CAPITOLATO SPECIALE PER IL SERVIZIO DI ELABORAZIONE PAGHE E ADEMPIMENTI PREVIDENZIALI E FISCALI CONNESSI PER IL PERIODO 2009/2012 PREMESSA
CAPITOLATO SPECIALE
PER IL SERVIZIO DI ELABORAZIONE PAGHE E ADEMPIMENTI PREVIDENZIALI E FISCALI CONNESSI PER IL PERIODO 2009/2012
PREMESSA
Il presente capitolato ha lo scopo di definire le clausole contrattuali che, in linea generale, disciplineranno l’appalto relativo al servizio di elaborazione paghe e adempimenti previdenziali e fiscali connessi per il periodo 2009/2012 per il personale dipendente, e per altro personale avente titolo, della Comunità Montana dell'Evançon e dei 9 Comuni membri del comprensorio.
ART. 1 - OGGETTO DELL’APPALTO
La Comunità Montana dell'Evançon intende affidare ad una apposita e qualificata società esterna (di seguito per brevità denominata Appaltatore) l'espletamento delle prestazioni relative alla elaborazione delle retribuzioni ed i conseguenti adempimenti previdenziali, fiscali e contabili, da svolgere per la Comunità Montana dell'Evançon stessa ed i suoi 9 Comuni membri (di seguito per brevità verranno denominati “10 Enti” la Comunità Montana dell'Evançon e i suoi 9 Comuni membri che usufruiranno del Servizio in oggetto, mentre “Stazione Appaltante” la sola Comunità Montana dell'Evançon), come meglio dettagliato nei punti successivi.
Le prestazioni dovranno essere eseguite secondo le modalità, le condizioni ed i termini stabiliti nel presente Capitolato Speciale.
La descrizione del servizio rappresenta un minimo inderogabile delle prestazioni contrattuali e non costituisce in alcun modo un limite delle stesse prestazioni, essendo l’Appaltatore tenuto ad eseguire ogni intervento, anche se non indicato e descritto esplicitamente, comunque necessario per assicurare il migliore risultato del servizio.
L’Appaltatore prende atto e, mediante la partecipazione alla procedura di gara, accetta implicitamente che i 10 Enti fruitori del servizio non garantiscano l’attivazione, completa ovvero parziale, di tutti i servizi richiesti nel suo complesso.
Ogni Ente del comprensorio, infatti, richiederà, in base alle proprie necessità, l’attivazione dei servizi necessari che gli verranno fatturati come da prezziario offerto in sede di gara.
Ognuno dei 10 Enti garantisce fin d’ora che i servizi non attivati presso il Soggetto Aggiudicatario verranno gestiti direttamente dall’Ente stesso.
L’Appaltatore prende atto, ed accetta, che in generale dovrà essere assicurata non solo la più alta qualità del servizio, ma anche la massima collaborazione con le strutture dei 10 Enti per l’individuazione delle soluzioni operative più adeguate alle esigenze. Pertanto l’Appaltatore dovrà assicurare supporto, consulenza ed assistenza durante lo svolgimento del servizio per gli aspetti concernenti l’individuazione delle esigenze dell’Amministrazione in relazione agli obiettivi indicati.
Di comune accordo o per disposizioni legislative o regolamentari o per intervenuti accordi sindacali, le parti potranno in ogni momento apportare alla disciplina del servizio tutti i perfezionamenti ritenuti necessari per garantire un più efficace funzionamento del servizio stesso.
L’interpretazione delle clausole contrattuali deve essere fatta tenendo conto delle finalità del contratto. L’esecuzione del contratto è regolata, oltre che da quanto disposto nel medesimo e nei documenti di riferimento ivi citati, dalle norme, per quanto applicabili al contratto, di cui al D.Lgs. 12 aprile 2006, n. 163, e s.m.i., dal Codice
Civile, dalle altre disposizioni normative in materia di contratti di diritto privato per quanto non regolato dalle disposizioni precedentemente richiamate nonché dalle specifiche disposizioni legislative e normative in materia di rapporti di lavoro, contabile, fiscale e previdenziale.
In caso di discordanze o contrasti, gli atti e i documenti tutti della procedura di gara prodotti dai 10 Enti fruitori del servizio prevarranno sugli atti e i documenti della gara prodotti dall’Appaltatore, ad eccezione di eventuali proposte tecniche offerte e accettate dagli Enti stessi.
I 10 Enti riconosceranno l’Appaltatore quale fornitore esclusivo relativamente a tutti i servizi oggetto del contratto.
L’Appaltatore riconoscerà a sua volta i 10 Enti quali Clienti preferenziali, e quindi aventi diritto a tutte le condizioni di miglior favore.
ART. 2
ESECUZIONE - DURATA DEL CONTRATTO
Il servizio dovrà essere effettuato a regola d'arte e secondo la correttezza risultante dal presente capitolato e dall'offerta presentata ai sensi degli artt. n. 1175 e 1375 c.c., a vantaggio delle dieci amministrazioni locali del comprensorio (ovvero 9 Comuni e Comunità Montana dell'Evançon).
Il servizio dovrà essere eseguito nel rispetto dei dettami contenuti nella Legge 3 agosto 2007, n. 123 e nel D. Lgs. 81/2008, ovvero delle disposizioni in materia di protezione dell’impiego e delle condizioni di lavoro applicabili nel corso di esecuzione del contratto.
Il servizio avrà durata quadriennale e decorrerà dal 01.01.2009 (termine essenziale) e terminerà il 31.12.2012. Il contratto avrà termine a tutti gli effetti alla sua naturale scadenza, senza alcun obbligo di comunicazione.
I primi 12 (dodici) mesi di esecuzione del Contratto, dalla data di inizio attività a regime, saranno considerati periodo di prova al fine di consentire ai 10 Enti una valutazione ampia e complessiva sull’espletamento del servizio.
Durante tale periodo i 10 Enti potranno, a loro insindacabile giudizio, richiedere all’Appaltatore modifiche e/o integrazioni alle modalità di gestione tecnica ed organizzativa del servizio ove questa ultima dovesse non essere soddisfacente rispetto alle esigenze degli Enti stessi.
