MANUALE DI GESTIONE E
MANUALE DI GESTIONE E
CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
SOMMARIO
SEZIONE I - DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE 6
Articolo 1 6
Ambito di applicazione 6
Articolo 2 6
Definizioni 6
SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALI 11
Articolo 3 11
Aree organizzative omogenee 11
Articolo 4 11
Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi 11
Articolo 5 13
Unicità del protocollo informatico 13
Articolo 6 13
Articolo 7 13
SEZIONE III - PRODUZIONE DEI DOCUMENTI 14
Articolo 8 14
Regole generali e contenuti minimi 14
Articolo 9 15
Formazione e sottoscrizione dei documenti informatici 15
SEZIONE IV - RICEZIONE DEI DOCUMENTI 16
Articolo 10 16
Ricezione dei documenti su supporto cartaceo 16
Articolo 11 16
Ricezione dei documenti informatici (posta elettronica istituzionale, posta elettronica certificata, servizi Online e canali dedicati) 16
Articolo 12 20
Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo 20
Articolo 13 20
Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici e interoperabilità fra Enti 20
SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI 21
Articolo 14 21
Documenti soggetti a registrazione di protocollo 21
Articolo 15 21
Documenti non soggetti a registrazione di protocollo 21
Articolo 16 22
Registrazione di documenti interni 22
Articolo 17 23
Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo 23
Articolo 18 24
Registrazione di protocollo dei documenti informatici 24
Articolo 19 25
Segnatura di protocollo 25
Articolo 20 25
Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo 25
Articolo 21 26
Segnatura di protocollo dei documenti informatici 26
Articolo 22 26
Annullamento delle registrazioni di protocollo 26
Articolo 23 27
Registro di protocollo 27
Articolo 24 28
Registro giornaliero di protocollo 28
Articolo 25 29
Registro di emergenza 29
Articolo 26 30
Differimento dei termini di registrazione 30
Articolo 27 30
Documenti inerenti a gare d’appalto 30
Articolo 28 31
Corrispondenza personale o riservata 31
Articolo 29 31
Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo 31
Articolo 30 31
Lettere anonime e documenti non firmati 31
Articolo 31 32
Documenti di competenza di altre amministrazioni 32
Articolo 32 32
Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti 32
SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI 33
Articolo 33 33
Piano di conservazione dell’archivio 33
Articolo 34 33
Modalità di esecuzione dell’operazione di classificazione dei documenti 33
SEZIONE VII - ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI 34
Articolo 35 34
Il processo di assegnazione dei documenti 34
Articolo 36 34
Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo 34
Articolo 37 35
Recapito e presa in carico dei documenti informatici 35
Articolo 38 35
Modifica delle assegnazioni 35
SEZIONE VIII - SCANSIONE DEI DOCUMENTI 36
Articolo 39 36
Documenti soggetti a scansione 36
Articolo 40 36
Modalità di svolgimento del processo di scansione 36
SEZIONE IX - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI 37
Articolo 41 37
Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione 37
Articolo 42 38
Processo di formazione dei fascicoli 38
Articolo 43 38
Modifica delle assegnazioni dei fascicoli 38
Articolo 44 39
Tenuta dei fascicoli nell’archivio corrente 39
SEZIONE X - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI 39
Articolo 45 39
Spedizione dei documenti su supporto cartaceo 39
Articolo 46 40
Spedizione dei documenti informatici 40
SEZIONE XI - FASI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI, SPEDITI ED INTERNI
................................................................................................................................................40
Articolo 47 40
Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti 40
Articolo 48 41
Flusso di lavorazione dei documenti spediti 41
Articolo 49 41
Flusso di lavorazione dei documenti interni 41
SEZIONE XII - GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI 42
Articolo 50 42
Comunicazioni ufficiali tra uffici utente 42
SEZIONE XIII - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI 42
Articolo 51 42
Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito 42
Articolo 52 42
Gestione dell’archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione 42
dell’archivio storico dell’Amministrazione 42
SEZIONE XIV - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 44
Articolo 53 44
Rappresentazioni digitali dei documenti cartacei 44
Articolo 54 44
Conservazione documenti informatici 44
SEZIONE XV - ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI 46
Articolo 55 46
Rilascio delle abilitazioni di accesso alle informazioni documentali 46
Articolo 56 47
Accesso da parte degli uffici utente 47
Articolo 57 47
Accesso da parte di utenti esterni all’Amministrazione 47
Articolo 58 48
Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni 48
Articolo 59 48
Modalità di comunicazione del Manuale 48
Articolo 60 48
Modalità di aggiornamento del Manuale 48
SEZIONE XVI - FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI 48
Articolo 61 48
Il sistema di gestione informatica dei documenti 48
Articolo 62 49
Piano di sicurezza informatica 49
Articolo 63 50
Predisposizione del piano di sicurezza informatica 50
Articolo 64 50
Obiettivi del piano di sicurezza informatica 50
Articolo 65 50
Controllo del rischio 50
ALLEGATI 50
SEZIONE I - DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1 Ambito di applicazione
1. Il presente Manuale di Gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico e aggiornato alle nuove regole tecniche emanate con D.P.C.M. 3 dicembre 2013.
2. Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, spedizione, archiviazione, consultazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi dell’Amministrazione Comunale di Riccione.
Articolo 2 Definizioni
1. Ai fini del presente manuale viene considerato il contenuto del Glossario/Definizioni di cui all’allegato 1 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, che si allega come parte integrante (Allegato 1).
Inoltre si intende per:
Amministrazione: l’Amministrazione Comunale di Riccione.
Testo unico: il DPR 28 dicembre 2000, n° 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.
C.A.D.:, il D. Lgs. 7.3.2005, n. 82 recante “Codice dell’amministrazione digitale” e successive modificazioni ed integrazioni;
REGOLE TECNICHE PI: il D.P.C.M. 3.12.2013 recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del C.A.D.”;
REGOLE TECNICHE CONS: D.P.C.M. 3.12.2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi
1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”;
Area Organizzativa Omogenea (AOO): un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall’Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato. In particolare una AOO utilizza per il servizio di protocollazione un’unica sequenza numerica, rinnovata ogni anno solare. Il Comune di Riccione costituisce un’unica AOO.
Unità Organizzativa Responsabile (UOR): Uffici Organizzativi di Riferimento – un insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato; svolgono operazione di protocollo.
Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA): persona fisica dell’AOO incaricata dal dirigente dell’UOR competente della trattazione di un affare o di un procedimento amministrativo.
Documento Amministrativo: ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.
Documento Informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale, redatto in conformità delle regole tecniche previste dalla legge, soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell’art. 2712 Riproduzioni meccaniche del Codice Civile («Le riproduzioni fotografiche o cinematografiche, le registrazioni fotografiche e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e cose formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime»).
Firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi simmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
Firma elettronica: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica.
Firma elettronica avanzata: la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati siano stati successivamente modificati.
Firma elettronica qualificata: la firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.
Dispositivo per la creazione della firma: il programma informatico adeguatamente configurato (software) o l'apparato strumentale (hardware) usati per la creazione della firma elettronica.
Dispositivo sicuro per la creazione della firma: l'apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica, rispondente ai requisiti prescritti dalla normativa vigente.
Dispositivo di verifica della firma: il programma informatico (software) adeguatamente configurato o l'apparato strumentale (hardware) usati per effettuare la verifica della firma elettronica.
Impronta del documento informatico: una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediante l’applicazione al documento di una funzione matematica di HASH che assicura l’univocità del risultato.
Gestione dei documenti: l’insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.
Sistema di gestione informatica dei documenti: l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dall’Amministrazione per la gestione dei documenti.
Protocollo: operazione di registrazione quotidiana dei documenti ricevuti e spediti dal Comune di Riccione, assegnando contestualmente a ciascuno di essi un numero progressivo, che ricomincia da 1 (uno) all’inizio di ogni anno solare. La registrazione a protocollo attesta in modo inoppugnabile l’esistenza all’interno dell’archivio e la data
archivistica del singolo documento, che viene identificato in modo univoco dal numero progressivo assegnatogli.
Protocollo informatico: sistema informativo di protocollazione, in cui la gestione dei documenti avviene esclusivamente attraverso una rappresentazione elettronica e deve essere in grado di espletare le funzioni giuridico probatorie tradizionalmente svolte dall’operazione che si avvale del registro cartaceo e inoltre anche le funzioni connesse alla gestione documentaria.
Protocollo informatizzato: sistema informativo di protocollazione in cui la gestione dei documenti corrisponde alla tipologia mista cartacea/elettronica, deve essere in grado di espletare le funzioni giuridico probatorie tradizionalmente svolte dall’operazione che si avvale del registro cartaceo e inoltre anche le funzioni connesse alla gestione documentaria.
Segnatura di protocollo: l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuare in modo inequivocabile il documento stesso.
Archivio corrente: la parte di documentazione relativa agli affari e ai procedimenti in corso di istruttoria e di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente.
Archivio di deposito: la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico.
Archivio storico: il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico.
Titolario di classificazione: un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta.
Piano di conservazione di un archivio: il piano, integrato con il titolario di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
Fascicolo: l’unità archivistica che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare.
Supporto ottico di memorizzazione: il mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti digitali mediante l’impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici, DVD);
Archiviazione digitale: il processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione.
Conservazione digitale: il processo effettuato con le modalità di agli articoli 3 e 4 della Deliberazione AIPA 13 dicembre 2001, n. 42.
Posta Elettronica Certificata (PEC): sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici, ai sensi del Decreto del Presidente della Repubblica n. 68 dell’11.2.2005. La trasmissione del documento informatico per via telematica effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge alla notificazione per mezzo della posta.
Sistema di gestione informatica dei documenti (SGID): sistema applicativo per la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti.
SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 3
Aree organizzative omogenee
Ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti l’Amministrazione istituisce una unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata Comune di Riccione e composta dall’insieme di tutte le sue strutture ovvero dalle aree, dai settori, dai servizi, dagli uffici, dalle unità organizzative e dalle altre strutture indicate nella macro e micro struttura dell’Ente.
Il codice identificativo dell’area è C_H274.
Articolo 4
Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi
0.Xx Comune di Riccione, avendo individuato un’unica AOO, adotta un unico protocollo, del quale si servono tutte le UOR.
2. A capo del servizio per la tenuta del protocollo informatico e per la gestione dei flussi documentali e dell’archivio è posto il Responsabile dell’Ufficio Archivio/Protocollo, ferme restando le competenze proprie dei responsabili dei singoli procedimenti amministrativi, nonché quelle del Responsabile del Servizio Sistema Informativo. Al Responsabile del Servizio competono le proposte di aggiornamento del presente manuale.
Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile il servizio è affidato al vicario nominato su proposta del Responsabile stesso.
3. Al Servizio sono assegnati i compiti di cui all’articolo 61, comma 3, del testo unico e precisamente:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;
d) conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti, di concerto con il servizio Sistema Informativo;
e) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico e le attività di gestione dell’archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico;
f) autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;
g) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati.
Responsabile della gestione documentale
1. A capo del Servizio è posto il Responsabile della gestione documentale, nominato con atto del Sindaco e scelto tra le figure apicali dell’ente; nello stesso atto, in caso di vacanza, assenza o impedimento, viene nominato un suo vicario.
2. Al Responsabile della gestione documentale sono assegnati i compiti di cui all’articolo 4 del DPCM 3 dicembre 2013, in particolare:
- a) la predisposizione dello schema del manuale di gestione previsto dall’art. 5 delle regole tecniche;
- b) l’individuazione di tempi, modalità e misure organizzative per addivenire all’eliminazione di eventuali protocolli di settore e comunque protocolli diversi dal protocollo informatico generale;
- c) la predisposizione del piano per la sicurezza informatica relativo a tutto il flusso documentale con riferimento alle misure minime di sicurezza previste dal codice in materia di protezione dei dati personali di cui al Decreto Legislativo 196/2003 come adeguato dal Decreto Legislativo 10/08/2018 n.101. Tale attività deve essere svolta in collaborazione ed intesa con gli altri soggetti individuati dalle regole tecniche e quindi il Responsabile della conservazione, il Responsabile dei sistemi informativi, il Responsabile del trattamento dei dati personali;
d)la definizione e l’applicazione di criteri uniformi di trattamento del documento informatico con particolare riguardo a:
comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee classificazione
archiviazione;
e) la formazione del pacchetto di versamento e quindi del transito del documento nel sistema di conservazione.
3. Al Responsabile della gestione documentale compete il continuo aggiornamento del presente Manuale, con particolare attenzione alle informazioni riportate negli allegati.
Articolo 5
Unicità del protocollo informatico
1. La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all’inizio dell’anno successivo.
2. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche.
3. Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi sono strettamente correlati tra loro.
Articolo 6 Eliminazione dei protocolli interni
1. Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono eliminati tutti i sistemi di registrazione di protocollo dei documenti alternativi al protocollo informatico.
Articolo 7
Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti
1. Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza.
2. Le abilitazioni all’utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti, ovvero l’identificazione degli uffici utente e del personale abilitati allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione ed archiviazione dei documenti, sono rilasciate e costantemente aggiornate a cura del responsabile dell’Archivio/Protocollo di concerto con il responsabile del servizio Sistema Informativo su richiesta del dirigente della UOR.
SEZIONE III - PRODUZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 8
Regole generali e contenuti minimi
1. 1.L’Amministrazione forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici nel rispetto delle disposizioni contenute nel Codice dell’Amministrazione digitale e delle regole tecniche ad esso collegate.
2. I documenti informatici dell’Amministrazione sono prodotti con una delle seguenti modalità:
- redazione con appositi strumenti software;
- acquisizione per via telematica o su supporto informatico;
- acquisizione di copia per immagine o copia informatica di un documento analogico;
- registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni, o processi informatici;
- presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente;
- generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
3. Come minimo sui documenti in uscita sono riportate le seguenti informazioni:
- denominazione e logo dell’Amministrazione;
- indicazione dell’ufficio utente che ha prodotto il documento;
- indirizzo completo, con numero di telefono e fax (saranno indicati il numero di telefono del centralino dell’Amministrazione e il numero di fax dell’Ufficio Protocollo);
- codice fiscale dell’Amministrazione;
- indicazione del sito Internet dell’Amministrazione;
- indicazione della casella di posta elettronica certificata (PEC);
- data completa, luogo, giorno, mese e anno del documento;
- descrizione e numero degli allegati, se presenti;
- oggetto del documento;
- nome del responsabile del procedimento amministrativo e/o del dirigente competente con relativa sottoscrizione, quando prescritta;
- estremi di protocollo: numero, classifica e fascicolo;
- numero di protocollo e data del documento cui eventualmente si risponde;
- nome e cognome (per le persone)/Denominazione (per gli enti e le imprese) del destinatario;
- indirizzo completo del destinatario: via/piazza, numero civico, cap, città, indirizzo mail/pec.
Articolo 9
Formazione e sottoscrizione dei documenti informatici
1. Per la sottoscrizione dei documenti informatici si adotta una firma elettronica qualificata ai sensi della normativa vigente.
2. Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è prescritta la sottoscrizione, si utilizzano i servizi di riconoscimento, autenticazione e crittografia disponibili sulla rete dell’Amministrazione.
SEZIONE IV - RICEZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 10
Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
1. I documenti su supporto cartaceo (=analogici) possono pervenire all’Amministrazione attraverso:
□ il servizio postale;
□ la consegna diretta o notificata all’ufficio protocollo;
□ gli apparecchi telefax (modalità vietata tra pubbliche amministrazioni);
□ posta elettronica trattata in formato cartaceo.
2. I documenti che transitano attraverso il Servizio postale vengono consegnati quotidianamente dagli incaricati dell’ufficio postale e consegnati all’ufficio di protocollo.
3. I documenti consegnati a mano agli uffici utente, se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve, nell’arco della stessa giornata, all’ufficio protocollo.
4. I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione di protocollo, in assenza di un sistema informatico che ne consente l’acquisizione in formato elettronico (fax management system), sono trattati come quelli consegnati direttamente agli uffici utente. Con la disponibilità di un fax management system, invece, si applicano le procedure previste per la ricezione dei documenti informatici.
Articolo 11
Ricezione dei documenti informatici (posta elettronica istituzionale, posta elettronica certificata, servizi Online e canali dedicati)
Il documento informatico può essere recapitato all'Amministrazione:
a) a mezzo posta elettronica istituzionale purché il mittente sia identificabile in modo certo ed univoco;
b) a mezzo posta elettronica certificata;
c) su supporto rimovibile con consegna diretta all'Ente o spedito a mezzo vettore postale (posta convenzionale, posta raccomandata o corriere);
d) tramite servizi di e-government online (si possono citare, a mero titolo di esempio: il portale unico della Regione Xxxxxx-Romagna per la presentazione delle pratiche SUAP, pagamenti online, servizi online disponibili sul sito istituzionale dell'Ente);
e) tramite piattaforma telematica di e-procurement (ad esempio i portali degli acquisti in rete delle pubbliche amministrazioni o la piattaforma dell’Ente per la gestione di gare in modalità telematica);
f) l’amministrazione acquisisce e tratta i documenti informatici definiti dalle specifiche tecniche vigenti, in particolare:
- testi/documenti (TXT, HTML, XML, DOC, PDF, PDF/A …)
- calcolo (XLS, …)
- immagini (GIF, JPG, BMP, TIFF, EPS, SVG, …)
- archiviazione e compressione (ZIP, RAR, …)
- formati email (SMTP, MIME, …)
Qualora venga consegnato un documento informatico su supporto rimovibile direttamente all’Amministrazione, questo dovrà essere accompagnato da una lettera di trasmissione, ed è quest’ultima che sarà protocollata.
Posta elettronica istituzionale:
1. La ricezione dei documenti informatici è assicurata di norma tramite una casella di posta elettronica istituzionale riservata a questa funzione e accessibile solo all’ufficio preposto alla loro registrazione di protocollo.
L’indirizzo di tale casella di posta elettronica istituzionale è:
xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxxxx.xx.xx.
2. Il Responsabile del Servizio provvede a pubblicizzare l’indirizzo postale elettronico istituzionale con ogni mezzo di comunicazione e a trasmetterlo agli Organi competenti ai sensi dell’articolo 12, comma 2, lettera c) del DPCM 31 ottobre 2000.
3. I documenti informatici che pervengono direttamente alle caselle di posta elettronica degli uffici utente, sono da questi valutati, ai sensi dell’art.15 comma 7 del DPCM 31 ottobre 2000 e, se soggetti a registrazione di protocollo, qualora sia possibile attestare la
provenienza del documento, vengono immediatamente inoltrati all’indirizzo di posta elettronica istituzionale.
Posta Elettronica Certificata:
4. Il Comune di Riccione è dotato della seguente casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) Istituzionale: xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, pubblicata sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi (IndicePA o IPA), gestita dal personale del Servizio Protocollo con le funzionalità del sistema di protocollo informatico. Sono state altresì attivate ulteriori caselle di Posta Elettronica Certificata:
- xxxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
gestite con le funzionalità del sistema di protocollo informatico dal personale appositamente autorizzato appartenente ai servizi cui compete la trattazione delle tipologie documentarie per le quali sono state attivate
- xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
- xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
- xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
gestite in autonomia dai servizi che ne hanno fatto richiesta per la trattazione delle tipologie documentarie per le quali sono state attivate.
5. Lo scambio di documenti informatici effettuato mediante messaggi di posta elettronica è basato sul protocollo SMTP/MIME definito dalle specifiche tecniche RFC 2045, RFC 2046, RFC 2047, RFC 4288, RFC 4289, RFC 2049, RFC 2822 e successive modificazioni.
6. L’acquisizione dei documenti informatici indirizzati alle caselle di cui al precedente comma è effettuata automaticamente dal sistema di gestione informatica dei documenti, che provvede a costituire, per ogni casella, una coda della “corrispondenza informatica in arrivo”.
7. I documenti informatici provenienti da un indirizzo di posta elettronica certificata sono trattati come documenti di cui si ha certezza sulla provenienza e sull’integrità. La notifica al mittente dell’avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata di cui si avvale l’Amministrazione.
8. L’Ente non fa transitare i messaggi provenienti da una casella di posta non certificata su tali caselle di posta elettronica certificata in quanto la PEC è, per sua natura, un servizio elettronico di recapito certificato che attesta l’invio e l’avvenuta (o mancata consegna) di un messaggio di posta elettronica in grado di fornire ricevute opponibili a terzi.
9. Nel caso in cui pervengano sulle caselle di Posta Elettronica Certificata messaggi dal cui contenuto si rileva che sono stati erroneamente ricevuti, l’operatore di protocollo rispedisce il messaggio al mittente con la dicitura: “MESSAGGIO PERVENUTO PER ERRORE - NON DI COMPETENZA DI QUESTA AOO”.
