ANNEX 4

ANNEX 4

CRITERI PER LA DETERMINAZIONE DEI COSTI E PER LA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE

CRITERI GENERALI

Al fine di consentire la corretta predisposizione del quadro economico del progetto e la corretta rendicontazione delle spese sostenute, si rappresenta quanto segue.

1. Come regola generale inderogabile vige il criterio di cassa: ogni spesa (il cui titolo di spesa non potrà essere successivo alla data di scadenza del progetto) potrà essere riconosciuta come ammissibile solo se sarà stata effettivamente sostenuta nei termini previsti per il rendiconto finale (sessanta giorni dopo la conclusione del progetto);

2. il contributo ministeriale sarà erogato in unica soluzione, subito dopo l’approvazione del progetto;

3. il costo complessivo rendicontato a consuntivo potrà subire variazioni in aumento o diminuzione rispetto a quanto approvato; qualora tali variazioni dovessero risultare in aumento, il contributo del MIUR resterà invariato rispetto a quanto approvato; qualora, invece, tali variazioni dovessero risultare in diminuzione, il contributo del MIUR sarà ricalcolato nel rispetto dei criteri più avanti indicati, e il MIUR procederà al recupero delle somme erogate in esubero, mediante compensazione, anche su altri capitoli di bilancio;

4. tutte le voci di spesa (comprese quelle poste pari a zero in sede di presentazione del progetto) potranno subire variazioni in aumento o diminuzione in fase di esecuzione dei progetti, fermo restando l’obbligo di mantenere gli obiettivi individuati in sede di presentazione del progetto;

5. nell’ottica della completa flessibilità e della totale responsabilizzazione del PI, il gruppo di ricerca potrà subire modifiche in qualunque momento, in fase di esecuzione del progetto, in funzione delle esigenze e della migliore riuscita del progetto stesso, senza alcuna necessità di comunicare al MIUR ingressi e/o uscite dal gruppo stesso, né tanto meno di ricevere dal MIUR alcuna autorizzazione;

6. sono ammessi costi relativi a beni/servizi sostenuti in quota parte anche con fondi relativ i ad altri progetti, purché sul progetto SIR sia caricata solo la quota parte residua;

7. per tutti i docenti/ricercatori/tecnologi contrattualizzati a tempo indeterminato e facenti parte

(temporaneamente o permanentemente) del gruppo di ricerca, non potranno essere previsti compensi aggiuntivi per la loro collaborazione, ma solo i costi relativi alla valorizzazione dei mesi- persona;

8. per il personale a contratto (RTD, assegnisti, dottorandi, ecc.) appositamente reclutato per il progetto, in sede di rendicontazione saranno ritenuti ammissibili i soli costi sostenuti fino alla scadenza temporale del progetto stesso;

9. per il personale a contratto (assegnisti, dottorandi, ecc.) acquisito con fondi propri dell’host institution (e i cui contratti risultino quindi già dotati di copertura finanziaria), non potranno essere previsti costi a carico del progetto in termini di valorizzazione dei mesi persona; potrà però essere esposto l’eventuale impegno temporale da essi dedicato al progetto, ai soli fini della determinazione del complessivo impegno temporale dedicato dall’intero gruppo di ricerca allo stesso progetto;

10. per il personale a contratto (assegnisti, dottorandi, ecc.) acquisito dall’host institution con fondi specifici per il finanziamento di altri progetti (e i cui contratti risultino quindi già dotati di copertura finanziaria), non potranno essere previsti costi a carico del progetto in termini di valorizzazione dei mesi persona né potrà essere esposto un eventuale e saltuario impegno temporale da essi dedicato al progetto, a meno che ciò non sia espressamente consentito dall’ente finanziatore sui cui fondi grava lo specifico contratto;

11. per il personale a contratto (assegnisti, dottorandi, ecc.) afferente a soggetti giuridici diversi dall’host institution, non potranno essere previsti costi a carico del progetto in termini di valorizzazione dei mesi persona né potrà essere esposto un eventuale e saltuario impegno temporale da essi dedicato al progetto, a meno che ciò non sia espressamente consentito dall’ente di afferenza;

