Polisi Safonau Ymddygiad Staff
Polisi Safonau Ymddygiad Staff
Cynnwys
Tudalen
1.0 Cyflwyniad 2.0 Safonau Ymddygiad 3.0 Cyfrinachedd 4.0 Safonau priodoldeb 5.0 Perthnasoedd personol a domestig 6.0 Gweithgareddau gwleidyddol 7.0 Defnyddio adeilad a chyfleusterau’r swyddfa 8.0 Ffonau Symudol / Ffonau clyfar 9.0 Y Rhyngrwyd, Post Electronig a Systemau Cyfathrebu 10.0 Monitro 11.0 Sancsiynau Atodiad A – Datgan Buddiannau | 2 2 3 3 4 4 5 5 6 8 8 10 |
1 Cyflwyniad
1.1 Mae’r polisi hwn yn datgan safonau ymddygiad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (yr Ombwdsmon) ar gyfer ei staff a’r rheini sy’n gweithio iddo. Disgwylir i’r xxxx staff ymddwyn â chywirdeb, gonestrwydd, tegwch a gwrthrychedd ac mae’r polisi hwn yn darparu’r fframwaith ar gyfer ymddygiad derbyniol.
1.2 Cytunwyd ar y polisi a’r gweithdrefnau hyn yn dilyn ymgynghori â’r Cyngor Cynrychiolaeth Staff. Mae’n berthnasol i’r xxxx staff yn ddieithriad, pa un a ydynt wedi’u cyflogi ar gontract parhaol, cyfnod penodol neu dros dro, neu os ydynt ar secondiad neu ar fenthyciad, neu os cânt eu cyflogi drwy asiantaeth gyflogaeth. Mae’r polisi a’r gweithdrefnau hyn hefyd yn berthnasol i Gynghorwyr Proffesiynol sy’n gweithio xxx gontract i’r Ombwdsmon yn uniongyrchol.
1.3 Nid yw’r polisi hwn yn ffurfio rhan o gontract cyflogaeth staff a gellir ei ddiwygio x xxxx i’w gilydd. Gall yr Ombwdsmon hefyd amrywio’r weithdrefn hon, gan gynnwys unrhyw gyfyngiadau amser, fel sy’n briodol mewn unrhyw achos. Ni chaiff newidiadau mawr yn y polisi hwn ond eu gwneud ar ôl ymgynghori â’r Cyngor Cynrychiolaeth Staff.
1.4 Ni all yr un polisi ddatgan yr ymddygiad priodol ar gyfer pob sefyllfa. O fewn fframwaith y polisi hwn, mae’r Ombwdsmon yn dibynnu ar staff i farnu’n rhesymegol ynglŷn â xxxx xx’n iawn a phriodol ym mhob sefyllfa a gofyn am gyngor gan y Rheolwr os nad ydynt yn sicr xxxx i’w wneud.
2 Safonau Ymddygiad
2.1 Xxx xxx xxx aelod staff:
• hawl i bobl siarad â nhw’n gwrtais
• hawl i gael eu trin â pharch
• hawl i peidio â dioddef gwahaniaethu yn eu herbyn oherwydd unrhyw ‘nodwedd warchodedig’ fel sy’n cael ei ddatgan yn Neddf Cydraddoldeb 2010. Sef: oedran, anabledd, ailbennu rhywedd, priodas a phartneriaeth sifil, beichiogrwydd a mamolaeth, hil, crefydd xxx xxxx, rhyw xxx dueddfryd rhywiol
• hawl i’w barn gael gwrandawiad ac ystyriaeth
• hawl i’w hymdrechion a’u cyflawniadau gael eu gwerthfawrogi
• hawl i gael eu trin yn deg
• hawl i godi eu llais os ydynt yn cael eu bwlio, os aflonyddir arnynt neu os gwahaniaethir yn eu herbyn a hawl i ddisgwyl i’w cwyn gael ei chymryd o ddifrif
2.2 Rhai i’r xxxx staff:
• gydymffurfio â chyfarwyddiadau rhesymol neu â gofynion eu contract
• cydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau’r Ombwdsmon, gan gyfeirio’n arbennig at Bolisi Disgyblu’r Ombwdsmon gan fod hwn yn cyfeirio at esiamplau o’r hyn sy’n cael ei ystyried yn gamymddwyn neu’n gamymddwyn difrifol.
