RICHIESTA DI OFFERTA
RICHIESTA DI OFFERTA
PER L’AFFIDAMENTO DI UN APPALTO SPECIFICO BASATO SULL’ACCORDO QUADRO
PER LA FORNITURA DEI SERVIZI DI GESTIONE INTEGRATA DELLE TRASFERTE DI LAVORO DEL PERSONALE DEL POLITECNICO DI MILANO
Richiesta d’Offerta per l’affidamento di un Appalto Specifico basato sull’Accordo Quadro per la fornitura dei Servizi di gestione integrata delle trasferte di lavoro del personale del Politecnico di Milano.
PREMESSA
Il presente documento costituisce un invito a presentare offerta per l’affidamento di un Appalto Specifico per la fornitura dei servizi di gestione integrata delle trasferte di lavoro del personale del Politecnico di Milano, basato sull’Accordo Quadro stipulato dalla Consip S.p.A. ai sensi dell’art. 59, comma 8, del D.Lgs. n. 163/2006.
In particolare, la presente procedura costituisce un rilancio del confronto competitivo tra i Fornitori aggiudicatari del predetto Accordo Quadro e segnatamente tra
- Xxxxxxx Wagonlit Italia S.r.l.
- RTI Xxxxxxxxxx Xxxxx Incentive S.p.A. - La Fabbrica Mice S.r.l. - Jet Viaggi 3000 S.p.A.
- Seneca S.p.A.
- Cisalpina Tours S.p.A.
per l’aggiudicazione di un Appalto Specifico da parte del Politecnico di Milano, avente ad oggetto quanto di seguito indicato.
La presente procedura si svolgerà, ove non diversamente espressamente previsto, attraverso l’utilizzazione di un sistema telematico (di seguito per brevità anche solo “Sistema”), conforme alle prescrizioni di cui al D.Lgs. n. 163/2006 (Codice dei contratti pubblici) e nel rispetto delle disposizioni di cui al D. Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale), come dettagliatamente descritto al successivo paragrafo 2 mediante il quale verranno gestite le fasi di pubblicazione della procedura e presentazione dell’offerta, d’analisi, valutazione e aggiudicazione, oltre che le comunicazioni e gli scambi di informazioni, tutto come meglio specificato nella presente Richiesta di Offerta.
Ai fini della partecipazione è indispensabile:
• il possesso e l’utilizzo della firma digitale di cui all’art. 1, comma 1, lett. s) del D. Lgs. n. 82/2005;
• la seguente dotazione tecnica minima: un personal computer collegato ad internet e dotato di un browser Microsoft Internet Explorer 6.0 o superiore, oppure Mozilla Firefox 0.8 o superiore e un programma software per la conversione in formato .pdf dei file che compongono l’offerta.
Per il presente Appalto Specifico è designato quale Responsabile del Procedimento, ai sensi e per gli effetti dell’art. 10 del D.Lgs. n. 163/2006, il xxxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx.
Ai sensi del combinato disposto dell’articolo 2, comma 2, della L. 241/1990, e dell’art. 11, comma 6, del D.Lgs. n. 163/2006 il termine del procedimento per la conclusione dell’Appalto Specifico è fissato in 180 giorni naturali e consecutivi dalla data di scadenza del termine di presentazione delle offerte.
In riferimento all’iniziativa in questione, si comunica che con la Determina n. 10 del 22/12/2010 l’Autorità di Vigilanza sui Contratti pubblici ha stabilito che “Tutti i contratti attuativi, posti in essere dalle Amministrazioni in adesione all’accordo quadro, necessiteranno dell’emissione di un nuovo CIG (“CIG derivato”) che identificherà lo specifico contratto” senza prevedere alcun contributo in capo all’Operatore economico nonché in capo alla Stazione Appaltante; a tal fine si rappresenta che il predetto CIG derivato è il seguente: 5623972881.
Si evidenzia che gli operatori economici aggiudicatari dell’Accordo Quadro sopra menzionati, avendo già provveduto ad effettuare il versamento del contributo dovuto all’Autorità per la Vigilanza sui contratti pubblici in sede di partecipazione all’Accordo Quadro e in ragione del relativo importo, non sono tenuti ad ulteriori adempimenti ai sensi della predetta normativa.
L’avviso della Richiesta di Offerta e, quindi, di avvio del confronto competitivo per l’aggiudicazione dell’Appalto Specifico è comunicato nell’apposito spazio delle comunicazioni a Sistema, nonché, comunque, presso la casella di posta elettronica del Fornitore indicata nella dichiarazione necessaria per l’ammissione alla gara (cfr.: paragrafo 2 del Capitolato d’Oneri), o nella diversa casella di posta elettronica o al diverso numero di fax comunicato alla Consip S.p.A. a cura del medesimo Fornitore.
In particolare, l’offerta deve essere presentata mediante l’utenza per l’accesso al Sistema ottenuta in sede di registrazione al Sistema medesimo, quindi dal legale rappresentante, ovvero da un procuratore (generale o speciale), in possesso degli idonei poteri di presentare offerta nelle gare ad evidenza pubblica, di impegnarsi e di stipulare contratti con la P.A..
Il Fornitore, con la presentazione dell’offerta per l’Appalto Specifico, dà per rato e valido e riconosce senza contestazione alcuna quanto posto in essere all’interno del Sistema dall’account riconducibile all’operatore economico medesimo; ogni azione inerente l’account all’interno del Sistema si intenderà, pertanto, direttamente e incontrovertibilmente imputabile al Fornitore registrato.
L’accesso, l’utilizzo del Sistema e la partecipazione alla procedura comportano l’accettazione incondizionata di tutti i termini, le condizioni di utilizzo e le avvertenze contenute nella presente Richiesta di Offerta, nel Capitolato d’Oneri, nei relativi allegati – tra cui in particolare le Regole del Sistema di e-Procurement della Pubblica Amministrazione (di seguito, per brevità, anche Regole), allegato 3, e le istruzioni presenti nel sito, nonché di quanto portato a conoscenza degli utenti tramite la pubblicazione nel Sito o le comunicazioni attraverso il Sistema.
In caso di violazione delle Regole tale da comportare la cancellazione della Registrazione dell’operatore economico, l’operatore economico medesimo non potrà partecipare alla presente procedura.
La presentazione dell’offerta e la serietà della medesima sono garantite dalla cauzione rilasciata in sede di Accordo Quadro.
Il Fornitore manleva e tiene indenne il MEF, la Consip S.p.A. ed il Gestore del Sistema, risarcendo qualunque pregiudizio, danno, costo e onere di qualsiasi natura, ivi comprese le eventuali spese legali, che dovessero essere sofferte da questi ultimi e/o da terzi, a causa di violazioni delle regole contenute nella presente Richiesta di Offerta e nel Capitolato d’Oneri, nei relativi allegati, di un utilizzo scorretto od improprio del Sistema o dalla violazione della normativa vigente.
A fronte di violazioni di cui sopra, di disposizioni di legge o regolamentari e di irregolarità nell’utilizzo del Sistema da parte dei concorrenti, oltre a quanto previsto nelle altre parti della presente Richiesta di Offerta, il MEF, la Consip S.p.A. ed il Gestore del Sistema, ciascuno per quanto di rispettiva competenza, si riservano il diritto di agire per il risarcimento dei danni, diretti e indiretti, patrimoniali e di immagine, eventualmente subiti.
Ai fini della ammissione delle offerte e della valutazione delle medesime, la Consip
S.p.A. pone a disposizione dell’Amministrazione, per la presente procedura, la documentazione amministrativa presentata da ciascun Fornitore aggiudicatario dell’Accordo Quadro per la partecipazione alla relativa procedura e per la stipula di detto atto, nonché l’eventuale ulteriore documentazione presentata ai sensi e per gli effetti di quanto disposto nell’articolo 8 dell’Accordo Quadro; tutta la predetta documentazione, ivi inclusi i dati e le informazioni ivi contenute, sarà utilizzata dall’Amministrazione nella fase di aggiudicazione del presente Appalto Specifico.
Pertanto, qualora nel corso della presente procedura sia accertata la non validità o l’inefficacia della predetta documentazione, ovvero la non veridicità del contenuto della medesima, l’Amministrazione procederà alla esclusione del concorrente dal presente Appalto Specifico e all’escussione della cauzione di cui all’articolo 11 dell’Accordo Quadro, ferme restando le ulteriori conseguenze previste nel medesimo Accordo Quadro.
1. OGGETTO
Oggetto della presente procedura di rilancio del confronto competitivo tra i Fornitori aggiudicatari dell’Accordo Quadro di cui in premessa, è l’aggiudicazione dell’Appalto Specifico per l’affidamento della fornitura dei servizi di gestione integrata delle trasferte di lavoro del personale del Politecnico di Milano, alle condizioni stabilite al Capitolato d’Oneri dell’Accordo Quadro e relativi allegati nonché alla presente Richiesta di Offerta.