In caso di mancato adeguamento, la Stazione Appaltante potrà procedere al recesso mediante semplice preavviso di 10 giorni da comunicare all’Appaltatore a mezzo lettera raccomandata a.r., con facoltà della Comunità Montana dell'Evançon di procedere all’esecuzione in danno nei confronti dell’Appaltatore stesso, previa intimazione, oltre che all’incameramento della cauzione definitiva prestata dall’Appaltatore e quant’altro ritenuto necessario a tutela dei propri interessi.
In tal caso la Stazione Appaltante potrà procedere all’affidamento del servizio, previa negoziazione, nei confronti della società posta al secondo posto della graduatoria di gara.
Nell’eventualità del recesso di cui sopra, all’Appaltatore spetterà il solo corrispettivo dei servizi effettivamente resi sino alla data del recesso. Sarà escluso ogni altro rimborso e indennizzo o pretesa a qualsiasi titolo o ragione.
ART. 3 SOSPENSIONE DEI SERVIZI
I 10 Enti si riservano la facoltà, per giustificati motivi, di interrompere il servizio in qualunque momento, fatto salvo il preavviso di almeno 30 (trenta) giorni. In questo caso verrà corrisposto all’Appaltatore solo ed esclusivamente l’ammontare relativo all’effettivo servizio prestato fino al momento della interruzione.
L’Appaltatore non può sospendere i servizi forniti in seguito a decisione unilaterale, nemmeno nel caso in cui siano in atto controversie con alcuno dei 10 Enti.
L'eventuale sospensione dei servizi per decisione unilaterale dell’Appaltatore costituisce inadempienza contrattuale con conseguente risoluzione del contratto per colpa. In tal caso la Stazione Appaltante procederà all’incameramento della cauzione definitiva, fatta comunque salva la facoltà di procedere nei confronti dell’Appaltatore per tutti gli oneri conseguenti e derivanti dalla risoluzione contrattuale, compresi i maggiori oneri contrattuali ed ogni ulteriore danno eventualmente sostenuto anche solo da uno dei 10 Enti e conseguenti a quelli derivanti dal nuovo rapporto contrattuale.
ART. 4 NORME GENERALI
L'appalto di servizi in oggetto dovrà essere effettuato nel rispetto delle condizioni riportate nel presente Capitolato Speciale.
La sottoscrizione del Capitolato o anche solo la presentazione dell’offerta, implica per l’offerente, l’accettazione incondizionata di tutte le clausole e condizioni ivi previste.
L’offerta è vincolante per l’offerente fin dal momento della sua presentazione e andrà redatta secondo le prescrizioni indicate nel bando di gara.
Non saranno ammesse offerte incomplete o condizionate.
ART. 5
DESCRIZIONE DELLE PRESTAZIONI
Le prestazioni da eseguirsi in relazione al presente incarico sono:
ELABORAZIONE STIPENDI
✓ ADEMPIMENTI MENSILI
• Cedolino paga per:
o Personale dipendente.
o Amministratori, consiglieri comunali, membri di commissione
o Lavoro occasionale
o Redditi assimilati a lavoro dipendente
o Professionisti
o Espropri
o Borse di studio
o Contributi ad Enti e associazioni
• Certificazione compensi a terzi (occasionali e professionisti)
• Elaborazione e stampa dei riepiloghi stipendiali mensili con raggruppamento per contabilità analitica, fornita dall’Ente, inseriti in un unico elaborato per Mandati e Reversali (vedasi allegato C a titolo esemplificativo)
• Elaborazione e stampa dei riepiloghi contributi (contributi INAIL, IRAP, INPS, INPDAP, IRPEF) mensili distinti nelle voci “a carico Ente” e “a carico dipendente” con raggruppamento per contabilità analitica,
fornita dall’Ente, inseriti in un unico elaborato per Mandati e Reversali (vedasi allegato C a titolo esemplificativo)
• Predisposizione ed invio telematico modello F24 unificato
• Predisposizione ed invio telematico modello F24 Enti Pubblici
• Predisposizione ed invio telematico Allegato 2 INPDAP
• Predisposizione ed invio telematico Allegato 3 INPDAP
• Predisposizione ed invio telematico mod. DM10/2
• Predisposizione ed invio telematico DMA INPDAP
• Predisposizione ed invio telematico EMens INPS
• Distinta lista netti per banca
• Distinta lista netti per cassa
• Predisposizione file mensili per bonifici stipendiali con linguaggio CBI per trasmissione diretta al Tesoriere
• Lista trattenute varie necessaria per l’emissione delle reversali di incasso (quote sindacali, cessione del V, prestiti INPDAP, ……)
• Riepilogo Addizionale Regionale e Comunale IRPEF distinto per Regioni e Comuni
• Trattamento economico del personale assunto con contratto di diritto privato
• Rielaborazione stipendi per errore da attribuire all’Ente Datore di Xxxxxx
• Predisposizione ed invio telematico del modello 770 mensile
✓ ADEMPIMENTI ANNUALI
• Predisposizione ed invio telematico Denuncia INAIL – fornitura degli importi da liquidare all’Istituto.
• Predisposizione e stampa dei C.U.D., nel rispetto della normativa vigente e delle relative scadenze di legge e CUD anticipati per personale cessato in corso d'anno e per tutte le annualità .
• Predisposizione tabelle contabili utili alla compilazione del Conto Annuo del Personale e dell’eventuale Indagine congiunturale trimestrale, secondo quanto disposto dal titolo V del D.Lgs. N. 165 30/03/2001 e normativa complementare.
• Predisposizione denuncia IRAP integrata con i dati disponibili dall'Ente.
• Predisposizione Mod. 770 completo ed invio telematico tramite procedura ministeriale Entratel
• Predisposizione Modello UNICO enti non commerciali ed invio telematico tramite procedura ministeriale
Entratel da integrare con i dati disponibili dell’Ente
• Predisposizione degli allegati di bilancio della spesa del personale sulla base dello schema che sarà comunicato dal Servizio Finanziario dell'ENTE, anche in formato MS excel.