2.3 Xxx xxx yr xxxx aelodau staff gyfrifoldeb i:
• fod yn ystyriol o eraill wrth weithio
• bod yn ystyriol o eraill wrth gyflawni eu dyletswyddau
• mynegi eu barn heb fod yn ymosodol
• gwrando ar yr hyn sydd gan eraill i’w ddweud a pharchu eu barn
• gweithredu ar unwaith os ydynt yn tystio i ymddygiad afresymol neu’n dod yn ymwybodol o ymddygiad o’r fath, gan gynnwys bwlio, aflonyddu neu wahaniaethu ar unrhyw ffurf. Ni ddylai aelodau staff dybio mai problem rhywun arall ydyw
• sicrhau eu bod yn ymddwyn xxx amser â gonestrwydd ac uniondeb, ac mewn ffordd broffesiynol
• sicrhau nad yw eu hymddygiad (yn y gwaith a’r tu xxxxx i’r gwaith) a’u hedrychiad yn ystod oriau gwaith, a thra byddant yn cynrychioli’r Ombwdsmon, yn achosi embaras i’r Ombwdsmon mewn unrhyw ffordd
• osgoi ymddygiad pan maent yn y gwaith a allai arwain at fod cydweithwyr eraill yn teimlo’u bod yn cael eu gadael xxxxx.
3 Cyfrinachedd
3.1 Rhaid i’r xxxx staff fod yn ymwybodol o’r gofynion statudol i gadw’r wybodaeth sydd yn nwylo’r Ombwdsmon yn gyfrinachol. Rhaid i staff wneud eu gorau xxx amser i rwystro unrhyw wybodaeth gyfrinachol rhag cael ei chyhoeddi na’i datgelu.
3.2 Rhaid i staff gydymffurfio â xxxx bolisïau’r Ombwdsmon o safbwynt cyfrinachedd, gan gynnwys y Polisi Diogelwch Gwybodaeth.
3.3 Rhaid i staff barhau i lynu wrth eu dyletswyddau cyfrinachedd ar ôl iddynt adael yr Ombwdsmon.
4 Safonau Priodoldeb
4.1 Mae’r Ombwdsmon yn disgwyl i’r xxxx aelodau staff fabwysiadu’r safonau priodoldeb uchaf ac ymddwyn yn onest a diduedd xxx amser.
4.2 Rhaid i staff beidio â chamddefnyddio eu swydd na defnyddio gwybodaeth a gafwyd yn ystod eu gwaith i hybu eu buddiannau preifat na buddiannau pobl eraill. Bydd gofyn i staff lenwi Ffurflen Datgan Buddiant yn flynyddol; xxx xxxx ohoni yn Atodiad A. Os cyfyd buddiant rhwng cwblhau’r ffurflen yn flynyddol, lle mae achos o wrthdaro buddiannau yn codi i aelod o staff, mae’n rhaid iddynt ddatgan eu buddiant wrth y Prif Swyddog Gweithredu/Cyfarwyddwr Ymchwiliadau (COO/DOI), a nhw fydd yn penderfynu ar y ffordd orau o symud ymlaen. Wrth ystyried yr hyn sy’n gyfystyr â buddiant personol, dylai staff gael eu harwain gan delerau’r Cod Ymddygiad Enghreifftiol ar gyfer Aelodau Awdurdodau Lleol a gyhoeddwyd gan Gynulliad Cenedlaethol Cymru. Yn benodol ni ddylai Ymchwilwyr gynnal ymchwiliadau i xxxx xxx honiad yn erbyn awdurdod neu aelod o awdurdod yr oedd yr Ymchwilydd yn gyflogai iddo o fewn y tair blynedd diwethaf, ac mae hefyd angen ystyried a oes angen sefyll o’r neilltu os bydd aelod o’r teulu, perthynas agos neu ffrind agos yn gweithio i’r awdurdod ar y xxxx xxx wedi gweithio iddo yn ystod y tair blynedd diwethaf.
4.3 Rhaid i’r xxxx staff geisio caniatâd gan yr Ombwdsmon cyn derbyn neu barhau ag unrhyw benodiad allanol cyflogedig, neu benodiad digyflog o natur gyhoeddus.
