CITTA’ DI ALESSANDRIA

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DIREZIONE AFFARI GENERALI, POLITICHE EDUCATIVE, CULTURALI E SOCIALI

Xxxxxx Xxxxxxx, 0 - 00000 Xxxxxxxxxxx - P.I./C.F. n. 00429440068

MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO,

DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

Ai sensi del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 03 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli artt. 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del Codice dell’amministrazione digitale di cui D.Lgs. 82 del 2005”.

Approvato con deliberazione della Giunta Comunale n. 385 / 16080 - 535 del 29/12/2016

INDICE

1 PRINCIPI GENERALI

1.1 Premessa

1.2 Ambito di applicazione del manuale

1.3 Definizioni

1.4 Norme di riferimento

2 DOCUMENTI E MODALITA’ DI GESTIONE

2.1 Il documento informatico amministrativo

2.2 Il documento analogico – cartaceo amministrativo

2.3 Documento in ingresso

2.4 Documento in uscita

2.5 Documento interno formale

2.6 Documento interno informale

2.7 Copia informatica di documento analogico

2.8 Copia analogica di documento informatico firmato digitalmente

2.9 Duplicati di documenti informatici

2.10 Copie ed estratti informatici di documenti informatici

2.11 Formazione del documento informatico

2.12 La firma

2.13 Autenticazione firma

2.14 Immodificabilità ed integrità del documento informatico, copie, duplicati ed estratti

2.15 Requisiti degli strumenti informatici di scambio

2.16 Trasmissione documenti con il sistema pubblico di connettività

2.17 Uso della Posta Elettronica Certificata

2.18 Interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico

3 ORGANIZZAZIONE DELL'ENTE E DEL PROTOCOLLO

3.1 Il protocollo informatico

3.2 Aree Organizzative Omogenee e modelli organizzativi

3.3 Accreditamento dell’amministrazione/AOO all’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA)

3.4 Individuazione del Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico

3.5 La classificazione dei documenti

3.6 Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di gestione documentale e protocollo informatico

3.7 Tutela dei dati personali

3.8 Formazione del personale

4 DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

4.1 Generalità

4.2 Flusso dei documenti ricevuti dalla AOO

4.2.1 Ricezione di documenti informatici sulle caselle di posta elettronica certificata

4.2.2 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta elettronica tradizionale

4.2.3 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili

4.2.4 Ricezione di documenti informatici da portale web dell'Ente

4.2.5 Ricezione di documenti cartacei a mezzo servizio postale, corriere o consegnati a mano

4.2.6 Corrispondenza di particolare rilevanza e documenti esclusi

4.2.7 Errata ricezione di documenti digitali

4.2.8 Errata ricezione di documenti cartacei

4.2.9 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici

4.2.10 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei

4.2.11 Classificazione, assegnazione e presa in carico dei documenti

4.3 Flusso dei documenti creati e trasmessi dall'AOO

4.3.1 Sorgente interna dei documenti

4.3.2 Verifica formale dei documenti

4.3.3 Registrazione di protocollo e segnatura

4.3.4 Trasmissione di documenti informatici

4.3.5 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta

4.3.6 Conteggi e spedizione corrispondenza cartacea

4.4 Documenti informali

5 SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE DIGITALE E ARCHIVIAZIONE

5.1 Titolario o piano di classificazione

5.2 Classificazione dei documenti

5.3 La fascicolazione

5.4 La fascicolazione digitale

5.4.1 Processo di assegnazione dei fascicoli digitali ai documenti

5.4.2. Chiusura dei fascicoli digitali

5.5 Serie archivistiche e repertori

5.6 Archiviazione dei documenti - Tempi, criteri e regole di selezione del sistema di classificazione

5.6.1 Procedure di scarto

6 GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO

6.1 Unicità del protocollo informatico

6.2 Registrazione di protocollo

6.3 Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo

6.4 Segnatura di protocollo dei documenti

6.5 Annullamento delle registrazioni di protocollo

6.6 Protocollazione documenti interni formali

6.7 Oggetti ricorrenti

6.8 Registrazione differita di protocollo

6.9 Documenti riservati (Protocollo riservato)

7 IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE E DI PROTOCOLLAZIONE ADOTTATO DALL'ENTE

7.1 Descrizione funzionale ed operativa

8 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

8.1 Principi sulla conservazione dei documenti informatici

8.2 La conservazione dei documenti informatici dell’Ente

9 REGISTRO DI EMERGENZA

9.1 Utilizzo del registro di emergenza

10 SICUREZZA

10.1 Obiettivi

10.2 Credenziali di accesso al sistema documentale

10.3 Sicurezza nella formazione dei documenti

10.4 Trasmissione ed interscambio dei documenti informatici

10.5 Accesso ai documenti informatici

11 NORME TRANSITORIE E FINALI

11.1 Modalità di approvazione e aggiornamento del manuale

11.2 Pubblicità del manuale

11.3 Entrata in vigore

ALLEGATI

Allegato 1 - Norme di riferimento

Allegato 2 - Nomina del Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico

Allegato 3 - Titolario di classificazione Allegato 4 - I formati dei documenti

Allegato 5 - I metadati dei documenti informatici

Allegato 6 - I metadati minimi del fascicolo informatico o della aggregazione documentale informatica

Allegato 7 - Il sistema documentale e di protocollazione adottato dall'Ente Allegato 8 - Il sistema di conservazione adottato dall’Ente

Allegato 9 – Elenco dei codici di fatturazione per servizi Allegato 10 - Piano di conservazione degli archivi

1 PRINCIPI GENERALI

1.1 Premessa

Il manuale di gestione è uno strumento operativo che descrive e disciplina il sistema di produzione e di gestione documenti (tradizionali e digitali), come previsto dall’art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013.

Il manuale di gestione:

- individua le procedure e fornisce le istruzioni per la corretta redazione della documentazione analogica e digitale, descrivendo le modalità di gestione dei flussi documentali e degli archivi, in modo tale da organizzare i documenti ricevuti, inviati o comunque prodotti dal Comune di Alessandria in armonia con quanto previsto dalla normativa vigente in tema di registrazione di protocollo, di assegnazione, classificazione, fascicolatura e reperimento dei documenti.

- affronta aspetti consolidati della registratura, ma anche nuove soluzioni e nuovi problemi posti dalla tecnologia e dalle richieste del legislatore orientato a un’amministrazione pubblica digitale.

- costituisce una guida ed è rivolto a tutto il personale, in quanto ciascun dipendente (a vario titolo e livello) è coinvolto nella gestione documentale.

1.2 Ambito di applicazione del manuale

Il presente Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi è adottato ai sensi del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 03 dicembre 2013: “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli artt. 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del C.A.D. di cui D.L. 82/2005” e del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014: “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici (…)”.

Esso descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali dell'Ente.

Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di accesso agli atti e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico realizza le condizioni operative per una più efficiente gestione del flusso informativo e documentale interno dell’amministrazione anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione amministrativa. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento.

1.3 Definizioni

Ai fini del presente Manuale si intende:

• per “CAD”, il decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale, nel testo vigente.

• per “Regole tecniche”, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 03 dicembre 2013 – Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi dell’artt. 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del C.A.D. di cui D.L. 82/2005

• per “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici” il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014.

Si riportano, di seguito, gli acronimi utilizzati più frequentemente: AOO - Area Organizzativa Omogenea;

PdP - Prodotto di Protocollo informatico – l’applicativo sviluppato o acquisito dall’amministrazione/AOO per implementare il servizio di protocollo informatico;

UO – Unità Organizzativa – unità organizzativa interna (settore, servizio, ufficio)

UCP - Unità Organizzativa Centrale di registrazione di Protocollo – rappresenta l’ufficio centrale di protocollo

UOP – Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo – unità organizzativa abilitata alla protocollazione, diversa dall’ufficio centrale di protocollo.

UOR - Uffici Organizzativi di Riferimento - un insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato;

RPA Responsabile del Procedimento Amministrativo - il dipendente che ha la responsabilità dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi ad un affare;

RSP - Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico;

MdG - Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi;

1.4 Norme di riferimento

Le principali norme di riferimento sono elencate nell'allegato 1 - Norme di riferimento"

2 DOCUMENTI E MODALITA’ DI GESTIONE

Nell’ambito del processo di gestione documentale, il documento amministrativo, in termini tecnologici, è classificabile in:

- informatico (“rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”);

- analogico (“rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”).

In termini operativi, il documento amministrativo è invece classificabile in:

- ricevuto;

- inviato;

- interno formale;

- interno informale.

2.1 Il documento informatico amministrativo

Il Codice dell’Amministrazione Digitale definisce il documento informatico come “il Documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

I documenti costituenti atti amministrativi con rilevanza interna al procedimento amministrativo sono sottoscritti con firma digitale ed hanno l’efficacia prevista dall’art. 2702 del codice civile.

Secondo quanto previsto dall’art. 40 del CAD “1. Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71”.

2.2 Il documento analogico – cartaceo amministrativo

Per documento analogico si intende " la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” cioè un documento “formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video) su supporto non digitale”.

2.3 Documento in ingresso

La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dalla AOO con diversi mezzi e modalità in base alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente.

Un documento informatico può essere recapitato, a titolo esemplificativo:

- a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata;

- su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, floppy disk, pen drive, hard disk esterni, etc, consegnato direttamente o inviato per posta convenzionale o corriere;

- tramite portale/ spazio web dedicato a seguito dell’introduzione nel sistema informativo di apposito applicativo interfacciato anche con SPID.

Un documento analogico può essere tipicamente recapitato:

- a mezzo posta convenzionale o corriere;

- a mezzo posta raccomandata;

- per telefax o telegramma;

- con consegna diretta a una delle unità organizzative aperte al pubblico da parte dell’interessato o di persona delegata.

L'Ente dà piena attuazione a quanto disposto dall’art. 45, comma 1, del CAD, in base al quale “I documenti trasmessi da chiunque a una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza,

soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale”.

2.4 Documento in uscita

I documenti informatici e gli eventuali allegati, sono inviati per mezzo della posta elettronica certificata, quando diretti ad altra pubblica amministrazione, a soggetti iscritti a ordini professionali, al registro imprese e nei casi in cui il cittadino abbia comunicato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.

Il documento informatico può inoltre essere riversato su supporto digitale rimovibile in formato non modificabile, per la trasmissione al destinatario con altri mezzi di trasporto.

Lo scambio di documenti con altre Pubbliche Amministrazioni avviene mediante l’utilizzo della posta elettronica certificata o in cooperazione applicativa.

Nella fase di protocollazione in uscita di atti non diretti a Pubbliche Amministrazioni, a soggetti iscritti a ordini professionali o al registro imprese o a cittadini che abbiano comunicato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, sarà inserita, nel caso di spedizione o trasmissione in forma diversa da quella informatica, la copia scansione del documento.

2.5 Documento interno formale

I documenti interni sono formati con tecnologie informatiche avvalendosi del sistema di scrivania e gestione documentale.

Il documento informatico di rilevanza amministrativa giuridico- probatoria scambiato tra unità organizzative mediante il sistema di gestione documentale viene preventivamente sottoscritto con firma digitale o altra firma elettronica e protocollato.

Il sistema in uso è in grado di tracciare in modo immodificabile tutte le operazioni relative a una registrazione, con un meccanismo di attribuzione alla singola persona di documenti o annotazioni che configura i requisiti per l’identificazione informatica.

2.6 Documento interno informale

Per questa tipologia di corrispondenza vale quanto illustrato nel paragrafo precedente, ad eccezione della obbligatorietà dell’operazione di sottoscrizione digitale sostituito dalle credenziali personali che abilitano all’utilizzo del sistema.

La minuta corrispondenza, la conferma a riunioni e altre comunicazioni non aventi rilevanza giuridica vengono scambiate attraverso l’uso della posta elettronica.

2.7 Copia informatica di documento analogico

La copia informatica di documento analogico viene formata mediante copia per immagine (scansione di documento amministrativo cartaceo o altra modalità) che genera un documento informatico con contenuto e forma identici a quelli dell’originale analogico.

La copia, come definito dal CAD, ha la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui è tratta se la conformità all'originale non è espressamente disconosciuta.

La dichiarazione di conformità all'originale:

- Certifica il processo di formazione della copia che garantisce la corrispondenza di forma e contenuto di originale e copia.

- E' attestata dal funzionario delegato dal Sindaco ad autenticare le copie.

- E' sottoscritta con firma digitale ( in quanto sostituisce anche il timbro) .

L’attestazione viene inserita nel documento informatico contenente la copia informatica.

“ Formula “

Il sottoscritto, (nome, cognome e funzione) nella sua qualità di funzionario delegato dal Sindaco, attesta che la presente copia del sopra- riportato documento è stata prodotta mediante l'utilizzo di un sistema di gestione documentale conforme alle regole tecniche vigenti che garantisce la corrispondenza di forma e contenuto all'originale.

Il Funzionario Incaricato (Firma digitale)

2.8 Copia analogica di documento informatico firmato digitalmente.

La copia analogica (cartacea) di documento informatico formata mediante il sistema di gestione documentale, conforme alle regole tecniche vigenti in materia di formazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione, conservazione dei documenti informatici amministrativi (D.P.C.M. 14 novembre 2014) ha la stessa efficacia probatoria

dell'originale da cui è tratta se la conformità all'originale non è espressamente disconosciuta.

La copia riporta in calce l'indicazione della conformità del sistema alle regole tecniche vigenti.

“ Formula “

Copia analogica di documento informatico prodotta con sistema di gestione documentale conforme alle regole tecniche vigenti (D.P.C.M. 14 novembre 2014).

Data, luogo, Il Funzionario Incaricato

Se la copia analogica (cartacea) di documento informatico è formata al di fuori del sistema di gestione documentale, la conformità viene attestata con apposita dichiarazione in calce alla copia, sottoscritta con firma autografa dal funzionario delegato dal Sindaco ad autenticare le copie.

“ Formula “

Il sottoscritto, (nome, cognome e funzione) nella sua qualità di funzionario delegato dal Sindaco, attesta che la presente copia del soprariportato documento informatico è conforme all'originale.

Data, luogo, Il Funzionario Incaricato

2.9 Duplicati di documenti informatici

Il duplicato di un documento informatico è un documento informatico risultante dall’utilizzo di un software specifico composto dalla stessa sequenza di bit del documento di origine, cioè un nuovo esemplare dello stesso documento. Il duplicato viene prodotto:

- sullo stesso sistema di memorizzazione: stesso PC o dispositivo mobile

- su altro sistema di memorizzazione: ad esempio da PC a dispositivo mobile (chiavetta USB, Cd etc).

I duplicati prodotti dal presente sistema di gestione documentale, conforme alle regole tecniche vigenti in materia di formazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione, conservazione dei documenti informatici amministrativi (D.P.C.M. 14 novembre 2014), sono costituiti dalla stessa sequenza di bit del documento informatico di origine e pertanto hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti.

2.10 Copie ed estratti informatici di documenti informatici

La copia e gli estratti informatici dei documenti informatici sono prodotti attraverso il sistema di gestione documentale che utilizza i formati esposti nell'apposito allegato, nonché mediante processi e strumenti che assicurano la corrispondenza del contenuto della copia o dell'estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine. In tal caso copie ed estratti hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la conformità non è espressamente disconosciuta. La copia e l'estratto riportano la seguente formula:

Copia/estratto di documento informatico prodotto con sistema di gestione documentale conforme alle regole tecniche vigenti ( D.P.C.M. 14 novembre 2014).