10. - Se il documento informatico è privo di firma va evidenziato nel campo “note” con la dicitura “FIRMA MANCANTE”.
La verifica della validità della firma digitale è a cura del R.P.A. Qualora il documento ricevuto non sia pdf o pdf/a con o senza firma digitale viene comunque registrato al protocollo. Spetta al Responsabile del procedimento valutare se accettare il documento informatico assegnato non sottoscritto o non conforme agli standard.
Servizi Online e canali dedicati:
11. L’invio di documenti può avvenire mediante l’utilizzo di un servizio dedicato online dal sito istituzionale dell’Ente, se disponibile per lo specifico procedimento amministrativo. La documentazione presentata con tale modalità è di norma protocollata in forma automatizzata.
12. Nel caso di attivazione di un servizio online l'Amministrazione può prevedere che la presentazione della documentazione avvenga solamente attraverso tale canale e l’Ente garantisce la corretta comunicazione, assistenza ed informazione nei modi e termini stabiliti per ciascun servizio reso disponibile online e dichiarati sul sito istituzionale.
13. Il soggetto interessato alla presentazione di documentazione tramite un servizio online deve porre in essere tutte le azioni e le operazioni necessarie alla trasmissione attivandosi preventivamente affinché il recapito dei documenti all’Ente avvenga entro i termini previsti.
14. I documenti informatici ricevuti attraverso canali dedicati, quali ad esempio la FATTURAZIONE ELETTRONICA, saranno trasmessi insieme ai relativi metadati al sistema di gestione informatica dei documenti dello specifico applicativo gestionale utilizzato dal servizio competente al fine della registrazione, archiviazione e conservazione, avvalendosi dei meccanismi standard dell’interoperabilità e della cooperazione applicativa.
Articolo 12
Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo
1. Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, l’ufficio protocollo è autorizzato ad apporre sulla copia del documento il timbro dell’Amministrazione con la data di arrivo. Nel caso in cui il documento sia composto da più pagine e/o di eventuali allegati il timbro di ricevuta andrà apposto solo su una fotocopia della lettera di trasmissione presentata dall’interessato omettendo gli allegati.
2. L’addetto alla protocollazione non può rilasciare ricevute per documenti che non siano soggetti a regolare protocollazione e la semplice apposizione del timbro datario dell’ufficio per la tenuta del protocollo sulla copia, non ha alcun valore giuridico e non comporta alcuna responsabilità del personale dell’ufficio in merito alla ricezione e all’assegnazione del documento.
Per certe tipologie di documenti in arrivo si può prevedere la loro preventiva visione dell’unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo al fine di rilevarne la completezza e la regolarità.
Articolo 13
Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici e interoperabilità fra Enti
1. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dall’Amministrazione.
2. Le funzioni di interoperabilità servono per automatizzare la trasmissione di documentazione digitale tra le pubbliche amministrazioni e garantirne al tempo stesso la sicurezza. L’interoperabilità ha inizio quando un Ente decide di inviare della documentazione digitale ad un altro Ente e si conclude quando l’Ente destinatario conferma di aver ricevuto il messaggio.
SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 14
Documenti soggetti a registrazione di protocollo
1. Tutti i documenti del Comune di Riccione, dai quali possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, devono essere registrati sul protocollo informatico unico del Comune con le modalità ed eccezioni di seguito illustrate.
2. I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dall’Amministrazione Comunale, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo.
Articolo 15
Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:
● le gazzette ufficiali
● i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione
● le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni
● i materiali statistici
● gli atti preparatori interni
● i giornali
● le riviste
● i periodici
● i libri
● i materiali pubblicitari
● gli inviti a manifestazioni
● la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa
● documenti di interesse effimero (partecipazioni, condoglianze, ringraziamenti, auguri, richieste di appuntamento, ecc…)
● atti interni che non costituiscono fasi obbligatorie e imprescindibili di procedimenti amministrativi
● certificazioni varie
● estratti conto bancari e postali
● congedi ordinari e straordinari del personale dipendente
● trasferimento sede legale – comunicazione
● cambio banca – comunicazione
● 730 corrispondenza e modelli
● avvisi di pagamento, comunicazioni di bonifici bancari
● bandi e manifesti
● gli allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione e in genere, tutti i lavori (elaborati tecnici, studi, statistiche, ecc…) che, essendo accompagnati da lettera di trasmissione, non necessitano di ulteriore protocollazione
● documenti interni di preminente carattere informativo (che devono essere redatti in formato esclusivamente digitale e inviati tramite posta elettronica o flusso telematico)
● segnalazioni pervenute attraverso l’applicativo Segnala@Riccione
● verbali di contestazione di violazione al codice della strada (hanno una loro numerazione progressiva stabilita da specifica norma di legge)
● ricevute di messaggi scambiati attraverso la casella di posta certificata istituzionale dell’Ente integrata con il sistema di protocollo informatico e gestione documentale (vengono archiviate unitamente alla registrazione di protocollo di riferimento).
2. Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione. In particolare: delibere e determine, ordinanze sindacali e dirigenziali, liquidazioni, contratti e convenzioni, Durc, fatture.
Articolo 16 Registrazione di documenti interni
1. I documenti interni sono i documenti scambiati tra le U.O.R.
2. Gli elementi e le modalità di redazione e di gestione dei documenti interni di preminente carattere giuridico probatorio sono gli stessi dei documenti spediti e la loro registrazione deve essere effettuata una sola volta. Le procedure per la consegna e la trasmissione dei documenti all’U.O.R. di destinazione si effettuano in modo analogo a quanto stabilito per i documenti ricevuti.
3. Documenti interni di preminente carattere informativo non ricompresi tra quelli di cui al capoverso che precede vengono gestiti mediante il sistema di posta elettronica interna e non sono soggette a registrazione di protocollo.
Articolo 17
Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo
1. Per ogni documento su supporto cartaceo, ricevuto o spedito dall’Amministrazione, è effettuata una registrazione di protocollo.
2. Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del testo unico.
3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori.
4. I dati obbligatori sono:
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) data di arrivo;
g) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;
h) ufficio utente di competenza;
5. Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico. Essi sono:
i) luogo di provenienza, o di destinazione, del documento;
j) descrizione sintetica degli allegati;
k) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione;
l) copie per conoscenza;
m) tipo di documento.
Articolo 18
Registrazione di protocollo dei documenti informatici
1. La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che l’operatore addetto ne ha verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità. Nel caso di documenti informatici in partenza, questa verifica è estesa alla validità amministrativa della firma.
2. Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate per quelli su supporto cartaceo, con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’impronta del documento informatico, generata con la funzione di hash e registrata in forma non modificabile.
3. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati.
4. Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dalla normativa vigente (PEC) e si ritenga necessario riconoscere loro efficacia probatoria, il messaggio (e/o il documento trasmesso) deve essere considerato un documento analogico (cartaceo) a tutti gli effetti e quindi stampato con l’indicazione dell’indirizzo mail di provenienza e di ricezione. Esso deve quindi essere registrato, segnato e classificato, smistato, assegnato, fascicolato e conservato come documento analogico.
5. Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto.
Articolo 19 Segnatura di protocollo
1. L’operazione di segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile (art. cinquantacinque del DPR 445/2000 nonché art.9 del DPCM 3 dicembre 2013).
2. la registrazione a protocollo e la segnatura costituiscono un’operazione unica e vanno effettuate contemporaneamente; hanno entrambe natura di atto pubblico.
3. Il “segno” grafico è realizzato con un timbro tradizionale, o, in alternativa, con una etichetta autoadesiva, non modificabile e non staccabile corredata di codice a barre.
4. L’operazione di segnatura dei documenti in partenza viene effettuata dall’UOR competente che redige il documento se è abilitata alla protocollazione dei documenti in uscita.
5. L’operazione di acquisizione dell’immagine dei documenti cartacei è eseguibile solo dopo che l’operazione di segnatura è stata eseguita, in modo da “acquisire” con l’operazione di scansione, come immagine, anche il “segno” sul documento. Se è prevista l’acquisizione del documento cartaceo in formato immagine, il “segno” della segnatura di protocollo deve essere apposto sulla prima pagina dell’originale.
Articolo 20
Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo
1. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso l’apposizione su di esso di un timbro di protocollo o, in alternativa, di un’etichetta autoadesiva corredata di codice a barre, ove sono riportate le seguenti informazioni:
a) denominazione dell’Amministrazione;
b) numero di protocollo del documento;
c) data di arrivo del documento;
d) indice di classificazione;
e) settore di assegnazione.
Il segno della segnatura di protocollo deve essere apposto sulla prima pagina dell’originale ovvero, qualora non sia possibile per ragioni di spazio, sul retro della prima pagina.
Articolo 21
Segnatura di protocollo dei documenti informatici
1. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche tecniche previste dalla normativa vigente.
2. La segnatura informatica è codificata in base a quanto prescritto dall’art. 8 circ. AIPA 28/01 e art. 9 del DPCM 13 dicembre 2013, e prevede:
- codice identificativo dell’Amministrazione
- codice identificativo dell’AOO
- codice identificativo del registro
- data e numero di protocollo del documento
Articolo 22
Annullamento delle registrazioni di protocollo
1. Ai sensi della normativa vigente (artt.54 e 61 del Testo Unico) l’annullamento e/o la modifica anche di uno solo dei dati obbligatori della registrazione di protocollo devono essere richieste, con specifica nota motivata, al Responsabile del Servizio Protocollo o suoi delegati che sono i soli che possono autorizzare lo svolgimento delle relative operazioni; le modifiche effettuate direttamente dal Responsabile del Servizio Protocollo o dai suoi delegati equivalgono implicitamente ad autorizzazione. La procedura riporta la dicitura “ANNULLATO” in posizione visibile e tale comunque da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie e riporta anche gli estremi del provvedimento di annullamento, la data, l’ora e l’identificativo dell’operatore.
2. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura.
3. L’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le modalità di cui all’articolo 8 del DPCM 31 ottobre 2000 nonchè DPCM 3 dicembre 2013 art.8, e precisamente:
a) fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di una sola di esse determina l’automatico e contestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo;
b) delle altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della modifica; così analogamente per lo stesso campo, o ogni altro, che dovesse poi risultare errato;
c) le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità specificate nell’art. 54, del testo unico.
Articolo 23 Registro di protocollo
1. Il Registro di protocollo, anche in forma digitale, è atto pubblico di fede privilegiata che certifica l’effettivo ricevimento e l’effettiva spedizione di un documento ad una certa data, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.
2. Nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea il registro di protocollo è unico e la numerazione progressiva delle registrazioni di protocollo è unica, indipendentemente dal modello organizzativo distribuito in Uffici Decentrati di Protocollo.
Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione si apre il 1° gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni anno.
Articolo 24
Registro giornaliero di protocollo
1. Il Registro giornaliero di protocollo è un documento informatico dell’Ente che viene trasmesso al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa successiva e contiene, in modo ordinato e progressivo, l’elenco delle informazioni conseguenti alle azioni di registrazione, protocollo e annullamento effettuate nell’arco di uno stesso giorno, anche in riferimento alle registrazioni di protocollo pregresse. Il documento informatico generato contiene tutte le registrazioni di protocollo eseguite nell’ambito della giornata di riferimento e, a seguire, gli eventuali annullamenti o modifiche (parziali o totali) effettuate nella giornata di riferimento del Registro, ma riferite a registrazioni di protocollo effettuate in giorni precedenti.
2. In riferimento al flusso di lavoro per la generazione e il trasferimento al sistema di conservazione del documento informatico "Registro di protocollo giornaliero", le attività a carico del soggetto produttore (il Comune di Riccione) sono:
1) formazione del Registro giornaliero di protocollo in forma statica;
2) associazione dei metadati;
3) produzione del Pacchetto di versamento;
4) trasferimento al sistema di conservazione;
5) ricezione del rapporto di versamento prodotto e trasmesso al soggetto produttore dal sistema di conservazione;
6) verifica del buon esito dell'operazione di versamento.
Il software utilizzato dall’Ente è stato predisposto per l’automazione di tutte le operazioni di cui sopra, tranne la verifica del buon esito del versamento che è di competenza del responsabile della conservazione dell'Ente. Tale verifica è effettuabile direttamente nel Sistema di Gestione Documentale o in remoto con accesso all’ambiente ParER dal sistema per l’archivio di conservazione dell’Xxxxxx-Romagna.
3. Il Registro Giornaliero di Protocollo dell'Ente è formato mediante estrazione statica dei dati contenuti nel sistema di gestione documentale dell'Ente. Tale modalità di formazione non rende necessaria la sottoscrizione del Registro con firma digitale per assicurarne la provenienza e l'autenticità, in quanto il registro di protocollo è pacificamente riferibile al pubblico ufficiale che lo ha formato (il responsabile della gestione documentale dell'Ente).
4. Al fine di garantire le caratteristiche di immodificabilità e di integrità il Registro Giornaliero di Protocollo viene versato, entro la giornata successiva alla sua formazione, al sistema di conservazione.
Articolo 25 Registro di emergenza
1. Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema.
2. In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritte nell’articolo 63 del testo unico, e precisamente:
□ Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.
□ Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
□ Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate.
□ La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.
□ Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
□ La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo.
□ Al ripristino della piena funzionalità del sistema, il responsabile del Servizio di Protocollo provvede alla chiusura del Registro di Emergenza annotando il numero di registrazioni effettuate, la data e l’ora di chiusura.
Articolo 26
Differimento dei termini di registrazione
1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore lavorative dal ricevimento degli atti.
2. Eccezionalmente il Responsabile del Servizio può differire con apposito provvedimento la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d’arrivo.
Articolo 27
Documenti inerenti a gare d’appalto
1. Il responsabile del procedimento amministrativo relativo ad una gara, trasmette la lettera d’invito al responsabile del protocollo recante: modalità di consegna delle offerte, data, ora di scadenza e della presentazione delle offerte, avendo cura di far corrispondere quest’ultima non oltre alle ore 13:00 dell’ultimo giorno valido. Il responsabile avrà altresì cura di non fare scadere la gara alla vigilia di una festività infrasettimanale o di sabato.
2. La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta” - “gara d’appalto” o simili, o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e inviata al settore interessato.
3. Il protocollo è tenuto ad accettare comunque sempre le buste pervenute, indipendentemente dal fatto che siano consegnate fuori termine, oppure con un mezzo diverso da quello riportato nella lettera d’invito, oppure più buste della stessa ditta, ecc….
4. Dopo l’apertura delle buste sarà cura dell’ufficio utente che gestisce l’appalto riportare gli estremi di protocollo sui documenti contenuti.
Articolo 28 Corrispondenza personale o riservata
1. La corrispondenza nominativamente intestata è regolarmente aperta dagli uffici incaricati della registrazione di protocollo dei documenti in arrivo.
2. La corrispondenza con la dicitura “riservata” o “personale” non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se valuta che i documenti ricevuti non sono personali, è tenuto a trasmetterli al protocollo generale per la registrazione in arrivo.
Articolo 29
Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo
1. I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo.
2. Qualora pervengano successivamente gli originali all’Amministrazione per posta, ad essi verrà attribuito lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax mediante l’apposizione di un timbro riportante la seguente dicitura “TRATTASI DI DUPLICATO DI CONFERMA, VEDASI PROT. N DEL…”
Il Responsabile del protocollo informatico accerta comunque che si tratta del medesimo documento ricevuto via fax: qualora dovesse riscontrare una differenza, anche minima, deve procedere alla registrazione con un nuovo numero di protocollo in quanto si tratta di un documento diverso.
Articolo 30
Lettere anonime e documenti non firmati
1. Le lettere anonime e quelle non contenti riferimenti chiari riconducibili al mittente non sono registrate al protocollo ma semplicemente inoltrate, se contengono informazioni o
dati di interesse per l’Amministrazione, ai settori di competenza i quali valutano l’opportunità di dare seguito a queste comunicazioni ed individuano le eventuali procedure da sviluppare decidendo se farli registrare o meno nel protocollo generale.
Le lettere anonime se protocollate vanno identificate con la dicitura “MITTENTE SCONOSCIUTO O ANONIMO”.
2. I documenti ricevuti non firmati, per i quali invece è prescritta la sottoscrizione, sono registrati al protocollo, ed inoltrati ai settori di competenza i quali individuano le procedure da seguire per risolvere queste situazioni. Xxxx addetti alla registrazione spetta infatti solo il compito di certificare che quel documento è pervenuto e in quelle determinate forme, non quello di invitare il mittente a sanare la situazione.
Articolo 31
Documenti di competenza di altre amministrazioni
1. Qualora pervenga all’Amministrazione documento di competenza di un altro Ente lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente.
2. Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamente registrato al protocollo, esso verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente, con una lettera di trasmissione opportunamente protocollata, conservando una copia nel fascicolo di riferimento e provvedendo ad inserire nel sistema nel campo “annotazioni”, la dicitura “pervenuto erroneamente”:
Articolo 32
Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti
1. Le deliberazioni di Giunta e di Consiglio, le determinazioni dirigenziali; i decreti; le ordinanze; i contratti; le fatture, i mandati di pagamento, le reversali, le pratiche di autorizzazione, le pratiche di stato civile, le pratiche dell’anagrafe, le pratiche elettorali sono soggette a registrazione particolare (repertori o registri).
SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 33
Piano di classificazione e piano di conservazione dell’archivio
1. Il piano di classificazione dell’archivio (comprendente il titolario di classificazione) ed il piano di conservazione (comprendente il massimario di scarto) sono riportati negli allegati n. 2 e n. 3 approvati con deliberazione di Giunta Comunale n. 408 del 22.12.2011.
2. L’aggiornamento del piano di classificazione compete esclusivamente al Responsabile del Servizio ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, osservando quanto disposto dalla normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi degli enti pubblici.
3. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del Servizio provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.
Articolo 34
Modalità di esecuzione dell’operazione di classificazione dei documenti
1. La classificazione è l’operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle competenze, alle funzioni e alle attività dell’Amministrazione. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell’archivio.
2. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere classificati.
SEZIONE VII - ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI
Articolo 35
Il processo di assegnazione dei documenti
1. Per assegnazione di un documento si intende l’operazione di individuazione, da parte dell’ufficio protocollo, del settore cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. I servizi SUAP, XXX e DEMOGRAFICI, titolari e gestori di PEC proprie, provvederanno a protocollare ed assegnare direttamente i documenti al servizio/ sezione di competenza.
2. Successivamente il processo di assegnazione dei documenti da parte dei dirigenti dei Settori, può coinvolgere più unità di smistamento, una di seguito all’altra, fino ad arrivare all’ufficio utente di competenza per cui risulta possibile visualizzare la movimentazione di ogni documento.
3. L’ assegnatario del documento è responsabile della verifica dell’ integrità del documento e del riconoscimento del mittente.
4. Al fine di evitare disguidi e ritardi nella ricezione della corrispondenza, ciascun Settore deve provvedere a segnalare tempestivamente eventuali variazioni nelle proprie competenze o nella modulistica adottata.
Articolo 36
Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo
1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione su supporto cartaceo, anche se acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale ai Settori di competenza.
2. I Settori di competenza, al momento della ricezione dei documenti, con una funzione del sistema informatico, dovranno eseguire l’operazione di “presa in carico” che determina la data effettiva d’ingresso dei documenti in queste strutture.
3. La consegna giornaliera della corrispondenza cartacea protocollata viene effettuata, da parte dei messi comunali, entro le ore 13:00 ai dirigenti dei Settori che si trovano nella Sede Comunale ed entro le ore 9:30 del giorno successivo lavorativo ai dirigenti dei Settori ubicati nelle sedi decentrate.
Articolo 37
Recapito e presa in carico dei documenti informatici
1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione per via telematica, o comunque su supporto informatico, sono trasmessi, condivisi e comunicati quando protocollati ai Settori di competenza attraverso la rete interna dell’Amministrazione, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, memorizzazione nel sistema documentale in modo non modificabile. Il Dirigente, o il dipendente dallo stesso individuato quale smistatore, provvede ad assegnare ciascun documento in arrivo al responsabile del procedimento a cui spettano le incombenze relative alla gestione del documento.
2. La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema in modo automatico e la data di ingresso dei documenti negli uffici utente di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi.
Ogni responsabile ha la possibilità di archiviare e/o sub assegnare le pratiche al personale che ritiene più opportuno all’interno del proprio settore.
Articolo 38 Modifica delle assegnazioni
1. Nel caso di un’assegnazione errata, il settore che riceve il documento, provvede a rifiutare e restituire all’ufficio protocollo entro e non oltre 3 giorni dal ricevimento, i documenti erroneamente assegnati per competenza. Il rifiuto deve sempre essere preventivamente autorizzato dal Dirigente assegnatario della pratica e, in caso di conflittualità fra dirigenti sulla competenza, l’assegnazione verrà determinata dal Segretario Comunale a norma del vigente “Regolamento sull’ordinamento degli uffici e servizi”.
2. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti questi passaggi, memorizzando, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione con la data e l’ora di esecuzione.
SEZIONE VIII - SCANSIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 39 Documenti soggetti a scansione
1- I documenti ricevuti e spediti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e classificazione, devono essere digitalizzati mediante un processo di scansione, che può essere interattivo o batch.
Articolo 40
Modalità di svolgimento del processo di scansione
1- Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:
-acquisizione delle immagini in modo che ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file di formato standard abilitato alla conservazione;
-verifica della qualità delle immagini acquisite;
-collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo con la contestuale acquisizione delle loro impronte digitali;
-memorizzazione delle immagini e delle relative impronte digitali nel sistema di gestione informatica dei documenti, in modo non modificabile.
2- I documenti ricevuti dall’Amministrazione su supporto cartaceo, ancorché digitalizzati con l’ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, classificazione e assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli uffici di competenza.
3- Qualora non fosse possibile procedere alla scansione di tutta la documentazione presentata (es.planimetrie, notevoli plichi etc.), ne sarà fatta apposita menzione nel campo note del protocollo informatico.
SEZIONE IX - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 41
Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione
1. Tutti i documenti classificati, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli e sono distinti in fascicolo cartaceo e fascicolo informatico.
2. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di “apertura” ed è effettuata dal Responsabile del procedimento e comporta necessariamente la registrazione delle seguenti informazioni:
a) categoria e classe del titolario di classificazione nell’ambito delle quali il fascicolo si colloca;
b) numero del fascicolo, generato automaticamente dal sistema informatico;
c) oggetto del fascicolo;
d) anno di apertura;
e) ufficio utente cui è assegnata la relativa pratica;
f) livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema
Il piano di fascicolazione dei documenti del Comune di Riccione, approvato con deliberazione della Giunta Comunale n. 415 del 30.12.2013, costituisce allegato al Manuale di gestione (allegato 4).
Articolo 42
Processo di formazione dei fascicoli
Il fascicolo analogico (cartaceo)
1. Per ogni procedimento, affare e attività, l’Ente ha l’obbligo di conservare la documentazione e i dati da chiunque formati su supporto analogico. Un fascicolo analogico può contenere anche copie analogiche di documenti "nativi digitali".
Il fascicolo informatico
1. Il fascicolo informatico è di norma creato dal responsabile del procedimento o da altra persona della UO individuata dal dirigente di riferimento per tale attività.
La visualizzazione del fascicolo da parte di altre UOR dipende dal livello di riservatezza attribuito nel momento dell’apertura del fascicolo. Il livello di riservatezza, tanto del fascicolo quanto dei documenti ivi contenuti, può essere variato in qualunque momento o dall'operatore che ha impostato la restrizione o, in sua assenza, dagli amministratori di sistema. Il livello di riservatezza attribuito a un fascicolo vincola conseguentemente tutte le registrazioni di appartenenza che hanno un livello di riservatezza inferiore che acquisiscono il livello di riservatezza del fascicolo.
La valutazione del livello di riservatezza e/o l'eventuale cambio di status del fascicolo e/o dei documenti ivi contenuti è di competenza del RPA e/o del responsabile della tenuta del fascicolo.
Articolo 43
Modifica delle assegnazioni dei fascicoli
1. Nel caso di un’assegnazione errata di un fascicolo o di una sua successiva riassegnazione, il responsabile abilitato all’operazione di fascicolazione provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e ad inviare il fascicolo al responsabile di competenza.
2. Il sistema di gestione informatizzata dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora di esecuzione.
Articolo 44
Tenuta dei fascicoli nell’archivio corrente
1. I fascicoli dell’archivio corrente sono formati a cura dei Responsabili di procedimento e conservati, fino al versamento nell’archivio di deposito, presso gli uffici utente cui sono state assegnate le pratiche.
SEZIONE X - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 45
Spedizione dei documenti su supporto cartaceo
1. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi, da parte degli uffici mittente, all’ufficio centrale di spedizione dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione.
2. Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, corriere, o altro mezzo che richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, la relativa modulistica viene compilata a cura degli uffici utente.
3. All’ufficio centrale di spedizione competono le operazioni di pesatura, calcolo delle spese postali e tenuta della relativa contabilità.
4. Gli uffici utente devono far pervenire la posta in partenza all’ufficio centrale di spedizione entro e non oltre le ore 8:30 di ogni giorno lavorativo. Eventuali situazioni di urgenza saranno valutate dal Responsabile del Servizio che potrà autorizzare, in via eccezionale, procedure diverse da quella standard descritta.
Articolo 46
Spedizione dei documenti informatici
1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica certificata, come da normativa vigente.
2. I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica.
3. Per la spedizione dei documenti informatici, l’Amministrazione si avvale di un servizio di “posta elettronica certificata” conforme alle regole tecniche vigenti.
4. L’operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono state completate, da parte degli uffici mittente, le operazioni di verifica della validità amministrativa della firma, registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione.
5. Gli uffici che effettuano la spedizione dei documenti informatici devono accertarsi dell’avvenuta consegna al destinatario e curare l’archiviazione delle ricevute elettroniche di ritorno.
SEZIONE XI - FASI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI, SPEDITI ED INTERNI
Articolo 47
Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti
1. Le fasi della gestione dei documenti ricevuti dall’Amministrazione, sono elencate nei seguenti punti:
a) ricezione
b) registrazione e segnatura di protocollo
c) classificazione di I°livello
d) assegnazione
e) scansione
f) recapito e presa in carico
g) fascicolazione
Articolo 48
Flusso di lavorazione dei documenti spediti
1. Le fasi della gestione dei documenti spediti dai settori, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti:
a) produzione
b) registrazione e segnatura di protocollo
c) classificazione
d) fascicolazione
e) scansione
f) spedizione
Articolo 49
Flusso di lavorazione dei documenti interni
1. Le fasi della gestione dei documenti prodotti dagli uffici utente di ogni settore e ammessi alla registrazione di protocollo, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti:
a) produzione
b) registrazione e segnatura di protocollo
c) classificazione
d) fascicolazione
e) scansione
f) spedizione
SEZIONE XII - GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Articolo 50 Comunicazioni ufficiali tra uffici utente
1. La registrazione al protocollo di documenti tra uffici utente avviene solo quando gli stessi, con o senza documenti allegati, hanno una certa rilevanza ai fini dell’azione amministrativa, della quale è opportuno tenere traccia nel fascicolo relativo all’affare o al procedimento cui si riferisce.
SEZIONE XIII - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
Articolo 51
Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito
1. All’inizio di ogni anno, gli uffici utente individuano i fascicoli che sono da versare nell’archivio di deposito in quanto relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti. Dopo di che li inviano all’archivio di deposito, curando anche il trasferimento fisico degli eventuali carteggi. Nel caso di trasferimento di documenti informatici, è il sistema di protocollo informatico a prevedere un’apposita funzione di versamento dei fascicoli riferiti ad affari o procedimenti conclusi.
2. Il trasferimento, sia di materiale cartaceo che di materiale informatico, deve essere effettuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.
Articolo 52
Gestione dell’archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione dell’archivio storico dell’Amministrazione
1. La gestione dell’archivio di deposito, la selezione periodica dei documenti (scarto archivistico), la formazione e gestione dell’archivio storico dell’Amministrazione avviene con
le modalità descritte nel piano di conservazione dell’archivio (massimario di scarto) riportato nell’allegato n. 3.
2. I fascicoli relativi ad affari conclusi afferiscono all’archivio di deposito, anche se non “versati” all’archivio generale. La loro gestione e conservazione, finché non sono versati all’Archivio generale, è di competenza del Responsabile del Procedimento Amministrativo che ha il compito di conservare la documentazione, garantire l’accesso, registrare i movimenti del materiale documentario dato in consultazione, collaborare con il responsabile dell’Archivio generale nella selezione della documentazione per lo scarto e il versamento all’archivio storico.
3 La legge prevede che gli atti, trascorsi 40 anni dal loro esaurimento (il termine di conservazione della documentazione decorre dalla data dell’ultimo documento che esaurisce la trattazione dell’affare), siano versati nell’archivio storico e quindi destinati alla conservazione permanente previa selezione che va effettuata sulla base del piano di conservazione.
I documenti selezionati per l’eliminazione devono essere descritti in un elenco contenente i riferimenti alle categorie del titolario di classificazione, il numero e la tipologia delle unità archivistiche (faldoni, fascicoli ecc.), gli estremi cronologici, la descrizione della documentazione, un’indicazione sommaria del peso e una stima dei metri lineari complessivi da scartare. Tale elenco, sotto forma di proposta di scarto, deve essere trasmesso alla Soprintendenza Archivistica per la concessione della necessaria autorizzazione preventiva alla determinazione dirigenziale di approvazione dello scarto.
4. Gli uffici possono richiedere in ogni momento all’Archivio Generale, per motivi di consultazione, fascicoli mandati agli atti. Dei fascicoli prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento. Non è possibile l’estrazione di documenti originali.
5. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
SEZIONE XIV - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Articolo 53
Rappresentazioni digitali dei documenti cartacei
1. I documenti informatici sono archiviati nel sistema documentale, in modo non modificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.
2. Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei, acquisite con l’ausilio di scanner, sono archiviate nel sistema documentale, in modo non modificabile, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo e al termine del processo di scansione.
Articolo 54 Conservazione documenti informatici
1. La conservazione dei documenti archiviati in formato digitale nel sistema documentale avviene con le tecnologie e le procedure di cui alla normativa vigente.
2. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione ed organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione.
3. La funzione di conservazione dei documenti informatici è affidata dal Comune di Riccione all'Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Xxxxxx-Romagna (IBACN), mediante stipula di apposita Convenzione con scadenza 31/12/2033.
Tale Convenzione stabilisce che l'IBACN, mediante la propria struttura tecnica denominata Polo Archivistico Regionale dell'Xxxxxx-Romagna (PARER), riceve in versamento anticipato i documenti inviati dal sistema di gestione documentale del Comune di Riccione, e si impegna a conservarli secondo quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale e s.m.i e dal DPCM 3 dicembre 2013.
In tale contesto, il PARER, nella persona del proprio responsabile, assume anche il ruolo di Responsabile della conservazione dei documenti informatici del Comune trasferiti in base alla convenzione stipulata.
Il Comune rimane tuttavia il solo titolare e proprietario dei documenti versati.
Più in dettaglio il processo di versamento e conservazione è regolato da un Disciplinare tecnico, che descrive, fra le altre cose:
1) quali tipologie documentali vengono versate;
2) con quali tempistiche esse vengono versate;
3) con quale corredo di metadati esse vengono versate.
Il disciplinare è pertanto un documento in continua evoluzione, per accogliere estensioni e modifiche delle classi documentali e delle modalità di versamento. Si rimanda dunque ad esso per la descrizione dello stato corrente delle impostazioni.
Dal punto di vista degli operatori comunali, il processo di versamento è del tutto trasparente, poichè eseguito da una procedura automatica contenuta nel sistema di gestione documentale.
Questo significa ovviamente che solo i documenti inseriti nel sistema documentale verranno versati e conservati a norma.
A versamento avvenuto, il sistema documentale mostrerà gli estremi di versamento nella pagina del documento, e il documento non potrà più essere modificato, in quanto a quel punto l'originale si troverà presso il conservatore.
In caso di versamento fallito in maniera totale (intero documento scartato) o parziale (scartati solo alcuni dei file che lo compongono), l'ufficio che ha inserito il documento nel sistema verrà avvisato perché possa eventualmente risolvere il problema che ha causato lo scarto (es. file firmato con certificato scaduto o revocato, file in un formato non accettato per la conservazione, file con estensione diversa dall'effettivo contenuto ecc.).
Si precisa inoltre che per la conservazione delle tipologie documentali riguardanti il mandato informatico (mandati - reversali - ecc…) è stato stipulato apposito contratto con XXX.XX SR.L in data 16.4,2018.
SEZIONE XV - ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 55
Rilascio delle abilitazioni di accesso alle informazioni documentali
1. Il controllo degli accessi è il processo che garantisce l’impiego degli oggetti/servizi del sistema informatico di protocollo esclusivamente secondo modalità prestabilite.
2. Il processo è caratterizzato da utenti che accedono ad oggetti informatici (applicazioni, dati, programmi) mediante operazioni specifiche (lettura, aggiornamento, esecuzione).
3. Gli utenti del servizio di protocollo, in base agli uffici di appartenenza, ovvero in base alle rispettive competenze hanno autorizzazioni di accesso differenziate secondo le tipologie di operazioni stabilite dall’ufficio di appartenenza in accordo con il responsabile del protocollo.
4. Ad ogni utente è assegnata:
• una credenziale di accesso, costituita, ad esempio, da una componente:
− pubblica che permette l’identificazione dell’utente da parte del sistema (userID);
− privata o riservata di autenticazione (password);
• una autorizzazione di accesso (profilo) al fine di limitare le operazioni di protocollo e gestione documentale alle sole funzioni necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza dell’ufficio a cui l’utente appartiene.
5. I diversi livelli di autorizzazione sono assegnati agli utenti dal Servizio Sistema Informativo, che si avvale di un utente cosiddetto privilegiato (amministratore). Gli utenti del servizio di protocollo una volta identificati sono suddivisi in profili d’accesso, sulla base delle rispettive competenze.
6. Le abilitazioni all’utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica del protocollo e dei documenti, ovvero l’identificazione degli uffici e del personale abilitato allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione e tenuta dei documenti all’interno del Comune di Riccione, sono riportate in apposito elenco e sono costantemente aggiornate a cura del Servizio Sistema Informativo,
Articolo 56
Accesso da parte degli uffici utente
1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di profili utente e password o altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura.
2. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo di un documento inserisce preventivamente il livello di riservatezza ritenuto necessario, se diverso da quello standard applicato automaticamente dal sistema.
3. In modo analogo, l’ufficio che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo ne fissa anche il livello di riservatezza.
4. Al minimo, sono da considerarsi riservati i documenti:
□ legati a vicende di persone o a fatti privati particolari, nonché quelli che contengono “dati sensibili” ai sensi del D. Lgs. 196/2003 come adeguato dal Decreto Legislativo 10/08/2018 n.101.
□ dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’azione amministrativa.
Articolo 57
Accesso da parte di utenti esterni all’Amministrazione
1. Agli utenti riconosciuti ed abilitati alla consultazione sono rese disponibili tutte le informazioni necessarie e sufficienti a garantire la visibilità dei documenti amministrativi.
2. L’Amministrazione si adopera per consentire l’accesso al sistema di gestione informatizzata dei documenti da parte degli utenti esterni, mediante l’impiego di sistemi di riconoscimento ed autenticazione sicura.
Articolo 58
Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni
1. L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre pubbliche amministrazioni, è realizzato applicando le norme ed i criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.
Articolo 59
Modalità di comunicazione del Manuale
1. In ottemperanza dell’art. 5, comma 3 del DPCM 31 ottobre 2000, il presente Manuale di Gestione viene reso accessibile nelle seguenti forme:
- per il personale del Comune di Riccione, mediante pubblicazione sul sito Intranet
- per il pubblico mediante pubblicazione sul portale del Comune di Riccione (xxx.xxxxxx.xxxxxxxx.xx.xx)
Articolo 60
Modalità di aggiornamento del Manuale
1. Il Manuale di Gestione verrà aggiornato ogni qualvolta risulti necessario, a seguito di innovazioni normative o regolamentari, con determinazione dirigenziale.
SEZIONE XVI - FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 61
Il sistema di gestione informatica dei documenti
1. La procedura informatica funzionale e tecnica del sistema di gestione informatica dei documenti utilizzato dall’Amministrazione assicura le seguenti funzionalità:
- le misure di sicurezza di cui all’allegato 5 al presente Manuale di Gestione;
- le misure di sicurezza dei dati previste dal GDPR
- le misure tecniche ed organizzative atte a garantire la non modificabilità delle registrazioni di protocollo;
- le misure tecniche ed organizzative che assicurano la contemporaneità delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo;
- le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di registrazione;
- la funzione di recupero dei dati registrati sul protocollo di emergenza;
- le modalità di trasmissione e registrazione di documenti informatici;
- il calcolo dell’impronta dei documenti informatici;
- la segnatura di protocollo dei documenti
- le funzionalità per lo scambio di documenti informatici tra uffici;
- le funzionalità di trasmissione dei documenti informatici al Conservatore individuato
- le modalità di utilizzo delle funzioni del sistema.
Articolo 62
Piano di sicurezza informatica
1. Il piano di sicurezza descrive le misure di sicurezza previste per il sistema di gestione informatica dei documenti che a sua volta è individuato come l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei flussi documentali.
2. Le misure di sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti dell’Ente (da ora SGID) si applicano all'intero ciclo di vita degli stessi e comprende anche le attività di analisi, progettazione, manutenzione e sviluppo delle infrastrutture, dei sistemi e delle applicazioni.
3. Le misure di sicurezza adottate dal Comune di Riccione per la formazione, la gestione, la trasmissione, l’interscambio, l’accesso e la conservazione dei documenti informatici, anche in relazione alle norme sulla protezione dei dati personali, sono dettagliate nell’allegato 5 del presente Manuale di Gestione.
Articolo 63
Predisposizione del piano di sicurezza informatica
1. Il piano per la sicurezza informatica è predisposto dal responsabile della gestione documentale d’intesa con il responsabile della conservazione e il responsabile dei sistemi informativi, secondo le disposizioni di legge.
Articolo 64
Obiettivi del piano di sicurezza informatica
1. Il piano di sicurezza garantisce che le informazioni siano disponibili, integre, riservate e che per i documenti informatici sia assicurata la autenticità, la non ripudiabilità, la validità temporale, l’estensione della validità temporale.
Articolo 65 Controllo del rischio
1. L’azione di controllo del rischio si esprime con la messa in esercizio di una serie di misure classificate e dettagliate come previste dal GDPR (Regolamento UE 679/2016).
ALLEGATI
Allegato 1 - Glossario/Definizioni di cui all’allegato 1 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 Allegato 2 - Titolario di classificazione (adottato con atto G.C. 408/2011)
Allegato 3 - Piano di conservazione dell’archivio che comprende il Massimario di scarto (adottato con atto G.C. 408/2011)
Allegato 4 - Piano di fascicolazione dei documenti (adottato con atto G.C. 415/2013) Allegato 5 – Misure di sicurezza per la gestione dei documenti informatici.
Allegato 1: GLOSSARIO/DEFINIZIONI
Allegato n. 1 del DPCM 13 dicembre 2013
1 INTRODUZIONE
Di seguito si riporta il glossario dei termini contenuti nelle regole tecniche di cui all’articolo 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni in materia di documento informatico e sistema di conservazione dei documenti informatici che si aggiungono alle definizione del citato decreto ed a quelle del decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n. 445 e successive modificazioni e integrazioni.