4.4 Os bydd un o’r aelodau staff yn canfod bod yr Ombwdsmon wedi ymrwymo, neu’n bwriadu ymrwymo, i gontract y maent yn ymwybodol bod ganddynt ynddo fuddiant ariannol a/neu breifat ar hyn o xxxx xxx yn y gorffennol, rhaid iddynt ddwyn y mater at sylw’r Ombwdsmon cyn gynted ag y bo’n ymarferol ac yn ysgrifenedig.
4.5 Achos llys sifil neu droseddol
4.5.1 Rhaid i staff hysbysu eu Rheolwr Xxxxxxx xxx uwch cyn gynted â phosibl o achos llys sifil neu droseddol yn eu herbyn os byddai unrhyw unigolyn rhesymol yn ystyried bod yr achos hwnnw yn debygol o effeithio ar eu gallu i gyflawni eu rôl neu os yw’n bosibl iddo niweidio enw da’r Ombwdsmon neu achosi unrhyw niwed arall.
4.5.2 Os yw aelod staff yn ansicr a fyddai unrhyw achos yn eu herbyn yn golygu bod rhaid iddynt hysbysu’r Ombwdsmon, argymhellir eu bod yn trafod eu pryderon gydag un o’r Rheolwyr Llinell a fydd yn trin y mater yn gwbl gyfrinachol.
5 Perthnasoedd personol a domestig
5.1 Rhaid i staff sydd â pherthynas teuluol / bersonol agos xxx xx’n datblygu perthynas o’r fath (e.e. cymar, partner, brawd/chwaer, plentyn) gydag aelod staff arall sicrhau:
• eu bod yn cymryd camau i sicrhau nad oes gwrthdaro buddiannau posibl yn codi yn y gweithle; yn benodol, ni ddylai aelodau staff fod â chyfrifoldeb rheolwr llinell dros unrhyw un y mae ganddynt berthynas bersonol agos / deuluol gyda nhw
• eu bod yn ymddwyn mewn modd proffesiynol a rhaid iddynt beidio â chaniatáu i’w perthynas bersonol effeithio ar eu perfformiad yn y gwaith, ar eu cynhyrchiant nac ar berfformiad na chynhyrchiant eu cydweithwyr
• nad ydynt yn datgelu gwybodaeth gyfrinachol yn amhriodol ac na fyddant yn gwneud dim a fydd yn dwyn anfri ar yr Ombwdsmon, nac yn peryglu ei annibyniaeth, ei uniondeb na’i berthnasoedd proffesiynol
• na fyddant yn ymddwyn mewn ffordd sarhaus nac amhriodol yn y gweithle nac yn ymddwyn mewn ffordd sy’n codi cywilydd ar gydweithwyr e.e. dadleuon personol neu dros ymddygiad personol.
5.2 Rhaid i’r staff adrodd am unrhyw wrthdaro buddiannau posibl a allai ddeillio o berthynas bersonol wrth eu Rheolwr Llinell. Lle xx xxxxx, gwneir trefniadau amgen rhesymol (drwy gytundeb lle bo hynny’n bosibl) i sicrhau nad oes gwrthdaro posibl yn codi.
5.3 Gallai methu â chydymffurfio â’r polisi hwn neu gydymffurfio â threfniadau rhesymol yr Ombwdsmon arwain at gamau disgyblu.
6 Gweithgareddau gwleidyddol
6.1 Mae’n xxxx bwysig bod staff yr Ombwdsmon yn ddiduedd ac amhleidiol, ac yn cael eu gweld felly. Yn unol â hynny, ni chaniateir i staff gynnal gweithgareddau gwleidyddol o unrhyw fath, ac ni chaniateir iddynt ychwaith gymryd rhan mewn ymgyrchu amhleidiol sydd wedi’i gyfeirio at xxxxx xxx awdurdodaeth yr Ombwdsmon e.e. ymgyrch cyhoeddus yn erbyn cau ysgol neu ysbyty.
6.2 Dylai unrhyw aelod staff nad yw’n sicr a fyddai gweithgaredd yr hoffent fod yn xxxx xxxxx yn xxxx xx ystyried yn annerbyniol xxx baragraff 6.1 hysbysu’r Ombwdsmon ymlaen llaw ac ni ddylent fod yn rhan o’r gweithgaredd hwnnw nes ac oni xxxxx’r Ombwdsmon ganiatâd ysgrifenedig.