Se la copia e gli estratti informatici dei documenti informatici non sono prodotti attraverso il sistema di gestione documentale, in calce alle copie ed estratti informatici viene inserita l'attestazione di conformità all'originale delle copie o dell'estratto informatico sottoscritta con firma digitale dal funzionario delegato dal Sindaco.

“ Formula “

Il sottoscritto, (nome, cognome e funzione) nella sua qualità di funzionario delegato dal Sindaco, attesta che la copia / estratto informatico sopra riportato è conforme all'originale informatico.

Il Funzionario Incaricato Firma digitale

2.11 Formazione del documento informatico

I documenti dell’amministrazione sono prodotti con sistemi informatici come previsto dalla vigente normativa.

Ogni documento formato per essere inoltrato all’esterno o all’interno in modo formale deve:

- trattare un unico argomento indicato in maniera sintetica, ma esaustiva a cura dell’autore nello spazio riservato all’oggetto;

- fare riferimento, in via principale, ad un solo fascicolo.

Le firme necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione.

L'art. 3 del DPCM del 13 novembre 2014 evidenzia che:

1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:

a) redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software;

b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,

c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente;

d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

L’art. 22 del D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 evidenzia inoltre che: “Il documento informatico è formato anche mediante acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico”;

2. Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto siano inalterabili nel tempo ovvero durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione.

3. Il documento informatico, è identificato in modo univoco e persistente, e memorizzato nel sistema di gestione informatica dei documenti e conservato a norma da un conservatore accreditato presso l’AGID.

4. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettera a), le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni:

a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;

b) l'apposizione di una validazione temporale;

c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa;

d) il versamento ad un sistema di conservazione.

5. Al documento informatico immodificabile vengono associati i metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L'insieme minimo dei metadati, come definiti nell'allegato 5 al presente manuale, è costituito da:

a) l'identificativo univoco e persistente;

b) il riferimento temporale di cui al comma 7;

c) l'oggetto;

d) il soggetto che ha formato il documento;

e) il destinatario per i documenti in partenza;

f) l'impronta del documento informatico.

Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessità gestionali e conservative.

Per agevolare il processo di formazione dei documenti informatici e consentire, al tempo stesso, la trattazione automatica dei dati in essi contenuti, l’AOO adotta, nel tempo e quindi rende disponibili, per via telematica, in primo luogo avvalendosi del sistema di gestione documentale e del portale comunale, moduli e formulari standardizzati validi ad ogni effetto di legge.

2.12 La firma

Nell'ambito del sistema di gestione documentale sono previste le seguenti tipologie di firma.

Firma elettronica: insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica in forma di PIN o insieme di Username e Password.

La firma elettronica viene utilizzata per l'autenticazione a fini di consultazione e accesso all’erogazione di servizi:

- all'interno dell’Ente per l'utilizzo delle procedure documentali dei software applicativi secondo i diversi livelli di autorizzazione (amministratore, operatore, abilitato alla consultazione);

- per la consultazione di fascicoli informatici sul sito dell'Ente in quanto soggetto interessato al procedimento;

- per il download di documentazione dal sito dell'Ente;

- per procedimenti semplici sul sito dell'Ente. Non ha valore di sottoscrizione.

La firma elettronica viene rilasciata a tutti gli operatori del sistema di gestione documentale.

Firma avanzata: consente l’identificazione del firmatario e la connessione univoca ad esso. Le forme di firma avanzata utilizzabili da questo Ente sono: Certificati digitali, codici OTP (One Time Password), firma grafometrica, PEC con ricevuta completa, Carta Naz. Servizi.

Nei rapporti con i soggetti esterni, segnatamente in caso di ricezione dei documenti la firma avanzata per così dire “sostitutiva” rappresentata dalla ricevuta completa della PEC, costituisce legittimazione per l'inserimento all'interno di un'istruttoria procedimentale di documentazione prodotta dal mittente interessato al procedimento.

All'interno dell'Ente la firma avanzata viene utilizzata come sistema di validazione di fasi procedimentali, di comunicazione interna, di abilitazione allo svolgimento di attività specifiche.

Non ha valore di sottoscrizione con rilevanza esterna.

Firma qualificata: realizzata mediante dispositivo sicuro per la generazione di un certificato digitale e utilizzata mediate dispositivi quali Token, Smart card, Firma remota, Firma automatica.

Viene utilizzata per tutte le attività di natura pubblicistica che non richiedono che il documento informatico acquisisca le caratteristiche di immodificabilità ed integrità ed inoltre che non richieda l’apposizione di timbri o sigilli.

La firma qualificata viene rilasciata a tutti i Responsabili di procedimento e tutti gli operatori legittimati alla sottoscrizione di documenti aventi rilevanza esterna.

Firma digitale: costituita da un certificato qualificato e sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, consente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di uno o più documenti informatici . Si utilizza con dispositivi quali token, smart card, firma remota e firma automatica e massiva.

In relazione al valore legale di firma autografa e sottoscrizione, garantisce, oltre alla provenienza, anche l'integrità e l'autenticità del documento sottoscritto. L’apposizione della firma digitale sostituisce l’apposizione di timbri, sigilli e punzoni.

Viene utilizzata per la firma di provvedimenti con effetto costitutivo, modificativo o estintivo di rapporti giuridici, sia di natura pubblicistica (delibere, decreti, determinazioni,

ordinanze, buoni di ordinazione, ordinativi di incasso e pagamento, documenti finanziari e contabili, pareri etc.) che privatistica e contrattuale (contratti, ordini, contabilizzazioni di lavori pubblici) che verranno versati nel sistema di conservazione.

La firma digitale viene rilasciata a tutti i Dirigenti e ai Funzionari con delega all'adozione di provvedimenti, ai Responsabili di Servizio delegati e tutti gli operatori legittimati alla sottoscrizione di documenti aventi rilevanza esterna.

2.13 Autenticazione firma

L'autenticazione delle firme è prevista per la firma elettronica o qualsiasi altro tipo di firma avanzata (FEA, qualificata e digitale) e viene effettuata da un pubblico ufficiale (Segretario Comunale o funzionario delegato dal Sindaco) che attesta, firmando con firma digitale, che:

a) la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale;

b) l’eventuale certificato elettronico utilizzato è valido;

c) il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.

L'autenticazione avviene anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa su apposito di dispositivo atto a memorizzare i dati biometrici del sottoscrittore, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata.

Se al documento informatico autenticato deve essere allegato altro documento formato in originale su altro tipo di supporto, il pubblico ufficiale può allegare copia informatica autenticata.

2.14 Immodificabilità e integrità del documento informatico, copie, duplicati ed estratti.

L'immodificabilità e l'integrità di documento informatici, copie, duplicati ed estratti viene assicurata mediante:

a) conversione in formato privo di contenuti dinamici (macro istruzioni e codici eseguibili) quali in PDF/A o altri formati esplicitati nell'apposito allegato;

b) sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;

c) apposizione di una validazione temporale (marca temporale);

d) trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa;

e) memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza;

f) versamento ad un sistema di conservazione.

Con riferimento in particolare a documenti specifici quali:

1) le registrazione di protocollo

2) La registrazione in ulteriori registri, repertori, albi, elenchi, archivi e raccolte di dati contenuti nel sistema di gestione documentale.

Al documento, una volta divenuto immodificabile, deve essere associato l’insieme minimo dei metadati (identificativo univoco e persistente, il riferimento temporale, l'oggetto, il soggetto che ha formato il documento, l'eventuale destinatario, l'impronta informatica).

I metadati sono descritti nell'allegato 5.

2.15 Requisiti degli strumenti informatici di scambio

Scopo degli strumenti informatici di scambio e degli standard di composizione dei messaggi è garantire sia l’interoperabilità, sia i requisiti minimi di seguito richiamati:

- l’integrità del messaggio;

- la riservatezza del messaggio;

- il non ripudio dei messaggi;

- l’automazione dei processi di protocollazione e smistamento dei messaggi all’interno della AOO;

- l’interconnessione tra le unità organizzative della AOO nel caso di documenti interni;

- la certificazione dell’avvenuto inoltro e ricezione.

2.16 Trasmissione documenti con il sistema pubblico di connettività

Lo scambio dei documenti informatici tra le varie amministrazioni, e con i cittadini, avviene attraverso meccanismi di “interoperabilità” e “cooperazione applicativa”.

L’articolo 72 del CAD, distinguendo due diversi livelli di interoperabilità, ne fornisce la seguente definizione:

- interoperabilità di base: i servizi per la realizzazione, gestione ed evoluzione di strumenti per lo scambio di documenti informatici fra le pubbliche amministrazioni e tra queste e i cittadini;

- interoperabilità evoluta: i servizi idonei a favorire la circolazione, lo scambio di dati e informazioni, e l’erogazione fra le pubbliche amministrazioni e tra queste e i cittadini;

- cooperazione applicativa: la parte del sistema pubblico di connettività finalizzata all’interazione tra i sistemi informatici delle pubbliche amministrazioni per garantire l’integrazione dei metadati, delle informazioni e dei procedimenti amministrativi.

2.17 Uso della Posta Elettronica Certificata

L’utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) o di altro sistema analogo consente di:

- conoscere in modo inequivocabile la data e l’ora di trasmissione;

- garantire l’avvenuta consegna all’indirizzo di posta elettronica certificata dichiarato dal destinatario;

- interoperare e cooperare dal punto di vista applicativo con altre AOO;

- garantire l’integrità della trasmissione;

Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario se trasmesso all’indirizzo elettronico da questi dichiarato. La dichiarazione da parte dell’utente del proprio indirizzo di posta elettronica certificata costituisce espressa accettazione dell’invio, tramite questo canale, degli atti e dei provvedimenti amministrativi relativi all’utente stesso. Quanto sopra vale anche per l’indirizzo di posta elettronica ordinaria, per le istanze, le comunicazioni e le dichiarazioni presentate all'Ente.

La trasmissione del documento informatico per via telematica, con una modalità che assicuri l’avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta raccomandata, salvo che la legge disponga diversamente.

L’AOO dispone delle caselle di Posta Elettronica Certificata istituzionale per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita, pubblicate sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), reperibile all’indirizzo: xxx.xxxxxxxx.xxx.xx

Tali caselle costituiscono l’indirizzo virtuale della AOO e di tutti gli uffici che ad essa fanno riferimento.

2.18 Interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico

Per interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico si intende la possibilità di trattamento automatico, da parte di un sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse da un sistema di protocollo mittente, allo scopo di automatizzare anche le attività ed i processi amministrativi conseguenti.

Per realizzare l’interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico gestiti dalle pubbliche amministrazioni è necessario, in primo luogo, stabilire una modalità di comunicazione comune, che consenta la trasmissione telematica dei documenti sulla rete.

I sistemi di gestione informatica dei flussi documentali, orientati alla trasparenza amministrativa ed all'efficienza interna, si collocano in una dimensione più ampia nell'ottica della interconnessione e interoperabilità dei sistemi informativi pubblici.

Per interoperabilità dei sistemi di gestione documentale e protocollo informatico si intende la possibilità di trattamento automatico, da parte di un sistema, delle informazioni trasmesse da un diverso sistema mittente, allo scopo di automatizzare altresì le attività ed i processi amministrativi conseguenti (art. 55, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445).

3 ORGANIZZAZIONE DELL'ENTE E DEL PROTOCOLLO

3.1 Il protocollo informatico

L'Ente gestisce un unico protocollo informatico per tutti i documenti in arrivo e in partenza nell’ambito di un sistema di gestione documentale conforme alle previsioni di cui alle Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi:

- degli articoli 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005 e successive modifiche (di seguito indicato come Codice) approvate con D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (di seguito indicate come Xxxxxx Xxxxxxxx)

- del Testo Unico sulla documentazione amministrativa approvato con D.P.R. 445/2000 (di seguito indicato come TU).

Il registro di protocollo è generato automaticamente dal sistema di protocollo che assegna a ciascun documento registrato il numero e la data di protocollazione.

All’unico sistema di protocollazione corrisponde un unico titolario di classificazione.

L'Ente produce un unico archivio, l’articolazione in archivio corrente, archivio di deposito ed archivio storico risponde esclusivamente a criteri di funzionalità.

Il modello operativo scelto dall’amministrazione è semidecentrato.

I responsabili dei procedimenti amministrativi dei singoli uffici provvedono alla implementazione della fascicolazione della corrispondenza in arrivo ed alla protocollazione della corrispondenza in partenza.

Gestiscono e custodiscono i documenti dell’archivio corrente (e, in alcuni casi, dell’archivio di deposito).

Nell’ambito della gestione documentale il sistema di protocollo si compone di:

- risorse archivistiche: piano di classificazione o titolario (Allegato 3) e presente manuale di gestione

- risorse informatiche: software applicativo dedicato descritto nell'apposito (Allegato 7), piattaforma documentale, PEC e posta elettronica ordinaria, cooperazione applicativa tra Pubbliche Amministrazioni, piattaforme di interscambio e sistema SPID;

- risorse umane: operatori del servizio, responsabile della gestione documentale ed eventuale coordinatore della gestione documentale (Allegato 2)

- risorse normative: D.P.R. 445/2000, D.P.C.M. 3 dicembre 2013, D.P.C.M. 13 novembre 2014, D.Lgs. 82/2005, il presente manuale.

3.2 Aree Organizzative Omogenee e modelli organizzativi

L’amministrazione individua un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) che è composta dall’insieme di tutte le unità organizzative (settori, servizi, uffici). All’interno della AOO il sistema di protocollazione è unico.

Gli operatori incaricati dell’attività di protocollazione sono abilitati dal Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico che ha anche il compito di vigilare sulla corretta esecuzione delle attività.

L’amministrazione, nell’ambito degli adempimenti previsti, si è accreditata presso l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) fornendo le informazioni che individuano l’amministrazione stessa e le unità organizzative in cui è articolata.

L’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) è accessibile tramite il relativo sito internet da parte di tutti i soggetti pubblici o privati. L’amministrazione comunica tempestivamente all’IPA ogni successiva modifica delle proprie credenziali di riferimento e la data in cui la modifica stessa sarà operativa in modo da garantire l’affidabilità di tutti i dati. Il codice IPA attribuito all’amministrazione è ” c_a182 “.

Per maggiori dettagli si rimanda alle sezione 3.3 del presente manuale di gestione.

3.3 Accreditamento dell’amministrazione/ AOO all’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA)

Nell’ambito degli adempimenti previsti, l’Amministrazione si è accreditata presso l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) fornendo le seguenti informazioni che individuano l’amministrazione stessa e le AOO in cui è articolata:

- la denominazione della amministrazione;

- il codice identificativo proposto per la amministrazione;

- l’indirizzo della sede principale della amministrazione;

- l’elenco delle proprie Aree Organizzative Omogenee con l’indicazione:

- della denominazione;

- del codice identificativo;

- della casella di posta elettronica;

- del nominativo del RSP;

- della data di istituzione;

- dell’eventuale data di soppressione;

- l’elenco degli UOR e degli UU dell’AOO;

- i dati relativi alla fatturazione elettronica, la cui consultazione che prevede l’elenco dei codici di fatturazione per servizi è disponibile sul sito Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) all’indirizzo xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx

L’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) è accessibile tramite il relativo sito internet da parte di tutti i soggetti pubblici o privati. L’amministrazione comunica tempestivamente all’IPA ogni successiva modifica delle proprie credenziali di riferimento e la data in cui la modifica stessa sarà operativa in modo da garantire l’affidabilità di tutti i dati. L’Amministrazione ogni 6 mesi aggiorna i dati relativi all’IPA ai sensi dell’art. 6-ter comma 3.