• Scheda riepilogativa per Dipendente con emolumenti percepiti nell'anno contenente: le competenze retributive corrisposte allo stesso,le ritenute del dipendente, i relativi imponibili fiscali e previdenziali, i relativi contributi a carico ente riferite al dipendente stesso.
• Riepilogo INPS
• Riepilogo INPDAP
• Riepilogo IRAP
• Denuncia nel libro matricola contenente i dati richiesti dall'INAIL e dall'ispettorato del lavoro da tenere agli atti presso l'Ente
• Modelli 730/ conguaglio nel mese di luglio o mesi successivi delle somme a credito e a debito del 730
• Predisposizione della denuncia annuale ed inoltro telematico, nel rispetto della normativa vigente e delle relative scadenze di legge (DM 10 per il personale a tempo determinato)
• Calcolo conguaglio IRPEF, Addizionale Regionale e Comunale ai dipendenti comprensivi anche di eventuali redditi corrisposti da altri datori di lavoro
• Applicazione contratti con elaborazione, per ogni dipendente di una scheda economica, contenente le variazioni stipendiali dovute ad aumenti contrattuali, avanzamento di carriera, progressioni orizzontali, verticali, etc
• Tredicesima mensilità elaborazione automatica a dicembre o nel mese di cessazione
• Predisposizione e stampa della certificazione dei redditi per lavoro autonomo, nel rispetto della normativa vigente e delle relative scadenze di legge.
✓ ELABORAZIONI VARIE
a) applicazione del CCRL vigente e applicazione nuovi contratti con corresponsione degli arretrati utilizzando i dati, qualora mancanti, comunicati dall'Ente
b) previsione di spesa per nuovi assunti anche in formato MS excel
c) simulazione conteggi a seguito di risparmi di costi per passaggi da tempo pieno a part time e maggiori spese per passaggi da part time a tempo pieno
d) calcolo quote orarie e/o straordinarie per categoria anche in formato MS excel
e) Riepilogo compensi per prestazioni effettuate da dipendenti di altre amministrazioni
f) Riepilogo annuale compensi a liberi professionisti soggetti a fatturazione con ritenuta d’acconto.
g) Predisposizione dei dati per l'attività di monitoraggio della spesa del personale ai fini di un eventuale controllo di gestione (ad esempio: comunicazione dati per spesa sostenuta ad un certo periodo e/o spesa ancora da sostenere fino alla fine dell'anno).
✓ GESTIONE GIURIDICO PREVIDENZIALE
• Elaborazione della documentazione per le domande di: riscatto ricongiunzione, cessioni del quinto, prestiti.
• Scheda inquadramento individuale
• Predisposizione e stampa pratiche previdenziali INPDAP ( tramite applicativo S7 )
• Mod.PA04 (ex mod. 98.2 certificazione dei servizi e delle retribuzioni) al fine della carriera lavorativa del dipendente
• Predisposizione delle pratiche pensionistiche complete su modello cartaceo e invio telematico all'ente previdenziale di competenza se richiesto
• Predisposizione di tutti i dati afferenti le voci fisse e continuative nonché le voci accessorie, suddivise per anno di competenza utili per la ricostruzione della carriera previdenziale del dipendente (calcolo della pensione, riscatti, ricongiunzione economiche lavoro utile per successivo calcolo pensione)
• Predisposizione di tutti i dati afferenti le voci fisse e continuative nonché le voci accessorie, suddivise per anno di competenza utili per la ricostruzione della carriera previdenziale del dipendente (calcolo della pensione, riscatti, ricongiunzione economiche lavoro utile per successivo calcolo del TFS)
• Predisposizione di tutti i dati afferenti le voci fisse e continuative nonché le voci accessorie, suddivise per anno di competenza utili per la ricostruzione della carriera previdenziale del dipendente (calcolo della pensione, riscatti, ricongiunzione economiche lavoro utile per successivo calcolo del TFR/1 e TFR/2)
• Compilazione del mod DS 22 e DL 86/88 bis per disoccupazione
• Gestione delle trattenute per contributi di riscatto e ricongiunzione e compilazione modello di denuncia INPDAP
• Predisposizione dei dati per l'attività di monitoraggio della spesa del personale ai fini di un eventuale controllo di gestione (ad esempio: comunicazione dati per spesa sostenuta ad un certo periodo e/o spesa ancora da sostenere fino alla fine dell'anno).
• Disbrigo delle pratiche di auto tutela nei confronti dell'Agenzia delle Entrate/inpdap/inps/inail per eventuali contestazioni relative alle denunce presentate con predisposizione dichiarazioni e/o versamenti e relativo inoltro cartaceo relativi ai dati gestiti dalla Ditta aggiudicataria
• Valutazione ed eventuale esecuzione della dichiarazione integrativa (condono) con predisposizione versamenti e dichiarazione e relativo inoltro cartaceo/telematico all'Ente competente per condono previdenziale/fiscale/…
• Mod. 350/P (corresponsione del TFS a personale cessato)
• Mod. TFR/1 e TFR/2 (corresponsione del TFR a personale cessato)
• Pratiche di riscatto (laurea e specializzazioni varie)
• Pratiche di ricongiunzione di periodi di servizio prestati presso altre Amministrazioni (pubbliche o statali)
• Assistenza presso gli istituti previdenziali (INPDAP e INPS)
• Servizio di consulenza previdenziale annuale per problematiche e/o chiarimenti in merito alla materia.
ART. 6 – GESTIONE FLUSSI E TEMPISTICHE
L’elaborazione delle retribuzioni deve avvenire necessariamente presso la Sede dell’Appaltatore, dando atto che 10 Enti invieranno i dati necessari alla elaborazione dei cedolini entro e non oltre il giorno 10 di ogni mese, nelle modalità meglio indicate ai punti successivi del presente capitolato speciale.
La consegna, da parte della Ditta Aggiudicataria, dei dati utili alla predisposizione dei documenti contabili per la contabilizzazione degli emolumenti mensili e alla stampa dei cedolini paga, per quanto attiene ai 9 Comuni del comprensorio, dovrà avvenire entro il 20 di ogni mese, mentre per quanto concerne la Comunità Montana dell'Evançon, attualmente in regime di Tesoreria Unica, dovrà essere effettuata entro la prima quindicina del mese.