Si evidenzia che Il Travel Tool dovrà consentire agli utenti del Politecnico di Milano di accedere al servizio mediante le credenziali uniche attribuite dall’Ateneo e in una modalità di Single Sign-On basata sul sistema Shibboleth. Il Fornitore dovrà procedere, a proprio carico, entro 30 giorni dalla stipula del contratto, alle necessarie integrazioni tra i sistemi informativi coinvolti.
Il Travel Tool dovrà interfacciarsi con gli strumenti di autenticazione del Politecnico di Milano al fine di permettere l’accesso agli utenti abilitati e reperire le informazioni relative al nome e matricola dell’utente autenticato.
Per gli utenti dovrà dunque essere possibile accedere al Travel Tool utilizzando le credenziali uniche attribuite dal Politecnico di Milano per tutti i propri servizi online.
Resta inteso che il Fornitore dovrà provvedere a qualsiasi adattamento procedurale e/o operativo necessario a garantire, comunque, il rispetto dei KPI di cui all’Accordo Quadro, la loro misurazione e la produzione della relativa reportistica, anche in considerazione dell’eventuale applicazione delle penali previste dall’Accordo Quadro.
Le richieste verranno effettuate dal Richiedente/Viaggiatore al Fornitore mediante il Travel Tool, messo a disposizione dallo stesso, consentendo al singolo utente di inserire le seguenti informazioni in sede di formulazione della richiesta, attraverso dei campi appositamente costituiti per il Politecnico di Milano, in modo di gestire tutte le procedure autorizzative e contabili che la struttura ha in essere:
• il Codice missione con il quale il Politecnico di Milano autorizza il proprio personale ad effettuare la trasferta di lavoro;
• il Codice progetto con il quale la struttura di costo verifica e autorizza il richiedente/viaggiatore ad effettuare l’acquisto viaggio;
• l’identificativo della categoria di appartenenza (es, Cat EP) per definire i livelli possibili di erogazione del servizio (es. categoria alberghiera)
• la Struttura di afferenza (Dipartimento, Polo territoriale, Amministrazione Centrale…) a tal proposito sarà compito del Politecnico fornire un elenco delle suddette strutture
• Il Codice tessere fidelizzazione (es. tessera mille miglia).
Il Travel Tool deve prevedere la possibilità di effettuare, nella medesima richiesta, prenotazioni multiple per più soggetti.
Le condizioni di erogazione dei Servizi Base e dei Servizi Opzionali e le caratteristiche di fornitura dei Documenti di Viaggio oggetto del Servizio sono fissate nel paragrafo 3 del Capitolato tecnico allegato all’Accordo Quadro.
In particolare, con il presente Appalto Specifico si richiede la prestazione di tutti i
Servizi Base e segnatamente:
- SB1 - Prenotazione;
- SB2 - Emissione;
- SB3 - Consegna documenti (elettronici e cartacei);
- SB4 - Cambio prenotazione;
- SB5 - Cancellazione e Rimborso;
- SB6 - Rilascio visti;
- SB7 - Business Travel Center (BTC);
- SB8 - Controllo tariffe di listino aeree/alberghiere con gestione autonoma;
- SB9 - Customer satisfaction strutturata;
- SB10 - Reportistica;
nonché dei seguenti Servizi Opzionali:
- SO1 - Servizio TOP;
- SO2 - Servizio di Emergenza;
- SO5 Consulenza per la Travel Policy;
- SO6 - Organizzazione meeting;
- SO7 - Controllo tariffe di listino aeree con gestione da parte di società terza;
- SO8 - Controllo tariffe di listino alberghiere con gestione da parte di società terza;
- SO9 – Formazione a richiesta;
per un fabbisogno totale stimato (o massimale) di n°11.900 transazioni, per una durata
di 12 mesi, decorrenti dalla data di stipula del medesimo contratto.
L’Amministrazione non potrà emettere ulteriori Ordini di Acquisto, qualora il massimale sopra indicato sia stato interamente utilizzato; l’Amministrazione potrà, invece, richiedere un numero superiore di transazioni rispetto al fabbisogno stimato per i singoli servizi, a condizione che il massimale non sia stato interamente utilizzato dall’Amministrazione stessa.
Nella seguente TABELLA 1 si riporta il fabbisogno annuo stimato di transazioni, suddiviso per tipologia di servizio, per l’organizzazione di trasferte di lavoro per i dipendenti dall’Amministrazione:
TABELLA 1 | |
FABBISOGNO ANNUO STIMATO DI TRANSAZIONI | |
Fabbisogno annuo stimato di transazioni standard1 | 10.300 |
Fabbisogno annuo stimato di transazioni urgenti2 | 750 |
Fabbisogno annuo stimato di transazioni top3 | 150 |
Fabbisogno annuo stimato di transazioni emergenze4 | 300 |
Fabbisogno annuo stimato di transazioni per cancellazioni e rimborsi | 250 |
Fabbisogno annuo stimato di transazioni per rilascio visti | 150 |
FABBISOGNO ANNUO STIMATO TOTALE TRANSAZIONI | 11.900 |
CLUSTER FABBISOGNO ANNUO STIMATO TRANSAZIONI STANDARD | 8.001 a 15.000 |
CLUSTER FABBISOGNO ANNUO STIMATO TOTALE TRANSAZIONI | 8.001 a 15.000 |
1 Le transazioni standard sono le transazioni generate da Richieste di Trasferta standard e Richieste di Cambio prenotazione standard.
2 Le transazioni urgenti sono le transazioni generate da Richieste di Trasferta urgenti e Richieste di Cambio prenotazione urgenti.
3 Le transazioni top sono le transazioni generate da Richieste di Trasferta top e Richieste di Cambio prenotazione top.
4 Le transazioni emergenze sono le transazioni generate da Richieste di Trasferta in emergenza e Richieste di Cambio prenotazione in emergenza.
dove per Fabbisogno Xxxxx Xxxxxxx Totale Transazioni si intende il quantitativo complessivo di transazioni che l’Amministrazione ha stimato in relazione alle richieste che presenterà mediamente in un anno nel corso del Contratto di Fornitura.
Al fine di ottenere delle offerte più centrate possibili alle proprie esigenze di gestione delle trasferte, l’Amministrazione ha riportato la spesa stimata per il trasporto e l’alloggio in relazione al fabbisogno annuo e al numero di dipendenti viaggiatori come di seguito riportato:
TABELLA 2 | |
DIPENDENTI VIAGGIATORI | |
Numero dipendenti viaggiatori totale | 2.000 |
Numero dipendenti viaggiatori con servizio top | 100 |
Numero dipendenti viaggiatori con servizio emergenze | 250 |
TABELLA 3 | ||
SPESA ANNUA STIMATA PER IL TRASPORTO E PER L’ALLOGGIO | ||
TIPOLOGIA DI SPESA DI TRASPORTO E DI ALLOGGIO | IMPORTO STIMATO | TRANSAZIONI ANNUE STIMATE |
Spesa aerea nazionale | 420.000,00 | 2.500 |
Spesa aerea internazionale | 850.000,00 | 3.000 |
Spesa aerea intercontinentale | 200.000,00 | 500 |
Spesa ferroviaria/marittima | 130.000,00 | 1.200 |
Spesa noleggio veicoli | 15.000,00 | 100 |
TOTALE SPESE DI TRASPORTO | 1.615.000,00 | 7.300 |
Spesa alberghiera nazionale | 350.000,00 | 2.000 |
Spesa alberghiera internazionale/intercontinentale | 600.000,00 | 2.200 |
TOTALE SPESE DI ALLOGGIO | 950.000,00 | 4.200 |
Resta inteso che il massimale e le predette quantità non sono garantite al Fornitore in quanto non sono da considerarsi vincolanti né per Consip S.p.A. né per l’Amministrazione le quali, pertanto, non risponderanno nei confronti del Fornitore nel caso in cui, le transazioni generate risultino complessivamente inferiori o diversamente distribuite rispetto alle suddette quantità.
Il prodotto fra le quantità sopra indicate come fabbisogno stimato dell’Amministrazione e i valori delle relative transaction fee a base d’asta determina il valore stimato del presente appalto specifico al netto dei servizi opzionali di Formazione a richiesta (SO10) e Consulenza per la Travel Policy (SO6), tutto come meglio descritto di seguito:
TABELLA 4 | |||
TIPOLOGIA DI SERVIZIO | Transaction Fee A BASE D’ASTA | Quantità annua delle TRANSAZIONI | VALORE STIMATO MASSIMO CONTRATTUALE |
Servizio Base standard | 30,00 | 10.300 | 309.000,00 |
Servizio Base urgente | 40,00 | 750 | 30.000,00 |
Servizio Top | 50,00 | 150 | 7.500,00 |
Servizio Emergenza | 50,00 | 300 | 15.000,00 |
Servizio Base cancellazioni e rimborsi | 30,00 | 250 | 7.500,00 |
Servizio Base rilascio visti | 30,00 | 150 | 4.500,00 |
Servizio controllo tariffe listino aeree | 1,00 | 6.000 | 6.000,00 |
Servizio controllo tariffe listino alberghiere | 10,00 | 420 | 4.200,00 |
IMPORTO STIMATO MASSIMO | 383.700,00 | ||
I Servizi Base dovranno essere erogati secondo i livelli di servizio indicati al paragrafo 3 del Capitolato d’Oneri Tecnico.
