ADRODDIAD I'R: Pwyllgor Cydlynu Trosolwg a Chraffu
ADRODDIAD I'R: Pwyllgor Cydlynu Trosolwg a Chraffu
DYDDIAD: 3 Rhagfyr 2018
LLEOLIAD: Siambr y Cyngor, Penmorfa
TEITL: Monitro'r modd y mae'r Awdurdod yn defnyddio Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (RIPA)
PWRPAS YR ADRODDIAD: Er gwybodaeth ac argymhelliad
RHESWM XXX FOD Y PWYLLGOR CRAFFU WEDI GOFYN AM YR
WYBODAETH: Er mwyn cyflawni ei adolygiad chwe mis o'r modd y
mae'r Awdurdod yn defnyddio Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (RIPA); ystyried adroddiadau mewnol ar y modd y xxx XXXX'n xxxx xx defnyddio'n gyson â pholisi'r Awdurdod a sicrhau y cydymffurfir ag argymhellion Swyddfa'r Comisiynwyr Arwylio.
CEFNDIR:
Ar 22 Ebrill 2015, cytunodd y Pwyllgor na fyddai angen i gynrychiolydd yr Uwch Swyddog Cyfrifol ddod i'r cyfarfod yn y dyfodol os nad oedd unrhyw weithgarwch RIPA wedi digwydd. Byddai'n ddigonol iddo/iddi gyflwyno nodyn i egluro nad oedd unrhyw weithgarwch wedi digwydd.
Ar 29 Mehefin 2017 mabwysiadodd y Cyngor y polisi RIPA diwygiedig. Roedd yr ailstrwythuro corfforaethol wedi dod i rym ar 1 Ebrill 2018. Monitro gan yr Aelodau
Fel y gŵyr yr Aelodau, swyddogaeth y Pwyllgor Cydlynu Trosolwg a Chraffu yw
adolygu'r modd y mae'r Awdurdod yn defnyddio RIPA. Hefyd, ystyried adroddiadau mewnol ar y modd xxx XXXX'n xxxx xx defnyddio i sicrhau ei bod
yn cael ei defnyddio'n gyson â pholisi'r Awdurdod ac na ddylai Aelodau fod yn rhan o'r broses o benderfynu ar awdurdodiadau penodol.
Mae Cod Ymarfer y Swyddfa Gartref yn argymell y dylid cyflawni adolygiadau o'r fath o leiaf unwaith xxx tri mis.
Y SEFYLLFA BRESENNOL:
1) Gweithgarwch RIPA
Nid oes unrhyw adain o'r Cyngor wedi cyflawni gweithgarwch RIPA yn ystod y cyfnod rhwng 1 Mai 2018 a 30 Hydref 2018.
Dangosir y cwestiynau a ofynnwyd i'r Swyddogion Awdurdodi presennol a'u hymatebion / llofnodion yn Atodiad 1 sydd ynghlwm.
Mae hyn yn unol ag argymhelliad Swyddfa'r Comisiynwyr Arwylio a'r Pwyllgor.
2) Polisi a Gweithdrefnau Corfforaethol
Ar 29 Mehefin 2017 mabwysiadodd y Cyngor y polisi RIPA diwygiedig, ac awdurdodwyd y Swyddog Monitro (Uwch Swyddog Cyfrifol) i wneud mân newidiadau. Xxx xxxxx newid y Polisi er mwyn cyfeirio at y Cod Ymarfer diwygiedig - Cuddwylio ac Ymyrryd ag Eiddo a Chod Ymarfer diwygiedig - Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol, dyddiedig Awst 2018.
3) Canllawiau Arwylio i Swyddogion, nad ydynt yn cael eu rheoleiddio gan RIPA
Yn sgil yr awgrymiadau yn adroddiad arolygiad Swyddfa'r Comisiynwyr Arwylio 12/4/16 (paragraff 6.1 ii) mae'r Ddogfen Bolisi a Gweithdrefnau Corfforaethol (Tachwedd 2015) wedi’i diwygio i gynnwys Canllawiau Arwylio i Swyddogion nad ydynt yn cael eu rheoleiddio gan RIPA.
4) Defnyddio'r rhyngrwyd a'r cyfryngau cymdeithasol
Mae'r ddogfen bolisi'n rhoi sylw cynhwysfawr i'r mater hwn. Fodd bynnag, xxx xxxxx sicrhau ei bod yn cael ei rhannu â phob gwasanaeth (yn unol â pharagraff 7.7 adroddiad Swyddfa'r Comisiynwyr Arwylio) i sicrhau bod staff sy'n llai cyfarwydd â RIPA yn gwybod y gallai eu defnydd nhw o'r cyfryngau electronig at ddibenion busnes y cyngor wrthdaro â phreifatrwydd pobl eraill ac y dylai fod yn destun prosesau llym RIPA. Nodir "na fyddai'n anodd i swyddogion brwdfrydig, drwy amryfusedd, "grwydro" i dir gweithgareddau sydd o fewn cwmpas y darpariaethau statudol. Hyd yn oed os ydynt yn llawn bwriadau da, gall fod yn anghyfreithlon". Xxx xxxxx clustnodi pa wasanaethau allai ddod o xxx y categori hwn.
Mae'r Ddogfen Bolisi a Gweithdrefnau Corfforaethol (Mehefin 2017) wedi’i chyhoeddi ar wefan y Cyngor, ac mae wedi cael ei rhannu â phob Pennaeth Gwasanaeth.
Bydd hyfforddiant penodol yn cael ei gynnig yn ôl yr xxxxx xx mwyn codi ymwybyddiaeth o'r risgiau posib. Cynigir hyfforddiant addas i’r staff priodol (a nodwyd fel rhai a allai gwympo i mewn i’r categori hwn) megis yr un a drefnir gan Gyngor Sir Penfro ar 22 Tachwedd 2018, bydd hyfforddiant o’r fath yn cynnwys codi ymwybyddiaeth am yr uchod a hyfforddiant ynghylch y newidiadau i’r Canllawiau RIPA a ddaeth i rym ym mis Awst 2018. Mae’r hyfforddiant wedi cael ei gydlynu gan Xxxxxx Xxx Xxxxxx.
5) Yn dilyn yr ailstrwythuro corfforaethol (Ebrill 2018), roedd dau Swyddog Awdurdodi yn weddill ac felly ar 21 Mehefin 2018 penodwyd dau Swyddog Awdurdodi ychwanegol:
• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Polisi a Pherfformiad
• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Gwasanaethau Oedolion a Chyfarwyddwr Statudol y Gwasanaethau Cymdeithasol
ARGYMHELLION:
Bod y Pwyllgor yn nodi:
1) Nad oes unrhyw weithgarwch RIPA wedi digwydd rhwng 1 Mai 2018 a 31 Hydref 2018.
2) Bod y Ddogfen Bolisi a Gweithdrefnau Corfforaethol (Mehefin 2017) yn cael ei diwygio i gyfeirio at y Codau Ymarfer newydd a ddosbarthwyd i’r xxxx Swyddogion Arweiniol Corfforaethol.
3) Bod trefniadau wedi’u gwneud â Chyngor Sir Penfro er mwyn sicrhau bod hyfforddiant addas yn cael ei gynnig i’r staff priodol ar 22 Tachwedd 2018.
4) Y bydd y polisi drafft yn cael ei hail-ddiwygio, os oes angen, ar ôl yr hyfforddiant.
RHESWM DROS YR ARGYMHELLION:
Mae'r argymhellion yn angenrheidiol i sicrhau bod yr awgrymiadau a geir yn adroddiad Swyddfa'r Comisiynwyr Arwylio yn cael eu rhoi ar waith, ac i adlewyrchu’r newidiadau i’r canllawiau statudol.
1. POLISI:
Hyrwyddo lles dinasyddion Ceredigion fel ardal lle y gall pobl fyw mewn amgylchedd diogel o ansawdd uchel.
2. CYLLIDEB:
Dim cyfyngiadau cyllidebol.
3. Y DDEDDF HAWLIAU DYNOL:
Yn cydymffurfio.
4. PWERAU STATUDOL:
Xxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxx Ymchwilio 2000 Deddf Diogelu Rhyddidau 2012
Gorchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Defnyddio Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol) (Diwygio) 2012
Cod Ymarfer Cuddwylio ac Ymyrryd ag Eiddo 2010
Dogfen Gweithdrefnau a Chanllawiau Swyddfa'r Comisiynwyr Arwylio 2014. Cod Ymarfer diwygiedig - Cuddwylio ac Ymyrryd ag Eiddo a Chod Ymarfer diwygiedig - Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol, Awst 2018.
Dyddiad yr Adroddiad: 6 Tachwedd 2018
Enw Cyswllt: Xxxx Xxxxxxxx, Cyfreithiwr Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Xxxx Xxxxxx
Swydd: Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Gwasanaethau Cyfreithiol a Llywodraethu ac Uwch Swyddog Cyfrifol RIPA
REPORT TO: Overview and scrutiny Coordinating Committee
DATE: 3rd December 2018
LOCATION: Council Chamber, Penmorfa
TITLE: Monitoring of the Authority’s use of The Regulation of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA)
PURPOSE OF REPORT: For Information & recommendation REASON SCRUTINY HAVE
REQUESTED THE
INFORMATION: To undertake its 6 monthly review of the
Authority’s use of the Regulation of Investigatory Power Act 2000 (RIPA), to consider internal reports on the use of RIPA to ensure it is being used consistently with the Authority’s policy an and ensure compliance with OSC recommendations.
BACKGROUND:
On the 22nd April 2015 Committee agreed that in future if there had been no RIPA activity that the Senior Responsible Officer’s representative need not attend Committee in person. A note to this effect would be sufficient.
On the 29th June 2017 the amended RIPA policy was adopted by Council. The corporate restructure was effective from 1st April 2018.
Monitoring by Members
Members will recall that the role of the Overview & Scrutiny Co-Ordinating Committee is to review the Authority’s use of RIPA, and consider internal reports on the use of RIPA to ensure that it is being used consistently with the Authority’s policy, and that Members should not be involved in making decisions on specific authorisations.
The Home Office Code of Practice recommended that such reviews should take place at least quarterly.
CURRENT POSITION:
1) RIPA Activity
There has been no RIPA activity by any section of the Council during the period 1st May 2018 to the 31st October 2018.
Details of the questions posed to current Authorising Officers and their responses/signatures are shown at Appendix 1 attached.
This is in accordance with OSC and Committee recommendation.
2) Corporate Policy and procedures
On the 29th June 2017 the amended RIPA policy was adopted by Council with authority to Monitoring Officer (SRO) to make minor amendments. It is necessary to amend the Policy to make reference to the Covert Surveillance and Property Interference Revised Code of Practice and the Covert human intelligence sources Revised Code of Practice dated August 2018.
3) Non-RIPA Surveillance Guidance for Officer
Following suggestions contained within the OSC inspection report 12/4/16 (para 6.1ii) the Corporate Policy and Procedures Document (November 2015) was amended to include the Non-RIPA Surveillance Guidance for Officers.
4) Use of internet and Social media
This issue has been addressed comprehensively within the policy document. There is however a need to ensure that this is disseminated to all services (in accordance with para 7.7 of the OSC report) to ensure that staff who are less familiar with RIPA, are aware that their usage of electronic media for council business might impinge on the privacy of others and should be subject to the rigour of RIPA processes. It is noted that it “would not be difficult for enthusiastic officers, quite inadvertently, to “drift” into activities which fall within the ambit of the statutory provisions. Even if well intentioned, they may be unlawful”.
Those services which may fall in this category are to be identified.
The Corporate Policy and Procedures Document (June 2017) has been posted on the Council’s website, and further disseminated to all Heads of Service.
Specific training will be offered as required in order to spread awareness of potential risks. Relevant training will be offered to relevant staff (identified as potentially falling within this category) as arranged by Pembrokeshire County Council on the 22nd November 2018, such training to include training to raise awareness on the above and to provide training on the changes to the RIPA Guidance which came into force in August 2018 . The training has been co-ordinated by Pembrokeshire County Council.
5) Following the corporate restructure (April 2018), there were two remaining Authorising Officers and as such two additional Authorising Officers were appointed on the 21st June 2018:
• Corporate Lead officer: Policy and Performance
• Corporate Lead officer: Adult Services & Statutory Director of Social Services
RECOMMENDATION(S):
That the Committee notes:
1) That there has been no RIPA activity during the period 1st May 2018 and 31st October 2018.
2) That the corporate Policy and Procedures Document (June 2017) be amended to refer to the new Codes of Practice disseminated to all Corporate Lead Officers.
3) Arrangements have been made with Pembrokeshire County Council to ensure that appropriate training will be offered to relevant staff on the 22nd November 2018.
4) The draft policy will be re-amended if required following the training.
REASONS FOR RECOMMENDATION(S):
The recommendations are necessary to ensure that the suggestions contained within the OSC report are implemented, and to reflect changes in statutory guidance.
1. POLICY:
To promote the wellbeing of the citizens of Ceredigion as a place where people can live in a high quality and safe environment.
2. BUDGET:
No budgetary constraints.
3. HUMAN RIGHTS ACT:
Compliant
4. STATUTORY POWERS:
Regulation of Investigatory Powers Act 2000 Protection of Freedoms Act 2012
Regulation of Investigatory Powers (Directed Surveillance and Covert Human Intelligence Sources) (Amendment) Order 2012
Covert Surveillance and Property Interference Code of Practice 2010
Office of Surveillance Commissioners Procedures & Guidance Document 2014
Covert Surveillance and Property Interference Revised Code of Practice and the Covert human intelligence sources Revised Code of Practice August 2018.
Date of Report 6th November 2018
Contact Name: Xxxx Xxxxxxxx, Solicitor Corporate Lead officer: Xxxx Xxxxxx
Designation: Corporate Lead Officer- Legal and Governance & RIPA Senior Responsible Officer
DRAFFT CYNGOR SIR CEREDIGION
DEDDF RHEOLEIDDIO PWERAU YMCHWILIO 2000 XXXX XX
Gwyliadwriaeth gyfeiriedig, defnyddio ffynonellau cuddwybodaeth dynol a chaffael data cyfathrebu
POLISI CORFFORAETHOL A
DOGFEN WEITHDREFNAU
▪ Ail-Fabwysiadwyd gan y Cyngor 29ain Mehefin 2017
▪ Diwygiwyd drachefn gan yr Uwch Swyddog Cyfrifol ar 5ed Hydref 2017
▪ Ail-Fabwysiadwyd gan y Cyngor
▪ Diwygiwyd drachefn gan yr Uwch Swyddog Cyfrifol 6/11/18
▪ MYNEGAI
Cynnwys Tudalen
1 – Datganiad polisi 3
Y WEITHDREFN 5
RHAN 1 – Cyflwyniad 5
2 – Canllaw i’r wyliadwriaeth a reoleiddir gan Bennod 2 o RIPA 11
• Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig
• Gwyliadwriaeth Ymwthiol
• Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol
• Caffael Data Cyfathrebu
• Gwyliadwriaeth nad yw’n cael ei rheoleiddio gan RIPA
3 – Y drefn o gael caniatâd 27
• Y drefn o wneud cais am ganiatâd i gadw gwyliadwriaeth gyfeiriedig
• Y drefn o wneud cais am ganiatâd i ddefnyddio ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol
• Y drefn o gaffael data cyfathrebu drwy SPOC NAFN
• Hyd unrhyw ganiatâd
4 – Canllawiau i Swyddogion Awdurdodi 37
• Caniatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig: rheolau a meini prawf
• Caniatáu defnyddio ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol: rheolau a meini prawf
• Caniatáu caffael data cyfathrebu
5 – Gofyn am gymeradwyaeth ynad 49
6 – Cofrestr Ganolog o’r Caniatadau 53
7 – Ymdrin â chwynion gan y cyhoedd 55
Atodiadau
Atodiad – 1: Ffurflenni gwyliadwriaeth gyfeiriedig (a nodiadau cyfarwyddyd)
1. Cais 56 - 70
2. Adolygu
3. Adnewyddu
4. Canslo
Atodiad – 2: Ffurflenni ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol (a nodiadau cyfarwyddyd)
1. Cais 71 - 89
2. Adolygu
3. Adnewyddu
4. Canslo
Atodiad – 3: Ffurflenni data cyfathrebu 90 - 98
CD1 – Cais
CD2 – Ffurflen wrthod SPOC CD3 - Hysbysiad canslo
CD4 - Ffurflen gais am ddata cyfathrebu CD5 – Adrodd am wall
CD6 – Taflen log y SPOC
Atodiad – 4: Ffurflen i wneud cais am gymeradwyaeth ynad 99
(a nodiadau cyfarwyddyd)
Mynegai o’r siartiau llif 102
CYNGOR SIR CEREDIGION GWYLIADWRIAETH GUDD – DATGANIAD POLISI
Cyflwyniad
1. Mae Cyngor Sir Ceredigion wedi ymrwymo i greu cymuned deg a diogel i bawb drwy sicrhau bod y deddfau a wnaed i amddiffyn unigolion, busnesau, yr amgylchedd ac adnoddau cyhoeddus yn effeithiol.
2. Mae Cyngor Sir Ceredigion yn cydnabod bod sefydliadau ac unigolion gan mwyaf yn deall pwysigrwydd y deddfau hyn ac yn cydymffurfio â nhw. Bydd y Cyngor yn gwneud ei orau glas i’w helpu i gyflawni’u rhwymedigaethau cyfreithiol heb iddynt fynd i gostau diangen na wynebu biwrocratiaeth ddiangen.
3. Ar yr un pryd, mae dyletswydd gyfreithiol ar y Cyngor i sicrhau bod y rheini sy’n ceisio diystyru’r gyfraith yn wynebu camau gorfodi sy’n gadarn ond sydd hefyd yn deg. Cyn iddo gymryd camau o’r fath, gall fod angen i’r Cyngor gadw gwyliadwriaeth gudd ar unigolion a/neu safleoedd i gasglu gwybodaeth am weithgarwch anghyfreithlon.
Y weithdrefn
4. Rhaid cadw gwyliadwriaeth gudd yn unol â’r gweithdrefnau a nodir yn y ddogfen hon.
5. Rhaid i Gyngor Sir Ceredigion sicrhau mai dim ond pan fydd yn cydymffurfio’n llwyr â’r xxxx ddeddfau perthnasol y bydd gwyliadwriaeth gudd yn cael ei chadw, ac yn enwedig:
• Deddf Hawliau Dynol 1998
• Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000
• Deddf Diogelu Rhyddidau 2012
• Deddf Diogelu Data 2018
6. Rhaid i’r Cyngor hefyd roi sylw dyledus i’r xxxx is-ddeddfwriaeth (gan gynnwys Rheoliadau a Gorchmynion), canllawiau swyddogol a chodau ymarfer, yn enwedig y rheini a gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref, Swyddfa’r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth, y Comisiynydd Camerâu Diogelwch a’r Comisiynydd Gwybodaeth.
7. Yn arbennig, os bydd y Cyngor yn cadw gwyliadwriaeth gudd, rhaid iddo sicrhau ei bod yn seiliedig ar yr egwyddorion arweiniol a ganlyn:
• Ni chaiff gwyliadwriaeth gudd ond ei chadw pan fo hynny’n hollol angenrheidiol i gyflawni’r nodau gofynnol.
• Ni chaiff gwyliadwriaeth gudd ond ei chadw pan fo’n gymesur gwneud hynny ac mewn modd sy’n gymesur.
• Rhaid rhoi sylw digonol i hawliau a rhyddidau’r rheini nad yw’r wyliadwriaeth gudd yn eu targedu.
• Rhaid i unrhyw ganiatâd i gadw gwyliadwriaeth gudd gael ei roi gan swyddogion awdurdodi sydd wedi’u hyfforddi a’u dynodi’n briodol.
• Dim ond ar ôl cael cymeradwyaeth ynad y caniateir cadw gwyliadwriaeth gudd [sy’n cael ei rheoleiddio gan y Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (RIPA)].
Hyfforddiant ac adolygiadau
8. Rhaid i xxx un o swyddogion y Cyngor sy’n cadw gwyliadwriaeth gudd gael hyfforddiant priodol i sicrhau ei fod yn xxxxx xx rwymedigaethau cyfreithiol a gweithredol. Dylai’r swyddogion fod yn gymwys ac yn hyderus i gyflawni’u swyddogaethau o xxx XXXX. Dylid darparu hyfforddiant atgoffa a dylai’r swyddogion ei gyflawni yn ôl y gofyn. Dylai’r hyfforddiant gynnwys ymarferion a thrafod unrhyw newidiadau i’r ddeddfwriaeth. Dylai’r hyfforddiant hefyd gynnwys cyfarwyddyd ynghylch sut i lenwi’r ffurflenni cais.
9. Rhaid cyflawni archwiliadau’n rheolaidd i sicrhau bod y swyddogion yn cydymffurfio â’r polisi hwn.
10. Dylai Cabinet y Cyngor adolygu’r polisi hwn o leiaf unwaith y flwyddyn i sicrhau ei fod yn dal i fod yn addas at y diben.
11. Rhaid i Bwyllgor Cydlynu Trosolwg a Chraffu’r Cyngor oruchwylio a monitro’r ffordd y mae’r Cyngor yn cyflawni gweithgareddau RIPA, a hynny drwy gael adroddiadau xxx xxxx mis.
