Contract
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Procedura aperta per la
Ricerca di un soggetto qualificato per il servizio di segreteria di produzione, segreteria organizzativa del palinsesto generale e dei T- Tour, segreteria tecnica in occasione dell’edizione 2020 dell’Internet
Festival
Lotto unico - CIG: 8361519FBF
ID gara: 7813826
Codice commessa: EVOR/22
Allegato 1 - Capitolato tecnico prestazionale
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Premesse e contesto generale
Internet Festival – Forme di Futuro è il più grande evento italiano dedicato al tema della Rete e della Rivoluzione digitale, nato per indagare il profondo cambiamento tecnologico e digitale che attraversa trasversalmente tutti i settori della vita e della società.
Il Festival, giunto quest’anno alla sua decima edizione (Pisa, 8-11 ottobre 2020), è promosso da nove soggetti promotori: Regione Toscana, Comune e Città Metropolitana di Pisa, CNR, Xxxxxxxx.xx, Università̀ di Pisa, Scuola Normale Superiore, Scuola Superiore Sant’Xxxx, Camera di Commercio di Pisa e Associazione Festival della Scienza.
Il soggetto organizzatore è Fondazione Sistema Toscana. Il Direttore è Xxxxxxx Xxxx.
Il Festival si svolge a Pisa, comunemente riconosciuta come la culla dell’Informatica e luogo ricco di eccellenze
per il pensiero e la ricerca in ambito scientifico e umanistico ed è un festival diffuso con più sedi.
Grazie al valore scientifico dei suoi promotori d'eccellenza e grazie all’apporto di ricercatori, esperti, amministratori, top user, influencer, artisti e appassionati, da sempre il Festival affronta temi all'avanguardia in ambito scientifico e centrali per il dibattito culturale, organizzando eventi di valore formativo e divulgativo, proposti secondo modalità eterogenee: interviste, panel, workshop, laboratori, spettacoli, installazioni interattive e molto altro ancora.
Il Festival offre quindi un programma articolato di eventi. Si compone di un palinsesto generale, suddiviso per aree tematiche, rivolto ad un target eterogeneo di esperti, appassionati o curiosi, e di un programma specifico T-TOUR costituito da attività con finalità educative e formative. Il target preferenziale del palinsesto T-Tour è rappresentato dalle scuole di ogni ordine e grado, ma l’offerta è rivolta anche a docenti, esperti, famiglie e pubblico generico.
Nella passata edizione, gli eventi del festival sono stati circa 190 suddivisi tra palinsesto generale (oltre 120) e attività formative ed educative del palinsesto T-TOUR, circa 70 proposte replicate in più fasce orarie e più giorni del Festival.
Tutti gli eventi ospitati al Festival sono completamente gratuiti per i visitatori e ad accesso libero: per gli eventi T-Tour, dato il numero limitato di posti per ciascuna attività, l’accesso è gratuito ma è richiesta la registrazione, tramite piattaforma Eventbrite.
Durante i quattro giorni della manifestazione, nella scorsa edizione, si sono registrati circa 30 mila visitatori distribuiti tra le varie sedi, e hanno partecipato in veste di relatori e di animatori delle attività T-Tour circa 480 persone.
Edizione 2020 e misure anti-Covid19: verso un modello digitale
L’emergenza Covid-19 e le conseguenti misure restrittive in atto in tutto il mondo per contenere la diffusione del contagio limitando lo spostamento delle persone, nonché la conseguente evoluzione della normativa in materia di eventi pubblici e pubblico spettacolo, ci pone di fronte all’impossibilità di fare previsioni e ci impongono di prefigurare scenari molto diversi da quelli che hanno caratterizzato la realizzazione delle edizioni del Festival fin qui tenute.
Data la volontà degli Organizzatori di mantenere alta l’attenzione sull’innovazione digitale come uno degli elementi chiave per permettere di superare la crisi post pandemia, e la “necessità” di continuare ad analizzare i cambiamenti prodotti su vari settori della società promuovendo uno spazio di dibattito costruttivo e propositivo tra esperti, addetti ai lavori, per raccogliere idee e proposte post crisi, l’edizione 2020 avrà una nuova veste.
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Internet Festival - Forme di Futuro, quest’anno oltre ad essere dedicato all’esplorazione della Rete sarà anche (e soprattutto) sulla Rete. Si intende privilegiare un modello digitale spostando il dibattito tematico su piattaforme online, il festival diffuso diventa così multicanale in un crossover tra mondo digitale e analogico.