Per i Servizi Opzionali, l’Amministrazione, nel rispetto di quanto stabilito nel paragrafo
3.5 del Capitolato Tecnico e nel rispetto delle condizioni di erogazione offerte in Accordo Quadro, richiede:
• per il servizio opzionale TOP
- un team dedicato di risorse preventivamente individuato e con bassa rotazione (agenti di viaggio del BTC, account, hostess, ecc) organizzato e dimensionato in modo da soddisfare con la massima flessibilità le particolari esigenze di mobilità e di garantire il rispetto dei livelli di servizio, di seguito indicati;
- che le istanze per l’organizzazione della trasferta saranno comunicate via telefonica o mediante travel tool in qualunque giorno lavorativo dell’anno durante l’orario di funzionamento del servizio di BTC;
- un numero telefonico dedicato;
- un indirizzo di posta elettronica dedicato;
• per il servizio opzionale Emergenze
- un team dedicato di operatori, in grado di rispondere in lingua italiana e inglese, organizzato e dimensionato in modo da garantire il rispetto dei livelli di servizio di seguito indicati:
- che le istanze per l’organizzazione della trasferta saranno comunicate via telefonica in qualunque giorno dell’anno (h 24/7/365 giorni l’anno);
- un numero telefonico dedicato, raggiungibile sia da rete fissa che da rete mobile;
- un indirizzo di posta elettronica dedicato.
L’Amministrazione ha previsto per tali Servizi Opzionali i seguenti livelli di servizio:
TABELLA 5 | |||||
TIPOLOGIA KPI PER SERVIZI OPZIONALI | MISURA | COMPLIANCE PER SINGOLA RICHIESTA | CALCOLO KPI | SOGLIA MINIMA COMPLIANCE | |
Prenotazione Servizio top | KPI12 | Tempo intercorso tra la Richiesta di Trasferta top e la comunicazione di risposta disponibilità o indisponibilità di soluzioni | Risposta entro e non oltre 1 ora dalla Richiesta Trasferta top | (Numero delle risposte entro il limite in seguito a Richieste di Trasferta top) / (Totale delle risposte disponibilità o indisponibilità di soluzioni in seguito a Richieste di Trasferta top) | 90,00% |
Prenotazione Servizio emergenza | KPI13 | Tempo intercorso tra la Richiesta di Trasferta in emergenza e la comunicazione di risposta disponibilità o indisponibilità di soluzioni | Risposta entro e non oltre 1 ora dalla Richiesta di Trasferta in emergenza | (Numero delle risposte entro il limite in seguito a Richieste di Trasferta in emergenza) / (Totale delle risposte disponibilità/indisponibilità di soluzioni in seguito a Richieste di Trasferta in emergenza) | 90,00% |
Emissione Servizio top | KPI14 | Numero emissioni, in seguito a richieste di trasferta top, corrette | Ogni singola tipologia di errore su emissioni in seguito a richieste di trasferta top | (Numero emissioni, in seguito a Richieste di Trasferta top, corrette) / (Totale delle emissioni in seguito a Richieste di Trasferta top) | 90,00% |
Emissione Servizio emergenza | KPI15 | Numero emissioni, in seguito a richieste di trasferta in emergenza, corrette | Ogni singola tipologia di errore su emissioni in seguito a richieste di trasferta in emergenza | Numero emissioni, in seguito a Richieste di Trasferta in emergenza, corrette) / (Totale delle emissioni in seguito a richieste di Trasferta in emergenza) | 90,00% |
TABELLA 5 | |||||
TIPOLOGIA KPI PER SERVIZI OPZIONALI | MISURA | COMPLIANCE PER SINGOLA RICHIESTA | CALCOLO KPI | SOGLIA MINIMA COMPLIANCE | |
Cambio prenotazione Servizio top | KPI16 | Tempo intercorso tra la Richiesta di Cambio prenotazione top consentita e l’emissione dei nuovi Documenti di Viaggio | Emissione entro e non oltre 1 ora dalla Richiesta di Cambio di prenotazione top consentita | (Numero delle emissioni entro il limite in seguito a Richieste Cambio di prenotazione top consentite) / (Totale richieste di cambio prenotazione top consentite) | 90,00% |
Cambio prenotazione Servizio emergenza | KPI17 | Tempo intercorso tra la Richiesta di Cambio prenotazione in emergenza consentita e l’emissione dei nuovi Documenti di Viaggio | Emissione entro e non oltre 1 ora dalla Richiesta di Cambio di prenotazione in emergenza consentita | (Numero delle emissioni entro il limite in seguito a Richieste Cambio di prenotazione in emergenza consentite) / (Totale richieste di cambio prenotazione in emergenza consentite) | 90,00% |
Prenotazione Servizio top | KPI18 | Tempo intercorso tra l’inizio della chiamata telefonica e la risposta da parte dell’operatore del servizio TOP | ≤ 20 secondi | (Numero risposte del personale servizio TOP entro il limite) / (Totale delle chiamate ricevute per il servizio TOP) | 94,00% |
Prenotazione Servizio emergenza | KPI19 | Tempo intercorso tra l’inizio della chiamata telefonica e la risposta da parte dell’operatore del servizio emergenza | ≤ 20 secondi | (Numero risposte del personale servizio emergenza entro il limite) / (Totale delle chiamate ricevute per il servizio emergenza) | 94,00% |
pena l’applicazione delle penali di cui all’art. 11 dello Schema di Contratto (Allegato 1 alla presente Richiesta di Offerta).
Il personale del Politecnico suddiviso nelle seguenti categorie di viaggiatori:
• Personale docente;
• Assegnisti di ricerca;
• Personale Tecnico Amministrativo;
• Dottorandi;
• Collaboratori con contratto;
è autorizzato ad effettuare Richieste di trasferta.
Nel rispetto di quanto stabilito nel paragrafo 3.1.1 del Capitolato Tecnico il Fornitore dovrà rispettare le seguenti regole:
- le prenotazioni per l’ alloggio sono permesse nel limite massimo, comprensive della prima colazione, della categoria alberghiera:
• Prima (****stelle e superiori) per Docenti, Ricercatori, Dirigenti, appartenenti alla cat.EP, Dipendenti di altre PP.AA. di categorie equivalenti, Revisori;
• Seconda (*** stelle) per appartenenti alle cat.B, C e D, Dipendenti di altre PP.AA. di categorie equivalenti, personale assimilato, altri soggetti;
- dovranno essere predisposte 3 (tre) soluzioni di viaggio con diverse tariffe da sottoporre al Richiedente/Viaggiatore coerenti con le indicazioni di dettaglio fornite in sede di richiesta, garantendo la tariffa più vantaggiosa applicabile (anche tariffa speciale ridotta) per l’itinerario prescelto. E’ possibile suggerire eventuali ulteriori soluzioni di viaggio, alternative di itinerari e vettori più economici, come offerte aggiuntive;
- per trasferte in cui siano previste diverse tappe, con una pluralità di vettori, su richiesta del Richiedente/Viaggiatore, dovranno essere studiate apposite combinazioni percorso/vettore per ottimizzare i costi e i tempi di trasferta, senza penalizzare il servizio all'utenza;
- ciascuna soluzione proposta dovrà sempre contenere l’indicazione oraria di validità delle tariffe in modo da consentire al Richiedente/Viaggiatore di non perdere l’eventuale soluzione individuata;
- per le prenotazioni aeree è richiesto tra le 3 (tre) opzioni alternative di proporre almeno una soluzione che preveda l’uso di vettori low cost, ove applicabile;
- dovranno essere rispettate le eventuali Travel Policy dell’Amministrazione e/o Tariffe Corporate, derivanti da eventuali accordi stipulati direttamente dalle Amministrazioni con gli Operatori finali, che saranno indicate dall’Amministrazione in corso di validità dell’AS stesso.
Si precisa inoltre che, al momento della selezione di una delle soluzioni di viaggio da parte del Richiedente/Viaggiatore, il Travel Tool dovrà in automatico inviare una mail di avviso agli utenti “autorizzatori” relativi alla Struttura di afferenza ovvero all’area amministrativa di riferimento del Richiedente/Viaggiatore, indicata nel campo apposito previsto nella Richiesta di trasferta.
Per ogni Struttura saranno individuati alcuni utenti con il ruolo di ”autorizzatore”. Tali utenti “autorizzatori” accedendo al Travel Tool dovranno:
- visualizzare una lista di richieste in attesa di autorizzazione;
- autorizzare oppure rifiutare la spesa per le singole richieste successivamente alla verifica della copertura finanziaria in ragione del Codice progetto, indicato in fase di richiesta. Per le richieste autorizzate, inseriranno inoltre, in apposito campo, il codice CUP.