Casgliad
12. Bydd pob dinesydd yn elwa ar y polisi hwn oherwydd bydd y ddeddfwriaeth droseddol a rheoleiddiol yn cael ei gorfodi’n effeithiol gan ddiogelu’r dinasyddion.
13. O lynu at y polisi hwn, bydd yn sicrhau bod y Cyngor yn ymyrryd cyn lleied â phosibl â bywydau’r dinasyddion, a bydd yn sicrhau nad yw’r Cyngor yn agored i unrhyw her gyfreithiol yn sgil cadw gwyliadwriaeth gudd.
14. Dylid cyfeirio unrhyw gwestiynau ynghylch y polisi hwn at y Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Gwasanaethau Cyfreithiol a Llywodraethu (y Swyddog Monitro a’r Uwch Swyddog Cyfrifol).
Dyddiad ………………………………..
CYNGOR SIR CEREDIGION GWYLIADWRIAETH GUDD – DOGFEN WEITHDREFNAU
RHAN 1 – CYFLWYNIAD
Mae Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (RIPA) yn rheoleiddio’r modd y mae nifer o gyrff, gan gynnwys awdurdodau lleol, yn cyflawni ymchwiliadau xxxx. Fe’i cyflwynwyd i ddiogelu hawliau unigolion ac i sicrhau ar yr un pryd fod gan asiantaethau diogelwch ac asiantaethau sy’n gorfodi’r gyfraith y pwerau sydd eu xxxxxx arnynt i gyflawni’u gwaith yn effeithiol.
Xxxxx, xxx Cyngor Sir Ceredigion yn rhan o’r fframwaith deddfwriaethol ar gyfer caniatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig, defnyddio ffynonellau cuddwybodaeth dynol a chael gafael ar ddata cyfathrebu.
Yn ogystal â’r Ddeddf ei hun, gwnaed sawl set o Reoliadau, ac mae’r Swyddfa Gartref wedi cyhoeddi tri Chod Ymarfer.
Mae’r Cyngor wedi rhoi sylw i’r Codau Ymarfer a baratowyd gan y Swyddfa Gartref, y gweithdrefnau a’r canllawiau a baratowyd gan Swyddfa’r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth a’r Codau Ymarfer a gyhoeddwyd gan y Comisiynydd Gwybodaeth wrth baratoi’r canllawiau hyn. Dylai fod gan xxx Xxxxx gopïau y gall staff gyfeirio atynt.
Xxxxxxxx y ddogfen hon
Amcan y ddogfen hon yw sicrhau bod unrhyw wyliadwriaeth gudd (fel y’i diffinnir gan RIPA) gan gyflogeion y Cyngor yn cael ei chyflawni’n briodol ac yn gyfreithlon. Dylid darllen y ddogfen hon ochr yn ochr â Chodau Ymarfer y Swyddfa Gartref ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo, Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol a Chamerâu, yn ogystal â Gweithdrefnau a Chanllawiau Swyddfa’r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth.
Os na chaiff y gweithdrefnau a nodir yn y polisi hwn eu dilyn, gall unrhyw dystiolaeth a gesglir yn sgil cadw gwyliadwriaeth fod yn agored i her ar sail hawliau dynol. Xxxxx, xxx’n bosibl na fydd y Llys yn ei derbyn, ac nid yw’n debygol y bydd y Cyngor yn dwyn achos ar sail tystiolaeth o’r fath. Gallai unigolion sy’n honni bod eu hawliau dynol i breifatrwydd a pharch at fywyd teuluol wedi’u niweidio hefyd ddwyn achos yn erbyn y Cyngor. Gweler Rhan 7 o’r ddogfen hon – ‘Ymdrin â chwynion’.
Cwmpas y ddogfen hon
Mae’r ddogfen hon yn egluro:
• Cyfrifoldeb statudol y Cyngor i gydymffurfio â RIPA pan fydd yn cadw gwyliadwriaeth gudd, yn defnyddio ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol ac yn cael gafael ar ddata cyfathrebu;
• Ystyr “gwyliadwriaeth gudd” a “ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol”;
• Ystyr “data cyfathrebu” a sut i gael gafael arnynt;
• Materion y mae’n rhaid i gyflogeion y Cyngor eu hystyried o xxx XXXX;
• Y weithdrefn y xxx xxxxx i gyflogeion y Cyngor ei dilyn pan fyddant yn gwneud cais am ganiatâd o xxx XXXX.
Dim ond i waith gwyliadwriaeth gudd a chyfeiriedig y mae’r polisi hwn yn berthnasol h.y. lle nad yw’r unigolyn neu’r unigolion yn gwybod ar yr adeg y mae’r wyliadwriaeth yn cael ei chadw ei bod yn digwydd. Nid yw’n berthnasol i waith arsylwi neu wylio nad yw’n cael ei gyflawni’n gudd, e.e. defnyddio camerâu teledu cylch cyfyng yn agored neu arsylwi’n anfwriadol wrth ymateb yn uniongyrchol i ddigwyddiadau.
Mae’r Comisiynydd Gwybodaeth wedi cyhoeddi Cod Ymarfer ar wahân ynghylch cadw gwyliadwriaeth gan ddefnyddio camerâu teledu cylch cyfyng.
Cyfrifoldeb statudol Cyngor Sir Ceredigion
Mae cyfrifoldeb statudol ar y Cyngor i gydymffurfio â Deddf Hawliau Dynol 1998 a’r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol.
O xxx xxxxx 6 o’r Ddeddf Hawliau Dynol, nid yw’n gyfreithlon i’r Cyngor weithredu mewn unrhyw ffordd nad yw’n gydnaws â’r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol.
Mae erthygl 8 o’r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol yn darparu:
• Bod xxx xxx unigolyn hawl i xxxxx at ei fywyd preifat a’i fywyd teuluol, ei gartref a’i ohebiaeth;
• Na chaiff unrhyw awdurdod cyhoeddus ymyrryd â’r hawl hon ac eithrio mewn ffordd sydd:
a) yn unol â’r gyfraith;
b) yn angenrheidiol mewn cymdeithas ddemocrataidd er mwyn diogelu’r cyhoedd, xxxx anhrefn neu drosedd, amddiffyn iechyd neu foesau a diogelu hawliau a rhyddidau eraill.
Felly, bydd gwyliadwriaeth yn mynd yn groes i hawliau dynol unigolyn oni bai iddi gael ei chaniatáu o xxx XXXX. Xxx XXXX’n darparu fframwaith cyfreithiol ar gyfer ymyrraeth gyfreithlon.
Drwy gael caniatâd i gadw gwyliadwriaeth yn unol â RIPA, bydd yn helpu i ddiogelu’r Cyngor a’i swyddogion rhag cwynion eu bod wedi ymyrryd â’r hawliau a ddiogelir gan Erthygl 6 ac Erthygl 8(1) o’r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol xxxx xxxxxxx wedi’i ymgorffori yng nghyfraith y DU drwy Ddeddf Hawliau Dynol 1998. Bydd hyn yn sicrhau bod unrhyw ymyrraeth â bywydau preifat y dinasyddion “yn unol â’r gyfraith”.
Ar yr xxxx bod y gweithgareddau hefyd “yn angenrheidiol ac yn gymesur” (gweler rhannau dilynol y ddogfen hon i gael mwy o fanylion), ni fyddant yn torri’r ddeddfwriaeth Hawliau Dynol.
Tybir bod gwybodaeth yn wybodaeth breifat os yw’n cynnwys unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â bywyd preifat neu fywyd teuluol yr unigolyn o xxx sylw xxx fywyd preifat neu fywyd teuluol unrhyw unigolyn arall. Mae hyn yn cynnwys unrhyw agwedd ar berthynas breifat neu bersonol yr unigolyn ag eraill, gan gynnwys perthynas deuluol, perthynas broffesiynol neu berthynas busnes. Gall gwybodaeth breifat gynnwys data personol, er enghraifft, enwau, rhifau ffôn a chyfeiriadau.
Er enghraifft, os bydd dau unigolyn yn cael sgwrs ar y stryd, gall fod yn rhesymol iddynt ddisgwyl bod cynnwys y sgwrs honno’n breifat. Fodd bynnag, gall fod angen caniatâd i
gadw gwyliadwriaeth gyfeiriedig os bydd awdurdod cyhoeddus yn cofnodi’r sgwrs neu’n gwrando arni fel rhan o ymchwiliad neu ymgyrch.
Felly, gellir caffael “gwybodaeth breifat” drwy gadw gwyliadwriaeth gudd gyfeiriedig â chaniatâd hyd yn oed os yw’r unigolyn mewn man cyhoeddus lle y gall fod yn disgwyl llai o breifatrwydd.
Ymhellach, gellir cael gafael ar wybodaeth sy’n ymwneud â bywyd preifat unigolyn pan fydd nifer o gofnodion yn cael eu dadansoddi gyda’i gilydd, neu pan fydd sawl darn o wybodaeth wedi dod i law, yn gudd, er mwyn creu cofnod am unigolyn xxx xx mwyn prosesu data i gynhyrchu mwy o wybodaeth.
Gall y wybodaeth yn ei chyfanrwydd fod yn gyfystyr â gwybodaeth breifat, hyd yn oed os nad yw’r cofnodion unigol yn gyfystyr â gwybodaeth o’r fath. Er enghraifft, gall swyddogion gorfodi dynnu llun o’r tu xxxxx i safle busnes ar gyfer eu cofnodion heb fod angen caniatâd RIPA arnynt. Fodd bynnag, os bydd y swyddogion am bennu’r patrwm o ran y modd y mae unigolyn yn defnyddio’r safle hwnnw a’u bod yn tynnu lluniau ar sawl achlysur, mae’n debygol y bydd hynny’n arwain at gaffael gwybodaeth breifat. Felly, bydd angen iddynt gydymffurfio â gofynion RIPA.
Rôl yr Aelodau Etholedig
Mae’r Codau Ymarfer statudol a gyhoeddwyd mewn perthynas â RIPA, sef Cod Ymarfer ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo 2018, yn datgan y dylai Aelodau etholedig adolygu’r modd y mae’r Awdurdod yn defnyddio RIPA a phennu’r polisi o leiaf unwaith y flwyddyn.
Dylai Aelodau hefyd ystyried adroddiadau mewnol ynghylch y modd y xxx XXXX’n xxxx xx defnyddio yn rheolaidd, a hynny i sicrhau ei bod yn cael ei defnyddio mewn ffordd sy’n gyson â pholisi’r awdurdod lleol a bod y polisi hwnnw’n dal i fod yn addas at y diben.
Rôl yr Uwch Swyddog Cyfrifol
Mae’r Codau Ymarfer statudol a gyhoeddwyd mewn perthynas â RIPA, sef Cod Ymarfer ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo diwygiedig 2018, yn dweud y dylai’r cynghorau benodi Uwch Swyddog Cyfrifol.
Y Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Gwasanaethau Cyfreithiol a Llywodraethu yw Uwch Swyddog Cyfrifol Cyngor Sir Ceredigion. Dylai fod modd i’r Uwch Swyddog Cyfrifol roi cyngor i’r staff am y weithdrefn RIPA a dylai fod yn gyfrifol am:
1. uniondeb y broses sydd ar waith yn yr awdurdod cyhoeddus i ganiatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig, defnyddio ffynonellau cuddwybodaeth dynol ac ymyrryd ag eiddo neu delegraffiaeth ddiwifr;
2. cydymffurfio â Phennod 2 o RIPA a’r codau perthnasol;
3. ymgysylltu â’r Comisiynwyr a’r arolygwyr pan fyddant yn cyflawni’u harolygiadau, a lle xx xxxxx, goruchwylio’r camau i gyflawni unrhyw gynlluniau gweithredu yn sgil arolygiad a argymhellir neu a gymeradwyir gan Gomisiynydd.
Mae’r Uwch Swyddog Cyfrifol hefyd yn gyfrifol am oruchwylio a chydgysylltu’r hyn a ganlyn:
1. cyflwyno adroddiadau chwarterol sy’n rhoi manylion am weithgarwch RIPA i’r Pwyllgor Cydlynu Trosolwg a Chraffu
2. adolygiad blynyddol y Cabinet o’r polisi hwn
3. pennu materion sy’n codi yn y broses oruchwylio i sicrhau bod modd dadansoddi’r materion, darparu tystiolaeth o’r canlyniadau, a bwydo’r wybodaeth yn ei hôl i’r hyfforddiant RIPA i sicrhau bod y materion hyn yn cael sylw corfforaethol
4. goruchwylio’r broses RIPA’n ffurfiol o fewn yr Awdurdod, gan gynnwys pennu anghenion hyfforddi unigol a chorfforaethol a rhannu gwybodaeth.
Swyddogion Awdurdodi
Pan fydd y Cyngor yn cadw “gwyliadwriaeth gyfeiriedig”, yn defnyddio “ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol” neu’n cael gafael ar ddata cyfathrebu, xxx XXXX’n mynnu mai dim ond swyddog â phwerau dirprwyedig a gaiff ganiatáu’r gweithgareddau hyn, a hynny pan fydd y meini prawf perthnasol wedi’u bodloni.
Mae Gorchymyn Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol) 2010 (OS 2010 Rhif 521) yn datgan y gall Swyddog Awdurdodi’r awdurdod lleol fod yn Gyfarwyddwr, yn Bennaeth Gwasanaeth, yn Rheolwr Gwasanaeth neu’n unigolyn mewn swydd gyfatebol.
Felly, ar hyn o xxxx xxxx yr adrannau enwebu swyddogion sydd ar Pennaeth Gwasanaeth ac uwch. Bydd y swyddogion hyn yn gallu caniatáu’r gweithgareddau hyn, xxxxx xx fel “Swyddog Awdurdodi” at ddibenion gwyliadwriaeth gyfeiriedig neu ddefnyddio ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol, neu fel “person dynodedig” at ddibenion data cyfathrebu.
Yn unol â strwythur newydd y Cyngor ar gyfer darparu gwasanaethau i’r dyfodol, a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2018, ac yn sgil Penderfyniad y Cyngor ar ……….., caniateir i’r swyddogion a ganlyn weithredu fel Swyddogion Awdurdodi:
• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Cyllid a Chaffael
• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Pobl a Threfniadaeth
• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Polisi a Pherfformiad
• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Gwasanaethau Oedolion a Chyfarwyddwr Statudol y Gwasanaethau Cymdeithasol
Cyfyngiadau ar ddefnyddio gwyliadwriaeth gyfeiriedig
Cyflwynwyd rhagor o gyfyngiadau o ran y modd y mae’r awdurdodau lleol yn defnyddio RIPA yng Ngorchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol) (Diwygio) 2012 (OS rhif 1500) a ddaeth i rym ar 1 Tachwedd 2012.
Mae’n rhwystro Swyddogion Awdurdodi awdurdodau lleol yng Nghymru a Lloegr rhag caniatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig oni bai ei bod yn angenrheidiol er mwyn xxxx xxx ganfod trosedd a’i bod yn bodloni’r amodau a ganlyn:
• bod modd cosbi’r drosedd i’w xxxxx xxx’i chanfod drwy uchafswm o chwe mis x xxxxxxx o leiaf neu
• ei bod yn drosedd o xxx adrannau 146, 147 neu 147A o Ddeddf Trwyddedu 2003 (gwerthu alcohol i blant) xxx xxxxx 7 o Ddeddf Plant a Phobl Ifanc 1933 (gwerthu tybaco i blant o xxx 18 oed).
Nid yw’r “trothwy trosedd” hwn yn berthnasol i’r broses o ganiatáu i’r awdurdod lleol ddefnyddio ffynonellau cuddwybodaeth dynol neu gaffael data cyfathrebu.
Mae’r diwygiadau i’r ddeddfwriaeth yn dal i ganiatáu i’r Awdurdod ganiatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig, ond dim ond mewn achosion mwy difrifol, cyhyd â’i bod yn bodloni’r profion eraill – h.y. ei bod yn “angenrheidiol” ac yn “gymesur” ac os yw Ynad Heddwch wedi rhoi cymeradwyaeth ymlaen llaw.
Xxxxx, xxx’n hanfodol bod swyddogion ymchwilio’n ystyried y gosb sy’n gysylltiedig â’r drosedd y maent yn ymchwilio iddi CYN iddynt ystyried a fydd yn bosibl cael caniatâd i gadw gwyliadwriaeth gyfeiriedig.
Os nad yw Swyddog Awdurdodi’n sicr a ddylai ganiatáu gwyliadwriaeth, dylai ofyn am gyngor gan yr Uwch Swyddog Cyfrifol.
Sylwch nad xx XXXX’n galluogi’r awdurdod lleol i ganiatáu gwyliadwriaeth ymwthiol (i gael mwy o fanylion, ewch i Ran 2 o’r ddogfen hon).
Achosion xxxx
Nid yw Gorchymyn 2010 (Rhif 521) yn darparu i swyddogion iau ganiatáu gweithgareddau mewn achosion xxxx.
Fel arfer, nid ystyrir bod achos yn achos xxxx oni bai fod yr amser a fyddai’n mynd heibio, xx xxxx y Swyddog Awdurdodi, yn debygol o beryglu bywyd neu beryglu’r ymchwiliad y rhoddwyd y caniatâd ar ei gyfer.
Ni ddylid ystyried bod angen caniatâd ar frys oherwydd bod swyddog wedi anghofio gwneud cais am ganiatâd neu oherwydd gweithredoedd y Swyddog Awdurdodi neu’r ymgeisydd.
Mae’r pŵer i roi caniatâd xxxx ar xxxxx xxxxxxx wedi’i ddileu, a hynny oherwydd nad yw Adran 43(1)(a) o RIPA xxxxxxx yn berthnasol i unrhyw ganiatâd y xxx xxxxx cymeradwyaeth Ynad ar ei gyfer.
Felly, rhaid rhoi unrhyw ganiatâd, hyd yn oed caniatâd xxxx, yn ysgrifenedig.
Rôl Ynadon Heddwch
Ers 1 Tachwedd 2012, mae’n rhaid cael cymeradwyaeth ynad i ganiatáu “gwyliadwriaeth gyfeiriedig”, defnyddio “ffynonellau cuddwybodaeth dynol” a cheisiadau i gael “data cyfathrebu”. Rhaid i unrhyw ganiatâd a roddir gan awdurdod lleol gael ei gymeradwyo gan ynad. Gweler rhan 5 o’r ddogfen hon i gael mwy o wybodaeth am y broses o wneud cais am gymeradwyaeth ynad.
Rôl Swyddfa’r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth
Mae Swyddfa’r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth yn gweithredu fel xxxxx rheoleiddio o ran RIPA. Y Swyddfa hon sy’n arolygu’r awdurdodau lleol i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â RIPA o ran caniatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig a defnyddio ffynonellau cuddwybodaeth dynol. Nid yw’r Swyddfa’n rhoi cyngor cyfreithiol, ond gall roi arweiniad, lle bo’n briodol, ar gais Uwch Swyddog Cyfrifol awdurdod cyhoeddus.
Rôl Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw’r awdurdod annibynnol a sefydlwyd yn y DU i amddiffyn hawliau gwybodaeth xx xxxx y cyhoedd, gan hybu arferion da, annog cyrff cyhoeddus i fod yn agored, sicrhau bod data unigolion yn cael eu cadw’n breifat a rhoi cyngor am safonau. Mae ei harchwiliadau hefyd yn ystyried y modd y mae sefydliadau’n ymdrin â cheisiadau am wybodaeth o xxx Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.
RHAN 2 – CANLLAW I WEITHGAREDDAU GWYLIADWRIAETH A REOLEIDDIR GAN BENNOD 2 XXXX
Xx Mhennod 2 RIPA, nodir fframwaith rheoleiddio’r technegau ymchwilio xxxx a ddefnyddir gan awdurdodau cyhoeddus i sicrhau eu bod yn gydnaws â’r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol, yn enwedig Erthygl 8, sef yr hawl i xxxxx at fywyd preifat a bywyd teuluol.
Diben y ddogfen hon yw helpu swyddogion i benderfynu pa fath o wyliadwriaeth y maent yn ei chadw ac a yw Pennod 2 RIPA’n rheoleiddio’r gwaith hwnnw.
Y gyfraith
• Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (RIPA) xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/00/xxxxxxxx
• Nodiadau Esboniadol RIPA xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/0000/00/xxxxx/xxxxxxxx
• Codau Ymarfer Statudol RIPA
o Gwyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxx- terrorism/ripa/forms/code-of-practice-covert
o Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxx- terrorism/ripa/forms/code-of-practice-human-intel
o Caffael a Datgelu Data Cyfathrebu xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxx- terrorism/ripa/forms/code-of-practice-acquisition
• OS 2010 Rhif 521 – Gorchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol) 2010 xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx/0000/0000000000000/xxxxxxxx
• OS 2012 Rhif 1500 Gorchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol) (Diwygio) 2012 xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx/0000/xxxxxxxx
• Gweithdrefnau a Chanllawiau Swyddfa’r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth (2014)
• Cod Ymarfer y Swyddfa Gartref ar Gamerâu Gwyliadwriaeth (2013)
Y technegau y caiff yr awdurdodau lleol eu caniatáu
Yn unol â Rhan 2 o Bennod 2 o RIPA, caiff yr awdurdodau lleol ganiatáu dwy o’r tair techneg gwyliadwriaeth y mae’n eu rheoleiddio.