12. per tutto il personale, gli impegni temporali previsti in sede di presentazione del progetto, nonché (soprattutto) quelli effettivi esposti in sede di rendicontazione, dovranno risultare coerenti con gli impegni complessivi da essi dedicati anche ad altri progetti già approvati, nonché con gli impegni, anche didattici e/o di studio, nei confronti dell’host institution. In ogni caso, gli impegni temporali indicati a preventivo in sede di presentazione del progetto non costituiscono un vincolo inderogabile, essendo possibile, in sede di rendicontazione, nel rispetto del principio di massima flessibilità, esporre impegni effettivi del tutto diversi da quelli preventivati, eventualmente anche nulli.

CRITERI PER IL CALCOLO DEL CONTRIBUTO MIUR

Il MIUR riconoscerà, in sede di approvazione, un contributo pari al 100% dei costi ritenuti congrui, fatta eccezione per:

a) i costi relativi alla valorizzazione dei mesi-persona dei docenti/ricercatori/tecnologi contrattualizzati a tempo indeterminato e facenti parte (temporaneamente o permanentemente) del gruppo di ricerca;

b) i costi sostenuti da soggetti terzi e relativi ad attività aggiuntive rispetto al progetto, purché effettivamente integrative e dichiarate esplicitamente nel progetto stesso.

Il contributo a carico del MIUR dovrà essere realmente significativo e dovrà coprire sostanzialmente le reali necessità del progetto, e non dovrà in nessun caso costituire un mezzo per cofinanziare altri progetti.

In sede di rendicontazione, il contributo realmente spettante sarà ricalcolato dal MIUR, a consuntivo, con la copertura al 100% delle spese che saranno ritenute realmente ammissibili (secondo i criteri di seguito esposti, voce per voce), ma sempre con l’esclusione di tutti i costi relativi alle lettere a) e b) sopra indicate; nel caso in cui il contributo così ricalcolato dovesse risultare inferiore rispetto al contributo già erogato, il MIUR procederà al recupero delle somme erogate in esubero, mediante compensazione, anche su altri capitoli di bilancio.

SPECIFICHE SULLE SINGOLE VOCI DI SPESA

Per le singole voci di spesa, fatto sempre salvo il diritto del MIUR di valutare l’ammissibilità, la congruità e la pertinenza delle singole spese in base alla documentazione presentata, valgono le seguenti regole generali.

A) SPESE DI PERSONALE

Xxxxxxx considerate ammissibili le spese relative alle sottoindicate voci, con l’avvertenza che la voce A.1, relativa al personale dipendente a tempo indeterminato, non rientra, per quanto sopra già esposto, tra le voci da assoggettare a contributo MIUR.

A.1 – Personale dipendente a tempo indeterminato

Questa voce comprenderà il personale scientifico (docenti/ricercatori/tecnologi) con contratto a tempo indeterminato, dipendente dall’host institution e direttamente impegnato nelle attività di ricerca. Il costo relativo sarà determinato in base all’impegno temporale dedicato al progetto e sarà valorizzato come di seguito indicato:

a) per ogni persona impegnata nel progetto sarà preso come base il costo effettivo annuo lordo (retribuzione effettiva xxxxx xxxxx, con esclusione dei compensi per lavoro straordinario e

diarie, maggiorata dei contributi di legge o contrattuali e degli oneri differiti ); sarà successivamente determinato il costo mensile lordo semplicemente dividendo il costo annuo lordo per 12 mesi lavorativi annui (considerati equivalenti a 1500 ore);

b) il costo da imputare al progetto sarà computato moltiplicando il costo mensile lordo per il numero di mesi persona effettivamente dedicati al progetto.

I costi relativi a tale voce potranno comprendere (in misura orientativamente non superiore al 20% della voce in argomento) anche quelli relativi al personale scientifico (docenti/ricercatori/tecnologi) che risulti dipendente a tempo indeterminato da soggetto giuridico diverso rispetto all’host institution, e quelli relativi a personale scientifico che risulti comandato o distaccato presso l’host institution.