7 Defnyddio adeilad a chyfleusterau’r swyddfa
7.1 Mae’n anghyfreithlon ysmygu yn adeilad swyddfa’r Ombwdsmon ac o fewn ffiniau’r adeilad.
7.2 Caiff aelodau staff ddefnyddio peiriannau llungopïo/argraffu a ffacs at ddefnydd personol yn achlysurol a rhesymol. Fodd bynnag, oni bai bod cost y defnydd personol o’r offer yn amlwg yn fychan iawn, dylai’r staff gysylltu â Rheolwr y Gwasanaethau Corfforaethol (CSM) i drefnu i dalu cyn eu defnyddio.
7.3 Caiff staff ddefnyddio ffonau’r Ombwdsmon at ddefnydd personol yn achlysurol a rhesymol cyn belled â’u bod yn sensitif i unrhyw effaith bosibl ar eu cydweithwyr. Gall staff dderbyn galwadau ffôn personol achlysurol a rhesymol ar system deleffon yr Ombwdsmon.
7.4 Ni chaniateir ond defnyddio clustffonau neu seinyddion wedi’u cysylltu ag unrhyw gyfryngau yn adeilad yr Ombwdsmon yn ystod oriau swyddfa os oes rheswm busnes dilys am y cyfryw ddefnydd. Hyd yn oed os ceir rheswm busnes dilys, ni chaniateir defnyddio seinyddion dim ond pan na fyddant yn amharu ar staff eraill.
8 Ffonau Symudol / Ffonau clyfar
8.1 Rhag amharu ar bobl eraill, ychydig iawn y dylai staff ddefnyddio (galwadau i mewn xx xxxxx) ar ffonau symudol neu ffonau clyfar (personol neu rai’r Ombwdsmon) yn yr amgylchedd swyddfa agored.
8.2 Dylai ffonau symudol neu ffonau clyfar fod yn fud yn amgylchedd swyddfa agored yr Ombwdsmon.
8.3 Dylai ffonau symudol neu ffonau clyfar fod yn fud mewn unrhyw gyfarfod oni chytunwyd fel arall gyda chadeirydd y cyfarfod cyn y cyfarfod.
8.4 Ni ddylid fel arfer defnyddio ffonau symudol/ffonau clyfar ar gyfer cysylltiadau xx-xxxx (e.e. neges destun/Twitter/y We) yn ystod amser yr Ombwdsmon. (Nid yw amser cinio ac amser wedi’i gofnodi fel amser pan nad ydych yn gweithio ar y dalenni amser yn cael eu cyfrif fel amser yr Ombwdsmon).
8.5 Caniateir defnyddio ffonau clyfar a xxxxx’r Ombwdsmon at ddefnydd personol rhesymol. Gallai’r Ombwdsmon geisio ad-daliad am y gost yr eir iddi os credir ei bod yn afresymol.
8.6 Rhaid i ffonau clyfar a xxxxx’r Ombwdsmon gael eu diogelu drwy ddefnyddio PIN neu gyfrinair a rhaid iddynt gloi ar ôl amser byr.
8.7 Ni chaniateir ond llwytho cymwysiadau (apiau) swyddogol a derbyniol ar ffonau clyfar a xxxxx’r Ombwdsmon. Os yw defnyddwyr yn ansicr a fyddai ap yn dderbyniol yna dylent ofyn am gymeradwyaeth gan y CSM cyn ei lwytho neu’i ddefnyddio.
9 Y Rhyngrwyd, Post Electronig a Systemau Cyfathrebu
9.1 Rhaid i staff beidio ag ymweld yn fwriadol â gwefannau nac anfon e-xxxx xx’n cynnwys deunydd anweddus, aflednais, atgas, pornograffig, sarhaus neu anghyfreithlon arall. Rhaid adrodd am fynediad damweiniol wrth y CSM cyn gynted â phosibl. Xxxxxx xxxxx’r rheol hon gael ei ystyried fel achos o gamymddwyn difrifol a all arwain at ddiswyddiad diannod.
9.2 Rhaid i staff xxx amser, pa un a ydynt yn defnyddio systemau’r Ombwdsmon ai peidio, beidio â chyhoeddi deunydd y gwyddant ei fod yn anwir a/neu ddifenwol am yr Ombwdsmon, cydweithwyr, achwynwyr, cyrff cyhoeddus neu gynrychiolwyr y cyfryw sefydliadau, ar-lein mewn unrhyw fformat gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i wefannau cyfryngau cymdeithasol, ‘blogiau’ (dyddiaduron ar-lein), ‘wicis’ ayb.