Y peth cyntaf y xxx xxxxx i unrhyw un o swyddogion yr awdurdod lleol sy’n ystyried cadw gwyliadwriaeth gudd ei ystyried yw:
A yw’n rhywbeth y gellir ei ganiatáu o xxx XXXX?
Dyma ddiffiniadau’r gwahanol fathau o wyliadwriaeth a reoleiddir gan Ran 2 o RIPA:
1. Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig
2. Gwyliadwriaeth Ymwthiol
3. Ffynhonnell Guddwybodaeth Ddynol
Nid yw rhannau o’r testun isod ar gael yn Gymraeg gan mai dyfyniadau o ddeddfwriaeth a chodau ymarfer nad ydynt wedi’u gwneud yn Gymraeg ydynt.
1. Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig: Fe’i diffinnir yn adran 26(2) o’r Ddeddf:
“Subject to subsection (6), surveillance is directed for the purposes of this Part if it is covert but not intrusive and is undertaken –
(a) for the purposes of a specific investigation or a specific operation;
(b) in such a manner as is likely to result in the obtaining of private information about a person (whether or not one specifically identified for the purposes of the investigation or operation); and
(c) otherwise than by way of an immediate response to events or circumstances the nature of which is such that it would not be reasonably practicable for an authorisation under this Part to be sought for the carrying out of the surveillance.”
Fel rheol, bydd awdurdodau lleol yn defnyddio Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig pan fyddant yn ymchwilio i dwyll xxxx-daliadau, troseddau safonau masnach neu ymddygiad gwrthgymdeithasol. I wneud hyn, xxxxxxx ffilmio unigolyn yn gudd neu ddilyn unigolyn neu fonitro gweithgareddau unigolyn drwy ddulliau eraill.
Cyn cadw gwyliadwriaeth gudd, rhaid i’r swyddog ymchwilio ofyn pum cwestiwn (a chael atebion cadarnhaol i xxx un ohonynt), a hynny cyn bod modd pennu bod y gweithgareddau’n gyfystyr â Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig:
• A yw’r wyliadwriaeth mewn gwirionedd yn “wyliadwriaeth” (“surveillance”) fel y’i diffinnir gan y Ddeddf?
• A fydd yn gudd?
• A yw’n cael ei chyflawni ar gyfer ymchwiliad penodol neu ymgyrch benodol?
• A yw’n debygol o arwain at gaffael gwybodaeth breifat am unigolyn?
• A fydd yn cael ei chyflawni ac eithrio mewn ymateb uniongyrchol i ddigwyddiadau?
Gweler Siart lif 1 i asesu a yw’n wyliadwriaeth gyfeiriedig.
Y prif bwyntiau i’w nodi:
A. Nid yw arsylwadau cyffredinol yn gyfystyr â Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig. Mae’r Cod Ymarfer ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo (Para 3.33) yn datgan:
“The general observation duties of many law enforcement officers and other public authorities do not require authorisation under the 2000 Act, whether covert or overt. Such general observation duties frequently form part of the legislative functions of public
authorities, as opposed to the pre-planned surveillance of a specific person or group of people. General observation duties may include monitoring of publicly accessible areas of the internet in circumstances where it is not part of a specific investigation or operation”
B. Nid yw gwyliadwriaeth ond yn gyfeiriedig os yw’n gudd. Xxx xxxxx 26(9)(a) RIPA yn datgan:
“Surveillance is covert if, and only if, it is carried out in a manner that is calculated to ensure that persons who are subject to the surveillance are unaware that it is or may be taking place;”
Yn unol â hyn, mae’n ofynnol i swyddogion ymchwilio ystyried y modd y byddant yn cadw gwyliadwriaeth. Os byddant yn ei wneud yn agored, heb geisio’i gelu, neu os byddant yn anfon llythyr at y targed i’w rybuddio cyn cadw gwyliadwriaeth, ni fydd yn wyliadwriaeth gudd.
C. Mae’r diffiniad o “wybodaeth breifat” (“private information”) yn xxxx iawn. Xxx’r Cod Ymarfer ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo yn datgan:
“3.3 The 2000 Act states that private information includes any information relating to a person’s private or family life. Private information should be taken generally to include any aspect of a person’s private or personal relationship with others, including family and professional or business relationships. Information which is non-private may include publicly available information such as books, newspapers, journals, TV and radio broadcasts, newswires, web sites, mapping imagery, academic articles, conference proceedings, business reports, and more. Such information may also include commercially available data where a fee may be charged, and any data which is available on request or made at a meeting to a member of the public. Non-private data will also include the attributes of inanimate objects such as the class to which a cargo ship belongs.
3.4 Whilst a person may have a reduced expectation of privacy when in a public place, covert surveillance of that person’s activities in public may still result in the obtaining of private information. This is likely to be the case where that person has a reasonable expectation of privacy even though acting in public and where a record is being made by a public authority of that person’s activities for future consideration or analysis. Surveillance of publicly accessible areas of the internet should be treated in a similar way, recognizing that there may be an expectation of privacy over information which is on the internet, particularly where accessing information on social media websites”
Yn aml, bydd swyddogion ymchwilio’n tybio’n anghywir nad ydynt yn debygol o gaffael gwybodaeth breifat os ydynt yn gwylio rhywun yn gudd mewn man cyhoeddus neu’n arsylwi ar weithgareddau mewn swyddfa neu ar safle busnes. Nid ydynt yn credu eu bod yn cadw Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig. Serch hynny, mae’r rhannau uchod o’r cod yn golygu ei bod yn annhebygol iawn y bydd modd i awdurdod cyhoeddus ddadlau’n llwyddiannus na fydd gwyliadwriaeth fyth yn arwain at gaffael gwybodaeth breifat.
D. Pan fydd angen cadw gwyliadwriaeth gudd mewn argyfwng a xxxx xx fydd amser i ganiatáu’r gweithgarwch, gellir cadw gwyliadwriaeth ond ni fydd angen caniatâd Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig. Mae’r Cod Ymarfer ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo (Para 3.32) yn datgan:
“Covert surveillance that is likely to reveal private information about a person but is carried out by way of an immediate response to events such that it is not reasonably practicable to obtain an authorisation under the 2000 Act, would not require a directed surveillance authorisation. The 2000 Act is not intended to prevent law enforcement officers fulfilling their legislative functions. To this end section 26(2)(c) of the 2000 Act provides that surveillance is not directed surveillance when it is carried out by way of an immediate response to events or circumstances the nature of which is such that it is not reasonably practicable for an authorisation to be sought for the carrying out of the surveillance.”
Siart lif 1 – A ydych yn cadw Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig?
A ydych yn cadw “gwyliadwriaeth”? A.48(2)-(4) | NAC YDW |
YDW |
NID XX XXXX’N BERTHNASOL
A yw’r wyliadwriaeth yn gudd? A.26(9)(a) | NAC YDY |
YDY |
A yw’n rhan o ymchwiliad penodol neu ymgyrch benodol? A.26(2)(a) | NAC YDY |
YDY |
A yw’r wyliadwriaeth yn cael ei chyflawni mewn modd sy’n debygol o arwain at gaffael gwybodaeth breifat am unigolyn? A.26(10) | NAC YDY |
YDY |
A yw’r wyliadwriaeth yn ymateb yn uniongyrchol i ddigwyddiadau neu amgylchiadau? A.26(2)(c) | NAC YDY |
YDY |
GWYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG
Ystyried cael caniatád
Hefyd ystyried a yw’n cynnwys Gwyliadwriaeth Ymwthiol
– gweler siart lif 2
GOFYN AM GYMERADWYAETH GAN YNAD
DIRECTED SURVEILLANCE
NID YW’N WYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG
Ond xxx xxxxx ystyried:
• Erthygl 8 y Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliadu Dynol (preifatrwydd)
•
llenwi caniatáu
ffurflen
gwyliadwriaeth nad yw’n berthnasol i RIPA
2. Gwyliadwriaeth Ymwthiol: Xxx X.26(3) RIPA yn datgan:
“Subject to subsections (4) to (6), surveillance is intrusive for the purposes of this Part if, and only if, it is covert surveillance that—
(a) is carried out in relation to anything taking place on any residential premises or in any private vehicle; and
(b) involves the presence of an individual on the premises or in the vehicle or is carried out by means of a surveillance device.”
Fel y mae’r enw yn ei awgrymu, mae’r math hwn o wyliadwriaeth yn llawer mwy ymwthiol ac xxxxx xxx’r ddeddfwriaeth wedi’i llunio mewn modd sy’n diogelu’r dinesydd i raddau mwy helaeth. Dim ond uwch Swyddog Awdurdodi yn yr awdurdodau cyhoeddus hynny a restrir yn A.32(6) RIPA neu a ychwanegwyd ati, neu aelod neu swyddog o’r awdurdodau cyhoeddus hynny a restrir yn adran 41(I) neu a ychwanegwyd ati a gaiff wneud cais i gadw Gwyliadwriaeth Ymwthiol. Ni chaiff awdurdodau lleol ganiatáu gwyliadwriaeth ymwthiol.
Mae’n dal i fod yn bwysig deall diffiniad Gwyliadwriaeth Ymwthiol oherwydd weithiau gall swyddogion sy’n or-awyddus groesi’r ffin a chadw gwyliadwriaeth o’r fath yn y pen draw. Rhaid gofyn y cwestiynau a ganlyn:
• A yw’n wyliadwriaeth gudd fel y’i diffinnir gan y Ddeddf?
• A yw’n cael ei chyflawni mewn perthynas ag unrhyw xxxx xx’n digwydd ar unrhyw safle preswyl neu mewn unrhyw gerbyd preifat?
• A yw’n ymwneud â phresenoldeb unigolyn ar y safle neu yn y cerbyd?
• A yw’n cael ei chyflawni drwy gyfrwng dyfais wyliadwriaeth ar y safle neu yn y cerbyd?
Gweler Siart lif 2 i asesu a yw’r wyliadwriaeth yn ymwthiol.
Y prif bwyntiau i’w nodi:
A. Pan fyddwch yn cadw gwyliadwriaeth gudd ar safle, ni all ond fod yn ‘ymwthiol’ os yw’n cael ei chyflawni mewn perthynas ag unrhyw xxxx xx’n digwydd ar safle preswyl. Fe’i diffinnir yn A.48(1):
“residential premises” means (subject to subsection (7)(b)) so much of any premises as is for the time being occupied or used by any person, however temporarily, for residential purposes or otherwise as living accommodation (including hotel or prison accommodation that is so occupied or used);”
Ni fydd Swyddogion Iechyd yr Amgylchedd sy’n cadw gwyliadwriaeth gudd mewn tecawês, bwytai a siopau’n cyflawni Gwyliadwriaeth Ymwthiol. Serch hynny, rhaid bod yn ofalus os yw’r siop hefyd yn cynnwys ardaloedd byw ac os bydd unrhyw ffilmio xxxx yn cofnodi delweddau o bobl yn yr ardaloedd hynny. Ymhlith yr enghreifftiau eraill o safleoedd preswyl mae fflatiau, ystafelloedd gwesty, carafanau a chychod sy’n cael eu defnyddio fel ardaloedd byw hyd yn oed. Rhaid bod yn ofalus mewn sefyllfaoedd o’r fath i osgoi cyhuddiad o gadw ‘gwyliadwriaeth ymwthiol’ heb ganiatâd.
B. Nid yw pob math o wyliadwriaeth ar gerbydau’n ‘ymwthiol’; rhaid bod y targed yn gerbyd preifat fel y’i diffinnir yn A.48(1):
“private vehicle” means (subject to subsection (7)(a)) any vehicle which is used primarily for the private purposes of the person who owns it or of a person otherwise having the right to use it;”
Gall y cerbyd fod yn gerbyd y mae’r unigolyn yn berchen xxxx xxx’n gerbyd y mae wedi’i fenthyg, ei hurio neu’i brydlesu. Fodd bynnag (yn rhinwedd A.48(7)(a)) nid yw’r wyliadwriaeth yn ymwthiol os yw’r cerbyd targed yn dacsi neu’n gerbyd sy’n cael ei yrru gan chauffeur, fel gwasanaeth bws cyhoeddus.
C. Er mwyn i’r wyliadwriaeth fod yn ymwthiol yn hytrach na chyfeiriedig, rhaid iddi gael ei chyflawni pan fydd unigolyn yn bresennol ar y safle neu yn y cerbyd.
Mae’n eithriadol o annhebygol y bydd awdurdodau lleol yn caniatáu i’w staff gadw gwyliadwriaeth drwy fynd i mewn i gerbyd preifat yn gudd. Fodd bynnag, gall swyddog fod wedi’i leoli ar safle preswyl i arsylwi’n gudd ar ymddygiad gwrthgymdeithasol.
Xx xxx’r heddlu sydd fel rheol yn cyflawni gwaith o’r fath, rhaid bod yn ofalus. Er enghraifft, gall ymchwilydd brwdfrydig sy’n tynnu lluniau xxxx o’r tu xxxxx x xx benderfynu symud i safle neu leoliad mwy xxxx i gael lluniau cliriach.
X. Xxxx gwyliadwriaeth fod yn ymwthiol hyd yn oed os nad yw’r swyddog ymchwilio ar safle neu tu mewn i gerbyd ond ei fod yn defnyddio dyfais wyliadwriaeth fel camera, dyfais wrando, peiriant recordio neu hyd yn oed finocwlars.
Fodd bynnag, dylid sylwi ar eiriad A.26 (5):
“For the purposes of this Part surveillance which –
(a) is carried out by means of a surveillance device in relation to anything taking place on any residential premises or in any private vehicle, but
(b) is carried out without that device being present on the premises or in the vehicle, is not intrusive unless the device is such that it consistently provides information of the same quality and detail as might be expected to be obtained from a device actually present on the premises or in the vehicle.”
NID YW’N WYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG NAC YMWTHIOL
(Ond angen ystyried erthygl 8 ECHR – hawl i breifatrwydd)
A yw’r wyliadwriaeth yn gudd? A.26(9)(a) | NAC YDY |
YDY |
A ydych yn cadw gwyliadwriaeth mewn perthynas ag unrhyw xxxx xx’n digwydd ar safle preswyl neu mewn cerbyd preifat? A.26(3)(a) ac A.81 | NAC YDW |
YDW |
Siart lif 2 – A ydych yn cadw gwyliadwriaeth ymwthiol?
A ydych yn cadw “gwyliadwriaeth”? A.48(2)-(4) | NAC YDW |
YDW |
NID XX XXXX YN BERTHNASOL
GWYLIADWRIAETH YMWTHIOL
Sylwch: Ni all awdurdod lleol ganiatáu gwyliadwriaeth o’r fath
NAC YDW | |
A ydych yn cadw gwyliadwriaeth drwy ddefnyddio dyfais wyliadwriaeth? A.26(3)(b) | |
YDW | |
YDY | A yw’r ddyfais ar y safle neu tu mewn i’r cerbyd? A.26(3)(b) | |
NAC YDY | ||
A ydych yn cadw | |
gwyliadwriaeth drwy i rywun fod ar y safle neu tu mewn | NAC YDW |
i’r cerbyd? | |
A.26(3)(b) | |
YDW |
YDY
A yw’r ddyfais yn rhoi cymaint o fanylion ag y byddai dyfais ar y safle yn ei roi?
A.26(5)(b)
NID YW’N WYLIADWRIAETH YMWTHIOL
OND GALL FOD YN WYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG
(Gweler Siart Lif 1)
NAC YDY
3. Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol (CHIS)
Fe’i diffinnir yn A.26(8) o’r Ddeddf RIPA:
“…a person is a covert human intelligence source if -
(a) he establishes or maintains a personal or other relationship with a person for the covert purpose of facilitating the doing of anything falling within paragraph (b) or (c);
(b) he covertly uses such a relationship to obtain information or to provide access to any information to another person; or
(c) he covertly discloses information obtained by the use of such a relationship, or as a consequence of the existence of such a relationship.”
I bennu a yw unigolyn yn Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, rhaid gofyn tri chwestiwn:
1. A yw’r unigolyn yn sefydlu neu’n cynnal perthynas bersonol neu berthynas arall ag unigolyn?
2. A yw’r berthynas honno’n cael ei defnyddio at ddiben xxxx?
3. A yw’r diben xxxx yn hwyluso unrhyw xxxx xx’n perthyn i baragraff (b) neu (c) uchod?
Gweler Siart lif 3 i asesu a yw’r wyliadwriaeth yn cynnwys ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol.
Rhywun sy’n celu neu’n camfynegi pwy ydyw mewn gwirionedd i gasglu gwybodaeth yn gudd gan y targed neu i gael gafael ar wybodaeth ganddo yw Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol. Er enghraifft, gall Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol fod yn ymchwilydd preifat sy’n cymryd arno ei fod yn byw ar ystad dai i gasglu tystiolaeth am ddelio cyffuriau neu’n hysbysydd sy’n rhoi gwybodaeth i’r Gwasanaeth Safonau Masnach am arferion busnes anghyfreithlon mewn ffatri neu siop.
Gwerthu i rai o xxx oedran
Os yw’r person ifanc yn cael ei friffio i ddechrau sgwrs a allai arwain at gaffael gwybodaeth breifat, gall fod angen caniatâd. Fodd bynnag, os na ddywedir wrth y person ifanc am gyfathrebu, ac felly os na chaiff unrhyw wybodaeth breifat ei chaffael, nid oes angen caniatâd.
Y prif bwyntiau i’w nodi:
A. Nid yw gwirfoddolwr cyhoeddus yn Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol. Mae Cod Ymarfer y Swyddfa Gartref ar Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol (Para 2.18) yn datgan:
“In many cases involving human sources, a relationship will not have been established or maintained for a covert purpose. Many sources merely volunteer or provide information that is within their personal knowledge, without being induced, asked, or tasked by a public authority. This means that the source is not a CHIS for the purposes of the 2000 Act and no authorisation under the 2000 Act is required.”
Rhaid gofalu nad yw rhywun sy’n wirfoddolwr cyhoeddus yn y lle cyntaf yn troi’n ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol yn y pen draw.
B. Rhaid bod perthynas yn cael ei defnyddio’n gudd i ddarparu mynediad at wybodaeth neu i ddatgelu gwybodaeth yn gudd. Os byddwch yn rhoi dyddiadur i achwynydd er mwyn iddo nodi pwy sy’n mynd a dod, nid yw’r unigolyn hwnnw’n ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol.
C. O xxx xxx amgylchiadau, gall fod angen caniatâd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol i ddefnyddio prawf brynwr.
Mae Cod Ymarfer y Swyddfa Gartref ar Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol (Para 2.15) yn datgan:
“The word “establishes” when applied to a relationship means “set up”. It does not require, as “maintains” does, endurance over any particular period. Consequently, a relationship of seller and buyer may be deemed to exist between a shopkeeper and a customer even if only a single transaction takes place. Repetition is not always necessary to give rise to a relationship, but whether or not a relationship exists depends on all the circumstances including the length of time of the contact between seller and buyer and the nature of any covert activity.”
Mae’r Cod Ymarfer hefyd yn cynnwys yr enghreifftiau a ganlyn – i helpu i ddarlunio ac i ddehongli darpariaethau penodol – ond nid ydynt yn ddarpariaethau yn y Cod. Dim ond i roi arweiniad y maent wedi’u cynnwys.
“Example 1: Intelligence suggests that a local shopkeeper is openly selling alcohol to underage customers, without any questions being asked. A juvenile is engaged and trained by a public authority and then deployed in order to make a purchase of alcohol. In these circumstances any relationship, if established at all, is likely to be so limited in regards to the requirements of the 2000 Act that a public authority may conclude that a CHIS authorisation is unnecessary. However, if the test purchaser is wearing recording equipment but is not authorised as a CHIS, consideration should be given to granting a directed surveillance authorisation.
Example 2: In similar circumstances, intelligence suggests that a shopkeeper will sell alcohol to juveniles from a room at the back of the shop, providing he has first got to know and trust them. As a consequence the public authority decides to deploy its operative on a number of occasions, to befriend the shopkeeper and gain his trust, in order to purchase alcohol. In these circumstances a relationship has been established and maintained for a covert purpose and therefore a CHIS authorisation should be obtained.”
Pan fyddant yn ystyried gweithgareddau prawf brynu gan rai o xxx oedran, rhaid i’r swyddogion ymchwilio a’r Swyddog Awdurdodi hefyd roi sylw i:
• God Ymarfer y Swyddfa Gwell Rheoleiddio (BRDO) ar Gynnyrch â Chyfyngiadau Oedran.
NA FYDD
SEFYLLFA LLE DEFNYDDIR FFYNHONNELL CUDDWYBODAETH DDYNOL
Ystyried cael caniatâd
NID YW’N SEFYLLFA LLE DEFNYDDIR FFYNHONNELL CUDDWYBODAETH DDYNOL
GOFYN AM GYMERADWYAETH GAN YNAD
Siart lif 3 – A ydych yn defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol?