A.2 – Personale non dipendente

A.2.1 - PI

Se il PI non è dipendente dell’host institution a tempo indeterminato, il progetto dovrà prevedere anche i costi relativi alla copertura contrattuale del PI per tutta la durata del progetto.

Nel caso in cui il PI sia già in possesso di un contratto a tempo determinato (qualunque sia la tipologia contrattuale) è necessario che il PI e l’host institution valutino la possibilità di proseguire nel rapporto contrattuale già esistente (ove questo risulti possibile, ad esempio nel caso in cui il contratto già esistente non sia vincolato per intero all’esecuzione di un altro progetto o nel caso in cui disposizioni di legge non prevedano la cumulabilità di contratti), oppure individuino una nuova tipologia contrattuale più adatta, che potrà variare caso per caso. La scelta del tipo di contratto dovrà essere effettuata, pertanto, tenendo conto di tutti gli eventuali vincoli e di tutte le possibilità offerte dalla normativa e dai regolamenti vigenti all’atto della stipula: è quindi impossibile definire inizialmente, da parte del MIUR, un’unica tipologia di contratto utilizzabile.

E’ importante però considerare che il MIUR, allo scopo di favorire la partecipazione dei giovani ricercatori a più progetti, anche europei, e al contrario di quanto accade con altre funding agency, non ritiene opportuno stabilire percentuali di impegno temporale sul progetto, consentendo la possibilità di stipulare contratti part-time (o anche contratti a progetto, con obbligazione di risultato), e tuttavia non può prescindere dalla necessità che il PI lavori sul progetto per tutta la durata del progetto stesso.

Di conseguenza non sarà possibile accettare situazioni in cui, sia pure solo per un breve periodo, il PI sia

privo di copertura contrattuale idonea sul progetto MIUR.

Qualunque contratto, anche se part-time, dovrà pertanto avere decorrenza dal momento dell’avvio ufficiale del progetto (che sarà stabilito dal MIUR con apposito decreto di ammissione ai contributi), con tolleranza orientativa di un mese successivo all’avvio, e terminare in data non anteriore alla conclusione del progetto stesso. Per evitare il protrarsi di situazioni di dubbia accettabilità, pertanto, tutte le procedure per la stipula dei contratti i PI dovranno essere attivate con la massima tempestività subito dopo la comunicazione dell’avvenuta concessione del contributo.

Resta peraltro inteso che anche per le spese relative ai contratti in argomento, vige il criterio di cassa, e le spese rendicontabili dovranno essere comunque commisurate con l’impegno temporale effettivo dichiarato.

A.2.2 - altro personale appositamente da reclutare

Questa voce potrà comprendere il personale che (esclusivamente e direttamente con l’host institution) risulti titolare di:

 contratto come ricercatore a tempo determinato

 contratto di collaborazione a progetto

 assegno di ricerca

 borsa di dottorato di ricerca

Il personale in argomento dovrà essere direttamente impegnato nelle attività di ricerca.

Ovviamente, in sede di presentazione del progetto, in questa voce non potranno essere indicati nominativi (che invece dovranno essere indicati in rendicontazione), essendo necessario procedere ad una selezione pubblica per il reclutamento del personale.

I bandi (e i successivi contratti) dovranno contenere l’indicazione del progetto su cui graverà la copertura finanziaria, dell’oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da svolgere e delle eventuali modalità di esecuzione.

Il costo ammissibile sarà determinato secondo le stesse procedure di cui al punto A.1.

A.2.3 - altro personale (acquisito con altri fondi)

1) Per il personale a contratto acquisito con fondi propri dell’host institution non potranno essere previsti costi a carico del progetto, ma solo l’eventuale impegno temporale da essi dedicato al progetto. I nominativi di tale personale potranno essere indicati in sede di presentazione del progetto, ma potranno anche essere modificati (con inserimenti o cancellazioni) in sede di rendicontazione.

2) Per il personale a contratto acquisito dall’host institution con fondi specifici per il finanziamento di altri progetti non potranno essere previsti né costi a carico del progetto né impegni temporali; i nominativi di tale personale non potranno pertanto essere indicati in sede di presentazione del progetto, ma solo a rendicontazione, e solo se il loro impegno sul progetto sia stato espressamente consentito dall’ente finanziatore sui cui fondi grava lo specifico contratto.