Gli eventi di IF2020 diventeranno così sia appuntamenti digitali -su piattaforme dedicate e canali social del Festival- diluiti in appuntamenti periodici a cadenza quindicinale sia installazioni, mostre ed eventi dal vivo per consentire la presenza “fisica” del Festival nella città in forme fruibili dal pubblico con afflusso gestibile in ottemperanza ad eventuali misure di sicurezza.
Coerentemente con la propria mission, nella impellente esigenza della formazione dei docenti per la Didattica a Distanza, si prevede un nuovo format per i laboratori ed eventi del palinsesto T-Tour di IF2020 con un calendario articolato di “incontri digitali” a partire dalla seconda metà di settembre 2020, da realizzare con cadenza settimanale/quindicinale fino alla prima metà di dicembre 2020.
Nell’ipotesi che le scuole non siano in condizione di gestire le uscite scolastiche, alcuni contenuti potranno, infatti, essere ipotizzati in duplice forma (con presenza fisica oppure in digitale) nel caso che le condizioni di contesto mutino.
1. Oggetto e scopo del CTP
Il presente documento di specifiche tecniche contiene le indicazioni necessarie a circoscrivere e dettagliare i servizi oggetto del relativo Contratto di appalto, rispondenti alle esigenze gestionali e organizzative di FST. Questo documento individua le caratteristiche tecniche generali con lo scopo di indicare lo standard qualitativo prestazionale imposto all’esecutore, affidatario del relativo appalto, in conformità alle normative tecniche vigenti e alle previsioni di legge e contrattuali.
2. I servizi
Le prestazioni che l’aggiudicatario del presente appalto di servizi si impegna – come da contratto di cui questo Capitolato costituisce allegato tecnico – a realizzare hanno ad oggetto:
a) La cura e la gestione della segreteria di produzione della edizione 2020 dell’Internet Festival- Forme di
Futuro (d’ora in avanti IF).
Nello specifico l’operatore economico aggiudicatario si impegna a:
● predisporre le situazioni creative, operative e funzionali per la realizzazione degli eventi connessi all’intero Festival coerentemente con il concept dell’evento e in linea con la proposta di una versione digitale del festival, per adeguarsi alle esigenze e all’emergenza attuale;
● gestire la composizione del palinsesto attraverso l’identificazione concordata e coordinata di speaker
e relativi contatti con gestione operativa degli inviti.
Elementi costitutivi del palinsesto saranno: gli incontri verticali su tematiche prestabilite da tenersi a cadenza settimanale/quindicinale, indicativamente a partire dal mese di settembre fino a dicembre 2020; eventi di intrattenimento online e non da realizzare a cadenza da stabilire e in concomitanza con le date canoniche del Festival (8-11 ottobre); individuazione di installazioni da posizionare in luoghi cittadini prestabiliti (da 3 a 8 max);
● gestire tutto il backstage dell’evento con la predisposizione di schede relative alle singole attività;
● coordinare le prove e il backstage della diretta di ogni singolo evento/appuntamento periodico del Festival, predisponendo le varie operazioni e relazioni tra i relatori e il fornitore che si occuperà della regia tecnica;
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● prendere in carico la contrattualizzazione e il pagamento di eventuali relatori/ospiti di IF e di animatori T-Tour con fee o rimborsi spese, fino ad un tetto massimo pari a 20.000 mila euro oltre iva;
● selezionare, prendere in carico, coordinare i 12 volontari del Festival che nei giorni della manifestazione coadiuveranno la segreteria di produzione e tecnica e lo staff di Fondazione;
● contrattualizzare i rimborsi spese pari a 250 euro cadauno per ciascuno dei 12 volontari selezionati per un totale di 3.000 euro onnicomprensivo;
● predisporre il calendario dei fabbisogni dell’accoglienza degli ospiti in stretta relazione con la Segreteria organizzativa del Festival che predispone a sua volta la logistica per i viaggi, gli spostamenti e per l’ospitalità, in accordo con le disposizioni vigenti in materia di organizzazione di eventi pubblici;
● predisporre le situazioni di incontro e relazione necessarie per la corretta attuazione dell’evento;
● collaborare con le altre aree del festival soprattutto per quanto riguarda la parte comunicazione e ufficio stampa;
● coadiuvare i referenti della manifestazione nella gestione della comunicazione sul sito e sui canali dedicati nella fase di avvicinamento a ciascun appuntamento del Festival;
● predisporre i file relativi ai contenuti per il sito e ai contenuti per il materiale a stampa del Festival da far tradurre in lingua inglese, nelle tempistiche concordate dal contratto vigente, ad un fornitore esterno;
● curare l’inserimento nel sito ufficiale di IF dei contenuti relativi ai singoli eventi, in doppia lingua
(italiano e inglese) coordinando il lavoro di back-end dello staff di servizio;
● coadiuvare i referenti della manifestazione nell’impaginazione del materiale a stampa di Internet
Festival - Forme di Futuro con l’apporto di contenuti specifici, in doppia lingua (italiano e inglese);
● monitorare le fasi di attuazione dell’evento con rispetto delle milestone programmate e del budget
previsto.