Solo dopo l’autorizzazione da parte dell’autorizzatore, il Fornitore potrà considerare autorizzata la Richiesta di trasferta e quindi procedere con l’emissione dei Titoli di viaggio. Pertanto ciascuna transazione deve essere pre-autorizzata dall’Amministrazione.
Sarà cura dell’Amministrazione fornire l’indicazione del personale che potrà avvalersi dei servizi Top e Emergenza.
Le modalità e condizioni di erogazione dei servizi contrattuali potranno essere sottoposte a verifica da parte dell’Amministrazione anche eventualmente ricorrendo a specialisti terzi per tutta la durata dell’appalto.
Nell’Accordo Quadro e nel Capitolato Tecnico sono, altresì, stabilite le tipologie di remunerazione previste per l’erogazione dei Servizi Base e dei Servizi Opzionali nonché i meccanismi di rimborso per le spese di viaggio (cfr. paragrafo 4).
Con l’aggiudicatario del presente Appalto Specifico l’Amministrazione stipulerà un Contratto, avente ad oggetto l’esecuzione dell’intera fornitura di cui sopra.
Le modalità delle prestazioni oggetto del presente Appalto Specifico sono, pertanto, indicate nel presente documento, nello Schema di Contratto, oltre che nella documentazione relativa alla fase di aggiudicazione dell’Accordo Quadro.
1.1. SUBAPPALTO
Il subappalto è ammesso in conformità all’art. 118 del D. Lgs. 163/2006, nei limiti del 30% dell’importo complessivo del contratto.
Resta fermo e valido quanto stabilito al paragrafo VI.3.7 del Bando di gara dell’Accordo Quadro ed al paragrafo 10.1.1 del Capitolato d’Oneri.
La facoltà di subappalto, nei limiti consentiti, nonché l’indicazione delle attività eventualmente oggetto di subappalto, dovranno essere indicate dal concorrente nella “Offerta economica”.
1.2. DUVRI E COSTI DELLA SICUREZZA PER RISCHI DA INTERFERENZA
Sarà cura dell’Amministrazione integrare il DVRI Standard prodotto in sede di Accordo Quadro da Consip S.p.A., in occasione dell’eventuale attivazione di quei servizi (quale S07 – Organizzazione di meeting) per i quali sono prevedibili rischi da interferenza, riferendolo ai rischi specifici da interferenza presenti nei luoghi in cui verranno espletati tali servizi, con l’indicazione delle misure per eliminare o, ove ciò non sia possibile, ridurre al minimo tali rischi, nonché dei relativi costi.
Resta inteso che i concorrenti dovranno indicare in sede di offerta la stima dei costi
relativi alla sicurezza non soggetti a ribasso d’asta, di cui all’art. 87, comma 4, del D.lgs. n. 163/2006.
1.3. REQUISITI NECESSARI PER LA PARTECIPAZIONE
Il Fornitore, in conformità a quanto previsto al paragrafo 8 del Capitolato d’oneri dell’Accordo Quadro, dovrà dichiarare di aver provveduto ad aggiornare la documentazione amministrativa del suddetto Capitolato d’oneri.
1.4. DICHIARAZIONI RELATIVE ALL’AGGIORNAMENTO, RINNOVO E MODIFICA DATI
Al fine della partecipazione al presente Appalto Specifico e, prima di presentare la relativa offerta, il concorrente si impegna a comunicare tramite l’apposita procedura prevista dal Sito e disciplinata agli articoli 18 e 19 delle “Regole del Sistema di e- procurement della Pubblica Amministrazione”, qualsiasi informazione relativa a: i) Sostituzione del Legale Rappresentante; ii) rinnovo delle autocertificazioni, iii) aggiornamento e modifica dei requisiti oggettivi e/o soggettivi.
Dette informazioni dovranno essere comunicate con tempestività e risultare veridiche e complete.
Rimane ferma la valutazione da parte di Consip in ordine all’ammissibilità delle dichiarazione rese dal concorrente relative all’aggiornamento, rinnovo e modifica dati.
2. MODALITÀ DI PRESENTAZIONE DELL’OFFERTA
Ove non diversamente espressamente indicato, tutti documenti relativi alla presente procedura fino all’aggiudicazione dovranno essere inviati all’Amministrazione esclusivamente per via telematica attraverso il Sistema, in formato elettronico ed essere sottoscritti a pena di esclusione con firma digitale di cui all’art. 1, comma 1, lett. s) del D.Lgs. n. 82/2005.
L’offerta dovrà essere fatta pervenire dal concorrente all’Amministrazione, attraverso il Sistema, entro e non oltre il termine perentorio delle ore 12:00:00 del giorno 28/03/2014, pena l’irricevibilità dell’offerta e comunque la non ammissione alla procedura. L’ora e la data esatta di ricezione delle offerte sono stabilite in base al tempo del Sistema.
Il tempo del Sistema è il tempo ufficiale nel quale vengono compiute le azioni attraverso il Sistema medesimo e lo stesso è costantemente indicato a margine di ogni schermata del Sistema. In particolare, il tempo del Sistema è sincronizzato sull’ora italiana riferita alla scala di tempo UTC (IEN), di cui al D.M. 30 novembre 1993, n. 591. L'accuratezza della misura del tempo è garantita dall'uso, su tutti i server, del protocollo NTP che tipicamente garantisce una precisione nella sincronizzazione dell'ordine di 1/2 millisecondi. Le scadenze temporali vengono sempre impostate a livello di secondi anche se a livello applicativo il controllo viene effettuato dal Sistema con una sensibilità di un microsecondo (10^-6 secondi).
Nell’apposita sezione relativa alla presente procedura, presente sul sito xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx, dovrà essere presentata l’Offerta secondo le modalità di seguito precisate e nella quale dovranno essere predisposti ed inviati i documenti di cui
al successivo paragrafo 2.2. e segnatamente:
• Offerta economica, che consiste negli atti di cui al successivo paragrafo 2.2.1.
Si fa presente, che l’Offerta Tecnica, di cui al paragrafo 10.3 del Capitolato d’Oneri, poiché riferita all’Offerta Tecnica già presentata da ciascun aggiudicatario ai fini dell’aggiudicazione dell’Accordo Quadro, verrà precaricata a sistema dalla Consip
S.p.A. e sarà visibile dall’Amministrazione in apposita sezione relativa alla presente procedura, presente sul sito xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Resta inteso che l’Offerta tecnica precaricata dalla Consip S.p.A. non formerà oggetto di valutazione ai fini dell’aggiudicazione del presente Appalto Specifico.
La presentazione in sede di Appalto Specifico dell’Offerta Economica e il relativo invio avvengono esclusivamente attraverso la procedura guidata prevista dal Sistema, che si conclude attraverso la selezione dell’apposita funzione di “conferma ed invio” dell’offerta medesima.
La presentazione dell’offerta mediante il Sistema è a totale ed esclusivo rischio del procedente, il quale si assume qualsiasi rischio in caso di mancata o tardiva ricezione dell’offerta medesima, dovuta, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, a malfunzionamenti degli strumenti telematici utilizzati, a difficoltà di connessione e trasmissione, a lentezza dei collegamenti, o a qualsiasi altro motivo, restando esclusa qualsivoglia responsabilità della Consip S.p.A. e dell’Amministrazione ove per ritardo o disguidi tecnici o di altra natura, ovvero per qualsiasi motivo, l’offerta non pervenga entro il previsto termine perentorio di scadenza.
In ogni caso, fatti salvi i limiti inderogabili di legge, il concorrente esonera la Consip S.p.A., l’Amministrazione e il Gestore del Sistema da qualsiasi responsabilità per malfunzionamenti di qualsiasi natura, mancato funzionamento o interruzioni di funzionamento del Sistema. La Consip S.p.A. si riserva, comunque, di adottare i provvedimenti che riterrà necessari nel caso di malfunzionamento del Sistema.
Si precisa, inoltre, che:
▪ l’offerta presentata entro il termine di presentazione della stessa è vincolante per il concorrente;
▪ entro il termine di presentazione dell’offerta, chi ha presentato un’offerta potrà ritirarla; un’offerta ritirata equivarrà ad un’offerta non presentata;
▪ il Sistema non accetta offerte presentate dopo la data e l’orario stabiliti come termine di presentazione delle offerte nonché offerte incomplete di una o più parti la cui presenza è necessaria ed obbligatoria.
Al concorrente è richiesto di allegare, quale parte integrante dell’offerta, a pena di esclusione, i documenti specificati nei successivi paragrafi, sottoscritti con firma digitale. Si raccomanda la massima attenzione nell’inserire detti allegati nella sezione pertinente ed in particolare, di non indicare o comunque fornire i dati dell’offerta economica in sezione diversa da quella relativa alla stessa, pena l’esclusione dalla procedura.
Il concorrente è consapevole, ed accetta con la presentazione dell’offerta, che il
Sistema può rinominare i file che il medesimo concorrente presenta attraverso il Sistema; detta modifica, dettata da vincoli tecnici, riguarda unicamente il nome del file e non, beninteso, il suo contenuto che resta, in ogni caso, inalterato.