A ydych yn defnyddio unigolyn i gael gafael ar wybodaeth neu i gael mynediad ati ar xxxx xxxx? | NAC YDW |
YDW |
NID XX XXXX YN BERTHNASOL
A fydd yn sefydlu neu’n cynnal perthynas bersonol neu berthynas arall ag unigolyn arall? | NA FYDD |
BYDD |
A fydd yn gwneud hyn at ddiben xxxx defnyddio perthynas o’r fath yn gudd i gael gafael wybodaeth neu i ddarparu mynediad at unrhyw wybodaeth neu at unigolyn arall? | ||
BYDD | NA FYDD | |
A fydd yn gwneud hyn at ddiben xxxx datgelu gwybodaeth sy’n cael ei chaffael drwy ddefnyddio perthynas o’r fath neu o ganlyniad i fodolaeth perthynas o’r fath? BYDD | ||
4. Data cyfathrebu
Daeth Gorchymyn Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Data Cyfathrebu) 2010 (OS 2010 rhif 480) i rym ar 6 Ebrill 2010 ac mae’n cadarnhau’r pwerau a geir ym Mhennod 2 o RIPA a ddarparwyd i’r Awdurdodau Lleol gan Orchymyn cyfatebol 2003.
Yn gryno, mae Pennod 2 yn caniatáu i Awdurdod Cyhoeddus gaffael gwybodaeth a ddiffnnir fel “data cyfathrebu” (“communications data”). Mae hyn yn cynnwys data tanysgrifio a data gwasanaeth ond nid “data traffig” (“traffic data”) fel y’i diffinnir gan y Ddeddf.
Y diffiniad o ddata cyfathrebu
Gwybodaeth sy’n cael ei chadw gan ddarparwyr gwasanaethau cyfathrebu (e.e. cwmnïau telathrebu, rhyngrwyd a phost) sy’n ymwneud â chyfathrebiadau’u cwsmeriaid yw data cyfathrebu. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud â defnyddio gwasanaeth cyfathrebu, ond nid cynnwys y cyfathrebiadau’u hunain.
Gellir rhannu “data cyfathrebu” yn fras i dri chategori:
1. A.21(4)(a) – “data traffig” (“traffic data”); Data sy’n cael eu cynhyrchu gan y Darparwr Gwasanaeth Cyfathrebu yn ystod y broses o anfon cyfathrebiad yw’r data hyn fel arfer. (Nid yw data o’r fath wedi’u cynnwys yng nghaniatâd yr awdurdod lleol);
2. A.21(4)(b) – Gwybodaeth am ddefnydd o’r serfiwr neu am xxxxxx – y defnydd y mae unigolyn yn ei wneud o’r gwasanaeth h.y. cofnodion ffôn wedi’u heitemeiddio; e.e. y rhifau a ffoniwyd, cofnodion cysylltu wedi’u heitemeiddio, amseriad a hyd y gwasanaethau wedi’u heitemeiddio, gwybodaeth am ddatgysylltu ac ailgysylltu; darparu a defnyddio gwasanaethau trosglwyddo/ailgyfeirio; galwadau cynhadledd; negeseuon am alwadau; gwybodaeth am alwadau sy’n aros; a rhifau a waharddwyd.
3. A21(4)(c) – Cofnodion post gan gynnwys cofnodion eitemau a anfonwyd drwy’r post cofrestredig, y post cofnodedig neu ddosbarthiad arbennig.
Enghreifftiau:
• Yng nghyd-destun data ffôn, mae’n cynnwys rhif y ffôn a ddefnyddiwyd i wneud yr alwad a rhif y ffôn a oedd yn derbyn yr alwad. Mae hefyd yn cynnwys dyddiad, amser, hyd a lleoliad yr alwad, ond NID cynnwys yr alwad ffôn.
• O ran e-xxxx a’r rhyngrwyd, mae’n cynnwys manylion y cyfrif tanysgrifio. Mae hefyd yn cynnwys y dyddiadau a’r amseroedd y cafodd negeseuon e-xxxx eu xxxxxx xxx’u derbyn. Nid yw cynnwys negeseuon e-xxxx yn xxxx o ddata cyfathrebu. Mae gwefannau’n rhan o ddata cyfathrebu, ond nid yr union dudalennau gwe y bu unigolyn yn ymweld â nhw.
• Yng nghyd-destun llythyr, mae’n cynnwys y wybodaeth ar yr amlen ond nid cynnwys y llythyr. Xxxxx, xxx’r wybodaeth yn cynnwys enw a chyfeiriad y xxxx xx’n derbyn y llythyr a’r nod post sy’n dangos ymhle y cafodd y llythyr ei anfon a phryd. Gall hefyd gynnwys cyfeiriad y xxxx xxxx wedi anfon y llythyr os yw wedi’i nodi ar yr amlen.
Ymyrryd â data cyfathrebu
NI CHANIATEIR recordio galwadau ffôn rhwng dau xxxxx pan nad yw’r xxxxx xxxxx na’r llall yn gwybod bod yr alwad yn cael ei recordio, ac eithrio pan fydd gwarant wedi’i rhoi o xxx Bennod 1, Rhan 1 o RIPA. Dim ond yr Ysgrifennydd Gwladol all roi gwarant o’r xxxx xx NID yw gweithgareddau o’r fath yn rhan o gylch gwaith ymchwiliadau awdurdod lleol.
Mewn rhai sefyllfaoedd, gall y xxxx xx’n ffonio neu’n derbyn galwad gydsynio i’r sgwrs ffôn gael ei recordio. O xxx amgylchiadau o’r fath, nid oes angen gwarant o xxx Bennod 2, Rhan 1 o RIPA. I gadw gwyliadwriaeth o’r fath, bydd xxxxx xx xxxxx caniatâd i gadw gwyliadwriaeth gyfeiriedig neu ganiatâd i ddefnyddio ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol os mai ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol sy’n gwneud neu’n derbyn yr alwad (fel arfer swyddog sy’n gweithio’n gudd).
Os yw’r swyddog neu’r ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol yn bwriadu recordio sgwrs ffôn fel rhan o weithgareddau gwyliadwriaeth gyfeiriedig neu weithgareddau sy’n defnyddio ffynhonnell cuddwybodaeth ddynol sydd eisoes wedi’u caniatáu, nid oes angen cael caniatâd arbennig neu ganiatâd ychwanegol.
Nid yw fframwaith deddfwriaethol RIPA’n berthnasol i’r gwaith o recordio sgyrsiau ffôn at ddibenion nad ydynt yn gysylltiedig â phwerau ymchwilio.
Cyflogeion
Nid yw A.1 RIPA yn berthnasol i’r Awdurdodau Lleol, ac eithrio pan fo Rheoliadau Telathrebu (Arferion Busnes Cyfreithlon) (Ymyrryd â Chyfathrebiadau) 2000 - OS2000/2699 - yn berthnasol. Mae’r fframwaith deddfwriaethol yn caniatáu i’r Cyngor ymyrryd â chyfathrebiadau e-xxxx a ffôn ei gyflogeion a monitro’r modd y maent yn defnyddio’r rhyngrwyd heb fod angen caniatâd xxxxxxx xxxx, a hynny er mwyn xxxx xxx ganfod trosedd neu ganfod defnydd o’r systemau hyn nad yw wedi’i ganiatáu. I gael mwy o wybodaeth am y rheoliadau hyn, cysylltwch â’r Uwch Swyddog Cyfrifol a/neu’r Pennaeth Gwasanaeth Cyllid neu’r Pennaeth Gwasanaeth TGCh a Chwsmeriaid. Dylech hefyd roi sylw i Bolisi Diogelwch Gwybodaeth mewnol y Cyngor a chael cipolwg ar “Ganllaw Cyflym Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch y Cod Ymarfer Cyflogaeth”.
5. Gwyliadwriaeth nad yw’n cael ei rheoleiddio gan RIPA
X xxxx i’w gilydd, gall fod angen i awdurdod lleol gadw gwyliadwriaeth nad yw’n cael ei rheoleiddio gan RIPA. Mae hyn yn iawn gan mai deddfwriaeth ganiataol xx XXXX. Xxx’r math hwn o wyliadwriaeth tu hwnt i gwmpas y ddogfen hon. Ceir mwy o wybodaeth mewn dogfen arall “Canllawiau i Swyddogion - Gwyliadwriaeth nad yw’n cael ei rheoleiddio gan RIPA” (“Non-RIPA Surveillance Guidance for Officers”) (2016) (Atodiad 5) sy’n amlinellu’r gweithdrefnau i’w dilyn mewn achosion o’r fath, gan gynnwys ffurflen gais.
Rhaid i Swyddogion Ymchwilio gael cyfeirnod unigryw gan yr Uwch Swyddog Cyfrifol cyn ei gyflwyno i’r Swyddog Awdurdodi.
Mae’r Swyddogion Awdurdodi yn cynnwys:
• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Cyllid a Chaffael
• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Pobl a Threfniadaeth
• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Polisi a Pherfformiad
• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Gwasanaethau Oedolion a Chyfarwyddwr Statudol y Gwasanaethau Cymdeithasol
Fe’ch anogir i ddefnyddio dulliau tebyg ar gyfer gweithgareddau na all Deddf 2000 eu hamddiffyn. O xxx amgylchiadau o’r fath, caiff y diffiniadau statudol eu bodloni, ond nid ar y seiliau a nodir yn RIPA. Mae’n dal i fod yn ofynnol ystyried hawliau dynol. Xxx xxxxxx ganiatáu yn darparu archwiliad defnyddiol o’r penderfyniadau a’r camau gweithredu. Mae’r broses yn adlewyrchu’r un ar gyfer Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig, ar wahân i gymeradwyaeth farnwrol.
Bydd y Swyddog Monitro yn cadw cofrestr o ganiatadau nad ydynt yn cael eu rheoleiddio gan RIPA, ynghyd â chopïau o ffurflenni cais.
Drwy ganiatáu gweithgareddau o xxx XXXX, xxx’n rhoi amddiffyniad i awdurdodau cyhoeddus o xxx X.27 h.y. mae’r gweithgaredd yn gyfreithlon at xxx xxxxx, ar yr xxxx bod caniatâd wedi’i roi, ac mae gweithredoedd y swyddogion yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth. Fodd bynnag, o fethu â chael caniatâd, nid yw’n golygu bod y wyliadwriaeth gudd yn anghyfreithlon.
Xxx xxxxx 80 o RIPA’n cynnwys amddiffyniad cyffredinol ar gyfer gweithredoedd cyfreithlon. Tarian xx XXXX, nid cleddyf.
Gall awdurdod lleol fod yn awyddus i gadw gwyliadwriaeth nad yw’n cael ei rheoleiddio gan RIPA am un o ddau reswm:
I. Troseddau nad ydynt yn cael eu cosbi drwy chwe mis x xxxxxxx
Fel y dywedwyd uchod, ni chaiff Swyddogion Awdurdodi’r awdurdod lleol ganiatáu Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig oni bai ei bod yn cael ei chyflawni i xxxx xxx i ganfod trosedd a’i bod yn bodloni’r xxxx a bennir yn Erthygl 7A(3)(a) neu (b) newydd Gorchymyn 2010, sef bod modd cosbi’r drosedd y maent yn ceisio’i xxxxx xxx’i chanfod, o gael collfarn ddiannod neu dditiad, drwy o leiaf 6 mis x xxxxxxx, xxx xx bod yn drosedd o xxx adrannau 146, 147 neu 147A o Ddeddf Trwyddedu 2003 xxx xxxxx 7 o Ddeddf Plant a Phobl Ifanc 1933 (troseddau sy’n ymwneud â gwerthu tybaco ac alcohol i blant o xxx oedran).
Fodd bynnag, hyd yn oed os nad yw trosedd yn bodloni’r prawf chwe mis, nid yw’n golygu na ellir cadw gwyliadwriaeth gudd.
II. Cadw gwyliadwriaeth ar gyflogeion
Trafodir y mater hwn mewn dogfen ar wahân.
Ni fydd modd caniatáu’r rhan fwyaf o’r gwaith o gadw gwyliadwriaeth ar gyflogeion o xxx XXXX.
Cydymffurfio â’r gofynion hawliau dynol
Ni fydd RIPA’n amddiffyn unrhyw wyliadwriaeth gudd a wneir heb ganiatâd RIPA (h.y. yr amddiffyniad yn adran 27). Fodd bynnag, gellir cyflawni gwaith o’r fath ar yr xxxx ei fod yn cydymffurfio â’r Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol. Gellir gorfodi’r Confensiwn hwn yn uniongyrchol yn erbyn awdurdodau cyhoeddus o xxx Ddeddf Hawliau Dynol 1998, fel y nodwyd uchod.
I fodloni gofynion Erthygl 8, rhaid bod y wyliadwriaeth gudd yn angenrheidiol ac yn gymesur. Wrth benderfynu a yw’n angenrheidiol ac yn gymesur, xxx xxxxx ystyried y ffactorau sy’n cael eu hystyried wrth ganiatáu gwyliadwriaeth a reoleiddir gan RIPA.
6 Y rhyngrwyd a gwefannau rhwydweithio cymdeithasol
1. Nid yw’r ffaith ei bod hi xxxxxxx yn arferol neu’n rhwydd cyflawni ymchwiliad digidol/electronig yn lleihau’r angen i gael caniatâd. Rhaid i’r Swyddogion Ymchwilio a’r Swyddogion Awdurdodi ofalu eu bod yn deall sut y mae systemau gwefannau rhwydweithio cymdeithasol yn gweithio. Ni ddylai’r Swyddogion Awdurdodi gymryd yn ganiataol bod y xxxxx ddarparwr gwasanaeth o reidrwydd yr un fath â’r llall, na chymryd yn ganiataol bod y gwasanaethau a ddarperir yr un fath.
2. Yr unigolyn sy’n gyfrifol am osod gosodiadau preifatrwydd digonol i sicrhau nad oes modd cael gafael ar wybodaeth breifat heb ganiatâd. Ni ddylid tybio’n awtomatig fod unrhyw ddata a gyhoeddwyd, ac felly nad yw o xxx reolaeth yr awdur mwyach, yn ddata “ffynhonnell agored” neu’u bod ar gael yn gyhoeddus. Xxx xxx yr awdur hawl resymol i ddisgwyl preifatrwydd os yw wedi gosod rheolaethau mynediad. Gellir tybio bod rhai mathau o ddata’n gyfathrebu preifat pan fyddant yn cael eu trosglwyddo (e.e. negeseuon gwib).
3. Os oes gosodiadau preifatrwydd ar gael ond nad ydynt ar waith, gellir tybio bod y data’n ffynhonnell agored – mewn achosion o’r fath, nid oes angen caniatâd fel rheol.
O ymweld â gwefannau ffynhonnell agored dro ar ôl tro, gall fod yn gyfystyr â gwyliadwriaeth gyfeiriedig, fesul achos.
Mae natur y cyfrwng yn berthnasol.
Enghraifft 1
“Facebook” – os yw’r data’n cael eu trosglwydo i “Ffrindiau” yn unig, mae’n rhesymol tybio ei bod yn wybodaeth breifat, a bod disgwyl iddi fod yn breifat, oherwydd mai dim ond i grŵp neilltuol y cafodd y wybodaeth ei throsglwyddo.
Enghraifft 2
“Twitter” – gellir tybio bod y negeseuon hyn yn cyfathrebu â’r byd yn ei gyfanrwydd, ond gall fod yn wyliadwriaeth gyfeiriedig os oes meini prawf chwilio’n cael eu defnyddio.
Os gall unrhyw aelod o’r cyhoedd gael mynediad at y wybodaeth (e.e. os nad oes system feto ar waith), nid yw’n wybodaeth breifat.
Fel arfer, nid oes angen caniatâd ar gyfer gwybodaeth ffynhonnell agored. Fodd bynnag, os ydych yn llunio proffil o ffordd o fyw unigolyn, gall fod yn wyliadwriaeth gyfeiriedig.
4. A chymryd nad oes gwarant yn ei lle i ganiatáu ymyrryd â gwybodaeth (yn unol ag A48(4) RIPA), os tybir ei bod yn angenrheidiol ac yn gymesur i Awdurdod Lleol fynd ati’n gudd i xxxxx mynediad a reolir, bydd angen caniatâd Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig o leiaf.
5. Xxx xxxxx caniatâd i ddefnyddio ac i gyfarwyddo Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol os bydd y rhyngweithio’n barhaus ac os bydd perthynas yn cael ei sefydlu a’i chynnal gan aelod o awdurdod cyhoeddus, neu gan asiant sy’n gweithredu ar ei ran (h.y. mae’r gweithgarwch yn mynd ymhellach na dim ond darllen cynnwys y wefan). Gallai hyn ddigwydd pe bai swyddog yn gofyn yn gudd i gael bod yn “ffrind” i rywun ar wefan rhwydweithio cymdeithasol.
6. O ran defnyddio sefydliad masnachu ar y rhyngrwyd, fel e-bay neu Amazon Marketplace, dim ond os bydd perthynas gudd yn cael ei meithrin y bydd angen caniatâd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol. Os byddwch yn defnyddio manylion prynu dirgel dim ond i brynu rhywbeth yn electronig ac yn agored, ni fydd angen caniatâd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol oherwydd na fyddwch fel arfer yn meithrin perthynas ar yr adeg hon. Os bydd aelod o awdurdod cyhoeddus, neu asiant sy’n gweithredu ar ei ran, yn sefydlu neu’n cynnal perthynas (h.y. mae’r gweithgaredd yn mynd ymhellach na dim ond darllen cynnwys y wefan), bydd angen cael caniatâd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.
7. Nid yw’n anghyfreithlon i aelod o awdurdod cyhoeddus greu hunaniaeth ffug. Fodd bynnag, ni chynghorir unigolyn o’r fath i wneud hynny at ddibenion xxxx heb ganiatâd.
8. Ni ddylai aelod o awdurdod cyhoeddus fabwysiadu hunaniaeth unigolyn y mae’r xxxx xxxx o ddiddordeb iddo, neu ddefnyddwyr y wefan, yn ei adnabod neu’n debygol o’i adnabod, heb ganiatâd, heb ganiatâd y sawl y bydd yn defnyddio’i hunaniaeth na heb roi sylw dyledus i ffordd o amddiffyn yr unigolyn hwnnw. Rhaid i’r caniatâd nodi’n benodol (yn ysgrifenedig) xxxx y caniateir ei wneud a xxxx na chaniateir ei wneud.
9. Os byddwch yn defnyddio lluniau o’r unigolyn arall i ategu’r hunaniaeth ffug heb ei ganiatâd, byddwch yn torri deddfau eraill.
7. Camerâu teledu cylch cyfyng
System agored yw system camerâu teledu cylch cyfyng (CCTV) y Cyngor ar gyfer canol trefi. Bydd aelodau o’r cyhoedd yn gwybod bod systemau o’r fath yn cael eu defnyddio.
Mae Deddf Diogelu Data 1998 a Chod Ymarfer y Swyddfa Gartref ar Gamerâu Gwyliadwriaeth 2008 (fel y’i diwygiwyd gan God Ymarfer y Swyddfa Gartref ar Gamerâu Gwyliadwriaeth (2013)) yn berthnasol i’r modd y mae’r system yn gweithredu.
Mae dogfen arall yn egluro’r modd y mae’r system yn cael ei defnyddio:
Gweithredu Camerâu Teledu Cylch Cyfyng Cyhoeddus – Cyngor Sir Ceredigion a Heddlu Dyfed Powys (Tachwedd 2010). Roedd y ddogfen hon wrthi’n cael ei hadolygu i ystyried deddfwriaeth a chanllawiau diweddar, ynghyd ag argymhellion Arolygydd Swyddfa’r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth.
Ar 1 Awst 2014, cafodd system CCTV canol tref agored y Cyngor ei datgomisiynu.
Ni chaiff y ddogfen hon ei hadolygu mwyach.
Gweler Rhan 4 isod – Canllawiau i Swyddogion Awdurdodi
Hefyd gweler Siart lif 4 – Awdurdodi gwyliadwriaeth nad yw’n cael ei rheoleiddio gan RIPA
Cydymffurfio â’r gofynion diogelu data
Wrth gadw gwyliadwriaeth gudd ar gyflogeion mewn modd nad yw’n cael ei rheoleiddio gan RIPA, bydd Deddf Diogelu Data 2018 yn berthnasol gan fod gwybodaeth bersonol am unigolion sy’n fyw yn cael ei phrosesu e.e. eu symudiadau, lluniau ac ati.
Mae’r Comisiynydd Gwybodaeth wedi cyhoeddi Cod Ymarfer Arferion Cyflogaeth mewn perthynas â diogelu data (ar gael yn xxx.xxx.xxx.xx). Nid yw’r math hwn o wyliadwriaeth yn cael ei drafod yn y ddogfen hon.
Yn y ddau achos uchod, mae’n bwysig sicrhau bod trywydd archwilio priodol ar gael ar ffurf cofnodion ysgrifenedig.
Siart lif 4 – Caniatáu gwyliadwriaeth nad yw’n cael ei rheoleiddio gan RIPA
C.1 – A yw’r wyliadwriaeth yn angenrheidiol?
Xxxx xx xxxxx y wyliadwriaeth?
Er enghraifft:
• Trosedd
• Trefn gyhoeddus
• Diogelwch y cyhoedd
• Camwedd gan staff
• Amddiffyn plant
• Mater difrifol arall
C.2 – A yw’r wyliadwriaeth yn gymesur?
Dylech ystyried:
• Maint a chwmpas yr ymgyrch
• Y dulliau a ddefnyddir
• Y dulliau eraill y byddai modd eu defnyddio
• Defnydd priodol o’r ddeddfwriaeth
• Yr effaith ar y sawl a ddrwgdybir
IE
YDY
NAC YDY
NA
C.3 – A ydych wedi ystyried yr hyn y gallwch ei wneud (os o gwbl) i leihau / xxxx ymyrraeth anuniongyrchol?
