AVVISO PUBBLICO
Prot. n.: 40/2022 Roma, lì 11/03/2022
AVVISO PUBBLICO
PER L’AFFIDAMENTO IN CONCESSIONE DEI SERVIZI CONCERNENTI L’ORGANIZZAZIONE, L’ALLESTIMENTO E LA GESTIONE DELL’EVENTO CONGRESSUALE RECANTE IL MARCHIO “FARMACISTAPIU’- LE GIORNATE FARMACEUTICHE”.
PREMESSA
La Fondazione non ha fini di lucro ed ha per scopo la valorizzazione e la tutela della figura del Farmacista, il suo costante aggiornamento tecnico, scientifico e culturale, la promozione e l’attuazione di ogni iniziativa diretta alla formazione, al perfezionamento, alla qualificazione e all’orientamento professionale del Farmacista, con esclusione di ogni attività diretta al rilascio di diplomi di istruzione secondaria superiore, universitaria o post-universitaria. La Fondazione è proprietaria del marchio “FARMACISTAPIU’- LE GIORNATE FARMACEUTICHE” e del relativo logo: il Congresso dei farmacisti italiani è giunto, nell’anno 2021, alla sua ottava edizione. La Fondazione pertanto intende realizzare, per il corrente anno 2022, la nona edizione dell’evento congressuale “Farmacistapiù”, di seguito denominato anche “Congresso” o “Manifestazione”. Le organizzazioni Federfarma e ▇▇▇▇▇▇ hanno espresso interesse alla collaborazione nell’organizzazione del suddetto Congresso: a tale scopo è stato firmato, in data 17/12/2019, un accordo di collaborazione tra le organizzazioni al fine della realizzazione delle prossime edizioni dell’evento congressuale. La Fondazione e le organizzazioni firmatarie dell’accordo si impegnano quindi a organizzare l’evento congressuale recante il titolo “Farmacistapiù” e a richiedere la concessione del patrocinio alla Federazione degli Ordini dei Farmacisti Italiani, con attribuzione al suo Presidente della presidenza onoraria del Congresso. Nella riunione del 15/02/2022, con Delibera n. 04/2022, il Consiglio di Amministrazione ha deliberato di porre in essere una procedura ad evidenza pubblica al fine di individuare un soggetto che acquisisca la qualità di esecutore organizzativo delle indicazioni programmatiche fornite dai committenti: nella sopra citata delibera è stato individuato il RUP per l’intera procedura di affidamento, nella persona del Presidente della Fondazione. La Fondazione ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇, titolare esclusiva del marchio, concederà lo stesso in uso al soggetto risultante assegnatario a seguito della presente procedura. Tenuto conto dell’emergenza pandemica ancora in atto e delle misure di contrasto alla diffusione del contagio da Covid-19 adottate dalle competenti autorità, nonché considerato che detta emergenza potrebbe gradualmente venire meno, il CDA della Fondazione, nella sopra richiamata riunione, ha deliberato che l’evento si svolgerà in 3 giornate consecutive comprese nel periodo ottobre-dicembre 2022, presumibilmente nei giorni 20, 21 e 22 ottobre, in presenza su invito nella giornata di apertura e in modalità remota mediante l’utilizzo di piattaforme informatiche con svolgimento di sessioni in diretta (live) o pre- recorded e con possibilità di erogazione simultanea dei medesimi, nei giorni seguenti. La Fondazione ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇, considerate le esperienze maturate, le prestazioni effettuate e i risultati conseguiti nelle precedenti otto edizioni del Congresso, nonché sulla base delle esperienze
e degli ottimi riscontri avuti nelle precedenti due edizioni in modalità remota, ha individuato i servizi standard, identificati nella presente procedura, per una realizzazione efficiente ed efficace dell’evento congressuale “Farmacistapiù”.
Pertanto la Fondazione ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ e le parti contraenti ricercano un soggetto che sia in possesso dei requisiti di cui al successivo art. 6 nonché delle competenze per la sua progettazione esecutiva, gestione, organizzazione e promozione, attraverso l’erogazione di tutti i servizi necessari per la compiuta ed efficace realizzazione della manifestazione congressuale (servizio cosiddetto “chiavi in mano”).