Oltre a quanto previsto nel presente documento, restano salve le indicazioni operative ed esplicative presenti a Sistema, nelle pagine internet relative alla procedura di presentazione dell’offerta.
2.1. AREA COMUNICAZIONI
Ai sensi dell’art. 79, comma 5 quinquies, del D.Lgs. n. 163/2006 e s.m.i. il Fornitore con la presentazione dell’offerta elegge automaticamente domicilio nell’apposita “Area comunicazioni” ad esso riservata ai fini della ricezione di ogni comunicazione inerente la presente procedura. Il Fornitore elegge altresì domicilio presso l’indirizzo, il numero di fax e l’indirizzo di posta elettronica indicati al momento di partecipazione all’Accordo Quadro.
Nel caso di indisponibilità del Sistema, e comunque in ogni caso in cui la Consip S.p.A. o l’Amministrazione lo riterrà opportuno, la Consip S.p.A. o l’Amministrazione invierà le comunicazioni inerenti la presente procedura a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento – eventualmente anticipandola via fax -, ovvero a mezzo fax o per mezzo di posta elettronica certificata, presso i recapiti indicati dal concorrente in sede di partecipazione all’Accordo Quadro.
2.2. CONTENUTO DELL’OFFERTA
2.2.1. Offerta Economica
Con riferimento alla presente procedura, il concorrente dovrà inviare e fare pervenire alla Amministrazione attraverso il Sistema, a pena di esclusione, una Offerta economica secondo la procedura e le modalità che seguono:
• inserimento nell’apposita sezione del Sistema dei valori richiesti con modalità solo in cifre; tali valori verranno riportati su una dichiarazione generata dal Sistema in formato .pdf “Offerta economica”, che il concorrente dovrà inviare e fare pervenire alla Amministrazione attraverso il Sistema dopo averla: i) scaricata e salvata sul proprio PC; ii) sottoscritta digitalmente.
Con riferimento all’Offerta economica nella stessa il concorrente, tra l’altro,:
- dovrà esprimere i costi relativi alla sicurezza afferenti all’esercizio dell’attività svolta dall’impresa di cui all’art. 87, comma 4, del D. Lgs. n. 163/06;
- dovrà manifestare l’impegno a tenere ferma l’offerta per un periodo non
inferiore a 180 (centottanta) giorni dalla data di scadenza della presentazione della medesima;
- potrà dichiarare la facoltà di subappaltare parte dell’oggetto dell’Appalto
Specifico, alle modalità e nei limiti consentiti.
L’Offerta Economica e l’eventuale ulteriore documentazione dovranno essere, pena l’esclusione dalla presente procedura, sottoscritti con firma digitale:
- in caso di impresa singola, dal legale rappresentante del concorrente (o da
persona munita da comprovati poteri di firma);
- in caso di R.T.I. o di Consorzi ordinari di concorrenti di cui all’art. 34, comma 1, lett. e) del D.Lgs. n. 163/2006 costituiti, dal legale rappresentante (o persona munita da comprovati poteri di firma) dell’impresa mandataria.
Nell’Offerta economica tutti gli importi offerti dovranno essere indicati in cifre con 2 (due) decimali dopo la virgola (es. Euro 250,35=). Resta inteso che il Sistema, in caso di presenza di più cifre decimali dopo la virgola, arrotonderà i predetti importi a due cifre decimali.
2.3. INFORMAZIONI E CHIARIMENTI
Eventuali informazioni complementari e/o chiarimenti sul contenuto della presente Richiesta di Offerta, dello Schema di Contratto, del Capitolato Tecnico e degli altri documenti della procedura, potranno essere richiesti alla Amministrazione.
Le richieste dovranno essere trasmesse
a) in via telematica, attraverso l’apposita sezione del Sistema riservata alle richieste di chiarimenti,
e dovranno pervenire entro e non oltre il termine delle ore 12:00 del giorno 26/03/2014.
I chiarimenti e le informazioni sulla documentazione della procedura verranno inviati dalla Amministrazione in via telematica, attraverso l’apposita sezione del Sistema riservata alle richieste di chiarimenti.
3. MODALITÀ DI AGGIUDICAZIONE PER APPALTO SPECIFICO DI TIPO SEMPLICE
La presente procedura verrà aggiudicata all’offerta economicamente più vantaggiosa, ai sensi dell’art. 83 del D.Lgs. n. 163/2006.
L’aggiudicazione del presente Appalto specifico di tipo “semplice” verrà determinata in ragione dei seguenti criteri:
PAS = PTAQ + PEAS
TIPO DI PUNTEGGIO | DESCRIZIONE | PUNTEGGIO MASSIMO |
PTAQ | Valutazione tecnica AQ (punteggio a credito ottenuto nella I^ fase) | 20 |
PEAS | Valutazione economica AS | 80 |
PAS | Punteggio Totale AS | 100 |
dove:
PTAQ è il punteggio tecnico ottenuto nella procedura per l’aggiudicazione dell’Accordo Quadro;
PEAS è il punteggio economico che l’Amministrazione attribuisce in ragione dei criteri definiti nel successivo paragrafo 3.1;
PAS è il punteggio complessivo ottenuto dalla somma del punteggio tecnico
PTAQ e del punteggio economico nell’Appalto Specifico PEAS.
3.1 VALUTAZIONE TECNICA PER L’APPALTO SPECIFICO
Il punteggio tecnico delle offerte pervenute in sede di AS è da intendersi pari al punteggio tecnico ottenuto dagli aggiudicatari nella procedura per l’aggiudicazione dell’AQ e precisamente:
FORNITORE | PUNTEGGIO TECNICO ATTRIBUITO |
Xxxxxxx Wagonlit Italia S.r.l. | 15,92 |
RTI Xxxxxxxxxx Xxxxx Incentive S.p.A. - La Fabbrica Mice S.r.l. - Jet Viaggi 3000 S.p.A. | 15,90 |
Xxxxxx S.p.A. | 15,88 |
Cisalpina Tours S.p.A. | 14,84 |
3.2 VALUTAZIONE ECONOMICA PER L’APPALTO SPECIFICO (PEAS)
La valutazione economica (PEAS) di ciascuna offerta del presente Appalto Specifico di tipo “semplice” verrà determinata in ragione dei seguenti criteri e punteggi massimi attribuibili:
TABELLA 6 | ||
TIPO DI PUNTEGGIO | DESCRIZIONE | PUNTEGGIO MASSIMO |
PEAS | Ribassi offerti relativamente alle transaction fee unitarie per tipologia di servizi. | 25 |
Ribassi offerti relativamente ai prezzi per i servizi opzionali di formazione e di consulenza per la travel policy. | 5 | |
TABELLA 6 | ||
TIPO DI PUNTEGGIO | DESCRIZIONE | PUNTEGGIO MASSIMO |
Percentuali di risparmio offerte relativamente alle spese di viaggio mensili aeree e alberghiere applicando le tariffe di listino aeree e alberghiere per documenti di viaggio derivanti da sole richieste standard. | 50 | |
Punteggio Economico Totale AS di tipo semplice | 80 | |
Il PEAS (Punteggio economico - Appalto Specifico di tipo “semplice”) di ciascuna offerta sarà determinato sommando i punteggi ottenuti in considerazione dei ribassi/percentuali di risparmio offerti sulle singole voci, secondo la seguente formula:
n
PEAS = ∑PE(Voffi)
i =1
con n = 13 e dove PE(Voffi) sarà determinato come di seguito specificato in funzione delle voci oggetto di offerta in AS:
a) per i ribassi/percentuali di risparmio offerti su:
▪ Transaction Fee unitaria per i Servizi Base (relativa all’unico cluster dichiarato dall’Amministrazione nella presente Richiesta di Offerta) e i Servizi Opzionali Top, Emergenze e di Controllo delle tariffe di listino aeree e alberghiere, rispetto alle basi d’asta fissate da Consip per la 1^ fase e riportate nel paragrafo 3.3 della presente Richiesta di Offerta;
▪ Prezzi del Servizio Opzionale di Formazione e del Servizio Opzionale di Consulenza per la travel policy, rispetto alle basi d’asta fissate da Consip per la 1^ fase e riportate nel paragrafo 3.3 della presente Richiesta di Offerta;
▪ Spese di viaggio aeree e alberghiere mensili, derivanti dalle sole richieste
standard applicando le tariffe di listino, rispetto alle basi d’asta fissate da Consip per la 1^ fase e riportate nel paragrafo 3.3 della presente Xxxxxxxxx;
i relativi punteggi saranno determinati attraverso la seguente formula:
⎡
⎮1− ⎮1−
⎮
⎛
Voffi ⎞2 ⎤
⎮ ⎮ * PEmaxi
se Voffi ≤ Vmax i
⎣
⎛
Vmax i ⎠ ⎮
⎦
i
PE(Voff ) =
PEmaxi se Voffi > Vmaxi
con:
- PE(Voffi) è il punteggio attribuito al ribasso/percentuale di risparmio offerto per la voce i-ma;
- Voffi è il ribasso/percentuale di risparmio offerto per la voce i-ma;
- Vmaxi è il ribasso/percentuale di risparmio massimo offribile per la voce i- ma;
- PEmaxi è il punteggio economico massimo attribuibile per la voce i-ma.