9.3 Rhaid i staff xxx amser, pa un a ydynt yn defnyddio systemau’r Ombwdsmon ai peidio, beidio â chyhoeddi sylwadau a/na deunydd arall y tybir y bydd yn dwyn anfri ar enw da’r Ombwdsmon ar-lein mewn unrhyw fformat, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i wefannau cyfryngau cymdeithasol, ‘blogiau’ (dyddiaduron ar-lein), ‘wicis’ ac unrhyw fformat cyhoeddi ar-lein arall. Mae hyn yn cynnwys sylwadau nad ydynt o bosibl yn ymwneud yn uniongyrchol â’r Ombwdsmon ond y gellir eu cysylltu drwy ddolen eilaidd, megis dweud xxxx bod yn gweithio i’r Ombwdsmon.
9.4 E-xxxx
9.4.1 Bwriedir i system e-xxxx yr Ombwdsmon gael ei defnyddio at ddibenion busnes yn unig. Caiff staff fodd bynnag anfon e-xxxx mewnol achlysurol at ddibenion eraill ond dylent fod yn ymwybodol o’r angen i osgoi anfon negeseuon sy’n feirniadol o aelodau staff eraill neu y gellir eu dehongli fel bwlio neu achosi i gydweithwyr deimlo eu bod yn cael eu hallgau.
9.4.2 Os yw’r staff xxxxx xxxxx negeseuon e-xxxx allanol nad ydynt yn ymwneud â busnes yr Ombwdsmon, dylid gwneud hyn y tu xxxxx i amser yr Ombwdsmon gan ddefnyddio cyfrif e-xxxx personol yr aelod staff (e.e. defnyddio gwebost neu ffonau symudol). Os nad yw’n bosibl iddynt ddefnyddio cyfrif personol caiff yr aelod staff ddefnyddio ei gyfrif e-xxxx Ombwdsmon y tu xxxxx i amser yr Ombwdsmon, ac eithrio os oes perygl i rywun feddwl ar gam fod yr e-xxxx personol wedi cael ei anfon mewn rhinwedd swyddogol (er enghraifft e-xxxx i gyrff xxx awdurdodaeth yr Ombwdsmon neu’r heddlu). Ystyrir mai amser yr Ombwdsmon ydy’r oriau craidd a’r oriau o fewn y bandiau oriau hyblyg xxxx xxx’r staff wedi’u “clocio i mewn”.
9.4.2 Caniateir defnyddio system e-xxxx yr Ombwdsmon at ddibenion heblaw am waith ar unrhyw adeg mewn sefyllfaoedd xxxx/argyfwng e.e. negeseuon xxxx gan yr ysgol, gofalwyr ayb.
9.4.3 Mae’r Ombwdsmon yn cydnabod nad oes gan aelodau staff reolaeth lwyr dros e-xxxx a dderbyniant ac o’r herwydd ni ystyrir bod derbyn negeseuon e-xxxx o’r xxxx nad ydynt yn gysylltiedig â’r gwaith yn mynd yn groes i’r polisi hwn. Er hynny, disgwylir i’r
staff leihau cymaint ag y gellir ar y cyfryw e-xxxx drwy ‘ddadgofrestru’ eu cyfeiriad e- xxxx gwaith, lle xx xxxx, gyda’r anfonwr. Nid yw ceisiadau e-xxxx o’r xxxx megis ‘dadgofrestru’ yn mynd yn groes i’r polisi hwn.
9.5 Rhyngrwyd
9.5.1 Mae darpariaeth rhyngrwyd yr Ombwdsmon yn cael ei darparu i’r staff at ddibenion busnes, er y caiff staff wneud defnydd personol rhesymol ohoni, yn amodol ar delerau’r polisi hwn. Ni ddylid ei defnyddio at ddibenion personol yn ystod amser yr Ombwdsmon fel arfer. (Nid yw amser cinio ac amser wedi’i gofnodi fel amser pan nad ydych yn gweithio ar y system ar gyfer cofnodi amser yn cael eu cyfrif fel amser yr Ombwdsmon).