Per quanto concerne le elaborazioni relative al mese di dicembre di ogni anno, i termini sopra indicati, che i 10 Enti e la Ditta aggiudicataria devono rispettare, si anticipano di una settimana, per poter garantire ai dipendenti la corresponsione contestuale di stipendio e tredicesima mensilità, il cui pagamento deve avvenire il giorno 19 (come previsto dall’art. 56 del vigente C.C.R.L.).
I 10 Enti entro il 25 di ogni mese potranno richiedere la correzione di eventuali errori riscontrati. La ditta aggiudicataria dovrà procedere alla correzione di tali errori entro le successive 24 ore ed inviare i dati informatizzati relativi ai cedolini in oggetto.
A tal fine si precisa che i tutti i dati gestiti dall’appaltatore dovranno essere trasmessi ai 10 Enti attraverso l’area riservata del proprio sito web.
L’area riservata del sito dovrà essere conforme ai protocolli https e pertanto crittografata a 128 bit, onde evitare che i dati stipendiali possano essere intercettati da terzi.
ART. 7 PERSONALE IMPIEGATO
Prima della data di inizio dell’appalto, l’Appaltatore comunicherà per iscritto i nominativi dei referenti dei vari servizi richiesti dai 10 Enti. Analoga comunicazione sarà effettuata nel caso di variazioni del personale impiegato, entro dieci giorni da ciascuna variazione.
L’Appaltatore dovrà fare in modo che all’interno della propria organizzazione vi sia un unico centro di riferimento al quale la Comunità Montana dell'Evançon e i 9 Comuni del Comprensorio possano rivolgersi per le richieste, le informazioni, le segnalazioni di disservizi o di anomalie ed ogni altra comunicazione relativa al rapporto contrattuale, pena l’applicazione delle penali contrattualmente stabilite.
In tal senso, l’Appaltatore si impegna a designare, a suo totale carico ed onere, una persona responsabile della esecuzione del contratto (Responsabile del Contratto dell’Appaltatore), costantemente reperibile, il cui nominativo sarà indicato ai 10 Enti fruitori del servizio appaltato per iscritto all'atto della firma del contratto. Il responsabile del servizio provvederà, per conto dell’Appaltatore, a vigilare affinché ogni fase dell'appalto risponda a quanto stabilito dai documenti contrattuali e sarà il naturale corrispondente del Responsabile del Contratto della Comunità Montana dell'Evançon. Viene ammessa la sostituzione, con analoga figura professionale, della persona incaricata nel corso del periodo contrattuale previa comunicazione scritta ai 10 Enti di cui sopra.
ART. 8
MODULISTICA - SUPPORTO INFORMATICO – IMMISSIONE DATI VARIABILI
Al fine della predisposizione degli elaborati, i dati e le informazioni saranno fornite con modalità da concordarsi preventivamente tra le parti.
La Stazione Appaltante richiede una soluzione che permetta ai 10 Enti di trasmettere le variazioni mensili tramite ausilio informatico semplificato e tramite tabella MS excel/moduli informatizzati semplificati concordati tra la Comunità Montana dell'Evançon e la Ditta Aggiudicataria, permettendo così di superare rigide codifiche, senza oneri aggiuntivi.
E' prevista presso l'Ufficio Personale/Ragioneria di ciascun Ente una fase conoscitiva atta a concordare le modalità di trasmissione dei dati necessari allo svolgimento del servizio in appalto.
E' inteso che saranno effettuati comunque tutti gli interventi necessari a soddisfare la risoluzione di eventuali problemi posti dai singoli Enti.
Relativamente alle variabili stipendiali ad importo o ad ore quali ad esempio lo straordinario, l’indennità di turno, di rischio, di disagio, reperibilità, …..l’appaltatore dovrà predisporre un adeguato piano formativo al fine di consentire agli operatori dei 10 Enti il caricamento delle stesse direttamente sull’applicativo paghe o al fine di illustrare la compilazione delle tabelle MS excel/moduli informatizzati semplificati sopra citati.
L’Appaltatore dovrà fornire ai 10 Enti uno specifico software di elaborazione paghe che, oltre alla necessaria compatibilità con il sistema informatico degli stessi, possa garantire in futuro l’interazione con i software maggiormente utilizzati sul territorio nazionale nei settori contabilità e almeno con un software per la rilevazione delle presenze con il quale si interfacci perfettamente.
Il software fornito dall’Appaltatore dovrà essere esclusivamente in soluzioni IT Web in modalità ASP
(Application Service Provider) e dovrà appoggiarsi preferibilmente ad una base dati relazionale.
La Stazione Appaltante prediligerà il software che permetta agli Enti di estrapolare i dati (anche in formato MS Access o MS Excel) suddivisi per Centri di Costo, voci stipendiali e contributi a carico Ente distinti per soggetti (es
Cpdel, Inadel, Inps, …) per garantire una maggiore velocità dell’operatore nella fase di predisposizione di mandati di pagamento e reversali di incasso, A tal proposito si rimanda al fac-simile di cui all’allegato C).
La Comunità Montana dell'Evançon prediligerà inoltre il software che permette agli Enti di estrapolare, anche in formato MS Access o MS Excel, dagli archivi informatizzati qualsiasi informazione utile per indagini statistiche e reportistiche, interrogando direttamente gli archivi del soggetto oppure disponendo di una copia, non modificabile, del data base stesso.
In particolare il software in oggetto dovrà offrire i requisiti di sicurezza imposti dalle normative vigenti in materia.
Il Portale potrà consentire in autonomia al personale dei 10 Enti, di profilare nuovi utenti e gestire il ripristino delle password.
In nessun caso gli operatori dei 10 Enti saranno coinvolti nel calcolo del cedolino e tanto meno considerati responsabili di eventuali errori verificatisi nella fase di sviluppo dello stesso.