TABELLA 6 BIS | |||
i | TIPOLOGIA DI TRANSACTION FEE / PREZZI / SPESE DI VIAGGIO | Vmaxi | PEmaxi |
1 | TF_Standard 8.000 - 15.000 | 88,00% | 16,50 |
2 | TF_Urgente | 85,00% | 1,50 |
3 | TF_Top | 75,00% | 1,50 |
4 | TF_Emergenza | 75,00% | 1,50 |
5 | TF_Check_A | 100,00% | 1,60 |
6 | TF_Check_H | 100,00% | 2,40 |
7 | P_Formazione | 100,00% | 2,00 |
8 | P_TravelPolicy 8000 - 15000 | 100,00% | 3,00 |
9 | SVA_Naz | 50,00% | 8,68 |
10 | SVA_Internaz | 55,00% | 17,56 |
11 | SVA_Intercon | 55,00% | 4,13 |
12 | SVH_Naz | 50,00% | 7,23 |
13 | SVH_Internaz | 50,00% | 12,40 |
Al concorrente che eventualmente offrirà dei ribassi/percentuali di risparmio per la voce i-ma superiori al Vmaxi sarà comunque attribuito il punteggio economico massimo attribuibile per la voce i-ma (PEmaxi).
In tal caso, tuttavia, lo stesso concorrente, qualora risulti aggiudicatario dell’AS, sarà tenuto ad assicurare all’Amministrazione, in sede di esecuzione del relativo contratto, i predetti ribassi/percentuali di risparmio offerti.
3.3. BASI D’ASTA
Non sono ammesse offerte in rialzo rispetto alle basi d’asta di seguito indicate:
TABELLA 7
TRANSACTION FEE / PREZZI | TRANSACTION FEE UNITARIA/ PREZZO /BASE D’ASTA, in EURO (Iva Esclusa) | |
Servizi Base SB2 e SB4 (in modalità Standard), SB5 e SB6 | TF_Standard | 30,00 |
Transaction Fee Servizi Base SB2 e SB4 (in modalità Urgente) | TF_Urgente | 40,00 |
Transaction fee Servizio Top SO1 | TF_Top | 50,00 |
Transaction Fee Servizio Emergenza SO2 | TF_Emergenza | 50,00 |
Transaction Fee Servizio controllo tariffe di listino Aeree da parte di società terza SO8 | TF_Check_A | 1,00 |
Transaction fee Servizio controllo tariffe di listino alberghiere da parte di società terza SO9 | TF_Check_H | 10,00 |
Prezzo Servizio Formazione a richiesta SO10 | P_Formazione | 500,00 |
Prezzo Servizio Consulenza per la Travel Policy SO6 8.000 – 15.000 | P_TravelPolicy per cluster scelto dalla P.A. | 9.600,00 |
TABELLA 8 | ||
SPESA DI VIAGGIO AEREA E ALBERGHIERA | BASE D’ASTA | |
Spesa di viaggio mensile Aerea Nazionale derivanti da sole richieste standard | SVA_Naz | Tariffe Full Fare IATA Nazionali |
Spesa di viaggio mensile Aerea Internazionale derivanti da sole richieste standard | SVA_Internaz | Tariffe Full Fare IATA Internazionali |
Spesa di viaggio mensile Aerea Intercontinentale derivanti da sole richieste standard | SVA_Intercon | Tariffe Full Fare IATA Intercontinentali |
Spesa di viaggio mensile Alberghiera | SVH_Naz | Tariffe Rack Rate |
Nazionale derivanti da sole richieste standard | Nazionali | |
Spesa di viaggio mensile Alberghiera Internazionale derivanti da sole richieste standard | SVH_Internaz | Tariffe Rack Rate Internazionali |
Per tariffe Full Fare IATA e Rack Rate si intendono le tariffe vigenti al momento della prenotazione.
E’ altresì fatto divieto al Fornitore, pena esclusione dalla procedura, offrire ribassi/risparmi percentuali inferiori a quelli presentati dallo stesso per l’aggiudicazione dell’Accordo Quadro.
3.4. ULTERIORI REGOLE E VINCOLI
Saranno esclusi dalla procedura i concorrenti che presentino:
- offerte nelle quali fossero sollevate eccezioni e/o riserve di qualsiasi natura alle condizioni di fornitura e di prestazione dei servizi specificate nell'Accordo Quadro e relativi allegati e/o nella presente Richiesta di Offerta e relativi allegati,
- offerte che siano sottoposte a condizione,
- offerte che sostituiscano, modifichino e/o integrino le predette condizioni di fornitura,
- offerte incomplete e/o parziali.
Xxxxxxx altresì esclusi dalla procedura:
- i concorrenti coinvolti in situazioni oggettive lesive della par condicio tra concorrenti e/o lesive della segretezza delle offerte;
- i concorrenti che abbiano omesso di fornire i documenti richiesti, ovvero che abbiano reso false dichiarazioni.
Si rammenta, a tal proposito, che la falsità in atti e le dichiarazioni mendaci, da un lato, comportano sanzioni penali ai sensi dell’art. 76 D.P.R. n. 445/2000, dall’altro lato, costituiscono causa d’esclusione dalla partecipazione alla presente procedura.
L’Amministrazione si riserva il diritto di:
a) non procedere all’aggiudicazione se nessuna offerta risulti conveniente o idonea in relazione all’oggetto contrattuale, in conformità a quanto previsto dall’articolo 81, comma 3, del D. Lgs. n. 163/2006;
b) procedere all’aggiudicazione anche in presenza di una sola offerta valida;
c) sospendere, reindire o non aggiudicare la procedura motivatamente;
d) non stipulare motivatamente il contratto di Appalto Specifico anche qualora sia intervenuta in precedenza l’aggiudicazione.
Ai sensi dell’art. 46 del D.Lgs. n. 163/2006, i concorrenti potranno essere invitati a
completare o a fornire chiarimenti in ordine al contenuto della documentazione e delle dichiarazioni presentate, con facoltà di assegnare a tal fine un termine perentorio entro cui i concorrenti devono far pervenire quanto richiesto, pena l’esclusione dalla gara.
Saranno esclusi i concorrenti per i quali si accerti che le relative offerte siano imputabili ad un unico centro decisionale, sulla base di univoci elementi.
Qualora venga accertata la realizzazione nella presente gara di pratiche e/o intese restrittive della concorrenza e del mercato vietate ai sensi della normativa applicabile
- ivi inclusi gli articoli 81 e ss. del Trattato CE e gli articoli 2 e ss. della Legge n. 287/1990 -, l’Amministrazione si riserva la relativa valutazione, anche ai sensi dell’articolo 38, comma 1, lettera f), del D.Lgs. n. 163/2006 e dell’articolo 68 del R.D.
n. 827/1924, al fine della motivata esclusione dalla partecipazione delle successive procedure di gara indette dall’Amministrazione ed aventi il medesimo oggetto della presente procedura.
L’Amministrazione si riserva, altresì, di segnalare alle Autorità competenti eventuali elementi che potrebbero attestare la realizzazione (o il tentativo) nella presente gara di pratiche e/o intese restrittive della concorrenza e del mercato anche al fine della verifica della sussistenza di eventuali fattispecie penalmente rilevanti, provvedendo a mettere a disposizione delle dette autorità qualsiasi documentazione utile in suo possesso.
L’Amministrazione provvederà a comunicare al Casellario Informatico le informazioni di cui alla Determinazione dell’Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici n. 1 del 10/01/2008, salvo i fatti riguardanti la fase di esecuzione dei singoli contratti attuativi, da annotare nel Casellario, il cui onere di comunicazione rimane in capo alle singole Amministrazioni.
4. PROCEDURA DI AGGIUDICAZIONE
Allo scadere del termine di presentazione delle offerte, le stesse sono acquisite definitivamente dal Sistema e, oltre ad essere non più modificabili, sono conservate dal Sistema medesimo in modo segreto.
L’Amministrazione nomina, ai sensi dell’articolo 84 del D.Lgs. n. 163/2006, una Commissione di gara per la valutazione delle offerte presentate.
