REGOLAMENTO DELLE PROCEDURE PER LA STIPULA DEI CONTRATTI DELL'ENTE
COMUNE DI PIETRASANTA
REGOLAMENTO DELLE PROCEDURE PER LA STIPULA DEI CONTRATTI DELL'ENTE
(approvato con deliberazione di C.C. n. 3 del 30.03.2015)
INDICE
CAPO I DISPOSIZIONI GENERALI
Art.1 Oggetto.
CAPO II – PROFILI ORGANIZZATIVI
Art. 2 Competenze del Segretario Generale Art. 3 Competenze dei Dirigenti dei Servizi Art. 4 Ufficio Contratti
CAPO III – IL CONTRATTO
Art. 5 Forma dei contratti
Art. 6. Formazione del contratto in modalità elettronica Art.7 Contratti d'appalto
Art. 8 Altre tipologie di contratti Art. 9 Spese contrattuali
CAPO IV – NORME FINALI
Art. 10 Norme transitorie e finali Art. 11 Pubblicità ed entrata in vigore
CAPO I - DISPOSIZIONI GENERALI
Art.1 Oggetto e ambito di applicazione.
1. Il presente Regolamento disciplina l'attività negoziale del Comune nella fase del rogito e/o della stipula dei contratti dell'Ente, in attuazione di quanto previsto dalla normativa vigente in materia.
2. Il Comune può stipulare convenzioni, contratti tipici e atipici nell'ambito dei propri compiti istituzionali.
3. In base al disposto dell'art. 192 del T.U n. 267/00, il contratto deve essere proceduto alla apposita determinazione a contrarre del responsabile del procedimento e deve indicare:
a) il fine che con il contratto si intende perseguire
b) l'oggetto del contratto, la sua forma e le clausole ritenutre essenziali
c) le modalità di scelta del contraente ammesse dalle disposzioni vigenti in materia e le ragioni che ne costituiscono il fondamento.
CAPO II – PROFILI ORGANIZZATIVI
Art. 2 Competenze del Segretario Generale
1. Il Segretario Generale roga, su richiesta dell'Ente, tutti i contratti nei quali l'Ente è parte ed autentica scritture private ed atti unilaterali nell'interesse dell'Ente.
2. Il Segretario Generale, in qualità di Ufficiale rogante, è tenuto a conservare, sotto la sua personale responsabilità, a mezzo dell'Ufficio Contratti, il Repertorio dei contratti, nel quale debbono essere annotati, giorno per giorno, in ordine progressivo, tutti i contratti rogati in forma pubblica amministrativa e quelli stipulati per scrittura privata con firma autenticata dallo stesso. Il Segretario Generale provvede, per mezzo dell'Ufficio Contratti alla conservazione degli originali dei contratti in appositi fascicoli ordinati con il rispettivo numero di repertorio.
3. Il Segretario Generale del Comune dovrà osservare tutte le norme prescritte dalla legge e dal regolamento sull’ordinamento del notariato.
4. Per gli atti rogati e autenticati dal Segretario Generale è obbligatoria la riscossione dei diritti di segreteria ai sensi di legge.
Art. 3 Competenze dei Dirigenti dei Servizi
1. In attuazione delle leggi e regolamenti vigenti, i Dirigenti dei Servizi sono competenti alla stipula dei contratti dell'Ente.
2. I contratti stipulati a mezzo di scrittura privata non autenticata sono annotati in apposito registro, il quale non ha rilevanza fiscale, che potrà essere anche informatico ed è tenuto e gestito direttamente dal Dirigente che li ha sottoscritti.
Art. 4 Ufficio Contratti
1. L'Ufficio Xxxxxxxxx cura la redazione dei contratti d'appalto in forma pubblica amministrativa e nella forma della scrittura privata autenticata, predispone la stesura finale di ogni altro contratto da stipularsi in una delle due forme suddette, coadiuva il Segretario Generale nel relativo rogito e provvede, su disposizione di questi, ad iscrivere tutti gli atti negoziali rogati nel Repertorio dei contratti, che viene materialmente detenuto e conservato dall'Ufficio medesimo, assieme agli originali dei contratti stessi.
2. L'Ufficio provvede alla registrazione e trascrizione degli atti che, stipulati nelle forme indicate al precedente comma 1, a tali formalità sono soggetti per legge.
3. L'Ufficio provvede, altresì, alla trasmissione della copia informatica del contratto con gli estremi del repertorio al Dirignete che lo ha sottoscritto nonché alla controparte.
4. L'Ufficio cura la predisposizione di tutti gli atti e adempimenti necessari alla contabilizzazione e rendicontazione delle spese contrattuali con particolare riferimento all’imposta di bollo, imposta di registro e diritti di segreteria .