ART. 9
GESTIONE STORICA DEI DATI E ARCHIVIAZIONE DEI DATI
La Stazione Appaltante prediligerà una soluzione che consenta di storicizzare tutte le informazioni relative alle variazioni dei dati anagrafici, tabellari e contrattuali e permetta di consultarle in qualsiasi momento le elaborazioni stipendiali, dando atto che nessun ruolo attivo sarà svolto dagli operatori stessi in fase di elaborazione e calcolo del cedolino.
La Ditta aggiudicataria, inoltre, dovrà garantire all’Ente almeno per un periodo quinquennale l’assistenza sui dati gestiti nel periodo dell’appalto, nonché la loro archiviazione presso la Ditta stessa e presso ciascuno dei 10 Enti.
ART. 10
GARANZIE E RESPONSABILITA’
Resta inteso che la compilazione/trasmissione dei documenti dei servizi richiesti dal bando è sotto la diretta responsabilità della Ditta Aggiudicataria, la quale dovrà provvedere al risarcimento diretto all’Ente impositore in caso di multe/oneri che dovessero essere applicati per ritardi, errori di compilazione, ecc.
Per eventuali errori dovuti ad un non perfetto funzionamento delle procedure, sarà a carico della ditta aggiudicataria l'immediato rifacimento della elaborazione errata.
La ditta aggiudicataria è responsabile di ogni danno che potesse derivare all'Ente ed a terzi dall'adempimento del servizio assunto con il presente capitolato.
Si rammenta che in nessun caso gli operatori dei 10 Enti saranno coinvolti, e tanto meno considerati responsabili, nel calcolo e dello sviluppo del cedolino.
Qualora la ditta aggiudicataria, o chi per essa, non dovesse provvedere al risarcimento o alla riparazione del danno, nel termine fissato nella relativa lettera di notifica, l'Amministrazione dell'Ente resta autorizzata a provvedere direttamente a danno della ditta stessa trattenendo l'importo dalla fatturazione in prima scadenza.
ART. 11 RISERVATEZZA E SICUREZZA
La Ditta aggiudicataria si impegna a mantenere il segreto su tutti i dati delle Amministrazioni Comunali e della Comunità Montana di cui venga a conoscenza nello svolgimento del servizio. La Ditta dovrà inoltre impegnarsi all’obbligo di attenersi a tutte le disposizioni contenute nella legge 196/2003 successive modifiche e integrazioni nonché nella normativa complementare.
ART. 12 IMPEGNI E RISERVE
Oltre a quanto previsto negli articoli precedenti, la Ditta aggiudicataria si impegna a rispettare tutte le vigenti leggi in materia contrattuale, fiscale, previdenziale.
Gli Enti si riservano la facoltà di ampliare o diminuire il servizio, sulla base delle quotazioni indicate in sede di gara, anche in considerazione dell’evolversi della normativa fiscale, previdenziale, ect..
In tutti i casi, gli Enti ne daranno tempestiva comunicazione, all’appaltatore, concordando con esso le modalità operative e le eventuali prestazioni aggiuntive.
ART. 13 - OFFERTA
L’offerta dovrà essere formulata in lingua italiana o francese e dovrà riguardare l’esecuzione dei servizi indicati nel fac simile di offerta.
A tale proposito si forniscono le seguenti indicazioni indicative relative all’anno 2008:
GESTIONE STIPENDI del comprensorio | Tipologia di lavoratore | n. dipendenti/ amministratori/ assimilati |
Dipendenti (anno 2008) | 230 | |
Altri assimilati (Amministratori, e altri percipienti, etc.) | 50 | |
Professionisti | 70 |
Resta inteso che l’importo risultante come costo ha significato unicamente per l’aggiudicazione della gara, in quanto la fatturazione, presso ogni Ente del comprensorio, avverrà esclusivamente in funzione della fruizione del servizio, sia essa superiore o inferiore a quella dei dati assunti come parametro indicativo per l’aggiudicazione della gara.
ART.14 - PAGAMENTI
Il corrispettivo offerto resterà invariato e valido fino al 31.12.2012, salva la revisione prezzi prevista per legge. (Art.
115. Adeguamenti dei prezzi del Dls. 163/02006).
Le fatture emesse dalla Ditta aggiudicataria dovranno pertanto necessariamente riportare, nelle voci fatturate, il dettaglio per singolo servizio attivato da ogni singolo ente e non solo il costo a cedolino elaborato.
Gli Enti liquideranno le fatture mensili emesse dalla ditta stessa entro 30 giorni dalla presentazione al protocollo dell’ente.
Ritardi nel pagamento oltre tale termine comportano l’applicazione degli interessi di legge.
L’eventuale ritardo nel pagamento non può essere invocato come motivo valido per la risoluzione del contratto da parte della ditta aggiudicataria la quale è tenuta a continuare il servizio sino alla scadenza prevista dalla convenzione.
Il pagamento della fattura sarà disposto mediante accreditamento per conto del creditore, sul conto corrente bancario (IBAN) indicato dall’Appaltatore e intestato allo stesso. Eventuali variazioni, anche se pubblicate nei modi di legge, devono essere notificate all’Amministrazione.
Il pagamento sarà effettuato, mediante bonifico bancario, subordinatamente all'esito positivo delle relative verifiche amministrative del caso. La fattura non sarà mandata in pagamento, e la sua ricezione non sarà idonea a far decorrere il predetto termine, qualora non risponda alle prescrizioni contrattualmente stabilite o non riporti i dati necessari per identificare le prestazioni eseguite nonché le coordinate bancarie complete. Il termine per il pagamento è inoltre interrotto allorché i 10 Enti comunichino la necessità di apportare rettifiche al documento contabile e ricomincia a decorrere al momento in cui la stessa riceve il documento rettificato o la nota di credito.
In caso di mancato pagamento nel termine di cui al comma precedente, per causa imputabile ai 10 Enti, saranno dovuti da questi ultimi gli interessi moratori calcolati secondo i termini e le modalità di cui all’art. 5 del D. Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231.
Tutti i pagamenti saranno disposti previo riscontro e verifica della regolarità del servizio prestato a cura del Responsabile del contratto dei 10 Enti.
I 10 Enti si riservano di trattenere direttamente, dagli importi fatturati, quanto dovuto dall’Appaltatore per l'applicazione delle penali di cui al presente Capitolato.