La procedura di aggiudicazione sarà aperta il giorno 07/04/2014, con inizio alle ore 10:00, dalla Commissione all’uopo nominata che si riunirà presso gli uffici del Politecnico di Milano in piazza Xxxxxxxx xx Xxxxx 32 a Milano, e procederà, operando attraverso il Sistema, allo svolgimento delle seguenti attività:
a) verifica della ricezione delle offerte tempestivamente presentate; la tempestività della ricezione delle offerte e che le stesse offerte siano composte da un’Offerta economica (salva, in ogni caso, la verifica del contenuto di ciascun documento presentato) è riscontrata dalla presenza a Sistema delle offerte medesime in quanto, come meglio stabilito nel precedente paragrafo 2, le eventuali offerte
intempestive ed incomplete (ovvero, manchevoli di una o più parti necessarie ed obbligatorie) non sono accettate dal Sistema medesimo e dunque nessuna offerta è presente a Sistema;
b) successivamente la Commissione in apposite sedute riservate prende atto della presenza a sistema della eventuale documentazione tecnica e procederà allo sblocco e all’apertura delle Offerte economiche per accertare l’esistenza e la regolarità dei documenti in esse contenuti.
Il Sistema rende visibile ai concorrenti:
- il punteggio tecnico (PT) precedentemente attribuito nell’Accordo Quadro;
- i ribassi/le percentuali di risparmio offerti ed il relativo punteggio economico (PE) calcolato automaticamente in ragione di quanto stabilito nel precedente paragrafo 3.1.
La Commissione procederà
• all’esame e alla verifica delle offerte economiche e, comunque, delle dichiarazioni presentate nelle Offerte economiche;
• all’attribuzione del punteggio economico sulla base del calcolo automatico effettuato dal Sistema secondo i criteri di cui al paragrafo 3;
• all’attribuzione del punteggio complessivo (Ptotale) determinato dalla somma di tutti i punteggi parziali (PT + PE) di cui ai punti precedenti;
• alla verifica, attraverso il meccanismo automatico previsto dal Sistema, della presenza di eventuali offerte anormalmente basse, ai sensi dell’art. 86, comma 1, del D.Lgs. n. 163/2006 e alla valutazione delle medesime secondo i criteri di cui agli artt. 86, 87 e 88 del D.Lgs. n. 163/2006;
• alla formulazione della graduatoria provvisoria di merito in ragione del migliore punteggio complessivo (Xxxxxxx).
In caso di parità in graduatoria si procederà a norma di legge, ove applicabile, ovvero mediante sorteggio.
Successivamente, si procederà agli adempimenti relativi all’aggiudicazione ai sensi degli articoli 11 e 12 del D.Lgs. n. 163/2006.
Relativamente a quanto previsto dall’art. 12, comma 1, D.Lgs. n. 163/2006 e s.m.i. il termine viene fissato in 30 gg. Tale termine potrà essere prorogato con comunicazione dell’Amministrazione a tutti i concorrenti.
Entro il termine di 5 giorni dall’aggiudicazione, l’Amministrazione effettuerà la comunicazione dell’aggiudicazione stessa ai sensi dell’art. 79, comma 5, lett. a) del D.Lgs. n. 163/2006.
5. ACCESSO
Si evidenzia, preliminarmente, che l’esercizio del diritto di accesso può essere
esercitato con le modalità, i limiti e la tempistica previsti agli articoli 13 e 79 del D.Lgs. n. 163/2006.
L’Amministrazione garantirà la visione ed eventuale estrazione in copia di quella parte della documentazione che è stata oggetto di valutazione, e conseguente attribuzione del punteggio, da parte della Commissione giudicatrice qualora strettamente collegata all’esigenza di tutela del richiedente.
Rimane inteso che l’Amministrazione in ragione di quanto dichiarato dal Fornitore e di ciò che è stato sottoposto a valutazione dalla Commissione giudicatrice, procederà ad individuare in maniera certa e definitiva le parti che debbano essere segretate dandone opportuna evidenza nella comunicazione di aggiudicazione.
Saranno inoltre sottratti all’accesso tutti i dati giudiziari rinvenuti nella documentazione presentata dal concorrente nonché le informazioni annotate sul Casellario istituito presso l’Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici.
6. INFORMATIVA IN ORDINE ALL’INTENTO DI PROPORRE RICORSO GIURISDIZIONALE
L’informativa di cui all’art. 243 bis del D.Lgs. n. 163/2006 e s.m.i. che il concorrente intenda eventualmente presentare, resa nelle modalità indicate dal predetto articolo, dovrà essere inviata al di fuori del Sistema e indirizzata alla Xxxx. Xxxxxxxx Xxxxxxxx, presso la sede del Politecnico di Milano in piazza Xxxxxxxx xx Xxxxx 32 a Milano che assume il ruolo di soggetto Responsabile di tale fase del procedimento.
7. STIPULA DEL CONTRATTO
Con la comunicazione di cui all’art. 79, comma 5, lett. a), del D.Lgs. n. 163/2006, viene richiesto all’aggiudicatario di far pervenire all’Amministrazione, al di fuori del Sistema:
nel termine di 7 giorni solari dalla ricezione della suddetta comunicazione la seguente documentazione:
- dichiarazione attestante gli estremi identificativi del/i conto/i corrente dedicato/i, anche non in via esclusiva, alla presente procedura nonché le generalità (nome e cognome) e il codice fiscale delle persone delegate ad operare su detto/i conto/i, in adempimento a quanto previsto dall’art. 3, comma 7, della Legge 13 agosto 2010
n. 136. L’Aggiudicatario è tenuto a comunicare tempestivamente e comunque entro e non oltre 7 giorni dalla/e variazione/i qualsivoglia variazione intervenuta in ordine ai surrichiamati dati;
nel termine di 15 (quindici) giorni solari dalla ricezione della suddetta comunicazione la seguente documentazione (in originale o in copia autenticata e in regolare bollo laddove previsto dalla normativa vigente):
a) idoneo documento comprovante la prestazione di una cauzione definitiva in favore dell’Amministrazione, a garanzia degli impegni contrattuali assunti con la stipula del contratto di fornitura oggetto dell’Appalto Specifico (di seguito per brevità
anche Xxxxxxxxx), secondo le modalità e condizioni indicate nel successivo paragrafo 8; si precisa che, al fine di fruire del beneficio della riduzione del cinquanta per cento della suddetta garanzia, l’aggiudicatario dovrà produrre, nei modi e nelle forme stabilite al successivo paragrafo 8, la documentazione di cui al predetto paragrafo, ove non precedentemente prodotta;
b) nominativo e recapiti del Responsabile della Fornitura nominato quale referente del contratto di fornitura;
Scaduto il termine sopra menzionato, l’Amministrazione verificherà se la documentazione prodotta sia completa oltre che formalmente e sostanzialmente regolare.
Qualora nel termine assegnato, la documentazione di cui sopra non pervenga o risulti incompleta o formalmente e sostanzialmente irregolare, l’Amministrazione si riserva di assegnare un termine perentorio scaduto il quale la stessa procederà alla revoca dell’aggiudicazione.
Ove l’Amministrazione non preferisca indire una nuova procedura, nel rispetto degli adempimenti relativi all’aggiudicazione di cui agli articoli 11 e 12 del D. Lgs. n. 163/2006, procederà all’aggiudicazione della gara al concorrente che segue nella graduatoria, che, in tal caso, sarà tenuto a presentare rispettivamente entro 7 (sette) e
15 (quindici) giorni solari dal ricevimento della comunicazione di aggiudicazione, la documentazione precedentemente indicata.
In ogni caso, la Consip S.p.A. potrà rivalersi sulla cauzione di cui al paragrafo 8 del Capitolato d’Xxxxx prestata dall’aggiudicatario cui è stata revocata l’aggiudicazione, procedendo all’incameramento della stessa per la parte percentualmente proporzionale all’importo dell’appalto specifico.
Con l’aggiudicatario verrà stipulata un Contratto, conforme allo Schema di Contratto di cui all’Allegato 2 alla presente Richiesta di Offerta.
Ciascun aggiudicatario, all’atto della stipula del Contratto, dovrà comprovare i poteri del Rappresentante che sottoscriverà il Contratto medesimo, mediante produzione di idoneo documento autenticato nelle forme di legge, se non acquisito già nel corso della procedura.
Resta inteso, ad ogni modo, che il rappresentante che sottoscriverà il Contratto, se diverso da quelli che hanno reso la Dichiarazione necessaria per l’ammissione alla gara di cui all’Accordo Quadro, dovrà del pari produrre la Dichiarazione 1 bis di cui all’Accordo Quadro medesimo.
Successivamente, l’Amministrazione comunicherà l’avvenuta stipulazione del Contratto con l’aggiudicatario.
8. CAUZIONE DEFINITIVA
Ai fini della stipula del Contratto, l’Aggiudicatario dovrà prestare, ai sensi dell’art. 113 del D.Lgs. n. 163/2006, una garanzia fideiussoria pari al 10% dell’importo del contratto. Tuttavia, il suddetto importo, nel caso in cui il ribasso rispetto alla base d’asta (considerato solo per i ribassi offerti per TF_Standard per cluster scelto dalla P.A., TF_Urgente, TF_Top, TF_Emergenza, TF_Check_A,TF_Check_H) sia superiore al 10% della medesima, è aumentato di tanti punti percentuali quanti sono quelli eccedenti il 10% ed ancora, ove il ribasso rispetto alla base d’asta (considerato solo per i ribassi offerti per TF_Standard per cluster scelto dalla P.A., TF_Urgente, TF_Top, TF_Emergenza, TF_Check_A,TF_Check_H) sia superiore al 20% della medesima, l’aumento è di due punti percentuali per ogni punto di ribasso superiore al 20%.