● di prendere in carico la gestione delle spese amministrative e contabili relativamente alle contrattualizzazioni di cui sopra;
● di redigere la reportistica e la rendicontazione post-evento.
b) La cura e la gestione della segreteria organizzativa dei T-TOUR.
Nello specifico l’operatore economico aggiudicatario si impegna a:
● gestire e finalizzare le proposte di eventi raccolte tramite call, perché siano integrate in modo organico nell’intero palinsesto dell’area T-TOUR. Il palinsesto sarà dedicato, in misura maggiore, ai docenti con uno svolgimento prevalentemente su piattaforme online e su prenotazione a partire dal mese di giugno fino a dicembre, con calendario scaglionato. Le attività de visu, se consentite, saranno limitate e condotte secondo le disposizioni vigenti.
● gestire la composizione del palinsesto delle attività dei T-TOUR;
● integrare e gestire la ricerca di soggetti, interlocutori, speaker e sponsor per l’area specifica
attingendo prevalentemente alla propria esperienza e alla propria rete di relazioni;
● curare, se possibile, la finalizzazione di progetti di alternanza scuola-lavoro con alcuni istituti scolastici;
● selezionare e coordinare una persona preposta alle relazioni esterne con i Dirigenti e il corpo docente degli istituti scolastici inferiori e superiori e preposta alle attività di comunicazione e promozione in generale dei T-TOUR, in ambito scolastico e non;
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● collaborare con le altre aree del festival soprattutto per quanto riguarda la parte comunicazione e ufficio stampa;
● coadiuvare i referenti della manifestazione nella gestione della comunicazione sul tema;
● curare le prenotazioni per i singoli percorsi didattici individuati attraverso l’inserimento delle attività
previste in specifica piattaforma di prenotazione;
● presidiare l’evento presso la location dei T-TOUR nelle giornate eventualmente previste per la realizzazione di attività in presenza.
c) La cura e la gestione della segreteria tecnica dell’intero Festival.
Nello specifico l’operatore economico aggiudicatario si impegna a:
● identificare i fabbisogni relativi al noleggio delle dotazioni tecniche necessarie per le attività di IF (installazioni, mostre, contest, eventi di intrattenimento) che si prevedono di realizzare in specifiche sedi cittadine a partire dall’8 ottobre e predisporre il file per il Capitolato tecnico per la fornitura;
● identificare i fabbisogni relativi alle specifiche tecniche per la predisposizione della rete wi-fi gratuita durante la manifestazione, per il pubblico e di servizio, e predisporre il file per il Capitolato tecnico per la fornitura;
● coadiuvare staff e fornitori per il rilascio permessi per transito, parcheggio veicoli di servizio e carico/scarico di materiali necessari alla manifestazione;
● coadiuvare lo staff di Fondazione Sistema Toscana nella definizione del calendario del facchinaggio, delle pulizie e della sorveglianza in accordo con l’impresa che curerà gli allestimenti e con i referenti della sicurezza.
d) Il coordinare, operando a stretto contatto, la Segreteria Organizzativa relativamente alla gestione della logistica e della ospitalità degli ospiti del Festival.
Nello specifico l’operatore economico aggiudicatario si impegna a:
● predisporre il file operativo per la Segreteria Organizzativa del Festival per la gestione di eventuali fabbisogni degli ospiti ingaggiati, relativamente alla prenotazione e all’acquisto di biglietteria aerea e ferroviaria, sulla base della costruzione degli eventi legati al palinsesto generale e al palinsesto dei T-TOUR.