Nel caso in cui risulti aggiudicatario della procedura di gara un raggruppamento temporaneo di imprese, fermo restando quanto espressamente previsto dalle norme sulla Contabilità Generale dello Stato per i contratti passivi in materia di pagamento del corrispettivo, la fatturazione relativa alle prestazioni dovrà essere emessa unicamente dalla società mandataria del Raggruppamento, previa spedizione all’Amministrazione delle fatture emesse anche dalle Imprese mandanti.
Il pagamento delle fatture avverrà esclusivamente in favore della società mandataria del Raggruppamento.
ART. 15
VERIFICHE E CONTROLLI SULLO SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO
La Stazione Appaltante si riserva, con ampia ed insindacabile facoltà e senza che l’Appaltatore possa nulla eccepire, di effettuare verifiche e controlli circa la perfetta osservanza da parte dell’Appaltatore di tutte le disposizioni contenute nel contratto, nonché di svolgere controlli di rispondenze e qualità, anche in base a specifici modelli di reportistica eventualmente concordati tra le parti oltre quelli riportati nel Capitolato speciale.
Qualora dal controllo qualitativo e/o quantitativo dovesse risultare che il servizio non è conforme al contratto, per cause imputabili all’Appaltatore, quest’ultimo dovrà provvedere tempestivamente ad eliminare le disfunzioni rilevate.
Le risultanze delle verifiche e dei controlli non liberano l’Appaltatore dagli obblighi e dalle responsabilità derivanti dal contratto.
ART. 16 - PENALI
Con riferimento alle modalità di erogazione dei servizi oggetto dell’appalto, di cui al Capitolato speciale, qualora nel corso dell’esecuzione del servizio si riscontrassero delle inadempienze contrattuali, la Stazione Appaltante si riserva la facoltà di applicare una penalità da un minimo di euro 100,00 ad un massimo di euro 2.000,00 in base alla gravità dell’inadempienza.
Nel corso del periodo contrattuale sopra esplicitato, qualora venissero formalmente applicate all’Appaltatore n. 3 (tre) penali, la Stazione Appaltante si riserva il diritto di risolvere il contratto incamerando il deposito cauzionale definitivo.
Le penali verranno applicate dalla Stazione Appaltante previa contestazione in forma scritta dell’addebito all’Appaltatore. La stesso potrà, nel termine massimo di 5 (cinque) giorni lavorativi rappresentare alla Stazione Appaltante le proprie contro deduzioni; questa, dopo aver acquisito gli atti e le eventuali osservazioni da parte del responsabile del contratto della medesima, deciderà a suo insindacabile giudizio mediante provvedimento motivato da notificare all’Appaltatore.
L’ammontare delle penali applicate in base al presente Capitolato sarà portato in detrazione dai corrispettivi non ancora pagati o, in mancanza, dalla cauzione definitiva. In ogni caso, l’applicazione delle penali non è condizionata all’emissione di nota di debito o altro documento da parte dell’Appaltatore, necessaria per la tenuta contabile dei 10 Enti.
L’Appaltatore non potrà chiedere la mancata applicazione delle penali, né evitare le altre conseguenze previste dal presente Capitolato per le inadempienze contrattuali, adducendo che le stesse sono dovute a forza maggiore o ad altra causa indipendente dalla propria volontà, se non ha provveduto a denunciare dette circostanze ai 10 Enti, entro cinque giorni lavorativi da quello in cui ne ha avuta conoscenza.
Fatto salvo quanto previsto al precedente comma, in ogni caso, l’Appaltatore per i servizi posti a suo completo carico non potrà invocare la mancata applicazione delle penali previste contrattualmente adducendo l’indisponibilità di personale, mezzi e attrezzature, pezzi di ricambio o materiali di consumo, anche se dovuta a forza maggiore o ad altra causa indipendente dalla sua volontà, se non dimostra altresì, che non ha potuto evitare l’inadempimento.
L’applicazione delle penali non limita l’obbligo dell’Appaltatore di provvedere all’integrale risarcimento del danno indipendentemente dal suo ammontare ed anche in misura superiore all’importo delle penali stesse.
ART. 17
RECESSO E RISOLUZIONE DEL CONTRATTO
La Stazione Appaltante, oltre ai casi espressamente previsti nel presente Capitolato, può recedere dal contratto:
✓ in qualunque momento dell’esecuzione, avvalendosi della facoltà consentita dall’art. 1671 del codice civile e per qualsiasi motivo, tenendo indenne l’Appaltatore delle spese sostenute, delle prestazioni rese e del mancato guadagno;
✓ per giusta causa;
✓ per motivi di pubblico interesse;
✓ in caso di revoca delle autorizzazioni amministrative necessarie per l’espletamento del servizio;
✓ per ritardata comunicazione della cessione dell’azienda, del ramo di attività o del mutamento della specie giuridica;
✓ in caso di fallimento del contraente;
✓ in caso di fallimento dell’impresa mandataria del raggruppamento o in caso di interdizione o inabilitazione del titolare, se trattasi di impresa individuale, qualora la Stazione Appaltante non intenda avvalersi della facoltà di proseguire il contratto con altra impresa del gruppo o altra, in possesso dei prescritti requisiti di idoneità, entrata nel gruppo in dipendenza di una delle cause predette, che sia designata mandataria nei modi prescritti;
✓ in caso di concordato preventivo, di stato di moratoria e di conseguenti atti di sequestro o di pignoramento a carico dell’impresa;
✓ in caso di morte dell’imprenditore, ove la considerazione della sua persona appaia motivo di determinante garanzia;
✓ in caso di morte di qualcuno dei soci e la Stazione Appaltante non ritenga di continuare il rapporto contrattuale con gli altri soci;
✓ in caso di morte del titolare dell’impresa mandataria di un raggruppamento, ove costituita in impresa individuale, qualora la Stazione Appaltante non intenda avvalersi della facoltà di proseguire il contratto con altra, in possesso dei prescritti requisiti di idoneità, entrata nel gruppo in dipendenza della causa predetta, che sia designata mandataria nei modi prescritti.