2 DEFINIZIONI TERMINE DEFINIZIONE
TERMINE | DEFINIZIONE |
accesso | operazione che consente a chi ne ha diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici |
accreditamento | riconoscimento, da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione |
affidabilità | caratteristica che esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento informatico |
aggregazione documentale informatica | aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente |
archivio | complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento dell’attività |
archivio informatico | archivio costituito da documenti informatici, fascicoli informatici nonché aggregazioni documentali informatiche gestiti e conservati in ambiente informatico |
area organizzativa omogenea | un insieme di funzioni e di strutture, individuate dalla amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’articolo 50, comma 4, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 |
attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico | dichiarazione rilasciata da notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato allegata o asseverata al documento informatico |
autenticità | caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico |
base di dati | collezione di dati registrati e correlati tra loro |
certificatore accreditato | soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di certificazione del processo di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per |
l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza | |
ciclo di gestione | arco temporale di esistenza del documento informatico, del fascicolo informatico, dell’aggregazione documentale informatica o dell’archivio informatico dalla sua formazione alla sua eliminazione o conservazione nel tempo |
classificazione | attività di organizzazione logica di tutti i documenti secondo uno schema articolato in voci individuate attraverso specifici metadati |
Codice | decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni |
codice eseguibile | insieme di istruzioni o comandi software direttamente elaborabili dai sistemi informatici |
conservatore accreditato | soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, dall’Agenzia per l’Italia digitale |
conservazione | insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione |
Coordinatore della Gestione Documentale | responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione ed archiviazione nonché di comunicazione interna tra le AOO ai sensi di quanto disposto dall’articolo 50 comma 4 del DPR 445/2000 nei casi di amministrazioni che abbiano istituito più Aree Organizzative Omogenee |
copia analogica del documento informatico | documento analogico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto |
copia di sicurezza | copia di backup degli archivi del sistema di conservazione prodotta ai sensi dell’articolo 12 delle presenti regole tecniche per il sistema di conservazione |
destinatario | identifica il soggetto/sistema al quale il documento informatico è indirizzato |
duplicazione dei documenti informatici | produzione di duplicati informatici |
esibizione | operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia |
estratto per riassunto | documento nel quale si attestano in maniera sintetica ma esaustiva fatti, stati o qualità desunti da dati o documenti in possesso di soggetti pubblici |
evidenza informatica | una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica |
fascicolo informatico | aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice |
formato | modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file |
funzionalità aggiuntive | le ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti nonché alla accessibilità delle informazioni |
funzionalità interoperative | le componenti del sistema di protocollo informatico finalizzate a rispondere almeno ai requisiti di interconnessione di cui all’articolo 60 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 |
funzionalità minima | la componente del sistema di protocollo informatico che rispetta i requisiti di operazioni ed informazioni minime di cui all’articolo 56 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 |
funzione di hash | una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, |
una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti | |
generazione automatica di documento informatico | formazione di documenti informatici effettuata direttamente dal sistema informatico al verificarsi di determinate condizioni |
identificativo univoco | sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e persistente al documento informatico, al fascicolo informatico, all’aggregazione documentale informatica, in modo da consentirne l’individuazione |
immodificabilità | caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso |
impronta | la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash |
insieme minimo di metadati del documento informatico | complesso dei metadati, la cui struttura è descritta nell’allegato 5 del presente decreto, da associare al documento informatico per identificarne provenienza e natura e per garantirne la tenuta |
integrità | insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato |
interoperabilità | capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi |
leggibilità | insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti |
log di sistema | registrazione cronologica delle operazioni eseguite su di un sistema informatico per finalità di controllo e verifica degli accessi, oppure di registro e tracciatura dei cambiamenti che le transazioni introducono in una base di dati |
manuale di conservazione | strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione |
manuale di gestione | strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti di cui all’articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi delle regole tecniche per il protocollo informatico D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e successive modificazioni e integrazioni |
memorizzazione | processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici |
metadati | insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell’allegato 5 del presente decreto |
pacchetto di archiviazione | pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del presente decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione |
pacchetto di distribuzione | pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta |
pacchetto di versamento | pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione |
pacchetto informativo | contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare |
piano della sicurezza del sistema di conservazione | documento che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di conservazione dei documenti informatici da possibili rischi nell’ambito dell’organizzazione di |
appartenenza | |
piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti | documento, che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di gestione informatica dei documenti da possibili rischi nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza |
piano di conservazione | strumento, integrato con il sistema di classificazione per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 |
piano generale della sicurezza | documento per la pianificazione delle attività volte alla realizzazione del sistema di protezione e di tutte le possibili azioni indicate dalla gestione del rischio nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza |
presa in carico | accettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal manuale di conservazione |
processo di conservazione | insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione |
produttore | persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione documentale |
rapporto di versamento | documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore |
registrazione informatica | insieme delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione in via telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili in vario modo all’utente |
registro particolare | registro informatico di particolari tipologie di atti o documenti; nell’ambito della pubblica amministrazione è previsto ai sensi dell’articolo 53, comma 5 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 |
registro di protocollo | registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti |
repertorio informatico | registro informatico che raccoglie i dati registrati direttamente dalle procedure informatiche con cui si formano altri atti e documenti o indici di atti e documenti secondo un criterio che garantisce l’identificazione univoca del dato all’atto della sua immissione cronologica |
responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi | dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione |
responsabile della conservazione | soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione |
responsabile del trattamento dei dati | la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali |
responsabile della sicurezza | soggetto al quale compete la definizione delle soluzioni tecniche ed organizzative in attuazione delle disposizioni in materia di sicurezza |
riferimento temporale | informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento |
scarto | operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa |
vigente, i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale | |
sistema di classificazione | strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell'amministrazione interessata |
sistema di conservazione | sistema di conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 44 del Codice |
sistema di gestione informatica dei documenti | nell’ambito della pubblica amministrazione è il sistema di cui all'articolo 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; per i privati è il sistema che consente la tenuta di un documento informatico |
staticità | Caratteristica che garantisce l’assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l’assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione |
transazione informatica | particolare evento caratterizzato dall’atomicità, consistenza, integrità e persistenza delle modifiche della base di dati |
Testo unico | decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni |
ufficio utente | riferito ad un area organizzativa omogenea, un ufficio dell’area stessa che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico |
utente | persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse |
versamento agli archivi di stato | operazione con cui il responsabile della conservazione di un organo giudiziario o amministrativo dello Stato effettua l'invio agli Archivi di Stato o all’Archivio Centrale dello Stato della documentazione destinata ad essere ivi conservata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali |
Allegato 2
Titolo I. Amministrazione generale
Questo titolo è stato pensato per i documenti prodotti dal Comune nell’esercizio di funzioni di carattere generale e trasversale, che interessano tutti gli uffici in quanto costituiscono strumento per l’attività amministrativa dell’intero apparato comunale.
1. Legislazione e circolari esplicative[1]
2. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento[2], toponomastica[3]
3. Statuto[4]
4. Regolamenti[5]
5. Xxxxxx, gonfalone, sigillo[6]
6. Archivio generale[7]
7. Sistema informativo[8]
8. Informazioni e relazioni con il pubblico[9]
9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi[10]
10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale[11]
11. Controlli interni ed esterni[12]
12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna[13]
13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti[14]
14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali [15]
15. Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi[16] e adesione del Comune ad Associazioni[17]
16. Area e città metropolitana[18]
17. Associazionismo e partecipazione[19]
Repertori
- Registro di protocollo
- Repertorio dei fascicoli
- Registro dell’Albo pretorio[20]
- Registro delle notifiche[21]
- Ordinanze emanate dal Sindaco[22]: serie con repertorio
- Decreti del Sindaco: serie con repertorio
- Ordinanze emanate dai dirigenti
- Determinazioni dei dirigenti
- Deliberazioni del Consiglio comunale
- Deliberazioni della Giunta comunale
- Verbali delle adunanze del Consiglio comunale[23]
- Verbali delle adunanze della Giunta comunale[24]
- Verbali degli organi collegiali del Comune
- Contratti e convenzioni[25]
- Albo dell’associazionismo: elenco delle associazioni accreditate
- Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa)
Nei Comuni che hanno realizzato il decentramento[26]:
- Deliberazioni dei Consigli circoscrizionali (uno per quartiere)
- Deliberazioni degli Esecutivi circoscrizionali (uno per quartiere)
- Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali (uno per quartiere)
- Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali (uno per quartiere)
- Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni (uno per organo e per quartiere)
- Registro dell’Albo della circoscrizione (uno per quartiere)
- Contratti e convenzioni delle circoscrizioni (uno per quartiere)
Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
Questo titolo è stato pensato per gli atti concernenti gli organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia, non per quelli da essi prodotti. Si ricordi che la classificazione riguarda la materia, non l’autore del documento, non le funzioni, ma il funzionamento dell’organo.
Le classi di questo titolo possono essere adeguate alle reali strutture esistenti nel Comune. In questo caso si è proposto il numero massimo pensabile di classi. Non tutte le classi verranno sempre utilizzate (si pensi, ad esempio, alla classe 13), ma devono comunque essere previste.
Le classi dalla 16 in poi sono dedicate agli organi attivati nei Comuni che hanno realizzato il decentramento[27]: anche in questo caso le denominazioni degli organi dovranno essere adattate a quanto stabilito nei singoli statuti; qui si sono indicati quelli Padovani[28].
1. Sindaco[29]
2. Vice-sindaco
3. Consiglio[30]
4. Presidente del Consiglio[31]
5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio[32]
6. Gruppi consiliari
7. Giunta[33]
8. Commissario prefettizio e straordinario
9. Segretario[34] e Vice-segretario
10. Direttore generale e dirigenza[35]
11. Revisori dei conti[36]
12. Difensore civico[37]
13. Commissario ad acta[38]
14. Organi di controllo interni[39]
15. Organi consultivi[40]
16. Consigli circoscrizionali
17. Presidenti dei Consigli circoscrizionali
18. Organi esecutivi circoscrizionali[41]
19. Commissioni dei Consigli circoscrizionali
20. Segretari delle circoscrizioni
21. Commissario ad acta delle circoscrizioni
22. Conferenza dei Presidenti di quartiere
Repertori
- Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive[42]
Titolo III. Risorse umane[43]
Il titolo è dedicato alle funzioni relative alla gestione del personale, sia esso dipendente o esterno (collaboratori a qualsiasi titolo). Nelle classi andranno inseriti i documenti relativi a questioni non riconducibili a singole persone.
Per i documenti relativi a ciascun dipendente viene istruito un fascicolo nominativo.
1. Concorsi, selezioni, colloqui[44]
2. Assunzioni e cessazioni
3. Comandi e distacchi; mobilità
4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni
5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro
6. Retribuzioni e compensi[45]
7. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo
8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro[46]
9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo[47]
10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza
11. Servizi al personale su richiesta[48]
12. Orario di lavoro, presenze e assenze [49]
13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari
14. Formazione e aggiornamento professionale
15. Collaboratori esterni[50]
Serie
Fascicoli del personale: un fasc. per ogni dipendente o assimilato
Repertori
- Registro infortuni
- Elenco degli incarichi conferiti[51]
- Verbali dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza
Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali[52]
In questo titolo sono state previste le funzioni conferite ai Comuni in materia di disponibilità di risorse finanziarie e di gestione contabile, quelle relative alla titolarità e gestione del patrimonio comunale, di natura sia immobile sia mobile; alla acquisizione e gestione dei beni e servizi strumentali allo svolgimento delle attività e funzioni finali.
Talune attività del titolo sono state indicate adottando la terminologia dell’atto finale.
1. Bilancio preventivo[53] e Piano esecutivo di gestione (PEG)[54]
2. Gestione del bilancio e del PEG[55] (con eventuali variazioni[56])
3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento[57]
4. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento[58]
5. Partecipazioni finanziarie
6. Rendiconto della gestione[59]; adempimenti e verifiche contabili[60]
7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi[61]
8. Beni immobili[62]
9. Beni mobili[63]
10. Economato[64]
11. Oggetti smarriti e recuperati
12. Tesoreria[65]
13. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate
14. Pubblicità e pubbliche affissioni
Repertori
- Mandati[66]
- Reversali[67]
- Concessioni di occupazione suolo pubblico[68]
- Concessioni di beni del demanio statale[69]
- Elenco dei fornitori (facoltativo)
V. Affari legali
Si è deciso di prevedere un titolo specifico dedicato agli affari legali, nonostante l’obiezione che quasi sempre essi si inseriscono all’interno di un procedimento, per due motivi: prima di tutto perché la funzione si configura come eccezionale e straordinaria, poi perché talvolta le azioni legali, i pareri e le consulenze interessano materie diverse e possono rivestire carattere generale e/o preliminare a una pluralità di procedimenti concreti. Inoltre, come ha fatto giustamente notare qualcuno, non sempre c’è un fascicolo precedente al contenzioso (ad esempio, citazione del Comune per danni da cattiva manutenzione delle strade); anche quando la controversia sorge nel corso di un procedimento amministrativo o di un rapporto civile, il contenzioso si configura come subprocedimento specialistico; è opportuno che gli atti delle controversie siano conservati unitariamente.
Si precisano in nota le motivazioni in base alle quali è stata esclusa dal titolo la classe “Levata dei protesti” a suo tempo proposta[70].
Si è constatato che spesso i fascicoli di causa, ad eccezione di quelli di carattere tributario, si formano presso un professionista esterno, cui l’amministrazione ha affidato l’incarico di rappresentarla: in tal caso sarà cura del Comune recuperare, una volta terminata la causa,i documenti, perché rimangano nella memoria dell’ente.
1. Contenzioso[71]
2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni[72]
3. Pareri e consulenze
Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio[73]
Il titolo è dedicato a funzioni, tra loro interconnesse, relative alla pianificazione e gestione del territorio: si sono semplificate al massimo le classi per comprendere nella generalità delle denominazioni la varietà di procedimenti censiti.
1. Urbanistica[74]: piano regolatore generale e varianti[75]
2. Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale[76]
3. Edilizia privata[77]
4. Edilizia pubblica[78]
5. Opere pubbliche[79]
6. Catasto[80]
7. Viabilità[81]
8. Servizio idrico integrato[82], luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti[83] e altri servizi[84]
9. Ambiente[85]: autorizzazioni, monitoraggio[86] e controllo[87]
10. Protezione civile ed emergenze[88] Repertori
- Concessioni edilizie[89]
Titolo VII. Servizi alla persona
Sono state raggruppate in questo titolo le funzioni attribuite ai Comuni in materia di servizi educativi e formativi (classi 1-4), servizi culturali, sportivi e del tempo libero (classi 5-7), dei servizi socio-assistenziali (classi 8-14)[90]. La riconduzione ad un unico titolo di tutte queste funzioni, che assorbono una cospicua mole di attività dei Comuni, è motivata dalla constatazione che molti interventi dei Comuni assumono caratteristiche promiscue e possono venire individuati più propriamente a livello di classe che non a livello di titoli.
Attualmente il Comune esercita funzioni molto circoscritte nel settore dell’istruzione[91], certo più limitate rispetto al passato recente e remoto, quando era responsabile ad esempio della prima alfabetizzazione e della formazione professionale della popolazione. A parte la gestione diretta degli asili-nido e delle scuole materne comunali, che costituiscono una fetta molto consistente della sua attività, ad esso spettano funzioni di supporto, di consulenza e di fornitura di servizi.
Grandi possibilità di intervento hanno i Comuni nel settore della cultura e dello sport, settore strategico per la promozione della dignità della persona e per lo sviluppo dell’identità collettiva[92]; per l’organizzazione del carteggio relativo è parso sufficiente prevedere solo tre classi: la prima dedicata al funzionamento delle istituzioni che gestiscono l’attività, la seconda e la terza relativa alle iniziative concrete.
Nello stabilire le classi relative alle funzioni attribuite ai Comuni in materia di aiuto e sostegno delle fasce deboli della società[93], si è lasciata cadere la logica del titolario
Astengo, che individuava i destinatari dei servizi e si è scelto di indicare l’area di intervento, a chiunque diretto.
Rispetto all’edizione precedente è stata inserita la classe 15. Politiche per il sociale, che intende comprendere tutte le iniziative “al positivo”, cioè tutto quello che un Comune può programmare per migliorare il benessere sociale della cittadinanza, una volta fronteggiate le emergenze e le difficoltà previste nelle classi precedenti.
1. Diritto allo studio e servizi[94]
2. Asili nido e scuola materna[95]
3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione[96] e della loro attività[97]
4. Orientamento professionale[98]; educazione degli adulti[99]; mediazione culturale
5. Istituti culturali (Musei, biblioteche, teatri, Scuola comunale di musica, etc.)[100]
6. Attività ed eventi culturali[101]
7. Attività ed eventi sportivi[102]
8. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale[103]
9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio[104]
10. Informazione, consulenza ed educazione civica[105]
11. Tutela e curatela di incapaci[106]
12. Assistenza diretta e indiretta[107], benefici economici[108]
13. Attività ricreativa e di socializzazione[109]
14. Politiche per la casa[110]
15. Politiche per il sociale[111] Repertori
- Registri scolastici (del professore e della classe) prodotti dalle Scuole civiche (ove presenti)
- Verbali degli organi di gestione degli Istituti culturali
Titolo VIII. Attività economiche
I Comuni svolgono nel settore delle attività economiche funzioni particolari, spesso complementari a quelle esercitate da altri enti, ad esempio le province: talora essi sono chiamati a monitorare e raccogliere dati, talora devono rilasciare autorizzazioni etc.
La novità introdotta dalla normativa recente riguarda il cosiddetto sportello unico per le attività produttive che rappresenta un vantaggio per il cittadino perché gli consente di ridurre i tempi burocratici.
Poiché gli interventi dei Comuni sulle attività economiche possono essere molto variegati, si è preferito prevedere classi molto generali in grado di assicurare l’apertura di fascicoli specifici entro ripartizioni logiche serrate.
1. Agricoltura[112] e pesca
2. Artigianato[113]
3. Industria[114]
4. Commercio[115]
5. Fiere e mercati[116]
6. Esercizi turistici e strutture ricettive[117]
7. Promozione e servizi[118]
Serie
Fascicoli individuali di ciascun esercente attività economiche
Repertori
- Repertorio delle autorizzazioni artigiane
- Repertorio delle autorizzazioni commerciali
- Repertorio delle autorizzazioni turistiche
Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica[119]
Questo titolo è dedicato alla prevenzione e alla repressione delle violazioni sia per quanto concerne la circolazione stradale sia per quanto concerne la vita dell’individuo nel contesto sociale e amministrativo, tendente ad assicurare sicurezza ai cittadini; comprende inoltre le funzioni, residue rispetto al passato e tutte delegate, connesse con il controllo dell’individuo singolo o associato[120].
1. Prevenzione ed educazione stradale[121]
2. Polizia stradale[122]
3. Informative[123]
4. Sicurezza e ordine pubblico[124] Repertori
- Autorizzazioni di pubblica sicurezza[125]
- Verbali degli accertamenti[126]
Titolo X. Tutela della salute[127]
Il titolo non necessita di particolari commenti, stante la chiarezza con cui la normativa definisce le funzioni dei Comuni nel contesto del sistema sanitario nazionale[128]. Merita rilevare come le funzioni attualmente attribuite ai Comuni dopo l’entrata a regime della riforma sanitaria siano estremamente circoscritte rispetto a quanto avveniva in tempi passati.
1. Salute e igiene pubblica
2. Trattamenti Sanitari Obbligatori
3. Farmacie[129]
4. Zooprofilassi veterinaria
5. Randagismo animale e ricoveri Repertori
- Repertorio delle autorizzazioni sanitarie
- Repertorio delle concessioni di agibilità[130]
Titolo XI. Servizi demografici
Le funzioni dei Comuni in materia demografica rientrano fra quelle delegate dallo Stato e molte sono esercitate dal sindaco in veste di ufficiale di governo. Si è inserita fra quelle riconducibili senza dubbio alcuno ai servizi demografici anche la materia della polizia mortuaria, che nel xxxxxxxxx Xxxxxxx compariva connesso – con indubbia contraddizione in terminos – con la categoria IV Sanità ed igiene, perché in sostanza gli adempimenti burocratici complessi e di diversa natura connessi con l’evento sono riconducibili al controllo che il Comune esercita sulla popolazione. La classe 4 prevede anche la gestione degli spazi e dei servizi cimiteriali indicati con la denominazione complessiva “cimiteri”.
Si precisa che la costruzione del cimitero è funzione edilizia (quindi Titolo VI/classe 5), come pure l’edificazione di tombe da parte dei privati (quindi Titolo VI/classe 3). Riunificare in questa classe le funzioni connesse con la morte ha il medesimo significato di semplificazione amministrativa e archivistica compiuta per l’industria con l’istituzione dello sportello unico per le attività produttive.
1. Stato civile[131]
2. Anagrafe e certificazioni[132]
3. Censimenti
4. Polizia mortuaria e cimiteri[133]
Repertori
- Registro dei nati
- Registro dei morti
- Registro dei matrimoni
- Registro di cittadinanza
- Registro della popolazione
- Registri di seppellimento
- Registri di tumulazione
- Registri di esumazione
- Registri di estumulazione
- Registri di cremazione
- Registri della distribuzione topografica delle tombe con xxxxxxx xxxxxx onomastiche
Titolo XII. Elezioni e iniziative popolari
Il titolo è stato previsto per il carteggio prodotto nello svolgimento delle funzioni connesse alle elezioni di varia natura e iniziativa e alla gestione delle iniziative popolari.
1. Xxxx elettorali
2. Liste elettorali
3. Elezioni[134]
4. Referendum[135]
5. Istanze, petizioni e iniziative popolari[136]
Repertori
- Verbali della commissione elettorale comunale
- Verbali dei presidenti di seggio
Titolo XIII. Affari militari[137]
Il titolo è stato previsto per il carteggio prodotto nell’ambito dell’espletamento di pratiche residue relative a funzioni ormai inesistenti per quanto concerne la leva militare obbligatoria. Le classi 2 e 3 devono essere previste, anche se ci si augura che non vengano mai utilizzate!
1. Leva e servizio civile sostitutivo[138]
2. Ruoli matricolari
3. Caserme, alloggi e servitù militari
4. Requisizioni per utilità militari
Titolo XIV. Oggetti diversi
Pur essendo il piano di classificazione sopra illustrato esaustivo, non poteva mancare, in coda, il titolo dedicato al carteggio non riconducibile ai titoli precedenti e riferentesi a funzioni non attribuite alla data di approvazione del titolario, il quale va usato con la parsimonia mai sufficientemente raccomandata. L’uso arbitrario e ingiustificato di tale titolo compromette gravemente la corretta stratificazione e sedimentazione dell’archivio e denota incapacità di comprendere la natura e il contenuto dei documenti, oltre che mancanza di impegno responsabile nello svolgimento della gestione archivistica.