Il surrichiamato incremento percentuale rispetto all’eccedenza del 10 e del 20% sull’importo massimo stabilito in Contratto verrà calcolato sull’importo della cauzione stessa.
Si precisa, inoltre, che il succitato ribasso rispetto alla base d’asta verrà determinato come somma dei ribassi offerti dall’aggiudicatario sulle basi d’asta relative alle voci di offerta TF_Standard per cluster scelto dalla P.A., TF_Urgente, TF_Top, TF_Emergenza, TF_Check_A,TF_Check_H moltiplicate per le corrispondenti quantità stimate, riportate in Tabella 4.
A mero titolo esemplificativo, si riporta di seguito una dimostrazione del calcolo necessario ai fini della determinazione dell’importo della garanzia fideiussoria, nel caso di un ribasso pari al 24% ed un importo massimo stabilito di euro 1.000.000,00.
Esempio
Importo massimo stabilito | 1.000.000,00 | ||
Ribasso | 24% | ||
Cauzione base | 10% | 10% | 100.000,00 |
dal 10% al 20% del ribasso | 10% x 1 | 10% | 10.000,00 |
dal 20% al 24% del ribasso | 4% x 2 | 8% | 8.000,00 |
IMPORTO FINALE GARANZIA | 118.000,00 |
L’importo della suddetta cauzione è ridotto del cinquanta per cento se all’Aggiudicatario sia stata rilasciata, da organismi accreditati, ai sensi delle norme europee della serie UNI CEI EN 45000 e della serie UNI CEI EN ISO/IEC 17000, la certificazione del sistema di qualità conforme alle norme europee della serie EN ISO 9000. Per fruire di tale beneficio, l’aggiudicatario dovrà produrre, se non
precedentemente prodotta, la certificazione di qualità conforme alle norme europee EN ISO 9000 (ovvero copia conforme all’originale della detta certificazione). In alternativa, il possesso del suddetto requisito potrà esser attestato con idonea dichiarazione resa dal concorrente ai sensi dell’art. 47 del D.P.R. 445/2000.
Si precisa inoltre che: a) in caso di partecipazione in RTI e/o consorzio ordinario di concorrenti di cui all’art. 34, comma 1, lett. e) del D.Lgs. n. 163/06, il concorrente può godere del beneficio della riduzione della garanzia solo nel caso in cui tutte le imprese che lo costituiscono siano in possesso della predetta certificazione, attestata da ciascuna impresa secondo le modalità sopra previste; b) in caso di partecipazione in Consorzio di cui alle lettere b) e c) dell’art. 34, comma 1, del D.Lgs. n. 163/06, il concorrente può godere del beneficio della riduzione della garanzia solo nel caso in cui il Consorzio sia in possesso della predetta certificazione.
La predetta garanzia potrà essere prestata mediante fideiussione bancaria o polizza assicurativa o rilasciata dagli intermediari finanziari iscritti nell’elenco speciale di cui all’articolo 107 del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, che svolgono in via esclusiva o prevalente attività di rilascio di garanzie, a ciò autorizzati dal Ministero dell’economia e delle finanze e deve prevedere la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all'eccezione di cui all'articolo 1957, comma 2, del codice civile, nonché l'operatività della garanzia medesima – anche per il recupero delle penali contrattuali – entro quindici giorni, a semplice richiesta scritta dell’Amministrazione. La garanzia dovrà inoltre avere sottoscrizione autenticata da notaio ed essere irrevocabile.
La mancata costituzione della suddetta garanzia determina la revoca dell’aggiudicazione e l’escussione della cauzione rilasciata per la partecipazione all’Accordo Quadro per la parte percentualmente proporzionale all’importo dell’Appalto Specifico.
La cauzione copre gli oneri per il mancato od inesatto adempimento del contratto e cessa di avere effetto a completa ed esatta esecuzione delle obbligazioni nascenti dal Contratto stesso.
Qualora l’ammontare della garanzia dovesse ridursi per effetto dell’applicazione di penali, o per qualsiasi altra causa, l’Aggiudicatario dovrà provvedere al reintegro secondo quanto espressamente previsto nello Schema di Contratto.
La garanzia è progressivamente svincolata in ragione e a misura dell'avanzamento dell'esecuzione, nel limite massimo del 75 per cento dell'iniziale importo garantito secondo quanto stabilito all’art. 113, comma 3, D.Lgs. n. 163/2006. In particolare, lo svincolo avviene subordinatamente alla preventiva consegna, da parte del fornitore all’istituto garante, di un documento attestante l’avvenuta esecuzione delle prestazioni contrattuali. Tale documento è emesso periodicamente trimestralmente dall’Amministrazione soltanto a seguito della presentazione da parte del Fornitore di apposita richiesta.
9. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
L’Amministrazione, anche mediante Consip S.p.A., provvederà a trattare i dati forniti dal concorrente aggiudicatario ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” (di seguito la “Legge”) nonché di quanto previsto dal Capitolato d’Oneri e dall’articolo 22 dell’Accordo Quadro.
I dati forniti dal concorrente aggiudicatario saranno altresì trattati dall’Amministrazione ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” (di seguito la “Legge”) come di seguiti meglio precisato.
Finalità del trattamento
⮚ I dati forniti vengono acquisiti dall’Amministrazione per verificare la sussistenza dei requisiti necessari per la partecipazione alla presente procedura ed in particolare delle capacità amministrative e tecnico-economiche dei concorrenti richieste per l’esecuzione della fornitura nonché per l’aggiudicazione e, per quanto riguarda la normativa antimafia, in adempimento di precisi obblighi di legge.
⮚ I dati forniti dai concorrenti aggiudicatari vengono acquisiti dall’Amministrazione ai fini della stipula dell’Appalto Specifico, per l’adempimento degli obblighi legali ad esso connessi.
⮚ Tutti i dati acquisiti dall’Amministrazione potranno essere trattati anche per fini di studio e statistici.
Natura del conferimento
Il conferimento dei dati ha natura facoltativa, tuttavia, il rifiuto di fornire i dati richiesti dall’Amministrazione potrebbe determinare, a seconda dei casi, l’impossibilità di ammettere il concorrente alla partecipazione alla gara o la sua esclusione da questa o la decadenza dall'aggiudicazione.
Dati sensibili e giudiziari
Di norma i dati forniti dai concorrenti e dagli aggiudicatari non rientrano tra i dati classificabili come “sensibili” e “giudiziari”, ai sensi dell’articolo 4, comma 1, lettere
d) ed e) del D.Lgs. 196/2003.
Modalità del trattamento dei dati
Il trattamento dei dati verrà effettuato dall’Amministrazione, anche attraverso soggetti terzi del cui supporto tecnico si avvale per l’espletamento della procedura, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza e potrà essere attuato mediante strumenti manuali, informatici e telematici idonei a trattarli nel rispetto delle regole di sicurezza previste dalla Legge e/o dai Regolamenti interni.
Ambito di comunicazione e di diffusione dei dati. I dati potranno essere comunicati:
- al personale dell’Amministrazione, di Consip S.p.A. che cura il procedimento di gara o a quello in forza ad altri uffici dell’Amministrazione o della Consip S.p.A. che svolgono attività ad esso attinente, nonché al personale in forza all’Ufficio Studi interno alla stessa Consip S.p.A.;
- a collaboratori autonomi, professionisti, consulenti, che prestino attività di consulenza od assistenza a all’Amministrazione in ordine al procedimento di gara o per studi di settore o fini statistici;
- ai soggetti esterni, i cui nominativi sono a disposizione degli interessati, facenti parte delle Commissioni di aggiudicazione e di collaudo che verranno di volta in volta costituite;
- al Ministero dell’Economia e delle Finanze, al DigitPA, relativamente ai dati forniti daI concorrente aggiudicatario;
- ad altri concorrenti che facciano richiesta di accesso ai documenti di gara nei limiti consentiti ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241;
- all’Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture in osservanza a quanto previsto dalla Determinazione n.1 del 10/01/2008.
I dati conferiti dai concorrenti, trattati in forma anonima, nonché il nominativo dei concorrenti aggiudicatari della gara ed i prezzi di aggiudicazione, potranno essere diffusi tramite i siti internet xxx.xxxxxx.xx, xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx e xxx.xxxxxx.xx.
Diritti del concorrente interessato
Al concorrente, in qualità di interessato, vengono riconosciuti i diritti di cui all’articolo 7 del D.Lgs. 196/2003.
Titolare del trattamento
10. ALLEGATI
Sono parte integrante della presente Richiesta di Offerta i seguenti allegati:
Allegato 1 – Schema di Contratto
Allegato 2 – Regole del Sistema di e-Procurement della Pubblica Amministrazione Allegato 3 – Regolamento Missioni