Dylech ystyried e.e.:
• Maint a chwmpas yr ymgyrch
• Y cyfrwng / cyfarpar a ddefnyddir
• Amseriad y wyliadwriaeth
• Hyd y wyliadwriaeth
NI ELLIR EI CHANIATÁU
NADDO 27
DO
GOFYNNWCH AM GANIATÂD YSGRIFENEDIG
RHAN 3 – Y DREFN O GAEL CANIATÂD
1) Caniatâd Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig
Os ydych yn credu bod y camau yr ydych yn bwriadu’u cymryd yn cydweddu â’r diffiniad o wyliadwriaeth gudd gyfeiriedig, bydd angen ichi wneud cais am ganiatâd RIPA.
Tair prif elfen unrhyw ganiatâd RIPA yw rheidrwydd, cymesuredd ac a oes unrhyw risg o ymyrraeth anuniongyrchol.
Cyn i’r Swyddog Awdurdodi ganiatáu’r cais RIPA, bydd xxxxx xxxx fod yn siŵr bod y caniatâd yn angenrheidiol er mwyn xxxx xxx ganfod trosedd, bod y wyliadwriaeth yn gymesur â’r canlyniad gofynnol, a bod unrhyw risg o ymyrraeth anuniongyrchol wedi’i nodi a’i lleihau.
Ni fydd y gweithgaredd gwyliadwriaeth yn gymesur os yw’n ormodol o ystyried amgylchiadau’r achos neu os yw’n rhesymol cael gafael ar y wybodaeth drwy ddulliau llai ymwthiol.
Dim ond y Prif Weithredwr sy’n meddu ar y pŵer i ganiatáu gwyliadwriaeth gyfeiriedig sy’n cynnwys ffilmio unrhyw Aelod etholedig, unrhyw Gyfarwyddwr Strategol neu unrhyw Bennaeth Gwasanaeth yn gudd.
Os bydd y gweithgareddau’n newid yn ystod yr ymgyrch, bydd angen gwneud cais i adolygu’r caniatâd.
Rôl y Swyddog Ymchwilio – yr Ymgeisydd
Rôl yr Ymgeisydd yw cyflwyno ffeithiau’r cais i gadw gwyliadwriaeth gudd:
• Y drosedd y bydd yn ymchwilio iddi
• Y rheswm y bwriedir cyflawni’r ymchwiliad yn gudd
• Y tactegau xxxx y gwneir cais i’w defnyddio
• Y rhesymau dros wneud cais i ddefnyddio’r tactegau xxxx hynny
• Y sawl y bydd y gwaith gwyliadwriaeth gudd yn canolbwyntio arno
• Y bobl eraill y bydd yn effeithio arnynt
• Y ffordd y bwriedir cadw gwyliadwriaeth gudd
• Darparu ffeithiau a thystiolaeth
Nid yw’n ofynnol i’r Ymgeisydd haeru bod y camau i’w cymryd yn angenrheidiol ac yn gymesur – cyfrifoldeb statudol y Swyddog Awdurdodi yw hwnnw.
Llenwi’r ffurflenni
Bydd angen ichi wneud cais gan ddefnyddio’r ffurflen berthnasol. Gallwch lawrlwytho’r ffurflenni o wefan y Swyddfa Gartref: xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx
Ar y ffurflenni cais ar gyfer gwyliadwriaeth gyfeiriedig, bydd angen rhoi’r wybodaeth a ganlyn:
• Y gweithgaredd y xxx xxxxx ei ganiatáu
• Enwau’r bobl a fydd yn destun gwyliadwriaeth gyfeiriedig, os yw’r wybodaeth honno ar gael
• Crynodeb o’r ymchwiliad
• Eglurhad o’r technegau yr ydych yn bwriadu’u defnyddio
• Cadarnhad mai amcan y weithred arfaethedig yw xxxx xxx ganfod trosedd
• Eglurhad o’r rhesymau yr ydych yn credu bod gwyliadwriaeth gyfeiriedig yn gymesur â’r canlyniad yr ydych yn ceisio’i gyflawni
• Eglurhad o’r wybodaeth yr ydych yn gobeithio cael gafael arni
• Asesiad o’r posibilrwydd o ymyrraeth anuniongyrchol (h.y. i xx xxxxxx y bydd yn ymyrryd â phreifatrwydd unigolion ac eithrio’r rheini y mae’r gweithgaredd yn eu targedu)
• A fydd unrhyw wybodaeth gyfrinachol yn cael ei chaffael
• Os oes angen caniatâd ar fyrder, y rhesymau dros hynny
• Cyfeirnod Unigryw a geir gan yr Uwch Swyddog Cyfrifol ac a nodir ar y ffurflen
• Ar y ffurflen, dylech nodi’r math o “drosedd” o xxx sylw – dylai’r ffurflenni cais fod yn benodol. Nid yw defnyddio’r gair “trosedd” yn ddigonol. Nid yw’n briodol cyflawni ymchwiliad heb reswm penodol gan obeithio cael hyd i wybodaeth.
Cewch hyd i ffurflenni enghreifftiol yn Atodiad 1, ynghyd â chyfarwyddiadau manwl ynghylch sut i’w llenwi. Bydd Siart lif 5 o gymorth i chi hefyd.
Dylai’r swyddogion sy’n gwneud cais a’r Swyddogion Awdurdodi hefyd sicrhau eu bod yn gwybod am y dogfennau a ganlyn a’u bod yn rhoi sylw iddynt:
• Cod Ymarfer diwygiedig y Swyddfa Gartref ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo
• Gweithdrefnau a Dogfennau Cyfarwyddyd Swyddfa’r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth
• Y polisi hwn
• Pecyn adnoddau ACT NOW
Sylwch: Ni ddylech ddefnyddio testun safonol pan fyddwch yn llenwi cais am ganiatâd. Rhaid i’r esboniad a’r wybodaeth a roddir ar y ffurflen fod yn berthnasol i ffeithiau’r achos a rhaid iddynt ddatgan amcanion y wyliadwriaeth yn glir.
2) Caniatâd i ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol o xxx XXXX
Oherwydd y gofynion statudol y xxx xxxxx ymlynu wrthynt pan fydd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael ei defnyddio, nid yw’n debygol y bydd modd defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol mewn ymchwiliad heb gryn dipyn o gynllunio ymlaen llaw. Dim ond o xxx amgylchiadau eithriadol y bydd Cyngor Sir Ceredigion yn ystyried defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol fel dull o gadw gwyliadwriaeth ac xx xxxxx ofyn am gymorth yr Heddlu.
Os yw unrhyw un o swyddogion y Cyngor yn bwriadu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, dylai ofyn am gyngor ac arweiniad gan y Gwasanaethau Cyfreithiol cyn gwneud unrhyw xxxx.
Sylwch nad yw aelod o’r cyhoedd sy’n gwirfoddoli yn Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.
Defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol Ifanc
Mae’r broses o ganiatáu i Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ifanc (o xxx 18 oed) gael ei defnyddio yn cynnwys rhagofalon arbennig. Ni ellir rhoi caniatâd oni bai fod y darpariaethau a geir yng Ngorchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Pobl Ifanc) 2000 yn cael eu bodloni.
Os ydych yn bwriadu defnyddio pobl ifanc neu bobl sy’n agored i niwed fel Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol, rhaid ichi ofyn am ganiatâd y Prif Weithredwr neu, yn ei absenoldeb, Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol.
Os yw unrhyw un o swyddogion y Cyngor yn bwriadu defnyddio person ifanc fel Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, dylai ofyn am gyngor ac arweiniad gan y Gwasanaethau Cyfreithiol cyn gwneud unrhyw xxxx.
Llenwi’r ffurflenni
Bydd angen ichi ddefnyddio’r ffurflen berthnasol i wneud cais. Gallwch lawrlwytho’r ffurflenni o wefan y Swyddfa Gartref, xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxx. Bydd angen rhoi’r wybodaeth a ganlyn ar y ffurflen gais:
• Manylion yr hyn y bydd y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael ei defnyddio ar ei gyfer
• Enw’r sawl a gaiff ei ddefnyddio fel Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, os yw’n wybyddus
• Manylion yr hyn y bydd gofyn i’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ei wneud
• Manylion yr ymchwiliad
• Y rheswm dros gredu bod defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn gymesur
• Eglurhad o’r wybodaeth yr ydych yn gobeithio cael gafael arni
• Y posibilrwydd o ymyrraeth anuniongyrchol (h.y. ymyrryd â phreifatrwydd unigolion nad ydynt yn rhan o’r ymchwiliad)
• Y tebygrwydd y byddwch yn cael gafael ar wybodaeth gyfrinachol
• Cyfeirnod Unigryw a geir gan yr Uwch Swyddog Cyfrifol ac a nodir ar y ffurflen
Dylai’r swyddogion sy’n gwneud cais a’r Swyddogion Awdurdodi hefyd sicrhau eu bod yn gwybod am y dogfennau a ganlyn a’u bod yn rhoi sylw iddynt:
• Cod Ymarfer diwygiedig y Swyddfa Gartref ar Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol
• Y polisi hwn
• Gweithdrefnau a Dogfennau Cyfarwyddyd Swyddfa’r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth
• Pecyn adnoddau ACT NOW
Cewch hyd i ffurflenni enghreifftiol yn Atodiad 2, ynghyd â chyfarwyddiadau manwl ynghylch sut i’w llenwi. Bydd Siart lif 5 o gymorth i chi hefyd.
Sylwch: Yn yr un modd â’r ffurflenni cais am ganiatâd i gadw gwyliadwriaeth gyfeiriedig, ni ddylech ddefnyddio testun safonol pan fyddwch yn llenwi cais am ganiatâd i ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.
Cyn rhoi caniatâd, bydd rhaid bodloni’r Swyddog Awdurdodi fod y caniatâd yn angenrheidiol i xxxx xxx ganfod trosedd. Rhaid i’r Swyddog Awdurdodi hefyd gredu bod defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn gymesur â’r canlyniad gofynnol a bod gweithdrefnau digonol ar waith i gadw cofnodion o’r ymgyrch. Bydd angen ystyried ymyrraeth anuniongyrchol hefyd.
Wrth ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, rhaid i’r Swyddog Awdurdodi a’r swyddog sy’n cyflwyno’r cais roi sylw i adran 29(5) o RIPA ac i Reoliadau Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Cofnodion Ffynhonnell) 2000.
Mae’r darpariaethau hyn yn darparu (ymhlith pethau eraill) yr hyn a ganlyn:
• Bod swyddog yn y Cyngor yn ysgwyddo cyfrifoldeb o ddydd i ddydd am y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol xxx amser
• Bod swyddog arall yn y Cyngor yn cadw golwg cyffredinol ar y modd y mae’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael ei defnyddio
• Bod y cofnodion yn nodi gwybodaeth bwysig sy’n gysylltiedig â diogelwch a lles y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol
• Bod y tasgau a roddir i’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a’r defnydd a wneir o’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael eu cofnodi
• Manylion adnabod y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a’r manylion adnabod y mae’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn eu defnyddio
• Bod cofnodion yn cael eu cadw o’r xxxx gyfathrebu a’r xxxx gysylltiadau rhwng y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a’r Cyngor / y swyddog perthnasol yn y Cyngor.
3) Cael gafael ar ddata cyfathrebu drwy Un Pwynt Cyswllt (SPOC) y Rhwydwaith Gwrth-dwyll Cenedlaethol (NAFN)
Mae Cyngor Sir Ceredigion yn defnyddio gwasanaethau’r Rhwydwaith Gwrth-dwyll Cenedlaethol (NAFN) sy’n gweithredu fel Un Pwynt Cyswllt (SPOC) achrededig gyda Darparwyr Gwasanaethau Cyfathrebu a Darparwyr Gwasanaethau Rhyngrwyd.
Ers 2012 mae’r drefn o gael caniatâd i ddefnyddio data cyfathrebu’n debyg, ar y cyfan, i’r drefn o gael caniatâd i gadw gwyliadwriaeth gudd gyfeiriedig, ar wahân i’r ffaith fod NAFN yn gweithredu fel SPOC.
I ddefnyddio gwefan ddiogel NAFN, rhaid i’r ymgeiswyr gofrestru’n unigol ar wefan NAFN yn xxx.xxxx.xxx.xx. Ar ôl cofrestru, rhaid i’r ymgeisydd lenwi’r ffurflen gais ar- lein a’i chyflwyno’n electronig i un o swyddogion NAFN. Bydd yn rhoi gwybod i’r ymgeisydd a oes xxxxx xxxx wneud unrhyw newidiadau. Gellir lawrlwytho’r ffurflenni perthnasol o wefan y Swyddfa Gartref hefyd. Ceir ffurflenni enghreifftiol yn Atodiad 3.
Bydd y swyddog NAFN a benodir yn SPOC, ymhlith pethau eraill, yn cyflawni rôl rheoli ansawdd ac yn rhoi cyngor i’r swyddog ymchwilio a’r Person Dynodedig, h.y. y Swyddog Awdurdodi, am wahanol faterion, e.e. a yw’r cais yn bodloni’r gofynion statudol, a oes modd i’r Darparwyr Gwasanaethau Cyfathrebu neu’r Darparwyr Gwasanaethau Rhyngrwyd gael gafael ar y wybodaeth ofynnol yn rhwydd, ac a yw’r cais yn effeithiol o ran cost. Bydd SPOC NAFN hefyd yn gweithredu fel swyddog cyswllt gan gyfathrebu â’r Darparwyr Gwasanaethau Cyfathrebu a’r Darparwyr Gwasanaethau Rhyngrwyd.
Ar hyn o xxxx, xxx gan Gyngor Sir Ceredigion ddau swyddog sy’n cyflawni rôl y “person dynodedig” i ganiatáu ceisiadau am ddata cyfathrebu:
• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Polisi a Pherfformiad
• Swyddog Arweiniol Corfforaethol: Cyllid a Chaffael
Rhaid bod gan xxxxxx dynodedig wybodaeth ymarferol gyfredol am egwyddorion hawliau dynol, yn enwedig y rheini sy’n ymwneud â rheidrwydd a chymesuredd, a’r modd y maent yn berthnasol i unrhyw gamau i gaffael data cyfathrebu.
Yn ogystal, xxx xxx Gyngor Sir Ceredigion swyddog a achredwyd gan y Swyddfa Gartref sy’n cyflawni rôl SPOC. Fodd bynnag, dim ond o xxx amgylchiadau eithriadol, er enghraifft os nad yw gwefan NAFN yn gweithio, y bydd disgwyl i’r swyddogion ymchwilio lenwi ffurflenni papur a’u cyflwyno i SPOC yr Awdurdod i gwblhau’r broses ganiatáu. Y swyddog a ddynodwyd yn SPOC yr Awdurdod yw’r:
• Rheolwr Gwasanaethau Defnyddwyr (Safonau Masnach a Thrwyddedu).
Yn sgil y broses ddilysu a gyflawnir gan y SPOC, bydd y Person Dynodedig yn cael e- xxxx (xxx’r ffurflenni gwreiddiol os nad yw’r system electronig yn cael ei defnyddio) i ddweud bod ffurflen gais ar y wefan iddo’i hystyried. Bydd y Person Dynodedig yn llenwi’r rhan berthnasol o’r ffurflen i nodi ei benderfyniad.
Cyn bod modd i SPOC NAFN (neu SPOC yr Awdurdod) ddefnyddio’r caniatâd i gael gafael ar y data cyfathrebu gofynnol gan y Darparwyr Gwasanaethau Cyfathrebu, rhaid iddo gael ei gymeradwyo gan Ynad. Nodir y weithdrefn berthnasol yn rhan 5 o’r ddogfen hon.
Ar ôl cael cymeradwyaeth ynad, bydd SPOC NAFN (neu SPOC yr Awdurdod) yn defnyddio’r broses ganiatáu i gael gafael ar y data cyfathrebu gofynnol o gronfa ddata’r Darparwr Gwasanaethau Cyfathrebu a bydd y data’n cael eu postio ar y wefan i sicrhau mai dim ond yr ymgeisydd sy’n gallu cael gafael arnynt. Os nad yw NAFN yn gallu mynd i gronfa ddata’r Darparwr Gwasanaethau Cyfathrebu perthnasol yn uniongyrchol, bydd y SPOC yn anfon hysbysiad i’r Darparwr Gwasanaethau Cyfathrebu yn y ffordd arferol.
O ddefnyddio gwefan NAFN yn hytrach na SPOC yr Awdurdod, mae nifer o fanteision:
a) rhaid disgwyl gryn dipyn yn llai i gael gafael ar y data cyfathrebu,
b) mae’r costau a godir gan y Darparwyr Gwasanaethau Cyfathrebu am ddarparu’r data’n sylweddol is pan ddefnyddir NAFN,
c) mae’n sicrhau cysondeb ar draws yr xxxx Bersonau Dynodedig a’r Awdurdodau Lleol o ran caffael data cyfathrebu.
Gellir gofyn i ddarparwr am wybodaeth hanesyddol a gwybodaeth a ddaw yn y dyfodol, yn ddibynnol ar gyfyngiadau.
4) Gwallau
Os bydd unrhyw wall yn cael ei wneud, o ran rhoi hysbysiad neu ganiatâd neu o ganlyniad i unrhyw weithred a ganiatawyd neu unrhyw weithred i gydymffurfio â hysbysiad, dylid cadw cofnod ohono. Dim ond ar ôl cyflwyno’r hysbysiad i’r Darparwr Gwasanaethau Cyfathrebu y gall gwall ddigwydd. Os ceir hyd iddo cyn cyflwyno’r hysbysiad, ni fydd yn cyfrif fel gwall swyddogol.
Ceir dau fath o wall sef gwall adroddadwy a gwall cofnodadwy:
• Gwall lle cafodd data cyfathrebu’u caffael yn anghywir yw gwall adroddadwy ac, mewn achos o’r fath, rhaid rhoi adroddiad i’r Comisiynydd Ymyrryd â Chyfathrebu oherwydd gallai fod iddo ganlyniadau sylweddol i’r unigolyn y cafodd ei fanylion eu datgelu’n anghywir.
• Gwall lle cafodd gwall ei bennu cyn caffael y data cyfathrebu yw gwall cofnodadwy. Rhaid i’r Awdurdod gadw cofnod o’r achosion hyn, ond nid oes rhaid iddo gyflwyno adroddiad i’r Comisiynydd.
Gall gwallau adroddadwy gynnwys y gwallau a ganlyn:
• Hysbysiad sy’n cael ei wneud at ddiben, neu i gael math o ddata, na all yr awdurdod cyhoeddus ofyn i’w gweld;
• Amryfusedd dynol, fel trawsosod gwybodaeth yn anghywir;
• Darparwr Gwasanaethau Cyfathrebu’n datgelu’r wybodaeth anghywir pan fydd yn cydymffurfio â hysbysiad;
• Datgelu neu gaffael mwy o ddata nag sy’n ofynnol; Gall gwallau cofnodadwy gynnwys y gwallau a ganlyn:
• Hysbysiad nad oes modd i Ddarparwr Gwasanaethau Cyfathrebu gydymffurfio ag ef;
• Methiant i adolygu gwybodaeth a oedd eisoes ym meddiant y swyddogion, e.e. gofyn am ddata a gafodd eu caffael eisoes ar gyfer yr un ymchwiliad, neu ddata y mae’n wybyddus nad yw’r rheswm dros eu caffael xxxxxxx yn ddilys;
• Anfon hysbysiadau at y Darparwr Gwasanaethau Cyfathrebu anghywir;
• Anfon hysbysiadau at Ddarparwyr Gwasanaethau Cyfathrebu na chawsant eu paratoi gan y Person Dynondedig a ganiataodd y cais;
Nid yw anfon rhif ffôn at Ddarparwr Gwasanaethau Cyfathrebu arall yn gyfystyr â gwall. Mewn achosion lle caiff gormod o ddata’u datgelu, os nad yw’r deunydd yn berthnasol i’r ymchwiliad, dylid ei ddinistrio ar ôl cyflwyno adroddiad i’r Comisiynydd. Os bwriedir defnyddio’r deunydd gormodol ar ôl bwrw golwg drosto, rhaid i’r ymgeisydd ychwanegu atodiad at y cais gwreiddiol sy’n nodi xxx fod angen defnyddio’r data gormodol hyn. Yna, bydd y Person Dynodedig yn penderfynu a yw’n angenrheidiol ac yn gymesur defnyddio’r data gormodol yn yr ymchwiliad.
Rhaid rhoi gwybod i’r Uwch Swyddog Cyfrifol ac yna i’r Comisiynydd am unrhyw wall adroddadwy cyn pen 5 diwrnod gwaith. Rhaid i’r adroddiad gynnwys cyfeirnod unigryw’r hysbysiad a manylion y gwall, ynghyd ag esboniad o’r modd y bu i’r gwall ddigwydd, gan nodi a oes unrhyw ymyrraeth anuniongyrchol wedi digwydd a chan amlinellu’r camau a gymerir i sicrhau nad yw’r un gwall yn digwydd eto. Dylid defnyddio’r ffurflen Reporting an Error by Accredited SPOC Form (CD5) at y diben hwn.