3.4 Individuazione del Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico,

Nell’AOO è istituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Alla guida del suddetto servizio è posto il Responsabile e il Vicario della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico (RSP). La nomina è riportata nell'allegato 2 del presente manuale.

Il Responsabile è funzionalmente individuato nella figura del Responsabile dell’Area amministrativa. In caso di assenza del Responsabile, le sue funzioni sono demandate al vicario formalmente delegato.

E’ compito del Responsabile:

- provvedere all’aggiornamento e all’eventuale revisione del Manuale di gestione del Protocollo informatico, dei Flussi documentali e degli Archivi;

- provvedere alla pubblicazione e divulgazione del Manuale, anche attraverso il sito Internet dell’Amministrazione;

- abilitare gli addetti dell’amministrazione all’utilizzo del sistema software di gestione documentale e definire per ciascuno di essi il tipo di funzioni disponibili (ad esempio consultazione, modifica ecc.) e l’ambito di azione consentito;

- verificare il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo;

- supervisionare la corretta produzione del registro giornaliero di protocollo curata dall’ufficio protocollo;

- la supervisione dell'invio del pacchetto di versamento che sarà formato dai delegati di ogni unità organizzativa dell’AOO e quindi del transito del pacchetto al sistema di conservazione. Il documento, il fascicolo o l'aggregazione per poter essere correttamente versati in conservazione devono essere stati formati e gestiti in ottemperanza alle regole tecniche sulla formazione, protocollazione e firma secondo le regole tecniche e secondo quanto esplicitato nel presente manuale.

- proporre eventuali modifiche al Titolario di classificazione;

- curare le funzionalità del sistema affinché, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate nel più breve tempo possibile e comunque in conformità a quanto stabilito nel Piano di continuità operativa/DR e relativi allegati;

- coordinare, unitamente al Responsabile della sicurezza informatica dei dati, la conservazione delle copie di salvataggio delle informazioni del sistema di protocollo;

- supervisionare il buon funzionamento degli strumenti e curare il rispetto delle procedure concernenti le attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti

e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso dall’esterno e le attività di gestione degli archivi;

- autorizzare le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo;

- aprire e chiudere il registro di protocollazione di emergenza.

3.5 La classificazione dei documenti

La classificazione è un’attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti, protocollati e non (spediti, ricevuti, interni) secondo uno schema di voci che identificano attività e materie specifiche del soggetto produttore.

Il sistema complessivo di organizzazione dei documenti è definito nel titolario di classificazione.

Lo scopo del titolario di classificazione è quello di definire le modalità di sedimentazione dei documenti secondo le funzioni del soggetto. L’unità archivistica di base, di cui è costituito un archivio sono i fascicoli. Questi vengono aperti dal responsabile dei singoli procedimenti sulla base dell’organizzazione logica del titolario di classificazione.

3.6 Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di gestione documentale e protocollo informatico

1. Il sistema di gestione documentale e protocollo informatico assicura:

a) l'univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;

b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;

c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;

d) la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantirne l'identificazione;

e) l'univoca identificazione dei documenti;

2. Il sistema di gestione documentale e protocollo informatico deve consentire il controllo differenziato dell'accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti.

3. Il sistema di gestione documentale e protocollo informatico deve consentire il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l'individuazione del suo autore.

4. Le registrazioni di cui ai commi 1, lettera d), e 3 devono essere protette da modifiche non autorizzate.

5. Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al conservatore digitale garantendone così l'immodificabilità del contenuto.

3.7 Tutela dei dati personali

L’amministrazione, titolare dei dati di protocollo e dei dati personali - comuni, sensibili e/o giudiziari - contenuti nella documentazione amministrativa di propria pertinenza, dà attuazione al dettato del decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 con atti formali aventi rilevanza interna ed esterna, avuto riguardo allo “Schema di Linee guida recanti indicazioni sull’attuazione degli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni contenute nel d.lgs. 33/2013 come modificato dal d.lgs. 97/2016” pubblicato dall’ANAC;

Relativamente agli adempimenti interni specifici, gli addetti autorizzati ad accedere al sistema di protocollo informatico e gestione documentale, sono formalmente incaricati.

Relativamente agli adempimenti esterni, l’Amministrazione si è organizzata per garantire che i certificati e i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni riportino le sole informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da leggi e regolamenti e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite. Inoltre l’amministrazione certificante, in caso di accesso diretto ai propri archivi, rilascia all’amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente.

Di norma l’interfaccia di accesso viene configurata in modo da inglobare tali limitazioni, prevenendo così alla fonte eventuali accessi illeciti o eccedenti le effettive necessità.

Viene quindi garantito il diritto dei cittadini e delle imprese ad ottenere che il trattamento dei dati effettuato mediante l’uso di tecnologie telematiche sia conformato al rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato.

3.8 Formazione del personale

Nell’ambito delle attività di attivazione ed applicazione del sistema di gestione documentale e di workflow, l’Ente organizza percorsi formativi specifici e generali che coinvolgono il personale.

In particolare, considerato che il personale assegnato all’attività di protocollazione deve conoscere sia l’organizzazione e i compiti svolti da ciascuna unità organizzativa all’interno della AOO sia gli strumenti informatici e le norme di base per la tutela dei dati personali, la raccolta, la registrazione e l’archiviazione delle informazioni, si dispone che il Direttore competente prevede appositi percorsi formativi e di aggiornamento volti ad assicurare l’operatività del personale stesso.

4 DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI ELABORAZIONE DEI DOCUMENTI

Il presente capitolo descrive il flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione.

4.1 Generalità

Per descrivere i flussi di lavorazione dei documenti all’interno della AOO si fa riferimento ai diagrammi di flussi riportati nelle pagine seguenti.

Essi si riferiscono, in particolare, ai documenti:

- ricevuti dalla AOO, dall’esterno

- inviati dalla AOO, all’esterno

L’avvio del procedimento collegato alla documentazione protocollata nasce dalla messa a disposizione alle singole unità organizzative competenti.

La schematizzazione relativa ai documenti inviati si riferisce ad un flusso di lavoro svolto prevalentemente dall'unità organizzativa competente.

4.2 Flusso dei documenti ricevuti dalla AOO

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4.2.1 Ricezione di documenti informatici sulle caselle di posta elettronica certificata

La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite le caselle di posta elettronica certificata, portale/ spazio web dedicato a seguito dell’introduzione nel sistema informativo di apposito applicativo interfacciato anche con SPID, o altri applicativi di tipo verticale come per SUAP.

Tale modalità rappresenta la norma anche per la ricezione dei documenti per i quali è richiesta la pubblicazione all’Albo Pretorio on line dell'Ente.

Ogni messaggio deve riferirsi a un solo documento.

Anche nel caso in cui vengano inviati contestualmente più documenti, deve essere possibile attribuire all’invio una unica protocollazione, e una unica classificazione.

Quando i documenti informatici pervengono all'ufficio protocollo la stessa unità, previa verifica della validità della firma apposta e della leggibilità del documento, procede alla registrazione di protocollo.

L’operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con le modalità previste dalle regole tecniche vigenti recanti standard del formato dei documenti, modalità di trasmissione, definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le AOO e associate ai documenti protocollati.

Le caselle PEC sono controllate quotidianamente, nel giorni di apertura degli uffici, dalla UCP o dai singoli servizi.

I documenti ricevuti per via telematica da parte delle Direzioni interessate, sono resi disponibili agli uffici attraverso il sistema di gestione documentale adottato dall'Ente subito dopo le operazioni di protocollazione e di classificazione mediante lo smistamento.

4.2.2 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta elettronica tradizionale

Nel caso in cui il messaggio venga ricevuto su una casella di posta elettronica non destinata specificamente al servizio di protocollazione e non PEC o similare, spettano al titolare della casella le valutazioni in merito alla ricevibilità del documento stesso inviato. Se si ritiene che il documento ricevuto debba essere protocollato, verrà inoltrato alla casella PEC dell’Ente. L’Ufficio Protocollo provvederà alla sua protocollazione e classificazione per poi effettuare l’assegnazione alla Direzione che ne ha richiesto la protocollazione.

I documenti pervenuti tramite fax server ad indirizzi diversi da quello assegnato alla UCP sono trattati con gli stessi criteri indicati per la posta elettronica tradizionale. E’ intendimento dell’Amministrazione sostituire i fax tradizionali con i fax mangement .

A ogni messaggio di posta elettronica corrisponde una unica operazione di registrazione di protocollo.

Quest'ultima si può riferire sia al corpo del messaggio, sia a uno o più file allegati.

Le comunicazioni pervenute da altre amministrazioni, attraverso gli stessi canali, sono considerate valide ai fini del procedimento amministrativo se è possibile accertarne la provenienza, in conformità a quanto previsto dall’art. 47 del CAD.

E’ previsto un progressivo decentramento della protocollazione anche in entrata per i servizi di urbanistica, ufficio relazioni con il pubblico, polizia locale, suap servizio attività produttive nonché per i servizi la cui attività prevede un accoglimento diretto di istanze o documentazione.

4.2.3 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili

I documenti digitali possono essere recapitati su supporti rimovibili. L' AOO si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporto rimovibile nei casi in cui sia possibile verificare la provenienza e decodificare e/o interpretare la documentazione con le tecnologie a sua disposizione.

4.2.4 Ricezione di documenti informatici da portale web dell'Ente

I documenti digitali potranno anche essere ricevuti dall'Ente tramite apposita sezione del sito internet istituzionale, attraverso un servizio web per cittadini, i professionisti e le imprese. Il cittadino, attraverso lo SPID, i professionisti e le imprese, potranno avviare “on line” la procedura di erogazione dei servizi messi a disposizione dall'Ente ed eventualmente ricevere una attestazione dell'avvenuta presa in carico della sua richiesta, con le modalità che l’Ente adotterà.

4.2.5 Ricezione di documenti cartacei a mezzo servizio postale, corriere o consegnati a mano

I documenti pervenuti a mezzo posta convenzionale o tramite corriere sono consegnati all'ufficio protocollo.

I documenti consegnati a mano agli uffici comunali sono verificati e protocollati direttamente dall’ufficio ricevente.

La corrispondenza cartacea relativa a bandi di gara è registrata, con scansione della busta, e annotazione dell’orario preciso di ricezione ove richiesto, successivamente consegnata chiusa all’ufficio responsabile della gara.

La corrispondenza nominativa che perviene al protocollo indicando le seguenti diciture “personale o riservata”, non deve essere aperta, né protocollata: deve essere consegnata al destinatario che ne valuterà il contenuto ed eventualmente, nel caso

dovesse riguardare l’istituzione, consegnata all'ufficio protocollo per la registrazione e le operazioni complementari alla stessa.

Quando la corrispondenza non rientra nelle categorie da ultimo indicate, si procede all’apertura delle buste e si eseguono gli ulteriori controlli preliminari alla registrazione. La corrispondenza in arrivo è aperta il giorno lavorativo in cui è pervenuta, e contestualmente protocollata.

4.2.6 Corrispondenza di particolare rilevanza e documenti esclusi

Quando un documento pervenuto appare di particolare rilevanza o delicatezza, indipendentemente dal supporto utilizzato, è inviato in visione al Segretario Comunale, che individua l’unità organizzativa o i singoli soggetti competenti a trattare il documento, fornendo eventuali indicazioni riguardo alla gestione del documento stesso.

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:

- bollettini ufficiali, notiziari della pubblica amministrazione;

- note di ricezione delle circolari e altre disposizioni;

- materiale statistico e certificazioni anagrafiche;

- atti preparatori interni;

- giornali, riviste, materiale pubblicitario, inviti a manifestazioni, stampe varie, plichi di libri e tutti i documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico - amministrativa presente o futura;

- tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare nei registri speciali dell’Ente.

Altre categorie documentali potranno essere escluse dalla protocollazione, su disposizione del Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico debitamente comunicata a tutti gli interessati.

Al di fuori di queste categorie, non sono ammesse eccezioni all’obbligo di protocollazione, segnatura e corretta gestione dei documenti.

4.2.7 Errata ricezione di documenti digitali

Nel caso in cui pervengano alle caselle e-mail della AOO messaggi istituzionali dal cui contenuto si rileva che sono stati erroneamente ricevuti, l’addetto rispedisce il messaggio al mittente con la dicitura “Messaggio pervenuto per errore - non di competenza di questa Amministrazione”.

4.2.8 Errata ricezione di documenti cartacei

Nel caso in cui pervengano erroneamente all’Ente documenti indirizzati ad altre Amministrazioni o soggetti, possono verificarsi le seguenti eventualità:

- si restituiscono al servizio postale;

- se si tratta di documento cartaceo e la busta viene aperta per errore, il documento è protocollato in entrata e successivamente in uscita inserendo nel campo oggetto una nota del tipo “documento pervenuto per errore”, provvedendo quindi al rinvio al mittente.

4.2.9 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici

La ricezione di documenti attraverso la casella di posta certificata comporta automaticamente la notifica al mittente dell’avvenuto recapito al destinatario, assicurata dallo stesso servizio di posta certificata.

Nel caso di invio documentazione tramite servizi on line sul portale dell'Ente viene automaticamente rilasciata dal sistema una ricevuta attestante l'invio della documentazione.

Nel caso di documenti inviati via posta elettronica certificata per la pubblicazione all’Albo pretorio Comunale, la conferma di pubblicazione (se richiesta) potrà essere trasmessa al mittente attraverso lo stesso canale, immediatamente dopo la scadenza della pubblicazione richiesta.

Nessuna ricevuta viene di norma rilasciata o trasmessa in caso di ricezione di documenti tramite posta elettronica tradizionale, salvo specifica richiesta.

4.2.10 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei

Quando il documento cartaceo è consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata all' ufficio protocollo ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, l'ufficio rilascia una ricevuta generata automaticamente dal sistema di protocollo.

4.2.11 Classificazione, assegnazione e presa in carico dei documenti

Gli addetti alla protocollazione, di ogni Direzione e Servizio, per i documenti da loro trattati in entrata, eseguono la classificazione sulla base del Titolario di classificazione adottato presso l’AOO e provvedono ad inviarli tramite il sistema documentale all’unità organizzativa di destinazione che:

- esegue una verifica di congruità in base alle proprie competenze;

- in caso di errore, ritrasmette il documento all'ufficio protocollo;

- in caso di verifica positiva, lo smistatore assegna all’ufficio competente;

- l’ufficio competente esegue l’operazione di presa in carico e fascicolazione digitale;

- in caso di errore, ritrasmette il documento all'unità organizzativa di smistamento;

- assegna le eventuali visibilità ulteriori rispetto a quelle attribuite automaticamente in base alla classificazione;

- gestisce il documento.

Terminata la fase di protocollazione, i documenti sono portati automaticamente nella disponibilità dei soggetti competenti alla loro trattazione grazie al sistema documentale adottato dall'Ente.

Il sistema consente comunque di assegnare, per conoscenza, la visibilità dei documenti ad altri soggetti singoli, uffici o gruppi trasversali di addetti configurati sul sistema.

Tutti i documenti ricevuti dall’AOO per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono assegnati all’unità organizzativa competente attraverso il sistema di gestione documentale al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo e memorizzazione.