[1] Si suggerisce la conservazione in unico repertorio delle circolari pervenute, perché un sistema informativo e informatico efficiente ed efficace ne consente l’accesso in linea a chiunque. Diventa preferibile l’unica serie trasversale all’ente rispetto a una collocazione segmentata, in considerazione della crescente complessità della realtà dei Comuni.
Ad esempio, una circolare sulle procedure contabili non interessa solo chi si occupa di tale servizio, ma indirettamente chiunque operi all’interno del Comune, perché la loro conoscenza è presupposto per la programmazione e l’attività nelle aree specifiche.
Anche per quanto riguarda le circolari emanate dal Comune, si raccomanda la conservazione autentica e centralizzata delle circolari in unica serie, possibile e funzionale in presenza di un sistema informativo e informatico efficiente ed efficace, che consente l’accesso in linea. Ogni Comune deciderà, in base alla propria organizzazione e alle potenzialità del software di gestione, le procedure di attestazione della ricezione da parte dei destinatari.
[2] Nella classe vanno inseriti i documenti relativi alla definizione territoriale delle circoscrizioni, non quelli prodotti dalle circoscrizioni, che utilizzano il titolario del Comune, in quanto appartenenti alla medesima AOO.
[3] T.U. 267/2000, art. 15 Modifiche territoriali, fusione ed istituzione di comuni; art. 17 Circoscrizioni di decentramento. In questa classe vanno classificati solo i documenti relativi all’individuazione delle circoscrizioni di decentramento, non il carteggio con i quartieri, che va inserito nella classe relativa alla materia trattata (si vedano le Considerazioni preliminari).
La classe comprende anche la numerazione civica e l’attribuzione al Comune del titolo di città (T.U. 267/2000, art. 18).
[4] T.U. 267/2000, art. 6 Statuti comunali e provinciali.
[5] T.U. 267/2000, art. 7 Regolamenti. Anche per i regolamenti, si raccomanda la conservazione in unico repertorio, che facilita l’accesso sia interno sia esterno.
[6] Comprende anche eventuali vessilli usati dal Comune. Si classifica in questa posizione la concessione di patrocinio alle attività di altri soggetti giuridici, in quanto tale concessione comporta l’uso dello stemma comunale.
7] Si ricorda che con l’espressione “archivio generale” si indica il servizio archivistico comunale nel suo complesso; comprende quindi tutte le funzioni archivistiche svolte nelle tre fasi di vita convenzionalmente fissate: archivio corrente (= archivio in formazione), archivio di deposito, separata sezione (= archivio storico). Si ricorda in particolare che per legge il servizio archivistico è responsabile della conservazione autentica dei documenti prodotti dal Comune in tutte le sue articolazioni. In particolare l’Archivio cura la costituzione delle serie repertoriate dei documenti, elencate in calce al titolo I. Poiché è cura dell’Archivio assicurare la pubblicazione/pubblicità degli atti che richiedano tale formalità, si inseriscono in questa classe i carteggi relativi alle pubblicazioni all’albo pretorio e alle notifiche. Sul concetto di pubblicazione/ pubblicità legale anche T.U. 267/2000, art. 134, oltre a quanto specificato più in generale dal diritto amministrativo circa le forme obbligatorie di pubblicità. Il Comune è chiamato a fornire il servizio legale di notifica anche per altre amministrazioni: L. 20 novembre 1982, n. 890, art. 14. Anche per questo servizio bisogna prevedere apposito regolamento. In linea di massima valgono le stesse considerazioni fatte per la pubblicazione.
Sulla casa comunale: Cod. di proc. civ. art. 143; L. 20 nov. 1982, n. 890 «Notificazioni di atti a mezzo posta e di comunica-zioni a mezzo posta connesse con la notificazione di atti giudiziari», interpretate alla luce del D. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 «Codice in materia di protezione dei dati personali». Inoltre vengono classificate in questa posizione le richieste di accesso all’archivio, anche se operativamente sono gestite da strutture diverse (RPA, URP, archivio storico, etc.) e regolamentate in modo diverso a seconda che siano per finalità amministrative o scientifiche, perché sono riconducibili concettualmente ai documenti facenti parte dell’archivio. Vengono ricondotte a questa classe anche gli adempimenti connessi con la tutela della riservatezza.
[8] T.U. 267/2000, art. 12 Sistemi informativi e statistici. Vanno inserite in questa classe tutte le rilevazioni statistiche sia quelle promosse dal Comune sia quelle richieste dall’ISTAT e da altre autorities.
[9] T.U. 267/2000, art. 10 Diritto d’accesso e informazione; D. lgs. 165/2001, art. 11 Ufficio relazioni con il pubblico; L. 7 giugno 2000, n. 150 Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni, art. 8.
[10] Materia regolata dal D. lgs. 30 marzo 2001, n. 165, art. 2: sono compresi nella classe tutti gli atti organizzativi relativi al personale nella sua complessità (dotazioni organiche, programmi di attività, orari di apertura degli uffici, attribuzioni di uffici, sviluppo delle pari opportunità, etc.). Si precisa che debbono essere ricondotti a questa classe anche i documenti relativi all’armonizzazione degli orari degli esercizi commerciali, dei pubblici esercizi, dei servizi pubblici e delle pubbliche amministrazioni localizzati nel territorio del Comune (T.U. 267/2000, art. 50, comma 7). Per i documenti relativi ad affari concreti concernenti il personale si utilizza il Titolo III.
[11] La classe è destinata a documenti relativi ai rapporti di carattere generale con i sindacati e le rappresentanze del personale; per questioni specifiche si utilizzano le classi del titolo III.
[12] T.U. 267/2000, art. 147 Tipologia dei controlli interni, art. 148 Controllo della Corte dei conti.
[13] L. 7 giugno 2000, n. 150, cit., artt. 7, 9. Si classificano in questa posizione i carteggi prodotti nello svolgimento dell’attività editoriale svolta direttamente dal Comune.
[14] Si intendono sia le onorificenze conferite al Comune sia quelle conferite a singoli cittadini tramite il Comune. Si inserisce in questa classe anche il carteggio relativo all’uso delle bandiere (nazionale, europea, etc.), alla concessione dell’uso del sigillo.
[15] Si intendano i rapporti istituzionali di alto livello e di carattere generale, non quelli relativi a materie specifiche. Si classificano qui i gemellaggi.
[16] T.U. 267/2000, Capo V Forme associate: art. 33 Esercizio associato di funzioni e servizi da parte dei comuni; art. 30 Convenzioni; art. 31 Consorzi; art. 32 Unioni di comuni; capo IV. Comunità montane, che ex art. 27 sono considerate “unioni di comuni”; art. 34 Accordi di programma; art. 112 Servizi pubblici locali; art. 114 Aziende speciali ed istituzioni; art. 115 Trasformazione delle aziende speciali in società per azioni; art. 113 e 113 bis Affidamento di servizi a terzi; Deliberazione del CIPE 11 novembre 1998, n. 127 sulla programmazione negoziale decentrata. Si precisa che vanno inseriti in questa classe solo gli atti costitutivi e i rapporti istituzionali, mentre per l’attività di ciascuno degli enti va predisposto un apposito titolario.
[17] Ad esempio, l’ANCI.
[18] T.U. art. 22 Aree metropolitane; art. 23 Città metropolitane. Anche in questo caso si classificano qui solo gli atti costitutivi e i rapporti istituzionali, mentre per l’attività della città metropolitana bisognerà prevedere un apposito titolario.
[19] L. 11 agosto 1991, n. 266 Legge quadro sul volontariato, in particolare per quanto riguarda i comuni, l’art. 7; D. lgs. 4 dicembre 1997, n. 460 Riordino della disciplina tributaria degli enti non commerciali e delle organizzazioni non lucrative di utilità sociale;
D. lgs. 18 agosto 2000, n. 267, art. 10, comma 3. Per l’associazionismo nel settore sanitario art. 45 della L. 23 dicembre 1978, n. 833 Istituzione del servizio sanitario nazionale.
Inoltre la disciplina in materia è completata dalla legislazione regionale, statuti e regolamenti delle singole amministrazioni. Si classificano in questa posizione le politiche di incoraggiamento e sostegno delle associazioni e gli accreditamenti delle singole associazioni, non i rapporti concreti di collaborazione, che vanno classificati in base alla materia in cui si esercita la collaborazione.
[20] L’attività di pubblicazione legale va regolata da apposito regolamento: resta comunque inteso che il servizio archivistico non può, in linea di massima, a causa della mole ingente di pubblicazioni, conservare uno dei due esemplari prodotti del documento inviato alla pubblicazione; ma dovrà limitarsi a registrare sul repertorio i dati che identifichino in modo inequivocabile il documento pubblicato e gli estremi necessari per conferire valore legale alla procedura. L’originale, dopo la registrazione, va restituito al richiedente con in calce la referta di pubblicazione. Per la preminente funzione giuridico- probatoria tale registro acquisisce la natura di repertorio.
[21] Il Comune è chiamato a fornire il servizio legale di notifica anche per altre amministrazioni: L. 20 novembre 1982, n. 890, art. 14. Anche per questo servizio bisogna prevedere apposito regolamento. In linea di massima valgono le stesse considerazioni fatte per la pubblicazione.
[22] Rientrano in questo repertorio tutti gli atti di carattere impositivo per fatti contingibili e urgenti emessi dal Sindaco con qualunque nome designati nelle differenti realtà locali. T.U. 267/2000, art. 54, comma 2.
[23] Il D. lgs. 267/2000 non contempla più i registri dei verbali del Consiglio comunale e della Giunta comunale, previsti dal regolamento del 1911. La loro tenuta è rimessa, quindi, all’autonomia regolamentare delle singole amministrazioni.
[24] Si veda la nota precedente.
[25] Si tratta di atti (scritture private non autenticate) stipulati dai dirigenti. Si insiste sulla scelta del repertorio unico per tutto il Comune (scelta resa possibile e non gravosa dall’esistenza di un sistema informatico) per ribadire l’unità dell’azione amministrativa. Va scartata la scelta di tanti repertori quanti sono gli uffici per evitare iniziative di privatizzazione dei documenti e delle informazioni e per garantire la conservazione. Si chiarisce che le concessioni cimiteriali, configurandosi come contratto, vengono inserite
in questo repertorio.
[26] T.U. 267/2000, art. 17 Circoscrizioni di decentramento comunale.
[27] T.U. 267/2000, art. 17 Circoscrizioni di decentramento comunale.
[28] Statuto del comune di Padova, approvato con deliberazione del Consiglio comunale n.
23 del 4 febbraio 2000, in vigore dal 30 marzo 2000, modificato con deliberazioni del Consiglio comunale n. 68 del 20.07.2000, n. 77 del 21.07.2000 e n. 78 del 25.07.2000, in vigore dal 27 settembre 2000.
[29] T.U. 267/2000, art. 46 Elezione del sindaco e del presidente della provincia. Nomina della giunta; art. 50 Competenze del Sindaco e del Presidente della Provincia.
[30] T.U. 267/2000, art. 38 Consigli comunali e provinciali; art. 42 Attribuzioni dei consigli; art. 37 Composizione dei consigli; art. 43 Diritti dei consiglieri; art. 38, comma 3.
[31] T.U. 267/2000, art. 39 Presidenza dei consigli comunali e provinciali. Si classificano qui anche i documenti relativi all’ufficio di presidenza, ove costituito.
[32] T.U. 267/2000, art. 38, comma 6 Consigli comunali e provinciali relativo alle commissioni.
[33] T.U. 267/2000, art. 47 Composizione delle giunte; art. 48 Competenze delle giunte.
[34] T.U. 267/2000, art. 97 Ruolo e funzioni e segg. del capo II Segretari comunali e provinciali.
[35] T.U. 267/2000, art. 108 Direttore generale; art. 107 Funzioni e responsabilità della dirigenza.
[36] T.U. 267/2000, art. 234 Organo di revisione economico-finanziaria e artt. successivi.
[37] T.U. 267/2000, art. 11 Difensore civico.
[38] Previsto dal D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 5 Poteri sostitutivi, comma 2.
[39] T.U. 267/2000, art. 147 Tipologia dei controlli interni. Ogni Comune indicherà i suoi.
[40] Ogni Comune indicherà i suoi. [41] T.U. 267/2000, art. 79, comma 3.
[42] L’obbligo di rendere pubblica la situazione patrimoniale dei consiglieri comunali riguarda i Comuni con più di 50.000 abitanti (Legge 5 luglio 1982, n. 441 con modifiche apportate dall’art. 26 della Legge 27 dicembre 1985, n. 816). Ogni Comune emette poi un regolamento proprio: ad esempio, per il Comune di Padova Regolamento per la pubblicità della situazione patrimoniale dei consiglieri comunali e dei titolari di cariche direttive degli enti sovvenzionati e altri soggetti obbligati approvato con deliberazione consiliare n. 753 del 22 ottobre 1982.
[43] Valga il rinvio globale, oltre che al fondamentale DPR 10 gennaio 1957, n. 3, agli articoli 30-57 del Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche.
[44] Si classificheranno in questa classe anche le domande di assunzione e i curricula inviati, che non sono stati seguiti da alcun concorso.
[45] Si classificherà in questa classe anche il carteggio relativo all’anagrafe delle prestazioni.
[46] D. lgs. 19 settembre 1994, n. 626 sulla sicurezza e la salute dei lavoratori sul luogo di lavoro. Si classificano qui le denunce di infortunio
[47] Classe relativa ai casi di invalidità causata dal lavoro.
[48] Tale denominazione indica i servizi che il Comune predispone per i dipendenti che vi accedono solo su richiesta: ad esempio, i buoni pasto oppure il servizio di baby sitting oppure l’erogazione di contributi per le rette degli asili nido dei figli oppure ancora la sottoscrizione di convenzioni particolari stipulate con il Comune etc.
[49] La classe comprende una molteplicità di casistiche: part-time, permessi, esercizio del diritto allo studio, etc., vale a dire ogni evento che influisca a variare l’orario di lavoro del dipendente. sono classificati qui tutti i documenti relativi a qualsiasi forma di assenza del dipendente (congedi ordinari e straordinari, aspettative per qualsiasi motivo, esiti da infortunio, etc.).
[50] T.U. 267/2000, art. 110 Incarichi a contratto. Inoltre volontari, obiettori di coscienza, stagisti, Xx.Xx.Xx. (collaboratori coordinati continuativi), LSU (lavoratori socialmente utili), etc. ; contratti a tempo determinato per le alte professionalità; lavoro interinale; contratto di formazione, etc.
[51] D. lgs. 30 marzo 2001, n. 165, art. 53, comma 12.
[52] T.U. 267/2000, art. 149 Principi generali in materia di finanza propria e derivata. Disposizioni generali; artt. 178-181; D. lgs. 504/1992; D. lgs. 446/1997; D. lgs. 244/1997;
D. lgs. 23 ottobre 1998, n. 410.
[53] T.U. 267/2000, Titolo II. Programmazione e bilanci, artt. 162-177. Si inseriscono qui anche gli allegati prescritti dalla normativa vigente.
[54] T.U. 267/2000, art. 169 Piano esecutivo di gestione. In questa classe confluirà anche tutta la documentazione concernente strumenti analoghi al PEG, comunque denominati, in uso nei Comuni con meno di 15.000 abitanti.
[55] T.U. 267/2000, Titolo III Gestione del bilancio, artt. 178-198.
[56] T.U. 267/2000, art. 175 Variazioni del bilancio di previsione ed al piano esecutivo di gestione.
[57] Nella redazione di questo titolo si è preferito trascurare la classificazione delle entrate operata dal T.U. (art. 149) che comunque si riporta: a) imposte proprie: 1) ICI (imposta comunale sugli immobili), istituita dal D. lgs. 504/92; 2) imposta comunale sulla pubblicità; 3) diritti sulle pubbliche affissioni, istituite dal T.U.F.L. e ridisciplinate dal D.P.R. 639/72, revisionate dal D. lgs. 507/93 e dal D. lgs. 446/97; b) addizionali e compartecipazioni ad imposte erariali o regionali: 1) addizionale sul consumo dell’energia elettrica, istituita nel 1982; 2) addizionale IRPEF, istituita dal D. lgs. 360/98; c) tasse e diritti per servizi pubblici: 1) TOSAP (tassa per l’occupazione di spazi ed aree pubbli-che), disciplinata dagli artt. 192 e segg. del T.U.F.L. e revisionata dal D. lgs. 507/93, dal D. lgs. 566/93 e dalla L. 549/95; 2) TARSU (tassa per la rimozione e lo smaltimento dei rifiuti solidi urbani); d) trasferimenti erariali (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 7 Attribuzione delle risorse, comma 2); e) trasferimenti regionali; f) altre entrate proprie, anche di natura patrimoniale; g) risorse per investimenti (T.U. 267/2000, artt. 199-201); h) altre entrate e contributi straordinari (T.U. 267/2000, artt. 158, 162-177, 186-198). Sulle entrate per accensione di prestiti T.U. artt. 202-207. Riferimento legislativo più recente: D. lgs. 25 febbraio 1995, n. 77. A tale classificazione, che è sembrata troppo macchinosa per chi opera concretamente, si è preferito, per facilitare l’attività pratica di classificazione archivistica, riferirsi alla classificazione presentata dal DPR 31 gennaio 1996, n. 194 Regolamento di approvazione dei modelli di cui all’art. 114 del decreto legislativo 25 febbraio 1995, n. 77, concernente l’ordinamento finanziario e contabile degli enti locali. Si è però sostituita la dicitura spese con uscite, sia per parallelismo con entrate sia perché nelle uscite si possono comprendere le spese vere e proprie e i costi, che possono essere figurativi e indotti. In sede di revisione, si è deciso di eliminare l’indicazione delle sottoclassi (1. Entrate tributarie; 2. Entrate per trasferimenti dal settore pubblico; 3. Altre entrate correnti; 4. Entrate per accensione prestiti; 5. Altre entrate in conto capitale), in considerazione del fatto che non sempre è possibile per chi cura le operazioni di registrazione a protocollo e di classificazione distinguere senza ombra di dubbio le tipologie di entrate. A proposito dei fallimenti di terzi, l’insinuazione del Comune tra i creditori va classificata in questa posizione, perché si configura come attività volta ad assicurare al Comune talune entrate.
[58] T.U. 267/2000, artt. 182-185. Nella classe vanno inseriti i documenti relativi alle diverse fasi dell’attività di spesa, comprese le procedure per l’acquisizione di beni e/o servizi definiti dal regolamento di contabilità del Comune di carattere non economale, che vanno inseriti al IV/10.
[59] T.U. 267/2000, Titolo VI Rilevazione e dimostrazione dei risultati di gestione. [60] T.U. 267/2000, artt. 223-226.
[61] Si intendono quelli cui il Comune è tenuto in quanto soggetto fiscale.
[62] Dei beni immobili fanno parte, oltre agli edifici dove hanno sede gli uffici comunali, gli impianti sportivi, gli alloggi di edilizia residenziale pubblica e qualsiasi altro fabbricato di proprietà comunale. Rientrano tra i beni comunali anche boschi, campi, parchi, aree verdi e altri beni similari. La classe comprende: 1) acquisizioni , che possono avvenire per contratto di acquisto e di donazione, per lascito testamentario o per espropriazione; 2) manutenzione ordinaria, da qualunque soggetto o ufficio eseguita, e destinazione d’uso;
3) gestione; concessione in uso (concessioni, autorizzazioni, locazioni, etc.); 4) alienazione e altre forme di dismissione. Ogni Comune deciderà, anche in base al sistema di gestione archivistica adottato, come organizzare i documenti all’interno della classe, scegliendo tra fascicoli intestati al singolo bene oppure fascicoli per tipo di attività. Fanno capo a questa classe anche gli inventari dei beni immobili.
[63] Anche qui si prevedono: 1) acquisizione; 2) manutenzione; 3) concessione in uso; 4) alienazione e altre forme di dismissione. Quanto alla distinzione tra beni mobili e beni economali ciascun Comune deve fare riferimento al proprio regolamento di contabilità. Fanno capo a questa classe anche gli inventari dei beni mobili e la designazione di consegnatari.
[64] T.U. art. 153 Servizio economico-finanziario, comma 7. Talvolta questa funzione può venir designata in realtà particolari anche con il termine di “Provveditorato”, incaricato di provvedere al servizio di pulizie, etc. Va classificato in questa posizione il carteggio relativo alla massa vestiario, anche se il suo acquisto è delegato a settori o uffici specifici del Comune. Inoltre sono classificate qui le procedure di acquisizione di beni e/o servizi considerati economali ai sensi del regolamento contabile del Comune.