Il presente avviso è pertanto predisposto al fine di acquisire nuove manifestazioni di interesse con relativa offerta economica e a favorire la massima partecipazione attraverso la consultazione del maggior numero di operatori economici nell’ambito del mercato di riferimento. La concessione dei servizi di cui trattasi è comunque subordinata alle procedure di cui al D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii. La Fondazione si riserva la facoltà di interrompere in qualsiasi momento ovvero di sospendere, modificare o annullare in tutto o in parte, la presente procedura e di non dare seguito alla selezione per l’affidamento di cui trattasi, senza che i soggetti richiedenti possano vantare alcuna pretesa.
Il presente avviso pubblico è stato definito tenuto conto degli effetti della emergenza pandemica in atto, delle misure adottate dalle competenti autorità per contrastare il contagio da Covid-19, dei tempi brevi per il reperimento di un operatore economico in possesso dei requisiti richiesti e dei principi di economicità, efficacia, tempestività e correttezza dell’azione amministrativa.
1) Data di pubblicazione: 11.03.2022;
2) Data scadenza manifestazione di interesse: 28.03.2022;
3) Oggetto della concessione di servizi: con il presente avviso la Fondazione, in applicazione dei principi di trasparenza e buona gestione, intende verificare la presenza di operatori economici interessati all’assegnazione in concessione della fornitura dei servizi necessari per la progettazione esecutiva, gestione, promozione e organizzazione del Congresso recante il marchio “Farmacistapiù”, secondo le indicazioni di cui al successivo art. 5.
4) Tipo di procedura e criteri di aggiudicazione: la scelta del contraente avverrà nel rispetto dei principi per l’aggiudicazione di cui all’art. 30 del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii. Considerato che la tipologia del servizio in concessione richiesto possiede caratteristiche standardizzate le cui condizioni sono definite dal presente avviso pubblico, la concessione verrà affidata, nel rispetto dei servizi standardizzati richiesti, secondo il criterio del prezzo più alto offerto per la concessione del marchio.
5) Valore complessivo della concessione e servizi oggetto della concessione: il valore massimo complessivo stimato relativo alla concessione per l’erogazione dei servizi indicati dall’art. 5 del presente articolo è pari ad Euro 200.000,00 (duecentomila/00) oltre IVA e oneri per la sicurezza di cui alla L. n. 81/2008 e al Regolamento UE n. 679/2016.
Il suddetto valore è stato determinato sulla base degli eventi che saranno definiti dal programma del Congresso e al numero dei partecipanti presenti nelle passate edizioni di
“FarmacistaPiù” e in relazione agli oneri stimati per lo svolgimento del Congresso stesso, considerata anche la sessione in presenza.
La Fondazione ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ riconoscerà al Concessionario, limitatamente alla nona edizione del Congresso, a titolo di corrispettivo, il diritto di utilizzo del marchio “FarmacistaPiù” e dei relativi profitti derivanti dalle sponsorizzazioni commerciali.
I servizi standard in gestione al concessionario, con oneri a carico del medesimo, saranno i seguenti:
a. il Congresso deve avere la durata di tre giornate consecutive indicate dalla committenza e comprese nel periodo ottobre-dicembre 2022, con lo svolgimento di sessioni in diretta (live) o pre-recorded, con possibilità di erogazione simultanea dei medesimi;
b. la giornata di apertura del Congresso si svolgerà in presenza, su invito, in una sede da definirsi durante la programmazione e progettazione dell’evento congressuale. Tale sede dovrà essere allestita per la ricezione ed ospitalità dei partecipanti e rispecchiare gli standard di sicurezza previsti dalla legge;
c. disponibilità di supporti tecnico – logistici per l’organizzazione e la gestione del Congresso in presenza e da remoto;
d. garantire la realizzazione di almeno trenta sessioni in diretta live, ciascuna di durata non superiore a tre ore, che potranno svolgersi in contemporanea ad esclusione della sessione plenaria istituzionale;
e. realizzazione e gestione del Congresso in modalità remota nonché nella sessione in presenza, attraverso piattaforma informatica idonea a consentire la partecipazione in contemporanea fino ad un massimo di 5.000 utenti per ciascun convegno;
f. registrazione dell’intero programma congressuale su piattaforma informatica al fine della relativa fruibilità on demand per trenta giorni successivi alla conclusione di “FarmacistaPiù”;