9.5.2 Braint nid hawl yw cael defnyddio systemau rhyngrwyd yr Ombwdsmon, a gellir ei thynnu’n ôl unrhyw adeg oddi wrth unigolion penodol neu’r xxxx staff. Caiff staff eu hysbysu cyn i’r cyfryw freintiau gael eu tynnu’n ôl.
9.5.3 Hyd yn oed os nad yw mynediad i wefan/tudalen ar y we wedi’i wahardd, ni ddylai staff ystyried bod mynediad iddynt yn cael ei ganiatáu nac yn dderbyniol pe byddai’r mynediad yn torri’r polisi hwn. Rhaid i staff geisio cyngor gan yr Ombwdsmon neu’r COO/DOI os ystyrir bod angen cael mynediad i unrhyw wefan a allai fynd yn groes i’r polisi hwn at ddibenion busnes.
9.5.4 Ystyrir bod defnyddio darpariaeth neu rwydwaith rhyngrwyd yr Ombwdsmon at ddefnydd personol yn annerbyniol:
• Os ceir defnydd helaeth o’r rhyngrwyd am resymau heblaw rhesymau busnes yn ystod amser yr Ombwdsmon;
• Os yw defnyddio’r rhyngrwyd am resymau heblaw rhesymau busnes yn effeithio ar waith cydweithwyr;
• Os nad yw staff yn cymryd rhagofalon synnwyr cyffredin i osgoi cyflwyno cod maleisus neu firysau i systemau’r Ombwdsmon, neu os nad ydynt yn dilyn unrhyw gyfarwyddiadau swyddfa i’r perwyl hwnnw;
• Os bydd staff yn chwarae gemau ‘ar-lein’ unrhyw adeg gan ddefnyddio cyfrifiadur, gliniadur neu ddyfais arall sy’n perthyn i’r Ombwdsmon.
Rhestr enghreifftiol yw hon ac nid yw’n gyflawn.
9.6 Mynediad i Rwydwaith yr Ombwdsmon
9.6.1 Gall yr Ombwdsmon ganiatáu i staff gael mynediad i’r rhwydwaith Wifi i Westeion gan ddefnyddio eu dyfeisiau symudol. Ni ddylid defnyddio hwn i weld deunydd anweddus, aflednais, atgas, pornograffig, sarhaus neu anghyfreithlon arall.
9.6.2 Mae’r Ombwdsmon yn cydnabod ac yn derbyn y gallai dyfeisiau personol sydd wedi’u cysylltu â rhwydwaith yr Ombwdsmon dderbyn data yn ystod amser yr Ombwdsmon. Derbynnir hyn ond dylai staff geisio sicrhau nad yw eu dyfeisiau symudol personol yn tynnu eu sylw yn ystod amser yr Ombwdsmon.
9.6.3 Braint nid hawl yw cael defnyddio rhwydwaith yr Ombwdsmon, a gellir ei thynnu’n ôl unrhyw adeg oddi wrth unigolion penodol neu’r xxxx staff. Caiff staff eu hysbysu cyn i’r cyfryw freintiau gael eu tynnu’n ôl.
9.7 Cyfryngau cymdeithasol
9.7.1 Dylai staff osgoi defnyddio cyfrifiaduron yr Ombwdsmon i fynd ar rwydweithiau cymdeithasol, gwefannau fforymau sgwrsio ayb. am resymau heblaw rhesymau busnes. Caiff staff fynd ar wefannau o’r fath am resymau heblaw rhesymau busnes ar eu dyfeisiau eu xxxxxx xxx ddefnyddio rhwydwaith Wifi yr Ombwdsmon, cyn belled â bod hyn y tu xxxxx i amser yr Ombwdsmon. Er hynny, dylai staff xxx amser gymryd gofal i osgoi rhoi sylwadau neu xxxx personol sy’n ymwneud â rhediad y swyddfa, achwynwyr, gwaith achosion neu gydweithwyr, neu y gellid dehongli eu bod yn ymwneud â hynny.
9.7.2 Caiff yr xxxx staff fynd ar wefannau Facebook neu Twitter am resymau busnes gwirioneddol ond ni chant bostio i’r rhain ar ran yr Ombwdsmon. Fodd bynnag, rhaid cymryd gofal i beidio â mynd ar wefannau cyfryngau cymdeithasol fel rhan o ymchwiliad am eu defnyddio. Dylai staff geisio cyngor gan reolwr mewn achosion o’r fath, oherwydd y ceir cyfyngiadau ar ddefnyddio gwefannau o’r fath at ddibenion ymchwilio. Fel arweiniad, dim ond y tudalennau y gellir eu gweld heb gael y cyfrif cyfryngau cymdeithasol priodol a heb fewngofnodi y gellir edrych arnynt at ddibenion busnes.