3) Per il personale a contratto afferente a soggetti giuridici diversi dall’host institution, non potranno essere previsti né costi a carico del progetto né impegni temporali; i nominativi di tale personale non potranno pertanto essere indicati in sede di presentazione del progetto, ma solo a rendicontazione, e solo se il loro impegno sul progetto sia stato espressamente consentito dall’ente di afferenza.

B) ‐ SPESE GENERALI

L’importo della voce in oggetto sarà calcolato forfetariamente nella misura del 60% dell’ammontare dei costi per il personale di cui al precedente punto A (A.1+A.2.1+A.2.2).

E’ importante sottolineare che le spese generali, proprio per la loro natura forfetaria, non dovranno essere in alcun caso dettagliate, né sarà necessario predisporre per tale voce un’apposita documentazione.

Detto forfait si intenderà riferito, in linea generale, a tutti quei costi, comunque connessi con l’attività di ricerca, non collocabili nelle altre voci di spesa. A puro titolo esemplificativo, ma non esaustivo, il forfait del 60% potrà essere utilizzato per coprire i costi relativi alle voci sotto indicate (ma potrà essere altresì utilizzato anche per eventuali ulteriori esigenze come, ad esempio, per far fronte alla differenza tra i costi d’acquisto dell’attrezzatura e i costi imputati al progetto in base al criterio dell’ammortamento):

‐ personale indiretto (es. fattorini, magazzinieri, segretarie e simili);

‐ funzionalità ambientale (es. vigilanza, pulizia, riscaldamento, energia, illuminazione, acqua, lubrificanti, gas vari ecc.);

‐ funzionalità operativa (es. posta, telefono, telex, telegrafo, cancelleria, fotoriproduzioni, abbonamenti, materiali minuti, biblioteca, ecc);

‐ assistenza al personale (es. infermeria, mensa, trasporti, previdenze interne, antinfortunistica, coperture assicurative ecc.);

‐ funzionalità organizzativa (es. attività direzionale non tecnico‐scientifica, contabilità generale, acquisti ecc.);

‐ missioni e viaggi con destinazione sul territorio nazionale;

‐ spese per corsi, congressi, mostre, fiere il cui svolgimento sia in data successi va alla data di scadenza del progetto (costi per iscrizione e partecipazione, materiale didattico, ecc.);

‐ costi generali inerenti ad immobili ed impianti (ammortamenti, manutenzione ordinaria e straordinaria, assicurazioni, ecc.), nonché alla manutenzione (ordinaria e straordinaria) della strumentazione e delle attrezzature di ricerca;

‐ costi sostenuti per informazione e pubblicità, ivi incluse le spese per la pubblicazione e pubblicizzazione di bandi;

‐ costo delle pubblicazioni e degli oneri relativi a open access e open data;

‐ eventuali oneri per fideiussioni, consulenze ed assistenze legali e/o amministrative, etc.

- eventuali oneri fiscali e/o contributivi.

C) ATTREZZATURE, STRUMENTAZIONI E PRODOTTI SOFTWARE

In questa voce verranno incluse le attrezzature e le strumentazioni ed il software di nuovo acquisto. Il costo sarà commisurato all’importo di fattura più dazi doganali, trasporto, imballo ed eventuale montaggio, con esclusione di qualsiasi ricarico per spese generali, secondo l’applicazione della seguente formula:

C = (M/T) x F

M = mesi di utilizzo effettivo dell’attrezzatura o della strumentazione o del prodotto software nell’ambito del progetto;

T = tempo di deprezzamento, convenzionalmente posto pari a 36 mesi;

F = costo dell’attrezzatura o strumentazione o prodotto software indicato in fattura (più eventuale imballo, trasporto, installazione e dazi doganali).