g. disponibilità in favore della Fondazione dei contenuti dell’intero Congresso, suddivisi secondo il programma congressuale, contestualmente alla conclusione di ciascuna sessione;
h. acquisizione di spazi espositivi virtuali da destinare agli sponsor proposti dal concessionario e condivisi dalla committenza;
i. dotazione di 10 stand virtuali con supporto tecnico-logistico e assistenza, da destinare a Enti e Associazioni di Categoria indicate dalla committenza;
j. predisposizione di n. 8 sale virtuali con relativo supporto tecnico-logistico e assistenza per lo svolgimento delle sessioni, anche con utilizzo simultaneo;
k. predisposizione di area poster con relativo supporto tecnico per lo svolgimento di sessione dedicata;
l. oneri economici per la partecipazione dei relatori e di eventuali ospiti individuati dai soggetti organizzatori, nel numero massimo di centocinquanta, e assistenza tecnico
logistica a beneficio dei medesimi, sin dalla fase preparatoria del Congresso per una somma non inferiore a 20.000,00 Euro lordi;
m. oneri economici per un assistente di segreteria indicato dalla committenza che svolga attività di collegamento con il concessionario nei quattro mesi precedenti lo svolgimento del Congresso, con previsione di spesa pari a circa Euro 10.000,00 (diecimila/00) netti;
n. previsione di un budget dedicato per eventuali spese relative ai soggetti organizzatori della Manifestazione per una somma pari a 20.000,00 Euro (ventimila/00);
o. previsione di un budget dedicato all’organizzazione della cena di gala e all’eventuale supporto logistico degli invitati per una somma non inferiore ad euro 7.000,00 (settemila/00);
p. oneri per l’intera procedura di accreditamento nazionale per il rilascio di crediti formativi ECM, per almeno cinque sessioni della durata massima di tre ore destinate ad un numero orientativo di partecipanti non superiore a cinquemila e garanzia dello scrupoloso rispetto dei Regolamenti Agenas per le sessioni formative ed espositive;
q. predisposizione di una sala riunioni virtuale, fruibile nei novanta giorni precedenti l’avvio del Congresso, con relativa assistenza tecnico-logistica e di segreteria per lo svolgimento delle attività di programmazione curate dalla committenza;
r. servizio di Segreteria dedicata, anche nella fase preparatoria, con attivazione di casella di posta elettronica di riferimento e linea telefonica per:
• iscrizioni e informazioni;
• consulenza generale alle attività di organizzazione e supporto alla committenza;
• rendicontazione finale del Congresso contenente anche i dati sulle partecipazioni complessive e settoriali di partecipanti e aziende, accesso agli stand ecc. e comunque contenente ogni informazione relativa al congresso svolto;
• attivazione servizio iscrizioni online;
• invio lettere di conferma a relatori e referenti Associazioni;
• aggiornamento continuo delle iscrizioni, tramite data base con n. 1 responsabile dedicato;
• raccolta e classificazione del materiale scientifico;
• invio abstract alla committenza per valutazione;
• invio lettere di conferma di accettazione con relativi tempi e modalità per la presentazione;
• coordinamento con la segreteria scientifica;
• raccolta e pubblicazione atti;
• comunicazione all'Ente accreditante AGENAS del materiale necessario all’accreditamento;
• emissione report di chiusura eventi ECM con elenco partecipanti e crediti assegnati;
• gestione dei rapporti con i ▇▇▇▇▇▇▇ e adempimenti relativi al conflitto di interessi;
• monitoraggio delle presenze ai fini dell'assegnazione dei crediti ECM attraverso tools di rilevazione;
• elaborazione dei questionari ECM;
• elaborazione e invio degli attestati con crediti assegnati, co-firmati dalla committenza;
• elaborazione razionali di evento e di sessioni;
• assistenza alla committenza per la selezione di moderatori/facilitatori/speaker;
• elaborazione del programma scientifico in accordo con la committenza;
• assistenza faculty;
• gestione account evento;
• creazione campagna ADV e/o Marketing;
• promozione su canali social dell’evento con campagna mirata;
• creazione contenuti (video emozionali, pillole interviste, card e infografiche informative, talk show ecc..);
• DEM e invii newsletter mirate;
• promozione dell’iniziativa con incontri, conferenze stampa e pubblicazioni cartacee e online;
• attività di ufficio stampa con rassegna stampa del Congresso, redazione di testi, razionali e promemoria relativi agli eventi programmati;
Il soggetto assegnatario è tenuto a sostenere tutte le spese necessarie alla progettazione, organizzazione, allestimento, gestione e promozione dell’evento.