9.7.3 Caiff staff yr Ombwdsmon sydd wedi’u hawdurdodi i ddiweddaru tudalennau cyfryngau cymdeithasol yr Ombwdsmon (e.e. Facebook a Twitter) fynd ar y tudalennau hyn a’u diweddaru unrhyw adeg.
10 Monitro
10.1 Ceidw’r Ombwdsmon yr hawl heb rybudd i edrych ar gofnodion o wefannau yr aed iddynt, darllen neu wrando ar unrhyw gyfathrebu a wnaed neu a dderbyniwyd gan staff ar gyfrifiaduron, teleffonau neu offer cyfathrebu arall a gyflwynwyd gan y swyddfa at y dibenion canlynol:
• i ganfod y ffeithiau
• i weld a gydymffurfir ag arferion neu weithdrefnau rheoleiddiol neu hunan reoleiddiol
• at ddibenion hyfforddiant staff a rheoli ansawdd
• i xxxx xxx ganfod troseddu (gan gynnwys ‘hacio’)
• i ganfod neu ymchwilio i achos o ddefnyddio systemau’r Ombwdsmon heb ganiatâd
• i ryng-gipio at ddibenion gweithdrefnol, megis diogelu rhag firysau a gwneud rhyng-gipiadau arferol megis anfon e-xxxx ymlaen i’r mannau cywir.
10.2 Ceidw’r Ombwdsmon yr hawl hefyd i wneud a chadw copïau o e-xxxx a dogfennau data defnyddio e-xxxx, at y dibenion uchod. Gallai’r Ombwdsmon fynd heibio i unrhyw gyfrinair a osodwch.
11 Sancsiynau
11.1 Os ceir tystiolaeth bod aelod staff wedi methu â chydymffurfio â’r polisi hwn, caiff Polisi Disgyblu’r Ombwdsmon ei weithredu.
Perchennog y Ddogfen | Xxxxx Xxxxxxxxx |
Polisi ac AEA wedi’u cymeradwyo gan y xxx rheoli | Mai 2017 |
Dyddiad yr Adolygiad nesaf | Mai 2020 |
I’w gyhoedd i’r : | Mewnrwyd (Ydy/Nac ydy) : YDY Gwefan yr Ombwdsmon (Ydy/Nac ydy) : YDY |
Atodiad A
Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru Datgan Buddiannau
Enw:
Rwyf fi, drwy hyn, yn datgan y buddiannau canlynol (Nodwch ‘Dim’ os nad oes buddiannau):
Natur y Buddiant | O/Tan/Parhaus |
Xxxxx o fewn yr awdurdodaeth: | |
Gweithgaredd arall cysylltiedig: | |
Materion i’w nodi: |
Llofnod: Dyddiad:
Cyfarwyddiadau defnyddio:
Rhaid llenwi’r ffurflen hon cyn pen 5 diwrnod gwaith o ymuno â’r Ombwdsmon ac yna xxx blwyddyn. Mae datganiadau’n ofynnol dim ond am fuddiant mewn xxxxx o fewn yr awdurdodaeth sy’n codi am unrhyw reswm, er enghraifft, oherwydd bod gennych berthynas sy’n gweithio i gorff o fewn yr awdurdodaeth, oherwydd xxxx bod yn llywodraethwr ysgol i ysgol yng Nghymru neu fod gennych berthynas gontractiol gydag un o’r cyrff yn yr awdurdodaeth. Nid oes angen ichi ddatgan xxxx meddyg teulu na’ch Deintydd nac ymarferydd meddygol arall na’r ysgol a ariennir yn gyhoeddus y xxx xxxx plentyn/plant yn ei mynychu. Fodd bynnag, pe byddech yn dod yn xxxx x xxxx sy’n cynnwys unrhyw rai o’r cyrff hyn, rhaid ichi hysbysu’r COO/DOI ar unwaith.
Rhoddwch y ffurflen i’r CSM ar ôl ei llenwi.