[65] L’istituzione del servizio di tesoreria è obbligatoria per il Comune. Il servizio svolge le operazioni legate alla gestione finanziaria del comune e finalizzate alla riscossione delle entrate, al pagamento delle spese, alla custodia dei valori e agli adempimenti connessi.
[66] Facoltativo in quanto la presenza dei mandati e delle reversali dipende dal Regolamento di contabilità di ciascun Comune (T.U. 267/2000, artt. 180 e 184).
[67] Facoltativo in quanto la presenza dei mandati e delle reversali dipende dal Regolamento di contabilità di ciascun Comune (T.U. 267/2000, artt. 180 e 184).
[68] Si intendano tutte le concessioni di suolo pubblico: passi carrai, cartelloni e scritte pubblicitarie, tende, festoni natalizi, bocche di lupo, plateatici per fiere, mercati, spettacoli viaggianti, etc.
[69] L’art. 86 del D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112 ha conferito alle regioni e agli enti locali competenti per territorio la gestione dei beni del demanio idrico. A loro volta le regioni hanno definito l’ampiezza delle deleghe. Ad esempio la Regione Puglia con LR 4 agosto 1999, n. 25 ha previsto la stipula di una convenzione con il comune di Bari, in base alla quale quest’ultimo può concedere e rinnovare le concessioni su aree del demanio marittimo.
[70] La levata dei protesti riguarda solo i segretari di alcuni Comuni (Legge 12 febbraio 1955, n. 77 Pubblicazione degli elenchi dei protesti cambiari; Legge 12 giugno 1973, n. 349 Modificazioni alle norme sui protesti delle cambiali o degli assegni bancari, che all’art. 1 Pubblici ufficiali abilitati alla levata dei protesti individua, nei Comuni nei quali non esista né notaio né ufficiale giudiziario, il segretario comunale come ufficiale pubblico abilitato alla levata dei protesti, rinviando all’art. 00 xxx XX 00 dicembre 1933, n. 1699). Ma la funzione è attribuita al segretario comunale, in considerazione della sua qualifica, ed è estranea ai suoi compiti istituzionali; per cui tale attività si configura con caratteri analoghi a quelli del lavoro autonomo e necessita di strutture organizzative proprie, non potendo essere utilizzate quelle del Comune (Cass. Civ. Sez. I, n° 274 del 23.01.1985).
[71] Quanto alla determinazione dell’inizio del contenzioso, si rimarca che, se il Comune è convenuto, il contenzioso ha inizio dal momento della citazione; mentre, se il Comune è attore, il contenzioso parte dal momento in cui il Comune deposita la citazione. I procedimento stragiudiziali vanno inseriti nel fascicolo specifico dell’affare cui si riferiscono. Il gruppo non ha ritenuto opportuno specificare ulteriormente la natura del contenzioso sia per l’esiguità del materiale generalmente prodotto sia per le modalità di formazione dei fascicoli di causa.
[72] Classe destinata alle richieste di risarcimento danni sia per responsabilità di xxxxx sia per responsabilità del Comune.
[73] Si tenga presente che il territorio, che costituisce uno dei tre elementi costitutivi del comune, è in certi casi bene demaniale. Tale status giuridico influisce – evidentemente – sulla tipologia e sulla conduzione dei procedimenti.
[74] Per la definizione di “urbanistica” si veda il DPR 24 luglio 1977, n. 616 Attuazione della delega di cui all’art. 1 della L. 22 luglio 1975, n. 382, art. 80: «disciplina dell’uso del territorio comprensiva di tutti gli aspetti conoscitivi, normativi e gestionali riguardanti le operazioni di salvaguardia e di trasformazione del suolo nonché la protezione dell’ambiente».
[75] Questa classe non verrà utilizzata da quei Comuni che non abbiano adottato un piano regolatore generale oppure verrà denominata “Urbanistica: strumenti di pianificazione adottati in assenza di PRG”. In questa classe vanno inseriti i pareri su piani sovracomunali, certificati di destinazione urbanistica da allegare agli atti di compravendita di immobili, rilievi fotogrammetrici.
[76] In questa classe vanno inseriti i piani particolareggiati, i piani di lottizzazione, etc. e quindi anche i PEEP.
[77] L. 28 febbraio 1985, n. 47 Norme in materia di controllo dell’attività urbanistico- edilizia, sanzioni, recupero e sanatoria delle opere edilizie e successive modificazioni. Si classificano qui sia le pratiche definite con termine omnicomprensivo di “autorizzazioni” comunque denominate (licenza, concessione, dichiarazione di inizio attività, concessioni in sanatoria/ vulgo condoni, etc.) sia l’attività di controllo e di repressione degli abusi svolta dal Comune. Ogni Comune decide in merito all’organizzazione dei singoli fascicoli.
[78] Si intende l’edilizia residenziale-pubblica, per la quale può verificarsi sia la costruzione diretta da parte del Comune oppure la realizzazione di alloggi tramite convenzioni. Si classificano qui anche gli atti di esproprio.
[79] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, artt. 60-64, 99; L. 11 febbraio 1994, n. 109 Legge- quadro in materia di lavori pubblici e DPR 21 dicembre 1999, n. 554 Regolamento di attuazione della legge-quadro in materia di lavori pubblici 11 febbraio 1994, n. 109; per l’edilizia residenziale pubblica, oltre alla L. 5 agosto 1978, n. 457, art. 31, L. 17 febbraio 1992, n. 179 Norme per l’edilizia residenziale pubblica. Volutamente si è lasciata generale e omnicomprensiva l’indicazione della classe, entro la quale confluiscono una pluralità anche molto cospicua di fascicoli; non si sono indicate sottoclassi, come hanno fatto taluni Comuni in fase di “rabbercio” del xxxxxxxxx Xxxxxxx (ad esempio, piazze, edilizia popolare, verde pubblico, ponti, monumenti etc.), per due motivi:
1. perché gli interventi diventano sempre più complessi e articolati, quindi difficilmente incasellabili in una tipologia precisa (ad esempio, se un Comune risistema in un unico intervento sia progettuale sia esecutivo sia finanziario la piazza su cui affaccia il municipio, la sede municipale, il monumento sulla piazza, il giardino pubblico adiacente, i bagni pubblici e la fontana, dove classifico tale intervento?);
2. perché la classificazione è operazione logico-organizzativa, in cui si riconduce lo specifico a ripartizioni logiche generali ed astratte, ben diversa dalla creazione e costituzione dei fascicoli che viceversa si riferiscono a casi concreti molto ben definiti, dove gli elementi determinati devono essere evidenziati (ad esempio: quello citato in precedenza).
[80] Ai Comuni il D. lgs. 112/98, art. 66 attribuisce la «conservazione, utilizzazione e aggiornamento degli atti del catasto terreni e del catasto edilizio urbano, nonché [la] revisione degli estimi e del classamento». Anche se la funzione è ancora in via di transito e non tutti i Comuni hanno iniziato ad esercitarla oppure alcuni hanno realizzato la gestione del catasto in forma di convenzione con l’Agenzia del territorio, si è pensato di prevedere una classe specifica ad essa destinata.
[81] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 99. Resta inteso che la costruzione delle strade va ricondotta alla classe Opere pubbliche (Titolo VI classe 5); mentre a questa classe si riconducono la formulazione del piano del traffico (Piano Urbano del Traffico), le pratiche relative alla mobilità (Piano Urbano della Mobilità) e quindi anche il coordinamento del trasporto privato e di quello pubblico (evidentemente il disegno strategico generale, mentre l’amministrazione quotidiana va nella classe 8). Si classificano qui anche le autorizzazioni in deroga (ad esempio, accesso all’area pedonale, etc.).
[82] Per la gestione del demanio idrico: D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 89 [83] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 85.
[84] La classe è dedicata al carteggio relativo alla produzione, erogazione e distribuzione di acqua, luce, gas o altre forme di energia per riscaldamento e cucina, trasporti pubblici: un settore nel quale i comuni hanno potere di indirizzo e di vigilanza (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 105). Il D. lgs. 112/98 attribuisce al comune «funzioni amministrative in materia di controllo sul risparmio energetico e l’uso razionale di energia, le attività di informazione al pubblico e di formazione degli operatori pubblici e privati nel campo della progettazione, istallazione, esercizio e controllo degli impianti termici». Nella classe sono comprese, in quanto fonti di energia, le miniere e le risorse geo-termiche. Si veda anche l’art. 104 del DPR 616/77: quindi va classificato qui il carteggio relativo a tale materia, ad esclusione di quello attinente al controllo sugli impianti termici che rientra nei controlli (classe 9).
[85] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 56-57, 89. La classe comprende anche tutto quanto attiene e scaturisce dall’attività di prevenzione e programmazione politica. Nella classe vanno inserite anche tutte le pratiche inerenti alle valutazioni e pareri di impatto ambientale previsti dagli artt. 35, 55, 74 del D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112.
[86] Monitoraggio della qualità delle acque (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 81), dell’aria e dell’etere (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 84; D. lgs. 5 febbraio 1997, n. 22. Attuazione delle direttive europee ... [cosiddetto decreto Ronchi]. Ad esempio, i controlli previsti dall’art. 14 della L. 22 febbraio 2001, n. 36 Legge quadro sulla protezione dalle esposizioni a campi elettrici, magnetici ed elettromagnetici), del suolo (anche se la funzione spetta di regola alle province, ma è suscettibile di delega e comunque è implicita nell’esercizio di funzioni collegate).
[87] Oltre agli altri controlli, si prevede di classificare in questa posizione l’attività di controllo degli impianti termici dei privati.
[88] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 108, comma 1, c). Questa classe è stata inserita in questo titolo, anche se ci si rende conto che le emergenze possono essere anche non connesse con fattori ambientali e di gestione del territorio.
[89] Si intenda – come già detto – qualsiasi tipo di atto abilitativo.
[90] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 128: «per “servizi sociali” si intendono tutte le attività relative alla predisposizione ed erogazione di servizi, gratuiti ed a pagamento, o di prestazioni economiche destinate a rimuovere e superare le situazioni di bisogno e di difficoltà che la persona umana incontra nel corso della sua vita, escluse soltanto quelle assicurate dal sistema previdenziale e da quello sanitario, nonché quelle assicurate in sede di amministrazione della giustizia»; art. 131: «... sono attribuiti ai comuni ... i compiti di erogazione dei servizi e delle prestazioni sociali, nonché i compiti di progettazione e di realizzazione della rete dei servizi sociali, anche con il concorso delle province»; art. 132, che individua le categorie destinatarie. L. 8 novembre 2000, n. 328 Legge quadro per la realizzazione del sistema integrato di interventi e servizi sociali. Del resto già il DPR 616/77, art. 25 attribuiva ai comuni le funzioni amministrative relative all’organizzazione e all’erogazione dei servizi di assistenza e beneficenza.
[91] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 136, comma 1: « ... per programmazione e gestione amministrativa del servizio scolastico si intende l’insieme delle funzioni e dei compiti volti a consentire la concreta e continua erogazione del servizio di istruzione»; art. 139, comma 2: attribuzioni ai comuni. Funzioni amministrative connesse all’assistenza scolastica furono attribuite ai comuni già dall’art. 45 del DPR 24 luglio 1977, n. 616.
[92] Le funzioni attribuite ai comuni, già a partire dall’art. 60 del DPR 616/77 comprendono, tra le altre, la promozione di attività ricreative e sportive. Si richiama, sia pur velocemente, che da qualche tempo il concetto di cultura comprende una varietà molto ricca di attività umane (oltre alle manifestazioni “classiche”, folklore, arte popolare, religiosità, musica di tutti i generi, etc.). Si tenga presente che i comuni, oltre ad essere proprietari di beni culturali talvolta di notevolissimo valore, possono collaborare, anche assumendo iniziative in proprio, alla tutela, censimento, catalogazione, valorizzazione dei beni culturali (legge 8 giugno 1990, n. 142 Ordinamento delle autonomie locali, art. 14; D. lgs. 29 ottobre 1999, n. 490 Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, art. 16).
[93] Attualmente la normativa prende in considerazione alcune categorie di soggetti deboli: i minori (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, a).
Ma anche la L. 19 luglio 1991, n. 216 Primi interventi in favore dei minori soggetti a rischio di coinvolgimento in attività criminose); i giovani (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, b); la famiglia (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, d). Inoltre L. 28 agosto 1997, n. 285 Disposizioni per la promozione di diritti e di opportunità per l’infanzia e l’adolescenza); i portatori di handicaps fisici e mentali (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, e). Anche L. 5 febbraio 1992, n. 104 Legge quadro per l’assistenza, l’integrazione sociale e i diritti delle persone handicappate, in particolare gli artt. 10, 23-24, 40 per quanto concerne le funzioni attribuite ai comuni); i tossicodipendenti e alcooldipendenti (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, f). L’assistenza a queste categorie è di competenza del SSN, ma spettano agli enti locali iniziative di prevenzione, sensibilizzazione, consulenza e formazione).
[94] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 139, comma 2, c). La classe comprende, ad esempio, l’attività di trasporto scolastico e il servizio mense scolastiche.
[95] Si è preferito inserire qui, piuttosto che nei servizi sociali, l’attività di gestione degli asili-nido perché dal punto di vista amministrativo la loro gestione è piuttosto simile a quella delle scuole materne, tralasciando il fatto che gli asili-nido rivestono più la valenza di servizio sociale alle famiglie che di istituzione formativa. Si sono indicate qui le due sole categorie di scuole di cui i comuni hanno gestione diretta. I rapporti con gli altri ordini e categorie di scuole vanno classificati a seconda della materia specifica. Si possono inserire
in questa classe le pratiche relative alla risoluzione dei conflitti di interesse tra istituzioni della scuola materna e primaria, funzione attribuita ai comuni dall’art. 139, comma 3 del D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112.
[96] Di ogni ordine e grado: quindi anche Università, ove presenti e attive nel territorio di competenza del Comune. Si classifica qui anche il carteggio con eventuali Scuole civiche. [97] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 139, comma 2, d), e), f).
[98] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 139, comma 2, b).
[99] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 139, comma 2, a).
[100] Vanno ricondotti a questa classe i documenti archivistici relativi al funzionamento, non all’attività, delle istituzioni comunali che si occupano di cultura e sport. Quindi va ricondotto a questa classe anche il carteggio con gli organi di gestione di tali Istituti, purché questi non abbiamo fisionomia giuridica autonoma, ma siano uffici del Comune.
[101] Xxxxx xxxxxxxxxx a questa classe tutti gli eventi (mostre, congressi,spettacoli, manifestazioni culturali, feste popolari, feste religiose e civili, etc.), per ognuno dei quali va aperto un fascicolo specifico. Quindi per ogni evento, da qualunque ufficio del Comune organizzato e gestito, va costituito un fascicolo. Per quanto riguarda le attività, può essere utile un esempio relativo alle Biblioteche per capire come organizzare la costituzione dei fascicoli: le Biblioteche svolgono, tra le altre attività, anche ricerche per conto terzi: si costituirà quindi ogni anno un fascicolo denominato «Ricerche bibliografiche per corrispondenza». Se il Comune lo ritiene opportuno, può inserire nell’individuazione del fascicolo, oltre agli elementi già indicati, anche l’indicazione della struttura che organizza l’evento: ad esempio, 2003 – VII/6. 32 «Mostra documentaria sulle legature» (Sezione separata dell’Archivio) oppure: 2003 – VII/6. 48 «Maratona di lettura» (Biblioteca comunale).
[102] Valga quanto detto alla nota precedente.
[103] Si classifica in questa posizione il carteggio relativo ai rapporti scaturiti dalla cosiddetta sussidiarietà orizzontale.
[104] D. L. 18 gennaio 1993, convertito in L. 18 marzo 1993, n. 67 Disposizioni urgenti in materia sanitaria e socio-assistenziale, in particolare l’art. 5 per le funzioni attribuite ai comuni.
[105] Servizio previsto dall’art. 22, comma 4 della Legge quadro. Sono da inserire in questa classe i documenti prodotti da iniziative quali l’informagiovani e i consultori di vario tipo.
[106] Con il termine di “incapaci” si intendono le categorie così definite dalla legge (minori, interdetti). In questa classe pertanto si classificano le pratiche di affido familiare e di nomina dei tutori.
[107] Oltre ai documenti prodotti nell’esercizio dell’assistenza domiciliare o presso strutture, confluiscono in questa classe i documenti relativi a strutture di prima assistenza (dormitori pubblici, cucine economiche, campi profughi, etc.). Non si è ritenuto opportuno predisporre sottoclassi specifiche, perché le iniziative possono cambiare di anno in anno: va evitato il rischio di trasformare – come è successo in alcuni adeguamenti arbitrari del titolario Astengo – i fascicoli in livelli divisionali del titolario.
[108] Si intendono tutte le forme di aiuto economico destinate a soggetti socialmente ed economicamente deboli (ad es. il pagamento parziale o totale di rette per il ricovero in case di riposo etc.) e ogni tipo di finanziamento
proveniente da fonti diverse.
[109] Classe prevista per tutte le iniziative tipo GREST, parchi giochi per bambini, centri estivi, soggiorni climatici, luoghi di ritrovo assistiti, attività di gestione del tempo libero, etc.
[110] L’art. 95 del DPR 616/77 attribuì ai comuni le funzioni amministrative concernenti l’assegnazione degli alloggi di edilizia residenziale pubblica,l’assegnazione delle aree PEEP, i contributi concessi dal Comune ai singoli per la soluzione dei problemi abitativi. Resta inteso che la costruzione delle abitazioni rientra nel titolo VI nella classe 4 Edilizia pubblica.
[111] Questa classe è stata prevista per accogliere i documenti relativi a iniziative specifiche del Comune nel settore sociale, che possono variare e spaziare in relazione al contesto locale.
[112] In base all’art. 2135 del Cod. civile, «è imprenditore agricolo chi esercita un’attività diretta alla coltivazione del fondo, alla silvicoltura, all’allevamento e attività connesse». In questo settore i comuni sono chiamati a svolgere in prevalenza funzioni delegate o in via di attribuzione da parte delle Regioni, cui sono transitate le funzioni dismesse dal soppresso Ministero delle risorse agricole, alimentari e forestali in materia di agricoltura, foreste, pesca, agriturismo, caccia, sviluppo rurale, alimentazione (D. lgs. 4 giugno 1997,
n. 143). Anche art. 78 del DPR 616/77.
[113] D. lgs. 112/98, art. 12: «Le funzioni amministrative relative alla materia “artigianato” ... comprendono an-he tutte le funzioni amministrative relative alla erogazione di agevolazioni, contributi, sovvenzioni, incentivi e benefici di qualsiasi genere, comunque denominati, alle imprese artigiane, con particolare riguardo alle imprese artistiche»; il D. lgs. 112/98 attribuisce ai comuni: 1) l’istruzione e la certificazione ai fini dell’ iscrizione nell’albo delle imprese artigiane; 2) l’apprestamento funzionale di aree attrezzate per gli insediamenti di imprese artigiane. L. 8 agosto 1985, n. 443 Legge- quadro per l’artigianato. Si è preferito, in analogia con quanto fatto per la classe “Industria”, non suddividere la classe in specifiche sottoclassi dedicate alle categorie artigiane interessate da normativa speciale: 1. xxxxxxxx, parrucchieri ed estetiste (regolamentata in precedenza dalla Legge 14 febbraio 1963, n. 161 Disciplina dell’attività di barbiere, parrucchiere ed affini, fa riferimento ora alla legge 23 dicembre 1970, n. 1142 Modifiche alla l. 14 febbraio 1963, n. 161, concernente la disciplina dell’attività di barbiere, parrucchiere per uomo e donna e mestieri affini e alla legge 4 gennaio 1990, n. 1 Disciplina dell’attività di estetista); 2. attività di trasporto di persone mediante autoservizi pubblici non di linea (tassisti, autonoleggiatori e simili): legge 15 gennaio 1992, n. 21 Legge quadro per il trasporto di persone me-iante autoservizi pubblici non di linea.
[114] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 17, comma 1: «Le funzioni amministrative relative alla materia “industria” comprendono qualsiasi attività imprenditoriale diretta alla lavorazione e alla trasformazione di materie prime, alla produzione e allo scambio di semilavorati, di merci e di beni anche immateriali, con esclusione delle funzioni relative alle attività artigianali ed alle altre attività produttive»; art. 23, comma 1: «Sono attribuite ai comuni le funzioni amministrative concernenti la realizzazione, l’ampliamento, la cessazione, la riattivazione, la localizzazione e la rilocalizzazione di impianti produttivi, ivi incluso il rilascio delle autorizzazioni o autorizzazioni edilizie»; art. 23, comma 3 e art. 24, comma 2: sportello unico. Art. 25, comma 1: «Il procedimento amministrativo in materia di autorizzazione all’insediamento di attività produttive è unico. L’istruttoria ha per oggetto in particolare i profili urbanistici, sanitari, della tutela ambientale e della sicurezza».
[115] Vengono classificati in questa posizione i documenti archivistici relativi a qualunque tipo di commercio, anche quelli soggetti ad altre autorizzazioni o sanitarie o di pubblica
sicurezza, quindi anche il gruppo di esercenti dediti alla somministrazione di alimenti e bevande (legge 25 agosto 1991, n. 287 Aggiornamento della normativa sull’insediamento e sull’attività dei pubblici esercizi). La responsabilità del procedimento e della conservazione dei fascicoli intestati a ciascun esercente spetta a chi gestisce la parte connessa al commercio, anche se contengono documenti prodotti da altro servizio del Comune. Per le forme speciali di vendita D. lgs. 31 marzo 1998, n. 114. Per alcune categorie speciali: 1) distributori di carburante (D. lgs. 11 febbraio 1998, n. 32 Razionalizzazione del sistema di distribuzione dei carburanti, a norma dell’articolo 4, comma 4, lettera c), della legge 15 marzo 1997, n. 59: l’art. 1, comma 2 recita «L’attività
... è soggetta all’autorizzazione del sindaco del comune in cui essa è esercitata. L’autorizzazione è subordinata esclusivamente alla verifica della conformità alle disposizioni del piano regolatore, alle prescrizioni fiscali e a quelle concernenti la sicurezza sanitaria, ambientale e stradale, alle disposizioni per la tutela dei beni storici e artistici nonché alle norme di indirizzo programmatico delle regioni. Insieme all’autorizzazione il comune rilascia le concessioni edilizie necessarie ai sensi dell’art. 2». L’autorizzazione è subordinata al rispetto delle prescrizioni di prevenzione incendi secondo le procedure di cui al DPR 12 gennaio 1998, n. 37»); 2) rivendita di giornali e riviste (funzione attribuita ai comuni dall’art. 54, comma g) del DPR 616/77): legge 13 aprile 1999, n. 108 Nuove norme in materia di punti vendita per la stampa quotidiana e periodica; 3) vendita di prodotti da parte degli agricoltori (art. 4 del D. lgs. 18 maggio 2001, n. 228 Orientamento e modernizzazione del settore agricolo a norma dell’art. 7 della legge 5 marzo 2001, n. 57.
[116] La materia relativa alle fiere e ai mercati è regolamentata dal D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 41 commi 1 e 3.
[117] L’art. 60 del DPR 616/77 indica le funzioni attribuite ai comuni in materia di:
1) gestione di impianti e servizi complementari per le attività turistiche, compresi i rifugi, i campeggi e altri esercizi di ricezione turistica a carattere non prettamente alberghiero;
2) rilascio di autorizzazioni per attività alberghiere, di agriturismo, di esercizi pubblici di interesse turistico;
3) rilascio delle licenze per l’esercizio di attività attinenti al settore del turismo;
4) rilascio di autorizzazioni per l’apertura di uffici turistici.
[118] Si classifica in questa posizione il carteggio relativo a tutte le iniziative di promozione e supporto delle attività economiche, anche quello relativo alla tutela delle indicazioni geografiche di provenienza e di qualità (DOC, DOP, etc.).
[119] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 159: «Le funzioni e i compiti amministrativi relativi alla polizia amministrativa regionale e locale concernono le misure dirette ad evitare danni o pregiudizi che possono essere arrecati ai soggetti giuridici ed alle cose nello svolgimento delle attività relative alle materie nelle quali vengono esercitate le competenze, anche delegate delle regioni e degli enti locali, senza che ne risultino lesi o messi in pericolo i beni e gli interessi tutelati in funzione dell’ordine pubblico e della sicurezza pubblica». Ma già il DPR 616/77 all’art. 9 affermava: «I comuni, le province, le comunità montane e le regioni sono titolari delle funzioni di polizia amministrativa nelle materie ad essi rispettivamente attribuite o trasferite» e all’art. 19 elencava le funzioni attribuite ai comuni. Secondo una visione tradizionalmente assestata, ma più funzionale a realtà comunali di grandi dimensioni e di elevata specializzazione delle competenze, la polizia locale si articola in: 1) urbana; 2) rurale; 3) stradale; 4) commerciale e annonaria;
5) edilizia; 6) sanitaria; 7) veterinaria; 8) mortuaria; 9) tributaria. Alla luce delle recenti innovazioni normative sono individuabili altri settori di intervento, quali, ad esempio, quello ambientale. Nella definizione di questo titolo si è cercato di non confondere la
funzione con l’organo che di solito la esercita e si è preferito indicare, anche in questo caso, la funzione.
[120] Non si è prevista una classe specificamente dedicata alle pratiche svolte dalla polizia locale in veste di polizia giudizia-ria, in quanto tale funzione è svolta non nell’ambito delle attività proprie del Comune, ma assegnata alla Polizia municipale dagli artt. 55 e 57 del Codice di procedura penale e dall’art. 5, comma 1, lettera a) della legge 7 marzo 1986, n.
65. Eventuale carteggio prodotto durante lo svolgimento di tale attività verrà gestito autonomamente dalla polizia locale e confluirà eventualmente nell’archivio comunale come archivio aggregato.
121] Si inseriscono in questa classe le iniziative di carattere formativo ed educativo volte a diffondere la conoscenza delle norme e dei rischi connessi alla circolazione stradale, oltre che a diffondere rispetto per le regole e per gli altri utenti della strada: attività prevista dal Codice della strada, art. 230.
[122] Si classifica qui il carteggio relativo all’accertamento delle violazioni al Codice della strada, alla rilevazione degli incidenti e alle operazioni di soccorso.
[123] Si intendono le notizie su residenti nel Comune richieste da altri enti pubblici.
[124] T.U. art. 54, comma 1 e L. 1° aprile 1981. n. 121, artt. 15 e 20, che regolamenta i rapporti fra autorità provinciali di pubblica sicurezza (prefetto e questore) e i sindaci dei comuni. Vanno classificate qui tutte le pratiche di competenza delle questure, ma gestite dai comuni che ne sono sprovvisti (denunce di cessione dei fabbricati e di ospitalità stranieri; consegna licenze di porto di fucile; materie esplodenti, radioamatori). Inoltre rientrano in tale classe le intese di cui all’art. 5, comma 4 della legge 65/1986.
[125] Quelle previste dal DPR 24 luglio 1977, n. 616, art. 19, cui si aggiungono quelle attribuite dal D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 163, comma 2 a)-h): Venditori ambulanti di strumenti da punta e da taglio; Agenzie d’affari nel settore di esposizioni, mostre e fiere campionarie; Affittacamere e assimilati; Agenzie d’affari; Fochini; Gare di autoveicoli, motoveicoli o ciclomotori su strade comunali; Tiri a segno; Mestieri girovaghi, esercitati da stranieri.
[126] Si intendono gli accertamenti in qualsiasi settore. I verbali di accertamento delle violazioni al Codice della Strada si configurano come repertorio per espressa disposizione normativa speciale: l’art. 383, comma 3 del Regolamento di esecuzione del C.d.S. (DPR 495/1992) prescrive la registrazione cronologica di tali verbali su apposito registro, configurando quindi la situazione prevista dall’art. 53, comma 5 del DPR 445/2000 circa «i documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell’amministrazione». Per analogia si intenda che per ogni settore di intervento si può predisporre apposito repertorio. In conseguenza degli accertamenti possono scaturire per i trasgressori ammende pecuniarie e procedimenti civili e penali, contro i quali è possibile presentare ricorso: si ricorda che i ricorsi contro le violazioni del Codice della strada vanno presentati al Prefetto del luogo in cui è stata commessa la violazione per il tramite dell’organo di accertamento (Codice della strada, art. 203). Perciò i ricorsi non vanno protocollati a cura del Comune, mentre è soggetta a registrazione di protocollo la nota di trasmissione degli atti (C.d.S. art. 203. comma 2).
[127] D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 113, comma 1, che riprende e conferma l’art. 27 del DPR 616/77: «... attengono alla tutela della salute umana le funzioni e i compiti rivolti alla promozione, alla prevenzione, al mantenimento e al recupero della salute fisica e psichica della popolazione, nonché al perseguimento degli obiettivi del Servizio sanitario nazionale»; comma 2: sanità veterinaria; art. 117. Le competenze del sindaco in campo sanitario sono precisate dal TU 267/2000, art. 50, comma 4: «Il sindaco esercita altresì le
funzioni attribuitegli quale autorità locale nelle materie previste da specifiche disposizioni di legge» e comma 5: «In particolare, in caso di emergenze sanitarie o di igiene pubblica a carattere esclusivamente locale le ordinanze contingibili e urgenti sono adottate dal sindaco, quale rappresentante della comunità locale ... » e comma 6: «In caso di emergenza che interessi il territorio di più comuni, ogni sindaco adotta le misure necessarie fino a quando non intervengano i soggetti competenti ai sensi del precedente comma».
[128] Sull’organizzazione del servizio sanitario L. 23 dicembre 1978, n. 833 Istituzione del servizio sanitario nazionale, che ha sottratto ai Comuni molte delle funzioni tradizionalmente esercitate.
[129] L. 2 aprile 1968, n. 475.
[130] L’atto di concessione dell’abitabilità ad un’abitazione attiene alla sanità più che all’edilizia, nonostante l’evoluzione della normativa: art. 89 del RD 3 febbraio 1901, n. 45 Regolamento generale sanitario «Spetta ai regolamenti locali d’igiene di indicare ... [omissis] le norme particolari da soddisfare per il permesso di abitabilità delle case nuove in esecuzione degli articoli 39 e 40 della legge»; art. 221 del Testo unico delle leggi sanitarie del 1934 (RD 27 luglio 1934, n. 1265): «Gli edifici o parti di essi ... non possono essere abitati senza autorizzazione del podestà, il quale la concede quando, previa ispezione dell’ufficiale sanitario o di un ingegnere a ciò delegato, risulti che la costruzione sia stata eseguita in conformità del progetto approvato, che i muri siano convenientemente prosciugati e che non sussistano altre cause di insalubrità»; DPR 22 aprile 1994, n. 425 Regolamento recante la disciplina dei procedimenti di autorizzazione all’abitabilità, di collaudo statistico e di iscrizione al catasto. La normativa in materia di abitabilità sta confluendo in quella in materia di agibilità (atto questo legato più alla sicurezza che agli aspetti igienico-sanitari): gli artt. 24 e 25 del DPR 6 giugno 2001, n. 380 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia edilizia, parlano solo di certificato di agibilità che «attesta la sussistenza delle condizioni di sicurezza, igiene, salubrità, risparmio energetico degli edifici e degli impianti negli stessi installati, valutate secondo quanto dispone la normativa vigente» (art. 24).
[131] RD 9 luglio 1939 Ordinamento dello stato civile, come rettificato dal Codice civile e dal DPR 3 novembre 2000, n. 396 Regolamento per la revisione e la semplificazione dell’ordinamento dello stato civile, a norma dell’art. 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127. Decreto del Ministero dell’interno 5 aprile 2002 Approvazione delle formule per la redazione degli atti dello stato civile nel periodo antecedente l’informatizzazione degli archivi dello stato civile (GU, parte prima, del 27 giugno 2002, n. 134). Si segnala che, alla data del 30 giugno 2005, non è ancora stata data esecuzione all’art. 10 («In ciascun ufficio dello stato civile sono registrati e conservati in un unico archivio informatico tutti gli atti formati dal comune o comunque relativi a soggetti ivi residenti, riguardanti la cittadinanza, la nascita, i matrimoni e la morte») e perciò sono ancora in uso i tradizionali
4 registri cartacei, redatti in doppio originale, uno conservato dal Comune e l’altro trasmesso annualmente non più alla cancelleria civile del tribunale, ma all’ufficio del governo (ex prefettura). I registri anagrafici possono essere definiti repertori, in quanto l’inserimento dei dati segue numerazione propria in ordine cronologico con valenza giuridico-probatoria.
[132] DPR 30 maggio 1989, n. 223 Approvazione del nuovo regolamento anagrafico della popolazione residente. Va classificato qui tutto il carteggio prodotto nello svolgimento dell’attività di certificazione d’identità (carte d’identità, passaporti, libretti di lavoro, etc.).
Rientra in questa classe anche il carteggio relativo alla formazione, a cura delle Corti d’appello, dell’Albo dei giudici popolari.
[133] Si è deciso di riconnettere al Titolo “Servizi demografici” tutto il carteggio relativo da un lato alle pratiche connesse con la morte di una persona nel territorio comunale e d’altro canto la gestione degli spazi cimiteriali. Resta inteso che la costruzione dei cimiteri resta classificata nel Titolo VI nelle classe 5 Opere pubbliche e la concessione delle aree e dei loculi va repertoriata fra le concessioni di suolo pubblico (Titolo IV).
[134] Amministrative, politiche, europee.
[135] Abrogativo, confermativo, consultivo.
[136] T.U. 267/2000, art. 8. Partecipazione popolare.
[137] Funzione attribuita al sindaco quale ufficiale di governo: T.U. 267/2000, art. 54 Attribuzioni del sindaco nei servizi di competenza statale.
[138] La leva obbligatoria non esiste più, ma i Comuni formano ancora le liste di leva, sulla scorta dei dati anagrafici (RD 6 giugno 1940, n. 1481, artt. 43 e seguenti). Chi effettua il servizio civile sostitutivo nel Comune avrà un suo fascicolo personale, aperto sotto il Titolo III.
Allegato 3
Piano di Conservazione
Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni
Premessa
L’art. 68 del DPR 445/2000 prevede che ogni amministrazione debba dotarsi di un «piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti». La normativa quindi, accogliendo le posizioni e le riflessioni dei teorici dell’archivistica, concepisce la selezione come operazione critica di vaglio della documentazione prodotta, funzionale a una migliore conservazione dell’archivio. La selezione, cioè il momento valutativo, difatti non intacca la complessità e l’unitarietà dell’archivio; ma, procedendo all’individuazione dei documenti strumentali e transitori, da destinare allo scarto, vale a dire alla distruzione fisica, evidenzia i nessi fra i documenti essenziali da conservare permanentemente. Perciò l’eliminazione di taluni documenti deve essere preceduta dalla valutazione delle procedure di produzione documentaria, in modo che vengano assicurati la comprensione dell’attività dell’ente produttore e il mantenimento delle attestazioni di diritti.
Pertanto il mandato conferito, tramite decreto, al Gruppo dal Direttore generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività culturali comprende, oltre alla predisposizione del piano di classificazione (titolario), anche la redazione del piano di conservazione che al titolario è strettamente connesso.
L’adozione del titolario proposto dal Gruppo a tutti i Comuni italiani e studiato alla luce della interoperabilità tra sistemi informativi diversi comporta come conseguenza l’adozione del piano di conservazione che da esso discende.
In merito allo scarto archivistico, è opportuno ricordare che gli enti pubblici – e tra questi i Comuni – devono ottenere per tale intervento l’autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali, ai sensi dell’art. 21, comma 1, lettera d) del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42). L’adozione del Piano di conservazione proposto dal Gruppo non esime quindi le amministrazioni dagli adempimenti relativi alla procedura di scarto, che si sostanzia in un provvedimento formale dell’amministrazione (deliberazione della Giunta o determinazione dirigenziale) e nella acquisizione dell’autorizzazione da parte degli organi periferici del citato Ministero, vale a dire le Soprintendenze archivistiche competenti per territorio.
Il Gruppo di lavoro ha proceduto alla stesura del Piano di conservazione avendo presente i precedenti Massimari di scarto per gli archivi dei Comuni, in particolare quello elaborato dalla Soprintendenza archivistica per la Toscana e aggiornato dalla Soprintendenza archivistica per la Lombardia, che mantiene la sua validità in riferimento alla documentazione prodotta e classificata sulla base del Titolario Astengo, ma ha ritenuto necessario rielaborare l’intero Piano di conservazione in considerazione del mutamento sostanziale dell’impianto del nuovo titolario e della necessità di ridurre ulteriormente i tempi di conservazione, andando incontro alle esigenze avvertite dagli enti.
Nell’attuale scenario normativo e tecnologico molto si è ragionato rispetto al supporto e alle problematiche connesse alla conservazione o allo scarto del documento informatico, alla sua riproduzione in formato cartaceo e all’uso del supporto ottico sostitutivo. Pur nella consapevolezza che le prospettive di utilizzo del documento elettronico saranno sempre più ampie e considerando che il tema della conservazione permanente dei documenti digitali è, a tutt’oggi, oggetto di studi e di riflessioni da parte di gruppi di lavoro tecnici interministeriali al fine di stabilirne gli standard, si è giunti alla conclusione che il supporto cartaceo sia comunque, nella fase attuale, quello ancora più utilizzato e più sicuro per la conservazione della documentazione di carattere permanente.
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Piano di conservazione
Il Gruppo inoltre segnala ai Comuni che un sistema di gestione documentale deve avere precisi requisiti per assicurare la conservazione permanente dei documenti digitali (e tra questi, prima di tutto, l’esistenza di un responsabile di livello dirigenziale) e li invita a effettuare una analisi accurata e una valutazione dei costi e dei benefici sul lungo periodo prima di optare per la soluzione digitale.
Il presente documento si compone di due parti:
- la prima nella quale vengono definiti i principi generali e le indicazioni di massima
- la seconda che contiene nello specifico per ogni titolo e classe del Titolario l’indicazione delle tipologie documentarie prodotte e dei relativi tempi di conservazione. Per quanto riguarda le tipologie documentarie, si fa riferimento alle «Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie dei documenti prodotti dai Comuni italiani in riferimento al piano di classificazione» proposte da Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx-Dosio al Gruppo e disponibili per la sperimentazione.
Principi generali
Ambito e criteri generali di applicazione
• Il presupposto per il corretto utilizzo di questo strumento è l’organizzazione dell’archivio basata sul Piano di classificazione prodotto dal Gruppo di lavoro.
• Lo scarto della documentazione prodotta e classificata sino all’adozione del nuovo titolario deve essere valutato sulla base del massimario precedente.
• I termini cronologici indicati devono essere conteggiati dalla chiusura dell’affare per i fascicoli oppure dall’ultima registrazione effettuata, nel caso dei registri.
• In generale, si sono ridotti, rispetto a quelli indicati dal massimario di scarto precedentemente in vigore, i termini di conservazione dei documenti, in linea con la normativa generale civilistica e con la normativa specifica ove contempli termini per la conservazione degli atti.
• Il materiale non archivistico non viene preso in considerazione dal presente Piano, in quanto non devono essere considerati documenti gli stampati in bianco, la modulistica, le raccolte normative o altro materiale analogo (ad esempio, copie della normativa da consegnare all’utenza).
• L’applicazione del Piano di Conservazione non può comunque essere automatica, ma deve valutare caso per caso le eventuali particolarità adottate dal Comune nell’organizzazione dei documenti prodotti.
• Lo scarto se non viene effettuatoregolarmente ogni anno e su un archivio organizzato, potrà essere deciso e valutato solo dopo che l’intero complesso archivistico sia stato analizzato e almeno sommariamente riordinato.
• In genere, salvo poche eccezioni, tutti i repertori devono essere conservati permanentemente.
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Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni
• Il Comune non deve scartare i documenti considerati “vitali” (quelli che – mutuando una definizione formulata da Xxxxxxx Xxxxxxx0 – in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell’ente e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni).
Alcune considerazioni sulla dimensione culturale degli archivi
• Lo scarto si effettua, di norma, sui documenti dell’archivio di deposito.
• Non vanno scartati i documenti prodotti durante la prima e la seconda guerra mondiale e vanno vagliati con estrema attenzione quelli deglii anni del dopoguerra e della ricostruzione, perché tali archivi costituiscono una miniera di informazioni e di dati ancora sconosciuti e finora inesplorati dagli storici, oltre che un serbatoio di informazioni rilevanti dal punto di vista giuridico.
Documenti originali e documenti prodotti in copia
• Lo scarto dei documenti in copia può essere facilmente effettuato qualora sia prevista la conservazione permanente dei documenti in originale e qualora le copie non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza.
• È opportuno prevedere repertori di documenti di interesse generale per tutte le UOR del Comune, resi disponibili sul sito interno del Comune, che quindi diventano depositi di documenti ad alto carattere informativo, in modo da evitare copie multiple, superflue, che contribuiscono ad appesantire inutilmente la conservazione documentale nelle diverse UOR, a scapito dei documenti essenziali e specifici.
• È altresì opportuno che ciascun RPA, durante la formazione dell’archivio corrente, abbia cura di non inserire nel fascicolo copie superflue di normative o atti repertoriati di carattere generale, facilmente reperibili in un sistema informatico-archivistico ben organizzato.
• Sarebbe anche auspicabile che il fascicolo venisse organizzato in sottofascicoli nei quali inserire i documenti soggetti a scarto periodico, in modo da facilitare, a tempo debito, le operazioni di scarto.