5. L'Ufficio provvede alla vidimazione del repertorio e al visto quadrimestrale da parte dell'Agenzia dell'Entrate.
CAPO III – IL CONTRATTO
Art. 5 Forma dei contratti
1. I contratti possono essere stipulati o perfezionati nelle seguenti forme, da indicare nel provvedimento a contrattare, in conformità all'art. 192, comma 1 lett. b), del D.Lgs. n. 267/2000 e s.m.i.:
a) forma pubblica amministrativa, in modalità informatica o cartacea , con ricorso alla funzione rogante del Segretario Generale;
b) forma pubblica con ricorso alla funzione rogante di notai;
c) scrittura privata autenticata dal Segretario Generale, in modalità informatica o cartacea;
d) scrittura privata semplice, in modalità informatica o cartacea;
e) nelle altre forme previste dalla legge.
2. Il ricorso al rogito notarile è possibile solo ricorrendo motivate circostanze che rendano inopportuna o incompatibile la partecipazione del Segretario Generale.
3. I contratti in forma di scrittura privata semplice possono essere stipulati, per importi non superiori a 10.000,00 (diecimila/00) euro, in una delle seguenti forme: mediante sottoscrizione in calce al capitolato, con atto separato di obbligazione sottoscritto da chi presenta l’offerta, ovvero per mezzo di corrispondenza, secondo l’uso del commercio, quando si tratti di contratti che non richiedano una dettagliata disciplina del rapporto negoziale.
4. Gli atti aggiuntivi, integrativi o modificativi devono avere la stessa forma degli atti principali cui accedono.
Art. 6. Formazione del Contratto in modalità elettronica
1. Il Segretario Generale, nel contratto redatto in modalità elettronica, sia nella forma pubblica amministrativa che nella autenticazione delle firme della scrittura privata, deve attestare anche la validità dei certificati di firma eventualmente utilizzati dalle parti. Queste ultime (nonché ove esistenti i fidefacenti, l’interprete ed i testimoni) sottoscrivono personalmente l’atto in presenza del Segretario Generale con firma digitale o con firma elettronica.
2. L’apposizione della firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli e timbri di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.
3. L’apposizione ad un documento informatico di una firma digitale basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione.
4. Il Segretario Generale, oltre a verificare la validità del certificato stesso, deve rilevare gli elementi identificativi del titolare e del certificatore e gli eventuali limiti d’uso.
5. Il Segretario Generale appone personalmente la propria firma digitale, dopo le parti (nonché, ove esistenti dopo l’interprete ed i testimoni, nei casi previsti per legge) e in loro presenza.
6. La validazione temporale del documento informatico è strumento essenziale per la conservazione e gestione degli archivi di documenti informatici sottoscritti con firma elettronica: a tale scopo, ad ogni contratto informatico, viene apposta, a cura dell'Ufficio Contratti, una marca temporale, al cui acquisto provvede il Servizio Sistema Informativo dell'Ente. E' cura di quest'ultimo Servizio
fornire all'Ufficio Contratti gli strumenti necessari per eseguire tale operazione.
7. . I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71. Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71 del CDA, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.
8. Le copie su supporto analogico (cartaceo) di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.
9. La copia per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto cartaceo, in conformità alle vigenti regole tecniche, ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale è attestata dal Segretario Generale o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico sottoscritta con firma digitale.
10. Il segretario Generale può attestare la conformità all’originale di copie, eseguite su supporto informatico o cartaceo, di documenti formati su qualsiasi supporto ed a lui esibiti in originale o copia conforme.
11. La registrazione del contratto avviene a cura del Segretario Generale, con modalità telematica ai sensi dell’art. 3 bis del D.Lgs. n. 463/1997, e gli obblighi fiscali saranno in tal caso assolti secondo le modalità definite dai Decreti di cui all’art. 21 del CDA.
12. Sino all’emanazione degli appositi DPCM di cui agli artt. 23 c. 4 e 71 del CDA, il sistema di conservazione di contratti informatici sarà assicurato nel rispetto dell’art. 6 del DPR 445/200 e della Delibera CNIPA n. 11/2004, e pertanto una copia dell’atto sarà idoneamente salvata sul server dell’Ente.
Art.7 Contratti d'appalto
1. I contratti d'appalto sono stipulati nella forma pubblica amministrativa o nella forma della scrittura privata autenticata ed in modalità informatica, ai sensi dell'art. 11, comma 13 del Codice dei Contratti, in forza delle direttive impartite dal Segretario Generale all'Ufficio Contratti, allorquando l'importo contrattuale è pari o superiore ai 40.000,00 euro.