Os yw’r adroddiad yn ymwneud â gwall a wnaed gan Ddarparwr Gwasanaethau Cyfathrebu, rhaid i’r Awdurdod gyflwyno adroddiad amdano, ond dylai hefyd roi gwybod i’r Darparwr i sicrhau bod modd iddo ymchwilio i’r achos.
Rhaid i’r cofnodion a gedwir o’r gwallau cofnodadwy gynnwys manylion y gwall, esboniad o’r modd y bu i’r gwall ddigwydd a braslun o’r camau a gymerir i sicrhau nad yw’r un gwall yn digwydd eto. Rhaid bod y cofnodion hyn ar gael i arolygwyr Swyddfa’r Comisiynydd Ymyrryd â Chyfathrebu (XXXXX) eu gweld a rhaid i’r Uwch Swyddog Cyfrifol fwrw golwg drostynt yn rheolaidd.
Enghreifftiau o wallau cyffredin ar ffurflenni RIPA
• Defnyddio hen ffurflenni’r Swyddfa Gartref
• Peidio â nodi cyfeirnod unigryw ar y ffurflen
• Copïo geiriad caniatadau blaenorol
• Methu â rhoi esboniadau manwl o’r hyn a fydd yn digwydd fel rhan o’r gwaith gwyliadwriaeth
• Methu ag ystyried a/neu egluro’r ffactorau cymesuredd yn ddigonol
• Methu ag ystyried a/neu egluro’r ymyrraeth anuniongyrchol yn ddigonol
• Methu ag ystyried y tebygrwydd o gaffael gwybodaeth gyfrinachol
• Methu ag anfon ffurflenni (gwreiddiol) wedi’u llenwi at yr Uwch Swyddog Cyfrifol
• Methu â gofyn am ganiatâd i ddefnyddio’r tactegau y mae’n wybyddus eu bod ar xxxx xxx y bwriedir eu defnyddio yn unig
Enghreifftiau o gamgymeriadau Swyddogion Awdurdodi
• Naratif ailadroddus a rhoi sêl bendith heb ystyried yr xxxx ffeithiau a nodir ar y ffurflen gais am ganiatâd yn briodol
• Methu â nodi’n glir pa weithgareddau a chyfarpar gwyliadwriaeth a ganiateir
• Heb fod yn gwybod yr hyn y gall y cyfarpar gwyliadwriaeth a ganiateir ei wneud (e.e. camerâu sy’n recordio’n barhaus, y gallu i greu delweddau thermol / is-goch, camerâu sy’n cael eu switsio ymlaen gan symudiadau)
• Methu â dangos bod dulliau llai ymwthiol wedi’u hystyried yn ddigonol a xxxx eu bod wedi’u diystyru er mwyn defnyddio’r dacteg a ddewiswyd
• Methu â rhoi cyfarwyddiadau ynghylch rheoli a storio cynnyrch y wyliadwriaeth wrth ganslo caniatâd
• Dim gweithdrefnau cadarn na gweithdrefnau sicrhau ansawdd ar waith
• Methu â rhoi tystiolaeth o gymesuredd – bod dulliau eraill wedi’u hystyried, a bod y meini prawf perthnasol wedi’u hystyried
• Rhaid barnu’r angen am ganiatâd ar adeg rhoi’r caniatâd, ac nid drwy edrych yn ôl.
4) Hyd caniatâd
Pan fydd caniatâd wedi’i roi, bydd y Swyddog Awdurdodi’n ystyried hyd y caniatâd, adnewyddu’r caniatâd a chanslo’r caniatâd.
Sylwch: Nid yw unrhyw hysbysiad na chaniatâd yn dod i rym hyd nes i Ynad ei gymeradwyo. Gweler rhan 5 o’r ddogfen hon i weld y weithdrefn ar gyfer cael cymeradwyaeth o’r fath.
Hyd gwahanol fathau o ganiatâd
Mae caniatâd Data Cyfathrebu’n dod i ben 1 mis ar ôl y dyddiad cymeradwyo. Mae caniatâd Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig yn dod i ben 3 mis ar ôl y dyddiad cymeradwyo. Mae caniatâd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn dod i ben 12 mis ôl y dyddiad cymeradwyo. Mae caniatâd Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol Ifanc yn para am fis.
Adnewyddu caniatâd
Gall y Swyddog Awdurdodi adnewyddu caniatâd cyn iddo ddod i ben os yw’n angenrheidiol i’r caniatâd barhau at y diben gwreiddiol.
Ni chaniateir gwneud cais i adnewyddu caniatâd fwy na 7 diwrnod gwaith cyn i’r caniatâd ddod i ben, a hynny i sicrhau bod xxxxx xx adnewyddu.
Gellir adnewyddu caniatâd fwy nag unwaith ar yr xxxx ei fod yn dal i fodloni’r meini prawf.
Rhaid gwneud cais i adnewyddu caniatâd gan ddefnyddio ffurflen arall y gellir ei lawrlwytho o wefan y Swyddfa Gartref. (I gael cyfarwyddyd ynghylch sut i lenwi’r ffurflenni adnewyddu, gweler yr Atodiad perthnasol.)
Gweler paragraffau 5.16-21 Cod Ymarfer y Swyddfa Gartref ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo
Sylwch: Ni fydd caniatâd yn cael ei adnewyddu hyd nes i Ynad ei gymeradwyo.
Adolygu caniatâd
Pan fydd caniatâd yn cael ei roi, bydd Swyddog Awdurdodi’n pennu pa mor aml y dylid ei adolygu. Bydd adolygiad yn ystyried a yw’r caniatâd yn dal i fod yn angenrheidiol, h.y. a ddylai’r wyliadwriaeth barhau.
Nid oes angen i ynad gymeradwyo adolygiad, a gellir ei gynnal yn fewnol.
Gweler paragraffau 9.11-13 Cod Ymarfer y Swyddfa Gartref ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo
Dylai’r Swyddog Awdurdodi ystyried y modd y cafodd y tactegau’u defnyddio hyd yma, ynghyd â’u heffaith ac unrhyw gynnyrch, i sicrhau bod pob tacteg ychwanegol yn ofynnol, a oes modd cyfiawnhau unrhyw ymyrraeth anuniongyrchol, ac a yw effaith gronnus y tactegau’n gymesur yng ngoleuni’r cynnydd a wnaed.
Rhaid i unrhyw newid fod yn benodol, ac ni chaniateir defnyddio unrhyw dacteg hyd nes i’r Swyddog Awdurdodi’i chaniatáu.
Dylai’r Swyddog Awdurdodi nodi’n glir pa weithgaredd neu gyfarpar gwyliadwiraeth a ganiateir i sicrhau bod y rheini sy’n cadw gwyliadwriaeth yn gwybod yn union xxxx sydd wedi’i ganiatáu ym mhob cam o’r broses ganiatáu.
Dylid cadw trywydd archwilio o’r meini prawf adolygu.
Canslo caniatâd
Bydd caniatâd yn cael ei ganslo pan fydd y Swyddog Awdurdodi’n fodlon nad yw meini prawf y caniatâd yn cael eu bodloni mwyach. I ganslo caniatâd, dylai’r swyddog sy’n gyfrifol am yr ymchwiliad lenwi ffurflen ganslo (a geir ar wefan y Swyddfa Gartref ac yn yr Atodiadau i’r ddogfen hon). Yna, dylai rheolwr y swyddog fwrw golwg dros y ffurflen cyn xx xxxxxx at y Swyddog Awdurdodi. Rhaid nodi dyddiad canslo’r caniatâd ar y ffurflen gais. Bydd hefyd angen esbonio’r rhesymau dros ganslo’r caniatâd a gwerth y wyliadwriaeth. Bydd angen datganiad gan y Swyddog Awdurdodi (gan gynnwys cyfarwyddiadau ynghylch rheoli a storio’r cynnyrch).
Gweler paragraffau 5.22-27 Cod Ymarfer y Swyddfa Gartref ar Wyliadwriaeth Gyfeiriedig ac Ymyrryd ag Eiddo
Nid oes angen cymeradwyaeth ynad i ganslo caniatâd.
Cofrestr Ganolog
Dylid cadw pob caniatâd gwreiddiol ar Gofrestr Ganolog a gedwir gan y Swyddog Monitro (sy’n gweithredu fel Uwch Swyddog Cyfrifol). Dylai’r swyddog gadw copi ohono. Rhaid cadw dogfennau sy’n rhoi cyfarwyddyd i roi’r gorau i gadw gwyliadwriaeth. Dylid cadw cofnod sy’n rhoi manylion y cynnyrch sydd wedi deillio o’r wyliadwriaeth ac sy’n nodi a gafodd yr amcanion eu cyflawni. Bydd yr Uwch Swyddog Cyfrifol yn cadw golwg ar y Gofrestr Ganolog, ond y Swyddog Awdurdodi sy’n gyfrifol yn y pen draw am sicrhau ei bod yn gyfoes o ran caniatadau a adnewyddwyd ac a ganslwyd. Rhaid cofnodi dyddiad canslo unrhyw ganiatâd yn ganolog. Xxxxx nodi manylion unrhyw gymeradwyaeth gan Ynad ar y Gofrestr Ganolog hefyd.
Siart lif 5 – Cylch oes sylfaenol Caniatâd Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig (mae cylch oes Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a/neu Ddata Cyfathrebu’n debyg)
RHAN 4 – CANLLAWIAU I SWYDDOGION AWDURDODI
1) CANIATÁU GWYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG: RHEOLAU A MEINI PRAWF
Xxx xxxxx 27 o RIPA yn darparu amddiffyniad os caiff gwyliadwriaeth gudd ei herio:
“(1) Conduct to which this Part applies shall be lawful for all purposes if -
(a) an authorisation under this Part confers an entitlement to engage in that conduct on the person whose conduct it is; and
(b) his conduct is in accordance with the authorisation.”
I fanteisio ar yr amddiffyniad hwn, xxx xxxxx caniatáu’r wyliadwriaeth yn briodol. Xxx xxxxx 28 yn nodi’r meini prawf ar gyfer caniatáu Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig ac xxx xxxxx 29 yn trafod Ffynonellau Cuddwybodaeth Ddynol.
Y Swyddog Awdurdodi
Mae Gorchymyn Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol) 2010 (OS 2010 Rhif 521) yn datgan y gall Swyddog Awdurdodi’r awdurdod lleol fod yn Gyfarwyddwr, yn Bennaeth Gwasanaeth, yn Rheolwr Gwasanaeth neu’n unigolyn mewn swydd gyfatebol.
Os yw’n debygol y bydd gwybodaeth gyfrinachol yn cael ei chaffael fel rhan o’r wyliadwriaeth neu os yw pobl ifanc neu bobl sy’n agored i niwed yn cael eu defnyddio fel rhan ohoni, rhaid gofyn am ganiatâd Pennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig h.y. y Prif Weithredwr neu, yn ei absenoldeb, Pennaeth dros dro y Gwasanaeth Cyflogedig.
Os nad ydych yn sicr xxxx bod yn gofyn am ganiatâd gan swyddog ar lefel ddigon uchel, dylech gysylltu â’r Uwch Swyddog Cyfrifol (y Swyddog Monitro) i gael cyngor.
Terfynau amser
Ar hyn x xxxx, tri mis yw terfyn amser caniatâd i gadw Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig.
Rhaid caniatáu i’r caniatâd gwreiddiol gael ei adnewyddu cyn iddo ddod i ben, ond bydd yn dod i rym ar y dyddiad a’r amser y bydd y caniatâd gwreiddiol yn dod i ben. Gellir adnewyddu caniatâd fwy nag unwaith os tybir ei fod yn dal i fod yn angenrheidiol ac yn gymesur ac os caiff ei gymeradwyo gan Xxxx.
Ni chaniateir gwneud cais i adnewyddu caniatâd fwy na 7 diwrnod gwaith cyn i’r caniatâd ddod i ben, a hynny i sicrhau bod xxxxx xx adnewyddu. Fodd bynnag, rhaid i awdurdodau lleol ystyried ffactorau a allai beri oedi yn y broses adnewyddu (e.e. penwythnosau neu a yw swyddog awdurdodi perthnasol yr awdurdod lleol ac Ynad ar gael i ystyried y cais).
Ystyriaethau’r Swyddog Awdurdodi
Xxx xxxxx 28(2) o RIPA yn datgan:
“A person shall not grant an authorisation for the carrying out of directed surveillance unless he believes -
(a) that the authorisation is necessary on grounds falling within subsection (3);
and
(b) that the authorised surveillance is proportionate to what is sought to be
achieved by carrying it out.”
Gweler Siart lif 6 i asesu a ddylid caniatáu Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig.
Rôl y Swyddog Awdurdodi yw ystyried y ffactorau a ganlyn.
A. A yw’r wyliadwriaeth yn angenrheidiol?
Rhaid ei bod yn angenrheidiol cadw gwyliadwriaeth ar un o’r seiliau a nodir yn A.28(3). Yn flaenorol, gallai awdurdodau lleol ganiatáu Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig pan oedd yn angenrheidiol er mwyn xxxx xxx ganfod trosedd xxx xxxx anhrefn:
“for the purpose of preventing or detecting crime or of preventing disorder.”
A.28(3)(b))
Yn adroddiad Adolygiad y Swyddfa Gartref a gyhoeddwyd ym mis Ionawr 2011, gwnaed argymhelliad na ddylai awdurdodau lleol sydd am gadw Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig ond wneud hynny pan fo’r drosedd y maent yn ymchwilio iddi’n drosedd ddifrifol.
Rhoddwyd yr argymhelliad hwn ar waith gan Orchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol) (Diwygio) 2012, OS 2012/1500 a wnaed ym mis Mehefin 2012 ac a ddaeth i rym ar 1 Tachwedd 2012. Mae’r Gorchymyn hwn yn diwygio Gorchymyn Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol) 2010, OS 2010/521 (“Gorchymyn 2010”), sy’n pennu pa rai o swyddogion awdurdodau cyhoeddus sy’n meddu ar y pŵer i roi caniatâd i gadw Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a’r seiliau, o xxx xxxxx 28(3), dros roi caniatâd.
Ni chaiff Swyddogion Awdurdodi awdurdodau lleol ganiatáu Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig ac eithrio er mwyn xxxx xxx ganfod ymddygiad sy’n gyfystyr â throsedd, xxx xx’n drosedd, ac sy’n bodloni’r amodau a nodir yn yr erthygl newydd, erthygl 7A(3)(a) neu (b) o Orchymyn 2010. Dyma’r amodau:
a) bod modd cosbi’r drosedd i’w xxxxx xxx’i chanfod, o gael collfarn ddiannod neu dditiad, drwy uchafswm o chwe mis x xxxxxxx o leiaf neu
b) ei bod yn drosedd o xxx adrannau 146, 147 neu 147A o Ddeddf Trwyddedu 2003 xxx xxxxx 7 o Ddeddf Plant a Phobl Ifanc 1933. Mae’r ddwy drosedd hyn yn ymwneud â gwerthu tybaco ac alcohol i blant o xxx oedran.
Xxxxxxx, ni ellir caniatáu cadw gwyliadwriaeth i fynd i’r afael ag anhrefn (e.e. ymddygiad gwrthgymdeithasol) fel Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig, oni bai fod yr anhrefn yn cynnwys troseddau sy’n bodloni’r meini prawf uchod.
Nid oes angen caniatâd RIPA ar gyfer yr hyn a ganlyn:
• ymateb ar unwaith
• gweithgareddau arsylwi cyffredinol
• systemau CCTV/APNR agored
• faniau canfod teledu
• recordio niwsans sŵn
• cyfweld aelodau o’r cyhoedd
• gwneud recordiadau xxxx ar gyfer niwsans sŵn pan fo’r recordiadau hynny ar ffurf desibel neu os yw’n sŵn heb eiriau, neu os yw’r cynnwys geiriol ar lefel nad yw’n uwch nag y byddai modd ei glywed â’r glust heb gymorth dyfais
• gwneud recordiadau agored a chudd o gyfweliadau gwirfoddol ag aelodau o’r cyhoedd.
Dylai’r Swyddog Awdurdodi nodi’n glir pa weithgaredd neu gyfarpar gwyliadwriaeth a ganiateir i sicrhau bod y rheini sy’n cadw gwyliadwriaeth yn gwybod yn union xxxx sydd wedi’i ganiatáu ym mhob cam o’r broses ganiatáu. Sylweddolir nad yw xxx amser yn bosibl rhagweld, ar ddechrau ymchwiliad, sut y bydd yn mynd rhagddo. Fodd bynnag, ni ddylai’r ymgeiswyr ddefnyddio hyn fel rheswm dros wneud cais i ddefnyddio nifer fawr o dactegau / dechnegau “rhag ofn” y bydd eu xxxxxx yn ddiweddarach.
Ni chaiff y Swyddog Awdurdodi ganiatáu mwy nag y gellir ei gyfiawnhau ar adeg y penderfyniad caniatáu, a dylai arddangos rheolaeth, a dealltwriaeth briodol o reidrwydd, ymyrraeth anuniongyrchol a chymesuredd, mewn perthynas â phob techneg/tacteg y gofynnir am ganiatâd i’w defnyddio. Rhaid i’r Swyddog Awdurdodi sicrhau bod y gofynion cyfreithiol yn cael sylw drwy gydol cyfnod y caniatâd.
A. A yw’r wyliadwriaeth yn gymesur â’r hyn y mae’n ceisio’i gyflawni?
Ystyr cymesuredd yw sicrhau mai’r wyliadwriaeth yw’r dull lleiaf ymwthiol o gael gafael ar y wybodaeth ofynnol, a hynny ar ôl ystyried yr xxxx ddulliau amgen rhesymol. Yn ogystal ag ystyried a yw’r wyliadwriaeth yn briodol, rhaid hefyd ystyried y dull a ddefnyddir, am ba mor hir y bydd gwyliadwriaeth yn cael ei chadw, a’r cyfarpar a gaiff ei ddefnyddio.
Xxx xxxxx taro cydbwysedd rhwng yr ymyrraeth a’r xxxx. Rhaid ystyried pob cais yn ôl ei rinwedd ei hun.
Nid yw’n dderbyniol ystyried a oes angen caniatâd ar sail disgrifiad o’r wyliadwriaeth yn unig. Rhaid ystyried y ffeithiau penodol ar sail egwyddorion cyfreithiol. Mater o farn ydyw.
Rhaid nodi a rhoi disgrifiad clir o’r ymddygiad y bwriedir ei xxxx/ganfod, a rhaid esbonio xxx ei bod yn angenrheidiol defnyddio’r technegau xxxx y gofynnir am ganiatâd i’w defnyddio.
Ni chaiff y Swyddog Awdurdodi ganiatáu mwy nag y gellir ei gyfiawnhau ar adeg y penderfyniad caniatáu, a dylai arddangos rheolaeth, a dealltwriaeth briodol o reidrwydd, ymyrraeth anuniongyrchol a chymesuredd, mewn perthynas â phob tacteg y gofynnir am ganiatâd i’w defnyddio.
Yn ei hadroddiadau arolygu, mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwyliadwriaeth yn aml yn datgan nad yw’r swyddogion wedi deall cysyniad cymesuredd yn iawn neu nad ydynt wedi dangos ar y ffurflen gais eu bod yn cydymffurfio. Mae’r Cod Ymarfer Diwygiedig ar Wyliadwriaeth Gudd ac Ymyrryd ag Eiddo (Para 4.7) yn mynnu y dylid rhoi sylw i xxxxxx agwedd ar y ffurflen gais:
1. taro cydbwysedd rhwng maint a chwmpas y gweithgaredd arfaethedig a difrifoldeb a hyd a lled y drosedd neu’r dramgwydd dybiedig;
2. egluro sut a xxxx y bydd y dulliau a ddefnyddir yn ymyrryd cyn lleied â phosibl â tharged y wyliadwriaeth ac eraill;
3. ystyried a yw’r gweithgarwch yn gwneud defnydd priodol a rhesymol o’r ddeddfwriaeth, ar ôl ystyried pob opsiwn amgen rhesymol, i sicrhau’r canlyniad gofynnol;
4. rhoi tystiolaeth, cyhyd ag y bo’n rhesymol ymarferol, o’r dulliau eraill a gafodd eu hystyried a’r rheswm dros eu diystyru.
Dylai’r Swyddog Awdurdodi ystyried y modd y cafodd y tactegau’u defnyddio hyd yma, ynghyd â’u heffaith ac unrhyw gynnyrch, i sicrhau bod pob tacteg ychwanegol yn ofynnol, a oes modd cyfiawnhau unrhyw ymyrraeth anuniongyrchol, ac a yw effaith gronnus y tactegau’n gymesur.
Dylai’r Swyddog Awdurdodi nodi yn ei eiriau ei hun xxx y xxx’n credu bod y gweithgarwch (RIPA) yn angenrheidiol ac yn gymesur. Nid yw haeriad moel yn ddigon.
A. A ellir xxxx xxx leihau ymyrraeth anuniongyrchol?
Bydd angen i’r Swyddog Awdurdodi ystyried yn ofalus pa mor debygol yw hi y bydd ymyrraeth anuniongyrchol yn digwydd. Ystyr ymyrraeth anuniongyrchol yw ymyrraeth â phreifatrwydd unigolion ac eithrio’r rheini y mae’r ymchwiliad neu’r ymgyrch yn ymwneud â nhw’n uniongyrchol. Os yw’r risg yn fawr, dylid cymryd camau, lle bynnag y bo’n ymarferol, i xxxx xxx i leihau unrhyw ymyrraeth ddiangen.