Nel caso in cui le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti software siano utilizzati contemporaneamente anche in altri progetti, il costo come sopra determinato dovrà essere ulteriormente corretto, sempre in linea generale, come segue:

Q = C x P

dove P rappresenta la percentuale di utilizzo dell’attrezzatura o della strumentazione o del prodotto software nel progetto di ricerca.

D) SERVIZI DI CONSULENZA E SIMILI

In questa voce dovranno essere rendicontate tutte le attività svolte da terzi affidatari (cioè da soggetti, pubblici o privati, diversi dall’host institution) e ricadenti nelle fattispecie seguenti.

d.1) Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche (anche occasionali) rese da persone fisiche o da qualificati soggetti con personalità giuridica privati o pubblici, e regolate da apposito atto d'impegno giuridicamente valido, che dovrà contenere, in linea generale, l’indicazione dell’oggetto e del corrispettivo previsto. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura/parcella al lordo dell’IVA.

d.2) Prestazioni di servizi di tipo non scientifico rese da persone fisiche o da soggetti aventi personalità giuridica. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura al lordo dell’IVA.

d.3) Acquisizione di brevetti, know‐how, diritti di licenza. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura al lordo dell’IVA

E) ALTRI COSTI DI ESERCIZIO

Costi ammissibili: In questa voce dovranno essere rendicontate le spese per l’acquisto di materie prime, componenti, semilavorati, materiali di consumo specifico (per esempio reagenti), per colture ed allevamento (ad esempio per ricerche di interesse agrario), nonché per corsi, congressi, mostre e fiere, il cui svolgimento avvenga nel periodo di vigenza del progetto.

Il loro costo sarà determinato in base alla fattura al lordo dell’IVA.

In questa voce dovranno rientrare anche tutte le spese sostenute per missioni all’estero, anche finalizzate alla partecipazione a stages inerenti il progetto.

I costi sostenuti potranno essere riconosciuti se la missione sarà formalizzata in una lettera d'incarico in cui dovrà essere identificata la persona che va in missione, il periodo di missione ed i motivi scientifici che dovranno essere legati alle sole attività previste nel progetto.

Costi non ammissibili: non potranno rientrare invece in questa voce, in quanto già compresi nel forfait delle spese generali, i costi dei materiali minuti necessari per la funzionalità operativa, ad esempio: attrezzi di lavoro, minuteria metallica ed elettrica, articoli per la protezione del personale (guanti, occhiali, ecc.), carta per stampanti, toner, cancelleria, ecc., né le missioni all’interno del territorio nazionale.

Non saranno riconosciuti in alcun caso i costi relativi a mobili e arredi.

F) COSTI SOSTENUTI DA SOGGETTI TERZI

Tali costi dovranno essere esposti solo “per memoria”, in quanto, come specificato nel bando, tali costi dovranno riferirsi ad attività aggiuntive rispetto al progetto, purché effettivamente integrative e dichiarate esplicitamente nel progetto stesso, e resteranno comunque a carico di soggetti terzi.

G) INCENTIVO PER L’HOST INSTITUTION

Per garantire l’attrattività del finanziamento anche nei riguardi dell’istituzione ospitante, sarà infine riconosciuto un premio del 10% del costo del progetto, destinato alla host institution, nel caso in cui il PI non sia già un suo dipendente a tempo indeterminato. La percentuale del 10% si applica sul totale delle voci A.1+A.2.1+A.2.2+B+C+D+E, esclusa quindi la voce F.

TABELLA RIASSUNTIVA

		A.1	A.2.1	A.2.2	A.2.3	B	C	D	E	F	G
1	Per il calcolo di B	X	X	X	n.p.	(60%)
2	Per il calcolo di G (se previsto)	X	X	X	n.p.	X	X	X	X		(10%)
3	Per la determinazione del costo (100%)	X	X	X	n.p.	X	X	X	X	X	X
4	Per il calcolo del contributo (100%)		X	X	n.p.	X	X	X	X		X
5	Assoggettabili ad abbattimento da parte del CdS	X		X	n.p.	NO (è un forfait: il 60% delle voci della riga 1)	X	X	X		NO (è un forfait: il 10% delle voci della riga 2)

n.p. = non prevista l’esposizione di un costo