Le Eventuali altre spese e la loro imputabilità, se non definite dalla successiva fase di contrattazione, saranno preventivamente concordate dalle parti.
Gli atti prodotti dal Congresso sono di proprietà esclusiva della Fondazione ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇.
6) Requisiti per la partecipazione: l’invito è rivolto ai soggetti di cui all’art. 45 del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii.
Gli operatori economici partecipanti devono essere in possesso dei requisiti di seguito indicati:
a) Insussistenza dei motivi di esclusione indicati dall’art. 80 del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii. (requisiti di carattere generale relativi all’affidabilità morale, economica e professionale dell’esecutore);
b) Iscrizione al registro delle imprese della C.C.I.A. competente per territorio, per attività analoga a quella oggetto dell’appalto di cui trattasi;
c) Esecuzione, nel triennio 2019, 2020, 2021 di almeno tre eventi/manifestazioni che si siano svolti in modalità remota con strumenti informatici e che abbiano previsto la simultaneità di sale virtuali al proprio interno, la interattività e uno spazio community dedicato ai discenti nonché la fornitura dei servizi analoghi a quelli della presente procedura, senza contestazioni da parte del committente.
Relativamente al suddetto requisito, si specifica che, ai sensi dell’art. 83 del D.Lgs. n. 50/2016, il numero minimo di erogazioni di servizi analoghi è richiesto al fine di consentire la selezione di un operatore affidabile ed esperto nel settore oggetto della procedura, in considerazione della complessità delle attività che dovranno essere svolte e considerata altresì la standardizzazione delle stesse ai fini della regolare esecuzione del servizio. Parimenti, le specifiche degli eventi già svolti sono richieste al fine di assicurare le capacità tecniche e professionali di cui all’art. 83 del D.Lgs. n. 50/2016. I requisiti richiesti sono proporzionati all’oggetto della Concessione e tali da garantire il rispetto dei principi della libera concorrenza, di trasparenza e di proporzionalità;
d) Fatturato non inferiore a € 5.000.000,00 per ciascuno degli ultimi tre esercizi.
Tale requisito è richiesto in ragione di quanto previsto dall’art. 83 del D.Lgs. n. 50/2016 e ssmm.ii., per la necessità di selezionare un operatore economico dotato di capacità economica e finanziaria che garantisca la capacità del concessionario di assolvere l’impegno del contratto aggiudicato, garantendo un livello qualitativo dei servizi standard oggetto della concessione. In considerazione della somma richiesta quale fatturato minimo annuo ex art. 83 del D.Lgs. n. 50/2016, nonché in considerazione dei tempi brevi per l’organizzazione dell’evento, richiamati i princìpi espressi nell’ultimo capoverso delle premesse, la Fondazione non richiede ulteriori garanzie per la partecipazione alla procedura.
e) Bilancio degli ultimi tre esercizi certificato da primaria società di revisione;
f) Adozione di Modello Organizzativo di Gestione dei Rischi di cui al D.Lgs. n. 231/2001;
g) Struttura organizzativa idonea a garantire l’effettiva erogazione dei servizi in concessione;
h) Disponibilità di infrastrutture informatiche idonee (di proprietà ovvero in affitto) per l’erogazione dell’evento congressuale con le specifiche sopra descritte;
i) Essere in possesso della qualifica di provider nazionale accreditato nel sistema ECM, con accreditamento specifico per l’erogazione di eventi formativi in modalità FAD, ovvero dichiarare l’impegno alla sottoscrizione di idonea convenzione o partenariato con un provider accreditato sul sistema nazionale ECM per l’erogazione di eventi formativi in modalità FAD, al fine di accreditare i convegni indicati dalla committenza di cui alle lettere sub j), p) e q) del precedente articolo 5.
7) Modalità di presentazione della domanda: gli operatori economici, in riscontro al presente avviso, dovranno manifestare il proprio interesse a partecipare alla procedura di gara
presentando apposita istanza sottoscritta, a pena di nullità, dal legale rappresentante o da un suo delegato, contenente una dichiarazione ai sensi dell’art. 47 del D.P.R. n. 445/2000, circa il possesso dei requisiti generali di moralità ex art. 80 del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii. ed i requisiti speciali di cui sopra, utilizzando il modulo che si allega al presente avviso pubblico (Allegato n. 1). In ordine al requisito di cui alla lettera sub h) del precedente articolo, gli operatori economici dovranno allegare alla domanda le specifiche tecniche delle infrastrutture informatiche. Il fac-simile della domanda di partecipazione è scaricabile da apposito link presente sul sito ▇▇▇.▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇. Gli operatori economici interessati, in riscontro al presente avviso, dovranno inviare apposita istanza all’indirizzo PEC della Fondazione ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇ entro e non oltre le ore 23:59 del 28.03.2022.