2. L'Ufficio Contratti provvede alla redazione del testo del contratto, una volta trasmessa e pervenuta all'Ufficio o messa a sua disposizione anche on line, a seguito di determinazione dirigenziale di aggiudicazione definitiva resa efficace ai sensi di legge e di formale lettera d'affidamento all'aggiudicatario, tutta la documentazione prevista dalla normativa vigente, oltre a quella ritenuta necessaria dal RdP e dal presente Regolamento, per la stipula del medesimo. In ogni caso, ai sensi al presente Regolamento, per documentazione necessaria si intende: tutto ciò che fa parte del progetto o perizia a base di gara, ivi compresi Piani di sicurezza e DUVRI laddove esistenti, l'offerta presentata dall'aggiudicatario in sede di gara (sia economica che tecnica laddove richiesto dalla specifica procedura), nonchè la documentazione che l'aggiudicatario è tenuto a presentare in base alla legge, al capitolati prestazionale e/o schema di contratto, e a quanto richiesto nella lettera d'affidamento, redatta dal RdP per il singolo e relativo appalto.
3. La registrazione dell'atto avverrà telematicamente come previsto all'art. 6, comma 11, del presente Regolamento, a cura del Segretario Generale.
4. Qualora l'importo contrattuale sia inferiore ai 40.000,00 euro, è possibile stipulare il contratto
nella forma della scrittura privata semplice, in modalità informatica o cartacea: in tal caso il rapporto si perfeziona tra le parti con la semplice sottoscrizione e senza necessità di intervento di pubblico ufficiale, nonché per gli importi inferiori o pari ad € 10.000,00 euro, è possibile ricorrere alle modalità di sottoscrizione indicate all'art. 5, comma 3, del presente Regolamento. Le scritture private sono soggette a registrazione solo in caso d'uso o, ab origine, per espressa e comune volontà delle parti. La stipula del contratto e la sua eventuale successiva registrazione sarà a cura della Direzione competente per materia. In alternativa è sempre possibile, anche nella fattispecie di cui al presente comma, la stipula mediante la forma pubblica amministrativa o la forma della scrittura privata autenticata, nel qual caso specifico, sarà cura del Dirigente competente per materia o del RdP indicare nella determinazione a contrarre la forma prescelta per la stipula del relativo contratto. Per la redazione e la formalizzazione della succitata tipologia di contratti nella forma pubblica amministrativa e nella forma della scrittura privata autenticata si applica il comma 2 del presente articolo.
5. Il contratto d'appalto deve essere coerente con le previsioni della determinazione a contrattare, con l’eventuale capitolato speciale e con l’offerta presentata dall’aggiudicatario.
6. Il contratto d'appalto deve indicare le parti, l'oggetto e l'importo contrattuale. Esso dovrà, inoltre, contenere, al proprio interno o negli allegati, anche i seguenti elementi essenziali, ai sensi dell'art. 43 del DPR 207/2010 e xx.xx., applicabile anche ai servizi e alle forniture per quanto compatibili:
a) termini di esecuzione e penali;
b) programma di esecuzione dei lavori, dei servizi e delle forniture;
c) sospensioni o riprese dei lavori, dei servizi e delle forniture;
d) oneri a carico dell’esecutore;
e) contabilizzazione dei lavori a misura e a corpo;
f) liquidazione dei corrispettivi;
g) controlli;
h) specifiche modalità e termini di collaudo;
i) modalità di risoluzione delle controversie.
Tali elementi, contenuti di norma nello schema di contratto (citato dalla norma di riferimento, tra gli elaborati progettuali, come documento a cui va allegato il capitolato speciale descrittivo e/o prestazionale), devono comunque essere comunicati dal RdP all'Ufficio Contratti per iscritto, in mancanza di tale schema o del capitolato speciale d'appalto.
7. Nel contratto di appalto dovranno essere contenuti, altresì, l'impegno del privato contraente a rispettare le disposizioni della contrattazione collettiva in materia di retribuzione per i lavoratori dipendenti (cd. clausola sociale), le norme in materia di versamenti contributivi, nonché quelle in materia di diritto al lavoro dei disabili e quelle relative alla sicurezza sui luoghi di lavoro, e la dichiarazione da parte dell'appaltatore di non aver concluso contratti con ex dipendenti del Comune e/o di non aver conferito ad essi incarichi ex art. 53 del D. Lgs. n. 165/2001. Le parti dovranno dichiarare che al momento della stipula del contratto non ricorrono impedimenti per l’appaltatore alla stipula dello stesso.