● predisporre il file operativo per la Segreteria Organizzativa del Festival per la gestione dei fabbisogni degli ospiti ingaggiati, relativamente alla prenotazione alberghiera, sulla base della costruzione degli eventi legati al palinsesto generale e al palinsesto dei T-TOUR.
Si fa presente che il volume di relatori e di ospiti per i quali predisporre la logistica e l’ospitalità durante i giorni del Festival sarà notevolmente ridotta rispetto alle precedenti edizioni, limitatamente agli usi consentiti e in ottemperanza alla normativa vigente. Si stima che il numero di relatori non sarà superiore a 50.
e) L’individuare, ingaggiare e gestire il successivo inquadramento contrattuale dei curatori di area per i seguenti contenuti:
○ Cibo
○ Libri
○ Cinema
Nello specifico, il curatore di area per i contenuti legati al tema “Cibo” del Festival dovrà occuparsi di
quanto segue:
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● individuare temi, relatori e proposte in ambito enogastronomico che coniughino adeguatamente
l’innovazione digitale per arricchire il palinsesto di IF;
● individuare eventi a carattere ludico-formativo in ambito enogastronomico ad integrare il palinsesto di IF;
● coadiuvare l’organizzazione dei pranzi di servizio per staff ed eventuali relatori e ospiti del Festival;
● coadiuvare l’organizzazione e i soggetti preposti nella comunicazione delle attività a tema “cibo” del
Festival.
Nello specifico, il curatore di area per i contenuti legati al tema “Libri” del Festival dovrà occuparsi di
quanto segue:
● instaurare o rinnovare forme di collaborazione e co-creazione di eventi con le librerie presenti in città, in modo particolare nel centro storico e con le case editrici;
● individuare temi e contenuti per realizzare presentazioni di libri a tema, incontri con l’autore e firmacopie, interviste e dibattiti, aperi-letture, etc, che coniughino adeguatamente l’innovazione digitale per arricchire il palinsesto di IF;
● coadiuvare l’organizzazione e i soggetti preposti nella comunicazione delle attività a tema “libro” del
Festival.
Nello specifico, il curatore di area per i contenuti legati al tema “Cinema” del Festival dovrà occuparsi di
quanto segue:
● individuare temi e contenuti per realizzare un palinsesto dedicato di proiezioni e di incontri dedicati, in ambito cinematografico che coniughino adeguatamente l’innovazione digitale per arricchire il palinsesto di IF;
● individuare ospiti e realtà di eccellenza per arricchire il palinsesto di IF,
● coadiuvare l’organizzazione e i soggetti preposti nella comunicazione delle attività a tema “cinema”
del Festival.
f) L’individuare, ingaggiare e coordinare un responsabile di zona di supporto alla società di fundraising ingaggiata.
Nello specifico l’operatore economico aggiudicatario si impegna a:
● curare le relazioni con gli sponsor locali delle passate edizioni e metterli in contatto con la società di fundraising ingaggiata;
● definire, in supporto al fundraiser predisposto, gli accordi con la rete dei partner locali a supporto della manifestazione.
g) Il selezionare, ingaggiare e coordinare una persona che curi l’adesione e l’engagement degli esercenti pubblici della città di Pisa.
Nello specifico, la persona individuata dovrà rafforzare la promozione di Internet Festival tra gli esercenti pubblici, in modo particolare di quelli che gravitano all’interno del centro storico, favorendone la partecipazione ad una serie di iniziative di coinvolgimento del pubblico (ad es. iniziative a premi, mostre, giochi di logica, challenge, etc..) promosse dal Comitato Organizzatore del Festival, nelle settimane precedenti e/o durante i giorni della manifestazione
h) L’individuare, ingaggiare, gestire l’inquadramento contrattuale e coordinare una persona preposta alle relazioni esterne con i Dirigenti e il corpo docente degli istituti scolastici primari e secondari, di primo
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e secondo grado e preposta alle attività di comunicazione e promozione generale dei T-TOUR, in ambito scolastico e non.