La Stazione Appaltante, oltre ai casi espressamente previsti nel presente Capitolato, può dichiarare risolto il contratto:
✓ in caso di xxxxx, dolo, colpa grave, grave negligenza;
✓ in caso di mancato reintegro del deposito cauzionale;
✓ in caso di azione giudiziaria contro la Stazione Appaltante per responsabilità dell’Appaltatore; L’appaltatore ha diritto alla risoluzione del contratto:
✓ in caso di impossibilità ad eseguirlo, in conseguenza di causa non imputabile all’Appaltatore stesso, secondo il disposto dell’art. 1672 del codice civile;
✓ nel caso in cui la Stazione Appaltante richieda aumenti o diminuzioni dell’oggetto del contratto oltre i limiti di legge.
Il recesso deve essere comunicato all’Appaltatore almeno trenta giorni prima della data dalla quale avrà effetto, salvo il verificarsi di eventi imprevisti o determinati da forza maggiore.
La Stazione Appaltante ha facoltà espressa (clausola risolutiva espressa) di risolvere il contratto di servizio senza indennizzo alcuno qualora l’appaltatore non rispetti le condizioni contrattuali e non ottemperi all’obbligo di elaborazione delle buste paga nei termini sopra esplicitati, dopo tre contravvenzioni ai patti contrattuali o alle disposizioni di legge o regolamento relative al servizio, non eliminate in seguito a diffida formale da parte del Responsabile del Servizio;
ART. 18
CONSEGUENZE DEL RECESSO E DELLA RISOLUZIONE
Dalla data di efficacia del recesso, l’Appaltatore dovrà cessare tutte le prestazioni assicurando, tuttavia che tale cessazione non comporti danno alcuno ai 10 Enti.
In caso di recesso da parte della Stazione Appaltante, l’Appaltatore ha diritto al pagamento dei servizi prestati, purché erogati correttamente ed a regola d’arte, secondo il corrispettivo e le condizioni previste nel contratto, rinunciando espressamente, ora per allora, a qualsiasi ulteriore eventuale pretesa anche di natura risarcitoria ed a ogni ulteriore compenso o indennizzo e/o rimborso delle spese, anche in deroga a quanto previsto dall’art. 1671 cod. civ.
ART. 19
MODALITÀ DEL PROVVEDIMENTO DI RISOLUZIONE
La risoluzione del contratto o il recesso dallo stesso vengono dichiarati con provvedimento amministrativo a firma del medesimo soggetto che ha sottoscritto il contratto.
L’emissione del provvedimento amministrativo viene notificata all’Appaltatore.
ART. 20
EFFETTI DELLA RISOLUZIONE
La risoluzione dà diritto alla Stazione Appaltante di rivalersi su eventuali crediti dell'Appaltatore, nonché sulla cauzione prestata. Qualora l'inadempienza dipenda da dolo o colpa grave, la Stazione Appaltante può dichiarare risolto il contratto ed incamerare la cauzione.
Con la risoluzione del contratto, sorge nella Stazione Appaltante il diritto ad affidare l’appalto a terzi, in danno dell’Appaltatore.
L’affidamento dell’appalto a terzi, per il periodo necessario allo svolgimento delle procedure di gara, può avvenire mediante stipula di un nuovo contratto da stipulare con il concorrente posto al secondo posto della graduatoria finale di aggiudicazione ovvero mediante procedura negoziata o, entro i limiti prescritti, mediante sistema in economia, stante l’esigenza di limitare le conseguenze dei ritardi connessi con la risoluzione del contratto, salvo avviare la procedura di gara per l'appalto definitivo.
L’affidamento a terzi viene notificato all’Appaltatore nelle forme prescritte, con successiva comunicazione verrà comunicato l’importo del danno che le sarà addebitato per i maggiori oneri sostenuti dalla Stazione Appaltante rispetto al compenso pattuito nel contratto risolto.
Tali somme sono prelevate da eventuali crediti dell’Appaltatore e, ove questi non siano sufficienti, dal deposito cauzionale, senza pregiudizio dei diritti della Stazione Appaltante sui beni dell’Appaltatore.
Nel caso di minore spesa, nulla compete all’Appaltatore.
L’esecuzione in danno non esime l’Appaltatore dalle responsabilità civili e penali in cui lo stesso possa incorrere a norma di legge per i fatti che hanno motivato la risoluzione.
Nel caso di risoluzione del contratto da parte dell’Impresa in relazione alle ipotesi di cui al precedente articolo, viene riconosciuto all’Appaltatore il compenso maturato fino alla data della risoluzione.
E' salvo ogni risarcimento del danno nel caso di disservizio, ommissione o ritardo.
ART. 21
CASI DI FORZA MAGGIORE
L’Appaltatore dovrà immediatamente notificare ai 10 Enti, col più celere mezzo di comunicazione, l’inizio e la cessazione di qualunque fatto o avvenimento, giudicato evento di forza maggiore, da cui possa derivare ritardo o altro pregiudizio nell’adempimento del contratto.
ART. 22 AVVIO DEL SERVIZIO
Poiché il servizio di cui in oggetto dovrà avere inizio necessariamente dal 01.01.2009, nelle more della predisposizione del contratto, la Stazione Appaltante procederà alla consegna del servizio in oggetto in base alle
dichiarazioni rese dal Soggetto Aggiudicatario individuato al primo posto della graduatoria provvisoria in sede di gara.
ART. 23
SERVIZI DI SUPPORTO, ASSISTENZA E FORMAZIONE
Per tutta la durata del servizio la Società aggiudicataria è tenuta a fornire i servizi di supporto e assistenza necessari ad assicurare il corretto utilizzo e il funzionamento dei servizi erogati. In particolare deve garantire un servizio di assistenza telefonica e/o e-mail finalizzato a:
✓ supporto per l’utilizzo del software lato “client”;
✓ soluzione di problemi pratici sia di natura tecnica sia di natura organizzativa e giuridico contabile, qualora il problema sorga in relazione a prestazioni e servizi forniti dalla società aggiudicataria.
✓ rimozione di anomalie e/o malfunzionamenti derivanti dal software utilizzato per le elaborazioni.