Bydd angen i’r swyddogion ymchwilio a’r Swyddogion Awdurdodi ofyn y cwestiynau a ganlyn iddyn nhw eu hunain:
i. Xxxx yw’r effaith ar unrhyw drydydd parti? A yw’n fawr? A ellir ei chyfiawnhau?
ii. Os yw’n fawr, xxxx y gellir ei wneud i’w xxxxx xxx’i lleihau?
iii. A ydym wedi ystyried:
o Newid amseriad y wyliadwriaeth
o Cadw llai o wyliadwriaeth
o Newid y dull o gadw gwyliadwriaeth
o Sensitifrwydd y gymuned leol
o Y dulliau o gadw gwyliadwriaeth a ddefnyddir gan awdurdodau cyhoeddus eraill
Yr angen i gael gafael ar y dystiolaeth orau i ymchwilio i’r drosedd fydd y brif ystyriaeth xxx amser.
Y cam nesaf: Pan fydd y wyliadwriaeth wedi’i chaniatáu, y cam nesaf fydd gofyn am gymeradwyaeth Ynad. Gweler Rhan 5 i gael eglurhad manwl o’r weithdrefn.
Siart lif 6 – Caniatáu Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig
YDY
C1 – A yw’r wyliadwriaeth yn angenrheidiol?
NI ELLIR EI CHYMERADWYO FEL GWYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG
NAC YDY
C.2 – A yw’r wyliadwriaeth yn gymesur?
Gweler Para 3.6 y Cod Ymarfer ar Wyliadwriaeth Gyfeiriedig
Dylech ystyried:
• Maint a chwmpas yr ymgyrch
• Y dulliau a ddefnyddir
• Y dulliau amgen
• A yw’n gwneud defnydd priodol o’r ddeddfwriaeth
• Yr effaith ar y sawl a ddrwgdybir
YDY | A yw’n ymwneud ag xxxx xxx ganfod trosedd ddifrifol? | |
*Trosedd lle ceir dedfryd o chwe mis x xxxxxxx xxx ragor | ||
NAC NAC YDY YDY | ||
Ai’r amcan yw xxxx xxx ganfod trosedd sy’n ymwneud â gwerthu tybaco neu alcohol i blant o xxx oedran?
IE
YDY
C.3 – A ydych wedi ystyried yr hyn y xxxxxxx xx wneud (os o gwbl) i leihau/xxxx ymyrraeth anuniongyrchol?
Gweler Para 3.6 y Cod Ymarfer ar Wyliadwriaeth Gyfeiriedig
Dylech ystyried e.e.:
• Maint a chwmpas yr ymgyrch
• Y dull / cyfarpar a ddefnyddir
• Amseriad y wyliadwriaeth
• Hyd y wyliadwriaeth
NA
NADDO
DO
CANIATÁU FEL GWYLIADWRIAETH GYFEIRIEDIG
GOFYN AM GYMERADWYAETH YNAD
2) CANIATÁU DEFNYDDIO FFYNHONNELL CUDDWYBODAETH DDYNOL: RHEOLAU A MEINI PRAWF
Xxx xxxxx 28(2) o RIPA yn datgan:
“A person shall not grant an authorisation for the carrying out of directed surveillance unless he believes -
(a) that the authorisation is necessary on grounds falling within subsection (3);
and
(b) that the authorised surveillance is proportionate to what is sought to be
achieved by carrying it out.”
I fanteisio ar yr amddiffyniad hwn, xxx xxxxx caniatáu’r wyliadwriaeth yn briodol. Xxx
X.29 yn nodi’r meini prawf i ganiatáu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.
Gweler Siart lif 7 i asesu a ddylid caniatáu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.
Y Swyddog Awdurdodi
Mae Gorchymyn Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig a Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol) 2010 (OS 2010 Rhif 521) yn datgan y gall Swyddog Awdurdodi’r awdurdod lleol fod yn Gyfarwyddwr, yn Bennaeth Gwasanaeth, yn Rheolwr Gwasanaeth neu’n unigolyn mewn swydd gyfatebol.
Os yw’n debygol y bydd gwybodaeth gyfrinachol yn cael ei chaffael fel rhan o’r wyliadwriaeth neu os yw pobl ifanc neu bobl sy’n agored i niwed yn cael eu defnyddio fel rhan ohoni, rhaid gofyn am ganiatâd Pennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig h.y. y Prif Weithredwr neu, yn ei absenoldeb, Pennaeth dros dro y Gwasanaeth Cyflogedig.
Os nad ydych yn sicr a ydych yn gofyn am ganiatâd gan swyddog ar lefel ddigon uchel, dylech gysylltu â’r Uwch Swyddog Cyfrifol (Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd) i gael cyngor.
Terfynau amser
Ar hyn x xxxx, 12 mis yw terfyn amser caniatâd i ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol neu fis os yw’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol o xxx oedran.
Rhaid cael caniatâd i adnewyddu’r caniatâd gwreiddiol cyn iddo ddod i ben, ond bydd yn dod i rym ar y dyddiad a’r amser y bydd y caniatâd gwreiddiol yn dod i ben. Gellir adnewyddu caniatâd fwy nag unwaith os tybir ei fod yn dal i fod yn angenrheidiol ac yn gymesur ac os caiff ei gymeradwyo gan Xxxx.
Ni chaniateir gwneud cais i adnewyddu caniatâd fwy na 7 diwrnod gwaith cyn i’r caniatâd ddod i ben, a hynny i sicrhau bod xxxxx xx adnewyddu. Fodd bynnag, rhaid i awdurdodau lleol ystyried ffactorau a allai beri oedi yn y broses adnewyddu (e.e. penwythnosau neu a yw swyddog awdurdodi perthnasol yr awdurdod lleol ac Ynad ar gael i ystyried y cais).
Ystyriaethau’r Swyddog Awdurdodi
Xxx X.29(2) o RIPA yn datgan:
“A person shall not grant an authorisation for the conduct or the use of a covert human intelligence source unless he believes -
(a) that the authorisation is necessary on grounds falling within subsection (3);
(b) that the authorised conduct or use is proportionate to what is sought to be achieved by that conduct or use; and
(c) that arrangements exist for the source’s case that satisfy the requirements of subsection (5) and such other requirements as may be imposed by order made by the Secretary of State.”
Gweler Siart lif 7 i benderfynu a ddylid caniatáu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol.
Mae’n bwysig ystyried tri mater cyn caniatáu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol:
1. Rheidrwydd
Rhaid ei bod yn angenrheidiol defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ar un o’r seiliau a nodir yn A.29(3). Dim ond ar un sail y caiff awdurdodau lleol ganiatáu ei defnyddio, sef pan fo’n angenrheidiol er mwyn xxxx xxx ganfod trosedd xxx xxxx anhrefn:
“for the purpose of preventing or detecting crime or of preventing disorder.”
(A.29(3)(b))
Rhaid bod y mater sy’n destun ymchwiliad yn drosedd y gellir ei hadnabod neu rhaid ei fod yn gyfystyr ag anhrefn. Yn wahanol i Wyliadwriaeth Gyfeiriedig, ni wnaeth y seiliau dros ganiatáu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol newid ar 1 Tachwedd 2012.
2. Cymesuredd
Ystyr cymesuredd yw sicrhau mai defnyddio’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yw’r dull lleiaf ymwthiol o gael gafael ar y wybodaeth ofynnol, a hynny ar ôl ystyried yr xxxx ddulliau amgen rhesymol. Yn ogystal ag ystyried a yw defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn briodol, rhaid hefyd ystyried y dull a ddefnyddir, am ba hyd y bydd yn cael ei defnyddio, a’r cyfarpar a gaiff ei ddefnyddio. Mae’r Cod ar Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol (Para 3.5) yn mynnu y dylid rhoi sylw i xxxxxx agwedd ar y ffurflen gais:
• taro cydbwysedd rhwng maint a chwmpas y gweithgaredd arfaethedig a difrifoldeb a hyd a lled y drosedd dybiedig neu’r tramgwydd tybiedig;
• egluro sut a xxxx y bydd y dulliau a ddefnyddir yn ymyrryd cyn lleied â phosibl â tharged y wyliadwriaeth ac eraill;
• ystyried a yw’r gweithgarwch yn gwneud defnydd priodol a rhesymol o’r ddeddfwriaeth, ar ôl ystyried pob opsiwn amgen rhesymol, i sicrhau’r canlyniad gofynnol;
• rhoi tystiolaeth, cyhyd ag y bo’n rhesymol ymarferol, o’r dulliau eraill a gafodd eu hystyried a’r rheswm dros eu diystyru.
Nid yw’n dderbyniol ystyried a oes angen caniatâd ar sail disgrifiad o’r wyliadwriaeth yn unig. Rhaid ystyried y ffeithiau penodol ar sail egwyddorion cyfreithiol. Mater o farn ydyw.
Rhaid nodi a rhoi disgrifiad clir o’r ymddygiad y bwriedir ei xxxx/ganfod, a rhaid esbonio xxx ei bod yn angenrheidiol defnyddio’r technegau xxxx y gofynnir am ganiatâd i’w defnyddio.
3. Trefniadau diogelwch a lles
Yn aml, bydd Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol yn cael eu rhoi mewn sefyllfaoedd anodd sydd weithiau’n beryglus e.e. hysbysydd ar ystad dai sy’n dod i gysylltiad â gang troseddol. Rhaid rhoi trefniadau diogelwch a lles priodol ar waith ar gyfer pob Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol. Yn unol ag A.29(5), mae’n ofynnol gwneud y ddarpariaeth a ganlyn:
• Pennu unigolyn a fydd yn ysgwyddo cyfrifoldeb o ddydd i ddydd am ymdrin â’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ar ran yr awdurdod, ac am ei diogelwch a’i lles;
• Pennu unigolyn a fydd yn cadw golwg cyffredinol ar y modd y mae’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael ei defnyddio. Rhaid iddo fod yn unigolyn gwahanol i’r unigolyn uchod.
• Pennu unigolyn a fydd yn cadw cofnod o’r modd y mae’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael ei defnyddio. Gall fod yn unrhyw un o’r ddau unigolyn uchod neu’n unigolyn arall.
• Cadw cofnodion priodol a diogel am y modd y mae’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol yn cael ei defnyddio.
Asesu risg: Efallai na chaiff caniatâd i gyfarwyddo na defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ei roi na’i adnewyddu p’un bynnag os yw’r ffynhonnell o xxx ddeunaw oed ar yr adeg y caiff y caniatâd ei roi neu’i adnewyddu, oni bai fod asesiad risg wedi’i gyflawni. Rhaid i’r asesiad fod yn ddigonol i ddangos:
• bod natur a maint unrhyw risg o niwed corfforol i’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a allai godi yng nghwrs cyflawni’r gweithredoedd a ddisgrifir yn y caniatâd, neu o ganlyniad iddynt, wedi’u nodi a’u gwerthuso;
• bod natur a maint unrhyw risg o drallod seicolegol i’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a allai godi yng nghwrs cyflawni’r gweithredoedd a ddisgrifir yn y caniatâd, neu o ganlyniad iddynt, wedi’u nodi a’u gwerthuso;
• bod y xxxx xx’n rhoi neu’n adnewyddu’r caniatâd wedi ystyried yr asesiad risg a’i fod yn fodlon bod unrhyw risgiau a nodir ynddo wedi’u cyfiawnhau ac, os yw’n fodlon, eu bod wedi’u hegluro’n briodol wrth y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a’i bod wedi’u deall;
• bod y xxxx xx’n rhoi neu’n adnewyddu’r caniatâd yn gwybod a yw’r berthynas y byddai’r weithred neu’r defnydd yn berthnasol iddi yn berthynas rhwng y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ac aelod o’i theulu, gwarcheidwad neu unigolyn sy’n ysgwyddo cyfrifoldeb dros les y Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol am y tro, ac, os ydyw, a roddwyd ystyriaeth benodol i b’un a ellir cyfiawnhau’r caniatâd yng ngoleuni’r ffaith honno.
Y cam nesaf: Pan fydd caniatâd wedi’i roi i ddefnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol, y cam nesaf fydd gofyn am gymeradwyaeth Ynad. Gweler Rhan 5 i gael esboniad manwl o’r weithdrefn.
Siart lif 7 – Caniatáu defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol
C.1 – A yw’n angenrheidiol defnyddio’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol er mwyn xxxx xxx ganfod trosedd xxx xxxx
anhrefn?
NAC YDY
YDY
C.2 - A yw’n gymesur defnyddio’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol?
Gweler Para 3.5 y Cod Ymarfer ar Ddefnyddio Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol. Dylech ystyried:
• Maint a chwmpas yr ymgyrch
• Y dulliau a ddefnyddir
• Y dulliau amgen
• A yw’n gwneud defnydd priodol o’r ddeddfwriaeth
• Yr effaith ar y sawl a ddrwgdybir
NAC YDY
YDY
C.3 – A ydych wedi ystyried yr hyn y gallwch ei wneud (os o gwbl) i leihau/xxxx ymyrraeth anuniongyrchol?
Gweler Para 3.5 y Cod Ymarfer ar Ddefnyddio Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol. Dylech ystyried e.e.:
• Maint a chwmpas yr ymgyrch
• Y dull / cyfarpar a ddefnyddir
• Amseriad y gwaith o gadw gwyliadwriaeth
NADDO
DO
YES
C.4 – A ydych wedi cydymffurfio â’r Dyletswyddau Arbennig? Gweler A.29(5) o RIPA a Phenodau 6 a 7 y Cod Ymarfer ar Ddefnyddio Ffynonellau Cuddwybodaeth Dynol – Dylech ystyried: • Diogelwch a lles y Ffynhonnell • Y sawl a fydd yn trin a thrafod â’r Ffynhonnell • Y sawl a fydd yn rheoli’r Ffynhonnell • Cofnodion y Ffynhonnell | |
NADDO | |
DO |
NI ELLIR RHOI CANIATÂD I DDEFNYDDIO FFYNHONNELL CUDDWYBODAETH DDYNOL
CANIATÁU DEFNYDDIO FFYNHONNELL CUDDWYBODAETH DDYNOL
GOFYN AM GYMERADWYAETH YN4A7D
3) CANIATÁU CAFFAEL DATA CYFATHREBU
Xxx xxxxx 21 o RIPA’n darparu amddiffyniad os caiff unrhyw gamau i gaffael a datgelu data cyfathrebu eu herio:
“(2) Conduct to which this Chapter applies shall be lawful for all purposes if -
(a) it is conduct in which any person is authorised or required to engage by an authorisation or notice granted or given under this Chapter; and
(b) the conduct is in accordance with, or in pursuance of, the authorisation or requirement.”
Felly, i fanteisio ar yr amddiffyniad hwn, xxx xxxxx cael caniatâd priodol ar gyfer y wyliadwriaeth.
Y prawf rheidrwydd a chymesuredd
Ni ddylai’r Person Dynodedig ond ganiatáu caffael data cyfathrebu os yw’n fodlon:
1. Bod y weithred yn ANGENRHEIDIOL ar y sail a ganlyn:
• I xxxx xxx ganfod trosedd neu i xxxx anhrefn
2. Bod y wyliadwriaeth yn GYMESUR – Mae’r Ddeddf Hawliau Dynol yn diffinio mesur neu weithred fel un sy’n gymesur os yw:
• Yn amharu cyn lleied â phosibl ar hawliau a rhyddidau (yr unigolyn o xxx sylw ac unrhyw drydydd parti diniwed),
• Yn cael ei (l)lunio’n ofalus i gyflawni’r amcanion o xxx sylw ac nad yw’n fympwyol, yn annheg nac yn seiliedig ar ystyriaethau afresymol.
Mae canfod trosedd yn cynnwys pennu gan bwy, at ba ddiben, drwy ba fodd ac yn gyffredinol o xxx ba amgylchiadau y cafodd unrhyw drosedd ei chyflawni, casglu tystiolaeth i’w defnyddio mewn achos cyfreithiol a dal yr unigolyn (neu’r unigolion) sydd wedi cyflawni’r drosedd.
Gall ffurflen gais gynnwys sawl cais am wahanol fathau o ddata sy’n ymwneud ag ymchwiliad penodol neu ymgyrch benodol. Felly, dylid ystyried sut y gall hyn effeithio ar effeithlonrwydd prosesau’r awdurdod cyhoeddus ac effaith rheoli materion datgelu cyn treial troseddol, yn ystod treial troseddol ac ar ei ôl.
I gael mwy o gyfarwyddyd, darllenwch ganllawiau perthnasol y Swyddfa Gartref sydd ar gael ar ei gwefan: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxx- terrorism/ripa/forms/code-of-practice-acquisition
Y Person Dynodedig
Ar ôl i’r Un Pwynt Cyswllt (SPOC) gyflwyno’r Ffurflen Gais am Ddata Cyfathrebu, ynghyd â’r hysbysiad(au) neu’r caniatâd/caniadatau drafft perthnasol, i Berson
Dynodedig, y Person Dynodedig fydd yn penderfynu a ddylid cymeradwyo’r cais ai peidio.
Bydd y Person Dynodedig yn ystyried y ffurflen ac yna’n llenwi adran y Person Dynodedig ar y ffurflen gais i ddatgan a yw’n cymeradwyo neu’n gwrthod y cais. Ar y ffurflen, rhaid i’r Person Dynodedig gofnodi:
• Xxx ei fod yn credu ei bod yn angenrheidiol caffael y data cyfathrebu;
• Xxx ei fod yn credu bod y camau sydd ynghlwm wrth gaffael y data cyfathrebu’n gymesur;
• Os yw cael gafael ar y data cyfathrebu’n cynnwys ymyrraeth anuniongyrchol arwyddocaol, xxx ei fod yn credu bod y cais yn dal i fod yn gymesur;
Terfynau amser
Dylai’r Person Dynodedig bennu’r cyfnod byrraf ar gyfer y data sy’n angenrheidiol i gyflawni’r amcan y gofynnir am y data ar ei gyfer.
Rhaid i’r Person Dynodedig nodi ar yr hysbysiad neu’r caniatâd drafft y dyddiad ac, os yw’n briodol, yr amser pan fo’n rhoi’r hysbysiad neu’r caniatâd. Dyma’r adeg y mae’r Person Dynodedig yn cymeradwyo’r cais.
Os oes angen unrhyw gyngor ar y Person Dynodedig, xxxx xx xxxx xxx SPOC NAFN (os yw’n defnyddio system gwefan ddiogel NAFN), neu gan SPOC yr Awdurdod mewn achosion eraill.
Dim ond am fis o’r dyddiad y caiff y caniatâd neu’r hysbysiad ei roi y bydd unrhyw ganiatâd a hysbysiad sy’n gofyn am ddata cyfathrebu gan y darparwr gwasanaeth yn ddilys.
Gellir adnewyddu hysbysiadau a chaniatadau am gyfnod o hyd at fis drwy roi caniatâd neu hysbysiad pellach. Mae unrhyw ganiatâd neu hysbysiad sy’n cael ei adnewyddu’n dod i rym pan fydd y caniatâd neu’r hysbysiad gwreiddiol yn dod i ben.
Os yw’r Person Dynodedig yn cytuno i adnewyddu caniatâd neu hysbysiad, rhaid bod y Person Dynodedig wedi ystyried y rhesymau xxx ei bod yn angenrheidiol ac yn gymesur iddo barhau, a rhaid iddo gofnodi’r dyddiad adnewyddu.
Sylwch: Nid yw unrhyw hysbysiad na chaniatâd yn dod i rym hyd nes iddo gael ei gymreadwyo gan Ynad. Gweler rhan 5 o’r ddogfen hon i weld y weithdrefn i gael cymeradwyaeth o’r fath.
Os bydd hysbysiad yn cael ei ganslo, rhaid i’r SPOC roi gwybod yn ddi-oed i’r gweithredwr post neu delathrebu perthnasol.
Yn yr un modd, os yw’r Person Dynodedig yn tybio y dylid dirwyn caniatâd i ben oherwydd nad yw’r weithred a ganiatawyd yn angenrheidiol mwyach neu oherwydd nad xx xxxxxxx yn gymesur â’r hyn yr oedd yn ceisio’i gyflawni, dylid tynnu’r caniatâd yn ei ôl.
Ystyriaethau’r Person Dynodedig
Canllawiau’r Swyddfa Gartref ynghylch ystyriaethau’r Person Dynodedig
Rhaid bod modd i’r Person Dynodedig ddangos ei fod wedi deall yr angen am y cais a’i fod wedi ystyried rheidrwydd a chymesuredd at safon a fydd yn gwrthsefyll unrhyw graffu.
Dylai’r Person Dynodedig deilwra’i sylwadau i gais penodol gan mai dyma’r ffordd orau o ddangos bod y cais wedi cael ei ystyried yn briodol.
Ar ôl darllen y cais, os yw’r Person Dynodedig yn credu bod yr Ymgeisydd wedi bodloni’r xxxx ofynion, dylai gofnodi’r ffaith honno drwy gyfrwng nodyn syml.