Nello specifico, la persona individuata dovrà:
● promuovere la conoscenza e l’adesione alle proposte T-TOUR presso le scuole del territorio e delle immediate vicinanze;
● raccogliere esigenze e proposte da parte del corpo docente dei principali istituti scolastici del territorio;
● individuare percorsi didattici specifici per il pubblico e per i docenti, allo scopo di consentire loro una esperienza personalizzata e su misura tra le varie proposte del palinsesto T-TOUR;
● supportare la Segreteria Organizzativa dei T-Tour nelle attività di comunicazione e promozione dei T-Tour;
● presidiare l’evento presso la location dei T-TOUR nelle giornate eventualmente previste per attività in loco.
i) Il selezionare, prendere in carico e coordinare lo staff di servizio di Internet Festival, a supporto dello staff di Fondazione Sistema Toscana impegnato nella produzione di IF per tutte le attività necessarie a implementare i singoli eventi della manifestazione.
Nello specifico, il personale di staff individuato dovrà:
● curare l’editing di contenuti relativamente agli eventi sul sito, nella doppia versione italiano e inglese;
● predisporre e gestire le iscrizioni agli eventi a numero chiuso e su prenotazione tramite piattaforma digitale;
● presidiare con funzione di location manager le eventuali sedi fisiche del Festival durante lo svolgimento degli eventi previsti al loro interno;
j) Il redigere la reportistica dell’evento;
k) Il gestire la post-produzione, in collaborazione e in supporto allo staff di Fondazione Sistema Toscana.
È richiesta la disponibilità agli spostamenti e prevista la partecipazione a riunioni di indirizzo e coordinamento.
3. Modalità di erogazione dei servizi
Al contratto di appalto si applicano le condizioni dettate nei documenti di gara: restano ferme le specifiche tecniche come definite dalla lex specialis (dunque, nel presente Capitolato Tecnico) e come fissati dalla misura dell’offerta dell'Aggiudicatario.
La completa esecuzione nei termini indicati, costituisce prestazione essenziale ai fini dell'esatto adempimento. Eventuali ritardi nell’esecuzione delle prestazioni oggetto dell’appalto devono essere giustificati da comprovati motivi di forza maggiore e comunque concordati con la Committente, a pena di applicazione delle penali contrattuali.
L’Aggiudicatario opererà nell’ambito dell’area tecnica di Fondazione Sistema Toscana e riporterà al
Responsabile di Area ovvero Direttore dell'esecuzione del contratto.
Il Direttore dell'esecuzione del Contratto controlla e supervisiona le attività richieste nel presente appalto. Il Direttore dell'esecuzione del Contratto può, per i compiti di verifica e coordinamento, delegare il personale interno di FST o professionisti comunque affidatari di incarichi conferiti da FST. L’Esecutore deve attenersi alle indicazioni fornite dal Direttore dell'esecuzione del Contratto (o dal personale da quest’ultimo delegato). La mancata osservanza di tali indicazioni, nella realizzazione degli interventi, da parte dell’Esecutore costituisce inadempimento e genera la relativa responsabilità.
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Le attività seguiranno un calendario concordato con il Direttore dell'esecuzione del Contratto; i SAL (i documenti di stato avanzamento lavori), quale strumento ulteriore di monitoraggio del servizio svolto da parte dell’Aggiudicatario, verranno valutati e validati dal Direttore dell'esecuzione del Contratto. A questo punto l’Aggiudicatario è autorizzato a emettere la fattura corrispondente.
Al completamento del servizio dovrà essere prodotta una Relazione di fine lavori, che dovrà essere valutato e validato da parte del Direttore dell'esecuzione del Contratto, che in seguito all’esito positivo del controllo produrrà il Certificato di regolare esecuzione.
Il Certificato di regolare esecuzione, munito delle sottoscrizioni dell’Esecutore e del Committente, autorizza l’Aggiudicatario a produrre la fattura e è condizione per l’ammissione alla liquidazione del relativo corrispettivo.
4. Obblighi dell’Esecutore
L'aggiudicatario, ai sensi dell'art.24 della L. R. Toscana n.38/07, ha l'obbligo di informare immediatamente la stazione appaltante di qualsiasi atto di intimidazione commesso nei suoi confronti nel corso del contratto con la finalità di condizionarne la regolare e corretta esecuzione.
L'impresa si impegna a seguire con attenzione quanto previsto, le indicazioni delle specifiche tecniche incluse nel presente documento di gara, cosciente delle penali previste per inadempienza. Inoltre, per tutta la durata del contratto, l'impresa si impegna a fornire alla FST un referente e i suoi recapiti telefonici mobili e di posta elettronica, per le comunicazioni di servizio.
Per accettazione
Luogo, data