Contract
Il presente Allegato alla Richiesta di Quotazione (Mod. 6.1) costituisce parte integrante dell’offerta per il servizio di certificazione richiesto in modalità MULTI-SITO. In particolare, tale documento ha lo scopo di:
- illustrare le fasi di erogazione del servizio tramite raccolta dei dati relativi ai siti secondari / soggetti coinvolti dalla Certificazione;
- analizzare le modalità di scelta dei siti campione soggetti periodicamente a verifica;
- definire le modalità ed i contenuti del rispettivo Certificato.
IAS Register, ai fini dell’ammissibilità dell’approccio di campionamento “MULTI-SITO”, considera valide le posizioni di quelle Organizzazioni:
▪ i cui prodotti / servizi, forniti da tutti i siti coinvolti, sono erogati con gli stessi metodi e procedure;
▪ il cui Sistema di Gestione è amministrato da un’Entità Centrale (non necessariamente una persona giuridica unica, bensì anche una serie di siti / soggetti accomunati da un legame giuridico o contrattuale con l’Entità Centrale dell’Organizzazione, ad essa vincolati tramite un comune Sistema di Gestione che viene stabilito, instaurato e sottoposto ad audit interni, sorveglianza e riesami continui);
▪ nelle quali l’Entità Centrale dimostri di avere un Sistema di Gestione in accordo ai requisiti definiti e che l’intera Organizzazione risponda ad essi (tra cui le norme cogenti). Inoltre, deve dimostrare la competenza di raccogliere ed analizzare i dati da tutti i siti coinvolti ed aver le autorità e le capacità di effettuare eventuali variazioni organizzative, quando necessario.
N.B.: Non tutte le Organizzazioni che rientrano nella definizione di “Organizzazioni MULTI-SITO” saranno proposte come campione; spetta a IAS Register, durante la definizione del Programma di Audit, definire di volta in volta le restrizioni del campionamento.
L’erogazione del servizio può essere sintetizzata in quattro fasi significative:
FASE 1 - Individuazione della SEDE / ENTITA’ PRINCIPALE e dei SITI / ORGANIZZAZIONI aderenti
IAS Register raccoglie le informazioni dell’Organizzazione attraverso la Richiesta di Quotazione Mod. 6.1 (ad esclusivo appannaggio dell’Entità Centrale) e nella Tabella di seguito riportata (per i siti / soggetti coinvolti nell’attività MULTI-SITO).
Durante il Riesame del Contratto, IAS Register accerta l’identificazione e la complessità del ventaglio delle attività coperte dal Sistema sottoposto a certificazione e delle differenze fra i siti secondari / soggetti coinvolti, come base per determinare il livello di campionatura.
FASE 2 - Applicazione del criterio di campionamento
Il campione deve essere parzialmente selettivo, basato su fattori precisati, e parzialmente non selettivo, in modo da scegliere un insieme rappresentativo di siti differenti senza escludere la componente di casualità che contraddistingue un campionamento: almeno il 25% dei campioni devono essere selezionati casualmente. Le restanti sedi sono selezionate in modo tale che la differenza tra i siti selezionati durante il periodo di validità del certificato sia il più largo possibile.
I criteri di selezione devono includere:
- risultati di Audit interni o precedenti visite di certificazione;
- annotazioni di reclami e altri rilevanti aspetti risultati da azioni correttive e preventive;
- significanti variazioni nella grandezza dei siti e/o nelle procedure di lavoro;
- modifiche dall’ultima verifica di certificazione;
- dispersione geografica.
La selezione non deve essere fatta all’inizio del processo di valutazione, bensì una volta che la verifica presso l’Entità Centrale sia stata completata. In ogni caso, sarà anticipatamente data notizia dei siti soggetti a campionamento. L’entità centrale è sempre esaminata durante ogni Audit.
La misura del campione, in Prima Certificazione, è la radice quadrata del numero dei siti (arrotondato all’unità per eccesso). Nelle Sorveglianze, è la radice quadrata dei siti moltiplicati per 0,6 (arrotondato all’unità per eccesso). In fase di Rinnovo, sarà la radice quadrata dei siti moltiplicati per 0,8 (arrotondato all’unità per eccesso). L’Entità Centrale, comunque, non viene mai considerata nel conteggio della dimensione del campione dato che viene esaminata in ogni sessione di Audit.