8. Il contratto deve contenere, inoltre, a pena di nullità:
a) la clausola di cui all’art. 3, comma 8, della L. 136/2010 xx.xx. (tracciabilità flussi finanziari), con l'indicazione del codice CIG e se esistente del codice CUP idientificativi del relativo appalto;
b) la specificazione dei costi della sicurezza da rischi interferenziali di cui all’art. 26, c.5, Dlgs. 81/2008 e xx.xx, o la dichiarazione che non sussistono per la natura dell'appalto rischi interferenziali e pertanto alcun costo della sicurezza.
10. Sono considerati parte integrante del contratto i documenti di cui all'art. 137 del D.P.R. n. 207/2010, applicabile anche ai servizi e alle forniture per quanto compatibili, e verranno allegati al contratto i documenti citati al comma 3 del suddetto art. 137, l'offerta dell'appaltatore, nonché quelli ritenuti essenziali dal Dirigente competente alla stipula e altri documenti richiesti specificatamente dalle leggi di settore.
11. Nella redazione e stipulazione del contratto, le parti osservano scrupolosamente i dettami del
Codice dei Contratti, del DPR 207/2010 e ss.nm, del Codice Civile e di ogni altra normativa disciplinante la materia contrattualistica.
12. I contratti relativi agli acquisti di beni e servizi, ove i beni o i servizi risultino disponibili mediante strumenti informatici di acquisto, saranno stipulati in forma di scrittura privata.
13. Per gli atti che verranno stipulati con scrittura privata non autenticata o con scambio di lettere relativi ad appalti, somministrazione e trasporto e di importo non inferiore a € 10.329,14 (IVA inclusa), gli uffici competenti provvederanno entro i termini di legge a trasmettere a detto ufficio i dati necessari per la comunicazione annuale all’Anagrafe Tributaria.
14. E' onere del R.d.P per il singolo appalto provvedere a che l'aggiudicatario presenti la documentazione richiestagli per la stipula del contratto e addivenga alla firma dello stesso nei termini fissati ed assegnatigli dalla Stazione Appaltante.
15. Il presente articolo si applica anche al contratto di concessione lavori e concessione servizi, in quanto compatibile.
Art. 8. Altre tipologie di contratti
1. Nella redazione e stipulazione del contratto di trasferimento del diritto di proprietà su beni immobili o mobili (alienati e/o acquistati dal Comune, a seguito di qualsivoglia procedura), di trasferimento e/o costituzione di diritti reali sugli stessi, nonché per la costituzione, la modificazione o l'estinzione di tali diritti sui medesimi beni, le parti osservano scrupolosamente i dettami del Codice Civile e di ogni altra normativa disciplinante la materia contrattualistica.
2. Per i contratti di cui al comma 1 del presente articolo, qualora l'ufficiale rogante sia il Segretario Generale, l'Ufficio comunale competente per materia compie, preliminarmente alla stipula, gli accertamenti previsti per legge sulla situazione urbanistica, catastale ed ipotecaria dell'immobile e predispone lo schema dell'atto, da trasmettere al Segretario Generale, che, per mezzo dell'Ufficio Contratti, ne cura la stesura finale, adeguata per la stipula e per l'adempimento delle formalità ad essa conseguenti della registrazione e trascrizione.
3. Per i contratti di cui al comma 1 del presente articolo, l'Ufficio comunale competente provvede alla predisposizione di tutti gli allegati.
4. Per gli stessi si potrà ricorrere alla stipula a mezzo Notaio, in casi di particolare complessità degli atti e degli istituti giuridici da applicare o per altri motivi valutabili esclusivamente dall'Ente e dettati da esigenze straordinarie, da opportunità di snellimento e celerità delle procedure o per altri motivi di ordine tecnico-amministrativo, e qualora, per la complessità dell'operazione, non sia garantito dai Servizi proponenti un adeguato supporto tecnico all'Ufficiale rogante.
5. Per i contratti di cui al comma 1, qualora le spese contrattuali siano a carico dell'Ente, l'Ufficio competente dovrà procedere, prima della stipula del contratto, all'adeguato e necessario impegno di spesa.
6. Per le Convenzioni urbanistiche e gli Atti unilaterali d'obbligo in materia edilizia, da stipulare nella forma pubblica amministrativa o per scrittura privata autenticata gli uffici di competenza per materia ne redigono lo schema, dopo aver proceduto agli accertamenti previsti per legge sulla situazione urbanistica, catastale ed ipotecaria dei beni immobili oggetto dell'atto e lo trasmettono al Segretario Generale, che, per mezzo dell'Ufficio Contratti, lo predispone nella sua stesura finale, adeguata per la stipula e per l'adempimento delle formalità ad essa conseguenti della registrazione e trascrizione. Per tali atti è facoltà delle parti ricorrere alla stipula a mezzo Notaio.