Os nad yw’r Person Dynodedig yn credu bod yr Ymgeisydd wedi dadlau’r achos dros gaffael y data, dylai wrthod y cais a’i ddychwelyd at y SPOC a’r Ymgeisydd.
Yn yr un modd, os bydd Ynad yn gwrthod y cais, dylid ei wrthod a’i ddychwelyd at y SPOC.
Os caiff y cais ei wrthod gan y SPOC neu’r Person Dynodedig, bydd y SPOC yn cadw’r ffurflen ac yn rhoi gwybod i’r ymgeisydd yn ysgrifenedig am y rhesymau dros wrthod y cais. O ran y system sy’n seiliedig ar bapur, gwneir hyn gan ddefnyddio ffurflen CD2. Bydd SPOC NAFN yn gwneud hyn drwy’r wefan.
Os yw’r Person Dynodedig yn cofnodi’i ystyriaethau yng nghronfa ddata NAFN a bod modd priodoli’r ystyriaethau i’r Person Dynodedig, nid oes angen llofnod.
RHAN 5 – GOFYN AM GYMERADWYAETH YNAD
Cefndir
Daeth Pennod 2 o Ran 2 o Ddeddf Diogelu Rhyddidau 2012 (adrannau 37 a 38) i rym ar 1 Tachwedd 2012. Bu i hyn newid y weithdrefn ar gyfer caniatáu gweithgareddau cadw gwyliadwriaeth gan awdurdodau lleol o xxx Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (RIPA).
Ers 1 Tachwedd 2012, mae’n ofynnol i awdurdodau lleol gael cymeradwyaeth Ynad i ddefnyddio unrhyw un o’r tair techneg ymchwilio xxxx xxxx ar gael iddynt o xxx XXXX, sef cadw Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig, defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol a chael gafael ar ddata cyfathrebu.
Xxx xxxxx cymeradwyaeth hefyd os yw caniatâd i ddefnyddio technegau o’r fath yn cael ei adnewyddu. Ym mhob achos, rôl yr Ynad yw sicrhau bod y gweithdrefnau cywir wedi’u dilyn a bod y ffactorau perthnasol wedi’u hystyried. Nid oes angen i’r Ynad ystyried penderfyniadau i ganslo caniatâd nac adolygiadau mewnol.
Canllawiau’r Swyddfa Gartref
Mae’r Swyddfa Gartref wedi cyhoeddi canllawiau ynghylch proses gymeradwyo’r Ynadon, a hynny ar gyfer yr awdurdodau lleol a’r Llysoedd Ynadon:
xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxxxx/xxxx-xxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx- ripa-guidance/
Nid yw’r canllawiau hyn yn rhai statudol, ond maent yn rhoi cyngor ynghylch y ffordd orau y gall yr awdurdodau lleol fynd i’r afael â’r newidiadau i’r gyfraith a’r trefniadau newydd y dylid eu cyflwyno i roi’r newidiadau ar waith yn effeithiol. Mae’r canllawiau’n ategu’r ddeddfwriaeth a’r ddau God Ymarfer a wnaed o xxx XXXX.
Gweler Siart lif 8 i gael crynodeb o broses gymeradwyo’r Ynadon
Proses gymeradwyo’r Ynadon
1. Y cam cyntaf fydd gwneud cais am ganiatâd mewnol yn y ffordd arferol. Pan fydd hwn wedi’i roi, bydd angen i’r awdurdod lleol gysylltu â’r Llys Ynadon lleol i drefnu gwrandawiad.
2. Bydd y gwrandawiad yn achos cyfreithiol. Felly, bydd angen i swyddogion yr awdurdod lleol gael eu dynodi’n ffurfiol i ymddangos gerbron yr ynad, tyngu llw, a chyflwyno tystiolaeth neu ddarparu gwybodaeth, yn ôl y gofyn, i gefnogi’r cais. Bydd angen i’r Cyngor ddynodi swyddogion yn ffurfiol at y diben hwn o xxx xxxxx 223 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 er mwyn iddynt gynrychioli’r Cyngor yn yr achos.
3. Mae’r Swyddfa Gartref yn awgrymu mai’r Swyddog Ymchwilio fydd yn y sefyllfa orau i gyflawni’r rôl hon, ond gall y Swyddog Awdurdodi hefyd fod yn awyddus i fynd i’r gwrandawiad i ateb cwestiynau.
4. Bydd yr awdurdod lleol yn rhoi copi i’r Ynad o’r caniatâd RIPA gwreiddiol. Hwn fydd sail y cais i’r Ynad a dylai gynnwys yr xxxx wybodaeth y bydd yn dibynnu arni. Yn ogystal, bydd yr awdurdod lleol yn darparu i’r Ynad ddau xxxx o’r ffurflen gais/gorchymyn barnwrol wedi’i llenwi’n rhannol (sydd ar gael yng Nghanllawiau’r Swyddfa Gartref) (gweler Atodiad 4 i gael enghraifft gyda nodiadau i’ch helpu i’w llenwi).
5. Cynhelir y gwrandawiad yn breifat a bydd un Ynad yn gwrando ar yr achos, drwy ddarllen ac ystyried y caniatâd RIPA a’r ffurflen gais/gorchymyn barnwrol. Gall fod gan yr Ynad gwestiynau er mwyn egluro pwyntiau xxx xxxx sicrwydd ynghylch materion penodol. Rhaid i’r ffurflenni a’r papurau ategol ddadlau’r achos o’u rhan eu hunain. Nid yw’n ddigonol i’r awdurdod lleol ddarparu tystiolaeth xxxxx os nad yw’r papurau a ddarperir yn adlewyrchu neu’n cefnogi’r dystiolaeth honno.
6. Bydd yr Ynad yn ystyried a yw’n fodlon bod sail resymol dros gredu, ar yr adeg y cafodd y caniatâd ei roi neu’i adnewyddu, fod y caniatâd yn angenrheidiol ac yn gymesur. Bydd hefyd yn ystyried a yw’r sail resymol yn parhau. Yn ogystal, rhaid i’r Ynad fod yn fodlon bod y Swyddog Awdurdodi mewn swydd briodol o fewn yr awdurdod lleol a bod y caniatâd wedi’i roi yn unol ag unrhyw gyfyngiadau cyfreithiol perthnasol (e.e. ei fod yn bodloni’r Prawf Trosedd Ddifrifol ar gyfer Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig).
7. Bydd yr Ynad yn cwblhau’r gorchymyn sy’n rhan o’r ffurflen a enwir uchod. Hwn fydd cofnod swyddogol ei benderfyniad. Bydd angen i’r awdurdod lleol gadw copi o’r ffurflen ar ôl i’r Ynad ei llofnodi.
Dewisiadau’r Ynad
Gall yr Ynad benderfynu fel a ganlyn –
• Cymeradwyo rhoi/adnewyddu’r caniatâd
Bydd y caniatâd a roddwyd/adnewyddwyd yn dod i rym a chaiff yr awdurdod lleol fwrw ymlaen i ddefnyddio’r dechneg wyliadwriaeth a enwir ynddo.
• Gwrthod cymeradwyo rhoi/adnewyddu’r caniatâd ar bwynt technegol
Ni fydd y caniatâd RIPA’n dod i rym ac ni chaiff yr awdurdod lleol ddefnyddio’r dechneg wyliadwriaeth yn yr achos hwn. Bydd angen i’r awdurdod ystyried y rhesymau dros wrthod cymeradwyaeth. Gellir cywiro gwall technegol ar y ffurflen heb fod angen mynd drwy’r broses ganiatáu fewnol eto. Yna, gall yr awdurdod wneud cais arall am gymeradwyaeth Ynad.
• Gwrthod cymeradwyo rhoi/adnewyddu’r caniatâd a dileu’r caniatâd
Gall Ynad wrthod cymeradwyo rhoi neu adnewyddu caniatâd a phenderfynu dileu’r caniatâd gwreiddiol. Gall wneud hyn oherwydd ei fod yn credu nad yw’n angenrheidiol neu’n gymesur. Ni fydd y caniatâd RIPA’n dod i rym ac ni chaiff yr awdurdod lleol ddefnyddio’r dechneg wyliadwriaeth yn yr achos hwn. Ni chaniateir i’r Ynad ddefnyddio’i bŵer i ddileu’r caniatâd oni bai fod yr awdurdod lleol wedi cael o leiaf ddau ddiwrnod gwaith o’r dyddiad y gwrthodwyd cymeradwyaeth i baratoi sylwadau pellach a’u cyflwyno i’r llys.
Apeliadau
Nid oes modd cwyno am benderfyniad barnwrol oni bai iddo gael ei wneud yn annidwyll. Dylid cyfeirio unrhyw xxxx at Bwyllgor Cynghori’r Ynadon.
Felly, ni chaiff awdurdod lleol ond apelio yn erbyn penderfyniad Ynad i wrthod cymeradwyo caniatâd ar bwynt cyfreithiol drwy wneud cais am Adolygiad Barnwrol yn yr Uchel Lys.
Bydd y Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio (IPT) yn parhau i ymchwilio i gŵynion gan unigolion ynghylch y modd y mae cyrff cyhoeddus, gan gynnwys awdurdodau lleol, yn defnyddio technegau RIPA. Ar xx x xxxx ddod i law’r Tribiwnlys, os yw’n cael bod rhywbeth o’i le â’r caniatâd XXXX, xxx ganddo bŵer i ddileu gorchymyn yr Ynad a oedd yn cymeradwyo rhoi neu adnewyddu’r caniatâd. Gall hefyd ddyfarnu iawndal os yw’n credu bod yr awdurdod lleol wedi torri hawliau dynol unigolyn.
Siart lif 8 – Proses Gymeradwyo’r Ynadon
Llenwi’r ffurflen ganiatâd a gofyn am gymeradwyaeth Swyddog Awdurdodi
Llenwi ffurflen gais am gymeradwyaeth ynad
Cysylltu â’r Llys Ynadon lleol i drefnu gwrandawiad
DEWISIADAU’R YNAD
CYMERADWYO’R CANIATÂD
Gall y Cyngor fynd ati i gadw gwyliadwriaeth
GWRTHOD CYMERADWYO
caniatâd oherwydd gwall technegol
(cywiro’r gwall ac ailgyflwyno’r cais i’r llys)
GWRTHOD CYMERADWYO
a dileu’r caniatâd oherwydd gwall sylfaenol
(bydd gan y Cyngor 2 ddiwrnod i gyflwyno sylwadau pellach)
Mynd i’r llys, a mynd â’r dogfennau a ganlyn gyda chi:
• Ffurflen ganiatâd RIPA wedi’i chydlofnodi a chopi ohoni
• Ffurflen gais am gymeradwyaeth ynad a chopi ohoni
• Unrhyw ddeunydd cyfeirio neu ddeunydd ategol perthnasol
RHAN 6 – COFRESTR GANOLOG O’R CANIATADAU
Bydd y Gwasanaethau Cyfreithiol yn cadw cofrestr ganolog sy’n cynnwys y wybodaeth a ganlyn am xxx caniatâd. Fe’i cedwir am o leiaf dair blynedd o’r dyddiad y bydd pob caniatâd yn dod i ben a dylai fod ar gael i’r Comisiynydd perthnasol neu i Arolygydd o Swyddfa’r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth ei gweld ar gais.
Yr Uwch Swyddog Cyfrifol neu ei enwebai fydd yn gyfrifol am sicrhau bod y gofrestr yn cael ei chynnal a’i goruchwylio, a bod dogfennau’n cael eu ffeilio/storio’n ddiogel.
Dylai’r cofnodion gynnwys y wybodaeth a ganlyn:
• y caniatâd gwreiddiol (nid copi ohono);
• y math o ganiatâd;
• dyddiad rhoi’r caniatâd;
• enw a gradd y swyddog awdurdodi;
• cyfeirnod (dilyniannol) unigryw’r ymchwiliad neu’r ymgyrch;
• teitl yr ymchwiliad neu’r ymgyrch, gan gynnwys disgrifiad cryno ac enwau targedau’r ymchwiliad neu’r ymgyrch, os ydynt yn wybyddus;
• a gafodd y darpariaethau xxxx eu defnyddio ac, os xxxxx, xxx;
• os yw’r caniatâd wedi’i adnewyddu, y dyddiad adnewyddu a’r sawl a ganiataodd ei adnewyddu, gan gynnwys enw a gradd y swyddog awdurdodi;
• a wnaeth yr ymchwiliad neu’r ymgyrch arwain at gaffael gwybodaeth gyfrinachol;
• a gafodd y caniatâd ei roi gan unigolyn a oedd yn rhan uniongyrchol o’r ymchwiliad;
• dyddiad canslo’r caniatâd;
• y cyfarwyddyd i roi’r gorau i gadw gwyliadwriaeth;
• cofnod o’r cynnyrch a gafwyd yn sgil cadw gwyliadwriaeth;
• cofnod sy’n nodi a gafodd yr amcanion eu cyflawni ai peidio;
• cymeradwyaeth y Llys Ynadon, gan gynnwys dyddiad y gwrandawiad llys;
• enw’r Ynad a benderfynodd ar yr achos, ac amser a dyddiad y penderfyniad hwnnw.
Sylwch: Dylai pob swyddog ymchwilio gadw copi o’r caniatâd yn ei adran a chyflwyno’r dogfennau gwreiddiol i’r Uwch Swyddog Cyfrifol. Fodd bynnag, cyfrifoldeb pob Xxxxx yw cadw pob caniatâd yn ddiogel yn yr Adran. Pan fydd yr ymchwiliad wedi dod i ben (gan gofio y gall achosion ddod i xxx xxxx amser ar ôl y gwaith cychwynnol), dylid cael gwared ar y copïau a geir yn yr Adran mewn modd priodol h.y. dylid eu trin fel gwastraff cyfrinachol a’u rhwygo.
Rhaid cadw cofnod canolog ynghylch y modd y caiff Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol ei defnyddio, a hynny fel cofnod swyddogol o’i statws cyfredol.
Fodd bynnag, yn achos caniatadau i gaffael data cyfathrebu, bydd y SPOC yn cadw copïau gwreiddiol o’r xxxx geisiadau a’r caniatadau, copïau o’r hysbysiadau a’r penderfyniadau i dynnu caniatadau yn eu hôl ac i ganslo hysbysiadau, a’r rheini wedi’u croesgyfeirio yn erbyn pob dogfen gysylltiedig.
Pan fydd system NAFN yn cael ei defnyddio, ni fydd copïau o’r hysbysiadau a’r caniatadau’n cael eu darparu i’r Person Dynodedig fel mater o drefn, ond bydd yr Ymgeisydd yn cael copi wedi’i argraffu o’r ffurflenni cais ar-lein cyn gofyn am Gymeradwyaeth Ynad. Bydd modd i Arolygwyr Swyddfa’r Comisiynwyr Gwyliadwriaeth gael gafael ar gopïau o’r xxxx ddogfennau hyn oddi wrth NAFN.
Bydd modd i’r Swyddog Monitro (sy’n gweithredu fel Uwch Swyddog Cyfrifol) gael gafael ar yr xxxx ffurflenni hyn yn ôl y gofyn.
Dylai’r cofnod canolog hefyd gynnwys cofnod o’r hyn a ganlyn:
• Nifer y ceisiadau a wrthodwyd gan Bersonau Dynodedig;
• Nifer yr hysbysiadau sy’n gofyn am i ddata cyfathrebu gael eu datgelu yn unol ag ystyr pob un o is-adrannau Adran 21(4);
• Nifer y caniatadau i gaffael data cyfathrebu yn unol ag ystyr pob un o is-adrannau Adran 21(4);
• Nifer y troeon y rhoddir hysbysiad xxxx ar xxxxx.
Bydd SPOC yr Awdurdod yn cadw cofnod o’r xxxx geisiadau, ynghyd ag unrhyw hysbysiadau a chaniatadau a roddir gan yr Awdurdod. Bydd y cofnodion hyn yn cynnwys unrhyw wallau a wnaed.
Gellir gofyn i NAFN ddarparu gwybodaeth ystadegol am nifer yr hysbysiadau neu’r caniatadau y mae wedi’u rhoi ar ran y Cyngor yn ystod cyfnod penodol, gan gynnwys unrhyw wallau a wnaed. Bydd SPOC yr Awdurdod yn gofyn am wybodaeth o’r fath oddi wrth NAFN xxx chwarter.
RHAN 7 – YMDRIN Â CHWYNION GAN Y CYHOEDD
Caiff unrhyw un sy’n anfodlon â’r modd y mae’r Cyngor wedi cadw gwyliadwriaeth, neu’r modd y mae’n cadw gwyliadwriaeth, wneud cwyn. Yr unigolyn fydd yn penderfynu pa weithdrefn y dylid ei defnyddio.
Os bydd yr unigolyn am gwyno gan ddefnyddio gweithdrefnau’r Cyngor, dylai’r achwynydd gael gwybod am Drefn Gwyno’r Cyngor. Bydd y xxxx yn xxxx xx thrafod yn unol â’r weithdrefn honno.
Os bydd yr unigolyn am gyflwyno cwyn yn uniongyrchol i gorff annibynnol, neu os bydd wedi defnyddio gweithdrefnau mewnol y Cyngor a’i fod yn dal i fod yn anfodlon, caiff gyflwyno cwyn i’r Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio. Dylai anfon cwyn ysgrifenedig i’r cyfeiriad isod:
The Investigatory Powers Tribunal PO Box 33220
London SWIH 9ZQ
ATODIAD 1
Ffurflenni ar gyfer gwyliadwriaeth gyfeiriedig (a nodiadau i’ch helpu i lenwi’r ffurflenni)
XXXX NESAF?
Ni ellir cadw Gwyliadwriaeth Gyfeiriedig hyd nes bod Ynad wedi cymeradwyo’r caniatâd. Gweler rhan 5 o’r ddogfen hon i weld y weithdrefn ar gyfer cael cymeradwyaeth o’r fath.
Pan fydd y caniatâd wedi’i gymeradwyo, rhaid anfon copi o’r ffurflen hon (ynghyd â Gorchymyn yr Ynad) at yr Uwch Swyddog Cyfrifol neu’i gynrychiolydd dynodedig er mwyn diweddaru’r Cofnod Canolog.
Mae’r uchod yn hunanesboniadol. Xxx xxxxx rhoi Rhif yr Ymgyrch (Operation Number) hefyd. Fel arfer, fe’i defnyddir ar gyfer ymgyrchoedd penodol yr heddlu. Efallai y bydd awdurdodau lleol yn penderfynu defnyddio’r Cyfeirnod Unigryw yn unig.
Peidiwch ag anghofio pennu dyddiadau adolygu. Dylid cyflawni adolygiadau mor aml ag y tybir eu bod yn angenrheidiol ac yn ymarferol. Mae’r Cod yn tynnu sylw’n arbennig at yr angen i adolygu caniatadau’n aml os yw’r gwyliadwriaeth yn ymyrryd yn fawr â bywydau preifat neu’n creu ymyrraeth anuniongyrchol sylweddol, neu os yw’n debygol y caiff gwybodaeth gyfrinachol ei chaffael. Yn ystod adolygiad, bydd rhaid ystyried a yw’n angenrheidiol ac yn gymesur parhau i gadw gwyliadwriaeth. Mae ffurflen safonol ar gael i gofnodi’r adolygiad.
XXXX NESAF?
Ni fydd y caniatâd yn cael ei adnewyddu hyd nes i Ynad ei gymeradwyo. Gweler rhan 5 o’r ddogfen hon i weld y weithdrefn ar gyfer cael cymeradwyaeth o’r fath.
Pan fydd Ynad wedi cymeradwyo adnewyddu’r caniatâd, rhaid anfon copi o’r ffurflen hon (ynghyd â Gorchymyn yr Ynad) at yr Uwch Swyddog Cyfrifol neu’i gynrychiolydd dynodedig er mwyn diweddaru’r Cofnod Canolog.
Sylwch: Pan fydd caniatâd wedi’i ganslo, rhaid anfon copi o’r ffurflen hon at y Cydgysylltydd XXXX xx mwyn iddo/iddi ddiweddaru’r Cofnod Canolog.
ATODIAD 2
Ffurflenni ar gyfer defnyddio Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol (a nodiadau i’ch helpu i’w llenwi)
XXXX NESAF?
Ni ellir defnyddio’r Ffynhonnell Cuddwybodaeth Ddynol hyd nes bod Ynad wedi cymeradwyo’r caniatâd. Gweler rhan 5 o’r ddogfen hon i weld y weithdrefn ar gyfer cael cymeradwyaeth o’r fath.
Pan fydd Ynad wedi cymeradwyo adnewyddu’r caniatâd, rhaid anfon copi o’r ffurflen hon (ynghyd â Gorchymyn yr Ynad) at yr Uwch Swyddog Cyfrifol neu’i gynrychiolydd dynodedig er mwyn diweddaru’r Cofnod Canolog.
XXXX NESAF?
Ni fydd y caniatâd yn cael ei adnewyddu hyd nes i Ynad ei gymeradwyo. Gweler rhan 5 o’r ddogfen hon i weld y weithdrefn ar gyfer cael cymeradwyaeth o’r fath.
Pan fydd Ynad wedi cymeradwyo adnewyddu’r caniatâd, rhaid anfon copi o’r ffurflen hon (ynghyd â Gorchymyn yr Ynad) at yr Uwch Swyddog Cyfrifol neu’i gynrychiolydd dynodedig er mwyn diweddaru’r Cofnod Canolog.