I documenti ricevuti dall’amministrazione in formato cartaceo, di regola acquisiti in formato immagine o altro formato standard non modificabile con l’ausilio di scanner, una volta concluse le operazioni di registrazione, segnatura e assegnazione sono fatti pervenire al Servizio di competenza per via informatica attraverso il sistema di gestione documentale. L’originale cartaceo viene anch’esso trasmesso alla struttura di competenza, mediante collocazione nell’apposita cartella presso l’Ufficio Protocollo.

4.3 Flusso dei documenti creati e trasmessi dall'AOO

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4.3.1 Sorgente interna dei documenti

Per documenti in partenza s’intendono quelli prodotti dal personale degli uffici dell’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni, aventi rilevanza giuridico- probatoria e destinati ad essere trasmessi a soggetti esterni all’Amministrazione.

Il documento viene predisposto in formato digitale, secondo gli standard illustrati nei precedenti capitoli, e recapito prioritariamente tramite posta elettronica certificata.

I documenti vengono prodotti con il sistema documentale in dotazione all’Ente con le modalità descritte nell'allegato 7

Durante la fase transitoria di migrazione verso l’utilizzo di un sistema di gestione documentale interamente digitale, il documento può essere riprodotto in formato analogico. Il mezzo di recapito della corrispondenza, in quest’ultimo caso, è tipicamente costituito dal servizio postale, nelle sue diverse forme.

4.3.2 Verifica formale dei documenti

Ogni unità organizzativa è autorizzata dal Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico a svolgere attività di registrazione di protocollo e apposizione della segnatura per la corrispondenza in uscita.

Le unità organizzative provvedono quindi ad eseguire al loro interno le verifiche di conformità della documentazione predisposta per essere trasmessa.

4.3.3 Registrazione di protocollo e segnatura

La protocollazione e la segnatura della corrispondenza in partenza, sia essa in formato digitale che in formato analogico, è effettuata direttamente dalle singole unità organizzative abilitate, in quanto collegate al sistema di protocollo informatico della AOO a cui appartengono.

4.3.4 Trasmissione di documenti informatici

I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica.

Per la spedizione dei documenti informatici, l’AOO si avvale di un servizio di “Posta Elettronica Certificata”, conforme al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, offerto da un soggetto esterno in grado di garantire la sicurezza del canale di comunicazione, e di dare certezza sulla data di spedizione e di consegna dei documenti attraverso una procedura di rilascio di ricevute di ritorno elettroniche. In particolare, la PEC è strumento ordinario di trasmissione verso le pubbliche amministrazioni ed i gestori di pubblici servizi, i cittadini che hanno dichiarato il loro domicilio digitale, nonché verso i soggetti inseriti nell'Indice nazionale degli indirizzi PEC

delle imprese e dei professionisti, o in altri indici analoghi che si rendessero disponibili in futuro.

In caso di più destinatari riferiti a un unico numero di protocollo, si generano tante PEC quanti sono i destinatari.

E’ ammesso il recapito tramite posta elettronica tradizionale, qualora richiesto dal destinatario e si disponga dei necessari riferimenti relativi al destinatario stesso.

Nel caso di trasmissione di allegati al documento che eccedano la capienza della casella di posta elettronica, è possibile utilizzare supporti rimovibili, o avvalersi di adeguati canali telematici alternativi.

La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene sempre, ove tecnicamente possibile, mediante posta elettronica certificata, con effetto equivalente alla notificazione per mezzo della posta raccomandata.

4.3.5 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta

L'ufficio protocollo gestisce le operazioni di spedizione della corrispondenza predisposta dagli uffici comunali.

Gli uffici comunali recapitano al protocollo i plichi da spedire, in tempo utile per consentire di organizzare al meglio la gestione. L’ufficio di protocollo restituisce agli uffici le lettere che sono in modo evidente indirizzate ad altre pubbliche amministrazioni ed a gestori di pubblici servizi, a imprese e professioni di cui è possibile reperire l’indirizzo pec da questi dichiarato, al fine non solo di contenere le spese di spedizione, ma soprattutto per implementare nel modo più completo possibile il fascicolo digitale del procedimento amministrativo.

4.3.6 Conteggi e spedizione corrispondenza cartacea

L'ufficio protocollo effettua i conteggi relativi alle spese giornaliere e mensili sostenute per le operazioni di invio della corrispondenza cartacea e cura il costante monitoraggio della spesa e verifica la disponibilità delle necessarie risorse economiche, informando con congruo anticipo il RSP dell’imminente esaurimento dei fondi a disposizione.

Il Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico promuove l’utilizzo di strumenti alternativi al servizio postale (e-mail, e-mail certificata ecc.) presso gli uffici comunali.

4.4 Documenti informali

Si considerano documenti informali i documenti che non assumono rilievo all'interno di procedimenti (informazioni etc).

Gli scambi di documenti informali, all'interno dell'AOO o verso l'esterno, non danno luogo a protocollazione.

5 SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE DIGITALE E ARCHIVIAZIONE

Il presente capitolo illustra il sistema di classificazione dei documenti, di formazione del fascicolo digitale e di corretta gestione e formazione dell'archivio corrente e di deposito.

5.1 Titolario o piano di classificazione

La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti nell’archivio, è obbligatoria per legge.

Il piano di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti d’archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell’ente.

Il Xxxxxxxxx non è retroattivo: non si applica, cioè, ai documenti protocollati prima della sua introduzione.

Viene garantita la storicizzazione delle variazioni di Xxxxxxxxx e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli digitali e dei documenti con la struttura del Titolario vigente al momento della produzione degli stessi.

Per ogni modifica di una voce, viene riportata la data di introduzione e la data di variazione.

Le variazioni sono di norma introdotte a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello di approvazione del nuovo Titolario, e valgono almeno per l’intero anno.

5.2 Classificazione dei documenti

La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze della AOO.

Essa è generalmente strutturata a livelli che si articolano gerarchicamente tra loro.

Le voci di primo e secondo livello del titolario (titoli e classi) individuano le funzioni primarie e di organizzazione dell’Ente.

L'elenco dei titoli e delle classi associate è disponibile nell'allegato 3.

I successivi livelli di classificazione (macro-fascicoli, fascicoli, sotto-fascicoli…) corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nelle macrofunzioni descritte dai primi livelli.

Le operazioni di classificazione e fascicolazione vengono generalmente svolte in momenti diversi e da personale differente. I primi due livelli di classificazione ( titolo- classe) vengono attribuiti nella fase di protocollazione; l’individuazione dei successivi livelli ( macro-fascicolo, fascicolo, sotto-fascicolo digitale...) è invece di competenza del Responsabile del procedimento o suo incaricato.

Tutti i documenti ricevuti e prodotti dall’Ente, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario.

E’ onere del responsabile del procedimento adeguare la propria attività a quanto stabilito anche in termini di accesso generalizzato e trasparenza secondo le norme vigenti.

5.3 La fascicolazione

I documenti ricevuti e prodotti dall'Ente sono raccolti in fascicoli costituiti in modo che ciascuno rappresenti l’insieme ordinato dei documenti riferiti ad uno stesso procedimento amministrativo o, comunque, ad una stessa pratica.

I fascicoli possono essere:

- Fascicoli cartacei: laddove tutta la documentazione originale della pratica è prodotta in formato cartaceo;

- Fascicoli informatici: laddove tutta la documentazione originale della pratica è prodotta in formato elettronico;

- Fascicoli ibridi: nel caso in cui la documentazione riguardante la pratica sia stata formata da documenti prodotti, in originale, sia in formato cartaceo che in formato elettronico.

In questi casi vengono prodotti due fascicoli distinti:

- un fascicolo cartaceo nel quale viene raccolta la documentazione cartacea

- un fascicolo informatico, archiviato nel sistema di gestione documentale, nel quale sono raccolti tutti i documenti prodotti in formato elettronico e i riferimenti di protocollo dei documenti prodotti in formato cartaceo.

I due fascicoli sono collegati tra loro e i riferimenti al fascicolo collegato sono riportati sia nella copertina del fascicolo cartaceo che nei dati di identificazione del fascicolo informatico.

Oltre ai fascicoli informatici possono essere costituiti fascicoli per serie documentale, in cui vengono aggregati documenti della stessa tipologia.

I fascicoli possono anche essere distinti in annuali e non annuali, con riferimento alla durata e alla tipologia delle pratiche.

5.4 La fascicolazione digitale

Il fascicolo digitale corrisponde generalmente ad una "Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento”.

Qualora un documento dia luogo all’avvio di un nuovo procedimento amministrativo, il soggetto preposto provvede all’apertura di un nuovo fascicolo/sottofascicolo collegato ad un macro-fascicolo digitale già esistente.

La formazione di un nuovo fascicolo/sotto-fascicolo avviene attraverso l’operazione di “apertura” che comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali (metadati) cosi come previsto nell'allegato 5 del D.P.C.M del 3 dicembre 2013 ( regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005).

L'insieme minimo dei metadati attributi ai fascicoli digitali è riportato nell'allegato 6 del presente manuale.

Ogni unità organizzativa è responsabile per la creazione e la gestione dei fascicoli nell’ambito dei servizi di competenza e delle attività effettuate. I documenti contenuti in un fascicolo hanno di norma identica classificazione, e sono facilmente ricercabili sia attraverso quest’ultima che attraverso metadati.

I criteri di visibilità dei fascicoli digitali e dei loro relativi sottofascicoli all'interno dell'AOO sono definiti dai vari Responsabili dei Procedimenti Amministrativi, tenuto conto , nell’ambito della propria attività, di quanto stabilito anche in termini di accesso generalizzato e trasparenza secondo le norme vigenti.

I fascicoli possono anche essere distinti in annuali e non annuali, con riferimento alla durata e alla tipologia delle pratiche e dei relativi procedimenti ai quali queste si riferiscono.

5 .4.1 Processo di assegnazione dei fascicoli digitali ai documenti

Quando un nuovo documento viene recapitato al servizio competente o creato dall'Ente, il Responsabile del servizio o suo incaricato stabilisce se il documento si riferisce a un nuovo affare o procedimento; in caso affermativo è necessario aprire un nuovo fascicolo, altrimenti, se il documento stesso può essere ricollegato ad un affare o procedimento in corso, viene inserito in un fascicolo digitale già esistente.

A seconda delle ipotesi, si procede come segue:

Se il documento dà avvio ad un NUOVO PROCEDIMENTO, il soggetto preposto:

- esegue l’operazione di apertura del fascicolo/sottofascicolo collegato al macro- fascicolo;

- collega il documento al nuovo fascicolo aperto;

- si occupa della gestione del documento o assegna il documento al collaboratore che dovrà istruire la pratica.

Se il documento si ricollega ad un affare o procedimento in corso, l’addetto:

- seleziona il relativo fascicolo utente collegato al macro-fascicolo;

- collega il documento al fascicolo selezionato;

- si occupa della gestione del documento o assegna il documento al collaboratore che dovrà gestire la pratica;

- effettua le operazioni di chiusura del fascicolo.

5.4.2 Chiusura dei fascicoli digitali

Il fascicolo digitale viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare.

5.5 Serie archivistiche e repertori

I documenti soggetti a registrazione particolare, come i verbali, le delibere degli organi di governo dell’amministrazione, o i contratti, costituiscono una serie archivistica.

Tali documenti sono organizzati nel registro di repertorio.

Per quanto concerne la gestione dei documenti informatici, ogni verbale, delibera, determinazione, decreto, ordinanza e contratto è, di norma, associato:

- al registro di repertorio con il numero progressivo di repertorio;

- al fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento amministrativo.

Nel repertorio generale sono riportati gli elementi obbligatori del documento (data, classifica e numero di repertorio) che identificano il documento all’interno del repertorio stesso.

Il repertorio è costantemente aggiornato.

5.6 Archiviazione dei documenti - Tempi, criteri e regole di selezione del sistema di classificazione

L'Archivio è il complesso dei documenti prodotti o acquisiti dall'Ente durante lo svolgimento della propria attività.

I documenti amministrativi prodotti e detenuti da questo Ente sono oggetto di tutela ai sensi dell'art.10 del Codice dei beni culturali di cui al decreto legislativo 42/2004, pertanto tutti i soggetti che agiscono nell'ambito del sistema di gestione documentale dell'Ente svolgono attività archivistica.

L'Ente, ai sensi dell'art. 30 del predetto Codice, assolve all'obbligo di conservazione e ordinamento degli archivi.

Ai fini di un corretto esercizio dell’azione amministrativa, i fascicoli prodotti dagli uffici dell'Ente sono raccolti in archivi che possono essere distinti in:

- archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di trattazione.

L’archiviazione corrente si identifica per i documenti e i fascicoli informatici con l’archiviazione all’interno del sistema di gestione documentale

- archivio di deposito, la parte di documentazione di affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso;

- archivio storico, la parte di documentazione relativa agli affari esauriti destinata alla conservazione perenne

I fascicoli cartacei chiusi fanno parte dell’archivio di deposito tradizionale.

Tutti i fascicoli cartacei chiusi, che non servono più per la consultazione, possono essere spostati anche fisicamente nell’archivio di deposito comunale.

La selezione dei documenti dell'archivio di deposito, può condurre a due esiti: la conservazione permanente dei documenti che rivestono significativo valore di testimonianza storica, oltre che rilevanza giuridico probatoria, oppure lo scarto, cioè l’eliminazione irreversibile dei documenti ritenuti di valore transitorio e strumentale, da effettuare con l’autorizzazione del soprintendente archivistico competente per territorio.

Secondo le diverse tipologie documentali gestite dall'Ente sono definiti criteri e regole di selezione al fine di individuare i documenti da scartare e quelli da conservare si rimanda all’allegato 10 – Piano di conservazione

5.6.1 Procedure di scarto

Per quanto riguarda le procedure di scarto dovrà farsi riferimento alle procedure previste dalla Sovrintendenze archivistica regionali.

In ogni caso si dovrà procedere a:

Predisposizione della proposta di scarto indicando la documentazione che si intende scartare;

Presentazione di apposita istanza di autorizzazione alla Soprintendenza archivistica competente per territorio;

Rilascio dell'autorizzazione da parte della Soprintendenza con approvazione dell'elenco di scaro con apposito provvedimento

Distruzione della documentazione scartata con verbalizzazione delle operazioni.

6 GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO

Il presente capitolo illustra le modalità di produzione delle registrazioni di protocollo informatico, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione.

Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto.

6.1 Unicità del protocollo informatico

Nell’ambito della AOO il registro di protocollo è unico e la numerazione progressiva delle registrazioni di protocollo è unica indipendentemente dal modello organizzativo.

La numerazione si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo.

Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche.

Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.

Non è pertanto consentita in nessun caso la cosiddetta registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza.

La documentazione che non è stata registrata sul protocollo viene considerata giuridicamente inesistente presso l’amministrazione, fatta eccezione per quella soggetta a registrazione particolare.

Non è consentita la protocollazione di un documento già protocollato. Qualora ciò avvenisse per errore, la seconda protocollazione va annullata.

Il registro di protocollo è il registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti. Di fatto è un atto pubblico munito di fede privilegiata ed è idoneo a produrre effetti giuridici.

Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto.

6.2 Registrazione di protocollo

Di seguito vengono illustrate le regole di registrazione del protocollo valide per tutti i tipi di documenti trattati dall’AOO (ricevuti, trasmessi ed interni formali, digitali o informatici e analogici).

Su ogni documento ricevuto o spedito dall’AOO è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori.

Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive.

Ciascuna registrazione di protocollo contiene, almeno, i seguenti dati obbligatori:

- il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

- la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

- l’indicazione del mittente o del destinatario, registrata in forma non modificabile;

- l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

- la data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

- la classificazione;

- l’impronta del documento informatico.

Le registrazioni di protocollo, in armonia con la normativa vigente, prevedono inoltre elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni siano disponibili.

6.3 Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo

Il Responsabile del Servizio Protocollo, con proprio provvedimento e al fine di migliorare la gestione, la ricerca e la conservazione della documentazione, può modificare e integrare gli elementi facoltativi del protocollo, anche per singole categorie o tipologie di documenti.

La registrazione degli elementi facoltativi del protocollo, previa autorizzazione del Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico, può essere modificata, integrata e cancellata in base alle effettive esigenze delle unità organizzative o del servizio protocollo. I dati facoltativi sono modificabili senza necessità di annullare la registrazione di protocollo, fermo restando che il sistema informatico di protocollo registra tali modifiche.

6.4 Segnatura di protocollo dei documenti

L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.

La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

Le informazioni previste sono:

- l'identificazione in forma sintetica o estesa dell'amministrazione e dell'area organizzativa omogenea (AOO) individuata ai fini della registrazione e della gestione documentale;

- il codice identificativo dell’amministrazione;

- il codice identificativo del registro di protocollo;

- titolo e classe di riferimento;

- il numero progressivo di protocollo, costituito da almeno sette cifre numeriche

- la data di protocollo

Per i documenti analogici le informazioni sopra riportate vengono riportate sul documento attraverso il timbro di registratura di protocollo.

Per i documenti informatici tutte le informazioni sopra riportate sono generate automaticamente dal sistema e sono incluse nella segnatura informatica di ciascun messaggio protocollato.

6.5 Annullamento delle registrazioni di protocollo

La necessità di modificare anche un solo campo tra quelli obbligatori e immodificabili della registrazione di protocollo per correggere errori verificatisi in sede di immissione manuale di dati o attraverso l’interoperabilità dei sistemi di protocollo mittente e destinatario, comporta l’obbligo di annullare la registrazione di protocollo.

Le informazioni relative alla registrazione di protocollo annullata rimangono memorizzate nel registro informatico del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, insieme a data, ora e autore dell’annullamento e agli estremi dell’autorizzazione all’annullamento del protocollo rilasciata dal RSP.

In tale ipotesi la procedura riporta l’annotazione di annullamento. Il sistema inoltre registra l’avvenuta rettifica, la data e il soggetto che è intervenuto.

Solo il Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico è autorizzato ad annullare, direttamente o delegando gli addetti, una registrazione di protocollo.

L’annullamento di una registrazione di protocollo generale deve essere richiesto con specifica nota, adeguatamente motivata, indirizzata al Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico.

6.6 Protocollazione documenti interni formali

I documenti formali prodotti e scambiati internamente sono soggetti a protocollazione e indicati come protocolli interni. Vengono inseriti nel sistema di gestione documentale con opportuna classificazione, assegnazione di visibilità, collegamento ai documenti o procedimenti correlati, fascicolazione e archiviazione.

6.7 Oggetti ricorrenti

Ciascun Servizio può individuare tipologie di documenti per i quali concordare con il Protocollo generale l'indicazione esatta dell'oggetto, la titolazione, la tipologia e l'assegnazione a predeterminati soggetti o ambiti organizzativi.

E' compito di ciascun Servizio provvedere a verificare il permanere dell'attualità di ciascun oggetto individuato e del relativo smistamento.

6.8 Registrazione differita di protocollo

Per "protocollo differito" si intende la registrazione di documento in arrivo che indica nello specifico la data alla quale si riferisce il ricevimento del documento stesso e la causa che ne ha determinato il differimento.

E' possibile effettuare la registrazione differita di protocollo, qualora dalla mancata registrazione di un documento nell'ambito del sistema nel medesimo giorno lavorativo di ricezione, possa venire meno un diritto di terzi.

La registrazione differita di un documento in arrivo nel sistema va richiesta e deve essere autorizzata dal Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico o suo delegato con apposito provvedimento.

6.9 Documenti riservati (Protocollo riservato)

Sono previste particolari forme di riservatezza per i documenti relativi a procedimenti disciplinari nei confronti dei dipendenti, vicende o a fatti privati, politici o giudiziari (giudizi pendenti) o documenti che richiedono, comunque, una trattazione riservata. Per tali atti sul registro di protocollo generale compare solo il numero attribuito a ciascun documento e l'annotazione “Riservato”.

I documenti registrati con tali forme appartengono al cosiddetto “protocollo riservato” costituito dalle registrazioni il cui accesso è autorizzato solo alle persone espressamente abilitate. Queste ultime hanno comunque la visibilità dei soli documenti riservati trattati dall’unità di appartenenza. Le procedure adottate per la gestione dei documenti ad accesso riservato, comprese le registrazioni, la segnatura, la classificazione e la fascicolazione, sono le stesse adottate per gli altri documenti.

7 IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE E DI PROTOCOLLAZIONE ADOTTATO DALL'ENTE

Il sistema di gestione documentale e di protocollazione adottato dall’Ente è basato sulla piattaforma della soluzione software FOLIUM

La soluzione per la protocollazione prevede un modulo specifico che gestisce tutte le fasi di protocollazione in arrivo/partenza nonché di registro interno pratiche in modo totalmente integrato con il sistema documentale.

La soluzione gestisce la ricezione e trasmissione delle pec e mail con la protocollazione e l’archiviazione nel sistema documentale in modo sicuro e non modificabile.

I documenti pervenuti vengono condivisi agli uffici ed operatori destinatari e vengono tracciati nell’iter burocratico.

I documenti prodotti dall’Ente vengono gestiti nell’ambito del sistema documentale sia nella fase di redazione che in quella di archiviazione, di protocollazione e di trasmissione. Il tutto il modo integrato.

7.1 Descrizione funzionale ed operativa

La descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico vengono specificate in dettaglio all'interno dell'allegato 7.

8 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

La conservazione può riguardare sia documenti informatici all'origine che documenti analogici convertiti in formato digitale.

8.1 Principi sulla conservazione dei documenti informatici

La conservazione digitale è l’insieme delle attività e dei processi che, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono, il mantenimento del valore delle firme digitali attraverso l’apposizione di firme e marche temporali da parte del conservatore, l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelleggibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità), la trasformazione diretta dei formati quando questi tendono a diventare obsoleti e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati ad essi associati nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario.

Il valore legale dell'attività di conservazione è subordinato all'organizzazione del servizio e allo svolgimento dell'attività secondo le regole tecniche vigenti.

Il sistema di conservazione opera trattando dei Pacchetti informativi, contenitori che racchiudono uno o più oggetti da conservare I pacchetti informativi possono avere varia natura:

- di versamento: pacchetto inviato dal produttore del documento al sistema di conservazione secondo il formato predefinito e concordato, descritto nel manuale di conservazione. Con il versamento effettuato dal responsabile del fascicolo, il documento o l'aggregazione transitano dal sistema di gestione documentale al sistema di conservazione.

- di archiviazione: pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento utilizzando le specifiche contenute nell'allegato 4 del D.P.C.M e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione.

- di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all'utente in risposta ad una sua richiesta

Il processo di conservazione si articola nelle seguenti fasi:

1) acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento per la sua presa in carico;

2) verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione e con quanto indicato all’art. 11 del D.P.C.M; NB: nel caso in cui la verifica evidenzi anomalie il pacchetto di versamento viene rifiutato;

3) trasmissione del pacchetto di versamento in modalità sicura;

4) preparazione, sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati contenute nell’allegato 4 del D.P.C.M. e secondo le modalità riportate nel manuale della conservazione;

5) preparazione e la sottoscrizione del pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente;

6) ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, produzione dei pacchetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione;

7) produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta degli utenti in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico;

8) produzione delle copie informatiche al fine di adeguare il formato di cui all’art. 11 del D.P.C.M., in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico;

9) scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produttore;

8.2 La conservazione dei documenti informatici dell’Ente

L’Ente decide di affidare la gestione della conservazione ad outsourcer esterno accreditato presso l’AGID.

Il “ciclo di gestione della conservazione” ed il servizio adottato dall'Ente vengono descritti in dettaglio nell'allegato 8.

9 REGISTRO DI EMERGENZA

9.1 Utilizzo del registro di emergenza

Il responsabile del servizio di protocollo informatico autorizza lo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo sull’apposito registro di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema.

Il registro di emergenza è unico ed è gestito dall’Ufficio Protocollo. Tutti i servizi comunali, in caso di necessità, fanno quindi riferimento a questo ufficio per ottenere l’assegnazione di un numero di protocollo di emergenza, in entrata o in uscita.

Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare, pertanto inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

Si applicano le seguenti modalità di registrazione e di recupero dei dati:

- sul registro di emergenza sono riportate le cause, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema;

- per ogni giornata di registrazione in emergenza è riportato sul registro il numero totale di operazioni registrate;

- la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, garantisce comunque l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’AOO;

- le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite successivamente, con immediatezza nel sistema di protocollo informatico ripristinato;

- durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, annotando nella scheda di protocollo gli elementi necessari a mantenere stabilmente la correlazione univoca con il numero attribuito in emergenza.

10 SICUREZZA

La sicurezza e l'integrità dei dati di protocollo e dei documenti elettronici archiviati sono garantiti dall'applicazione informatica adottata dall'Ente.

Il piano di sicurezza informatica del sistema informativo dell’amministrazione è definito dall’organizzazione dell’Ente che gestisce il sistema informatico generale.

Il presente capitolo riporta le misure di sicurezza adottate specifiche per l'infrastruttura di protocollo informatico anche in relazione alle norme sulla protezione dei dati personali.

10.1 Obiettivi

La politica in merito alla sicurezza di questo Ente è finalizzata a assicurare che:

- i documenti e le informazioni trattati dall’amministrazione/AOO siano resi disponibili, integri e riservati;

- i dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento.

A tale fine l'Ente definisce:

- le politiche generali e particolari di sicurezza da adottare all’interno della AOO;

- le modalità di accesso al servizio di protocollo, di gestione documentale ed archivistico;

- gli interventi operativi adottati sotto il profilo organizzativo, procedurale e tecnico, con particolare riferimento alle misure minime di sicurezza, di cui al disciplinare tecnico richiamato nell’allegato b)

- del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali, in caso di trattamento di dati personali;

- i piani specifici di formazione degli addetti;

- le modalità con le quali deve essere effettuato il monitoraggio periodico dell’efficacia e dell’efficienza delle misure di sicurezza.

Il Responsabile dei Servizi ICT in accordo con il Responsabile della gestione documentale adotta le misure tecniche e organizzative di seguito specificate, al fine di

assicurare la sicurezza dell’impianto tecnologico dell’AOO, la riservatezza delle informazioni registrate nelle banche dati, l’univoca identificazione degli utenti interni ed esterni:

- protezione periferica della Intranet dell’amministrazione/AOO;

- protezione dei sistemi di acceso e conservazione delle informazioni;

- assegnazione ad ogni utente del sistema di gestione del protocollo e dei documenti, di una credenziale di identificazione pubblica (user ID), di una credenziale riservata di autenticazione (password) e di un profilo di autorizzazione;

- cambio delle password con frequenza prestabilita durante la fase di esercizio;

- piano di continuità del servizio con particolare riferimento, sia alla esecuzione e alla gestione delle copie di riserva dei dati e dei documenti da effettuarsi con frequenza giornaliera, sia alla capacità di ripristino del sistema informativo in caso di disastro;

- conservazione delle copie di riserva dei dati e dei documenti, in locali diversi e se possibile lontani da quelli in cui è installato il sistema di elaborazione di esercizio che ospita il PdP;

- gestione delle situazioni di emergenza informatica attraverso la costituzione di un gruppo di risorse interne qualificate (o ricorrendo a strutture esterne qualificate);

- impiego e manutenzione di un adeguato sistema antivirus e di gestione dei “moduli” (patch e service pack) correttivi dei sistemi operativi;

- cifratura o uso di codici identificativi (o altre soluzioni ad es. separazione della parte anagrafica da quella “sensibile”) dei dati sensibili e giudiziari contenuti in elenchi, registri o banche di dati, tenuti con l’ausilio di strumenti elettronici, allo scopo di renderli temporaneamente inintelligibili anche a chi è autorizzato ad accedervi e permettendo di identificare gli interessati solo in caso di necessità;

- impiego delle misure precedenti anche nel caso di supporti cartacei di banche dati idonee a rilevare o diffondere dati tutelati dal diritto di riservatezza secondo le disposizioni del Garante della privacy;

- archiviazione giornaliera, in modo non modificabile, delle copie del registro di protocollo, dei file di log di sistema, di rete e applicativo contenenti le informazioni sulle operazioni effettuate da ciascun utente durante l’arco della giornata, comprese le operazioni di backup e manutenzione del sistema. I dati personali registrati nel log del sistema operativo, del sistema di controllo degli accessi e delle operazioni svolte con il sistema di protocollazione e gestione dei documenti utilizzato saranno consultati solo in caso di necessità dal RSP e dal titolare dei dati e, ove previsto dalle forze dell’ordine.

10.2 Credenziali di accesso al sistema documentale

Il controllo degli accessi è il processo che garantisce l’impiego degli oggetti/servizi del sistema informatico di gestione documentale e protocollo informatico nel rispetto di modalità prestabilite.

Il processo è caratterizzato da utenti che accedono ad oggetti informatici (applicazioni, dati, programmi) mediante operazioni specifiche (lettura, aggiornamento, esecuzione).

Gli utenti del programma di gestione documentale e protocollo, in base alle rispettive competenze, dispongono di autorizzazioni di accesso differenziate.

Ad ogni utente è assegnata:

- una credenziale di accesso, costituita da una componente pubblica che permette l’identificazione dell’utente da parte del sistema (userID), e da una componente privata o riservata di autenticazione (password);

- una autorizzazione di accesso (profilo) che limita le operazioni di protocollo, gestione documentale e work flow effettuabili alle sole funzioni necessarie.

La visibilità normalmente attribuita ad un utente si limita alla documentazione relativa ai servizi di competenza. La visibilità su altri documenti può essere attribuita dal responsabile della pratica o del procedimento.

L’accesso diretto alla banca dati, l’inserimento di nuovi utenti, la modifica dei diritti e le impostazioni sui documenti sono consentiti esclusivamente agli amministratori del sistema.

I diversi livelli di autorizzazione sono assegnati agli utenti dal RSP, in base alle indicazioni fornite dai Responsabili dei servizi di appartenenza.

Ai sensi e per gli effetti delle disposizioni contenute nel D. LGS 33 del 14 marzo 2013 e

s.m.i. e del D. Lgs 97 del 25 maggio 2016 e s.m.i.:

Gli accessi esterni a documenti, dati e informazioni non divulgabili sono subordinati alla registrazione sul sistema e al possesso di apposite credenziali, rilasciate previa identificazione diretta da parte di un dipendente abilitato.

Gli accessi esterni a documenti, dati e informazioni divulgabili sono consentiti anche senza autenticazione all'accesso, garantendo comunque il diritto alla riservatezza e all'oblio, e la tutela dei dati personali in conformità alle disposizioni vigenti.