Le istanze pervenute oltre il suddetto termine non verranno prese in considerazione.
All’istanza di cui sopra dovrà essere allegata l’offerta economica sottoscritta dal legale rappresentante.
8) Modalità di selezione dei candidati: considerata la standardizzazione dei servizi, erogabili da una pluralità di soggetti giuridici organizzati presenti sul mercato, la Fondazione, previa analisi della documentazione e dei requisiti organizzativi descritti all’art. 5 del presente avviso ad evidenza pubblica, tramite il RUP selezionerà, accertato il rispetto dei servizi standard descritti all’art. 5, l’operatore economico che avrà indicato il prezzo più alto per la concessione del marchio tra le offerte pervenute.
9) Offerta economica: L’offerta economica ha ad oggetto la concessione per l’utilizzo del marchio “FARMACISTAPIU’- LE GIORNATE FARMACEUTICHE”, di proprietà della Fondazione ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇, in ogni caso non potrà essere inferiore ad Euro 60.000,00 (sessantamila/00). Tale valore è stato ricavato considerati gli introiti delle passate edizioni della manifestazione, in relazione alla diversa modalità di svolgimento del Congresso.
10) Procedura: successivamente alla scadenza del termine stabilito per la presentazione delle istanze corredate dall’offerta economica di cui all’articolo precedente, la Fondazione procederà al loro esame anche al fine di verificarne la regolarità rispetto alle prescrizioni del presente avviso. Ai sensi dell’art. 81 del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii., verrà effettuato l’esame della documentazione comprovante il possesso dei requisiti di carattere generale, tecnico-professionale e economico e finanziario, anche mediante richiesta di comunicazione del PassOE a seguito di registrazione del soggetto richiedente la concessione, secondo le modalità e nella misura indicata nella Deliberazione ANAC n. 157/2016 ed in conformità delle istruzioni operative pubblicate sul sito ANAC. Dell’aggiudicazione verrà data notizia per mezzo PEC al soggetto interessato; al termine della procedura verrà dato apposito avviso sul sito internet della Fondazione con l’indicazione del vincitore.
11) Altre indicazioni: il presente avviso pubblico non vincola in alcun modo la Fondazione ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ ad esperire la relativa procedura.
12) Trattamento dei dati personali: ai fini della protezione dei dati personali trova applicazione la normativa vigente in materia e in particolare il Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
I dati personali eventualmente raccolti in attuazione del presente avviso pubblico saranno trattati esclusivamente ai fini del presente procedimento, secondo la normativa di cui al Regolamento n. 2016/679/UE (GDPR) e del D.Lgs n. 196/2003 come integrato dal D.Lgs. 101/2018. La Fondazione è pertanto titolare del trattamento dei dati ai sensi del sopracitato Regolamento. Ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs 193/2003 i dati personali degli interessati saranno trattati in forma cartacea o informatica soltanto per le finalità della presente procedura selettiva e per la successiva gestione del rapporto contrattuale, ivi inclusa la comunicazione ad altre Pubbliche Amministrazioni e/o soggetti esterni incaricati appositamente del relativo trattamento. Gli interessati potranno esercitare i diritti di cui all’art. 7 del DLgs 193/2003, presentando specifica istanza alla Fondazione ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇.
13) Pubblicazione: del presente avviso pubblico e di tutte le eventuali e ulteriori comunicazioni afferenti la presente procedura, sarà data pubblicazione nella sezione “Amministrazione Trasparente” del sito della Fondazione ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ e tale pubblicazione avrà l’effetto di notifica.
Il presente avviso sarà pubblicato per la durata di giorni 15, decorrenti dalla data di pubblicazione, nella sezione “Amministrazione Trasparente – Bandi di Gara e Contratti”.
14) Responsabile del Procedimento: il responsabile unico del procedimento (RUP) afferente alla presente procedura ad evidenza pubblica ai sensi dell’art. 31 del D.Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii., è il Presidente della Fondazione ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇, Sen. Dott. ▇▇▇▇▇ D’▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇.