stampa e fotocopiatori

Impegni Anno 2011	%	Impegni Anno 2012	%	Impegni Anno 2013	%	Impegni Anno 2014	%
685.708,38	-	802.551,16	17,04	550.654,20	-31,39	637.916,75	15,85

Fonte: Nota n. 17019 del 30 ottobre 2014

Per questa tipologia di spesa si registra una sensibile diminuzione nell’anno 2013 e un incremento nel 2014. I capitoli di spesa hanno oggetto promiscuo, e ciò inevitabilmente ri- duce la significatività del dato.

Tabella 6 - Spese postali e telegrafiche

Impegni Anno 2011	%	Impegni Anno 2012	%	Impegni Anno 2013	%	Impegni anno2014	%
780.271,35	-	790.678,32	1,33	836.501,70	5,79	674.405,44	-19,38

Fonte: Nota n. 17019 del 30 ottobre 2014

I dati sopra esposti si riferiscono alla sommatoria delle spese impegnate su tutti i capitoli relativi alle "spese postali e telegrafiche" risultanti dal sistema informativo dell’U.c.b.

E’ possibile disaggregare tali spese per amministrazione centrale (ministero) ed ammini- strazione periferica (uffici scolastici regionali).

Tabella 7 – Spese postali e telegrafiche nell’ amministrazione centrale

Impegnato Anno 2011	%	Impegnato Anno 2012	%	Impegnato Anno 2013	%	Impegnato anno 2014	%
139.954,86	-	120.942,31	-13,58	124.586,63	3,01	85.468,39	-31,40

Fonte: Nota n. 17019 del 30 ottobre 2014

Tabella 8 – Spese postali e telegrafiche dell’amministrazione periferica

Impegnato Anno 2011	%	Impegnato Anno 2012	%	Impegnato Anno 2013	%	Impegnato Anno 2014	%
640.316,49	-	669.736,01	4,59	711.915,07	6,30	588.937,05	-17,27

Fonte: Nota n. 17019 del 30 ottobre 2014

I dati esposti mostrano che più dell’80 per cento della spesa è dovuta all’amministrazione periferica. In quella centrale appare significativa la riduzione che c’è stata tra il 2013 e il 2014, pari al 31,4 per cento.

Per l’amministrazione periferica, costituita dagli uffici scolastici regionali, si rileva la significativa riduzione dei consumi del 17,27 per cento, dovuta probabilmente ad un mag- gior uso della posta elettronica in luogo di quella tradizionale.

Tali dati rendono evidente la possibilità di ottenere risparmi di spesa dall’uso della co- municazione telematica, in luogo di quella postale. Il Miur dovrà pertanto favorire questa tendenza stimolando gli uffici a limitare l’uso della comunicazione postale ai soli casi di im- possibilità dell’uso del mezzo digitale dovuta al soggetto ricevente.

I dati della tab. 9 si riferiscono a somme impegnate per locazioni di immobili destinati ad archivi. Nell’anno 2013 è avvenuta una marcata riduzione dei costi, pari al 50 per cento

rispetto alle annualità precedenti. Infatti, in tale periodo, è stata attuata la dismissione di uno dei due locali di archivio ubicati in Fiano Romano.

Tabella 9 - Spese per archivi

Impegnato Anno 2011	%	Impegnato Anno 2012	%	Impegnato Anno 2013	%	Impegnato Anno 2014	%
897.691,29	-	853.337,04	-4,94	409.346,87	-52,03	378.245.04	-7,60

Fonte: Nota n. 17019 del 30 ottobre 2014

In sintesi, dall’analisi dei dati esposti si può desumere l’esistenza di risparmi di spesa da attribuire in parte al processo di dematerializzazione e in parte, forse la più consistente, ai tagli di spesa lineari apportati dalle disposizioni legislative che si sono succedute nel tempo. L’Ufficio centrale di bilancio del Miur ha segnalato l’esistenza di comportamenti dei dipar- timenti, delle direzioni generali e dei singoli operatori, che denotano un non completo ab- bandono dell’abitudine all’uso del supporto cartaceo. L’uso della firma digitale non è quindi completamente diffuso e talvolta è duplicato dall’invio cartaceo del documento. Si racco- manda al Miur di porre in essere un’azione di stimolo, ai fini di un completo e uniforme abbandono dell’uso del supporto cartaceo.

Capitolo VI Quadro finanziario

Le attività connesse al processo di semplificazione e di dematerializzazione non si sono giovate di alcuna fonte di finanziamento specifica, poiché l’art. 7 del d. l. n. 95/2012, al c. 32, dispone che per l’attuazione di dette attività si provvede con le risorse finanziarie dispo- nibili a legislazione vigente, senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica.

Una fonte di finanziamento comunitario è stata prevista per la realizzazione dello stru- mento denominato “Applicativo per l’archiviazione di deposito e gestione del piano di con- servazione”. La realizzazione di tale strumento è prevista nella parte del piano dedicata ai dipartimenti. L’intervento è stato inserito, secondo quanto riferito dal ministero, tra i pro- getti da finanziare con i fondi Pon 2014–2020.

Per le 15 aree operative omogenee dell’amministrazione centrale è stata data attuazione alle attività previste dal piano, senza che esse abbiano comportato oneri aggiuntivi per il bilancio del Miur (cfr all. 2).

Risulta l’erogazione di un’assegnazione straordinaria alle istituzioni scolastiche di 40,4 ml con la finalità di sostenere le spese di funzionamento amministrativo-didattico e il pro- cesso di dematerializzazione (iscrizione on line, pagella elettronica, registri on line, comuni- cazioni scuola-famiglia in modalità elettronica). L’erogazione di tale importo è stata effet- tuata a valere sugli stanziamenti dei seguenti capitoli di spesa dedicati al funzionamento delle istituzioni scolastiche: 1194 – istruzione secondaria di secondo grado; 1196–istruzione secondaria di primo grado; 1204–istruzione primaria.

CAPITOLO VII

I rapporti con il Consorzio Cineca

E I MOTIVI DEL RITARDO DELL’ATTUAZIONE DEL PIANO

Le attività contemplate nel piano sono state attuate parzialmente e in ritardo, doven- dosi però riconoscere che alcuni risultati positivi, come il sistema delle iscrizioni on line nelle scuole, sono stati conseguiti.

L’Amministrazione ha indicato i motivi del ritardo, dovuti, in parte, all’indisponibilità di fondi e, in misura maggiore, alla sospensione, perdurata dall’inizio del 2013, della colla- borazione con il Cineca, indicato nel piano come partner tecnologico e soggetto attuatore.

Il Consiglio di Stato, in seguito agli avvisi acquisiti dall’Autorità garante della concor- renza e del mercato, dall’Autorità per la vigilanza dei contratti pubblici di lavori, servizi e forniture, dal Ministero dell’economia e delle finanze, dall’AgId e, infine, dal Garante per la protezione dei dati personali, si è espresso in senso affermativo sulla possibilità di incaricare il Cineca dei servizi informatici mediante affidamento diretto secondo il modello in house providing.

Che si trattasse di questione incerta è dimostrato dalla diversità delle tesi che erano state espresse al riguardo dall’Autorità garante della concorrenza e del mercato e dall’Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici. Secondo la prima, la recente incorporazione per fu- sione, nel Cineca, di alcuni istituti universitari aventi natura giuridica privata era ostativa alla sussistenza del requisito della partecipazione pubblica totalitaria, e, conseguentemente, all’affidamento diretto di commesse da parte del Miur, secondo il modello in house providing. L’Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici si era ugualmente espressa nel senso che la configurazione statutaria del Cineca non era pienamente conforme ai requisiti caratteri- stici del modello in house providing, soprattutto per la previsione statutaria secondo cui tale consorzio svolge le attività indicate “anche con carattere di impresa” (art. 1, ccomma 2, dello statuto) e che lo stesso, per conseguire i fini istituzionali, “può acquisire partecipazioni in società di capitali ovvero demandare a soggetti terzi l’esercizio di parte delle attività af- fidategli pur mantenendone la titolarità nei confronti dei committenti”.

Secondo il parere del Consiglio di Stato, tali dubbi sarebbero tuttavia superabili alla luce della disciplina introdotta nel frattempo dall’art. 12 della direttiva 2014/24/Ue del 26 febbraio 2014, che ha abrogato la direttiva 2004/18/Ce. I caratteri del soggetto in house pro- viding, che in precedenza erano stati delineati soltanto per via giurisprudenziale, sono stati indicati dal cit. art. 12 della nuova direttiva, che, da un lato, ha confermato la necessaria esistenza di un controllo sul soggetto in house analogo a quello esercitabile dall’ente sui pro- pri servizi (art. 12, I par. lett. a) e, dall’altro lato, nella lett. b ha precisato che il requisito della “parte più importante dell’attività svolta” si ha allorché oltre l’80 per cento dell’atti- vità della persona giuridica viene destinato allo svolgimento dei compiti ad essa affidati dall’amministrazione aggiudicatrice controllante o da altre persone giuridiche controllate dall’amministrazione aggiudicatrice. La condizione ulteriore è che nella persona giuridica controllata non vi sia alcuna partecipazione diretta di capitali privati “ad eccezione di forme di partecipazione che non comportano controllo o potere di veto”, prescritte dalle disposi- zioni legislative nazionali in conformità dei trattati e che non esercitano un’influenza deter- minante sulla persona giuridica controllata.

Alla luce di tale nuova normativa, il Consiglio di Stato ha considerato che il rapporto tra Miur e Cineca soddisfa i requisiti del controllo analogo e dell’attività prevalentemente svolta a favore delle amministrazioni pubbliche di riferimento (università e Miur). Inoltre, la partecipazione delle università private al consorzio in questione non è stata ritenuta ele- mento ostativo all’affidamento in house providing, tenuto conto della misura minima di tale partecipazione e della conseguente assenza di poteri di controllo o di veto.

Il principale motivo impeditivo della puntuale realizzazione degli obiettivi del piano di dematerializzazione addotto dal Miur appare, dunque, superato dal parere del Consiglio di Stato, anche se di recente è intervenuta una sentenza dello stesso Consiglio di Stato in sede giurisdizionale che ha, invece, escluso la possibilità di affidamenti diretti senza il ricorso a gare pubbliche di servizi informatici al Cineca, da parte di una delle università consorziate (Cons. St., Sez VI, 26 maggio 2015, n. 2660). In tema è intervenuto, recentemente, il legisla- tore: commi 11 bis, 11 ter e 11 quater inseriti nell’art. 9 del d.l. 19 giugno 2015, n. 78 dalla legge di conversione 6 agosto 2015, n. 125. Tali disposizioni tendono ad adeguare il Cineca alle condizioni previste dalla normativa europea per la sua configurazione quale soggetto in house dello stesso Miur e delle altre amministrazioni consorziate, prevedendo espressa-

mente che questi ultimi svolgano su di esso un controllo analogo a quello esercitato sui pro- pri servizi, previo eventuale adeguamento dello statuto. Il comma 11 quater recepisce, per quanto attiene ai soggetti facenti parte del sistema dell’istruzione, dell’università e della ricerca, la recente disciplina comunitaria sulle condizioni perché i servizi informativi neces- sari per il loro funzionamento possano essere svolti direttamente anche per il tramite di enti di diritto privato secondo il modello in house.

Pur non essendo l’attività dell’organismo in questione oggetto specifico della presente relazione, la Corte ritiene opportuna l’occasione per segnalare che la contribuzione annuale che il Consorzio Cineca riceve dal Miur, non potendosi qualificare di particolare tenuità, sembra integrare i presupposti per l’emanazione del provvedimento governativo di sottopo- sizione al controllo di detto organismo a norma dell’art. 3 l. 21 marzo 1958, n. 259. In questo senso anche la Sezione del controllo sugli enti ha di recente rivolto un’apposita segnalazione alla Presidenza del consiglio dei ministri (nota del 27 maggio 2015).

Oltre all’interruzione della collaborazione con il Cineca, il ritardo nel compimento del piano sarebbe dovuto alla recente riorganizzazione del Miur, prevista dal d.p.c.m. n. 98/2014, e all’introduzione di nuove regole tecniche sulle procedure informatiche, che ren- derebbero necessari taluni aggiornamenti del piano stesso. Si raccomanda al Miur di attuare un costante monitoraggio sull’andamento delle attività intraprese e sul completamento delle singole fasi programmate, in modo da poter intervenire tempestivamente con le modifiche e gli adattamenti che nel corso del tempo si rendano necessari. Con la nota più volte citata del 31 agosto 2015 l’amministrazione ha precisato che “nelle more del complesso iter per la definizione della personalità giuridica del Cineca quale ente in house, la Direzione per i con- tratti, gli acquisti e per i sistemi informatici e la statistica, ha inserito e finanziato alcuni degli interventi ancora mancanti, nella programmazione annuale degli interventi di svi- luppo del sistema informativo, che l’amministrazione prevede di iniziare entro l’anno cor- rente, con termine previsto entro il 2016”.

CAPITOLO VIII Conclusioni e raccomandazioni

I temi della dematerializzazione e dell’innovazione digitale nel Miur e nella scuola sono stati indicati come priorità politiche e obiettivi strategici nelle direttive generali e negli atti d’indirizzo del ministro menzionati nel secondo capitolo di questa relazione. L’amministra- zione ha dimostrato di essersi impegnata in tale direzione. Tuttavia, il piano, seppure tem- pestivamente emanato, è stato finora attuato parzialmente.

Un dato positivo è rappresentato dalla realizzazione del sistema d’iscrizione on line in tutte le scuole del territorio nazionale, ad eccezione della scuola d’infanzia, non contemplata nel programma. Il buon funzionamento del servizio è dimostrato dall’elevata percentuale di famiglie che se ne è servita e dalla possibilità di avvalersi della procedura “assistita” presso la stessa scuola. Ad un buon livello di realizzazione risultano pervenuti i registri on line e l’invio delle comunicazioni agli alunni e alle famiglie in formato elettronico, mentre per la pagella in formato elettronico il Miur non ha fornito dati numerici.

Non sono stati invece realizzati l’archivio virtuale, il fascicolo elettronico degli alunni e la scrivania virtuale semplificata, seppure previsti dal piano di dematerializzazione. La causa dei ritardi è attribuita dall’amministrazione controllata alla carenza di fondi e alla sospensione della collaborazione con il Cineca, oltre che al sopravvenire di nuove procedure informatiche e di modifiche dell’organizzazione ministeriale tali da rendere necessario l’ag- giornamento del piano.