7. I contratti di locazione, attivi e passivi, sono di norma stipulati per scrittura privata, dal Dirigente del Servizio interessato alla locazione stessa e registrati secondo le modalità e le prescrizioni di legge a cura del suddettro Dirigente e/o del Funzionario responsabile. Qualora tali contratti abbiano durata superiore a nove anni e/o un valore complessivo superiore a Euro 50.000,00 (cinquantamila/00), dovranno essere stipulati per scrittura privata autenticata.
8. Le concessioni cimiteriali, le concessione d'uso nonchè i contratti di comodato relativi al patrimonio immobiliare comunale, qualora non assumino la forma di provvedimento unilaterale, sono stipulati nella forma della scrittura privata dal Dirigente dei Servizio interessato ad uno o più
dei suddetti atti. Se soggetti a registrazione, o in caso d'uso o in base a prescrizioni normative, tali atti saranno registrati a cura dello stesso Dirigente competente o del Funzionario responsabile.
9. Le donazioni di beni mobili ed immobili, di opere d'arte e dell'ingegno sono stipulate nella forma dell'atto pubblico amministrativo.
Art. 9 Spese contrattuali
1. I contratti stipulati in forma pubblico-amministrativa o per scrittura privata autenticata, iscritti al Repertorio dei Contratti dell'Ente, sono soggetti, ai sensi dell’art. 40 della L. 604/1962, all'applicazione dei diritti di segreteria e di scritturazione, in conformità alla normativa vigente, nella misura di cui alla tabella D allegata alla legge n. 604/1999 e xx.xx.
2. La riscossione dei diritti di segreteria è obbligatoria, ai sensi di legge. L'accertamento dei diritti di cui al primo comma del presente articolo, rientra nella competenza esclusiva dell’Ufficio Contratti.
4. Per i contratti stipulati nella forma della scrittura privata, ivi compresi quelli relativi agli acquisti di beni e servizi, acquisibili mediante strumenti informatici di acquisto, non trova applicazione quanto previsto dall’art. 40 della L. 604/196 e non saranno pertanto riscossi diritti di segreteria.
3. Tutti i contratti sono assoggettati all'imposta di bollo e di registro, nonché, se dovute per la tipologia del contratto, alle imposte catastale e ipotecaria e alla tassa ipotecaria, secondo le disposizioni di legge in materia.
4. Le spese contrattuali, comprensive di bollo, diritti di segreteria e di scritturazione, di registrazione e, se del caso, di trascrizione, di spese postali e di copia dell'atto, sono di norma a carico della controparte, salvo diversa disposizione di legge sul riparto delle stesse o per diverso accordo tra le parti.
5. Nel caso di contratti stipulati in forma di atto notarile le spese saranno a carico delle parti secondo le norme ordinarie, salvo che sia diversamente disposto nella determina a contrarre. Nel caso sia il Comune a dover fronteggiare per intero o in parte la spesa notarile, si potrà procedere alla sottoscrizione previa determinazione dirigenziale di impegno della spesa citata, a cura del Dirigente del Servizio interessato.
6. Il versamento delle spese contrattuali è effettuato prima della stipulazione del contratto, con versamento presso la Tesoreria Comunale o con bonifico bancario o altre forme ritenute ammissibili dal Comune.
Art. 10. Norme transitorie e finali
1. In via transitoria, in attesa del perfezionamento della procedura informatica, il Segretario Generale continuerà a formare e conservare il repertorio su supporto cartaceo.
2. Il presente Regolamento integra la disciplina del vigente Regolamento comunale dei servizi e forniture in economia, modificandone espressamente l'art. 8 (Forma del rapporto contrattuale), il cui dispositivo si intende ora sostituito dal dispositivo dell'art. 5 (Forma dei contratti) e dell'art. 7 (Contratto d'appalto) del presente Regolamento.
3. E' abrogato il Nuovo Regolamento per l'attività contrattuale dell'Ente, approvato con deliberazione di C.C. N, 5/2000, successivamente modificato con deliberazione di C.C n. 93/2002.
4. Sono, altresì, abrogate tutte le norme incompatibili con la disciplina contenuta nel presente Regolamento.
5. Per quanto non previsto, si applicano le norme di legge che disciplinano la materia.
Art. 11 Pubblicità ed entrata in vigore
1 Il presente Regolamento entrerà in vigore ai sensi di legge e sarà inserito sul sito internet dell'Ente.