✓ rimozione di ogni qualsiasi errore di calcolo che comporti la non conformità dei dati elaborati alla normativa vigente.
✓ supporto di tipo giuridico normativo per quanto attiene gli aggiornamenti normativi, modifiche al trattamento economico del personale, al calcolo ed erogazione degli stipendi e relativi oneri riflessi, disposizioni fiscali ed eventuali arretrati contrattuali.
L’Appaltatore garantisce il buon funzionamento delle procedure informatiche utilizzate, assumendo l’obbligo di eliminare le anomalie e/o i malfunzionamenti, anche se derivanti da nuove o variate normative, senza alcun addebito per i 10 Enti.
Il servizio deve includere il monitoraggio della normativa inerente il rapporto di lavoro nel suo complesso al fine di garantire la manutenzione e l’aggiornamento degli algoritmi di calcolo, in linea con le disposizioni legislative e contrattuali.
In merito a ciò si precisa che:
✓ l’esecuzione degli interventi di aggiornamento deve avvenire nei tempi e modi idonei a garantire il rispetto dei tempi concordati;
✓ L’Appaltatore assume l’obbligo di monitorare e garantire il buon esito degli interventi suddetti standardizzando le procedure di test;
✓ l’aggiornamento della procedura può riguardare anche la necessità di adeguarne le funzionalità alla gestione di fattispecie particolari proprie dei 10 Enti;
In particolare si prevedono le seguenti fasi di formazione:
1. IMPIANTO E AVVIO DEL SISTEMA:
Poiché il servizio di cui in oggetto a regime dovrà avere inizio dal 01.01.2009, il soggetto aggiudicatario effettuerà dalla data di aggiudicazione, una fase di preparazione, impianto e avvio del sistema per l’elaborazione delle paghe del personale per i 10 Enti.
Sarà compito il Soggetto aggiudicatario sviluppare un piano di lavoro per la fase di impianto e avvio, stimando le attività sia in termini di impegno che di tempi di realizzazione.
Si evidenziano di seguito, in modo non esaustivo, le fasi procedurali che dovranno essere previste in tale fase della fornitura:
✓ recupero, trasferimento e caricamento di tutti i dati necessari per tutte le attività di elaborazione paghe dall’attuale sistema software. In particolare, dovranno essere caricati i dati anagrafici, contrattuali, contabili e previdenziali dei dipendenti secondo tracciati da concordarsi tra le parti;
✓ predisposizione di un piano formativo da svolgersi presso la sede di ciascuno dei 10 Enti per istruire gli operatori dei medesimi all’utilizzo delle procedure per la comunicazione dei dati variabili;
A tal fine l’Appaltore si impegna a garantire un minimo di:
✓ Nr. 2 giornate di formazione gratuita presso la sede di ciascuno dei 10 Enti per istruire gli operatori all’utilizzo della procedura paghe, relativamente all’inserimento delle voci variabili su ausilio informatico oppure tramite utilizzo di apposita modulistica;
2. ASSISTENZA A REGIME
L’Appaltatore garantisce un numero illimitato di giornate gratuite per help desk telefonico fruibile dai 10 Enti, nelle fasce orarie comunicate al fine della quotazione del punto d) del disciplinare di gara;
ART. 24 IMPEGNI TRA LE PARTI
L’Appaltatore è impegnato a:
✓ eseguire le prestazioni secondo quanto riportato nel presente capitolato e nel capitolato tecnico ovvero nell’offerta tecnica presentata in sede di gara, per quanto accettato dalla Stazione Appaltante;
✓ predisporre e stampare i cedolini retributivi, conformi alla normativa contrattuale vigente;
✓ recuperare e caricare tutti i dati presenti nella procedura attuale;
✓ affiancare l’attuale operatore per i primi mesi dell’attività a partire dalla data di comunicazione di avvenuta aggiudicazione definitiva;
✓ garantire l’operatività del sistema, secondo approvazione della Comunità Montana dell'Evançon, a far data dall’1 gennaio 2009;
✓ fornire ai 10 Enti uno specifico software di elaborazione paghe che, oltre alla necessaria compatibilità con il sistema informatico degli stessi, garantisca l’interazione con i software maggiormente utilizzati dagli Enti pubblici nei settori contabilità e rilevazione delle presenze;
✓ assicurare il trattamento e la custodia dei dati relativi al servizio sia in forma cartacea che informatica secondo le vigenti disposizioni in materia di riservatezza;
✓ assicurare il periodo di affiancamento come previsto dal presente Capitolato speciale. I 10 Enti si impegnano a:
✓ fornire all’Appaltatore, al fine della predisposizione degli elaborati, tutte le informazioni e/o documentazione necessarie con le modalità già esplicitate al precedente art. 8.
ART. 25
CAUZIONE - SPESE CONTRATTUALI
Per quanto attiene alla “Cauzione” si rinvia al PUNTO 11) del Disciplinare di gara.
Tutte le spese consequenziali alla stipulazione del contratto, restano a carico della ditta aggiudicataria a garanzia dell’esatto e puntuale adempimento degli obblighi assunti.
L’Appaltatore è tenuto al versamento delle spese precisate dall’Amministrazione per la scritturazione del contratto, per la copia o fotocopia degli atti richiesti, nonché per quelle di xxxxx e di registrazione del contratto, dovute secondo le leggi in vigore.
Il versamento deve essere effettuato entro cinque giorni dalla data di ricevimento della comunicazione da parte della Stazione Appaltante dell’avvenuta aggiudicazione, comunque entro la data della stipula del contratto.
Ove il versamento avvenga con ritardo, l’importo viene aumentato degli interessi legali per la durata del ritardo.
In caso di mancato versamento, la Stazione Appaltante ha facoltà di trattenere la somma dovuta, aumentata degli interessi legali, dal deposito provvisorio ovvero in sede di pagamento delle relative fatture e ne versa l’ammontare al competente capitolo di entrata.
ART.26
CONTROVERSIE - CLAUSOLA ARBITRALE
Per ogni controversia relativa all’esecuzione del contratto di appalto sarà competente il Tribunale di Aosta.