Si raccomanda all’amministrazione di definire tempi certi per la realizzazione degli obiettivi, di rimodulare il piano secondo le indicazioni normative nel frattempo intervenute, e allorché si riprenda la collaborazione con il Cineca, di definire corrispettivi delle presta- zioni, in accordo con l’AgId, convenienti rispetto al ricorso al mercato. Questo obiettivo è doveroso poiché il consorzio in questione opera statutariamente senza finalità di lucro nelle prestazioni dei servizi alle stesse pubbliche amministrazioni partecipanti. Esso stesso fa parte dell’organizzazione amministrativa, in quanto soggetto che opera secondo il modello dell’affidamento dei servizi in house providing, sicché il controllo su di esso e sui suoi bilanci

deve essere particolarmente stringente da parte del Miur. Inoltre ad avviso di questa Se- zione, come si è detto, sussistono i presupposti per la sottoposizione del Cineca al controllo della stessa Corte dei conti nei modi previsti dalla l. 21 marzo 1958, n. 259. Pertanto dovrà provvedersi all’emanazione dell’apposito d.p.r. previsto dall’art. 3 della medesima legge.

L’amministrazione dovrà adoperarsi per assicurare l’uniformità del processo di demate- rializzazione e di informatizzazione nelle scuole di tutto il territorio nazionale. Pertanto, anche in relazione agli aspetti che dipendono dall’iniziativa autonoma delle singole scuole, l’amministrazione dovrà effettuare un costante monitoraggio (che potrebbe essere svolto anche mediante gli uffici scolastici regionali), adottando, ove occorra, gli opportuni inter- venti sussidiari.

La Corte ha acquisito dati, sia dal ministero, sia dall’Ufficio centrale di bilancio presso il ministero stesso, per verificare la possibilità di stimare risparmi di spese postali e per con- sumo di carta. Quest’aspetto dell’indagine ha riguardato soltanto gli uffici ministeriali e ha indicato l’esistenza di margini di riduzione della spesa che dipendono anche dalla modifica delle abitudini degli operatori, nel senso della riduzione dell’utilizzo della carta al minimo indispensabile e della sostituzione del mezzo postale con quello informatico.

Si raccomanda, pertanto, all’amministrazione di porre in atto tutti gli strumenti per realizzare tale obiettivo.

Infine, in considerazione dell’aumentata disponibilità, da parte delle scuole, di stru- mentazioni informatiche, si raccomanda al Miur di promuovere l’adozione di misure di pro- tezione della proprietà e integrità di tali beni.

ALLEGATI

ALLEGATO 1

Piano per la dematerializzazione

DELLE PROCEDURE AMMINISTRATIVE IN MATERIA DI ISTRUZIONE, UNIVERSITÀ E RICERCA E DEI RAPPORTI CON LE COMUNITÀ DEI DOCENTI, DEL PERSONALE, STUDENTI E FAMIGLIE

Il presente Piano – in conformità al disposto dell’art. 7, comma 27, del Decreto-legge 6 luglio 2012 n. 95, convertito in Legge, con modificazioni, dall'art. 1, comma 1, della Legge 7 agosto 2012,

n. 135 - delinea le iniziative strategiche che il Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ri- cerca (di seguito, anche “MIUR”) intende porre in essere al fine di realizzare la completa “demate- rializzazione delle procedure amministrative in materia di istruzione, università e ricerca e dei rapporti con le comu- nità dei docenti, del personale, studenti e famiglie”.

Il Piano – dopo una breve premessa volta a esporre il metodo operativo utilizzato per la pianificazione e programmazione degli interventi – si articola nell’illustrazione di:

⮚ Azioni programmate per implementare l’utilizzo dei sistemi informativi con riferi- mento alle procedure che – per tipologia e flusso documentale – appaiono comuni ai tre Dipartimenti che costituiscono articolazione della struttura amministrativa cen- trale del Ministero (Parte I: Dipartimenti).

⮚ Priorità strategiche per efficientare – mediante l’utilizzo dei sistemi informativi – l’or- ganizzazione e il funzionamento degli Uffici di diretta collaborazione del Ministro (Parte II: Uffici di diretta collaborazione).

⮚ Piano di azioni ed obiettivi per la gestione – in chiave esclusivamente digitale – del settore “Istruzione”, con particolare riferimento ai flussi comunicativi tra MIUR e Istituzioni scolastiche (Parte III: Scuole).

⮚ Ambiti di intervento in relazione al sistema Universitario, della Ricerca e dell’Alta Formazione artistica, musicale e coreutica (Parte IV: Università, Afam e Ricerca).

⮚ Strumenti infrastrutturali volti a supportare il processo di dematerializzazione (Parte V: Infrastrutture).

Ogni Parte è preceduta da un Executive Summary, che descrive i tratti salienti di ogni intervento programmato e dà conto dei relativi tempi di attuazione.

Costituisce parte integrante del presente Documento la Scheda Tecnica elaborata dal CINECA, contenente la tempistica delle azioni che necessitano della collaborazione del Consorzio (All. 1: documento CINECA).

Premessa

Ai fini di una gestione razionale e coordinata delle attività di ricognizione, pianificazione e programmazione degli interventi di dematerializzazione da realizzare, con D.M. 6 agosto 2012, il Ministero ha provveduto alla costituzione della Cabina di regia per la dematerializzazione delle procedure del Ministero, caratterizzata da una composizione trasversale ed integrata dalla pre- senza di rappresentanti delle Unità organizzative principalmente coinvolte nei vari processi. Con successivo provvedimento del Capo di Gabinetto, sono stati istituiti 5 Tavoli tecnici, chiamati ad operare nel rispetto dei poteri di indirizzo, supervisione e controllo affidati alla Cabina di regia dall’art. 2, comma 1, del D.M. citato.

Si indicano, di seguito, i Tavoli tecnici designati e i relativi ambiti di competenza:

1. Tavolo tecnico “Dipartimenti”, chiamato ad analizzare la tipologia dei documenti ammi- nistrativi prodotti dalle Direzioni generali e dai Dipartimenti, analizzarne il relativo flusso in entrata e in uscita, le interconnessioni, i livelli di riservatezza, le autorizzazioni ad in- tervenire, le registrazioni degli interventi effettuati su ciascun documento, l’inoltro e la relativa archiviazione. Chiamato, altresì, ad analizzare il legame con il protocollo infor- matico, le modalità di ricerca dei documenti archiviati e gli stati che attraversa il docu- mento prima della sua archiviazione.

2. Tavolo tecnico “Procedure di pertinenza degli Uffici di diretta collaborazione”, chiamato ad analizzare e razionalizzare i processi e gli adempimenti amministrativi inerenti alle pro- cedure interne e ai flussi documentali esterni di pertinenza degli Uffici di diretta collabo- razione, ai fini della dematerializzazione degli stessi.

3. Tavolo tecnico “Scuola”, chiamato ad analizzare le stesse tematiche (procedure, flussi, gestione documentale, comunicazione, riservatezza) previste per il Ministero, in relazione al comparto scuole.

4. Tavolo tecnico “Università, AFAM e Ricerca”, chiamato a provvedere alla progressiva dematerializzazione delle comunicazioni e dei procedimenti amministrativi di compe- tenza del Dipartimento e rivolti alle Università, agli Enti di ricerca e alle Istituzioni di alta formazione artistica, musicale e coreutica nonché nei confronti dell’ANVUR e, ove pos- sibile, degli organismi internazionali coinvolti, al fine di garantire la necessaria tempesti- vità ed efficacia delle procedure in essere.

5. Tavolo tecnico “Infrastrutture”, chiamato ad analizzare – in termini di definizione delle postazioni, delle infrastrutture e delle regole tecnico amministrative – le condizioni, gli adempimenti e gli strumenti necessari per garantire i processi di dematerializzazione. In particolare, il Tavolo è stato chiamato a definire le modalità di gestione, conservazione (archivio e fascicolo elettronico) e inoltro dei documenti (posta certificata, fax, e-mail) nonché le modalità di firma digitale e le caratteristiche delle workstation.

I Tavoli tecnici sopra menzionati sono stati chiamati ad operare secondo un piano di piano di lavoro comune, articolato nelle seguenti fasi:

A) Analisi delle procedure attualmente in uso

La fase n. 1 ha comportato una ricognizione completa ed accurata dei processi che fanno capo al MIUR, al fine di delineare le modalità dell’attuale gestione dei flussi documentali. L’analisi condotta ha consentito l’individuazione concreta degli ambiti di intervento, nel rispetto degli obiettivi strategici e in considerazione delle tipologie di atti e dei risparmi conseguibili mediante l’eliminazione del supporto cartaceo.

L’esame specifico dei workflow – interni ed esterni – è stato accompagnato, ove necessario, da una riorganizzazione dei processi mediante efficientamento dei moduli gestionali, nell’ottica di una sempre maggiore semplificazione, efficienza ed efficacia dell’azione am- ministrativa.

B) Individuazione di obiettivi e azioni per la dematerializzazione delle procedure amministrative

La fase n. 2 ha avuto ad oggetto la riprogettazione – in chiave digitale - dei processi, sia interni che esterni. Per ogni ambito di intervento sono pertanto stati definiti:

- il supporto informatico da utilizzare, con particolare riferimento agli aspetti prettamente tecnici legati all’installazione e all’utilizzo dello stesso;

- i soggetti da coinvolgere per implementare la diffusione e l’impiego dei nuovi strumenti;

- la rete di soggetti esterni con cui il MIUR si interfaccia, al fine di instaurare una collaborazione proficua che consenta una completa dematerializzazione delle procedure aventi rilevanza esterna;

- la previsione della tempistica di attuazione degli interventi.

Ai lavori della Cabina di regia e dei Tavoli tecnici hanno partecipato alcuni rappresentanti del Consorzio Interuniversitario CINECA, già coinvolto nel processo di dematerializzazione dei flussi documentali attuato presso il Ministero degli affari esteri. In virtù dell’esperienza da esso già matu- rata con riferimento alla gestione informatizzata dei processi amministrativi, il MIUR ha infatti deciso di avvalersi del supporto del CINECA con riferimento agli ambiti di intervento per i quali non è apparso sufficiente implementare le potenzialità già insite nei sistemi attualmente in uso.

PARTE I DIPARTIMENTI

Executive summary

Attualmente nei Dipartimenti dell’Amministrazione centrale esistono alcune procedure già infor- matizzate, alcune fasi di procedure dematerializzate e diversi strumenti a supporto di questi pro- cessi. Manca una scrivania virtuale che consenta di gestire in maniera informatizzata tutti i passaggi procedurali che portano alla redazione di un documento, che guidi l’utente nella predisposizione di determinati atti, durante la fase di istruttoria fino alla conservazione, integrandosi con gli strumenti già in uso.

Si indicano, di seguito, le azioni programmate unitamente a una sintetica descrizione degli interventi necessari.

1. Ricognizione di tutti i documenti prodotti e dei relativi flussi di trasmissione e validazione. L’analisi, condotta in via generale limitatamente alle macro-categorie documentali, richiede una de- finizione di dettaglio.

2. Individuazione, tra le 24 elencate, di una categoria documentale o un documento sul quale spe- rimentare il processo di informatizzazione.

Al fine di testare il corretto funzionamento del software, la corretta interoperabilità con gli altri stru- menti in uso e consentire un approccio graduale del personale alle nuove modalità operative, si ritiene di dover sperimentare la gestione informatizzata di una sola categoria documentale o di un solo documento e di procedere con gradualità rispetto alle altre, partendo comunque dall’Ammini- strazione centrale per poi arrivare ad estendere le procedure informatizzate e i relativi strumenti a quelle periferiche.

3. Descrizione dei metadati.

Ai fini della sperimentazione saranno indicati in primis i metadati della categoria documentale o del documento individuato e, successivamente si lavorerà sulle altre categorie e documenti.

Intervento	Tempi di realizzazione
Ricognizione di dettaglio documenti e flussi	Fine gennaio 2013
Individuazione della categoria documentale o del documento da informatizzare in via speri- mentale. Implementazione delle altre categorie/docu- menti	Cfr. doc. Cineca
	A partire da febbraio 2013
Descrizione metadati della categoria o del do- cumento di cui sopra Descrizione dei metadati delle altre categorie o degli altri documenti	Metà novembre 2012
	A partire da febbraio 2013

Dettaglio delle azioni

1. Ambito di intervento

Con riferimento alle procedure che, per tipologia e flusso documentale, possono ritenersi comuni ai tre Dipartimenti in cui si articola l’organizzazione centrale del MIUR, si è provveduto alla ricognizione dei workflow e alla definizione degli interventi da realizzare per una completa de- materializzazione dell’attuale assetto organizzativo e procedurale.

Si illustra, brevemente, l’assetto organizzativo dell’Amministrazione centrale che, in ragione della sua complessità, incide fortemente sulle attività di ricognizione documentale preliminari all’ef- fettiva dematerializzazione.

Con l’entrata in vigore del Regolamento di riorganizzazione approvato con D.P.R. 20 gen- naio 2009, n. 17, modificato dal D.P.R. 3 giugno 2011, n. 132, il Ministero, per l'espletamento dei compiti ad esso demandati, oltre che negli Uffici di diretta collaborazione del Ministro (livello po- litico), disciplinati da apposito Regolamento, si presenta strutturato in tre Dipartimenti:

- Dipartimento per l’istruzione;

- Dipartimento per l’università, l’alta formazione artistica, musicale e coreutica e per la ri- cerca;

- Dipartimento per la programmazione e la gestione delle risorse umane, finanziarie e stru- mentali.

I Dipartimenti svolgono le funzioni previste dal Regolamento di organizzazione, nonché ogni altra funzione ad esse connessa che sia attribuita al Ministero dalla vigente normativa, anche con riferimento all'attuazione delle disposizioni comunitarie nel settore di rispettiva competenza.

I Capi Dipartimento assicurano l’esercizio organico, coordinato ed integrato delle funzioni del Ministero. Essi svolgono funzioni di coordinamento, di direzione e controllo degli Uffici di livello dirigenziale generale compresi nel Dipartimento e sono responsabili dei risultati complessi- vamente raggiunti in attuazione degli indirizzi del Ministro.

Dai Capi Dipartimento, infatti, dipendono funzionalmente gli Uffici di livello dirigenziale generale compresi nel rispettivo Dipartimento. Ciascuno di essi è organizzato “a cascata” in distinte Direzioni Generali le quali, a loro volta, sono declinate in una serie di strutture ministeriali di se- condo livello, Uffici di livello generale non generale (disciplinati dal Decreto del Ministro dell’istru- zione, dell’università e della ricerca del 27 luglio 2009, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale - Serie

generale – n. 245 del 21 ottobre 2009) che, in modo speculare, svolgono le funzioni alle stesse attribuite.

L’impianto strutturale si presenta quindi molto complesso dal punto di vista organizzativo. In ogni area dipartimentale si possono individuare più unità organizzative, funzionalmente respon- sabili, che, nello svolgimento delle loro competenze istituzionali, presentano punti di contatto, di connessione e di interazione con altri ruoli e attribuzioni, in una costante dimensione di raccordo dal punto di vista documentale.

2. Stato attuale e obiettivi specifici

Le risorse a disposizione del MIUR, con potenzialità utili alla realizzazione di un adeguato livello di dematerializzazione, in linea con il dettato normativo, sono rappresentate da strumenti disponibili in tutti gli Uffici (ProtocolloASP, PEO, PEC, rete Intranet). Di questi si dirà più am- piamente sub Parte V – Infrastrutture.

Unitamente alle dotazioni tecnologiche vanno presi in considerazione gli aspetti organizzativi e una diversa modalità di approccio allo svolgimento dei compiti e funzioni, rispetto a come sono stati sempre concepiti.

La complessità dell’azione amministrativa e della conseguente produzione documentaria ri- chiede l’esercizio di un controllo sistematico (organizzazione e conservazione stabili) e rende per- tanto necessarie la progettazione, la realizzazione e la manutenzione di regole e di strumenti per la creazione e gestione del sistema documentario, con strutture dedicate e specializzate.

Le nuove opportunità di comunicazione e gestione dei documenti in ambiente digitale, quali l’uso del protocollo informatico, della PEO e della PEC, nonché l’utilizzo/consultazione della In- tranet rappresentano già una forte spinta verso la dematerializzazione, benché esse richiedano per- fezionamenti sul fronte organizzativo e della formazione del personale.

All’interno del MIUR, i Dipartimenti e le XX.XX., in quanto Aree Organizzative Omogenee (in seguito, anche “AOO”), si sono date organizzazioni diverse secondo le autonome scelte gestio- nali. È stato per lo più superato il nucleo minimo di protocollo, ed è stata altresì intrapresa la strada della gestione documentale informatizzata.

Tale fase, al momento, si è realizzata solo in termini di assegnazione di attività tramite Pro- tocolloASP, a seguito della registrazione a protocollo dei documenti. Occorre tuttavia implemen- tare la gestione documentale informatizzata, a tal fine radicando nel personale la consapevolezza

della equipollenza del trattamento dematerializzato degli atti rispetto alla gestione cartacea degli stessi, anche attraverso una adeguata formazione.

Premesso quanto sopra, si può tuttavia affermare che l’uso consolidato e diffuso dell’appli- cativo ProtocolloASP ha comunque consentito una parziale dematerializzazione grazie all’uso dello scanner che permette l’acquisizione dell’immagine e la sua conservazione nel registro di protocollo informatico, unitamente ai dati del documento stesso. Ciò non ha limitato, rispetto alle potenzialità del sistema, la circolazione e conservazione del documento cartaceo, che resta per ora il formato prevalente.

Rispetto ai documenti prodotti dagli Uffici, negli ultimi anni si è consolidato l’uso della Posta elettronica ordinaria (PEO) per la circolazione delle informazioni.

Al momento, l’uso della casella PEO rappresenta la modalità sostitutiva della carta maggior- mente utilizzata e si va coniugando sempre più con la consapevolezza dell’opportunità di conser- vare la comunicazione elettronica invece che la sua stampa cartacea. Un aspetto importante è il sistema di conservazione che, allo stato, risente delle abitudini personali degli utenti e che, invece, deve essere oggetto di uniformazione. Occorre inoltre implementare modalità sicure di scambio di documenti basate sulla posta elettronica ordinaria, integrate con procedure di autenticazione e ci- fratura dell’informazione che garantiscano:

- l’integrità dei documenti durante la trasmissione;

- la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti;

- l’identificazione certa della provenienza e della destinazione;

- la certezza dei tempi di invio e di consegna;

- la semplicità e l’affidabilità delle procedure da utilizzare e la possibilità della loro esten- sione nei rapporti con le comunità degli utenti.

La Posta Elettronica Certificata (PEC), che conferisce all’operazione di trasmissione la stessa validità legale della raccomandata A/R per posta ordinaria, con l’ulteriore vantaggio di garantire anche l’integrità del contenuto ed una più rapida e completa tracciabilità, risulta ancora sottoutiliz- zata a livello di Uffici. La gestione della PEC riguarda soprattutto la posta in entrata, che arriva da privati o da altre istituzioni.

⮚ I flussi documentali

Al fine della puntuale rilevazione delle tipologie di documenti amministrativi prodotti nei Dipartimenti del MIUR, si è proceduto utilizzando un metodo di classificazione che, partendo da

una preliminare ricognizione di livello generale delle categorie documentali, ha permesso di arrivare successivamente ad una analisi più specifica di quelle macro tipologie che richiedono una defini- zione di dettaglio maggiore.

Con riferimento al primo dei due momenti, sono stati individuati 24 gruppi documentali di seguito elencati: decreti, direttive/atti di indirizzo, circolari, delibere, ordinanze, regolamenti, ri- corsi, atti di spesa, pareri, risposte ad interrogazioni ed interpellanze parlamentari, bandi, lettere, verbali, autorizzazioni, richieste, appunti, report, piani/programmi/linee guida, attestazioni/certi- ficati/stati matricolari, accordi, contratti, protocolli e convenzioni.

Si tratta di un elenco non esaustivo, che fotografa l’architettura documentale dalla quale av- viare la definizione di dettaglio. Con riferimento a questa azione, si rileva che è in corso una speci- fica ricognizione ad opera del Tavolo Permanente degli Amministratori di AOO, costituito con Decreto della Direzione generale per gli studi, la statistica e i sistemi informativi n. 3926 del 15/07/2011. Relativamente alle categorie documentali dei decreti e dei ricorsi è stata già effettuata una elencazione di dettaglio che vede i primi suddivisi in: decreti interministeriali, ministeriali, di- partimentali, direttoriali, dirigenziali e i secondi classificati come ricorsi al TAR, al Consiglio di Stato o straordinari.

La ricognizione delle principali tipologie documentali ha consentito di tracciare sia il flusso di produzione che quello di validazione degli atti che ne rappresentano il contenuto. In questo modo sono stati chiariti i passaggi che portano dalla fase di redazione a quella di firma del docu- mento finale ed è stato evidenziato il livello di coinvolgimento delle varie figure interessate dal processo. A fine esemplificativo, si menziona il caso delle direttive: la prima redazione viene effet- tuata da un funzionario che poi porta all’esame del dirigente il documento; questo viene vistato e sottoposto al Direttore generale competente oppure, previo suo visto, al Capo Dipartimento; se la direttiva vede come firmatario il Ministro, essa, con il visto del Capo Dipartimento viene trasmessa all’Ufficio di Gabinetto.

L’analisi così condotta palesa altresì le possibili interazioni tra più Uffici o più Articolazioni Organizzative Omogenee nella fase di produzione e validazione documentale. Tali interazioni im- pattano sulla determinazione della rilevanza interna o esterna dei documenti prodotti. Allo stato attuale le diverse Aree Organizzative Omogenee rappresentano autonomi ambiti organizzativi per il governo del flusso documentale, di pari grado, e sono strutturate a livello di Ufficio di Gabinetto,

strutture dei Capo Dipartimento e Direzioni generali, rendendo a rilevanza esterna le reciproche relazioni, in conformità al Codice dell’Amministrazione Digitale.

Di seguito si riporta la rappresentazione macro delle AOO e dei flussi documentali.

Rappresentazione delle AOO e dei flussi di trasmissione documentale

L’intero ciclo documentale si perfeziona con le fasi della protocollazione e dell’archiviazione del documento prodotto. Dall’attuale situazione ibrida, in cui una parte del flusso è ancora cartaceo, si transiterà verso una situazione di completa dematerializzazione ed informatizzazione dei docu- menti prodotti.

In definitiva, l’analisi condotta ha permesso di operare una ricognizione di dettaglio delle varie fasi in cui si articola il “ciclo di vita del documento”. La stessa si compone di tre macrofasi essenziali: la formazione, la gestione e la conservazione.

Formazione

È la fase in cui il documento viene prodotto. Essa termina quando il documento ha raggiunto la sua forma finale e la sua eventuale sottoscrizione. Il documento è cioè pronto ad essere archiviato oppure trasmesso ad altri soggetti. Attualmente, anche nel caso di originali cartacei, la formazione

è gestita ordinariamente tramite strumenti informatici, ed il processo termina con la stampa della versione finale del documento.

Gestione

Questa fase copre tutta la vita del documento, dal termine della formazione fino alla chiusura del fascicolo nel quale il documento è inserito. È una fase che può essere complessa ed articolata e che, attualmente, si esegue con strumenti sia tradizionali che informatici. Durante il suo svolgi- mento vengono effettuate sul documento azioni molteplici e di natura molto varia: trasmissioni, sottoscrizioni, copie, archiviazione, ricerche ed esibizioni. Di rilievo, nel passaggio da un modello cartaceo ad un modello informatizzato di gestione documentale, è l’aspetto della sottoscrizione del documento. La complessità dei livelli di controllo e verifica degli atti (procedure di visto e di firma) vede il coinvolgimento di più soggetti, con diversi livelli di responsabilità, e l’evenienza che vengano apportate modifiche al documento in fase di elaborazione.

Archiviazione

È l’azione con cui il documento viene classificato ed inserito in un archivio, cosa che tipica- mente avviene contestualmente alla protocollazione (le regole tecniche del Protocollo Informatico coprono infatti le principali esigenze relative all’archiviazione dei documenti informatici).

L’operazione di classificazione coincide anche con l’inserimento del documento nel fascicolo corrispondente alla procedura amministrativa cui il documento si riferisce. Nell’organizzazione dell’archivio la transizione da documento cartaceo a documento informatico non comporta signi- ficative discontinuità ed il concetto di fascicolo ed i criteri di classificazione possono rimanere so- stanzialmente immutati anche in un sistema di fascicolazione elettronica, che tuttavia agevolerà la tracciabilità degli atti e le ricerche.

Conservazione

Questa fase inizia con il termine della fase di gestione e copre tutto il periodo in cui il fasci- colo, e quindi il documento, si trovano nell’archivio di deposito e nell’archivio di conservazione di lungo periodo (archivio storico).

Attualmente la conservazione viene svolta su fascicoli interamente cartacei. Essendo questa la fase più delicata della vita di un documento informatico, nel passaggio dal modello cartaceo a quello informatizzato è necessario prevedere specifici interventi idonei a garantire che il documento informatico (inclusi tutti i metadati ad esso associati) si conservi nel tempo integro nel contenuto,

nella forma e nella sottoscrizione, sia correttamente visualizzabile, nella sua forma originale, anche a grande distanza di tempo, facilmente accessibile e ricercabile.

Rappresentato lo status quo, sia sotto il profilo degli strumenti in uso che quello delle tipologie documentali prodotte, si evidenzia come l’obiettivo finale della ricognizione in atto sia quello di arrivare ad una gestione documentale definita e sistematizzata, prevalentemente dematerializzata.

Per l’attuazione delle misure sopra descritte, si ricorrerà ai sottodescritti strumenti:

- scrivania virtuale, interoperabile con l’applicativo del ProtocolloASP;

- applicativo per archiviazione di deposito e gestione del piano di conservazione;

- PEC, PEO, Intranet per la gestione degli atti interni ed esterni;

Pertanto, il modello di gestione a cui tendere risulta composto da tre diversi moduli, che dovranno essere necessariamente interoperabili, e necessita di:

- idonee dotazioni hw (scanner e server fax);

- idonee dotazioni sw (scrivania virtuale – firma digitale - archiviazione);

- un approccio integrato all’uso di 4 strumenti: PEC, PEO, Intranet e Internet;

- un applicativo per la gestione informatizzata di e-mail e PEC.

Si procederà altresì, a colmare eventuali deficit di competenze tecniche tramite la formazione sulla materia di tutto il personale, dirigenziale e non. Verranno individuati modelli formativi idonei a favorire la riqualificazione del personale, che portino all’acquisizione di nuove professionalità, sperimentando anche nuove modalità formative che valorizzino l’apprendimento tramite internet. La realizzazione degli obiettivi descritti necessita del supporto del CINECA.

Ci si avvarrà, altresì, di risorse e professionalità interne, specie quelle in servizio presso la Direzione generale per gli studi, la statistica e i sistemi informativi, nonché delle prestazioni di fornitori esterni legati al MIUR in forza di specifici contratti in essere.

Il processo di informatizzazione interesserà tutte le categorie documentali individuate, se- condo una logica progressiva, partendo dall’applicazione delle nuove procedure e dei nuovi stru- menti all’Amministrazione centrale, per poi estenderla alle Amministrazioni periferiche. Un’altra

attività da realizzare riguarda la descrizione dei metadati della categoria individuata, a supporto del processo di implementazione.

Si proseguirà, pertanto, con l’indicazione dei metadati di tutte le altre categorie documentali.

PARTE II

UFFICI DI DIRETTA COLLABORAZIONE

- Executive summary -

Il processo di dematerializzazione – riferito agli Uffici di diretta collaborazione del Ministro – de- terminerà l’utilizzo diffuso di modelli gestionali innovativi che consentiranno una semplificazione e riorganizzazione di tutte le procedure attualmente in uso.

Gli ambiti di intervento saranno perciò molteplici: il cambiamento – nella gestione e nell’organiz- zazione – interesserà ogni aspetto in cui si articola l’esercizio delle funzioni demandate agli Uffici, rivoluzionandone il modus operandi.

Si indicano, di seguito, le azioni programmate unitamente ad una succinta descrizione dei tratti salienti di ogni intervento:

1. Perfezionamento del processo di protocollazione ed archiviazione dei documenti

La trasmissione di atti e documenti agli Uffici funzionalmente competenti avverrà esclusi- vamente in modalità digitale, senza alcun ricorso al cartaceo.

2. Completa dematerializzazione dei flussi documentali, sia interni che esterni

Le procedure di circolazione attualmente vigenti – volte a regolamentare le modalità di predisposizione e di verifica degli atti da sottoporre all’attenzione e/o alla firma del Mini- stro o del Capo di Gabinetto – saranno completamente informatizzate, mantenendo inal- terato il sistema di visti e controlli ad esse connesso.

3. Creazione del fascicolo elettronico

I documenti di pertinenza degli Uffici di diretta collaborazione confluiranno in fascicoli elettronici, formati nel rispetto delle normative di settore e funzionali a garantire agli inte- ressati l’esercizio dei diritti connessi alla partecipazione al procedimento amministrativo (in primis, il diritto di accesso).

4. Gestione, in modalità digitale, della corrispondenza in entrata

L’assegnazione delle comunicazioni inoltrate al MIUR mediante strumenti informativi av- verrà – anch’essa – esclusivamente informato elettronico, senza ricorso al cartaceo.

5. Gestione, in modalità digitale, degli adempimenti relativi al ciclo della performance

La predisposizione della documentazione prevista dal D. Lgs. n. 150/2009 avverrà esclusi- vamente in modalità digitale, mediante apposite applicazioni che consentiranno la completa dematerializzazione delle relative procedure.

6. Gestione informatizzata dei progetti aventi carattere strategico

Si procederà a perfezionare il data-base “Cruscotto-Progetti”, affinché questo diventi uno strumento ordinario per la pianificazione, il monitoraggio e la condivisione di progetti e iniziative di particolare interesse per il Ministero.

7. Gestione informatizzata delle procedure relative alla gestione del personale

Le procedure connesse alla gestione del personale (ad es. ferie, permessi, missioni, etc.) verranno trattate mediante sistemi informativi adeguati, senza alcuna trasmissione cartacea di documenti.

8. Gestione informatizzata dell’istruttoria in materia di patrocini e di onorificenze L’istruttoria condotta dagli Uffici in materia di conferimento di onorificenze e concessione di patrocini avverrà in modalità digitale, con notevole risparmio in termini di costi e tempi.

9. Gestione informatizzata delle procedure di contenzioso

La dematerializzazione interesserà tutti gli atti riconducibili a procedure di contenzioso, di tipo ordinario, costituzionale o comunitario. Allo stesso modo, mediante una proficua col- laborazione con il Consiglio di Stato (già avviata), si giungerà alla trattazione informatizzata dei ricorsi straordinari al Presidente della Repubblica.

10. Gestione informatizzata delle procedure di sindacato ispettivo

Con riferimento al sindacato ispettivo, la trattazione della fase istruttoria – condotta dall’Uf- ficio legislativo mediante il coinvolgimento degli Uffici competenti – avverrà in modalità digitale, eliminando le trasmissioni cartacee di atti, osservazioni, richieste, integrazioni/re- visioni.

11. Diramazione informatica dei c.d. “diramati” della Presidenza del Consiglio di Ministri L’inoltro dei “diramati” ai destinatari avverrà in automatico e mediante idonei supporti in- formativi.

Per l’attuazione degli interventi sopra descritti ci si avvarrà in parte del supporto di CINECA, in parte del supporto dei sistemi informativi interni e/o delle prestazioni dei soggetti esterni di cui il MIUR dispone in virtù dei contratti in essere.

Intervento	Tempi di realizzazione
Perfezionamento del processo di protocolla- zione ed archiviazione dei documenti	Cfr. doc. Cineca
Completa dematerializzazione dei flussi docu- mentali, sia interni che esterni	Cfr. doc. Cineca
Creazione del fascicolo elettronico	Cfr. doc. Cineca
Gestione, in modalità digitale, della corrispon- denza in entrata	Entro novembre 2012
Gestione, in modalità digitale, degli adempi- menti relativi al ciclo della performance	Entro novembre 2012
Gestione informatizzata dei progetti aventi ca- rattere strategico	Entro novembre 2012
Gestione informatizzata delle procedure rela- tive alla gestione del personale	Entro novembre 2012
Gestione informatizzata dell’istruttoria per pa- trocini/onorificenze	Entro novembre 2012
Gestione informatizzata delle procedure di contenzioso	Cfr. doc. Cineca
Gestione informatizzata delle procedure di sin- dacato ispettivo	Entro novembre 2012 + doc. Cineca
Gestione informatizzata dei “diramati” della PCM	Entro novembre 2012

- Dettaglio delle azioni -

1. Ambito di intervento

Con riferimento all’organizzazione e al funzionamento degli Uffici di diretta collaborazione del Ministro, si è provveduto ad individuare nuove modalità di efficientamento e semplificazione delle procedure, sia mediante l’implementazione delle potenzialità già insite nei sistemi informativi attualmente in uso presso il MIUR che mediante il ricorso a strumenti innovativi.

2. Stato attuale e obiettivi specifici

⮚ Perfezionamento e implementazione del processo già in atto di protocolla- zione ed archiviazione dei documenti mediante sistemi informativi.

Proseguendo il processo già intrapreso relativo al protocollo informatico, si intende efficien- tare il processo di protocollazione e archiviazione dei documenti in entrata e in uscita, in formato digitale. Al momento la procedura per la protocollazione informatica è la seguente:

- La documentazione ricevuta in formato cartaceo viene scansionata, proto- collata informaticamente e inviata alle unità competenti per competenza (PCP) in formato cartaceo con l’apposito format di trasmissione;

- per quanto riguarda la documentazione ricevuta in formato digitale per posta certificata (PEC) si procede alla protocollazione, all’assegnazione e all’archi- viazione corrente utilizzando il ProtocolloASP.

Ai fini dell’implementazione delle procedure si procederà preliminarmente ad analizzare i seguenti aspetti:

- una volta protocollato l’atto, se di competenza degli Uffici di diretta collabo- razione, esso viene comunque trattenuto in originale dal Gabinetto stesso;

- se invece di competenza di altri Uffici, una volta protocollato l’atto, si pone in astratto la seguente alternativa: che l’originale cartaceo venga, come oggi, trasmesso all’Ufficio competente per materia o, invece, che esso venga archi- viato presso l’Ufficio di Gabinetto e trasmesso all’Ufficio competente solo in formato digitale. La prima soluzione, per la quale si ritiene di propendere, assicura una più corretta archiviazione dei documenti. Essa, infatti, pur per- manendo la circolazione del documento cartaceo (ovviamente si tratta della circolazione dell’originale documento in formato cartaceo e non ulteriori co- pie) non mette in circolo ulteriori copie, ma solo il documento originale in formato cartaceo e consente l’archiviazione degli atti in capo ai singoli Uffici competenti (in tal modo il documento originale è immediatamente fruibile dall’Ufficio e viene evitata la creazione di un “archivio promiscuo” del Ga- binetto, chiamato a detenere atti con diversi livelli di riservatezza);

- quanto alle modalità di protocollazione/trasmissione dell’atto di competenza di altri Uffici, ai fini di semplificare la procedura nell’ottica della demateria- lizzazione, l’AOO del Gabinetto potrebbe essere considerata con un carat- tere di “specialità” in considerazione del fatto che è la AOO del legale rap- presentante. Ciò consentirebbe di poter protocollare una sola volta le comu- nicazioni ricevute dall’Ufficio di Gabinetto, al momento dell’assegnazione (come corrispondenza interna) agli altri Uffici competenti;

- verrà valutata inoltre, l’ipotesi di riduzione del numero di AOO per ciascun Dipartimento e per gli Uffici di diretta collaborazione;

- verrà realizzata in ogni caso la dematerializzazione completa del format di tra- smissione alle altre AOO del documento protocollato in ingresso dall’Ufficio di Gabinetto.

⮚ Procedure di circolazione degli atti da sottoporre all’attenzione e/o alla firma del Ministro o del

Capo di Gabinetto

Attualmente le modalità di predisposizione e di verifica degli atti da sottoporre all’atten- zione e/o alla firma del Ministro o del Capo di Gabinetto trovano regolamentazione nella Comunicazione di servizio CDG Reg. n. 5 del 20 gennaio 2012, che contiene direttive volte a razionalizzare e semplificare le procedure di circolazione e di controllo degli atti.

Si distinguono, in particolare, atti predisposti da Dipartimenti/Direzioni/Uffici ed atti pre- disposti dagli stessi Uffici di diretta collaborazione. Con riferimento ad ognuna delle cate- gorie indicate, il flusso documentale si differenzia a seconda che il destinatario dell’atto sia da individuare nel Ministro ovvero nel Capo di Gabinetto.

Le procedure vigenti – che si applicano anche con riferimento ai documenti provenienti dal Dipartimento per la digitalizzazione della PA e l’innovazione tecnologica – sono fun- zionali a garantire:

- la completezza del quadro informativo da sottoporre al Ministro e/o al Capo di Gabinetto, mediante note di presentazione e documenti allegati.

- il controllo degli atti da parte dei soggetti a questo preposti, tramite un iter di circolazione predefinito prima, all’interno dei Dipartimenti, poi nell’ambito degli Uffici di diretta;

- il monitoraggio e il rispetto di eventuali termini di scadenza dell’atto.

La procedura vigente, attualmente sviluppata in cartaceo, sarà integralmente convertita all’utilizzo delle tecnologie informatiche.

In particolare si intende implementare un sistema per cui gli atti attualmente sottoscritti con firma autografa (in particolare, la nota di presentazione redatta dagli Uffici e indiriz- zata a Ministro o CDG) vengano sottoscritti con firma digitale (in genere, dal Direttore Generale) e i visti che attualmente vengono apposti sulla cover degli atti con sigla auto- grafa (es. visto del Capo Dipartimento) vengano sostituiti con “visti elettronici”. I visti “per verifica” attualmente apposti dai Vice-CDG a ciò deputati, verranno anch’essi so- stituiti con “visti elettronici”, corredati dalla possibilità di: a) formulare osservazioni agli Uffici; b) apporre annotazioni e/o appunti all’attenzione del CDG. Anche la firma finale dell’atto potrebbe realizzarsi in modalità digitale. Certamente iniziando con le lettere e certi atti a rilevanza interna per poi verificarne l’impiego per tutti i provvedimenti.

La realizzazione di un sistema di gestione digitale dei flussi documentali di pertinenza del Ministero sarà comunque accompagnata da una verifica del livello di dematerializzazione delle procedure e degli atti che caratterizza, attualmente, i vari soggetti con cui il Ministero stesso si interfaccia, al fine di garantire la corretta ricezione, all’esterno, dei documenti digitali formati all’interno.

⮚ Archiviazione e conservazione di documenti di pertinenza dell’Ufficio di

Gabinetto

Attualmente l’originale cartaceo degli atti di pertinenza dell’Ufficio è conservato presso l’Archivio-Protocollo, ad eccezione delle categorie di atti il cui originale cartaceo – pur riguardando il Gabinetto – è attualmente conservato presso gli Uffici competenti (ad esempio: atti relativi al personale).

L’originale di ogni tipologia di atto viene scansionato e conservato in formato digitale dall’Archivio-Protocollo dell’Ufficio di Gabinetto.

Più che di dematerializzazione dei documenti – già ampiamente applicata – si tratta in questo caso di creare il “fascicolo elettronico” degli atti definitivi e ufficiali, al fine di disporre di un sistema di archiviazione digitale degli atti che, da un lato, assicuri una ge-

stione razionale del patrimonio documentale, dall’altro costituisca uno strumento di sup- porto allo svolgimento del lavoro. In particolare, verrà impostato un sistema di fascico- lazione elettronica degli atti che consenta di:

- contrassegnare la posizione in modo univoco e identificativo della materia cui gli atti afferiscono;

- rispettare l’ordine cronologico di formazione/archiviazione degli atti;

- disporre di una serie di informazioni accessorie alla procedura, quali: data di apertura; oggetto; elenco dei documenti; presenza di eventuali sottofascicoli; responsabile del procedimento ovvero funzionario referente; eventuali sca- denze; elementi essenziali dello stato di avanzamento della procedura (ad esempio: necessità di richiedere pareri ad altre Amministrazioni e relative scadenze;

- differenziare i livelli di accesso e di abilitazione.

L’implementazione del fascicolo sarà a cura del responsabile del procedimento, ovvero del/i funzionario/i referente/i con riferimento al fascicolo di pertinenza. L’implementa- zione di tutti i fascicoli, qualora ritenuto più opportuno, potrà essere affidata ad un unico soggetto a ciò deputato.

Al fine di garantire una gestione ordinata e razionale dei fascicoli, verrà istituito un appo- sito registro digitale, ovvero un repertorio elettronico in grado di documentare l’archivia- zione degli atti. Il registro conterrà l’annotazione dei singoli fascicoli, indicati con nume- razione progressiva correlata alla data di creazione.

Il fascicolo informatico sarà realizzato in modo da garantire la possibilità agli interessati di esercitare in via telematica i diritti di cui alla L. n. 241/1990, tra i quali, in primis, il diritto di accesso agli atti del procedimento.

L’archiviazione degli atti contenenti dati personali avverrà in conformità al D. Lgs. n. 196/2003.

Nel rispetto della normativa di settore, si procederà altresì a valutare – in termini di rap- porto tra costi e benefici – l’opportunità di un recupero su supporto digitale dei docu- menti cartacei attualmente conservati presso gli Uffici di diretta collaborazione.

⮚ Gestione in modalità digitale della corrispondenza in entrata inoltrata tramite e-mail

Il processo di gestione in formato digitale della corrispondenza in entrata ricevuta tramite e-mail è già in corso. In particolare è stato istituito un apposito indirizzo gabinetto.mini- xxxx@xxxxxxxxxx.xx cui i diversi Uffici di diretta collaborazione inoltrano la posta elettro- nica pervenuta su ciascuna casella di Segreteria, fatte salve le comunicazioni personali. L’indirizzo è presidiato da personale appositamente formato secondo precise indicazioni che, effettuata una prima istruttoria, inoltra la posta al responsabile della supervisione dell’Archivio-Protocollo. In base alle valutazioni di quest’ultimo, le mail vengono:

- direttamente trasmesse all’Ufficio competente per materia (senza protocolla- zione);

- archiviate;

- trattate dall’Unità FAQ;

- protocollate e trasmesse con l’apposito format all’Ufficio competente (si tratta di mail che anticipano copia di note autografe trasmesse al Ministro).

E’ proprio su questo punto che verrà implementata la dematerializzazione, trasmettendo, una volta protocollato, la mail e il relativo allegato all’Ufficio competente per materia solo in formato elettronico.

⮚ Gestione, in modalità digitale, degli adempimenti relativi al ciclo della performance

Al momento tutta la documentazione prevista dagli adempimenti di cui al D. Lgs. n. 150/2009 è predisposta in formato cartaceo. Sono in fase di studio e di test apposite applicazioni per la dematerializzazione delle procedure per la predisposizione dei docu- menti, i quali verrebbero aggiornati mediante l’inserimento dei dati nell’apposito sistema. Il processo di implementazione delle informazioni sarà, a regime, il seguente:

- In base alle scadenze previste dai diversi adempimenti, ciascun Ufficio com- pila gli appositi moduli predisposti e caricati a sistema.

- Concluso il lavoro di implementazione, la Direzione generale o l’Ufficio de- putato verifica/valida l’omogeneità e il contenuto dei moduli ed eventual- mente integra con ulteriori informazioni.

- I dati inseriti sono a questo punto visibili e modificabili dal Dipartimento di appartenenza.

- Il Dipartimento verifica quindi i dati e le informazioni inserite, apportando eventuali modifiche o integrando le informazioni.

- Conclusa la verifica da parte dei Dipartimenti e validati i dati da parte di que- sti ultimi, le informazioni sono disponibili anche per gli Uffici coinvolti nella stesura/validazione dei documenti da proporre alla CIVIT.

- Qualora le informazioni fossero richieste direttamente alle Direzioni o ai Di- partimenti il processo seguirebbe i passaggi rimanenti sino agli Uffici prepo- sti per la validazione o l’uso delle informazioni.

⮚ Programmazione e monitoraggio informatizzato di progetti e iniziative ca- ratterizzati da particolare rilievo politico, carattere strategico e/o na- tura trasversale.

Con la Comunicazione di servizio CDG Reg. n. 18 del 17 maggio 2012, è stato istituito il

c.d. Cruscotto Progetti, un data-base informatico condiviso per la raccolta delle informa- zioni, che consente – ai diversi soggetti chiamati a vario titolo a partecipare alla condu- zione di un progetto – di conoscerne lo stato di avanzamento e le iniziative programmate. Il data-base costituisce uno strumento di supporto alla programmazione e al monitoraggio di iniziative ritenute di particolare interesse per il Ministero, in relazione alla loro rilevanza politica, al loro carattere strategico e/o alla loro natura trasversale. Le modalità di accesso al Cruscotto-Progetti sono differenziate in base al profilo del soggetto abilitato: mentre l’accensione di un nuovo progetto è riservata agli organi di vertice, sul coordinatore grava un onere di implementazione costante e sistematico; ai partecipanti al progetto è invece riservata la sola visione. Il data-base storicizza le informazioni alla data di ogni aggiorna- mento e consente, altresì, di curare il programma delle riunioni con riferimento ai singoli progetti, mediante indicazione degli elementi essenziali e allegazione dei documenti rite- xxxx rilevanti.

Al fine di rendere lo strumento ancor più funzionale e sostitutivo dei tradizionali stru- menti di lavoro e interlocuzione tra Uffici, il DB verrà implementato al fine di consentire, tramite alerting di: a) informare automaticamente i partecipanti ai progetti (già abilitati ad

accedere al data-base) sull’avvenuto aggiornamento dello stato di avanzamento del pro- getto stesso; b) convocare automaticamente le riunioni che vengano programmate sul cruscotto stesso.

Si intende, in definitiva, implementare le potenzialità già insite nel sistema, facendo sì che il DB garantisca ai soggetti interessati di disporre in tempo reale di un quadro informativo attuale ed esaustivo con riferimento ad ogni progetto che li vede, a qualunque titolo, coinvolti.

Allo stesso modo, il DB dovrà consentire la convocazione automatica delle riunioni, evi- tando l’utilizzo di strumenti alternativi e favorendo la condivisione immediata della do- cumentazione ritenuta utile.

Con riferimento ad entrambi gli interventi appena descritti, è prevista la creazione di un collegamento tra il sistema di posta elettronica attualmente in uso presso il Ministero e lo stesso DB.

Ulteriori migliorie riguarderanno l’editing dei testi.

Si procederà infine a valutare – mediante l’analisi dei costi stimati – l’opportunità di in- tervenire sul sistema affinché questo consenta l’articolazione di ogni macro-progetto in più sotto-progetti afferenti alla stessa tematica, così da garantire maggiore flessibilità allo strumento in conformità alle esigenze del Ministero.

⮚ Gestione, con modalità informatiche, delle procedure relative alla ge- stione del personale degli Uffici di diretta collaborazione (ferie, permessi, buoni pasto, missioni ecc.)

Il primo passo nell’automazione dei procedimenti amministrativi o, più in generale, nel supporto all’informatizzazione dei flussi di lavoro può avvenire con una completa dema- terializzazione delle procedure relative alla gestione del personale degli Uffici di diretta collaborazione (Ferie/Permessi e conteggio dei buoni pasto). Tale processo, attualmente, si sviluppa in parte con modalità informatiche grazie al sistema SIDI (già in uso al Mini- stero). Al riguardo, per andare incontro ad un’ottimizzazione dei flussi documentali, si possono ipotizzare due step d’implementazione:

- il più immediato, utilizzando l’attuale sistema di posta elettronica. La crea- zione di un modello documentale valido per tutti gli Uffici di diretta collabo- razione (Gabinetto, Uff. Stampa, Uff. Legislativo, Segreteria Ministro) è

l’azione principale per gestire un precisa procedura: compilazione della ri- chiesta da parte dell’interessato e trasmissione via mail al Dirigente che la inoltra all’Ufficio competente con autorizzazione/xxxxxxx ed in conoscenza all’interessato. La predisposizione del piano ferie, limitatamente al periodo estivo ed invernale, può essere gestita con la predisposizione di uno schema che verrà inviato al Dirigente per l’approvazione. L’autorizzazione, fornita con mail all’Ufficio di gestione del personale, avrà valore per ogni singolo dipendente. La comunicazione per la consegna dei buoni pasto avverrà con l’invio di e-mail dall’indirizzo di posta dell’Ufficio preposto con la creazione di una mailing-list.

- implementando il sistema SIDI (per tutto il Ministero) per consentire appli- cazioni che realizzino a regime lo scambio d’informazioni (richiesta/autoriz- zazione diniego), con contestuale registrazione.

Anche la gestione della procedura autorizzatoria delle missioni nazionali ed internazionali verrà dematerializzata. Infatti, le varie fasi di gestione del processo rendono necessario un sistema documentale in cui l’Organo che chiede l’apertura della missione possa “cari- care” il documento sottoscritto con firma digitale e trasmetterlo al Vice Capo di Gabi- netto per la verifica ed il successivo inoltro alla firma del Capo di Gabinetto. Il visto di conformità espresso viene sostituito da uno “elettronico” con la possibilità di editare un campo note per comunicazioni al Capo di Gabinetto. La sottoscrizione del documento elettronico è apposta con firma digitale.

⮚ Gestione con modalità informatiche dell’istruttoria interna ed esterna (Presidenza del Consiglio dei Ministri e richiedente) in materia di patrocini e di onorificenze.

A decorrere dal 1° settembre u.s. è stata già dematerializzata la procedura di avvio del procedimento relativo ai patrocini (mediante domanda da presentare con posta certificata su un format pubblicato sul sito). Tuttavia, la dematerializzazione dell’istruttoria (sia in- terna con i Dipartimenti interessati ratione materiae sia con il competente Ufficio della Pre- sidenza del Consiglio dei Ministri) e della fase finale relativa alla concessione/diniego del patrocinio da parte del Capo di Gabinetto si dovrà incentrare sull’uso di un nuovo sistema documentale. La gestione della procedura sarà ancora più fruibile grazie alla creazione del

fascicolo elettronico, congiunto al titolario di classificazione in uso nell’Archivio di Gabinetto, per gestire la documentazione relativa all’intera pratica.

Nel breve periodo la firma sul documento finale da parte del Capo di Gabinetto potrebbe realizzarsi con firma digitale e il provvedimento finale (telegramma o lettera di xxxxxxx) essere spedito al richiedente dalla casella PEC dell’Unità Patrocini.

Per quanto riguarda la proposta per il conferimento delle onorificenze, sarà realizzata una dematerializzazione della procedura istruttoria interna e della cd. “istruttoria prefettizia”, utilizzando il sistema di posta certificata in uso alle Prefetture. La parte finale – relativa alla trasmissione dell’atto – richiederà il confronto con la Presidenza della Repubblica.

⮚ Gestione con modalità informatiche della trasmissione degli atti relativi a contenzioso/ricorsi straordinari.

Per quanto attiene al contenzioso ordinario, che perviene agli Uffici di diretta collabora- zione, vista la legale rappresentanza del Ministero, in capo al Ministro, l’Unità Conten- zioso dovrà utilizzare un nuovo sistema documentale che consenta la dematerializzazione della procedura per sottoporre alla firma del Dirigente la nota di trasmissione, corredata da allegato. Il fascicolo elettronico, collegato al titolario di classificazione in uso nell’Archivio di Gabinetto, sarebbe un ottimo supporto (come nel caso dei patrocini) per la gestione della pratica. Una volta sottoscritto con firma digitale, l’atto verrà poi protocollato e spe- dito attraverso la casella PEC dell’Archivio di Gabinetto.

La maggiore criticità si manifesta per i ricorsi straordinari al Presidente della Repubblica. Infatti, la procedura di trattazione di tali ricorsi può essere dematerializzata per la parte relativa alla procedura istruttoria interna al Ministero e (previa definizione di un apposito accordo con il Consiglio di Stato) per la parte relativa alla trasmissione della memoria al Consiglio di Stato (che il Ministro potrebbe firmare con firma digitale). Da analizzare è la modalità di firma del DPR conclusivo del provvedimento che viene firmato dal Mini- stro e dal Presidente della Repubblica.

Al contenzioso ordinario e ai ricorsi straordinari, si affiancano le procedure di conten- zioso aventi ad oggetto la legittimità di leggi e di atti ad esse equiparate (c.d. contenzioso costituzionale) e quelle aventi ad oggetto le questioni pregiudiziali sollevate davanti alla Corte di Giustizia della UE (c.d. contenzioso comunitario). Attualmente tutte le proce-

dure descritte – sia con riferimento alle istruttorie interne che con riferimento alle comu- nicazioni da e verso soggetti terzi – avvengono esclusivamente in modalità cartacea. Co- stituisce un’eccezione la trasmissione del provvedimento – dal MAE al MIUR – nell’am- bito del c.d. contenzioso comunitario. La dematerializzazione impatterà sulle procedure di contenzioso mediante la sostituzione degli ordinari flussi di comunicazione – sia interni che esterni – con idonei strumenti informatici. In particolare, per quanto riguarda l’istrut- toria nella quale sono coinvolte le XX.XX. competenti, si intende sviluppare un sistema che consenta la condivisione del documento in formato digitale, con possibilità per tutti i soggetti interessati di richiedere osservazioni, apportare elementi conoscitivi, effettuare modifiche/integrazioni/revisioni. Il sistema conserverà traccia dell’apporto fornito da tutti i soggetti coinvolti. Più problematica continua ad apparire la dematerializzazione con i soggetti esterni (quali Presidenza del Consiglio dei Ministri o Avvocatura Generale dello Stato).

⮚ Procedure di sindacato ispettivo

Con riferimento al sindacato ispettivo, le procedure attualmente in uso prevedono che gli atti – una volta acquisiti dai resoconti delle Camere – siano trasmessi alle XX.XX. e agli Uffici periferici competenti (nonché, quando necessario, ai soggetti esterni in grado di fornire elementi utili alla risposta) per una fase di confronto collaborativo che termina nella redazione di un appunto che viene inoltrato al Ministro o al Sottosegretario delegato, e all’Ufficio di Gabinetto.

Il suddetto confronto viene attualmente realizzato in modalità cartacea, ciò soprattutto per quanto riguarda la fase iniziale di avvio dell’atto di sindacato ispettivo e la risposta definitiva del soggetto coinvolto. È in corso di sperimentazione la sostituzione della tra- smissione cartacea con la posta elettronica.

La dematerializzazione riguarderà, in particolare, la fase centrale dell’istruttoria, mediante l’utilizzo di un sistema in grado di consentire all’Ufficio legislativo e alle XX.XX. com- petenti di condividere atti, osservazioni, richieste, revisioni/integrazioni documentali. Il sistema conserverà memoria delle varie versioni dei documenti formati e degli interventi apportati da ciascuno.

La realizzazione di tale progetto appare particolarmente funzionale alla migliore gestione delle procedure in esame considerato il rilevante numero di atti che si è chiamati a istruire

e il tasso di ripetitività che gli stessi presentano. Tenendo nella dovuta considerazione questi due fondamentali profili appare necessario predisporre un programma di gestione informatica che, una volta archiviati tutti gli atti dell’istruttoria, consenta la ricerca degli stessi attraverso una gamma piuttosto ampia di parametri (numero dell’interrogazione, contenuto, soggetti coinvolti, data di inizio e fine dell’istruttoria, ecc.).

⮚ Diramazione interna informatica dei cd. “diramati” della Presidenza del

Consiglio dei Ministri.

Anche per quanto attiene la dematerializzazione dei diramati provenienti dalla Presidenza del Consiglio, essa può essere realizzata in tempi assolutamente brevi, con assoluto ri- sparmio in termini di forza lavoro e con certezza della immediatezza della comunicazione, ricorrendo ad una delle due soluzioni di seguito indicate:

- scansione del fax ed invio di una mail a tutti gli Uffici di diretta collaborazione, con la richiesta di “conferma di lettura”;

- acquisto di un fax (cd. Server fax) che crei un file ed invii la mail agli indirizzi di posta predefiniti.

PARTE III SCUOLE

- Executive summary -

Il processo di dematerializzazione, riferito alle scuole, è volto innanzitutto a consolidare e a miglio- rare quanto già avviato dalle istituzioni scolastiche, nelle quali già diversi ambiti di attività/proce- dure risultano dematerializzati o in via di dematerializzazione, anche grazie all’utilizzo di strumenti quali il portale SIDI, il protocollo informatico, la posta elettronica ordinaria e certificata, la firma digitale e l’albo on-line. L’estensione di quegli strumenti che non risultano ancora diffusi in tutte le scuole (es. firma digitale) avverrà secondo progetti/processi già in atto.

Dall’analisi effettuata sull’attività amministrativa delle scuole, che non risulta informatizzata, è emerso che il processo di completa dematerializzazione deve tener conto delle diverse fasi che

interessano un documento: la formazione, la gestione, la trasmissione e l’archiviazione/conserva- zione.

Il processo di dematerializzazione, dunque, potrà essere concretizzato secondo tre principali linee di intervento:

1. Archivio virtuale: archiviazione e conservazione dei documenti in formato digitale;

2. Fascicolo elettronico degli alunni: archivio corrente dei documenti personali, nonché di tutti quelli prodotti durante la vita scolastica dell’alunno;

3. Scrivania virtuale semplificata: formazione dei documenti, relativa gestione, trasmissione e archiviazione/conservazione.

Tali adempimenti verranno avviati in via sperimentale su un campione di scuole per poi essere implementati a regime secondo la tempistica di seguito riportata.

Intervento	Tempi di realizzazione
Archivio virtuale	Sperimentale: si veda doc. CINECA Regime: dopo febbraio 2013
Fascicolo elettronico degli alunni	Sperimentale: si veda doc. CINECA Regime: dopo aprile 2013
Scrivania virtuale semplificata	Sperimentale: si veda doc. CINECA Regime: dopo gennaio 2013

- Dettaglio delle azioni -

1. Ambito di intervento

In relazione al settore “Istruzione”, si è proceduto ad analizzare la tipologia dei documenti prodotti dalle scuole e il relativo flusso documentale in entrata e in uscita, al fine di individuare un percorso verso la completa dematerializzazione delle procedure.

2. Stato attuale e obiettivi specifici

La ricognizione della documentazione e degli strumenti utili a garantire il supporto ai processi di dematerializzazione è stata svolta partendo da una disamina della situazione attuale, per poter migliorare quanto di positivo è stato già perseguito e acquisito dalle scuole nelle quali già diversi ambiti, procedure e servizi risultano dematerializzati grazie all’utilizzo di strumenti in uso, a partire,

ad esempio, dal portale SIDI, che attualmente offre a tutte le scuole servizi quali la gestione alunni, le rilevazioni e i monitoraggi, gli esiti degli Esami di Stato, la dematerializzazione dei contratti di lavoro, ecc.

Il processo di dematerializzazione andrà ad integrarsi con i software proprietari utilizzati da diverse scuole, quali AXIOS, ARGO, MEDIASOFT, INFOSCHOOL ecc. che sono già interfac- ciati con il SIDI e che sono finalizzati a gestire le valutazioni periodiche, le assenze degli alunni, le assenze del personale docente e ATA, il protocollo informatico, l’inventario, ecc. e con strumenti, quali il protocollo informatico, la posta elettronica ordinaria e certificata, la firma digitale e l’albo on–line che sono già utilizzati da diverse realtà scolastiche. In particolare:

⮚ Protocollo informatico

Diverse istituzioni scolastiche sono attualmente dotate di software di protocollo informatico acquistati in completa autonomia da software house.

In ogni scuola esiste un Ufficio Protocollo che effettua lo scarico ed invio della posta ordi- naria o elettronica certificata e non; protocolla in entrata ed in uscita e provvede allo smistamento della posta in entrata e in uscita. Lo stesso Xxxxxxx procede successivamente all’archiviazione carta- cea dei vari documenti.

⮚ Posta Elettronica Ordinaria (PEO)

Tutto il personale docente e ATA è attualmente dotato di indirizzo di PEO. Allo stato at- tuale, la posta elettronica ordinaria si conferma come uno degli strumenti di lavoro maggiormente usato da diverse tipologie di utenti (MIUR, USR, ATP, docenti, ATA, famiglie) per migliorare e velocizzare la circolazione delle informazioni.

⮚ Posta Elettronica Certificata (PEC)

Da oltre un anno è stata avviata la procedura di dotazione della posta elettronica certificata a tutte le istituzioni scolastiche. I dirigenti scolastici o coloro che li rappresentano gestiscono la corrispondenza scambiata tramite la casella di PEC. La trasmissione dei messaggi PEC è immediata e ha lo stesso valore di una raccomandata postale consentendo un risparmio di costi e di tempi.

⮚ Firma digitale

Attualmente solo alcuni dirigenti scolastici sono in possesso di firma digitale equiparata per legge alla firma autografa. La dematerializzazione richiede l’uso assoluto di tale strumento. In quest’ottica si sfrutterà l’iniziativa (in fase di attivazione) di rilascio della firma digitale in modalità

remota (quindi via software e senza smart card) a tutti i dirigenti scolastici e DSGA delle scuole statali, prevedendo un’integrazione con i software di protocollo delle scuole.

⮚ Albo ON LINE

L’art. 32 della L. n. 69/2009 prevede che a far data dal 1º gennaio 2010 tutte le istituzioni scolastiche siano obbligate a pubblicare on line atti e provvedimenti amministrativi con effetto di pubblicità legale. Tale adempimento è assolto con l’ausilio dei pacchetti applicativi per la gestione dell’albo 78alica forniti da diverse software house.

⮚ Flussi documentali

La tabella di seguito riportata permette di visualizzare per ciascuna tipologia di documento prodotto dalle scuole i centri di competenza attraverso cui passa il flusso documentale e la descri- zione del flusso stesso, al fine di individuare successivamente le linee di intervento da seguire per la realizzazione della dematerializzazione.

Dall’analisi rimane esclusa una consistente porzione dell’attività amministrativa delle scuole, costituita dalla gestione dei contratti (personale docente, ATA a tempo indeterminato e determi- nato) e dalle procedure legate alla contabilità (Programmi annuali, Conti Consuntivi, Relazioni se- mestrali) poiché, in entrambi i casi, le procedure sono già completamente informatizzate anche nelle interconnessioni con i soggetti esterni di volta in volta coinvolti.

Altrettanto esclusa, poiché già coinvolta in processi di dematerializzazione in atto, è l’attività di gestione dell’area alunni.

DOCUMENTI PRODOTTI	CENTRI DI COMPE- TENZA3	FLUSSO
1. Nulla - osta per trasferimenti	DS SEZIONE ALUNNI SE- ZIONE PROTOCOLLO	Alunni/famiglie presentano ri- chiesta di nulla-osta al DS tramite sezione alunni della scuola di ap- partenenza per procedere all’iscri- zione in altra scuola; il DS, sulla

3 A livello di struttura organizzativa nella scuola esiste una figura di vertice, dirigente scolastico (DS), affiancata dal direttore dei servizi generali ed amministrativi (DSGA) che cura l’area amministrativo – contabile. A quest’ul- timo fanno riferimento diverse sezioni di cui organizza l’attività (protocollo, gestione alunni, gestione amministra-

tiva del personale, gestione amministrativo – contabile).

		base della verifica della documen- tazione da parte della sezione alunni e della disponibilità della scuola di destinazione, rilascia nulla-osta e successivamente la se- zione Ufficio alunni invia, su ri- chiesta, alla nuova scuola il fasci- colo dell’alunno.
2. Certificati/Autorizzazioni (iscrizione/frequenza/competenze terza classe secondaria I grado e primo biennio secondaria di II grado)	DS SEZIONE ALUNNI SEZIONE PERSONALE SEZIONE PROTO- COLLO	Alunni/famiglie/personale scuola presentano richiesta di rilascio certificati/attestati alla sezioneo alunni/personale; la sezione pre- dispone il documento e il DS firma. N.B. Rilascio certificati Con l’entrata in vigore della Legge di stabilità 2012 (L. n. 183/2011, art. 15), dal 1º gennaio 2012 gli Uffici pubblici non pos- sono richiedere né rilasciare certi- ficati da esibire ad altre pubbliche amministrazioni ed ai gestori di pubblici servizi. Gli Uffici quindi rilasciano solo certificati per rapporti con privati e su carta resa legale (marca da bollo da euro14.62 da presentare all’atto della richiesta) con la dicitura, pena la loro nullità: “Il presente certificato non può essere pro- dotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati ge- stori di pubblici servizi”.
3.Circolari/Comunicazioni/ Lettere	DS SEZIONE ALUNNI SEZIONE PERSONALE SEZIONE PROTO- COLLO	La sezione alunni/personale o staff di presidenza predispone bozza di circolare; il DS firma; af- fissione all’albo e all’albo on line e/o consegnata alle famiglie e/o comunicata in classe
4. Rapporto infortuni (in alcune realtà scolastiche già informatiz- zata)	DS SEZIONE ALUNNI SEZIONE PERSONALE	Il docente (nel caso degli alunni) o l’interessato predispone la rela- zione dell’accaduto su un appo-

	SEZIONE PROTO- COLLO	sito modulo che consegna alla se- zione alunni/personale; la se- zione riceve il modulo e, nel caso di rapporto del pronto soccorso o certificato medico ASL, si apre la pratica di infortunio, firmata dal DS, da inviare all’INAIL e all’assicurazione della scuola.
5. Contratti con esperti esterni	DS DSGA SEZIONE PERSONALE UFFICIO TECNICO (solo ITIS e Professionali) SEZIONE PROTO- COLLO	La sezione personale, il DSGA e se del caso l’Ufficio tecnico pre- dispongono il contratto che viene sottoscritto dal DS e dall’interes- xxxx. Viene aggiornata l’anagrafe delle prestazioni e pubblicato nell’albo on line il nominativo, l’oggetto e l’importo del contratto.
6. Convenzioni	DS DSGA XX.XX. SEZIONE PERSONALE UFFICIO TECNICO (solo ITIS e Professionali) SEZIONE PROTO- COLLO	La sezione personale/DSGA o i contraenti o se del caso l’Ufficio tecnico preparano la bozza di con- venzione; il Consiglio di istituto delibera; il DS firma la conven- zione.
7. Xxxxxxx dirigenziali	DS DSGA SEZIONE PERSONALE SEZIONE TECNICO (solo ITIS e Professionali) SEZIONE PROTO- COLLO	La sezione personale e se del caso l’Ufficio tecnico predispone la bozza di decreto; il DS e il DSGA verificano l’eventuale di- sponibilità economica; il DS firma; affissione all’albo (in fun- zione del tipo di decreto)
8. Delibere degli XX.XX.	DS DSGA XX.XX. SEZIONE PERSONALE SEZIONE ALUNNI UFFICIO TECNICO (solo ITIS e Professionali) SEZIONE PROTO- COLLO	La sezione competente, e se del caso l’Ufficio tecnico o il DSGA, desume dai verbali l’oggetto da deliberare e predispone il mo- dello di delibera; il DS e il segre- tario (per delibere Collegio do- centi), il presidente del Consiglio di istituto e il segretario (per deli- bere Consiglio di istituto) fir- mano la delibera che viene pub- blicata all’albo e/o albo on line.

9. Regolamenti	DS DSGA XX.XX. SEZIONE PERSONALE SEZIONE ALUNNI UFFICIO TECNICO (solo ITIS e Professionali) SEZIONE PROTO- COLLO	Il DS o lo staff di presidenza o una commissione eletta dal Colle- gio dei docenti, e se del caso l’Uf- ficio tecnico/DSGA , redige il regolamento; approvazione da parte del Consiglio di istituto; pubblicazione da parte della se- zione competente nell’albo e/o nell’albo on line.
10. Acquisizioni di beni e servizi	DS DSGA	Il DSGA, e se del caso l’Ufficio tecnico, predispone il bando di
	SEZIONE PROTO-	gara; il bando viene firmato dal
	COLLO	DS; viene pubblicato il bando
	UFFICIO TECNICO (solo	nell’albo e/o on line; il DSGA o
	ITIS e Professionali)	una commissione prepara il piano
	COMMISSIONE	comparativo dopo l’apertura delle
	(d. i. n. 44/2001 Titolo IV e	buste da parte del DS o della
	D.Lgs. n. 163/2006)	stessa commissione; il DS o il Consiglio di istituto, nel caso di
		contratti pluriennali, sceglie la
		ditta fornitrice. La sezione proto-
		collo o se del caso l’Ufficio tec-
		nico invia la comunicazione
		dell’aggiudicazione di gara alla
		ditta vincitrice e a quella imme-
		diatamente successiva. Trascorsi
		30 gg, il DSGA o se del caso
		l’Ufficio tecnico predispone il
		buono d’ordine che viene firmato
		dal DS e DSGA.

⮚ Archivio virtuale

Si ritiene che l’aspetto più rilevante e prioritario in un processo di dematerializzazione nella scuola sia costituito dalla fase dell’archiviazione e conservazione dei documenti, dal momento che nelle realtà come quelle scolastiche la formazione e la gestione documentale non risultano così complesse per il ridotto numero di centri di competenza coinvolti. E’ l’archiviazione/conserva- zione degli atti che pesa maggiormente e la cui dematerializzazione consentirebbe una reale svolta nell’attività amministrativa e favorirebbe un contenimento dei costi.

Il processo partirà - pertanto - dalla realizzazione di un archivio virtuale nel quale le scuole potrebbero depositare i documenti in formato digitale (conservazione sostitutiva del cartaceo se- condo i requisiti previsti dalla vigente normativa in materia).

⮚ Fascicoli elettronici degli alunni

Una ulteriore linea di intervento, sempre nell’ambito della conservazione dei documenti, è costituita dalla realizzazione dei fascicoli elettronici degli alunni che potranno contenere in formato digitale tutta la documentazione relativa alla situazione personale di ciascun alunno per l’intero arco di vita scolastica dello stesso (esempio: nulla – osta, esoneri, certificazioni, valutazioni, ecc.). Si tratterebbe anche in questo caso di un archivio, ma di natura corrente.

⮚ Scrivania virtuale semplificata

Per quanto riguarda la fase della formazione e quella della gestione documentale, seppur molto snelle in considerazione del ridotto numero di centro di competenza coinvolti nelle proce- dure, si può prevedere l’introduzione di una cd. scrivania virtuale semplificata che permetta di ge- stire il documento fino alla trasmissione degli atti ai destinatari e all’archiviazione da parte dei diversi centri di competenza.

Affinché l’intera operazione abbia successo, infine, sarà necessario prevedere un adeguato piano formativo rivolto a tutto il personale interessato dal processo e mettere in atto un servizio di assistenza a cui tutti gli utenti coinvolti possano rivolgersi. La formazione e l’assistenza dovranno essere garantite dal soggetto che attuerà il piano.

PARTE IV UNIVERSITA’ AFAM E RICERCA

- Executive summary -

Gli interventi volti alla dematerializzazione dei procedimenti amministrativi gestiti all’interno del Dipartimento per l’Università, l’Alta formazione artistica musicale e coreutica e per la Ricerca e delle correlate Direzioni Generali, mirano, sostanzialmente, alla semplificazione e alla gestione in- formatizzata dei flussi documentali che intercorrono tra questa Amministrazione e i soggetti esterni

pubblici e/o privati che rappresentano l’utenza di riferimento per quanto di competenza del Di- partimento.

Tali interventi sono volti sia al completamento, miglioramento e implementazione delle procedure automatizzate già in atto – previa integrazione tra banche dati e strumenti utilizzati, tenuto conto anche dell’interconnessione con la PEC ed il protocollo ASP - sia all’adeguamento dei sistemi informatizzati in uso al fine di estenderne l’utilizzo ai diversi comparti Università, AFAM e Ricerca. Le azioni da intraprendere riguardano la realizzazione di:

1. Il Portale della ricerca quale interfaccia unico tra il MIUR e i soggetti terzi di riferi- mento (università, enti di ricerca, soggetti pubblici o privati, ecc. che partecipano a bandi/avvisi MIUR). In tale ambito saranno valorizzate le esperienze del portale Re- searchItaly , della piattaforma SIRIO, nonché dell’Anagrafe delle Ricerche;

2. Una Piattaforma condivisa con i soggetti istituzionali di riferimento dei settori Uni- versità, AFAM e Ricerca. A tal riguardo è previsto il completamento del sistema Ca- ronte già in uso presso la Direzione Università, nonché l’adeguamento e l’implemen- tazione dello stesso alle esigenze e specificità dei settori AFAM e Ricerca.

Per l’attuazione dei suddetti interventi ci si avvarrà del supporto di CINECA e, in parte, del sup- porto dei sistemi informativi interni e/o delle prestazioni dei soggetti esterni di cui il MIUR dispone in virtù dei contratti in essere.

Intervento	Tempi di realizzazione
Portale della ricerca che integri e valorizzi le esperienze di ResearchItaly, XXXXX, Anagrafe delle Ricerche	Cfr. doc. Cineca
Piattaforma condivisa soggetti istituzionali Università, AFAM, Ricerca mediante comple- tamento, adeguamento ed implementazione si- stema CARONTE	Cfr. doc. Cineca

- Dettaglio delle azioni -

1. Ambito di intervento

Con riferimento al settore Universitario, dell’Alta Formazione artistica musicale e coreutica e della ricerca, si è proceduto alla ricognizione delle comunicazioni e dei procedimenti amministra- tivi di competenza del relativo Dipartimento e rivolti alle Università, agli Enti di ricerca e alle Isti- tuzioni AFAM, ai fini della pianificazione e programmazione degli interventi di dematerializzazione da porre in essere.

2. Stato attuale e obiettivi specifici

L’analisi delle procedure di produzione e gestione degli atti di competenza del Dipartimento e delle correlate Direzioni Generali, condotta attraverso incontri mirati tra i diversi soggetti coin- volti, lo scambio di documenti ed il confronto con l’ente gestore delle banche dati al momento esistenti o in xxx xx xxxxxxxxxxxxxxx (XXXXX, XXXXXX), ha fatto emergere un diverso grado di informatizzazione delle stesse e, quindi, un diverso approccio con cui intervenire a seconda delle aree e dei livelli di possibile condivisione delle procedure già adottate, ancorché migliorabili.