Avvertenze per la lettura del piano di conservazione
• Quando si usa la formula “previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale” si allude all’operazione che estrae dal fascicolo le copie e i documenti, che hanno appunto carattere strumentale e transitorio, utilizzati dal RPA per espletare il procedimento, ma che esauriscono la
1 X. XXXXXXX, I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore, Roma 1997 (Pubblicazioni degli Archivi di Stato. Quaderni della «Rassegna degli Archivi di Stato», 82), p. 93
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Piano di conservazione
loro funzione nel momento in cui viene emesso il provvedimento finale oppure non sono strettamente connessi al procedimento (ad esempio, appunti, promemoria, copie di normativa e documenti di carattere generale).
• Se i documenti sono inseriti integralmente o per estratto in una banca dati, l’archivio dispone solo degli esemplari più aggiornati e perde memoria delle fasi storiche. In certi casi, nei quali la memoria è ritenuta essenziale, si suggerisce nel corso del Piano di eseguire periodicamente, a cadenza prestabilita, un salvataggio (copia di back-up) o una “stampa” della banca dati.
Indice dei titoli |
Titolo I. Amministrazione generale6 |
Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia11 |
Titolo III. Risorse umane14 |
Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali19 |
Titolo V. Affari legali23 |
Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio24 |
Titolo VII. Servizi alla persona28 |
Titolo VIII. Attività economiche32 |
Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica34 |
Titolo X. Tutela della salute35 |
Titolo XI. Servizi demografici36 |
Titolo XII. Elezioni e iniziative popolari38 |
Titolo XIII. Affari militari40 |
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Titolo I. Amministrazione generale
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
1. Legislazione e circolari esplicative | |||
Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche | Permanente | ||
Circolari pervenute: repertorio annuale | Permanente | ||
Circolari emanate dal Comune: repertorio annuale | Permanente | ||
2. Denominazione, territorio e confini, cir- coscrizioni di decentramento, toponomastica | |||
Denominazione del Comune | Permanente | ||
Attribuzione del titolo di città | Permanente | ||
Confini del Comune | Permanente | ||
Costituzione delle circosccrizioni | Permanente | ||
Verbali e deliberazioni della Commissione comunale per la toponomastica: repertorio annuale | Permanente | ||
3. Statuto | |||
Redazione, modifiche e interpretazioni dello statuto | Permanente, dopo sfoltimento del materiale informativo relativo ad altri Comuni | ||
4. Regolamenti | |||
Regolamenti emessi dal Comune: repertorio annuale | Permanente | ||
Redazione dei regolamenti: un fasc. per ciascun affare | Permanente, previo sfoltimento dei documenti di carattere transitorio | Tenere un solo esem- plare, scartare gli altri | |
5. Stemma, gonfalone, sigillo | |||
Definizione, modifica, riconoscimento dello stemma | Permanente | ||
Definizione, modifica, riconoscimento del gonfalone | Permanente | ||
Definizione, modifica, riconoscimento del sigillo | Permanente | ||
Concessione del patrocinio gratuito e del connesso uso dello stemma del Comune: fasc. annuale per attività | Permanente | Perché documenta attività che si svolgono nel territorio | |
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Piano di conservazione
6. Archivio generale | |||
Registro di protocollo | Permanente | ||
Repertorio dei fascicoli | Permanente | ||
Organizzazione del servizio e dell’attività ordinaria (aggiornamento del manuale di gestione con titolario e piano di conservazione, selezione periodica, riordino, inventariazione, spostamenti e versamenti di materiale, depositi e comodati): | Permanente | ||
Interventi straordinari (ad esempio, traslochi, restauri, gestione servizi esterni, scelta del software di gestione) | Permanente | ||
Richieste di accesso per fini amministrativi | 1 anno dalla ricollocazione del materiale | ||
Richieste di informazioni archivistiche e richieste per motivi di studio | Permanente | ||
Richieste di pubblicazione all’albo pretorio | 1 anno | ||
Registro dell’Albo pretorio | 20 anni | ||
Richieste di notifica presso la casa comunale (con allegati) | 2 anni | ||
Registro delle notifiche | 20 anni | ||
Registri delle spedizioni e delle spese postali | 1 anno | ||
Ordinanze del Sindaco: repertorio | Permanente | ||
Decreti del Sindaco: repertorio | Permanente | ||
Ordinanze dei dirigenti: repertorio | Permanente | ||
Determinazioni dei dirigenti: repertorio | Permanente | ||
Deliberazioni del Consiglio comunale: repertorio | Permanente | ||
Deliberazioni della Giunta comunale: repertorio | Permanente | ||
Verbali delle adunanze del Consiglio comunale: repertorio | Permanente | ||
Verbali delle adunanze della Giunta comunale: repertorio | Permanente | ||
Verbali degli altri organi collegiali del Comune: repertorio | Permanente | ||
Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | ||
Deliberazioni dei Consigli circoscrizionali: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | ||
Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | ||
Deliberazioni degli Esecutivi circoscrizionali: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | ||
Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | ||
Registro dell’Albo della circoscrizione: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | ||
Contratti e convenzioni: repertorio | Permanente | 20 anni per una |
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eventuale serie separata di contratti di scarsa rilevanza | |||
Contratti e convenzioni delle circoscrizioni: un repertorio per ciascuna circoscrizione | Permanente | 20 anni per una eventuale serie separata di contratti di scarsa rilevanza | |
Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa) | Permanente | ||
7. Sistema informativo | |||
Organizzazione del sistema | Permanente | ||
Statistiche | Permanente, dopo eliminazione dei materiali preparatori | ||
8. Informazioni e relazioni con il pubblico | |||
Iniziative specifiche dell’URP: un fasc. per ciascun affare | Permanente, dopo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale | ||
Reclami dei cittadini (comunque pervenuti) | Permanente | ||
Atti del Difensore civico | Permanente | ||
Bandi e avvisi a stampa | Permanente | ||
Materiali preparatori per il sito Web | Permanente | ||
9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi | |||
Attribuzione di competenze agli uffici | Permanente | ||
Organigramma: un fasc. per ciascuna definizione dell’organi- gramma | Permanente | ||
Organizzazione degli uffici: un fasc. per ciascun affare | Permanente | ||
Orari di apertura degli uffici comunali e degli altri uffici e attività insistenti sul territorio comunale | Permanente | ||
Materiale preparatorio per le deliberazioni in materia di politica del personale | 10 anni | ||
10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale | |||
Rapporti di carattere generale | Permanente |
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Piano di conservazione
Costituzione delle rappresentanze del personale | Permanente | ||
Verbali della Delegazione trattante per la contrattazione integrativa decentrata | Permanente | ||
11. Controlli esterni | |||
Controlli | Permanente | ||
12. Editoria e attività informativo- promozionale interna ed esterna | |||
Pubblicazioni istituzionali del Comune (libri, riviste, inserzioni o altro) | Permanente | ||
Pubblicazioni istituzionali del Comune (materiali preparatori) | 2 anni | ||
Comunicati stampa | Permanente | ||
13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti | |||
Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa | Permanente | ||
Onorificenze (concesse e ricevute): un fasc. per ciascun evento | Permanente | ||
Concessione dell’uso del sigillo: un fasc. annuale | Permanente | ||
14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali | |||
Iniziative specifiche (ad esempio, adesione a movimenti di opinione): un fasc. per ciascun affare | Permanente | ||
Gemellaggi | Permanente | ||
Promozione di comitati: un fasc. per ciascun affare | Permanente | ||
15. Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni | |||
Costituzione di enti controllati dal Comune (comprensivo della nomina dei rappresentanti e dei verbali inviati per approvazione) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio | ||
Partecipazione del Comune a enti e associazioni (comprensivo della nomina dei rappresentanti) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio | ||
16. Area e città metropolitana | |||
Costituzione e rapporti istituzionali | Permanente |
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17. Associazionismo e partecipazione | |||
Politica di incoraggiamento e appoggio alle associazioni | Permanente | ||
Albo dell’associazionismo: elenco delle associazioni accreditate | Permanente | ||
Fascicoli delle associazioni che chiedono l’iscrizione all’albo | Permanente |
Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
1. Sindaco | |||
Fasc. personale che dura quanto il mandato | Permanente | ||
2. Vice-sindaco | |||
Xxxx. personale che dura quanto il mandato | Permanente | ||
3. Consiglio | |||
Fasc. personali: un fasc. per ogni consigliere che dura quanto dura il mandato | Permanente | ||
Convocazioni del Consiglio e OdG | 1 anno | Purché riportati nei verbali | |
Interrogazioni e mozioni consiliari | Permanente | dopo sfoltimento | |
Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive | Permanente | ||
4. Presidente del Consiglio | |||
Fasc. personale che dura quanto il mandato | Permanente | ||
5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio | |||
Verbali della Conferenza | Permanente | ||
Verbali delle Commissioni | Permanente | ||
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Piano di conservazione
6. Gruppi consiliari | |||
Accreditamento presso il Consiglio | Permanente | Scartare i materiali prodotti o raccolti dai Gruppi | |
7. Xxxxxx | |||
Xxxxxx, revoche e dimissioni degli assessori | Permanente | ||
Convocazioni della Giunta e OdG | 1 anno | Xxxxxx riportati nei verbali | |
8. Commissario prefettizio e straordinario | |||
Fasc. personale | Permanente | ||
9. Segretario e Vice-segretario | |||
Fasc. personale (nomina, etc.) per la durata dell’incarico | Permanente | ||
10. Direttore generale e dirigenza | |||
Fasc. personale | Permanente | ||
11. Revisori dei conti | |||
Fasc. personale | Permanente | ||
12. Difensore civico | |||
Fasc. personale | Permanente | ||
13. Commissario ad acta | |||
Fasc. personale | Permanente | ||
14. Organi di controllo interni | |||
un fasc. per ogni organo | Permanente | ||
15. Organi consultivi | |||
un fasc. per ogni organo | Permanente |
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16. Consigli circoscrizionali | |||
Fasc. personali: un fasc. per ogni consigliere che dura quanto dura il mandato | Permanente | ||
Convocazioni del Consiglio e OdG | 1 anno | Purché riportati nei verbali | |
Interrogazioni consiliari | Permanente | ||
17. Presidenti dei Consigli circoscrizionali | |||
Fasc. personale che dura quanto il mandato | Permanente | ||
18. Organi esecutivi circoscrizionali | |||
Nomine e dimissioni dei componenti | Permanente | ||
Convocazioni e OdG delle riunioni | 1 anno | Purché riportati nei verbali | |
19. Commissioni dei Consigli circoscrizionali | |||
un fasc. per ogni commissione | Permanente | ||
20. Segretari delle circoscrizioni | |||
Fasc. personale (nomina, etc.) per la durata dell’incarico | Permanente | ||
21. Commissario ad acta delle circoscrizioni | |||
Fasc. personale | Permanente | ||
22. Conferenza dei Presidenti di quartiere | |||
Verbali della Conferenza | Permanente |
12
Piano di conservazione
Titolo III. Risorse umane
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
Fascicoli personali dei dipendenti e assimilati (quindi anche collaboratori a contratto o a progetto) | Permanente previo sfoltimento da eseguire seguendo la tempistica prevista per le singole classi | ||
1. Concorsi, selezioni, colloqui | |||
Criteri generali e normativa per il reclutamento del personale: un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | ||
Procedimenti per il reclutamento del personale: un fasc. per ciascun procedimento (fasc. per affare), con i seguenti sottofascicoli: - Bando e manifesto - Domande - Allegati alle domande (ove previsti dal bando) - Verbali - Prove d’esame - Copie bando restituite al Comune | Permanente 1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi da restituire dopo la scadenza dei termini per i ricorsi permanente 1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi 1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi | Agli interessati | |
Curricula inviati per richieste di assunzione | 2 anni | ||
Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso o selezione | 1 anno | ||
2. Assunzioni e cessazioni | |||
Criteri generali e normativa per le assunzioni e cessazioni | Permanente | ||
Determinazioni di assunzione e cessazione dei singoli inserite nei singoli fascicoli personali | Permanente | ||
3. Comandi e distacchi; mobilità | |||
Criteri generali e normativa per comandi, distacchi, mobilità | Permanente | ||
Determinazioni di comandi, distacchi e mobilità inserite nei | Permanente |
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singoli fascicoli personali | |||
4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni | |||
Criteri generali e normativa per le attribuzioni di funzioni, ordini di servizio e missioni | Permanente | ||
Determinazioni di attribuzione di funzioni inserite nei singoli fascicoli personali | Permanente | ||
Determinazioni di missioni inserite nei singoli fascicoli personali | 10 anni | ||
Determinazioni di ordini di servizio inserite nei singoli fascicoli personali | Permanente | ||
Ordini di servizio collettivi | Permanente | ||
Autorizzazione allo svolgimento di incarichi esterni | 2 anni | ||
5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro | |||
Criteri generali e normativa per gli inquadramenti e le applicazioni dei contratti collettivi di lavoro | Permanente | ||
Determinazione dei ruoli e contratti | Permanente | NB: i contratti con il singolo confluiscono nel fasc personale | |
Determinazioni relative ai singoli | Permanente | ||
6. Retribuzioni e compensi | |||
Criteri generali e normativa per le retribuzioni e compensi | Permanente | ||
Anagrafe delle prestazioni: schede | 5 anni | ||
Determinazioni inserite nei singoli fascicoli personali | 5 anni dalla cessazione dal servizio | ||
Ruoli degli stipendi: base di dati/ tabulati | permanente | ||
Provvedimenti giudiziari di requisizione dello stipendio | 5 anni | ||
7. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo | |||
Criteri generali e normativa per gli adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi | Permanente | ||
Trattamento assicurativo inserito nei singoli fascicoli personali | 5 anni dalla chiusura del fascicolo | ||
Trattamento contributivo inserito nei singoli fascicoli personali | 5 anni dalla chiusura del fascicolo | ||
Trattamento fiscale inserito nei singoli fascicoli personali | 5 anni dalla chiusura del fascicolo |
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Piano di conservazione
Assicurazione obbligatoria inserita nei singoli fascicoli personali | 5 anni dalla chiusura del fascicolo | ||
8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro | |||
Criteri generali e normativa per la tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro | Permanente | ||
Rilevazione dei rischi, ai sensi della 626/94: un fasc. per sede | Tenere l’ultima e scartare la precedente | ||
Prevenzione infortuni | Permanente | ||
Registro infortuni | Permanente | Per L. 626/94 | |
Verbali delle rappresentanze dei lavoratori per la sicurezza | Permanente | ||
Denuncia di infortunio e pratica relativa, con referti, inserita nei singoli fascicoli personali | Permanente | ||
Fascicoli relativi alle visite mediche ordinarie (medicina del lavoro) | 10 anni | ||
9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo | |||
Criteri generali e normativa per le dichiarazioni di infermità | Permanente | ||
Dichiarazioni di infermità e calcolo dell’indennizzo inserite nel singolo fascicolo personale | Permanente | ||
10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza | |||
Criteri generali e normativa per il trattamento di fine rapporto | Permanente | ||
Trattamento pensionistico e di fine rapporto inserito nel singolo fascicolo personale | Permanente | ||
11. Servizi al personale su richiesta | |||
Criteri generali e normativa per i servizi su richiesta | Permanente | ||
Domande di servizi su richiesta (mensa, asili nido, colonie estive, soggiorni climatici, etc.) | 2 anni | ||
12. Orario di lavoro, presenze e assenze | |||
Criteri generali e normativa per le assenze | permanente | ||
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sull’orario inserite nel singolo fascicolo personale: - 150 ore - permessi d’uscita per motivi personali | 2 anni 2 anni |
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Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni
- permessi per allattamento - permessi per donazione sangue - permessi per motivi sindacali - opzione per orario particolare e part-time | 2 anni 2 anni 2 anni permanente | ||
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sulle assenze (con allegati) inserite nel singolo fascicolo personale: - congedo ordinario - congedo straordinario per motivi di salute - congedo straordinario per motivi personali e familiari - aspettativa per infermità - aspettativa per mandato parlamentare o altre cariche elettive - aspettativa obbligatoria per maternità e puerperio - aspettativa facoltativa per maternità e puerperio - aspettativa per motivi di famiglia - aspettativa sindacale - certificati medici | 2 anni 2 anni Dopo la cessazione dal servizio Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Dopo la cessazione dal servizio | ||
Referti delle visite di controllo inseriti nel singolo fascicolo personale | Dopo la cessazione dal servizio | ||
Fogli firma; cartellini marcatempo; tabulati elettronici di rilevazione presenze | 2 anni | In assenza di pendenze disciplinari o giudiziarie | |
Rilevazioni delle assenze per sciopero: - singole schede - prospetti riassuntivi | 1 anno dopo la redazione dei prospetti riassuntivi Permanente | ||
13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari | |||
Criteri generali e normativa per i provvedimenti disciplinari | Permanente | ||
Provvedimenti disciplinari inseriti nel singolo fascicolo personale | Permanente | ||
14. Formazione e aggiornamento professionale | |||
Criteri generali e normativa per la formazione e l’aggiornamento professionale | Permanente | ||
Organizzazione di corsi di formazione e aggiornamento: un fasc. per ciascun corso | Permanente previo sfoltimento dopo 5 anni | ||
Domande/Invio dei dipendenti a corsi inseriti nel singolo fascicolo personale | Permanente previo sfoltimento dopo 5 anni | ||
15. Collaboratori esterni | |||
Criteri generali e normativa per il trattamento dei collaboratori | Permanente |
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Piano di conservazione
esterni | |||
Elenco degli incarichi conferiti: repertorio | permanente |
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Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali
Classi | Tipologie documentarie | Conservazione | Note |
2. Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG) | |||
Bilancio preventivo e allegati, tra cui Relazione previsionale e programmatica | Permanente | ||
PEG: articolato in fascicoli: un fasc. per ogni obiettivo | Permanente, previo sfoltimento | ||
Carteggio prodotto dai differenti uffici del Comune per questioni afferenti alla formazione del bilancio e del PEG | 10 anni | ||
2. Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni) | |||
Gestione del bilancio: un fasc. per ciascuna variazione | Permanente, previo sfoltimento | ||
3. Gestione delle entrate: accertamen- to, riscossione, versamento | |||
Fascicoli personali dei contribuenti comunali: un fasc. per ciascun contribuente per ciascun tipo di imposte (ICI, TARSU, TOSAP, etc.), con eventuali sottofascicoli (variazioni, ricorsi, etc.) | 10 dopo la cancellazione del contribuente dai ruoli | ||
Ruolo ICI: base di dati/ stampe | 10 anni | Prevedere una stampata periodica | |
Ruolo imposta comunale sulla pubblicità: base di dati | 10 anni | Prevedere una stampata periodica | |
Ruolo diritti sulle pubbliche affissioni: base di dati | 10 anni | Prevedere una stampata periodica | |
Ruolo TARSU: base di dati | 10 anni | Prevedere una stampata periodica | |
Ruolo COSAP: base di dati | 10 anni | Prevedere una stampata periodica | |
Contratti di mutuo: un fasc. per ciascun mutuo | 5 anni dall’estinzione del mutuo | ||
Proventi da affitti e locazioni: un fasc. annuale per ciascun immobile locato | 5 anni dal termine del contratto | ||
Diritti di segreteria: registrini annuali o pagamenti virtuali | 5 anni |
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Piano di conservazione
Xxxxxxx dei bollettari delle entrate: registri annuali | 5 anni | ||
Ricevute dei versamenti in banca delle somme riscosse nelle differenti UOR per diritti di segreteria | 5 anni | ||
Fatture emesse: repertorio annuale | 10 anni | ||
Reversali | 5 anni | ||
Bollettari vari | 5 anni | ||
Ricevute di pagamenti vari | 5 anni | ||
4. Gestione della spesa: impegno, liqui- dazione, ordinazione e pagamento | |||
Impegni di spesa (determinazioni dei dirigenti delle UOR): copie inviate dalle UOR alla Ragioneria: repertorio annuale | 2 anni | ||
Fatture ricevute: repertorio annuale | 10 anni | ||
Atti di liquidazione con allegati trasmessi da ciascuna UOR: repertorio annuale | 2 anni | ||
Mandati di pagamento con allegati emessi dalla Ragioneria e inviati alla Tesoreria: repertorio annuale | 10 anni dall’approvazione del bilancio | Purchè registrati in scritture contabili di sintesi | |
Eventuali copie di mandati | 2 anni | ||
5. Partecipazioni finanziarie | |||
Gestione delle partecipazioni finanziarie: un fasc. per ciascuna partecipazione | Permanente, previo sfoltimento | ||
6. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili | |||
Rendiconto della gestione, articolato in Conto del bilancio, Conto del patrimonio e Conto economico | Permanente | ||
7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi | |||
Mod. 770 | 10 anni | Più se si ritiene opportuno | |
Ricevute dei versamenti (IVA, IRPEF, etc.) | 10 anni | ||
Pagamento dei premi dei contratti assicurativi | 5 anni dall’estinzione del contratto | ||
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