Gli accessi esterni vengono di norma gestiti attraverso il sito web dell'Ente. I dati in libera consultazione vengono esposti in formato aperto (con dovute eccezioni, indotte anche da considerazioni di carattere tecnico, organizzativo o gestionale) che ne consentano il riutilizzo.

10.3 Sicurezza nella formazione dei documenti

Le risorse strumentali e le procedure utilizzate per la formazione dei documenti informatici garantiscono:

- l’identificabilità del soggetto che ha formato il documento e l’amministrazione/AOO di riferimento;

- la sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, con firma digitale ai sensi delle vigenti norme tecniche;

- l’idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti informatici e ad essere registrati mediante il protocollo informatico;

- l’accesso ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati;

- la leggibilità dei documenti nel tempo;

- l’interscambiabilità dei documenti all’interno della stessa AOO e con AOO diverse.

I documenti sono prodotti con l’ausilio dell’applicativo specificato nell'allegato 7 che possiede i requisiti di leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità, immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura.

Si adottano preferibilmente i formati PDF/A, XML, TIFF. I documenti informatici prodotti dall’AOO con altri prodotti di text editor sono convertiti, prima della loro sottoscrizione con firma digitale, nei formati standard (PDF/A, XML e TIFF) come previsto dalle regole tecniche per la conservazione dei documenti, al fine di garantire la leggibilità per altri sistemi, la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura del documento.

Per attribuire in modo certo la titolarità del documento, la sua integrità e, se del caso, la riservatezza, il documento è sottoscritto con firma digitale.

Per attribuire una data certa a un documento informatico prodotto all’interno di una AOO, si applicano le regole per la validazione temporale e per la protezione dei documenti informatici.

L’esecuzione del processo di marcatura temporale avviene utilizzando le procedure previste dal certificatore accreditato, con le prescritte garanzie di sicurezza; i documenti così formati, prima di essere inviati a qualunque altra stazione di lavoro interna all’AOO, sono sottoposti, a cura del servizio ICT, ad un controllo antivirus onde eliminare qualunque forma di contagio che possa arrecare danno diretto o indiretto all’amministrazione/AOO.

10.4 Trasmissione ed interscambio dei documenti informatici

Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi, a qualsiasi titolo, informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull’esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che, per loro natura o per espressa indicazione del mittente, sono destinate ad essere rese pubbliche.

Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali, i dati, i certificati ed i documenti trasmessi all’interno della AOO o ad altre pubbliche amministrazioni, contengono soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali di cui è consentita la diffusione e che sono strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono trasmesse.

Il server di posta certificata del fornitore esterno (provider) di cui si avvale l’amministrazione, (o, in alternativa, del servizio disponibile all’interno dell’amministrazione/AOO) oltre alle funzioni di un server SMTP tradizionale, svolge anche le seguenti operazioni:

- accesso all’indice dei gestori di posta elettronica certificata allo scopo di verificare l’integrità del messaggio e del suo contenuto;

- tracciamento delle attività nel file di log della posta;

- gestione automatica delle ricevute di ritorno.

Lo scambio per via telematica di messaggi protocollati tra AOO di amministrazioni diverse presenta, in generale, esigenze specifiche in termini di sicurezza, quali quelle connesse con la protezione dei dati personali, sensibili e/o giudiziari come previsto dal decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196.

10.5 Accesso ai documenti informatici

Il controllo degli accessi è assicurato utilizzando le credenziali di accesso ed un sistema di autorizzazione basato sulla profilazione degli utenti in via preventiva.

La profilazione preventiva consente di definire le abilitazioni/autorizzazioni che possono essere effettuate/rilasciate ad un utente del servizio di protocollo e gestione documentale.

Ciascun utente del PdP può accedere solamente ai documenti che sono stati assegnati al suo UOR, o agli Uffici Utente (UU) ad esso subordinati.

Il sistema consente altresì di associare un livello differente di riservatezza per ogni tipo di documento trattato dall’amministrazione. I documenti non vengono mai visualizzati

dagli utenti privi di diritti di accesso, neanche a fronte di una ricerca generale nell’archivio.

11 NORME TRANSITORIE E FINALI

11.1 Modalità di approvazione e aggiornamento del manuale

L’amministrazione adotta il “Manuale di gestione” su proposta del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi (RSP).

Il Manuale sarà aggiornato a seguito di:

- normativa sopravvenuta;

- introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’azione amministrativa in termini di efficacia, efficienza e trasparenza;

- inadeguatezza delle procedure rilevata nello svolgimento delle attività correnti;

- introduzione di nuove procedure

Il Manuale viene approvato e modificato con deliberazione della Giunta.

Gli allegati sono modificati, di norma e fatte salve le eccezioni esplicitamente dichiarate, con provvedimenti del Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi.

11.2 Pubblicità del manuale

Il Manuale, a norma dell’art. art.15 della legge n. 15 del 2005, è reso disponibile alla consultazione del pubblico che ne può prendere visione in qualsiasi momento.

Inoltre copia del presente Manuale è:

- resa disponibile a tutto il personale dell’AOO tramite il sistema di gestione documentale;

- inviata all’organo di revisione;

- pubblicata sul sito internet dell’Amministrazione.

11.3 Entrata in vigore

Il presente documento diviene efficace al conseguimento dell'eseguibilità della deliberazione di approvazione.

ALLEGATO 1

AL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

Norme di riferimento

1. D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 “Testo unico sulla documentazione amministrativa”

2. Deliberazione AIPA n. 42 del 2001 “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445”

3. Decreto del Presidente della Repubblica 07 aprile 2003, n. 137 “Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'articolo 13 del d.lgs. 23 gennaio 2002, n. 10”

4. D.P.C.M. del 13 gennaio 2004 “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.”

5. Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445“

6. D.P.R. del 11 febbraio 2005 “Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'art. 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3”

7. Decreto legislativo 07 marzo 2005 n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale

8. D.P.C.M. del 30 marzo 2009 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici“

9. Deliberazione CNIPA 21 maggio 2009, n. 45 “Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico”

10. Decreto Legge n. 5 del 09 febbraio 2012 “Disposizioni urgenti in materia di semplificazione e di sviluppo“

11. D.P.C.M. del 22 febbraio 2013 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b) , 35, comma 2, 36, comma 2, e 71“

12. D.P.C.M. del 21 marzo 2013 “Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformita' all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a cio' autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni”

13. D.P.C.M. 03 dicembre 2013 – Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi dell’artt. 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del C.A.D. di cui D.L. 82/2005

14. Circolare AgID n. 65 del 10 aprile 2014 “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44- bis, comma 1, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82“

15. D.P.C.M. 14 novembre 2014 “Istituzione del tavolo tecnico dei soggetti aggregatori, ai sensi dell'articolo 9, comma 2, terzo periodo, del decreto-legge 24 aprile 2014, n. 66, convertito, con modificazioni, dalla legge 23 giugno 2014, n. 89, unitamente ai relativi elenchi recanti gli oneri informativi”

16. DECRETO LEGISLATIVO 26 agosto 2016, n. 179 “Modifiche ed integrazioni al Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ai sensi dell'articolo 1 della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche”.

17. DECRETO LEGISLATIVO 25 maggio 2016, n. 97 “Revisione e semplificazione delle disposizioni in materia di prevenzione della corruzione, pubblicità e trasparenza, correttivo della legge 6 novembre 2012, n. 190 e del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, ai sensi dell'articolo 7 della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche“

ALLEGATO 2

AL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

Nomina del Responsabile della gestione documentale e del Servizio di Protocollo informatico

Con Decreto Sindacale n. 34 del 12 ottobre 2015 è stato conferito al Direttore della Direzione Affari Generali l’incarico di responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, nonché della conservazione del registro giornaliero di protocollo.

ALLEGATO 3

AL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

Titolario di classificazione

Con Deliberazione di Giunta Comunale n. 75/ 16080 – 117 del 09/03/2016 ad oggetto: “Regole tecniche per il protocollo informatico e gestione dei flussi documentali e degli archivi - Adozione del Piano di classificazione ( Titolario) per l’archivio del Comune di Alessandria” è stato adottato, quale Piano di classificazione (Titolario ) per l’archivio del Comune di Alessandria, il Piano di classificazione (Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani (seconda edizione dicembre 2005) approvato dall’A.N.C.I. che si riporta nella forma di schema riassuntivo.

Schema riassuntivo del piano di classificazione per l’archivio comunale

I Amministrazione generale

1. Legislazione e circolari esplicative

2. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica

3. Statuto

4. Regolamenti

5. Xxxxxx, gonfalone, sigillo

6. Archivio generale

7. Sistema informativo

8. Informazioni e relazioni con il pubblico

9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi

10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale

11. Controlli interni ed esterni

12. Editoria e attività informativo- promozionale interna ed esterna

13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti

14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali

15. Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni

16. Area e città metropolitana

17. Associazionismo e partecipazione

II Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia

1. Sindaco

2. Vice-Sindaco

3. Consiglio

4. Presidente del Consiglio

5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio

6. Gruppi consiliari

7. Giunta

8. Commissario prefettizio e straordinario

9. Segretario e Vice-segretario

10. Direttore generale e dirigenza

11. Revisori dei conti

12. Difensore civico

13. Commissario ad acta

14. Organi di controllo interni

15. Organi consultivi

16. Consigli circoscrizionali

17. Presidente dei Consigli circoscrizionali

18. Organi esecutivi circoscrizionali

19. Commissioni dei Consigli circoscrizionali

20. Segretari delle circoscrizioni

21. Commissario ad acta delle circoscrizioni

22. Conferenza dei Presidenti di quartiere

III Risorse umane

1. Concorsi, selezioni, colloqui

2. Assunzioni e cessazioni

3. Comandi e distacchi; mobilità

4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni

5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro

6. Retribuzioni e compensi

7. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo

8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro

9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo

10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza

11. Servizi al personale su richiesta

12. Orario di lavoro, presenze e assenze

13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari

14. Formazione e aggiornamento professionale

15. Collaboratori esterni

IV Risorse finanziarie e patrimonio

1. Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)

2. Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni)

3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento

4. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento

5. Partecipazioni finanziarie

6. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili

7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi

8. Beni immobili

9. Beni mobili

10. Economato

11. Oggetti smarriti e recuperati

12. Tesoreria

13. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate

14. Pubblicità e pubbliche affissioni

V Affari legali

1. Contenzioso

2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni

3. Pareri e consulenze

VI Pianificazione e gestione del territorio

1. Urbanistica: piano regolatore generale e varianti

2. Urbanistica: strumenti di attuazione del piano regolatore generale

3. Edilizia privata

4. Edilizia pubblica

5. Opere pubbliche

6. Catasto

7. Viabilità

8. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi

9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo

10. Protezione civile ed emergenze

VII Servizi alla persona

1. Diritto allo studio e servizi

2. Asili nido e scuola materna

3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività

4. Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale

5. Istituti culturali (Musei, Biblioteche, Teatri, Scuola comunale di musica, etc.)

6. Attività ed eventi culturali

7. Attività ed eventi sportivi

8. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale

9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio

10. Informazione, consulenza ed educazione civica

11. Tutela e curatela di incapaci

12. Assistenza diretta e indiretta, benefici economici

13. Attività ricreativa e di socializzazione

14. Politiche per la casa

15. Politiche per il sociale

VIII Attività economiche

1. Agricoltura e pesca

2. Artigianato

3. Industria

4. Commercio

5. Fiere e mercati

6. Esercizi turistici e strutture ricettive

7. Promozione e servizi

IX Polizia locale e sicurezza pubblica

1. Prevenzione ed educazione stradale

2. Polizia stradale

3. Informative

4. Sicurezza e ordine pubblico

X Tutela della salute

1. Salute e igiene pubblica

2. Trattamento Sanitario Obbligatorio

3. Farmacie

4. Zooprofilassi veterinaria

5. Randagismo animale e ricoveri

XI Servizi demografici

1. Stato civile

2. Anagrafe e certificazioni

3. Censimenti

4. Polizia mortuaria e cimiteri

XII Elezioni ed iniziative popolari

1. Xxxx elettorali

2. Liste elettorali

3. Elezioni

4. Referendum

5. Istanze, petizioni e iniziative popolari

XIII Affari militari

1. Leva e servizio civile sostitutivo

2. Ruoli matricolari

3. Caserme, alloggi e servitù militari

4. Requisizioni per utilità militari

XIV Oggetti diversi

ALLEGATO 4

AL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

I FORMATI DEI DOCUMENTI

(Estratto dell'allegato 2 al D.P.C.M 3 dicembre 2013)

Indice

1 INTRODUZIONE

2 I FORMATI

2.1 Identificazione

2.2 Le tipologie di formato

2.3 Formati Immagini

2.3.1 Raster

2.3.2 Vettoriale

2.4 Altri Formati

2.5 Le caratteristiche generali dei formati

3 CRITERI DI SCELTA DEI FORMATI

3.1 Caratteristiche

3.1.1 Apertura

3.1.2 Sicurezza

3.1.3 Portabilità

3.1.4 Funzionalità

3.1.5 Supporto allo sviluppo

3.1.6 Diffusione

4 SCELTA

4.1 Formati e prodotti per la formazione e gestione

4.2 Formati per la conservazione

1 INTRODUZIONE

Il presente allegato fornisce indicazioni iniziali sui formati dei documenti informatici che per le loro caratteristiche sono, al momento attuale, da ritenersi coerenti con le regole tecniche del documento informatico, del sistema di conservazione e del protocollo informatico.

I formati descritti sono stati scelti tra quelli che possono maggiormente garantire i principi dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione e in base alla normativa vigente riguardante specifiche tipologie documentali.

Il presente allegato, per la natura stessa dell’argomento trattato, viene periodicamente aggiornato sulla base dell’evoluzione tecnologica e dell’obsolescenza dei formati, in base anche a quanto pubblicato online sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.

2 I FORMATI

La leggibilità di un documento informatico dipende dalla possibilità e dalla capacità di interpretare ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato rappresentato.

Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file.

2.1 Identificazione

L’associazione del documento informatico al suo formato può avvenire, attraverso varie modalità, tra cui le più impiegate sono:

1. l’estensione: una serie di lettere, unita al nome del file attraverso un punto, ad esempio [nome del file].docx identifica un formato testo di proprietà della Microsoft;

2. I metadati espliciti: l’indicazione “application/ msword” inserita nei tipi MIME che indica un file testo realizzato con l’applicazione Word della Microsoft;

3. il magic number: i primi byte presenti nella sequenza binaria del file, ad esempio 0xffd8 identifica i file immagine di tipo .jpeg.

2.2 Le tipologie di formato

L’evolversi delle tecnologie e la crescente disponibilità e complessità dell’informazione digitale ha indotto la necessità di gestire sempre maggiori forme di informazione digitale (testo, immagini, filmati, ecc.) e di disporre di funzionalità più specializzate per renderne più facile la creazione, la modifica e la manipolazione.

Questo fenomeno porta all’aumento del numero dei formati disponibili e dei corrispondenti programmi necessari a gestirli nonché delle piattaforme su cui questi operano.

In particolare, volendo fare una prima sommaria, e non esaustiva, catalogazione dei più diffusi formati, secondo il loro specifico utilizzo possiamo elencare:

Testi/documenti (PDF, PDF/A, DOC, HTML,...) Calcolo (XLS, ...)

Immagini (GIF, JPG, BMP, TIF, EPS, SVG, ...) Suoni (MP3, WAV, ...)

Video (MPG, MPEG, AVI, WMV,...)

Eseguibili (EXE, ...)