Preme evidenziare che l’analisi in oggetto ha riguardato esclusivamente i flussi documentali rivolti all’esterno, quale canale di comunicazione tra questa Amministrazione e i soggetti pubblici e/o privati che rappresentano l’utenza di riferimento per quanto di competenza del Dipartimento: Università, Enti Pubblici di ricerca, soggetti destinatari dei finanziamenti MIUR, Istituzioni AFAM, ANVUR, ecc.

Dall’analisi condotta è emerso che tanto il settore Università quanto il settore Ricerca pos- seggono già piattaforme telematiche utilizzate per comunicare e scambiare informazioni e dati con i soggetti di riferimento (università, enti di ricerca, soggetti destinatari dei finanziamenti). I suddetti sistemi dovranno essere migliorati ed implementati per rispondere ad una sempre maggiore neces- sità di snellimento e dematerializzazione delle procedure.

Relativamente al settore AFAM, invece, al di là delle procedure informatizzate già in uso tramite il consorzio CINECA (trasferimento del personale, nomine in ruolo, anagrafe studenti, dati statistici, ecc.) è stata rilevata la necessità di intervenire sulla gestione dei flussi documentali legati alle comunicazioni formali tra il MIUR e gli Istituti AFAM.

L’analisi svolta ha pertanto evidenziato la necessità di realizzare:

- Il portale della ricerca che costituisca l’interfaccia unico tra il MIUR e i soggetti terzi (università, enti di ricerca, soggetti pubblici o privati, ecc. che partecipano a bandi/avvisi MIUR) e che consenta di comunicare, informare e gestire le attività connesse alle ricerche finanziate attraverso le diverse fasi di vita dei progetti, dalla presentazione delle proposte, alla valutazione ex-ante, alla gestione, monitoraggio, valutazione in itinere, pagamento, fino alla valutazione ex-post dei risultati delle ricerche. ResearchItaly è il progetto di un sistema informatico unitario che costituisce uno spazio vasto attraverso cui vedere ed entrare in contatto con la Ricerca pubblica e privata nazionale, scientifica e non scienti- fica, sia quella con immediate applicazioni, sia quella di base. Il portale ResearchItaly sarà strutturato in modo da consentire un confronto continuo con i cittadini, che ne sono i principali destinatari/fruitori, università, enti pubblici di ricerca, imprese industriali, sog- getti proponenti. Gli obiettivi di ResearchItaly sono:

- Presentare la ricerca italiana in modo efficace.

- Fornire modalità di navigazione mirate a diversi target specifici.

- Offrire strumenti di aggregazione e collaborazione a diversi target specifici.

- Promuovere la ricerca italiana in Italia e all’Estero.

- Stimolare l’accesso al mondo della ricerca..

Nell’ambito del portale verrà implementata, a seguito degli opportuni miglioramenti e aggiornamenti, la piattaforma SIRIO che il Ministero già oggi utilizza per la gestione dei progetti di ricerca di sua competenza (Prin, Firb, Far e Pon). Aderendo alla indicazioni contenute nel nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale il sistema, consentirà alla Di- rezione di disporre di un nuovo moderno unico sistema informatico anagrafico – gestio- nale in grado di contribuire al potenziamento della propria capacità di programmazione, valutazione, gestione, comunicazione, controllo e monitoraggio degli interventi rientranti nel proprio ambito di competenza. Sarà possibile esplorarne in maniera unitaria sia i dati strutturati – opportunamente riconciliati e analizzati con tecniche di data warehousing e business intelligence – sia i dati disponibili in formato testuale (abstract, progetti, profili ricer- catori, …) – mediante l’integrazione progressiva di opportune tecniche di knowledge mana- gement. L’intera operazione è già in corso di realizzazione (Convenzione con CILEA e

CINECA della durata di 30 mesi stipulata nel mese di dicembre 2011), secondo una scan- sione temporale di fasi, a partire da una fase iniziale di raccolta delle esigenze e definizione dei requisiti del nuovo sistema informatico unitario, secondo un approccio iterativo che prevede un soddisfacimento delle esigenze sin dalla prime fasi con rilasci di funzionalità in versione base e loro successive evoluzioni (versioni avanzate).

In tale contesto verranno senz’altro valorizzate le esperienze condotte attraverso il por- tale SIRIO, nonché l’Anagrafe Nazionale delle Ricerche, realizzate dal CILEA.

- Una Piattaforma condivisa con i soggetti istituzionali di riferimento, tanto per il settore universitario, tenuto conto anche delle esigenze degli Istituti di alta cultura (AFAM), quanto per l’ambito della ricerca (Enti di ricerca vigilati dal MIUR, incluso l’ANVUR). A tal proposito verrà completato il sistema Caronte, attualmente in uso della Direzione Università, per quanto riguarda il flusso di comunicazione tra i soggetti esterni e il MIUR, e modificata la piattaforma di lavoro al fine di un utilizzo più ampio e non limitato solamente all’archiviazione e alla gestione della corrispondenza unidirezionale in uscita tra la Direzione Università (ed i suoi Uffici) e le Università. A questo scopo è previsto l’inserimento nella maschera del programma anche di ulteriori destinatari quali: CRUI, CNSU, CUN, CODAU ED ANVUR con creazione per gli stessi di una piatta- forma sviluppata ed analoga accessibile, al fine di rendere la comunicazione bidirezio- nale. La comunicazione dovrebbe essere sviluppata assicurando la firma digitale e la produzione automatizzata di file .pdf a partire dai file word/excel. Si procederà pertanto ad adeguare e implementare il suddetto sistema con riferimento ai comparti AFAM e Ricerca, tenuto conto delle specificità dei comparti stessi. Si prevede Il sistema Caronte attualmente in uso della Direzione Università verrà esportato sulla piattaforma CI- NECA.

Si interverrà quindi contemporaneamente sui seguenti fronti:

⮚ Integrazione tra banche dati e strumenti attualmente in uso, inclusa l’integrazione con i sistemi di comunicazione interni volti alla dematerializzazione (in particolare: PEC e Pro- tocolloASP).

⮚ Adeguamento procedure e strumenti al fine di accogliere e soddisfare, in particolare, le esigenze dei diversi settori istituzionali della Ricerca, dell’Università e dell’AFAM.

⮚ Prospettazione di ulteriori/nuove proposte di dematerializzazione, soprattutto a valle delle predette attività..

⮚

PARTE V INFRASTRUTTURE

- Executive summary –

Posto che il MIUR dispone ed utilizza alcuni strumenti utili alla gestione dematerializzata dei flussi documentali (Protocollo ASP, PEO e PEC, firma digitale, Intranet, portarle SIDI e sistema PO- LIS), si evidenzia l’esigenza, in ossequio agli adempimenti normativi prescritti dal Codice dell’Am- ministrazione Digitale e, più recentemente, dalla L. n. 35/2012, di integrare l’uso degli stessi, con alcune componenti utili a coprire le parti di processi non ancora informatizzate (scrivania virtuale condivisa, archiviazione e conservazione tramite fascicolo elettronico) e di sistematizzare l’uso di quelli già disponibili, prevedendo altresì una maggiore interoperabilità tra loro.

Si indicano, di seguito, le azioni programmate unitamente ad una sintetica descrizione degli inter- venti necessari.

1. ProtocolloAsp

In considerazione dell’avvenuta scadenza dei contratti relativi alla fornitura dei servizi ap- plicativi e infrastrutturali connessi al software Protocollo ASP, il MIUR intende realizzare una gestione “in house” del servizio di protocollo informatico e gestione documentale. Part- ner individuato per subentrare nella gestione dell’infrastruttura CED, nella manutenzione e sviluppo del software (senza intervenire sulle interfacce) è CINECA, che provvederà a spostare dati e applicazioni dall’infrastruttura attuale HP su una nuova infrastruttura CI- NECA.

2. Scrivania virtuale

Consente la gestione informatizzata dei passi procedurali che portano alla redazione di un documento, avendo cura di tracciare lo smistamento tra i vari Uffici coinvolti, le modifiche effettuate, gli autori delle stesse, i visti autorizzativi etc. Per la sua realizzazione occorre,

una volta individuate le varie tipologie di documenti, descrivere il workflow di gestione e configurarlo sull’applicativo, che si interfaccerà con Protocollo ASP per le operazioni di protocollazione e fascicolazione. Partner individuato è il CINECA.

3. Firma digitale

Attualmente presso gli Uffici del MIUR risultano in uso circa 200 smart card per la firma digitale. La dematerializzazione comporterà sicuramente una maggiore diffusione di tale strumento. Per consentire l’effettivo dialogo con la scrivania virtuale e il software di proto- collo si ritiene opportuno il superamento della smart card in favore di un sistema di firma remota. Il partner individuato è il CINECA.

4. Sistema di conservazione a norma

Occorre individuare una soluzione per l’archiviazione e la conservazione a norma dei do- cumenti e un partner cui affidarne lo sviluppo e la gestione.

5. PEO e PEC:

Tutto il personale del MIUR, i Dirigenti Scolastici, i DSGA, gli applicati di segreteria e tutti i docenti che hanno scelto di registrarsi al servizio sono dotati di un indirizzo di PEO no- minale. Il nuovo contratto per la gestione del sistema informativo MIUR, appena aggiudi- cato, prevede un netto miglioramento di tali servizi, in termini di caratteristiche tecniche (capienza delle mailbox, dimensione degli allegati etc.) e abbattimento dei costi, per favorirne un uso agevole.

Riguardo alla PEC, ognuna delle 135 articolazioni ministeriali (tra territoriali e centrali) e le circa 10.000 istituzioni scolastiche statali sono dotate di una propria casella di posta certifi- cata. Considerato che il ProtocolloASP si integra agevolmente con la PEC, si ritiene op- portuno procedere ad un monitoraggio per verificare che le potenzialità dell’integrazione tra ProtocolloASP e PEC siano efficientemente utilizzate in tutti gli Uffici.

6. Intranet

Si ritiene necessario dare massima diffusione delle sue potenzialità a tutti gli Uffici ed utenti della Amministrazione centrale, di quelle periferiche e delle istituzioni scolastiche.

7. Portale SIDI e sistema POLIS

Il portale SIDI rappresenta il portale applicativo utilizzato dagli Uffici centrali, territoriali, dalle istituzioni scolastiche per la gestione informatizzata di gran parte dei procedimenti amministrativi di competenza, a rilevanza interna. POLIS (Presentazione On Line delle

Istanze) ha come obiettivo lo snellimento dei procedimenti amministrativi e rappresenta una nuova modalità di presentazione delle domande connesse ai principali procedimenti amministrativi. Si valuterà l’opportunità di implementare nuove funzionalità software sul portale SIDI e di spingere sempre più sul ricorso a POLIS per la presentazione di istanze.

8. Dotazioni tecnologiche

Il processo di dematerializzazione necessita di dotazioni tecnologiche all’altezza. A questo proposito occorrerà sostituire tutte le postazioni di lavoro attuali, fornire i gruppi di utenti di stampanti laser multifunzione, aggiornare e potenziare la fornitura di scanner, scoraggiare il ricorso agli scanner la cui fornitura e manutenzione risulta molto onerosa.

9. Altri adempimenti

In ossequio alla normativa vigente (art. 16, comma 6, della L. n. 2/2009) occorre che le Pubbliche Amministrazioni diano evidenza all’indirizzo elettronico della propria sede le- gale, oltre che quello civico, sui rispettivi siti web e su tutti i moduli ed i modelli, recanti l’intestazione ministeriale. Inoltre, occorrerà che le comunicazioni ordinarie e correnti verso le imprese e le altre P.A. siano trasmesse via PEO, mentre le comunicazioni ritenute “sen- sibili”, quali ad esempio quelle afferenti l’area legale/contenzioso, l’area contabile, l’esecu- zione di un contratto o lo svolgimento di una gara, siano trasmesse via PEC.

Intervento	Tempi di realizzazione
- ProtocolloASP Insourcing su infrastruttura CINECA	Cfr. doc. Cineca
Integrazione con la “scrivania virtuale”	Cfr. doc. Cineca
Progetto Pilota di integrazione con la firma digitale	Cfr. doc. Cineca
Progetto Pilota : sistema di conservazione a norma	Cfr. doc. Cineca

Intervento	Tempi di realizzazione
- PEO e PEC Sensibilizzazione degli utenti al corretto utilizzo, attraverso disposi- zioni attuative	Entro dicembre 2012
Implementazione di un monitoraggio periodico sull’attuazione delle disposizioni	Entro dicembre 2012
- Intranet Sensibilizzazione degli utenti al corretto utilizzo, attraverso disposi- zioni attuative	Entro dicembre 2012
- Portale SIDI e sistema POLIS Realizzazione di nuove funzionalità sw per digitalizzare i procedimenti che prevedono ancora l’uso del cartaceo	Entro dicembre 2013
- Dotazioni tecnologiche Aggiornamento delle postazioni di lavoro e stampanti	Entro dicembre 2013
- Altri adempimenti Pubblicazione dell’indirizzo e-mail istituzionale sui siti web delle AOO MIUR, e su tutti i moduli ed i modelli recanti l’intestazione ministe- riale	Entro dicembre 2012
Comunicazione, da parte dei responsabili di USR e ATP, sull’esclusi- vità di PEC e PEO come modalità di comunicazione con le istituzioni scolastiche di loro competenza	Entro dicembre 2012
Elaborazione, a cura dell’Ufficio IV della DGSSSI, delle disposizioni attuative degli indirizzi stabiliti nell’ambito del Tavolo tecnico	Entro dicembre 2012

- Dettaglio delle azioni -

1. Ambito di intervento

Avendo riguardo alle esigenze di dematerializzazione ed efficientamento delle procedure del MIUR, si è provveduto ad individuare gli strumenti infrastrutturali necessari per supportare i processi di dematerializzazione, definendone le modalità di utilizzo ai fini della formazione, memo- rizzazione, sottoscrizione, trasmissione e conservazione dei documenti.

2. Stato attuale, obiettivi specifici e modalità attuative

L’analisi degli strumenti atti a supportare i processi di dematerializzazione non può non par- tire dall’esame della situazione “as is”, valorizzando quanto di positivo è stato già realizzato nonché assimilato dagli utenti (fattore determinante per il successo delle iniziative) e concentrandosi sulle azioni volte a migliorare e completare un processo già in atto da alcuni anni, nell’ottica di un mi- glioramento continuo e del perseguimento degli obiettivi dettati dal Legislatore.

Gli strumenti che sottendono attualmente alla dematerializzazione nel mondo MIUR sono i seguenti:

- ProtocolloASP

- Posta Elettronica Ordinaria (PEO)

- Posta Elettronica Certificata (PEC)

- Sito Intranet

- Sito Internet e portale SIDI

- Dotazioni tecnologiche

In prospettiva futura la gamma di strumenti attualmente in uso andrà potenziata ed ampliata, introducendo ulteriori componenti necessarie per coprire le aree di interesse residue, vale a dire:

- Scrivania virtuale

- Firma digitale

- Archiviazione e Conservazione tramite fascicolo elettronico

Il tutto funzionerà in quanto supportato da una serie di linee guida e direttive in parte già emanate dalla D.G. Studi Statistica e Sistemi Informativi, finalizzate a normarne l’utilizzo.