Nota 1: Qualora dovesse esserci l’integrazione di nuovi siti, aggiuntivi al network multi-sito già certificato, ogni nuovo gruppo di siti verrà considerato come una parte indipendente per la determinazione del campione.
Nota 2: Qualora vi siano sedi dislocate in diverse nazioni, il campionamento dovrà includere almeno la verifica di un sito per nazione.
Nota 3: Qualora la modalità descritta nella FASE 2 non sia pertinente nella individuazione dei siti da verificare, la scelta sarà eseguita individuando un campione rappresentato pari almeno al 30% del totale. In tale circostanza, l’attività di audit potrà essere svolta in un lasso di tempo che copra l’anno solare.
Nota 4: Qualora le modalità della scelta del campionamento siano eseguite utilizzando la metodologia descritta nella FASE 2 oltre a quella descritta nella Nota 3, l’individuazione del campione sarà eseguito utilizzando rispettivamente le due metodologie.
Nota 5: Se non precluso da specifico schema, la riduzione massima consentita del tempo di audit per singolo sito campionato non potrà essere superiore al 50%.
FASE 3 - Modalità di Verifica «Audit di Certificazione»
IAS Register deve raccogliere le procedure che governano il MULTI-SITO, gestite ed applicate dall’Entità Centrale e dalle sedi / soggetti periferici, verificandole poi sui singoli casi interessati a campione dalla verifica ispettiva.
Il numero di giorni-uomo erogati per sito è calcolato in accordo al documento Tempo di Audit applicabile (reperibili sul sito xxx.xxx-xxxxxxxx.xxx nella sezione documenti 🡪 tempi di audit) con le possibili giustificazioni a fronte della riduzione dei tempi. In ogni caso, il tempo totale erogato per l’attività di verifica in modalità MULTI-SITO non potrà mai essere inferiore a quello che sarebbe stato calcolato in base alle dimensioni e alle criticità / complessità dell’Organizzazione nell’ipotetico caso in cui l’attività fosse stata svolta, dalla somma del personale di tutti i siti / soggetti coinvolti nella Certificazione, in un singolo sito.
Qualora venissero riscontrate NC presso l’Entità Centrale, essa dovrà attivarsi per la risoluzione delle anomalie attraverso la formalizzazione di apposite AC, da comunicare a IAS Register prima delle successive fasi dell’Audit.
FASE 4 - Emissione del Certificato
Ogni certificato verrà rilasciato con il nome e l’indirizzo dell’Entità Centrale dell’Organizzazione; saranno inoltre predisposte specifiche Appendici, indicizzate e richiamate nel Certificato principale, contenenti l’elenco dei siti-soggetti per i quali la certificazione ha effetto. In ogni caso il Campo di Applicazione o altre note pertinenti per la corretta identificazione dello Scopo di Certificazione potranno essere evidenziate nel documento attestante la conformità.
La validità della Certificazione potrà essere sospesa / revocata nel caso in cui l’Entità Centrale o i siti/soggetti secondari non rispondessero ai necessari criteri per il mantenimento della certificazione stessa.
L’elenco dei siti / soggetti coinvolti è tenuto costantemente aggiornato da parte di IAS Register, che richiederà all’Organizzazione l’aggiornamento periodico ovvero l’onere di dichiarare significativi cambiamenti e/o la chiusura di qualsiasi sito coperto da certificazione. L’omissione di tale onere sarà considerata da IAS Register come abuso nell’uso del certificato, e disporrà gli opportuni provvedimenti in accordo a quanto previsto nelle proprie procedure interne.
CERTIFICATO ED UTILIZZO LOGHI AGLI AFFILIATI
L’impiego e la gestione dei Loghi da parte dei soggetti coinvolti (con diversa ragione sociale e/o partita IVA dell’Entità Centrale) potrà avvenire nelle modalità definite nel Regolamento di Certificazione nella forma e nei colori come di seguito riportati.
Cert. N. X XX X X MULTI-SITO ………………………… | Cert. N. X XX X X MULTI-SITO ………………………… | Cert. N. X XX X X MULTI-SITO ………………………… | Denominazione Cert. N. X XX X X Entità Centrale MULTI-SITO ………………………… |
NOME SITO | INDIRIZZO | ATTIVITA’ | NR DI RISORSE |