Archiviazione e Compressione (ZIP, RAR, ...) Formati email (SMTP/MIME, …)

2.3 Formati Immagini

Per la rappresentazione delle immagini sono disponibili diversi formati, che possono essere distinti secondo la grafica utilizzata: Raster o vettoriale.

2.3.1 Raster

Nel caso della grafica raster, l’immagine digitale è formata da un insieme di piccole aree uguali (pixel), ordinate secondo linee e colonne.

I formati più diffusi sono il .tiff (usato dai fax), il .jpg, il .bmp.

2.3.2 Vettoriale

La grafica vettoriale è una tecnica utilizzata per descrivere un'immagine mediante un insieme di primitive geometriche che definiscono punti, linee, curve e poligoni ai quali possono essere attribuiti colori e anche sfumature.

I documenti realizzati attraverso la grafica vettoriale sono quelli utilizzati nella stesura degli elaborati tecnici, ad esempio progetti di edifici.

Attualmente i formati maggiormente in uso sono:

• DWG, un formato proprietario per i file di tipo CAD, di cui non sono state rilasciate le specifiche;

• DXF, un formato simile al DWG, di cui sono state rilasciate le specifiche tecniche x Shapefile un formato vettoriale proprietario per sistemi informativi geografici (GIS) con la caratteristica di essere interoperabile con con i prodotti che usano i precedenti formati;

• SVG, un formato aperto, basato su XML, in grado di visualizzare oggetti di grafica vettoriale, non legato ad uno specifico prodotto.

2.4 Altri Formati

Per determinate tipologie di documenti informatici sono utilizzati specifici formati. In particolare in campo sanitario i formati più usati sono:

• DICOM (immagini che arrivano da strumenti diagnostici) anche se il DICOM non è solo un formato, ma definisce anche protocolli e altro;

• HL7 ed in particolare il CDA2 (Clinical Document Architecture) che contiene la sua stessa descrizione o rappresentazione.

[..]

2.5 Le caratteristiche generali dei formati

L’informazione digitale è facilmente memorizzata, altrettanto facilmente è possibile accedere e riutilizzarla, modificarla e manipolarla, in altre parole, elaborarla ed ottenere nuova informazione.

Questi formati e i programmi che li gestiscono, che sono poi quelli che consentono e facilitano l’operatività giorno per giorno sul digitale, vanno valutati in funzione di alcune caratteristiche quali:

• La diffusione, ossia il numero di persone ed organizzazioni che li adotta

• La portabilità, ancor meglio se essa è indotta dall’impiego fedele di standard documentati e accessibili

• Le funzionalità che l’utente ha a disposizione per elaborare l’informazione e collegarla ad altre (ad esempio gestione di link)

• La capacità di gestire contemporaneamente un numero congruo (in funzione delle esigenze dell’utente) di formati

• La diffusione di visualizzatori che consentono una fruibilità delle informazioni in essi contenute indipendentemente dalla possibilità di rielaborarle.

Altre caratteristiche importanti sono la capacità di occupare il minor spazio possibile in fase di memorizzazione (a questo proposito vanno valutati, in funzione delle esigenze dell’utente, gli eventuali livelli di compressione utilizzabili) e la possibilità di gestire il maggior numero possibile di metadati, compresi i riferimenti a chi ha eseguito modifiche o aggiunte.

3 CRITERI DI SCELTA DEI FORMATI

Ai fini della formazione, gestione e conservazione, è necessario scegliere formati che possano garantire la leggibilità e la reperibilità del documento informatico nel suo ciclo di vita.

La scelta tra i formati dipende dalle caratteristiche proprie del formato e dei programmi che lo gestiscono.

3.1 Caratteristiche

Le caratteristiche di cui bisogna tener conto nella scelta sono:

1. apertura

2. sicurezza

3. portabilità

4. funzionalità

5. supporto allo sviluppo

6. diffusione

3.1.1 Apertura

Un formato si dice “aperto” quando è conforme a specifiche pubbliche, cioè disponibili a chiunque abbia interesse ad utilizzare quel formato. La disponibilità delle specifiche del formato rende sempre possibile la decodifica dei documenti rappresentati in conformità con dette specifiche, anche in assenza di prodotti che effettuino tale operazione automaticamente.

Questa condizione si verifica sia quando il formato è documentato e pubblicato da un produttore o da un consorzio al fine di promuoverne l’adozione, sia quando il documento è conforme a formati definiti da organismi di standardizzazione riconosciuti. In quest’ultimo caso tuttavia si confida che quest’ultimi garantiscono l’adeguatezza e la completezza delle specifiche stesse.

Nelle indicazioni di questo documento si è inteso privilegiare i formati già approvati dagli Organismi di standardizzazione internazionali quali ISO e ETSI.

3.1.2 Sicurezza

La sicurezza di un formato dipende da due elementi: il grado di modificabilità del contenuto del file e la capacità di essere immune dall’inserimento di codice maligno.

3.1.3 Portabilità

Per portabilità si intende la facilità con cui i formati possano essere usati su piattaforme diverse, sia dal punto di vista dell’hardware che del software, inteso come sistema operativo. Di fatto è indotta dall’impiego fedele di standard documentati e accessibili.

3.1.4 Funzionalità

Per funzionalità si intende la possibilità da parte di un formato di essere gestito da prodotti informatici, che prevedono una varietà di funzioni messe a disposizione dell’utente per la formazione e gestione del documento informatico.

3.1.5 Supporto allo sviluppo

E’ la modalità con cui si mettono a disposizione le risorse necessarie alla manutenzione e sviluppo del formato e i prodotti informatici che lo gestiscono (organismi preposti alla definizione di specifiche tecniche e standard, società, comunità di sviluppatori, ecc.).

3.1.6 Diffusione

La diffusione è l’estensione dell’impiego di uno specifico formato per la formazione e la gestione dei documenti informatici,

Questo elemento influisce sulla probabilità che esso venga supportato nel tempo, attraverso la disponibilità di più prodotti informatici idonei alla sua gestione e visualizzazione.

Inoltre nella scelta dei prodotti altre caratteristiche importanti sono la capacità di occupare il minor spazio possibile in fase di memorizzazione (a questo proposito vanno valutati, in funzione delle esigenze dell’utente, gli eventuali livelli di compressione utilizzabili) e la possibilità di gestire il maggior numero possibile di metadati, compresi i riferimenti a chi ha eseguito modifiche o aggiunte.

4 SCELTA

4.1 Formati e prodotti per la formazione e gestione

Per la scelta dei formati idonei alla formazione e gestione dei documenti informatici, sono da tenere in considerazione le caratteristiche indicate nei paragrafi precedenti. Ulteriori elementi da valutare sono l’efficienza in termini di occupazione di spazio fisico e la possibilità di gestire il maggior numero possibile di metadati, compresi i riferimenti a modifiche o aggiunte intervenute sul documento.

4.2 Formati per la conservazione

La scelta dei formati idonei alla conservazione oltre al soddisfacimento delle caratteristiche suddette deve essere strumentale a che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di staticità previste dalle regole tecniche del Codice dell’Amministrazione Digitale. Per quanto fin qui considerato, è opportuno privilegiare i formati che siano standard internazionali (de jure e de facto) o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche, dandone opportuna evidenza nel manuale di conservazione dei documenti informatici. Ulteriore elemento di valutazione nella scelta del formato è il tempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie di documenti informatici. I formati per la conservazione adottati per le diverse tipologie di documenti informatici, devono essere indicati nel manuale di conservazione.

ALLEGATO 5

AL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

Metadati minimi del documento amministrativo informatico

L’insieme minimo dei metadati del documento amministrativo informatico è quello indicato all’interno del XXXXXXX XXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXXX XXX XXXXXXXX 0 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40- bis, 41, 47, 57 –bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 – Allegato 5”.

ALLEGATO 6

AL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

I METADATI MINIMI DEL FASCICOLO INFORMATICO O DELLA AGGREGAZIONE DOCUMENTALE INFORMATICA

(Estratto dell'allegato 5 al D.P.C.M 3 dicembre 2013)

Definizione

I metadati minimi relativi al fascicolo informatico indicati dalle regole tecniche del CAD sono i seguenti:

- Identificativo (Univoco e persistente è una sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e permanente al fascicolo o aggregazione documentale informatica in modo da consentirne l’identificazione. Dublin Core raccomanda di identificare il documento per mezzo di una sequenza di caratteri alfabetici o numerici secondo un sistema di identificazione formalmente definito. Esempi di tali sistemi di identificazione includono l’Uniform Resource Identifier (URI), il Digital Object Identifier (DOI) e l’International Standard Book Number (ISBN).

- Amministrazione titolare (E’ l’Amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo).

- Amministrazioni partecipanti (Amministrazioni che partecipano all’iter del procedimento).

- Responsabile del procedimento

- Oggetto (Metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento o comunque a chiarirne la natura. Dublin Core prevede l’analoga proprietà “Description” che può includere ma non è limitata solo a: un riassunto analitico, un indice, un riferimento al contenuto di una rappresentazione grafica o un testo libero del contenuto).

- Documento (Elenco degli identificativi dei documenti contenuti nel fascicolo che ne consentono la reperibilità)

ALLEGATO 7

AL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

IL SISTEMA DOCUMENTALE E DI PROTOCOLLAZIONE ADOTTATO DALL'ENTE

INDICE

1. Premessa: il sistema documentale e di protocollazione adottato dall’Ente: sistema FOLIUM

2. Gestione accessi

3. Inserimento/Formazione di un nuovo documento

4. Fascicolazione di un documento

5. Ricerca dei documenti in archivio

6. Condivisione dei documenti

7. Assegnazione dei documenti

8. Sottoscrizione documenti informatici

9. Invio di un documento a destinatari esterni

10. Iter documento

11. Operatività del flusso dei documenti ricevuti dall’AOO

12. Operatività del flusso dei documenti da trasmettere

1. Premessa: Il sistema documentale e di protocollazione adottato dall’Ente

L’Ente ha adottato e sta operando con la piattaforma di gestione documentale denominata "FOLIUM" che ha un modulo specifico per la protocollazione.

La soluzione riunisce tutte le funzionalità necessarie per gestire la documentazione ed i procedimenti amministrativi informatici relazionandosi con gli altri applicativi gestionali e integrando i servizi di protocollo Informatico, gestione Elettronica Documentale, scrivania digitale, archiviazione digitale, fascicolazione, gestione dei Procedimenti Amministrativi (Workflow), interscambio con il sito web per il Cittadino e conservazione.

Il sistema permette la gestione di documenti indipendentemente dal loro formato nativo (informatico all’origine o cartaceo digitalizzato).

Tutti i documenti informatici, sia creati dall'AOO che ricevuti dall'esterno sono archiviati automaticamente dal sistema di gestione documentale, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, in un repository che ne garantisce la sicurezza e l'immodificabilità.

L'archivio è accessibile ai solo operatori accreditati e la ricerca è garantita da un sistema di reperimento parametrico dei documenti.

La piattaforma permette la protocollazione e l'archiviazione digitale di tutta la corrispondenza in arrivo dell'Ente e gestisce, in modo totalmente digitale, la distribuzione della posta agli uffici.

L'operazione di smistamento digitale è supportata da un'apposita area di monitoraggio all'interno della quale ogni operatore, abilitato, è in grado di visionare la corrispondenza in arrivo, prenderla in carico, fascicolarla, assegnarla ed evaderla.

La corrispondenza in partenza viene gestita direttamente dalle unità organizzative che producono i documenti.

I documenti informatici possono essere creati direttamente dalla scrivania digitale o essere prodotti dagli applicativi gestionali integrati alla piattaforma di gestione documentale

Le operazioni di firma digitale, condivisione interna, protocollatura e segnatura, archiviazione, trasmissione e conservazione sono tutte integrate all'interno della piattaforma e sono riportate in evidenza all'operatore competente nell'area di monitoraggio sopra citata.

L'area di monitoraggio supporta così passo a passo l'operatore nell'espletamento di tutte le sue incombenze.

2. Gestione accessi

Il sistema FOLIUM gestisce un sistema di profilazione degli utenti e dei relativi diritti di accesso.

Tutte le operazioni che si possono svolgere all’interno della procedura sono predeterminate: ogni singolo utente può avere il “diritto” o meno di svolgerle. In tal modo tutto ciò che accade nel sistema è controllato dal sistema stesso. Le azioni di ciascun utente vengono continuamente monitorate e registrate in automatico in appositi file di LOG, immodificabili.

A ciascun addetto vengono attribuiti un nome utente e una password, dei quali sarà unico responsabile sin dal momento della formale attribuzione. Con il primo accesso al sistema, l’utente è tenuto a modificare la password personale, individuandone un’altra nel rispetto dei parametri formali prestabiliti. Il sistema è configurato in modo tale che la password, da questo momento in avanti, non possa essere conosciuta da nessuno, nemmeno dall’amministratore di sistema.

Sono ammesse soltanto password conformi alla vigente normativa in materia di protezione, sicurezza e tutela dei dati personali. E’ prevista la sostituzione periodica della password di accesso, in conformità alle disposizioni vigenti.

3. Inserimento/Formazione di un nuovo documento

L’inserimento di un documento è la prima operazione con la quale si confrontano quotidianamente gli operatori.

Esistono diverse modalità per inserire un nuovo documento in FOLIUM; di seguito verranno richiamate le principali.

Per formare un documento si parte dalla specifica funzione "NUOVO DOCUMENTO" e si redige il documento previa compilazione della maschera di indicizzazione.

La maschera di indicizzazione contiene le informazioni principali relative al documento, essenziali per la ricerca.

Al fine di standardizzare il più possibile le metodologie di archiviazione dei documenti sono stati previsti campi con liste predefinite, utili nel prevenire errori di digitazione o impostazioni personali.

Il secondo modo di inserire un documento in FOLIUM è quello di partire da un documento simile già presente all’interno del sistema. In questo caso, dopo aver ricercato il documento di base, si procede duplicando la scheda relativa con il menù contestuale.

In alternativa, si può partire da un modello di documento già presente in FOLIUM .

E’ stato infatti predisposto sul sistema un tipo di documento denominato “MODELLI”, con maschera di indicizzazione semplificata che permette di memorizzare agevolmente i modelli dei documenti più usati, ottimizzandone l’utilizzo ed evitando le fasi ripetitive.

E’ inoltre possibile inserire in FOLIUM un documento, acquisendolo direttamente dal file system.

Questo metodo è particolarmente indicato per tipologie di file provenienti da applicazioni che non dispongono di "macro" di inserimento.

I documenti provenienti dall’esterno vengono importati nel sistema in modo diretto se già in formato digitale, oppure vengono importati previa digitalizzazione tramite scansione.

I documenti informatici arrivati tramite posta elettronica sono gestiti automaticamente con apposita funzione.

Se si tratta di messaggi di posta elettronica certificata inviati ad una delle caselle PEC comunali, sono gestiti dalla voce “PEC in arrivo”.

4. Fascicolazione di un documento

L’operazione di fascicolazione è particolarmente importante per la ricerca sistematica dei documenti ed è prevista dalle regole tecniche del CAD. La classificazione dell'Ente viene riportata in dettaglio all'interno del capitolo "4. Sistema di classificazione, fascicolazione digitale e archiviazione" del manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi.