Per ogni item elencato in precedenza, è stata fatta una breve analisi delle caratteristiche cor- renti, delle azioni da mettere in campo e dei tempi per realizzarle.

⮚ ProtocolloASP

Stato dell’arte

Con il termine ProtocolloASP si intende il complesso di hardware, software e servizi che il MIUR attualmente utilizza in tutte le sue articolazioni centrali e territoriali per implementare il protocollo informatico e la gestione documentale, ivi compresa la gestione del fascicolo. Oggi si contano 135 AOO in corrispondenza delle articolazioni centrali, regionali e provinciali, ognuna delle quali è dotata di una caselle di PEC; esistono inoltre altre 100 AOO “fittizie” che però sono utilizzate specificatamente per il flusso di dematerializzazione dei contratti docenti.

Nato nell’ambito di un progetto gestito e coordinato dall’allora CNIPA, poi diventato Di- gitPA, che ha visto la partecipazione di diverse Amministrazioni sia centrali che locali (tra cui INP- DAP, MISE, Min. Ambiente, Consiglio di Stato, AGCOM, ASI, ASL Milano), è stato adottato dal MIUR già dal 2006 ed è oggetto, a partire dal 2010, di una massiccia campagna di formazione e di coordinamento in virtù dell’importanza che esso riveste nell’attuazione di qualsiasi iniziativa di di- gitalizzazione dei procedimenti.

Le attività di formazione hanno riguardato

- circa 150 Amministratori di AOO centrali e territoriali;

- circa 800 protocollatori ed utenti documentali (entro il 2012).

Mentre il coordinamento si attua attraverso un tavolo permanente con gli Amministratori delle AOO centrali e un Gruppo di lavoro per la gestione dei flussi documentali degli Uffici di Gabinetto.

Nella tabella che segue si riportano alcuni elementi quantitativi utili ad evidenziare la diffu- sione dell’applicativo nonché i benefici derivanti dalla formazione erogata.

	Anno 2009	Anno 2010	Anno 2011	Anno 2012*
Numero di utenti profilati	5100	4797	3953	3873
Numero di pro- tocolli utilizzati	2.297.000	2.048.403	2.133.287	1.332.974
Numero di do- cumenti gestiti**	692.711	799.823	1.191.705	852.230
% gestiti/pro- tocollati	30%	39%	56%	64%

* Dati aggiornati al 30 settembre c.a..

** Documenti dematerializzati e caricati sul ProtocolloASP

Azioni necessarie

In considerazione dell’avvenuta scadenza dei contratti quadro n.2/2010 e n.3/2010, stipulati da DigitPA rispettivamente con le società Dedagroup spa e HP Enterprise Services Italia srl per la fornitura dei servizi applicativi e infrastrutturali connessi al software ProtocolloASP, il MIUR ha acquisito da DigitPA i codici sorgenti del suddetto software con l’intenzione di realizzare una ge- stione “in house” del servizio di protocollo informatico e gestione documentale.

Si rende ora necessario individuare un partner che possa subentrare sia nella gestione dell’in- frastruttura CED, sia nella manutenzione e sviluppo del software e al quale, in particolare, affidare la “customizzazione” del software, adattandolo alle reali esigenze del MIUR senza modificare le in- terfacce utente divenute, finalmente, familiari ai circa 3900 operatori documentali.

Tale partner, individuato nel CINECA., dovrà mettere a disposizione non solo la propria esperienza e professionalità in materia ma anche componenti software già realizzate ed utilizzate in

altri contesti, che andrebbero adattate alla realtà MIUR per completare il quadro degli strumenti disponibili.

Ciò consentirà al MIUR di:

- non vanificare tutte le risorse investite dal 2010 ad oggi in termini di formazione ed aggior- namento di circa 1000 operatori;

- rendere immediatamente applicabili gli indirizzi di dematerializzazione che il Ministro detterà, in quanto l’interfaccia utente e l’impianto complessivo della piattaforma, che già prevede la gestione del fascicolo elettronico, resterebbero sostanzialmente immutati;

- modificare il software così come vanno modificandosi le esigenze del MIUR o per necessità organizzative, normative, gestionali.

⮚ INSOURCING SU INFRASTRUTTURA CINECA

E’ l’attività che ha la massima priorità e, allo stesso tempo, richiede il massimo livello di attenzione, perché consiste nello spostare dati e applicazioni dall’infrastruttura attuale HP su una nuova infrastruttura CINECA cercando di minimizzare il disservizio per gli utenti che, nel frat- tempo, hanno necessità di continuare ad operare.

In accordo col CINECA, con l’occasione si rinnoverà il repository documentale, con i seguenti vantaggi:

- costi di licenza inferiori;

- il nuovo sistema, già utilizzato da altri software CINECA, come ad es. @DOC, facili- terà l’integrazione con ProtocolloASP;

- essendo un ambiente open, è possibile personalizzarlo in totale autonomia Di seguito sono riassunte le fasi operative:

Fase 1 – Predisposizione e configurazione ambiente presso CINECA. Fase 2 – Definizione strategia di migrazione dei dati e dei documenti. Fase 3 – Test di migrazione.

Fase 4 – Verifiche finali e comunicazione di avvio del nuovo servizio. Fase 5 – Predisposizione ambienti paralleli (correzione, collaudo).

Fase 6 – Migrazione secondo la strategia definita.

Fase 7 – Avvio in esercizio: assistenza, help desk, manutenzione.

⮚ Integrazione con la “scrivania virtuale”

Un’altra esigenza, rilevata in particolare in alcune strutture di vertice del MIUR (Gabinetto, Uffici di staff dei Dipartimenti) ma di probabile estensione a tutte le Unità organizzative, è quella di gestire in maniera informatizzata i passi procedurali che portano alla redazione di un documento, avendo cura di tracciare lo smistamento tra i vari Uffici coinvolti, le modifiche effettuate, gli autori delle stesse, i visti autorizzativi etc.

In quest’ambito, il CINECA ha realizzato l’applicativo @DOC che offre all’utente una “scri- vania virtuale” in cui lo guida nella predisposizione di determinati atti, lungo tutta la fase di istrut- toria e, interfacciandosi con il software di protocollo, fino alla sua protocollazione e trasmissione.

Una volta individuate le varie tipologie di documenti, per ognuna di esse andrà descritto il workflow di gestione e configurato sull’applicativo, che si interfaccerà con ProtocolloASP via web services per le operazioni di protocollazione e fascicolazione.

⮚ Integrazione con la firma digitale

Un altro strumento da integrare nei workflow di gestione documentale è rappresentato dalla firma digitale.

Attualmente presso gli Uffici del MIUR risultano in uso circa 200 smart card per la firma digitale, distribuite a Direttori Generali e Dirigenti principalmente per consentire la firma dei man- dati informatici di pagamento sull’applicativo SICOGE, e degli ordini d’acquisto effettuati su CONSIP.

La dematerializzazione comporterà sicuramente una maggiore diffusione di tale strumento, che sarà comunque accompagnata da una serie di indirizzi e direttive al fine di chiarirne il corretto uso. In quest’ottica si sta analizzando l’opportunità di sfruttare l’iniziativa (la cui attivazione è pre- vista entro la fine dell’anno) di rilascio della firma digitale in modalità remota (quindi tramite fun- zioni SIDI e senza smart card) a tutti i dirigenti scolastici e DSGA delle scuole statali, ed estenderla anche alle figure dirigenziali degli Uffici MIUR prevedendo un’integrazione col software di proto- collo.

Anche in questo ambito il supporto di CINECA sarà fondamentale, in quanto dovrà inter- facciarsi (con le modalità che riterrà più opportune) col nuovo gestore dei servizi applicativi del sistema informativo MIUR per far “parlare” la soluzione documentale (ProtocolloASP + @DOC) con l’infrastruttura di firma remota.

⮚ Integrazione con un sistema di conservazione

Il ProtocolloASP non dispone di una soluzione per la conservazione a norma dei documenti, ma implementa soltanto il cosiddetto “archivio corrente”; in questo ambito il CINECA dispone già di una propria soluzione tecnica, che dovrà essere analizzata al fine di renderla interoperabile con il software di protocollo.

A ciò si aggiunga l’obbligo, previsto dalla normativa, di predisporre il manuale di conserva- zione in cui illustrare in dettaglio l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle in- frastrutture utilizzate: questa è sicuramente l’attività più complessa ed onerosa in termini di tempo, paragonabile a quella affrontata in sede di attivazione del protocollo informatico.

⮚ Posta Elettronica Ordinaria (PEO) e Certificata (PEC)

Stato dell’arte

La posta elettronica si conferma uno strumento di lavoro sempre più diffuso e gradito tra tutte le tipologie di utenti (personale degli Uffici centrali e territoriali, personale amministrativo delle scuole, docenti), non più solo con l’obiettivo di migliorare la circolazione delle informazioni ma anche come strumento di supporto alla reingegnerizzazione dei procedimenti amministrativi che, sempre più, dovranno appoggiarsi a soluzioni “dematerializzate”.

Oggi tutto il personale del MIUR è dotato di un indirizzo di PEO nominale, a cui si aggiun- gono circa 500 account di “struttura”, associati cioè ad un Ufficio o ad uno specifico progetto; nelle scuole ne sono muniti tutti i Dirigenti Scolastici, i DSGA e gli applicati di segreteria, nonché tutti i docenti che hanno scelto di registrarsi al servizio.

Riguardo alla PEC, ognuna delle 135 articolazioni ministeriali (tra territoriali e centrali) è dotata di una propria casella nel dominio xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx, così come le circa 10.000 istituzioni scolastiche statali ma nel dominio xxx.xxxxxxxxxx.xx.

Azioni necessarie

Un impegno significativo è stato ed è tuttora profuso da questo Ministero per rendere la posta elettronica, certificata e non, lo strumento principale di comunicazione tra amministrazioni e nei rapporti con i cittadini in coerenza con le evoluzioni del contesto normativo: non ultimo il c.d. Decreto Semplifica Italia (D.L. n. 5/2012, convertito in Legge, con modificazioni, dall’art. 1, comma 1, della L. n. 35/2012) predisposto dal Governo, che obbliga le Pubbliche Amministrazioni a comunicare, dal 2014, esclusivamente attraverso i canali telematici e la PEC.

Si tratta, ora, di attrezzarci per darvi piena attuazione con misure, rapide e continue, di ade- guamento dei sistemi, delle procedure, delle abitudini e delle prassi di comunicazione sia sotto l’aspetto delle infrastrutture sia sotto l’aspetto gestionale.

Il percorso è, del resto, da tempo avviato.

Perché l’uso della PEO e della PEC sia efficiente ed efficace, è necessario che tutti i dipen- denti ne colgano le potenzialità. Con esse, infatti, tutti possono trasmettere informazioni, docu- menti e comunicazioni in formato elettronico e, a differenza di altri mezzi tradizionali, con notevoli vantaggi in termini di:

- maggiore semplicità ed economicità di trasmissione, inoltro, riproduzione, archiviazione e ricerca;

- facilità di invio multiplo, cioè a più destinatari contemporaneamente, con costi estrema- mente più bassi di quelli dei mezzi tradizionali;

- possibilità di consultazione ed uso anche da postazioni diverse da quella del proprio Uf- ficio, anche al di fuori della sede dell’Amministrazione ed in qualunque momento;

- integrabilità con altri strumenti di automazione di Ufficio, quali rubrica, agenda, lista di distribuzione ed applicazioni informatiche in genere.

Pertanto, visto che i cittadini e gli enti interessati possono inviare, in maniera sicura, le loro comunicazioni di carattere amministrativo aventi valenza legale via PEC agli Uffici del MIUR, tutte le articolazioni ministeriali provvederanno a dare la massima diffusione agli obiettivi di cui sopra, e ad adottare tutte le consequenziali misure di stimolo perché i dipendenti MIUR monitorino le caselle di PEO loro affidate e presidino le caselle di PEC.

ProtocolloASP si integra agevolmente con la PEC, per cui l’invio e la ricezione di messaggi e ricevute di PEC possono essere gestiti direttamente dall’interno di ProtocolloASP semplificando l’operatività degli utenti. Si procederà, quindi, ad un monitoraggio atto a verificare che l’integra- zione tra ProtocolloASP e PEC sia implementata in tutti gli Uffici.

Il forte impulso verso la dematerializzazione va inevitabilmente accompagnato col potenzia- mento dei servizi di PEO e PEC, i cui tassi di utilizzo subiranno un deciso incremento in conse- guenza delle azioni suddette.

In questo ci viene in aiuto il nuovo contratto per la gestione del sistema informativo MIUR, appena aggiudicato, che prevede un netto miglioramento di tali servizi in termini di caratteristiche tecniche (capienza delle mailbox, dimensione degli allegati etc.) nonché un abbattimento dei costi.

⮚ Intranet

Stato dell’arte

La Intranet rappresenta una sorta di bacheca ministeriale, un canale informativo che consente di raggiungere immediatamente e semplicemente tutti gli utenti degli Uffici centrali e territoriali nonché quelli delle istituzioni scolastiche. E’ quindi uno strumento molto efficace per effettuare comunicazioni massive, perché ha caratteristiche di immediatezza e disponibilità.

Azioni necessarie

Perché l’uso della Intranet sia efficiente ed efficace, si provvederà affinché tutti i dipendenti ne condividano gli obiettivi, di seguito elencati:

- attraverso una intranet, tutti dispongono delle medesime informazioni;

- serve a risparmiare tempo;

- migliora, razionalizzandone il ricorso, l’utilizzo della posta elettronica;

- favorisce comunicazioni/relazioni più semplici e rapide tra le diverse articolazioni mini- steriali;

- determina minori costi poiché le comunicazioni via Intranet non necessitano di carta e toner.

Tutte le articolazioni ministeriali daranno, pertanto, la massima diffusione agli obiettivi di cui sopra ed adotteranno le consequenziali misure di stimolo perché i dipendenti procedano ad un costante monitoraggio della Intranet. Le comunicazioni ordinarie e correnti ivi pubblicate, a partire dal 1 gennaio 2013, non potranno essere trasmesse con mezzi non telematici a dipendenti MIUR e/o a scuole.

Nel nuovo contratto di outsourcing è previsto l’adeguamento del sito Intranet agli standard più evoluti di comunicazione: in quell’ambito sarà necessario collaborare strettamente col Fornitore al fine di ottenere un prodotto finale che faciliti anche il raggiungimento degli obiettivi di demateria- lizzazione.

⮚ Portale SIDI e sistema POLIS

Stato dell’arte

Il portale SIDI rappresenta il portale applicativo utilizzato dagli Uffici centrali, territoriali, dalle istituzioni scolastiche per la gestione informatizzata di gran parte dei procedimenti ammini- strativi di competenza, e a rilevanza interna.