FOLIUM prevede una funzionalità specifica per la gestione dei fascicoli digitali. La struttura dei fascicoli digitali di FOLIUM è correlata ai procedimenti gestiti dalle procedure gestionali e dalle procedure del sistema di workflow. Pertanto i fascicoli vengono alimentati da:

1. Documenti prodotti dall’Ente:

- da sistema documentale

- da procedure gestionali

- da procedure workflow

2. Documenti pervenuti all’Ente

Quando viene prodotto un nuovo documento tramite specifica procedura gestionale del sistema integrato sarà la stessa a collocare il documento all'interno del relativo fascicolo digitale (macrofascicolo) ed a creare il fascicolo/sottofascicolo relativo all'affare o al procedimento in corso. Se esiste già il relativo sotto-fascicolo, il documento verrà automaticamente collegato ad esso.

Se il documento è prodotto invece tramite la scrivania digitale del sistema documentale FOLIUM, l'assegnazione del fascicolo e del relativo sotto-fascicolo sarà automatica se si risponde ad un documento già fascicolato, a carico del soggetto competente negli altri casi.

Per quanto riguarda invece i documenti pervenuti all'Ente, l'assegnazione del fascicolo e del relativo sotto-fascicolo è a carico del soggetto competente.

5. Ricerca dei documenti in archivio

FOLIUM possiede un efficiente sistema di ricerca e reperimento dei documenti basato sui dati inseriti nelle maschere di indicizzazione, al momento della memorizzazione del documento o anche in momenti successivi per i soli dati facoltativi.

La ricerca di documenti può essere effettuata per documento singolo, per procedimento o per fascicolo, o in base ad altri criteri di individuazione (es. tipologia, classificazione ecc.).

Il sistema di gestione documentale consente l’inserimento di modelli di ricerca e di consultazione, con maschere personalizzate, richiamabili ripetutamente nel tempo.

La ricerca delle informazioni sul sistema è effettuata secondo criteri basati su tutti i tipi di informazione registrati. I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate per mezzo di operatori logici.

La ricerca può essere effettuata su singoli campi, o su parti del contenuto dei campi stessi.

6. Condivisione dei documenti

Tramite il sistema documentale è possibile condividere/inviare internamente un documento ad altri operatori con la specifica delle operazioni da compiere sul documento (consultazione, correzione, apposizione di firma digitale, protocollazione, invio all'esterno ecc..);

La peculiarità della posta FOLIUM, a differenza della posta elettronica tradizionale, consiste nel fatto che i documenti memorizzati nel sistema non vengono effettivamente inviati: ciò che viene trasmesso attraverso la posta è un link al documento, che è sempre unico all’interno del sistema, e come tale si presenta sempre aggiornato agli utenti che vi accedono. Il sistema consente di assegnare le visibilità, e di spedire i documenti con o senza “notifica” di avviso.

La ricezione di un documento condiviso viene segnalata su apposito nodo del quaderno di lavoro di FOLIUM accompagnata dalla specifica dell'operazione da compiere sul documento.

Grazie a questo sistema di condivisione/assegnazione interno non vi alcuna replicazione del documento.

7. Assegnazione dei documenti

Tramite il sistema documentale è possibile assegnare un documento ad uno o più "incaricati del procedimento/collaboratori".

Il documento assegnato viene ricevuto in apposito nodo del loro quaderno di lavoro di FOLIUM.

L'assegnazione può inoltre essere accompagnata da una nota.

L'assegnatario può monitorare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento delle operazioni sul documento.

8. Sottoscrizione documenti informatici

La firma digitale è strettamente connessa alla gestione documentale in quanto permette il passaggio definitivo dal formato cartaceo dei documenti, al formato digitale e alla conseguente eliminazione degli archivi cartacei.

Questo strumento, tuttora sottoutilizzato rispetto alle sue potenzialità, rappresenta un prerequisito ineludibile per l’evoluzione della documentazione, sempre più destinata a trasformarsi da foglio di carta a file memorizzato nel sistema.

Nei casi consentiti dalla legge, la firma digitale è sostituita da altre forme di firma elettronica o firma elettronica avanzata contemplate dal CAD e dalle regole tecniche vigenti.

9. Invio di un documento a destinatari esterni

E’ possibile protocollare in uscita sia un documento già presente nell’archivio interno, sia un documento in corso di inserimento nel sistema. Dopo avere compilato gli indici, il documento sarà opportunamente fascicolato e archiviato.

10. Iter documento

Tutte le azioni effettuate su un documento all'interno del sistema documentale (visualizzazione, lettura, presa in carico, assegnazione, ecc.) vengono memorizzate automaticamente sul documento stesso in una specifica sezione di riepilogo delle operazioni effettuate; in questo modo è possibile monitorare, in qualunque momento, lo stato di avanzamento lavori del documento in esame.

11. Operatività del flusso dei documenti ricevuti dall’AOO

Una delle prime operazioni effettuate su documenti ricevuti è quella di procedere alla protocollazione della documentazione tramite il software FOLIUM.

FOLIUM permette infatti di protocollare:

- E-mail Certificate/E-mail: il sistema importa automaticamente le informazioni contenute nel messaggio di posta selezionato ( oggetto, mittente, allegati, riferimenti del protocollo ricevuto, ecc);

- Istanze pervenute tramite apposito servizio on line dal sito dell'Ente: il sistema protocolla automaticamente tutte le informazioni ricevute;

- File informatici da supporti digitali esterni ( CD-ROM, DVD, hard disk, pen drive ecc. )

- Documentazione cartacea (posta ordinaria, raccomandata o consegnata a mano) allegando la scansione della documentazione.

Ultimata la protocollazione di un documento pervenuto, esso è reso immediatamente disponibile ai componenti delle varie unità organizzative competenti tramite il sistema di Gestione documentale "FOLIUM" all'interno dell'area di monitoraggio.

Le operazioni che possono essere effettuate sul documento ricevuto sono le seguenti:

- Presa visione e mantenimento del documento sul quaderno di lavoro

Il documento pervenuto può essere visionato e mantenuto attivo sul quaderno di lavoro fino a quando non si procede con la sua gestione o assegnazione ad incaricato competente.

Se il documento viene rimosso dal quaderno è sempre possibile ricercarlo in archivio documentale.

- Presa in carico del documento se di propria competenza

Ciascun documento pervenuto deve essere preso in carico dall'operatore competente tramite l'apposita funzione.

La presa in carico viene automaticamente comunicata sul quaderno di lavoro a tutti gli operatori abilitati alla visione/gestione di quel documento.

- Fascicolazione digitale del documento

L'operazione di fascicolazione digitale avviene con le modalità descritte nel capitolo "4. Fascicolazione di un documento" del presente allegato.

- Assegnazione di un documento ad incaricato del procedimento

Il Responsabile di un'unità organizzativa può assegnare un documento ricevuto ad uno o più incaricati del procedimento, i quali lo ricevono in apposito nodo del quaderno di lavoro.

Le modalità di gestione sono descritte nel capitolo " 7. Assegnazione dei documenti"

del presente allegato.

- Inoltro a soggetti esterni all'AOO;

All'interno del sistema documentale è possibile inviare all'esterno dell'AOO qualsiasi documento ricevuto. L'invio potrà avvenire per via telematica (E-mail, E-mail certificata...)

- Risposta al documento ricevuto

Il documento ricevuto può essere evaso rispondendo con un nuovo documento e indicando la modalità con cui si è evasa la documentazione. Le modalità di gestione sono descritte nel capitolo 3 "Inserimento/Formazione di un nuovo documento" del presente allegato.

12. Operatività del flusso dei documenti da trasmettere

Il sistema documentale permette di creare un documento in risposta ad uno ricevuto. Esistono diverse modalità per inserire un nuovo documento in FOLIUM:

Le modalità di gestione sono descritte nel capitolo 3 “Inserimento/Formazione di un nuovo documento" del presente allegato.

Dopo aver individuato la tipologia di documento che si desidera creare/utilizzare è necessario compilare e verificare i dati della maschera di dettaglio del documento, contenente i metadati con tutte le informazioni.

Nel caso di risposta a documento in entrata, questi dati sono già proposti in automatico dal sistema sulla maschera di dettaglio del nuovo documento e riportati automaticamente sul testo (qualora si sia scelto di partire da un modello predisposto).

Il testo così creato può essere redatto dall'operatore competente.

La risposta ad un documento propone automaticamente l'eventuale evasione dell'istanza ricevuta.

Le operazioni che possono essere effettuate su un documento in redazione sono le seguenti:

- Condivisione/assegnazione di un documento all’interno dell'AOO

Le modalità di gestione sono descritte nei capitoli "6. Condivisione dei documenti" e " 7. Assegnazione dei documenti" del presente allegato.

- Fascicolazione digitale del documento

L'operazione di fascicolazione digitale avviene con le modalità descritte nel capitolo "4. Fascicolazione di un documento" del presente allegato.

- Firmare digitalmente i file di un documento

Previo inserimento di un dispositivo di firma digitale nel PC è possibile firmare digitalmente i file di un documento in FOLIUM sfruttando la funzione di firma automatica così come specificato nel capitolo "8. Sottoscrizione documenti informatici" del presente allegato.

- Protocollare automaticamente il documento in uscita

All'interno del sistema documentale è possibile, da parte degli utenti preventivamente abilitati dal Responsabile del protocollo, protocollare in uscita i documenti.

Utilizzando la funzione di protocollazione automatica viene visualizzata la maschera del protocollo comprensiva di tutti i dati già preventivamente caricati dall'utente sul documento e si può attribuire il numero di protocollo.

I riferimenti del protocollo vengono poi riportati automaticamente all'interno del file sul quale si stava lavorando (se si trattava di modello di testo predisposto).

Se l'utente non è abilitato alla protocollazione può comunque inoltrare il documento tramite il sistema documentale all'ufficio protocollo, il quale vedrà la richiesta in uno specifico nodo sul quaderno di lavoro e potrà protocollare il documento.

- Archiviare un documento

Terminate le operazioni di redazione del documento si può procedere all'archiviazione del medesimo.

A ciascun documento archiviato viene attribuito un codice univoco di archiviazione.

- Invio del documento ai destinatari

È possibile inviare all'esterno dell'AOO qualsiasi documento creato all'interno del sistema documentale.

Se la trasmissione avviene per via telematica (e-mail, e-mail certificata,...), il messaggio di posta elettronica viene automaticamente salvato all'interno del documento inviato, così come le ricevute di accettazione e consegna qualora l'invio avvenga tramite Posta Elettronica Certificata.

ALLEGATO 8

AL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

IL SISTEMA DI CONSERVAZIONE ADOTTATO DALL’ENTE

Indice

1 La conservazione dei documenti informatici dell’Ente

1.1 Il sistema di conservazione adottato dall’Ente

1.2 Il sistema di versamento organizzato dall’Ente

1.3 Il sistema di esibizione pacchetti di distribuzione 2 Manuale della conservazione

3 Responsabile della conservazione

4 Specificità per la conservazione del registro di protocollo informatico 5 Gestore del servizio in outsourcing dell’ente

1.1 Il sistema di conservazione adottato dall’Ente

L’Ente affida il servizio di conservazione ad un conservatore accreditato esterno.

Il “ciclo di gestione della conservazione” in outsourcing realizzato da con conservatore accreditato

Il sistema prevede la “gestione del ciclo della conservazione”… dal reperimento dei documenti e la preparazione dei pacchetti di versamento, fino alla conservazione a norma effettuata c/o outsourcer esterno accreditato che viene nominato responsabile della conservazione.

1.2 Il sistema di versamento organizzato dall’Ente

Il sistema di versamento adottato dall’Ente è un sistema mediante outsourcer che consente la gestione completa del flusso di versamento: creazione pacchetti, trasmissione tramite interfaccia al conservatore, archiviazione ricevute e monitoraggio operatività.

Ogni servizio produttore di documenti informatici è anche responsabile del procedimento di trasmissione dei pacchetti di versamento di propria competenza al conservatore esterno.

Modulo adottato: software FOLIUM per produzione/trasmissione pacchetti di versamento all’outsourcer.

Le tipologie documentarie prodotte dall'Ente, da conservare, sono numerose (contratti, fatture, registri, atti, provvedimenti, etc.).

Pertanto si rende necessario avere un sistema che gestisce la conservazione di questo universo di documenti in modo programmato.

Nel contesto del ciclo di conservazione riveste particolare importanza la gestione della fase di versamento che prevede :

- Programmazione delle tipologie dei documenti da conservare

- Scadenziario per tipologia documentaria

- Preparazione dei pacchetti di versamento per il sistema di conservazione con le specifiche tecniche definite con l’outsourcer

- Registro delle avvenute conservazioni.

Il modulo adottato è altamente qualificato per gestire il versamento dei documenti informatici in modo automatico, controllato con lo scadenziario ed il periodo di conservazione.

La gestione dei pacchetti di versamento avviene tramite il sistema di interscambio “FOLIUM/Outsourcer” che gestisce i pacchetti di versamento da conservare interfacciandosi con le procedure e con la piattaforma di gestionale documentale.

1.3 Il sistema di esibizione pacchetti di distribuzione

La consultazione dei documenti conservati dei pacchetti di distribuzione (esibizione) è accessibile tramite il sistema on-line messo a disposizione dall’Outsourcer con abilitazione tramite autentica degli operatori delegati dall’ente.

I soggetti abilitati alla consultazione dei pacchetti di distribuzione (esibizione) sono comunicati all’Outsourcer contestualmente alla modulistica di adesione al servizio.

Qualora il servizio di versamento sia affidato ad un soggetto terzo, ivi comprese le attività svolte in regime “in house”, sarà questo soggetto responsabile della produzione, gestione dei pacchetti di distribuzione e versamento e della messa a disposizione di strumenti abilitanti la consultazione.

2 Manuale della conservazione

Viene adottato il Manuale della conservazione dell’Outsourcer a cui viene affidato il servizio pubblicato su sito web dell' Agid.

L’Ente definisce nella gestione del manuale di gestione documentale i procedimenti di versamento e di rapporti operativi con il Conservatore esterno.

3 Responsabile della conservazione

L’ente nomina come “Responsabile della conservazione” il Responsabile della conservazione dell’Outsourcer a cui affida il servizio.

Il Responsabile della gestione documentale è anche responsabile della conservazione interna, limitatamente alle funzioni di coordinamento e supervisione del sistema realizzato dall’Ente per la gestione delle operazioni di Versamento dei pacchetti da conservare trasmessi al conservatore.

Il Responsabile della conservazione interno tiene i rapporti con il personale dei servizi per le operazioni di versamento.

4 Specificità per la conservazione del registro di protocollo informatico

In adempimento a quanto previsto dal D.P.C.M. 03 dicembre 2013 art. 7 c. 5, l’Ente provvede ad effettuare la conservazione del registro giornaliero di protocollo utilizzando il sistema di conservazione generale dell’Ente.

L’operazione di conservazione del registro di protocollo comprende:

- l'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno;

- la trasmissione entro la giornata lavorativa successiva, al sistema di conservazione, garantendo l'immodificabilità del contenuto.

Il software di FOLIUM provvede alla creazione del pacchetto di versamento del registro di protocollo e alla trasmissione al sistema di conservazione entro la giornata successiva. Il Responsabile del Servizio Protocollo monitora sull’esito positivo delle operazioni di avvenuta conservazione.

5 Gestore del servizio in outsourcing dell’Ente

L’Ente tiene un registro nel quale vengono riportati i riferimenti ai conservatori esterni a cui è affidata la conservazione con le date di incarico e di inizio attività ed eventuale fine incarico.

Tale registro viene mantenuto aggiornato dal Responsabile dei sistemi ITC.